Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp xây lắp I – Công ty xây lắp và sản xuất công nghiệp

Giám đốc (Ký, họ tên) Sau đó kế toán vào “Sổ cái TK 627” thực hiện kết chuyển cuối kỳ để tiến hành tính giá thành cuối kỳ. Biểu mẫu 15 Sổ cái TK 627 Quý IV năm 2003 Công trình: Nhà máy PS – FLEX Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền SH NT Nợ Có Chi trả lương nhân viên quản lý (T10,11,12) 334 39.040.000 Các khoản trích theo lương 338 7.417.000 Xuất vật tư (đinh, gỗ) 152 30.950.000 Xuất công cụ, dụng cụ 153 49.876.000 Khấu hao máy móc TB 214 19.862.000 Chi phí SXC bằng TM 111 11.170.000 Chi trả tiền điện thoại 331 15.369.000 K/C CPSXC vào CPSXKDD 154 571.648.000 Cộng Quý IV/2003 571.648.000 571.648.000 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Giám đốc (Ký, họ tên) 2.2.5 Kế toán tổng hợp chi phí sản xuất. Sau khi đã tập hợp tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ vào TK 621, TK 622, TK 627. Đến cuối kỳ kế toán tiến hành kết chuyển sang TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” chi tiết theo từng công trình, HMCT để phục vụ cho công tác tính giá thành sản phẩm. Để kết chuyển chi phí NVLTT, kế toán lấy tổng số phát sinh trên TK 621 – Chi tiết từng công trình và thực hiện kết chuyển toàn bộ CPNVLTT phát sinh trong kỳ sang TK 154 – Chi tiết từng công trình. Kết chuyển CPNVLTT: Nợ TK 154 – Nhà máy PS-FLEX : 4.162.540.000 Có TK 621 – Nhà máy PS-FLEX : 4.162.540.000 Kết chuyển CPNCTT Nợ TK 154 – Nhà máy PS-FLEX: 683.798.000 Có TK 622 – Nhà máy PS-FLEX: 683.798.000 Kết chuyển chi phí sản xuất chung: Nợ TK 154 – Nhà máy PS-FLEX: 571.648.000 Có TK 627 – Nhà máy PS-FLEX: 571.648.000 Sau khi đã thực hiện các bút toán kết chuyển trên kế toán tiến hành ghi sổ cái TK 154. Như đã đề cập ở trên, phương pháp tập hợp chi phí tại Xí nghiệp xây lắp I là phương pháp trực tiếp, từ các sổ chi tiết kế toán lập “Bảng tổng hợp chi phí sản xuất” của từng công trình, HMCT theo khoản mục. Biểu mẫu 15 Đơn vị: XNXL I Đội CT: 15 Bảng tổng hợp chi phí sản xuất Quý IVnăm 2003 Đơn vị: Đồng TT Tên công trình Chi phí thực tế Tổng số NVL NC SXC 1 Công ty liên doanh Yên Hà 35KV 516.250.690 25.119.000 32.282.700 573.652.390 2 Nhà máy PS-FLEX 4.162.540.000 683.798.000 571.648.000 5.417.986.000 3 Công ty dệt Hà Nội 486.347.500 24.465.000 26.287.000 537.099.000 4 Khu công nghiệp phía Nam Yên Bái 802.929.200 187.854.400 154.351.000 1.145.134.600 2.2.6 Đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ. ở Xí nghiệp xây lắp I, việc đánh giá sản phẩm hoàn thành là theo điểm dừng kỹ thuật, kỳ tính giá thành sản phẩm là theo quý. Do đó chi phí thực tế của khối lượng xây lắp dở dang cuối Quý là khối lượng xây lắp chưa đạt đến điểm dừng kỹ thuật hợp lý đã quy định. Chi phí này đồng thời là chi phí dở dang của kỳ sau. Xí nghiệp đánh giá sản phẩm vào cuối kỳ tính giá thành tức là vào cuối Quý. Công việc này dựa vào dự toán chi phí, cụ thể là tại công trình: Nhà máy PS-FLEX do đội xây lắp 15 thi công trong Quý IV năm 2003. Chi phí thực tế của khối lượng xây lắp dở dang đầu kỳ: Lấy số dư đầu kỳ của TK 154 hay số dư cuối Quý III năm 2003 là: 826.000.000đ Chi phí thực tế của khối lượng xây lắp thực hiện trong kỳ: Lấy ở bảng tổng hợp chi phí sản xuất trong kỳ là: 5.417.986.000đ Giá trị dự toán của khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao trong kỳ: Lấy từ số liệu quyết toán số lượng công trình bên chủ đầu tư chấp nhận thanh toán trong Quý là: 6.327.769.600đ Giá trị dự toán của khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ: Lấy số liệu dựa trên cơ sở báo cáo thống kê giá trị sản lượng thực hiện là: 320.525.000đ Vậy ta có: Chi phí thực tế của khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ = 826.000.000 + 5.417.986.000 x 320.525.000 6.327.769.600 + 320.525.000 = 301.032.630 Chi phí thực tế của khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ sẽ được phản ánh vào sổ chi tiết TK 154 Biểu mẫu 16 Sổ chi tiết TK 154 Quý IV năm 2003 Công trình: Nhà máy PS – FLEX Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 826.000.000 K/c CPNVLTT 621 4.162.540.000 K/c CPNCTT 622 683.798.000 K/c CPSXC 627 571.648.000 Giá thành xây lắp 632 5.942.953.370 Tổng cộng chi phí PS 5.417.986.000 Dư cuối kỳ 301.032.630 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Giám đốc (Ký, họ tên) 2.3.Tính giá thành sản phẩm hoàn thành 2.3.1 Đối tượng tính giá thành : Xí nghiệp dựa trên cơ sở đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, đối tượng tính giá thành cuối cùng là từng công trình, HMCT. Tuy nhiên cũng do đặc điểm của ngành XDCB là quá trình sản xuất liên tục, thời gian sản xuất kéo dài qua nhiều kỳ nên đối tượng tính giá thành nhỏ nhất là từng giai đoạn công việc hoàn thành. Đối với các đơn vị đặt hàng thì toàn bộ chi phí liên quan tới thi công lắp đặt đơn đặt hàng đó đều được tập hợp theo đơn đặt hàng. Khi đơn đặt hàng hoàn thành thì chi phí tập hợp theo đơn đặt hàng đó chính là giá thành thực tế của đơn đặt hàng. Đối với phần việc tính giá thành thực tế thì đối tượng là từng phần việc có kết cấu dự toán riêng và đặt tới một điểm dừng kỹ thuật hợp lý theo quy định trong hợp đồng. 2.3.2 Phương pháp tính giá thành . Tính giá thành theo sản phẩm hoàn thành là công tác cuối cùng của công tác tập hợp chi phí sản xuất. Để tính được đầy đủ, chính xác, cần thiết phải sử dụng phương pháp tính giá thành thích hợp. Với đối tượng là công trình, HMCT, Xí nghiệp đã sử dụng phương pháp tính giá thành trực tiếp và tổng cộng chi phí thực tế phát sinh. Cuối kỳ để tổng hợp được toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ, kế toán tiến hành cộng sổ số liệu trên sổ chi tiết TK 621, TK 622, TK 627. Sau khi đã cộng số liệu của từng công trình, tiến hành tổng cộng số liệu cho tất cả các công trình để tổng hợp lên TK 154. 2.3.3 Trình tự tính giá thành sản phẩm . Trên cơ sở khối lượng xây lắp dở dang đầu kỳ, chi phí thực tế phát sinh trong kỳ, khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ, kế toán tiến hành tính giá thành sản phẩm hoàn thành. Như vậy, giá thành thực tế khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao trong Quý IV năm 2003 của công trình: Nhà máy PS – FLEX. Giá thành SP hoàn thành = 826.000.000 + 5.417.986.000 – 301.032.630 = 5.942.953.370đ Các số liệu tính toán này được thể hiện trên sổ cái tài khoản 154 Biểu mẫu 17 Đơn vị: XNXL I Địa chỉ: 72/150 Nguyễn Trãi sổ cái TK 154 Quý IV năm 2003 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số tiền SH NT Nợ Có 31/12 1 CT: Công ty liên doanh Yên Hà 35KV 632 1.066.022.390 2 CT: Nhà máy PS-FLEX Số dư đầu kỳ 826.000.000 K/c CPNVLTT 621 4.162.540.000 K/c CPNCTT 622 683.798.000 K/c CPSXC 627 571.648.000 Giá thành xây lắp 632 5.942.953.370 Tổng cộng chi phí PS 5.417.986.000 Dư cuối kỳ 301.032.630 3 CT: Công ty dệt Hà Nội 4 CT: Khu công nghiệp phía Nam Yên Bái 632 1.150.874.600 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2003 Giám đốc (Ký, họ tên) Dựa vào các bảng tính được cho mỗi phần, kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành xây lắp trong kỳ thông qua báo cáo chi phí sản xuất và giá thành cho Xí nghiệp trong kỳ. Biểu mẫu 18 Đơn vị: XNXL I Đội CT: Công trình 15 Báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp Quý IVnăm 2003 Đơn vị: Đồng TT Tên công trình DDDK Chi phí phát sinh Quý IV năm 2003 DDCK Giá vốn VL NC SXC Cộng 1 Công ty liên doanh Yên Hà 35KV 516.250.690 516.250.690 25.119.000 32.282.700 573.652.390 0 1.066.022.390 2 Nhà máy PS-FLEX 826.000.000 4.162.540.000 683.798.000 571.648.000 5.417.986.000 301.032.630 5.942.953.370 3 Công ty dệt Hà Nội 0 486.347.500 24.465.000 26.287.000 537.099.500 537.099.500 0 4 Khu công nghiệp phía Nam Yên Bái 211.170.000 802.929.200 187.854.400 154.351.000 1.145.134.600 205.430.000 1.150.874.600 Tổng cộng 5.215.540.000 15.426.540.000 3.023.890.000 2.989.750.000 20.440.180.000 3.198.559.000 22.457.161.000 Để theo dõi chi phí sản xuất không chỉ dựa vào tổng cộng toàn xí nghiệp mà người quản lý cần nắm bắt số liệu từng công trình, hạch toán chi phí theo khoản mục có tác dụng to lớn trong việc so sánh giá thành thực tế và giá thành dự toán. Đối với một doanh nghiệp kinh doanh xây lắp, việc lập dự trù kinh phí và giá thành công trình là không thể thiếu. Hơn nữa do cơ chế thị trường trong những năm gần đây, công việc lập kế hoạch giá thành phụ thuộc vào việc đấu thầu của Xí nghiệp, do vậy Xí nghiệp không lập chỉ tiêu kế hoạch giá thành. Chính vì vậy, khi phân tích ta có thể so sánh giữa giá thành thực tế và giá thành kế hoạch. Biểu mẫu 19 Đơn vị: XNXL I Đội CT: CT 15 Bảng phân tích giá thành kế hoạch Quý IV năm 2003 Công trình: Nhà máy PS - FLEX Đơn vị: Đồng Khoản mục Dự toán Thực tế Chênh lệch Tuyệt đối % Tuyệt đối % Tuyệt đối % 1. Chi phí NCLTT 4.705.455.000 74,4 4.604.590.000 77,5 -100.865.000 25,7 2. Chi phí NCTT 885.887.744 14 825.388.000 13,8 -60.499.744 15,7 3. Chi phí SXC 736.426.856 11,6 512.975.370 8,7 -223.451.486 58,6 Tổng cộng 6.327.769.000 100 5.942.953.370 100 -384.816.230 100 Qua Bảng trên ta có thể thấy Xí nghiệp lãng phí hay tiết kiệm những khoản mục chi phí nào. Chi phí NVLTT: Giá thành dự toán có số tuyệt đối là: 4.705.455.000 (đ) chiếm 74,4% giá trị dự toán toàn bộ công trình. Nhưng trên thực tế, chi phí vật liệu chiếm 77,5% giá thành công trình với số tuyệt đối là 4.604.590.000 (đ). Như vậy chi phí vật liệu thực tế giảm đi so với dự toán số tuyệt đối là 100.865.000 (đ), chiếm 25,7%. Chi phí NCTT: Khoản mục này giảm đi so với dự toán là 60.499.744 (đ), chiếm 15,7%. Giá thành dự toán có số tuyệt đối là: 885.887.744 (đ), chiếm 14% giá trị dự toán toàn bộ công trình. Nhưng trên thực tế, chi phí nhân công chiếm 13,8% giá thành công trình với số tuyệt đối là 825.388.000 (đ) Chi phí SXC: Thực tế giảm mạnh so với dự toán là 223.541.486 (đ), chiếm 58,6% . Để tối đa hoá lợi nhuận, thì tìm hiểu các yếu tố chi phí chng cho thấy chi phí nhân công gián tiếp, chi phí tiếp khách và các khoản chi phí bằng tiền khác đã giảm đi. Nhìn trên cơ cấu tổng thể khoản mục chi phí, ta có thể thấy chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn nhất là 74,4% trong tổng chi phí, tiếp theo là chi phí NCTT chiếm 14%, chi phí chung chiếm 11,6%(theo dự toán). Việc chỉ ra này cho thấy chi phí NVL là nhân tố ảnh hưởng lớn nhất đến tổng giá thành sản phẩm. Một sự thay đổi nhỏ trong các chi phí này cũng dẫn đến sự thay đổi khá lớn trong tổng giá thành sản phẩm. Vì vậy để đạt được mục tiêu hạ thấp giá thành thì yếu tố quan trọng nhất cần theo dõi hạch toán chính xác là chi phí NVL sử dụng trong kỳ. Giá thành sản phẩm là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp thì việc tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm phản ánh trình độ sử dụng hợp lý và tiết kiệm chi phí trong sản xuất, khả năng vận dụng công suất máy móc, thiết bị và trình độ áp dụng kỹ thuật tiên tiến. Chương 3 một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm ở xí nghiệp xây lắp I . 3.1. Đánh giá thực trạng công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Xí nghiệp xây lắp I 3.1.1. Ưu điểm Xí nghiệp xây lắp I là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Công ty xây lắp và sản xuất công nghiệp có quy mô sản xuất và thị trường lớn. Xí nghiệp là một đơn vị kinh doanh lành mạnh, có triển vọng. Ngay từ ngày mới thành lập đến nay đã phát triển không ngừng cả về quy mô lẫn chất lượng sản xuất, đã tự khẳng định vai trò, vị trí của mình trong ngành bằng các sản phẩm xây lắp có chất lượng cao, mẫu mã đẹp, giá thành hợp lý. Sự nhạy bén linh hoạt đã giúp Xí nghiệp từng bước hoà nhập với xu thế đổi mới, hoàn thành các nhiệm vụ do cấp trên giao, chủ động trong sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô, thu hút khách hàng, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên. Để phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế mới, bộ máy quản lý của Xí nghiệp cũng đã được cơ cấu lại hợp lý hơn, được phân chia rõ ràng theo chức năng của từng phòng ban đảm bảo hoạt động có hiệu quả tránh sự chồng chéo và đảm bảo yêu cầu quản lý. Công tác quản lý tài chính được quan tâm và nâng cao chất lượng về cả trình độ của đội ngũ cán bộ cũng như thông tin tài chính kế toán phục vụ cho quản trị doanh nghiệp. Cùng với việc đưa hệ thống máy tính vào vào sử dụng trong công tác tài chính kế toán, khối lượng công việc kế toán đã giảm đi khá nhiều, thông tin kế toán khi cần là được tập hợp đầy đủ và kịp thời. Trong thời gian thực tập ở Xí nghiệp xây lắp I, tôi nhận thấy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nói riêng đã đáp ứng tốt yêu cầu quản lý ở Xí nghiệp cũng như đã tuân thủ đúng các chế độ tài chính kế toán, chế độ sổ sách chứng từ do Bộ Tài chính ban hành. -Về bộ máy quản lý và bộ máy kế toán: Với mô hình bộ máy quản lý gọn nhẹ và hạch toán khoa học. Việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và luân chuyển chứng từ theo đúng chế độ hiện hành. Các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả cho lãnh đạo Xí nghiệp trong sản xuất thi công, quản lý kinh tế. Với việc phân công nhiệm vụ cho từng người một cách rõ ràng, cụ thể cộng với trình độ năng lực, nhiệt tình, trung thực của đội ngũ cán bộ đã góp phần đắc lực vào công tác hạch toán và quản lý kinh tế tại Xí nghiệp. Công tác kế toán tài chính của doanh nghiệp được tập trung tại phòng kế toán thống kê tài chính nên khối lượng công việc tại phòng là rất lớn. Các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, đặc biệt là vào các kỳ lập báo cáo và khi cần cung cấp thông tin cho lãnh đạo Xí nghiệp. Số lượng cán bộ kế toán của phòng khá lớn và được phân công trách nhiệm, nội dung công việc rõ ràng nên công việc được thực hiện nhịp nhàng, hiệu quả và phát huy được trình độ cũng như kinh nghiệm của từng cá nhân. Xí nghiệp cũng luôn quan tâm đến việc trẻ hoá đội ngũ cán bộ và không ngừng tổ chức bồi dưỡng về nghiệp vụ, chính sách chế độ mới để nâng cao trình độ kiến thức và cập nhật những hiểu biết mới liên quan đến lĩnh vực kế toán tài chính cho cán bộ công tác. Hơn nữa đặc điểm của kế toán là cần sự thận trọng và trung thực nên các nhân viên kế toán của Xí nghiệp luôn luôn quán triệt tư tưởng đó. Do vậy, luôn luôn có sự học hỏi, trao đổi kinh nghiệm giữa các thế hệ thành viên và sự đoàn kết hoà đồng cùng nhau vượt qua khó khăn và chia sẻ thành công đã tạo niềm tin vững chắc cho toàn thể công nhân viên trong Xí nghiệp. -Về vận dụng chế độ kế toán: Xí nghiệp xây lắp I nhìn chung tổ chức hạch toán và sử dụng hệ thống tài khoản, sổ sách kế toán theo đúng chế độ của Bộ tài chính ban hành. Thực tế việc áp dụng này luôn có sự sáng tạo về biểu mẫu cũng như việc chi tiết các tài khoản cho phù hợp đặc điểm tình hình sản xuất và yêu cầu quản lý của Xí nghiệp. Hình thức ghi sổ được áp dụng ở Xí nghệp hiện nay là hình thức “Chứng từ ghi sổ” - đây là hình thức ghi sổ đơn giản, thuận tiện cho việc ghi chép. Tính cập nhật và theo dõi của hình thức này là cộng với sự linh hoạt trong việc sử dụng các loại chứng từ đã góp phần làm giảm đi tính phức tạp trong quá trình tổng hợp và hạch toán chi phí sản xuất của Xí nghiệp. Việc hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp “Kê khai thường xuyên” phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, giúp Ban giám đốc thường xuyên nắm được tình hình biến động hàng tồn kho và đưa ra các quyết định -Về công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm luôn được xác định phù hợp với đặc điểm của đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo yêu cầu và khả năng của Xí nghiệp. áp dụng hình thức khoán gọn, thực hiện giao khoán khối lượng, phần việc cho các đội sản xuất và Xí nghiệp trực tiếp quản lý, đảm bảo được tiến độ thi công cũng như trách nhiệm đối với công việc của đội. Với mục tiêu tiết kiệm chi phí, đây là hình thức hợp lý vì nó thúc đẩy người lao động tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ, tiết kiệm vật tư, tiền vốn và hạ giá thành sản phẩm. Phương pháp khoán trong XDCB tạo điều kiện gắn liền lợi ích vật chất với từng đội và từng người lao động trên cơ sở phát huy tính chủ động sáng tạo và khả năng hiện có của họ. Qúa trình hạch toán chi phí sản xuất được kết hợp chặt chẽ giữa các đội sản xuất với Phòng Tài chính kế toán của Xí nghiệp. Mặt khác, việc đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ hợp lý, khoa học, thực hiện tính giá thành sản phẩm chi tiết theo khoản mục chi phí cộng với phương pháp tính giá trực tiếp phù hợp với sản xuất, thi công mang tính đơn chiếc, đáp ứng yêu cầu của công tác kế toán. - Về tổ chức quản lý lao động và vật tư Xí nghiệp đã quản lý lao động có trọng tâm, coi trọng chính sách ưu đãi, chế đội thưởng phạt hợp lý, những hoạt động ngoài giờ tạo không khí làm việc thoải mái. Đối với những lao động có kiến thức, kinh nghiệm luôn tạo điều kiện cho họ được phát huy. Nguồn lao động cung cấp ở các địa phương đã giúp cho quá trình thi công đảm bảo tiến độ, đồng thời có thể giảm được chi phí nhân công. Hình thức trả lương phù hợp với từng đối tượng lao động đã tác động vào lợi ích riêng của từng cá nhân, tạo động lực làm việc. Vật tư mua về được chuyển thẳng đến chân công trình để giảm bớt chi phí kho bãi, vận chuyển tới các đội sản xuất, đảm bảo tính liên tục trong sản xuất và hạn chế mất mát, hao hụt. Thực hiện việc khai thác tối đa nguồn cung ứng vật liệu đại phương và áp dụng đơn giá, định mức theo quy định của từng vùng sản xuất. 3.1.2. Một số tồn tại trong công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Xí nghiệp xây lắp I. Cùng với sự phát triển của kinh tế thị trường Xí nghiệp xây lắp I đã không ngừng hoàn thiện công tác kế toán của mình cho phù hợp tất yếu với xu hướng phát triển. Tuy nhiên, do những nguyên nhân chủ quan hay khách quan khiến công tác kế toán chi phí và giá thành sản phẩm ở Xí nghiệp vẫn còn một số hạn chế nhất định sau đây: -Thứ nhất, Về việc luân chuyển chứng từ giữa Xí nghiệp - đội sản xuất. Đặc điểm của ngành XDCB là công trình thi công thường ở xa trụ sở của Xí nghiệp. Vì vậy, việc thu thập chứng từ do các đội gửi lên thường chậm, yếu điểm này là sự không hợp lý về thời gian hoàn chứng từ. Toàn bộ chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng chỉ được thu về phòng kế toán vào cuối tháng. Điều này ảnh hưởng đến công tác kiểm tra cũng như việc cập nhật thông tin để đưa ra các quyết định kế toán gặp khó khăn. Chứng từ vào sổ kế toán dùng tại đội sản xuất chưa phản ánh đầy đủ những thông tin cần thiết và chưa khoa học. Còn tại Xí nghiệp nếu có sự thay đổi nào lại phải cử người xuống công trình để hướng dẫn và thông báo. Đây cũng là một nhược điểm rất khó khắc phục không chỉ tồn tại ở Xí nghiệp xây lắp I mà còn ở các doanh nghiệp xây lắp khác. -Thứ hai, Công tác quản lý chi phí sản xuất chưa khoa học, chặt chẽ. Sự thống nhất quản lý chi phí tại Xí nghiệp có thể tạo ra một quy trình đánh giá, kiểm tra đúng kỳ nhưng lại khó khăn trong việc đối chiếu thực tế. Trong khi đó, tại các đội, yếu tố chi phí luôn biến động mà không phải mọi khoản chi phí phát sinh đều được phản ánh đầy đủ. Chứng từ dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chưa phản ánh được đầy đủ nội dung cần thiết và thực tế chưa khoa học. Việc Xí nghiệp tính “Chi phí sử dụng máy thi công” vào “Chi phí sản xuất chung” là không hợp lý làm cho khoản mục chi phí này trở lên rất lớn khiến cho quá trình đánh giá, phân tích tình hình thực hiện chi phí không chính xác, gây ra sự phức tạp và chưa hợp lý đối với ngành XDCB. Việc hạch toán như vậy mặc dù không làm thay đổi giá thành sản phẩm hay làm thay đổi tỷ trọng chi phí trong cơ cấu giá thành nhưng gây khó khăn cho việc xác định mức chi phí cho từng công trình, HMCT. -Thứ ba, Hạch toán và phân bổ chi phí chưa phù hợp. Xí nghiệp hiện nay không thực hiện việc trích trước lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất mà thực hiện tính chi phí lương phép một cách trực tiếp khi có công nhân nghỉ phép. Căn cứ vào số ngày nghỉ phép để quy ra số ngày công nghỉ phép và tính ra số tiền lương nghỉ phép theo cấp bậc. Điều này chưa hợp lý vì thực tế công nhân nghỉ phép không đều đặn, do vậy gây khó khăn trong việc bố trí công nhân sản xuất và làm biến động tới chi phí tiền lương và ảnh hưởng tới giá thành. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp nên Xí nghiệp coi tiết kiệm chi phí vật liệu là một trong những phương hướng để hạ giá thành sản phẩm. Tuy nhiên nó cũng có nhược điểm là để tránh việc tự bù lỗ nếu sử dụng quá mức giao khoán hoặc được hưởng mức chênh lệch nếu sử dụng không hết thì công trình phải tiết kiệm nguyên vật liệu một cách triệt để. Điều này có thể dẫn tới tình trạng không kiểm soát được lượng vật tư thực tế sử dụng và chất lượng của vật tư. Công cụ, dụng cụ không được tính và phân bổ hợp lý căn cứ vào đặc điểm, tính chất cũng như thời gian sử dụng nên việc tính chuyển giá trị của nó vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ có thể chưa phù hợp. Thực tế tại Xí nghiệp, giá trị của công cụ, dụng cụ đều được tính và phân bổ một lần vào chi phí trong kỳ. Với công cụ, dụng cụ nhỏ thì phân bổ một lần là phù hợp, hợp lý nhưng với loại có giá trị lớn, được sử dụng nhiều kỳ sản xuất mà phân bổ một lần vào chi phí sẽ làm biến động chi phí chung trong giá thành, gây ra sự thiếu chính xác và làm giá thành tăng lên dẫn đến lợi nhuận giảm. - Thứ tư, Hệ thống sổ sách chưa đảm bảo quy định chung. Xí nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán “Chứng từ ghi sổ”. Theo quy định của chế độ kế toán thì doanh nghiệp phải mở đầy đủ các loại sổ có tính chất bắt buộc, ghi chép theo đúng nguyên tắc mà chế độ ban hành, doanh nghiệp có thể sử dụng linh hoạt các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết. Nhưng tại Xí nghiệp xây lắp I chưa thực hiện đúng luật định về chế độ sổ kế toán và việc ghi chép chưa đầy đủ. + Xí nghiệp không thực hiện mở “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày và thực hiện việc đối chiếu số liệu ngay trên sổ cái với sổ chi tiết của từng khoản mục chi phí. + Đặc điểm của chứng từ ghi sổ là nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày nào thì phải mở sổ theo dõi và sổ chi tiết mở theo tháng nhưng thực tế Xí nghiệp mở vào cuối Quý và nhân viên kinh tế đội chỉ có một quyển sổ ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. -Thứ năm, Đầu tư công nghệ và nguồn nhân lực. Công tác đổi mới và tăng cường đầu tư công nghệ chưa được quan tâm thoả đáng, chi phí trang bị cho công tác kế toán chưa tiết kiệm và hiệu quả. Đội ngũ cán bộ công nhân có trình độ, kinh nghiệm về công việc của mình nhưng lại không có khả năng thích ứng với công việc khác khi có sự thay đổi công tác hoặc khi bố trí người thay thế. Cẩn thận và nhiệt tình chưa đủ, cần phải có sự năng động để thích ứng với công việc, nhất là trong cơ chế thị trường ngày nay, khi mà chế độ, chính sách đang có sự đổi mới để dần hoàn thiện. 3.2. Một số biện pháp hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp xây lắp I. 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện. Như đã trình bày ở trên, trong cơ chế thị trường, cùng với sự nâng cao vai trò của thông tin kế toán trong quản trị doanh nghiệp, công tác kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cũng có tầm quan trọng không nhỏ trong việc cung cấp các thông tin về tình hình sử dụng chi phí và giá thành sản phẩm, phân tích và dự báo chiến lược hạ giá thành sản phẩm của mỗi một doanh nghiệp. Hoàn thiện không ngừng công tác kế toán nói chung và kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nói riêng là mục tiêu của bất kỳ một doanh nghiệp nào trong điều kiện hiện nay. Mặt khác sự tồn tại của các hoạt động sản xuất kinh doanh luôn gắn liền với lợi ích của con người và suy cho cùng cũng là để thoả mãn nhu cầu của con người. Mác đã từng nói “Con người từ khi sinh ra không làm gì khác ngoài thoả mãn nhu cầu của mình”, các nhà kinh doanh cũng vậy, tham gia vào thương trường cũng là để thoả mãn những nhu cầu của mình với mục tiêu là lợi nhuận và siêu lợi nhuận. Vấn đề đặt ra là với một lượng đầu vào nhất định, làm thế nào để có kết quả tối đa về số cũng như về chất lượng. Do vậy kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xuất hiện như một công cụ ưu việt để tính toán, xác định kết quả kinh doanh. Sự hiện hữu của công tác kế toán này làm cho các nhà kinh doanh cảm thấy vững tâm khi những thông tin về sự biến động của chi phí được cung cấp qua việc tổng hợp đầy đủ, chính xác, giá thành được xác định dựa trên những căn cứ và phương pháp tính phù hợp, khoa học, đồng thời những quyết định đưa ra có tính thực tế, hiệu quả cao. Bên cạnh sự bùng nổ khoa học – công nghệ kéo theo những xáo trộn trong nền kinh tế. Thị trường chỉ chấp nhận những ai có khả năng thích nghi và đương đầu với thách thức lớn của thời đại. Nhà quản trị cần phải có thông tin để chứng thực và khẳng định những quyết định kinh doanh trong thời đại mới là đúng đắn. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm với chức năng cơ bản của mình có thể cung cấp và bảo quản thông tin của mình qua những con số là chính xác và cập nhật. Sự cần thiết và quan trọng của chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm còn được hiểu là công cụ hữu hiệu trong việc đưa ra các biện pháp tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Những số liệu chi phí được lập dự toán, tổng hợp và có thể điều chỉnh cho phù hợp tình hình thực tế nhờ đó có thể tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm Nói tóm lại kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm với những ưu việt của nó đã khẳng định vai trò không thể thiếu của mình trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy cần phải hoàn thiện và không ngừng hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đồng thời phải coi công tác kế toán này như một chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. 3.2.2. Một số biện pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành snả phẩm. Phương hướng chung để hoàn thiện công tác quản lý nói chung cũng như chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp nói riêng là tiếp tục phát huy những ưu điểm hiện có, tìm cách khắc phục những tồn tại nhằm đảm bảo hạch toán đúng chế độ Nhà nước quy định và đáp ứng được yêu cầu quản trị doanh nghiệp, trong đó phải tính đến các định hướng phát triển. Căn cứ vào phần lý luận về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đã được trình bày ở chương một, với quá trình tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Xí nghiệp, đặc biệt là công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; với những vấn đề tồn tại nêu trên, tôi xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Xí nghiệp xây lắp I – Công ty xây lắp và sản xuất công nghiệp sau đây: ăThứ nhất: Phải quy định về thời gian luân chuyển chứng từ. ở Xí nghiệp xây lắp I đôi khi xảy ra trường hợp chứng từ bị luân chuyển chậm so với nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên làm ảnh hưởng đến công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Chứng từ thanh toán chậm dẫn đến khối lượng công việc dồn vào cuối kỳ làm ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo và đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc tập hợp chứng từ chậm trễ không chỉ do nguyên nhân là công trình ở xa Xí nghiệp mà còn do nguyên nhân chủ quan là các đội chưa chủ động trong việc tập hợp chứng từ gửi về Xí nghiệp theo quy định, thêm vào đó, khi có chứng từ chi phí đầy đủ, kế toán phải tiến hành điều chỉnh tăng giảm chi phí làm cho khối lượng công việc kế toán vốn đã nhiều lại càng tăng thêm. Để khắc phục tình trạng này, theo tôi, Xí nghiệp cần có biện pháp quản lý chặt chẽ khâu luân chuyển chứng từ nội bộ theo hướng đảm bảo tuần tự, phối kết nhịp nhàng giữa các bộ phận để kịp thời cung cấp chứng từ chi phí cho công tác kế toán chi phí và giá thành sản phẩm. Muốn vậy, Phòng kế toán nên đôn đốc việc hoàn chứng từ từ phía các đội sản xuất bằng cách đưa ra một số quy định như: giới hạn thời gian hoàn chứng từ (chậm nhất là 10 ngày sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh), đội phải hoàn chứng từ lần này mới cho tạm ứng tiếp lần sau Có như vậy đội sẽ phải có trách nhiệm hoàn chứng từ theo đúng thời hạn quy định. ăThứ hai: Phải phân loại chi phí theo đúng chế độ kế toán. Thực tế hiện nay ở Xí nghiệp xây lắp I, chi phí sử dụng máy thi công được hạch toán vào tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung. Điều này không phản ánh đúng cơ cấu tỷ trọng của từng loại chi phí trong giá thành sản phẩm xây lắp. Do đó khoản mục “Chi phí sử dung máy thi công” cần được tách bạch riêng biệt với “Chi phí sản xuất chung”. Đây là khoản mục mới được đưa vào áp dụng riêng cho các doanh nghiệp xây lắp nhằm phù hợp với đặc trưng của ngành XDCB. Theo quyết định số: 1864/1998/QĐ-BTC, việc tập hợp chi phí này được tập hợp vào TK 623 “Chi phí sử dụng máy thi công” Kết cấu và nội dung của tài khoản 632 Bên Nợ: Tập hợp các chi phí liên quan đến máy thi công Bên Có: Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công sang tài khoản chi phí SXKDDD TK 623 cuối kỳ không có số dư: TK 623 có 6 tài khoản cấp 2 TK 6231 – Chi phí nhân công: Dùng để phản ánh lương chính, lương phụ, phụ cấp lương phải trả cho công nhân trực tiếp điều khiển xe, máy thi công như: vận chuyển, cung cấp nhiên liệu, vật liệu TK 6232 – Chi phí vật liệu: Dùng để phản ánh chi phí nhiên liệu (xăng, dầu, mỡ), vật liệu phục phục vụ xe, máy thi công TK 6233 – Chi phí dụng cụ sản xuất: Dùng để phản ánh công cụ lao động liên quan tới hoạt động của xe, máy thi công. TK 6234 - Chi phí khấu hao máy thi công: Dùng để phản ánh khấu hao máy móc thi công sử dụng vào hoạt động xây lắp của công trình. TK 6237 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: TK 6238 – Các khoản chi phí bằng tiền khác Căn cứ để tập hợp chi phí này có thể dựa trên số ca máy thi công mà tiến hành phân bổ cho đối tượng sử dụng phù hợp, chính xác. Vì trong thi công không phải lúc nào máy cũng hoạt động hoặc một máy thi công có thể hoạt động ở nhiều công trình. Do vậy nên theo dõi hoạt động máy thi công để có thể làm cơ sở tính lương cho công nhân điều khiển và tính khấu hao hợp lý, chính xác. Ta có thể sử dụng mẫu sau để theo dõi: Biểu mẫu 20 Đơn vị: Phiếu theo dõi ca xe, máy thi công Đội công trình Tháng . Năm . Số 01 - SX Tên xe, máy: Mã hiệu: Nước sản xuất: Biển đăng ký (nếu có) Công suất, trọng tải Ngày Đối tượng sử dụng Số giờ máy thực hiện hoạt động Số ca thực hiện hoạt động Chữ ký của bộ phận hoạt động A B 1 2 3 Phụ trách của đơn vị quản lý xe (Ký, ghi họ tên) Người điều khiển (Ký, ghi họ tên) Việc tính giá thành theo khoản mục chi phí có thể chính xác, thuận lợi hơn, từ đó tạo điều kiện cho việc phân tích, đối chiếu, so sánh giữa chi phí sản xuất phát sinh, giá thành thực tế với các định mức dự toán được thuận lợi, khoa học và chính xác, phục vụ tốt hơn, hiệu quả hơn trong công tác quản lý chi phí và giá thành, công tác quản lý kinh tế. ăThứ ba: Về công tác quản lý và sử dụng vật liệu. Việc tiết kiệm chi phí vật tư luôn được coi trọng hàng đầu. Tuy nhiên tiết kiệm không có nghĩa là cắt xén vật tư. Vấn đề này luôn được quán triệt với nguyên tắc chất lượng công trình phải được đảm bảo cả về thẩm mỹ lẫn giá trị. Nghĩa là Xí nghiệp có thể giảm hao hụt trong thi công, giảm chi phí vận chuyển, tìm hiểu sâu về giá cả thị trường, lập phương án cải tiến kỹ thuật, tìm ra nguyên vật liệu khác rẻ tiền hơn nhưng có chức năng và tác dụng tương tự để giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng công trình. Mặt khác, Xí nghiệp nên tìm các nhà cung cấp mới để khi cần cung cấp cho công trình ở địa bàn nào thì sẽ chủ động về nguyên vật liệu, giảm chi phí vận chuyển. Đồng thời nên khuyến khích nhân viên tìm được nguồn hàng mà vẫn đảm bảo chất lượng, mẫu mã, quy cách, nhân viên có sáng kiến trong sản xuất để tiết kiệm nguyên vật liệu hoặc tạo ý thức tiết kiệm trong thi công. Đối với vật tư mua ngoài về xuất thẳng đến công trình, kế toán thường viết phiếu nhập kho rồi viết luôn phiếu xuất kho. Như vậy việc thực hiện các thủ tục nhập – xuất chỉ là đơn thuần mang tính hình thức, phục vụ cho nhu cầu quản lý. Cách làm trên chưa hợp lý, nó thể hiện ở: không thể đảm bảo được là không có gian lận trong việc nhập – xuất khống vật tư gây thất thoát, lãng phí lao động gián tiếp chưa kể đến việc không đảm bảo chất lượng công trình do sử dụng vật tư không đúng quy cách, chủng loại theo quy định cần thiết. Để hạn chế tình trạng này, Xí nghiệp có thể thay việc sử dụng “Phiếu xuất kho” bằng “Phiếu xuất kho theo hạn mức” Biểu mẫu 21 Đơn vị: Phiếu xuất vật tư theo định mức Đội công trình Ngày tháng . năm . Số .. Bộ phận sử dụng: Lý do xuất: Xuất tại kho: TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Hạn mức dược duyệt Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Ngày Ngày Ngày Cộng A B C D 1 2 3 4 5 5 7 Cộng Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Đối với vật tư mua ngoài, khi có hoạt động mua bán diễn ra cần phải lập “Biên bản kiểm nhận vật tư” Biểu mẫu 22 Đơn vị: biên bản kiểm nhận vật tư Đội công trình Ngày tháng . năm . Số .. Thời điểm giao nhận: Họ tên người cung ứng: Họ tên người phụ trách thu mua: TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú A B C D 1 2 3 4 Cộng Đại diện bên cung ứng (Ký, họ tên) Đại diện bên nhận (Ký, họ tên) Hai loại chứng từ này có thể phản ánh được những thông tin cần thiết cho kế toán mà không nhất thiết phải có chứng từ khác: Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. Ưu điểm của nó là tạo điều kiện cho việc cấp phát vật tư theo hạn mức Từ đó góp phần kiểm tra được tình hình thực hiện kế hoạch chi phí sản xuất. Mặt khác, chứng từ phát sinh ít, thủ tục xử lý chứng từ đơn giản, hạn chế tiêu cực trong sử dụng vật tư. ăThứ tư: Công tác quản lý và hạch toán chi phí. Doanh nghiệp với mục tiêu đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt, giá thành hạ thì việc kiểm soát chi phí nhằm hạn chế tối đa các chi phí thừa là một vấn đề rất đáng quan tâm. Tỷ lệ trích trước lương nghỉ phép của CNSX năm = Tổng lương cấp bậc cho thời gian nghỉ phép trong năm Tổng lương cấp bậc của CNSX - Đối với chi phí nhân công: Hiện nay, Xí nghiệp không thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất. Như vậy nếu trong kỳ, bất ngờ số công nhân nghỉ phép nhiều thì chi phí sẽ tăng lên trong khi đó năng suất lao động lại giảm kéo theo giá thành trong kỳ sẽ có biến động ảnh hưởng tới kết quả hạch toán. Do đó để hạn chế đến mức tối đa sự biến động về chi phí sản xuất cũng như giá thành sản phẩm xây lắp trong kỳ, kế toán nên thực hiện trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân. Mức trích hàng tháng = Tỷ lệ trích trước * Lương thực tế phải trả Sơ đồ kế toán trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất TK334 TK335 TK 622 Tiền lương nghỉ phép Trích trước tiền lương thực tế phải trả nghỉ phép theo kế hoạch - Đối với chi phí sản xuất chung: Việc phân bổ vật liệu, công cụ cụng cụ nên căn cứ vào giá trị và đặc điểm của từng loại để phân bổ cho đối tượng một cách phù hợp nhằm tập hợp chi phí sản xuất một cách đầy đủ và chính xác. Tiêu thức phân bổ cần thống nhất tránh hiện tượng phân bổ ước lượng như ngày nay. Cụ thể ta có thể làm như sau: Giá trị phân bổ trong kỳ = Gía thực tế xuất dùng Tổng số lần sử dụng x Số lần sử dụng trong kỳ ăThứ năm: Phương pháp tính giá thành sản phẩm. Xí nghiệp áp dụng phương pháp trực tiếp để tính gía thành sản phẩm xây lắp hoàn thành xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, đặc điểm của sản phẩm xây lắp và yêu cầu công tác quản lý khoa học và hợp lý. Tuy nhiên thực tế cho thấy, ngoài việc xây mới các công trình, Xí nghiệp còn thực hiện nhiều hợp đồng cải tạo, nâng cấp thi công các công trình. Loại hợp đồng này có thời gian thi công ngắn, yếu tố khối lượng xây lắp không lớn nên chủ đầu tư thường thanh toán khi hoàn thành tất cả các công việc theo hợp đồng. Vì vậy để tạo điều kiện thuận lợi khi tính giá của loại hợp đồng trên, Xí nghiệp nên chăng bổ sung phương pháp tính giá theo đơn đặt hàng. Ưu điểm của phương pháp này là cho phép quản lý chi phí và giá thành xây dựng của đơn đặt hàng một cách chi tiết, chặt chẽ. Đồng thời đây cũng là phương pháp tính giá đơn giản, nhanh chóng vì khi hợp đồng hoàn thành là có thể tính toán được ngay giá thành xây lắp mà không cần phải đợi đến kỳ thanh toán, đáp ứng kịp thời số liệu cần thiết cho công tác quản lý. Phương pháp tính giá thành đơn đặt hàng: Khi bắt đầu khởi công thì mỗi đơn đặt hàng được mở sổ theo dõi chi phí sản xuất từ đó lập bảng tính giá thành cho từng đơn. Hàng tháng căn cứ vào số liệu được phản ánh về chi phí NVLTT, CPNCTT, CPSDMTC, CPSXC. Kế toán lập bảng tổng hợp chi phí cho tất cả các đơn đặt hàng. Biểu mẫu 23 Đơn vị: Bảng tổng hợp chi phí sản xuất Đội công trình: theo đơn đặt hàng Tháng . năm . ĐĐH CPNVLTT CPNCTT CPSDMTC CPSXC Tổng Số liệu từ bảng trên sẽ được chuyển vào bảng tính giá thành của đơn đặt hàng tương ứng. Khi hoàn thành, chủ đầu tư nghiệm thu và chấp nhận thanh toán thì toàn bộ chi phí sản xuất đã được tập hợp trong bảng tính giá thành của đơn đặt hàng chính là giá thành của nó. Căn cứ vào bảng tính giá thành và giá thành dự toán của đơn đặt hàng, kế toán có thể tiến hành phân tích giá thành đơn đặt hàng theo khoản mục chi phí. Từ đó đề ra các biện pháp thích hợp để tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. ăThứ sáu: Tổ chức hợp lý hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian. Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ vừa để kiểm tra, đối chiếu. Do vậy Xí nghiệp nên sử dụng loại sổ này đảm bảo cho việc theo dõi, quản lý được chặt chẽ và chính xác theo mẫu. Biểu mẫu 24 Bộ (Sở): sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Doanh nghiệp: Năm . Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 1 2 3 4 5 6 Cộng Cộng tháng - Luỹ kế từ đầu Quý Lập ngày .. tháng .. năm .. Người ghi sô (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Qua việc phân tích hệ thống sổ kế toán và cách ghi chép sổ. Để đơn giản và tiện theo dõi, Xí nghiệp nên lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại thay thế cho bảng kê chứng từ Căn cứ vào bảng tổng hợp này, kế toán có thể vào chứng từ ghi sổ và sổ chi tiết dễ dàng hơn bằng cách lấy số tổng cộng của bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại. ă Thứ bảy: Hiện đại hoá công tác kế toán: Khoa học công nghệ gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh. Cùng với sự phát triển của xã hội hiện nay, nền sản xuất không ngừng phát triển để đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ mới. Mặt khác do khối lượng thông tin quản lý ngày càng tăng đòi hỏi phải được tính toán chính xác và xử lý kịp thời để đưa ra các quyết định đúng đắn. Vì vậy để đáp ứng yêu cầu đó thì việc sử dụng máy vi tính là thực sự cần thiết, không những giúp cho việc lưu trữ thông tin, đưa ra số liệu nhanh, chính xác. Mặt khác đối với Xí nghiệp, áp dụng hình thức sổ kế toán “Chứng từ ghi sổ” nên cũng rất thuận lợi trong việc áp dụng máy vi tính trợ giúp cho công tác hạch toán kế toán. Tuy nhiên, số lượng nhân viên kế toán sử dụng thành thạo máy vi tính không nhiều, trình độ còn hạn chế. Vì vậy để máy vi tính trở thành công cụ trợ giúp đắc lực trong công tác kế toán, Xí nghiệp nên tổ chức những khoá đào tạo về sử dụng máy vi tính cho cán bộ. 3.3. Biện pháp tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp xây lắp I – Công ty xây lắp và sản xuất công nghiệp 3.3.1. Sự cần thiết của việc tiết kiệm chi phí sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động sản xuất kinh doanh chịu sự chi phối của các quy luật cạnh tranh, quy luật này không loại trừ hay ưu tiên bất kỳ một ngành nào. “Chất lượng cao, giá thành hạ” là mục tiêu của việc tiết kiệm chi phí sản xuất. Hạ thấp chi phí là điều kiện tiên quyết để hạ giá thành, tăng sức cạnh tranh và tăng hiệu quả kinh doanh. Đối với doanh nghiệp xây lắp, hạch toán chi phí hợp lý không chỉ giúp thắng thầu trong xây dựng mà còn là tiền đề cho việc tính giá công trình, để từ đó hạch toán lợi nhuận thu được. Nhìn dưới góc độ xã hội, tiết kiệm chi phí còn góp phần tiết kiệm vốn cho nền kinh tế, tăng tích luỹ cho Nhà nước. Tiết kiệm chi phí cũng cần phải có cơ sở khoa học hợp lý. Tiết kiệm không phải là tuỳ tiện cắt xén các khoản chi phí được coi là cần thiết, tối thiểu cho quá trình sản xuất. Tiết kiệm có nghĩa là phát sinh hợp lý, khai thác tối đa hiệu quả sử dụng, giảm thiểu các khoản chi phí có tính tiêu cực. Trong XDCB tiết kiệm được hiểu là không chỉ là đúng định mức, đơn giá của Nhà nước mà còn phải làm sao để hoạt động sản xuất được đảm bảo, tránh xảy ra những biến động bất thường, đặc biệt là sự sai hỏng trong quá trình thi công. Không giống như các loại hình sản xuất khác, bất kỳ một sự thiếu sót, hay sai hỏng trong XDCB đều có thể gây ra tổn thất lớn bởi sản phẩm của ngành là đơn chiếc. Hơn nữa sự thiếu trách nhiệm trong thi công cũng có thể làm ảnh hưởng đến tính mạng con người. Bởi vậy doanh nghiệp không nên vì lợi nhuận trước mắt mà không thấy được tiềm năng lâu dài của việc đảm bảo chất lượng và tiết kiệm chi phí trong thi công. Nói như vậy để biết rằng cần phải tiết kiệm chi phí đến mức có thể, coi việc hạ thấp chi phí như một chiến lược kinh doanh lâu dài. Sản phẩm xây lắp với đặc thù là phức tạp và thời gian thi công dài, chi phí sản xuất biến động hàng ngày. Do vậy, dự đoán thị trường đầu vào cho sản xuất rất quan trọng cho việc cắt giảm chi phí. Vì thế tiết kiệm chi phí nghĩa là hạ được giá thành. Tuy nhiên cần thận trọng khi hạ giá thành sản xuất vì trong quá trình hoạt động nó chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố. Kinh doanh hiện nay coi “Chữ tín là vàng”, sự cung ứng kịp thời, đảm bảo chất lượng và giá thành hạ là chìa khoá của sự thành công. Tìm kiếm biện pháp phù hợp là một xuất phát điểm tốt để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm Đây là một bài toán nan giải, khó có một câu trả lời cụ thể và thống nhất 3.3.2. Một số biện pháp tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm tại Xi snghiệp xây lắp I. Tìm kiếm biện pháp để tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm chưa bao giờ là dễ dàng và đơn giản đối với mỗi doanh nghiệp. Biện pháp phải phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh, đặc điểm, lĩnh vực hoạt động. Trong XDCB để tiết kiệm chi phí mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm luôn là vấn đề khó giải quyết. Qua việc phân tích tổng hợp quá trình hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp xây lắp I, tôi xin đưa ra một số biện pháp để tham khảo. Thứ nhất: Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Chi phí này chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình (70%-75%). Do vậy việc tiết kiệm chi phí vật liệu là vấn đề lớn cần quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý. Bằng phương pháp so sánh thực tế với dự toán, xác định được chênh lệch về chi phí vật liệu = thực tế – dự toán. Sự chênh lệch này có thể là do ảnh hưởng của giá cả vật liệu đưa vào sản xuất và tình hình thực hiện định mức hao phí vật liệu, việc thay đổi cơ cấu vật liệu sử dụng so với kế hoạch. Cụ thể kết quả tính toán được ở Xí nghiệp xây lắp I là số –100.865.000đ , chứng tỏ Xí nghiệp đã giảm chi phí vật tư và giảm giá thành sản phẩm (cả về số tuyệt đối lẫn số tương đối). Nếu kết quả tính được là số dương thì ngược lại trường hợp trên. Nếu kết quả tính toán bằng không chứng tỏ tình hình chi phí vật tư không có gì ảnh hưởng đến sự biến động của giá thành. Xét về mặt đơn giá của vật liệu, ta thấy rằng đơn giá bao gồm giá mua vật liệu và chi phí thu mua như chi phí bốc xếp, vận chuyển, bảo quản Nhân tố giá mua vật liệu thường là nhân tố khách quan, nhưng chịu ảnh hưởng về tình hình cung cầu trên thị trường, nên nếu Xí nghiệp biết chớp lấy thời cơ mua theo những nguồn cung cấp khác nhau thì cũng có thể tác động đến giá mua vật liệu. Chi phí thu mua cũng là nhân tố chủ quan, phụ thuộc vào công tác cung ứng của Xí nghiệp, loại chi phí này phụ thuộc vào nguồn nhập vật liệu, địa điểm thu mua, điều kiện phương tiện vật chất Thứ hai: Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp Trong giá thành sản phẩm, chi phí này gồm tiền lương và các khoản trích theo lương, khoản mục này cũng ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành . Cụ thể chênh lệch giữa tiền lương thực tế và tiền lương dự toán tính ra là số âm 60.499.744đ (tại Xí nghiệp xây lắp I là ) chính là tiết kiệm về quỹ lương. Nếu chênh lệc đó là một số >0 thì đó chính là vượt chi không hợp lý về quỹ lương. Nguyên nhân làm tăng giảm trực tiếp quỹ lương của lao động trực tiếp có thể là do sử dụng lao động nhiều hơn dự kiến. Chính vì vậy mà Xí nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ lao động trực tiếp, giảm bớt lao động gián tiếp, sắp xếp lao động hợp lý Đặc biệt phải biết tận dụng lao động địa phương đối với mỗi công trình để giảm chi phí ăn ở, đi lại Thứ ba: Khoản mục chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là chi phí chi ra trong phạm vi phân xưởng, khoản mục chi phí này bao gồm nhiều loại với nội dung khác nhau, có loại mang tính biến đổi, có loại cố định, có loại vừa biến đổi lại vừa cố định. Hơn nữa tại Xí nghiệp xây lắp I chưa tách biệt giữa CPSDMTC và CPSXC, chính vì vậy khi đi sâu phân tích chi phí SXC thường so sánh trên tổng số và so sánh trên từng nội dung. Chênh lệch giữa giá dự toán và giá trị thực tế là -223.451.486đ. Như vậy, Xí nghiệp đã tiết kiệm được khoản mục chi phí này. Qua việc phân tích trên, cần phải có một số biện pháp chủ yếu sau: Giảm tới mức tối thiểu hao hụt trong thi công và bảo quản, vận chuyển vật tư. Thường xuyên cập nhật giá cả thị trường vật tư để đối chiếu kiểm tra với hoá đơn do nhân viên cung ứng vật tư cung cấp. Mặt khác Xí nghiệp nên thiết lập một hệ thống các nhà cung cấp ổn định, thường xuyên đảm bảo vật tư, tiến độ thi công đồng thời giảm tình trạng ứ đọng vốn. Tiết kiệm chi phí vận chuyển cả trong thu mua lẫn trong sử dụng, nghiên cứu tìm kiếm việc sử dụng nguồn vật liệu mới, giá cả hợp lý, có hiệu quả, theo kịp tiến độ khoa học kỹ thuật. Xây dựng chế độ khen thưởng cho cán bộ công nhân viên, nâng cao ý thức trách nhiệm của người lao động trong sử dụng tiết kiệm vật tư. Sử dụng các biện pháp kỹ thuật, nâng cao ý thức trách nhiệm của công nhân nhằm nâng cao năng suất lao động, giảm lao động gián tiếp, kiện toàn bộ máy lãnh đạo trong toàn Xí nghiệp. Huy động và hoạt động tối đa công suất thiết kế của máy móc, thiết bị điều động máy thi công cho các công trình, cần tính theo số ca hợp lý, tránh để máy phải nhà rỗi, phải chờ việc Với một số ý kiến đóng góp trên đây, tôi mong muốn giúp cho công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm của Xí nghiệp cũng như công tác quản lý chi phí được thuận lợi và chặt chẽ hơn. Mặc dù đó chưa phải là biện pháp ưu việt nhất do trình độ và sự hiểu biết còn hạn chế, nhưng tôi cũng hy vọng góp một phần nhỏ bé vào hoàn thiện công tác kế toán ở Xí nghiệp. Lời kết Trong công tác điều hành và quản lý doanh nghiệp, kế toán nói chung và kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng là một trong những công cụ quan trọng. Nhận thức được điều này, trong thời gian thực tập ở Xí nghiệp xây lắp I, tôi đã cố gắng tìm hiểu học hỏi và kiểm nghiệm kiến thức mang tính lý thuyết với công tác thực tế. Trong chuyên đề này, tôi cũng xin được đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Những ý kiến này chỉ là suy nghĩ và nhận thức thông qua thời gian thực tập không dài ở Xí nghiệp nên có thể chưa phải là giải pháp ưu việt nhất nhưng tôi cũng hy vọng góp một phần nhỏ bé vào hoàn thiện công tác kế toán tại Xí nghiệp. Tuy nhiên đây là một vấn đề rộng lớn và phức tạp, vì vậy trong chuyên đề này tôi mới chỉ tiếp cận được những vấn đề chủ yếu về kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm với mục đích trình bày lý thuyết và nhận thức thực tế một cách hệ thống và khoa học nhất. Tôi xin chân thành cảm ơn sự dẫn dắt, giúp đỡ chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo, các cô chú, anh chị ở phòng kế toán thống kê tài chính của Xí nghiệp trong thời gian qua đã giúp tôi hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình đúng thời hạn. Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Thị Thuỷ đã trực tiếp hướng dẫn và góp ý,chỉ bảo tận tình giúp tôi hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp này. Tài liệu tham khảo Lý thuyết thực hành kế toán tài chính VAT – Chủ biên TS. Nguyễn Văn Công – Trường đại học kinh tế Quốc dân NXB tài chính - Hà Nội 2003. Quản trị tài chính doanh nghiệp 2001. Hệ thống kế toán trong doanh nghiệp xây lắp – NXB tài chính 1999. Tạp chí thuế Nhà nước 2001, 2002, 2003. Hệ thống văn bản pháp quy về quản lý, đổi mới đầu tư xây dựng cơ bản – NXB xây dựng. Điều lệ quản lý đầu tư xây dựng và Nghị định số 177/CP – 20/10/1994. Quyết định số 1864/QĐ/BTC ngày 16/12/1999. Quyết định số 1141/CĐKT/BTC ngày 1/11/1995. Hướng dẫn thực hành kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ (theo quyết định số 1177/TC/QT/CĐKT ngày 23/12/1996 của Bộ tài chính. Thời báo kinh tế Việt Nam. Một số luận văn của khoá trước. Các tài liệu khác. Công ty xây lắp & SXCN Xí nghiệp xây lắp I Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -----***----- Hà Nội, ngày 04 tháng 03 năm 2004 Nhận xét của cơ quan thực tập Sinh viên: Bùi Thị Yến lớp Kế toán C – K11 Trường Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội đã thực tập tại Xí nghiệp xây lắp I – Công ty xây lắp và sản xuất công nghiệp từ ngày 01 tháng 12 năm 2003 đến ngày 29 tháng 02 năm 2004. Trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp, sinh viên Bùi Thị Yến đã chấp hành đầy đủ nội quy, quy chế của Xí nghiệp, tích cực nghiên cứu học hỏi và tham gia vào nhiều hoạt động của Xí nghiệp để kết hợp giữa lý luận và thực tiễn. Đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xí nghiệp xây lắp I – Công ty xây lắp và sản xuất công nghiệp” mà sinh viên Bùi Thị Yến thực hiện tại Xí nghiệp đã phản ánh trung thực về tình hình hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp trong thời gian từ năm 2000 – 2003. Đây là một vấn đề mà chúng tôi hết sức quan tâm, những biện pháp mà đề tài đề cập đến được chúng tôi xem xét và đánh giá cao. Xí nghiệp xây lắp I KT Kế toán trưởng Bùi Văn Vạn