Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) - Bộ thương mại

àng hoá từ nước ngoài về tiêu thụ trong nước. Do đó, ta có thể đánh giá hiệu quả kinh doanh qua một số chỉ tiêu cụ thể sau: * Chỉ tiêu kết quả kinh doanh: Doanh lợi là một chỉ tiêu tổng hợp thể hiện kết quả kinh doanh. Vì vậy, khi nói về hiệu quả kinh tế nói chung và hiệu quả kinh doanh của hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng, chúng ta không thể không nói tới doanh lợi. Doanh lợi biểu hiện dưới hai dạng: Số tuyệt đối và số tương đối. Biểu hiện dưới dạng số tuyệt đối của doanh lợi, có: Lợi nhuận gộp = Doanh thu bán hàng - Các khoản giảm trừ - Giá vốn hàng bán + Các khoản giảm trừ gồm: giảm giá, bớt giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại. Giá vốn hàng bán = Giá CIF (FOB) + Thuế nhập khẩu + Chi phí thu mua Lợi nhuận thuần = Lợi nhuận gộp - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý Biểu hiện của doanh lợi dưới dạng số tương đối, có: Tỷ suất lợi nhuận = (Lợi nhuận thuần / Doanh thu bán hàng) * 100% Tỷ suất này phản ánh trong 100 đồng doanh thu thì doanh nghiệp thu được bao nhiêu đồng lợi nhuận. Tỷ suất này càng lớn chứng tỏ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp càng đạt hiệu quả cao. Sức sinh lợi của vốn lưu động = Lợi nhuận thuần / Vốn lưu động bình quân Chỉ tiêu này phản ánh một số đồng vốn lưu động làm ra bao nhiêu đồng lợi nhuận trong kỳ. Số vòng quay của vốn lưu động =ồ doanh thu thuần / Vốn lưu động bình quân Chỉ tiêu này cho biết vốn lưu động quay được mấy vòng trong kỳ. Nếu số vòng quay tăng thì chứng tổ hiệu quả sử dụng vốn tăng và ngược lại. * Số vòng lưu chuyển và thời gian một vòng lưu chuyển hàng hoá. - Số vòng lưu chuyển hàng hoá trong kỳ bằng mức tiêu thụ trong kỳ chia cho mức dự trữ bình quân. Số vòng lưu chuyển hàng hoá trong kỳ càng lớn thì hiệu quả kinh doanh càng cao. Số vòng lưu chuyển hàng hoá (V) = Mức tiêu thụ trong kỳ (M) Mức dự trữ bình quân (Dbq) Trong đó: Dbq = (1/2 D1 + D2 + D3 + D4 + 1/2 D5 ) / (5-1) Với D1 , D2 , D3 , D4 - Là lượng dự trữ đầu các quý D5 - Là lượng dự trữ cuối quý IV - Thời gian lưu chuyển hàng hoá (t): Thời gian lưu chuyển hàng hoá (t) = Mức dự trữ bình quân (Dbq) x Số ngày trong năm (T) Mức tiêu thụ trong kỳ (M) Giữa số vòng lưu chuyển hàng hoá và thời gian lưu chuyển hàng hoá có mối liên hệ sau: t = T V Qua đó ta thấy, số vòng lưu chuyển hàng hoá tỉ lệ thuận với tốc độ chu chuyển hàng hoá còn thời gian lưu chuyển hàng hoá tỉ lệ nghịch với tốc độ chu chuyển hàng hoá. Vì vậy để nâng cao hiệu quả kinh doanh đòi hỏi phải nâng cao hiệu quả kinh doanh đòi hỏi phải tăng số vòng lưu chuyển hàng hoá thời gian lưu chuyển hàng hoá. Bên cạnh việc xem xét, đánh giá hiệu quả kinh doanh nhập khẩu theo hệ thống chỉ tiêu trên, chúng ta còn phải chú ý tới những nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu. Trong đó, có những nhân tố mà doanh nghiệp không thể kiểm soát được. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh nhập khẩu của doanh nghiệp bao gồm: Thứ nhất, nhân tố thị trường trong và ngoài nước. Doanh lợi và tốc độ chu chuyển hàng hoá phụ thuộc rất nhiều vào nhân tố chủ quan và khách quan của thị trường. Yếu tố khách quan gồm có: Nhờ thực hiện chính sách mở cửa, đa phương hoá, đa dạng hoá quan hệ kinh tế đối ngoại, đến nay nước ta có quan hệ buôn bán với hơn 100 nước và các lãnh thổ đủ các châu lục trên thế giới. Việt Nam đã ký kết hiệp định hợp tác thương mại EU, bình thường hoá quan hệ với Hoa Kỳ (12/7/1995); gia nhập khối ASEAN (28/7/1995). Nước ta cũng tham gia nhiều tổ chức kinh tế quốc tế và đang từng bước gia nhập tổ chức thương mại quốc tế (WTO). Đó là những điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp tăng cường và mở rộng quan hệ buôn bán ở cả thị trường trong và ngoài nước. Sự khác nhau về công cụ quản lý nhập khẩu ở các nước yêu cầu người kinh doanh phải biết được những quy định cụ thể và đặc điểm chính sách nhập khẩu ở nước mình và nước xuất khẩu, đảm bảo công việc kinh doanh thuận lợi và thông suốt. Nhu cầu có khả năng thanh toán của thị trường. Muốn tăng doanh thu hàng nhập khẩu, bên cạnh việc quan tâm đến nhu cầu có khả năng thanh toán vì nó đảm bảo nguồn thu của doanh nghiệp là thực tế chắc chắn. Yếu tố chủ quan gồm: Sự năng động, sáng tạo và am hiểu hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế của đội ngũ cán bộ kinh doanh trong việc tìm hiểu thị trường và lập kế hoạch kinh doanh. Uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Thứ hai, nhân tố chất lượng hàng hoá. Nhân tố này vừa có ảnh hưởng trực tiếp đến kinh doanh và tốc độ lưu chuyển hàng hoá, vừa có ảnh hưởng gián tiếp đến tiếp tình hình tài chính của doanh nghiệp. Hàng hoá nếu được đảm bảo cả về số lượng, chất lượng, bảm đảm về thời gian thực hiện hợp đồng, uy tín của doanh nghiệp với khách hàng được nâng cao. Thứ ba, nhân tố giá thành hàng nhập khẩu. Giá thành hàng nhập khẩu một hàng hoá là tổng số các chi phí về hàng đó khi hàng đi tới nơi sản xuất đến khi về đến cửa khẩu nước nhập khẩu và sẵn sàng giao cho người tiêu thụ ở trong nước nhập khẩu. Giá thành hàng nhập khẩu có vai trò rất quan trọng trong hiệu quả tài chính một hoạt động kinh doanh ngoại thương của doanh nghiệp. Nếu giá thành này không tính toán đúng và đủ thì bản chất "lỗ" hoặc "lãi" đều bị hiểu lầm, từ đó sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm trong phương án kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ tư, nhân tố cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp như: hệ thống kho tàng, mặt bằng kinh doanh, phương tiện và các trang thiết bị, khả năng tài chính của doanh nghiệp. Nhân tố này có ảnh hưởng đến tình hình sử dụng vốn và quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ năm, nhân tố con người. Đây là nhân tố quan trọng, là chủ thể của hoạt động kinh doanh. người kinh doanh xuất nhập khẩu phải là người có trình độ quản lý, tổ chức tốt hoạt động kinh doanh, am hiểu thị trường trong nước và ngoài nước, có kinh nghiệm thực tiễn, có trình độ ngoại ngữ và khả năng giao dịch thương mại quốc tế. Thứ sáu, các nhân tố khác như: cơ chế quản lý kinh doanh xuất nhập khẩu của Nhà nước, chính sách tín dụng, quản lý ngoại hối, các thủ tục hành chính... Đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, nhóm nhân tố này được xem như là nhân tố khách quan, nhưng nó có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Những biện pháp quản lý nhập khẩu ở nước ta hiện nay là: thuế nhập khẩu, giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu, hạn ngạch nhập khẩu và kiểm soát ngoại tệ. Trong những năm gần đây, cơ chế quản lý hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam đã có nhiều thay đổi tạo điều kiện cho các doanh nghiệp kinh doanh thuận lợi và dễ dàng hơn. Tuy nhiên, sự thay đổi quá nhanh các chỉ thị, nghị định, quy chế điều tiết quản lý hoạt động xuất nhập khẩu đã có ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của các đơn vị này vì họ phải thường xuyên phải bám sát, nắm bắt những thông tin về sự thay đổi có chế để có biện pháp kịp thời, phù hợp với quy định kinh doanh của Nhà nước. Cơ chế quản lý và sự ổn định các chính sách là điều kiện quan trọng hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu ở các đơn vị này đạt hiệu quả cao. Trên cơ sở đó, ta tiến hành đánh giá hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). 2. Phân tích và đánh giá hiệu quả kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) là một đơn vị chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá nên có thể nói tỷ giá hối đoái có ảnh hưởng quyết định đến kết quả kinh doanh, đến sự sống còn của Công ty. Hơn nữa, trong lĩnh vực ngoại thương, nhập khẩu lại là hoạt động chủ yếu của công ty nên số lượng ngoại tệ phải chi lớn hơn rất nhiều so với số ngoại tệ thu được. Do vậy, ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ trong khu vực chính là một trong những nguyên nhân làm giảm doanh thu của doanh nghiệp. Đánh giá tổng quát hiệu quả kinh doanh của công ty qua hai năm 1998 - 1999, ta xem xét một số chỉ tiêu trong bảng sau: Bảng số 19: Một số chỉ tiêu kết quả của Công ty qua hai năm 1998 - 1999 Đơn vị: Đồng Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Chênh lệch ± % 1. Doanh thu bán hàng 26.113.865.197 53.213.024.852 27.199.159.655 103,7 2. các khoản giảm trừ 245.564.655 229.344.417 .-16.220.238 6,6 3. doanh thu bán hàng thuần 25.868.300.542 52.983.680.435 27.115.379893 105 4. Giá vốn hàng bán 24.777.523.166 51.238.331.346 26.460.808.180 107 5. Lợi nhuận gộp 1.090.777.376 1.745.349.089 654.571.731 60 6. Chi phí bán hàng 557.609.119 899.565.462 341.956.343 61,3 7 Chi phí QLDN 508.454.011 794.486.700 286.032.689 56,3 8. Lợi nhuận thuần KD 24.714.2461 51.296.927 26.582.681 107,6 9. Lợi nhuận thuần trước thuế 34.273.381 115.763.161 81.489.780 237,7 10. Tỷ suất lợi nhuận/DT (%) 0,13 0,22 0,09 11. Tỷ suất lợi nhuận/Vốn (%) 1,6 5,6 4,4 12. Sức sinh lời của VLĐ (%) 0,4 0,6 0,2 13. Vòng quay của VLĐ 3,5 5,5 2 Qua các chỉ tiêu trong bảng trên ta có thể nhận thấy, hai năm 1998 và 1999 mặc dù hoạt động trong môi trường có đầy sự biến động và phức tạp như vậy, nhìn tổng quát thì Công ty làm ăn vẫn có lãi. Doanh thu của Công ty đã tăng thêm các hợp đồng nhập khẩu trực tiếp và hợp đồng uỷ thác. Do đó, doanh thu năm 1999 tăng so với năm 1998 là 1,044 lần. Tuy nhiên, qua việc tăng doanh thu hay tăng lợi nhuận này ta chưa thể đánh giá đúng đắn chất lượng lao động của đơn vị bởi vì mỗi năm vốn đầu tư cho hoạt động kinh doanh là khác nhau. Do đó, hiệu quả kinh doanh của Công ty tăng lên còn được thể hiện qua chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận. Nếu tỷ suất lợi nhuận/ doanh thu của Công ty năm 1998 là 0,13 thì năm 1999 đã tăng lên 0,22 và theo đánh giá sơ bộ ba tháng đầu năm 2000 tỷ suất lợi nhuận của Công ty lên tới 0,28. Điều này chứng tỏ, với 100 đồng doanh thu bán hàng, doanh nghiệp thu được nhiều lợi nhuận hơn nên có thể nói năm 1999 Công ty làm ăn có hiệu quả hơn năm 1998 Song nguyên nhân làm cho lợi nhuận và tỷ suất lợi nhuận năm 1998 thấp có thể do phương pháp hạch toán và phân bổ chi phí cho số hàng bán ra ở Công ty. Thực tế thì các chi phí phát sinh trong quá trình mua và bán hàng nhập khẩu được hạch toán vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, cuối kỳ nó được kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả kinh doanh mà không phân biệt đó là chi phí của hàng bán ra hay còn tồn kho. Cuối năm 1998, số lượng hợp đồng thực hiện dở dang còn nhiều, doanh thu chưa được ghi nhận trong khi kết quả lại phải gánh chịu chi phí của hàng hoá chưa được tiêu thụ, do đó chi phí hàng bán năm 1998 là khá lớn dẫn đến lợi nhuận thuần và tỷ suất lợi nhuận thấp. Ngoài các chỉ tiêu trên, ta còn phải xét đến hệ số sinh lời của vốn có nghĩa là tổng số lợi nhuận so với số tài sản được sử dụng để sinh ra số lợi nhuận đó. Hệ số sinh lời của vốn kinh doanh là một chỉ tiêu quan trọng đánh giá hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Như ta đã biết, Công ty mới được bàn giao nguyên trạng từ mô hình làm dịch vụ kỹ thuật sang mô hình vừa làm dịch vụ kỹ thuật vừa kinh doanh từ Chính phủ sang Phòng thương mại và Công nghiệp, nên thời gian hoạt động ít, do đó nguồn vốn tự bổ sung chưa nhiều. Công ty phải hoạt động kinh doanh dựa trên nguồn vốn vay ngân hàng là chủ yếu, do đó khả năng thanh toán ngay của doanh nghiệp bị hạn chế: lãi suất vay ngân hàng lớn gấp 2,5 lần lãi của đơn vị. Trong khi tỷ lệ nợ phải trả so với tài sản luôn ở mức cao, năm 1998 tỷ lệ này là 59,2% còn năm 1999 lên tới 86,4%, điều đó sẽ không có lợi cho công việc kinh doanh và tham gia nhận thầu những công trình lớn của Công ty. Mặc dù vậy, Công ty vẫn sử dụng hiệu quả đồng vốn của mình. Thể hiện năm 1998 một đồng vốn bỏ ra kinh doanh, Công ty thu được 0,016 đồng lãi, đến năm 1999 tỷ lệ này đã lên tới 0,056 đồng. Bên cạch đó, sức sinh lời của một đồng vốn lưu động năm 1999 cũng tăng lên so với năm 1998 là 0,002 mặc dù tỷ lệ đó chưa phải là đã cao song chứng tỏ năm 1999 doanh nghiệp đã hoạt động có hiệu quả hơn. Điều đó còn thể hiện qua chỉ tiêu số vòng quay của vốn, năm 1999 vốn lưu động của Công ty đã quay được 5,5 vòng trong khi năm 1998 vốn lưu động chỉ quay được 3,5 vòng trong một kỳ. Như vậy năm 1999, Công ty đã nâng cao được hiệu quả kinh doanh của mình. Điều đó chứng tỏ doanh nghiệp đã từng bước ổn định, đứng vững và phát triển hoạt động kinh doanh ở đơn vị mình ngày càng đạy hiệu quả cao. Tuy nhiên, đi đôi với việc nâng cao được hiệu quả kinh doanh Công ty cần có biện pháp tích cực hơn nữa trong việc giảm tối thiểu chi phí cho hoạt động kinh doanh cũng như việc hạch toán và phân bố các khoản chi phí phát sinh. Để hiểu rõ hơn tình hình hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS), ta xem xét đến kim ngạch nhập khẩu trực tiếp của công ty qua hai năm 1998 và 1999 qua bảng. Bảng số 20: Bảng kim ngạch nhập khẩu trực tiếp của Công ty qua hai năm 1998 - 1999 STT Nước Năm 1998 Năm 1999 1 Nhật Bản 775.600 1.516.800 2 Trung Quốc 169.200 412.470 3 Hàn Quốc 325.810 411.190 4 Singapore 15.010 230.440 5 Phillipines 46.040 124.950 6 Đức 102.470 316.360 7 Indonesia 25.800 91.310 8 Anh 38.130 10.860 9 Mỹ 19.720 59.970 10 Malaysia 15.160 26.280 11 úc 28.060 25.970 12 Nga 26.830 64.940 13 Cộng hoà Czech 12.710 12.990 14 Đài Loan 38.550 46.000 15 Thái Lan 29.540 16.180 16 ý 34.870 10.790 Tổng giá trị 1.871.500 3.377.500 Qua đây, ta thấy kim ngạch nhập khẩu trực tiếp năm 1999 của công ty tăng lên so với măn 1999 là 80,47%. Bạn hàng của công ty chủ yếu là các nước trong khu vực như: Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Đài Loan, Trung Quốc... vì đậy là những thị trường cung cấp chủ yếu về máy móc, vật tư, thiết bị phục vụ sản xuất và xây dựng, ôtô và phụ tùng thay thế, mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của Công ty. Những nước này có vị trí nằm gần nước ta nên giá thành các nặt hàng nhập khẩu là thấp hơn so với một số nước khác do chí phí vận cuyển nhỏ hơn. Hơn nữa, mặt hàng nhập khẩu từ những nước này tương đối phù hợp với nhu cầu và khả năng tiêu thụ trong nước. Ngoài ra, công ty còn giao dịch buôn bán với các nước khác đó là: Mỹ, Anh, úc, Đức, Nga - những nước có tiềm năng công nghệ, thị trường rộng lớn và phong phú chủng loại các sản phẩm. Năm 1999, giá trị nhập khẩu trực tiếp vẫn tăng lên ở các nước, trong đó có Nhật Bản, Trung Quốc, Đức Singapore. Cơ cấu hàng nhập khẩu và tiêu thụ trong nước của Công ty qua hai năm 1998 - 1999 được thể hiện qua bảng: Bảng số 21: Bảng cơ cấu mặt hàng nhập khẩu trực tiếp Đơn vi: USD Mặt hàng/ Năm 1998 1999 Số tiền % Số tiền % Tổng giá trị 1.1871.500 100 3.377.500 100 1.Máy móc, vật tư, thiết bị sản xuất và xây dựng 602.600 32,2 1.108.190 32,81 Nhật Bản 314.610 518.870 Trung Quốc 107.510 271.390 Đức 43.700 123.300 Hàn Quốc 58.340 73.630 Singapore 42.690 78.730 Đài Loan 20.650 15.990 Malaysia 15.160 26.280 2.Ôtô và phụ tùng thay thế 636.390 34 681.340 20.17 Nhật Bản 225.350 351.560 Đài Loan 17.900 12.900 Trung Quốc 37.780 105.320 Hàn Quốc 161.800 125.130 Singapore 43.320 21.490 Thái Lan 215.370 Nga 64.940 ý 34.870 3.Dụng cụ và thiết bị điện lạnh 193.460 10,34 323.020 9,56 Nhật Bản 106.200 257.040 Mỹ 24.300 Hàn Quốc 52.800 30.380 Thái Lan 33.460 11.300 4.Đàn, kèn và phụ kiện 199.940 10,68 334.250 9,9 Nhật Bản 129.380 206.660 Đài Loan 17.110 Anh 38.130 10.860 Mỹ 19.720 35.670 Singapore 50.960 Cộng hoà Czech 12.710 12.990 5.Thiết bị, dụng cụ nghiên cứu, thí nghiệm 97.470 5,21 203.850 6,3 6.Hàng tiêu dùng 52.430 2,8 256.780 7,6 7.Giấy các loại 54.140 2,89 216.060 6,39 8.Thiết bị an toàn 27.650 1,47 74.000 2,19 9. Máy vi tính, vật tư, thiết bị khác 7.360 0,41 180.010 5,35 Ta có thể thấy, ô tô - phụ tùng thay thế, máy móc, vật tư - thiết bị phụ vụ sản xuất là những mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn trong kim ngạch nhập khẩu (KNNK) của Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) và nhập khẩu. Năm 1998, ôtô - phụ tùng thay thế chiếm 34% tổng kim ngạch nhập khẩu và chỉ có 20,17% tổng KNNK năm 1999. Còn máy móc, vật tư - thiết bị phục vụ sản xuất và xây dựng chiếm gần bẩy trăm ngàn USD năm 1998 với tỷ trọng KNNK là 32,2%, năm 199 nó tăng lên hơn 1,2 triệu USD (chiếm 32,81%) Nhật Bản luôn là bạn hàng lớn nhất của Công ty. Sau hai nhóm mặt hàng trên phải kể đến dụng cụ và thiết bị điện lạnh. Đây cũng là một trong những mặt hàng nhập khẩu quan trọng của Công ty. Ngoài hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty còn thực hiện cung cấp các dịch vụ điện lạnh cho các đơn vị, các cơ quan tổ chức và cá nhân trong nước, việc nhập khẩu những mặt hàng này có ý nghĩa rất lớn trong việc giảm chi phí hoạt động kinh doanh của Công ty. Năm 1999, giá trị của dụng cụ và thiết bị điện lạnh cao hơn so với năm 1998 là gần 200.000 USD song tỷ trọng của nó trong cơ cấu các mặt hàng lại thấp chỉ có 9,56% trong khi năm 1997 là 10,34, điều này không chứng tỏ việc cung cấp dịch vụ kỹ thuật điện lạnh năm 1999 là giảm. Trong cơ cấu hàng hoá nhập khẩu của Công ty dịch vụ kỹ thuật và nhập khẩu đàn, kèn và các phụ kiện cũng chiếm giá trị khá lớn, do công ty nắm bắt được nhu cầu về hàng hoá này ở nước ta trong một vài gần đây nên đã đẩy mạnh hoạt động nhập khẩu mặt hàng này, đồng thời Công ty còn tăng cường thực hiện các hợp đồng mua bán trực tiếp với các trường nghệ thuật. Thị trường xuất nhập khẩu chủ yếu về đàn và các dụng cụ âm nhạc của Công ty là: Nhật Bản, Mỹ, Anh, Cộng hoà Czech. Bên cạch đó những mặt hàng kể trên, Công ty còn nhập khẩu một số hàng hoá khác như: hàng tiêu dùng (thường là các hàng xa xỉ phải chịu thuế suất cao), giấy ngoại các loại, các thiết bị an toàn, máy vi tính,... và chiếm tỷ trọng không lớn trong KNNK của Công ty. Ngoài việc phân tích các chỉ tiêu trên, để phân tích hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp chúng ta còn phỉ phân tích tình hình lưu chuyển của hàng hoá nhập khẩu ở Công ty. Nắm bắt được tốc độ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu còn giúp cho các nhà kinh doanh và các nhà quản lý nắm bắt được tình hình kinh doanh ở đơn vị mình, từ đó có những biện pháp bổ sung kịp thời những điểm thiếu xót cho phương án kinh doanh sau. Tình hình lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) được thể hiện qua các chỉ tiêu trong bảng sau: Bảng số 22: Chỉ tiêu phản ánh lưu chuyển hàng hoá ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) Chỉ tiêu Đơn vị Năm 1998 Năm1999 1. Doanh thu tiêu thụ hàng nhập khẩu VND 26.113.865.197 53.213.024.852 2. Mức dự trữ hàng năm (Dbq) VND 2.735.650.967 3.947.890.750 3. Số vòng lưu chuyển hàng hoá (V) Vòng 9,55 13,43 4. Thời gian lưu chuyển hàng hoá (t) Ngày/ vòng 38,24 27,18 Như vậy, ta có thể thấy số vòng lưu chuyển hàng hoá ở Công ty chỉ có 9.55 vòng vào năm 1998 thì đến năm 1999 số vòng lưu chuyển đã lên tới 13,43 vòng, do số vòng lưu chuyển hàng hoá năm 1999 nhiều hơn nên thời gian của một vòng là hơn chỉ có 27,18 ngày/vòng, trong khi năm 1998 là 38,24 ngày/vòng. Như vậy, hiệu quả sử dụng vốn của Công ty năm 1999 là cao hơn năm 1998. Tóm lại, qua phân tích hệ thống chỉ tiêu kinh tế, Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) nói chung năm 1999 làm ăn có hiệu quả hơn năm 1998. Song theo các nàh phân tích kinh tế, thì hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp còn phải được đánh giá thông qua hiệu quả kinh tế - xã hội mà doanh nghiệp đạt được. Họ cho rằng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có thể tối đa hoá được lợi nhuận nhưng lại không mang lại phúc lợi cho xã hội đáng kể. Đứng trên quan điểm này, ta có thể thấy doanh nghiệp cũng đạt được một số chỉ tiêu hiệu quả kinh tế - xã hội như: trong năm qua Công ty vẫn luôn đảm bảo việc làm cho cán bộ công nhân viên trong Công ty, đảm bảo quyền lợi, phúc lợi xã hội, cũng như điều kiện và cơ sở vật kỹ thuật làm việc, thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ cho Nhà nước, nâng cao mức sống của cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Mặc dù hoạt động trong môi trường đầy sự biến động nhưng qua hai năm 1998 và 1999, Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) vẫn đẩy mạnh công việc kinh doanh, làm ăn có lãi. Song để duy trì sự phát triển ổn định và an toàn, đòi hỏi Công ty không ngừng hoàn thiện công tác quản lý, trong đó có công tác hạch toán kế toán, nhằm phát huy mọi lợi thế mà Công ty có được cũng như hạn chế được những rủi ro hay khó khăn mà doanh nghiệp phải đương đầu trong tương lai. ở chương sau, em xin đề cập tới vấn đề nay. Phần III Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). I. Cơ sở lý luận cho việc hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu. Nền kinh tế nước ta đang từng bước chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, các đơn cị kinh tế đều có sự cạnh tranh gay gắt để tồn tại. Trong kinh doanh, các doanh nghiệp phải thực hiện nguyên tắc lấy thu bù chi và có lãi. Do đó, để tổ chức, quản lý hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao, người lãnh đạo cần phải nắm được đầy đủ các thông tin về hoạt động kinh doanh của mình một cách kịp thời và chính xác. Hạch toán kế toán là nguồn cung cấp thông tin quan trọng cho quản lý. Trong sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế của nước ta và bối cảnh thế giới hiện nay, hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng trở lên đa dạng, phức tạp và mang tính cạnh tranh cao. Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải đối mặt thường xuyên với sự thay đổi chính sách của Nhà nước, với sự biến động của môi trường kinh doanh quốc tế. Chính vì vậy, muốn đạt được hiệu quả kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức và quản lý hoạt động kinh doanh ở đơn vị mình. Để đạt được mục tiêu đó, công tác kế toán phải không ngừng được hoàn thiện. Hoàn thiện công tác kế toán trước hết là nâng cao trình độ chuyên môn, đổi mới trang thiết bị phục vụ công tác kế toán, hoàn thiện phương pháp kế toán và bộ máy kế toán nhằm đáp ứng tốt nhu cầu thông tin phục vụ cho quản trị doanh nghiệp. Hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo những nguyên tắc sau: Thứ nhất, nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán nói chung và của kế toán nói riêng. Cùng một lúc nó phải phản ánh, vừa phải giám đốc quá trình kinh doanh nhập khẩu. Vì vậy, cần phải hoàn thiện từ bộ máy kế toán đến công tác hạch toán để góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong môi trường luôn có biến động mà khó có thể kiểm soát được. Thứ hai, việc hoàn thiện phải xuất phát tư đặc điểm của hoạt động nhập khẩu. Là một hoạt động kinh doanh như các hoạt động khác, mục tiêu chiến lược hoạt động kinh doanh nhập khẩu là đạt lợi nhuận cao nhất với chi phí thấp nhất. Như vậy, tăng lợi nhuận và giảm cho phí kinh doanh chính là động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao chất lượng thông tin kế toán. Thứ ba, hoàn thiện phải dựa trên chuẩn mực, quy định của pháp luật nói chung và chế độ, chính sách tài chính kế toán nói riêng. Hoạt động nhập khẩu có mô hình kinh doanh, những chính sách qui định riêng và là một hoạt động khá phức tạp do đó tổ chức hạch toán nhập khẩu cũng có nhửng nét khác biệt so với các hoạt động khác nên không thể tránh khỏi có sai sót khi thực hiện. Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu được hiểu là sửa chữa những sai sót, những yếu tố chưa khoa học trong quá trình thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán cũng như đáp ứng nhu cầu cho quản lý. Hoàn thiện công tác kế toán là qúa trình từ nhận thức làm thay đổi thực tế và xuất phát từ thực tế bổ sung thêm cho nhận thức và lý luận .Việc hoàn thiện này phải dựa trên những chuẩn mực nhát định . Thứ tư, hoàn thiện công tác kế toán phải bảo đảm nguyên tắc kinh doanh là đạt hiệu quả cao. Do đó, hoàn thiện là phải luôn bám sát mục tiêu của hoạt động kinh doanh với các thông tin kế toán phải nhặy bén, thiết thực, thị trường từ đó phục vụ cho công việc kinh doanh nhập khẩu thường xuyên đúng thời điểm và đúng lúc . Một vấn đề quan trọng là việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nhập khẩu nói riêng phải được thực hiện từ cấp nhà nước cho đến từng đơn vị. Trên giác độ vĩ mô đó là việc ban hành các thông tư, các văn bản hướng dẫn, kịp thời tiếp nhận các ý kiến phản hồi bổ sung, sửa chửa nhằm hoàn thiện chế độ kế toán. ở giác độ vi mô, đó là việc chấp hành, tuân thủ các chế độ trong phạm vi và qui mô hoạt động của từng doanh nghiệp, đồng thời đề xuất, kiến nghị các bất cập phát sinh khi áp dụng để Nhà nước có biện pháp điều chỉnh. Ngoài việc chấp hành những nguyên tắc trên khi hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu, thì bản thân bộ phận kế toán ở Công ty đòi hỏi phải đạt được những điều kiện sau . Một là, phải có đội ngũ cán bộ, kế toán có trình độ nghiệp vụ, nắm vững các nghiệp vụ ngoại thương tức là am hiểu về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, các chế định tài chính và thanh toán, có khả năng giao dịch và thanh quyết toán các hợp đồng. Muốn tổ chức và tiến hành công tác kế toán tốt thì phải có đội ngũ kế toán viên giỏi, có kinh nghiệm thực tiễn và đặc biệt là phải có trình độ nghiệp vụ. Cán bộ kế toán phải là những người nhiệt tình trong công việc, hoàn thành tốt công việc được phân công, đồng thời phải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu công việc thực hiện. Đảm bảo nguyên tắc thống nhất quản lý, phòng kế toán phải có hạt nhân vững chắc và giầu kinh nghiệm mà trước hết là Kế toán trưởng. Hai là, để thực hiện tốt công tác ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ nhập khẩu, kế toán phải thông thạo ngoại ngữ thông dụng giao dich mà hiện nay là tiếng Anh. Hoạt động nhập khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán với các công ty nước ngoài, trong các văn bản hay trong đàm phán ký kết đều sử dụng băng tiếng Anh. Vì vậy, chỉ có thông thạo ngoại ngữ, kế toán mới hiểu rõ được nội dung của chứng từ, từ đó phản ánh chính xác và đầy đủ trên sổ sách kế toán, góp phần nâng cao các thông tin kế toán. Ba là, hoàn thiện công tác kế toán là giảm tính toán các bước trung gian, ghi chép và xử lý số liệu nhằm nâng cao năng suất lao động kế toán, đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin chính xác, kịp thời đầy đủ cho công tác quản lý. Để thực hiện được điều đó đòi hỏi đội ngũ cán bộ kế toán không ngừng giỏi về thao tác, xử lý trên máy tính mà còn phải hiểu và sử dụng thành thạo phần mền kế toán trong phân tích, phản ánh, xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị và lập báo cáo kế toán ttheo định kỳ. II. Một số nhận xét về công tác kế toán nhập khẩu và phương hướng hoàn thiện những tồn tại ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). Cùng với sự chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, nâng cao hiệu quả kinh doanh luôn là mục tiêu được đặt lên hàng đầu cho ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Tuy mới được bàn giao sang Phòng thương mại và công nghiệp và đổi sang mô hình kinh doanh vừa làm dịch vụ kỹ thuật vừa kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty từng bước tự khẳng định mình, phát triển và đứng vững trên thị trường. Bên cạnh đó, Công ty luôn chú trọng việc đảm bảo việc làm, ổm định thu nhập và nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Hiện nay, Công ty có một cơ ngơi đồ sộ, trang thiết bị kỹ thuật hiện đại với đội ngũ công nhân viên có trình độ tay nghề cao, có kinh nghiệm và trình độ quản lý giỏi. Hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng không ngừng được hoàn thiện và nâng cao để đáp ứng nhu cầu, nhiệm vụ hoạt động kinh doanh. Qua thời gian thực tập tại Công ty, trên cơ sở những kiến thức đã được trang bị tại trường, yêu cầu của công tác quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hiện nay và tình hình thực tế công tác kế toán tại doanh nghiệp tôi xin mạnh dạn đưa ra một số nhận xét và đề xuất một số ý kiến có thể hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nhập khẩu, từ đó góp phần tăng cường quản lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh ở Công ty. 1. Một số điểm nổi bật về công tác kế toán ở Công ty. Thứ nhất, trong điều kiện của cơ chế quản lý mới, tương ứng với mô hình quản lý và đặc điểm của lĩnh vực hoạt động kinh doanh, hệ thống kế toán của Công ty được tổ chức tương đối gọn và hoàn chỉnh, có kế hoạch xắp xếp và chỉ đạo từ trên xuống. Xuất phát từ đặc điểm là kinh doanh xuất nhập khẩu và dịch vụ kỹ thuật, Công ty đã lựa chọn mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung là phù hợp. Việc hạch toán được tập trung tại phòng kế toán tài chính của Công ty, còn các đơn vị cơ sở như xưởng gốm thực hiện hạch toán báo sổ theo dõi và quy định của kế toán trưởng. Các đơn vị này có nhiệm vụ ghi chép, thu thập kiểm tra chứng từ ban đầu của hoạt động kinh doanh, định kỳ chuyển chứng từ và sổ sách cho phòng kế toán để tổng hợp. Mô hình này không những tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và giám sát tình hình tái chính trong việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của ban Giám đốc công ty mà còn tạo điều kiện cho công tác phân công lao động, chuyên môn hoá theo các phần hành kế toán, nâng cao trình độ nghiệp vụ, ý thức trách nhiệm của cán bộ kế toán. Thứ hai, các phần hành kế toán được phân công tương đối rõ ràng cho từng kế toán viên trong phòng, có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành với nhau, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán, ghi chép. Từ đó tạo cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng và phát hiện những sai sót để sửa chữa kịp thời, đảm bảo cung cấp những trung thực những thông tin giúp ban lãnh đạo, các ngành có chức năng đánh giá được hiệu quả kinh doanh trong kỳ, qua đó xây dựng được kế hoạch kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thị trường. Thứ ba, về chứng từ và luân chuyển chứng từ. Công ty sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh mọi hoá đơn chứng từ theo đúng mẫu và quy định của Bộ Tài Chính. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các hoá đơn, chứng từ phù hợp về cả số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ. Chứng từ là những cơ sở ban đầu để thực hiện công việc hạch toán, do đó các chứng từ đều được đánh số thứ tự thời gian và được kiểm tra thường xuyên về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra chứng từ gốc kèm theo, kiểm tra về các con số, các chữ ký, kiểm tra các định khoản... Việc kiểm tra này giúp cho việc tổng hợp, phân loại thông tin kinh tế để ghi sổ tổng hợp và chi tiết. Do đặc điểm của từng hoạt động nhập khẩu là thực hiện theo từng hợp đồng nên Công ty quản lý theo từng hợp đồng, từng khoản mục, từng khách hàng tạo điều kiện cho việc tìm kiếm, kiểm tra khi cần thiết. Bên cạnh việc tổ chức kiểm tra chứng từ thường xuyên, kế toán không ngừng hợp lý hoá các thủ tục lập và sử lý chứng từ như: giảm các thủ tục xét duyệt, ký chứng từ đến mức tối đa, đồng thời thức hiện chương trình luân chuyển chứng từ theo đúng quy định và phù hợp với yêu cầu của nghiệp vụ kinh doanh. Khi áp dụng luật thuế GTGT, công tác quản lý chứng từ thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào được chia làm hai mảng rõ ràng thuận tiện cho việc kê khai thuế GTGT và thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước. Thứ tư, Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để phản ảnh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hình thức này khá đơn giản về quy trình hạch toán. với hình thức ghi sổ này, công việc kế toán được phân đều trong tháng thuận tiện cho việc đối chiếu và kiểm tra. Công ty sử dụng máy vi tính trong ghi chép xử lý số liệu nên đã khắc phục được nhược điểm của hình thức ghi sổ này là giảm được khối lượng ghi chép chung, giảm mức độ nhầm lẫn về con số, đồng thời tiến độ lập báo cáo và cung cấp chỉ tiêu nhanh, đầy đủ, chính xác, kịp thời. Thứ năm, hệ thống tài khoản Công ty sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu được chi tiết tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Với đặc điểm là tham gia hoạt động xuất nhập khẩu, Công ty đã chi tiết hết các tài khoản 1121, 1122 theo từng ngân hàng giao dịch và tài khoản 131, 331 chi tiết theo từng khách hàng, cùng với việc trang bị máy tính cho công tác kế toán nên công tác quản lý ngoại tệ và công nợ của từng khách hàng, từng nhà cung cấp rất đơn giản và thuận tiện, có thể cung cấp thông tin một cách nhanh chóng khi cần thiết, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Thứ sau, Công ty áp dụng phương pháp KKTX để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên, chính xác về tình hình biến động của hàng hoá nhập khẩu trên các mặt: tiêu thụ, dự trữ và cung ứng, tạo ra sự quản lý và bảo quản tốt hàng hoá cả về số lượng và giá trị. Trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song là rất phù hợp. Thứ nhất là vì số danh điểm hàng hoá nhập kho của Công ty ít và thường xuyên được theo dõi theo từng lô hàng nhập khẩu có giá trị lớn. Thứ bẩy, là một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá Công ty thường xuyên phải sử dụng đến ngoại tệ để giao dịch, trong khi tỷ giá ngoại tệ biến động thường xuyên và khó có thể kiểm soát được, Công ty đã sử dụng tỷ giá thực tế để ghi chép là khá đơn giản. khoản chênh lệch tỷ giá không được hạch toán vào tài khoản 431 - Chênh lệch tỷ giá, nếu chênh lệch tỷ giá tăng kế toán phản ánh vào tài khoản 711 - Thu nhập tài chính, nếu chênh lệch tỷ giá giảm thì phản ánh trên tài khoản 811 - Chi phí tài chính. Thứ tám, việc hạch toán nhập khẩu uỷ thác tại Công ty tương đối đơn giản. Toàn bộ số tiền nhận của đơn đơn vị uỷ thác cho việc thực hiện hợp đồng hoặc hợp đồng hoặc nộp hộ thuế, trả hộ các chi phí, kế toán phản ánh vào bên Có tài khoản 3388. Khi Công ty thực hiện hợp đồng uỷ thác, toàn bộ số tiền chi ra thì được phản ánh vào bên Nợ tài khoản 3388. Đến khi kết thúc hợp đồng, chênh lệch của tài khoản 3388 được kết chuyển sang tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng phản ánh hoa hồng uỷ thác nhập khẩu Công ty được hưởng. Thứ chín, công tác quản lý và tổ chức hoạt động nhập khẩu tại Công ty hết sức chặt chẽ. Một hợp đồng nhập khẩu được thức hiện phải được sự phê chuẩn của Giám đốc công ty sau khi đã xem xét phương án kinh doanh và sự tham mưu của Phó giám đốc, Kế toán trưởng. Cuối cùng, đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán trong Công ty có trình độ nghiệp vụ, nắm vững và am hiểu các kỹ thuật nghiệp vụ trong kinh doanh xuất nhập khẩu, các chế định tài chính và thanh toán, có trình độ ngoại ngữ và sử dụng thành thạo các phần mền kế toán. Đặc biệt, các cán bộ kế toán là những người nhiệt tình và có trách nhiệm trong công việc. Bên cách đó, tôi nhận thấy còn một số vấn đề cần phải nghiên cứu và tiếp tục hoàn thiện. 2. Một số vấn đề cần nghiên cứu và tiếp tực hoàn thiện. Thứ nhất, trong hạch toán nhập khẩu tực tiếp có một số điểm cụ thể như sau: Một là, khi Công ty tiến hành ký quỹ để mở L/C thì lại coi đó là khoản ứng trước cho nhà xuất khẩu, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 331 - Phải trả cho nhà cung cấp Có TK 1122 - Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ Và khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng kế toán ghi sổ số tiền còn lại theo định khoản trên. mặc dù, hạch toán như vậy là làm giảm được một phần khối lượng ghi chép nhưng lại phản ánh không đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trên thực tế, nhà xuất khẩu chưa nhận số tiền ký quỹ của Công ty, mà theo nội dung nghiệp vụ kinh tế đó thì tài sản là tiền gửi ngân hàng ngoại tệ của Công ty giảm đi trong khi tài sản khác là các khoản ký quỹ tăng lên, còn theo như sự phản ánh của Công ty thì có nghĩa là tiền gửi ngoại tệ giảm và nợ phải trả giảm (có nghĩa là tài sản giảm và nguồn vốn giảm). Hạch toán như vậy ta không thể tránh khỏi sự nhầm lẫn giữa khoản mở L/C cho hàng nhập khẩu của nhà cung cấp này với nhà cung cấp khác cho dù Công ty quản lý theo từng hợp đồng nhập khẩu và trên đó ghi rõ từng nghiệp vụ và số tiền phát sinh kèm theo. Để hạch toán rõ ràng và phản ánh đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tôi thiết nghĩ Công ty nên hạch toán số tiền đó qua tài khoản 144 - Thế chấp, ký quỹ, ký ngắn hạn, có nghĩa là hạch toán số tiền đó như một khoản ký quỹ và khi thanh toán cho nhà xuất khẩu mới ghi giảm số tiền đó trên tài khoản này và lúc đó tài sản của Công ty mới thực sự bị giảm xuống. Trình tự hạch toán như sau: + Khi ký quỹ mở L/C, kế toán ghi số tiền ký quỹ theo định khoản: Nợ TK 144 - (Chi tiết theo hợp đồng mở L/C) Có TK 1122 -Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ + Khi thực hiện thanh toán cho nhà xuất khẩu, căn cứ vào giấy báo nợ cuả ngân hàng, kế toán ghi : Nợ TK 331- (Tổng giá trị hợp đồng ) Có TK 1122 - ( Số tiền trả cho ngân hàng ) Có TK 144 - ( Số tiền ký quỷ mở L/C) Hai là, trong hạch toán nghiệp vụ nhập hàng, khi nhận được giáy thông báo hàng đã về đến sân bay đến cảng, kế toán không phản ánh giá trị lô hàng đó thuộc quyền sở hửu của công ty ngay lúc đó qua tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường, mà sau khi công ty đã làm mọi thủ tục Hải quan nhận hàng và nhập kho kế toán mới phản ánh theo bút toán : Nợ TK 156- (Tổng giá trị hợp đồng ) Có TK 331- Phải trả nhà cung cáp Có TK 3333 -Thếu nhập Khẩu Như vậy, việc xác định lô hàng thuộc quyền sở hửu của công ty là sai thời điểm. Ba là, trong chế độ kế toán mới, theo quy định của Bộ tài chính thì nhửng khoản chi phí kliên quan đến việc thu mua hàng hoá trừ tiền hàng và thuế nhập khẩu, phát sinh trước lúc nhập kho hoặc tiêu thụ trực tiếp thì phải hạch toán vào TK 1562- Chi phí thu mau hàng hoá, đến cuối kỳ tiến hành phân bổ cho hàng hoá bán ra. Những khoản chi phí lưu thông, chi phí tiếp thị và các khoản chi phí khác phát sinh trong quá trình tiêu thụ thì phải hạch toán vào TK 641 - Chi phí bán hàng . Những chi phí chung liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp thì phải hạch toán vào TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp . Trên thực tế, ở Công ty dịch vụ kỹ thuật xuất nhập khẩu thì những khoản chi phí liên quan đến thu mua hàng nhập khẩu lại vừa được phản ánh vào TK 641 và TK 642 Chứ không được phản ánh vào tài khoản 1562.Ví dụ như các chi phí giao dịch qua ngân hàng trong quá trình nhập hàng như: phí mở L/C, phí tu chỉnh L/C, điện phí, phí chuyển tiền, phí Telex, Fax,... Được phản ánh vào TK 642 (6425). Các chi phí phát sinh trong quá trình làm thủ tục nhận hàng như phí vận chuyển, phí giám định chất lượng, phí thuê kho bãi, tiền bốc xếp, phí hành chính,... được phản ánh vào TK 641(6418). Cuối kỳ các chi phí này được kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả kinh doanh, chứ không phân biệt chi phí, như vậy nên khó có thể xác định được chính xác giá trị vốn của hàng hoá tiêu thụ, dẫn đến không xác định chính xác kết quả kinh doanh của từng mặt hàng. Đồng thời, chúng ta sẽ gặp khó khăn trong việc xây dựng một chiến lược kinh doanh hợp lý . Để giải quyết vấn đề này, tôi thiết nghĩ nên hạch toán riêng từng khoản chi phí một cách rõ ràng. Các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng mới hạch toán vào tài khoản 641, các chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp mới hạch toán vào tài khoản 642. Riêng chi phí thu mua phát sinh trong quá trình nhập hàng phải phản ánh vào tài khoản 1562, cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho số hàng tiêu thụ trong kỳ và số hàng tồn còn lại theo công thức : Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ = Chi phí thu mua tồn đầu kỳ + Chi phi thhu mua phát sinh trong kỳ * Trị giá mua hàng tồn cuối kỳ Trị giá mua hàng xuất tiêu thụ trong kỳ + Trị giá mua hàng trong kỳ Trong đó giá trị hàng tồn cuối kỳ là tổng giád trị trên các tài khoản : +Tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường + Tài khoản 1561 - Hàng hoá tồn kho + Tài khoản 157 - Hàng gửi bán Sau đó xác định chi phí thu mua bán ra trong kỳ: Chí phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra trong kỳ = Chi phí thu mua tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ - Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ Từ kết quả đó, phản ánh chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng hoá bán ra theo bút toán sau: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 1562- (Chi phí thu mua phân bổ cho số hàng tiêu thụ) Qua đó, tôi xin nêu ra phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán nhập khẩu trực tiếp theo sơ đồ sau: Sơ đồ 16: Hoàn thiện công tác hạch toán nhập khẩu trực tiếp tại Công ty IMS TK 1112, 1122 TK 151 TK 157 TK 144 TK 331 TK 632 TK 156, 152, 211 TK 632 TK 133 TK 3333 TK 33312 TK 1562 Ký quỹ L/C Thanh Toán trừ vào tiền quỹ mở L/C Thanh toán tiền cho nhà cung cấp Trị giá hàng gửi bán Trị giá hàng bán trực tiếp Nộp thuế NK Số thuế NK phải nộp Trị giá hàng nhập kho Nộp thuế GTGT Thuế GTGTphải nộp Tập hpọ chi phí thu mua Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ Thứ hai, hoạt động nhập khẩu chủ yếu được thực hiện trên cơ sở hợp đồng đã ký kết việc mua và bán thường theo giá trị từng lô hàng, sổ danh điểm hàng hoá của công ty ít, số lần nhập kho không nhiều nhập về thuờng giao thẳng cho khách hàng tại cầu cảng hoặc sân bay. Hơn nữa, trong hạch toán hàng tồn kho, công ty áp dụng phương pháp KKTX và phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng hoá giữa kho với phòng kế toán nên hàng hoá được phản ánh thường xuyên, liên tục về tình hình nhập - xuất - tồn kho và công việc kế toán được rải đều trong tháng. Việc lựa chọn phương pháp tính giá trị hàng xuất bán theo giá bình quân gia quyền (giá bình quân cuối tháng hay giá bình quân cả kỳ dự trữ) lại làm cho công việc dồn vào cuối tháng là chưa hợp lý. Tôi thiết nghĩ Công ty nên sử dụng gía thực tế đích danh trong xác định giá xuất bán hoặc xuất dùng đơn giản và chính xác hơn . Thứ ba, về sổ kế toán, sổ theo giỏi chi tiết hàng tồn kho có một số điểm sau : + Trong mẫu sổ chi tiết theo dõi ngoại tệ, Công ty vừa hạch toán tổng hợp số ngoại tệ theo đồng Việt nam, vừa theo dõi chi tiết số lượng ngoại tệ trên cùng một số. Hơn nữa, Công ty sử dụng tỷ giá thực tế trong ghi chép nhưng trong kết cấu của sổ lại không có cột phản ánh tỷ giá, do vậy khi phát sinh tỷ giá lại. Đồng thời, xuất phát từ nhược điểm của máy vi tính là số ký tự trên một trang màn hình bị giới hạn và trong giao dịch Công ty sử dụng nhiều loại ngoại tệ trên tài khoản 007 - Ngoại tệ các loại và trong mẫu sổ nên được bổ sung thêm cột tỷ giá . Phương hướng hoàn thiện như sau: Mẫu cũ của Công ty là: Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) -------------------------------------------------------------------------- Báo chi tiết số phát sinh tài khoản 1122 Ngoại tệ gửi ngân hàng Trang: Số dư đầu kỳ:....................... Đơn vị: Đồng Ngày Số CT Nội dung TK ĐƯ Phát sinh nợ Phát sinh cóVND PS Nợ USD PS Có USD Tổng cộng số dư cuối kỳ Mẫu sổ hoàn thiện như sau: Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) -------------------------------------------------------------------------- Báo chi tiết số phát sinh tài khoản 1122 Ngoại tệ gửi ngân hàng Trang: Số dư đầu kỳ:....................... Đơn vị: Đồng Ngày Số CT Nội dung TK ĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số tiền Tỷ giá Số tiền Tỷ giá Tổng cộng số dư cuối kỳ + Hiện nay, Công ty vận dụng hình thức thẻ song song trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho, với mẫu sổ cũ mặc dù có đủ các cột phản ánh số lượng và giá trị hàng nhập - xuất - tồn kho, nhưng sự bố trí các cột như vậy chưa thực sự hợp lý và rất dễ bị nhầm lẫn khi kiểm tra vì nó không rõ ràng theo từng mục nhập - xuất - tồn. Tôi thiết nghĩ Công ty nên bố trí lại vị trí giữa các cột trong sổ. Mẫu sổ cũ của Công ty: Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) -------------------------------------------------------------------------- Báo chi tiết số phát sinh tài khoản 1561 - Hàng hoá Trang: Số dư đầu kỳ:....................... Đơn vị: Đồng Cấp Nội dung TK ĐƯ Số lượng đầu kỳ Dư Nợ đầu kỳ Số lượng nhập (km) Số lượng xuất (km) PS Nợ trong kỳ PS Có trong kỳ Số lượng cuối kỳ Dư Nợ cuối kỳ Tổng cộng SDCK Mẫu sổ hoàn thiện: Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS) -------------------------------------------------------------------------- Báo chi tiết số phát sinh tài khoản 1561- Hàng hoá Trang: Đơn vị: Đồng Ngày Số CT Nội dung TK ĐƯ Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền Cộng Thứ tư, hiện nay Công ty chưa áp dụng phương pháp dự phòng giảm giá tài sản, nhưng đây là phương pháp được áp ở rất rất nhiều nước trên thế giới bởi nó thể hiện nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh. Dự phòng giảm giá tài sản được lập sẽ giảm chi phí, do đó làm giảm lãi trong liên độ kế toán nên nó phản ánh sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong một niên độ kế toán. Thêm vào đó, giá cả hàng hoá trên thị trường luôn luôn biến động do nhiều yếu tố chủ quan và khách quan khác nhau, đặc biệt là đối với các máy móc, thiết bị, vật liệu hiện đại - những mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của doanh nghiệp, thời gian kưu chuyển hàng hoá kéo dài có thể sẽ bị giảm giá do hao mòn vô hình hay đối với những khoản thu khách hàng không có khả năng trả. Vì vậy, dự phòng giảm giá tài sản chính là nguồn bù đắp khi tài sản thực sự giảm giá, do đó nó làm giảm bớt các rủi ro và thiệt hại cho Công ty. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân theo các nguyên tắc và quy định sau: - Chi trích dự phòng với những mặt hàng mà giá thị trường tại thời điểm lập báo cáo quyết toán giảm xuống so với giá trị trên sổ sách, chỉ lập dự phòng cho những hàng hoá được phép kinh doanh, có chứng từ, hoá đơn hợp lệ. -Việc lập dự phòng chỉ thực hiện vào cuối niên độ kế toán cho từng mặt hàng tồn kho, căn cứ vào sự biến động của giá cả hàng hoá và những bằng chứng tin cậy tại thời điểm lập dự phòng. -Không được lấy phần tăng giá của mặt hàng này để bù đắp cho phần giảm giá của mặt hàng khác. Dự phòng giảm giá của hàng tồn kho của niên độ trước chưa dùng đến được hoàn nhập hết vào cuối niên độ kế toán sau, sau đó mới lập lại dự phòng cho niên độ kế toán tiếp theo sau. Để phản ánh tình hình biến động của các khoản dự phòng giảm giá tồn kho, kế toán sử dụng tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng mặt hàng và kết cấu như sau: Bên Nợ: - Hoàn nhập dự phòng. - Xử lý mức thiệt hại do hàng tồn kho thực tế giảm xuống. Bên Có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dư Có: Khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho chưa sử dụng. Khi lập dự phòng giảm giá trị hàng tồn kho ghi trên sổ kế toán với giá thị trường của hàng tồn kho tại thơì điểm kiểm kê, nếu giá thị trường nhỏ hơn thì ta lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thực tế: Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng vật tư, hàng hoá * Giá trị vật tư, hàng hoá ghi trên sổ kế toán - Giá trị vật tư, hàng hoá trên thị trường Và tương tự như lập dự phòng tồn kho hàng hoá, trước khi lập bảng kê dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi, ta phải đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, dự đoán số khách hàng không trả được mợ và chỉ lập dự phòng phỉa thu khó đòi cho những khách hàng đang nợ doanh nghiệp có đầy đủ chứng từ, hoá đơn hợp lệ, ghi rõ thời gian thanh toán: Mức dự phòng khó đòi = Số nợ thu khó đòi * Số phần trăm có khả năng mất Phản ánh tình hình biến động của các khoản phải thu khó đòi kế toán sử dụng tài khoản 139 - Dự phòng phải thu khó đòi và được ghi cho từng khoản nợ khó đòi. Căn cứ vào các mức dự phòng vừa tính, kế toán tiến hành ghi sổ và phản ánh theo sơ đồ sau: Sơ đồ 17: Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 721 TK159,139 TK 6426 Hoàn nhập dự phòng trước vào ngày 31/12/ N Lập dự phòng cho niên độ N vào ngày 31/12/ N Xử lý thiệt hại do giảm giá trong niên độ N TK 156 Trên đây, tôi đã nêu lên một số vấn đề cần nghiên cứu và đưa ra một vài phương hướng hoàn thiệ những nhược điểm còn chưa hợp lý nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác kế toán nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). Song để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh ở Công ty không chỉ hoàn thiện công tác kế toán mà đòi hỏi công tác tổ chức và quản lý nó cũng không ngừng được nâng cao và hoàn thiện. Kết luận Sự chuyển dịch sang nền kinh tế thị trường só sự quản lý của Nhà nước ta hiện nay đòi hỏi mỗi đơn vị kinh tế phải phát huy tính chủ động, sáng tạo trong tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng quy định của Nhà nước vừa đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, vừa góp phàn thúc đẩy sự tăng trưởng nền kinh tế quốc dân. Xuất phát từ yêu cầu đó, cùng với quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện công tác quản lý nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh ở đơn vị mình, trong đó có hoàn thiện công tác kế toán - một công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý. Trong thời gian thực tập đi sâu tìm hiểu hoạt động kinh doanh nhập khẩu và xuất nhập khẩu, được sự hướng dẫn của Cô giáo thạc sĩ Phạm Bích Chi và sự giúp đỡ tận tình của các cô, chú Phòng kế toán - Tài chính và phòng kinh doanh xuất nhập khẩu em đã hoàn thành bài viết của mình. Do thời gian thực tế và kiến thức còn hạn chế, bài viết không thể đề cập hết mọi vấn đề của đề tài và không tránh khỏi những khiếm khuyết, em rất mong được sự góp ý của các thầy cô và các cô chú trong cơ quan để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Chuyên đề đã đề cập được những nội dung sau: - Về lý luận: Chuyên đề nêu lên được những đặc điểm cơ bản của hoạt động lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và tổ chức công tác kế toán nhập khẩu. - Về thực tế: Chuyên đề nêu lên tình hình hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và phân tích hiệu quả kinh doanh nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). Từ lý luận và thực tế đó, phần cuối của chuyên đề nêu lên một vài nhận xét và một số phương hướng hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh ở Công ty Xuất nhập khẩu chuyên gia lao động và Kỹ thuật (IMS). Một lần nữa, em xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo cùng các cô chú trong công ty. Danh mục tài liệu tham khảo 1. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp Chủ biên: PTS. Đặng Thị Loan - NXB Giáo dục 11/1996 2.Hệ thống kế toán doanh nghiệp NXB Tài chính 1995 3.Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh Chủ biên: PGS.PTS Phạm Thị Gái - NXB Giáo Dục 1998 4.Phân tích hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu Tập thể tác giả trường ĐH Ngoại thương - NXB Giáo Dục 1994 5.Tổ chức và nghiệp vụ kinh doanh thương mại quốc tế. PTS. Trần Chí Thành - NXB Thống Kê 1994 6.Kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu PGS. PTS Lê Gia Lục - NXB Giáo Dục 1995 7.Thông tư thuế GTGT của hàng nhập khẩu 18/11/1998 8.Thông tư hướng dẫn kế toán thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp Mục lục