Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Phát hành sách Hải Phòng

ông chøng tõ chñ yÕu lµ ho¸ ®¬n GTGT, mét sè chøng tõ cã liªn quan. Tµi kho¶n sö dông trong h¹ch to¸n Tµi kho¶n 156 "Hµng ho¸": Dïng ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ thùc tÕ hµng ho¸ t¹i kho, t¹i quÇy, chi tiÕt theo tõng kho, quÇy tõng lo¹i, nhãm... hµng ho¸. Tµi kho¶n nµy ®­îc chi tiÕt thµnh TK 1561 "Gi¸ mua hµng ho¸" Tµi kho¶n 1561 "Hµng ho¸ tån kho theo gi¸ vèn": Tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng gi¶m hµng ho¸, tµi kho¶n ®­îc chia thµnh tiÓu kho¶n sau: + Tµi kho¶n 15611 "S¸ch tån kho" + Tµi kho¶n 15612 "V¨n ho¸ phÈm tån kho" Tµi kho¶n 133 "ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ": Tµi kho¶n nµy ®­îc chi tiÕt thµnh 2 tiÓu kho¶n sau: + Tµi kho¶n 1331 "ThuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ cña hµng ho¸": Tµi kho¶n nµy ®­îc sö dông ®Ó ph¶n ¸nh sè thuÕ GTGT ®Çu vµo cña hµng ho¸ ®­îc khÊu trõ, hoµn l¹i, miÔn gi¶m vµ t×nh h×nh khÊu trõ thuÕ. + Tµi kho¶n 1332 "ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ cña TSC§" C¸c tµi kho¶n 1111, 1121, 331 b. §èi víi giai ®o¹n tiªu thô Trong kh©u tiªu thô hµng ho¸, kÕ to¸n sö dông c¸c chøng tõ chñ yÕu lµ ho¸ ®¬n GTGT, phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé, giÊy nép tiÒn cña cöa hµng, giÊy b¸o cã cña ng©n hµng vµ c¸c chøng tõ kÕ to¸n kh¸c cã liªn quan. Tµi kho¶n sö dông trong h¹ch to¸n. Tµi kho¶n 511 "Doanh thu b¸n hµng": Dïng ®Ó ghi nhËn doanh thu cña hµng hãa b¸n ra. Tµi kho¶n nµy cã c¸c tiÓu kho¶n sau: + Tµi kho¶n 5111 "Doanh thu b¸n s¸ch": Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh tæng sè doanh thu s¸ch, c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu vµ x¸c ®Þnh doanh thu thuÇn, trong kú Tµi kho¶n nµy ®­îc më 2 tµi kho¶n chi tiÕt: * Tµi kho¶n 51111 "Doanh thu b¸n bu«n s¸ch" * Tµi kho¶n 51112 "Doanh thu b¸n lÎ s¸ch" + Tµi kho¶n 5112 "Doanh thu b¸n v¨n ho¸ phÈm": Tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh tæng sè doanh thu v¨n ho¸ phÈm c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu vµ x¸c ®Þnh doanh thu thuÇn trong kú. Tµi kho¶n nµy ®­îc më 2 tµi kho¶n chi tiÕt. * Tµi ko¶n 51121 "Doanh thu b¸n bu«n v¨n ho¸ phÈm" * Tµi kho¶n 51122 "Doanh thu b¸n lÎ v¨n ho¸ phÈm" Tµi kho¶n 33311 "ThuÕ GTGT ph¶i nép cña hµng ho¸ b¸n ra: Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh sè thuÕ GTGT ®Çu ra ph¶i nép cña hµng ho¸ tiªu thô trong kú, sè thuÕ GTGT ®Çu vµo ®­îc khÊu trõ vµ sè thuÕ GTGT ph¶i nép. Tµi kho¶n 131 "Ph¶i thu kh¸ch hµng": Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó theo dâi c«ng nî cña c¸c cöa hµng trùc thuéc vµ kh¸ch hµng. Nã ®­îc chi tiÕt thµnh. + Tµi kho¶n 1311 "Ph¶i thu cña cöa hµng trùc thuéc": tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n nî ph¶i thu vµ t×nh h×nh thanh to¸n c¸c kho¶n nî ph¶i thu vÒ tiÒn b¸n hµng ho¸ cña c¸c cöa hµng s¸ch vµ v¨n ho¸ phÈm tù chän thuéc C«ng ty. C«ng ty theo dâi c¸c kho¶n nî ph¶i thu chi tiÕt theo tõng cöa hµng s¸ch vµ v¨n ho¸ phÈm tù chän trùc thuéc. C¸c cöa hµng s¸ch vµ v¨n ho¸ phÈm cã tr¸ch nhiÖm theo dâi chi tiÕt c«ng nî theo tõng kh¸ch hµng cã ký hîp ®ång mua hµng t¹i cöa hµng + Tµi kho¶n 1318 "Ph¶i thu c¸c kh¸ch tr¶ sau kh¸c": Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n nî ph¶i thu vµ t×nh h×nh thanh to¸n c¸c kho¶n nî ph¶i thu vÒ tiÒn b¸n hµng ho¸ cña c¸c kh¸ch hµng lín cña c«ng ty. Tµi kho¶n 632 "Gi¸ vèn hµng b¸n": Dïng ®Ó ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vèn hµng b¸n, tµi kho¶n nµy chi tiÕt thµnh. + Tµi kho¶n 6321 "Gi¸ vèn hµng ho¸" tµi kho¶n nµy ®­îc chi tiÕt thµnh hai tiÓu kho¶n. * Tµi kho¶n 63211 "Gi¸ vèn s¸ch" tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vèn cña s¸ch tiªu thô trong kú. * Tµi kho¶n 63212 "Gi¸ vèn v¨n ho¸ phÈm" tµi kho¶n nµy ph¶n ¸nh trÞ gi¸ vèn cña v¨n ho¸ phÈm tiªu thô trong kú. C¸c tµi kho¶n kh¸c 1111, 1112, 1121, 1131 3. H¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ t¹i c«ng ty a. H¹ch to¸n giai ®o¹n mua hµng * §èi víi s¸ch Khi cã nhu cÇu nhËp hµng, c¸c cöa hµng s¸ch vµ v¨n ho¸ phÈm trùc thuéc lËp ®¬n xin hµng göi vÒ C«ng ty, hµng ho¸ sÏ ®­îc vËn chuyÓn tíi tõng kho cña c¸c cöa hµng. C¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT c¸n bé nghiÖp vô cöa hµng tËp hîp ho¸ ®¬n vµ lËp b¶ng kª ®Þnh kú theo quy ®Þnh nép vÒ C«ng ty, nh÷ng ho¸ ®¬n vµ b¶ng kª nµy sÏ ®­îc göi lªn cho C«ng ty cø 10 ngµy 1 lÇn. Nh©n viªn thèng kª ë Phßng kinh doanh cã nhiÖm vô vµo sè liÖu sÏ tiÕn hµnh nhËp sè liÖu tõ c¸c chøng tõ gèc nµy. nh÷ng chøng tõ gèclµ ho¸ ®¬n GTGT vµ c¸c b¶ng kª nµy theo nh­ lý thuyÕt th× sÏ ®­îc vµo NhËt ký chøng tõ hµng ngµy, nh­ng trªn thùc tÕ cña C«ng ty do cã rÊt nhiÒu cöa hµng n»m r¶i r¸c trªn kh¾p ®Þa bµn H¶i Phßng cho nªn khã mµ cã thÓ tËp hîp hÕt chøng tõ cña tÊt c¶ c¸c cöa hµng ®Ó vµo NhËt ký chøng tõ th­êng nhËt. C«ng ty ®· chän gi¶i ph¸p lµ cø 10 ngµy th× c¸c cöa hµng nép chøng tõ gèc lªn cho phßng kÕ to¸n cña C«ng ty. Ho¸ ®¬n GTGT lo¹i 3 liªn cã kÕt cÊu nh­ sau: Liªn 1: L­u l¹i Liªn 2: Giao cho kh¸ch hµng Liªn 3: Dïng ®Ó ghi doanh thu Khi hµng vÒ ®Õn kho cña cöa hµng th× cöa hµng sÏ nhËn ®­îc liªn 2 cña ho¸ ®¬n GTGT. Ho¸ ®¬n (GTGT) Liªn 2 (kh¸ch hµng) Ngµy 20/8/2002 MÉu sè:01 GTKT –3LL N0 004551 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty ph¸t hµnh s¸ch HP Chøng tõ sè: §Þa chØ: 75 CÇu §Êt - Ng« QuyÒn - H¶i Phßng PTB:Di chuyÓn néi bé §iÖn tho¹i:031.871640 Kho xuÊt:Kho C«ng ty Sè TK: 058A-00044 NHCT H¶i Phßng M· sè thuÕ: 0100010194-1 Hä vµ tªn ng­êi mua hµng: Cöa hµng s¸ch vµ v¨n ho¸ phÈm tù chän Sè 1 §Þa chØ: 54 Hoµng V¨n Thô - Hång Bµng - H¶i Phßng H×nh thøc thanh to¸n: Tªn hµng ho¸ s¸ch gi¸o khoa (To¸n L5) §VT quyÓn Sè l­îng 500 §¬n gi¸ 5000 Thµnh tiÒn 2.500.000 ThuÕ suÊt GTGT: 10% Céng tiÒn hµng 2.500.000 TiÒn thuÕ GTGT 250.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 2.750.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Hai triÖu b¶y tr¨m n¨m m­¬i ngµn ®ång ch½n. Ng­êi mua hµng Ng­êi lËp phiÕu Thñ kho KÕ to¸n Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Do trong ngµy ë mét cöa hµng cã thÓ nhËp c¸c lo¹i hµng kh¸c nhau cho nªn c¸c cöa hµng ph¶i lËp b¶ng kª tËp hîp hÕt ho¸ ®¬n GTGT cña hµng ho¸ nhËp vµo b¶ng kª nµy ®­îc xem nh­ lµ chøng tõ gèc cïng víi c¸c ho¸ ®¬n GTGT kÌm theo B¶ng kª cña C«ng ty ®­îc lËp theo mÉu riªng víi môc ®Ých gi¶m bít sè l­îng chøng tõ gèc lµ ho¸ ®¬n GTGT kÓ c¶ ®Çu vµo vµ ®Çu ra. Cuèi ngµy, nh©n viªn cöa hµng sÏ tiÕn hµnh lËp b¶ng kª hµng ho¸ nhËp vµo kÌm theo sè ho¸ ®¬n GTGT. Néi dung cña b¶ng kª tÝnh theo sè l­îng hµng nhËp vµ thµnh tiÒn t­¬ng øng. Khi ®· cã sè liÖu, nh©n viªn kÕ to¸n h¹ch to¸n Nî TK 15611 "Hµng ho¸ s¸ch": 2.500.000 Nî TK 1331 "ThuÕ GTGT ®Çu vµo: 250.000 Cã TK 331 "Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n": 2.750.000 §Þnh kú cuèi th¸ng hoÆc cã thÓ lµ 15 ngµy kÕ to¸n tæng hîp toµn bé c¸c chøng tõ kª nhËp ®· ®­îc h¹ch to¸n vµ l­u tr÷ ®Ó tÝnh ra tæng sè ph¸t sinh t¨ng cña tµi kho¶n s¸ch. Cô thÓ trong th¸ng 8/2002 sè l­îng nhËp s¸ch cña toµn C«ng ty ®­îc thÓ hiÖn ë b¶ng kª tæng hîp. B¶ng kª tæng nhËp ®­îc lËp ®Ó theo dâi l­îng nhËp vµ sè tiÒn thùc tÕ, sè liÖu trong b¶ng kª táng hîp dïng ®Ó so s¸nh ®èi chiÕu víi sè chøng tõ nhËp ®· ®­îc h¹ch to¸n. Môc ®Ých cña b¶ng kª tæng nhËp nµy lµ ®Ó ®èi chiÕu nh»m tr¸nh c¸c chøng tõ nhËp ®Þnh kho¶n sai hoÆc thiÕu Tæng c«ng ty ph¸t hµnh s¸ch C«ng ty ph¸t hµnh s¸ch H¶i Phßng B¶ng kª tæng nhËp hµng ho¸ Tõ ngµy: 01/8/2002 §Õn ngµy 31/8/2002 Nguån hµng: Tæng c«ng ty s¸ch vµ c¸c Nhµ xuÊt b¶n Nhãm hµng: S¸ch Hµng ho¸: TÊt c¶ Lo¹i bao b× TÊt c¶ Kho hµng: TÊt c¶ Kh¸ch hµng: TÊt c¶ Hµng ho¸ §VT PhÇn h¹ch to¸n Gi¸ vèn Sè l­îng TiÒn vèn SGK Líp 1 Bé 70.000 1000 70.000.000 Líp 2 Bé 68.000 900 61.200.000 Líp 3 Bé 65.000 1200 78.000.000 Líp 4 Bé 62.000 1000 62.000.000 Líp 5 Bé 72.000 800 57.600.000 Líp 6 Bé 75.000 1000 75.000.000 Líp 7 Bé 67.000 800 53.600.000 Líp 8 Bé 63.000 900 56.700.000 Líp 9 Bé 65.000 1000 65.000.000 Líp 10 Bé 69.000 7000 48.300.000 Líp 11 Bé 70.000 7000 49.000.000 Líp12 Bé 68.000 7000 47.600.000 Tæng céng 11.600 724.000.000 Trong th¸ng 8/2002, tæng sè s¸ch ph¸t sinh ®· ®­îc h¹ch to¸n Nî TK 15611 "Hµng ho¸ s¸ch" 724.000.000 Cã TK 331 "Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n" 724.000.000 C¨n cø vµo sè liÖu trªn c¸c chøng tõ gèc lµ c¸c ho¸ ®¬n GTGT vµ c¸c b¶ng kª kÌm theo cña s¸ch ®· ®­îc h¹ch to¸n trong th¸ng 8/2002, kÕ to¸n lªn NhËt ký chøng tõ tæng hîp cho tµi kho¶n s¸ch. Nã cã kÕt cÊu ghi Cã cho tµi kho¶n ph¶i tr¶ ng­êi b¸n hµng ®èi øng víi ghi Nî TK 15611, tËp hîp tÊt c¶ l­îng hµng ho¸ nhËp vµo ®· ®­îc h¹ch to¸n. NhËt ký chøng tõ ®­îc kÕ to¸n lËp vµo cuèi th¸ng ®Ó tæng hîp sè tiÒn ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n cña l­îng s¸ch nhËp vµo tõ c¸c chøng tõ gèc ®· ®­îc h¹ch to¸n. Sè liÖu trªn NhËt ký chøng tõ nµy lµ c¨n cø vµ sÏ ®­îc kÕ to¸n vµo sæ C¸i tµi kho¶n 156 ë cuèi th¸ng. Do ®Æc tr­ng cña lo¹i hµng ho¸ lµ s¸ch nªn rÊt dÔ dµng trong kh©u kiÓm nhËn. Thñ kho cã tr¸ch nhiÖm kiÓm nhËn ®ñ l­îng hµng theo ho¸ ®¬n GTGT vµ nhËp kho. Do vËy trong qu¸ tr×nh nhËp hµng kh«ng ph¸t sinh thõa thiÕu hµng ho¸. Ho¸ ®¬n (GTGT) Liªn 2 (kh¸ch hµng) Ngµy 20/8/2002 M· sè: 01GTKT-3LL Ký hiÖu:PHS/2000 N0 004551 Tªn kh¸ch hµng: C«ng ty Ph¸t hµnh s¸ch HP M· KH: §Þa chØ: 75 CÇu §Êt - Ng« QuyÒn - H¶i Phßng M· thuÕ: Kho xuÊt: NXBGD M· xuÊt kho: Tªn hµng ho¸ M· sè §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn SGK líp 1 Bé 1000 70.000 700.000.000 Céng tiÒn hµng 700.000.000 ThuÕ GTGT (10%) 70.000.000 Tæng céng 770.000.000 Ng­êi mua Thñ kho Ng­êi lËp ho¸ ®¬n KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc C¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT, nh©n viªn sÏ thèng kª sè liÖu vµ h¹ch to¸n nh­ sau: Nî TK 15611 "Hµng ho¸ s¸ch" 700.000.000 Nî TK 13311 "ThuÕ GTGT” 70.000.000 Cã TK 331 "Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n" 770.000.000 Sè liÖu thu thËpp ®­îc sÏ ®­îc h¹ch to¸n vµo NhËt ký chøng tõ, cuèi th¸ng nh©n viªn kÕ to¸n lËp NhËt ký chøng tõ sè 5 tæng hîp cho c¸c lo¹i hµng ho¸. NhËt ký nµy cã kÕt cÊu ghi cã cho tµi kho¶n ph¶i tr¶ ng­êi b¸n ®èi øng vµ ghi nî TK 15611. NhËt ký chøng tõ tËp hîp tÊt c¶ sè tiÒn ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n cña l­îng hµng ho¸ nhËp vµo trong th¸ng. Sè liÖu ghi vµo NhËt ký nµy c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc vµ b¶ng kª cña toµn C«ng ty ®· ®­îc h¹ch to¸n. C«ng ty ph¸t hµnh s¸ch H¶i Phßng NhËt ký chøng tõ sè 5 Ghi cã tµi kho¶n 331 Tõ ngµy 01/8/2002 §Õn ngµy 31/8/2002 §¬n vÞ tÝnh: VN§ Trang 1 TK Cã TK Nî Tæng sè TK 331 TK 15611 7.240.000 7.240.000 TK 15612 2.570.000 2.570.000 Tæng 9.810.000 9.810.000 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng Nh­ s¬ ®å ®· tr×nh bµy, tr×nh tù lu©n chuyÓn cña chøng tõ sÏ ®­îc tiÕp tôc qua sæ c¸i. TÊt c¶ sè liÖu trªn NhËt ký chøng tõ ®­îc kÕ to¸n ®­a vµo sæ C¸i tµi kho¶n 156 vµo cuèi th¸ng. Cuèi quý, sè liÖu tõ NhËt ký chøng tõ sè 5 vµ sè liÖu tõ sæ c¸i tµi kho¶n 156 ®· ®­îc ®èi chiÕu víi sæ tæng hîp chi tiÕt (hµng th¸ng) lµ c¨n cø ®Ó kÕ to¸n viªn lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. Nh­ vËy giai ®o¹n mua hµng ®· kÕt thóc víi viÖc hµng ®· vÒ kho theo nhiÒu ph­¬ng thøc thanh to¸n kh¸c nhau. Tuy nhiªn, hµng ho¸ ®­îc nhËp vÒ n»m trong kho mµ kh«ng ®­îc ®­a tíi tay ng­êi tiªu dïng hay nãi c¸ch kh¸c lµ tiªu thô th× hiÖu qu¶ cña qu¸ tr×nh l­u chuyÓn b»ng kh«ng, hµng ho¸ sÏ ø ®äng. §iÒu nµy dÉn ®Õn vßng quay vèn chËm, doanh nghiÖp l©m vµo t×nh tr¹ng khã kh¨n. Do ®ã giai ®o¹n tiªu thô hµng ho¸ quyÕt ®Þnh ®Õn sù thµnh b¹i cña doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. b. H¹ch to¸n giai ®o¹n tiªu thô. Do ®Æc ®iÓm vµ ph¹m vi kinh doanh cña c«ng ty chñ yÕu lµ b¸n hµng ho¸ cho nhu cÇu ®äc, häc, nghiªn cøu vµ sö dông cña tÊt c¶ c¸c häc sinh, gi¸o viªn tr­êng häc, th­ viÖn, d©n c­... v× vËy kh©u tiªu thô hµng ho¸ cã vai trß rÊt quan träng vµ ®­îc c«ng ty quan t©m ®Æc biÖt. Còng nh­ phÇn lín c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i kh¸c, C«ng ty Ph¸t hµnh s¸ch H¶i Phßng tæ chøc b¸n hµng theo 2 ph­¬ng thøc chÝnh: B¸n bu«n, b¸n lÎ Trong giai ®o¹n h¹ch to¸n nµy, ®Ó b¸m s¸t t×nh h×nh thùc tÕ cña c«ng ty, t«i xin tr×nh bµy qu¸ tr×nh h¹ch to¸n theo tõng ph­¬ng thøc tiªu thô kh¸c nhau. * Theo ph­¬ng thøc b¸n bu«n Ph­¬ng thøc nµy ®­îc ¸p dông t¹i C«ng ty còng ®­îc chia thµnh b¸n bu«n t¹i cöa hµng vµ b¸n bu«n t¹i C«ng ty. B¸n bu«n t¹i cöa hµng chÝnh lµ h×nh thøc b¸n qua kho. Cßn b¸n bu«n t¹i C«ng ty lµ b¸n bu«n vËn chuyÓn th¼ng nh­ lý thuyÕt. NÕu nh­ ®¬n vÞ mua hµng muèn mua theo h×nh thøc vËn chuyÓn qua kho th× c«ng ty sÏ ký hîp ®ång theo h×nh thøc b¸n bu«n t¹i cöa hµng gÇn nhÊt víi ®¬n vÞ mua hµng. NÕu nh­ b¹n hµng muèn C«ng ty vËn chuyÓn th¼ng hµng cho hä th× C«ng ty sÏ tiÕn hµnh ký kÕt hîp ®ång mua b¸n theo h×nh thøc b¸n bu«n t¹i kho C«ng ty. C¶ hai tr­êng hîp trªn ®Òu ph¶i tho¶ m·n mét ®iÒu kiÖn lµ ®¬n vÞ mua hµng ph¶i ®Æt hµng víi sè l­îng lín nh­ ®· tr×nh bµy ë phÇn ph­¬ng thøc l­u chuyÓn hµng ho¸. Sù kh¸c biÖt cña hai h×nh thøc b¸n bu«n nµy lµ kh«ng lín, khi xuÊt hµng b¸n bu«n t¹i C«ng ty th× kÕ to¸n sÏ h¹ch to¸n kho¶n ph¶i thu vµo tµi kho¶n 1314 "Ph¶i thu kh¸ch hµng tr¶ sau", ®èi víi b¸n bu«n t¹i cöa hµng th× kho¶n ph¶i thu nµy l¹i ®­îc h¹ch to¸n vµo tµi kho¶n 1311 "Ph¶i thu cña kh¸ch hµng trùc thuéc". Nh­ vËy sù kh¸c biÖt nµy cho ta thÊy râ rµng kho xuÊt hµng ë ®©u. §©y chÝnh lµ sù kh¸c biÖt gi÷a thùc tÕ vµ lý thuyÕt. Trong phÇn tr×nh bµy nµy, t«i xin lÊy ®¹i diÖn lµ h×nh thøc b¸n bu«n t¹i cöa hµng. Sau khi hai bªn ký kÕt hîp ®ång mua b¸n, ®¬n vÞ mua hµng sÏ ®Õn nhËn hµng t¹i cöa hµng n¬i gÇn nhÊt vµ còng lµ n¬i m×nh ký hîp ®ång. Khi xuÊt hµng ra khái kho cña cöa hµng, thñ kho sÏ viÕt ho¸ ®¬n GTGT xuÊt hµng cho lo¹i hµng ho¸ ®­îc xuÊt ®ång thêi lËp thÎ kho theo dâi hµng xuÊt ra. C¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT nµy, c¸n bé nghiÖp vô cña cöa hµng tËp hîp vµ lËp b¶ng kª xuÊt ®Þnh kú nép vÒ C«ng ty. Ho¸ ®¬n GTGT mµ thñ kho lËp cho xuÊt hµng cã kÕt cÊu nh­ ®· tr×nh bµy ë phÇn nhËp hµng. Lóc ®ã, c¸c cöa hµng sÏ gi÷ l¹i liªn 1 vµ göi lªn C«ng ty liªn 3 cña ho¸ ®¬n cßn liªn 2 ®­îc giao cho kh¸ch hµng. Còng nh­ giai ®o¹n mua hµng ho¸ ®¬n xuÊt hµng lµ chøng tõ gèc trong qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chõng tõ, cô thÓ lµ liªn 3 cña ho¸ ®¬n. Khi cã sè liÖu cña ho¸ ®¬n xuÊt b¸n bu«n t¹i cöa hµng tù chän sè 1 th«ng qua nh÷ng lÇn cËp nhËt th«ng tin cña bé phËn thèng kª C«ng ty, kÕ to¸n viªn c«ng ty sÏ h¹ch to¸n hai bót to¸n: KÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng ho¸ Nî TK 632 "Gi¸ vèn s¸ch” Cã TK 15611 "Hµng ho¸ s¸ch" Ghi nhËn doanh thu Nî TK 1311 "Ph¶i thu cña cöa hµng trùc thuéc" Cã TK 51111" Doanh thu b¸n bu«n s¸ch Cã TK 33311 "ThuÕ GTGT ph¶i nép" Sè liÖu nµy sÏ ®­îc ghi tiÕp vµo NhËt ký chøng tõ sè 8A cña tµi kho¶n s¸ch, vµo NhËt ký chøng tõ sè 8B cña tµi kho¶n doanh thu b¸n s¸ch. Cuèi th¸ng kÕ to¸n viªn sÏ tËp hîp tÊt c¶ sè liÖu cña toµn c«ng ty ®Ó lªn sæ C¸i tµi kho¶n 156, Sæ c¸i tµi kho¶n 511, Sæ c¸i tµi kho¶n 632. PhÇn nµy sÏ ®­îc tr×nh bµy sau khi h¹ch to¸n xong c¸c h×nh thøc tiªu thô. C«ng ty PHS H¶i Phßng 75 CÇu §Êt -Ng« QuyÒn -HP M· sè thuÕ: 0100010194-1 Ho¸ ®¬n (GTGT) Liªn 3 (Néi bé) MÉu sè: 01GTKT-3LL Ký hiÖu:PHS/2000 N0 004551 Ngµy 20/8/2002 Ph­¬ng thøc xuÊt: B¸n bu«n §¬n vÞ b¸n hµng: Cöa hµng sè 1 §Þa chØ: 54 Hoµng V¨n Thô - H¶i Phßng Tªn kh¸ch hµng: Tr­êng TiÓu häc §inh Tiªn Hoµng §Þa chØ: 60 §inh Tiªn Hoµng - H¶i Phßng TT 1 Tªn hµng ho¸ SGK líp 3 §VT Bé Sè l­îng 200 §¬n gi¸ 66.000 Thµnh tiÒn 13.200.000 ThuÕ suÊt 10% Céng tiÒn hµng 13.200.000 TiÒn thuÕ GTGT 1.320.000 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 14.520.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: M­êi bèn triÖu n¨m tr¨m hai m­¬i ngh×n ®ång ch½n Ng­êi mua hµng Ng­êi lËp phiÕu KÕ to¸n Thñ tr­ëng ®¬n vÞ * Theo ph­¬ng thøc b¸n lÎ trùc tiÕp Trong ph­¬ng thøc b¸n hµng ho¸ nµy, C«ng ty cho phÐp c¸c cöa hµng trùc thuéc b¸n hµng theo 2 h×nh thøc. §ã lµ: B¸n lÎ thu tiÒn trùc tiÕp, b¸n lÎ thu tiÒn sau. B¸n lÎ thu tiÒn trùc tiÕp lµ h×nh thøc chñ yÕu cña c¸c cöa hµng. §©y lµ h×nh thøc chiÕm tû lÖ cao trong doanh thu. C¸c cöa hµng b¸n s¸ch vµ v¨n ho¸ phÈm trùc tiÕp cho kh¸ch vµ thu tiÒn ngay t¹i quÇy. B¸n lÎ thu tiÒn sau hay cßn gäi "CÊp phiÕu dÞch vô" lµ h×nh thøc ®¬n vÞ mua hµng ký kÕt hîp ®ång víi C«ng ty mua hµng t¹i c¸c cöa hµng nh­ng sÏ tr¶ tiÒn sau. §¬n vÞ mua hµng sÏ ph¶i ®¨ng ký víi c«ng ty mÉu phiÕu dÞch vô mua hµng vµ khi nhËn, hµng ë cöa hµng th× ng­êi nhËn chØ cÇn ®­a phiÕu ra lµ cã thÓ lÊy hµng. Khi h¹ch to¸n, c¶ 2 h×nh thøc b¸n lÎ trªn ®Òu ®­îc h¹ch to¸n nh­ nhau. V× ph¶i th«ng qua kho cña cöa hµng cho nªn kÕ to¸n sÏ h¹ch to¸n ph¶i thu theo tµi kho¶n 1311 "Ph¶i thu cöa hµng trùc thuéc" Tuy nhiªn, do ®· nhËn tiÒn tr­íc cña kh¸ch hµng cho nªn tr­íc ghi nhËn doanh thu th× kÕ to¸n ph¶i ghi nhËn sè tiÒn mµ kh¸ch hµng ®· ®Æt tr­íc. Hµng ngµy, t¹i c¸c cöa hµng, hµng ho¸ ®­îc xuÊt b¸n trùc tiÕp cho c¸c kh¸ch hµng. Cã kh¸ch hµng lÊy ho¸ ®¬n nh­ng cã kh¸ch hµng mua lÎ víi sè l­îng Ýt. V× vËy viÖc lËp ho¸ ®¬n cho kh¸ch mua lÎ sè l­îng Ýt lµ rÊt khã kh¨n. §èi víi kh¸ch hµng mua hµng theo h×nh thøc b¸n lÎ thu tiÒn sau th× cø 15 ngµy cöa hµng viÕt ho¸ dd¬n mét lÇn cho ®¬n vÞ mua hµng. Cuèi ngµy, c¨n cø sè l­îng hµng xuÊt ra khái kho mµ kh¸ch hµng kh«ng lÊy ho¸ ®¬n, c¸n bé nghiÖp vô cña cöa hµng lËp ho¸ ®¬n xuÊt hµng. Theo quy ®Þnh cña C«ng ty cöa hµng sÏ lËp b¶ng kª tËp hîp sè l­îng b¸n ra kÌm c¸c ho¸ ®¬n råi cø 10 ngµy nép lªn cho C«ng ty. Hµng ngµy, c¸n bé Phßng kÕ to¸n ®i thu tiÒn t¹i c¸c cöa hµng. Khi nhËn tiÒn kÕ to¸n sÏ viÕt phiÕu thu theo mÉu sau: PhiÕu thu C«ng ty ph¸t hµnh s¸ch H¶i Phßng: Sè 30 MÉu sè: 01 -TT 75 CÇu §Êt - Ng« QuyÒn - H¶i Phßng Ngµy 20/8/2002 Hä tªn ng­êi nép tiÒn: TrÇn V¨n Ph­îng §Þa chØ: CH Tù chän s¸ch & V¨n phßng phÈm sè 1 Lý do nép: TiÒn hµng Sè tiÒn: 29.746.2000 ViÕt b»ng ch÷: Hai m­¬i chÝn triÖu b¶y tr¨m bèn s¸u ngµn hai tr¨m ®ång Ngµy 20 th¸ng 8 n¨m 2002 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi lËp phiÕu Ng­êi nép thñ quü Khi nh©n viªn thu tiÒn nép tiÒn vÒ C«ng ty, kÕ to¸n viªn c¨n cø vµo phiÕu thu tiÒn ®Ó h¹ch to¸n Nî TK 1111 "TiÒn mÆt ViÖt nam": 29.746.200 Cã TK 1311 "Ph¶i thu cöa hµng trùc thuéc": 29.746.200 Khi nhËn ®­îc liªn 3 cña ho¸ ®¬n GTGT cïng víi b¶ng kª hµng ho¸ xuÊt b¸n lÎ tõ c¸c cöa hµng göi lªn, nh©n viªn bé phËn thèng kª tiÕn hµnh nhËp sè liÖu ®Ó c¸n bé Phßng kinh doanh kiÓm tra ®èi chiÕu víi l­îng thùc xuÊt vµc hîp ®ång ®· ký kÕt, cßn nh©n viªn kÕ to¸n th× lÊy ®ã ®Ó h¹ch to¸n doanh thu vµ l­îng hµng xuÊt ra. C¨n cø vµo ho¸ ®¬n hµng xuÊt b¸n, kÕ to¸n sÏ h¹ch to¸n gi¸ vèn hµng b¸n vµ ghi nhËn doanh thu trÞ gi¸ vèn hµng b¸n. Nî TK 63211 "Gi¸ vèn s¸ch": 25.953.700 Cã TK 15611 "Hµng ho¸ s¸ch": 25.953.700 Bót to¸n ghi nhËn doanh thu Nî TK 1311 "Ph¶i thu cöa hµng trùc thuéc”: 29.746.200 Cã TK 5111 "Doanh thu b¸n lÎ s¸ch": 27.042.000 Cã TK 33311 "ThuÕ GTGT ®Çu ra ph¶i nép": 2.704.200 C«ng ty PHS H¶i Phßng 75 CÇu §Êt - Ng« QuyÒn -HP Ho¸ ®¬n (GTGT) Liªn 3 (Néi bé) MÉu sè: 01GTKT-3LL Ký hiÖu:PHS/2000 N0 004551 Ngµy 20/8/2002 Ph­¬ng thøc xuÊt: B¸n lÎ trùc tiÕp §¬n vÞ b¸n hµng: Cöa hµng Sè 1 Chøng tõ sè: §Þa chØ: 54 Hoµng V¨n Thô - H¶i Phßng Nguån hµng: Tªn kh¸ch hµng: B¸n lÎ M· sè thuÕ: §Þa chØ:........................................................................................ TT Tªn hµng ho¸ §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 SGK líp 1 Bé 20 71.700 1.434.000 2 SGK líp 2 Bé 9 68.500 616.500 3 SGK líp 3 Bé 15 67.500 1.012.500 4 SGK líp 4 Bé 25 64.500 1.612.500 5 SGK líp 5 Bé 40 74.000 2.960.000 6 SGK líp 6 Bé 30 77.000 2.310.000 7 SGK líp 7 Bé 20 69.000 1.380.000 8 SGK líp 8 Bé 15 65.400 981.000 9 SGK líp 9 Bé 25 67.300 1.682.500 10 SGK líp 10 Bé 17 72.800 1.237.600 11 SGK líp 11 Bé 23 73.700 1.695.100 12 SGK líp 12 Bé 26 70.400 1.830.400 13 C¸c lo¹i s¸ch kh¸c QuyÓn 40 3.470.800 14 V¨n ho¸ phÈm 8.901.920 ThuÕ suÊt GTGT 10% Céng tiÒn hµng 29.746.200 TiÒn thuÕ GTGT 2.974.620 Tæng céng tiÒn thanh to¸n 32.720.820 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Ba m­¬i hai triÖu b¶y tr¨m hai m­¬i ngµn t¸m tr¨m hai m­¬i ®ång Ng­êi mua hµng Ng­êi lËp phiÕu KÕ to¸n Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Trong th¸ng 8/2002 sè hµng s¸ch b¸n ra theo hai ph­¬ng thøc kh¸c nhau ®· ®­îc h¹ch to¸n. Nî TK 6321 "Gi¸ vèn s¸ch" 719.895.050 Cã TK 15611 "Hµng ho¸ s¸ch” 719.895.050 Sè liÖu trªn ®· h¹ch to¸n ®­a vµo NhËt ký chøng tõ 8A. NhËt ký chøng tõ víi kÕt cÊu ghi cã tµi kho¶n s¸ch, ph¶n ¸nh l­îng hµng s¸ch ®· xuÊt b¶n ®­îc h¹ch to¸n thµnh tiÒn. Sè liÖu trªn NhËt ký chøng tõ 8A ®­îc tËp hîp tõ c¸c chøng tõ gèc lµ ho¸ ®¬n GTGT vµ b¶ng kª xuÊt hµng ho¸ s¸ch ®· ®­îc h¹ch to¸n hµng ngµy. Cuèi th¸ng sau khi ®èi chiÕu víi b¶ng kª tæng xuÊt s¸ch ®­îc lËp nh­ b¶ng kª tæng hîp ë cuèi th¸ng), kÕ to¸n viªn lËp NhËt ký chøng tõ 8A cho toµn bé hµng ho¸ lµ s¸ch cña C«ng ty xuÊt ra trong th¸ng. C«ng ty phs H¶i Phßng NhËt ký chøng tõ sè 8a Ghi Cã tµi kho¶n 15611 Tõ ngµy 01/8/2002 §Õn ngµy 31/8/2002 Trang 1 §¬n vÞ tÝnh: VN§ TK cã TK nî Tæng sè TK 15611 TK63211 719.895.050 719.895.050 TK641 8.010.770 8.010.770 Tæng céng 727.905.820 727.905.820 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng T­¬ng tù nh­ vËy, hµng ho¸ lµ v¨n ho¸ phÈm còng ®­îc h¹ch to¸n nh­ trªn thay vµo ®ã lµ c¸c tµi kho¶n t­¬ng øng ®· tr×nh baú. Cuèi th¸ng cã sè liÖu tõ c¸c ho¸ ®¬n GTGT vµ b¶ng kª hµng ho¸ ®· ®­îc h¹ch to¸n sÏ ®­îc kÕ to¸n viªn lËp lªn NhËt ký chøng tõ sè 8B tæng hîp cho hµng ho¸ lµ v¨n ho¸ phÈm. NhËt ký chøng tõ sè 8B cã kÕt cÊu t­¬ng tù NhËt ký chøng tõ sè 8A lµ ghi Cã cho tµi kho¶n v¨n ho¸ phÈm. Nã dïng ®Ó ph¶n ¸nh sè tiÒn hµng ®· xuÊt ra cña mÆt hµng nãi trªn. Sè liÖu trong NhËt ký chøng tõ sè 8B nµy ®­îc tËp hîp tõ c¸c chøng tõ gèc ®· ®­îc h¹ch to¸n hµng ngµy C«ng ty phs H¶i Phßng NhËt ký chøng tõ sè 8B Ghi Cã tµi kho¶n 15612 Tõ ngµy 01/8/2002 §Õn ngµy 31/8/2002 §¬n vÞ tÝnh: VN§ TK cã TK nî Tæng sè TK 15611 TK63212 156.796.587 156.796.587 TK641 279.120 279.120 Tæng céng 157.075.708 157.075.708 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng Cuèi th¸ng c¨n cø vµo NhËt ký chøng tõ sè 5, sè 8A, sè 8B kÕ to¸n lËp sæ C¸i tµi kho¶n 156. C¸c tµi kho¶n 156 ph¶n ¸nh to¸n bé sè ph¸t sinh t¨ng vµ gi¶m cña tÊt c¶ c¸c mÆt hµng cña toµn C«ng ty. Sè liÖu ph¸t sinh cã cña sæ C¸i tµi kho¶n 156 ®­îc lÊy tõ c¸c phÇn cña NhËt ký chøng tõ sè 8A, NhËt ký chøng tõ sè 8B. PhÇn ph¸t sinh Nî cña sæ C¸i tµi kho¶n n¶y ®­îc lÊy tõ phÇn Cã cña NhËt ký chøng tõ sè 5 ®èi øng víi phÇn ghi Nî TK 15611, 15612. Nh÷ng sè liÖu trªn sæ C¸i tµi kho¶n 156 sau khi ®­îc lËp vµo cuèi th¸ng sÏ dïng lµm c¬ së lªn b¸o c¸o tµi chÝnh cuèi quý vµ cuèi n¨m. C«ng ty phs H¶i Phßng Sæ c¸i tµi kho¶n 156: Hµng ho¸ tån kho Tõ ngµy 01/8/2002 §Õn ngµy 31/8/2002 Nî: Cã: §Çu kú: 157.067.525 Ph¸t sinh Ph¸t sinh nî Ph¸t sinh cã Tµi kho¶n ®èi øng 981.000.000 331 876.691.637 632 8.289.890 641 Tæng ph¸t sinh 981.000.000 884.981.527 Cuèi kú 253.085.998 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng C¨n cø vµo sè liÖu trªn NhËt ký chøng tõ sè 8A, sè 8B cuèi th¸ng kÕ to¸n lËp sæ C¸i tµi kho¶n gi¸ bèn hµng b¸n 632. Sæ c¸i tµi kho¶n 632 ®­îc lËp theo kÕt cÊu ghi Nî vµ ghi Cã. Nã tËp hîp tÊt c¶ nh÷ng sè liÖu cña gi¸ vèn hµng b¸n ra ®· ®­îc h¹ch to¸n vµ l­u l¹i (xem sè liÖu trang 42, 43). Sæ C¸i tµi kho¶n 632 ph¶n ¸nh sè tiÒn vèn cña hµng ho¸ b¸n t­¬ng øng, víi l­îng hµng xuÊt ra. PhÇn ghi Nî cña tµi kho¶n 632 c¨n cø vµo phÇn Cã cña NhËt ký chøng tõ sè 8A vµ NhËt ký chøng tõ sè 8B ®èi øng víi ghi Nî TK 63211, 63212 phÇn ghi Cã cña sæ C¸i nµy chÝnh lµ phÇn kÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng b¸n ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. Tuy nhiªn ®iÒu nµy chØ ®­îc tiÕn hµnh ë cuèi quý mµ th«i, sè liÖu trªn sæ C¸i tµi kho¶n 632 cña mçi th¸ng sÏ ®­îc luü kÕ tõ ®Çu quý cho ®Õn cuèi quý ®Ó kÕ to¸n viªn c¨n cø vµo ®ã mµ lªn chØ tiªu gi¸ vèn hµng b¸n trong b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh cña tõng quý mét. C«ng ty phs H¶i Phßng Sæ c¸i tµi kho¶n 632 Gi¸ vèn hµng b¸n Tõ ngµy 01/8/2002 §Õn ngµy 31/8/2002 Nî: Cã: §Çu kú: 702.498.713 Ph¸t sinh Ph¸t sinh nî Ph¸t sinh cã Tµi kho¶n ®èi øng 719.895.050 15611 156.796.587 15612 Tæng ph¸t sinh 876.691.637 Cuèi kú 1.579.190.350 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng §ång thêi víi viÖc h¹ch to¸n gi¸ vèn hµng b¸n, kÕ to¸n h¹ch to¸n doanh thu cña hµng ho¸ ®­îc b¸n ra t­¬ng øng víi l­îng hµng cã gi¸ vèn ®· ®­îc h¹ch to¸n trong th¸ng 8/2002, doanh thu cña mÆt hµng s¸ch ®· ®­îc thanh to¸n nh­ sau: Nî TK 1311 "Ph¶i thu cña cöa hµng trùc thuéc": 685.244.930 Nî TK 1314 "Ph¶i thu kh¸ch hµng tr¶ sau kh¸c”: 321.070.520 Cã TK 511 "Doanh thu b¸n s¸ch": 1.006.315.450 C¨n cø vµo sè tiÒn ghi trªn ho¸ ®¬n GTGT ®· ®­îc h¹ch to¸n trong phÇn doanh thu ë trªn, cuèi th¸ng kÕ to¸n viªn lËp NhËt ký chøng tõ cho tµi kho¶n doanh thu hµng ho¸ s¸ch. NhËt ký chøng tõ nµy mang sè hiÖu: NhËt ký chøng tõ sè 8C. Nã cã kÕt cÊu ghi Cã tµi kho¶n tµi kho¶n doanh thu s¸ch, ph¶n ¸nh toµn bé doanh thu cña hµng ho¸ s¸ch b¸n ra trong toµn C«ng ty. NhËt ký chøng tõ sè 8C tæng hîp tÊt c¶ sè liÖu cña c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh cã doanh thu mµ ®· ®­îc h¹ch to¸n vµ ghi vµo sæ s¸ch. Sè liÖu cña NhËt ký chøng tõ sè 8C lµ c¬ së ®Ó kÕ to¸n ghi vµo sæ C¸i tµi kho¶n 511. C«ng ty phs H¶i Phßng NhËt ký chøng tõ sè 8c Ghi Cã tµi kho¶n 511111, 511112 Tõ ngµy 01/8/2002 §Õn ngµy 31/8/2002 §¬n vÞ tÝnh: VN§ TK cã TK nî Tæng sè 511111 511112 TK1311 685.244.930 97.865.720 587.388.210 TK1314 321.070.520 8.742.650 312.327.870 Tæng céng 1.006.315.450 106.599.370 999.716.080 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng Vµo cuèi th¸ng, cô thÓ trong vÝ dô nµy lµ ngµy 31/8/2002 kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp sæ C¸i tµi kho¶n doanh thu b¸n hµng ho¸. Sæ C¸i tµi kho¶n 511 ph¶n ¸nh toµn bé doanh thu cña hµng ho¸ b¸n ra trong th¸ng t­¬ng øng víi l­îng hµng xuÊt ra. Sæ C¸i tµi kho¶n 511 cã kÕt cÊu ghi Nî vµ ghi Cã cho toµn bé nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh cã doanh thu trong th¸ng. C¨n cø ®Ó ghi vµo sæ C¸i lµ sè liÖu trªn NhËt ký chøng tõ sè 8C vµ NhËt ký chøng tõ sè 8D, NhËt ký chøng tõ sè 8D lµ NhËt ký chøng tõ dïng ®Ó ph¶n ¸nh cho tµi kho¶n v¨n ho¸ phÈm nã cã kÕt cÊu vµ c¸ch ghi gièng víi NhËt ký chøng tõ sè 8C. Sè liÖu ®Ó ghi Cã cña sæ C¸i tµi kho¶n 511 c¨n cø vµo phÇn Cã cña NhËt ký chøng tõ sè 8C, NhËt ký chøng tõ sè 8D. Cßn phÇn ghi Nî cña sæ c¸i tµi kho¶n 511 chÝnh lµ kÕt chuyÓn vÒ tµi kho¶n 911 cho nªn nã chØ ®­îc ghi khi cuèi quý kÕ to¸n tiÕn hµnh x¸c ®Þnh kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh C«ng ty phs H¶i Phßng Sæ c¸i tµi kho¶n 511 Doanh thu b¸n hµng Tõ ngµy 01/8/2002 §Õn ngµy 31/8/2002 Nî: Cã: §Çu kú: 932.510.370 Ph¸t sinh Ph¸t sinh nî Ph¸t sinh cã Tµi kho¶n ®èi øng 685.244.930 1311 321.070.520 1314 Tæng ph¸t sinh 1.006.315.450 Cuèi kú 1.938.825.820 Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng Sè liÖu trªn sæ c¸i tµi kho¶n 511 th¸ng 8 nµy sÏ ®­îc kÕ to¸n viªn luü kÕ víi sè liÖu trªn sæ C¸i tµi kho¶n 511 th¸ng 9 vµ th¸ng 7 ®Ó lªn chØ tiªu doanh thu b¸n hµng trong b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh vµo cuèi quý.Sè liÖu trªn sæ c¸i tµi kho¶n 511 cña mçi quý sÏ ®­îc tæng hîp l¹i ®Ó x¸c ®Þnh doanh thu cña c¶ n¨m. Tõ ®ã kÕ to¸n lËp chØ tiªu tæng doanh thu vµ doanh thu thuÇn trªn b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c¶ n¨m. Cuèi quý, phßng kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh.Sè liÖu ®Ó lªn c¸c b¸o c¸o ®ã lµ tõ nh÷ng NhËt ký chøng tõ, b¶ng kª chøng tõ vµ sæ C¸i ®ång thêi kÕ to¸n ph¶i ®èi chiÕu sæ C¸i víi sæ tæng hîp chi tiÕt råi míi lªn c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. Nh­ trong vÝ dô cña bµi viÕt, c¨n cø vµo NhËt ký chøng tõ sè 5, sè 8A, sè 8B, sè 8C, sè 8D cña th¸ng 7, th¸ng 8, th¸ng 9, cïng víi sè liÖu cña sæ c¸i c¸c tµi kho¶n 156, tµi kho¶n 632 tµi kho¶n 511 ®· ®­îc ®èi chiÕu víi sæ tæng hîp chi tiÕt kÕ to¸n lªn chØ tiªu hµng ho¸ trªn b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n , chØ tiªu gi¸ vèn hµng b¸n vµ doanh thu b¸n hµng trªn b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh vµ c¸c sæ C¸i, NhËt ký chøng tõ tµi kho¶n kh¸c kÕ to¸n lËp b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh. Nh­ vËy, t«i ®· tr×nh bµy phÇn thùc tr¹ng h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ t¹i C«ng ty PHS H¶i Phßng. MÆc dï kh«ng thùc sù ®Çy ®ñ nh­ lý thuyÕt nh­ng chóng ta còng ®· thÊy râ qu¸ tr×nh l­u chuyÓn hµng ho¸ tõ nhËp vµo cho ®Õn xuÊt ra. C«ng t¸c h¹ch to¸n vµ qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ®­îc m« t¶ chÝnh x¸c. Tuy nhiªn, môc ®Ých cña bµi chuyªn ®Ò tèt nghiÖp cña t«i kh«ng dõng l¹i ë gãc ®é m« t¶ mµ ngay tiªu ®Ò cña ®Ò bµi chØ ra lµ hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸.Muèn hoµn thiÖn mét vÊn ®Ò g× th× chóng ta ph¶i biÕt ®­îc nh­îc ®iÓm vµ ­u ®iÓm cña vÊn ®Ò ®ã,sau khi ®¸nh gi¸ c¸i ®­îc vµ ch­a ®­îc c¨n cø vµo ®ã ®Ó ®­a ra kiÕn nghÞ gi¶i ph¸p. Tr­íc khi ®¸nh gi¸ vµ nªu kiÕn nghÞ cho c«ng t¸c h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸, t«i xin tr×nh bµy vÒ ®¸nh gi¸ kh¸i qu¸t t×nh h×nh ho¹t ®éng cña c«ng ty, tÊt c¶ néi dung nµy sÏ ®­îc tr×nh bµy ngay sau ®©y ë phÇn cuèi cïng cña bµi viÕt. phÇn iii: Hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ t¹i c«ng ty phs H¶i Phßng I. NhËn xÐt vÒ ho¹t ®éng kinh doanh, c«ng t¸c h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ t¹i c«ng ty phs H¶i phßng 1. NhËn xÐt chung vÒ ho¹t ®éng kinh doanh Ra ®êi trong nÒn kinh tÕ tËp trung, hiÖn nay ®ang tõng b­íc ®æi míi c¸ch thøc ho¹t ®éng ®Ó phï hîp víi nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, C«ng ty PHS H¶i Phßng ®· cã nh÷ng b­íc tiÕn ®¸ng kÓ trong kinh doanh c¸c mÆt hµng s¸ch vµ v¨n ho¸ phÈm mÆc dï ph¶i chÞu nh÷ng ¶nh h­ëng kh«ng nhá cña c¬ chÕ qu¶n lý tËp trung quan liªu bao cÊp. Tuy nhiªn C«ng ty ®· tiÕp cËn víi nh÷ng quy luËt míi cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng vµ vËn dông chóng mét c¸ch linh ho¹t vµo qu¶n lý tæ chøc ®iÒu hµnh C«ng ty. Lµ doanh nghiÖp ho¹t ®éng ®éc lËp nªn ®©y cïng cã thÓ coi lµ mét thuËn lîi lín cña C«ng ty. MÆt dï vËy nh­ng thÞ tr­êng s¸ch vµ v¨n ho¸ phÈm hiÖn nay cã sù tham gia cña rÊt nhiÒu ®¬n vÞ thuéc Së gi¸o dôc. C«ng ty s¸ch vµ thiÕt bÞ tr­êng häc, c¸c nhµ s¸ch t­ nh©n... ®ang ra søc th©m nhËp vµo thÞ tr­êng. MÆc dï vËy víi ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn yªu nghÒ, cã tr×nh ®é n¨ng lùc v÷ng vµng cïng víi sù gióp ®ì cña Tæng c«ng ty PHS, C«ng ty Ph¸t hµnh s¸ch H¶i Phßng ®· ®¹t ®­îc nhiÒu thµnh qu¶. Môc tiªu cña doanh nghiÖp kinh doanh th­¬ng m¹i lµ lîi nhuËn th× doanh nghiÖp lu«n hoµn thµnh. Tõ khi ra ®êi, doanh thu ®¹t ®­îc cña C«ng ty n¨m sau cao h¬n n¨m tr­íc. Bëi v× C«ng ty ®· vËn dông chÝnh s¸ch gi¸ c¶ mét c¸ch linh ho¹t cho tõng ®èi t­îng. ChÝnh ®iÒu ®ã lµm cho s¶n l­îng tiªu thô cña c«ng ty lu«n ë møc æn ®Þnh, kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh trong 2 n¨m gÇn ®©y sÏ cho chóng ta thÊy râ ®iÒu ®ã. Nh×n vµo b¶ng b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty, chóng ta thÊy doanh thu cña c¶ 2 n¨m ®Òu ®¹t ë møc kh¸ vµ n¨m 2002 cao h¬n n¨m 2001, lîi nhuËn n¨m 2002 l¹i thÊp h¬n 2001. B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh §VT: TriÖu ®ång STT ChØ tiªu Thùc hiÖn 2001 Thùc hiÖn 2002 1 Tæng doanh thu 18.653,00 20.347,00 2 Doanh thu thuÇn 18.653,00 20.347,00 3 Gi¸ vèn hµng b¸n 15.829,00 17.824,00 4 Lîi nhuËn gép 2.824,00 2.523,00 5 Chi phÝ b¸n hµng 117,00 126,00 6 Lîi nhuËn tõ H§KD 2.707,00 2.397,00 7 Tæng lîi nhuËn tr­íc thuÕ 2.707,00 2.397,00 8 Lîi nhuËn sau thuÕ 1.840,76 1.629,96 §iÒu nµy do nhiÒu nguyªn nh©n g©y ra trong ®ã ngay trªn b¶ng b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh chØ ra lµ do gi¸ vèn hµng b¸n t¨ng cao h¬n. Bªn c¹nh chi phÝ b¸n hµng cña n¨m 2002 cao h¬n n¨m 2001 mét møc kh«ng ph¶i lµ nhá. Nh­ vËy C«ng ty ®· qu¶n lý ch­a tèt c«ng t¸c b¸n hµng lµm ph¸t sinh nhiÒu chi phÝ b¸n hµng ngoµi dù kiÕn, ë ®©y còng cÇn nãi thªm r»ng C«ng ty ®­îc sù cho phÐp cña Bé Tµi chÝnh ®· h¹ch to¸n gép c¸c kho¶n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp vµo tµi kho¶n chi phÝ b¸n hµng, cho nªn chóng ta míi thÊy chi phÝ b¸n hµng ë C«ng ty lín ®Õn vËy. Chi phÝ b¸n hµng ë cöa hµng ®­îc kho¸n cho tõng cöa hµng cho nªn cã thÓ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng l·ng phÝ. Do vËy t×nh h×nh qu¶n lý doanh nghiÖp ph¶i chÆt chÏ h¬n ®Ó cã thÓ h¹ ®­îc chi phÝ qu¶n lý vµ chi phÝ b¸n hµng ë c¸c cöa hµng trùc thuéc. Cïng víi chÝnh s¸ch gi¸ c¶, C«ng ty ®· vµ ®ang më réng thÞ tr­êng tiªu thô. C«ng ty tiÕn hµnh ký kÕt nhiÒu hîp ®ång b¸n bu«n h¬n, kh«ng chØ giíi h¹n trong ph¹m vi néi thµnh mµ cßn më réng quy m« ra c¸c huyÖn nhiÒu cöa hµng h¬n n÷a. Tuy nhiªn do sù ph©n chia thÞ tr­êng cña Tæng c«ng ty PHS th«ng qua c¸c C«ng ty PHS khu vùc cho nªn viÖc më réng thÞ tr­êng ra c¸c tØnh lµ khã thùc thi. VÒ h×nh thøc b¸n ®¹i lý, C«ng ty ch­a thùc hiÖn do vËy trong thêi gian tíi cÇn nhanh chãng triÓn khai ®Ó ®¸p øng tèt h¬n nhu cÇu cña d©n c­. C«ng t¸c b¸n lÎ hµng ho¸ ®­îc tæ chøc hîp lý vµ ngµy cµng n©ng cao ý thøc phôc vô kh¸ch hµng, ®iÒu kiÖn c¬ së vËt chÊt khang trang, s¹ch ®Ñp, tho¸ng m¸t cïng víi ®éi ngò nh©n viªn b¸n hµng nhiÖt t×nh ®· ®em l¹i cho c«g ty kh«ng nh÷ng doanh thu cao mµ cßn cã c¶ uy tÝn ®iÒu rÊt cÇn cho mäi doanh nghiÖp trong thêi kú kinh tÕ thÞ tr­êng. C«ng ty ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ nh­ trªn kh«ng chØ cña riªng mét bé phËn phßng ban nµo mµ lµ sù ®oµn kÕt thèng nhÊt, nç lùc hÕt m×nh cña tÊt c¶ c¸n bé c«ng nh©n viªn, trong ®ã cã sù ®ãng gãp cña Phßng kÕ to¸n víi c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n. Phßng kÕ to¸n ®· hoµn thµnh nhiÖm vô cña mét phßng chøc n¨ng: ph¶n ¸nh, cung cÊp, ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh vµ kÕ to¸n cña C«ng ty cho l·nh ®¹o ®Ó ra quyÕt s¸ch ®óng ®¾n. §ång thêi C«ng ty ®· cè g¾ng vµ tiÕn bé trong viÖc ¸p dông chÕ ®é kÕ to¸n phï hîp víi ®iÒu kiÖn kinh doanh vµ yªu cÇu qu¶n lý. Tuy vËy, C«ng ty cÇn tiÕn hµnh c¶i c¸ch c«ng t¸c qu¶n lý b»ng c¸ch øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo qu¸ tr×nh lµm viÖc nh»m phï hîp víi chñ tr­¬ng cña §¶ng vµ Nhµ n­íc vµ tiÕn hµnh héi nhËp kinh tÕ víi thÕ giíi. 2. §¸nh gi¸ c«ng t¸c h¹ch to¸n Víi quy m« kinh doanh cña m×nh, c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh diÔn ra hµng ngµy t¹i C«ng ty PHS H¶i Phßng rÊt nhiÒu nªn h×nh thøc kÕ to¸n phï hîp nhÊt ®­îc lùa chän lµ h×nh thøc sæ NhËt ký chøng tõ. Trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i C«ng ty còng nh­ bµi viÕt tr×nh bµy, h×nh thøc nµy ®· chøng tá nh÷ng ­u ®iÓm cña nã. C«ng ty sö dông c¸c b¶ng kª tËp hîp ho¸ ®¬n GTGT lµ hoµn toµn thÝch hîp. Nã gióp cho nh©n viªn thèng kª nhËp sè liÖu tõ c¸c chøng tõ dÔ dµng vµ kh«ng tèn nhiÒu thêi gian. Ngoµi ra chøng tõ nhËp, xuÊt ®­îc ph©n ®Þnh râ rµng theo tõng ph­¬ng thøc b¸n hµng ®· gãp phÇn t¹o ®iÒu kiÖn thuËn tiÖn cho c«ng t¸c kÕ to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸. HÖ thèng tµi kho¶n cña C«ng ty tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c vµ phï hîp víi chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh cña Bé Tµi chÝnh. §­îc phÐp cña Bé Tµi chÝnh c¸c tµi kho¶n sö dông t¹i C«ng ty chi tiÕt ®Õn cÊp 4. Nh÷ng tiÓu kho¶n nµy ®· cô thÓ ho¸ ®­îc néi dung cña tõng nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. §iÒu ®ã phï hîp víi c«ng viÖc h¹ch to¸n l­u chuyÓn sè l­îng lín vµ nhiÒu lo¹i hµng ho¸. VÒ néi dung h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸, tuy ch­a ph¶i thËt hoµn h¶o nh­ng nh×n chung C«ng ty ®· cã qu¸ tr×nh h¹ch to¸n phï hîp. C«ng t¸c h¹ch to¸n ®i liÒn víi qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ sæ s¸ch. C«ng ty tæ chøc lu©n chuyÓn chøng tõ kh«ng hoµn toµn gièng nh­ lÝ thuyÕt tr×nh bµy nh­ng l¹i phï hîp víi yªu cÇu c«ng viÖc. C¸c chøng tõ sæ s¸ch kÕ to¸n ®­îc lu©n chuyÓn râ rµng, ®óng kú tiÖn lîi cho c«ng t¸c kÕ to¸n vµ kiÓm tra. Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm, c«ng t¸c h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ t¹i c«ng ty theo t«i cßn nh÷ng tån t¹i cÇn kh¾c phôc ®Ó qóa tr×nh h¹ch to¸n tèt h¬n. Do c«ng ty cã hÖ thèng b¸n hµng réng kh¾p trªn ®Þa bµn H¶i Phßng, nªn viÖc tËp hîp chøng tõ gèc ®Ó vµo NhËt ký chøng tõ hµng ngµy gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n . C¸c chøng tõ gèc sÏ ®­îc tËp hîp t¹i tõng cöa hµng råi cø 10 ngµy nép lªn cho C«ng ty. ChÝnh thêi gian kÐo dµi gi÷a nh­ng lÇn nép chøng tõ ®· lµm cho c«ng t¸c kÕ to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ kh«ng thÓ cËp nhËt hµng ngµy nh­ trong lý thuyÕt. ViÖc vµo c¸c NhËt ký chøng tõ ph¶i lµm tõng 10 ngµy mét, nh­ thÕ kÕ to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ ph¶n ¸nh kh«ng thËt kÞp thêi víi nhÞp ®é xuÊt hµng ho¸ cña c¸c cöa hµng trùc thuéc. Trong hÖ thèng tµi kho¶n ®­îc ¸p dông t¹i c«ng ty, mÆc dï c¸c tµi kho¶n chi tiÕt cÊp 4 nh­ng vÉn cßn mét sè tµi kho¶n ch­a thËt cô thÓ ho¸. Qu¸ tr×nh h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ c«ng ty lµ tæng hîp cña nhiÒu sè liÖu tõ c¸c ph­¬ng thøc b¸n hµng kh¸c nhau, trong ®ã cã c¶ h×nh thøc thanh to¸n ngay vµ thanh to¸n sau. C¶ hai h×nh thøc trªn ®Òu ®­îc h¹ch to¸n ë TK 131, nh­ t«i d· tr×nh bµy ë phÇn thùc tr¹ng. §iÒu nµy gióp cho c«ng t¸c kÕ to¸n ®¬n gi¶n h¬n nh­ng l¹i thiÕu s¸t thùc víi tõng cöa hµng vµ b¹n hµng. Tµi kho¶n c«ng nî nµy kh«ng ®­îc chi tiÕt cho tõng cña hµng hay t­ng b¹n hµng mµ chØ ph©n theo kh¸ch hµng tr¶ sau vµ cña hµng trùc thuéc. §iÒu nµy g©y khã kh¨n cho kÕ to¸n c«ng nî khi xö lý l­¬ng b¹n hµng vµ c¸c cöa hµng trùc thuéc qu¸ nhiÒu. Bªn c¹nh ®ã viÖc ®èi chiÕu cña hµng ho¸ xuÊt b¸n vµ sè nî ph¶i thu còng kh«ng dÔ dµng. L­îng chøng tõ cña C«ng ty trong mét th¸ng rÊt nhiÒu nªn c«ng t¸c l­u tr÷ chøng tõ ®ßi hái mét sè thêi gian nhÊt ®Þnh. C¸c chøng tõ gèc nµy in ra theo mÉu cña Tæng C«ng ty PHS ®­îc sù cho phÐp cña Bé Tµi chÝnh. Ngoµi ra, sæ s¸ch kÕ to¸n cña C«ng ty ®­îc ®¸nh sè hiÖu, ghi ®Ò riªng, kh¸c víi lý thuyÕt vµ hÖ thèng chuÈn mùc kÕ to¸n hiÖn hµnh. Tuy nhiªn sù kh¸c biÖt kh«ng lín l¾m. §iÒu nµy kh«ng ¶nh h­ëng tíi c«ng t¸c h¹ch to¸n nh­ng do kh«ng thèng nhÊt hoµn toµn víi hÖ thèng chung nªn cã thÓ C«ng ty sÏ gÆp khã kh¨n khi tiÕn hµnh kiÓm tra, kiÓm to¸n khi cã sù tham gia cña ng­êi ngoµi ngµnh. Nh÷ng nh­îc ®iÓm t«i võa nªu kh«ng nh»m môc ®Ých nµo kh¸c lµ gãp phÇn hoµn thiÖn h¬n c«ng t¸c h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ t¹i c«ng ty PHS H¶i Phßng ®Ó C«ng ty ho¹t ®éng tèt h¬n, hiÖu qu¶ h¬n. ii. mét sè kiÕn nghÞ hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch l­u chuyÓn hµng ho¸ t¹i C«ng ty PHS H¶i Phßng. 1. Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn C«ng ty PHS H¶i Phßng lµ mét doanh nghiÖp ho¹t ®éng kinh doanh th­¬ng m¹i cho nªn ho¹t ®éng l­u chuyÓn hµng ho¸ gi÷ vai trß quan träng quyÕt ®Þnh mäi ho¹t ®éng cña C«ng ty. Bªn c¹nh nhiÖm vô chÝnh trÞ ®­îc ®Æt lªn hµng ®Çu, nhiÖm vô cuèi cïng vÉn lµ lµm thÕ nµo ®Ó C«ng ty lu«n cã l·i vµ l·i cao. H¬n n÷a trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng c¹nh tranh gay g¾n nh­ hiÖn nay, viÖc tån t¹i ®øng v÷ng cña mét doanh nghiÖp ®i liÒn víi tÝnh hiÖu qu¶ trong kinh doanh. Muèn kh«ng bÞ ®µo th¶i ra khái vßng quay ®ã th× chØ cã c¸ch duy nhÊt lµ lu«n tù ®æi míi,hoµn thiÖn. Cô thÓ ë c«ng ty lµ hoµn thiÖn l­u chuyÓn hµng ho¸. Do ph¸t triÓn cña KHKT nªn qu¸ tr×nh thu thËp xö lý th«ng tin vµ b¸o c¸o sè liÖu ngµy cµng nhanh gän. Nh­ng sù bïng næ th«ng tin g©y ra nh÷ng th«ng tin nhiÒu lo¹i v× vËy chän läc nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô cho c«ng t¸c ra quyÕt ®Þnh cña l·nh ®¹o lµ v« cïng quan träng. Mét trong nh÷ng c«ng cô cung cÊp, th«ng tin ®Ó l·nh ®¹o qu¶n lý chÆt chÏ h¬n, quyÕt ®Þnh chÝnh x¸c h¬n lµ kÕ to¸n, bé phËn kÕ to¸n cung cÊp th«ng tin tµi chÝnh tham m­u l·nh ®¹o vÒ tµi chÝnh cña C«ng ty, ngoµi ra c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh mµ bé phËn nµy lËp ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c lµ nguån th«ng tin h÷u Ých cho c¸c b¹n hµng, ®èi t¸c kinh doanh cña C«ng ty. Tõ nh÷ng ­u, nh­îc ®iÓm t«i ph©n tÝch ë trªn, chóng ta thÊy râ cÇn ph¶i hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ qu¸ tr×nh h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ nãi riªng. NÕu c«ng t¸c kÕ to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ ngµy cµng ®­îc hoµn thiÖn ch¾c ch¾n nã sÏ ®em l¹i nhiÒu lîi Ých cho C«ng ty. Nã gióp C«ng ty qu¶n lý chÆt chÏ h¬n t×nh h×nh l­u th«ng, ph©n phèi hµng ho¸, ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ kÞp thêi doanh thu, c«ng nî. Th«ng qua ®ã C«ng ty cã chÝnh s¸ch phï hîp ®Èy nhanh vßng quay vèn, tr¸nh ®­îc tæn thÊt kh«ng ®¸ng cã. H¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ tèt sÏ gióp l·nh ®¹o n¾m b¾t kÞp thêi t×nh h×nh thÞ tr­êng, tËn dông nh÷ng l¬i thÕ cña C«ng ty ®¸p øng nhu cÇu tiªu dïng tr¸nh bá qua c¬ héi thÞ tr­êng. C¸c chøng tõ, sæ s¸ch tµi liÖu kÕ to¸n cã tÝnh ph¸p lý, thèng nhÊt cao h¬n t¹o ®iÒu kiÖn cho ho¹t ®éng thanh, kiÓm tra cña c¬ quan cã thÈm quyÒn. Tãm l¹i ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty th­êng xuyªn, liªn tôc, hiÖu qu¶ th× c«ng t¸c l­u chuyÓn hµng ho¸ ph¶i thùc hiÖn tèt, hoµn thiÖn theo thêi gian. V× vËy, hoµn thiÖn vµ kh«ng ngõng ®æi míi c«ng t¸c kÕ to¸n trong ®ã träng t©m lµ h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ phï hîp yªu cÇu qu¶n lý, ®¸p øng nhiÖm vô môc tiªu cña C«ng ty lµ thËt sù kh¸ch quan, cÇn thiÕt. 2. Mét sè kiÕn nghÞ hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ KiÕn nghÞ 1: VÒ chøng tõ gèc. Néi dung cña nh÷ng chøng tõ gèc ë c«ng ty PHS H¶i Phßng buéc ph¶i tu©n thñ nh÷ng quy ®Þnh cña Bé Tµi chÝnh cho nªn kh«ng cã g× ph¶i hoµn thiÖn thªm. Tuy nhiªn nh÷ng chøng tõ gèc nµy ®¸ng lÏ ph¶i ®­îc c¸c cöa hµng trùc thuéc nép lªn C«ng ty hµng ngµy ®Ó kÕ to¸n vµo c¸c NhËt ký chøng tõ. Nh­ng trªn thùc tÕ th× cø m­êi ngµy c¸c cöa hµng tËp hîp chøng tõ nhËp vµ xuÊt lªn C«ng ty. §iÒu nµy g©y ¶nh h­ëng cho c«ng t¸c kÕ to¸n ®· ®­îc tr×nh bµy trong phÇn ®¸nh gi¸ sù chËm trÔ nµy cã thÓ kh¾c phôc b»ng c¸ch rót ng¾n kho¶ng thêi gian nép chøng tõ lªn C«ng ty ®Ó c«ng t¸c kÕ to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ ®Çy ®ñ kÞp thêi h¬n. NÕu nh­ viÖc nép chøng tõ cña c¸c cöa hµng kh«ng thÓ tiÕn hµnh hµng ngµy th× C«ng ty nªn ®iÒu chØnh thêi h¹n nép chøng tõ gèc xuèng cßn 5 ngµy. Nh­ vËy lµ dung hoµ cho c¶ 2 gi¶i ph¸p hµng ngµy vµ 10 ngµy. Quy ®Þnh hiÖn nay cña C«ng ty kh«ng ®­îc tèi ­u l¾m nh­ng gi¶i ph¸p nép chøng tõ hµng ngµy lµ khã thùc hiÖn. ViÖc c¸c cöa hµng tËp hîp chøng tõ cña 5 ngµy nép lªn cho C«ng ty sÏ gi¶m bít mét l­îng lín chøng tõ dån ®éng vµ t¹o ®iªï kiÖn cho kÕ to¸n h¹ch to¸n hµng ho¸ chÝnh x¸c, kÞp thêi h¬n, b¸m s¸t thùc tÕ nhËp xuÊt hµng ho¸ cña c¸c cöa hµng, gi¶i ph¸p nµy mang tÝnh thùc tiÔn cao. KiÕn nghÞ 2: VÒ h×nh thøc sæ kÕ to¸n. NÕu nh­ chøng tõ gèc lu©n chuyÓn ch­a nhanh vµ kÞp têi th× sÏ ¶nh h­ëng tíi c¸c NhËt ký chøng tõ, sæ kÕ to¸n chi tiÕt. NhËt ký chøng tõ cïng víi hÖ thèng sæ chi tiÕt cña C«ng ty ®­îc ®¸nh sè vµ ghi ®Ò môc h¬i kh¸c so víi hÖ thèng sæ tµi liÖu kÕ to¸n hiÖn hµnh. DÉu biÕt r»ng ®ã lµ sù kh¸c biÖt cña tõng ngµnh nghÒ, tõng doanh nghiÖp nh­ng sÏ g©y khã kh¨n cho ng­êi ngoµi khi hä cÇn th«ng tin. ThiÕt nghÜ C«ng ty nªn cã sù thèng nhÊt víi hÖ thèng kÕ to¸n vÒ c¸c tiªu ®Ò cña sæ s¸ch tµi liÖu kÕ to¸n bëi sù thèng nhÊt nµy kh«ng chØ mang tÝnh nhÊt qu¸n mµ cßn gióp cho c«ng t¸c thanh, kiÓm tra thuËn tiÖn h¬n nhanh chãng h¬n. KiÕn nghÞ 3: VÒ tµi kho¶n sö dông. Khi ph¶n ¸nh hµng ho¸ b¸n ra dï theo ph­¬ng thøc nµo th× c«ng ty còng h¹ch to¸n vÒ TK 131 trong ®ã chi tiÕt ra cho cöa hµng trùc thuéc lµ 1311 vµ cho kh¸ch tr¶ sau lµ 1314. Tuy nhiªn c¸c kho¶n c«ng nî ®Òu ®­îc theo dâi trªn b¶ng kª c«ng nî TK 131 theo tõng cöa hµng trùc thuéc vµ b¹n hµng. B¶ng kª c«ng nî nµy còng chØ tËp hîp c¸c kho¶n ph¶i thu cho tõng th¸ng mµ kh«ng chi tiÕt ra tõng nghiÖp vô ph¸t sinh. §©y lµ sù rót ng¾n cho ®¬n gi¶n nh­ng l¹i g©y ra khã kh¨n nhÊt ®Þnh trong viÖc theo dâi kiÓm tra tra ®èi chiÕu l­îng hµng xuÊt b¸n víi c«ng nî ph¶i thu. Nªn ch¨ng c«ng ty cã thÓ h¹ch to¸n TK 131 chi tiÕt cho tõng cöa hµng, b¹n hµng theo tõng nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. Ph­¬ng thøc b¸n hµng cña c«ng ty ®a d¹ng nh­ng ®Ó h¹ch to¸n kho¶n ph¶i thu th× c«ng ty l¹i chØ dïng TK 131 chi tiÕt ra thµnh 2 tiÓu kho¶n 1311 vµ 1314. Trªn thùc tÕ tiÓu kho¶n 1311 vµ 1314 ®¶m ®­¬ng cho tÊt c¶ c¸c kh¸ch hµng, cöa hµng trùc thuéc. Trong khi C«ng ty cã c¶ b¸n bu«n, b¸n lÎ trùc tiÕp. H×nh thøc b¶n lÎ l¹i cã b¸n thu tiÒn trùc tiªp, b¸n thu tiÒn sau. Theo t«i C«ng ty nªn chi tiÕt TK 131 theo tõng h×nh thøc b¸n hµng. - TK 1311 "Ph¶i thu cöa hµng trùc thuéc" + TK 13111"Ph¶i thu cöa hµng b¸n thu tiÒn trùc tiÕp" + TK 13112 "Ph¶i thu cöa hµng b¸n thu tiÒn sau" - TK 1314 "Ph¶i thu b¸n bu«n" + TK 13141 "Ph¶i thu b¸n bu«n qua kho c«ng ty" ViÖc chi tiÕt c¸c tiÓu kho¶n theo c¸c ph­¬ng thøc b¸n hµng sÏ gióp c«ng ty dÔ dµng h¬n trong c«ng t¸c theo dâi c«ng nî, gãp phÇn ®Èy nhanh thu håi nî tõ chç hµng ho¸ l­u chuyÓn nhanh, ®ång vèn sÏ quay vßng theo tû lÖ thuËn. Qu¸ tr×nh h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ phøc t¹p h¬n nh­ng râ rµng h¬n KiÕn nghÞ 4: VÒ c«ng t¸c kÕt chuyÓn gi¸ vèn vµ doanh thu T¹i c«ng ty PHS H¶i Phßng, c«ng t¸c kÕt chuyÓn gi¸ vèn vµ doanh thu b¸n hµng chØ ®­îc thùc hiÖn ë cuèi quý, viÖc h¹ch to¸n kÕt chuyÓn nh­ thÕ t¹o ra sù kh¸c biÖt rÊt lín ë c¸c TK kh«ng cã sè d­ cuèi th¸ng. Trªn lý thuyÕt, nh÷ng TK kh«ng cã sè d­ sÏ ®­îc kÕt chuyÓn vµo cuèi th¸ng ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. Thùc tÕ chóng ta ®· thÊy trong phÇn h¹ch to¸n ë trªn,cuèi th¸ng c«ng ty ch­a kÕt chuyÓn cho nh÷ng TK kh«ng cã sè d­ nh­ TK 511, 632 mµ ®iÒu nµy chØ ®­îc tiÕn hµnh khi C«ng ty x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh vµo cuèi quý. §iÒu nµy cã thÓ g©y khã kh¨n cho C«ng ty khi kh«ng tiÕn hµnh kÕt chuyÓn cuèi th¸ng vµ nã kh«ng tu©n thñ ®óng nh­ hÖ thèng kÕ to¸n hiÖn hµnh theo t«i c«ng ty PHS nªn tiÕn hµnh kÕt chuyÓn gi¸ vèn vµ doanh thu b¸n hµng vµo cuèi th¸ng ®óng nh­ hÖ thèng kÕ to¸n ®ang ban hµnh viÖc nµy kh«ng cã g× khã kh¨n nh­ng rÊt quan träng trong c«ng t¸c l­u chuyÓn hµng ho¸ vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh. KiÕn nghÞ 5: VÒ bé m¸y kÕ to¸n Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty gåm cã 10 ng­êi, mçi ng­êi ®¶m ®­¬ng mét chøc n¨ng chuyªn biÖt. Sè l­îng kÕ to¸n viªn ë ®©y kh«ng qu¸ nhiÒu so víi khèi l­îng c«ng t¸c, bëi v× C«ng ty cã hÖ thèng b¸n lÎ réng kh¾p, sè l­îng chøng tõ nhiÒu cho nªn khèi l­îng c«ng t¸c kÕ to¸n kh¸ lín. Cã lÏ C«ng ty nªn s¾p xÕp ®éi ngò nh©n sù Phßng kÕ to¸n cho phï hîp víi yªu cÇu cña nh÷ng kiÕn nghÞ mµ t«i nªu ë trªn. §ã lµ t¨ng l­îng nh©n viªn thu tiÒn hµng ngµy tõ 2 ng­êi lªn 3 ng­êi ®Ó cã thÓ gi¶m bít viÖc di chuyÓn qu¸ nhiÒu cña hä. KiÕn nghÞ 6: VÒ qu¶n lý chi phÝ Sau khi æn ®Þnh l¹i nh©n sù th× C«ng ty còng nªn xem xÐt viÖc giao chi phÝ kho¸n xuèng cho tõng cöa hµng ®· thËt hîp lý ch­a. Chóng ta biÕt r»ng kho¸n chi phÝ lµ mét trong nh÷ng biÖn ph¸p tèi ­u ho¸ cho tiÕt kiÖm chi phÝ b¸n hµng vµ qu¶n lý doanh nghiÖp. Nh­ng t¹i c¸c cöa hµng trùc thuéc chi phÝ kho¸n ®­îc ph©n vÒ qu¸ nhiÒu so víi thùc tÕ. Nh­ thÕ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng l·ng phÝ,lµm t¨ng chi phÝ b¸n hµng lªn cao mµ kh«ng râ nguyªn nh©n. §Ó tr¸nh sù kh«ng x¸c thùc gi÷a thùc tÕ vµ tÝnh to¸n kho¸n chi phÝ qu¸ nhiÒu, C«ng ty nªn yªu cÇu c¸c cöa hµng lËp c¸c b¸o c¸o chi phÝ hµng th¸ng vµ kÕt hîp víi c«ng t¸c kiÓm tra xuèng tõng cöa hµng hµng quý. Tõ ®ã cã thÓ n¾m b¾t thùc tÕ tÝnh vµ cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi, ®Ò ra chi phÝ kho¸n phï hîp nhÊt. KiÕn nghÞ 7: VÒ viÖc ¸p dông hÖ thèng chuÈn mùc kÕ to¸n vµ øng dông kÕ to¸n m¸y vµo thùc tÕ MÆc dï hÖ thèng chuÈn mùc kÕ to¸n vµ Th«ng t­ 89/2002/TT-BTC ®· ban hµnh vµ ®i vµo thùc thi nh­ng viÖc ¸p dông nã vµo thùc tiÔn t¹i C«ng ty vÉn ch­a ®ù¬c tiÕn hµnh . §©y lµ mét vÊn ®Ò mµ C«ng ty cÇn ph¶i quan t©m tÝch cùc h¬n n÷a ®Ó nh÷ng quyÕt ®Þnh cña Bé Tµi chÝnh sím ®­îc thùc hiÖn. Bªn c¹nh ®ã cã mét thùc tÕ lµ hiÖn nay hÇu nh­ tÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp ®Òu øng dông tÝnh tiÖn Ých cña c«ng nghÖ th«ng tin ®ã lµ sö dông phÇn mÒm KÕ to¸n m¸y vµo c«ng t¸c kÕ to¸n nh»m gi¶m tèi ®a thêi gian lao ®éng thñ c«ng cho c¸c kÕ to¸n viªn vµ ®Æc biÖt lµ kÕ to¸n tr­ëng, tËn dông thêi gian ®Ó lµm nh÷ng c«ng viÖc kh¸c KiÕn nghÞ 8: VÒ TK chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý DN Chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý cña C«ng ty kh¸ nhiÒu do tÝnh chÊt vµ ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng kinh doanh, chi phÝ lín l¹i ®­îc h¹ch to¸n tÊt c¶ vµo TK 641 ®iÒu nµy ®­îc sù ®ång ý cña Bé Tµi chÝnh. Tuy vËy C«ng ty sÏ gÆp khã kh¨n trong viÖc t×m ra nguyªn nh©n t¨ng lªn cña chi phÝ b¸n hµng hay chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp khi chóng kh«ng ®­îc h¹ch to¸n riªng biÖt. Nªn ch¨ng h¹ch to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp theo 2 TK riªng biÖt vµ t×m gi¶i ph¸p kh¸c cho ph©n biÖt lao ®éng trùc tiÕp hoµn thiÖn nªu trªn cã thÓ chØ lµ nh÷ng ý t­ëng mang Ýt tÝnh kh¶ thi nh­ng víi mong mu«n c«ng t¸c kÕ to¸n sÏ ®­îc tæ chøc tèt h¬n t«i vÉn m¹nh d¹n ®­a ra. T«i mong r»ng c«ng ty PHS H¶i Phßng quan t©m xem xÐt nh÷ng kiÕn nghÞ ®ã KÕt luËn Víi qu¸ tr×nh héi nhËp nÒn kinh tÕ n­íc ta víi kinh tÕ thÕ giíi, hÖ thèng kÕ to¸n ViÖt nam kh«ng ngõng c¶i tiÕn, hoµn thiÖn. Chóng ta ®· vµ ®ang trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o vµ ban hµnh hÖ thèng chuÈn mùc kÕ to¸n cho phï hîp víi yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n lý míi, tiÕn tíi hoµ nhËp c¸c chuÈn mùc vµ th«ng lÖ kÕ to¸n phæ biÕn trªn thÕ giíi. Vai trß cña th«ng tin ngµy cµng ®­îc xem nh­ lµ ch×a kho¸ cho mäi ho¹t ®éng kinh doanh. §iÒu nµy kh¼ng ®Þnh thªm tÇm quan träng cña c«ng t¸c kÕ to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ nãi riªng. V× nã quyÕt ®Þnh ®Õn sù sèng cßn cña doanh nghiÖp kinh doanh th­¬ng m¹i . §øng tr­íc th¸ch thøc ®ã C«ng ty PHS H¶i Phßng n¾m b¾t ®­îc c¬ héi vµ hiÓu râ tÝnh thiÕt yÕu cña c«ng t¸c nµy, kh«ng nh÷ng vËy C«ng ty cßn chó träng cho c«ng t¸c kÕ to¸n b»ng viÖc n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô cu¶ nh©n viªn, tíi tíi söa ®æi bæ sung, n©ng cÊp trang thiÕt bÞ ngµy cµng hiÖn ®¹i ®Ó cã thÓ ®¸p øng tèt mäi c«ng viÖc. S¸ch vµ v¨n ho¸ phÈm lµ mét trong nh÷ng mÆt hµng mang gi¸ trÞ tinh thÇn rÊt cao, nã lµ nguån tri thøc lín cña nh©n lo¹i vµ kh«ng thÓ thiÕu ®­îc dï ë bÊt cø thêi ®¹i nµo vµ bÊt cø ®©u. Do vËy c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung vµ qu¶n lý tµi chÝnh kÕ to¸n t¹i C«ng ty PHS H¶i Phßng rÊt ®­îc coi träng, nhê viÖc tæ chøc tèt c«ng t¸c qu¶n lý tµi chÝnh kÕ to¸n gãp phÇn kh«ng nhá l­u th«ng s¸ch vµ v¨n ho¸ phÈm trªn thÞ tr­êng ®Ó ®Õn tay ng­êi ®äc, ng­êi sö dông, ®em l¹i hiÖu qu¶ x· héi vµ kinh tÕ. Trªn ®©y lµ toµn bé bµi viÕt cña t«i vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n cña C«ng ty PHS H¶i Phßng, c«ng t¸c kÕ to¸n ®ßi hái tÝnh chÝnh x¸c, cÈn thËn, nh÷ng phÈm chÊt nµy ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n c«ng ty ®¸p øng ®Çy ®ñ. Ngoµi ra hä cßn thÓ hiÖn tr×nh ®é nghiÖp vô chuyªn m«n cao, lu«n tiÕp thu c¸i míi ®¸p øng mäi yªu cÇu ®Æt ra. Víi ®éi ngò kÕ to¸n viªn nh­ vËy cho nªn tÊt c¶ c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n ®Òu ®­îc h¹ch to¸n râ rµng, chÝnh x¸c, kÞp thêi cung cÊp th«ng tin cho l·nh ®¹o c«ng ty. Riªng trong c«ng t¸c h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸, phÇn thùc tr¹ng ®· cho chóng ta thÊy tÝnh hîp lý khi nhËp hµng ho¸ vµo vµ tÝnh hiÖu qu¶ khi xuÊt hµng ho¸ ra. Chøng tõ sæ s¸ch, tµi liÖu kÕ to¸n ®­îc lËp minh b¹ch chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ phï hîp víi hÖ thèng kÕ to¸n hiÖn hµnh. Néi dung h¹ch to¸n b¸m s¸t thùc tÕ cña c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, tuy nhiªn ®«i khi vÉn cßn nh÷ng ®iÓm ch­a hoµn h¶o. Sau thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty, ®­îc sù gióp ®ì cña nh©n viªn Phßng kÕ to¸n d­íi sù h­íng dÉn cña c¸c thÇy gi¸o Qu¸ch M¹nh Hïng vµ TrÇn §øc ThuÇn cïng víi sù nç lùc cña b¶n th©n, t«i ®· hoµn thµnh bµi viÕt cña m×nh. Do thêi gian thùc tËp ch­a thËt nhiÒu, tr×nh ®é hiÓu biÕt ch­a s©u, tµi liÖu nghiªn cøu cßn h¹n chÕ nªn phÇn tr×nh bµy kh«ng tr¸nh khái khiÕm khuyÕt. V× vËy, t«i rÊt mong ®­îc sù gãp ý chØ b¶o cña c¸c thÇy c« gi¸o, cña c¸n bé Phßng kÕ to¸n c«ng ty PHS H¶i Phßng. Cuèi cïng t«i xin tr©n träng c¶m ¬n sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña ban l·nh ®¹o cïng toµn thÓ c¸c c« chó Phßng kÕ to¸n C«ng ty PHS H¶i Phßng. Em muèn bµy tá lßng c¶m ¬n quý thÇy c« gi¸o tr­êng Cao §¼ng Céng §ång H¶i Phßng ®· d×u d¾t dËy dç trong suèt qu¸ tr×nh häc tËp t¹i tr­êng. §Æc biÖt em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù h­íng dÉn tËn t×nh chu ®¸o cña c¸c thÇy gi¸o Qu¸ch M¹nh Hïng vµ TrÇn §øc ThuÇn - Gi¶ng viªn Bé m«n KÕ to¸n – Cao §¼ng Céng §ång H¶i Phßng ®Ó em cã thÓ hoµn thµnh bµi chuyªn ®Ò nh­ mong muèn cña m×nh. Môc lôc Tµi liÖu tham kh¶o 1. KÕ to¸n th­¬ng m¹i - dÞch vô PGS - TS TrÇn ThÕ Dòng - NXB Thèng kª 1999 2. Lý thuyÕt vµ thùc hµnh kÕ to¸n tµi chÝnh TS - NguyÔn V¨n C«ng - NXB Tµi chÝnh 2002 3. Lý thuyÕt vµ thùc hµnh kÕ to¸n tµi chÝnh trong c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i dÞch vô TS - NguyÔn V¨n C«ng - NXB Tµi chÝnh 2002 4. Th«ng t­ 89/2002/TT-BTC Ban hµnh 9/10/2002 cña Bé Tµi chÝnh NhËn xÐt cña c¬ së thùc tËp