Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ với việc phân tích tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội

ình tự thủ tục nhập kho NVL, CCDC mua ngoài Căn cứ vào kế hoạch SXKD của doanh nghiệp, bộ phận Kế hoạch của phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu xác định nhu cầu vật tư cần dùng và cử cán bộ vật tư đi mua. Khi cán bộ vật tư đưa hàng và phải báo cho phòng Kỹ thuật để tiến hành kiểm tra chất lượng. Qua kiểm nghiệm, nếu đạt chất lượng thì phòng Kỹ thuật sẽ ký phiếu KCS đồng ý cho nhập kho. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn bán hàng (do bên bán lập) và số lượng vật tư thực Từ nhập kho được kiểm nghiệm, ký phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 03 liên trong đó: Một liên gốc lưu tại phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu Một liên do thủ kho giữ Một liên giao cho kế toán thanh toán của phòng Kế hoạch - Tài vụ kèm theo hoá đơn bán hàng để thực hiện phần thanh toán. Đối với NVL, CCDC nhập kho do nhập khẩu, thuê ngoài gia công chế biến hay tự gia công chế biến thì trình tự, thủ tục nhập kho cũng tương tự trường hợp nhập kho NVL, CCDC do mua ngoài. Vớ dụ: Ngày 16/02/2005 nhập kho 3080kg Formaline mua của Công ty hoá chất - Bộ TM Bảng số 03 CÔNG TY HOÁ CHẤT Gia lâm – Hà Nội MST: 0100106923 TK: 0011000016926 HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 16 tháng 2 năm 2005 Ký hiệu: AA/ 05 Số: 0024360 Đơn vị bán hàng: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Địa chỉ: 135 Nguyễn Văn Cừ - Q. Long Biên - HN Họ tên người mua hàng: Hoàng Văn Sơn Đơn vị: Cty Cổ phần Xà phòng Hà Nội Địa chỉ: 233b- Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- HN Hình thức thanh toán: Chậm 20 ngày MST: 0100100311 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Formaline (+220) kg 3080 4.350 13.398.000 Đ.loan Cộng tiền hàng: 13.398.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 669.900 Tổng cộng tiền thanh toán: 14.067.900 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu không trăm sáu mươi bảy nghìn chín trăm đồng . Người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) Húa đơn GTGT lập thành 03 liên: Liên 01: lưu tại gốc Liờn 02: giao khách hàng Liờn 03: giao cho kế toán theo dõi nội bộ Bảng số 04 CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI KCS/KNVT – 08 Hà Nội ngày 16/02/2005 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Số 28 Căn cứ vào hợp đồng giữa Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội với Công ty hoá chất – Bộ TM Hôm nay ngày 16/02/2005 chúng tôi gồm Ông : Nguyễn Thành Công Trưỏng ban KCS Bà : Nguyễn Thị Lan Uỷ viên Bà : Trần Vân Anh Uỷ viên Đã cùng nhau kiểm nghiệm vật liệu sau STT Tên,nhãn hiệu,quy cách vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú Theo chứng từ Theo kiểm nghiệm Đúng quy cách Không đúng quy cách 1 2 3 4 5 6 7 8 Formaline Kg 3080 Kết luận của ban kiểm nghiệm : hàng đủ , đảm bảo chất lượng, sử dụng được ngay . Trưởng ban KCS Uỷ viên Uỷ viên Ký tên Ký tên Ký tên Bảng số 05 CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI PHIẾU NHẬP KHO Ngày 16 tháng 02 năm 2005 Mẫu số 02 - VT QĐ số 1141 TC/CĐKT Ngày 1-11-1995 của BTC Họ tên người giao hàng: Công ty Hoá chất – Bộ TM Lý do nhập: Nhập hàng mua Nhập tại kho: Vật tư (kèm 01 chứng từ gốc) NỢ: 152 CÓ: 331 (KB058) STT Tên, nhãn hiệu, quy cách , phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Formaline Kg 3080 4.350 13.398.000 Cộng 13.398.000 Viết bằng chữ:Mười ba triệu ba trăm chín mươi tám nghìn đồng. Nhập ngày… tháng … năm 2005 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 4.2 Trình tự, thủ tục xuất kho NVL,CCDC Trong quá trình SXKD, NVL, CCDC được xuất kho sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau: Có thể xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, đưa đi gia công chế biến, xuất phục vụ cho quản lý, bán hàng hoặc có thể xuất đưa đi bán,... Với mỗi hình thức xuất phục vụ cho các mục đích khác nhau thì trình tự xuất cũng khác nhau a Phương pháp ghi sổ Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành kèm theo quyết định 15/TC/QĐ/CĐ kế toán ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về NVL, CCDC bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01- VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02- VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03- VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 08- VT) - Hoá đơn GTGT (Mẫu số 01/ GTGT) - Hoá đơn bán hàng (Mẫu số 01- BH) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02- BH) Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn như : - Phiếu xuất kho theo hạn mức (Mẫu số 04- VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu số 05- VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07- VT) Sổ kế toán chi tiết NVL, CCDC: Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết NVL, CCDC áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ, thẻ kế toán chi tiết phù hợp. Các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết bao gồm: - Thẻ kho (Mẫu số 06- VT) - Sổ kế toán chi tiết vật tư - Bảng kê nhập, xuất - Bảng kê luỹ kế nhập- xuất - Báo cáo nhập- xuất- tồn - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư. Các loại chứng từ trên đây được lập và luân chuyển theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. Các chứng từ này là cơ sở, căn cứ pháp lý để kế toán vật tư kế toán chi tiết NVL, CCDC trong công ty. Do đặc điểm NVL của công ty là các hoá chất, do đó việc tồn kho nhiều, lâu sẽ dẫn đến hư hỏng nên khi mua NVL về phục vụ cho sản xuất, phòng Kinh doanh và phòng Kỹ thuật phải tính toán lượng NVL nhập kho dùng trong kỳ và dự phòng cho các trường hợp cần thiết. b. Xuất kho NVL, CCDC đưa vào sản xuất Hàng tháng căn cứ vào nhiệm vụ và kế hoạch SXKD được giao và định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm, phòng Kỹ thuật lập định mức vật tư cho từng phân xưởng. Căn cứ vào định mức vật tư của từng phân xưởng, phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu lập phiếu lĩnh vật tư hạn mức. Phiếu lĩnh vật tư hạn mức được lập thành 03 liên, trong đó: -Một liên giao cho phân xưởng giữ, hàng ngày khi đi lĩnh vật tư, phân xưởng phải lấy ký nhận của thủ kho. -Hai liên còn lại giao cho thủ kho giữ tại kho để vào thẻ kho, cuối tháng giao lại cho kế toán vật tư của phòng Kế hoạch - Tài vụ. Đối với CCDC khi xuất kho, kế toán cũng tiến hành các thủ tục tương tự như vật liệu. Căn cứ để xuất kho CCDC là định mức sử dụng CCDC cho sản xuất hoặc nhu cầu sử dụng CCDC cho công tác quản lý hay bán hàng. Khi NVL, CCDC được xuất kho sử dụng cho các mục đích mà không theo phiếu lĩnh vật tư hạn mức thì phải có sự đồng ý của các phòng ban chuyên môn ,còn nếu là trường hợp đặc biệt thì phải có sự đồng ý của giám đốc. Mẫu phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức và phiếu xuất kho được lập như sau Bảng số 06 CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI PHIẾU LĨNH VẬT TƯ HẠN MỨC Tháng 02 năm 2005 Đơn vị lĩnh: Phân xưởng Kem giặt Tên vật liệu: Natri Sunfat Nhập tại kho: Hoá chất Tên, quy cách vật tư Đơn vị tính Giá đơn vị bình quân Hạn mức lĩnh cả tháng Lý do sử dụng Natri Sunfat kg 73.6 Sản xuất kem giặt Trưởng phòng cung tiêu Trưởng phòng Kế hoạch Ngày tháng Xin lĩnh Kho thực phát Ghi chú Số lượng Phụ trách đơn vị Số lượng Số kiện Người lĩnh ký Tồn đầu tháng 02/2005: 50 Nhập trong kỳ: 73.6 Thực dùng: 100 Tồn chuyển sang tháng 23.6 Cộng 100 Số lượng thực phát trong tháng: 100kg Viết bằng chữ: một trăm kilogam chẵn Thủ kho Phụ trách đơn vị lĩnh Bảng số 07 CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI PHIẾU XUẤT KHO Số XKG/2 Ngày 29 tháng 02 năm 2005 Mẫu số 02 - VT QĐ số 1141 TC/CĐKT Ngày 1-1-1995 của BTC Họ tên người nhận hàng: Phân xưởng Kem giặt Lý do xuất kho: Sản xuất kem giặt Xuất tại kho: Hoá chất Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Muối Sunfat ngoại Na2SO4 kg 100 100 1.031.098 103.110 Cộng 103.110 Xuất, ngày 29 tháng 02 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị KT trưởng Phụ trách đơn vị Người nhận Thủ kho c. Xuất kho vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Căn cứ vào hợp đồng thuê nhận gia công đã ký kết, phòng Kinh doanh xuất nhạp khẩu lập phiếu xuất vật tư. Phiếu xuất vật tư được lập thành 03 liên, trong đó: + Một liên giao cho bên nhận gia công + Hai liên còn lại thủ kho giữ. Cuối tháng, sau khi vào thẻ kho, thủ kho chuyển cho phòng Kỹ thuật 01 liên và 01 liên cho bộ phận kế toán vật tư của phòng Kế hoạch - Tài vụ. d. Xuất kho đem bán ra ngoài Khi khách hàng có nhu cầu mua NVL, CCDC của công ty, phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu viết hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT- mẫu số 01- GTKT). Hoá đơn GTGT được lập thành 03 liên, trong đó: Một liên lưu tại phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu Một liên giao lại cho khách hàng khi đã tiến hành thanh toán hay chấp nhận thanh toán với kế toán tiền mặt. Một liên do kế toán giữ. Thủ kho chỉ được giữ bản photocopy. Đồng thời với việc viết hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho cũng được lập thành 03 liên. 5. Phương pháp kế toán Hiện nay, công ty Xà phòng Hà Nội đang áp dụng Phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ N - X - T kho NVL, ở kho, thủ kho phải mở thẻ kho theo dõi, ghi chép về mặt số lượng và phòng Kế toán mở thẻ kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị. Giá trị NVL xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Khi có nhu cầu xuất vật tư cho sản xuất, căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ và định mức vật tư kỹ thuật cho từng loại sản phẩm, nhân viên thống kê phân xưởng sẽ lập Phiếu lĩnh vật tư hạn mức để lĩnh vật tư theo sản lượng kế hoạch dùng cho sản xuất, sau khi được ký duyệt, thống kê phân xưởng sẽ xuống lĩnh vật tư về xưởng sản xuất. Theo quy định của công ty, trên Phiếu lĩnh vật tư hạn mức, ở phần biểu phía trên nhân viên quản lý phân xưởng phải ghi đầy đủ tên vật tư, đơn vị tính, hạn mức lĩnh cả tháng và lý do sử dụng kèm theo chữ ký của trưởng phòng Kinh doanh, trưởng phòng cung tiêu. Ở phần biểu phía dưới, phải ghi số lượng vật liệu tồn từ tháng trước, mỗi lần lĩnh phải viết đủ số lượng lĩnh, ngày lĩnh và ký vào cột Người lĩnh ký tương ứng với dòng đó. Cuối tháng, nhân viên quản lý phân xưởng phải tính toán lượng vật tư tồn chuyển sang cho tháng sau vào Phiếu lĩnh vật tư hạn mức rồi gửi cho thủ kho để đối chiếu với thẻ kho, thủ kho ký xác nhận sự chính xác giữa số liệu trên Phiếu lĩnh vật tư hạn mức và thẻ kho. Phiếu lĩnh vật tư hạn mức được lập thành 03 liên: Liên 01 do phân xưởng có nhu cầu lĩnh giữ, liên 02 giao cho thủ kho và liên 02 gửi cho phòng Kế toán để vào sổ chi tiết NVL. Cuối tháng, nhân viên thống kê phân xưởng lập và gửi Báo cáo sử dụng vật tư cho phòng Kế toán. Sau khi đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết vật tư với số liệu trên Báo cáo sử dụng vật tư, kế toán lập Bảng phân bổ vật tư sử dụng cho từng phân xưởng. Tại công ty Xà phòng Hà Nội hiện nay đang thực hiện chế độ khoán vật liệu cho các phân xưởng theo hạn mức sử dụng, nếu trong quá trình sản xuất, phân xưởng tiêu dùng NVL ít hơn hạn mức mà vẫn đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm thì phần NVL phân xưởng tiết kiệm được sẽ quy ra giá trị thực xuất và cộng vào lương cho nhân viên trong phân xưởng, định mức vật tư được tính cho cả vật liệu chính và vật liệu phụ. Tại công ty không thực hiện việc mua vật tư không qua nhập kho chuyển thẳng cho bộ phận sử dụng, mà mọi NVL được mua về đều phải tiến hành nhập kho sau đó mới xuất cho các bộ phận có nhu cầu sử dụng. 5.3 Trình tự kế toán Ở kho: Để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn NVL, CCDC, hàng ngày, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép. Thẻ kho chỉ phản ánh mặt số lượng của từng thứ, loại, nhóm NVL, CCDC theo từng lần nhập, xuất. Kế toán vật tư là người mở thẻ kho, sau khi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho thì giao lại cho thủ kho ghi chép và bảo quản. Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ nhập, xuất NVL, CCDC phát sinh, thủ kho thực hiện việc nhập, xuất NVL, CCDC và ghi số lượng thực Từ nhập, xuất vào các chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào những chứng từ này, thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vào thẻ kho của thứ, loại NVL, CCDC vừa nhập, xuất. Mỗi chứng từ này được ghi trên một dòng của thẻ kho và cuối ngày thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho để ghi vào cột “Tồn” của thẻ kho. Ví dụ về việc ghi chép trên một thẻ kho như sau: Thẻ kho của muối Sunfat ngoại(Na2SO4) là thẻ kho số VT0066. Một số nghiệp vụ về nhập, xuất Natri Sunfat được thủ kho ghi và phản ánh vào thẻ kho như sau: +Tồn đầu tháng 02/2005: 5.490.043 kg tương ứng với trị giá là 5.454.459.268 đồng +Ngày 28/02/2005 nhập kho 31.000 kg Na2SO4 được mua từ cụng ty Biên Mậu Hà Khẩu, căn cứ ghi thẻ kho là phiếu nhập kho số PN075 ngày 28/02/2005 +Ngày 28/02/2005 xuất kho 100 kg Na2SO4 cho phân xưởng Kem giặt. Căn cứ ghi thẻ kho là phiếu lĩnh vật tư hạn mức Bảng số 08 CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI THẺ KHO VT0066-Muối Sunfat ngoại Na2SO4 Từ ngày 01/02/2005 đến ngày 28/02/2005 Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Kế toán ký Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 5.490.043 1 PN004 19/02 Cty Biên Mậu HK 19/02 64.740 5.554.783 2 12754 24/02 Cty LD Lever VN 24/02 627.250 4.927.533 3 PN075 29/02 29/02 31.000 4.958.533 4 XKG/2 29/02 PX Kem giặt 29/02 100 4.958.433 Tổng 4.310.106 3.789.640 Tồn cuối tháng 6.010.509 Bảng số 09 CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI PX: Kem giặt BÁO CÁO SỬ DỤNG VẬT TƯ Tháng 02 năm 2005 Stt Tên VT Đơn vị Tổng số lĩnh trong tháng Trong đó vật tư dùng Ghi chú Thí nghiệm Tái chế sửa chữa Thực dùng cho sản xuất 1 LAS Kg 340 340 2 NaOH Kg 20 20 3 Natrosol Kg 3.6 P/x tự mua 4 Na2SO4 Kg 100 100 5 Điện Kw 28 Tạm tính Ở phòng kế toán: Để phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ sự biến động của NVL, CCDC, công ty quy định 07 ngày một lần, kế toán xuống kho kiểm tra, ký, xác nhận vào thẻ kho. Tại phòng kế toán, kế toán vật tư sử dụng Sổ chi tiết vật tư để theo dõi tình hình N - X - T NVL, CCDC. Sổ này có sẵn trên máy, phản ánh sự biến động cho từng thứ, loại, NVL, CCDC theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Trên thực tế, đến cuối tháng nhân viên kế toán vật tư mới xuống kho để kiểm tra tình hình ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, ký xác nhận vào thẻ kho và nhận toàn bộ các chứng từ nhập - xuất trong tháng về phòng kế toán.Sau khi nhận được chứng từ kế toán,kế toán tiến hành kiểm tra và phân laọi chứng từ,căn cứ vào các chứng từ này để ghi vào sổ chi tiết vật tư,sổ chi tiết vật tư mở cho từng loại NVL,CCDC trên một trang sổ,toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến NVL,CCDC đó đều được phản ánh trên trang sổ đó,cuối cùng kế toán tiến hành so sánh đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với số liệu trên thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào phiếu nhập,phiếu xuất kho, thẻ kho và sổ chi tiết tiết hà`ng hóa kế toán tập hợp vào bảng tổng hợp xuất nhập tồn CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Mẫu sổ 17 – VT QĐ liên bộ TCKT-TG Số 583-LB Danh điểm vật tư: Muối Sunfat ngoại………………………………..Số thẻ ……VT0066…… Tên vật tư……………………………………………………………..Số tờ ……..01…………. Nhãn hiệu qui cách:…………………………………………………………………………….. Đơn vị tính:….Kg…………………………………………………….Giá kế hoạch………….. Kho:..Hoá chất…………………………………………………………………………………. Ngày tháng Số chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Thành tiền (Trích dẫn) Tồn ĐK 5.490.043 5.454.459.268 19/02 PN044 BIên mậu 64.740 867 56.130.983 5.554.783 5.510.590.255 24/02 12754 Lever VN 627.250 1.031.098 646.765.843 4.927.533 4.863.833.412 28/02 PN075 Biên mậu 31.000 866 26.871.078 4.958.533 4.890.704.490 28/02 XKG/2 PX K.giặt 100 1.031.098 103.110 4.958.433 4.890.601.380 Tổng cộng 4.310.106 4.365.099.172 3.789.640 3.907.493.984 6.010.509 6.197.980.627 Bảng số 10 Bảng số 11 BẢNG PHÂN BỔ VẬT TƯ SỬ DỤNG Tháng 02 năm 2005 Stt Tên vật tư ĐV tính BL hạ cấp Hà Nội 1 kg HN không bao bì Rửa chén HN RC hoa cam ĐM Thực tế ĐM Thực tế ĐM Thực tế ĐM Thực tế ĐM Thực tế 1 LAS Kg 22.5 22 143 140 66 65 88 84 22.4 29 2 NaOH Kg 14 14 4.9 6 3 Na2SO4 Kg 49.2 60 16 30 8.4 10 4 Natrosol Kg 2.4 2.4 1.2 1.2 5 Na2SO3 Kg 61.5 60 195 195 90 90 Bảng số 12 TỔNG CÔNG TY HOÁ CHẤT CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI BÁO CÁO NHẬP – XUẤT – TỒN VẬT TƯ Từ ngày 01/02/2005 đến ngày 28/02/2005 Số tt Mã vật tư Tên vật tư ĐVT đầu kỳ Nhập Xuất Cuối kỳ Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 01-VT0054 LAS Kg 1.000 10.900.000 340 3.706.000 660 7.194.000 2 01-VT0066 Muối Sunfat ngoại Na2….. Kg 5.490.043 5.740.375.440 4.310.106 4.365.099.172 3.789.640 3.907.493.984 6.010.509 6.197.980.627 3 01-VT0078 Silicat Kg 27.869 21.666.170 443.120 383.298.800 415.290 359.527.391 55.699 45.437.578 4 01-VT0239 Tinh dầu cam Kg -0,40 -40.964 50 4.750.000 49,6 4.709.036 5 01-VT0257 Formaline Kg 6.160 26.796.000 6.160 26.796.000 6 02-VT0044 Hộp blan HC CáI 8.000 4.800.000 410 246.000 7.590 4.554.000 7 03-VT0050 Khẩu trang Cái 419 923.333 30 66.110 389 8.572.23 … 10.435.924.160 15.592.847.280 13.983.182.358 12.045.589.081 6. Kế toán tổng hợp NVL, CCDC tại công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội 6.1 Tài khoản kế toán sử dụng Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội hiện nay đang tién hành hạch toán HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên nên kế toán tổng hợp NVL,CCDC sử dụng các tài khoản sau: TK 152- Nguyên liệu, vật liệu: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của NVL theo giá thực tế. Công ty cũng sử dụng tài khoản này để phản ánh số hiện có và sự tăng giảm CCDC. +TK 152 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2: +TK 1521: NVL chính, phụ +TK 1524: Nhiên liệu và vật tư dùng cho sửa chữa TK 331- Phải trả người bán: Tài khoản này dùng đểnphản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty và người bán, người nhận thầu và cung cấp vật tư, hàng hóa, lao vụ theo hợp đồng đã ký kết. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 111, 112, 141, 621, 622, 627, 641, 642…các tài khoản này được chi tiết đến các tài khoản cấp 2 6.2 Kế toán tổng hợp tăng NVL, CCDC Khi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng gi¸ trị NVL, CCDC công ty hạch toán chi tiết theo từng kho. Việc định khoản các bút toán được thực hiện trực tiếp trên máy tính (phần mềm kế toán) . Cuối mỗi tháng kế toán vật không nhập bảng kê vật tư mà theo dõi trực tiếp trên máy. - Trong trường hợp NVL, CCDC được mua ngoài tại các cơ sở trong nước, kế toán phản ánh trị giá vốn thực tế nhập kho là không có thuế GTGT. Kế toán nhập dữ liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 152: Giá chưa thuế VAT Nợ TK 133: Thuế VAT Có TK 331: Chi tiết theo đối tượng Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0024360 (bảng số 03), phiếu nhập kho số PN 013 (bảng số 05) kế toán vật tư sẽ định khoản trực tiếp trên máy như sau: Nợ TK 1521: 13.398.000 Nợ TK 133: 669.900 Có TK 331: 14.067.900 ( Chi tiết Công ty hoá chất BTM ) - Trường hợp công ty có sử dụng một số loại vật liệu (hoá chất) mà các cơ sở trong nước không sản xuất được, công ty phải nhập từ phía nước ngoài theo hợp đồng đã ký kết. Trước khi nhập kho, phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ lập Bảng kê trị giá hàng nhập khẩu (bảng này được lập cho từng chuyến hàng nhập kho. Khi hàng về nhập kho công ty, trình tự nhập kho tương tự như các trường hợp mua của các cơ sở trong nước. Căn cứ vào phiếu nhập kho, bảng kê trị giá hàng nhập khẩu, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 152: Giá CIF và thuế nhập khẩu Có TK 331 Giá CIF Có TK 3333 Thuế nhập khẩu Ví dụ: Ngày 29/2/2005 Công ty Xà phòng Hà Nội nhập khẩu muối Sunfat ngoại Na2S04 của Công ty Biên Mậu Hà Khẩu Trung Quốc theo hoá đơn số 0012869, căn cứ vào phiếu nhập kho số PN 075 và bảng kê giá trị hàng nhập khẩu kế toán ghi như sau: Nợ TK 1521: 26.871.078 Có TK 331: 26.871.078 Phản ánh số thuế GTGT của hàng nhập khẩu, căn cứ vào bảng kê thuế của hải quan, kế toán ghi: Nợ TK 133 Có TK 3331 - Trường hợp NVL, CCDC của công ty đem thuê ngoài gia công chế biến hoặc tự chế biến, khi nhập lại kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 154: Chi phi SXKD dở dang - Trường hợp NVL, CCDC mua ngoài với khối lượng lớn, được bên bán giảm giá, kế toán phản ánh khoản chiết khấu được hưởng như sau: Nợ TK 111, 112, 331,..: Tổng giá thanh toán Có TK 152: Giá thực tế NVL, CCDC nhập kho Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính (phần chiết khấu) Qui trình nhập liệu Ví dụ: Nhập nội dung nghiệp vụ nhập kho Formaline theo hoá đơn GTGT số 0224360 (bảng số 03) và phiếu nhập kho số PN013 (bảng số 05),nhập tại kho HOACHAT. Ta có quy trình nhập liệu cụ thể như sau: Tại Menu “Phân hệ nghiệp vụ” chọn “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả\Cập nhật số liệu\Phiếu nhập hàng mua” Mã giao dịch: 9- nhập khác Mã khách: BTM Địa chỉ: 135 Nguyễn Văn Cừ – Quận Long Biờn Người giao hàng: Công ty Hoá chất – BTM Diễn giải: nhập hàng mua Số Phiếu nhập: PN013 Ngày hoàn thành : 20/ 02/2005 Ngày lập Phiếu nhập : 16/ 02/2005 Tỷ giá VND Vật tư: Nhập mã vật tư FOR. Chương trình sẽ kiểm tra mã vật tư trong danh mục. Nếu không đúng thì danh mục vật tư hiện lên để chọn và con trỏ sẽ dừng lại ở bản ghi có mã gần đúng nhất so với mã gõ vào. Dùng phím con trỏ để di chuyển và chọn. Có thể dùng phím F5 để tìm theo mã hoặc tên. Số lượng: nhập 3080,Đơn giá: 4350. Nhấn xong ấn ENTER máy sẽ tự động tính tiền và điền vào ô tiền VNĐ Định khoản : máy tự động định khoản tài khoản Nợ, kế toán định khoản TK Có 331 Thuế: ấn tổ hợp phím CTRL + A máy hiện kên bảng nhập thuế. Khi đó kế toán nhập các thông tin liên quan đến thuế. + Ngày hoá đơn là ngày ghi trên hoá đơn hoá đơn của người cung cấp + Số hoá đơn là số Seri ghi trên hoá đơn +Thuế suất : nhập thuế suất 5%, máy sẽ tự động tính tiền thuế và điền vào. Ấn nút LƯU để lưu chứng từ. Sau khi lưu xong chứng từ, con trỏ chuyển đến nỳt “Mới” người sử dụng cú thể thực hiện cỏc cụng việc tiếp theo như “in chứng từ:, “Sửa”, “Xem”… Sổ sách báo cáo Fast là phần mềm kế toán được thiết kế dưới dạng mở nên ngoài các sổ sách theo qui định của Nhà nước, chương trình còn mở các sổ theo yêu cầu quản trị của công ty. Với chương trình phần mềm kế toán đã cài đặt, khi có lệnh chương trình tự động chạy cho phép kết xuất, in ra các sổ sách tương ứng từ chi tiết đến tổng hợp tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. Các loaị sổ sác báo cáo NVL, CCDC của công ty bao gồm: Sổ kế toán tổng hợp: sổ cáI TK 152, TK 111, Tk 331..Sổ tổng hợp phản ánh tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến NVL, CCDC của công ty theo chỉ tiêu giá trị và chỉ tiêu thành tiền. Số liệu trên sổ tổng hợp làm căn cứ lập các báo cáo tài chính. Sổ chi tiết: sổ chi tiết NVL, sổ chi tiết phải trả cho người bán…Sổ chi tiết dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết làm căn cứ để lập báo cáo quản trị. Báo cáo kế toán: Báo cáo tồn kho Để xem, in sổ sách báo cáo, kế toán thực hiện các thao tác sau: + Thực hiện menu lệnh: “Kế toán hàng tồn kho\Báo cáo tồn kho” + Lựa chọn các sổ sách báo cáo tương ứng. + Vào điều kiện lọc để lọc ra cá sổ sách, báo cáo tương ứng.. Sau khi thực hiện các thao tác đó thì chương trình sẽ hiện ra kết quả dưới dạng bảng, dùng phím mũi tên để xem thông tin chi tiết. Ví dụ: để xem Sổ chi tiết vật tư Menu thực hiện: “Kế toán hàng tồn kho\Báo cáo hàng tồn kho” chọn sổ chi tiết Vật tư. Điều kiện lọc từ ngày 19/02/2005 đến ngày 28/02/2005. Kích chọn Muối Sunfat ngoại. Máy sẽ tự động đưa ra sổ chi tiết. Nếu in thi ấn nút “In”. 6.3 Kế toán tổng hợp giảm NVL, CCDC Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là sản xuất, do vậy, NVL, CCDC xuất ra chủ yếu cho mục đích sản xuất sản phẩm. Ngoài ra, công ty cũng xuất NVL, CCDC phục vụ cho công tác quản lý ở phân xưởng, cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp, có khi xuất bán hoặc làm mẫu. Công ty áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX và tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền, kế toán thực hiện xuất vật tư như sau: Nợ TK 621: Trực tiếp cho sản xuất Nợ TK 627: Sản xuất chung Nợ TK 641, 642: Phục vụ bán hàng, QLDN Nợ TK 632: Xuất bán Có TK 152: Chi tiết từng kho Ví dụ : Công ty xuất muối Sunfat Na2SO4 (Kho hoá chất) cho phân xưởng kem giặt cung cấp vào phiếu lĩnh vật tư hạn mức (bảng số 06) giá thực tế kế toán vật tư định khoản như sau : Nợ TK 621 :103.110 Có TK 152:103.110 Sau khi định khoản kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ đã được phân loại như phiếu xuất kho, phiếu lĩnh vật tư hạn mức, kế toán vật tư vào Bảng kê xuất vật tư. Bảng kế xuất vật tư cũng được theo dõi cả về mặt hiện vật và giá trị và cũng được mở chi tiết cho từng kho theo từng tháng. Sau khi lập xong bảng kê, kế toán lấy dòng tổng cộng trên bảng kê xuất vật tư phản ánh vào bảng tổng hợp xuất vật liệu, hàng hoá trong tháng. Bảng này phản ánh toàn bộ vật tư xuất trong tháng về mặt giá trị cho từng đối tượng sử dụng vật tư, bảng này cũng phản ánh tổng số vật tư ở từng kho được xuất ra trong tháng. Đồng thời với việc vào các bảng trên, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan và sổ kế toán chi tiết để nhập số liệu vào máy tính. Máy sẽ tự động vào Nhật ký chung, kết chuyển chi phí theo yêu cầu và vào các sổ cái các tài khoản liên quan. Ngoài ra, trong trường hợp NVL, CCDC xuất ra cho sản xuất nhưng không sử dụng hết, phần giá trị NVL, CCDC thừa này không nhập lại kho mà để lại phân xưởng phục vụ cho sản xuất tháng sau. Trong trường hợp này máy sẽ tự động ghi: Nợ TK 152 Có TK 154 Cuối tháng, kế toán vật tư hoàn thành các bảng biểu, sổ kế toán liên quan để chuyển chi bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, chuyển cho kế toán tổng hợp để lập các báo cáo sản xuất,.. và các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin vật tư. Ví dụ: Công ty xuất muối Sunfat ngoại Na2SO4 (kho Hoá chất) cho phân xưởng Kem giặt căn cứ vào “Phiếu lĩnh vật tư hạn mức” (bảng số 06). Quy trình nhập liệu như sau: Tại Menu “Phân hệ nghiệp vụ” Chọn “Kế toán hàng tồn kho\Cập nhật số liệu\Phiếu xuất kho” Mã giao dịch: 4 - xuất cho sản xuất Mã khách: HASO005 Địa chỉ: Ng.giao hàng: Diễn giải: xuất dùng cho SX Số px: XKG/2 Ngày ht: 28/02/2005 Ngày lập px: 28/02/2005 Tỷ giá VND Đưa con trỏ tới ô “ Mã hàng” nhấn F5 ,chọn mã hàng Na2SO4,máy sẽ hiện lên các thông tin lên quan. Kế toán đIền nốt các thông tin còn lại.Máy tự động định khoản TK Có. Ấn nút lưu để lưu chứng từ. Sau khi lưu xong chứng từ, con trỏ chuyển đến nút “mới” người sử dụng có thể thực hiện các công việc tiếp theo như “in chứng từ:, “Sửa”, “Xem”… CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI BẢNG KÊ XUẤT VẠT TƯ TàI khoản 1521 tháng 02/2005 Số chứng từ Tên vật tư Đơn vị Đơn giá TK 6412 TK 6422 TK 621.K.giặt Tổng cộng SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền PX004 CRX Kg 34.497 2 68.994 2 68.994 PX009 Giấy đo PH Hộp 50.000 2 100.000 2 100.000 PX014 HCL 0,1 N ống 16.000 10 160.000 10 160.000 PX025 H2SO4 0,1 N - 16.000 3 480.000 3 480.000 - Nước cất Lít 3.000 40 120.000 40 120.000 VTMH Dầu cam Kg 65.000 1 65.000 1 65.000 - Muối Na2SO4 Kg 1.031.098 100 103.100 100 103.110 XKG/2.1 LAS Kg 10.900 140 1.526.000 140 1.526.000 - Chất thơm Kg 210.000 7,6 1.596.000 7,6 1.596.000 ……. Cộng 6.604.056 3.429.864 494.982.647 505.016.567 Bảng Số 13 Bảng Số 14 BẢNG TỔNG HỢP XUẤT VẬT LIỆU + HÀNG HOÁ Tháng 02 năm 2005 TK Có TK Nợ 1521 1522 1523 1388 3388 1561 1562 141 Tổng cộng TK 621 Tk 621-K.giặt 494.982.647 71.730.840 Tk 621-quản 98.225 15.295.000 15.393.225 Tk 621-Carton 248.577.810 16.408 248.594.218 TK 627 TK 6272 639.150 639.150 TK 6275 4.396.427 4.396.427 TK 6278 100.000 100.000 TK 632 3.610.352.354 170.534.015 3.905.845.869 TK 6412 6.604.506 25.500 1.866.151 TK 6422 3.429.864 1.495.200 5.778.385 Bảng số 15 CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/02 đến ngày 28/02 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có Nợ Có Trang trước chuyển sang xxxx Xxxx … 65131 22/02 Chị Lành nộp tiền 1111 47.733 33311 47.733 … 12754 24/02 Công ty Lever mua muối Sunfat 131 785.980.913 51113 748.553.250 33311 37.427.663 PN042 28/02 Nhập công tơ 3 pha và tủ… 1524 1.190.000 133 33.500 331 1.223.500 PN075 28/02 Nhập kho muối Na2SO4 1521 26.871.078 331 25.169.078 3333 1.702.000 12 28/02 Chị Sâm nộp tiền đIửn 1111 395.603 1388 395.603 PX025 28/02 Xuất vât tư cho PX K.giặt 621 1.526.000 1521 1.526.000 Bảng số 16 CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI SỔ CÁI TÀI KHOẢN 152 – Nguyên liệu, vật liệu Từ ngày 28/02/2005 đến ngày 28/02/2005 Ngày ghi sổ Chứng từ DIỄN GIẢI TK ĐK Số tiền Số Ngày Nợ Có 28/02/2005 PN075 28/02/2005 Tiền Nk 31 tấn muối HĐ002/05 331 25.169.078 28/02/2005 PN075 28/02/2005 Thuế Nk 31 tấn muối HĐ002/05 3333 1.702.000 28/02/2005 PX025 28/02/2005 Xuất vật tư cho SX-Đỗ Công Thành 6422 480.000 28/02/2005 PX025 28/02/2005 Xuất vật tư cho SX-Đỗ Công Thành 6422 120.000 28/02/2005 VTHM 28/02/2005 Xuất vật tư cho SX-PX K.giặt(NRC) 621 103.110 28/02/2005 XKG/2.1 28/02/2005 Xuất vật tư cho SX-PX K.giặt(Kem) 621 1.526.000 28/02/2005 PN079 28/02/2005 Tiền nhập khẩu 181T muối HĐ002/05 331 147.114.176 28/02/2005 XXUT/ 28/02/2005 Xuất vật tư cho SX-Bộ phận Xút 621 480.864.983 …. Số dư đầu kỳ: 8.523.129.633 Số phát sinh trong kỳ: 4.650.872.203 1.128.412.756 Số dư cuối kỳ: 12.045.589.080 IV. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NVL, CCDC TẠI CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI. Định kỳ, cuối mỗi quý, công ty phải lập báo cáo tài chính quý (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh) và cuối niên độ kế toán, kế toán lập đầy đủ các báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính Trên thuyết minh báo cáo tài chính có bổ sung, giải trình, thuyết minh chi tiết ra một số chỉ tiêu trong báo cáo tài chính mang tính tổng quát. Đó là những chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình hoạt động của công ty như: Tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư, tỷ suất lợi nhuận theo doanh thu, hệ số khả năng thanh toán,... Như vậy để đo lường hiệu quả sử dụng hàng tồn kho tại Công ty cổ phần xà phòng Hà Nội,chúng ta dựa vào một số chỉ tiêu sau: Hệ số quay kho vòng kho vật tư = Doanh thu thuần/Trị giá HTK Trị giá hàng tồn kho=( Dư đầu năm + Dư cuối năm )/2 Số vòng quay VLĐ = Doanh thu thuần/VLĐ bình quân VLĐ bình quân= (VLĐ đầu năm+VLĐ cuối năm)/2 Thời gian của 1 vòng luân chuyển = 360/Số vòng quay VLĐ Hệ số sinh lời của VLĐ =Lợi nhuận HĐSXKD/VLĐ bình quân Dụa vào các chỉ tiêu trên ta có bảng sau Bảng số 17: Một số chỉ tiêu đấnh giá hiệu quả sử dụng hàng tồn kho tại Công ty cổ phần xà phòng Hà Nội Chỉ tiêu ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch 1.Doanh thu thuần Đồng 163.574.295.484 132.171.128.318 (31.403.167.166) 2.Vốn lưu động Đồng 52.301.952.196 66.041.477.315 13.739.525.119 3.VLĐ bình quân Đồng 35.809.334.512 59.171.714.756 23.362.380.244 4.Lợi nhuận HĐSXKD Đồng 17.334.544.612 46.500.695.053 29.166.150.441 5.Vòng quay VLĐ Vòng 4,57 2,84 (1,73) 6.Trị giá HTK Đồng 7.320.593.066 8.998.525.680 1.677.932.614 7.Vòng quay HTK Vòng 22,34 14,69 (7,65) 8.Số ngày 1 vòng quay HTK Ngày 16 24 8 9.Hệ số sinh lời của VLĐ Đồng 0,48 0,78 0,3 Từ số liệu ở bảng trên ta thấy năm 2004 hiệu quả sử dụng VLĐ trong SXKD của Công ty đã tăng lên, lý do là hệ số sinh lời của VLĐ là 0,3 tuy nhiên vòng quay của VLĐ lại giảm đi 1,73 vòng đã làm giảm hiệu quả sử dụng VLĐ trong SXKD của Công ty. Nguyên nhân cụ thể là số Vốn bằng tiền được huy động quá nhiều so với nhu cầu thực tế của Công ty. Vì vậy làm giảm hiệu quả sử dụng VLĐ trong SXKD tại Công ty. Bên cạnh đó HTK cũng ảnh hưởng không ít đến hiệu quả sử dụng VLĐ trong SXKD. Vòng quay HTK giảm đi 7,65 vòng, số vòng quay HTK giảm làm cho số ngày một vòng quay HTK tăng lên 8 ngày. Điều này là do việc lập kế hoạch về nhu cầu vốn vật tư hàng hoá dự trữ chưa chính xác làm cho lượng vốn bị ứ đọng nhiều làm cho hiệu quả sử dụng VLĐ chưa cao. Tuy có đánh giá khái quát tình hình hoạt động của công ty theo một số chỉ tiêu trên nhưng nhìn chung, công ty không tổ chức tiến hành riêng hoạt động phân tích tình hình SXKD cũng như phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL, CCDC. Đây chính là một trong những hạn chế ảnh hưởng tới công tác quản lý và hạch toán NVL, CCDC của công ty. PHẦN III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ VỚI VIỆC PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NVL, CCDC TẠI CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI. NHỮNG NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL VÀ CCDC VỚI VIỆC PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NVL, CCDC TẠI CÔNG TY XÀ PHÒNG HÀ NỘI. Sau hơn 40 năm hình thành và phát triển, trải qua nhiều khó khăn, đặc biệt là khi chuyển đổi từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường, đến nay hoạt động của công ty Xà phòng Hà Nội đã đi vào ổn định và đang có chiều hướng phát triển cao. Sản phẩm của công ty đã tạo được chỗ đứng trên thị trường, thu nhập của công nhân viên được cải thiện. Đạt được như vậy là cả một quá trình phấn đấu không ngừng trong việc sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp tổ chức kỹ thuật và quản lý của các bộ phận trong toàn công ty. Một trong những biện pháp cơ bản và đem lại hiệu quả mà công ty đang thực hiện là tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm trên cơ sở đảm bảo và không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm. Để thực hiện được điều này, việc tăng cường công tác quản lý và hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC là cần thiết vì đây là một trong những biện pháp hữu hiệu, quan trọng nhất góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tránh mất mát, hao hụt, hư hỏng trong quá trình SXKD mà vẫn đảm bảo được chất lượng của sản phẩm sản xuất ra. Sau một thời gian thực tập tại công ty Xà phòng Hà Nội, được tiếp xúc với thực tế công tác kế toán tại công ty, cùng những kiến thức đã được học ở trường, tôi xin nêu lên một số nhận xét của cá nhân về thực trạng công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty như sau: Những ưu điểm Thứ nhất là: Về bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty Xà phòng Hà Nội được tổ chức theo hình thức tập trung, tương đối khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức SXKD của công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo cho sự lãnh đạo tập trung của kế toán trưởng cũng như việc chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động SXKD của công ty. Đội ngũ nhân viên kế toán trẻ, có năng lực, nhiệt tình trong công việc, trình độ nghiệp vụ vững vàng, hầu hết có trình độ đại học hoặc tương đương, sử dụng thành thạo máy vi tính và chương trình phần mềm kế toán làm giảm nhẹ được công việc kế toán. Thứ hai là: Hình thức sổ áp dụng Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung, đây là hình thức sổ đơn giản, tiện dụng, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra, và đặc biệt phù hợp với việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán. Việc sử dụng máy vi tính và chương trình kế toán máy vào công tác kế toán góp phần nâng cao tốc độ xử lý thông tin, đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý của công ty. Ngoài ra, việc sử dụng máy tính còn góp phần nâng cao năng suất lao động, giảm nhẹ khối lượng công việc cho các kế toán viên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu số liệu, việc cập nhật, lưu trữ và bảo quản các tài liệu kế toán. Nhờ sự hỗ trợ của chương trình kế toán máy FAST trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu Foxpro công ty đưa vào sử dụng từ năm 1998, mà việc kết hợp giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết NVL, CCDC theo hình thức Nhật ký chung phát huy được nhiều ưu điểm, đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ hệ thống sổ sách, cung cấp bảng biểu phục vụ cho việc quản trị nội bộ cũng như việc lập các bảng biểu, báo cáo theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Thứ ba là: Việc thu mua NVL, CCDC Trong thời gian qua công ty đã thực hiện tương đối tốt kế hoạch thu mua NVL, CCDC phục vụ cho sản xuất. Mặc dù, khối lượng NVL, CCDC cần sử dụng lớn, đa dạng về chủng loại quy cách, phẩm chất, lại có nhiều NVL, CCDC rất phức tạp trong khâu thu mua (về nguồn cung cấp, về quá trình vận chuyển, bốc dỡ,..) nhưng công ty luôn đáp ứng đầy đủ, kịp thời cho sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất vì thiếu vật tư. Phòng Kế toán, đặc biệt là kế toán vật tư đã theo dõi sát sao công tác thu mua vât tư, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời cùng với bộ phận kế hoạch của phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu có trách nhiệm trong việc tham mưu, tư vấn về mặt chuyêm môn, kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch thu mua NVL, CCDC ở công ty. Thứ tư là: Việc sử dụng NVL, CCDC trong sản xuất Cùng với việc thực hiện tốt kế hoạch thu mua vật tư, phòng Kỹ thuật đã xây dựng cụ thể, chi tiết định mức vật tư cho từng thứ, loại sản phẩm. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho các phân xưởng có cơ sở sử dụng tiết kiệm NVL, CCDC trong sản xuất, từ đó tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Việc xây dựng định mức vật tư đã giúp cho công tác quản lý NVL, CCDC trở nên hiệu quả hơn, kiểm tra, kiểm soát được kế hoạch sản xuất đối với từng loại sản phẩm ở từng phân xưởng và tránh được những mất mát, hao hụt trong quá trình sản xuất, tạo ra chất lượng ổn định và uy tín trên thị trường. Thứ năm là: Công tác bảo quản, dự trữ vật tư Công ty đã thực hiện tốt kế hoạch thu mua, luôn bảo đảm dự trữ đủ NVL, CCDC cho sản xuất, tránh được tình trạng quá trình sản xuất bị gián đoạn, ngừng hoạt động. Việc xác định khối lượng NVL, CCDC dự trữ đã được công ty thực hiện một cách hợp lý, không gây nên tình trạng ứ đọng vốn. NVL, CCDC được bảo quản trong một hệ thống kho tàng được xây dựng và trang bị phù hợp với đặc tính lý hoá của các loại NVL, CCDC. Do đó, vật tư luôn được đáp ứng không chỉ về mặt số lượng mà cả về mặt chất lượng, phục vụ hữu hiệu cho yêu cầu sản xuất sản phẩm. Thứ sáu là: Về công tác tổ chức thống kê phân xưởng Tại các phân xưởng, bố trí các thống kê viên phân xưởng làm nhiệm vụ kiểm tra, giám sát việc ghi chép ban đầu, tính toán nhập, xuất, tồn vật tư vào xưởng. Dưới góc độ quản lý nhân sự, các nhân viên này chịu sự quản lý của phân xưởng, nhưng về mặt nghiệp vụ chuyên môn, họ được phòng Kế hoạch - Tài vụ hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra. Đây là một hướng tổ chức hoàn toàn hợp lý nhằm gắn chặt quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên thống kế phân xưởng với phòng Kế hoạch - Tài vụ, đồng thời tạo điều kiện cho họ thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo tính chính xác, khách quan của số liệu. Những nhược điểm Nhìn chung, công tác NVL, CCDC ở công ty Xà phòng Hà Nội được thực hiện khá hiệu quả, đảm bảo việc theo dõi tình hình N - X - T được thường xuyên. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty vẫn còn những vấn đề tồn tại cần được khắc phục và hoàn thiện. Thứ nhất: Về phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng Trên thuyết minh báo cáo tài chính, công ty đã đăng ký phương pháp hàng tồn kho là phương pháp KKĐK và trên thực tế đã tính NVL xuất kho cuối tháng căn cứ vào các phiếu nhập kho, lượng tồn đầu tháng và kiểm kê kho cuối tháng, kế toán vật tư tính giá NVL xuất kho như sau: Giá trị NVL = Giá trị NVL tồn + Giá trị NVL nhập - Giá trị NVL tồn xuất trong tháng đầu tháng trong tháng cuối tháng Song việc hạch toán thực tế của kế toán lại sử dụng phương pháp KKTX, không sử dụng các tài khoản như: TK 611, TK 631. Thứ hai: Về việc sử dụng chung một tài khoản để hạch toán NVL, CCDC Hiện nay, trong hạch toán NVL, CCDC, công ty chỉ sử dụng một tài khoản đó là TK 152 để theo dõi, phản ánh tình hình biến động và số hiện có của toàn bộ NVL, CCDC sử dụng trong toàn công ty. Tài khoản này được chi tiết thành 2 tài khoản cấp hai, trong đó CCDC được theo dõi trên cả hai tài khoản là: TK 1521- Vật liệu chính, phụ TK 1524 - Nhiên liệu, vật tư dùng cho sửa chữa Việc ghi chép và phản ánh như vậy chưa đúng với nguyên tắc hạch toán và chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. NVL sử dụng tại công ty gồm rất nhiều chủng loại, quy cách, phẩm chất lại khác nhau, CCDC tuy có giá trị thấp nhưng cũng đa dạng và sử dụng thường xuyên cho nên việc hạch toán chung NVL, CCDC trở nên phức tạp, thiếu khoa học, dễ gây nhầm lẫn. Việc quản lý cũng gặp khó khăn, không biết phải phân chia theo tiêu thức nào để quản lý, do đó ảnh hưởng hoạt động SXKD của công ty. Thứ ba: Về hạch toán chi tiết NVL, CCDC Công ty đang áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, CCDC - đây là phương pháp phù hợp với đặc điểm của công ty. Song vấn đề quan tâm là yêu cầu của phương pháp này: Định kỳ, 5-7 ngày, kế toán phải xuống kho kiểm tra việc ghi thẻ kho và nhận các chứng từ kế toán về phòng kế toán để tập hợp, phân loại, hoàn chỉnh chứng từ, đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh trung thực, kịp thời. Nhưng tại công ty, cuối tháng công việc này mới được thực hiện, do đó cuối tháng công việc rất bận rộn, lượng chứng từ nhiều làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Do phần hành kế toán NVL, CCDC vẫn phải thực hiện bằng tay (có sự trợ giúp của máy tính) nên việc tính toán, vào sổ sách, bảng biểu (Sổ chi tiết vật tư, bảng kê xuất vật tư) của tháng này nhiều khi sang tháng sau mới làm được. Điều này đã làm ảnh hưởng đến việc thực hiện không đúng tiến độ và không phục vụ kịp thời yêu cầu nắm bắt thông tin nhanh về NVL, CCDC. Cũng vì cuối tháng kế toán mới xuống kho kiểm tra và nhận chứng từ về phòng nên làm cho công tác quản lý NVL, CCDC ở công ty lỏng lẻo, công ty không nắm bắt được kịp thời tình hình biến động vật tư trong công ty. Thứ tư: Việc hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Theo số liệu cuối năm 2005 cho thấy khối lượng vật tư tồn kho của công ty lớn (82 loại khác nhau) tương ứng với số tiền là 5.163.424.548.Nguyên liệu đầu vào hầu hết là nhập khẩu từ nước ngoài ,giá nguyên liệu cao và chịu ảnh hưởng lớn của sự biến động tỷ giá Đôla Mỹ. Trong khi đó hiện nay, công ty không tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà chỉ tiền hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Việc lập dự phòng trong kinh doanh là để hạn chế bớt những thiệt hại và để chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra rủi ro do các tác nhân khách quan giảm giá vật tư, hàng hoá,... Do vậy, công ty cần thực hiện chính sách dự phòng giảm giá trị thu hồi của vật tư,...Đặc biệt đối với một số nguyên vật liệu chính như Tripoly, Natri Sunfat, LAS…Các nguyên liệu này tồn kho với khối lượng lớn, giá cả lại thường xuyên biến động. Cụ thể: Cuối 2005 Đầu 2006 Natri Sunfat 1.500 đ/Kg 1.100 đ/ Kg Tripoly 10.000 đ/Kg 9.300 đ/Kg Việc tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tiến hành như sau: căn cứ vào tình hình tồn kho, tình hình giá cả thị trường và giá gốc để xác định mức trích dự phòng. Số dự phòng cần trích lập cho năm N+1 = Số lượng hàng tồn kho ngày 31/12/N X Đơn giá gốc hàng tồn kho - Đơn giá ước tính có thể bán Sau khi xác định số dự phòng cần lập kế toán ghi sổ như sau + Cuối niên độ kế toán xác định mức trích dự phòng cần lập (theo chế độ tài chính) tính vào chi phí Nợ TK 632 – giá vốn hàng bán Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Nếu số dự phòng phải lập năm nay > Số dự phòng đã lập năm trước chưa sử dụng đến thì số chênh lệch lớn hơn được trích lập bổ sung như trường hợp trích lập năm nay. Nếu số dự phòng năm nay < Số dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 – Giá vốn hàng bán MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÀ PHÒNG HÀ NỘI. Hiệu quả SXKD với yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC: Mục tiêu cuối cùng của các doanh nghiệp SXKD trên thị trường là lợi nhuận, đây cũng là tiêu thức quan trọng để đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu này, các doanh nghiệp phải thực thi nhiều biện pháp, một trong những biện pháp được nhiều doanh nghiệp quan tâm bởi tính hữu hiệu của nó đối với việc nâng cao hiệu quả SXKD đó là tiết kiệm chi phí và giá thành sản phẩm. Muốn tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm, yêu cầu đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp là phải tổ chức hạch toán kế toán NVL, CCDC khoa học, từ đó tính toán chính xác và đầy đủ chi phí sản xuất bỏ ra cũng như phân bổ chi phí chính xác cho từng đối tượng tính giá. Do đó, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán NVL, CCDC nói riêng là một tất yếu, khách quan mà một doanh nghiệp SXKD nào cũng nên làm để đáp ứng hơn nữa các yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin và chiến lược phát triển kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu cuối cùng, đó là lợi nhuận. Trong những năm gần đây, công ty Xà phòng Hà Nội nắm bắt được tình hình biến động của nền kinh tế nên cũng không ngừng hoàn thiện công tác kế toán, áp dụng các khoa học kỹ thuật mới, sử dụng phần mềm kế toán nên việc thực hiện công tác kế toán ở công ty được thuận tiện hơn so với trước đây. Tuy nhiên, tôi cũng xin đóng góp một số kiến nghị để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL, CCDC của công ty: 1. Về tài khoản kế toán và việc phân loại VL, CCDC Như ở trên đã trình bày, hiện nay công ty chỉ sử dụng một tài khoản để hạch toán NVL và CCDC. Theo chế độ kế toán hiện hành, công ty nên mở thêm TK 153 - Công cụ dụng cụ để theo dõi, phản ánh số hiện có và tình hình biến động CCDC trong công ty và chi tiết đến các tài khoản cấp 2 như: + TK 1531: Bao bì luân chuyển + TK 1532: Quần áo bảo hộ lao động + TK 1538: CCDC khác Như vậy TK 152 chỉ theo dõi, phản ánh số hiện có và tình hình biến động của NVL, tránh được sự phức tạp, rắc rối trước đây. Tuy nhiên, trong quá trình sản xuất kinh doanh có một số phế liệu, phế phẩm có thể thu hồi nhưng chưa được theo dõi trên tài khoản nào, nên trong TK 152, công ty nên mở thêm một tài khoản cấp hai nữa là TK 1528 - Nguyên liệu, vật liệu khác. Tài khoản này sẽ theo dõi những NVL khác không xếp vào các nhóm đã phân loại và phế liệu thu hồi đảm bảo cho việc quản lý, sử dụng vật tư được toán diện hơn. Đồng thời với việc mở thêm TK 153, công ty cũng cần tiến hành phân loại CCDC theo một tiêu thức nào đó, chẳng hạn phân loại CCDC theo nội dung kinh tế của nó, bao gồm các loại sau: + Nguyên vật liệu phụ: Gồm các loại hộp nhựa, túi nilông, nhãn mác sản phẩm,.. + Quần áo bảo hộ lao động: Gôm các loại quần áo bảo hộ, găng tay, khẩu trang, áo mưa bạt, ủng, mũ,.. 2. Việc áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là sản xuất các chất tẩy rửa, do đó lượng vật tư nhập, xuất nhiều, lại có giá trị nhỏ, vì vậy công ty nên áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX thay cho phương pháp KKĐK như đã đăng ký hiện nay. Việc thay đổi này chỉ đơn thuần là để tăng cường công tác kiểm tra, kiểm kê kho bởi vì về phương pháp hạch toán mà công ty đang sử dụng chính là phương pháp KKTX. Do khối lượng vật tư nhập, xuất kho liên tục nên việc áp dụng phương pháp KKTX còn giúp cho việc theo dõi, quản lý NVL, CCDC tránh được sự chênh lệch giữa số xuất kho thực tế và số xuất trên tổng các phiếu xuất kho. Giá trị NVL, CCDC thực tế xuất trong kỳ được tính như sau: Giá trị Giá trị Giá trị Giá trị NVL,CCDC = NVL, CCDC + NVL, CCDC - NVL, CCDC xuất trong kỳ dư đầu kỳ nhập trong kỳ dư cuối kỳ Phương pháp ghi thẻ song song Việc kế toán vật tư cuối tháng mới xuống kho kiểm tra tình hình ghi chép của thủ kho và nhận các chứng từ về phòng kế toán như hiện nay đã làm cho công tác quản lý NVL, CCDC ở kho trở nên lỏng lẻo, không nắm bắt được tình hình thực tế vật tư trong công ty. Kế toán vật tư cần thay đổi thời gian xuống kho kiểm tra và nhận chứng từ, nên 5-7 ngày thực hiện một lần. Việc thay đổi này sẽ giúp cho công việc kế toán bớt nặng nề, dồn dập vào cuối tháng và cũnh giúp cho việc lập các báo cáo sản xuất nhanh, đáp ứng được nhu cầu nắm bắt thông tin nhanh về vật tư của các bộ phận có liên quan. KẾT LUẬN Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm, do đó, kế toán NVL, CCDC là một phần hành cần thiết, quan trọng trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất. Kế toán chính xác NVL sẽ giúp doanh nghiệp xác định đúng chi phí sản xuất sản phẩm, từ đó xác định được giá thành sản xuất. Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước sản xuất các chất tẩy rửa tổng hợp phục vụ nhu cầu xã hội.Cùng với sự phát triển chung của công ty, công tác kế toán NVL ngày càng được hoàn thiện hơn phù hợp với yêu cầu quản lý và SXKD của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Qua những kiến thức được học ở trường, kết hợp với kinh nghiệm tiếp thu được trong quá trình thực tập tại công ty, đặc biệt sau khi nghiên cứu rõ phần hành kế toán NVL, tôi đã mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội. Việc hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC có thể sẽ là công cụ hữu ích giúp công ty xây dựng lại hệ thống kế toán NVL, CCDC một cách khoa học và hợp lý hơn, giúp công ty có thể kiểm soát được chi phí cho NVL, từ đó có biện pháp nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tạo được nhiều lợi nhuận hơn nữa. Tuy nhiên, do trình độ còn hạn chế, thời gian thực tập không nhiều, cho nên bài viết của tôi còn nhiều thiếu sót, chưa thể nêu rõ được những ưu, nhược điểm của công ty, chưa đi sâu vào kế toán NVL, CCDC và không thể đưa ra được những kiến nghị mang tính toàn diện hơn. Tôi hy vọng những kiến nghị đưa ra trên đây sẽ góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán NVL, CCDC và phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL, CCDC tại công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của Ths Phạm Thị Minh Hồng, các cán bộ phòng kế toán Công ty Cổ phần Xà phòng Hà Nội. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình Lý thuyết và thực hành Kế toán tài chính. Chủ biên: Tiến sĩ Nguyễn Văn Công 2. Giáo trình Kế toán quản trị. Chủ biên: Tiến sĩ Nguyễn Minh Phương 3. Giáo trình kế toán doanh nghiệp Chủ biên: PGS. TS Ngô Thế Chi. TS Trương Thị Thuỷ 4. Hệ thống kế toán doanh nghiệp. Nhà xuất bản Tài chính. 5. Tạp chí kế toán, kiểm toán. 6. Các sổ sách, chứng từ kế toán của Công ty Cổ phần Xà Phòng Hà Nội.