Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu ở Lâm trường Lập Thạch

i sản, các hợp đồng về trồng, chăm sóc, bảo vệ rừng. - Tổ chức, quản lý, lưu trữ tài liệu kế toán, thống kê của Lâm trường. * Kế toán tổng hợp kiêm phó Phòng kế toán. - Tham mưu cho kế toán trưởng về công tác hạch toán kế toán trong toàn Lâm trường. - Theo dõi tình hình biến động TSCĐ, tiền gửi, tiền vay ngân hàng. - Tổng hợp, tính toán và phân bổ các khỏan chi phí cho các loại sản phẩm, tính giá thành thực tế cho các loại sản phẩm. Đồng thời lập báo cáo tài chính, báo cáo thống kê toàn Lâm trường. - Là người trực tiếp theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến sản xuất lâm sinh. - Hàng ngày lập phiếu nhập - xuất kho vật tư, phiếu thu - chi tiền phục vụ trực tiếp cho sản xuất lâm sinh khi có chứng từ hợp lệ. - Theo dõi các khỏan tạm ứng, các khỏan công nợ phải thu, phải trả, các khỏan chi phí, các khỏan tiền công, tiền lương phục vụ công tác sản xuất cây giống, trồng, chăm sóc và bảo vệ rừng. - Là người trực tiếp theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến sản xuất thu mua tiêu thụ gỗ nguyên liệu giấy. * Thủ kho, thủ quỹ: - Hàng ngày làm nhiệm vụ nhập - xuất kho, thu - chi tiền khi có phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu - phiếu chi hợp lệ. Đồng thời cùng với cán bộ định mức đi khảo sát hiện trường để tham mưu cho lãnh đạo về việc xây dựng định mức các công đoạn trong sản xuất của tất cả các đội sản xuất trong toàn Lâm trường. b*Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Lâm trường Lập Thạch. Lâm trường Lập Thạch với quy mô sản xuất vừa, quy trình sản xuất đơn giản, do đó Lâm trường đã áp dụng sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Niên độ kế toán là 01 năm (01/01 đến 31/12). Đơn vị tiền tệ sử dụng là: VN đồng. Trình tự ghi sổ tổng quát theo hình thức Nhật ký chung theo sơ đồ sau: Các chứng từ gốc Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Nhật ký chung Nhật ký chuyên dùng: - Nhật ký thu tiền - Nhật ký chi tiền - Nhật ký bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số p/s Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng (cuối kỳ) Quan hệ đối chiếu c. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại Lâm trường Lập Thạch. Tại Lâm trường Lập Thạch, hiện nay đang vận dụng hệ thống chứng từ kế toán sau: * Chứng từ hạch toán tiền lương. - Bảng chấm công (Mẫu số 01-LĐTL). - Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02 - LĐTL). - Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Mẫu 03 - LĐTL). - Bảng thanh toán BHXH (Mẫu 04 - LĐTL). - Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu 05 - LĐTL). - Phiếu xác nhận sản phẩm (công việc) hoàn thành. * Chứng từ về hạch toán TSCĐ - Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu 01 - TSCĐ). - Thẻ TSCĐ (Mẫu 02 - TSCĐ). - Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu 03 - TSCĐ). - Biên bản giao nhận sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành (mẫu 04 - TSCĐ) - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu 05 - TSCĐ). * Chứng từ về hàng tồn kho: - Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT). - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT). - Thẻ kho (Mẫu 06 - VT). - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 08 - VT). * Chứng từ về tiền tệ: - Phiếu thu (Mẫu 01 - TT). - Phiếu chi (Mẫu 02 - TT). - Séc lĩnh tiền mặt. - Bảng thanh toán tạm ứng. * Chứng từ về bán hàng. - Hóa đơn (GTGT) - Mẫu 01 GTKT. * Chứng từ về chi phí sản xuất: - Bảng thanh toán tiền lương. - Bảng phân bổ tiền lương. - Phiếu xuất kho; Bảng phân bổ NVL, dụng cụ. - Phiếu chi, báo nợ của ngân hàng, giấy báo tiền điện. - Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. d. Tổ chức vận dụng hệ thống TK kế toán ở Lâm trường Lập Thạch. Hiện nay, Lâm trường Lập Thạch là đơn vị hạch toán độc lập, là đơn vị trực thuộc công ty nguyên liệu giấy Vĩnh Phú. Lâm trường áp dụng phương pháp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, xác định hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Với đặc điểm này, hiện nay Lâm trường sử dụng hầu hết các tài khỏan trong hệ thống TK kế toán Việt Nam, còn 05 TK Lâm trường không sử dụng, gồm các TK sau: TK 136, TK 451, TK 611, TK 631, TK 641, và sử dụng toàn bộ các tài khỏan ngoài bảng tổng kết tài sản. e. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ tại Lâm trường Lập Thạch. Hiện nay, tại Lâm trường Lập Thạch đang sử dụng các loại sổ sau: * Sổ tổng hợp gồm: - Sổ nhật ký chung. - Sổ cái (Mở cho các tài khỏan 111, 112, 113, 141…) * Sổ chi tiết bao gồm: - Sổ chi tiết vật tư (sản phẩm, hàng hóa). - Sổ chi tiết theo dõi với người bán (người mua). - Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng (TK 141). - Sổ chi tiết các khỏan phải thu (TK 138). - Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. - Sổ chi tiết tiền vay (theo dõi các TK: 311, 341, 336). - Sổ chi tiết theo dõi về KPCĐ, BHXH, BHYT, phải trả khác. - Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với CBCNV (TK 334). - Sổ chi tiết theo dõi thế chấp, ký cược, ký qũy. - Sổ chi tiết tiêu thụ. - Sổ chi tiết TSCĐ. - Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh. - Sổ chi tiết theo dõi thuế VAT. - Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh, theo dõi các TK 142, 154, 621, 622, 627, 642. - Sổ chi tiết chi phí, thu nhập về HĐTC, hoạt động BT. - Sổ theo dõi quỹ tiền mặt. g. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán ở Lâm trường Lập Thạch. Lâm trường Lập Thạch, báo cáo kế toán được lập theo quý và được gửi các cơ quan quản lý theo quy định. Hiện nay, tại Lâm trường Lập Thạch báo cáo kế toán được lập gồm 04 biểu sau: - Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01/DN). - Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu B02/DN). - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03/DN). - Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B04/DN). h. Khái quát một số phần hành kế toán tại Lâm trường Lập Thạch Lâm trường Lập Thạch áp dụng hình thức sổ kế toán là: Nhật ký chung. Một số phần hành kế toán được khái quát hạch toán như sau:  Hạch toán khái quát tổng hợp tiền lương và các khỏan trích theo lương. Sơ đồ trình tự hạch toán. Các chứng từ gốc - Bảng thanh toán tiền lương. - Bảng thanh toán tiền thưởng. - Bảng thanh toán BHXH - Các phiếu chi tiền Bảng phân bổ tiền lương Nhật ký chung Nhật ký chuyên dùng - NK chi tiền Sổ chi tiết thanh toán với CNV Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái các TK 334, 338 Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng (cuối kỳ) Quan hệ đối chiếu  Hạch toán khái quát chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Sơ đồ trình tự hạch toán Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái TK 621, 622, 627, 154 Các bảng phân bổ: - Tiền lương, BHXH. - Vật liệu, DC. - Khấu hao TSCĐ Sổ chi tiết TK 621,622,627 Sổ chi tiết TK 154 Bảng tính giá thành SP Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng (cuối kỳ) Quan hệ đối chiếu  Hạch toán khái quát thành phẩm, tiêu thụ và kết quả tiêu thụ Sơ đồ trình tự hạch toán Các chứng từ gốc Nhật ký chung Nhật ký bán hàng Sổ chi tiết TK: 155, 156, 511, 512, 632, 421, 911… Sổ cái TK: 155,156,511, 512,632,421, 911… Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng (cuối kỳ) Quan hệ đối chiếu  Hạch toán khái quát về tài sản cố định. Sơ đồ trình tự hạch toán Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ cái TK: 211, 212, 213 Bảng tính và phân bổ khấu hao Sổ chi tiết TSCĐ (TK:211,212,213) Bảng cân đối số PS Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng (cuối kỳ) Quan hệ đối chiếu II. Quytrình hình công tác kế toán vật liệu ở Lâm trường Lập Thạch. 1. Đặc điểm về NVL của Lâm trường Lập Thạch. Lâm trường Lập Thạch là doanh nghiệp chuyên trồng rừng gỗ nguyên liệu giấy, vật liệu để dùng trong sản xuất bao gồm: túi bầu, hạt giống, thuốc trừ sâu, phân bón… Nhìn chung, vật liệu của Lâm trường chịu sự ảnh hưởng lớn của yếu tố tự nhiên như: Hạt giống muốn đảm bảo chất lượng thì yêu cầu về nhiệt độ môi trường bảo quản phải đảm bảo từ 8 - 100C. Hoặc muốn cây mầm phát triển tốt thì yêu cầu về nhiệt độ từ khi gieo hạt tới khi cây có 2 lá mầm thì nhiệt độ môi trường đảm bảo từ 20 - 250C… do đó công tác bảo quản, sử dụng NVL ở lâm trường rất phức tạp. Để đảm bảo đủ số lượng, chất lượng NVL phục vụ sản xuất, hàng năm Lâm trường thường ký hợp đồng mua hạt giống, túi bầu, thuốc trừ sâu… với Trung tâm giống cây lâm nghiệp Phù Ninh - Phú Thọ và mua phân bón của Nhà máy Supe Lâm Thao. Để đảm bảo cho sản xuất kinh doanh có lãi, thì yêu cầu của sản phẩm có giá thành hạ, chất lượng sản phẩm tốt. Mà NVL là yếu tố cấu thành thực thể sản phẩm. Do vậy Lâm trường phải quản lý tốt vật liệu ngay từ khâu thu mua, bảo quản và sử dụng NVL. 2. Phân loại NVL ở Lâm trường Lập Thạch. Nhằm tổ chức tốt công tác quản lý, sử dụng có hiệu quả NVL trong sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho việc hạch toán chính xác chi phí NVL trong quá trình sản xuất sản phẩm. Dựa vào công dụng của từng thứ vật liệu sử dụng trong sản xuất sản phẩm tại Lâm trường Lập Thạch NVL được chia thành các loại sau: - NVL chính: Là đối tượng lao động, khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó là yếu tố cấu thành thực thể sản phẩm. Nó được chia thành các loại sau: + Hạt giống: Mã VT: 15210. + Túi bầu: Mã VT: 15211. + Phân bón: Mã VT: 15212. - VL phụ: Gồm các loại NVL tuy không cấu thành thực thể sản phẩm. Song, nó có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sản phẩm. + Thuốc trừ sâu: Mã VT: 15220. - Nhiên liệu: Gồm xăng, dầu. Mã VT: 15230. - VL khác: Mã VT: 15280. - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu hồi khi thanh lý tài sản. Trong tình hình thực tế về quy mô sản xuất kinh doanh của Lâm trường Lập Thạch để giúp cho công tác quản lý sử dụng NVL được dễ dàng thuận tiện thì việc phân loại NVL như trên là phù hợp. 3. Tính giá NVL tại Lâm trường Lập Thạch. Tính giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị . Tính giá NVL phải đảm bảo yêu cầu chính xác, hợp lý. Đồng thời phải đảm bảo tính nhất quán giữa các kỳ hạch toán. Hiện nay, ở Lâm trường Lập Thạch hạch toán thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, giá vật liệu được tính như sau: * Đối với NVL nhập kho: - NVL của Lâm trường nhập kho chủ yếu từ nguồn muă ngoài. Ngoài ra vật liệu nhập kho của lâm trường một phần được nhập từ nguồn nhận góp vốn liên doanh, và một phần rất nhỏ từ thu hồi phế liệu khi thanh lý tài sản. + Đối với vật liệu mua ngoài. Hiện nay Lâm trường mua nguyên vật liệu của các doanh nghiệp trong nước. Hình thức thu mua NVL của Lâm trường là hình thức chọn gói (chi phí vận chuyển VL do bên bán chịu, chi phí này được tính vào đơn giá mua VL). = + - Ví dụ: Ngày 20 tháng 01 năm 2004, Lâm trường lập thạch mua 9.000 kg phân NPK của nhà máy SUFE Lâm Thao, với giá mua không thuế là: 12.420.000đ. Thuế giá trị gia tăng 10%. Chi phí vận chuyển từ nhà máy lâm trường do bên bán chịu. Chi phí bốc xếp từ xe vào kho, lâm trường phải chi 180.000 đ. Giá thực tế của 9.000kg phân NPK nhập kho: 12.420.000đ + 180.000 đ = 12.600.000đ. Với hình thức thu mua NVL trọn gói, do đó NVL mua về nhập kho kế toán có thể tính ngay được giá trị thực tế của NVL nhập kho. + Đối với vật liệu nhập kho từ nguồn nhận góp vốn liên doanh. = + + Đối với nguyên vật liệu nhập kho do hội đồng định giá lâm trường xác định, giá trị nhập kho tương đương giá có thể bán được trên thị trường tại thời điểm đó. * Đối với NVL xuất kho. NVL của Lâm trường xuất kho chủ yếu sử dụng cho: sản xuất sản phẩm, và một phần nhỏ cho quản lý đội và cho quản lý doanh nghiệp mà không phát sinh nghiệp vụ xuất cho các nhu cầu khác. Giá vật liệu xuất kho: Lâm trường áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước, nhập sau – xuất sau. 4. Hạch toán chi tiết NVL ở Lâm trường Lập Thạch. Hạch toán chi tiết NVL là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán, nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại NVL cả về số lượng, chất lượng và giá trị. ở Lâm trường Lập Thạch hiện nay hạch toán chi tiết NVL áp dụng theo phương pháp thẻ song song. - Sơ đồ ghi sổ như sau: Phiếu NK Phiếu XK Thẻ kho Thẻ (sổ) chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập, xuất V.tư tồn kho Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Tại kho: thủ kho mở thẻ kho để phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn kho theo từng danh điểm vật tư về mặt số lượng. - Hàng ngày: căn cứ vào phiếu nhập, phhiếu xuất kho (sau khi hàng đã nhập, xuất kho) thủ kho ghi vào thẻ kho theo từng danh điểm vật tư. - Cuối tháng, cộng số lượng nhập – xuất kho và tính ra số tồn kho theo từng danh điểm vật tư. * ở phòng kế toán. - Kế toán theo dõi vật tư căn cứ vào các chứng từ gốc: Hoá đơn (GTGT); giấy đề nghị lĩnh vật tư…kế toán lập phiếu nhập kho, xuất kho. - Kế toán vật tư mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho mở ở kho, thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho nhưng được theo dõi cả về số lượng và giá trị. Cuối mỗi ngày, sau khi nhận được phiếu nhập, phiếu xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán vật tư kiểm tra sau đó ghi vào sổ chi tiết vật tư theo từng danh điểm vật tư cả về số lượng và giá trị. - Cuối tháng, kế toán theo dõi vật tư cộng sổ chi tiết vật tư, đối chiếu với thẻ kho về phần số lượng. Đồng thời căn cứ vào sổ chi tiết vật tư lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật tư về mặt giá trị (mỗi loại vật tư ghi 01 dòng). Ví dụ 2: Trong tháng 01/2004, Lâm trường mua vật tư theo hoá đơn sau (biểu 1): - Căn cứ vào biểu 01: Kế toán lập phiếu nhập kho (biểu 02). Phiếu này được thành 03 liên, trong đó 1 liên lưu ở quyển phiếu nhập kho, 1 liên trả cho khách hàng và liên đề thủ kho nhập kho, ghi sổ và kế toán hạch toán. Biểu 1: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT – 3LL Liên 2 (trả cho người mua hàng) Ngày 02 tháng 01 năm 2004 NQ 025641 Đơn vị bán: Trung tâm giống cây trồng lâm nghiệp Phù ninh – Phú Thọ. Địa chỉ: Huyện Phù Ninh – Phú Thọ. Điện thoại: 0210829159. MS: 26001072060092. Họ tê người mua hàng: Nguyễn Văn An Đơn vị: Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật Lâm trường Lập Thạch. Số TK: 46200106 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MS: 26001072060012 Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Hạt bạch đàn Kg 03 4.100.000 12.300.000 Cộng tiền hàng 12.300.000 Thuế suất thuế GTGT: 5%. Thành tiền: 615.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 12.915.000 Bằng chữ: Mười hai triệu chín trăm mười lăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 2: Mẫu 01 – VT (Van hành theo QĐ 1141) Phiếu nhập kho Ngày 02 tháng 01 năm 2004 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn An Số: 18 Nợ TK: 621. Có TK: 152 Địa chỉ: Phòng Kế hoạch kỹ thuật Lâm trường Theo hoá đơn: NQ 025641, ngày 02/01/2004. Của: Trung tâm giống cây lâm nghiệp Phù Ninh – Phú Thọ. Nhập tại kho: Văn phòng lâm nghiệp lập thạch. Số TT Tên, nhãn hiệu VT Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Hạt bạch đàn 15210 Kg 03 03 4.100.000 12.300.000 Cộng 12.300.000 Viết bằng chữ: Mười hai triệu ba trăm ngàn đồng chẵn./. Nhập, ngày 02/01/2004 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người nhập Thủ kho Ví dụ 3: Tại Lâm trường Lập thạch tháng 01/2004, phát sinh nghiệp vụ xuất kho vật liệu (biểu 3), phiếu xuất kho VL được kế toán lập 3 liên, trong đó xuất kho, ghi sổ và kế toán hạch toán. Biểu 3: Đơn vị Lâm trường Lập Thạch Mộu số 02 – VT Phiếu xuất kho Ngày 10 tháng 01 năm 2004 Số: 29 Nợ TK: 152. Có TK: 331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Cương Quyết Đơn vị: đội Lâm nghiệp Quang Yên Lý do xuất: Trồng rừng bạch đàn Xuất tại kho: Văn phòng lâm nghiệp Lập thạch. Số TT Tên, nhãn hiệu VT Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Hạt bạch đàn 15210 Kg 03 03 4.100.000 12.300.000 2 Phân NPK (mác 10-5-5) 15212 Kg 10.500 10.500 1.510 15.855.000 Cộng 19.855.000 (Bằng chữ: Mười chín tỉệu tám trăm năm lăm ngàn đồng chẵn) Xuất, ngày 10/01/2004 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người nhập Thủ kho Từ ví dụ 2 và 3: Chứng từ được luân chuyển và ghi sổ như sau: - Thủ kho: sau khi nhận được phiếu nhập kho (biểu 2), phiếu xuất kho (biểu 3), thủ kho kiểm tra sau đó nhập hàng, xuất hàng và ghi sổ thực nhập vào cột 2 – biểu 2, số thực xuất vào cột 2 – biểu 3. sau đó căn cứ vào số thực nhập (biểu 2), thực xuất (biểu 3) để ghi vào thẻ kho (biểu 4). Biểu 4: Thẻ kho Mẫu số: 06 – VT Ngày lập thẻ: 01/01/2004 (ban hành theo QĐ 1141) Tờ số 01 - Tên, nhãn hiệu vật tư: Hạt bạch đàn. - Mã số: 15210 ( Đơn vị tính: kg) Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày, nhập xuất Số lượng Xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 18 02/01 Tồn đầu kỳ Nhập kho 02/1 03 02 05 2 29 10/01 Xuất kho 10/1 0,8 4,2 ……… Cuối tháng 01/2004 03 02 03 - Kế toán chi tiết NVL: Hàng ngày sau khi nhận được phiếu nhập kho, phiếu xuất kho (biểu 2.3) do thủ kho chuyển đến, kế toán kiểm tra và ghi vào sổ chi tiết vật liệu (biểu 05). Biểu 05: Sổ chi tiết NVL Năm 2004 TK 152 (1521) Tên kho: văn phòng Tên, nhãn hiệu vật tư: Hạt bạch đàn. (Đơn vị tính: kg) Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH Ngày tháng SL Tiền SL Tiền SL Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tồn đầu kỳ 02 10.000.000 18 02/1 Nhập kho 331 4.100.000 03 12.300.000 05 22.300.000 29 10/1 Xuất kho 621 5.000.000 0,8 4.000.000 4,2 18.300.000 ….. …… Cộng P/s tháng 01 x x 03 12.300.000 02 10.000.000 03 12.300.000 Và cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết NVL (biểu 5), kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho NVL (biểu 6). Biểu 6: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho NVL. Tháng 01/2004. (Đơn vị tính: đồng) Tên vật tư Tồn đầu kỳ Nhập trong Xuất trong Tồn cuối kỳ 1 2 3 4 5 1. Hạt bạch đàn 10.000.000 12.300.000 10.000.000 12.300.000 2. Túi bầu 7.200.0000 0 3.000.000 4.200.000 3. Phân NPK 123.699.200 12.600.000 22.650.000 113.649.200 ……… ……… Cộng 142.800.000 36.000.000 36.800.000 142.000.000 Kế toán trưởng Người lập biểu 5. Hạch toán tổng hợp NVL tại Lâm trường Lập Thạch. Kế toán tổng hợp vật liệu là một khâu quan trọng trong hạch toán VL, bởi kế toán vật liệu cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ công tác quản lý, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Thước đo tiền tệ là thước đo chủ yếu để kế toán tổng hợp sử dụng. Kế toán tổng hợp là việc sử dụng TK kế toán để phản ánh, kiểm tra, giám sát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. a*. Chứng từ kế toán VL sử dụng tại Lâm trường Lập thạch. Tại Lâm trường Lập thạch hiện nay kế toán VL sử dụng các mẫu sau: - Phiếu nhập kho (mẫu 01/VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02- VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 – VT). - Thẻ kho (mẫu 06 – VT). - Biên bản kiểm kê vật tư (sản phẩm, hàng hoá). (mẫu 08 – VT). b*. Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán NVL tại Lâm trường Lập thạch. Hiện nay, Lâm trường lập thạch áp dụng phương pháp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, xác định hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán như sau: */ Tài khoản sử dụng - TK 152: nguyên liệu vật liệu. Được mở chi tiết theo các tiểu khoản sau: + 1521: Nguyên vật liệu chính. + 1522: NVL phụ. + 1523: nhiên liệu + 1528: VL khác + 1529: phế liệu Nội dung và kết cấu của KT này được trình bày trong phần lý luận chung về kế toán NVL. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK khác liên quan đến hạch toán NVL như sau: - TK 111: tiền mặt - TK 112: TGNH - TK 133 (1331): thuế VAT đầu vào được khấu trừ. - TK 331: Phải trả người bán. */ Trình tự hạch toán NVL tại Lâm trường lập thạch. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Lâm trường Lập thạch là hình thức Nhật ký chung. Trình tự hạch toán NVL như sau: Sơ đồ khái quát hạch toán vật liệu tại Lâm trường Lập thạch Các chứng từ gốc (hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc) - Hoá đơn (GTGT) - Phiếu nhập, phiếu xuất -….. Bảng kê hạch toán chi tiết xuất NVL Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư Bảng tổng hợp chi tiết vật tư Nhật ký chung Sổ cái TK 152 Bảng phân bố NVL Bảng cân đối số P/s Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng (cuối kỳ) Quan hệ đối chiếu . Kế toán tổng hợp nhập NVL. * Đối với NVL mua ngoài nhập kho. - Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế về thu mua NVL được kế toán phản ánh như sau: + Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn (GTGT) và phiếu nhập kho…kế toán vào sổ NKC. Ghi: Nợ TK 152 (chi tiết NVL): giá trị thực tế NVL nhập kho (không thuế VAT) Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT đầu vào vào được khấu trừ. + Chi phí bốc xếp NVL vào kho, khi trả tiền kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết NVL) Có TK 111 + Khi trả tiền mua NVL kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết NVL) Có TK 111 + Khi trả tiền mua NVL kế toán ghi: Nợ TK 331 (chi tiết người bán). Có TK 111, 112… + Khi mua hàng, nếu được hưởng chiết khấu, kế toán ghi: Nợ TK 331 (chi tiết người bán): Nếu trừ vào tiền hàng. Nợ TK 111, 112: số tiền đã nhận. Có TK 515: Tổng số chiết khấu được hưởng. + Trường hợp: hàng đã nhập kho, mà được hưởng giảm giá hàng mua, hoặc xuất kho trả lại người bán. Kế toán ghi: Nợ TK liên quan: 331, 111, 112, 138 (1388): Tổng giá thanh toán. Có TK 152 (chi tiết NVL): giá trị không thuế VAT. Có TK 133 (1331): thuế VAT tương ứng. - Để theo dõi việc thanh toán mua NVL giữa Lâm trường với người bán liên quan đến TK 331, kế toán phản ánh qua sổ chi tiết thanh toán với người bán (TK 331). Đồng thời từ sổ nhật ký chung, hàng ngày kế toán vào sổ cái TK 152. Ví dụ 4: Căn cứ vào chứng từ gốc: Hoá đơn (GTGT) (biểu 1) hàng đã nhập kho (phiếu nhập kho – biểu 2), kế toán phản ánh vào NKC (biểu 7), và vào sổ chi tiết thanh toán với người bán – TK 331 (biểu 8). Biểu 7: Nhật ký chung Năm 2004 (Trích trang: 02) ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Trang trước chuyển sang: 29.700.000 29.700.000 02/1 18 02/1 Nhập kho NVL x 152 12.300.000 02/1 25641 02/1 Thuế VAT đầu vào 133 615.000 02/1 25641 02/1 Mua NVL chưa TT 331 12.915.000 31/1 BPB 31/1 NVL trực tiếp SXSP 621 35.933.000 31/1 BPB 31/1 NVL dùng cho QL đội 627 542.000 31/1 BPB 31/1 NVL dùng cho QLDN 642 325.000 31/1 BPB 31/1 Tổng giá trị NVL xuất x 152 36.800.000 …………………….. Biểu 8: Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331 (Trung tâm giống cây LN phù ninh – Phú Thọ) Năm 2004 (ĐVT: đồng) N,T ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số P/S Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Dư đầu kỳ 02/1 18 02/1 Tiền NVL chưa thanh toán 152 12.300.000 02/1 25641 02/1 Tiền thuê VAT chưa thị trường 133 615.000 12.915.000 Hàng ngày căn cứ vào số liệu ở NKC (biểu 7), kế toán phản ánh vào sổ cái TK 152 (biểu 9). Biểu 9: Sổ cái Năm 2004 TK : NVL Số hiệuTK: 152 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang số NKC Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Dư đầu kỳ 142.800.000 02/1 18 02/1 Mua của TT cây LN 02 331 12.300.000 02/1 BPB 31/1 Xuất NVL để SX SP 02 621 35.933.000 02/1 BPB 31/1 Xuất NVL dùng QL đội 02 627 542.000 31/1 BPB 31/1 Xuất NVL để QLDN 02 642 325.000 ……… Cộng P/S tháng 01 36.000.000 36.800.000 Dư cuối ngày 31/01 142.000.000 Khi mua NVL, lâm trường phải trả nhà cung cấp một khoản thuế GTGT, số thuế này được khấu trừ. Căn cứ vào hoá đơn (GTGT) kế toán đã ghi vào sổ NKC (biểu 7). Nợ TK 133 (1331) Có TK 331 (chi tiết người bán) Đồng thời kế toán phản ánh vào sổ chi tiết TK 133 (1331): thuế GTGT được khấu trừ (biểu 10). Biểu 10: Sổ chi tiết thuế VAT được khấu trừ TK 133 (1331) Năm 2004 (Đơn vị tính: đồng) N,T ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số P/S Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Dư đầu kỳ 02/1 26541 02/1 Thuế VAT đầu vào 331 615.000 615.0000 * Đối với NVL nhập kho từ nguồn nhận vốn góp liên doanh: Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập kho từ nguồn nhận góp vốn liên doanh. Căn cứ vào biên bản thoả thuận đánh giá NVL do các bên liên doanh đánh giá và phiếu nhập kho, kế toán vào sổ nhật ký chung (biểu 7). Ghi: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 411 Và từ nhật ký chung (biểu 7), kế toán ghi vào sổ cái TK 152 (biểu 9). (Trong tháng 1 nghiêp vụ này không phát sinh). * Khi thanh lý tài sản, lâm trường thu được một số phế liệu nhập kho, căn cứ vào biên bản định giá phế liệu thu hồi và phiếu nhập kho, kế toán vào sổ nhật ký chung (biểu 7). Ghi: Nợ TK 152 (1529) Có TK 711 Và từ nhật ký chung (biểu 7), kế toán ghi vào sổ cái TK 152 (biểu 9) (Trong tháng 1 nghiệp vụ này không phát sinh). *. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu. Trong sản xuất kinh doanh, giá trị NVL xuất dùng cho sản xuất sản phẩm được xác định là một trong những yếu tố chi phí sản xuất được tính vào giá thành sản phẩm. Bởi vậy, kế toán tổng hợp xuất NVL trong doanh nghiệp, phải phản ánh kịp thời, đầy đủ, phân bổ chính xác giá trị thực tế NVL xuất dùng cho các đối tượng sử dụng, cũng như phân bổ cho từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất. - Hàng ngày căn cứ vào các phiếu xuất kho của Lâm trường, kế toán ghi vào bảng kê chi tiết hạch toán NVL. - Cuối tháng, cộng bảng kê hạch toán chi tiết xuất NVL (theo đơn vị sử dụng), kế toán ghi vào bảng phân bổ NVL (ghi theo đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành mỗi loại 1 dòng). Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng): giá trị NVL thực tế SXSP Nợ TK 627 (chi tiết đội SX): Giá trị NVL thực tế sử dụng quản lý đội. Nợ TK 642 (6422): Giá trị thực tế NVL dùng cho QLDN Có TK 152 (chi tiết NVL): Giá trị thực tế NVL xuất dùng Đồng thời căn cứ vào bảng phân bổ NVL, kế toán phản ánh vào sổ NCK. Để theo dõi chi tiết chi phí NVL, căn cứ vào bảng phân bổ NVL kế toán phản ánh vào sổ chi tiết chi phí SXKD (TK 621, 627, 642). Ví dụ 5: Tại Lâm trường Lập Thạch tháng 01/2004 có phiếu xuất kho (biểu 3) kế toán lập bảng kê hạch toán chi tiết NVL (theo đơn vị sử dụng – biểu 11). Cuối tháng, cộng bảng kê hạch toán chi tiết xuất NVL (biểu 11) ghi vào bảng phân bổ NVL, dụng cụ (biểu 12) (ghi 1 dòng theo đối tượng sử dụng). Biểu 11: Bảng kê hạch toán chi tiết xuất kho VL Đôi: Quang Yên (tháng 01/2004) Số TT Chứng từ Diễn giải Đối tượng Phần ghi sử Có TK 152 dụng Ghi nợ các TK SH NT Tổng tiền Trong đó TK 621 TK 627 Bạch đàn Aca 1 29 10/1 Xuất hạt B. đàn để trồng b.đàn 4.000.000 4.000.000 2 29 10/1 Xuất phân NPK để trồng b.đàn 15.855.000 15.855.000 3 42 16/1 Xuất VL để dùng cho đội 215.000 Cộng P/S tháng 1/2004 20.070.000 19.855.000 0 215.000 Biểu 12: Bảng phân bổ vật liệu, dụng cụ (Toàn Lâm Trường – Tháng 01/2004) (ĐVT: đồng) Số TT Đối tượng SD Ghi có các TK (Ghi nợ các TK) TK 152 TK 153 1 2 3 4 1 TK 621: Chi phí NVL trực tiếp 35.933.000 1. Đội Quang Yên 19.855.000 - Bạch đàn 19.855.000 - Aca xia 0 2. Đội đồng quế 16.078.000 - Bạch đàn 16.078.000 …………. 2 TK 627: chi phí SX chung 542.000 1. Đội Quang Yên 215.000 2. Đội Đồng quế 210.000 3. Đội Vân trục 117.000 3 TK 642: Chi phí QLDN 325.000 Cộng phát sinh tháng 01/2004 36.800.000 Kế toán trưởng Lập biểu - Đồng thời từ bảng phân bổ NVL, dụng cụ (biểu 12), kế toán vào sổ NKC (biểu 7), và từ NKC (biểu 7) kế toán vào sổ cái TK 152 (biểu 9). Căn cứ vào bảng phân bổ dụng cụ, NVL (biểu 12), kế toán vào sổ chi tiết chi phí SXKD các TK 621, 627, 642. (Ví dụ: vào biểu 13 – TK 621). Biểu 13: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh TK: 621 Đơn vị: Lâm trường Lập thạch Tên sản phẩm: + Bạch đàn + Acaxia (Đơn vị: ngàn đồng) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Ghi nợ TK 621 SH Ngày tháng Tổng tiền Trong đó Đội Quang Yên Đội Đồng Quê B. đàn Aca B. đàn Aca 31/1 BPB 1/01 Dư đầu kỳ VL chính cho SX 152 35.933 19.855 0 16.078. ……….. Cộng P/S T01 x 35.933 19.855 0 16.078 Ghi có TK 621 154 35.933 0 16.078 x 0 Kế toán trưởng Lập biểu * Tóm lại: Thực tế công tác kế toán NVL tại Lâm trường Lập thạch. Với kế toán chi tiết NVL theo hình thức thẻ song song. Với kế toán tổng hợp NVL theo hình thức nhật ký chung, các chứng từ được lập và ghi sổ như sau: - Kế toán chi tiết NVL. + Hàng ngày: Căn cứ vào các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT; nhu cầu xin lĩnh vật tư…) kế toán vật liệu lập phiếu nhập khoi, phiếu xuất kho. Thủ kho: kiểm tra phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, sau đó nhập vật tư, xuất vật tư và ghi số thực nhập, thực xuất vào phiếu nhập, phiếu xuất. Đồng thời thủ kho mở thẻ kho theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn kho theo từng danh điểm vật tư. Kế toán vật tư mở sổ chi tiết vật tư theo từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho mở ở kho, nhưng sổ này theo dõi cả số lượng và giá trị. Cuối ngày, thủ kho chuyển phiếu nhập, phiếu xuất đến kế toán vật liệu kiểm tra, đối chiếu, ghi vào sổ chi tiết vật tư. + Cuối tháng: Thủ kho cộng số lượng nhập, xuất kho và tính ra số tồn kho theo từng danh điểm vật tư. Kế toán cộng sổ chi tiết vật tư, đối chiếu với thẻ kho về mặt số lượng, đồng thời lập bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn kho vật tư về mặt giá trị của từng loại vật tư để đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. - Kế toán tổng hợp NVL. + Hàng ngày. Căn cứ vào: Hoá đơn (GTGT) và phiếu nhập kho: Kế toán vào sổ NKC, đồng thời căn cứ vào sổ NKC kế toán ghi vào sổ cái (ghi Nợ TK 152). Căn cứ vào phiếu xuất kho (kèm giấy xin lĩnh vật tư), kế toán lập bảng kế hạch toán chi tiết xuất vật tư theo đơn vị sử dụng và đối tượng tính giá thành. + Cuối tháng căn cứ vào bảng kê hạch toán chi tiết xuất vật tư theo đơn vị sử dụng và đối tượng tính giá thành kế toán lập bảng phân bổ vật liệu. Căn cứ vào bảng phân bổ NVL kế toán vào sổ NKC, và căn cứ vào sổ NKC kế toán ghi vào sổ cái TK 152 (ghi có TK 152). Đồng thời căn cứ vào bảng phân bổ, kế toán vào sổ chi tiết liên quan (Nợ TK 621, Nợ TK 627, Nợ TK 642…) + Cuối kỳ: Lấy số liệu trên sổ cái TK 152 đối chiếu với: Bảng tổng hợp chi tiết nhập – xuất – tồn kho vật tư, khi đã đúng chính xác thì kế toán vào bảng cân đối số phát sinh (Ghi ở dòng TK 152 – nguyên liệu vật liệu) theo các chỉ tiêu: tồn đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, lũy kế phát sinh, tồn cuối kỳ). Đồng thời lấy số liệu cuối kỳ của bảng cân đối số phát sinh (dư cuối kỳ TK 152) kế toán vào báo cáo kế toán (cụ thể: vào bảng cân đối kế toán bên tài sản, phần nguyên vật liệu tồn kho (mã số 142) và các biểu mẫu có liên quan Phần III: Một số ý kiến về công tác kế toán nVL ở Lâm trường Lập thạch. I. Nhận xét đánh giá chung về công tác kế toán VL ở Lâm trường Lập thạch. Trải qua hơn 30 năm hoạt động SXKD, Lâm trường Lập Thạch gặp không ít khó khăn trong quá trình SXKD. Tuy vậy cán bộ công nhân viên Lâm trường không ngừng phấn đấu vươn lên, nhất là trong những năm gần đây, cùng với sự đổi mới của nền kinh tế thị trường đời sống CBCNV ngày một nâng cao, Lâm trương Lập thạch đã dần trưởng thành về mọi mặt, trong đó có công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng, đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện, công tác kế toán đã trở thành công cụ đắc lực trong quản lý kinh tế và hạch toán kinh doanh của Lâm trường. Để đạt được những mục tiêu như vậy là do Ban lãnh đạo Lâm trường luôn tìm tòi, vận dụng linh hoạt chế độ chính sách của Nhà nước vào đơn vị mình trong từng giai đoạn. nhất là trong giai đoạn chuyển đổi nền kinh tế hiện nay. Lâm trường luôn vận dụng đổi mới phương pháp chỉ đạo ngay từ khâu tổ chức bố trí sắp xếp con người, đến việc quản lý – sử dụng vật tư, tiền vốn…trong doanh nghiệp để đảm bảo phù hợp với sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường. Cụ thể: Về công tác tổ chức sử dụng con người: Lâm trường đã tuyểndụng, lựa chọn đội ngũ cán bộ có trình độ, nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm. Sắp xếp bộ máy quản lý đúng người, đúng việc, phù hợp với tình hình thực tế SXKD trong đơn vị. Về công tác quản lý – sử dụng vật tư, tiền vốn,tiết kiệm NVL trong doanh nghiệp: Lâm trường luôn tìm mọi biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý, sử dụng vật tư, tiền vốn trong doanh nghiệp, cũng như vận dụng khoa học, kỹ thuật đổi mới quy trình, công nghệ…để không ngừng tăng năng suất lao động, tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Trong đó công tác kế toán góp phần không nhỏ đến kết quả đạt được của Lâm trường. Với đội ngũ kế toán được đào tạo vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ, luôn đưa ra những thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống sổ kế toán giúp Ban lãnh đạo có được những quyết định đúng đắn trong SXKD. Qua thời gian thực tập tại Lâm trường Lập thạch, vận dụng giữa lý luận và thực tiễn công tác kế toán vật liệu ở Lâm trường Lập thạch tôi thấy công tác kế toán vật liệu ở Lâm trường Lập thạch có một số ưu điểm sau: * Ưu điểm: - Về công tác thu mua – bảo quản – sử dụng vật tư. + Công tác thu mua vật tư: về hình thức thu mua vật tư, các chi phí ra trong quá trình vận chuyển, chi phí để cán bộ đi thu mua vật tư…có ảnh hưởng không nhỏ đến giá trị vật liệu mua vào. Thực tế trước đây, khi mua NVL lâm trường hầu hết ký hợp đồng nhận hàng tại kho của bên bán, do đó trong quá trình vận chuyển thường xảy ra mất mát, hao hụt, thậm chí hàng vận chuyển về tới kho Lâm trường còn bị kém hoặc mất phẩm chất do trong quá trình vận chuyển gặp mưa… Nhưng hiện nay, hình thức thu mua NVL của Lâm trường Lập thạch là hình thức mua trọn gói (Lâm trường nhận hàng tại kho của Lâm trường), do đó đã tránh được mất mát, hao hụt hay hàng kém phẩm chất mà thường xảy ra trong quá trình thu mua vật liệu trước đây, do vậy đã giảm được đáng kể chi phí vật liệu đầu vào. + Công tác bảo quản vật tư: việc phân loại vật liệu theo công dụng của từng thứ vật liệu ở Lâm trường Lập thạch đã giúp công tác bảo quản NVL có hiệu quả hơn. vì đặc điểm vật liệu ở Lâm trường Lập thạch chịu sự ảnh hưởng rất lớn của yếu tố tự nhiên, như: nhiệt độ, thời tiết mưa, nắng…do đó việc phân loại NVL giúp cho công tác bố trí kho tàng, nơi cất và bảo quản NVL được phù hợp với từng loại vật liệu, hạn chế được vật liệu bị kém hoặc mất phẩm chất trong quá trình bảo quản. + Công tác sử dụng vật tư: việc sử dụng vật tư trong SXKD đem lại hiệu quả cao nhất, sản phẩm có chất lượng tốt, có giá thành hạ đó là mối quan tâm hàng đầu của Lâm trường Lập thạch, vì: đặc điểm SXKD của Lâm trường Lập thạch là trồng rừng gỗ nguyên liệu giấy. Với loài cây trồng nó có phản ứng rất nhạy với điều kiện tự nhiên (như về đất đai, độ ẩm, độ dốc…) do đó việc xác định sử dụng trồng loài cây nào cho phù hợp được cán bộ nghiệp vụ của Lâm trường khảo sát điều kiện tự nhiên từng đội sản xuất và lập dự toán sản xuất cho từng loại cây ở từng đội sản xuất. Trên cơ sở các định mức do Nhà nước quy định, được cán bộ nghiệp vụ nghiên cứu vận dụng vào điều kiện của Lâm trường và xây dựng định mức cụ thể cho từng loài cây, từng đội sản xuất. Hơn nữa, do địa bàn sản xuất rất rộng và và phức tạp, do đó công tác quản lý vật liệu trong quá trình sản xuất rất khó khăn, đòi hỏi tính tự giác của người trực tiếp sử dụng vật liệu (hạt giống, phân bón…) vào quá trình sản xuất rất cao. Nhận thức rõ điều này, Lâm trường luôn tăng cường công tác kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng vật tư, do đó ít có hiện tưọng mất mát vật tư xảy ra. + Công tác kế toán chí tiết, kế toán tổng hợp vật liệu tại Lâm trường Lập thạch: - Kế toán chi tiết NVL tại Lâm trường Lập thạch. Giá thực tế khi xuất vật tư được tính theo phương pháp nhập trước – xuất trước. Theo phương pháp này đã phản ánh được một cách chính xác giá trị thực tế của NVL xuất dùng cho sản xuất kinh doanh. Mặt khác, do đặc điểm về vật liệu của lâm trường chịu sự ảnh hưởng rất lớn của yếu tố tự nhiên, nếu vật liệu bảo quản không tốt hoịăc để tồn khoi quá lâu vật liệu sẽ bị kém hoặc mất phẩm chất (như: hạt giống nếu để quá lâu khi sử dụng hạt sẽ không nảy mầm…). Do vậy lâm trường áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước là rất phù hợp). - Kế toán tổng hợp NVL tại Lâm trường Lập thạch. Nhìn chung chế độ ghi chép ban đầu về kế toán NVL: Từ việc lập chứng từ, sử dụng và luân chuyển chứng từ được kế toán thực hiện theo đúng chế độ. Về tổ chức công tác kế toán. Hiện nay, Lâm trường đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Đối với lâm trường quy mô SXKD vừa, số lượng các nghiệp vụ phát sinh tương đối nhiều, với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng, nên việc áp dụng hình thức kế toán này là rất phù hợp. Về tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán: ở Lâm trường Lập Thạch sử dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, việc vận dụng tài khoản ở Lâm trường Lập Thạch phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, đảm bảo cho việc xác định chính xác tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm về vật liệu. Nó phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác giá trị NVL sử dụng cho từng đối tượng tập hợp chi phí. Hệ thống sổ sách kế toán Lâm trường được trình bày rõ ràng, các số liệu chi tiết – tổng hợp khớp đúng với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Qua phân tích những ưu điểm trên có thể thấy rằng: Nhìn chung công tác kế toán vật liệu tại Lâm trường Lập Thạch được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị, đáp ứng được yêu cầu của quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình hình nhập – xuất – tồn kho vật liệu, phân bổ chính xác giá trị thực tế vật liệu sử dụng cho từng đối tượng tính giá thành. Cung cấp số liệu chính xác, kịp thời, đầy đủ cho công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong đơn vị. * Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, Lâm trường vẫn còn tồn tại những nhược điểm cần được cải tiến và hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Chẳng hạn như: Vấn đề dự trữ NVL tồn kho, vấn đề bảo quản vật tư, vấn đề quản lý sử dụng tiết kiệm vật tư, vấn đề kế toán chi tiết NVL, vấn đề lập dự phòng cho những loại NVL tồn kho mà giá thị trường có khả năng thấp hơn giá gốc ghi sổ… II. Mục tiêu phương hướng hoàn thiện công tác kế toán NVL ở Lâm trường Lập Thạch. Như trên đã trình bày, để đạt được mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hiện nay, một trong các biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm là tiết kiệm chi phí một cách hợp lý, đồng thời đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn để không ngừng nâng cao hiệu quả SXKD. Kế toán vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Để tiết kiệm chi phí một cách hợp lý, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, kế toán NVL phải thực hiện tốt ở tất cả các khâu. Dự trữ, thu mua, bảo quản, sử dụng và quản lý vật liệu. - Về dự trữ vật liệu tồn kho ở Lâm Trường Lập Thạch. Dự trữ vật liệu tồn kho: Thực chất là sử dụng vốn lưu động cần thiết để đảm bảo cho quá trình SXKD trong doanh nghiệp được thực hiện liên tục, không bị gián đoạn do thiếu NVL gây ra. Song, nếu hàng tồn kho quá nhiều gây ứ đọng vốn, hơn nữa vật liệu tồn kho quá nhiều sẽ tăng chi phí bảo quản, tăng chi phí về lãi phải trả tiền vay, hoặc nếu để vật liệu tồn quá lâu sẽ bị kém hoặc mất phẩm chất. Như vậy, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả SXKD của doanh nghiệp. Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Lâm Trường, việc trồng rừng mang tính chất mùa vụ. Mà trồng rừng chủ yếu vào tháng 3, tháng 4 hàng năm. Do đó Lâm trường cần có kế hoạch dự trữ NVL phù hợp cả về số lượng và thời gian. Thực tế vật liệu tồn kho của Lâm trường quá lớn (thể hiện qua biểu 6: Giá trị NVL tồn ngày 01/01 là:142,8 triệu đồng, đến ngày 31/1 tồn: 142,0 triệu đồng) nó gây tình trạng ứ đọng vốn. Hơn nữa vật liệu tồn kho của Lâm trường Lập thạch chủ yếu là phân bón NPK, nó là loại NVL cồng kềnh, khó bảo quản. do đó cần có biện pháp hạn chế hàng tồn kho. - Vấn đề bảo quản vật tư: Đây cũng là một vấn đề lâm trường cần quan tâm hơn nữa, vì NVL của Lâm trường chịu sự tác động lớn của yếu tố tự nhiên, do đó các loại NVL cần được bảo quản cẩn thận, tránh tình trạng vật liệu bị hư hỏng do bảo quản không tốt. - Vấn đề quản lý sử dụng tiết kiệm vật tư. Xuất phát từ địa bàn sản xuất kinh doanh của Lâm trường Lập thạch là rất rộng, do đó việc quản lý vật tư trong quá trình sử dụng là rất khó khăn, đòi hỏi tính tự giác của người trực tiếp sử dụng rất cao. Để quản lý tốt vật tư trong quá trình sử dụng, tránh tình trạng vật tư bị mất mát trong quá trình sử dụng, lâm trường cần có các biện pháp thích hợp để hạn chế được mất mát NVL trong quá trình sử dụng. - Vấn đề kế toán chi tiết NVL. Như đã trình bày, hạch toán chi tiết NVL tại Lâm trường Lập Thạch áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Đây là phương pháp đơn giản, dễ làm. song, việc ghi chép còn trùng lặp, khối lượng ghi chép nhiều. Với trình độ chuyên môn vững vàng của cán bộ phòng kế toán lâm trường hiện nay, để khắc phục những hạn chế của phương pháp thẻ song song, Lâm trường Lập Thạch có thể thay đổi phương pháp hạch toán chi tiết NVL. - Vấn đề lập dự phòng cho những vật tư tồn kho mà giá thị trường có khả năng thấp hơn giá gốc ghi sổ. Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn. Nhờ các tài khoản dự phòng giảm giá mà bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản. Dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm lợi nhuận phát sinh để tính toán ra số lợi nhuận thực tế. Việc lập dự phòng giảm giá được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính trên cơ sở các bằng chứng cậy về sự giảm giá của từng vật liệu cụ thể. Kế toán sẽ xác định số dự phòng cho niên độ tới với điều kiện số dự phòng giảm giá không vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư. Doanh nghiệp phải thành lập hội đồng với các thành viên là: Giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phường kế hoạch vật tư. = x Thực tế qua số liệu về tồn kho hạt bạch đàn (thể hiện qua thẻ kho biểu 4 và sổ chi tiết vật liệu biểu 5). - Tồn kho ngày 31/12/2003 là 2 kg. Trên thị trường năm 2004, hạt bạch đàn có khả năng giảm giá. Do vậy cuối niêm độ kế toán, kế toán nên xác định và lập dự phòng giảm giá cho các loại vật tư mà trên thị trường có khả năng thấp hơen giá gốc ghi sổ. - Vấn đề trang bị máy móc để phục vụ công tác kế toán. Để đáp ứng với nền kinh tế hiện nay, Lâm trường nên trang bị máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán. 3. Các ý kiến đề xuất. Qua thời gian thực tập tìm hiểu công tác kế toán NVL ở Lâm trường Lập thạch, tôi thấy bên cạnh những ưu điểm mà kế toán NVL đã đạt được cần được phát huy, nhưng còn một số tồn tại cần khắc phục để công tác kế toán NVL ở Lâm trường Lập thạch được hoàn thiện hơn. Mặc dù kiến thức còn hạn chế, nhưng được sự giúp đỡ của các thầy cô trong bộ môn kế toán trường ĐHKTQD và một số kiến nghị của mình, mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL ở Lâm trường Lập thạch. - Thứ nhất: Về vấn đề dự trữ NVL tồn kho ở Lâm trường Lập thạch. + Qua số liệu (biểu 6), có thể thấy phân NPK của Lâm trường tồn kho đầu kỳ rất nhiều (phân NPK tồn đầu kỳ 81.920 kg, với giá trị 123.699.200 đồng, số lượng nhập xuất, tồn kho phản ánh trong thẻ kho và sổ chi tiết vật tư phân NPK của lâm trường), trong kỳ chỉ xuất sử dụng 15.000kg, với giá trị 22.650.000đồng, nhưng trong kỳ vẫn phát sinh nhập thêm 9.000kg, với giá trị 12.600.000đồng. Như vậy có thể phân NPK có tồn kho nhiều nhưng không đảm bảo chất lượng vì để quá lâu. Do đó Lâm trường cần kiểm tra xem xét cụ thể có biện pháp xử lý kịp thời đối với số lượng phân NPK tồn kho quá nhiều như vậy. Hoặc hạt bạch đàn là loại vật liệu khó bảo quản, yêu cầu phải bảo quản ở nhiệt độ (8 – 100C), thực tế ngày 02/1 nhập 3 kg hạt bạch đàn, nhưng đến ngày 31/1 vẫn tồn kho 3 kg (qua biểu 4), mà thực tế ở Lâm trường lại không có dụng cụ đặc chủng để bảo quản hạt bạch đàn, như vậy ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng hạt khi sử dụng. Tóm lại: Lâm trường cần tính toán chính xác cả về số lượng vật liệu cần dùng, cả về thời gian cần NVL để dùng, để việc dự trữ hàng tồn kho vừa đảm bảo cho sản xuất không bị gián đoạn, nhưng hàng tồn kho cũng không nên để tồn kho quá nhiều như hiện nay, gây tình trạng ứ đọng vốn. Với những vật tư tồn kho quá lâu, Lâm trường có thể thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, để kiểm tra - đánh giá - xem xét về số và chất lượng vật tư. Nếu loại vật tư nào bị kém phẩm chất hoặc mất phẩm chất không sử dụng được nữa thì có biện pháp xử lý. - Thứ hai: vấn đề bảo quản vật tư. Các loại vật tư cần được bảo quản ở nơi khô ráo, thoáng mát. Nhất là những NVL như hạt giống thường phải bảo quản ở nhiệt độ 8 – 100C thì phải được bảo quản trong thùng lạnh có nhiệt độ phù hơp. Đồng thời thủ kho thường xuyên phải kiểm tra các loại NVL tồn kho, để kịp thời phát hiện những NVL bị kém phẩm chất, từ đó đề xuất biện pháp xử lý kịp thời. - Thứ ba: vấn đề quản lý sử dụng vật tư. Xuất phát từ địa bàn sản xuất kinh doanh của Lâm trường Lập thạch là rất rộng, do đó việc quản lý vật tư trong quá trình sử dụng là rất khó khăn, đòi hỏi tính tự giác của người trực tiếp sử dụng vật tư rất cao. Để sử dụng tiết kiệm và tránh tình trạng vật tư bị mất mát trong quá trình sử dụng, Lâm trường cần thấy được tác dụng của công tác trồng rừng, đồng thời Lâm trường phải có quy định rõ ràng về chế độ thưởng, phạt khi mất mát vật liệu xảy ra. - Thứ tư: vấn đề kế toán chi tiết NVL. Để khắc phục những hạn chế của phương pháp ghi thẻ song song, với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của bộ kế toán lâm trường lập thạch như hiện nay, lâm trường nên áp dụng phương pháp sổ sổ dư. áp dụng phương pháp này khắc phục được việc ghi chép không trùng lăp giữa kho và phòng kế toán, đồng thời giúp cho cán bộ kế toán giảm bớt được khối lượng ghi chép, giúp cho công tác kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán và thủ kho được kịp thời. Theo phương pháp này, ở kho thực hiện ghi chép tương tự như phương pháp thẻ song song, chỉ khác ở chỗ là cuối tháng sua khi tính ra được số vật liệu tồn kho trên thẻ kho, thủ kho phải ghi số lượng tồn kho vào sổ số dư theo từng danh điểm vật tư. Trình tự ghi sổ theo phương pháp này đã trình bày ở phần I. Ví dụ: Như ví dụ đã nêu: từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho (biểu 2.3) thủ kho vào thẻ kho (biểu 4). Cuối tháng thủ kho tính ra số vật liệu tồn kho cuối tháng trên thẻ kho. Đồng thời thủ kho lấy số dư cuối tháng vào sổ số dư (biểu 14: cột 4, cột 6). Biểu 14: Sổ số dư Năm 2004 (Đơn vị: triệu đồng) TT Tên vật tư ĐVT Tồn đầu tháng 01 Tồn cuối tháng 1 Tồn cuối tháng 2 Tồn cuối T3 Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền …. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Hạt bạch đàn Kg 02 10,0 03 12,3 … … … …. … … … … … … … … Cộng Cuối tháng, thủ kho tập hợp, phân loại chứng từ nhập – xuất kho theo từng loại vật tư và lập phiếu giao nhận chứng từ và giao cho kế toán vật tư kèm theo chứng từ nhập, xuất. Ví dụ: Từ phiếu nhập kho (biểu 2), xuất kho (biểu 3) thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ giao cho kế toán vật tư (biểu 15). Thủ kho ghi các chỉ tiêu vào biểu 15 – Ghi các cột 1, 2, 3, 4,5, 7. Biểu 15: Phiếu giao nhận chứng từ tháng 01/2004 Loại vật tư: Hạt bạch đàn (Đơn vị tính: Kg) SốTT Chứng Từ SH NT Nội dung Nhập Xuất Lượng Tiền (triệu đồng) Lượng Tiền (triệu đồng) 1 2 3 4 5 6 7 8 1 18 02/1 Nhập kho 03 12,3 2 29 10/1 Xuất kho 0,8 4,0 …. …. …. …. …. Cộng tháng 1 Kế toán vật tư kiểm tra phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, tính ra giá trị vật tư nhập xuất kho ghi vào các cột 6, cột 8 (biểu 15). Đồng thời căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ (biểu 15), kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật tư theo chỉ tiêu giá trị (biểu 06), mỗi loại vật tư ghi một dòng. Cuôí tháng, kế toán quy số lượng vật tư tồn kho ở số dư ra tiền, ghi vào cột giá trị tồn kho, tháng ở sổ số dư (cột 7 – Biểu 14) Cuối tháng, lấy số liệu giá trị tồn kho cuối tháng ở sổ số dư (cột 7 – biểu 14) đối chiếu với số liệu tồn kho cuối kỳ ở bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật tư (cột 5 – biểu 06), và đối chiếu với kế toán tổng hợp tồn kho. - Thứ năm: về vấn đề lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối năm độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính, kế toán xác định và lập dự phòng giảm giá cho các loại vật tư tồn kho mà trên thị trường có khả năng thấp hơn so với giá gốc ghi sổ, như: hạt bạch đàn, phân NPK. Ví dụ: Giả sử cuối niêm độ kế toán (31/12/2000), với các bằng chứng tin cậy kế toán xác định được giá thị trường của hạt bạch đàn có thể bán với giá 4.100.000đ/kg, kế toán lập dự phòng cho hạt bạch đàn (biểu 16) như sau: Biểu 16: Bảng kê lập dự phòng (Đơn vị tính: Đồng) Loại vật tư ĐVT Số lượng cần lập Giá đơn vị ghi sổ Giá đơn vị thị trường Chênh lệch Mức độ phòng 1 2 3 4 5 6 = 4 – 5 7 = 3 x6 Hạt bạch đàn kg 02 5.000.000 4.100.000 900.000 1.800.000 Cộng 1.8000.000 Ngày……tháng……năm….. Giám đốc kế toán trưởng Lập biểu Được hạch toán vào cuối niêm độ (31/12/2003) Nợ TK 642 (6426): 1.800.000 Có TK 159: 1.800.000 (Hạt bạch đàn: 1.800.000) Cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo, kế toán lập tương tự như vậy với các loại vật tư trên thị trường có khả năng thấp hơn giá gốc ghi sổ. - Thứ sáu: Vấn đề trang bị máy móc để phục vụ công tác kế toán. Với điều kiện hiện nay, Lâm trường nên trang bị phần mềm kế toán để công tác kế toán được thuận lợi hơn. Kết luận Công tác kế toán nói chung, đặc biệt là kế toán NVL nói riêng có tác dụng to lớn trong quản lý kinh tế. Thông qua công tác kế toán NVL giúp các đơn vị SXKD bảo quản NVL được an toàn, ngăn ngừa các tượng mất mát, lãng phí, ứ đọng, góp phần giảm chi phí, tăng vòng quay của vốn. Qua thời gian thực tập ở Lâm trường Lập thạch tôi thấy: việc hạch toán NVL có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động SXKD trong đơn vị. Thông qua công tác kế toán vật liệu nó giúp cho quá trình cung cấp được thường xuyên, không bị gián đoạn trong sản xuất vì nguyên nhân thiếu NVL. Đồng thời nó giúp cho công tác quản lý vật liệu từ khâu: dự trừ – thu mua – bảo quản – sử dụng NVL có hiệu quả hơn, hạn chế được các hiện tượng lãng phí, mất mát, ứ đọng NVL. Trải qua hơn 34 năm hoạt động SXKD, mặc dù nhiều khó khăn, song Lâm trường Lập thạch luôn cố gắng, nhất là kế toán NVL đã góp phần không nhỏ đến hoạt động SXKD trong doanh nghiệp, đến nay Lâm trường Lập thạch đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt. Bên cạnh những ưu điểm cần được phát huy, cũng còn một số hạn chế cần được cải tiến khắc phục như đã trình bày ở trên. - Vì thời gian thực tập có hạn, khả năng của bản thân còn hạn chế, chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình thực tập và viết chuyên đề, tôi mong được sự giúp đỡ của các cán bộ nghiệp vụ kế toán Lâm trường lập thạch, các thầy cô giáo, đặc biệt là thầy Phạm Quang để Chuyên đề này được hoàn thiện hơn./.