Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện Hà Nội

o chất lượng sản phẩm cũng như đảm bảo tính liên tục của sản xuất, trước khi nhập kho nguyên vật liệu, Nhà máy tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng và lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Nếu vật liệu đạt yêu cầu, thủ kho ghi vào “ Thẻ kho”, sau đó chuyển chứng từ (hoá đơn) của người bán cho cán bộ phòng vật tư viết phiếu nhập kho.. Phiếu nhập kho được làm thành 4 liên: 1 liên lưu tại phòng vật tư, 1 liên thủ kho giữ vào thẻ kho, 1 liên chuyển cho kế toán vật tư, 1 liên giao cho khách hàng để thanh toán. Căn cứ vào hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán lẻ phiếu nhập kho được lập theo từng cột tương ứng, giá bán ghi trên hoá đơn là giá vật liệu nhập kho cộng (+) với các loại chi phí khác như chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ mà theo thỏa thuận trong hợp đồng nhà máy phải chịu. Nếu đơn vị bán hàng cho nhà máy tính thuế theo phương pháp trực tiếp thì khi có hoá đơn GTGT nhà máy được khấu trừ 3% thuế (theo Nghị định số 78/1999/NĐ-CP của Chính phủ ngày 20/08/1999). Căn cứ vào phiếu nhập kho do thủ kho đưa lên, kế toán vào “Sổ chi tiết nhập vật liệu” (Biểu số 1). Biểu số 1 Sổ chi tiết nhập vật liệu Tháng 07 năm 2003 Chứng từ Diễn giải ĐVT S.lượng ĐGiá Thành tiền Người bán TKĐƯ Số Ngày ..... ...... ......... ..... ...... ........ ............ .............. ..... 253 25/7 Thiếc hàn dây Kg 61 95.000 5.795.000 Sinh- Chợ Hàng Bè 141 ..... ..... ........ ........ ....... ....... .... Cộng cuối quý III/2003 ..... ...... ....... ...... ........ .... Trong tháng 07/2003 căn cứ vào hoá đơn số 097 có phiếu nhập kho số 253 như sau: Biểu số 2 Tổng công ty BC-VT Việt nam Nhà máy thiết bị Bưu điện Phiếu nhập kho Số: 253 Ngày 25 tháng 07 năm 2003 Nhập của :Cửa hàng Sinh- Chợ Hàng Bè. Theo chứng từ :Hoá đơn số 097 . Ngày 25/7/2003 Nhập tại kho : Kim khí Trần Phú TTT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập 1 Thiếc hàn dây NTT Kg 61 61 95000 5.795.000 Cộng: 5.795.000 Tổng: 5.795.000 Bằng chữ: Năm triệu bảy trăm chín năm nghìn đồng. Phụ trách vật tư Người giao Thủ kho Người lập phiếu (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký, họ tên) * Thủ tục xuất kho vật liệu: Hiện tại nhà máy có 14 phân xưởng, mỗi phân xưởng có nhu cầu về mỗi thứ vật liệu lại khác nhau nên đặc điểm nguyên vật liệu ở nhà máy đã đa dạng lại càng phức tạp hơn với kế toán thực hiện việc hạch toán xuất kho vật liệu.Tại nhà máy khi xuất kho vật liệu sử dụng các chứng từ chủ yếu sau: +/ Phiếu xuất kho. +/ Phiếu xuất kho theo hạn mức ( nếu có ). +/ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. +/ Hoá đơn GTGT . Hàng ngày, căn cứ vào kế hoạch và định mức tiêu hao vật tư, cán bộ vật tư viết phiếu xuất kho cho các phân xưởng theo đúng kế hoạch, sau đó chuyển chứng từ xuất hợp lệ cho thủ kho và thủ kho sẽ cấp vật liệu cho các phân xưởng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên lưu tại phòng vật tư, 1 liên giao cho thủ kho, 1 liên giao cho kế toán vật tư làm căn cứ ghi sổ. Trường hợp xuất kho vật liệu luân chuyển nội bộ giữa các kho trong nhà máy, cán bộ phòng vật tư sẽ viết “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”, thủ kho căn cứ vào liên 3 – dùng thanh toán nội bộ (liên xanh) xuất vật tư. Trường hợp xuất bán nguyên vật liệu, phế liệu: với một số loại nguyên vật liệu không còn sử dụng được hoặc kém phẩm chất như sắt phế liệu, giấy vụn… nhà máy có thể bán ra ngoài. Người mua phải làm đơn xin mua trình Giám đốc hoặc phó giám đốc ký duyệt, phòng kế toán viết hoá đơn GTGT hoặc phiếu thu. Căn cứ vào hoá đơn, phiếu thu thủ kho xuất vật liệu. Hoá đơn GTGT được viết thành 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu lại phòng vật tư, 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. Trong tháng 07/2003 phát sinh nghiệp vụ xuất vật liệu dùng vào sản xuất như sau: Biểu số 4 Tổng công ty BC-VT Việt nam Nhà máy thiết bị Bưu điện Phiếu xuất kho Số:251 Ngày 26 tháng 7 năm 2003 Họ tên người nhận hàng: Phân xưởng 7 Lý do xuất : Xuất cho sản xuất sản phẩm Xuất tại kho : Kim khí STT Tên hàng, quy cách Đơn vị Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thiếc hàn thanh Kg 300 300 97.000 29.100.000 2 Thiếc hàn dây Kg 10 10 95.000 950.000 Cộng: 30.050.000 Tổng: 30.050.000 Bằng chữ: Ba mươi triệu không t răm năm mươi ngàn đồng chẵn. Phụ trách vật tư Người nhận Thủ kho Người lập phiếu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Do Nhà máy có nhiều cơ sở nên việc vận chuyển vật tư, bán thành phẩm hay nguyên vật liệu từ cơ sở này sang cơ sở khác diễn ra thường xuyên liên tục, vì vậy, để đảm bảo thực hiện đúng quy định của Nhà nước, Nhà máy đã sử dụng hoá đơn xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ như sau: Biểu số 5 Đơn vị: Nhà máy thiết bị Bưu điện Hà nội Mẫu số 03-VT-3LL Địa chỉ: 61- Trần Phú Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 17 tháng 07 năm 2003 (Liên 3 dùng để thanh toán nội bộ) Số: 065 Căn cứ lệnh điều động số 163 ngày16 tháng 07 năm 2003 của Giám đốc nhà máy về việc: Xuất vật tư cho cơ sở Thượng đình. Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Văn Quang – Lái xe. Phương tiện vận chuyển :Ô tô Xuất tại kho :Kim khí Nhập tại kho : Thượng Đình STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư. Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập 1 Thiếc hàn thanh 224 Kg 50 50 97.000 4.850.000 Xuất, ngày17/07 Nhập, ngày17/07 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Thông thường, đầu tháng khi có giấy xin lĩnh vật tư do các phân xưởng gửi lên, căn cứ vào kế hoạch và định mức tiêu hao vật tư, kế toán làm thủ tục xuất kho sau đó chuyển chứng từ xuất hợp lệ cho thủ kho và thủ kho sẽ cấp vật liệu cho các phân xưởng có nhu cầu. Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán chi tiết lập sổ Nhật ký luân chuyển kho ( sổ theo dõi thanh toán nội bộ). Biểu số 6 Nhà máy thiết bị Bưu điện Sổ theo dõi thanh toán nội bộ Mẫu số 08-DN Tên TK: 136 Ngày Ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ SL Đơn giá Số phát sinh Số Ngày Nợ Có ......... Tháng 07: ... .... .... ...... .... ... ... ..... ....... 6319 17/07 Thiếc hàn dây NTT 152 02 574.250 .... .... ..... ........ .... .... .... ..... ........ Cộng cuối quý: 4.082.954.252 4.005.332.420 a. Kế toán chi tiết vật liệu tại nhà máy. Hiện nay tại nhà máy áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. +/ Tại kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho hợp lệ do phòng vật tư chuyển xuống, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho được ghi theo từng thứ nguyên vật liệu và định kỳ ghi 10 ngày. Mỗi thứ nguyên vật liệu được ghi vào một tờ thẻ hoặc một số tờ thẻ liên tiếp, cuối tháng tính ra số vật liệu tồn kho để tiện theo dõi và quản lý. +/ Tại phòng kế toán : Khi nhận được phiếu nhập kho, xuất kho kế toán vật liệu cũng tiến hành ghi thẻ kho tương tự như mẫu thẻ kho ở kho. Tuy nhiên, kế toán vật liệu cũng tiến hành kiểm tra phiếu nhập kho đã ghi đúng và chính xác hay không, ký xác nhận đầy đủ hay chưa, lúc đó mới vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu và cho cả năm bao gồm các cột: số chứng từ, ngày nhập -xuất, diễn giải, ngày nhập – xuất, số lượng nhập - xuất – tồn. Cuối tháng sau khi vào thẻ kho, kế toán vật tư và thủ kho tiến hành đối chiếu số lượng nhập – xuất – tồn trong tháng. Cuối quý kế toán tiến hành phân bổ số lượng nhập – xuất trên “Bảng kê nhập – xuất – tồn kho” của từng kho vật tư theo giá hạch toán cố định trong nhiều kỳ hạch toán. - Số lượng nhập trong quý trên thẻ kho vào cột nhập quý 2 theo giá hạch toán. - Số lượng xuất trong quý trên thẻ kho phân bổ cho từng đối tượng liên quan cũng theo giá hạch toán. Với phiếu nhập kho số 253 (các phiếu nhập kho, xuất kho khác cũng vào thẻ kho tương tự) thủ kho căn cứ vào số lượng hàng nhập, ghi thẻ kho và nhập số lượng vào bảng kê nhập – xuất – tồn như sau: Biểu số 7 Đơn vị: Nhà máy thiết bị Bưu điện Mẫu số: 06/VT Tên kho: Kim khí thẻ kho Ban hành theo QĐ số 1141 TC/CĐKT ngày 01/11/95 của BTC Ngày lập thẻ: 01/01/03 Số thẻ: 224 Tờ số: 01 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Thiếc hàn thanh Đơn vị tính:Kg Ngày NX Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 495,5 ............. Tháng 07/2003 416 05/07 Xuất phân xưởng 9 10 6369 6369 17/07 Thượng Đình 20 61 61 26/07 Phân xưởng 7 300 1081 71 ..... ....... ...... Biểu số 8 Bảng kê nhập – xuất – tồn vật liệu TK 152 Tên vật tư Tồn ĐK Nhập TK Xuất TK Tồn CK Thiếc hàn thanh 495.5 965 579.5 1081 Thiếc hàn NTT 9 345 234 120 ...... ........ ......... ........ ....... ồ ....... ........ ....... ....... b. Kế toán tổng hợp vật liệu tại nhà máy. * Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu tại nhà máy chủ yếu mua ngoài. Trường hợp mua không có hợp đồng kinh tế ký kết giữa 2 bên hoặc mua với số lượng ít, kế toán thu chi thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán qua tạm ứng. Những hoá đơn tổng giá trị lớn, có hợp đồng kinh tế được thanh toán qua TK 331. Cụ thể: * Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt: Khi nhận được hoá đơn của người bán kèm theo phiếu nhập kho, kế toán thu chi căn cứ vào hoá đơn viết phiếu chi cho người bán. Hàng ngày căn cứ vào phiếu chi tiền mặt (có định khoản TK Nợ, Có trên phiếu chi) kế toán lập “Nhật ký quỹ” (Biểu số 9). Nhật ký quỹ được mở cho tất cả các TK liên quan đến việc thu, chi tiền mặt. Đối với hoá đơn của người bán mỗi tháng kế toán lập “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào” TK 111 (Biểu số 10). Cột giá chưa thuế là dòng cộng tiền hàng (đối với hoá đơn GTGT), đối với hoá đơn trực tiếp giá chưa thuế được khấu trừ 3% (theo Nghị định số 78/1999/NĐ-CP của Chính phủ ngày 20/08/1999), cột thuế GTGT là số thuế đầu vào được khấu trừ. Cuối tháng, kế toán tổng hợp số liệu của một tháng và vào “ Bảng kê tổng hợp hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào” (Biểu số 11). Cuối quý, sau khi đã tổng cộng sô liệu trên “Bảng kê tổng hợp hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào” của cả 3 tháng, kế toán lập sổ cái TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”( Biểu số12) Biểu số 9 Tổng Công ty BCVTVN Nhật ký quỹ Tập: 03/03/2003 Nhà máy TBBĐ (Sử dụng cho tiền mặt VND) TK 111 Quý III/2003 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Nợ Có ............... 26/07 Trả cửa hàng BHTH Ba Đình 152 111 11.425.0000 ........................... .... ..... ..... .... Cộng quý III/2003 259.169.535 Kế toán trưởng Người lập biểu Biểu số 10 BảNG KÊ hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào Tháng 07 năm 2003 Tên cơ sở kinh doanh: Nhà máy thiết bị Bưu điện. Địa chỉ: 61- Trần Phú Mã số: 01 00686865-1 Tài khoản 111 Số HĐ Ngày Tên đơn vị bán Đầu vào chưa thuế Thuế GTGT ..... .... .......................... ................................ ................... 01538 23/07 Cửa hàng BHTH Ba Đình 11.425.000 1.142.500 ..... ..... .......... ........ ....... Cộng quý III/2003 25.916.953 Biểu số 11 bảng kê tổng hợp hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào Tháng 7 năm 2003 Mã số: Số HĐ Ngày Tên đơn vị bán TK Thuế GTGT đầu vào Giá mua vào chưa có Thuế GTGT 01538 23/07 Cửa hàng BHTH Ba Đình 111 1.142.500 11.425.000 097 25/07 Cửa hàng Sinh- HB 141 579.500 5.795.000 .......... Cộng quý 2.142.026.559 21420.265.591 Biểu số 12 Sổ cái Tên tài khoản: Thuế GTGT đầu vào Số hiệu TK: 133 Quý III/2003 Đơn vị tính: Đồng Ngày Diễn giải TK Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư Số dư đầu kỳ: 5.478.379 Thuế GTGT đầu vào 111 25.916.953 141 11.235.270 331 2.099.503.880 3111 5.370.454 ..... .......... Khấu trừ thuế GTGT quý III: Cộng phát sinh quý III 2.142.026.559 2.135.664.305 Số dư cuối quý: 11.840.729 * Trường hợp thanh toán qua TK 112: Khi người bán yêu cầu chuyển thanh toán qua tài khoản ngân hàng, hoặc người bán là các công ty nước ngoài, kế toán ngân hàng căn cứ vào hoá đơn, chứng từ của người bán viết séc chuyển khoản hoặc uỷ nhiệm chi. Cuối mỗi tháng kế toán ngân hàng lên nhật ký quỹ TK 112. Trên nhật ký quỹ TK 112 bao gồm tất cả các phát sinh liên quan đến TK 112. Cuối quý kế toán thực hiện các bước trên máy vi tính để in ra phần ghi Nợ TK 152, Có TK 112. Kế toán vật tư căn cứ vào nhật ký quỹ TK 112 và phiếu nhập kho của từng kho vào “Sổ tổng hợp đối ứng” TK 112 sau đó đối chiếu cả quý với nhật ký tiền gửi ngân hàng và sổ nhập kho của từng kho và ghi vào cột TK đối ứng. Đồng thời căn cứ vào hoá đơn của người bán, kế toán ngân hàng lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào TK 112 tương tự như TK 111. *Trường hợp thanh toán qua TK 331: Trường hợp số tiền thanh toán làm nhiều lần, kế toán thanh toán viết giấy đề nghị chi, thủ quỹ căn cứ vào chứng từ đó để chuyển trả tiền cho người bán theo hình thức trả bằng tiền mặt hay TGNH. Tất cả nghiệp vụ phát sinh trong tháng liên quan đến TK 331 kế toán lập Bảng kê chi tiết TK 331 (Biểu số 14), từ đó lên Nhật ký chứng từ số 5 (Biểu số 15), từng tháng theo từng đối tượng cụ thể và tổng số còn phải thanh toán với người bán. Cuối quý kế toán làm các bước trên máy vi tính in ra phần ghi Nợ TK 152, Có TK 331 trên bảng kê chi tiết TK 331 làm căn cứ mở sổ đối ứng vật liệu TK 331, sau đó đối chiếu với nhật ký chứng từ số 5 và sổ nhập kho. Đồng thời căn cứ vào hoá đơn, giấy thông báo thuế kế toán thanh toán lập “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào” TK 331 (như TK 111). Biểu số 14 Bảng kê chi tiết TK 331 Tháng 5/2000 ĐVT: đồng Số phiếu nhập Tên người bán TK Nợ TK Có Số tiền 235 TP Công ty Sơn hùng 152 331 42.975.000 95 DC Daeyoo 152 331 106.819.540 ………… 73 TP Tory 152 331 16.491.900 67 KK Tory 152 331 51.278.932 75 DC Toro 153 331 354.753.323 …………. Tổng cộng nợ TK 152 QIII/2003 20.995.038.808 Biểu số 15 nhật ký chứng từ số 5 Ghi Có TK 331- Phải trả cho người bán. Quý III/2003 STT Tên người bán Số dư ĐK Ghi có TK 331, ghi nợ TK Ghi nợ TK 331 Số dư CK Nợ Có 152 ...... Cộng có TK 331 111 .... Cộng nợ TK 331 Nợ Có HT TT Công ty Hùng Sơn .... .... ..... .... .... ..... .... .... Đã ghi sổ Cái ngày ... tháng ...năm.... Ngày ... tháng.... năm... Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng * Trường hợp thanh toán qua TK 141: Khi mua vật tư chưa có chứng từ, cán bộ phòng vật tư làm giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ số tiền cần tạm ứng và có phụ trách đơn vị ký duyệt. Kế toán vật tư ghi nợ cho người tạm ứng. Sau khi mua vật liệu về nhập kho, kế toán vật tư căn cứ vào hoá đơn, chứng từ thanh toán tạm ứng. Nếu số tạm ứng lớn hơn số tiền ghi trên hoá đơn kế toán làm đề nghị thu lại số tạm ứng thừa. Nếu số tạm ứng nhỏ hơn hoá đơn, chứng từ mua về kế toán làm đề nghị chi số tiền còn thiếu. Ví dụ trong tháng có phiếu chi số ngày 23/7/2003 tạm ứng cho anh Hùng phòng vật tư bằng tiền mặt, kế toán định khoản: Nợ TK 141 10.000.000 Có TK 111 10.000.000 Trong tháng, anh Hùng nhập vật tư số phiếu 097 ngày 26/7/2003 kho Kim khí, kế toán vật tư nhận được phiếu nhập kho và định khoản như sau: Nợ TK 152 5.795.000 Nợ TK 133 579.500 Có TK 141 6.374.500 Như vậy số tiền tạm ứng thừa kế toán làm đề nghị thu lại và định khoản như sau: Nợ TK 111 3.625.500 Có TK 141 3.625.500 Để theo dõi tình hình thanh toán tạm ứng, tất cả các định khoản trên sau khi viết phiếu chi kế toán vật tư sẽ mở “Nhật ký tạm ứng” (Biểu số 16) từng quý. Biểu số 16 Tổng công ty BCVTVN nhật ký tạm ứng Tập: 04 Nhà máy TBBĐ (Sử dụng cho TK tạm ứng) TK: 141 QuýIII/2003 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Nợ Có ....................................... PC 253 23/07 Hùng tạm ứng mua VL 141 111 10.000.000 .................................. .................. ............... PT 286 25/07 Hùng nộp lại TƯ 111 141 3.625.500 ..... ...... ..................... .... .... ......... ..... Cộng quý III/2003 112.352.703 Kế toán trưởng Người lập biểu Cuối quý kế toán vật tư căn cứ vào nhật ký tạm ứng để ghi “Sổ tổng hợp đối ứng vật tư” TK 141 ( Biểu số 17) theo từng số phiếu nhập và số tiền, làm căn cứ đối chiếu với sổ nhập kho. Nhật ký tạm ứng cũng được mở cho tất cả các phát sinh liên quan đến phần ghi Nợ TK 152, Có TK 141. Cuối quý kế toán in ra phần ghi Nợ TK 152, Có TK 141 để đối chiếu. Biểu số 17 Sổ tổng hợp vật tư đối ứng TK 141 Quý III/2003 Đơn vị tính: Đồng Tập số MS Kho kim khí MS Kho dụng cụ MS Kho tạp phẩm Kho Lim 152 ồ 152 7 85 13.596.000 123 3.540.000 336 490.000 17.626.000 7 85 15.872.450 323 211.000 16.083.450 7 329 2.700.000 2.700.000 7 171 29.468.450 123 3.540.000 988 3.401.000 0 36.409.450 8 32 3.908.000 3.908.000 8 33 4.058.000 4.058.000 8 34 2.655.000 2.655.000 .... .... ....... ... ....... ..... ....... ...... ....... ..... ..... ....... ..... ........ .... ....... ....... ........ Cộng quý 3 75.612.950 28.716.180 8.023.727 0 112.352.867 Đồng thời căn cứ vào chứng từ, hoá đơn kế toán vật tư lập “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào” TK 141 như TK 111. Căn cứ vào sổ đối ứng của từng tài khoản, căn cứ vào bảng kê nhập – xuất – tồn kho vật tư kế toán lên bảng kê số 3-tính giá thực tế vật liệu xuất kho (Biểu số 18). Biểu số 18 Tổng công ty BC-VT Việt nam Nhà máy thiết bị bưu điện Bảng kê số 3 ( Tính giá thực tế nguyên vật liệu) Tài khoản 152 Kho: Kim khí Quý 3/2003 Đơn vị tính: Đồng STT Chỉ tiêu TK ĐƯ Tài khoản 152 Hạch toán Thực tế 1 I. Số dư đầu quý: 1.389.579.504 1.407.050.133 2 II. Số phát sinh trong quý” 1.009.302.672 1.066.711.115 - Từ NK Quỹ Tiền mặt 111 7.620.510 8.024.333 - Từ NK Quỹ tiền gửi 112 0 0 -Từ NK Thanh toán với NB 331 588.792.473 643.576.498 - Từ NK Tạm ứng 141 74.572.300 75.612.950 - Từ NK Tiền vay 3,111 8.524.600 9.704.545 Nhập Thượng đình 136 313.840.989 313.840.989 Kho Lim 136 0 0 NKCT khác 621 15.951.800 15.951.800 3 III. Cộng số dư đầu quý và phát sinh trong quý (I + II) 2.398.882.176 2.473.761.248 4 IV. Hệ số chênh lệch 1,0312 5 V. Xuất dùng trong quý 1.282.81.865 1.31.293.679 - Xuất dùng 1.167.365.830 1.203.787.644 - Xuất luân chuyển kho TP 115.506.035 115.506.035 - Xuất CN3 0 0 - Xuất luân chuyển kho Lim 0 0 6 VI. Tồn cuối quý(III – V) 1.116.010.311 1.154.467.569 Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng *Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu: Căn cứ vào bảng kê số 3, căn cứ vào bảng nhập – xuất – tồn phân bổ cho từng đối tượng theo giá hạch toán tính cho từng kho vật liệu, kế toán lập bảng kê số 2 – bảng phân bổ nguyên liệu vật liệu (Biểu số 19) theo giá thực tế cho từng đối tượng sử dụng. Giá thực tế = dòng tổng cộng theo giá hạch toán trên Bảng nhập - xuất – tồn * hệ số giá. Biểu số 19 Bảng phân bổ nguyên vật liệu Kho: Kim khí Quý 3/2003 STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK Tài khoản 152 Hạch toán Thực tế 1 TK 621- Chi phí NVL trực tiếp 1.151.190.032 1.187.107.159 2 TK 627- Chi phí sản xuất chung 224.000 230.989 3 TK 136- Phải thu nội bộ ( Thượng đình) 0 0 4 TK 641- Chi phí bán hàng 0 0 5 TK 642- Chi phí QLDN 0 0 6 TK 142- Chi phí trả trước 0 0 7 TK 335- Chi phí phải trả 0 0 8 TK 241- XDCB dở dang 0 0 9 TK 632- Giá vốn hàng bán 15.951.800 16.449.496 Tổng xuất chưa tính luân chuyển 1.167.365.832 1.203.787.644 10 Kho Lim 0 0 11 TK 1368- Thượng đình 115.506.035 115.506.035 12 Chi nhánh 3 0 0 Tổng cộng xuất 1.282.871.867 1.319.293.679 Hà nội, ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng (ký, họ tên) Sau khi lập bảng kê số 3 và bảng phân bổ nguyên liệu vật liệu của từng kho vật tư, đối với 2 cơ sở của nhà máy cũng lập bảng kê và bảng phân bổ tương tự và gửi cho kế toán vật tư tại trung tâm nhà máy để lên bảng tổng hợp của toàn bộ 6 kho vật tư theo giá thực tế. “Bảng tổng hợp TK 152” ( Biểu số 20). Bảng tổng hợp bao gồm 2 phần chính: - Phần ghi nợ TK 152 căn cứ vào cột giá thực tế trên bảng kê số 3. - Phần ghi có TK 152 căn cứ vào cột giá thực tế trên bảng kê số 2. Dựa vào bảng tổng hợp của 6 kho vật tư, kế toán lập sổ cái TK 152 (Biểu số 21) Biểu số 21 Sổ cái TK 152 Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Quý III năm 2003 Ngày Diễn giải TK PS Nợ PS Có Số dư 01/07 Số dư đầu kỳ 10.594.158.569 Nhập NVL 111 259.169.535 Mua NVL 331 25.995.038.808 Mua NVL 141 12.352.703 Mua NVL 3111 53.704.545 Nhập NVL l/c NB 136 4.005.332.420 Thu hồi phế liệu 621 557.903.505 Xuất l/c nội bộ 136 4.782.954.252 Xuất dùng cho SX 621 17.370.791.525 Xuất bán NVL 632 452.184.082 Xuất NVL cho sxc 627 504.884.593 Xuất VL cho BH 641 95.935.434 Xuất VL cho QLDN 642 18.737.122 Cộng P/S quý III: 30.883.501.516 22.771.087.008 Dư cuối quý: 18.707.573.077 Biểu số 20 Bảng tổng hợp TK 152 Quý 3/2003 TT Tên kho Dư cuối quý II/2003 Nợ TK 152/ Có các TK Cộng PS Nợ TK 152-QIII 111 331 141 3111 136-TĐ Lim TP 621 1 Kho VTDC 3.375.609.131 159.005.025 17.265.038.184 28.716.190 44.000.000 12.640.000 536.893.755 18.046.293.154 2 Kho Kim khí 1.407.050.133 8.024.333 643.576.498 75.612.950 9.704.545 313.840.9889 15.951.800 1.066.711.115 3 Kho tạp phẩm 3.636.883.634 71.469.218 3.027.674.454 8.023.563 63.100.168 419.207.000 3.589.474.403 4 Kho bán TP 3.944.333 0 5 Kho Lim 2.170.669.333 20.670959 58.749.672 1.739.752.985 1.456.791.278 5.057.950 3.281.022.844 10.594.158.56 259.169.353 20.995.038.808 112.352.703 53.704.545 2.129.334.142 1.875.998.278 557.903.5005 25.983.501.516 Có TK 152/ Nợ các TK Cộng PS Dư cuối quý TĐ - 1368 Lim - TP PVCM 1363 – CN3 621 627 632 641 642 TK 152 III/2003 829.893.489 21.871.222 13.883.865.677 204.427.793 372.900 14.940.431.081 6.481.471.204 115.506.035 1.187.107.159 230.989 16.449.496 1.319.293.679 1.154.467.569 122.097.101 1.434.920.056 71.101.494 2.066.036.023 238.708.639 60.832.136 80.397.948 18.326.926 4.092.420.323 3.133.939.714 3.944.333 3.944.333 772.280.400 419.207.000 296.077.455 229.838.333 61.517.172 374.902.450 15.537.486 37.296 2.169.397.592 3.282.294.590 1.839.777.025 1.875.998.728 296.077.455 71.101.494 17.370.791.525 504.884.593 452.184.082 95.935.434 18.737.122 22.525.487.008 14.052.173.077 Phần thứ 3 Một số nhận xét và ý kiến đề xuất về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện I. Nhận xét về công tác kế toán vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện hà nội. 1. Một số nhận xét chung: Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Nhà máy thiết bị Bưu điện, trên cơ sở xem xét, đánh giá, phân tích một số chỉ tiêu kinh tế cụ thể tôi nhận thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy đã đạt được những kết quả rất khả quan và có xu hướng phát triển theo chiều hướng tốt. Nhà máy đã nhanh chóng hoà nhập, thích ứng với cơ chế mới, khẳng định vị trí của mình và vươn lên cùng với nền kinh tế chung của đất nước. Tuy nhiên trong thời kỳ kinh tế hiện nay ngoài những thuận lợi nhà máy còn gặp không ít khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. a. Những thuận lợi chung: “Thế kỷ 21 là thế kỷ của công nghệ thông tin”, đó là một thực tế không thể phủ nhận. Hiện nay, lĩnh vực vô tuyến viễn thông, thông tin liên lạc đang là lĩnh vực phát triển nhanh nhất không chỉ ở trong nước mà ngay cả trên thế giới. Trong những năm vừa qua và trong tương lai ngành Bưu điện vẫn tiếp tục được Đảng và Nhà nước mở rộng quy mô hoạt động sản xuất, do vậy Nhà máy thiết bị Bưu điện cũng có những điều kiện thuận lợi phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Hiện nay Nhà máy thiết bị Bưu điện là đơn vị sản xuất công nghiệp lớn nhất của ngành, đó chính những thuận lợi giúp cho nhà máy mở rộng quy mô, thâm nhập thị trường không chỉ giới hạn ở trong nước mà còn vươn xa tới các nước có trình độ điện tử viễn thông hàng đầu thế giới như Công ty Simen của Đức, Công ty Motorola của Mỹ, Công ty Krone … Do xu thế phát triển như vũ bão của của thế giới nói chung và của nước ta nói riêng, Nhà máy có thuận lợi hơn trong việc tuyển dụng công nhân, đào tạo và nâng cao trình độ quản lý của bộ máy lãnh đạo, đặc biệt là cán bộ kỹ thuật có tay nghề cao. Trên cơ sở đó đòi hỏi các cán bộ quản lý phải năng động, nhạy bén, nắm bắt và phân tích thị trường một cách nhanh chóng, kịp thời, phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của nhà máy có hiệu quả ngày càng cao. Bưu chính viễn thông hiện nay là ngành được Đảng và chính phủ rất quan tâm đầu tư, phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu. Chính nhờ vào việc mở rộng sản xuất cả về chiều rộng và chiều sâu ấy, Nhà máy cũng có nhiều cơ hội trong việc thực hiện đa dạng hoá, nâng cao chất lượng sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội. Tuy nhiên, nếu chỉ đứng trên một vài khía cạnh chủ quan đó thì chưa thoả đáng vì vấn đề chính mà chúng ta đề cập đến ở đây là trình độ tổ chức quản lý và bộ máy quản lý thể hiện thế mạnh về nội lực. Khi bước vào cơ chế thị trường, cũng như bao doanh nghiệp khác, nhà máy không tránh khỏi tình trạng khủng hoảng, sa sút về tình hình kinh tế của toàn đơn vị. Nhưng với sự lãnh đạo tài tình của ban giám đốc, sự đổi mới năng động của các phòng ban phát hiện kịp thời những yếu kém, có kế hoạch kiểm tra, kiểm soát, uốn nắn. Hiện nay nhà máy đã có bộ máy quản lý gọn nhẹ, hầu hết đã có trình độ đại học, tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả bảo đảm và không ngừng nâng cao đời sống cho người lao động, hoàn thành nghĩa vụ đóng góp với Ngân sách Nhà nước. Bên cạnh những thuận lợi ấy, hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy hiện nay đang còn rất nhiều tồn tại, đặc biệt trong công tác kế toán nguyên vật liệu. b. Những khó khăn chung: - Với mọi doanh nghiệp, trong điều kiện nền kinh tế thị trường, việc cạnh tranh quyết liệt là điều không thể tránh khỏi. Nhu cầu thị trường đòi hỏi các sản phẩm làm ra phải có chất lượng cao nhưng đồng thời giá cả phải hợp lý. Đặc biệt, sản phẩm Nhà máy sản xuất là các loại sản phẩm thuộc lĩnh vực viễn thông, đây là lĩnh vực đang phát triển mạnh mẽ, do vậy đòi hỏi những sản phẩm của Nhà máy vừa phải có chất lượng cao, vừa hiện đại, và được ứng dụng những phương tiện sản xuất tiên tiến. Sản phẩm chủ yếu của nhà máy được tiêu thụ ở trong nước, số lượng và chủng loại sản phẩm xuất khẩu còn ít, trong khi đó nhà máy lại phải đối diện với sự cạnh tranh mạnh mẽ của các thiết bị nhập ngoại. - Bên cạnh đó, việc mua sắm máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất hầu như đều phải nhập từ nước ngoài. Nhiều loại vật tư và các linh kiện điện tử, thiết bị điện thoại phải nhập khẩu, giá cả phụ thuộc vào giá cả chung của toàn thế giới. Thêm vào đó, việc nhập khẩu thiết bị, máy móc, vật tư phải tăng thêm chi phí vận chuyển. Khoản chi phí này tính vào giá thực tế nhập máy móc thiết bị hoặc nhà máy phải trả trực tiếp tuỳ thuộc hình thức mua theo giá FOB hay giá CIF. Hơn nữa việc nhập khẩu vật tư không tránh khỏi những hư hỏng, mất mát trong quá trình vận chuyển. Do vậy nhà máy gặp rất nhiều khó khăn trong vấn đề này. - Do nhu cầu ngày càng cao của xã hội, sản phẩm của ngành sản xuất thiết bị Bưu điện cũng ngày một đa dạng, phong phú hơn. Khách hàng không chỉ có nhu cầu tăng lên về mặt số lượng thiết bị, mà đòi hỏi về mẫu mã, chất lượng sản phẩm cũng ngày càng biến động cao hơn, đẹp hơn, làm cho công nghệ sản xuất đáp ứng nó cũng phải thay đổi. Vấn đề đặt ra ở đây là khi thay đổi từ các thiết bị sản xuất cũ, lạc hậu sang các dây truyền sản xuất hiện đại và tiện lợi như vậy thì sẽ ảnh hưởng gì tới năng suất lao động, tình hình quản lý, bảo quản máy móc, tình hình tay nghề của công nhân khi đưa máy móc vào sử dụng. Quan trọng hơn là các khoản chi phí khác có thay đổi và ảnh hưởng như thế nào đến toàn bộ chi phí bỏ ra trong kỳ và đặc biệt là vòng quay của vốn lưu động . Bởi vì như ta đã biết, để đưa một dây truyền công nghệ mới vào sản xuất đòi hỏi phải hợp lý hoá các khâu và mọi vấn đề. Tất nhiên, không thể tránh khỏi sự phát sinh của các loại chi phí như chi phí bảo quản, chi phí đào tạo công nhân lành nghề ... Do vậy, nhà máy sẽ gặp khó khăn trong vấn đề quay vòng vốn lưu động khi các khoản chi phí này tăng nhanh và nhiều hơn trước. Vấn đề đặt ra là cán bộ lãnh đạo Nhà máy phải có phương pháp giải quyết vừa hợp lý mọi khoản chi phí vừa đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. 2. Một số nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu Để đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý kinh tế, thực hiện hạch toán kế toán chặt chẽ và phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ năm 1998 Nhà máy thiết bị Bưu Điện đã chuyển đổi hình thức hạch toán kế toán từ hình thức Nhật ký chung sang hình thức Nhật ký chứng từ. Do Nhà máy có quy mô lớn, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên việc sử dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ là hợp lý, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Qua thời gian sử dụng hệ thống kế toán mới đã chứng tỏ được tác dụng của mình qua việc thỏa mãn được yêu cầu quản lý kinh doanh theo cơ chế thị trường, đơn giản, dễ hiểu, minh bạch, công minh, dễ kiểm tra tạo điều kiện dễ dàng cho việc chuyên môn hoá. Hệ thống sổ kế toán của Nhà máy cho thông tin trên báo cáo đảm bảo độ tin cậy. Hình thức và các chỉ tiêu trên báo cáo đúng theo chế độ kế toán quy định. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ chưa thực sự thống nhất ( còn sử dụng một số sổ theo hình thức Nhật ký chung). a. Mặt tích cực trong công tác kế toán nguyên vật liệu: Qua một thời gian ngắn thực tế tìm hiểu tình hình hạch toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện, em nhận thấy: nhìn chung công tác hạch toán nguyên vật liệu được tiến hành có nề nếp, chấp hành đúng các quy định, chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành. Các phòng ban, phân xưởng cũng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán, đảm bảo công tác hạch toán nguyên vật liệu diễn ra đều đặn, nhịp nhàng, phù hợp với điều kiện của nhà máy và đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý, thực hiện tốt phần dự trữ, tập hợp chi phí. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng phương pháp thẻ song song đã đảm bảo được tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận liên quan. Số liệu ghi chép rõ ràng phản ánh chính xác tình hình hiện có, tăng, giảm và tồn kho nguyên vật liệu. Mặt khác, kế toán vật liệu đã sử dụng các tài khoản kế toán thích hợp theo dõi sự biến động của vật liệu, thực hiện việc cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin chính xác về tình hình biến động của vật liệu. Cụ thể: - Về khâu thu mua vật liệu: Nhà máy đã tổ chức tốt khâu thu mua vật liệu, đảm bảo vật liệu cho sản xuất về số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã. Nhà máy đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng vật tư đối với từng loại sản phẩm trong một kỳ làm cơ sở cho công tác lập kế hoạch thu mua vật liệu đảm bảo đầy đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất được thường xuyên, liên tục và có hiệu quả cao. Đây là một nỗ lực lớn của cán bộ phòng vật tư và các bộ phận cung ứng liên quan khác. Vật liệu mua về được nhập kho, bảo quản và quản lý chặt chẽ, kế toán vật tư và thủ kho đã phản ánh kịp thời và trung thực số liệu nguyên vật liệu mua về trên sổ kế toán. - Về công tác bảo quản nguyên vật liệu: Mặc dù các địa điểm sản xuất của Nhà máy phân tán và gặp rất nhiều khó khăn về cơ sở vật chất, hệ thống kho tàng bảo quản nguyên vật liệu, thêm vào đó số lượng nguyên vật liệu lên tới gần 2000 loại mà Nhà máy chỉ có 6 kho bảo quản, trong khi đó lại không chia thành các kho vật liệu chính, vật liệu phụ riêng biệt, nhưng Nhà máy đã cố gắng bảo quản tốt vật liệu, đảm bảo số lượng, chất lượng cho sản xuất, các kho vật liệu được bố trí phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất của nhà máy. Tuy nhiên, để phù hợp với sự biến động không ngừng của nền kinh tế thị trường, chế độ kế toán cũng thường xuyên được thay đổi, do đó công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng xảy ra những tồn tại không thể tránh khỏi. b. Những tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu: - Về hệ thống sổ kế toán nhà máy sử dụng: Hiện nay Nhà máy đang vận dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức “Nhật ký chứng từ”. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ chưa thực sự thống nhất. Đối với các nhật ký đặc biệt lại được mở như sổ nhật ký chung, cuối kỳ căn cứ vào các sổ nhật ký đặc biệt để ghi sổ cái. Khi kế toán tổng hợp toàn bộ số liệu trong kỳ hệ thống sổ sách bao gồm các nhật ký đặc biệt (như hình thức Nhật ký chung). Như vậy, việc vận dụng hệ thống sổ sách kế toán chưa thống nhất. - Về công tác quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy. Do Nhà máy có quy mô lớn, sản phẩm sản xuất đa dạng, phong phú, vì vậy số lượng vật liệu của nhà máy có tới gần 2.000 loại được nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Mỗi loại vật liệu lại có vị trí, vai trò khác nhau trong quá trình cấu thành nên sản phẩm, do vậy việc quản lý bảo quản gặp rất nhiều khó khăn. Trong khi đó nhà máy lại không sử dụng “ Sổ danh điểm vật liệu”, mặc dù mỗi loại vật liệu đều có mã vật tư riêng nhưng tại nhà máy vẫn chưa tạo lập bộ mã vật tư để có thể theo dõi dễ dàng chặt chẽ đảm bảo công tác quản lý có hiệu quả, nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán nguyên vật liệu. - Về công tác tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Như trên đã trình bày ở phần trên, công tác hạch toán chi tiết quá trình nhập- xuất- tồn kho vật liệu tại nhà máy áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Đây là một phương pháp đơn giản, dễ làm tuy nhiên nó chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá. Nhưng trong mấy năm gần đây quy mô sản xuất của nhà máy liên tục được mở rộng, chủng loại vật tư phong phú, mức độ nhập xuất cao, ở mỗi kho thủ kho quản lý đến hai, ba trăm loại vật tư theo hình thức chuyên dùng. Phương pháp thẻ song song có nhược điểm là ghi chép trùng lặp do vậy nếu tiếp tục áp dụng phương pháp này sẽ xảy ra sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán. Điều này sẽ dẫn đến khối lượng công tác kế toán cồng kềnh, phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức hơn. Do đó cần có biện pháp cụ thể để khắc phục tình trạng này. - Về việc ghi chép sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Tại nhà máy khi phát sinh các nghiệp vụ nhập- xuất- tồn kho vật tư, thủ kho tiến hành ghi thẻ và chuyển lên cho kế toán vật liệu. Trong khi đó ở phòng kế toán, nhận được các chứng từ gốc do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu chỉ tiến hành tập trung và phân loại các phiếu trong cả tháng, đến cuối tháng, hoặc định kỳ (10 ngày) mới tiến hành ghi chép vào sổ sách. Khi thực hiện theo phương pháp này công việc thường dồn vào cuối tháng rất bận rộn, có khi còn tồn công việc sang cả tháng sau đó, trong khi đó đầu tháng lại nhàn rỗi. Bên cạnh đó, trong quá trình ghi chép thông thường kế toán chỉ sử dụng sổ chi tiết cho khâu nhập vật liệu, còn phần kế toán chi tiết xuất vật liệu kế toán thực hiện ngay trên máy vi tính theo một hệ thống sổ sách đã được cài đặt sẵn, cuối kỳ tổng hợp số liệu và ghi sổ cái. Làm theo cách này rõ ràng tiết kiệm được thời gian và khối lượng công việc ghi chép, lại loại trừ được các bút toán trùng lặp của cùng một nghiệp vụ, nhưng khó khăn cho việc đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết . - Về việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán: Theo như quy định của Bộ tài chính ban hành về hệ thống tài khoản kế toán nói chung và với từng phần hành kế toán nói riêng, để phản ánh tình hình vật tư hàng hoá đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho hoặc đã về nhưng đang làm thủ tục nhập kho, trong trường hợp như vậy kế toán sẽ tiến hành hạch toán vào tài khoản 151- “ Hàng mua đang đi đường ”. Song ở Nhà máy thiết bị Bưu điện, kế toán vật tư không sử dụng tài khoản này. Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng nhưng cuối tháng hàng chưa về nhập kho, kế toán nhà máy lưu chứng từ lại, sang tháng sau hàng về nhập kho mới phản ánh vào sổ sách. Đây là một vấn đề cần phải được khắc phục để tránh trường hợp phải lưu chứng từ sang tháng sau mới hạch toán, dễ xảy ra trường hợp nhầm lẫn, số liệu không chính xác. - Về công tác kiểm kê nguyên vật liệu ở nhà máy: Do khối lượng nguyên vật liệu nhiều, các thủ kho nhìn chung là chấp hành tương đối tốt các quy định về trách nhiệm với vật tư trong kho nên tại nhà máy công tác kiểm kê chỉ tiến hành mỗi năm một lần vào cuối năm trước khi lập báo cáo quyết toán cuối năm do ban kiểm kê tài sản tiến hành. Tuy làm như vậy là tiết kiệm được thời gian và không gây ra sự xáo trộn nhưng lại không theo dõi, phản ánh được chính xác sự biến động của nguyên vật liệu đáp ứng cho nhu cầu sản xuất và công tác quản lý. Nhưng bên cạnh đó cũng có nhược điểm là nếu mỗi năm chỉ tiến hành kiểm kê một lần thì trong trường hợp nguyên vật liệu tồn đọng quá nhiều vào cuối kỳ sẽ gây nhiều ảnh hưởng tới quá trình sản xuất kinh doanh của nhà máy. Bởi khi đó nhà máy sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí lớn hơn cho công tác bảo quản vật tư, hệ thống kho tàng phải đảm bảo cho vật liệu không bị hư hỏng, mất mát, đáp ứng được đòi hỏi về chất lượng sản phẩm làm ra. Bên cạnh đó, số lượng vật tư tồn lại cuối kỳ nhiều sẽ kéo dài vòng quay của vốn lưu động, gây ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất kinh doanh của cả năm. Do đó nhà máy cần phải lưu ý đến vấn đề này hơn nữa. - Về việc nhập kho phế liệu: ở nhà máy thiết bị Bưu điện chưa có biện pháp quản lý chặt chẽ đối với việc thu gom và nhập kho phế liệu. Phế liệu thải ra trong quá trình sản xuất vẫn được nhập kho nhưng không có các thủ tục nhập kho cụ thể. Nhiều khi phế liệu không được nhập kho mà chỉ được thu gom lại một góc của phân xưởng, định kỳ (ba- bốn ngày hoặc một tuần), công nhân tiến hành tái chế. Làm như vậy có thể dẫn đến tình trạng mất mát, hao hụt phế liệu, hơn nữa tạo điều kiện cho công nhân không có trách nhiệm cao trong việc sử dụng nguyên vật liệu vào quá trình sản xuất, làm thất thoát một nguồn thu của nhà máy. Do vậy nhà máy nên quan tâm đến vấn đề này hơn nữa. Nhìn chung, với bất kỳ một doanh nghiệp nào, sự bất cập giữa thực tế và chế độ kế toán quy định là không thể tránh khỏi. Vấn đề đặt ra là trong quá trình vận dụng chế độ vào thực tế kế toán phải biết kết hợp giữa ưu điểm của các hình thức mà không gây ảnh hưởng sai lệch đến số liệu thực tế. ở đây, với những tồn tại nêu ra ở trên, nhà máy nên xem xét và đề ra những biện pháp cụ thể để phù hợp với đặc điểm riêng của mình. II. Những đề xuất góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở nhà máy thiết bị Bưu điện Hà nội. Sau một thời gian tìm hiểu thực tế tại nhà máy, trên cơ sở những kiến thức học tập và nghiên cứu ở trường, kết hợp với những số liệu và cách thức thực hiện đối với phần hành kế toán nguyên vật liệu, với những tồn tại đã nêu ở trên em xin mạnh dạn góp một vài ý kiến xung quanh công tác kế toán vật liệu với mục đích góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán tại nhà máy như sau: 1. Vận dụng đúng trình tự ghi sổ và mẫu của các sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ. Hình thức hạch toán kế toán Nhà máy sử dụng là hình thức Nhật ký chứng từ. Tuy nhiên,như ta đã thấy trong phần thứ hai của bài viết này, bên cạnh việc sử dụng các bảng kê, bảng phân bổ vật liệu, kế toán nguyên vật liệu đã sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt, và các sổ nhật ký các tài khoản như mẫu sổ Nhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ để làm căn cứ ghi sổ cái. Do vậy, để đảm bảo cho việc ghi chép thống nhất, đúng trình tự kế toán và thuận tiện khi kiểm tra, đối chiếu số liệu, kế toán cần vận dụng đúng hệ thống sổ sách một cách nhất quán. Kế toán nên sử dụng các nhật ký chứng từ để ghi chép các nghiệp vụ. 2. Lập sổ danh điểm vật liệu: Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý, tránh nhầm lẫn cho việc đối chiếu giữa kho và kế toán tình hình nhập- xuất- tồn vật liệu, nhà máy nên xây dựng “ Sổ danh điểm vật liệu” dựa trên những tính năng vật lý, hoá học, đối tượng phục vụ chính. “ Sổ danh điểm vật liệu” là sổ tổng hợp các loại vật liệu mà nhà máy đã và đang sử dụng. Trong sổ danh điểm vật liệu được theo dõi từng loại, từng thứ, từng nhóm, từng quy cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở nhà máy được thống nhất và dễ dàng. Mỗi loại, mỗi thứ, mỗi nhóm vật liệu được quy định một mã riêng, sắp xếp theo một trình tự nhất định để thuận tiện khi cần những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại vật liệu nào đó. Mặt khác, nhà máy cần tạo lập bộ mã vật liệu thống nhất để quản lý vật liệu trên máy vi tính được dễ dàng. Vấn đề đặt ra là bộ mã vật liệu phải đầy đủ, hợp lý, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung mã vật liệu mới thuận tiện và hợp lý. Nhà máy có thể xây dựng bộ mã dựa vào những đặc điểm sau: ã Dựa vào loại vật liệu. ã Dựa vào số nhóm vật liệu trong mỗi loại. ã Dựa vào số vật liệu trong mỗi nhóm. ã Dựa vào quy cách vật liệu trong mỗi thứ. Trước đây nhà máy chỉ phân chia nguyên vật liệu ra thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ ... và quy định mã số cho từng loại mà không quy định theo số hiệu tài khoản, và theo từng kho. Như vậy rất dễ gây nhầm lẫn và xáo trộn vật tư từ kho này sang kho khác, gây khó khăn cho việc quản lý, bảo quản. Theo em, trước hết nên xây dựng bộ mã vật liệu trên cơ sở các số liệu các số hiệu tài khoản như sau: TK 152.1: Nguyên vật liệu chính: Sắt, thép, Inox, linh kiện điện tử. ... TK 152.2: Nguyên vật liệu phụ: Thuốc, sơn, bột than. ... TK 152.3: Nhiên liệu: Xăng, dầu diezen. ... TK 152.4: Phụ tùng thay thế: Mũi khoan, tazô, đá mài. ... TK 152.5: Vật liệu xây dựng: xi măng, ống nước, thép cỡ nhỏ. ... TK 152.8: Vật liệu khác: Văn phòng phẩm, các loại bao bì, dây gói. Mặt khác, vật liệu tại nhà máy quản lý theo từng kho do đó cần chi tiết hơn bằng cách mã hoá cho từng kho, chẳng hạn: TK 152.1.01: Nguyên vật liệu chính ở kho kim khí TK 152.1.02: Nguyên vật liệu chính ở kho dụng cụ. ..... : ..... TK 152.2.01: Nguyên vật liệu phụ ở kho kim khí TK 152.2.02: Vật liệu phụ ở kho dụng cụ. ........................ ở từng kho ta lại có thể mã hoá chi tiết hơn nữa cho từng loại nguyên liệu, vật liệu cụ thể. Đơn vị: Nhà máy thiết bị Bưu điện Địa chỉ: 61- Trần Phú Sổ danh điểm vật tư STT Danh điểm Tên vật liệu ĐVT Đơn giá HT Ghi chú Nhóm Danh điểm 152.2.01. NVL phụ kho kim khí 152.2.01.7 Thiếc hàn thanh Kg 94500 152.2.01.8 Thiến hàn NTT Kg .......... 152.2.02 152.2.02.16 ............................... ......... ......... 3. Thay đổi phương pháp hạch toán nguyên vật liệu: Hiện nay Nhà máy đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Để khắc phục những nhược điểm khi áp dụng phương pháp thẻ song song, trên cơ sở những đặc điểm của vật liệu hiện có trong nhà máy, theo em kế toán vật tư nên áp dụng hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư. Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của phương pháp thẻ song song, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số lượng chính xác, kịp thời. Theo phương pháp này, ở kho thực hiện việc ghi chép tương tự như phương pháp thẻ song song, chỉ khác ở chỗ là cuối tháng căn cứ trên cơ số liệu của thẻ kho, thủ kho ghi vào sổ số dư (do kế toán chuyển đến) và chuyển về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán vật liệu chỉ theo dõi sự biến động nhập- xuất- tồn vật liệu về mặt giá trị trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho, sau đó quy số lượng tồn của thủ kho trên Sổ số dư ra tiền và đối chiếu với sổ sách kế toán của mình. Số liệu giữa bảng tổng hợp nhập - xuất – tồn phải phù hợp với số liệu ghi trên Sổ số dư. Khi áp dụng phương pháp này đòi hỏi kế toán vật liệu phải có trình độ và tinh thần trách nhiệm cao, thủ kho phải tháo vát trong công việc và phải có trách nhiệm đến cùng về số liệu đưa lên phòng kế toán. Theo phương pháp này kế toán sử dụng một số sổ như sau: Đơn vị: Nhà máy thiết bị Bưu điện Sổ số dư Kho Kim Khí Quý III năm 2003 STT Danh điểm ĐVT Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 SL TT SL TT SL TT 1 152.1.01.1 Kg 100 450.000 150 675.000 170 765.000 2 152.1.01.2 Kg 65 585.500 90 810.000 70 630.000 ...... ... ... ..... ... ..... ... ..... Cộng Đơn vị : Nhà máy thiết bị Bưu điện Bảng luỹ kế Nhập – xuất – tồn Kho Kim khí Quý III năm 2003 STT Danh điểm Tồn ĐK Nhập Xuất Tồn CK 1->10 10->20 20->30 ồ 1->10 10->20 20->30 ồ 1 152.1.01.7 15 40 30 50 120 45 30 50 125 10 ...... ..... ...... ...... ....... ...... ..... ...... ...... ....... ..... Cộng 4. Phản ánh thường xuyên, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ kế toán liên quan: Hiện nay, việc ghi sổ kế toán ở Nhà máy được tiến hành vào cuối tháng hoặc định kỳ (15 ngày), do vậy công việc thường dồn vào cuối tháng rất bận rộn. Để tránh tình trạng này, theo em khi nhận được chứng từ của thủ kho chuyển lên, kế toán tiến hành ghi vào thẻ kho ngay, sau đó mới ghi vào các sổ nhật ký chuyên dùng và các sổ sách kế toán chi tiết, tránh tình trạng thất lạc chứng từ. Trong trường hợp đột xuất, khi có yêu cầu của công tác quản lý về một loại vật tư nào đó, hoặc khi có kiểm kê bất thường sẽ có thể cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời. 5. Tăng cường công tác quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu: Nguyên liệu là một trong những yếu tố chính cấu thành nên sản phẩm, giá trị của nó chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành của sản phẩm. Vì vậy công tác quản lý nguyên vật liệu có tác động đến tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để đảm bảo và phát huy kết quả cao trong kinh doanh, Nhà máy phải không ngừng mở rộng quy mô sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động bằng cách kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu, hàng hoá, số nợ phải thu... có tương ứng với nguồn vốn lưu động và các nguồn khác để trang trải cho tài sản lưu động hay không. Đồng thời, Nhà máy phải thường xuyên thu thập thông tin và nhạy bén với sự biến động của giá cả thị trường để kịp thời có quyết định hợp lý điều chỉnh giá hàng tồn kho ( bao gồm nguyên vật liệu, hàng hoá, sản phẩm dở dang... ) sao cho phù hợp với thị trường. Đặc biệt, vật liệu của nhà máy rất nhiều, đa chủng loại nên việc phân loại chính xác ở các kho tàng là gặp rất nhiều khó khăn. Nhà máy cần xem xét để quản lý vật liệu tốt hơn tránh hao hụt, hư hỏng đặc biệt là những nguyên vật liệu nhập ngoại ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Bộ phận cung ứng vật liệu cần nghiên cứu tìm mua vật liệu sản xuất trong nước thay thế vật liệu nhập ngoại mà vẫn phải đảm bảo không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và hạ giá thành. Để đáp ứng được yêu cầu của quản lý, vấn đề đặt ra là đòi hỏi đội ngũ cán bộ công nhân viên nhà máy cần phải năng động sáng tạo kịp thời nắm bắt các yếu tố của thị trường một cách nhanh nhạy, công nhân ở từng phân xưởng phải qua đào tạo cho từng nhành nghề thích hợp với điều kiện sản xuất của nhà máy. Nói tóm lại, trong từng giai đoạn phát triển để phù hợp với quy mô sản xuất, yêu cầu quản lý và hạch toán đúng chế độ kế toán quy định, nhà máy nên nhìn nhận đánh giá một cách chính xác và có biện pháp cụ thể để giải quyết những tồn tại của nhà máy. Phần kết luận Là một công cụ quản lý quan trọng, kế toán các ngành sản xuất nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải luôn được cải tiến và hoàn thiện đáp ứng ngày càng cao công tác quản lý mà cơ chế thị trường hiện nay đang không ngừng vận động. Trong nền kinh tế thị trường vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng, nó quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy muốn phát triển sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải tổ chức quản lý tốt công tác kế toán nguyên vật liệu để đáp ứng được yêu cầu phát triển kinh tế xã hội. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành của sản phẩm. Mang tính khoa học, kế toán đã phát huy tác dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế trong điều kiện hạch toán kinh tế độc lập hiện nay, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, bảo tồn và phát triển nguồn vốn kinh doanh tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp. Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Nhà máy thiết bị Bưu điện em thấy việc hạch toán nguyên vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý vật liệu nói riêng và đến quản lý sản xuất của nhà máy nói chung. Cụ thể, hạch toán vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo nhà máy nắm bắt tình hình và chỉ đạo sản xuất; hạch toán kế toán vật liệu có phản ánh chính xác, đầy đủ tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu thì lãnh đạo nhà máy mới có những biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Nói như vậy để thấy công tác kế toán vật liệu nói riêng và công tác kế toán nói chung phải không ngừng được hoàn thiện hơn nữa, không chỉ ở thời điểm hiện tại mà cả trong tương lai. Trong thời gian thực tập, được sự giúp đỡ rất tận tình của các cô chú, anh chị kế toán trong phòng kế toán thống kê của nhà máy. Thêm vào đó, dưới sự hướng dẫn cặn kẽ của thầy giáo đã giúp em nghiên cứu một cách khoa học hơn, đầy đủ hơn về đề tài đã chọn. Vì thời gian thực tập ngắn, trình độ hiểu biết còn có hạn nên chuyên đề tốt nghiệp này không thể tránh khỏi những sai sót, em mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo để bài chuyên đề được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, các cô chú, anh chị phòng kế toán thống kê của Nhà máy thiết bị Bưu điện Hà nội và đặc biệt là thầy giáo hướng dẫn đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Sinh viên Bùi Minh Thu Mục lục Lời nói đầu Phần I: Cơ sở lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. I. Khái quát về hạch toán nguyên vật liệu. II. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. III. Kế toán chi tiết vật liệu. phần II: Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy Thiết bị Bưu điện. I. Đặc điểm tình hình chung của Nhà máy thiết bị Bưu điện. II. Tình hình thực tế kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện. phần III: Một số nhận xét và ý kiến đề xuất về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Thiết bị Bưu điện. I. Nhận xét về công tác kế toán vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện. II. Những đề xuất góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bưu điện. Kết luận. Mục lục.