Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội

là phương pháp ghi thẻ song song. + Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định theo quy đinh hiện hành và tính khấu hao theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003. * Giới thiệu về phần mềm kế toán công ty đang sử dụng: Khi áp dụng phần mềm kế toán trong công tác tài chính của công ty là việc thiết kế và sử dụng chương trình theo đúng nội dung, trình tự của các phương pháp kế toán để thu thập và xử lý cung cấp các thông tin kế toán. Có thể thể they máy vi tính và kỹ thuật tin học là phương tiện hữu ích giúp cho kế toán trong việc tính toán, xử lý, cung cấp thông tin trong công tác quản lý. Nhận thức được vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, công ty cổ phần Dệt Kim Hà Nội đã sử dụng phần mềm kế toán ESOFT để phục vụ cho công tác kế toán tại công ty. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế toán không phải cộng dồn, ghi chép, chuyển sổ thủ công nữa, do đó thông tin trên sổ cái tài khoản được ghi chép một cách thường xuyên liên tục trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động trên máy, kế toán không nhật thiết đến cuối kỳ mới có sổ cái. Một số đặc điểm của phần mềm này là khi nháy đúp chuột vào biểu tượng của phần mềm trên màn hình thì giao diện của phần mềm hiện ra. Người sử dụng đưa ra tên nhập là phòng tài chính kế toán thì màn hình hệ thống sẽ hiện ra. Hệ thống menu của phần mềm ESOFT được tổ chức thành các phần hành kế toán bao gồm có: Hệ thống Kế toán Hàng hoá Vật tư Tài sản cố định Giá thành Báo cáo Trợ giúp Người sử dụng chỉ cần nhấp chuột vào phần mình cần làm việc, chương trình sẽ hiện ra tương ứng. Máy sẽ tự động tính, xử lý thông tin sau khi kế toán nhập dữ liệu cần thiết như tự động tính khấu hao và trích khấu hao tà sản cố định, tự in các báo cáo, các chứng từ theo đúng yêu cầu của đơn vị. Đối với các nghiệp vụ khác nhau, phần mềm cho phép sử dụng các màn hình dữ liệu khác nhau như đối với nghiệp vụ nhập và nghiệp vụ xuất cho màn hình nhập dữ liệu khác nhau. Quy trình xử lý nghiệp vụ của máy cũng như quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin trong kế toán trên máy vi tính có thể được hiểu như sau: Thông tin đầu vào: Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán nhập các chứng từ vật tư vào máy, chương trình sẽ tự động hạch toán một số định khoản hoặc một vế của một số cặp định khoản. Việc tự động định khoản được thực hiện dựa vào các khai báo trước của người sử dụng cho từng mặt hàng. Các khai báo này bao gồm: tài khoản hàng tồn kho, tài khoản giá vốn, tài khoản doanh thu, tài khoản hàng bán bị trả lại. Khi nhập chứng từ người sử dụng chỉ việc hạch toán phần tài khoản đối ứng còn các tài khoản khác thì chương trình tự động lấy từ danh mục vật tư ứng với vật tư được nhập từ chứng từ. Đối với nghiệp vụ kết chuyển cần thiết như kết chuyển giá vốn, kết chuyển chi phí… thì chương trình cho phép làm tự động qua bút toán kết chuyển đã được cài đặt trong chương trình mà người sử dụng lựa chọn. Khi người sử dụng chọn đúng bút toán kết chuyển, máy tự động kết chuyển toàn bộ giá trị dư Nợ(Có) hiện thời của tài khoản kết chuyển sang bên Có( bên Nợ) tài khoản được kết chuyển. Thông tin đầu ra: Kế toán có thể in bất cứ lúc nào các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản sau các thông tin từ nghiệp vụ đã được cập nhật bằng phương pháp xâu lọc. Nhờ sử dụng phần mềm kế toán với khả năng tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Mối quan hệ giữa các phần hành đó là số liệu cập nhật ở phần hành nào được lưu ở phần hành đó, ngoài ra còn được chuyển cho các phần hành khác tuỳ theo từng trường hợp cụ thể và chuyển thông tin cho kế toán tổng hợp để lên sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, chi phí và giá thành. 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội. 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu tại công ty * Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội chuyên sản xuất các loại bít tất dệt kim có chất lượng cao nên đòi hỏi nguyên vật liệu phải đặc thù và đáp ứng yêu cầu của công nghệ sản xuất. Nguyên vật liệu sử dụng trong công ty khá đa dạng và phong phú như các loại sợi, chun, hoá chất…. Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài của những bạn hàng có uy tín, lâu năm, tất cả đều có hợp đồng kinh tế và thanh toán trả chậm là phần lớn. Nguyên vật liệu công ty mua về chủ yếu dùng trực tiếp để sản xuất sản phẩm nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất sản phẩm của công ty. * Tình hình quản lý nguyên vật liệu Ở khâu thu mua: để có nguyên vật liệu kịp thời đáp ứng yêu cầu sản xuất, phòng sản xuất kinh doanh phải định mức được nguyên vật liệu và có kế hoạch thu mua kịp thời. Nguyên vật liệu luôn được giao về tận kho kèm theo các chứng từ hợp lệ. Ở khâu bảo quản: Vấn đề lớn cần quan tâm lớn của công ty là hệ thống kho tàng. Công ty đã có hệ thống kho tàng khá vững chắc nhằm bảo quản và cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho các phân xưởng sản xuất. Hơn nữa, nguyên vật liệu của công ty phải đảm bảo không bị mất mát, hư hỏng nên công ty phải bố trí mạng lưới bảo vệ chặt chẽ đối với từng kho nguyên vật liệu dù lớn hay nhỏ. Quản đốc phân xưởng và các thủ kho có trách nhiệm quản lý nguyên vật liệu, theo dõi kiểm tra các nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu trong tháng, định kỳ tiến hành kiểm kê. Nếu phát hiện nguyên vật liệu tồn đọng hoặc kém phẩm chất phải tìm hiểu rõ nguyên nhân và đề xuất biện pháp quản lý có hiệu quả hơn, tránh tình trạng ứ đọng vốn do nguyên vật liệu tồn kho khá nhiều, không sử dụng hết. Thủ kho có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo đúng yêu cầu và đảm bảo đúng thủ tục mà công ty quy định. Ở khâu sử dụng và dự trữ: Công ty luôn sử dụng nguyên vật liệu theo đúng định mức đề ra vì chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên trong quá trình sử dụng công ty luôn khuyến khích phải sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu nhưng vẫn phải đảm bảo đúng theo yêu cầu của sản phẩm đưa ra 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như hạch toán nguyên vật liệu được chính xác và thuận tiện, công tác phân loại, đánh giá nguyên vật liệu rất quan trọng. Thực tế công ty đã dựa vào vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu để phân loại. Trên cơ sở đó, nguyên vật liệu của công ty bao gồm: Nguyên vật liệu chính: Sợi các loại, chun, chỉ thêu… Nguyên vật liệu phụ: Bao bì, tem, nhãn, băng Nhiên liệu: Xăng, dầu FO, dầu trắng… Phụ tùng thay thế: kim dệt, platin, vòng bi, dây đai thang… Việc phân loại nguyên vật liệu của công ty rất cụ thể và chi tiết vì số lượng và chủng loại nguyên vật liệu của công ty khá nhiều đòi hỏi phải có sự đầu tư sắp xếp phù hợp. 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty Để theo dõi và hạch toán về mặt giá trị nguyên vật liệu, kế toán phải có cách đánh giá cụ thể, phương pháp đánh giá sẽ được đăng ký và áp dụng trong một niên độ kế toán. * Đối với nguyên vật liệu nhập kho Công ty đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo trị giá vốn thực tế. Nguyên vật liệu trong công ty chủ yếu là mua ngoài trong nước trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định như sau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: thì trị giá vốn thực tế nhập kho là giá ghi trên hoá đơn( không bao gồm thuế giá trị gia tăng) cộng(+) Chi phí vận chuyển bốc dỡ trừ(-) Các khoản giảm trừ(nếu có). Đối với vật tư mua ngoài mà chi phí vận chuyển bên bán chịu thì chi phí này được cộng(+) vào giá mua nguyên vật liệu và trị giá thực tế của nguyên vật liệu đúng bằng giá ghi trên hoá đơn. Ví dụ như: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 01208 ngày 07/12/2007 của công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội, công ty có mua sợi cotton NT 32/1- CThô với số lượng 1539,1 kg với đơn giá là 38.182 đ/kg. Như vậy trị giá vốn thực tế của số sợi nhập kho ngày 07/12/2007 sẽ bằng (1539,1 * 38.182 = 58.765.916 đ) . * Đối với nguyên vật liệu xuất kho Nguyên vật liệu xuất kho, công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá xuất kho nguyên vật liệu. Theo phương pháp này thì giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất dùng và đơn giá bình quân cuối kỳ. Giá thực tế NVL xdùng Số lượng NVL xdùng Đơn giá bình quân = x Trong đó: đơn giá bình quân được tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ Trị giá tồn đầu kỳ ĐG bình quân cuối kỳ Trị giá nhập trong kỳ SL tồn đầu kỳ SL nhập trong kỳ = + + Ví dụ: Ngày 10/12/2007, công ty có phiếu xuất kho số 61 xuất sợi cotton NT 32/1- Cthô cho sản xuất với số lượng 988,97 kg và đơn giá xuất kho tính vào cuối kỳ vào ngày 31/12/2007 của nguyên vật liệu này là 44.185,92 đ/kg, như vậy trị giá vốn thực tế xuất kho của nguyên vật liệu này là 40.731.639 đ. 2.2.4. Quy trình và nội dung hạch toán ban đầu * Đối với nguyên vật liệu nhập kho + Thủ tục nhập kho: Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài. Đầu tháng, căn cứ vào nhu cầu sản xuất và bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu do bộ phận KCS đề ra, phòng sản xuất kinh doanh tính lượng vật liệu cần trong tháng đồng thời tổng hợp căn cứ vào định mức đã được xây dựng và đơn đặt hàng của khách hàng để lập kế hoạch mua, sau đó trình bày lên Ban lãnh đạo ký duyệt rỗi chuyển cho bộ phận cung tiêu mua vật tư. Khi mua về, căn cứ vào hợp đồng mua bán, bộ phận KCS tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu và lập biên bản kiểm nghiệm chất lượng. Phòng sản xuất kinh doanh căn cứ vào hợp đồng mua hàng, phiếu báo giá và phiếu kiểm tra chất lượng để viết vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được phòng sản xuất kinh doanh lập thành 3 liên: 1 liên phòng sản xuất kinh doanh giữ lại, 1 liên giao cho bộ phận cung tiêu và 1 liên giao cho Thủ kho. Trước khi nhập kho, Thủ kho phải xem xét cụ thể, đối chiếu lại, nếu số lượng và chất lượng nguyên vật liệu đảm bảo đúng như đã ghi trong phiếu nhập kho, Thủ kho sẽ ký nhận số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Nếu không đúng với phiếu nhập kho đã ghi thì Ban kiểm nghiệm sẽ lập biên bản số thiếu hao hụt đồng thời Thủ kho báo cáo Phòng sản xuất kinh doanh cùng cán bộ cung tiêu lập biên bản để xử lý. Tại kho, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi thẻ kho và chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. Sau đó, định kỳ giao lại cho kế toán nguyên vật liệu làm căn cứ ghi sổ. Phòng tài chính kế toán khi nhận được hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm vật tư thì tiến hành xem xét hoá đơn, nếu nội dung ghi trên hoá đơn phù hợp thì lưu lại. + Quy trình luân chuyển chứng từ: Sơ đồ 20: Quy trình luân chuyển chứng từ với nguyên vật liệu nhập kho NVL Bộ phận KCS Hoá đơn đỏ Biên bản kiểm nghiệm P.Sản xuất kinh doanh Phiếu nhập kho Kho + Chứng từ nhập kho nguyên vật liệu gồm: - Hoá đơn GTGT - Biên bản kiểm nghiệm - Phiếu nhập kho Ví dụ: Đối với vật liệu mua ngoài, trong tháng 12 năm 2007, công ty có mua của công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội sợi cotton NT 32/1- Cthô với số lượng lần lượt là 1539,1kg, có hoá đơn GTGT số 01208 ngày 07/12/2007 và chưa thanh toán với người bán. Dưới đây là mẫu hoá đơn GTGT: Biểu số 02:Trích Hoá đơn giá trị gia tăng HOÁ ĐƠN Mẫu số : 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG KH/2007N Liên 2: Giao khách hàng Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Số: 01208 Đơn vị bán hàng: Cty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tưởng Hà Nội Số tài khoản………….. Điện thoại:…………………..Mã số thuế ………….. Họ tên người mua hàng:………….. Đơn vị: Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Địa chỉ: Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội Số tài khoản……….. Hình thức thanh toán: Trả chậm…. Mã số thuế: 0100100657 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 01 Cotton NT 32/1- Cthô Kg 1539,1 38.182 58.765.916 Cộng tiền hàng: 58.765.916 Thuế suất 10%. Tiền thuế GTGT: 5.876.591,6 Tổng cộng tiền thanh toán: 64.642.507,6 Số tiền bằng chữ: Sáu mươi bốn triệu, sáu trăm bốn hai nghìn, năm trăm linh bảy phẩy sáu đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phòng sản xuất kinh doanh khi nhận được hoá đơn GTGT về việc mua hai nguyên vật liệu trên, giao bộ phận KCS kiểm tra, lập biên bản kiểm nghiệm. Khi biên bản kiệm nghiệm có kết luận về việc mua nguyên vật liệu đủ điều kiện nhập kho, phòng sản xuất kinh doanh tiến hành lập phiếu nhập kho thành 3 liên: giao cho Thủ kho, phòng sản xuất kinh doanh và bộ phận cung tiêu. Dưới đây là biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho Biểu số 03: Biên bản kiểm nghiệm CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT KIM HÀ NỘI Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Biên bản kiểm nghiệm gồm : Ông: Nguyễn Văn Tú - Trưởng ban Ông: Trương Quốc Thái - Uỷ viên Ông : Đặng Văn Trường - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: Tên nhãn hiệu vật tư ĐVT Số lượng theo CT Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Không đúng quy cách Cotton NT 32/1-Cthô Kg 1539,1 1539,1 0 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm : Số nguyên vật liệu trên đủ điều kiện làm thủ tục nhập kho. Đại diện ban kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Biểu số 04: Trích Phiếu nhập kho Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Mẫu 01 - VT Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Số : 576 Nợ: …………. Có: ………… Họ tên người giao hàng: Công Ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Theo: hoá đơn số 01208 . Ngày 07 tháng 12 năm 2007 Của: Công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội Nhập tại :kho NVL STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Cotton NT 32/1- Cthô 0103038 Kg 1539,1 38.182 58.765.916 Cộng 1539,1 58.765.916 Tổng số tiền bằng chữ: Năm mươi tám triệu, bảy trăm năm mươi sáu nghìn, chín trăm mười sáu đồng chẵn. Nhập, ngày 07 tháng 12 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Đối với nguyên vật liệu xuất kho + Thủ tục xuất kho Công ty chủ yếu là xuất cho sản xuất ở các phân xưởng dệt, khi có nhu cầu cần nguyên vật liệu cho sản xuất, phân xưởng viết giấy yêu cầu xin cấp vật tư. Trên phiếu yêu cầu cần nêu rõ nội dung phân xưởng dùng vật tư vào mục đích gì, ghi rõ danh, mục vật tư cần lĩnh về số lượng, quy cách về phòng sản xuất kinh doanh. Phòng sản xuất kinh doanh dựa vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao nguyên vật liệu để ký xác nhận trên phiếu yêu cầu cấp vật liệu đồng thời tiến hành viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên lưu lại phòng sản xuất kinh doanh, 1 liên giao cho người nhận vật tư và 1 liên chuyển lên phòng Tài chính kế toán. Phòng kế toán nhận được kiểm tra mục đích, nội dung, số lượng nguyên vật liệu xuất dùng và số lượng tồn kho từng thứ nguyên vật liệu trên sổ kế toán. Nếu đúng và đủ thì kế toán vật tư trình phiếu xuất kho lên kế toán trưởng xác nhận sau đó chuyển xuống kho. Ở kho, thủ kho sẽ xuất nguyên vật liệu cho nhân viên phân xưởng ký tên vào phiếu xuất kho. + Quy trình luân chuyển chứng từ: Phân xưởng P. SXKD Giấy yêu cầu Phiếu xuất kho P.Tài chính Kế toán Ký duyệt Thủ kho xuất NVL Sơ đồ 21: Quy trình luân chuyển chứng từ của nguyên vạt liệu xuất kho + Chứng từ xuất kho nguyên vật liệu gồm: - Giấy yêu cầu - Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Cụ thể: Ngày 10 tháng 12 năm 2007, phân xưởng dệt 1 có nhu cầu sử dụng Sợi cotton NT 32/1- Cthô để phục vụ sản xuất. Phân xưởng đã viết giấy yêu cầu với số lượng cần dùng là 988,97 kg. Dưới đây là phiếu yêu cầu: Biểu số 05: Phiếu yêu cầu Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Phiếu yêu cầu Cung cấp/ mua hàng Số:…. Bộ phận yêu cầu: D1 Ngày yêu cầu: 10/12/2007 Hàng mua trong nước: x Hàng mua ngoài nước: TT Tên hàng Quy cách Số lượng Đề nghị Ngày cần nhận Yêu cầu Tồn kho Mua Không mua 01 Sợi CottonNT32/1-Cthô 988,97 988,97 Ý kiến giám đốc: dùng cho sản xuất ở phân xưởng dệt 1 Ngày 10 tháng 12 năm 2007 Người yêu cầu Thủ kho Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau khi nhận được phiếu yêu cầu xin cấp vật tư của phân xưởng dệt 1, phòng sản xuất kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho dưới đây là phiếu xuất kho. Biểu số 06: Trích phiếu xuất kho Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Mẫu 02 - VT Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 10 tháng 12 năm 2007 Số :61 Nợ : …… Có : …… Đơn vị sử dụng: Nguyễn Thị Vân – D1 Lý do xuất: để sản xuất Kho xuất: Kho NVL STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 01 Sợi Cotton NT32/1-Cthô 0103038 Kg 988,97 Cộng 988,97 Xuất, ngày 10 tháng 12 năm 2007 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ngoài ra đơn vị còn sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để xuất gia công dệt bít tất và xuất cho nhuộm thành phẩm. Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Biểu số 07: Trích mẫu phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Mẫu 03PXK – 3LL Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Liên 3: Lưu nội bộ Ngày 18 tháng 12 năm 2007 Số :……. Nợ : …… Có : …… Căn cứ theo điều động số ….ngày … tháng…. năm 2007, của ……….về việc sản xuất Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Tiến Vũ Phương tiện vận chuyển: Ô tô Xuất: tại kho anh Bình – Gia Lâm STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Sợi Côtton 2011 RW 0103044 Kg 200 184.5 Cộng 200 184,5 Xuất ngày 18 tháng 12 năm 2007, Xuất, ngày 18 tháng 12 năm 2007 Người lập Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập (Ký, họ tên (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.5. Tổ chức khai báo mã hóa ban đầu Các đối tượng quản lý liên quan đến công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Các đối tượng quản lý thông tin bao gồm các loại chứng từ, các loại tài khoản sử dụng, các loại nguyên vật liệu, sản phẩm, tên khách hàng, tên kho hàng… Để quản lý các đối tượng này doanh nghiệp cần xác định hệ thống danh mục tương ứng như danh mục vật tư, danh mục hàng hoá, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục kho hàng, danh mục hàng hoá…. Phần mềm kế toán ESOFT đã thiết kế các danh mục tương ứng như trên nhằm phục vụ cho các đối tượng quản lý có liên quan. + Danh mục tài khoản Khi sử dụng phần mềm này doanh nghiệp thực hiện cài đặt danh mục tài khoản ngay từ khi bắt đầu sử dụng và phần mềm này đã cài đặt sẵn hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính quy định, doanh nghiệp có thể mở thêm tài khoản cấp 2, 3 tuỳ theo yêu cầu quản lý. Thực hiện việc cài đặt các thông tin liên quan đến tài khoản bằng lệnh menu: “Hệ thống\ danh mục từ điển\ danh mục tài khoản”. Chương trình sẽ hiện ra hệ thống tài khoản và trên thanh công cụ có biểu tượng “Thêm” ta nhấn vào đó để thêm tài khoản mới, kế toán sẽ khai báo thông tin của tài khoản cần thêm về số hiệu tài khoản, tên tài khoản, tài khoản này có theo dõi cho từng đối tượng nhận nợ hay không sau đó nhấn “Nhận”. Để theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu doanh nghiệp có mở tài khoản chi tiết: TK 1521- Nguyên vật liệu chính, TK1522- Nguyên vật liệu phụ, TK 1523- Nhiên liệu, TK 1524- Phụ tùng thay thế. Dưới đây là giao diện của danh mục tài khoản của công ty. + Danh mục các đối tượng pháp nhân Danh mục này bao gồm các nhà cung cấp, khách hàng và các đối tượng phải thu, phải trả khác. Danh mục khách hàng để theo dõi chi tiết công nợ cho từng đối tượng. Việc khai báo cài đặt thông tin cho các đối tượng này được thực hiện bằng menu lệnh như sau:“ Hệ thống\Danh mục từ điển\Danh mục các đối tượng pháp nhân” và nhấp chuột vào biểu tượng “Thêm” trên thanh công cụ khi muốn thêm đối tượng pháp nhân mới đồng thời điền các thông tin liên quan đến đối tượng pháp nhân đó như về mã đối tượng pháp nhân, tên đối tượng pháp nhân, địa chỉ, mã số thuế…Sau khi khai báo xong nhấn “Nhận”. Việc đặt mã đối tượng pháp nhân được thực hiện như sau : - Đối với đối tượng pháp nhân là nhà cung cấp thì mã là 331A+địa chỉ hoặc tên công ty như Công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội có mã là 331A D19… Đối với các đối tượng pháp nhân là khách hàng của công ty thì mã là 131A+địa chỉ hoặc tên cửa hàng như Cửa hàng ở hàng Đào có mã là 131A.BHHD, bách hoá Nam Bộ có mã là 131A.BHNB… Dưới đây là giao diện của danh mục các đối tượng pháp nhân: + Danh mục vật tư Việc theo dõi nguyên vật liệu trong công ty được theo dõi trên phần mềm kế toán bằng việc mã hoá nguyên vật liệu. Khai báo thông tin các đối tượng được thực hiện qua menu lệnh: “Hệ thống\ Danh mục từ điển\ Danh mục vật tư”. Khi muốn thêm nguyên vật liệu mới vào chỉ cần nhấp chuột vào biểu tượng “thêm” trên thanh công cụ. Người sử dụng có thể khai báo các thông tin liên quan đến nguyên vật liệu đó về tên nguyên vật liệu, theo dõi tồn kho không, loại nguyên vật liệu…Sau khi khai báo xong nhấn “ nhận”. Như sợi cotton NT32/1- Cthô có mã là 0103038, sợi Spandex 30/75 đen có mã là 010500224…trong đó 01 chỉ nguyên vật liệu chính, 03 là ký hiệu của sợi côtton và 038 là thứ tự của sợi cottonNT32/1- Cthô trong sợi cotton. Việc mã hóa nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện như sau: nguyên vật liệu chính ký hiệu 01, nguyên vật liệu phụ ký hiệu là 02, nhiên liệu ký hiệu là 03 và phụ tùng thay thế ký hiệu là 04. Trong nguyên vật liệu chính thì quy định Sợi spandex là 05, sợi AC là 02, sợi cotton là 03…; nguyên vật liệu phụ thì nhãn, băng, tem là 01; thùng, túi…là 02; hoá chất là 03…, phụ tùng thay thế thì phụ tùng máy soosan là 01; phụ tùng máy 416E là 02….và nhiên liệu thì dầu mazút là 01; dầu nhờn là 02, dầu trắng là 03…. Việc mã hoá nguyên vật liệu = loại nguyên vật liệu + Kích cỡ(đặc trưng) của nguyên vật liệu. Dưới đây là giao diện của danh mục vật tư tại công ty + Danh mục kho hàng: Kế toán khai báo thông tin về kho hàng của công ty thông qua lệnh menu: “Hệ thống\ danh mục từ điển\ Danh mục kho hàng”. Khi muốn thêm kho hàng mới chỉ cần nhấp vào biểu tượng “thêm” ở trên thanh công cụ và khai báo các thông tin liên quan đến kho hàng như về mã kho, tên kho…sau đó nhấn nút “nhận”. Hiện nay công ty có 6 kho đó là kho vật tư công ty có mã 01, kho thành phẩm có mã 02, kho phế liệu có mã là 03, kho hàng hoá có mã 04, kho nguyên vật liệu có mã 05 và kho gửi bán có mã là 06. Dưới đây là giao diện của danh mục kho hàng của công ty: + Danh mục tài khoản chi phí: Để khai báo thông tin về các đối tượng chi phí làm theo lệnh menu sau: “Hệ thống\ danh mục từ điển\ danh mục tài khoản chi phí”. Và cũng để thêm đối tượng chi phí mới ta cũng nhấp chuột vào biểu tượng “thêm “trên thanh công cụ để thêm mới và nhận nút “nhận” khi hoàn thành. Khi khai báo thông tin về đối tượng chi phí cần khai báo về nơi sử dụng nguyên vật liệu tương ứng với từng phân xưởng của công ty như xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất ở phân xưởng 1 thì mã hoá là 6211, ở phân xưởng 2 thì mã hoá là 6212, ở phân xưởng 3 thì mã hoá là 6213 và tương tự với các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu cho các mục đích khác của các phân xưởng Dưới đây là giao diện về danh mục các đối tượng chi phí : Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Thủ kho dùng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu của từng thứ vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do kế toán lập sau đó giao cho Thủ kho giữ và ghi chép. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ sau đó mới thực hịên nghiệp vụ nhập, xuất và vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng thực tế. Cuối tháng, thủ kho kiểm tra số tồn kho thực tế và số tồn kho ghi trên thẻ kho. Cụ thể: Căn cứ vào phiếu nhập kho ngày 07/12/2007 số 576 và hóa đơn giá trị gia tăng số 01208. Cùng ngày, thủ kho vào thẻ kho của nguyên vật liệu chính Sợi cotton NT32/1-Cthô theo chỉ tiêu số lượng vào cột nhập. Ngày 10/12/2007 căn cứ vào phiếu xuất kho cho phân xưởng Dệt 1 số 61, thủ kho ghi vào thẻ kho với nội dung xuất dùng và ghi theo chỉ tiêu số lượng vào cột xuất và tồn của thẻ kho. Định kỳ, thủ kho mang phiếu nhập kho và phiếu xuất kho cùng thẻ kho lên phòng tài chính kế toán để ghi sổ. Biểu số 08: Trích Thẻ kho của công ty Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Mẫu S12 - DN Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Người lập thẻ: Nguyễn Thị Vân Tờ số: 12 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Sợi Cotton NT32/1-Cthô. Đơn vị tính: Kg Mã số : 0103038 N/T Chứng từ DG Số lượng Ký xác nhận Số phiếu N/T Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 01/12 Tồn đầu 199,1 07/12 0576 07/12 Mua vật liệu 1539,1 1738,2 10/12 061 10/12 Xuất để sx 988,97 749,23 13/12 0577 13/12 Mua vật liệu 400 1149,23 15/12 062 15/12 Xuất để sx 878,21 271,02 22/12 0578 22/12 Mua vật liệu 914,82 1185,84 …. …. …. …. …. …. …. …. … Tổng cộng 5523,8 4327,3 Tồn cuối 395,6 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) 2.2.7. Kế toán nguyên vật liệu tại phòng kế toán Công ty áp dụng hình thức nhật ký chung để ghi sổ kế toán. Hệ thống sổ kế toán nguyên vật liệu của công ty bao gồm: Sổ chi tiết nguyên vật liệu Sổ chi tiết thanh toán với người bán Sổ cái tài khoản 152 Nhật ký chung Các chứng từ gồm: Phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT Phiếu xuất kho Biên bản kiểm kê vật tư Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ… * Quy trình kế toán nguyên vật liệu nhập kho: Căn cứ vào chứng từ như hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy: Chọn biểu tượng của phần mềm, khi màn hình của phần mềm hiện ra nhấp chuột vào biểu tượng của phần “vật tư” trên thanh công cụ và thực hiện đối với ‘nhập kho do mua ngoài”, chương trình sẽ lọc ra những phiếu nhập kho gần nhất và nhấn nút nhập để nhập chứng từ. Phiếu nhập kho có các thông tin như sau: Phần chi tiết cho chứng từ + Số chứng từ: căn cứ vào chứng từ để ghi + Ngày hoá đơn: căn cứ vào hoá đơn + Ngày kê khai: ngày viết + Ký hiệu hoá đơn: căn cứ vào hoá đơn + Ngày ghi sổ: ngày viết + Số hoá đơn: căn cứ vào hoá đơn + Họ tên : Người mua + Đối tượng pháp nhân: người bán + Mã số thuế: của người bán + Diễn giải: Nêu nội dung nhập + Kho nhập: đánh mã + Nhà cung cấp: đối tượng pháp nhân + Địa chỉ: của đối tượng pháp nhân + Phương thức thanh toán: theo thoả thuận Phần chi tiết cho nguyên vật liệu + Mã vật tư: đưa ra danh mục mã + Tên vật tư: sẽ tự xuất hiện khi nhập mã + Đơn vị tính: tự xuất hiện khi nhập mã + Số lượng: theo hoá đơn + Giá hàng: theo hoá đơn + Tiền hàng: máy se tự tính + Loại VAT: nhập + Tiền thuế : máy tự tính + Tổng tiền hàng: máy tự tính + Chi phí vận chuyển: nhập Phần tính tổng của phiếu nhập + Tính tổng số lượng vật tư nhập kho: máy tự tính + Tính tổng tiền hàng: máy tự tính + Tính tổng thuế: máy tự tính Phần cuối đó là định khoản các tài khoản liên quan + Tiền hàng : nhập + Tiền thuế: nhập + Chi phí: nhập Sau khi nhập xong toàn bộ dữ liệu nhấp chuột vào biểu tượng “lưu” trên thanh công cụ. Ngoài ra, trên thanh công cụ còn có các biểu tượng như in, xem, tìm… Cụ thể với phiếu nhập kho ngày 07/12/2007 số 576 và hoá đơn giá trị gia tăng số 01208 ngày 07/12/2007 kế toán nhập như sau: Nhấp chuột vào biểu tượng “vật tư” trên thanh công cụ, vào phần nhập do mua ngoài và bắt đầu dựa vào thông tin trên chứng từ để nhập: + Số chứng từ: PN576 + Ngày vào sổ : 18/12/07 + Số hoá đơn : 01208 +Ngày hoá đơn: 07/12/07 + Ký hiệu hoá đơn: AA/2007T +Thuế đơn vị: + Ngày hợp đồng: +Số hợp đồng + Phương thức nhập: do mua ngoài + Họ tên: người mua + Đối tượng pháp nhân: CTY TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội + Mã số thuế : 0100100495 + Diễn giải: Nhập mua sợi PN576 + Kho nhập: 05 + Nhà cung cấp: CTY TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội + Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tưởng Hà Nội + Phương thức thanh toán: Trả chậm + Ngày thanh toán: sau đó nhập đến phiếu nhập kho: + Mã vật tư: Nhập từng mã một sau đó chương trình sẽ tự động hiện tên vật tư. + Tên vật tư: Cotton NT 32/1- Cthô + Đơn vị tính: Kg + Giá hàng: nhập theo hoá đơn + Tiền hàng: máy tự động tính + Loại thuế : 10% + Tiền thuế: máy tự động tính + Tổng tiền: máy tự động tính Phần cuối sẽ có nhập định khoản các tài khoản + Tiền hàng : Nợ TK 152 ; Có TK 331A + Tiền thuế : Nợ TK 1331; Có TK 331A + Chi phí (nếu có). Sau khi nhập xong toàn bộ dữ liệu, kế toán nhấn “lưu”. Trên màn hình giao diện còn có thêm phần “công nợ” muốn theo dõi phần công nợ của khách hàng vừa nhập thì chỉ cần nhấp chuột vào đó. * Quy trình kế toán xuất kho nguyên vật liệu Việc xuất kho nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là phục vụ cho sản xuất. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó tổ chức hạch toán xuất dùng nguyên vật liệu là tiền đề cơ bản cho hạch toán chính xác và đầy đủ chi phí sản xuất phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm. Công ty tính giá xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp binh quân gia quyền với đơn giá là bình quân cuối kỳ. Căn cứ vào chứng từ là phiếu xuất kho nguyên vật liệu, kế toán nhập dữ liệu vào máy như sau: Chọn biểu tượng “vật tư” trên thanh công cụ, sau đó chọn mục “xuất sử dụng vật tư”, chương trình sẽ hiện ra một giao diện với các thông tin: Phần thông tin về chứng từ kế toán nhập như sau: + Số chứng từ: do máy mặc định + Ngày vào sổ: do người nhập chỉ định + Kho xuất: mã của kho + Phương thức xuất: xuất để làm gì + Họ tên :người nhận nguyên vật liệu + Phòng, ban: Nơi sử dụng + Diễn giải: nội dung của nghiệp vụ xuất Phần chi tiết các nguyên vật liệu thì kế toán cần nhập các dữ liệu về: + Mã vật tư: Nhập mã vật tư vào + Tên vật tư: sẽ được hiện ra khi nhập mã + Đơn vị tính: sẽ hiện khi nhập mã + Số lượng: kế toán nhập số lượng xuất + Giá vốn: Chương trình sẽ tự động tính vào cuối tháng + Tiền vốn: Chương trình tự động tính + Tài khoản Nợ: Nhập tài khoản tương ứng + Tài khoản có: chương trình tự động xuất hiện khi nhập mã vật tư Phần tính tổng: + Tổng số lượng nguyên vật liệu xuất kho: Máy tự tính + Tổng tiền vốn xuất kho: Máy tự tính Sau khi nhập xong nhấn biểu tượng “lưu” trên thanh công cụ. Ví dụ: Nhập dữ liệu cho phiếu xuất kho số 61 ngày 10/12/2007 Từ màn hình chọn biểu tượng “vật tư” trên thanh công cụ, sau đó chọn “xuất sử dụng vật tư” và tiến hành nhập dữ liệu: + Số chứng từ: do máy mặc định PX 61 + Ngày vào sổ: 31/12/2007 + Kho xuất: 05 + Phương thức xuất: xuất sử dụng + Họ tên : Đỗ Thị Hiền + Phòng, ban: BP004 + Diễn giải: Xuất vật tư phục vụ sản xuất Phần chi tiết các nguyên vật liệu thì kế toán cần nhập các dữ liệu về: + Mã vật tư: 0103038 + Tên vật tư: Cotton NT32/1- Cthô + Đơn vị tính: Kg + Số lượng: 988,97 kg + Giá vốn: Chương trình sẽ tự động tính vào cuối tháng + Tiền vốn: Chương trình tự động tính + Tài khoản Nợ: 6211 + Tài khoản có: 1521 Phần tính tổng: + Tổng số lượng nguyên vật liệu xuất kho: Máy tự tính + Tổng tiền vốn xuất kho: Máy tự tính Sau khi nhập xong nhấn biểu tượng “lưu” trên thanh công cụ. Dưới đây là giao diện phiếu xuất kho * Các thao tác cuối tháng + Tính giá nguyên vật liệu xuất kho trong tháng Công ty áo dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân cố định nên trước kho thực hiện thao tác tính giá thì trên phiếu xuất kho và bảng kê nhập-xuất-tồn chỉ có chỉ tiêu khối lượng nhập, xuất và giá trị nhập. Để hoàn thiện sổ sách báo cáo kế toán cần thực hiện thao tác tính giá bình quân cho nguyên vật liệu xuất kho như sau: Vào màn hình chọn vật tư\ tính giá vật tư xuất kho và màn hình giao diện tính giá vật tư xuất kho trong tháng sẽ xuất hiện và kế toán nhập dữ liệu muốn tính của tháng nào trong năm vào và máy sẽ tự tính. Ví dụ như tính giá xuất kho của nguyên vật liệu chính Cotton NT32/1- Cthô cũng như của các nguyên vật liệu khác ta nhấn vào biểu tượng “vật tư\tính giá bình quân của vật tư”, sẽ có giao diện hiện ra và kế toán nhập tháng 12 vào và nhấn “chấp nhận” máy sẽ tự tính giá xuất kho của toàn bộ nguyên vật liệu trong tháng 12. Dưới đây là giao diện của tính giá vật tư xuất kho trong tháng * Xem và in sổ sách báo cáo nguyên vật liệu Phần mềm này cho phép mở các sổ kế toán khác theo yêu cầu quản trị của công ty. Khi có lệnh chương trình sẽ tự động kết xuất, in ra các sổ sách tương ứng từ chi tiết đến tổng hợp tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng bao gồm các loại sổ như sổ chi tiết TK152, TK331 của từng nguyên vật liệu và từng đối tượng pháp nhân; sổ cái TK 152; bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn… Để xem sổ chi tiết thanh toán với người bán TK331, ta thực hiện như sau: nhấp chuột vào biểu tượng báo cáo, sau đó chọn “sổ thanh toán với người bán”, nhập tiếp thời gian cần cho báo cáo sau đó nhấn “chấp nhận” như muốn xem sổ chi tiết TK 331 tháng 12 năm 2007 của khách hàng là Công ty TNHH NN một thành viên 19/5 Hà Nội chẳng hạn ta thực hiện tương tự như trên và xem sổ chi tiết nguyên vật liệu ta cũng làm tương tự. Dưới đây là trích sổ chi tiết nguyên vật liệu chính Cotton NT32/1-Cthô và sổ chi tiết thanh toán với người bán của công ty: Số liệu kế toán nhập từ các chứng từ như phiếu nhập kho số 576 và phiếu xuất số 61 sẽ được máy tự động chuyển đến các sổ như các sổ chi tiết và cuối tháng sẽ có số liệu của bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn của nguyên vật liệu Cotton NT32/1- Cthô cũng như của toàn bộ nguyên vật liệu đã nhập từ các chứng từ trong tháng. Khi muốn xem sổ sách báo cáo của nguyên vật liệu, ta thực hiện như sau: nhấp chuột vào biểu tượng “báo cáo” trên thanh công cụ, sau đó chọn phần “Sổ vật tư” và lựa chọn sổ sách cần xem. Sau khi thực hiện xong, chương trình sẽ đưa kết quả dưới dạng bảng, người sử dụng có thể xem chi tiết. Ví dụ: Muốn xem bảng nhập- xuất-tồn của kho vật tư tháng 12 thì thực hiện như sau: Báo cáo\sổ vật tư\bảng kê nhập-xuất-tồn(theo giá), dưới đây là giao diện của bảng kê nhập –xuất-tồn. Căn cứ vào việc nhập dữ liệu của phiếu xuất kho trong kỳ cũng như tính giá xuất kho nguyên vật liệu trong kỳ mà máy tự phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ, dưới đây là trích Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tháng 12 * Kế toán theo dõi thanh toán Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài nên công ty sử dụng tà khoản 331 là tài khoản trung gian thanh toán. Nguyên vật liệu khi mua về sẽ được hạch toán thông qua TK331 và TK152, sau đó khi thanh toán mới đưa sang theo dõi ở TK111,TK112…Khi nhập dữ liệu vào máy theo các chứng từ nhập kho thì máy sẽ tự động chuyển toàn bộ số liệu liên quan vào sổ chi tiết thanh toán với người bán và cũng vào luôn cả sổ nhật ký mua hàng. Dưới đây, là trích sổ nhật ký mua hàng của công ty  Toàn bộ dữ liệu mà kế toán nhập hàng ngày với các thông tin trên chứng từ về nguyên vật liệu mà máy tự động chuyển số liệu tới sổ liên quan như liên quan tới người bán vào Sổ nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền…, ngoài các nghiệp vụ vào các nhật ký đặc biệt, chương trình sẽ chuyển toàn bộ các nghiệp vụ còn lại vào sổ nhật ký chung. Dưới đây là trích nhật ký chung tháng 12 của công ty có liên quan tới phần nguyên vật liệu.  Các nghiệp vụ liên quan tới nguyên vật liệu, chương trình có thể tự tổng hợp số liệu từ bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ để có được phần ghi Có của TK 152, đối ứng với Nợ của các TK 621,627,641,642 và cuối tháng chương trình sẽ tự tổng hơp số liệu từ các sổ nhật ký mua hàng(TK331), nhật ký chi tiền(TK111)…để có được phần ghi Nợ của TK 152, đối ứng với Có TK 331,111… Sổ này được ghi vào cuối tháng và dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết. Dưới đây là trích Sổ cái TK 152 trong tháng 12 của công ty. Công tác kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty Để xác định tồn kho nguyên vật liệu và trách nhiệm trong công tác bảo quản, dự trữ nguyên vật liệu của các cán bộ liên quan. Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu định kỳ hàng tháng và cuối năm tài chính hàng năm. Việc kiểm kê được tiến hành nghiêm túc, chặt chẽ và số liệu thực tế được đối chiếu với thẻ kho và sổ kế toán để xác định chênh lệch và kế toán đề nghị ngày phương án giải quyết. Lần kiểm kê cuối kỳ chỉ kiểm tra về mặt số lượng để xác đinh số tồn kho cuối kỳ thực tế. Khi kiểm kê thường thành lập ban kiểm kê và sau khi kiểm kê xong thì đưa ra kết quả kiểm kê và quyết định xử lý. Dưới đây là mẫu biên bản kiểm kê của kho nguyên vật liệu vào ngày 31/12/2007 Biểu số 15: Trích Báo cáo kiểm kê tháng 12 năm 2007 Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BÁO CÁO KIỂM KÊ Kho NVL ngày 31/12/2007 Ban kiểm kê gồm: - Kế toán: Bùi Bích Phong - Nhân viên phòng sản xuất kinh doanh: Nguyễn Thanh Hùng - Thủ kho: Nguyễn Thị Vân Nội dung tiến hành: Kiểm kê số lượng vật tư trong kho: Có biểu kèm theo Tình trạng phẩm cấp vật tư thực tế trong kho: tình trạng tốt Đối chiếu chênh lệch giữa số thực tế với thẻ kho và các sổ sách liên quan. Một số vật tư có chênh lệch như sau: STT Tên vật tư ĐVT Số sổ sách Số thực tế Chênh lệch Nguyên nhân Đề nghị xử lý 01 Tem nhập nội Cái 215 200 15 Mất 02 Băng nhập nội Cái 100 80 20 Chưa rõ 03 Nhãn Cái 300 250 50 Chưa rõ 04 Vòng bi 608 Cái 11 8 3 Chưa rõ 05 Dây đai thang Cái 7 5 2 Chưa rõ 06 Kim dệt Cái 100 90 10 Mất … … … … … … … … Kiến nghị: Cần giám sát chặt hơn trong việc bảo quản nguyên vật liệu, xác định rõ nguyên nhân để có biện pháp xử lý. P.TCKT P. SXKD Thủ kho (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Chương 3 MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT KIM HÀ NỘI 3.1. Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Kế toán có vai trò quan trọng trong công cụ quản lý kinh tế, đối với hoạt động tài chính của doanh nghiệp, kế toán gắn liền với hoạt động kinh tế, xã hội đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định quản lý kinh tế. Hệ thống kế toán doanh nghiệp của Việt Nam áp dụng thống nhất từ năm 1996 được nghiên cứu và xây dựng có chọn lọc các chuẩn mực chung nhất của kế toán quốc tế. Thực tiễn của quá trình đổi mới đất nước đặt ra là không ngừng hoàn thiện công tác kế toán tại doanh nghiệp là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Xu hướng hội nhập của nền kinh tế khu vực và thế giới đòi hỏi hệ thống kế toán trong đó có kế toán nguyên vật liệu ngày càng phải hoàn thiện hơn, phù hợp hơn với chuẩn mực quốc tế. Cũng như nhiều doanh nghiệp khác hoạt động trong lĩnh vực sản xuất với đặc đIểm chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất. Để đáp ứng nhu cầu phát triển chung, ban lãnh đạo công ty và phòng tài chính kế toán luôn đặt ra yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Như vậy, hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty là một yêu cấp bách mà thực tế đặt ra không chỉ đối với Công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội mà còn là của nhiều doanh nghiệp khác nữa. 3.2.Đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty * Ưu điểm: Trải qua hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành, đến nay công ty đã từng bước lớn mạnh và đạt được những thành công nhất định, số lượng sản phẩm sản xuất ra ngày càng nhiều và được thị trường chấp nhận. Bộ máy kế toán của công ty hoạt động tương đối có hiệu quả đáp ứng được yêu cầu quản lý và có một số ưu điểm sau: Về bộ máy kế toán: Với đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của công ty, với tình hình phân cấp quản lý khối lượng nhiều, bộ máy kế toán quản lý theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc được thực hiện ngay tại phòng kế toán, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung với công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin kịp thời đầy đủ cho ban lãnh đạo về tình hình tài chính của công ty. Về hệ thống chứng từ và công tác hạch toán kế toán: Hiện nay công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính, các chứng từ được kiểm tra, luân chuyển một cách thường xuyên liên tục phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Công tác hạch toán giá trị hàng tồn kho, công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp này hoàn toàn phù hợp với loại hình kinh doanh của công ty. Công ty luôn chú trọng tới việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho vì đIều này ảnh hưởng to lớn tới giá trị vật liệu xuất kho như tiết kiệm các yếu tố đầu vào để hạ giá thành sản phẩm góp phần hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu. Về hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hệ thống sổ kế toán là hình thức nhật ký chung. Các sổ sách của công ty được thực hiện tương đối đầy đủ, hệ thống rõ ràng đúng theo quy định của Nhà Nước. Về công tác hạch toán nguyên vật liệu: Công tác kế toán nguyên vật liệu phần nào phản ánh được thực trạng của công ty, đáp ứng nhu cầu quản lý đã đặt ra, đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu giữa bộ phận kế toán và kho nguyên vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ số liệu trên sổ kế toán với kho đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu, đảm bảo các thông tin về tình hình biến động của nguyên vật liệu. Công ty xây dựng định mức vật liệu cho mỗi sản phẩm tương đối chính xác thông qua các phiếu yêu cầu giúp công ty có thể chủ động mức dự trữ và sử dụng hợp lý làm sao công tác quản lý nguyên vật liệu đạt hiệu quả nhất. Về hệ thống kho tàng Để nguyên vật liệu được đảm bảo chặt chẽ cả về số lượng, tránh hư hại, mất mát góp phần cung cấp kịp thời cho sản xuất, công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng khã vững chắc và phù hợp, nguyên vật liệu được tổ chức sắp xếp hợp lý ở từng kho tạo điều kiện thuận lợi cho việc xuất nguyên vật liệu cho sử dụng. Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, phương pháp này phù hợp với đơn vị có nguyên vật liệu phong phú với số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều giúp dễ kiểm tra đối chiếu và trong điều kiện doanh nghiệp đã áp dụng kế toán máy thì việc áp dụng phương pháp này là một lợi thế. * Nhược điểm: Bên cạnh những ưu đểm thì công tác kế toán nguyên vật liệu trong công ty cũng còn một số những tồn tại đó là: Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nguyên vật liệu trong công ty khá nhiều nhưng công ty lại chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Về việc tính giá bình quân của nguyên vật liệu xuất kho Công ty đang sử dụng tính đơn giá bình quân của nguyên vật xuất kho theo đơn giá bình quân gia quyền cuối tháng nên chỉ đến cuối tháng kế toán mới có số liệu về mặt giá trị của nguyên vật liệu xuất kho mà trong từng lần xuất kho kế toán không thấy được sự biến động của nguyên vật liệu về mặt giá cả. Công ty không sử dụng TK 002 để theo dõi tài sản mà công ty giữ hộ khi mua nguyên vật liệu mà người bán giao thừa cho công ty. Việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán trong kế toán nguyên vật liệu Mặc dù trong thời gian qua công ty vẫn áp dụng quyết định 15 vào trong công tác kế toán nhưng trong một số mẫu chứng từ hạch toán hàng tồn kho công ty vẫn lấy mẫu từ quyết định 1141TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính như phiếu nhập kho chẳng hạn. Về việc xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu Thực tế ở công ty chưa xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu hoàn chỉnh. Trong nền kinh tế thị trường việc cung cấp nguyên vật liệu rất thuận tiện song cũng đầy biến động mà mỗi sự biến động nhỏ cũng ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất của công ty. Nếu công ty không xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu thì kế hoạch sản xuất sẽ bị đình trệ khi mà nguyên vật liệu trở nên khan hiếm hay giá cả tăng đột biến, điều này ảnh hưởng rất lớn tới kết quả sản xuất kinh doanh cũng như lợi nhuận của công ty. 3.3. Một số đề xuất nhằm đẩy mạnh công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Ý kiến 1: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vì nguyên vật liệu của công ty thường là mua ngoài với giá trị lớn để tránh rủi ro có thể xảy ra. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tiến hành vào cuối niên độ trước khi lập báo cáo tài chính. Dự phòng thực chất là làm tăng chi phí, đồng nghĩa với việc làm giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo. Nó giúp doanh nghiệp có quỹ tiền tệ trước mắt để khắc phục những thiệt hại có thể xảy ra. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để đề phòng nguyên vật liệu giảm giá so với trên sổ kế toán. Số dự phòng được xác lập cho từng thứ, từng loại nguyên vật liệu. Doanh nghiệp cần lập bảng kê những loại nguyên vật liệu nào cần lập dự phòng. Lập dự phòng phải theo đúng quy chế tài chính hiện hành theo NĐ 129 ngày 03/12/004, thông tư 33 ngày 29/04/2005… Mức trích lập dự phòng là phần chênh lệch giữa giá trị ghi sổ hàng tồn kho với giá trị thuần có thể thực hiện được( giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi các chi phí ước tính để tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá) Kế toán sử dụng TK159 và TK632(711) để trích lập dự phòng + Cuối niên độ kế toán ngày 31/12/N căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ và khả năng giảm giá của nguyên vật liệu đó, kế toán tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tính vào chi phí, kế toán ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho + Cuối niên độ sau, ngày 31/12/N+1, tiếp tục tính toán mức cần trích lập cho năm kế tiếp: Nếu số phải trích lập cuối năm nay lớn hơn số dư dự phòng chưa sử dụng hết năm trước, thì tiến hành trích lập dự phòng Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nếu số dư dự phòng chưa sử dụng hết lớn hơn số phải trích lập dự phòng cuối năm nay thì hoàn nhập dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 – Giá vốn hàng bán - Các khoản thiệt hại giảm giá hàng tồn kho được bù đắp từ dự phòng giảm giá hàng tồn kho, phần còn lại tính vào giá vốn hàng bán Ý kiến 2: Về việc tính đơn giá xuất kho nguyên vật liệu Công ty nên tính đơn giá xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập vì tính đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ không tính được thường xuyên còn tính đơn giá sau mỗi lần nhập đảm bảo được chức năng kiểm tra, giám sát được thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu cả về hiện vật lẫn giá trị, giúp phân tích đánh giá giá thành sản phẩm trong từng khoảng thời gian nhất định. Trị giá thực tế của NVL xuất kho Số lượng NVL xuất kho Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập = X Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Giá thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập = Ý kiến 3: Về việc sử dụng TK 002- Nhận hộ, giữ hộ Công ty nên mở thêm TK 002 để theo dõi những nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiêp như trường hợp kiểm kê thấy thừa nguyên vật liệu so với hợp đồng mua bán. Khi nhận hộ, giữ hộ thì hạch toán là Nợ TK 002, khi xử lý thì ghi Có TK 002. Ý kiến 4: Công ty nên sử dụng thống nhất toàn bộ hệ thống chứng từ và sổ sách theo quyết định 15 của Bộ Tài Chính. Ý kiến 5: Công ty nên xây dựng định mức dự trữ nguyên vật liệu để phục vụ tốt hơn cho quá trình sản xuất Hàng tháng công ty nên lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu trên cơ sở của kế hoạch sản xuất trong tháng. Phòng sản xuất kinh doanh cần nghiên cứu kỹ và cũng cần có dự đoán trước được sự biến động của cung, cầu, giá cả nguyên vật liệu trên thị trường để từ đó có những biện pháp thích hợp và cụ thể khi dự trữ nguyên vật liệu. Chẳng hạn, khi lập dự toán chi phí nguyên vật liệu cho sản phẩm, kế toán thấy nguyên vật liệu có khả năng khan hiếm trong thời gian tới hay giá cả có xu hướng tăng, lúc này phòng sản xuất kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu có số lượng nhiều hơn bình thường tránh sự biến động về giá cả hay sự khan hiếm về nguồn cung cấp. Đồng thời, công ty cũng cần có phương án quản lý tài chính phù hợp. KẾT LUẬN Trong giai đoạn hiện nay, các doanh nghiệp phải luôn luôn cạnh tranh lẫn nhâu để tồn tại và phát triển. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp phải tiết kiệm các yếu tố đầu vào, từ đó hạ được giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào không thể thiếu được trong quá trình sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Do vậy, tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ giúp cho doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ nguyên vật liệu trong doanh nghiệp cả về hiện vật, số lượng, chất lượng, chủng loại. Từ đó, đề ra những biện pháp hữu hiệu nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu trong tổng chi phí giúp hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, góp phần tạo được vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp ở trên thị trường. Sau một thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội, nhận thức được tầm quan trọng của nguyên vật liệu cũng như công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Với sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ kế toán tại công ty và sự giúp đỡ của cô giáo Nguyễn Thu Hoài, em đã hoàn thành đề tài lựa chọn: “ Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Dệt Kim Hà Nội”. Do thời gian không dài cùng với nhận thức còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong những ý kiến đóng góp qúy báu của các thầy cô giáo cùng các cán bộ kế toán trong phòng Tài chính kế toán để chuyên đề này hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo công ty cùng các cán bộ kế toán trong phòng Tài chính kế toán và cô giáo Nguyễn Thu Hoài đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 04 năm 2008 Sinh viên thực hiện Đào Thị Hoa