Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2

thanh toán : Trả chậm STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Vitamin B1 gam 2100 99000 2079000000 Tổng cộng tiền hàng : 207.900.000 Thuế GTGT (5%) : 10.395.000 Tổng cộng thanh toán : 218.295.000 Số tiền bằng chữ : Hai trăm mười tám triệu hai trăm chín mươi năm nghìn đồng. Người nhận hàng (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) Sau khi nhận được hoá đơn GTGT, căn cứ vào đó khi nhận hàng phòng kiểm tra chất lượng (KCS) của Công ty tiến hành kiểm nghiệm vật tư và ghi vào biên bản kiểm nghiệm. Biểu 3.3. Công ty cổ phần Dược phẩm TW2 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 8 tháng 3 năm 2007 Mẫu số : 05 - VT QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT Căn cứ vào hoá đơn GTGT 35443 ngày 8 tháng 3 năm 2007 của Công ty Cổ phần Dược phẩm TWI - Hà Nội. Ban kiểm nghiệm gồm : 1. Ông : Nguyễn Huy Sơn KHCƯ Trưởng ban 2. Ông : Phạm Hưng KCS Ủy viên 3. Bà : Phạm Thu Hồng Thủ kho Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau : Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu vật tư ĐVT Phương thức kiểm nghiệm Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng thực tế kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất A B C D 1 2 3 4 5 1 Vitamin B Gam Cân 2.100 2.100 2.100 0 Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban (Ký, họ tên) Từ biên bản kiểm nghiệm vật tư và hoá đơn vật liệu được nhập kho. Nhân viên của phòng kế hoạch cung ứng lập phiếu nhập kho và lập phiếu nhập vật tư thuê ngoài chế biến (nếu Công ty thuê ngoài chế biến vật tư) Biểu 3.4 : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 8 tháng 3 năm2007 Mẫu số : 01 - VT Nợ TK : 1521 Có TK : 111 Họ tên người giao hàng : Nguyễn Thị Thu Địa chỉ : Số 6 - Đường Giải Phóng - Hà Nội Theo hoá đơn số 35443 ngày 8 tháng 3 năm 2007 của Công ty cổ phần Dược phẩm TWI Nhập tại kho Thục - VLC (1521) STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Vitamin B1 Gam 2.100 2.100 99.000 207.900.000 Cộng 2.100 2.100 207.900.000 Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Biểu 3.4 : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 PHIẾU NHẬP VẬT TƯ THUÊ NGOÀI CHẾ BIẾN Số : 06 Ngày 7 tháng 3 năm2007 Đơn vị chế biến : Công ty Minh Anh Hợp đồng số.......ngày.....tháng.......năm Theo phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến số 02 ngày 3 tháng 2 năm 2007. Biên bản kiểm nghiệm số 10 ngày 2 tháng 3 năm2007 Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu vật tư ĐVT Giá thực tế nhập kho Giá đơn vị nhập kho Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Chi phí chế biến Chi phí vận chuyển Giá vật tư dùng để chế biến Cộng A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 Nhôm chữ Ampixilin Kg 22,1 22,1 238.680 Ampixilin Kg 18,4 18,4 198.720 3.1.2. Thủ tục, chứng từ xuất kho NVL. NVL sau khi mua về được sử dụng cho sản xuất, cho quản lý sản xuất, cho công tác nghiên cứu, xuất bán hoặc thuê gia công chế biến... NVL của công ty gồm nhiều chủng loại khác nhau và được sử dụng để sản xuất các sản phẩm khác nhau. Bởi vậy, để sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, có hiệu quả thì hàng tháng phòng kế hoạch cung ứng căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm và nhu cầu vặtt lập định mức cho từng phân xưởng, phòng ban. Phòng kế hoạch cung ứng lập “phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức” (Biểu 3.6) làm 2 bản và ghi số hạn mức vật tư được lĩnh vào 2 bản, ký nhận và sau đó chuyển cho thủ kho, thủ kho ghi số vật liệu thực phát và ký tên vào 2 bản. Sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết, thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh tính ra tổng số vật liệu đã xuất dùng và số hạn mức còn lại cuối tháng và ký tên vào 2 bản. Sau đó thủ kho trả lại 01 bản cho đơn vị lĩnh để lập báo cáo sử dụng NVL, 01 bản chuyển cho kế toán NVL làm căn cứ ghi sổ. Đối với một số loại vật tư mà nhu cầu sử dụng trong tháng ít, không thường xuyên, đặc biệt các dược liệu như thuốc gây nghiện, do yêu cầu chặt chẽ của quản lý đơn vị dùng phiếu xuất theo chủng loại có kèm theo số lượng viết bằng chữ (Biểu 3.7). Đối với vật liệu không dùng trực tiếp cho sản xuất, tùy theo nhu cầu sử dụng của mình, khi phát sinh nhu cầu sử dụng bộ lập lĩnh lập phiếu xuất kho (Biểu 3.8) làm 03 bản, 01 bản lưu tạiquyển, bản 2 giao cho khách hàng, bản 03 thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ và nhập dữ liệu vào máy. Trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng, đến cuối tháng kế toán tính giá bình quân, cả kỳ dự trữ để tính ra giá thực tế xuất kho trong kỳ. Trong tháng 3 năm 2007, phân xưởng viên đã lĩnh Vitamin B1 theo hạn mức được duyệt trong tháng như sau : Biểu 3.6 : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN NGẠCH Ngày 19 tháng 3 năm 2007 Nợ TK : 6112 Có TK : 1521 Bộ phận sử dụng : Phân xưởng viên Lý do xuất : Sản xuất thuốc Vitamin B1 Xuất tại kho VLC - Kho Thục Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Hạn mức được duyệt trong tháng ĐVT Số lượng thực xuất trong tháng Cộng Đơn giá Thành tiền Hạn mức còn lại 01/03 06/03 14/03 21/03 B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 VitaminB1 TQ2B045 342 Gam 49,8 49,8 50 149 43,4 Ngày.....tháng........năm Phụ trách bộ phận SD (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán vật tư sau khi nhận được phiếu vật tư theo hạn mức do thủ kho gửi lên sẽ tiến hành định khoản, nhập dữ liệu để máy tính kết xuất ra đơn giá sau đó ghi đơn giá xuất và tính ra thành tiền. Ngày 24 tháng 3 năm2007, xuất 10.500g Codein phophat theo phiếu xuất kho thuốc gây nghiện số 20. Biểu 3.7 : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 PHIẾU XUẤT THUỐC GÂY NGHIỆN Số : 20 Nợ TK : 6112 Có TK : 1521 Bộ phận sử dụng : Phân xưởng viên Xuất tại kho VLC - Kho Thục Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng Mã số Số lô SX ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền B C 1 2 3 4 5 Codein phophat TQ1GH01 02 G 10500 2.280 23940000 Số lượng viết bằng chữ : Mười nghìn năm trăm gam chẵn Người giao (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho đơn vị (Ký, họ tên) Ngày24 tháng 3 năm 2007 đã xuất 3,1g Vitamin B1 cho phòng KCS để lấy mẫu nghiên cứu sản xuất theo phiếu xuất kho số 21. Biểu 3.8 : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 24 tháng 3 năm2007 Số : 21 Nợ TK : 6422 Có TK : 1521 Bộ phận sử dụng : Phòng KCS Lý do xuất kho : Lấy mẫu nghiên cứu sản xuất Xuất tại kho VLC - Kho Thục STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Vitamin B1 Gam 3,1 3,1 99.000 306.900 Cộng 3,1 3,1 Thành tiền (viết bằng chữ) : Ba trăm linh sáu nghìn chín trăm đồng chẵn Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trường hợp khi có lệnh của giám đốc Công ty về xuất bán vật liệu, phòng thị trường căn cứ vào thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn (GTGT) làm 03 bản. Công ty kiểm tra kỳ duyệt thanh toán rồi trao cho khách hàng liên 02. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc thì khách hàng phải đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu đã thu tiền vào phiếu. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất giao vật liệu cho khách hàng và cùng khách hàng ký vào 03 bản : Liên 1 lưu ở phòng thị trường, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ (Biểu 3.9). Ngày 9 tháng 3 năm 2007 theo kệnh của giám đốc, Công ty xuất bán 100g Vitamin B1 bán cho Công ty cổ phần Dược phẩm TWI, đơn giá 99.500 đồng chi phí vận chuyển do bên mua chịu. Biểu 3.9. Công ty Dược phẩm TW I - HN Số : 003526 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2 (dùng để thanh toán) Ngày 9 tháng 3 năm2007 Đơn vị bán hàng : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 Địa chỉ : Số 9 - Trần Thánh Tông - Hà Nội Số TK : 102010000019471 - Ngân hàng Công thương Hà Nội MST : 0101001091131 Đơn vị mua hàng : Công ty cổ phần dược phẩm Trung ương I Địa chỉ : Số 6 - Đường Giải Phóng - Hà Nội Số TK : Số 102543092 - Ngân hàng Công thương - Hà Nội Hình thức thanh toán trả chậm STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Vitamin B1 gam 100 99.500 9.950.000 Tổng cộng tiền hàng : 9.950.00 Thuế GTGT (5%) : 497.500 Tổng cộng thanh toán :10.447.500 Số tiền bằng chữ : Mười triệu bốn trăm bốn mươi bảy nghìn năm trăm đồng chẵn. Người mua (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Nhìn chung thủ tục và chứng từ nhập, xuất tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 được tổ chức và thực hiện chặt chẽ tuân theo kiểu mẫu, trình tự ghi chép của chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố cần thiết cho công tác quản lý và công tác kế toán. Các chứng từ này được lập, được luân chuyển theo trình tự, thể hiện sự đồng bộ và tính hợp lý, hợp lệ trước khi dùng làm căn cứ ghi sổ. Các chứng từ được bảo quản lưu giữ theo đúng quy định hiện hành. 3.2. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần dược phẩm TW2. Do sự biến động thường xuyên và có tính đa dạng của nguyên vậtliệu nên hạch toán chi tiết có khối lượng công việc lớn về quản lý một cách chi tiết NVL và cung cấp thông tin kịp thời cho yêu cầu quản lý. Công ty đã áp dụng phương pháp thẻ song song. Việc hạch toán đượctiến hành như sau : Phiếu nhập kho, xuất kho NVL Sổ chi tiết NVL Thủ kho Bảng tổng hợp N - X -T Tổng hợp hàng nhập Tổng hợp hàng xuất Tổng hợp chữ T của 1 TK -Tại kho : Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho (Biểu 3.10) dựa vào phiếu nhập, phiếu xuất NVL. Sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày, từ các phiếu nhập, xuất vặt tư... sau khi đã đối chiếu với số lượng thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho lập và sắp xếp theo từng loại, từng thứ vật tư để tiện cho việc theo dõi quản lý và kiểm tra đối chiếu. Định kỳ từ 03 đến 05 ngày thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, xuất cho kế toán vật liệu tại phòng kế toán vào sổ chi tiết vật tư. Để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn kho và số tồn trên thẻ kho, nếu chênh lệch phải tìm nguyên nhân. -Tại phòng kế toán : Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu tiến hành phân loại chứng từ và nhập dữ liệu vào máy theo trình tự thời phát sinh các nghiệp vụ. Trên máy đã cài đặt sẵn các mã vật tư, tên vật tư, số liệu tài khoản và tên kho, máy sẽ tự động cập nhật các thông tin có liên quan đến tình hình nhập, xuất, tồn của từng vật liệu tương ứng lên sổ chi tiết (Biểu 3.11)... Từ sổ chi tiết vật tư, kế toán lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn (Biểu 3.15) vật liệu chi tiết theo vật liệu chính, vật liệu phụ và nhiên liệu. Từ sổ chi tiết vậtliệu, kế toán vào sổ tổng hợp nhập vật tư (Biểu 3.12), bảng tổng hợp xuất vật tư (Biểu 3.13) theo đối tượng sử dụng và chi tiết theo tài khoản 152. Với sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, kế toán vật tư sẽ tổng hợp chữ T của tài khoản 152 chi tiết. Số liệu trên sổ tổng hợp nhập và hàng xuất sẽ được ghi vào 2 bên Nợ - Có tương ứng trên tổng hợp chữ T của một tài khoản. Ngày 01 tháng 2 năm2007, thủ kho lập thẻ kho : Biểu 3.10 Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2 Khoa Thục -TK 1521 THẺ KHO Ngày lập thẻ : 01/03/2007 Tờ số : 01 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : Vitamin B1 Đơn vị tính : Gam Mã vật tư : TQ 2B045 Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận của kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 5012 PX10 01/6 Xuất cho PX viên 01/6 160,3 340,9 PN12 08/2 Nhập kho VL mua ngoài 08/2 2100 2440,9 HĐ004 09/2 Xuất bán VL 09/2 100 2340,9 Tổng cộng 2100 260,3 Tồn cuối tháng 2340,9gam Biểu 3.11 Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Kho : Thục - Kho thục Vật tư : TQ2B045 - Vitamin B1 ĐVT : gam TK : 1521 Từ ngày 01/03 đến 30/03/2007 Tồn đầu : 501,2 Thành tiền : 207.900.000 Đơn vị tính : đồng Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất NT Số SL ĐG SL ĐG 01/2 PX10 PX viên Xuất SX VitaminB1 6212 9800 160,3 10417400 08/2 PB12 DN105 Mua VL ngoài 331 99000 2100 2079000000 09/2 HĐ105 DN075 Bán VL 6321 98000 100 9800.000 Tổng cộng 2100 207900000 260,3 20217400 Tồn cuối 2340,9g Thành tiền 229408200 Ngày tháng năm 2007 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 3.13 SỔ TỔNG HỢP NHẬP VẬT TƯ Tk 1521 Tháng 3/2007 STT Mã VT Tên vật tư TKĐƯ ĐVT Đơn giá Số lượng Giá trị 1 TQ2B045 Vitamin B1 6211 G 99.000 2100 207900000 2 TQ26040 Vitamin B1 HCl 6211 Kg 3673395689 203612 7479474 3 TQ2B001 Ampicilin hạt 6211 Kg 422260 400 176904000 ... ... ... ... ... ... ... ... 206 TQ1ĐB01 Amanazin 6211 G 75000 1000 75000000 207 THC107 Benzynanol 6211 L 340642500 5000 170321250 208 TQ3GN08 Phenyl Prapanolomin 6211 G 202224 92800 187663872 Cộng 6715777225 Biểu 3.14 : TỔNG HỢP HÀNG XUẤT TK : 1521 Tháng 3/2007 STT Mã vật tư Tên vật tư TKĐƯ ĐVT Đơn giá Số lượng Giá trị 1 THC1007 Benzynanal 6211 lit 359642.5000 0.4000 143857 2 THC1012 EDTA 6211 G 10480805 2646600 277385 3 THC1014 Xalidihydro photphat 6211 Kg 691422222 2.7000 186648 ... ... ... ... ... ... ... ... 14 TQ3B034 Naben zoat 6211 Kg 304247412 20.2900 617318 15 QT3GN04 Ephe 6211 G 8942840 2022.2400 1808457 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 4752138136 Biểu 3.15 SỔ TỔNG HỢP CHỮ T CỦA TK TK : 1521 - VLC Từ ngày 01/3/2007 đến ngày 28/3/2007 Số dư nợ cuối kỳ : 16.773612078 Tên tài khoản TKĐƯ Số phát sinh Nợ Có Chi phí trả trước (nghiên cứu) 1421 3730936 Phải trả cho người bán 3311 6715777225 Chi phí NVLTT - PX tiêm 6211 140019363 Chi phí NVL TT -Viên 6212 4447940401 Chi phí NVL TT - chế phẩm 6213 137259627 Chi phí vật liệu - PX tiêm 62721 1199421 Giá vốn hàng bán - Hàng hoá 6321 5255734 Chi phí quản lý - vật liệu quản lý 6422 16732654 Cộng phát sinh 6715777225 4752138136 Số dư nợ cuối kỳ : 18197251167 Ngày tháng năm Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 3.15 Công ty cổ phần Dược phẩm TW2 TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Kho : Thục -Kho 1521 Tháng 3/2007 STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 1 THC1001 Acid Borie Kg 53172 1861002 0.3800 33130 1082198 23842 778804 2 THC1003 Acid citri CTK G 191164800 2087173 15310000 14756643 12100100 39891319 3 THC1004 Acid Stearic TK Kg 6610100 36347962 1000000 18000000 4510000 490890 147911500 4437345 4 THC1006 Benzakodium clorit G 164274500 4928235 16363000 490890 147911500 4437345 5 THC007 Benzyn ancol L 16000 575428 0.4000 143.857 12000 431571 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 208 TQ3GN08 Phenyl propanolamin G 270910000 12674684 92800 43463000 2032764 227539800 106419160 209 TQ3GN08 PhenoBasbitan G 168710000 5904850 168710000 59048500 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 16773612078 6715777225 4752138136 18197251167 4.2. Sổ sách kế toán. Công ty sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ nên số lượng sổ sách tương đối nhiều gồm : NKCt số 1, 2, 4, 5, 7, 8, 10 và các bảng kê 4, 5, 6 sổ số dư tài khoản 152, sổ chi tiết và sổ cái TK 152, sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 331... 4.3. Sơ đồ hạch toán. Chứng từ gốc : Phiếu nhập, xuất, phiếu vật tư theo hạn mức Sổ CT : 331 NKCT số : 5 Sổ chi tiết vật tư Tổng hợp N-X-T NKCT số : 1, 2, 4, 8, 10 Tổng hợp chữ T của một TK Tổng hợp chữ T của một TK Sổ số dư Bảng kê : 4, 5, 6 NKCT số :7 Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính 4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2. Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép kế toán về tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu trên tài khoản, số kế toán tổng hợp theo chỉ tiêu. Tại Công ty phương pháp hạch toán tổng NVL là phương pháp kê khai thường xuyên. Việc áp dụng phương pháp này nhằm cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động của NVL cho công tác quản lý. 4.1. Tài khoản sử dụng. Kế toán tổng hợp nhập, xuất NVL của Công ty sử dụng chủ yếu một số tài khoản sau : TK 152 : Nguyên vật liệu TK này dùng để theodõi giá trị hiện có, tăng, giảm, của các loại NVL theo giá thực tế tại Côngty. TK 152 được chi tiết thành các tiểu khoản phù hợ với cách phân loại theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị, bao gồm : TK 1521 - Nguyên vật liệu chính TK 1522 - Nguyên vật liệu phụ TK 1523 - Nhiên liệu TK 1524 - Phụ tùng thay thế TK 1525 -Vật liệu xây dựng cơ bản TK 1527 - Bao bì, hộp... TK1531 - Dụng cụ, thay thế TK 1544 - Cơ khí ® Tài khoản này được kết cấu như các TK thuộc nhóm tài sản. TK 151 : TK 111, 112 : Tiền Việt Nam, ngoại tệ quỹ, tại ngân hàng chi tiết đến 3 cấp như : TK 11211 - Tiền Việt Nam ở Ngân hàng Công thương TK 11212 - Tiền Việt Nam ở Ngân hàng ngoại thương TK 11221 - Ngoại tệ ở Ngân hàng công thương TK 11222 - Ngoại tệ ở Ngân hàng ngoại thương. TK 331 - Phải trả người bán TK 131 - Phải thu khaác hàng TK 1421 - Chi phí trả trước TK 621, 627, 641 được chi tiết đến cấp 3. TK 6211 - Chi phí NVL chính ở PX tiêm TK 6212 - Chi phí NVL chính ở PX viên TK 6213 - Chi phí NVL chính ở Hoá TK 62721 - Chi phí chung ở PX tiêm TK 62722- Chi phí chung ở PX viên TK 62723 - Chiphí chung ở Hoá TK 1331 - Thuế GTGT được khấu trừ 4.3.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu. Cùng với việc hạch toán chi tiếtnhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập vật liệu. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị đích thực của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Vật liệu của Công ty chủ yếu là mua ngoài, quan hệ thanh toán với người bán của Công ty phần lớn cũng là quan hệ với các nhà cung cấp, do đó kế toán tổng hợp vật liệu luôn gắn bóvới kế toán thanh toán với các nhà cung cấp vật liệu. Ngoài ra còn có một số vật liệu thuê gia công và một số do Công ty tự chế. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nên NVL nhập kho do mua ngoài được ghi theo giá thực tế không bao gồm thúe GTGT đầu vào gồm giá mua trên hoá đơn cộng chi phí thu mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ... * Đối với vật liệu mua ngoài. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay thì việc tìm nguồn cung cấp vật liệu không phải là khó, việc mua bán diễn ra nhanh chóng, có thể trả ngay hoặc trả chậm đối với một số nhà cung cấp thường xuyên. Trường hợp mua, bán với số lượng vật liệu lớn thì trước khi mua Công ty thường làm hợp đồng mua, bán. Việc làm này rất thuận lợi cho việc thanh toán sau này. Khi NVL mua ngoài về nhập kho trong tháng, sau khi đã làm đầy đủ thủ tục nhập kho, kế toán thanh toán với người bán tiến hành ghi vào sổ chi tiết 331 (Biểu 3.16) phải trả người bán. Căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn thuế GTGT kế toán thanh toán định khoản và ghi vào sổ chi tiết công nợ và sổ chi tiết 331 được mở cho từng đối tượng, cuối tháng lập NKCT số 5 (Biểu 3.17)/ Tất cả các khâu được máy thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng và chính xác nhờ phần mềm kế toán Fast Accouting 2005. Trong hệ thống menu của phần mềm kế toán ta chọn phân hệ mua hàng rồi chọn phiếu nhập mua hàng và điền đầy đủ các thông tin cần thiết thì máy sẽ tự động cập nhật rồi chuyển các dữ liệu sang các sổ TK 152, 331, 133... và các TK liên quan. Căn cứ vào sổ chi TK 331 tháng trước để ghi vào cột số dư đầu kỳ, căn cứ vào phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán khác để phát sinh trong kỳ, mở sổ theo từng tháng, cuối kế toán tính toán và ghi phần số dư cuối kỳ. Theo hoá đơn GTGT số 35443 ngày 8/3/2007 mua 2100g Vitamin B1 của Công ty cổ phần dược phẩm TWI. Kế toán ghi sổ như sau : Nợ TK 1521 : 207900000đ (giá trị vật liệu mua nhập kho) Nợ TK 333 : 10395000đ (Thuế GTGT được khấu trừ) Có TK 331 : 218295000đ (phải trả người bán - Công ty cổ phần dược phẩm TWI). Dựa vào hợp đồng mua hàng được ký kết giữa Công ty với Công ty cổ phần Dược phẩm TWI ngày 9/3/2007, đơn vị nhập1000g Penecilin, tổng thanh toán 230000000 đồng, kế toán phản ánh như sau : Nợ TK 1521 : 230000000 đồng (Giá trị vật liệu mua nhập kho) Nợ TK 133 : 11500000 đồng (Thuế GTGT được khấu trừ) Có TK 331 : 241500000 đồng (Phải trả người bán - Công ty cổ phần Dược phẩm TWI) Ngày 18/3/2007 Công ty thanh toán cho bên bán 50% tổng số tiền hàng nhập mua lần 1 (gồm 1000gam Vitamin B1 và 500 gam Penexilin) là (218295000 + 241500000) x 50% = 229897500 Dựa vào phiếu chi số 50, kế toán thanh toán nhập dữ liệu vào máy và phản ánh vào sổ chi tiết TK 331. Nợ TK 331 : 229897500 (Phải trả Công ty cổ phần Dược phẩm TWI) Có TK 1111 : 229897500 (Số tiền đã trả bằng tiền mặt) Trích sổ chi tiết công nợ với công ty cổ phần Dược phẩm TWI - Hà Nội (Biểu 3.16) Biểu 3.16 SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ TK 331 : Phải trả người bán (Từ ngày 01/30/2007 đến 30/3/2007) Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ghi chú SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 251349120 35443 8/3 Mua Vitamin C 1521 207900000 133 10395000 004 9/3 Mua Penecilin 1521 230000000 133 11500000 PC50 18/3 Trả nợ 50% 1111 229897500 2160467473 Cộng 1944454800 2160467473 Số dư cuối tháng 2728361793 Dựa vào sổ chi tiết công nợ ghi Nhật ký chứng từ số 5 (Biểu 3.17) Biểu 3.17 Công ty cổ phần Dược phẩm TW2 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Tài khoản 331 : Phải trả người bán Tháng 3/2007 STT Tên khách Dự nợ đầu Dư có đầu Ghi nợ các TK Cộng có Ghi có các TK Cộng nợ Dư nợ cuối Dư có cuối N1111 N11211 N1331 N1332 N1521 ... C1111 C11211 ... 1 DN044 ACETO PTFGD 181572 45000000 181572 2 DN032 BQL công trình 819263284 82876328 3 DN154CN CtyCPD-VTYT Nghệ An 406875000 406875000 4 DN025CNCty DP 552659489 244140000 244140000 2160467473 229897500 194454800 2728361793 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... .. ... .. ... ... ... ... 70 DN219 ĐỗTất Lung 107800000 14024500 14024500 154269500 134145000 134145000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 1119580860 17115516619 1300000 19607700 1522272 5063977 4081918569 ... 6231723325 1395215779 204863460 ... 66578002521 3028328999 18598184 Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Lập, ngày 30 tháng 3 năm 2007 (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Cuối tháng kháo sốliệu ở NKCT số 5, lấy số liệu để ghi vào sổ cái TK 331 (Biểu3.18) TK 152 (3.19), sổ cái TK 331 dùng để theo dõi hình thành thanh toán với các bạn hàng của Công ty. Biểu 3.18. SỔ CÁI TK 331 Số dư đầu năm Nợ Có 607250152 8263628545 Đơn vị : đồng Ghicó các TK đối ứng TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ... Cộng 1111 2796281147 2927784934 1300000 11211 432210000 129931023 19607700 131 3485378215 782820427 31112 1340583250 ... 2000000 ... ... ... ... ... ... 1527 413 ... 42400 ... Cộng PS Nợ 4786454781 8315186888 4047920516 Có 315809372 5919163486 5082126531 Dư cuối tháng Nợ 607250152 904893740 607250125 Có 12827189470 12240120082 9297834560 * Đối với NVL mua bằng tiền tạm ứng Ở Công ty thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi trên sổ chi tiết TK 141 mà khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu lại theo dõi trến sổ chi tiết thanh toán với người bán. Khi người đi mua NVL viết đơn xin tạm ứng phải ghi rõ là mua vật liệu gì, số lượng bao nhiêu, rồi đưa lên phòng kế hoạch cung ứng. Phòng kế hoạch cung ứng sẽ xem xét và duyệt để chuyển lên phòng tài chính kế toán, kế toán trưởng ký duyệt rồi viết phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán và định khoản như sau : Nợ TK 331 Có TK 111 Căn cứ hoá đơn tạm ứng số 19 ngày 20/3/2007. Anh Hào tạm ứng tiền mua sơn số tiền 345000 ghi như sau : NợTK 331 : 345000 Có TK 111 : 345000 Việc ghi sổ này giống như trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán.Thực chất đây không phải là tiền trả trước cho người bán, nhưng lại theo dõi trên sổ chi tiết TK331 như một khoản trả trước cho người bán. Điều này chưa phản ánh đúng ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. * Đối với trường hợp nhập khẩu vật liệu : Tại Công ty cổ phần Dược phẩm TW2 vật liệu được nhập khẩu dưới hình thức nhập khẩu trực tiếp và mua theo phương thức trả chậm. Căn cứ hoá đơn số 9920120 ngày 3/3/2007 mua Ampixilin của cửa hàng SANOFI (Nga) 1000g, giá trị trên hoá đơn 37700 USD, tỷ giá ngoại tệ theo thời điểm phát sinh tại ngân hàng ngoại thương Việt Nam là 16000 USD -Giá CIF tại cảng Hải Phòng thuế nhập khẩu 5% 25447500đ chi phí vận chuyển bốc dỡ theo phiếu chi số 6 ngày 3/3/2007 là 125000đ. Ngày 30/3, Công ty trả cho bên bán 7700USD, thành tiền là 123200000đ, nên kế toán ghi như sau : Bt1 : Phản ánh giá thực tế NVL nhập mua Nợ TK 1521 : 628772500đ (giá thực tế của NVL nhập mua) Có TK 311 : 6032000000đ (Số tiền phải trả nhà cung cấp) Có TK 3333 : 25447500đ (Thuế nhập khẩu phải nộp) Có TK 111 : 125000đ (Chi phí thu mua) Bt2 : Phản ánh tình hình thanh toán : Nợ TK 331 : 123200000 (Số tiền đã trả nhà cung cấp) Có TK 11222 : 123200000 (Số tiền đã trả nhà cung cấp) Đối với chi phí thu mua thường trả ngày bằng tiền mặt và được phản ánh trên NKCT số 1 (Biểu3.19) còn trường hợp mà trả bằng tiền gửi ngân hàng sẽ đượcphản ánh trên NKCT số 2 (Biểu 3.20). Biểu 3.19 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tài khoản : 111 - Tiền mặt Tháng 2 STT Ngày N1121 N1331 N141 N1544 N3311 N335 N3382 N3383 N4312 N5212 N62781 N62782 N62783 N6418 N6428 Cộng PS có 1 01/2 542807 200000 5148095 64306650 4176598 1550000 72924150 2 02/2 26730 107735677 350000 4097270 112209677 3 03/2 764034 12000000 100000000 10182966 122947000 4 04/2 538000 100000000 5256000 2070000 112710000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 20 29/2 40000000 34440000 220000 2894000 77554000 21 30/2 240000000 60000000 78421507 241800000 285000 620506507 Cộng 790000000 5189894 238539814 16041118 3491484989 939579608 7574200 18272557 300000 36801349 8388000 23064000 7384000 59368635 110668212 5752656376 Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Lập, ngày tháng năm Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 3.20 Công ty cổ phần dược phẩm TW2 NHẬTKÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 TK : 1124 - Tiền gửi ngân hàng TMCP XNK Việt Nam chi nhánh Long Biên Tháng 3/2007 STT Ngày N 3414 N635 Cộng PS có ... 1 17/3/2007 18000000 5702305 23702305 ... Cộng 18000000 5702305 23702305 Đã ghi sổ cái ngày tháng năm Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Lập, ngày tháng năm Kế toán trưởng (Ký, họ tên) * Trường hợp nhập vật tư tự chế và thuê ngoài gia công. Đối với vật liệu tự chế như bột nếp, hồ, cao... việc theo dõi rất đơn giản kế toán chỉ theo dõi trên sổ nhập, xuất vật liệu. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. Khi nhập vật liệu thuê ngoài gia công, kế toán theo dõi gia công (kế toán tiền lương) sẽ tính số lượng, giá trị vật liệu đem đi gia công mà bên gia công sử dụng để gia công số vật liệu nhập kho đó. Căn cứ vào hoá đơn của bên gia công ghichi phí gia công. Căn cứ vào giá trị giá vật liệu xuất gia công và số tiền ghi trên hoá đơn kế toán sử dụng TK 1545 để tập hợp, phản ánh tình hình tăng, giảm hàng mang thuê gia công của Công ty. Theo phiếu nhập số 19 ngày 14/3/2007 nhập kho 10 lít tinh dầu thiên niên kiện tự chế, trong đó, giá vốn vật liệu ban đầulà 350000đ, chi phí chế biến là 520 ghi như sau: Nợ TK 1546 : 870.000đ Có TK 1543 : 870.000đ Vật liệu thu hồi, theo phiếu nhập số 123 thu hồi 3kg cao lá sen, giá ước tính có thể thanh lý 11000đ/kg. Kế toán ghi : Nợ TK 1521 : 33.000đ (Giá trị ước tính của phế liệu thu hồi) Có TK 1542 : 33000đ (phế liệu thu hồi) 4.3.2. Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu. Quản lý vật tư không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trữ vật tư mà còn phải quản lý cả việc xuất dùng vật tư. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị sản phẩm chế tạo. Chi phí về vật tư chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất cho nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại vật tư sử dụng là bao nhiêu và theo dõi vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng cũng như xuất dùng cho các đối tượng khác. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác, đầy đủ giá thành sản phẩm, đặc biệt là khâu tính giá. Đối với vật liệu xuất dùng cho sản xuất : định kỳ, khi nhận được các phiếu xuất vật tư theo hạn mức từ thủ kho chuyển lên phòng kế toán, kế toán vật tư nhập dữ liệu vào máy để máy tự động cập nhật vào các sổ sách có liên quan, chương trình fast accouting, kế toán chọn phân hệ hàng tồn kho và chọn phiếu xuất kho, rồi đền đầy đủ các thông tin chi tiết rồi ấn lưu và kế toán định khoản như sau : Nợ TK 6211 : Chi phí NVL TT ở PX tiêm Nợ TK 6212: Chi phí NVLTT ở PX viên Có TK 6213 (chi tiết) : Chi phí NVL dùng cho sản xuất Ngày 1/3/2007 phân xưởng viên đã lĩnh 49,8gam Vitamin B1 để sản xuất thuốc Vitamin B1 theo phiếu xuất vật tư hạn mức số18 được phản ánh như sau : Nợ TK 612 : Chi phí NVL TT xuất dùng cho sản xuất sản phẩm Có TK 1521 :Giá thực tế 49,8 gam Vitamin B1 xuất dùng cho sản xuất. Vì Công ty tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên cuối tháng máy sẽ tính ra đơn giá xuất và tự động cập nhật vào các sổ sách có liên quan như TK 152, 621, 627... Đối với vật liệu xuất dùng cho nhu cầu khác : vật liệu không dùng cho sản xuất, tuỳ theo nhu cầu sử dụng của mình, các bộ phận sẽ được nhận vật liệu theo phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mức. Sử dụng phiếu xuất vật tư theo hạn mức trong trường hợp xuất cho phòng nghiên cứu để chế tạo sản phẩm mới, những trường hợp còn lại dùng phiếu xuất kho. Căn cứ vào các phiếu xuất tương ứng, kế toán ghi : Nợ TK 1544 : Chi phí vật liệu dùng chi PX cơ điện Nợ TK 62712, 62722, 62723 : Chi phí vật liệu xuất cho nhu cầu ở các PX sản xuất chính : PX tiêm, PX viên, PX chế phẩm. Nợ TK 6412 : Chi phí bán hàng Nợ TK 6422 : Chi phí quản lý Có TK 152 (chi tiết) : Giá trị NVL xuất kho Ngày 24 tháng 3 năm 2007 đã xuất 3,1g Vitamin B1 cho phòng KCS lấy mẫu nghiên cứu sản xuất theo phiếu xuất kho số 21. Kế toán hạch toán trên máy, tại màn hình Fast, chọn phân hệ hàng tồn kho, chọn phiếu xuất kho và đầy đủ các thông tin cần thiết rồi ghi : Nợ TK 6422 : Chi phí quản lý Có TK 1521 : Trị giá3,1g Vitamin B1 xuất kho. 4.3.3. Kế toán tổng hợp nhập - xuất - tồn. Do vật liệu chính có giá trị lớn mà Công ty tính giá trị sản phẩm dở dang theo nguyên vật liệu chính trực tiếp nên để tính giá thành chính xác, kế toán phải tính một cách chính xác số vật liệuchính thực sử dụng vào sản xuất sản phẩm. Kế toán tính theo công thức : Giá thực tế của NVL xuất dùng trong kỳ = Giá trị NVL tồn kho đầu kỳ + Giá trị NVL xuất trong kỳ - Giá trị thực tế NVL tồn kho PX cuối kỳ Khi tính ra số vật liệu thực sử dụng của từng phân xưởng trong kỳ, kế toán lấy số liệu để ghi vào sổ số dư TK 1521 SỔ SỐ DƯ TK : 1521 Tháng 3/2007 Số dư đầu kỳ 3311 : 3905735 1544 : 2841757 62721 : 1223077 62722 : 5122 62723 : 410133 6422 : 1441687 5921776 Nợ TK 1544 :77862 Có TK 3388 : 77862 Từ sổ số dư và bảng kê số 5 (3.21), lấy số liệu ghi vào sổ cái TK152. Biểu 3.21 BẢNG KÊ SỐ 5 Tháng 3/2007 STT TK ghi có TK ghi nợ C1111 C11211 C14221 C1521 C15221 C15222 1523 1524 1 641 - CP bán hàng 59368635 1042652 2 6411 - CP bán hàng nhân viên 3 6413 - CP bán hàng : dụng cụ, đồ dùng 1042652 4 6414 - CP bán hàng : Kháu hao TSCĐ 5 6418 - CP bán hàng : Bằng tiền khác 59368635 6 642 CPquản lý doanh nghiệp 110668212 17106269 15933334 8299738 1527872 5800169 326320 12886 7 6421 CP nhân viên quản lý 8 6422 CP vật liệu quản lý 8299738 1527872 240000 326320 12886 9 6423 CPQL : Đồ dùng VP 15933334 5560169 10 6424 CPQL : Khấu hao TSCĐ 11 6428 CP khác bằng tiền 110668212 17106269 12 Tổng cộng Lập ngày tháng năm Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 3.22 SỔ CÁI TK 1521 Số dư đầu năm Nợ Có 12069700858 Đơn vị : đồng Ghi có các TK đối ứng TK này Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ... Cộng 331 1421 8636833 2133000 4113289540 Cộng PS Nợ 8636833 2133000 4113289540 Có 4791670 5986451 3782273196 Dư cuối tháng Nợ 86102903 82249452 12400717202 Có Phần III : Đánh giá khái quát và nhận xét chung về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2. I. Đánh giá khái quát về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. 1. Đánh giá chung. 1.1. Về bộ máy quản lý. NVL có vai trò quan trọng và quyết định sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào. Việc quản lý NVL đã được đặt ra như một tất yếu khách quan không thể thiếu được của sản xuất xã hội. Bởi vì, nếu không quản lý tốt vật liệu doanh nghiệp sẽ không thể kiểm soát được lượng vật liệu cần dùng là bao nhiêu để vừa đáp ứng được quá trình sản xuất ra. Đồng thời công tác quản lý vật liệu cũng được xem như là một công cụ quan trọng dể dựa vào đó doanh nghiệp có thể xác định được chi phí cần thiết cho việc bảo quản và sử dụng NVL, từ đó tiến hành hạch toán và xác định kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đặc điểm NVL tại Công ty đa dạng về chủng loại và chiếm phần lớn trong tổng giá thành sản phẩm nên công tác tổ chức quản lý và hạch toán NVL luôn được Công ty coi trọng từ khâu thu mua đến khâu đưa vào sử dụng, hệ thống kho tàng được bố trí đầy đủ, phương án bảo quản an toàn cùng với việc dự trữ NVL hợp lý. Thông qua quản lý tay ba, tự điều chỉnh giám sát lẫn nhau trong công tác quản lý công ty đã phát huy một cách có hiệu quả công tác quản lý vật liệu và hoạt đốngản xuất kinh doanh của mình. 1.2. Về tổ chức hoạt động kinh doanh. Cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty khá hiệu quả, Công ty tổ chức thành các phân xưởng, các tổ sản xuất và áp dụng hình thức khoán sản phẩm đến từng tổ công nhân. Căn cứ vào khối lượng sản phẩm, năng lực, điều kiện thực tế của từng tổ, từng phân xưởng nên sản phẩm sản xuất ngày càng tăng mà đảm bảo chất lượng và ngày càng có uy tín đối với người tiêu dùng. 1.3. Về tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy của Công ty gồm 11 người đều là những cán bộ có trình độ đại học và nhiều năm kinh nghiệm được phân công phân nhiệm rõ ràng nên công việc được giải quyết một cách nhanh chóng và khoa học, cùng với hệ thống máy tính và phần mềm kế toán công việc tính toán và luân chuyển các chứng từ một cách kịp thời để cung cấp thông tin cho việc quản lý, sản xuất cũng như việc đơn giản các khâu tính toán của các cán bộ trong phòng kế toán. 2. Những thành tựu đã đạt được trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. Công ty cổ phần trung ương 2, thành lập hoưn 60 năm cùng với sự vươn lên không ngừng và ngày càng lớn mạnh. Là một Công ty sản xuất thuốc với số lượng sản phẩm đa dạng, phong phú... đặc biệt là chất lượng sản phẩm của Công ty đã chiếm được lòng tin của người tiêu dùng và Công ty đã gây dựng được thương hiệu của mình trên thị trường Việt Nam. Đặc biệt những năm gần đây sản phẩm của Công ty ngày càng có chất lượng cao và liên tục giành được danh hiệu : “Hàng Việt Nam chất lượng cao” tại các hội chợ triển lãm. Nhờ bộ máy điều hành hiệu quả của Công ty cũng như sự ủng hộ của công nhân viên trong Công ty nên Công ty đã chiếm được nhiều cảm tình của người tiêu dùng. Đó là những thành công lớn của Công ty và không thể không kể đến sự đóng góp đáng kể của bộ máy kế toán. Cụ thể : - Công ty tổ chức hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ tài chính ban hành. Hệ thống tài khoản của Công ty phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế phát sinh. Việc sắp xếp, phân loại các tài khoản trong hệ thống tài khoản của Công ty là phù hợp với tình hình sản xuất kinhdoanh. - Về công tác quản lý : Nhìn chung công tác quản lý cũng như công tác kế toán ở Công ty đã không ngừng phát triển và củng cố, hoàn thiện trở thành công cụ quản lý đắc lực trong việc điều hành, quản lý và ra quyết định sản xuất kinh doanh, đồng thời đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công tác hạch toán của Công ty. - Về tổ chức công tác NVL : Nhìn chung kế toán NVL ở Công ty được tổ chức khá chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu quản lý và chỉ đạo tập trung của Công ty. +Công tác xây dựng kế hoạch thu mua NVL hàng tháng được các phòng, ban của Công ty thực hiện khá tốt. Với khối lượng NVL sử dụng lớn, nhiều chủng loại mà bộ phận cung ứng thu mua vẫn cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu sản xuất. Phòng kế hoạch cung ứng là nơi tổ chức trực tiếp việc thu mua và nhập kho NVL, các cán bộ phòng luôn làm tốt nhiệm vụ của mình từ việc tìm nguồn hàng đến cung ứng kịp thời đầy đủ NVL cho sản xuất. + Hệ thống kho tàng được Công ty tổ chức sắp xếp hợp lý nên thuận tiện cho việc nhập, xuất kho và đảm bảo NVL đượcquản lý tốt. Các cán bộ công nhân viên ở kho có tinh thần trách nhiệm trong việc bảo quản và tổ chức giao nhận NVL. - Nhân viên kinh tế phân xưởng : Thực hiện tốt việc theo dõi tình hình lĩnh và sử dụng NVL ở phân xưởng mình, ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng kịp thời, cung cấp đầy đủ chứng từ, tài liệu cho kế toán NVL và kế toán giá thành. - Kế toán chi tiết NVL : Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song cũng phù hợp với quy mô đặc điểm sản xuất của Công ty. Vì vậy, tổ chức kế toán đảm bảo thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán. Số liệu kế toán chi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng giảm NVL trong kỳ. Kế toán NVL đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho NVL, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động NVL được chính xác. - Việc xây dựng định mức tiêu hao NVL tương đối ổn định, giúp cho quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ sử dụng hợp lý, nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. - Việc đánh giá NVL : Công ty đánh giá NVL theo giá thực tế. Giá xuất là giá bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp này đã phản ánh chính xác sổ NVL dùng trong tháng. - Về công tác kiểm tra NVL nhập kho :Do tính chất đặc biệt của sản phẩm mà Công ty làm ra là nhằm chăm sóc sức khoẻ cộng đồng nên NVL trước khi đưa vào nhập kho phải qua khâu kiểm tra chất lượng rất nghiêm ngặt. Việc kiểm tra này đượcCong ty tiến hành xem xét trên cả 2 mặt số lượng. Quá trình kiểm tra này do các chuyên viên kỹ thuật phòng KCS thực hiện. Nhờ đó, NVL nhập kho Công ty luôn đam bảo chất lượng, góp phần hạn chế những hư hỏng trong quá trình lưu trữ và bảo quản. - Về việc áp dụng phần mềm kế toán : Hiện nay phòng kế toán đã được trang bị máy tính đầy đủ, đặc biệt từ đầu tháng 3/2006. Công ty thực hiện nối mạng nội bộ nhằm giúp cho việc quản lý trực tuyến một cách chính xác, kịp thời. Phần mềm kế toán Fast Accouting với phiên bản mới nhất đã giúp cho việc lưu trữ, kết xuất thông tin một cách nhanh chóng, góp phần giảm nhẹ khối lượng ghi chép của các cán bộ nhân viên kế toán. - Về hạch toán tổng hợp : Việc hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với tình hình biến động thường xuyên của NVL trong kỳ. Quá trình hạch toán được thực hiện đầy đủ, chính xác nhờ việc áp dụng kế toán máy. 3. Những tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2. Bên cạnh những cố gắng và những thành tựu đã đạt được thì công tác kế toán NVL của Công ty vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục : - Về công tác kiểm kê NVL : ở đơn vị công tác kiểm kê chỉ được thực hiện mỗi năm một lần, với số lượng và chủng loại NVL đa dạng và có giá trị lớn như vậy thì công tác kiểm kê là chưa được thoả đáng. Kiểm kê là việc làm rất cần thiết trong công tác quản lý vì nó giúp người quản lý thấy được vật liệu, tài sản thừa, thiếu, hư hỏng để kịp thời tìm giải pháp giải quyết. - Về tính giá NVL : Kế toán sử dụng giá ghi trên hóa đơn là giá của mỗi lần nhập, còn khi xuất dùng thì theo giá bình quân cả kỳ dự trữ. Việc tính giá NVL xuất kho phải đợi hết tháng do đó công tác kế toán NVL thường dồn đến cuối tháng mà các nghiệp vụ nhập, xuất kho diễn ra thường xuyên nên gây ảnh hưởng đến tìnhhình hạch toán, xác định đơn giá bán cũng như việc cung cấp thông tin kịp thời cho quản trị. - Về hạch toán chi tiết NVL : Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, việc ghi theo phương pháp này đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhưng do việc ghi chép cộng việc tại Công ty phức tạp hơn cả phương pháp thẻ song song nên có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, trong khi đó quá trình hạch toán theo phương pháp thẻ song song kế toán lại mở sổ số dư các tài khoản NVL là không hợp lý. - Về hạch toán tổng hợp NVL : + Công ty đang áp dụng hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp theo hình thức nhật ký chứng từ, là hình thức sổ kế toán đang dùng phổ biến và có nhiều ưu điểm, phù hựp với điều kiện và yêu cầu kế toán của Công ty nói chung và kế toán NVL nói riêng. Tuy nhiên, tất cả các bảng biểu của kế toán tổng hợp theo hình thức sổ này gồm nhiều bảng biểu. Mặc dù, đã có sự hỗ trợ của máy tính nhưng công việc hạch toán vẫn rất phức tạp và mất nhiều thời gian. Kế toán tổng hợp xuất NVL ở Công ty dùng sổ số dư dạng chữ T để phản ánh tổng hợp NVL xuất dùng cho các đối tượng sử dụng và được mở chi tiết cho từng loại NVL (vật liệu chính, vật liệu phụ...) việc sử dụng sổ dạng chữ T khó khăn cho việc tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. + Là Công ty sản xuất nên công việc thu, mua diễn ra thường xuyên nên việc hàng mua đang đi đường chưa đến Công ty không thể tránh khỏi. Công ty không sử dụng TK 151 - Hàng mua đang đi đường nếu Công ty mua NVL đã nhận được hoá đơn nhưng chưa nhận được hàng nhưng kế toán vẫn phải hạch toán vào TK 152. Nhưng nếu khi hàng về đến hoặc hàng không đạt yêu cầu thì lại phải ghi bút toán đảm đề xuất trả lại. Vậy việc hạch toán này sẽ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất cũng như kế hoạch thu mua vật liệu cho tháng tiếp theo. - Về việc theo dõi các khoản tạm ứng thu mua NVL : Công ty theo dõi việc hạch toán mua NVL bằng tiền tạm ứng trên sổ chi tiết thanh toán với người bán mà không dùng TK 411 -Tạm ứng để theo dõi các khoản tạm ứng của các nhân viên tổ tiếp liệu khi đi mua vật liệu. Do đó, sẽ gây khó khăn cho việc theo dõi các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng và đã phản ánh không trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế và làm sai lệch thông tin trên báo cáo tài chính. - Về hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho : Công ty không sử dụng TK 159 -Dự phòng giảm giá hàng tồn kho nên khi vật liệu bị mất phẩm chất và kém phẩm chất lượng công ty phải thanh lý nhượng bán. Trong khi đó phải lập một Hội đồng thanh lý, vừa phải mất thời gian để họp. Hơn nữa rất tốn kém chi phí khi tìm kiếm người thanhlý, như vậy công ty sẽ bị thiệt khi bị ép giá bán rẻ. II. Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần Dược hẩm Trung ương 2. Thông tin kế toán là nguồn thông tin rất cần thiết cho công tác quản trị doanh nghiệp và cũng là nguồn thông tin quan trọng đối với những người quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt trong điều kiện hiện nay khi Công ty đã chuyển sang hình thức cổ phần. Vấn đề sống còn của đơn vị cũng là mối quan tâm đầu tiên của các cổ đông. Thế nên, thông tin kế toán càng chính xác bao nhiêu thì càng giúp ích cho công tác quản lý bấy nhiêu. Ban lãnh đạo cần có những thông tin chính xác để đưa ra quyết định kịp thời. Vì thế, bộ máy kế toán của Công ty cần hoàn thiện để đáp ứng những yêu cầu của nhà qủn trị, thực sự trở thành công cụ quản lý hiệu quả nhất. NVL là yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất. Để yếu tố này có thể tham gia một cách hiệu quả vào quá trình tạo ra sản phẩm đòi hỏi công ty phải luôn có chính sách sử dụng NVL thích hợp cũng như không ngừng hoàn thiện công tác hạch toán NVL. 2. Phương hướng hoàn thiện. Do tầm quan trọng của phần hành kế toán NVL, nên việc hoaà thiện phần hành này đảm bảo các nguyên tắc sau : - Sự hoàn thiện phải dựa trên chế độ tài chính kế toán hiện hành, các quy định của pháp luật có liên quan, đồng thời phải hoà nhập với chuẩn mực kế toán quốc tế và các thông lệ quốc tế. -Sự hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, phải vận dụng một cách chọn lọc, sáng tạo các quy định, chế độ kế toán vào tình hình thực tế tại đơn vị. - Việc hoàn thiện phải được xem xét trong mối quan hệ giữa chi phí đã bỏ ra. - Hoàn thiện nhằm hướng tới mục tiêu cung cấp thông tin hữu ích nhất cho công tác quản trị nội bộ cũng như quản lý tài chính trong đơn vị. - Yêu cầu hoàn thiện : + Phải cung cấp kịp thời các thông tin chi tiết về tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ, từng loại NVL, đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý tại đơn vị. + Củng cố và tăng cường vai trò cung cấp thông tin tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ, từng loại NVL từ sổ sách kế toán tổng hợp của đơn vị. + Phản ánh đúng nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ, tạo điều kiện cung cấp thông tin chính xác cho công tác hạch toán. + Tính toán và phản ánh chính xác, đầy đủ số lượng và giá trị NVL tồn kho, có biện pháp xử lý kịp thời chênh lệch, mất mát, hạn chế tối đa các thiệt hại có thể xảy ra. III. Giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2. 1.Công tác kiểm kê NVL : Ở Công ty công tác chỉ được thực hiện mỗi năm một lần. Với quy mô và chủng loại NVL đa dạng và có giá trị lớn như vậy thì nên tổ chức kiểm kê theo hàng tháng hoặc hàng qúy để đảm bảo vật liệu sử dụng có thể kiểm kê theo từng kho, theo loại vật liệu. 2. Về phương pháp tính giá NVL : Để cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, thuận tiện hơn cho việc hạch toán, theo em Công ty nên sử dụng phương pháp giá hạch toán. Phương pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp NVL trong côngtác tính giá, nhờ đó giá xuất NVL được tiến hành một cách nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL của mỗi loại nhiều hay ít. 3. Về hạch toán chi tiết NVL : Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Dù vậy, phương pháp này chưa thực sự phù hợp vì có sự trùng lặp giữa thủ kho và kế toán. Hơn nữa không chỉ là phương pháp thẻ song song mà Công ty còn cho thấy có hỗn hợp giữa phương pháp thẻ song song để hoạch và sổ đối chiếu luân chuyển. Nên theo em Công ty nên áp dụng phương pháp sổ số dư. Vừa tránh được việc ghi chép trùng lặp, vừa giảm nhẹ công việc ghi chép hàng ngày. 4. Về tổ chức hạch toán khoản tạm ứng mua NVL : Công ty không dùng TK 141 -Tạm ứng mà công việc tạm ứng mua hàng lại diễn ra thường xuyên nên theo em công ty nên sử dụng TK 141. Vì Công ty theo dõi tạm ứng trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Như vậy không phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm sai lệch thông tin phản ánh trên báo cáo tài chính. Có thể ghi như sau : Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh, là khi nhân viên tổ tiếp liệu đi mua NVL viết đơn xin tạm ứng, kế toán trưởng viết phiếu chi và kế toán thanh toán ghi : Nợ TK 141 : (Chi tiết) số tạm ứng Có TK 111 : Tạm ứng bằng tiền mặt Khi vật liệu về nhập kho, dựa vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 152 : Giá thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK 1331 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 141 : Số tiền đã tạm ứng + Nếu số tiền thừa phải nộp lại cho kế toán và ghi : Nợ TK 111 Có TK 141 : Chi tiết từng người tạm ứng + Nếu số tiền thiếu thì kế toán lập phiếu chi thanh toán cho người tạm ứng : NợTK 141 Có TK 111 Kết luận Trải qua chặng đường dài gần 60 năm xây dựng và phát triển, Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 ngày nay đã thực sự lớn mạnh, là một trong những cánh chim đầu đàn của ngành Dược hoá Việt Nam. Uy tín của Công ty ngày càng lan rộng, với sự năng động của bộ máy quản lý và sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, sau một năm chuyển sang hình thức cổ phần, Công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể; sản phẩm của đơn vị luôn giữ vị trí cao trên thị trường với nhiều mặt hàng có khối lượng tiêu thụ lớn. Xuất phát từ yêu cầu quan trọng của công việc tổ chức tốt công tác kế toán NVL, trong những năm qua Công ty đã không ngừng chú trọng đầu tư tới vấn đề này. Những kết quả phân tích về các chỉ tiêu quản lý và sử dụng NVL cũng như VLĐ đã cho ta thấy rõ điều đó. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đã đạt được, công tác quản lý và hạch toán NVL vẫn còn tồn tại mà Công ty cần phải nghiên cứu để tiếp tục hoàn thiện. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2, qua nghiên cứu tìm hiểu đã giúp em có thêm những hiểu biết về công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng. Qua đó em cũng xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán NVL tại đơn vị. Do hiểu biết và trình độ lý luận cũng như thực tiễn còn hạn chế nên bài viết này không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo tận tình của các thầy cô để chuyên đề này được hoàn thiện hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạocùng toàn thể các bác, các cô, chú, anh chị phòng tài chính - kế toán Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2, đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Quốc Trung đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, ngày tháng năm 2007 Sinh viên thực hiện Lý Thị Nhất MỤC LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Lý thuyết hạch toán kế toán Chủ biên : PGS. Ts NguyễnThị Đông - NXB Tài chính, năm 2004 2. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp Chủ biên : PGS. TS Đặng Thị Loan. NXB Thống kê, năm 2004 3. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính Chủ biên : PGS. TS Nguyễn Văn Công - NXB Tài chính, năm 2004 4. Phân tích hoạt dộng kinh doanh Chủ biên : PGS. TS Phạm Thị Gái. NXB Thống kê, năm 2004 5. Các tài liệu do Công ty Cổ phần Dược phẩm TW 2 cung cấp.