Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toàn nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Hà Bắc

.Đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức công tác kế toán 1.Đặc điểm tổ chức quản lý: 1.1.Quá trình hình thành và phát triển: Tên công ty: công ty cổ phần Hà Bắc Địa chỉ : 27 khu ga thị trấn Văn Điển Công ty cổ phần Hà Bắc tiền thân là một xí nghiệp may do cơ chế thị trường cùng với sự đòi hỏi ngày càng mở rôngj và nâng cao của nghành may mặc. Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, thích ứng với nền kinh tế thị trường hiện nay. Ngày 26 tháng 10 năm 1998, Tổng giám đốc liên hiệp hội may mặc đã ký quyết định số 631/QĐ/TCCB cho phép xí nghiệp cổ phần hóa xí nghiệp may thành công ty cổ phần Hà Bắc. Đến ngày 16/12/1998, Bộ trưởng Bộ công nghiệp nhẹ phê duyệt phương án cổ phần hoá nhằm mở rộng quy mô sản xuất. Thời gian hoạt động của công ty là 20 năm kể từ ngày ghi trong quyết định chuyển thể từ xí nghiệp may thành công ty cổ phần Hà Bắc QĐ3404/1998/QĐ-BCNN ngày 16/12/1998. Ngày 20/6/1998 đại hội đồng cổ đông thành lập và bầu ra hội đồng quản trị và ban kiểm soát. Công ty chính thức đi vào thực hiện theo luật công ty(nay là luật doanh nghiệp) từ 1/1/1999 như quy định tại điều 19 của nghị định 44/4998/NG-CP. Ngày 20/6/1999 của chính phủ. Trong suốt thời gian qua mặc dù mới thành lập trong thời gian ngắn, nhưng được sự chỉ đạo trực tiếp của xí nghiệp. Công ty đã sớm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý cũng như các chi nhánh. Theo điều lệ quy định, vốn điều lệ của công ty khi thành lập là 3 tỷ. Trong đó 40% là tỷ lệ cổ phần nhà nước. 10,6% là tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động trong công ty, 49,4% là tỷ lệ cổ phần bán cho đối tượng khác. Trong vòng 4 năm đầu hoạt động mặc dù gặp không ít khó khăn nhưng công ty luôn cố gắng hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch, đồng thời không ngừng củng cố năng suất lao động, hạ giá thành sản phẩm. Nhờ không ngừng cải tiến chất lượng, mẫu mã sản phẩm của công ty không chỉ tiêu thụ được trong nước mà còn được xuất khẩu sang Liên Xô và một số nước khác. Cho đến nay công ty đã có được thị trường ổn định và đã tạo ra được hàng với nhiều mẫu mã đẹp, mới lạ để xuất khẩu và bán trong thị trường nội địa. Điều đó đã khẳng định được tên tuổi và chỗ đứng của công ty trên thị trường. 1.2. Chức năng nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty: Với nhiệm vụ vừa nghiên cứu, vừa thiết kế mẫu, vừa tiến hành sản xuất và tiêu thụ. Công ty đã đáp ứng được nhu cầu trong và ngoài nước, mang lại cho ngân sách quốc gia một lượng ngoại tệ không nhỏ nhờ xuất khấu các mặt hàng sản xuất. Hiện nay công ty sản xuất và kinh doanh các mặt hàng chủ yếu sau: Quần áo bò Quần áo sơ mi bò mài áo sơ mi cao cấp áo khoác các loại Quần áo trẻ em - Thị trường tiêu thụ sản phẩm: Sản phẩm của công ty được thiết kế đẹp, hợp kiểu dáng và thị hiếu người tiêu dùng nên thị trường tiêu thụ của nó rất rộng. Có thể chia ra làm hai khu vực sau: + Thị trường nội địa: Những sản phẩm tiêu thụ chủ yếu là quần âu, áo sơ mi cao cấp, quần áo bò, quần áo trẻ em, áo Jackét…với kiểu dáng và kích thước phù hợp nên được người tiêu dùng ưa chuộng. Công ty cũng chú trọng đặt đại lý ở các nơi trên toàn quốc nhưng chủ yếu là các khu vực thành thị, đông dân cư vì đa số hàng của công ty đều ở mức trung bình và cao cấp. + Thị trường xuất khẩu: sản phẩm xuất khẩu của công ty chiếm một tỷ trọng khá cao khoảng 40% tổng giá trị sản xuất. 2.Tổ chức bộ máy công ty cổ phần Hà Bắc : Công ty cổ phần Hà Bắc đi theo loại hình tổ chức kinh doanh, mua bán hàng hoá với các đối tác trong nước và nước ngoài. Thực hiện việc nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch mua hàng, bán hàng, xuất hàng, ký kết hợp đồng thương mại, trực tiếp quản lý các mặt hàng thiết yếu của doanh nghiệp, hướng dẫn, kiểm tra và quản lý kho đồng thời cùng phòng tài vụ nghiên cứu, xúc tiến bán hàng, giải quyết tồn kho đặc biệt là trong lĩnh vực xuất khẩu văn phòng công ty cũng là trung tâm thương mại thực hiện mọi giao dịch của công ty. Phòng tài vụ:là phòng quản lý, chỉ đạo các nghiệp vụ về công tác tài chính kế toán, thống kê của công công ty, phân phối và điều hoà vay vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty, theo dõi việc thực hiện quy chế quản lý kinh tế-tài chính, quyết toán và phân tích kết qủ kinh doanh, xử lý các tồn đọng ttong sản xuất kinh doanh về mặt tài chính, lập kế hoạch và hướng dẫn thực hiện kế hạch thu, vhi tài chính của các đơn vị trực thuộc. Phòng tổ chức cán bộ: là nơi quản lý các mặt công tác tổ chức cán bộ như lưu chuyển nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp, quy định mức lương hợp lý cho mỗi người, quyết định lựa chọn, sa thải, đào tạo lại lao động, xây dựng chế độ đãi ngộ cho nhân viên. 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty: 3.1.Tổ chức bộ máy kế toán: có thế nói bộ máy tổ chức kế toán công ty có nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cuối kỳ có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ công táckts giúp cho ban giám đốc có căn cứ tin cậy để phân tích, đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong tổ chức bộ máy kế toán công ty gồm năm thành viên: - Kế toán trưởng: là người phụ trách việc vào sổ cái và lập báo cáo quyết toán, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phát hiện kịp thời những bấy hợp lý trong kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc về mặt quản lý tài chính, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán trưởng chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của nhà nước và của công ty. Phó phòng kế toán: là người thực hiện kế toán tổng hợp, theo dõi kiểm tra, xét duyệt các kết quả kinh doanh của công ty, theo dõi chi tiết công nợ, theo dõi hoạt động của chi nhánh. Thủ quỹ: làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý thu chi, lập báo cáo quỹ thực hiện đầy đủ quy định và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việc cuả mình. Hai kế toán viên còn lại kế toán hạch toán thanh toán, kế toán tài sản cố định, chi phí, công cụ dụng cụ, lương, thuế, công nợ nội bộ, mua bán , thống kê. 3.2.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: Kế toán TSCĐ và chi phí công cụ lao động Kế toán các khoản tiền, vốn, thuế, công nợ nội bộ Kế toán mua bán và thống kê Kế toán theo dõi các chi nhánh Thủ quỹ Phó phòng kế toán Kế toán trưởng 3.3.Hình thức kế toán vận dụng: Đối với hình thức tổ chức bộ máy kế toán nêu trên công ty áp dụng hình thức sổ kinh tế kế toán theo hình thức nhật ký chung có thể cho rằng đây là hình thức kế toán được áp dụng rộng rãi, đơn giản lại dễ làm rất phù hợp với việc sử dụng công tác kế toán bằng máy tại công ty. 3.3.1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung: để quản lý tốt hạch toán nguyên vật liệu trong ký kế toán căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán, các chế độ thể lệ kiểm toán của nhà nướ, căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ nhân viên kế toán của mình đã thực hiện hình thức sổ kế toán nhật ký chung. Hình thức nàyđược áp dụng theo quy định QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của bộ tài chính theo hình thức này kế toán mở các sổ theo dõi sau: Sổ nhật ký chung: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, bên cạnh đó để phản ánh chi tiết các loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu kế toán tiến hành mở sổ : + Sổ chi tiết nguyên vật liệu + Báo cáo sổ phát sinh các tài khoản + Bảng kê phát sinh Cuối tháng hoặc cuối quý phải tổng hợp số liệu, khoá sổ, bản kê chi tiết. Căn cứ vào các sổ, bản kê kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết. Công ty áp dụng hệ thống kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ số 1177TC/CĐKT ngày 23/12/1996 với niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12. Nguyên tắc đánh giá vật tư, tài sản công ty theo phương pháp đích danh nghĩa là vật thị trườngư được xếp theo từng lô, khi nhập giá thực tế như thế nào thì xuất cũng theo giá đó. Công ty cũng sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên: mỗi khi vật tư, hàng hoá, thành phẩm đều phải lập chứng từ xuất tính giá vật tư, hàng hoá, thành phẩm đều phải lập chứng từ xuất tính giá vật tư xuất vào các tài khoản liên quan. Sau đó cuối kỳ tính giá thực tế hàng tồn kho. Giá thực tế hàng tồn kho = Nhập trong kỳ + Tồn đầu kỳ - Xuất trong kỳ -Công ty nốp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, công ty sử dụng tỷ giá thực tế dể hạch toán ngoại tệ. 3.3.2.Sơ đồ hình thức nhật ký chung: Quy trình tổ chức của hình thức này như sau: Sổ quỹ Bảng tổng hợp Các báo cáo kế toán tài chính Bảng cân đối tài khoản Sổ cái Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi hàng kỳ: Đối chiếu: II. Tình hình thực tế tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Hà Bắc: Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu ở công ty: Đặc điểm : Công ty cổ phần Hà Bắc sản xuất hàng may mặc nguồn nguyên vật liệu của công ty chủ yếu nhập kho theo từng lô hàng, cây hàng. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty : vật liệu của công ty bao gồm nhiều loại có nội dung khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán tổng hợp cũng hạch toán chi tiết tới từng loaị, từng thứ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất nên kế toán cần phải phân loại. Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa trên nội dungkt và vai trò của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu cụ thể là: + Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu của công ty và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm như vải, mex… + Nguyên vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động nó không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng nó có tác dụng làm tăng chất lượng như chỉ, cúc, khoá… + Nhiên liệu: bao gồm dầu phu, xăng, dầu diezel… dùng để cung cấp cho đội xe cơ giới vận chuyển hay chở cán bộ lãnh đạo của công ty hay các phòng ban đi liên hệ công tác. + Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị như là vòng bi, mô tơ… Để phục vụ cho nhu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu công ty đã phân loại một cách khoa học và được thể hiện trên sổ chi tiết nguyên vật liệu. 2.Tổ chức chứng từ và tài khoản sử dụng của công ty 2.1.Tổ chức chứng từ: 2.1.1.Khi nhập kho vật liệu: Đối với hầu hết các loại nguyên vật liệu thì thường là do công ty tự thu mua. Giá vật liệu = Giá mua trên hoá đơn + Chi phí vật chuyển, bốc dỡ - Thuế nhập khẩu( nếu có) Khi thu mua nguyên vật liệu nhập kho thủ tục chứng từ được tiến hành như sau: Khi vật liệu về đến kho trên cơ sở hoá đơn, và “ bản kê nhận hàng”( biểu 1) có xác nhận của hai bên. Trong trường hợp nếu phát hiện thừa, thiếu, không đúng phẩm chất ghi trên chứng từ thống kê thủ kho sẽ báo cáo cho phòng kế hoạch đồng thời cùng người giao hàng lập biên bản kiểm kê để làm căn cứ giải quyết với bên cung cấp thủ kho không được tự ý nhập vật liệu nếu chưa có ý kiến của phòng kế hoạch. Phòng kế hoạch căn cứ vào “bản kê nhận hàng” có xác nhận của hai bên và căn cứ vào “ hoá đơn GTGT” để làm thủ tục nhập vạt liệu “ phiếu nhập kho” (biểu 2), phiếu phập kho được lập thành ba liên: + Liên 1: lưu ở phòng kế hoạch + Liên 2: đưa cho kế toán ghi sổ + Liên 3: cán bộ cung tiêu( người đi mua vật tư) kèm theo hoá đơn thanh toán. biểu 1: bản kê nhận hàng Đơn vị bán: cửa hàng 10 Hoàng Hoa Thám Ngày…tháng….năm…… STT Tên hàng Số lượngHĐ (m) Số lượng thực tế (m) 1 2 3 4 5 Vải ngoài Vải lót thân phin Xốp Vải phối 210T Lót 190T 1200 120 200 210 200 1200 120 200 210 200 Bên giao hàng (ký và ghi rõ họ tên) Bên nhận hàng (ký và ghi rõ họ tên) biểu 2: Đơn vị: công ty CPHB Địa chỉ: 27 khu ga Văn Điển Số: 40 Nợ: 152 Có: 331 Mẫu số: 01-VTQĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính Phiếu nhập kho Ngày 14 tháng 9 năm 2000 Họ tên người giao hàng: cửa hàng 10 Hoàng Hoa Thám Theo hoá đơn số : 034009 ngày 3/9/2000 Nhập tại kho : công ty STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 5 Vải ngoài Vải lót thân phin Xốp Vải phối 210T Lót 190T UF340 UF 340 2003 2003 BM2002 m m m m m 1200 120 200 210 200 1200 120 200 210 200 30.000 10.000 5.000 15.000 12.000 36.000.000 1.200.000 1.000.000 3.150.000 2.400.000 Cộng 43.750.000 Nhập ngày 11 tháng 9 năm 2000 Phụ trách cung tiêu (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) 2.1.2.Khi xuất vật liệu: Công ty cổ phần Hà Bắc là một công ty sản xuất may mặc nên nguyên vật liệu chủ yếu sử dụng cho mục đích cắt may. Giá vật liệu xuất kho được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước. Việc xuất kho vật liệu được tiến hành như sau: Căn cứ vào nhu cầu sản xuất của công ty, phòng kế hoạch sẽ viết phiếu xuất kho( biểu 03) cho phân xưởng yêu cầu. Vật liệu được định sẵn cho từng lô sản phẩm nên công ty không sử dụng phiếu xuất kho thông thường. Nếu vật liệu lĩnh ngoài kế hoạch thì phải được giám đốc ký duyệt. Phiếu xuất kho vật liệu được lập thành 3 liên: Liên 1: lưu ở phòng kế hoạch Liên 2: chuyển cho kế toán ghi sổ Liên 3: giao cho người nhận vật liệu Biểu 3: Đơn vị: công ty CPHB Địa chỉ: 27 khu ga Văn Điển Số: 31 Nợ: 621 Có: 152 Mẫu số: 02-VTQĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của bộ tài chính Phiếu xuất kho Ngày 15 tháng 9 năm 2000 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Huệ…..Địa chỉ: PXSX Lý do xuất kho : sản xuất sản phẩm Xuất tại kho : công ty STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư ( sp, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 Vải ngoài Vải lót thân phin Xốp Vải phối 210T UF340 UF340 2003 2003 m m m m 1.000 100 100 50 1000 100 100 50 30.000 10.000 5.000 15.000 30.000.000 1.000.000 500.000 750.000 Cộng 32.250.000 Xuất ngày 15 tháng 9 năm 2000 Phụ trách bộ phận sử dụng (ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Người nhận hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) 2.2.Tài khoản sử dụng chủ yếu tại công ty cổ phần Hà Bắc: Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu kế toán thường sử dụng tỷ giá thực tế để tính giá thực tế cho nguyên vật liệu nhập kho. Ngoài ra trong công tác hạch toán biến động nguyên vật liệu kế toán công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán cho nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho hay tồn kho cuối kỳ. Theo đúng quy định của hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ công ty áp dụng hệ số tài khoản theo đúng quy định ban hành. Để phản ánh nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho công ty sử dụng tài khoản 152-NVL tài khoản này trong công tác hạch toán nguyên vật liệu của công ty nhằm phản ánh các nguyên vật liệu nhập kho công ty, xuất kho cho sản xuất, thu hồi phế liệu trong quá trình thu mua, sản xuất cho từng đối tượng, từng loại nguyên vật liệu cụ thể. Công ty tiến hành chi tiết tài khoản 152 thành 2 tài khoản cấp 2 là TK1521-NVL chính đó là các nguyên vật liệu chủ yếu để may mặc, TK1521-NVL phụ đó là các loại NVL tham gia gián tiếp vào quy trình tạo ra sản phẩm. Cấu trúc: nội dung của TK152 cũng được phản ánh theo đúng kết cấu, nội dung quy định Bên nợ: giá trị nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Bên có: giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ Dư nợ: giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Ngoài ra trong quá trình tiến hành nhập kho nguyên vật liệu công ty cũng sử dụng tài khoản có số hiệu 1331 để phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ và sử dụng, phản ánh tài khoản này một cách rõ ràng là quyền lợi, trách nhiệm trong công tác hạch toán thuế đầu vào. Cuối kỳ tiến hành hạch toán thuế đầu vào. Cuối kỳ nhằm tiến hành khấu trừ thuế đầu vào cho công ty. Tất cả trường hợp mua nguyên vật liệu, nhập kho nguyên vật liệu đều phản ánh trên hoá đơn chứng từ đầy đủ bao gồm hoá đơn GTGT và khi doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế thì giá trị thực tế vật liệu không bao gồm thuế GTGT. Khi doanh nghiệp tiến hành mua hàng hoá, nguyên vật liệu nhập khẩu dùng cho sản xuất kinh doanh thuộc diện chịu thuế GTGT. Số thuế GTGT của hàng hoá nhập khẩu cũng sẽ được khấu trừ. Tài khoản phản ánh số thuế GTGT phải nộp của hàng hoá là tài khoản có số hiệu 3331. Tài khoản này của công ty được sử dụng trong công tác phản ánh thuế GTGT và công ty phải thực hiện tiến hành đầyđủ theo nguyên tắc và nghĩa vụ của một doanh nghiệp. Công ty tiến hành thu mua nguyên vật liệu thì sử dụng tài khoản phản ánh các khoản thanh toán với người cung cấp. Tài khoản này được công ty chi tiết tới từng đối tượng cung ứng nguyên vật liệu cho công ty. Tài khoản này có số hiệu tài khoản là 331- “ phải trả cho người bán”, có nội dung kết cấu theo đúng nguyên tắc. Bên nợ: phản ánh nghiệp vụ đã thanh toán cho người cung cấp hoặc được hưởng chiết khấu, thanh toán, giảm giá… Bên có: phản ánh số tiền mà doanh nghiệp nợ người cung cấp về giá trị vật tư, hàng hoá chưa thanh toán. Dư: tài khoản này có thể có số dư tài khoản ở bên nợ hay bên có. Ngoài ra trong công tác hạch toán tình hình thu mua nguyên vật liệu kế toán công ty cũng sử dụng một số tài khoản khác trong các nghiệp vụ biến động nguyên vật liệu như TK tiền mặt có số hiệu là 111 “ tiền mặt” ; tài khoản có số hiệu 112- “tiền gửi ngân hàng” ; tài khoản có số hiệu 141 “ tài khoản tiền tạm ứng”;… nhằm phản ánh các nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu. Công ty tuỳ theo từng nội dung kinh tế phát sinh mà kế toán công ty có thể sử dụng các tài khoản theo quy định sao cho phù hợp nhất. Trong quá trình sản xuất sản phẩm nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp tạo nên sản phẩm công ty sử dụng tài khoản có số hiệu 621-“chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” nhằm phản ánh số nguyên vật liệu xuất dùng mà được sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tài khoản này kế toán công ty cho mở chi tiết theo từng đối tượng hạch toán. Tài khoản 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp kết hợp với bảng kê phatsinh của tài khoản 5121,1522 phản ánh tình hình xuất dùng nguyên vật liệu.Tài khoản 621 có phát sinh bên nợ là giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản phẩm; phát sinh bên có: phản ánh trị giá nguyên vật liệu không sử dụng hết nhập lại kho và kết chuyển nguyên vật liệu trực tiếp vào tài khoản 154- “ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Tài khoản 621 cuối kỳ không có số dư. Ngoài ra trong các nghiệp vụ hạch toán tập hợp chi phí quản lý, phục vụ sản xuất ở phân xưởng bộ phận sản xuất kinh doanh và phân bổ chi phí này vào các đối tượng hạch toán chi phí hoặc các đối tượng tính giá thành kế toán công ty thường sử dụng tài khoản 627 để hạch toán chung bao gồm cả chi phí nguyên vật liệu nằm trong đó. Nói chung, trong công tác hạch toán nguyên vật liệu kế toán công ty sử dụng số hiệu tài khoản theo đúng quy định của bộ tài chính, các số hiệu tài khoản này tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế phát sinh mà kế toán ghi sổ sao cho phù hợp. 2.3.Kế toán chi tiết quá trình nhập-xuất vật liệu của công ty cổ phần Hà Bắc: Tại công ty cổ phần Hà Bắc việc thanh toán chi tiết được tiến hành theo phương pháp “báo sổ” có nghĩa là mọi công việc kế toán đều được tiến hành trên phòng kế toán của công ty. Tại phòng kế toán khi nhận được “phiếu nhập kho”, “phiếu xuất kho” do phòng kế hoạch chuyển lên kế toán vật tư sẽ mở sổ chi tiết nguyên vật liệu cho từng loại vật liệu sổ chi tiết này theo dõi cả về mặt giá trị và hiện vật. Có thể khái quát sổ chi tiết vật liệu của công ty năm 2000 như sau(biểu 04) Trong nền kinh tế thị trường việc mua bán hàng hoá được diễn ra nhanh gọn trên cơ sở thuận mua vừa bán. Vật liệu của công ty thông thường được mua chịu. Khi giao hàng bên cung cấp đồng thời lập hoá đơn do vậy khong có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng về và hoá đơn cùng về để theo dõi quan hệ thanh toán với người bán. Trong tháng dựa vào các phiếu nhập kho và các chứng từ thanh toán như: giấy báo nợ của ngân hàng( biểu số 05), phiếu chi( biểu 06) kế toán lập sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ này được mở cả năm cho người bán hay đơn vị bán. Mỗi người cung cấp được mở một hoặc một vài trang sổ tuỳ theo mức độ nhiều hay ít. Việc theo dõi ghi chép trên sổ chi tiết thanh toán(TK 331) được thực hiện theo dõi cho từng hoá đơn từ khi phát sinh đến khi thanh toán xong( biểu 07). Cơ sở số liệu và phương pháp ghi sổ. Số dư đầu kỳ: căn cứ vào số dư cuối kỳ trên sổ này năm trước để ghi số dư nợ hoặc có. Cột tài khoản đối ứng: được ghi các tài khoản có liên quan đến TK331. Cột số phát sinh + Bên nợ: căn cứ vào các chứng từ thanh toán( phiếu chi tiền mặt, giấy UNC tiền vay, tiền gửi ngân hàng…) kế toán ghi sổ chi tiết TK331( số hiệu, ngày tháng của chứng từ) số tiền thanh toán được ghi vào cột phát sinh nợ của từng chứng từ. + Bên có: căn cứ vào các hoá đơn ghi sổ chi tiết các nội dung: số hoá đơn, ngày tháng trên hoá đơn và ghi giá trị vật liệu nhập và phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và cột phát sinh có theo chứng từ. Cuối mỗi quý kế toán căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người bán tổng hợp số liệu để lên bảng tổng hợp TK331( biểu 0) Bảng này dùng để theo dõi tất cả các nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải trả của công ty vì vậy không chỉ theo dõi công nợ của các nhà cung cấp mà còn theo dõi cả các khoản phải thanh toán do bên B phụ của công ty. Số liệu trên dòng tổng cộng của bảng này được dùng để đối chiếu với sổ cái TK331. + Với trường hợp thanh toán tiền mua nguyên vật liệu dựa vào hoá đơn GTGT và các chứng từ thanh toán như phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng. Doanh nghiệp tiến hành mở sổ nhật ký chi tiền( biểu 9). Việc theo dõi ghi chép trên sổ được thực hiện theo dõi cho từng hoá đơn tiến hành chi trả tiền mua vật liệu. Cơ sở số liệu và phương pháp ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ thanh toán( phiếu chi, giấy UNC tiền vay, tiền gửi ngân hàng…) kế toán ghi sổ nhật ký chi tiền( số hiệu, ngày tháng) Cột ghi có TK111 căn cứ vào số tiền thực tế chi thanh toán tiền hàng trên các phiếu… chi và giấy báo nợ của ngân hàng Cột ghi nợ các tài khoản: phản ánh số tiền phát sinh của từng loại như phiếu chi tiền mặt( TK111), tiền GNH(TK112) Biểu 04: Sổ chi tiết vật liệu năm 2000 Biểu 05: Ngân hàng TMCP quốc tế Việt Nam 5-Lê Thánh Tông- HN Mã số thuế 01002334881 Giấy báo nợ Số: T-HU00023 Ngày 24/9/2000 Tài khoản 432170379155 Mã VAT 09001892338 Nội dung: Số tiền: 25.000.000 Trả tiền cho Cửa hàng Số 10 Hoàng Hoa Thám Dư đầu: 256.000.000 Dư cuối: Số tiền bằng chữ: hai mươi nhăm triệu đồng chẵn. Lập phiếu Ký và ghi rõ họ tên Kiểm soát Ký và ghi rõ họ tên Biểu 06: Đơn vị: công ty CPHB Địa chỉ: 27 khu ga Văn Điển Quyển số 01 Số: 20 Nợ: 331 Có: 111 Mẫu số: 02-TTQĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu chi Ngày 30 tháng 9 năm 2000 Họ tên người nhận: Mai Địa chỉ: cửa hàng số 10 Hoàng Hoa Thám Lý do chi: thanh toán nốt tiền hàng. Số tiền: 23.125.000( viết bằng chữ) Hai mươi ba triệu một trăm hai mươi năm đồng chẵn. Kèm theo chứng từ gốc ………………. Đã nhận đủ số tiền: hai mươi ba triệu một trăm hai mươi năm đồng chẵn. Ngày 30 tháng 9 năm 2000 Thủ trưởng đơn vị (ký, tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Người lập phiếu (ký, họ tên) Thủ quỹ (ký, họ tên) Người nhận tiền (ký, họ tên) 3.Kế toán tổng hợp nhập- xuất vật liệu tại công ty 3.1. Kế toán tổng hợp qúa trình nhập vật liệu: Với các loại nguyên vật liệu tự mua ngoài thì cán bộ cung tiêu tự đi mua với sự đồng ý của giám đốc. Sau khi mua nhập kho vật liệu có đầy đủ hoá đơn chứng từ hợp lệ gửi lên phòng kế toán, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký về thời hạn dư nợ và phương thức thanh toán kế toán sẽ chuyển trả theo hoá đơn. Đối với vật liệu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng mà phòng kế hoạch và đơn vị chuyển đến, kế toán lập phiếu định khoản kế toán nhận vật liệu( biểu số 10,11) Nợ TK152: phần vật liệu nhập Nợ TK133: thuế GTGT được khấu trừ Có TK111, 112, 331…: tổng số tiền thanh toán Khi mua vật liệu bên bán thường viết hoá đơn về hàng chưa về và ngược lại vì vậy kế toán chỉ theo dõi một trường hợp duy nhất. Nếu như nguyên vật liệu mua chịu khi thanh toán tiền hàng kế toán ghi: Nợ TK331: tổng số tiền phải trả Có TK111,112, 311…: tổng số tiền thanh toán - Khi mua chịu nguyên vật liệu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK152: 43.750.000 Nợ TK133: 4.375.000 Nợ TK331: 48.125.000 Khi thanh toán tiền mua hàng kế toán ghi Nợ TK331: 48.125.000 Nợ TK111,112: 48.125.000 Từ phiếu định khoản kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký mua hàng( biểu 12) Cơ sở và phương pháp ghi sổ + Căn cứ vào các chứng từ thanh toán(phiếu chi, phiếu nhập kho…) kế toán ghi sổ nhật ký mua hàng(số hiệu, ngày tháng) + Cột diễn giải: kế toán căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ + Cột phải trả người bán( ghi có TK331): số tiền nguyên vật liệu phải trả. + Cột tài khoản ghi nợ(Tk152…): trị giá nguyên vật liệu mua vào. Cũng dựa trên phiếu định khoản kế toán, kế toán tiến hành lập bảng kê khai hàng hoá, dịch vụ mua vào nhằm tính thuế GTGT(biểu13). Biểu 13: bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào (Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng) Tháng 09 năm 2000 (TK1331) Tên cơ sở: công ty cổ phần Hà Bắc Địa chỉ : 27 khu ga thị trấn Văn Điển Mã số thuế: 09001892338 Đơn vị tính: VNĐ Chứng từ mua hàng hoá dịch vụ Tên đơn vị Thuế GTGT đầu vào Ghi chú Số Ngày 037203 006978 008189 . . . . 034009 000060 31/8/00 03/9/00 03/9/00 15/9/00 18/9/00 Cửa hàng 2 Mai Động CtyTNHH Mai Linh Cửa hàng 10 Cát Linh Cửa hàng 10 Lãn Ông Công ty may Tiến Đạt 200.000 3.500.000 2.800.000 5.200.000 7.500.000 10% 10%10% 10%10% Hà Nội, ngày 5 tháng 10 năm 2000 Người lập (ký và đóng dấu) Kế toán trưởng (ký và đóng dấu) 3.2. Kế toán tổng hợp quá trình xuất vật liệu: Vật liệu của công ty được xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Khi xuất vật liệu kế toán theo dõi chi tiết TK621 “chi phí NVL trực tiếp” cho từng loại sản phẩm. Nếu xuất vật liệu cho bộ phận sản xuất mà không phân bổ được thì tập hợp vào TK627 “ chi phí sản xuất chung” nếu xuất kho cho bộ phận quản lý doanh nghiệp thì được hạch toán vào TK642 “ chi phí quản lý doanh nghiệp” khi xuất dùng nguyên vật liệu kế toán ghi: Nợ TK621: chi tiết cho từng loại sản phẩm Nợ TK627: chi phí chung Nợ TK642: chi phí nguyên vật liệu cho văn phòng công ty Có TK 152: tổng số nguyên vật liệu xuất dùng Căn cứ vào phiếu xuất- nhập do phòng kế hoạch chuyển tới song song với việc ghi sổ chi tiết vật liệu và sổ chi tiết thanh toán với người bán, các chứng từ này được lập “ phiếu định khoản xuất vật liệu”(biểu 14): phiếu này chính là bảng kê chứng từ gốc được lập cho tất cả các loại vật liệu xuất dùng trong thángđể theo dõi chi tiết bên có của TK152. Từ “ phiếu định khoản xuất vật liệu” kế toán tiến hành ghi vào sổ “ chi phí sản xuất kinh doanh”(biểu 15) Cơ sở chứng từ và phương pháp ghi sổ: + Căn cứ vào các chứng từ phiếu xuất- nhập nguyên vật liệu kế toán ghi sổ chi phí sản xuất kinh doanh( số hiệu, ngày tháng) + Cột “diễn giải”: nội dung các nghiệp vụ phát sinh + Cột “TK đối ứng” là TK152 + Cột “tổng số” tổng số nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh. + Cột ghi nợ tài khoản (621, 627, 642) được chi tiết cho từng đối tượng. 4. Tổ chức ghi sổ kế toán tổng hợp: Cuối mỗi tháng sau khi lên sổ chi tiết nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền kế toán vào sổ nhật ký chung(biểu 16) và sau đó vào sổ cái. ở sổ cái mỗi tài khoản được mở riêng cho một trang sổ: (xem biểu 17, 18,19,20) 5. Kiểm kê vật liệu tồn kho: ở công ty cổ phần Hà Bắc công tác kiểm kê được tiến hành 6 tháng một lần. Các nhân viên kế toán của công ty cùng với các nhân viên ở phòng kế hoạch xuống các kho kiểm kê vật liệu và ghi kết quả vào biên bản kiểm kê. Nếu trong thời điểm kiểm kê, vật liệu đã viết phiếu xuất kho trên phòng kế hoạch nhưng chưa dùng hết mà phân xưởng còn đang sản xuất thì ban kiểm kê chỉ xác định số vật liệu chưa dùng hết có ứng với khối lượng công việc còn để laị để theo dõi việc sử dụng vật liệu cho sản phẩm đó có đúng so với hạn mức hay không. Nếu phát hiện thừa thì ban kiểm kê có thể viết phiếu nhập kho vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê. Nợ TK152 số vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Có TK1381 Biểu 16: sổ nhật ký chung Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải đã ghi sổ cái TK dư Số tiền Sh Ngày tháng Nợ Có 3/10/00 3/10/00 3/10/00 . . . 3/10/00 3/10/00 . . . 037203 006978 40 034009 THU0023 PC20 31/8/00 03/9/00 9/9/00 15/9/00 24/9/00 30/9/00 Mua khuy, khoá của cửa hàng số 2 Mai Động Mua vải bò, ngoài của công ty TNHH Mai Linh Xuất vải sơ mi để sản xuất sản phẩm Mua lót vải sơ mi của công ty may Tiến Đạt Trả một phần tiền cho cửa hàng 10-ĐBP Trả nốt tiền cho cửa hàng 10-ĐBP 152 133 331 152 133 331 621 152 152 133 331 331 112 331 111 2.000.0000 2.00.0000 35.000.0000 3.500.0000 5.000.0000 75.000.0000 7.500.0000 25.000.0000 23.125.0000 2.200.000 38.500.000 50.000.000 82.500.000 25.000.000 23.125.000 Cộng 201.700.0000 2.017.000.000 (các số liệu lấy ở biểu 8,14) Ngày 3 tháng 1 năm 2000 Người ghi sổ (ký) Phụ trách kế toán (ký) Thủ trưởng đơn vị (ký) Biểu 17: sổ cái Tên tài khoản: nguyên vật liệu Số hiệu: 152 Số ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang nhật ký chung TK ĐT Số tiền Số Ngày Nợ có 3/10 3/10 3/10 037203 006978 40 41 31/8/00 03/9/00 03/9/00 Số dư đầu kỳ Mua khuy, khóa Mua vải bò để sản xuất Xuất khuy để sản xuất 331 331 621 621 542.365.000 2.000.000 35.000.000 52.000.000 500.000 Cộng phát sinh 860.000.000 286.000.000 Dư cuối kỳ 1.116.365.000 Biểu 18: sổ cái Tên tài khoản: phải trả người bán số hiệu: 331 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang nhật ký chung TK ĐT Số tiền Số Ngày Nợ có 3/10 3/10 037203 THU000023 31/8/00 24/9 Số dư đầu kỳ Mua khuy, khóa của cửa hàng số 2 Mai Động Mua vải phối lót của cửa hàng 10-ĐBP Trả tiền cửa hàng số 10-ĐBP . . . 152 133 152 133 112 25.000.000 667.000.000 2.000.000 200.000 43.750.000 4.357.000 Cộng phát sinh 785.000.000 946.000.000 Dư cuối kỳ 528.000.000 Biểu 19: sổ cái Tên TK: Thuế GTGT được khấu trừ Số hiệu: 133 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang nhật ký chung TK ĐT Số tiền Số Ngày Nợ có 3/10 3/10 . . . 3/10 037203 006978 000060 31/8/00 03/9/00 16/9/00 Số dư đầu kỳ 9/2000 Mua khuy, khoá cửa hàng số 2 Mai Động Công ty TNHH Mai Linh . . Công ty May Tiến Đạt 331 331 331 157.000.000 200.000 3.500.000 7.500.000 Cộng phát sinh 86.000.000 Số dư cuối kỳ 243.000.000 Biểu 20: sổ cái Tên TK: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp số hiệu: 621 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang nhật ký chung TK ĐT Số tiền Số Ngày Nợ có 3/10 3/10 . . . 3/10 40 41 50 03/9/00 03/9/00 16/9/00 Xuất vải bò để sxsp Xuất khuy để sxsp Xuất khuy để sxsp 152 152 152 52.000.000 500.000 5.00.000 Cộng phát sinh 286.000.000 Kết chuyển vào chi phí sxkd dở dang 154 286.000.000 Dư cuối kỳ Biểu 21: biên bản kiểm kê sản phẩm hàng hoá thời điểm kiểm kê 0h ngày 01/01/2000 Thành phần kiểm kê gồm có: 1. Ông: Nguyễn Xuân Cường - Phòng kế hoạch(trưởng ban) 2. Bà : Lương Thị Quyến - Phòng tài chính kế toán(uỷ viên) 3. Ông: Nguyễn Đức Thành - Đội trưởng(uỷ viên) 4. Bà: Nguyễn Thị Hiền - Thủ kho(uỷ viên) Đã tiến hành kiểm kê lượng vật liệu tồn kho tại công ty. Cụ thể được biểu diễn như sau: Tên vật liệu Đơn vị tính Sl tồn kho theo sổ sách Sl tồn kho thực tế Đơn giá Tổng tiền Tốt Kém pc Vải bò Vải sơ mi Khoá m m cái 500 1000 500 500 1000 500 35.000 30.000 1000 17.500.000 30.000.000 500.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2000 Thành phần kiểm kê Thủ kho (ký) Đội trưởng (ký) Thông kế toán (ký) Phòng kế hoạch (ký) Phần III một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Hà Bắc I. Nhận xét chung: 1. Nhận xét chung về bộ máy quản lý của công ty: Điều dễ dàng nhận thấy ở công ty là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý các phòng ban chức năng gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động của công ty, phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh. Các phòng ban chức năng được quy định những nhiệm vụ rõ ràng, phục vụ kịp thời và đáp ứng được những yêu cầu của quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu qủa sản xuất của công ty. 2. Nhận xét chung về bộ máy kế toán: Cùng với sự lớn mạnh của công ty, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức phù hợp với yêu cầu của công việc, khả năng trình độ chuyên môn của từng kế toán phù hợp với đặc điểm, tính chất, quy mô sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn. Với sự phân cấp quản lý tài chính ở công ty nhằm đáp ứng về nhu cầu thông tin cho lãnh đạo. Với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung như hiện nay đảm bảo thống nhất, tập trung đối với công tác kế toán trong công ty, đảm bảo cho kế toán giầu kinh nghiệm, trình độ kế toán của từng người vững vàng đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán kế toán theo đúng chế độ chính sách của nhà nước. Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán cũng như thay đổi sổ sách chứng từ theo chế độ kế toán được tiến hành kịp thời và thích ứng rất nhanh. 3. Nhận xét cụ thể về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu ở công ty: 3.1. Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo các yêu cầu chân thực, thống nhất với các nguyên tắc cơ bản là vật liệu phải được đánh giá theo giá trị thực tế. Do tình hình thực tế nguyên vật liệu của công ty thường được sử dụng với khối lượng vừa và nhỏ. Việc dự trữ nguyên vật liệu thường ở tại kho công ty. Do vậy việc tính giá vật liệu xuất kho theo “giá nhập trước xuất trước” trở nên đơn giản và hợp lý. 3.2. Quản lý vật liệu: Về khâu thu mua: về điều kiện trong nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi trong việc cung ứng vật liệu nên công ty tự mình ký kết hợp đồng mua bán. Điều này tạo điều kiện cho việc thu mua vật liệu được nhanh chóng, đầy đủ về số lượng chủng loại và chất lượng. Bên cạnh đó còn tìm ra những nguồn vật liệu có giá mua thấp hơn, địa điểm thu mua thuận tiện từ đó giảm được chi phí vật liệu góp phần giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Về khâu dự trữ, bảo quản: công ty luôn dự trữ vật liệu ở mức hợp lý đủ đảm bảo cho sản xuất kinh doanh, không gây ra ứ đọng vốn. Hệ thống kho bãi tại công ty tạo điều kiện cho việc sử dụng vật liệu. Về khâu sử dụng: mọi nhu cầu sử dụng vật liệu đều được đưa qua phòng kế hoạch xem xét tính hợp lệ của các nhu cầu đó nhằm sử dụng tiết kiệm và quản lý tốt vật liệu. Việc luân chuyển chứng từ: công ty thực hiện đầy đủ thủ tục nhập xuất kho vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu: công ty đã đưa vào vai trò công dụng của vật liệu để đưa ra nguyên vật liệu chính , nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế…Việc phân loại nguyên vật liệu của công ty dựa trên cơ sở như vậy là hợp lý và tương đối chính xác. Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán của công ty nói chung cũng như công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng còn có những hạn chế nhất định cần được củng cố và hoàn thiện. II. Kiến nghị đề xuất: Qua qúa trình tìm hiểu thực tế về công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng, với những kiến thức đã tiếp thu được ở trường về kế toán doanh nghiệp sản xuất em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Hà Bắc như sau: 1. Kiến nghị thứ nhất: về việc phân loại và lập sổ danh điểm vật liệu: Sổ danh điểm vật liệu là bảng kê, ký hiệu mã số vật liệu của công ty dựa trên tiêu thức nhất định và theo một trật tự thống nhất để phân biệt giữa nguyên vật liệu này với nguyên vật liệu khác thống nhất trong toàn công ty. Sử dụng sổ danh điểm vật liệu sẽ tạo điều kiện cho việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu ở công ty được thống nhất, dễ dàng thuận tiện khi cần tìm về một thông tin về một thứ hay một nhóm nào đó. Đó cũng là cơ sở để tạo lập một bộ mã vật liệu thống nhất cho việc quản lý và kế toán vật liệu bằng máy tính. Để lập sổ danh điểm vật liệu phải xây dựng được bộ mã hoá vật liệu chính xác, đầy đủ và không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung mã vật liệu mới một cách thuận tiện và hợp lý: 1521: nguyên vật liệu chính 1522: nguyên vật liệu phụ 1523: nhiên liệu 1524: phụ tùng thay thế …. Việc mã hoá sẽ căn cứ vào số liệu tài khoản này và đánh số lần lượt theo từng thứ vật liệu trong nhóm. Sổ danh điểm vật liệu sử dụng thống nhất trên phạm vi doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý nguyên vật liệu tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán. Căn cứ vào các loại vật liệu ở công ty có thể lập sổ danh điểm vật liệu như sau: Biểu 22: sổ danh điểm vật liệu Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất nguyên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm VL Sổ danh điểm vật liệu 1521 1521-01 1521-02 1521-01-01 1521-01-02 1521-01-03 1521-02-01 1521-02-02 … Nguyên vật liệu chính Vải các loại Vải bò Vải ngoài Vải sơ mi Mex Mex 101 Mex 102 … m m m m m m m m 1522 1522-01 1522-02 1522-01-01 1522-01-02 … … Nguyên vật liệu phụ Chỉ các loại Chỉ xanh Chỉ đỏ … khuy các loại … quận quận quận cái 1523 1523-01 1523-02 1523-01-01 1523-01-02 … Nhiên liệu Xăng Xăng Mogas 90 Xăng Mogas 92 Dầu … lít lít lít lít Kiến nghị thứ 2: Về phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hiện nay kế toán của công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu chỉ dừng lại ở sổ chi tiết nguyên vật liệu mà không lập bảng tổng hợp TK152 cuối tháng(quý) do vậy chỉ theo dõi được lượng xuất nguyên vật liệu thông qua bảng kê tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Đối với vật liệu nhập kho thì không theo dõi được một cách tổng hợp do chưa lập bảng tổng hợp nhập vật liệu, vì sau mỗi tháng, quý kế toán mới lập bảng tổng hợp tài khoản 331 còn theo dõi các khoản công nợ khác với các bên liên quan. Vì vậy không thể theo dõi vật liệu nhập trong tháng một cách khoa học. Để theo dõi một cách khoa học thiết nghĩ công ty nên lập bảng tổng hợp nhập vật liệu cho tất cả các loại vật liệu nhập kho trong tháng và nên mỗi tháng một lần. Biểu 23: bảng tổng hợp nhập vật liệu Tháng….năm… STT Tên, loại quy cách vật liệu Tên đơn vị cung cấp Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 … Tổng cộng -Sau mỗi kỳ kế toán nguyên vật liệu nên lập bảng “tổng hợp nhập-xuất- tồn” vật liệu để nắm vững được thông tin về lượng tồn kho của từng loại vật liệu để có thể cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo. Trên cơ sở sổ chi tiết vật liệu trong tháng và các bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn vật liệu. Bảng này dùng để theo dõi các loại vật liệu nhập, xuất, tồn trong tháng và được mở để theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị. Các giá trị trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn này có thể sử dụng để đối chiếu với TK152. Mẫu bảng nhập, xuất, tồn có thể lập như sau: (biểu 24) Biểu 24: Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho vật liệu Tháng… năm… Sổ danh điểm vật liệu Tên vật liệu Tên vật tư Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Cộng cuối kỳ 3. Công tác tính giá vốn nguyên vật liệu xuất kho: Công ty cổ phần Hà Bắc sử dụng phương pháp giá nhập trước xuất trước. Kế toán công ty có thể thay đổi sử dụng phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo giá hạch toán. Có thể nói giá hạch toán là giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và được sử dụng thống nhất trong cả kỳ hạch toán. Khi sử dụng giá hạch toán sang giá thực tế trên cơ sở các số liệu trên sổ chi tiết bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu. Giá hạch toán NVL mỗi lần trong kỳ = Số lượng xuất dùng trong lần đó * Giá hạch toán đơn vị Để theo dõi giá thực tế nguyên vật liệu kế toán có thể lập bảng giá thực tế nguyên vật liệu trong kỳ để tiến hành đối chiếu, điều chỉnh. Bảng này gọi là bảng kê tính giá thực tế nguyên vật liệu được lập nhằm theo dõi chi tiết tình hình xuất, nhập, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá ổn định và giá thực tế. Bảng kê 3: tính giá thực tế vật liệu (công cụ dụng cụ) Tháng…năm… Chỉ tiêu TK1521: NVL chính TK153: CCDC GHT GTT GHT GTT I.Số dư đầu tháng II.Nhập trong tháng TK331 TK112 TK111 III.Cộng dư đầu kỳ và nhập trong kỳ IV.Hệ số giá V.Xuất dùng trong tháng VI.Tồn kho cuối tháng Bảng kê này có thể lập căn cứ vào bảng tính giá thực tế vật liệu tháng trước, căn cứ vào số liệu đã ghi trong sổ kế toán về nhập nguyên vật liệu, ccđc, có liên quan đến nghiệp vụ mua hàng từ người cung cấp. Phần chi về tiền mặt, tiền gửi ngân hàng có liên quan đến việc mua hàng, thanh toán các khoản chi vận chuyển, bốc dỡ… từ nơi mua về tới công ty. Số liệu liên quan đến người tạm ứng khi xuất tiền tạm ứng để mua nguyên vật liệu hoặc thanh toán các khoản chi phí. Số liệu trên sổ kế toán về vật liệu tự chế hay thực khoản chi phí. Số liệu trên sổ kế toán về vật liệu tự chế hay thuê ngoài chế biến. Ngoài ra còn có thể căn cứ vào số liệu tổng hợp của bảng phân bổ vật liệu, ccđc để ghi vào chỉ tiêu xuất dùng trong tháng. Chỉ tiêu tồn kho cuối tháng là số hiệu xuất dùng trong tháng. Chỉ tiêu tồn kho cuối tháng là số hiệu giữa chỉ tiêu tổng số dư đầu kỳ+nhập trong kỳ- xuất dùng trong kỳ. Chỉ tiêu này sẽ được đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn cuối kỳ. Trở lại công thức tính giá trị hạch toán nguyên vật liệu xuất mỗi lần trong kỳ trong đó: giá hạch toán đơn vị thường được chọn là giá kế hoạch hoặc giá thực tế nguyên vật liệu đó tồn cuối kỳ. Đến cuối kỳ kế toán xác định giá thực tế nguyên vật liệu đó xuất mỗi lần trong kỳ và cả kỳ thông qua hệ số giá. Như vậy ta có: Giá thực tế của NVL được dùng trong kỳ = Giá hạch toán nvl đó xuất trong kỳ * Hệ số giá Hệ số giá = Giá thực tế nhập của nvl đó(tồn đk+nhập cả kỳ) Giá hạch toán của nvl đó(tồn đk+nhập cả kỳ) Đồng thời cuối kỳ kế toán xác định chênh lệch giá trị nguyên vật liệu xuất kho giữa thực tế và giá hạch toán, sau đó kế toán ghi sổ bổ sung bút toán điều chỉnh giá trị nguyên vật liệu theo số chênh lệch được xác định: Chênh lệch giá trị NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho * giá thực tế đơn vị NVL - Giá hạch toán đơn vị NVL Kế toán có thể ghi sổ theo các bút toán sau: .Nếu là chênh lệch tăng kế toán ghi bổ sung chênh lệch: Nợ TK621, 6272, 642 Có TK152 .Nếu là chênh lệch giảm kế toán ghi sổ thực hiện bút toán Nợ Tk152 Có TK621, 6272, 642… Phương pháp này giá hạch toán khắc phục được khó khăn trong công tác hạch toán tổng hợp vật liệu hàng ngày khi tính giá thực tế nguyên vật liệu. Hàng ngày, nguyên vật liệu có sự biến động nếu cứ tính giá thực tế sau mỗi lần nhập kho cho mỗi lần xuất thì kế toán gặp khó khăn rất nhiều. Do đó khi dùng giá hạch toán trong công tác tính giá nguyên vật liệu xuất dùng thì việc tính toán sẽ đơn giản và giảm được khối lượng công việc cho kế toán. Kết luận Kế toán hạch toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng dù ở bất kỳ doanh nghiệp nào hay chế độ kinh tế tài chính nào vẫn luôn là công cụ đắc lực không thể thiếu. Vấn đề đặt ra là việc sử dụng công cụ ấy sao cho phù hợp phát huy được tối đa hiệu quả và hiệu năng của nó. Công cụ kế toán luôn được cải tiến và trải qua các cung bậc thăng trầm của tài chính, của nền kinh tế sao cho ngày càng phù hợp nhất. Hạch toán nguyên vật liệu cũng là chi tiết không thể thiếu trong toàn bộ hệ thống ấy. Qua công tác hạch toán nguyên vật liệu cho ta thấy được tình hình quản lý và sử dụng tài nguyên, chi phí sản xuất cấu thành sản phẩm trong doanh nghiệp đã hợp lý hay chưa. Trong khoảng thời gian thực tập tại công ty cổ phần Hà Bắc cho thấy yếu tố nguyên vật liệu của công ty từ khâu đầu cho đến khâu xuất dùng, quản lý tồn kho là yếu tố quan trọng trong sự vận hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, sáng tạo nhưng vẫn bám chắc chế độ quy định mà nhà nước ban hành hợp lý, hợp lệ. Qua thời gian học tập lý thuyết và quá trình thực tập tại công ty em đã có những kiến thức hết sức bổ ích. Việc nghiên cứu thực tiễn đã giúp emcó thể vận dụng lý thuyết vào trong thực tế, nhìn nhận vấn đề một cách khoa học hơn. Với một số ý kiến đóng góp nhỏ bé của mình emhy vọng các ý kiến này sẽ được công ty nghiên cứu áp dụng trong công tác hạch toán nguyên vật liệu. Để hoàn thiện chuyên đề một cách tốt nhất emxin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của các anh chị, các bác những cán bộ công nhân viên đặc biệt là các chuyên viên kế toán của công công ty. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo hướng dẫn Nguyễn Thị Mai Chi đã giúp em hoàn thiện chuyên đề một cách tốt nhất. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của công ty cổ phần Hà Bắc và cô giáo. Mục lục Trang Lời nói đầu Phần I: một số vấn đề lý luận cơ bản trong công tác hạch toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất I.Những vấn đề chung trong công tác hạch toán nguyên vật liệu 1.Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu: 1.1.Khái niệm 1.2. Đặc điểm 2. Phân loại nguyên vật liệu 2.1. Nguyên vật liệu chính 2.2. Nguyên vật liệu phụ 2.3. Nhiên liệu 2.4. Phụ tùng 2.5. Nguyên vật liệu khác 3. Đánh giá nguyên vật liệu 3.1. Khái niệm đánh giá nguyên vật liệu 3.2. Tính giá nguyên vật liệu II. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.1. Khái niệm hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 2.2. Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu a. Phương pháp ghi thẻ song song b. Phương pháp sổ số dư c. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển III. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 1. Các phương pháp hạch toán nguyên vật liệu 1.1.Phương pháp kê khai thường xuyên 1.2.Phương pháp kiểm kê định kỳ 2.Bảng phân bổ nguyên vật liệu 3.Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Phần II: thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Hà Bắc I. Đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức công tác kế toán 1.Đặc điểm tổ chức quản lý 1.1. Quá trình hình thành và phát triển 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của công ty 2. Tổ chức bộ máy công ty cổ phần Hà Bắc 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán 3.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 3.3. Hình thức kế toán vận dụng Hình thức kế toán nhật ký chung Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung II. Tình hình thực tế tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Hà Bắc Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu ở công ty Tổ chức chứng từ và tài khoản sử dụng của công ty Tổ chức chứng từ và tài khoản sử dụng của công ty Khi nhập kho vật liệu Khi xuất kho vật liệu 2.2. Tài khoản sử dụng chủ yếu tại công ty cổ phần Hà Bắc. 2.3. Kế toán chi tiết nhập, xuất vật liệu tại công ty cổ phần Hà Bắc 3. Kế toán tổng hợp nhập-xuất vật liệu tại công ty 3.1.Kế toán tổng hợp quá trình nhập vật liệu 3.2. Kế toán tổng hợp quá trình xuất vật liệu 4. Tổ chức ghi sổ kế toán tổng hợp 5. Kiểm kê vật liệu tồn kho Phần III: một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Hà Bắc I. Nhận xét và đánh giá chung Nhận xét chung về bộ máy quản lý của công ty Nhận xét chung về bộ máy kế toán của công ty Nhận xét cụ thể về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty 3.1.Đánh giá nguyên vật liệu 3.2.Quản lý nguyên vật liệu II. Một số kiến nghị đề xuất Kiến nghị 1: việc phân loại và lập sổ danh điểm vật liệu Kiến nghị 2: phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Kiến nghị 3: công tác tính giá vốn nguyên vật liệu xuất kho Kết luận 1 3 3 3 3 3 4 4 4 5 5 5 5 5 6 9 9 10 10 11 13 14 14 14 19 22 23 24 24 24 24 25 26 26 26 27 28 28 29 29 29 30 30 30 32 34 36 43 43 46 47 47 52 52 52 52 52 52 53 54 54 55 57 60 Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Hà Nội, ngày…. tháng… năm 2003 Người nhận xét I.Những vấn đề chung trong công tác hạch toán nguyên vật liệu 1.Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu: 1.1.Khái niệm 1.2. Đặc điểm 2. Phân loại nguyên vật liệu 2.1. Nguyên vật liệu chính 2.2. Nguyên vật liệu phụ 2.3. Nhiên liệu 2.4. Phụ tùng 2.5. Nguyên vật liệu khác 3. Đánh giá nguyên vật liệu 3.1. Khái niệm đánh giá nguyên vật liệu 3.2. Tính giá nguyên vật liệu Tính giá thực tế nhập kho nguyên vật liệu Tính giá thực tế xuất kho nguyên vật liệu II. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.1. Khái niệm hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 2.2. Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu - Phương pháp ghi thẻ song song - Phương pháp sổ số dư - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển III. kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 1. Các phương pháp hạch toán nguyên vật liệu 1.1.Phương pháp kê khai thường xuyên 1.2.Phương pháp kiểm kê định kỳ 2.Bảng phân bổ nguyên vật liệu 3.Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Phần II: thực trạng tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Hà Bắc I. Đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức công tác kế toán 1.Đặc điểm tổ chức quản lý 1.1. Quá trình hình thành và phát triển 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động của công ty 2. Tổ chức bộ máy công ty cổ phần Hà Bắc 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán 3.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 3.3. Hình thức kế toán vận dụng Hình thức kế toán nhật ký chung Sơ đồ hình thức kế toán nhật ký chung II. Tình hình thực tế tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Hà Bắc Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu ở công ty Tổ chức chứng từ và tài khoản sử dụng của công ty Tổ chức chứng từ và tài khoản sử dụng của công ty Khi nhập kho vật liệu Khi xuất kho vật liệu 2.2. Tài khoản sử dụng chủ yếu tại công ty cổ phần Hà Bắc. 2.3. Kế toán chi tiết nhập, xuất vật liệu tại công ty cổ phần hb Kế toán tổng hợp nhập-xuất vật liệu tại công ty Kế toán tổng hợp quá trình nhập vật liệu Kế toán tổng hợp quá trình xuất vật liệu Phần III: một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Hà Bắc I. Nhận xét và đánh giá chung Nhận xét chung về bộ máy quản lý của công ty Nhận xét chung về bộ máy kế toán của công ty Nhận xét cụ thể về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty 3.1.Đánh giá nguyên vật liệu 3.2.Quản lý nguyên vật liệu II. Một số kiến nghị đề xuất Kiến nghị 1: việc phân loại và lập sổ danh điểm vật liệu Kiến nghị 2: phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Kiến nghị 3: công tác tính giá vốn nguyên vật liệu xuất kho Kết luận