Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần In Hàng Không

không, giấy tờ quản lý kinh tế xã hội , tình hình hạch toán nội bộ thuộc tổng cục Hàng không dân dụng Việt Nam. Đến tháng 3 năm 1990, Xưởng in Hàng không đợc đổi thành Xí nghiệp In Hàng không, được xác định là đơn vị kinh tế hạch toán độc lập, có tài khoản riêng và con dấu riêng. Ngày 14 tháng 09 năm 1994, Công ty cổ phần In Hàng không được thành lập trên cơ sở Xí nghiệp In Hàng không theo quyết định số 1481/QĐ/TCCB-LĐ do Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải ký, là Doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập, trực thuộc Tổng Công ty Hàng không Việt Nam. Ngày 01/01/2006 công ty chuyển đổi thành công ty cổ phần In Hàng Không. Từ một cơ sở In Typo nhỏ bé thuộc Binh đoàn 678 do Bộ Quốc phòng chuyển sang, sau gần 20 năm xây dựng Công ty cổ phần In Hàng không đã có một cơ ngơi bề thế trên mặt bằng có diện tích trên mặt bằng hơn 6000m2 nhà xưởng và các công trình phụ trợ phục vụ cho sản xuất kinh doanh và phúc lợi. Trong đó có 2 toà nhà 3 tầng với tổng diện tích hơn 2000m2. Công ty đã nâng cấp Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh thành Chi nhánh phía Nam phụ trách một phân xưởng sản xuất giấy vệ sinh, khăn giấy Napkin cao cấp phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong và ngoài ngành trên một khuôn viên nhà xưởng rộng hơn 2000m2, Chi nhánh miền Trung hiện nay cũng đã được thành lập và đang chuẩn bị đi vào hoạt động chính thức. Về công nghệ, từ 3 máy Typo ban đầu do Trung Quốc chế tạo, được sự giúp đỡ của Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, Cục Hàng không Dân dụng Việt Nam, Bộ Văn hoá thông tin và các cơ quan ban ngành Trung ương, đến nay Công ty đã xây dựng được 5 phân xưởng sản xuất hoàn thiện, đồng bộ; Đã tạo lập được dây chuyền in OFFSET khép kín, gồm 5 máy in OFFSET hiện đại và một dây chuyền in OFFSET khổ lớn 4 màu in những ấn phẩm chất lượng cao được nhập từ các nước có Công nghệ in phát triển như: Đức, Pháp, Nhật,...; 2 dây chuyền in Flexo hiện đại do Mỹ và Đài Loan sản xuất chuyên in vé máy bay, chứng từ cao cấp như vé cầu, thẻ lên máy bay đã được mã hoá qua hệ thống băng từ, 3 dây chuyền gia công và sản xuất giấy cao cấp, 1 dây chuyền sản xuất giấy. Từ chỗ chỉ in được các ấn phẩm đơn giản như hoá đơn, chứng từ và tờ tin hàng không, đến nay Công ty cổ phần In hàng không đảm nhận in tất cả các loại sản phẩm cao cấp phục vụ ngành hàng không gồm cả vé máy bay, sản xuất các sản phẩm bao bì nhãn mác bằng PP, PE, OPP, màng xốp. Các loại giấy hộp, khăn giấy thơm, giấy vệ sinh các loại phục vụ cho ngành dịch vụ Hàng không và xã hội. Riêng về mặt hàng giấy khăn thơm của Công ty đã được nhận huy chương vàng tại Hội chợ thương mại toàn quốc năm 1997 và năm 1999. Hiện nay Công ty có hàng trăm bạn hàng thường xuyên ở khắp mọi miền đất nước và đã có sản phẩm in xuất khẩu đi các nước bạn như Lào và Nhật. Những năm 1986-1987, mỗi năm Công ty chỉ sản xuất trên 40 triệu trang in, đến nay đã sản xuất lên hàng tỷ trang in. Các sản phẩm đa dạng về mẫu mã, phong phú về chủng loại, đáp ứng yêu cầu thị hiếu của khách hàng và được khách hàng tín nhiệm. Năm 1990 doanh thu của Công ty là 850 triệu đồng, năm 1999 đã tăng lên trên 17 tỷ đồng. Năm 2002 Doanh thu của Công ty đã lên đến hơn 37 tỷ đồng. Kế hoạch đến năm 2003 Công ty sẽ tăng mức doanh thu lên 45 tỷ. Lợi nhuận của năm 1990 là 200 triệu đồng, đến năm 2002 do đầu tư mới một loạt máy móc thiết bị nhằm đổi mới công nghệ nhưng lợi nhuận của Công ty cũng đã đạt được trên 1 tỷ đồng. Thu nhập của người lao đồng bình quân năm 1990 là 400 nghìn đồng/người/tháng, đến năm 2002 thu nhập bình quân của người lao động đạt 1,3 triệuđồng/người/tháng. Công ty đã giao nộp thuế đầy đủ theo kế hoạch cấp trên giao và luôn luôn đảm bảo đời sống, việc làm, phúc lợi cũng như các chế độ khác cho người lao động. Từ 23 cán bộ công nhân viên ngày đầu thành lập, đến nay số cán bộ công nhân viên của Công ty đã lên đến gần 290 người, chưa kể số người lao động theo hợp đồng thời vụ. Số cán bộ kỹ thuật, quản lý có trình độ đại học và trên đại học được đào tạo chuyên ngành in trong nước và Quốc tế chiếm 30%; Số công nhân kỹ thuật chuyên ngành từ bậc 2 đến bậc 7 chiếm 65% và 100% công nhân kỹ thuật có trình độ trung học trở lên được đào tạo ngắn hạn và dài hạn chuyên ngành in. Để đáp ứng nhu cầu trước mắt cũng như lâu dài đối với Công ty, ngoài trang thiết bị sẵn có, Công ty không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư các dây chuyền in hiện đại nhằm phục vụ cho yêu cầu phát triển của ngành Hàng không dân dụng Việt Nam. Năm 1999 công ty đã đầu tư hơn 15 tỷ đồng để hiện đại hoá dây chuyền in Flexo, tiếp tục đầu tư mở rộng dây chuyền in OFFSET từ cuối năm 2002 trị giá hơn 21 tỷ đồng; xưởng sản xuất giấy tại Công ty và ở trong Chi nhánh phía Nam nhằm đáp ứng thị trường của ngành về chất lượng và sản lượng, đáp ứng một phần thị trường ngoài ngành ở Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh, xu hướng xuất khẩu. Qua gần 20 năm phấn đấu bền bỉ, Công ty In Hàng không đã được Nhà nước tặng cờ thi đua luân lưu của Chính phủ và 2 bằng khen của Thủ tướng Chính Phủ. Nhiều cán bộ công nhân viên được tặng bằng khen của Cục Hàng không Dân dụng Việt Nam, Tổng Công ty Hàng không Việt Nam, Công đoàn ngành Hàng không và Huy chơng vì sự nghiệp hàng không, Huy chương vì sự nghiệp Công đoàn, Huy chương vì sự nghiệp văn hoá. Công ty đã được ngành Hàng không đề nghị Chính phủ tặng huân chương lao động Hạng ba cho tập thể và cá nhân. Qua gần 20 năm xây dựng và phát triển đã đánh dấu bước trưởng thành nhanh chóng, sự cố gắng vươn lên với biết bao khó khăn của Công ty In Hàng không để tự khẳng định vị trí, vai trò cần thiết, đóng góp cho sự nghiệp xây dựng ngành Hàng không dân dụng và ngành in Việt Nam. Tính đến năm 2004, tổng số vốn kinh doanh của Công ty là 45.040.862.627 VNĐ.Trong đó: - Vốn cố định: 27.146.725.331 VNĐ - Vốn lưu động: 17.894.137.296 VNĐ 1.2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần In Hàng Không. - Chức năng: Công ty cổ phần In Hàng Không là một doanh nghiệp giữ vai trò quan trọng trong ngành Hàng Không dân dụng Việt Nam. - Nhiệm vụ: Công ty cổ phần In Hàng Không đã không ngừng mở rộng, phát triển với những nhiệm vụ chủ yếu: + In vé máy bay, thẻ, vé từ, chứng từ cao cấp, nhãn, sách, các ấn phẩm khác thuộc ngành Hàng Không cho các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước. +Sản xuất in gia công các ấn phẩm Flexo và bao bì trên chất liệu OPP, PE, các loại nhãn mác trên giấy và xốp theo yêu cầu của khách hàng. + Sản xuất các loại giấy khăn thơm, giấy vệ sinh và các loại dùng tiêu dùng khác. Kinh doanh các mặt hàng giấy, vật tư chuyên ngành in phương châm hoạt động và sản xuất tiêu thụ theo hoá đơn đặt hàng đảm bảo tiến độ thời gian và chất lượng cho khách hàng, việc thanh toán được tiến hành dứt điểm ít nợ nần dây dưa. Là một doanh nghiệp có quy mô vừa, Công ty đã thực hiện hạch toán độc lập, giữ cân đối tài chính, coi trọng hiệu quả kinh tế phấn đấu giảm chi phí, tăng lợi nhuận, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Trong những năm qua, các quan hệ kinh tế được mở rộng giúp Công ty tận dụng được khối lượng lớn các công việc in khai thác từ thị trường, tận dụng được công suất máy móc, thiết bị hiện có tạo nguồn in ổn định, một mặt đáp ứng nhu cầu thị trường, mặt khác đem lại nguồn thu nhập cho Công ty, đảm bảo việc làm cho cán bộ công nhân viên và nâng cao thu nhập của mỗi người. 1.3. Công tác tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty cổ phần In Hàng Không. 1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý: Sơ đồ tổ chức của Công ty In Hàng không Hội đồng quản trị Hội đồng kiểm soát Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng KHSX Phòng kinh doanh Phòng TC-KT Phòng TCHC PX Giấy Phòng QLCL Chi nhánh phía Nam PX Plexo PX Offset PX Sách PX Chế bản Chi nhánh miền Trung Trách nhiệm của các bộ phận được phân công trong bảng sau: TT Tổ chức Trách nhiệm 1 Hội đồng quản trị Tập hợp các cổ đông có quyền quyết định cao nhất. 2 Hội đồng kiểm soát Kiểm soát các hoạt động SXKD của công ty. 3 Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Giám đốc Người đại diện cho nhà nước, trực tiếp tham gia điều hành sản xuất. 4 Hai Phó giám đốc Giúp việc cho giám đốc. 5 Phòng tổ chức hành chính Thư ký, quản trị nhân lực, quản trị hành chính, được giao trách nhiệm cụ thể, có trường hợp kiêm nhiệm theo chức trách được Giám đốc duyệt. 6 Phòng kế hoạch sản xuất Lên kế hoạch sản xuất, marketing, chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm. Làm các thủ tục hợp đồng in… 7 Phòng tài chính - kế toán Lập kế hoạch tài chính, chuẩn bị vốn, theo dõi thanh toán. Kiểm soát chi phí, thanh toán lương cho công nhân. Kế toán hạch toán theo pháp lệnh và quy chế quản lý tài chính quy định… 8 Phòng vật tư kinh doanh Cung ứng NVL đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Quản lý kho NVL, bán thành phẩm. 9 Phòng quản lý chất lượng Duy trì hệ thống chất lượng, kiểm tra, kiểm soát 10 Phân xưởng chế bản Tổ chức chế bản in, ma két, bình bản, phơi bản chuẩn bị do khách hàng cung cấp. 11 Phân xưởng offset Tổ chức in đảm bảo thời gian, đạt chất lượng theo phiếu sản xuất và mẫu… 12 Phân xưởng Flexo Tổ chức in đảm bảo thời gian, đạt chất lượng theo phiếu sản xuất và mẫu… 13 Phân xưởng Sách Xén, kẻ giấy theo kích thước quy định, phục vụ cho việc gấp, đóng gói thành phẩm 14 Phân xưởng sản xuất Giấy Sản xuất và gia công các sản phẩm giấy cung cấp cho ngành Hàng không và thị trường phía Bắc 15 Chi nhánh miền Trung In lưới, cung cấp và khai thác nguồn khách hàng tại thị trường miền Trung. 16 Chi nhánh phía Nam Sản xuất và gia công các sản phẩm giấy cung cấp cho thị trường phía Nam 1.3.2. Tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ sản xuất của công ty. 1.3.2.1. Tổ chức sản xuất: Là một doanh nghiệp chuyên ngành in có sự kết hợp sản xuất một số sản phẩm, việc sản xuất của Công ty được thực hiện chủ yếu trên những quy định sau: - In offset: in tranh ảnh, mỹ thuật, sách báo, tạp chí. - In plexso: in ngừng vật liệu có tính nhẹ, mỏng như nilon, giấy bó. Với các công việc trên Công ty đã tổ chức các phân xưởng sản xuất sau: + Phân loại in offset: +Phân xưởng Sách: + Phân xưởng Flexo + Phân xưởng Giấy phía Bắc + Phân xưởng Giấy chi nhánh phía Nam + Phân xưởng chế bản: Có nhiệm vụ chế bản vi tính, bình bản, phơi bản và sửa chữa để tạo ra những bản in màu trong để thông tin in ra được sắp xếp theo một trình tự nhất định phục vụ cho quy trình in. 1.3.2.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: Loại hình sản xuất sản phẩm của Công ty là kiểu chế biến liên tục, sản xuất hàng loạt và theo đơn đặt hàng, quy mô sản xuất thuộc loại vừa, sản phẩm có thể tạo ra trên cùng một quy trình công nghệ, theo cùng một phương pháp song song giữa các loại sổ có những đặc tính khác nhau về thiết kế kích cỡ, yêu cầu cả về mặt kỹ thuật cả về mặt kinh tế. Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Tài liệu gốc Lập Market Tách mầu điện tử Bình bản In Chế bản Gia công Thành phẩm - Lập Maket: Khi nhận các tài liệu gốc trên cơ sở nội dung in, bộ phận lập Maket sẽ tiến hành bố trí các tranh in như tranh ảnh, dòng cột, kiểu chữ, màu sắc, độ đậm nhạt... - Tách màu điện tử: Đối với những bản in nhiều màu sắc (trừ màu đen) như tranh ảnh mỹ thuật, chữ màu phải được đem chụp tách màu điện tử, mỗi màu được chụp ra một bản riêng thành 4 màu chủ yếu: xanh, đỏ, đen, vàng. Việc tách màu điện tử và lập Maket được tiến hành đồng thời, sau đó cả hai được chuyển sang bước bình bản. - Bình bản: Trên cơ sở các Maket tài liệu và phim màu điện tử, bình bản có nhiệm vụ bố trí tất cả các loại chữ, hình ảnh có cùng một màu vào các tấm can theo từng trang in. - Chế bản khuôn in: Trên cơ sở các tấm can do bộ phận bình bản chuyển sang, chế bản có nhiệm vụ chế bản vào khuôn in nhôm kẽm, sau đó đem phơi và sửa bản in . - In: Khi nhận được các chế bản khuôn nhôm hoặc kẽm do bộ phận chế bản chuyển sang, lúc này các bộ phận như in offset, in lazer tiến hành in hàng loạt theo các chế bản khuôn in đó. - Hoàn thiện thành phẩm: Khi nhận được các trang in của bộ phận in chuyển sang, bộ phận thành phẩm sẽ tiến hành xén, đóng quyển, kiểm tra thành phẩm và đóng gói, sau đó vận chuyển giao cho khách hàng. Công ty đã hoàn toàn chủ động trong việc khai thác NVL (tìm các nhà cung ứng), bố trí lao động theo dây chuyền hợp lý, bộ máy quản lý gọn nhẹ, bao quát, kiểm soát công việc chặt chẽ từ marketing, ký kết hợp đồng , điều hành sản xuất, hoàn thiện sản phẩm, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. 1.3.3. Tổ chức bộ máy và công tác kế toán của Công ty In Hàng không: 1.3.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán: Để phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý công ty In Hàng không tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung. Toàn bộ thông tin trong công tác kế toán đều đợc kiểm tra, đánh giá chỉ đạo của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Phòng Kế toán Công ty gồm 6 người với chức năng và nhiệm vụ riêng: + Một kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng Tài chính - kế toán: Là người bao quát và quyết định mọi việc tài chính kế toán của Công ty, tham mu giúp việc cho Giám đốc về vấn đề tài chính của Công ty. + Một kế toán tổng hợp kiêm phó trởng phòng Tài chính - kế toán: có nhiệm vụ tổng hợp, thuế cân đối sổ sách giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính. Điều hành công việc phòng khi được kế toán trưởng uỷ quyền. + Một kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi thanh toán các khoản chi phí phát sinh, thanh toán các khoản tiền lương, thưởng và các khoản tài chính phát sinh. + Một kế toán kho NVL: Có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán nguyên vật liệu trong công ty. + Một kế toán tiêu thụ, xuất nhập khẩu: Xuất, vào sổ hoá đơn bán hàng, kế toán xuất nhập khẩu, theo dõi các khoản tiền chuyển qua tài khoản công ty và các công việc phát sinh khâu tài chính - ngân hàng. + Kế toán thu: có nhiệm vụ theo dõi và vào sổ các khoản thu phát sinh trong kỳ. Với chức năng và nhiệm vụ riêng của từng người trong phòng kế toán tất cả các giấy tờ, sổ sách kế toán và vào máy vi tính liên quan được gắn với từng phần hành kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán tổng hợp (kiêm phó trưởng phòng TCKT) Kế toán thanh toán chi Kế toán thu Kế toán tiêu thụ, xuất nhập khẩu Kế toán kho nguyên vật liệu Kế toán trưởng phòng TCKT 1.4.2.Hình thức tổ chức sổ kế toán: Đối với việc hạch toán chi tiết NVL, Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp này đơn giản, dễ làm, kết hợp với hình thức kế toán là nhật ký sổ cái nên dễ kiểm tra. Mặt khác, với phương pháp kê khai thường xuyên nên có thể theo dõi liên tục và thường xuyên số dư của các tài khoản. Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi vào sổ kế toán : Chứng từ gốc hoá đơn Sổ kế toán chi tiết Sổ cái – Nhật ký Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác Bảng tổng hợp Sổ quỹ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu số liệu Với hình thức kế toán này các loại sổ mà công ty đang sử dụng đó là: - Sổ cái – Nhật ký: sổ này là sổ nhật ký để hệ thống hoá số liệu kế toán của từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trật tự thời gian phát sinh của chúng, vừa hệ thống hoá thông tin kế toán theo từng chỉ tiêu kế toán, tài chính. - Sổ chi tiết: được mở riêng cho từng mã vật tư của từng kho, từng loại nghiệp vụ cần được chi tiết của các nghiệt vụ như tài sản cố định. - Sổ chi tiết để tờ rời. - Sổ quỹ tiền mặt: ghi những chứng từ nào liên quan đến tiền mặt. * Hiện tại công ty cổ phần In Hàng Không đang áp dụng phần mềm kế toán MISA7.1. Quy trình vào máy được miêu tả qua sơ đồ sau: Tập hợp chứng từ Khai báo các thông tin Nhập số liệu Máy tính sử lý dữ liệu Báo cáo 2.Thực trạng về kế toán nguyên vật liệu ở Công ty in Hàng không 2.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu ở Công ty In Hàng không. 2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu. Công ty cổ phần In Hàng không sản xuất sản phẩm vừa theo chỉ tiêu kế hoạch, vừa theo đơn đặt hàng nên sản phẩm rất đa dạng. Sản phẩm in gồm nhiều loại như sách báo, tạp chí, chứng từ ... gắn liền và tuỳ thuộc vào yêu cầu hàng hoá của người sử dụng. Hơn nữa, sản phẩm thuộc ngành in, bên cạnh yêu cầu về chất lượng giấy tốt, mực tốt còn phải đáp ứng yêu cầu thẩm mỹ. Chính vì vậy, nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm có rất nhiều loại bao gồm: Các loại giấy, các loại mực in,các loại kẽm, hồ, keo dán, băng dính, dầu mỡ... Nguồn cung cấp vật liệu cho Công ty là do Công ty tự khai thác trên thị trường trong và ngoài nước mua theo giá thoả thuận. Do đó,Công ty có thể quan hệ với nhiều nhà cung cấp vật tư trên thị trường và lựa chọn các đối tượng phù hợp, chẳng hạn: Tổng Công ty giấy Việt Nam, Công ty giấy bãi bằng, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, nhập khẩu trực tiếp từ các nước trong khu vực Đông nam á, các nước Châu âu . . . Do đặc điểm của Công ty là sản xuất nhiều loại sản phẩm, mỗi loại sản phẩm sử dụng mỗi loại NVL khác nhau. Vì thế NVL của Công ty thường nhập một lần và sử dụng trong thời gian dài. Mỗi loại NVL do tính chất lý hoá học riêng, chịu ảnh hởng của khí hậu môi trường bên ngoài nên việc bảo quản dự trữ kho của Công ty phải được sắp xếp một cách khoa học, hợp lý. Mỗi loại NVL phải được bảo quản ở từng kho riêng là tuỳ theo đặc tính của chúng, gồm các kho sau: Kho đựng giấy Kho màng Kho kẽm Kho đựng mực Kho vật tư khác Hệ thống kho tàng của công ty được quản lý chặt chẽ. Do đạc điểm của NVL chủ yếu là giấy - đây là vật liệu dễ bị ẩm, bị cháy nên kho được bảo quản khô ráo và có các thiết bị phòng cháy như bình cứu hoả. 2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu ở Công ty: Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần In Hàng không được chia ra thành các loaị như sau: - Nguyên vật liệu chính gồm các loại: + Giấy: Công ty sử dụng trên 50 loại giấy có nhiều khổ và kích cỡ khác nhau như Giấy Tân Mai 70g/m khổ (84x123), giấy các bon, giấy couchét, đề can,... + Các loại màng PE, OPP… + Mực in có nhiều loại, màu khác nhau như: mực Mỹ, mực in Plexso + Kẽm có nhiều loại, khổ, cỡ khác nhau như kẽm tái sinh ( 52X40), Kẽm Nhật (61x72) ... - Vật liệu phụ gồm: Gôm, băng dính 2 mặt, bột hồ, dây kim tuyến... - Nhiên liệu của Công ty gồm :Than đá để nung, xăng để rửa máy và để cho xe chạy... Phế liệu: Giấy lề, giấy in hỏng, lõi của lô giấy... Tuy nhiên để phục vụ cho việc hạch toán vật liệu, kế toán phân vật liệu thành: Mực các loại. Giấy các loại. Kẽm các loại. Màng các loại. Vật tư khác. Việc phân loại vật liệu được đăng ký quản lý trên máy vi tính, tổ chức theo từng kho. Ngoài việc phân loại cơ bản trên, để quản lý tốt hơn với điều kiện cụ thể của mình, công ty còn lập “sổ danh điểm vật liệu”. Nội dung được trích dẫn trong bảng sau: Sổ danh điểm vật liệu Mã số Tên vật liệu ĐTV Ghi chú Mã số Tên vật liệu ĐTV Ghi chú 1521 NVL chính Kg 1522 NVL phụ Tấm 1521-01 Giấy BB-K84 Kg 1522-01 Kẽm Bánh 1521-02 Giấy BB-K82 Kg 1522-02 Xà phòng chính Hộp 1521-03 Giấy BB-K60 Kg 1522-03 Xà phòng kem Cuộn 1521-04 Giấy TQ Kg 1522-04 Dây đay Lọ 1521-05 Giấy Đài Loan Kg 1522-05 Hồ dán Cuộn 1521-06 Giấy Việt Trì Kg 1522-06 Băng dính Kg 1521-07 Giấy B.Kính Kg 1522-07 Keo dán Kg 1521-08 Giấy Pơ Luya Kg 1522-08 Chữ Chì Kg 1521-09 Giấy cac bon Kg 1522-09 Cát màu Kg 1521-10 Giấy concubo Kg 1522-10 Màng PE Kg 1521-11 Giấy cukhet Kg 1522-11 Túi PE Kg 1521-12 Giấy đuplêch Kg 1522-12 Hộp các tông Hộp 1521-13 Giấy Giả Kim Kg ……… 1521-14 Giấy Giả Ngân Kg 1523 Nhiên liệu Lít 1521-15 Giấy Đức Kg 1523-01 Xăng Lít 1521-16 Giấy bản Kg 1523-02 Dầu Luyn Lít …… 1523-03 Dầu Hoả Lít 1521-20 Bìa Trúc Bạch Kg 1523-04 Dầu Diezen Lít 1521-21 Bìa TQ Kg ……… 1521-22 Bìa Z72 Kg 1524 Phụ tùng thay thế 1521-23 Mực xanh TQ Kg 1524-01 Bu lông Cái 1521-24 Mực Nhật Kg 1524-02 Dây cu roa Cái 1521-25 Mực Mỹ Kg 1524-03 Vòng bi Vòng ……… 2.2. Tính giá nguyên vật liệu: 2.2.1. Giá thực tế NVL nhập kho được tính theo công thức: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua trên hoá đơn + Chi phí vận chuyển bốc dỡ ( nếu có) Hiện nay Công ty chưa có phương tiện vận chuyển riêng nên chi phí vận chuyển chủ yếu do bên bán chi ra và chi phí này được tính luôn vào giá mua (giá ghi trên hoá đơn) hoặc khi chi phí vận chuyển Công ty phải thuê ngoài, chi phí này cũng được tính vào giá mua. 2.2.2. Giá thực tế NVL xuất kho được tính theo công thức: Giá thực tế NVL xuất kho tại công ty được tính vào cuối tháng và theo phương pháp bình quân gia quyền, căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại NVL Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập kho trong kỳ Giá thực tế NVL xuất dùng = Số lượng NVL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân 2.3. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu: Công tác kế toán NVL ở Công ty cổ phần In Hàng không do một kế toán vật tư và hai thủ kho vật tư đảm nhiệm. Phần hành kế toán nhập kho, xuất kho, vật tư được xử lý trên máy vi tính, do đó các công đoạn lập sổ, ghi sổ kế toán tổng hợp, chi tiết đều do máy thực hiện, công việc của thủ kho và kế toán NVL chỉ làm thủ tục ban đầu và tập hợp, liệt kê các chứng từ gốc liên quan đến nhập, xuất NVL tạo cơ sở dữ liệu đưa vào máy. 2.4. Hạch toán ban đầu: 2.4.1. Thủ tục nhập kho NVL ở Công ty cổ phần In Hàng không, việc mua vật tư do phòng Kinh doanh đảm nhiệm mua theo kế hoạch cung cấp vật tư hoặc theo yêu cầu sản xuất của phòng Kế hoạch. Tất cả các NVL được mua về đều phải tiến hành làm các thủ tục nhập kho và có sự kiểm nhận của Công ty. Người đi mua NVL sẽ chuyển hoá đơn mua hàng lên phòng kế toán như: hoá đơn GTGT, hoá đơn cước phí vận chuyển... Trước khi nhập kho, vật tư về sẽ được thủ kho và kế toán vật liệu kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách, đối chiếu với hoá đơn nếu đúng mới cho nhập kho và kế toán sẽ viết phiếu nhập kho. Trường hợp vật tư mua về có khối lượng lớn, giá trị cao thì Công ty có Ban kiểm nghiệm vật tư lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Phiếu nhập kho được lập thanh 3 liên có đày đủ chữ ký của thủ kho, người mua hàng, kế toán trưởng và Thủ trởng đơn vị. - Một liên do phòng kế toán lưu lại. - Một liên do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, đến cuối tháng chuyển giao cho kế toán chi tiết NVL để đối chiếu và căn cứ ghi sổ. - Một liên giao cho kế toán thanh toán để theo dõi thanh toán với người bán. Ví dụ: ngày 27/6/2005 anh Ba phòng vật tư mua Giấy Đài Loan theo hoá đơn số 98 ngày 27/6/2005 của công ty in Hà Nội với khối lượng 2500kg. Giá mua ghi trên hoá đơn là: 39.750.000đ.Chi phí vận chuyển bốc dỡ số giấy đó là 250.000đ. Như vậy giá thực tế vật liệu nhập kho là: 39.750.000 + 250.000 = 40.000.000 Mẫu số 01 GTKT- 3VL KC/ 99-N HOá ĐƠN (GTGT) Liên 2 (giao cho khách hàng) Ngày 27/06/2004 Đơn vị bán hàng: công ty in Hà Nội Địa chỉ: 64 Quang Trung Số tài khoản: Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Ba Đơn vị: Công ty in Hàng Không Địa chỉ: Sân bay Gia Lâm- Hà Nội Số Tk Hình thức thanh toán: MS: Thanh toán chậm. STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá 1600 Thành tiền 40.000.000 40.000.000 4.000.000 44.000.000 1 Giấy Đài loan Kg 2500 Cộng Thuế GTGT 10% Tổng giá thanh toán Số tiền( viết bằng chữ): Bốn mươi tư triệu đồng chẵn NGƯời mua kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị BIÊN BảN KIểM NGHIệM VậT TƯ Ngày 27/06/2005 Mẫsố 05-VT Đơn vị: công ty In Hàng Không Số: 1 Gia lâm- Hà Nội Căn cứ vào hoá đơn số 98 của công ty in Hà nội Ban kiểm nghiệm gồm: Ông : Lê Xuân Tấn - Trưởng ban Ông : Nguyễn Minh Tuấn - Kế toán, uỷ viên Ông : Nguyễn Văn Ba - Người mua hàng Bà : Nguyễn Thị Lan - Thủ kho, uỷ viên Để kiểm nghiệm các loại vật tư: Giấy Đài loan Phương thức kiểm nghiệm: đo, đếm ST Tên quy cách Nhãn hiệu vật tư ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy Cách SL sai quy cách 1 Giấy Đài Loan Kg 2500 2500 0 Kết luận: ý kiến của ban kiểm nghiệm là số giấy do ông Ba mua của công ty In Hà Nội về nhập kho đủ số lượng, đúng kích cỡ và tiêu chuẩn chất lượng. Đại diện kỹ thuật thủ kho trưởng ban PHIếU NHậP KHO. Ngày 27/06/2005 Nhập của: Nguyễn Văn Ba Đơn vị : Kế hoạch vật tư Nhập vào kho: Công ty in Hàng Không,. ST Tên quy cách Nhãn hiệu vật tư ĐTV Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy Đài loan Kg 2500 16000 40 000000 Tổng cộng 40 000000 Số tiền (viết bằng chữ): Bốn mươi triệu đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người nhập thủ kho Kế toán truỏng 2.4.2. Thủ tục xuất kho NVL: ở Công ty cổ phần In Hàng không, vật liệu xuất kho dùng chủ yếu cho sản xuất sản phẩm. Nguyên vật liệu của Công ty gồm nhiều chủng loại, việc xuất dùng diễn ra thường xuyên trong ngày cho từng bộ phận sử dụng - các phân xưởng sản xuất - xuất vật liệu căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao vật liệu trên cơ sở các đơn vị đặt hàng được thực hiện sau khi có lệnh sản xuất của phòng kế hoạch tổ chức thực hiện các đơn đặt hàng phòng kế hoạch chuyển lệnh xuất cho phòng kinh doanh, phòng kinh doanh viết phiếu sản xuất cho từng đơn hàng. Theo phiếu sản xuất trên cơ sở tính toán kỹ cho từng phân xưởng sản xuất, thực hiện xuất loại vật tư nào, số lượng bao nhiêu. Sau đó phòng kinh doanh sẽ viết phiếu xuất kho có chữ ký của Thủ trưởng đơn vị và người viết phiếu. Phiếu xuất kho được lập thành ba liên (đặt giấy than viết một lần), liên gốc lưu lại ở phòng, hai liên còn lại giao cho người lĩnh vật tư xuống kho lĩnh vật tư. Sau khi kiểm nghiệm số thực hiện, người nhận và thủ kho ký vào cả hai liên, thủ kho giữ lại một liên định kỳ chuyển lên phòng kế toán, liên còn lại người lĩnh vật tư sẽ giữ lại để ghi vào “sổ sử dụng vật tư” ở phân xưởng mình. Đơn vị: Công ty in hàng không Gia Lâm- Hà Nội PHIếU XUấT KHO Ngày 16/07/2005 Tên người nhận hàng: Phạm Văn Trung Địa chỉ: Bộ phận phân xưởng in Lý do xuất: In tạp chí hàng không, vé máy bay, thẻ lên máy bay. ST Tên quy cách nhãn hiệu VT ĐVT Kết quả kiểm nghiệm Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Giấy K82 Kg 1600 1600 2 Giấy Đài loan Kg 1410 1410 3 Giấy TQ Kg 704 704 4 Mực xanh TQ Kg 44,62 44,62 5 Bìa Trúc Bạch Tờ 7174 7174 Cộng Người lập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 3. Kế toán chi tiết NVL: Việc kế toán chi tiết NVL ở Công ty được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho. Phương pháp kế toán chi tiết được sử dụng ở công ty là phương pháp ghi thẻ song song tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng từng thứ NVL còn bộ phận kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị từng nhóm NVL. 3.1. ở kho: Thủ kho có trách nhiệm bảo quản toàn vẹn số lượng và chất lượng vật liệu, nắm vững cả về số lượng, chất lượng, chủng loại của từng thứ NVL trong kho bất cứ thời điểm nào để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho các phân xưởng. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho phát sinh thủ kho ghi thẻ kho để phản ánh, ghi chép hàng ngày theo dõi số lượng vật tư : Thẻ kho được mở cho từng thứ NVL. Đơn vị: Công ty in hàng không Gia Lâm- Hà Nội THẻ KHO Tháng 07/2005 Kho: sản xuất Số:…………. Tên vật liệu: Giấy Đài loan Mã số: 1521-05 Đơn vị tính: kg. CT Diễn giải Ngày N-X Số Lượng Chữ ký Xác nhận Của kế Toán SH NT Nhập Xuất Tồn 39 27/06 1.Dư đầu tháng 2.Nhập trong tháng của công ty in HN 27/06 4950 0 69 16/07 3.Xuất trong tháng 16/07 704 Cộng số PS Tồn cuối tháng 4950 704 4246 THẻ KHO Tháng 07/2005 Kho: sản xuất Số:…………. Tên vật liệu: Giấy Trung Quốc Mã số: 1521-05 Đơn vị tính: kg. CT Diễn giải Ngày N-X Số Lượng Chữ ký Xác nhận Của kế Toán SH NT Nhập Xuất Tồn 59 27/06 1.Dư đầu tháng 2.Nhập trong tháng của công ty in HN 27/06 2500 0 69 16/07 3.Xuất trong tháng 16/07 1410 Cộng số PS Tồn cuối tháng 2500 1410 1090 3.2. ở bộ phận kế toán Định kỳ (vào ngày 20 hàng tháng) kế toán NVL xuống kho nhận chứng từ nhập, xuất NVL, kế toán đối chiếu kiểm tra các chứng từ nhập, xuất với số liệu đã ghi trên thẻ kho, nếu thấy đúng, khớp kế toán ký xác nhận vào các chứng từ và các thẻ kho. Sau khi nhận các chứng từ về, kế toán phân theo từng loại vật tư, sắp xếp xong Kế toán ghi vào sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết vật tư được đóng thành quyển phù hợp với từng nhóm vật tư, mỗi loại NVL được theo dõi trên một tờ riêng biệt. Sổ chi tiết vật tư về cơ bản giống như thẻ kho chỉ khác là phải theo dõi NVL cả về mặt hiện vật và giá trị. (Sổ chi tiết, Bảng tổng hợp N-X-T) 4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu : 4.1. Tài khoản sử dụng : Kế toán tổng hợp NVL ở công ty sử dụng một số tài khoản sau: Tài khoản 152- Nguyên liệu vật liệu + Tài khoản 1521: Vật liệu chính + Tài khoản 1522: Vật liệu phụ - Các nghiệp vụ nhập vật tư kế toán sử dụng : +Tài khoản 111: Tiền mặt +Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng +Tài khoản 331: Phải trả người bán (chi tiết TK3311) +Tài khoản 131: Phải thu khách hàng +Tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ +Tài khoản 1368: Phải thu nội bộ (chi nhánh) - Các nghiệp vụ xuất NVL dùng cho sản xuất kinh doanh phản ánh ở các tài khoản sau: +Tài khoản 621: Chi phí NVL trực tiếp +Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung +Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp 4.2. Phương pháp kế toán : ở công ty cổ phần In Hàng Không tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. 4.2.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu : NVL của công ty được nhập kho mua từ nhiều nguồn khác nhau, với nhiều loại khác nhau .Phần lớn công ty không thanh toán ngay với ngời bán khi mua hàng vì vậy tại công ty in hàng không , kế toán thường mở sổ chi tiết để theo dõi thanh toán với người bán . Sổ này được lập theo từng quí , mỗi nhà cung cấp được công ty theo dõi trên một tờ sổ riêng .Căn cứ để ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán là các chứng từ liên quan như phiếu nhập kho và các chứng từ thanh toán như phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng và hoá đơn thanh toán tiền hàng. Việc theo dõi thanh toán với người bán được thực hiện theo nguyên tắc theo dõi chi tiết từng hoá đơn , chứng từ từ khi phát sinh đến khi thanh toán xong. Mỗi hoá đơn được ghi một dòng theo trình tự thời gian. Cuối mỗi quý kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK 331, tổng hợp số liệu để lập bảng tổng hợp công nợ. Bảng này được dùng để theo dõi tất cả các nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải trả của công ty, vì vậy không chỉ theo dõi công nợ của các nhà cung cấp mà còn theo dõi các khoản thanh toán khác của công ty. Từ phiếu nhập kho 338 và hoá đơn GTGT ngày 05/1/2003, kế toán định khoản và ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán: Nợ TK1521 :225.107.611 Nợ TK1331 : 22.510.761 Có TK331 :247.618.372 Khi trả tiền sau khi có phiếu chi, giấy báo có, kế toán định khoản tiếp : Nợ TK:331 Có TK: 111,112 4.2.2. Kế toán tổng hợp xuất, phân bổ nguyên vật liệu: Kế toán tổng hợp xuát phân bổ NVL được tiến hành dựa vào việc tổng cộng giá trị thực tế NVL xuất kho từ các phiếu xuất kho, kế toán căn cứ vào từng đối tượng để xuất và phân bổ NVL theo từng loại . Kế toán tổng hợp xuất và phân bổ NVL chính cho sản xuất kinh doanh.Vật liệu chính ở công ty gồm :giấy, mực, kẽm. Tất cả đều được xuất dùng để sản xuất nhiều loại sản phẩm nên sau khi tính được chi phí vật liệu xuất dùng, kế toán tiến hành phân bổ các hợp đồng theo công thức sau: Chi phí cho từng loại NVL trong giá thành sản phẩm = Giá thành kế hoạch của sản phẩm đó x Tỷ lệ CPVL của từng loại NVL x Số lượng sản phẩm Sổ sử dụng NVL STT Tên NVL Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy K82 Kg 1.600 10.000 1.600.000 2 Giấy Đài Loan Kg 1.410 16.000 22.560.000 3 Mực xanh TQ Kg 40 40.000 1.600.000 4 Kẽm Nhật 61x72 Tấm 677 45.080 30.519.160 5 -------- ------- ----------- ----------- ----------- 6 7 Ví dụ: Trong tháng 5 năm 2003 Công ty sản xuất cho 2 hợp đồng sau: - Hợp đồng số 215: in tạp chí hành không khổ 19x27cm, 24 trang ruột, số lượng 8000 cuốn . - Hợp đồng 219: in vé máy bay số lượng 30.000 vé. Trên cơ sở giá thành kế hoạch do bộ phận kế hoạch cung cấp đối với từng loại sản phẩm như sau: *Tạp chí hàng không: giá thành kế hoạch là 1.600đ/ cuốn Chi phí NVL chiếm 73% trong đó: Giấy K82: 50%, bìa: 15%, mực: 5%, kẽm: 3% *Vé máy bay: giá thành kế hoạch 1.6000đ/vé Chi phí NVL chiếm 73% trong đó: Giấy K82:20%, giấy Đài Loan: 47%, bìa : 2%, mực:2%, kẽm:2% Trên cơ sở số liệu đó kế toán tính chi phí của từng loại vật liệu dùng cho các sẩn phẩm như sau: a. Chi phí về giấy : - Chi phí về giấy K82 cho tạp chí Hàng không: 1.600 x 50% x 8.000 = 6.400.000đ Số lượng giấy k82 cho tạp chí hàng không=số tiền /đơn giá Và: 6.400.000đ/1.000=640kg - Chi phí về giấy K82 cho vé máy bay: 1.600x20%x30.000=9.600.000đ Số lưọng giấy=9.600.000/10.000=960kg - Chi phí về giấy Đài Loan cho vé máy bay 1.600x47%x30.000=22.560.000đ Số lượng:22.560.000/16.000=1.410kg Tổng cộng=38.560.000đ b. Chi phí về mực: -Chi phí vềmực dùng cho tạp chí hàng không 1.600x5%.8.000=640.000đ Số lượng:640.000/40.000=16kg -Chi phí về mực dùng cho vé máy bay 1.600x2%x30.000=960.000đ Số lượng:960.000/40.000=2kg Tổng cộng:1.600.000đ c. Chi phí về bìa: -Tạp chí Hàng không: Chi phí:1.600x15%x8.000=1.920.000đ Số lượng:960.000/1.200=800 tờ Tổng cộng: 2.880.000đ d. Chi phí về kẽm -Tạp chí Hàng không: Giá trị:1.600x3%x8.000=384.000đ Số lượng:384.000/39.500=9.7 tấm -Vé máy bay: Giá trị:1.600x2%x30.000=960.000đ Số lượng:960.000/39.500=24.3 tấm Tổng cộng:1.344.000đ Kế toán định khoản: Nợ TK 621:44.384.000đ Có 1521:44.384.000đ *Hạch toán xuất, phân bổ NVL phụ và nhiên liệu: Kế toán tiến hành phân bổ gián tiếp cho các hợp đồng theo các tiêu thức thích hợp: Tiền lương sản phẩm giờ máy chạy. Cụ thể tháng 6/2003, chi phí NVL phụ và nhiên liệu xuất dùng cho sản xuất là 567.000đ trong đó nhiên liệu là 374.000đ, vật liệu phụ là 193.000đ, các chi phí được tính theo tiền lương sản phẩm. Tổng tiền lương sản phẩm : 14.912.000đ trong đó: - Hợp đồng số 215: 2.310.000đ - Hợp đồng số 219: 3.662.000đ + Phân bổ chi phí nhiên liệu : Hệ số phân bổ: 374.000/14.912.000 = 0.025đ Hợp đồng số 215: 0.025 x 2.310.000đ = 57.750đ Hợp đồng số 219: 0.025 x 3.662.000đ = 91.550đ Tổng cộng = 149.300đ + Phân bổ vật liệu phụ: Hệ số phân bổ: 193.000/14.912.000 = 0.013đ Hợp đồng số 215: 0.013 x 2.310.000đ = 30.030đ Hợp đồng số 219: 0.013 x 3.662.000đ = 47.606đ Tổng cộng = 226.963đ Kế toán định khoản: Nợ TK 627 : 376.263đ Có TK 152 : 376.263đ - Kế toán tổng hợp xuất bán phế liệu. Tiền bán phế liệu thường được khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào phiếu thu và hóa đơn GTGT để phản ánh: Nợ TK 111/Có TK 511(và Có TK 3331 ) Đồng thời phản ánh vào giá vốn phế liệu xuất bán: Nợ TK 632/ Có TK 152 Căn cứ vào số liệu tổng hợp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng kế toán tổng hợp ghi vào Sổ cái các TK liên quan. Trên sổ cái kế toán sẽ ghi tất cả các số phát sinh nợ, có đối với mỗi TK và xác định số dư cuối tháng. 5. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trên máy. 5.1. Tổ chức công tác kế toán NVL kho trên máy : Các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập kho, kế toán NVL sẽ đa các số liệu vào máy. Việc xử lý dữ liệu trong máy được tiến hành đồng thời vừa tổng hợp, vừa chi tiết theo quy trình nhất định. Kế toán phần nhập NVL đòi hỏi các nội dung thông tin cần thiết sau: - Diễn giải nội dung nhập vật tư. - Số chứng từ : Là số của chứng từ nhập NVL . - Ngày chứng từ: Là ngày chứng từ nhập NVL . - Tài khoản nợ : Phản ánh giá trị NVL và phần thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. - Tài khoản có: Là tài khoản đối ứng với tài khoản NVL ...như tài khoản “Tiền mặt”, tài khoản “Tiền gửi” hai tài khoản “Phải trả cho người bán”. - Mã khách hàng, người cung cấp: Ghi tên khách hàng hay nhà cung cấp. - Số tiền: Phản ánh số tiền nhập NVL . - Thuế suất (%) : Phản ánh thuế suất được khấu trừ. - Tài khoản thuế giá trị gia tăng: Ghi tài khoản 1331. - Loại hoá đơn: Ghi là hoá đơn giá trị gia tăng hay hoá đơn thường. - Số hoá đơn: Ghi số của hoá đơn nhập NVL . 5.2. Tổ chức công tác kế toán NVL xuất kho trên máy: Công ty cổ phần In Hàng không sử dụng máy vi tính trợ giúp cho các phần hành kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng, việc tính giá trị NVL xuất kho của Công ty theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền, cho nên kế toán phải làm hết giữ liệu phần nhập NVL trong tháng, sau đó, đến cuối tháng mới có thể tính được giá trị NVL xuất dùng. Vì vậy, khi nhập dữ liệu ban đầu từ các phiếu xuất vào máy thì số lượng xuất được nhân ngày với đơn giá là 0. Cuối tháng vào “tự động tính giá xuất” thì giá trị vật liệu xuất mới được thể hiện. Phần nhập dữ liệu ban đầu từ các phiếu xuất vật tư có nội dung như nhập NVL, chỉ khác là phần giá trị cuối tháng mới có. Toàn bộ công tác kế toán NVL trong máy được xử lý tự động như sau: Sau khi lập đầy đủ các chứng từ nhập, xuất, máy chuyển các chứng từ đó vào sổ cái tài khoản 152 gồm: - Sổ cái tài khoản 1521: “Nguyên vật liệu chính” - Sổ cái tài khoản 1522: “Nguyên vật liệu phụ” Đồng thời, với những loại NVL cần chi tiết, máy tự động vào các sổ chi tiết theo từng mã vật tư ở từng kho: Chẳng hạn nh sổ chi tiết ở kho giấy in mà mã NVL là Couche’ 120g/m2 79x109 Sau đó, cuối tháng, máy tự động vào báo cáo tồn kho của từng kho theo từng loại NVL : Chẳng hạn như báo cáo tồn kho ở kho giấy in, loại : Offset ĐL, TM. Và vào báo cáo tổng hợp về tồn ở tất cả các kho: Chẳng hạn về loại: vật tư khác. Sau khi xuất NVL , tất cả NVL xuất được tập hợp vào Nhật ký - sổ cái tài khoản rồi tiếp tục chuyển sang các khâu hạch toán chi phí và giá thành. 6. Hạch toán kiểm kê vật liệu cuối kỳ: Định kỳ, mỗi năm hai lần, Công ty cổ phần In Hàng không tiến hành kiểm kê vật tư tồn kho. Do đặc điểm NVL của Công ty có rất nhiều chủng loại, mỗi loại có đặc điểm riêng, đặc tính riêng khác nhau nên tại Công ty công việc kiểm kê vật tư tồn kho được kiểm kê rất cẩn thận và chính xác. Nhà kho của Công ty được xây dựng trên những nơi khô ráo, có hệ thống chống cháy, thông gió, chống mối mọt đảm bảo chất lượng của các loại vật tư. Qua các biên bản kiểm kê từ trước đến nay, thì công tác bảo quản, quản lý vật tư trong kho được tính giá là tốt, ít xảy ra tình hình hư hỏng, kém chất lượng của vật tư. Trong quá trình kiểm kê ban kiểm kê có lập báo cáo kiểm kê vật tư tồn kho với đầy đủ chữ kỹ của những người có trách nhiệm liên quan. Trên đây là toàn bộ những ghi nhận của em trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần In Hàng không về công tác kế toán nguyên vật liệu. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần In Hàng không là phản ánh được tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu theo từng tháng, đồng thời giúp Công ty có kế hoạch chủ động trong việc thu mua nguyên vật liệu đảm bảo tiến độ sản xuất, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ các nhà quản trị doanh nghiệp. Chương III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty In Hàng không 1. Một số nhận xét về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu 1.1. Ưu điểm: Cùng với sự lớn mạnh không ngừng cả về quy mô và tốc độ của nền kinh tế nước ta, Công ty cổ phần In Hàng không ngày càng lớn mạnh về nhiều mặt, trong đó, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng cũng không ngừng được củng cố và hoàn thiện đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý, hạch toán NVL trong điều kiện nền kinh tế thị trường nước ta hiện nay. Ngay sau khi Bộ trưởng Bộ tài chính ra quyết định số 1141/CT/QĐ-CĐ kế toán về việc áp dụng chế độ kế toán mới, nhìn chung Công ty đã nhanh chóng áp dụng. Các công việc kế toán từ khâu mua, bảo quản, dự trữ đều được các cán bộ nhân viên của Công ty thực hiện tương đối tốt. Việc cung ứng, bảo quản dự trữ vật tư đã đảm bảo cho sản xuất của Công ty diễn ra liên tục, chưa một trường hợp nào bị ngừng lại do thiếu NVL. Về thủ tục nhập kho xuất kho đều có đầy đủ hoá đơn, chứng từ bên bán, có kiểm nghiệm vật tư nhập kho. Vật tư xuất kho có phiếu xuất kho, được tính trên cơ sở nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL, có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. Về tổ chức kho: Hệ thống kho mà Công ty tổ chức rất hợp l‎‎ý‎, phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đảm bảo theo dõi tình hình NVL, tính toán phân bổ chính xác kịp thời cho từng đối tượng. Nét nổi bật trong quản lý công tác kế toán NVL là hầu hết công việc trong phần hành kế toán NVL được đăng ký quản lý vào máy theo từng kho và từng loại thuận tiện cho kế toán chi tiết NVL. Khi muốn biết về tình hình nhập, xuất, tồn của một loại vật tư nào trong một tháng thì chỉ cần vào đúng mã kho, mã loại là có thể xem được. Trị giá NVL mua ngoài nhập kho bao gồm giá mua và chi phí thu mua, bốc dỡ, vận chuyển, phản ánh đúng trị giá thực tế của NVL nhập kho.Trị giá thực tế NVL xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền, được thực hiện trên máy nên độ chính xác cao. Đối với việc hạch toán chi tiết NVL, Công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp này đơn giản, dễ làm, kết hợp với hình thức kế toán là nhật ký sổ cái nên dễ kiểm tra. Mặt khác, với phương pháp kê khai thường xuyên nên có thể theo dõi liên tục và thường xuyên số dư của NVL. Như vậy, cùng với sự nỗ lực không ngừng của các cán bộ trong phòng kế toán, kết hợp với sự trợ giúp của máy tính mà việc tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán NVL nói riêng giúp cho nhà quản trị nắm bắt được tình hình tài chính của Công ty luôn kịp thời, chính xác giúp cho việc ra quyết định nhanh chóng, thích hợp. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán NVL ở Công ty cổ phần In Hàng không không còn một số hạn chế nhất định. Cụ thể là: 1.2 Những tồn tại chủ yếu: * Tồn tại 1: Về công tác quản lý NVL NVL ở công ty gồm nhiều loại, nhiều nhóm và quy cách khác nhau có thể nhớ hết mã NVL để phục vụ cho công tác quản lý nhng mới theo dõi đến từng thứ NVL chứ chưa theo dõi chi tiết cụ thể đến từng nhóm : Ví dụ : Kẽm ở công ty có rất nhiều loại bao gồm : - Kẽm Nhật (61x72), (55x65)… - Kẽm Trung Quốc (61x72), (55x65), (64x68)… Và còn nhiều loại nhưng chỉ được hạch toán vào TK 1521: NVL trực tiếp. Điều này khiến cho công tác kế toán dễ bị nhầm lẫn gây khó khăn cho công tác kế toán. * Tồn tại 2: Việc tập hợp chi phí NVL dùng trong tháng: ở Công ty in cổ phần Hàng không, tất cả các NVL sử dụng đều coi là xuất kho sản xuất và tập hợp vào TK 621 “ Chi phí NVL trực tiếp”. Kế toán trong công ty sử dụng TK 627, 642 nhng lại không mở chi tiết đến TK cấp 2: TK 6272, TK 642 để tập hợp chi phí NVL phục vụ cho sản xuất và cho người quản lý công ty. Việc hạch toán như vậy sẽ không phản ánh đúng thực tế từng khoản mục chi phí nằm trong giá thành sản phẩm. Chi phí NVL trực tiếp quá mức thực tế bỏ ra còn chi phí sản xuât chung lại ít hơn. Từ đó sẽ không thuận lợi cho việc phấn đấu tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm của công ty. Ngoài ra công ty còn mở TK 154 “chi phí sản xất kinh doanh dở dang” nên cuối kỳ các TK 621,627 được kết chuyển sang TK 623 như vậy là không đúng với chế độ kế toán, vừa gây khó khăn cho việc tập hợp chi phí, xác định giá thành sản phẩm trong kỳ. * Tồn tại 3: Tổ chức theo dõi phế liệu thu hồi: Tại công ty, phế liệu thu hồi nhập kho không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách về lượng cũng như giá trị. Điều này dẫn đến tình trạng mất mát hao hụt phế liệu làm thất thoát một phần nguồn thu nhập của công ty. * Tồn tại 4: Về việc thanh toán với người bán hàng: Hiện nay để theo dõi tình hình thanh toán với người bán hàng, công ty đã mở sổ chi tiết thanh toán với người bán. Mỗi nhà cung cấp đợc theo dõi riêng một quyển sổ. Theo em, việc theo dõi tình hình thanh toán như vậy là không cần thiết vì có nhiều nhà cung ứng trong tháng công ty không có phát sinh mua hàng họăc có phát sinh nhưng rất ít. Tuy nhiên, đối với những nhà cung cấp thường xuyên công ty nên mở sổ chi tiết riêng để theo dõi, còn đối với những nhà cung cấp không thường xuyên thì có thể mở chung một quyển sổ. * Tồn tại 5: Vấn đề lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phần nào bù đắp thiệt hại xảy ra khi NVL bị giảm giá. Nhng công ty in cổ phần Hàng không lại chưa tổ chức hạch toán dự phòng do đó phần nào ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh kỳ phân tích khi giá các loại NVL giảm đột ngột. 2. Những vấn đề hoàn thiện công tác quản ly và kế toán NVL tại công ty in cổ phần Hàng không. 2.1. Kiến nghị thứ nhất. Hoàn thiện công tác quản lý NVL (lập sổ danh điểm NVL) “Sổ danh điểm NVL” là sổ tổng hợp toàn bộ các NVL mà công ty đang sử dụng. Trong sổ danh điểm NVL được theo dõi từng loại, từng nhóm, từng thứ quy cách một cách chặt chẽ, thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin về một thứ, một nhóm, một loại NVL nào đó. Để lập “Sổ danh điểm NVL”, điều quan trọng nhất là phải sử dụng được bộ mã NVL chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung những lợi NVL mới thuận tiện và hợp lý. Hiện nay, công ty đã xây dựng bộ mã NVL nhưng rất phức tạp, khó nhớ. Do vậy, công ty có thể xây dựng cụ thể bộ mã NVL theo các đặc điểm sau: Loại vật liệu Nhóm vật liệu trong mỗi loại Thứ vật liệu trong mỗi nhóm Quy cách vật liệu trong mỗi nhóm Trước hết bộ mã vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu các tak cấp 2 đối vật liệu với vật liệu: Vật liệu chính : 1521 Vật liệu phụ : 1522 Nhiên liệu : 1523 Phụ tùng thay thế : 1524 Phế liệu : 1525 Đối vật liệu với mỗi loại vật liệu, tiếp tục phân chia thàng nhóm vật liệu và lập mã cho từng nhóm. Trong loại NVL chính ta phân vật liệu đặt mã như sau: Nhóm giấy : 1521-1 Nhóm kẽm : 1521-2 Nhóm mực : 1521-3 Trong loại NVL phụ ta phân vật liệu đặt mã như sau: Nhóm vỏ lô nước : 1522-1 Nhóm xà phòng : 1521-2 Nhóm các vật liệu dán sách(keo, hồ...) : 1522-3 Nhóm vật liệu phụ khác: 1522-4 Trong nhóm nhiên liệu: Nhóm than : 1523-1 Nhóm xăng : 1523-2 Nhómdầu hoả : 1523-3 Trong nhóm phụ tùng thay thế: Nhóm phụ tùng (dây cu roa, vòng bi...) : 1524-1 Nhóm phụ tùng điện (bóng điện, pin, điện thoại...): 1524-2 Trong nhóm phế liệu: Nhóm giấy xước : 1525-1 Nhóm giấy lõi : 1525-2 Nhóm giấy lề : 1525-3 Nhóm giấy in hỏng : 1525-4 Nhóm giấy bìa hỏng : 1525-5 2.2. Kiến nghị thứ hai: Hoàn thiện việc tổ chức theo dõi kế toán phế liệu thu hồi. Tại công ty, phế liệu không có phiếu nhập kho do đó công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu. Phế liệu trước khi nhập kho phải được bộ phận có trách nhiệm tổ chức cân, ước tính giá trị, hạch toán vật liệu phế liệu theo bút toán. Nợ TK 152 Có TK 515 Theo giá ước tính Và khi xuất bán phế liệu thu tiền ngay, kế toán cũng phải lập hoá đơn GTGT, ghi vào giá vốn hàng bán và danh thu hàng bán như đối với trường hợp tiêu thụ thành phẩm hàng hoá, theo bút toán: Nợ TK 632 Có TK 152 Theo giá ước tính Nợ TK 111, 112 Có TK 511 Có TK 3331 Theo giá ước tính 2.3. Kiến nghị thứ ba: Về các cách hạch toán chi tiết với người bán Để theo dõi chung đối với những nhà cung cấp không thường xuyên, kế toán mở chung một quyển sổ chi tiết với mẫu như sau: Sổ chi tiết TK 331 “Phải trả nhà cung cấp” Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được triết khấu Phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Công Ty TNHH Kim Ngọc ---------------- SDDK SPS trong kỳ SDCK Công ty VPP Hồng Hà SDDK SPS trong kỳ SDCK Trong sổ chi tiết thanh toán nên đưa thêm thời hạn chiết khấu vào để có kế hoạch trả nợ thứ tự các khoản phải trả người bán 2.4. Kiến nghị thứ tư: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phần nào bù đắp thiệt hại xảy ra khi sản phẩm vật tư bị giảm giá. Đồng thời cũng phản ánh giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của công ty nhằm đa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo cuối kỳ kế toán. Kết luận Vấn đề tổ chức công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất là một công việc hết sức quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở các doanh nghiệp. Hạch toán NVL là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình và chỉ đạo sản xuất, cũng như việc lập kế hoạch thu mua. Như chúng ta đã biết, chi phí về các loại NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Do đó, tăng cường công tác quản lý kế toán NVL đảm bảo cho việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả vật liệu nhằm thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất trong nền kinh tế thị trường. Qua một thời gian ngắn thực tập, tìm hiểu công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần In Hàng không, em đã đưa ra được những nét nổi bật và một số thiếu sót trong công tác tổ chức kế toán NVL, để từ đó không ngừng nâng cao sự hoàn thiện, phát huy những mặt sẵn có trong công tác kế toán NVL của Công ty. Trong quá trình hoàn thành bản báo cáo tốt nghiệp, em đã được sự hướng dẫn, gợi ý của cô giáo, sự giúp đỡ tạo điều kiện tận tình của các anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán Công ty cổ phần In Hàng không. Do nguồn tài liệu hạn chế và khả năng của người viết chuyên đề tốt nghiệp không thể tránh khỏi những sai sót. Em rất mong được sự góp ý và chỉ bảo thêm của cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo Thạc sỹ Nguyễn Thị Hoà, cảm ơn các thầy cô giáo, cảm ơn Phòng Tài chính - Kế toán Công ty cổ phần In Hàng không đã giúp đỡ em hoàn thành bài viết này. Hà nội, ngày 31 tháng 10 năm 2003 Sinh viên thực hiện Bùi Thị Lan Phương Tài liệu tham khảo 1.Giáo trình Kế toán doanh nghiệp (theo luật kế toán mới) TT : Tác giả học viện tài chính Chủ biên : PGS.TS Ngô Thế Chi TS Trương Thị Thuỷ - Nhà xuất bản thống kê Hà nội - 2.Giáo trình Kế toán quản trị Đồng chủ biên : PGS.TS Vương Đình Huệ TS Đào Xuân Tiên - Nhà xuất bản tài chính- 3. Một số sách báo, tạp chí tài chính khác 4.Tài liệu về công ty : - Tài liệu về lịch sử hình thành và phát triển công ty - Báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh của công ty giai đoạn 2004-2005.