Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương Mại Việt Hưng Phát

iên quan kế toán lập Nhật ký chứng từ số 10, lập Bảng kê chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra, mua vào từ đó kế toán lập Sổ cái TK 333 1.4.3.18. Công tác kế toán tổng hợp và chi tiết các nguồn vốn. Nguồn vốn ở Công ty được hình thành chủ yếu là từ vốn ngân sách và nguồn vốn tự bổ sung. Công ty là một doanh nghiệp nhà nước nên nguồn vốn chủ sở hữu phần lớn là do ngân sách cấp và một phần được bổ sung từ kết quả hoạt động kinh doanh. Để phản ánh một cách chính xác tình hình biến động vốn ở Công ty và các nguồn hình thành nên vốn ở công ty kế toán phần sẽ hạch toán nguồn vốn căn cứ vào các chứng từ có liên quan đến các TK như TK 111, 112... để làm căn cứ lập sổ cái. 1.4.3.19. Công tác kế toán và quyết toán. Trình tự hạch toán xác định kết quả kinh doanh, kế toán cũng đã phản ánh khá chính xác các khoản chi phí kinh doanh liên quan đến việc xác định kết quả kinh doanh. Kế toán phản ánh chi phí bán hàng, chi phí quản lý được kế toán phản ánh chính xác. Việc xác định doanh thu thuần dựa trên các chứng từ đầu ra. Còn các khoản thu nhập hoạt động tài chính ở Công ty chủ yếu là lãi tiền gửi ngân hàng ngoài ra không có hoạt động tài chính nào khác, còn thu nhập bất thường ở Công ty thì chủ yếu là do nhượng bán tài sản cố định, hoặc thanh lý TSCĐ... 2/ Thực trạng về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công tyCổ phần sản xuất và thương mại Việt hưng phát. Công ty Cổ phần Việt Hưng Phát có 2 loại sản xuất kinh doanh chủ yếu là: - Sản xuất, gia công hàng may mặc cho khách hàng theo đơn đặt hàng được ký kết giữa công ty và khách hàng. - Sản xuất theo hình thức “Mua đứt, bán đoạn” (hay còn gọi là hình thức “FOB”). Hình thức này có nghĩa là công ty tìm nguồn nguyên, vật liệu trong và ngoài nước đồng thời tìm thị trường để tiêu thụ sản phẩm. Tương ứng với 2 loại hình sản xuất trên, công tác tổ chức kế toán vật liệu cũng có sự khác nhau nhất định đối với 2 loại hình thức đó. 2.1. Đặc điểm công tác Nguyên vật liệu 2.1.1 Đặc điểm của nghiệp vụ nguyên vật liệu. Nếu như trong doanh nghiệp thương mại, đầu vào của quá trình kinh doanh là hàng hóa mua để phục vụ bán ra thì trong doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu chính là đầu vào của quá trình sản xuất. Do đó mua nguyên vật liệu cũng là một phần của nghiệp vụ mua hàng. Mua nguyên vật liệu thực chất là quá trình tài sản của doanh nghiệp sản xuất được chuyển từ hình thái tiền tệ sang nguyên vật liệu dự trữ cho đầu vào của sản xuất thông qua quan hệ thanh toán với người bán. Thông qua quan hệ thanh toán này doanh nghiệp sản xuất sẽ nắm được quyền sở hữu về nguyên vật liệu và mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc có nghĩa vụ thanh toán cho người cung cấp. Có thể nói công tác thu mua nguyên vật liệu là khâu đầu tiên của quá trình sản xuất. Công tác thu mua nguyên vật liệu nếu thực hiện tốt sẽ là tiền đề cho cả quá trình sản xuất kinh doanh được thuận lợi và ngược lại. Các doanh nghiệp sản xuất có thể mua nguyên vật liệu từ nhiều nguồn khác nhau như mua từ các doanh nghiệp thương mại, từ các doanh nghiệp sản xuất khác, những hộ gia đình, cá nhân hoặc mua từ nước ngoài thông qua hoạt động nhập khẩu. Hiện nay, Nhà nước cho phép các doanh nghiệp tự tìm kiếm nguồn hàng trong phạm vi sản xuất kinh doanh của mình, do đó các doanh nghiệp sản xuất có thể tự lựa chọn nguồn cung cấp có khả năng cung ứng, có giá mua hợp lý với tình hình sản xuất của doanh nghiệp vừa giữ được chất lượng của sản phẩm, mà vẫn hạ thấp giá thành. Các doanh nghiệp sản xuất cũng có thể mua nguyên vật liệu theo các phương thức: mua hàng trực tiếp, mua hàng theo phương thức chuyển hàng. - Theo phương thức mua hàng trực tiếp: doanh nghiệp cử cán bộ thu mua đến kho hoặc nơi chứa hàng của nhà cung cấp để trực tiếp đàm phán, kiểm nhận mua hàng, thanh toán tiền hàng hoặc ký nhận nợ. Sau khi quá trình mua hàng kết thúc cán bộ thu mua có trách nhiệm vận chuyển số hàng đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp về kho hoặc về một địa điểm yêu cầu. - Theo phương thức chuyển hàng: theo phương thức này căn cứ vào hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã ký kết nhà cung cấp chuyển hàng đến cho doanh nghiệp theo đúng thời gian, địa điểm, số lượng, chất lượng, mẫu mã, qui cách đã được qui định trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã ký kết. Chỉ khi doanh nghiệp nhận đủ hàng thanh toán tiền hoặc ký nhận nợ thì hàng mới được coi là hàng mua. * .Phạm vi, thời điểm ghi chép Vì mua nguyên vật liệu cũng là một phần của nghiệp vụ mua hàng nên phạm vi, thời điểm ghi chép nguyên vật liệu mua về được xác định giống như phạm vi, thời điểm ghi chép hàng mua. + Phạm vi: Hàng hóa được coi là hàng mua khi thỏa mãn đồng thời 3 điều kiện sau: - Phải thông qua một phương thức mua - bán - thanh toán tiền hàng nhất định. - Doanh nghiệp đã nắm được quyền sở hữu về hàng và mất quyền sở hữu về tiền hay một loại hàng hóa khác. - Hàng mua vào nhằm mục đích để sản xuất hoặc gia công để bán. + Thời điểm xác định và ghi nhận việc mua hàng đã hoàn thành là khi: - Đơn vị đã nhận được hàng hóa từ nhà cung cấp. - Đã thanh toán tiền cho nhà cung cấp hoặc chấp nhận thanh toán. Tuy nhiên tùy thuộc vào từng phương thức mua hàng mà thời điểm xác định hàng mua là có khác nhau. + Theo phương thức mua hàng trực tiếp thời điểm xác định hàng mua là khi đã hoàn thành thủ tục chứng từ giao nhận hàng, doanh nghiệp đã thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán với người bán. + Theo phương thức chuyển hàng hàng hóa được xác định là hàng mua khi bên mua đã nhận được hàng (do bên bán chuyển đến), đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán với người bán 2.1.2. Đặc điểm nghiệp vụ thanh toán với người bán Thanh toán là nghiệp vụ kinh tế phát sinh luôn đi kèm với nghiệp vụ mua. Doanh nghiệp sản xuất khi mua nguyên vật liệu có thể thanh toán trước, thanh toán ngay hoặc thanh toán trả chậm. Việc thanh toán được áp dụng dưới hình thức nào là hoàn toàn tùy thuộc vào mức độ tín nhiệm giữa hai bên mua bán. Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng các hình thức thanh toán chủ yếu sau: Thanh toán trả trước: là việc trả tiền thực hiện trước khi giao hàng một khoảng thời gian nhất định. Khoảng thời gian này dài hay ngắn tùy thuộc vào sự thỏa thuận giữa các bên tham gia. Số tiền trả trước lớn hay nhỏ phụ thuộc vào nhu cầu vay của người bán và khả năng cấp tín dụng của người mua. Thanh toán ngay: là việc trả tiền được tiến hành song song với việc giao hàng hoặc ngay sau khi xuất chuyển hàng hóa. Tuy nhiên, hình thức thanh toán ngay cũng có thể được thực hiện qua ngân hàng giữa các đối tác kinh doanh. Thanh toán trả sauT: là việc trả tiền được thực hiện sau khi giao hàng một khoảng thời gian nhất định. Doanh nghiệp sau khi nhận được nguyên vật liệu mới thanh toán tiền cho người bán. 2.1.3. Phân loại nguyên vật liệu Trong hoạt động của doanh nghiệp để sản xuất ra nhiều loại sản phẩm khác nhau, Công ty may Việt Hưng Phát đã phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu có tác dụng công dụng riêng biệt. Do vậy để quản lý tốt những loại nguyên vật liệu đó và hoạch toán chúng một cách chính xác nhất Công ty mayViệt Hưng Phát đã tiến hành phân loại một cách hết sức khoa học. Công ty căn cứ vào công dụng tác dụng của nguyên vật liệu làm tiêu thức phân chia chúng thành các loại nguyên vật liệu sau: 2.1.3.1. Nguyên vật liệu chính Nguyên vật liệu chính là nhân tố chính cấu thành nên thực thể sản phẩm của Công ty. Nguyên vật liệu chính của Công ty đều mua từ bên ngoài nhập về kho, bao gồm các loại vải, lông vịt,.v.v... 2.1.3.2. Nguyên vật liệu phụ: Nguyên vật liệu phụ của Công ty rất đa dạng về chủng loại, tuy chúng không trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm song chúng có tác dụng phụ trợ trong qúa trình sản xuất sản phẩm, nguyên vật liệu phụ của công ty bao gồm các loại chỉ may, chỉ thêu, khoá, cúc, nhãn mác... 2.1.3.3. Nhiên liệu: Nhiện liệu của công ty bao gồm các loại nhiên liệu như than, xăng, dầu may... chúng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các phân xưởng sản xuất, chủ yếu là bộ phận là. 2.1.3.4. Các loại phụ tùng: Gồm các loại phụ tùng như thoi, suốt, kim may, đá mài, chân vịt .v.v... đó là các chi tiết phụ tùng dự trữ thay thế các linh kiện máy móc trong quá trình sản xuất. Cùng với sự phát triển mạnh của sản xuất và công tác quản lý toàn doanh nghiệp nói chung, công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng đã có nhiều sự tiến bộ, kế hoạch sản xuất của công ty phần lớn phụ thuộc vào khả năng tiêu thụ sản phẩm. Người quản lý căn cứ vào kế hoạch sản xuất để xác định những nhu cầu về nguyên vật liệu cung cấp và dự trữ trong kỳ kinh doanh. Đồng thời căn cứ vào kế hoạch tài chính và khả năng cung cấp nguồn vật liệu cho công ty để lập các phương án thu mua nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của công ty được thu mua ở nhiều nguồn khác nhau, và do đặc điểm của công ty là nhận gia công cho nên có thể nguyên vật liệu do khách hàng mang tới. Do mua từ nhiều nguồn khác nhau cho nên nó ảnh hưởng tới phương thức thanh toán và giá cả thu mua. Phương thức thanh toán của công ty chủ yếu thanh toán bằng séc và ủy nhiệm chi. Về giá cả của nguyên vật liệu thu mua thì công ty do đã hiểu được thị trường và với mục tiêu là hạn chế các chi phí phát sinh trong khâu thu mua ở mức thấp nhất và nguyên vật liệu phải đạt tiêu chuẩn tốt nhất, từ đó giá cả thu mua nguyên vật liệu và các chi phí thu mua có liên quan đều được công ty xác định theo phương thức thuận mua vừa bán với nguồn cung cấp nguyên liệu và dịch vụ. Bên cạnh khâu thu mua, vận chuyển nguyên vật liệu thì khâu bảo quản sử dụng, dự trữ nguyên vật liệu nhằm đáp ứng đầy đủ kịp thời, chất lượng đảm bảo cho quá trình sản xuất cung ứng có vai trò không kém phần quan trọng. Nhận thức được điều này Công ty được tiến hành tổ chức việc bảo quản dự trữ nguyên vật liệu toàn Công ty theo 3 kho khác nhau với nhiệm vụ cụ thể của từng kho là: + Kho nguyên vật liệu chính: Là kho chứa các loại nguyên vật liệu chính gồm các loại vải, lông vũ.v.v... phục vụ cho sản xuất sản phẩm. + Kho nguyên vật liệu phụ và phụ tùng tạp phẩm: Kho này chứa các nguyên vật liệu phụ, phụ tùng thay thế và tạp phẩm như phấn, bay, giấy, thoi suốt, kim, chỉ, khoá.v.v... +Kho phế liệu: Kho này được sử dụng để chứa các loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất. Việc quản lý các kho Nguyên vật liệu Công ty giao cho các thủ kho phụ trách, các thủ kho có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu thông qua các hoá đơn, chứng từ. Đến kỳ gửi các hoá đơn đó lên phòng kế toán cho kế toán nguyên vật liệu ghi sổ. 2.2. Tổ chức kế toán Nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Sản xuất và Thương Mại Việt Hưng Phát 2.2.1 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Việt Hưng Phát Tại kho: Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ, sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho và ghi số lượng thực nhập thực xuất vào thẻ kho, mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của mỗi loại vật liệu trên thẻ kho. Do vậy thẻ kho được dùng làm căn cứ để đối chiếu số lượng thực tế của kế toán chi tiết tại phòng kế toán. Định kỳ (15 ngày), thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ (Phiếu nhập, phiếu xuất được sắp xếp theo từng nhóm vật tư) về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Tại phòng kế toán Kế toán nguyên vật liệu ở công ty lập sổ chi tiết vật tư dựa trên phiếu nhập kho, xuất kho do thủ kho gửi lên để ghi chép tình hình nhập – xuất - tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép các chỉ tiêu giá trị. Trên sổ chi tiết kế toán nguyên vật liệu tính ra số tiền của mỗi lần nhập xuất. Số tiền của mỗi lần nhập được tính căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho còn số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lượng nhập – xuất – tồn có khớp không, nếu không khớp thì phải kiểm tra lại. Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu chính Do nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ là tương đối nhiều về cả số lượng và chủng loại nên Công ty may Việt Hưng Phát hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Các chứng từ kế toán ban đầu của nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu bao gồm: - Hóa đơn GTGT của bên bán - Hóa đơn bán hàng - Phiếu nhập kho nguyên vật liệu của Công ty. Các nguyên vật liệu nhập do mua ngoài khi về đến Công ty thì căn cứ vào chứng từ hoá đơn của người bán lập phiếu nhập kho. Trong một số nguyên vật liệu có một vài loại phải kiểm nghiệm về chất lượng, nếu phải qua kiểm nghiệm thì phải lập biên bản kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho. Phiếu nhập kho của Công ty được lập thành 3 liên: +1 liên thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho để theo dõi tình hình nhập kho nguyên vật liệu. +1 liên giao cho người chịu trách nhiệm mua hàng. + 1 liên giữ tại phòng kinh doanh. Sau khi kiểm tra tính chính xác hợp lệ của phiếu nhập kho thì thủ kho tiến hành ghi thẻ kho, tiếp đó chuyển các thẻ kho đó lên phòng kế toán để kế toán nguyên vật liệu ghi sổ. Dưới đây là sơ đồ biểu diễn quá trình nhập kho nguyên vật liệu: Hoá đơn mua nguyên vật liệu về công ty Phòng kinh doanh Phiếu nhập kho Nhập kho Kiểm nhiệm (nếu có) Ví dụ: Ngày 28/09/2005 Công ty nhận được một số hoá đơn về việc mua một số nguyên vật liệu của các đơn vị sau Biểu số 1: Hoá đơn bán hàng Liên 2 (Giao khách hàng) Ngày 28 tháng 09 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Liên hiệp KH và PT Nông thôn Địa chỉ: Số TK: Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua: Công ty May Việt Hưng Phát Địa chỉ: Km1_ QL3-Yên Viên - HN Số TK: Hình thức thanh toán: TM Mã số: Số TT Tên hàng hoá Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 3 Thùng Cartoon 5 lớp 90 x 76 x 25 90 x 76 x 30 90 x 76 x 40 Thùng “ “ “ 750 650 600 550 550 550 412.500 357.500 330.000 1.100.000đ Thuế suất GTGTT: 10% Tổng tiền hàngT: 1.100.000đ Tiền thuế GTGTT: 110.000đ Tổng tiền thanh toánT: 1.210.000đ Số tiền ghi bằng chữS: Một triệu, hai trăm mười ngàn đồng. Người mua hàng N Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Mẫu số 01 GTKT CE/02-B N0 0324188 Biểu số 2: Hoá đơn GTGT Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 30 tháng 09năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty Coast Tootal Phong Phú Địa chỉ: Số 378 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Công ty CP SX và TM Việt Hưng Phát Địa chỉ:. Km1 - QL3- Yên Viên - Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: TGNH Mã số: Số TT Tên hàng hoá Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Chỉ may Tig 6041 # While Tig 6026 # Colour Tig 720 # Colour Cuộn ,, ,, ,, 40 30 15 22.325 22.897 29.334 893.000 686.910 440.010 Thuế suất GTGTT: 10% Tổng tiền hàngT: 2.019.920đ Tiền thuế GTGTT: 201.992 đ Tổng tiền thanh toánT: 2.221.912 đ Số tiền ghi bằng chữS: Hai triệu, hai trăm hai mươi mốt ngàn, chín trăm mười hai đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Mẫu số 01 GTKT - 3LL N 004817 Biểu số 3: Biểu số 03 Hoá đơn GTGT Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 10 tháng 09 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty Vải Winmark Địa chỉ: Số 80 Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội Điện thoại: Mã số: Họ tên người mua hàng: Công ty CP SX và TM Việt Hưng Phát Địa chỉ:. Km1 - QL3- Yên Viên - Hà Nội Số TK: Hình thức thanh toán: Mã số: Số TT Tên hàng hoá Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 Vải bò Bradmill Vải Winmark Mét Mét 40 75 22.500 20.000 900.000 1.500.000 Thuế suất GTGTT: 10% Tổng tiền hàngT: 2.400.000 đ Tiền thuế GTGTT: 240.000 đ Tổng tiền thanh toánT: 2.640.000 đ Số tiền ghi bằng chữS: Hai triệu, sáu trăm bốn mươi ngàn đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Mẫu số 01 GTGT - 3LL Tất cả các hoá đơn mua hàng trên sau khi được kiểm tra xong làm thủ tục để nhập kho. Ví dụ: Phiếu nhập kho ngày 30/03/2003 thùng Cartoon mua của Liên hiệp KH và PT Nông thôn. Biểu số 4: Ví dụ: Phiếu nhập kho ngày 30/09/2005 chỉ Tig mua của Coast Total Phong Phú. Biểu số 04: Phiếu nhập kho Ngày 30 tháng 09 năm 2005 Số: 401 Nợ: 1521,1331 Có: 112 Họ tên người giao hàng: Anh Hiếu Theo hoá đơn GTGT số 005766 ngày 30/09/2005 của Coast Tootal Phong Phú Nhập tại kho: Nguyên vật liệu phụ Công ty CP SX và TM Việt Hưng Phát Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách SP,HH Mã số Đơn vị Số lượng Đ/giá Thành tiền Theo c/từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 =2 x 3 1 Chỉ may Tig 6013 # While Tig 6026 # Colour Tig 720 # Colour ThuếGTGT (10%) Cuộn Cuộn Cuộn Cuộn 40 30 15 40 30 15 22325 22897 29334 893.000 686.910 440.010 201.992 Cộng 2.221.912 Bằng chữ: Hai triệu, hai trăm hai mươi mốt ngàn, chín trăm mười hai đồng. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) Đơn vị: Địa chỉ: Mẫu số 02-VT Ban hành theo QĐ số 1141... Biểu số 5: Phiếu nhập kho Ngày 30 tháng 09 năm 2005 Số: 400 Nợ: 1521,1331 Có: 111 Họ tên người giao hàng: Anh Sơn Theo hoá đơn bán hàng số 83035 ngày 30/09/2005 của Liên hiệp KH và PT Nông thôn Nhập tại kho: Nguyên vật liệu phụ Công ty CP SX và TM Việt Hưng Phát Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách SP,HH Mã số Đơn vị Số lượng Đ/giá Thành tiền Theo c/từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 =2 x 3 1 2 3 Thùng Cartoon 5 lớp 90 x 76 x 25 90 x 76 x 30 90 x 76 x 40 ThuếGTGT (10%) Thùng Thùng Thùng Thùng 750 650 600 750 650 600 550 550 550 412.500 357.500 330.000 110.000 Cộng 1.210.000 Bằng chữ: Một triệu, hai trăm mười ngàn đồng. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) Đơn vị: Địa chỉ: Mẫu số 02-VT Ban hành theo QĐ số 1141... Ví dụ: Phiếu nhập kho ngày 10/09/2005 vải mua của Công ty vải Winmark. Biểu số 6: Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 9 năm 2005 Số: 385 Nợ: 1521,1331 Có: 331 Họ tên người giao hàng: Anh Trung Theo hoá đơn GTGT số 002212 ngày 10/09/2005 của Công ty vải Winmark Nhập tại kho: Nguyên vật liệu chính Công ty May Việt Hưng Phát Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách SP,HH Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo c/từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 =2 x 3 1 2 Vải bò Bradmill Vải Winmark ThuếGTGT (10%) Mét Mét 40 75 40 75 22.500 20.000 900.000 1.500.000 240.000 Cộng 2.640.000 Bằng chữ: Hai triệu, sáu trăm bốn mươi ngàn đồng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) (đã ký) Đơn vị: Địa chỉ: Mẫu số 02-VT Ban hành theo QĐ số 1141... Công ty may Hồ Gươm sử dụng hai hình thức thanh toán với người bán: - Thanh toán bằng tiền mặt - Thanh toán bằng ủy nhiệm chi Chứng từ ban đầu để hạch toán nghiệp vụ thanh toán là: - Phiếu chi - Giấy báo Nợ của ngân hàng ở Công ty may Hồ Gươm phiếu chi được lập làm 3 liên: + 1 liên lưu ở quyển phiếu chi + 1 liên làm cơ sở để kế toán ghi sổ +1 liên giao cho người bán để nhận tiền Mẫu phiếu chi: Biểu số 7 Đơn vị: Công ty may Việt Hưng Phát Địa chỉ: Km1- QL3- Yên Viên - GL Mẫu số 01 – VT QĐ số: 1145-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của bộ tài chính Phiếu chi Ngày 30 tháng 09 năm 2005 Quyển: 05 Số:350 Nợ: 152,133 Có: 111 Họ, tên người nhận: Anh Sơn Địa chỉ: Liên hiệp KH và PT Nông thôn Lý do chi: Thanh toán tiền hàng theo phiếu nhập số 400 Số tiền: 1.210.000 đ (Viết bằng chữ): Một triệu, hai trăm mười ngàn đồng. Kèm theo…………01.chứng từ gốc…………………………………………… Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nhận Thủ quỹ (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Khi nhận được chứng từ của bên bán chuyển đến, kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ sau đó viết giấy ủy nhiệm chi, nộp cho ngân hàng để trích tiền gửi ngân hàng của Công ty thanh toán cho người bán. ủy nhiệm chi được lập làm 4 liên: + 1 liên lưu tại phòng kế toán + 2 liên nộp cho ngân hàng + 1 liên gửi cho người bán Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng kế toán tiến hành ghi sổ quỹ tiền gửi ngân hàng. Mẫu thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Biểu số 8: ủy nhiệm chi Số: 222 Chuyển khoản, chuyển tiền, thư điện Lập ngày:30/09/2005 Tên đơn vị trả tiền: Công ty may Việt Hưng Phát Số tài khoản: 7301-0243E Tại ngân hàng Đầu tư & phát triển Việt nam -Sở giao dịch Phần dành cho NH ghi TK Nợ …………….. TK Có …………….. Tên đơn vị nhận tiền: Coast Tootal Phong Phú Số tài khoản: 7057-3482 Tại ngân hàng: Công thương VN Tỉnh, TP: Hà Nội Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền mua chỉ theo hóa đơn GTGT số 005766 ngày 30/09/2005 Số tiền bằng chữ: Hai triệu, hai trăm hai mươi mốt ngàn, chín trăm mười hai đồng Số tiền (bằng số) 2.221.912 đ Đơn vị trả tiền Kế toán Chủ tài khoản Ngân hàng Ghi sổ ngày …………… Kế toán Trưởng phòng kế toán Ngân hàng A Ghi sổ ngày …………… Kế toán Trưởng phòng kế toán Ngày 28/9/2006 phát sinh nghiệp vụ xuất kho các loại vải dùng cho sản xuất tại phân xưởng .Phòng kế hoạch xét thấy việc xuất vật tư là hợp lý sẽ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho phép lĩnh vải dùng cho sản xuất sản phẩm. Định kỳ phiếu xuất kho được chuyển lên phòng kế toán để chuyển và ghi sổ lưu. Biểu số 9 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 28/9/2005 Liên 3 Số TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (SP – HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực phập Thực xuất 1 Vải bò Bradmill Mét 40 40 22325 893.000 2 Vải Winmark Mét 75 30 22897 686.910 Tổng cộng 1.579.910 Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển Biểu số 10 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 30/9/2005 Liên 3 Số TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (SP – HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực phập Thực xuất Thùng CNT 5 lớp 1 90 x76 x 25 Thùng 750 700 550 385.000 2 90 x76 x 30 Thùng 650 650 550 375.500 Tổng cộng 760.500 Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận chuyển Trong tháng căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất mà thủ kho gửi lên phòng kế toán, sau khi kiểm tra tính chính xác hợp lệ của chứng từ và việc ghi chép hàng ngày trên thẻ kho của thủ kho, kiểm tra đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ và số liệu trên thẻ kho, kế toán sẽ ký nhận vào thẻ kho và vào sổ chi tiết của từng loại nguyên vật liệu. Biểu số 11 Công ty cổ phần Việt Hưng Phát Thẻ kho Tháng 9/2005 Kho: Phụ liệu Tên NVL: Thùng CNT 5 lớp - kthước 90 x76 x 25 NT Chứng từ Nội dung Nhập Xuất Tồn Ghi chú N X Tháng 09/2005 150 30/09 PN400 Mua nhập kho 2000 30/09 PX Xuất cho PX 1 1350 650 Biểu số 12: Sổ chi tiết vật tư - Danh điểm vật tư: Bao bì Ngọc Diệp Số thẻ: 01 - Tên vật tư: Thùng Cartoon 5 lớp - Đơn vị tính: Thùng - Kho: Phụ liệu NTháng Số hiệu CT Diễn giải Nhập Xuất Tồn N X SL ĐG TT SL ĐG TT SL TT 30/09 400 Dư đầu tháng A.Khánh nhập sản xuất hàng Tevy 2.000 550 1.100.000 1350 550 742.500 150 650 82.500 357.500 Cộng 2.000 550 1.100.000 Tồn cuối tháng 800 440.000 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) Đơn vị: Công ty may Việt Hưng Phát Địa chỉ: Km1- QL3- Yên Viên - GL Mẫu số 17 - VT QĐ liên bộ TCKT - TC Số 583 - LB Biểu số 13: Sổ chi tiết vật tư - Danh điểm vật tư: Chỉ Phong Phú Số thẻ: 01 - Tên vật tư: Chỉ may Tig 20/2 - Đơn vị tính: Cuộn - Kho: Phụ liệu NTháng Số hiệu CT Diễn giải Nhập Xuất Tồn N X SL ĐG TT SL ĐG TT SL TT 30/09 401 Dư đầu tháng Khóa nhập SX hàng Pan Khóa nhập SX hàng CT Khóa nhập SX hàng Winmark 40 30 15 22.325 22.897 29.334 893.000 686.910 440.010 50 1.116.250 Cộng 85 2.019.920 Tồn cuối tháng 135 3.136.170 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký) Đơn vị: Công ty may Việt Hưng Phát Địa chỉ: Km1- QL3- Yên Viên - GL Mẫu số 17 - VT QĐ liên bộ TCKT - TC Số 583 - LB * Phương pháp ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu: - Số tiền đầu tháng = Số lượng tồn cuối kỳ trước x Đơn giá - Lượng nhập: Dựa vào các chứng từ nhập kế toán xác định số lượng nhập và đơn giá nhập trong tháng. - Tồn cuối kỳ = Số lượng tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ Cuối quý kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết vật tư của từng loại vật liệu để tiến hành lập bảng cân đối vật tư . Mỗi sổ chi tiết vật tư được phản ánh trên một dòng. Biểu số 14B: Bảng cân đối vật tư - hàng hóa Quý III năm 2005 STT Tên vật tư Đơn vị Tồn đầu kỳ Tổng nhập Tổng xuất Tồn cuối kỳ Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền Số lượng Tiền I Kho NL chính - Vải chính hàng Tevy. - Vải chính hàng Pan. . . . Cộng M M 45 30 900.000 675.000 1.575.000 75 40 1.500.000 900.000 2.400.000 30 40 689.910 893.000 120 30 1.710.090 682.000 2.392.090 II Kho vật liệu Chỉ may 20/2 Chỉ may 40/2 Chỉ may 60/2 Thùng Cartoon 5 lớp . . . Cộng Cuộn ,, ,, 50 63 80 150 1.116.250 1.386.000 1.440.000 82.500 4.024.750 85 2.000 2.019.920 1.100.000 3.119.920 135 63 80 2.150 3.136.170 1.386.000 1.440.000 1.182.500 7.144.670 2.2.2. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Sản xuất và Thương Mại Việt Hưng Phát 2.2.2.1. Tài khoản sử dụng Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là công cụ không thể thiếu và rất có ảnh hưởng trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Tại công ty Cổ phần Sản xuất và thương Mại Việt Hưng Phát chủ yếu dùng các tài khoản sau: + TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: Tài khoản này phản ánh giá trị thực tế của nguyên vật liệu mua về. ở Công ty may Việt Hưng Phát không mở TK152 cấp hai vì nguyên vật liệu Công ty sử dụng rất đa dạng và phong phú. + TK151: Hiện tại công ty không sử dụng tài khoản 151 "Hàng mua đang đi đường". Có nghĩa là không phát sinh các nghiệp vụ hoá đơn về nhưng hàng chưa về hoặc hàng đã về nhưng hoá đơn chưa về. Vì thực tế cho thấy khi thị trường phát triển cao thì mọi nguồn cung cấp luôn sẵn có, khi có nhu cầu về nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất thì nhân viên phòng kế hoạch có thể đi tìm nguồn cung cấp mang đến tận Công ty. Căn cứ vào đó mà các hình thức thanh toán của công ty không phải lúc nào cũng giống nhau, có thể thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc mua chịu. +TK331 “Phải trả cho người bán”: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của Công ty cho người bán vật tư, hàng hóa. Công ty có thể thực hiện thanh toán với người bán ngay sau khi nhận hàng hoặc có thể thanh toán chậm. Tuy nhiên thanh toán bằng hình thức nào với thời hạn bao lâu tùy thuộc vào sự tín nhiệm giữa Công ty với nhà cung cấp và theo sự thỏa thuận trong hợp đồng giữa 2 bên. +TK111: Tiền mặt +TK112 : TGNH +TK133.1: Thuế GTGT được khấu trừ +TK141: Tạm ứng 2.2.2.2. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập nguyên vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị thực tế của vật liệu nhập vào, từ đó có thể thấy rõ được sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Vật liệu tại công ty rất đa dạng, được cung ứng từ nhiều nguồn khác nhau nên yêu cầu đặt ra đối với kế toán là phải phản ánh đúng đắn, chính xác, đầy đủ giá thực tế của nguyên liệu nhập vào cũng như tình hình thanh toán với người bán. Hàng ngày kế toán tập hợp các chứng từ nhập kho (phiếu nhập kho - Biểu số 04), kế toán nguyên vật liệu tiến hành nhập số liệu vào máy tính theo thứ tự: Số phiếu nhập:401 Ngày30/9/2005 Tên người giao hàng (người bánn): Anh Hiếu công ty chỉ Coat Total Phong Phú. Tỷ giá ngoại tệ (nếu cón) Mã vật tư: Số lượng vật liệu nhập: 85 cuộn chỉ (chi tiết theo từng loại) Đơn giá nhập: Khi nhập xong dữ liệu, máy tính tự tính cột thành tiền theo công thức đã cài đặt sẵn: Thành tiền = Số lượng x Đơn giá Sau khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán nguyên vật liệu gửi phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải trả nhà cung cấp trên sổ chi tiết thanh toán với người bán và các nhật ký chứng từ liên quan, Nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 4, số 10. Biểu số 15 Nhật ký chứng từ số 1 QUÝ III / 2005 Ghi có TK 111, Ghi nợ TK khác Đơn vị: đồng TT Diễn giải TK ĐƯ Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Cộng quý 1 Thuế VAT 133 110.000 110.000 2 Trả tiền mua NVL phiếu nhập 400 152 1.156.000 1.156.000 ... ............ .... Cộng PS Có 1.266.000 1.266.000 Đối với nguyên vật liệu mua thanh toán bằng TGNH. Khi mua nguyên vật liệu thanh toán bằng TGNH, kế toán căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng để ghi sổ Sổ quỹ Tiền gửi ngân hàng. Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 005766 của Công ty Coast Tootal Phong Phú (Biểu 2) và phiếu nhập kho số 401 (Biểu 5) về việc mua chỉ may của Công ty May Việt Hưng Phát thì kế toán nguyên vật liệu định khoản: Nợ TK152 : 2.019.920 Nợ TK133: 201.992 Có TK112: 2.221.912 Công ty May Việt Hưng Phát thông thường khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến mua hàng bằng ngoại tệ thì Công ty sẽ thanh toán ngay cho người cung cấp theo tỷ giá của ngân hàng. Biểu số 16 Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng Chứng từ Diễn giải TK ĐU Số phát sinh Số dư Ntháng PT PC Nợ Có Nợ Có Tồn đầu tháng 3 4.680.350.000 30/09 222 Trả tiền mua hàng 152 133 2.019.920 201.992 ..... ....................... ...... ………… Cộng phát sinh 2.221.912 Dư cuối tháng 4.678.128.080 Cuối quý căn cứ vào sổ quỹ Tiền gửi ngân hàng, kế toán thanh toán của Công ty mở NKCT số 2. NKCT số 2 là sổ kế toán tổng hợp, được dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc gửi tiền và rút tiền gửi ở các ngân hàng mà công ty có quan hệ giao dịch. Hiện nay công ty mở TK tại hai ngân hàng lớn ở Hà Nội là: Ngân hàng Ngoại Thương và Ngân hàng Đầu tư & Phát triển Hà Nội. Để thuận tiện cho việc theo dõi, kế toán mở mỗi ngân hàng một quyển sổ theo dõi riêng. Cuối mỗi tháng kế toán hạch toán và tổng cộng Sổ quỹ Tiền gửi ngân hàng vào cuối quý căn cứ vào tổng cộng của sổ đó kế toán lập NKCT số 2 (Ghi có TK 112G, Ghi nợ TK liên quan). Dòng cộng NKCT số 2 để ghi sổ cái. Biểu số 17 Nhật ký chứng từ số 2 QUÝ III / 2005 Ghi có TK 112, Ghi nợ TK khác Đơn vị: đồng TT Diễn giải TK ĐƯ Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng quý 1 Thuế VAT 133 201.992 201.992 2 Trả tiền mua NVL phiếu nhập 401 152 2.019.920 2.019.920 ... ............ .... Cộng PS Có 2.221.912 2.221.912 Khi nguyên vật liệu mua chưa thanh toán cho người cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331, sổ chi tiết thanh toán với người bán và NKCT số 5 để theo dõi công nợ. Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bánH, phiếu nhập kho vật liệu (do thủ kho gửi lên) kế toán theo dõi tình hình thanh toán nợ, vào sổ chi tiết tài khoản 331 theo định khoản: Nợ TK 152: Giá mua chưa thuế Nợ TK 133: Thuế VAT Có TK 331 (chi tiết theo đối tượng): Tổng giá thanh toán Khi công ty thực hiện thanh toán công nợ cho bên cung ứng vật tư, kế toán căn cứ vào chứng từ thanh toán để ghi sổ chi tiết tài khoản 331 theo định khoản: Nợ TK 331 (chi tiết theo đối tượng) Có TK 111, 112 Ví dụ: Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 002212 (Biểu 3) Công ty may Việt Hưng Phát mua vải của Công ty Winmark chưa trả tiền, kế toán ghi: Nợ TK 1522 2.400.000 Nợ TK 1331 240.000 Có TK 331 2.640.000 Ngày2/10/2003 Công ty may Việt Hưng Phát thanh toán cho Công ty Winmark tiền vải bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi: Nợ TK 331 2.640.000 Có TK 112 2.640.000 Sổ chi tiết TK 331 là sổ kế toán chi tiết được mở để theo dõi chi tiết từng công nợ với từng đối tượng mà công ty có quan hệ mua bán. Việc theo dõi trên sổ chi tiết TK 331 được thực hiện trên nguyên tắc: mỗi hoá đơn ghi một dòng và được ghi theo thứ tự thời gian phát sinh cho từng đối tượng *Phương pháp lập sổ chi tiết TK 331 - Số dư đầu quý: căn cứ vào sổ chi tiết cuối quý trước chuyển sang. + Số dư nợ thể hiện ở số tiền mà công ty ứng trước + số dư có thể hiện số công ty còn phải thanh toán. - Cột số phát sinh có: căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu NK tương ứng để ghi vào cột với dòng TK đối ứng phù hợp. - Cột số phát sinh nợ: căn cứ vào chứng từ như phiếu chi, giấy báo nợ để ghi. - Cột số dư cuối quý = Dư nợ đầu quý + PS có - PS nợ Cuối quý kế toán khóa sổ chi tiết TK 331 theo từng đối tượng. Kế toán căn cứ vào số liệu ở dòng tổng cộng của từng người để lập NKCT số 5 theo nguyên tắc mỗi khách hàng một dòng. Biểu số 18: Sổ chi tiết TK 331 Đối tượng: Cty vải Winmark Ntháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Thời hạn thanh toán TKĐƯ Số PS Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu quý 8.500.000 10/09 2212 30/09 Mua vải phục vụ sản xuất hàng Tevy 02/10/05 152 133 1.500.000 150.000 10/09 2212 30/09 Mua vải phục vụ sản xuất hàng Pan 02/10/05 152 133 900.000 90.000 Cộng số phát sinh 2.640.000 Số dư cuối quý 11.140.000 * NKCT số 5 được mở theo quý, là sổ kế toán tổng hợp phản ánh tình hình thanh toán công nợ của người cung cấp vật tư cho Công ty. - Căn cứ ghi: Sổ chi tiết TK 331, NKCT số 5 quý trước. - Phương pháp ghi: + Cột dư đầu kỳ: Căn cứ vào cột số dư cuối kỳ của NKCT số 5 cuối quý trước chuyển sang, mỗi khách hàng ghi một dòng. + Cột ghi có TK 331, nợ TK khác: căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 đã được tổng hợp số tiền hàng nhập kho trong quý của từng khách hàng bán để ghi vào một dòng trên NKCT số 5. + Cột ghi nợ TK 331, có TK khác: căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 đã được tổng hợp số tiền đã trả cho người bán theo từng đơn vị bán hàng để ghi vào một dòng trên NKCT số 5. + Cột dư cuối kỳ: căn cứ vào số dư đầu kỳ, cộng có TK 331, cộng nợ TK 331 để tính ra số dư cuối kỳ. Biểu số 19: Nhật ký chứng từ số 5 QuýIII năm 2005 TT Tên người bán Dư đầu kỳ Ghi có TK 331, ghi nợ TK ¹ Cộng có Ghi nợ TK 331, ghi có TK ¹ Cộng nợ Dư CK Nợ Có 152 133 ... 111 112 ... Nợ Có 1 Liên hiệp KH và PT Nông thôn 7.782.000 7.782.000 2 Cty Coast Phong Phú 9.560.500 9.560.500 3 Cty vải Winmark 8.500.000 2.400.000 240.000 2.640.000 11.140.000 ......... ……. ….. ............ ………….. Cộng 25.842.500 2.400.000 240.000 2.640.000 28.482.500 Cuối cùng kế toán mở sổ cái TK 152. Sổ này kế toán mở theo quý phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm vật liệu theo quý của công ty. Từ dòng cộng quý của NKCT số 1, 2, 5 ta ghi vào sổ cái. + Cột dư cuối kỳ: căn cứ vào số dư đầu kỳ của kỳ trước chuyển sang cộng với Cộng số phát sinh Nợ trừ Cộng số phát sinh Có để tính ra số dư cuối kỳ. 2.2.2.3. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Công tác kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu là một trong nhuững khâu chủ yếu của công tác hạch toán nguyên vật liệu mà thông qua đó biết được chính xác, kịp thời đầy đủ loại nguyên vật liệu xuất dùng. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi nguyên vật liệu chuyển giá trị của nó vào giá trị của sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn (khoảng 60k%) trong giá thành sản phẩm, nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại nguyên vật liệu sử dụng là bao nhiêu và theo dõi được nguyên vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng. Bởi vậy, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu phải phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng tính giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng cho từng bộ phận sử dụng cũng như xuất dùng cho các đối tượng khác. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng nguyên vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác và đầy đủ giá thành sản phẩm đặc biệt là khâu tính giá. Trình tự ghi sổ hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu: Hàng ngày từ chứng từ xuất kho, kế toán đưa dữ liệu vào máy. Giá nguyên vật liệu ghi trên phiếu này là giá hạch toán, Cuối tháng máy tự tổng hợp số liệu, cho biết nguyên vật liệu xuất dùng của từng kho, từng tài khoản về cả số lượng và giá trị theo giá hạch toán. Giá nguyên vật liệu xuất kho được xác định như sau: Giá thực tế nguyên vật liệu = Giá hạch toán nguyên * Hệ số chênh lệch Xuất kho vật liệu xuất kho Sổ cái Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu tài khoản: 152 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với tài khoản này Quý I Quý II Quý III Quý IV 111 1.156.000 112 2.019.920 331 2.400.000 Cộng số phát sinh Nợ 5.575.920 Cộng số phát sinh Có Số dư cuối kỳ 361.035.920 Sổ cái Tên tài khoản: Phải trả cho người bán Số hiệu tài khoản: 331 Ghi Nợ các TK, đối ứng Có với tài khoản này Quý I Quý II Quý III Quý IV 152 2.400.000 133 240.000 111 112 Cộng số phát sinh Nợ Cộng số phát sinh Có 2.640.000 Số dư cuối kỳ ; Sau đây là quy trình ghi sổ nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu tại Công ty may Việt Hưng Phát Chứng từ gốc (Hóa đơn, Phiếu nhập kho, Phiếu thu, giấy báo nợ ngân hàng) Sổ chi tiết T.T với người bán Nhật ký chứng từ số 5 Sổ cái tài khoản 152 Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Sổ quỹ tiền mặt Sổ quỹ TG NH Nhật ký chứng từ số 1 Nhật ký chứng từ số 2 Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - tồn Chương 2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu tại công ty cổ phần sản xuất và Thương mại Việt Hưng Phát 1/ Đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty việt hưng phát 1.1. Ưu điểm Đặc trưng cơ bản của nền kinh tế thị trường là quy luật cạnh tranh. Trong cạnh tranh nếu doanh nghiệp nào mạnh sẽ đứng vững được trong thương trường, nghĩa là hoạt động phải có hiệu quả. Nên mục tiêu hoạt động chính của các doanh nghiệp là hướng tới việc tối đa hoá lợi nhuận. Vậy để hoạt động có lợi nhuận buộc các doanh nghiệp phải hạch toán được: làm sao doanh thu mang lại bù đắp được những chi phí bỏ ra và đảm bảo có lãi. Doanh nghiệp phải hướng tới thị trường cần gì chứ không phải quan tâm đến những gì doanh nghiệp có. Thực tế cho thấy các doanh nghiệp rất quan tâm tới việc tìm ra các giải pháp để đạt được mục tiêu tiêu này và cuối cùng hầu như tất cả các doanh nghiệp đều tìm ra một giải pháp cơ bản đó là: trong sản xuất làm sao tiết kiệm được chi phí sản xuất vì đây là cơ sở hợp lý để hạ giá thành sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất nói chung, chi phí nguyên vật liệu là chi phí chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong giá thành sản phẩm. Có những doanh nghiệp chi phí nguyên vật liệu chiếm từ 80%-90% trong giá thành sản phẩm, còn các chi phí khác chiếm tỷ trọng không đáng kể. Do đó, việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Với ngành may mặc nói riêng, chi phí nguyên vật liệu cũng chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm may. Nên cũng như các doanh nghiệp sản xuất nói chung công ty may Việt Hưng Phát cũng đã và đang cố gắng hoàn thiện công tác này. Qua thời gian thực tập tại công ty may Việt Hưng Phát, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu em thấy các phần hành của công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng ở công ty có những ưu điểm sau: Thứ nhất: Về việc áp dụng chế độ thanh toán và ghi chép ban đầu. Hoạt động trong nền kinh tế thị trường công ty đã nhanh chóng chuyển đổi và áp dụng chế độ kế toán mới vào hạch toán. Nó cho phép phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đáp ứng nhu cầu cơ chế quản lý mới, yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Mặt khác, công ty đã thực hiện đúng các qui định về chế độ ghi chép ban đầu trên các chứng từ, các sổ kế toán tổng hợp: các chứng từ nhập, xuất, các NKCH, sổ cái các tài khoản... Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuển chứng từ đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế giúp cho quá trình hạch toán xuất - nhập- tồn kho được kịp thời, cung cấp đầy đủ các thông tin kinh tế cho các bên có liên quan. Thứ hai: Về việc tổ chức bộ máy kế toán. Nhìn chung việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty là hợp lý và có hiệu quả. Bao gồm những nhân viên kế toán có trình độ, có kinh nghiệm. Do đó, một người có thể đảm nhận nhiều công việc kế toán khác nhau mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời những thông tin cần thiết cho việc quản lý điều hành và giám sát tình hình hoạt động của công ty. Việc bố trí một kế toán kiêm nhiều công việc đã tiết kiệm được lao động. Thứ ba: Về việc sử dụng phương pháp kế toán. Với đặc điểm vận động của nguyên vật liệu trong công ty là tình hình nhập, xuất vật liệu diễn ra hàng ngày và rất nhiều nên việc lựa chọn phương pháp kê khai thường xuyên có ưu điểm hơn. Nó cho phép nhận biết một cách thường xuyên tình hình nhập - xuất- tồn kho vật liệu trong công ty. Thứ tư: Về khâu sử dụng nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu xuất dùng đúng mục đích và việc quản lý sản xuất dựa trên định mức nguyên vật liệu mà phòng kỹ thuật xây dựng. Các bộ phận khi có nhu cầu về nguyên vật liệu thì làm phiếu xin lĩnh vật liệu lên phòng kinh doanh. Sau khi xem xét tính hợp lệ của phiếu, bộ phận quản lý xét duyệt. Do vậy, nguyên vật liệu được đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất. Mặt khác, thông qua việc xây dựng định mức vật tư cho từng loại sản phẩm công ty đã tiết kiệm được lượng vật tư khá lớn. Khoản này đã đem lại doanh thu đáng kể cho công ty. Trong quá trình hạch toán, bên cạnh những ưu điểm còn tồn tại những hạn chế nhất định. Với những hạn chế này cần phải hoàn thiện để đảm bảo tính chính xác, khoa học và có hiệu quả trong công tác quản lý của công ty. Những nhược điểm được biểu hiện cụ thể là: Thứ năm: Công tác kế toán chi tiêt tài khoản 331 “phải trả người bán”. Kế toán mở sổ chi tiêt tài khoản 331 “phải trả người bán” trên từng trang sổ, mà công ty lại hạch toán theo quí. Nên nếu như các nghiệp vụ mua bán chịu tăng nên nhiều của ba tháng trong quý. Khi đó sẽ thiếu trang sổ để ghi và phải mở trang sổ mới. Do vậy, làm cho việc theo dõi tình hình công nợ trở nên phức tạp hơn. Thứ sáu: Khâu dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu. Với chức năng sản xuất hàng gia công và tự sản xuất nên vật liệu của công ty không chỉ do khách hàng mang đến mà còn có cả vật liệu của công ty tự mua về để sản xuất. Mặt khác, đối với hàng gia công khách hàng chỉ mang đến phần vật liệu chính, còn nguyên liệu phụ công ty có thể tự bỏ ra cho qúa trình sản xuất. Do vậy, để đảm bảo cho quá trình sản xuất cần dự trữ vật liệu ở mức cần thiết. Nhưng thực tế ở công ty khâu dự trữ vật liệu chưa đảm bảo. Ngoài ra, kho tàng bảo quản vật liệu chưa đầy đủ, có khi vật liệu về phải xếp ở hàng lang đi lại... Với những nhược điểm đã nêu trên ở Công ty May Việt Hưng Phát, để công tác kế toán được đảm bảo cho qui trình hạch toán cần phải hoàn thiện những mặt hạn chế này. 1.2. Nhược điểm Bên cạnh những cố gắng và những thành tựu đã đạt được thì hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty vẫn có những hạn chế nhất định cần được hoàn thiện hơn nữa. Đó là: Thứ nhất: Về phân loại nguyên vật liệu: Việc phân loại nguyên vật liệu dựa vào vai trò, công dụng kinh tế của nguyên vật liệu để chia thành từng nhóm, từng thứ nguyên vật liệu cụ thể là rất phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty . Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay, để áp dụng phần hành kế toán nguyên vật liệu vào máy tính thì xây dựng hệ thống danh điểm vật tư thống nhất, áp dụng trong toàn công ty là cần thiết để theo dõi và quản lý nguyên vật liệu. Công ty vẫn chưa xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư vì vậy không thể kiểm soát đồng thời mỗi loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ có nhiều quy cách, thông số kỹ thuật dễ nhầm lẫn. Thứ hai: Về việc lập sổ chi tiết nguyên vật liệu. Sổ chi tiết nguyên vật liệu của công ty không phản ánh chi phí thu mua nguyên vật liệu mà chỉ phản ánh giá mua nguyên vật liệu là giá hạch toán ghi trên hoá đơn . Mà các chi phí thu mua được phản ánh vào các NKCT số1. Do vậy đến cuối kỳ công ty mới tiến hành phân bổ chi phí thu mua nguyên vật liệu dựa vào số lượng từng loại nguyên vật liệu xuất. Thứ ba: Việc ứng dụng tin học hiện đại vào tổ chức kế toán: Hiện nay, với trình độ công nghệ thông tin đang phát triển công ty đã trang bị cho phòng kế toán tài chính một số máy vi tính nhưng việc cài đặt chương trình trên máy chưa được hoàn hảo, đã hạn chế đến công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Đến cuối tháng khối lượng công việc nhiều, việc đối chiếu số lượng tồn kho giữa thủ kho và phòng kế toán vẫn còn nhiều hạn chế. Do đó, Công ty cần nghiên cứu ứng dụng máy vi tính xuống từng kho để công tác kế toán nguyên vật liệu được diễn ra thuận lợi, khắc phục được phần nào khó khăn và phản ánh kịp thời chính xác giá trị của từng loại vật liệu. 2/ Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Việt Hưng Phát. 2.1. Hoàn thiện thủ tục nhập kho2 Để đảm bảo tính kịp thời, chính xác thì kế toán vật liệu nên thường xuyên kiểm tra, đối chiếu với thủ kho về tình hình biến động của từng loại vật liệu, đôn đốc nhân viên nộp hoá đơn, chứng từ sang phòng kế toán để kế toán theo dõi việc nhập hàng, vào sổ chi tiết vật tư để nhanh chóng hoàn tất thủ tục nhập kho sau mỗi lần đi mua hàng. Nếu thực hiện như vậy thì vật liệu tồn kho trên sổ kế toán mới có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kế toán. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư hàng hoá tồn kho, so sánh đối chiếu với số vật tư hàng hoá trên sổ kế toán, số tồn kho thực tế luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. 2.2. Cải tiến công tác kế toán các khoản nợ phải trả về việc mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ. Trong nền kinh tế thị trường quan hệ mua bán chịu về vật tư, hàng hoá diễn ra là tất yếu. Hoạt động này diễn ra một cách thường xuyên giữa các doanh nghiệp. Khi nền sản xuất ngày càng phát triển, sản phẩm hàng hoá ngày càng nhiều thì nó kéo theo các quan hệ tín dụng ngày càng tăng lên. Tại mỗi doanh nghiệp sẽ hình thành nên các khoản phải thu và các khoản phải trả. Các khoản phải thu bao gồm: phải thu của khách hàng về việc cung cấp sản phẩm, lao vụ, dịch vụ; các khoản ứng trước cho nhà cung cấp và các khoản phải thu khác. Các khoản phải trả bao gồm: Phải trả tiền mua chịu vật tư, hàng hoá của doanh nghiệp khác, người mua ứng trước tiền hàng và các khoản phải trả khác. Trong công tác kế toán yêu cầu không những phản ánh được tổng quát số phải thu, phải trả để cung cấp thông tin cho nhà quản trị biết tình hình công nợ của doanh nghiệp, mà còn phản ánh theo dõi số phải thu, phải trả của từng khách hàng, nhà cung cấp. Hiện tại, công ty phản ánh công nợ của từng nhà cung cấp trên sổ chi tiết tài khoản 331 “Phải trả người bán”. Với cách mở như đã nêu phần nhược điểm công ty sẽ không đáp ứng được một cách liên tục công nợ nếu như quan hệ mua chịu tăng lên. Như vậy, để việc ghi chép theo dõi công nợ được thuận tiện theo em công ty cần có những bước cải tiến trong khâu này, cụ thể là đối với những nhà cung cấp mà công ty có quan hệ thường xuyên như: Tổng công ty dệt may Việt Nam, Công ty TM &DV Ngọc Diệp ... thì kế toán nên mở quyển sổ riêng để theo dõi. Còn những doanh nghiệp mà quan hệ trao đổi mua chịu không thường xuyên như: Công ty Việt Hà Lê, cơ khí may... thì nên mở chung vào một quyển, trong đó theo dõi một đơn vị trên những trang sổ nhất định. Ví dụ đối với Tổng công ty dệt may Việt Nam ta mở riêng 1 quyển sổ để theo dõi. Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán như sau: Sổ chi tiết TK 331 (của tổng Công ty dệt may việt nam) Ntháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Thời hạn thanh toán TKĐƯ Số PS Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu quý Cộng số phát sinh Số dư cuối quý kết luận Trong thời gian thực tập ở Công ty may Việt Hưng Phát em đã học hỏi được nhiều điều mới mẻ thật bổ ích và lý thú về thực tế công tác kế toán để bổ trợ cho những kiến thức lý luận ở trường. Em nghĩ thời gian thực tập cho sinh viên là cần thiết vì qua đó có thêm những kiến thức để khi bước vào làm thực tế thì đã có những kinh nghiệm nhất định. Với đề tài em nghiên cứu “Hoàn thiện công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần SX và TM Việt Hưng Phát” em có thể khẳng định rằng: Kế toán nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng trong quản lý kinh tế. Kế toán nguyên vật liệu giúp cho các doanh nghiệp theo dõi được chặt chẽ các chỉ tiêu số lượng và giá trị vật liệu nhập kho, xuất kho, tồn kho và thông qua đó đề ra những biện pháp hữu hiệu nhằm quản lý chặt chẽ, giúp cho việc giảm chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận của công ty. Khi thực tập tại Công ty Cổ phần SX và TM Việt Hưng Phát, em đã tìm hiểu được những mặt mạnh cần phát huy và những hạn chế cần khắc phục đối với công tác kế toán Nguyên vật liệu. Qua thời gian thực tập, em có một số đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện thêm công tác kế toán Nguyên vật liệu ở Công ty và qua đó em hiểu rằng: Một cán bộ tài chính kế toán không chỉ am hiểu những vấn đề lý luận mà còn phải hiểu biết vận dụng một cách sáng tạo và linh hoạt những lý luận đã học được ở trường đại học vào công tác thực tế để giải quyết những vấn đề thực tế xảy ra. Một lần nữa em xin cảm ơn sự giúp đỡ và chỉ bảo nhiệt tình của các cô chú trong phòng kế toán của Công ty Cổ phần SX và TM Việt Hưng Phát cùng với thầy giáo - Thạc sĩ Trương Anh Dũng đã tạo điều kiện cho em tìm hiểu và viết chuyên đề tốt nghiệp với đề tài này. Mặc dù đã cố gắng song do thời gian thực tập hạn chế và những hiểu biết còn non kém nên trong chuyên đề này em chỉ mới đề cập đến những vấn đề mang tính chất cơ bản nhất và chắc chắn không tránh khỏi được những thiếu sót. Vậy em rất mong được sự góp ý và chỉ bảo các thầy cô, ban lãnh đạo công ty và phòng kế toán để chuyên đề tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! TàI LIệU THAM KHảO Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp thương mại –Nhà xuất bản tài chính Hà Nội. Kế toán doanh nghiệp sản xuất – Trường đại học Tài chính kế toán. Hướng dẫn thực hành ghi chép chứng từ sổ kế toán - Trường đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh. Thanh toán và tín dụng quốc tế -Nhà xuất bản đại học Quốc gia Hà Nội. Luận văn các khoá trước.