Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Thạch Bàn

9 Chứng từ số 08 Liên 2 Người giao dịch: Anh Phương Địa chỉ: Phòng kế hoạch Diễn giải: Nhập vật tư theo hợp đồng số 1289 ngày 7/1/2009 Nhập kho tại: K01 Dạng nhập: phải trả người bán (331) STT Tên vật tư TK vật tư Mã vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Bột cao lanh xương 1521 NLC001 kg 100.000 605 60.500.000 Tổng tiền hàng: 60.500.000 Thuế GTGT: 6.050.000 Tổng tiền thanh toán: 66.550.000 Viết bằng chữ: sáu mươi sáu triệu năm trăm, năm mươi nghìn đông chẵn Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Phụ trách (Ký, họ tên) KT trưởng (Ký, họ tên) TT đơn vị (Ký, họ tên) Trước khi bắt đầu sản xuất theo định mức hay theo một hợp đồng kinh tế thì bộ phận phòng kỹ thuật hay các phân xưởng sản xuất sẽ viết “Phiếu đề xuất vật tư” theo đúng số lượng, chất lượng yêu cầu của hợp đồng hay theo định mức. Các phiếu đề xuất vật tư do các phân xưởng sản xuất đưa lên phòng kỹ thuật, phòng kỹ thuật sẽ đưa lên Giám đốc duyệt, sau đó mang đến phòng kế toán viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được chia thành 2 liên: 1 liên lưu tại phòng vật tư, còn liên kia đưa lên cho quản đốc phân xưởng mang đến kho nhận nguyên liệu rồi lại giao cho thủ kho. Định kỳ kế toán xuống kho để nhận các chứng từ đó cùng với các chứng từ nhập khác có liên quan. Biểu số 05: Công ty Cổ phần PHIẾU ĐỀ XUẤT VẬT TƯ Thạch Bàn Kính gửi: Giám đốc Công ty CP Thạch Bàn Bộ phận: Phân xưởng nung sấy Đề nghị Giám đốc Công ty cấp duyệt STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Nội dung Ghi chú 1. Bột cao lanh xương Kg 20.000 Pha và nung gạch 2. … … … … Cộng Ngày 07 tháng 1năm 2009 Phòng kỹ thuât CNSX (Ký, họ tên) Giám đốc xí nghiệp (Ký, họ tên) Biểu số 06: Công ty Cổ phần PHIẾU XUẤT KHO Số 05 Thạch Bàn Ngày 07 tháng 1 năm 2009 Nợ: TK 621 Có: TK 152 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Đông Lý do xuất kho: Pha và nung gạch Xuất tại kho: Vật liệu chính STT Tên, nhãn hiệu, quy cáchphẩm chất, vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Bột cao lanh xương Kg 20.000 20.000 Cộng Tổng số tiền (viết bằng chữ): ..... Ngày 07 tháng 1 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) 2.2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.2.2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho Hiện nay, nguyên vật liệu Công ty mua về được bảo quản trong các kho khác nhau tùy theo từng loại. Tại mỗi kho thủ kho dùng các thẻ kho để theo dõi tình hình, nhập, xuất tồn của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư ở từng kho. Hàng ngày khi có các nghiệp vụ xảy ra thì thủ kho kiểm tra số lượng thực nhập, thực xuất với số lượng ghi trên các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Căn cứ vào các chứng từ này thủ kho ghi thẻ kho vật liệu liên quan, cuối ngày tính ra số tồn và ghi vào thẻ kho. Hàng ngày thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Cuối tháng, thủ kho cộng tổng nhập, tổng xuất vật liệu trong tháng và số tồn cuối tháng của từng danh điểm vật liệu để đôn đốc đối chiếu với bảng tổng hợp nhập xuất tồn do kế toán lập. Ta có thẻ kho vào tháng 1 năm 2009 như sau: Biểu số 07: Công ty Cổ phần THẺ KHO Thạch Bàn Ngày lập thẻ: Tháng 1 năm 2009 Tờ số: Tên, nhãn, quy cách vật tư: Bột xương cao lanh Đơn vị tính: kg Mã số: NLC001 STT Chứng từ Trích yếu Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận KT SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 31.000 03 4/1 Nhập vật tư 5/1 40.000 71.000 04 4/1 Xuất vật tư cho PXSX 6/1 20.000 51.000 05 7/1 Xuất vật tư cho PXSX 7/1 20.000 31.000 08 8/1 Nhập vật tư của công ty KYSB 10/1 100.000 131.000 12 13/1 Xuất vật tư cho PXSX 13/1 10.000 121.000 25 17/1 Xuất vật tư cho PXSX 10.000 111.000 29 27/1 Xuất vật tư cho PXSX 27/1 25.000 86.000 Tổng cộng 140.000 85.000 86.000 Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) 2.2.2.2. Kế toán chi tiết NVL tại phòng kế toán Nguyên vật liệu được hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song và mở sổ kế toán theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu. Khi có các nghiệp vụ nhập xuất kho thì kế toán nguyên vật liệu nhập các phiếu xuất kho, nhập kho và ghi sổ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi. Cuối mỗi tháng, quý, năm, kế toán nguyên vật liệu dựa trên các phiếu nhập kho, xuất kho làm nên các bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho. Các bảng kê được lập theo trình tự thời gian và riêng cho từng loại nguyên vật liệu. Từ các bảng kê này kế toán có thể tổng hợp được giá trị vật liệu xuất để đối chiếu so sánh với bảng kê tổng hợp nhập xuất tốn, đối chiếu với sổ cái tài khoản 152. Từ các phiếu nhập kho, xuất kho ta có bảng kê phiếu nhập kho, xuất kho trong Tháng 1/2009 như sau : Biểu số 08: Công ty Cổ phần BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP Thạch Bàn (Trích số liệu tháng 1 năm 2009) Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 01/01 PN01 Nhập men màu 1) Fsit FAT 2161 Kg 50.000 11.000 550.000.000 2) Fsit SBT 0003 Kg 3.000 2.700 8.100.000 Cộng 558.100.000 03/1 PN02 Nhập Modun PSKD 1432 Modun-C200HSCPV21E Bộ 1 34.000.000 34.000.000 PSKD 1487 Modun CMV3-2350T Bộ 1 67.000.000 67.000.000 Cộng 101.000.000 04/1 PN03 Nhập bột cao lanh xương - Cty KSYB Kg 40.000 602 24.080.000 08/1 PN08 Nhập bột cao lanh xương của Cty KSYB Kg 100.000 605 60.050.000 ....... ... .... .... ..... Tổng cộng 1.264.000.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tổng giám đốc (Ký, họ tên) Biểu số 09: Công ty Cổ phần BẢNG KÊ PHIẾU XUẤT Thạch Bàn (Trích số liệu từ ngày 01/01/2009 đến 31/01/2009) Chứng từ Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 02/01 PX01 Xuất dầu cho xe nâng KOMATSU DG1001-Dầu Diezen lít 200 7.500 1.500.000 Cộng 1.500.000 03/01 PX02 Xuất vật liệu cho sản xuất 1, NL 1003-Đất sét Trúc Thôn 2, NL 1005-Feld Văn Bàn kg kg 20.000 5.000 500 525 10.000.000 2.625.000 Cộng 12.625.000 07/01 PX05 Xuất bột cao lanh xương cho PXSX Kg 20.000 604,3 12.086.000 12/01 PX13 Xuất bột cao lanh xương cho sx Kg 10.000 604,3 6.043.000 .... .... .... .... .... Tổng cộng 33.754.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tổng giám đốc (Ký, họ tên) Ngoài hai bảng kê trên, thì cuối kỳ kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn. Việc lập bảng kê được tiến hành như sau: Tháng đầu tiên của năm, kế toán vật liệu vào các số dư đầu kỳ với tất cả các loại vật liệu,tháng sau máy sẽ tự chuyển từ số dư tháng trước sang. Khi có các nghiệp vụ nhập xuất phát sinh thì số lượng và giá trị nhập kho, xuất kho của từng danh điểm vật tư sẽ được lưu vào máy tính.Cuối kỳ, thì nhập mã vật liệu ta sẽ có số liệu về tổng số lượng và giá trị nhập kho, xuất kho trong kỳ của loại vật liệu đó. Từ các nhập kho, phiếu xuất kho phát sinh ta có bảng tổng hợp nhập xuất tồn cuối tháng như sau Biểu 10: Công ty Cổ phần Bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn Thạch Bàn Từ ngày 01/01/2009 đến ngày 31/01/2009 (Trích số liệu liên quan đến nhóm nguyên liệu chính và nhóm men) STT Mã VT Tên vật tư Đơn vị Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Nhóm NL chính 128.758.230 439.441.500 376.877.800 191.321.930 1 NLC001 Cao lanh xương Kg 31.000 18.755.000 140.000 84.580.000 85.000 51.365.500 86.000 51.969.500 2 NLC002 Đolomit Thanh Hóa Kg 9.800 52.332.000 12.000 64.080.000 15.000 80.100.000 6.800 36.312.000 3 NLC003 Đất sét Trúc Thôn Kg 120.000 57.120.000 500.000 238.000.000 400.000 190.400.000 220.000 104.720.000 4 NLC004 Bi sứ nội Kg 10.929 5.515.300 110.032 52.781500 116..748 55.012.300 4.213 3.284.580 Nhóm Men 1.877.250.000 582.917.600 471.423.570 1.989.363.030 5 ME001 Men 302/243 Kg 98.270 1.235.869.000 98.270 1235869000 6 ME003 Men 391/7/Co Kg 48.900 26.003.000 10000 5.317.600 2.000 1.063.570 56.900 30.257.030 7 ME004 Fsit FAT 2161 Kg 53.808 591.888.000 50.000 550.000.000 42.760 470.360.000 61.048 671.528.000 8 ME003 Fsit SBT 003 Kg 8700 23.490.000 10.000 27.600.000 18.700 51.090.000 Nhóm NL phụ .. ... .... .... .... .... .... ...... ..... Cộng tháng 5.426.379.149 4.120.789.000 5.926.721.000 3.620.447.149 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tổng giám đốc (Ký, họ tên) Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán công ty còn sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi từng loại nguyên vật liệu nhập, xuất trong kỳ. Căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho kế toán sẽ nhập số liệu vào máy tính, cuối tháng máy tính sẽ tự động tính ra giá đơn vị bình quân của vật liệu xuất kho và in ra sổ chi tiết nguyên vật liệu. Sổ chi tiết nguyên vật liệu có mẫu như Biểu số 11 (trang 25). Biểu số 11: Công ty Cổ phần SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Thạch Bàn Tháng 1/2009 Tên tài khoản: 152 C1521 Tên kho: K01 Tên vật liệu: Bột cao lanh xương Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải TK Đư Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Số dư ĐK 605 31.000 18.755.000 PN03 04/1 Nhập vật tư 331 602 40.000 24.080.000 71.000 42.835.000 PX04 04/1 Xuất cho SX 621 604,3 20.000 12.086.000 51.000 30.749.000 PX05 07/1 Xuất cho PXSX 621 604,3 20.000 12.086.000 31.000 18.663.000 PN08 08/1 Nhập vật tư 331 605 100.000 60.500.000 131.000 79.163.000 PX12 13/1 Xuất cho PXSX 621 604,3 10.000 6.043.000 121.000 73.120.000 PX25 17/1 Xuất cho PXSX 621 604,3 10.000 6.043.000 111.000 67.077.000 PX29 27/1 Xuất PXSX 621 604,3 25.000 15.107.500 86.000 51.969.500 Tổng cộng 140.000 84.580.000 85.000 51.365.000 86.000 51.969.500 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tổng giám đốc (Ký, họ tên) Như vậy việc hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn được khái quát qua sơ đồ sau: Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Phiếu xuất kho Thẻ kho Kế toán tổng hợp Bảng kê phiếu nhập kho Bảng kê phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn. 2.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn 2.3.1. Tài khoản sử dụng Để theo dõi tổng quát tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu, kế toán Công ty sử dụng TK 152 - "Nguyên liệu, vật liệu". TK152 không quy định các TK cấp 2. Tuy nhiên, do yêu cầu quản lý của nguyên vật liệu của mình, TK152 được Công ty mở thành các TK chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ vật liệu như sau: + TK1521 - nguyên vật liệu chính. + TK1522 - vật liệu phụ + TK1523 - nhiên liệu + TK1524 - phụ tùng + TK1526 - thiết bị xây dựng + TK1528 - vật liệu khác Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài khoản như: TK 331- Phải trả người bán, TK 151- Hàng mua đang đi đường, TK 141- Tạm ứng, TK 133- Thuế GTGT khấu trừ,... 2.3.2. Kế toán nghiệp vụ thu mua, nhập kho nguyên vật liệu Việc lập kế hoạch sản xuất thì công ty tiến hành lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu dựa trên khả năng và nhu cầu sản xuất của công ty. Công ty thu mua các loại nguyên vật liệu chính để phối liệu sản xuất như: đất sét, cao lanh, Feldspar, Đolômít... Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất chủ yếu là mua ở trong nước và một số vật liệu nhập khẩu từ nước ngoài. 2.3.2.1. Nguyên vật liệu mua trong nước Nguyên vật liệu được mua từ các nguồn như: đất sét được cung cấp từ mỏ sét Trúc Thôn - Chí Linh - Hải Dương, cao lanh xương được cung cấp ở Lào Cai, Yên Bái, Đôlômit thì ở Thanh Hóa. Các nguyên vật liệu được mua dưới dạng ký hợp đồng với công ty khoáng sản. Một số mẫu hợp đồng, hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu nguyên vật liệu, phiếu giao nhận vật tư, phiếu nhập kho như sau: Biểu 12: HỢP ĐỒNG MUA BÁN Ngày 3 tháng 1 năm 2009 (Số 0134 năm 2009) Bên bán: Công ty khoáng sản Yên Bái Địa chỉ: 393 đường Điện Biên - phường Minh Tâm - thị xã Yên Bái Bên mua: Công ty Cổ phần Thạch Bàn Địa chỉ: Thạch Bàn – Gia Lâm – Hà Nội Hai bên ký hợp đồng mua bán với những điều khoản sau: Điều 1: Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền Tên hàng: Bột cao lanh xương, số lượng 100.000 kg Đơn giá gốc 605đ/kg Thuế GTGT: 10%; tổng giá trị thanh toán: 66.550.000đ Điều 2: Quy cách, chất lượng Cỡ hạt = 35%; độ ẩm < 5% SiO2 53% Độ trắng: 74% Điều 3: Bao bì, đóng gói Đóng gói trong bao, trọng lượng 50 kg Điều 4: Hàng được giao tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn từ ngày 8/1/2009 đến ngày 13/1/2009 Điều 5: Thanh toán muộn nhất là ngày 25/2/2009 Điều 6: Hai bên thực hiện đúng hợp đồng Đại diện bên bán Đại diện bên mua Hoá đơn GTGT Công ty nhận được có mẫu như biểu số 1 . Sau khi nhận hóa đơn GTGT thì nhân viên thu mua vật liệu mang về phòng kế hoạch để kiểm tra đối chiếu với hợp đồng và kế hoạch thu mua để có quyết định nhận hàng hay không. Phiếu nhập kho sẽ được lập theo biểu số 4. Dựa trên các phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT và các chứng từ khác có liên quan, kế toán nhập số liệu vào máy tính, máy tự động ghi vào sổ Nhật ký chung sau đó ghi sổ cái tài khoản 152 và các sổ chi tiết có liên quan tùy hình thức thanh toán. Việc thanh toán tiền mua nguyên vật liệu chính nhập kho thì công ty sẽ thanh toán chậm hoặc trả ngay bằng tiền gửi ngân hàng. Việc thanh toán với người bán được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Số này được lập chi tiết theo từng người bán. Với nghiệp vụ nhập bột xương cao lanh của công ty khoáng sản Yên Bái, căn cứ vào hóa đơn GTGT số 1289 ngày 7 tháng 1 năm 2009, phiếu nhập kho số 08 ngày 8/1/2009, kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản sau: Nợ TK 1521: 60.500.000 Nợ TK 133: 6.050.000 Có TK 331 - KSYB 66.550.000 Sổ chi tiết thanh toán với người bán có mẫu như sau: Biểu 13: Công ty Cổ phần SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Thạch Bàn Từ ngày 1/1/2009 đến ngày 31/1/2009 Mã khách hàng: KH - 03 công ty khoáng sản Yên Bái Loại tiền: VNĐ NT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1/1 Dư đầu kỳ 0 4/1 PN03 04/1 Nhập bột cao lanh xương 1521 24.080.000 24.080.000 thuế GTGT 1331 2.408.000 26.488.000 8/1 PN08 08/1 Mua bột cao lanh xương nhập kho 1521 60.500.000 86.988.000 thuế GTGT 1331 6.050.000 93.038.000 9/1 PC14 09/1 Thanh toán tiền hàng 1121 30.000.000 63.038.000 15/1 PN21 15/1 Nhập Feldpar 1521 190.000.000 253.038.000 thuế GTGT 1331 19.000.000 272.038.000 25/1 PC26 25/1 Thanh toán cho người bán (HD 0134) 1121 63.038.000 209.000.000 Cộng phát sinh 93.038000 302.038.000 Dư cuối kỳ 209.000.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tổng giám đốc (Ký, họ tên) Trong trường hợp mua nguyên vật liệu trả ngay bằng tiền gửi ngân hàng thì kế toán căn cứ vào giấy báo nợ, hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho để hạch toán. VD: Ngày 15/1/2009 công ty nhập bột đá theo hóa đơn 400 của Công ty hóa chất Việt Trì, thanh toán bằng chuyển khoản theo giấy báo nợ số 459 vật liệu nhập kho theo phiếu nhập kho số 17 kế toán định khoản và ghi sổ như sau: Nghiệp vụ này được kế toán ghi vào sổ chi tiết Tk152 như sau: Nợ TK 1524 32.500.000 Nợ TK 133 3.250.000 Có TK 141 35.750.000 Số tiền tạm ứng để mua nguyên vật liệu được vào sổ chi tiết thanh toán tạm ứng, số này được mở theo dõi từng đối tượng và ghi chép tương tự sổ chi tiết thanh toán với người bán. Ngoài các hình thức thanh toán trên, chỉ có một số ít vật liệu được công ty mua bằng tiền mặt, thường là các loại vật liệu phục vụ việc giao dịch, sử dụng ở các phòng ban. Các nghiệp vụ thu chi tiền đều được xem xét trên các chứng từ hợp lý. 1.2.3.2. Vật liệu nhập khẩu Công ty Cổ phần Thạch Bàn hiện nay đang phải nhập khẩu một số loại men dùng trong sản xuất. Công ty hiện nay đang sử dụng hai phương thức chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác. Nhập khẩu trực tiếp hình thức thanh toán chủ yếu là giá thực tế hoặc ngoại tệ luân chuyển khoản. Công ty dùng tỷ giá thực tế để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá này được cấp nhập theo tỷ giá thực tế tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ … Căn cứ vào giấy thông báo nhận hàng và các chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu kế toán ghi vào sổ nhật ký chung và các sổ có liên quan theo định khoản sau. Nợ TK 152: giá thực tế vật liệu nhập kho Có TK 112, 331: tính theo tỷ giá thực tế Có Tk 3333: thuế nhập khẩu Thuế GTGT hàng nhập khẩu được hạch toán như sau: Nợ TK: 1332 Có TK 3331 (33312): Thuế GTGT hàng nhập khẩu Trong đó: Giá thực tế vật liệu bằng giá mua ghi trên hóa đơn thanh toán của người bán + thuế nhập khẩu + các chi phí phát sinh… Nếu như mua nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau thì chi phí mua hàng nhập khẩu được đơn vị phân bổ cho từng loại theo tiêu thức số lượng. Ví dụ: Ngày 13/1/2009 công ty nhập khẩu men Fsit SBT theo số hóa đơn 1078 của hãng Carmadi chưa trả tiền. Biểu 14: COMMERCIAL INVOICE (Hóa đơn thương mại) No (số) 1078 Date (ngày): 13 tháng 1 năm 2009 For account and sisle of messrs (khách hàng): Thach Ban Joinstock Company - Việt Nam Add (địa chỉ): Gia Lam – Ha Noi Commodity (hàng hóa): Leaven for brick prodution (men dùng sản xuất) No (số) Commodity (hàng hóa) Quantity (số lượng) (kg) Unit price (đơn giá USD/kg) Amount (thành tiền) (USD) 1 Fsit Ceramic 7,000 0.1535 1,075 Total (Tổng cộng) 1,075 Kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho. Tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ là: 1 USD = 17.580 VNĐ Chi phí vận chuyển tính vào giá thực tế của vật liệu nhập kho của số hàng trên là: 600.000 VNĐ Giá thực tế nhập kho = 17.580 x 1.075 + 600.000 = 19.500.000 VNĐ Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu (theo mẫu Biểu 11) và sổ chi tiết thanh toán với người bán (theo mẫu Biểu 13) như sau: Nợ TK 1522: 19.500.000 Có TK 331: 18.900.000 Có TK 111: 600.000 Thuế GTGT hàng nhập khẩu được hạch toán như sau: Nợ TK 1332: 1.890.000 Có TK 33312: 1.890.000 2.3.3. Kế toán nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu Việc xuất vật liệu tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn chủ yếu là xuất cho nhu cầu sản xuất sản phẩm ở các phân xưởng sản xuất. Ngoài ra vật liệu còn được xuất kho cho phân xưởng cơ điện, xuất cho bộ phận quản lý, bán hàng, các phòng ban và có thể bán ra ngoài. Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu thì nhân viên bộ phận sử dụng vật liệu sẽ viết yêu cầu xuất vật tư, phụ tùng trong đó cần phải trình bày rõ mục đích sử dụng, những danh mục vật tư cần lĩnh cụ thể với yêu cầu chất lượng, số lượng. Khi có nhu cầu men FAT để sản xuất sản phẩm thì nhân viên phân xưởng sản xuất viết phiếu đề xuất vật tư theo biểu số 5. Những người có liên quan ký vào phiếu yêu cầu rồi chuyển lệnh do giám đốc ký duyệt sau đó phiếu yêu cầu được chuyển về phòng kế toán. Để tính giá nguyên vật liệu xuất kho kế toán nguyên vật liệu sẽ nhập số dư đầu tháng và các nghiệp vụ trong tháng thì đến cuối tháng máy tính sẽ tự tính giá trung bình. Dựa trên những số liệu trên kế toán viết phiếu xuất kho theo biểu số 6, lập ba liên. Ba liên phiếu xuất kho chuyển cho người phụ trách vật tư và thủ trưởng đơn vị ký, rồi giao cho người lĩnh mang xuống kho để nhận vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu. Sau khi đã có đủ chữ ký, thủ kho giữ lại một liên, liên còn lại dùng để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu. Phiếu xuất khi có xác nhận của thủ kho về số lượng thực xuất là căn cứ để kế toán hạch toán và ghi sổ. Trình tự hạch toán tổng hợp và ghi sổ với các trường hợp sau. 2.3.3.1. Xuất vật liệu sản xuất sản phẩm Đối tượng là các loại sản phẩm: Gạch 200 x 200; 300 x 3000, 400 x 400, 500 x 500. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán xác định giá trị vật liệu xuất cho loại sản phẩm và tập hợp vào bảng kê phiếu xuất vật liệu sản xuất sản phẩm. Căn cứ bảng kê này và các phiếu xuất kho, kế toán tập hợp thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng loại sản phẩm vào sổ cái TK 621 - chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi tiết thành các tài khoản TK 6211, TK 6212, TK 6213, TK 6214 và ghi sổ Nhật ký chung (Biểu số 18). Nợ TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho S/P 200 x 200 Nợ TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho S/P 400 x 400 Nợ TK 6214: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho S/P 500 x 500 Có TK 152: (Chi tiết vật liệu); Giá trị vật liệu xuất kho Sổ cái TK 621 có mẫu như sau: Biểu số 15: Công ty Cổ phần SỔ CÁI Thạch Bàn Năm 2009 Tên tài khoản: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Granite Số hiệu tài khoản: 6211 (Trích số liệu tháng 1 năm 2009) Đơn vị tính: đồng Ngày Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 0 Phát sinh trong kỳ 97.990.000 97.990.000 03/01 PX02 03/01 Xuất đất sét cho sản xuất 1521 12.625.000 04/01 PX04 03/01 Xuất bột cao lanh cho sx 1521 12.086.000 07/01 PX05 07/01 Xuất bột cao lanh cho sx 1521 12.086.000 13/01 PX12 13/01 Xuất bột cao lanh cho sx 1521 6.043.000 17/01 PX25 17/01 Xuất bột cao lanh cho sx 1521 6.043.000 21/01 PX26 21/01 Xuất modun C200 cho PX 1524 34.000.000 27/01 PX29 27/01 Xuất bột cao lanh cho sx 1521 15.107.000 .......... 31/01 PKT46 31/01 Kết chuyển sang Tk 154 154 51.365.000 31/01 PKT47 31/01 Kết chuyển sang Tk 154 154 46.625.000 Số dư cuối kỳ 0 0 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tổng giám đốc (Ký, họ tên) 2.3.3.2. Xuất vật liệu cho sản xuất chung Vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất chung chủ yếu là các loại vật liệu phụ như: xăng, dầu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu xuất cho sản xuất chung không chi tiết cho từng loại sản phẩm mà được tập hợp chung và phân bổ cho từng loại sản phẩm theo những tiêu thức thích hợp. Căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung theo biểu số 18 (trang 37) và sổ cái Tk 627, sổ này được mở tương tự sổ cái tài khoản 621. 2.3.3.3. Xuất vật liệu cho nhu cầu quản lý, bán hàng hoặc xuất bán Ngoài phục vụ cho sản xuất, vật liệu còn được xuất kho sử dụng cho nhu cầu quản lý và bán hàng, khi đó kế toán căn cứ vào tưng trường hợp để ghi vào sổ cái Tk 641, 642 hoặc sổ chi tiết Tk 5118 – doanh thu bán vật liệu thừa. Đồng thời kế toán ghi sổ nhật ký chung theo mẫu biểu số 18 (trang 37). Vật liệu nếu dùng không hết thì theo quy định tại công ty bộ phận sử dụng phải lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ phiếu này sau khi lập được chuyển lên phòng kế toán, kế toán ghi giảm chi phí nguyên vật liệu ở bộ phận tương ứng. Phiếu báo vật liệu còn lại cuối kỳ có mẫu như sau: Biểu 16: PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ Ngày 31/1/2009 Bộ phận sử dụng: Phân xưởng sản xuất STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Lý do sử dụng 1 Đất sét Trúc Thôn NL1003 kg 12.0300 2 Cao lanh xương NL1001 kg 1.370 2.3.4. Kiểm kê đánh giá lại nguyên vật liệu Để đảm bảo hạch toán chính xác vật liệu công ty phải tiến hành kiểm kê và ghi lại kết quả cuộc kiểm kê đó. Theo quy định của công ty tiến hành kiểm kê hai lần trong năm vào các ngày 30/6 và 31/12. Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho nguyên vật liệu nhằm phát hiện và xử lý chênh lệch giữa vật liệu tồn kho thực tế và số tồn trên sổ sách. Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu ngày 31/12/2008 có mẫu như sau Biểu 17: BIÊN BẢN KIỂM KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU Ngày 31/12/2008 Kho: kho K1 Ban kiểm kê gồm: 1, Ông Nguyễn Trung Kiên - Thủ kho 2, Bà Dường Ngọc Lan - Phòng kế hoạch 3, Bà Lê Thị Việt Hoa - Kế toán trưởng Đã tiến hành kiểm kê các loại vật liệu sau tại kho K1: STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Chênh lệch Sổ sách Thực tế Thừa Thiếu 1) Đất sét Trúc Thôn kg 115.000 115.000 ….. ….. 7) Cao lanh xương kg 99.700 98.900 800 Nguyên nhân chênh lệnh: hao hụt trong quá trình sản xuất. Kiến nghị xử lý: Ghi giảm giá trị theo sổ thực tế. Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Ban kiểm kê (Ký, họ tên) Tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật liệu đều được ghi vào sổ Nhật ký chung. Sổ nhật ký chung có mẫu như sau: Biểu số 18: Công ty Cổ phần SỔ NHẬT KÝ CHUNG Thạch Bàn (Trích số liệu liên quan đến TK 152 tháng 1/2009) Đvị tính: đ Ngày Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 02/1 PN01 02/01 Nhập vật liệu theo hóa đơn 05 ngày 2/1 1521 133 331 558.100.000 55.810.000 613.910.000 02/1 PX01 02/01 Xuất dầu cho xe nâng 6213 1523 1.500.000 1.500.000 03/1 PX02 03/01 Xuất đất sét và Feld cho sản xuất 6211 1521 12.625.000 12.625.000 04/1 PN03 04/01 Mua vật liệu theo hóa đơn 1289 (công ty KSYB) 1521 133 331 24.080.000 2.408.000 26.488.000 04/1 PX04 Xuất bột cao lanh cho sx 6211 1521 12.086.000 12.086.000 07/1 PX05 Xuất bột cao lanh cho sx 6211 15211 12.086.000 12.086.000 08/1 PN08 08/01 Mua bột cao lanh nhập kho 1521 133 331 60.500.000 6.050.000 66.550.000 13/1 PX12 13/01 Xuất bột cao lanh cho sản xuất 6211 1521 6.043.000 6043.000 17/1 PX25 17/01 Xuất bột cao lanh cho sx 6211 1521 6.043.000 6043.000 21/01 PX26 21/01 Xuất Modun C200 cho PX1 6211 1524 34.000.000 34.000.000 27/1 PX29 27/01 Xuất bột cao lanh cho sản xuất 6211 1521 15.107.000 15.107.000 … … … .... ..... ..... Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tổng giám đốc (Ký, họ tên) Việc tổng hợp là do kế toán tổng hợp sau mỗi nghiệp vụ nhập xuất kho vật liệu là ghi vào sổ cái TK 152. . Sổ cái TK 152 được mở theo từng tháng và chi tiết cho từng tài khoản. Ta có mẫu sổ cái như sau: Biểu 19: Công ty Cổ phần SỔ CÁI Thạch Bàn (Trích số liệu tháng 01 năm 2009) Tên tài khoản: Nguyên vật liệu chính Số hiệu: 1521 Đvị tính: đ Ngày Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số Phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 42.758.500 03/01 PX02 03/01 Xuất đất sét cho sx 621 12.625.000 04/01 PX03 Nhập bột cao lanh xương 331 24.080.000 04/01 PX04 04/01 Xuất bột cao lanh cho sx 621 12.086.000 07/01 PX05 07/01 Xuất bột cao lanh cho sx 621 12.086.000 08/01 PN08 08/01 Nhập cao lanh xương theo hóa đơn: 1289 331 60.500.000 13/01 PX12 13/01 Xuất bột cao lanh cho sx 621 6.043.000 17/01 PX25 17/01 Xuất bột cao lanh cho sx 621 6.043.000 .... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 173.318.550 153.993.550 Số dư cuối kỳ 62.083.500 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tổng giám đốc (Ký, họ tên) Biểu 20: SỔ CÁI (Trích số liệu tháng 1 năm 2009) Tên tài khoản: Vật liệu phụ Số hiệu: 1522 Ngày Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số Phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 32.143.500 02/01 PN01 02/01 Nhập men màu Fsit FAT, SBT 331 558.100.000 07/01 PX09 07/01 Xuất men FAT cho PX1 6212 4.780.000 08/01 PX10 08/01 Xuất men cho PX2 6212 12.075.000 10/01 PX11 10/01 Xuất men SBT cho PX2 6212 12.075.000 15/01 PX23 15/01 Xuất dùng cho PX1 6212 4.780.000 … ... ... ... Cộng phát sinh 558.100.000 131.450.500 Số dư cuối kỳ 458.793.000 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tổng giám đốc (Ký, họ tên) Quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Thạch Bàn khái quát như sau: Sổ nhật ký chung Sổ cái Tk 152 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, xuất kho...) Sổ chi tiết TK152 Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 8: Quy trình hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty CP Thạch Bàn PHẦN III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẠCH BÀN 3.1. Nhận xét chung vê công tác kế toán NVL tại công ty CP Thạch Bàn Cùng với sự đổi mới của nền kinh tế đất nước, Công ty Cổ phần Thạch Bàn đã tăng cường sản xuất kinh doanh để đạt được kế hoạch đề ra, bên cạnh đó công ty cũng luôn coi trọng chất lượng sản phẩm đã đầu tư mua sắm thiết bị, dây truyền công nghệ tiên tiến hiện đại để đưa vào sản xuất cho năng suất lao động cao và chất lượng sản phẩm tốt. Có được kết quả như hiện nay một phần là nhờ công ty đã có cơ cấu tổ chức quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, công ty đã bố trí các phòng ban đảm nhiệm phù hợp. - Công ty có một đội ngũ cán bộ quản lý nhiều kinh nghiệm năng động, sáng tạo, có đội ngũ công nhân lành nghề 3.1.2. Ưu điểm 3.1.2.1. Ưu điểm chung Kế toán với vai trò là một công cụ quản lý kinh tế tài chính sắc bén được đầu tư đúng mức đã và đang góp một phần không nhỏ trong việc tăng cường năng lực và hiệu quả quản lý ở Công ty Cổ phần Thạch Bàn. Công ty Cổ phần Thạch Bàn lựa chọn hình thức Nhật ký chung rất phù hợp cho việc phân công lao động kế toán, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống chứng từ công ty sử dụng tương đối đầy đủ và hoàn thiện bao gồm những chứng từ bắt buộc và những chứng từ hướng dẫn của Bộ Tài chính. Chính vì sự chặt chẽ này nên có thể nói hệ thống chứng từ của công ty đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý. Về hệ thống tài khoản của công ty sử dụng hầu hết các tài khoản phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Về hệ thống báo cáo, công ty sử dụng hầu hết các loại báo cáo điều này đã giúp cung cấp thông tin tương đối đầy đủ. Về hệ thống sổ sách: Từ khi hình thức sổ kế toán mới được áp dụng đến nay phòng kế toán đã có một hệ thống sổ sách kế toán chặt chẽ, liên quan với nhau. 3.1.2.2. Ưu điểm về kế toán nguyên vật liệu - Thứ nhất: Về quản lý với việc tổ chức công tác kế toán khá chặt chẽ ở các khâu. Em nhận thấy việc hạch toán nguyên vật liệu ở công ty đã đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như yêu cầu của Bộ Tài chính. Kế toán vật tư đã có sự phối hợp chặt chẽ đồng bộ với các phần hành kế toán khác và các phòng ban như phòng vật tư, thủ kho, từ việc nhập chứng từ đến việc phản ánh lên sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác kịp thời về tình hình sử dụng, dự trữ cho người quản lý. - Thứ hai: Về tình hình cung cấp vật liệu của công ty gồm nhiều loại, các hoạt động nhập xuất lại diễn ra thường xuyên đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ. Để đảm bảo đáp ứng yêu cầu này công ty đã tổ chức khá tốt đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ, chính xác về mẫu mã, chất lượng… - Thứ ba: Việc hạch toán tổng hợp công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với doanh nghiệp lớn. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song đảm bảo thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán số liệu, thuận tiện cho việc sử dụng kế toán máy. - Thứ tư: phân loại và tính giá nguyên liệu: Nguyên vật liệu tại công ty được phân loại một cách rõ ràng và được mã hóa tương ứng trên máy tính. Phương pháp tính giá nguyên vật liệu là theo phương pháp tính giá thực tế, mọi trường hợp nhập kho vật liệu được tính toán đầy đủ các yếu tố liên quan đến giá thực tế vật liệu nhập kho. Giá xuất kho là giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, tuy việc sử dụng phương pháp này sẽ làm khối lượng công tác kế toán tập trung vào cuối kỳ nhưng do được thực hiện trên máy vi tính nên đã khắc phục được nhược điểm này. 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, do quy mô của công ty khá lớn và ngày càng được mở rộng nên nguyên vật liệu được công ty sử dụng ngày càng đa dạng phong phú về số lượng, chủng loại do đó hạch toán nguyên vật liệu tại công ty còn một số tồn tại cần tiếp tục được hoàn thiện: 3.1.2.1. Về bộ máy kế toán Việc luân chuyển chứng từ kế toán về phòng tài chính kế toán còn chậm chạp nên việc cung cấp thông tin kinh tế đã xử lý cho lãnh đạo các bộ phận và cho Ban giám đốc còn chưa kịp thời, điều này đã ảnh hưởng lớn đến công tác chỉ đạo sản xuất của các bộ phận thuộc Công ty. Hoạt động kiểm tra kiểm soát và phân tích tài chính của công ty chưa thực sự hiệu qủa, công ty chưa có nhân viên chuyên làm nhiệm vụ phân tích tài chính. Trong điều kiện cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay, việc có một bộ phận chuyên phân tích tài chính hiệu quả sẽ đem lại rất nhiều thuận lợi cho hoạt động của doanh nghiệp, nó giúp cho doanh nghiệp có thể nhận biết được các dấu hiệu rủi ro trong kinh doanh, nhận biết được các cơ hội để có biện pháp ứng xử phù hợp. 3.1.2.2. Về công tác kế toán: Công tác kế toán ở Công ty Cổ phần Thạch Bàn được thực hiện tương đối tốt tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số điểm chưa hợp lý như sau: - Tổ chức chứng từ: Nhìn chung, việc tổ chức chứng từ của công ty về cơ bản đã tuân thủ theo những quy định của Chế độ kế toán. Tuy nhiên, do số lượng các nghiệp vụ phát sinh nhiều, khối lượng chứng từ lớn, lại bị dồn nhiều vào cuối tháng nên xảy ra tình trạng một số chứng từ bị thiếu chữ ký, không đúng theo quy định của Chế độ. - Sổ sách kế toán: Công ty hiện đang áp dụng hình thức Kế toán máy. Việc kết chuyển số liệu lên các sổ sách tương ứng được tự động hóa theo phần mềm đã lập trình, đảm bảo tuân thủ theo Luật kế toán và Chế độ kế toán. Tuy nhiên Công ty không thực hiên việc in các sổ kế toán thường xuyên mà chỉ in khi có yêu cầu sử dụng (như khi tiến hành kiểm toán). Công ty nên thực hiện việc in sao những sổ này để đề phòng có sự cố máy tính xảy ra. Tất nhiên việc xảy ra sự cố như vậy là rất hiếm nhưng nếu xảy ra sự cố thật thì việc tìm và ghi chép lại những số liệu đã mất là công việc vô cùng nan giải. 3.1.2.3. Về kế toán nguyên vật liệu - Về tổ chức thu mua, dự trữ và bảo quản Công ty đã tổ chức được một bộ phận tiếp liệu chuyên đảm nhận công tác thu mua vật tư trên cơ sở đã xem xét, cân đối giữa kế hoạch sản xuất và nhu cầu. Với khối lượng vật tư sử dụng tương đối lớn, chủng loại vật tư nhiều, đa dạng mà đơn vị vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho sản xuất không để tình trạng ứ đọng nhiều nguyên vật liệu hoặc ngừng sản xuất. Công ty đã xác định được mức dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản xuất. Kinh doanh không bị gián đoạn. Hệ thống kho tàng của công ty được bố trí tương đối hợp lý, phù hợp với cách phân loại vật liệu mà công ty đã áp dụng. -Về khâu sử dụng vật liệu: Vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức vật liệu định trước xuất vật liệu sản xuất. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận phải có giấy đề xuất gửi lên phòng kinh doanh và phải được lãnh đạo xem xét, ký duyệt. Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu xuất vào sản xuất một cách chặt chẽ và là cơ sở chủ yếu cho việc phấn đấu hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. - Việc ghi chép một số chứng từ, sổ kế toán của công ty chưa hợp lý, sổ nhật ký chung, giấy thanh toán tạm ứng… - Một số chứng từ thuận tiện cho công tác hạch toán, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty nhưng chưa được sử dụng. 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty CP Thạch Bàn Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, xét cho cùng thì mục tiêu của các doanh nghiệp hoạt động đều hướng tới việc tối đa hoá lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội. Để đạt được mục đích này đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Thạch Bàn nói riêng phải sử dụng đồng bộ nhiều biện pháp tổ chức, kỹ thuật quản lý. Song, một trong những biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm đã được thực hiện và có hiệu qủa là không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Đây luôn là vấn đề bao trùm xuyên suốt hoạt động kinh doanh thể hiện chất lượng của công tác quản lý kinh tế. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu có một ý nghĩa vô cùng quan trọng. Việc xác định đúng lượng nguyên vật liệu tiêu hao, tính giá vật liệu nhập xuất kho đúng, phù hợp trong mỗi giai đoạn góp phần cung cấp những thông tin chính xác cho các nhà quản trị về tình hình sản xuất của công ty. Qua đó, các nhà quản trị có thể đưa ra những biện pháp phù hợp trong việc lựa chọn nhà cung cấp, lựa chọn loại nguyên vật liệu thích hợp nhằm đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao nhất. Việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu còn giúp Công ty Cổ phần Thạch Bàn tiết kiệm nguyên vật liệu tránh thất thoát trong quá trình thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu. Bởi vì nguyên vật liệu của Công ty (như đất sét, bột cao lanh...) thường dễ rơi vãi trong quá trình vận chuyển, sử dụng, khó kiểm đếm được khối lượng chính xác. Chính vì thế Công ty Cổ phần Thạch Bàn phải không ngừng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng những đầu vào quan trọng này. 3.3. Các yêu cầu, nguyên tắc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu Trong quá trình hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu phải chú ý những yêu cầu và nguyên tắc sau đây: - Việc hoàn thiện phải được dựa trên những cơ sở nhất định, đảm bảo nguyên tắc, chuẩn mực chung cũng như điều kiện cụ thể của Công ty. - Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng những quy định hiện hành của chế độ tài chính, chế độ và chuẩn mực kế toán. Những quy định bao giờ cũng chỉ là một khung chung, yêu cầu mọi bộ máy kế toán phải vận hành theo những khuôn khổ nhất định. Việc áp dụng các "khung" đó như thế nào lại phụ thuộc vào sự linh hoạt của từng đơn vị, tuyệt đối tránh cứng nhắc, sao chép rập khuôn máy móc khi vận dụng. - Hoàn thiện trên cơ sở đảm bảo sự phù hợp với những đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp được phân biệt bởi các đặc trưng: lĩnh vực hoạt động, quy mô trình độ cán bộ công nhân viên, trình độ tổ chức quản lý… Do vậy, cùng là vận dụng chế độ nhưng bộ máy kế toán của mỗi công ty một khác nhau, việc hoàn thiện phải có tính khả thi, gắn với điều kiện cụ thể thì mới đem lại hiệu quả cao nhất. - Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời để phục vụ cho việc ra các quyết định quản lý. Thông tin, cùng với kiểm tra là một trong hai chức năng cơ bản của kế toán. Do đó bộ máy kế toán dù vận động biến đổi như thế nào cũng không được xa rời chức năng của mình. - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm, tránh lãng phí. Phải giải quyết mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra và lợi ích thu được. Hoàn thiện là nhằm mục đích nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp, nếu hoàn thiện lại đi kèm với lãng phí thì việc hoàn thiện đó là không cần thiết. Tiết kiệm ở đây bao gồm cả tiết kiệm về thời gian và tiền bạc. Bộ máy kế toán nên hoàn thiện theo hướng đòi hỏi ít sức lao động nhất mà khối lượng công việc vẫn đảm bảo đầy đủ, nhanh chóng trong điều kiện ngân quỹ giới hạn. 3.4. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Thạch Bàn 3.4.1. Về thủ tục nhập - xuất kho nguyên vật liệu Công ty cần phải xây dựng một quy chế cụ thể về quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua đến khâu bảo quản sử dụng và dự trữ. Trong đó cần phải quy định rõ trách nhiệm của từng phòng ban, từng cá nhân. - Quy định rõ trách nhiệm của cán bộ thu mua vật liệu. Khi mua vật liệu về phải bàn giao chứng từ một cách đầy đủ, kịp thời cho bộ phận kế toán để kế toán hạch toán kịp thời, chính xác số lượng giá trị nguyên vật liệu nhập kho và theo dõi, giám sát tình hình biến động của nguyên vật liệu trong quý. - Về nhập kho nguyên vật liệu: dù nhập với khối lượng cũng như giá trị là bao nhiêu thì cũng cần phải tiến hành theo đúng thủ tục nhập kho đã quy định chỉ trừ một số lần nhập với giá trị quá nhỏ như nhập bút bi để phục vụ công tác quản lý, nhập băng dính … thì có thể nhập theo thủ tục đơn giản. Việc nhập kho vật liệu theo đúng trình tự sẽ hạn chế được những kết quả xấu, kịp thời phát hiện các nguyên vật liệu kém phẩm chất để có biện pháp xử lý thích hợp. - Nguyên liệu - vật liệu thu mua về cần phải làm thủ tục nhập kho trước khi xuất cho các phân xưởng sản xuất, có như vậy kế toán mới thực hiện được tốt chức năng kiểm tra, giám sát của mình trong việc sử dụng nguyên vật liệu. Đồng thời kế toán hạch toán được chính xác chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. 3.4.2. Về công tác kiểm kê đánh giá nguyên vật liệu Hiện nay, nguyên vật liệu tồn kho của công ty không nhiều, tuy nhiên thị trường nguyên vật liệu cho sản xuất gạch ngói biến động rất lớn. Công ty chỉ tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu định kỳ mà không tiến hành đánh giá lại nguyên vật liệu. Điều này có nhược điểm là không phản ánh đúng giá cả nguyên vật liệu tại thời điểm cuối kỳ. Theo em, cùng với việc kiểm kê, công ty nên tiến hành đánh giá lại giá trị nguyên vật liệu theo giá thị trường để có thể biết chính xác giá trị và số lượng nguyên vật liệu tồn kho. 3.4.3. Về công tác kế toán nguyên vật liệu Cần thống nhất việc phân loại vật liệu và sử dụng tài khoản hạch toán Hiện nay tại phòng tài chính kế toán của công ty vật liệu được phân loại và mã hóa trên máy vi tính thành 6 nhóm như sau: Mã vật tư Tên vật tư NLC Nhóm nguyên vật liệu chính ME Nhóm men MA Nhóm màu NL Nhóm nhiên liệu (gồm dầu và gas) NLP Nhóm vật liệu phụ PT Phụ tùng khác Trong khi đó Tk 152 lại được mở thành 6 tài khoản cấp hai như sau: TK 1521: Nguyên vật liệu chính TK 1522: Vật liệu phụ (gồm có nhóm men, nhóm màu) TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng TK 1526: Thiết bị xây dựng TK 1528: Vật liệu khác Theo đó sổ cái TK 152 được thành lập thành 6 sổ cái chi tiết TK 1521, TK 1522, TK 1523, TK 1524, TK 1526, TK 1528. Trong khi đó bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn lại được lập thành nhóm như sau, cách phân loại vật liệu. Vì vậy rất khó có thể đối chiếu giữa bảng hệ tổng hợp nhập xuất tồn với sổ cái TK 152 theo từng nhóm vật liệu Theo em nên chi tiết TK 152 như sau: TK 1521: Nguyên liệu chính TK 1522: Nhóm men TK 1523: Nhóm màu TK 1524: Nhóm nhiên liệu TK 1526: Nhóm vật liệu phụ TK 1528: Nhóm phụ tùng khác Lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức Khi có nhu cầu xuất vật tư cho sản xuất phân xưởng phải viết phiếu yêu cầu lĩnh vật tư. Phiếu này được mang xuống phòng kế toán viết phiếu xuất kho. Như vậy phiếu xuất kho không được luân chuyển qua phòng kế hoạch hơn nữa nếu sự phê duyệt phiếu yêu cầu xuất vật liệu chỉ mang tính hình thức mang lại sự rườm rà phức tạp không cần thiết, điều đó đôi khi làm chậm tiến độ sản xuất. Để khắc phục điều này công ty có thể lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho từng phân xưởng và theo đó các phân xưởng xuống lĩnh vật tư. Phiếu này do phòng kế hoạch lập và nêu quy định sẽ mỗi lần xuất vật tư không nên quá một số lượng nào đó, để tránh tình trạng tồn ở phân xưởng quá nhiều. Phiếu này có thể dùng cho một hay nhiều loại vật tư. Hạn mức được duyệt cho một hay nhiều loại vật tư: Hạn mức được duyệt trong tháng là số lượng vật liệu được duyệt trên cơ sở khối lượng sản xuất sản phẩm trong tháng theo kế hoạch và định mức tiêu hao vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm. Số lượng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần, số lượng thực xuất từng lần. Phiếu này được lập làm hai liên, người nhận vật tư giữ 1 liên, một liên giao cho thủ kho. Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết, thủ kho lấy cả 2 phiếu cộng số thực xuất trong tháng để ghi thẻ kho và ký tên vào phiếu xuất. Sau đó chuyển cho phòng kế hoạch 1 liên, còn lại gửi về phòng kế toán. Phiều này có mẫu như sau: Biểu số 21: PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Ngày tháng năm Bộ phận sử dụng: Lý do xuất Xuất tại kho STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị Hạn mức được duyệt Số lượng xuất Đơn giá Thành tiền Ngày … Cộng ... .... .... .... .... ... ... .... .... .... Phụ trách bộ phận Phòng kế hoạch Thủ kho Lập sổ Nhật ký đặc biệt Hiện nay công ty đang hạch toán theo hình thức nhật ký chung nhưng không mở các sổ Nhật ký đặc biệt, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ đều vào sổ nhật ký chung, trong khi đó lượng nghiệp vụ phát sinh tại công ty là rất lớn. Công ty nên mở sổ nhật ký mua hàng vì sổ này dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng theo hình thức trả tiền sau. Cuối kỳ sổ nhật ký mua hàng kế toán ghi vào sổ cái TK 152. Nhật ký mua hàng có mẫu sau: Biểu 22: Công ty Cổ phần NHẬT KÝ MUA HÀNG Thạch Bàn Năm 2009 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ghi nợ Phải trả người bán SH NT Hàng hóa Nguyên vật liệu Tài khoản khác SH ST Sổ trang trước chuyển sang Cộng chuyển trang sau Ngày ... tháng ... năm 200. Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tổng giám đốc (Ký, họ tên) Lập bảng phân bổ vật liệu: Ở Công ty hiện nay không lập bảng phân bổ nguyên vật liệu do đó đã ảnh hưởng tới công tác kiểm tra đối chiếu và tính kịp thời của kế toán, chưa đáp ứng được cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Để khắc phục những nhược điểm này thì Công ty nên lập bảng phân bổ vật liệu. Bảng phân bổ vật liệu được lập theo mẫu sau: Ví dụ: Căn cứ vào các chứng từ xuất kho vật liệu trong tháng kế toán đã tập hợp được và phân loại chi phí nguyên vật liệu theo từng đối tượng sử dụng cụ thể, cùng với số liệu trên sổ chi tiết vật liệu và báo cáo nhập – xuất - tồn cuối tháng và bảng kê có số liệu trong tháng 1/2009 như sau: Biểu số 23: Công ty Cổ phần BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU - VẬT LIỆU CCDC Thạch Bàn Tháng 1/2009 Ghi có TK Ghi nợ TK (Đối tượng sử dụng) Tài khoản 152 TK 153 1521 1522 …. Cộng TK 152 1.TK621-Chi phí NVL trực tiếp 7.603.936.219,44 …. .... 8.610.069.414,44 -Phân xưởng I 398.572.650 421.725.314 + Tổ nung 235.318.150 246.135.524 + Tổ gia công 163.254.500 175.547.390 - Phân xưởng II 7.205.365.569,44 8.188.386.500,44 + Tổ mài 397.854.454 424.250.454 + Tổ cơ điện 818.380.115 925.200.000 + Tổ KCS 5.989.151.000 6.838.816.046,44 2.TK 627: Chi phí SX chung 43.681.500 -Phân xưởng I 448.000 + Tổ nung 297.000 + Tổ gia công 151.000 - Phân xưởng II 43.253.500 + Tổ mài 4.323.500 + Tổ cơ điện 25.350.000 + Tổ KCS 13.560.000 3.TK 642: Chi phí QLDN 19.621.600 35.392.351 Cộng 7.623.559.819 8.689.185.665,44 Ngày 31 tháng 1 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tổng giám đốc (Ký, họ tên) 3.5. Điều kiện thực hiện 2.3.1 Về phía Nhà nước - Hiện nay Nhà nước đã ban hành một số văn bản pháp luật nhằm tạo khung pháp lý và cơ sở cho công tác kế toán như Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán…, ban hành các thông tư hướng dẫn thực hiện Chế độ tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp thực hiện tự chủ trong hạch toán. - Tuy nhiên một số văn bản và quy định vẫn chưa thực sự phù hợp với các doanh nghiệp cho nên Nhà nước cần phải hoàn thiện hơn nữa hệ thống pháp lý cho phù hợp với cơ chế thị trường, với những đổi mới về chính sách nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh và có được hệ thống kế toán phù hợp với yêu cầu phát triển mới. Đồng thời tiếp tục ban hành các chuẩn mực còn lại trên nguyên tắc tiếp thu các chuẩn mực quốc tế có tính đến điều kiện đặc thù của Việt Nam. 2.3.2 Về phía công ty Cổ phần Thạch Bàn Để hoàn thiện công tác hạch toán kế toán, trách nhiệm lớn nhất thuộc về Công ty Cổ phần Thạch Bàn: - Để làm được điều này, công ty cần phải không ngừng cập nhật các quy định, các văn bản mới ban hành của Nhà nước và Bộ tài chính để có thể vận dụng một cách linh hoạt vào công tác kế toán ở công ty, đáp ứng yêu cầu đổi mới và hoàn thiện công tác hạch toán kế toán theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam và thế giới. - Công ty cũng cần không ngừng củng cố, kiện toàn bộ máy quản lý cũng như bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán có tốt thì mới đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Cần tăng cường sự kết hợp của các bộ phận, các phòng ban, từ đó mọi thông tin về tình hình kinh doanh của công ty mới được phản hồi chính xác, kịp thời, phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, kiểm soát. Cần thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo, thống kê, kế toán quản trị để nắm bắt chặt chẽ thông tin phục vụ cho điều hành sản xuất. - Tổ chức học tập, tập huấn bồi dưỡng về kiến thức nghiệp vụ, kiến thức pháp luật, quy chế quy định của chính phủ về quản lý đối với doanh nghiệp, tập huấn kiến thức quản trị doanh nghiệp, chuyên môn kỹ thuật cho cán bộ quản lý, cán bộ điều hành quản lý - Về phía người trực tiếp làm công tác kế toán: Đội ngũ cán bộ kế toán của công ty cần không ngừng trau dồi, nâng cao trình độ, cần tìm hiểu sâu hơn nữa những quy định, chuẩn mực, chế độ kế toán để áp dụng cho đúng đắn, phù hợp với đặc điểm Công ty chứ không rập khuôn máy móc. KẾT LUẬN Trong điều kiện cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển mạnh mẽ như ngày nay, những thành tựu của nó đã trở thành một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp và quyết định tới sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Bởi thế, doanh nghiệp nào biết sử dụng hiệu quả những yếu tố đầu vào, đặc biệt là yếu tố nguyên vật liệu thì doanh nghiệp đó càng có lợi thế trong cạnh tranh. Bên cạnh đó, việc tổ chức tốt công tác quản lý, hạch toán kế toán là chìa khoá mang lại sự thành công trên thương trường. Quá trình thực tập tại Công ty cổ phần Thạch Bàn tuy thời gian không dài đã giúp em có được cơ hội tiếp cận thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty. Với những kiến thức đã được trang bị trong nhà trường đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của cô giáo – GS.TS Đặng Thị Loan, cùng với sự tạo điều kiện của lãnh đạo, phòng kế toán công ty và một số phòng ban, xí nghiệp khác trực thuộc công ty cổ phần Thạch Bàn em đã hoàn thành bài chuyên đề này. Em rất mong tiếp tục nhận được sự góp ý để hoàn thiện kiến thức chuyên nghành của mình và nâng cao nhận thức nghề nghiệp trong tương lai. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo, các cô chú phòng Tài chính – Kế toán của Công ty cổ phần Thạch Bàn và cô giáo Đặng Thị Loan đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập và thực hiện bản chuyên đề tốt nghiệp này. Hà Nội, ngày tháng năm 2009 Danh mục tài liệu tham khảo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Thạch Bàn. Báo cáo tài chính và một số sổ sách kế toán của Công ty Cổ phần Thạch Bàn. PGS .TS. Đặng Thị Loan, Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp. NXB ĐH Kinh Tế Quốc Dân -2006. Chế độ kế toán doanh nghiệp - Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ kế toán, sơ đồ kế toán. NXB thống kê - 2008 Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006. Một số trang web và tạp chí chuyên ngành: Tapchiketoan.com Ketoan.com.vn Một số bài luận văn của các khoá trước. MỤC LỤC