Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hòa An

g và đặc tính lý hoá khác nhau. Đặc biệt nguyên vật liệu được mua từ nhiều nguồn khác nhau trên cả nứơc nên chi phí mua rất lớn. Chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm cuối cùng. Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất (từ 70 đến 80%) Từ những đặc điểm trên việc quản lý nguyên vật liệu là rất cần thiết và phảI tổ chức quản lý chặt chẽ ở các khâu thu mua, bảo quản,dự trữ và sử dụng, đây là yêu cầu khách quan của công tác quản lý vật tư và cũng là một tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả kinh tế, kỹ thuật của Công ty nên đòi hỏi kế toán nguyên vật liệu phảI hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế để đứng vững và khẳng định được mình công ty phảI tính toán làm ăn lấy thu bù chi và phảI có lãi. Vì thế công ty phảI chú ý đến giá cả ngyên vật liệu, phảI làm sao số chi bỏ ra ít nhất lại mua được khối lượng vật tư nhiều nhưng chất lượng vẫn đảm bảo, hạ thấp chi phí thu mua từ đó góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm. Bên cạnh đó công ty cũng cần phảI tổ chức bảo quản nguyên vật liệu để tránh mất mát, hư hỏng, giảm chất lượng nguyên vật liệu gây ảnhh ưởng đến chất lượng sản phẩm gây thiệt hại đến sản xuất. 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty CP XNK Hoà An Để tiến hành sản xuất sản phẩm công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau với khối lượng vật liệu tương đối lớn, trong đó mỗi loại vật liệu có vai trò và công dụng khác nhau. Vì vậy để quản lý được chặt chẽ, hạch toán chính xác tình hình nhập xuất vật liệu, tồn kho vật liệu đảm bảo cung cấp kịp thời vật liệu một cách khoa học kịp thời cho sản xuất công ty đã tiến hành phân loại vật liệu như sau: - Nguyên vật liệu chính: Bao gồm nhựa nhập khẩu, nhựa PP, nhựa LD là những vật liệu chủ yếu cấu tạo nên thực thể của sản phẩm. - Vật liệu phụ: gồm phẩm màu - Nhiên liệu: Là yếu tố phát sinh trong hoạt động sản xuất, nó giữ vai trò cung cấp năng lượng cho máy móc thiết bị vận hành liên tục và có hiệu quả, quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi. Nhiên liệu cho quá trình sản xuất gồm có: dầu mỡ các loại như dầu nhiên liệu,.. - Phế liệu thu hồi: Các loại vật liệu thu hồi trong quá trình sản xuất như các loại phụ tùng cũ hỏng không sửa chữa được Từ đặc điểm vật liệu của công ty và cách phân loại vật liệu như trên đòi hỏi công tác quản lý vật liệu của công ty phải chặt chẽ ở tất cả các khâu từ việc thu mua đến việc sử dụng vật liệu phải đảm bảo về giá mua, chi phí thu mua cũng như xác định mức sử dụng vật tư cho mỗi loại sản phẩm. Chính vì vậy mà tổ chức kế toán vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo công ty có những thông tin chính xác, kịp thời, về việc sử dụng vật liệu của công ty, về nguồn cung cấp, chất lượng, giá cả cũng như sử dụng vật liệu thay thế...mặt khác quản lý chặt chẽ vật liệu thông qua việc sử dụng hợp lý tiết kiệm giảm định mức tiêu hao...để từ đó giảm chi phí vật liệu để giảm giá thành sản phẩm của công ty. 2.2.3. Lập danh điểm vật tư: Tại công ty cổ phần XNK Hoà An danh điểm vật tư được lập theo từng tài khoản cấp 1 cấp 2 để ký hiệu loại nhóm vật tư, kết hợp với các chữ cáI của tên vật tư cụ thể như sau: Biểu số 2.3: Một số mã danh mục vật tư Mã số Mặt hàng 152 Nguyên vật liệu 1521 Nguyên vật liệu chính HN01 Nhựa nhập khẩu HN02 Nhựa PP HN03 Nhựa LD 1522 Nguyên vật liệu phụ BĐ Bột đá PM01 Màu xanh PM02 Màu trắng cốm PM03 Màu đỏ 1523 Nhiên liệu 2.2.4.Đánh giá nguyên vật liệu. - Nguồn nguyên vật liệu cung cấp cho sản xuất sản phẩm ở công ty cổ phần XNK Hoà An chủ yếu là mua ở trong nước một phần nhâp khẩu từ nước ngoài. Vì vậy giá `thực tế của vật liệu được tính bằng giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào ( công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ và trừ đi các khoản chiết khấu, giảm giá ( nếu có), việc phản ánh thanh toán theo dõi trên các tài khoản 331, 111, 112 và TK 141. - Để đánh giá NVL được chính xác và thống nhất hàng ngày kế toán sử dụng giá thực tế để ghi sổ khi nhập NVL. * Đối với NVL nhập kho kế toán tính giá thực tế của vật liệu nhập kho theo công thức sau: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (chưa có thuế) + Các chi phí thua mua thực tế - Các khoản CKTM, giảm giá - Trường hợp vât liệu giao tại kho công ty thì trong giá mua ( giá thanh toán với người bán chưa có thuế GTGT) đã bao gồm cả chi phí vận chuyển thì: Giá thực tế của vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (chưa có thuế GTGT) * Đối với vật liệu xuất kho. Khi xuất kho vật liệu, kế toán vật tư tính giá thành thực tế của vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho = Số lượng vật tư xuất kho x Đơn giá bình quân gia quyền Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế của vật tư tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế của vật tư nhập trong kỳ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ Cụ thể trong tháng 5 năm 2009 đơn giá bình quân của nhựa LD xuất kho được tính như sau: * Nhựa LD - Tồn đầu tháng 5: số lượng 2.300kg với đơn giá 18.000đ/kg - Ngày 2/5 nhập 5.200kg đơn gía 19.000đ/kg Đơn giá bình quân xuất kho = 2.300 x 18.000 + 5.200 x 19.000 2.300 + 5.200 = 18.693,33 đ/kg Các loại vật liệu khác được tính tương tự như cách tính của nhựa LD 2.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 2.3.1. Chứng từ và sổ kế toán chi tiết NVL tại công ty CP XNK Hoà An - Các chứng từ sử dụng + Hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT + Phiếu giao nhận hàng hoá + Phiếu nhập kho + Phiếu đề nghị xuất vật tư + Phiếu xuất kho + Biên bản kiểm nghiệm - Các loại sổ sử dụng: + Sổ chi tiết: Thẻ kho, sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn. 2.3.2. Phương pháp hạch toán chi tiết 2.3.2.1. Thủ tục nhập nguyên vật liệu. Do đặc điểm vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài nên khi có nhu cầu cần công ty cử cán bộ vật tư đến nơi ký hợp đồng. Khi vật liệu chuyển về kho công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm tra về chất lượng vật liệu, số lượng, quy cách, đơn giá vật liệu, nguồn mua, tiến độ thực hiện hợp đồng kiểm nhận vật tư gồm: Phòng kinh doanh, đại diện thủ kho, hội đồng kiểm nhập vật tư của công ty sẽ lập “ biên bản kiểm nghiệm vật tư” thành 2 bản. Một bản giao cho phòng kinh doanh để ghi sổ theo dõi tình hình hợp đồng, một bản giao cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán. Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phải lập thêm một bản giao phòng kinh doanh làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán. Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho. Kế toán vật tư căn cứ vào hoá đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho được lập thành 2 liên với đầy đủ các chữ ký. Sau đó kế toán vật tư chuyển cho các bộ phận có liên quan: + Một liên giao cho thủ kho để nhập vật liệu vào thẻ kho rồi sau đó chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán. + Một liên lưu lại tại nơI lập phiếu. Trình tự nhập kho có thể kháI quát bằng sơ đồ như sau: NVL Hoá đơn Kiểm nghiệm Phiếu NK P. kiểm nghiệm Nhập kho Cụ thể: Ngày 2/5/2009 nhập nguyên vật liệu của công ty Cổ phần XNK Hoà An như sau. Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 001494 ngày 2/5/2009 biểu số 2.2 trang 71, Công ty mua vật tư của công ty CP GiảI pháp điện tử, thông tin Biểu số 2.2: Hoá đơn GTGT Mẫu số 01GTKT-3LL Hoá đơn ( GTGT) Liên 2: (Giao cho khách hàng) Ngày 2 tháng 5 năm 2009 ET/2009-B N0 001494 Đơn vị bán hàng : Công ty CP GP điện tử thông tin Địa chỉ : 163A- GiảI Phóng - Đồng Tâm – HBT - HN Điện thoại : MS: 0 1 0 1 4 9 8 2 4 7 Họ tên người mua hàng: Đỗ Anh Tuấn Đơn vị: Công ty cổ phần XNK Hoà An Địa chỉ: 45B/126 Khương Trung- Thanh Xuân- Hà Nội. Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS: 0 1 0 2 0 7 7 2 8 0 x x x x STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Nhựa PP Kg 4.500 25.000 112.500.000 2 Nhựa LD Kg 5.200 19.000 98.800.000 Cộng tiền hàng 211,300,000 Thuế GTGT: 10% tiến thuế GTGT 21.130.000 Tổng cộng tiền thanh toán 232.430.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm ba hai triệu bốn trăm ba mươI nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khi vật liệu về nhập kho công ty tổ chức hội đồng kiểm nghiệm quy cách phẩm chất và cân đo đong đếm, nếu đảm bảo đủ điều kiện tiến hành làm thủ tục nhập kho. Thủ tục kiểm nghiệm như sau: Biểu 2.3: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 03VT Biên bản kiểm nghiệm vật tư Số: 52. Ngày 2 tháng 5 năm 2009 Đơn vị bán: Công ty CP GP điện tử thông tin Hoá đơn số: 001494. Ban kiểm nghiệm gồm có: 1. Ông: Đỗ Anh Tuấn- chức vụ cán bộ vật tư. 2. Bà: Nguyễn Thị Cảnh- thủ kho. 3. Bà: Nguyễn Thị Nguyệt- kế toán vật tư. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho bà Cảnh, số liệu cụ thể như sau: STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị Số lượng Theo hoá đơn Theo thực tế 1 Nhựa PP Kg 4.500 4.500 2 Nhựa LD kg 5.200 5.200 Cộng 9.700 9.700 Biên bản lập xong vào hồi 15h cùng ngày Thủ kho Cán bộ vật tư Kế toán (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào hoá đơn biểu số 2.2 trang 71 và biên bản kiểm nghiệp vật tư biểu số 2.3 trang 72 kế toán lập phiếu nhập kho: Biểu số 2.4: Phiếu nhập kho Đơn vị: CT CP XNK Hoà An Phiếu nhập kho Ngày 2 tháng 5 năm 2009 Mẫu số 01VT. QĐ số 48/2006-BTC Số: 52 Họ và tên người giao hàng: Công ty CP GP điện tử thông tin Theo hoá đơn số: 001494, ngày 2 tháng 5 năm 2009 Nhập tại kho: Công ty STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Theo nhập 1 Nhựa PP NPP Kg 4.500 4.500 25.000 112.500.500 2 Nhựa LD NLD kg 5.200 5.200 19.000 98.800.000 Cộng 211.300.000 (Bằng chữ: Hai trăm mười một triệu ba trăm nghìn đồng) Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Ngày 9/5/2009 công ty mua vật liệu phẩm màu trắng cốm. Chứng từ gồm có hoá đơn giá trị gia tăng số 018051 ngày 9 tháng 5 năm 2009, công ty TNHH Sản xuất và TM Long Thành (biểu số 2.5 trang 73) Biểu số 2.5: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01GTKT-3LL Hoá đơn ( GTGT) Lên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 9 tháng 5 năm 2009 GQ 2009B N0 018051 Đơn vị bán hàng : công ty TNHH Sản xuất và TM Long Thành Địa chỉ : Phố mới – Minh Khai – Văn Lâm – Hưng Yên Điện thoại : MS: 0 9 0 0 2 9 3 4 5 4 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Anh Minh Đơn vị: Công ty cổ phần XNK Hoà An. Địa chỉ: 45B/126 Khương Trung- Thanh Xuân- Hà Nội. Hình thức thanh toán: chuyển khoản MS 0 1 0 2 0 7 7 2 8 0 STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Phẩm màu trắng cốm Kg 1000 32.000 32.000.000 Cộng tiền hàng 32.000.000 Thuế GTGT 10% tiền thuế GTGT 3.200.000 Tổng cộng tiền thanh toán 35.200.000 (Số tiền viết bằng chữ: Ba lăm triệu hai trăm nghìn đồng.) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Đóng dấu, ký, họ tên Căn cứ vào hoá đơn GTGT biểu số 2.5 trang 74 công ty tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm vật tư như sau: Biểu số 2.6: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Mẫu số 03VT Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 9 tháng 5 năm 2009 Số: 56. Đơn vị bán: công ty TNHH Sản xuất và TM Long Thành Hoá đơn số: 018051 Ban kiểm nghiệm gồm có: 1. Ông: Nguyễn Anh Minh- chức vụ cán bộ vật tư. 2. Bà: Nguyễn Thị Cảnh- thủ kho. 4. Bà: Nguyễn Thị Nguyệt- kế toán vật tư. Đã cùng nhau kiểm nghiệm các loại vật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho bà Cảnh, số liệu cụ thể như sau: STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị Số lượng Theo hoá đơn Theo thực tế 1 Phẩm màu Kg 1.000 1.000 Cộng 1.000 1.000 Biên bản lập xong vào hồi 11h cùng ngày. Thủ kho Cán bộ vật tư Kế toán (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ hoà hoá đơn GTGT (biểu số 2.5) và biên bản kiểm nghiệm vật tư (biểu 2.6) kế toán lập phiếu nhập kho Biểu số 2.7: Phiếu nhập kho Đơn vị: CT CP XNK Hoà An phiếu nhập kho Mẫu số 01VT. Ngày 9 tháng 5 năm 2009 Số: 56 Họ và tên người giao hàng: công ty TNHH Sản xuất và TM Long Thành Theo hoá đơn số: 018051 ngày 9 tháng 5 năm 2009 Nhập tại kho: Vật tư STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Theo nhập 1 Phẩm màu Kg 1.000 1.000 32.000 32.000.000 Cộng 32.000.000 (Số tiền bằng chữ: Ba hai triệu đồng chẵn.) Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.3.2.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu. Vật liệu chủ yếu được xuất kho cho các phân xưởng chế tạo sản phẩm để quản lý chặt chẽ và sử dụng tiết kiệm vật tư, thủ tục xuất kho của công ty được thực hiện như sau: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất được duyệt và định mức vật tư cho từng sản phẩm. Khi có nhu cầu về vật tư, quản đốc phân xưởng lập phiếu xin lĩnh vật tư và được ban giám đốc phụ duyệt sau đó mang xuống thủ kho lĩnh vật tư. Phiếu lĩnh vật tư được lập thành 2 liên: 1 liên gốc, 1 liên thủ kho giữ làm căn cứ xuất kho sau đó vào thẻ kho. Từ 10 á 15 ngày thủ kho gửi lại phiếu lĩnh vật tư cho kế toán vào sổ chi tiết vật liệu. Cuối tháng kế toán vật tư đối chiếu lượng nhập, xuất, tồn kho vật liệu với thủ kho. Cụ thể tháng 5 công ty thực hiện xuất vật tư cho sản xuất có phiếu lĩnh vật tư như sau. Biểu số 2.8: Phiếu lĩnh vật tư Phiếu lĩnh vật tư Số 86 Ngày 16 tháng 5 năm 2009 Tên đơn vị lĩnh vật tư : Phân xưởng I. Lý do lĩnh : Chế tạo sản phẩm cánh quạt. Lĩnh tại kho : Hoà An STT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin lĩnh Thực lĩnh 1 Nhựa PP Kg 3.200 3.200 2 Nhựa LD Kg 4.000 4.000 3 Phẩm màu trắng cốm Kg 300 300 Cộng (Viết bằng chữ:...............................) Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người nhận Phụ trách đơn vị (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau đó kế toán lập phiếu xuất kho (cuối kỳ kế toán tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền theo cách tính tại trang 65; 66) Biểu số 2.9: Phiếu xuất kho Đơn vị: C.ty CP XNK Hoà An Phiếu xuất kho Ngày 16 tháng 5 năm 2009 Mẫu số 02VT QĐ 48/2006/QĐ-BTC Số : 60 Họ và tên người nhận hàng: Đỗ Văn Hùng Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất tại PX I Xuất tại kho: Hoà An TT Tên sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Nhựa PP Kg 3.200 3.200 25.361,7 81.157.447 2 Nhựa LD Kg 4.000 4.000 18.693,33 74.773.333 3 Phẩm màu trắng cốm Kg 300 300 31.916,67 9.575.001 Cộng 165.505.781 Viết bằng chữ: Một trăm sáu lăm triệu năm trăm linh năm nghìn bảy trăm tám mốt đồng. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) 2.3.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị thông qua việc tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu. Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng, trước hết phải bằng chứng từ kế toán: phiếu nhập, phiếu xuất,.. để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập, xuất, vật liệu. Để tiến hành công tác ghi sổ (thẻ) kế toán đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu sai sót trong việc ghi chép và quản lý tại công ty cổ phần XNK Hoà An, để tổ chức công tác kế toán chi tiết vật liệu đã chọn phương pháp ghi thẻ song song. Việc áp dụng phương pháp này ở công ty được tiến hành như sau: + ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu và quản lý được thuận lợi. Khi nhận được các chứng từ kế toán là phiếu nhập và phiếu xuất kho về nhập, xuất, tồn vật liệu thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ đó, đối chiếu với số liệu vật liệu thực nhập kho, thực xuất kho rồi tiến hành ghi vào thẻ kho về số lượng. Thẻ kho được lập như sau: Biểu số 2.10: Thẻ kho Đơn vị: Công ty CP XNK Hoà An Thẻ kho Mẫu số S09-DNN. Tên kho: Vật tư Ngày lập thẻ: 01/01 / 2009 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Nhựa PP Đơn vị tính: kg Mã số:HN02 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn N X … …. … … ... … … … Tồn cuối tháng 4 2.550 2/5 52 2/5 Nhập kho vật tư 4.500 7.050 16/5 86 16/12 Xuất cho phân xưởng I 3.200 3.850 … …. … … ... … … … Cộng phát sinh tháng 5 4.500 3.200 Tồn kho cuối tháng 5 3.850 … …. … … ... … … … Tờ số: 07 Kế toán trưởng Người lập thẻ Biểu số 2.11: Thẻ kho Đơn vị: Công ty CP XNK Hoà An Thẻ kho Mẫu số S09-DNN Tên kho: Vật tư Ngày lập thẻ: 01/01/ 2009 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Nhựa LD Đơn vị tính: kg Mã số:HN03 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn N X … …. … … ... … … … Tồn cuối tháng 4 2.300 2/5 52 2/5 Nhập kho vật tư 5.200 7.500 16/5 86 16/12 Xuất cho phân xưởng I 4000 3.500 … …. … … ... … … … Cộng phát sinh 5.200 4000 Tồn kho cuối tháng 5 3.500 … …. … … ... … … … Tờ số: 06 Kế toán trưởng Người lập thẻ Biểu số 2.12: Thẻ kho Đơn vị: Công ty CP XNK Hoà An Thẻ kho Mẫu số S09-DNN. Tên kho: Vật tư Ngày lập thẻ: 01/01/ 2009 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Phẩm màu trắng cốm Đơn vị tính: kg Mã số:PM03 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn N X … …. … … ... … … … Tồn cuối tháng 4 200 9/5 56 9/5 Nhập kho vật tư 1.000 1.200 16/5 86 16/12 Xuất cho phân xưởng I 300 900 Cộng phát sinh tháng 5 1.000 300 900 Tồn kho cuối tháng 5 900 … …. … … ... … … … Tờ số: 03 Kế toán trưởng Người lập thẻ + ở phòng kế toán: Định kỳ 10-15 ngày một 1 lần kế toán vật liệu đem chứng từ lẻ đối chiếu với thẻ kho và ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời kế toán sau khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu kế toán chi tiết vật liệu kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi ghi vào sổ chi tiết vật tư theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. - Chỉ tiêu giá trị của vật liệu nhập trong tháng ở sổ chi tiết của từng loại vật liệu được tính bằng giá mua cộng chi phí vận chuyển, bốc dỡ đã được phân bổ. - Chỉ tiêu giá trị của vật liệu xuất trong tháng ở sổ chi tiết vật tư được xác định theo đơn giá bình quân gia quyền. - Cuối tháng kế toán tính ra giá trị tồn kho vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. - Sổ chi tiết vật tư được mở cho từng loại vật liệu. Biểu số 2.13: Sổ chi tiết vật tư Mẫu số S07-DNN Công ty CP XNK Hoà An Sổ chi tiết vật tư TK: 152 ( 1521) năm 2009 Tên vật tư: Nhựa PP Tại kho vật tư ĐVT: đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn N X Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền … … … … … … … … … … … Tồn đầu tháng 5 26.000 2.550 66.300.000 2/12 52 Nhập trong tháng 25.000 4.500 112.500.000 16/12 86 Xuất cho PXI 25.361,7 3.200 81.157.447 … … … … … … … … … … … Cộng phát sinh tháng 5 4.500 112.500.000 3.200 81.157.447 Tồn cuối tháng tháng 5 3.850 97.642.553 … … … … … … … … … … … Ngày … tháng … năm 2009 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Biểu số 2.14: Sổ chi tiết vật tư Mẫu số S07-DNN Công ty CP XNK Hoà An Sổ chi tiết vật tư Tài khoản: 152 ( 1521) Tên vật tư: Nhựa LD Tại kho: Công ty ĐVT: đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn N X Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền … … … … … … … … … … … Tồn cuối tháng 4 18.000 2.300 41.400.000 2/5 52 Nhập trong tháng 19.000 5.200 98.800.000 16/5 86 Xuất cho PXI 18.693,3 4.000 74.773.333 … … … … … … … … … … … Cộng phát sinh tháng 5 5.200 98.800.000 4.000 74.773.333 Tồn cuối tháng 5 3.500 65.426.667 … … … … … … … … … … … Ngày tháng năm 2009 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Biểu số 2.15: Sổ chi tiết vật tư Mẫu số S07-DNN Công ty CP XNK Hoà An Sổ chi tiết vật tư Tài khoản: 152 ( 1521) Tên vật tư: Phẩm màu trắng cốm Tại kho: Công ty ĐVT: đồng Ngày tháng Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn N X Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền … … … … … … … … … … … Tồn đầu cuối tháng 4 31.500 200 6.300.000 9/5 56 Nhập trong tháng 32.000 1.000 32.000.000 16/5 86 Xuất cho PXI 31.916,67 700 22,341,667 Cộng phát sinh tháng 5 1.000 32.000.000 700 22,341,667 Tồn cuối tháng tháng 5 500 15.958.333 … … … … … … … … … … … Ngày tháng năm 2009 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) Sau khi chép toàn bộ nghiệp vụ nhập xuất vào sổ, kế toán tiến hành cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng loại vật tư. Sau đó kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu trên thẻ kho với sổ chi tiết vật tư, nếu thấy số liệu chính xác thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho công việc tiếp theo là kế toán căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn được lập cho tất cả các loại vật tư, mỗi loại vật tư được ghi trên một dòng của bảng này. Từ sổ kế toán chi tiết vật tư, kế toán tính ra số tổng nhập tổng xuất và số tồn cuối kỳ của mỗi loại vật tư để đưa lên một dòng của bảng nhập, xuất, tồn. Nhìn vào bảng này ta có thể thấy tình hình biến động của tất cả các loại vật liệu trong tháng của doanh nghiệp một cách rõ ràng đầy đủ. Từ đó cho thấy công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là rất quan trọng, nó giúp cung cấp các thông tin đầy đủ, chi tiết về từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật lần chỉ tiêu giá trị, không chỉ ở từng kho mà còn chi tiết theo từng loại, quy cách, chất lượng...tuỳ theo yêu cầu quản lý của công ty. Và thực tế cho thấy công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần XNK Hoà An cũng được thực hiện rất đầy đủ và khoa học. Biểu số 2.16: Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư Mẫu số S08-DNN Đơn vị: Công ty CP XNK Hoà An Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư Tháng 5 năm 2009 TT Tên vật tư Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuốikỳ SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 Nhựa PP 2.550 66.300.000 4.500 112.500.000 3.200 81.157.447 1.850 97.642.553 … … … … … … … … … … 04 Nhựa LD 2.300 41.400.000 5.200 98.800.000 4.000 74.773.333 3.500 65.426.667 … … … … … … … … … … 20 Phẩm màu trắng cốm 200 6.300.000 1.000 32.000.000 700 22,341,667 500 15.958.333 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Cộng 670.015.000 780.500.000 725.500.000 725.015.000 Ngày 31 tháng 05 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.3.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở công ty cổ phần XNK Hoà An Kế toán chi tiết vật liệu hàng ngày là cần thiết và quan trọng, bên cạnh đó kế toán tổng hợp vật liệu quan trọng không thể thiếu được và rất có ảnh hưởng trong công tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh. ở Công ty cổ phần XNK Hoà An hiện nay, tổ chức công tác kế toán vật liệu được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Cùng với việc kế toán chi tiết vật liệu, kế toán cũng đồng thời phải ghi sổ kế toán tổng hợp phản ánh tình hình nhập xuất vật liệu như giá trị thực tế vật liệu nhập kho, giá trị xuất kho theo từng đối tượng sử dụng...nhằm cung cấp số liệu phục vụ cho công tác lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu thông tin kinh tế cũng như phân tích hoạt động kinh tế, đồng thời đảm bảo theo dõi chặt chẽ việc thanh toán với người bán... 2.3.4.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu. Trong công tác kế toán nhập vật liệu, kế toán công ty căn cứ vào các chứng từ sau. - Hoá đơn GTGT, phiếu thu tiền của người bán. - Các chứng từ liên quan đến chi phí thu mua vật liệu. - Phiếu nhập kho, phiếu chi tiền, séc chuyển khoản. Để thực hiện công tác kế toán tổng hợp nhập vật liệu, công ty sử dụng một số tài khoản sau: - Tài khoản 152 “ nguyên vật liệu”. Và mở các tài khoản cấp 2: 1521 nguyên vật liệu chính. 1522 vật liệu phụ 1523 nhIên Liệu. 1524 phụ tùng thay thế. 1528 vật liệu khác. - TK 331 “ phải trả cho người bán” và được Mở chi tiết cho từng người bán. - TK 111, 112 tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - TK 133 ( 1331) thuế GTGT được khấu trừ. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu tại công ty được tiến hành như sau: Căn cứ Vào các chứng từ: Hoá đơn bán hàng của người bán, phiếu nhập kho, kế toán lên chứng từ ghi sổ và vào sổ cái tài khoản, sổ chi tiết các tài khoản có liên quan. Căn cứ vào hoá đơn GTGT biểu số 2.2, phiếu nhập kho biểu 2.4 kế toán lập chứng từ ghi sổ: Biểu số 2.17: Chứng từ ghi sổ Mẫu số S02 Đơn vị: Công ty CP XNK Hoà An Chứng từ ghi sổ Số: 102 Ngày 31 tháng 5 năm 2009 Đơn vị: Đồng Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có Nợ Có 31/12 Mua nhựa PP và nhựa LD về nhập kho 152 211.300.000 1331 21.130.000 331 232.430.000 Cộng 232.430.000 232.430.000 Kèm theo: 01 hoá đơn GTGT Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Căn cứ vào hoá đơn GTGT biểu số 2.5 và phiếu nhập kho biểu số 2.7 kế toán lập chứng từ ghi sổ: Biểu số 2.18: Chứng từ ghi sổ Mẫu số S02a Đơn vị: Công ty CP XNK Hoà An Chứng từ ghi sổ Số 103 Ngày 31 tháng 5 năm 2009 Đơn vị: Đồng Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có Nợ Có Mua nhựa phẩm màu trắng cốm về nhập kho 152 32.000.000 1331 3.200.000 331 35.200.000 Cộng 35.200.000 35.200.000 Kèm theo: 01 hoá đơn GTGT Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.3.4.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Quản lý vật liệu không chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ vât liệu mà còn phải quản lý cả việc xuất dùng vật liệu. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của nó vào giá trị sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu được xác định là một trong các yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm vì vậy kế toán vật liệu ngoài việc xác định theo dõi và phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng còn phải tính toán phân bổ giá trị của vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng. Tại công ty cổ phần XNK Hoà An, vật liệu xuất kho chủ yếu để sản xuất các loại sản phẩm của công ty nên kế toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời, chính xác vật liệu xuất kho dùng cho từng đối tượng để phục vụ cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, công ty tính giá thực tế vật liệu xuất kho, theo phương pháp bình quân gia quyền. Căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán lập chứng từ ghi sổ. Sau đó từ chứng từ ghi sổ kế toán lập sổ cáI các tài khoản có liên quan. Trong tháng 5 xuất nhựa PP và nhựa LD và phẩm màu trắng cốm cho phân xưởng I để sản xuất sản phẩm được phản ánh như sau: Nợ TK 621 : 178.272.447 Có TK 152 : 178.272.447 ( 152 (1) : 155.930.780 - 1521 HN02 : 81.157.447 - 1521 HN03 : 74.773.333 152 (2) : 22.341.667 Căn cứ vào phiếu xuất kho vật liệu (biểu số 2.9) kế toán lập chứng từ ghi sổ Biểu số 2.19: Chứng từ ghi sổ Mẫu số S02a Đơn vị: Công ty CP XNK Hoà An Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 5 năm 2009 Số: 104 Đơn vị: Đồng Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền SH Ngày Nợ Có Nợ Có 60 16/05 Xuất NVL vào sản xuất 621 178.272.447 152 178.272.447 Cộng 178.272.447 178.272.447 Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên) Căn cứ vào bảng phân bổ nguyên vật liệu số 05 kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ: Biểu số 2.20: Chứng từ ghi sổ Mẫu số S02a Đơn vị: Công ty CP XNK Hoà An Chứng từ ghi sổ Số 106 Ngày 31 tháng 5 năm 2009 Đơn vị: Đồng Chứng từ Trích yếu Tài khoản Số tiền Số Ngày Nợ Có Nợ Có 05 31/5 Kết chuyển chi phí NVL vào giá thành SP 154 178.272.447 621 178.272.447 Cộng 178.272.447 178.272.447 Kèm theo bảng tổng hợp chi phí sản xuất số 05 Người lập Kế toán trưởng Sau đó căn cứ vào các chứng từ ghi sổ kế toán lập sổ cáI các tài khoản có liên quan Biểu số 2.21: Sổ Cái tài khoản 152 Mẫu số S02c1 Đơn vị: Công ty CP XNK Hoà An Sổ cái tài khoản 152 Năm 2009 Đơn vị: Đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH Ngày Nợ Có … … ……. … … … Số dư cuối tháng 4 670.015.000 102 31/5 Mua nhựa PP, LD 331 211.300.000 103 31/5 Mua phẩm màu 331 32.000.000 … … ……. … … … Cộng phát sinh tháng 5 780.500.000 725.500.000 Dư cuối tháng 5 725.015.000 … … ……. … … … Người lập sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.22: Sổ Cái tài khoản 621 Mẫu số S02c1 Đơn vị: Công ty CP XNK Hoà An Sổ cái tài khoản 621 Năm 2009 Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có … … ……. … … … Dư cuối tháng 4 104 31/12 Xuất vật liệu dùng cho sản xuất SP 1521 178.272.447 … … ……. … … … 106 31/12 Kết chuyển chi phí SX để tính giá thành sản phẩm 154 178.272.447 Cộng phát sinh 578.550.000 578.550.000 Dư cuối tháng 5 … … ……. … … … Người lập sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.23: Sổ Cái tài khoản 133 Mẫu số S02c1 Đơn vị: Công ty CP XNK Hoà An Sổ cái tài khoản 133 Năm 2009 Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có … … ……. … … … Dư cuối tháng 4 33.520.000 102 31/12 Mua nhựa PP và nhựa LD về nhập kho 331 21.272.447 103 3/12 Mua phẩm màu trắng cốm về nhập kho 331 3.200.000 … … ……. … … … Cộng phát sinh tháng 5 70.050.000 65.150.000 Dư cuối tháng 5 38.420.000 … … ……. … … … Người lập sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.24: Sổ Cái tài khoản 331 Mẫu số S02c1 Đơn vị: Công ty CP XNK Hoà An Sổ cái tài khoản 331 Năm 2009 Chứng từ Diễn giải TK Đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có … … ……. … … … Dư cuối tháng 4 230.200.000 102 31/12 Mua nhựa PP và nhựa LD về nhập kho 152, 331 232.430.000 103 3/12 Mua phẩm màu trắng cốm về nhập kho 152, 332 35.200.000 … … ……. … … … Cộng phát sinh tháng 5 520.050.000 490.750.000 Dư cuối tháng 5 200.900 … … ……. … … … Người lập sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.4. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tại Công ty không tiến hành trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. 2.5. Kế toán kết quả kiểm kê kho nguyên vật liệu: Công ty tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu tại công ty nhằm mục đích xác nhận chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê còn giúp cho công ty kiểm tra được tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời. Nguyên vật liệu của công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại, phức tạp nên quá trình kiểm tra thường mất thời gian. Vì vậy công ty tiến hành kiểm kê theo định kỳ 3 tháng một lần. Ban kiểm kê gồm ba người: một thủ kho, một thống kê và một kế toán nguyên vật liệu. Kế toán thực hiện việc so sánh đối chiếu giữa Sổ chi tiết vật tư với số lượng thực tế trong kho, tìm ra nguyên nhân vật tư bị dư thừa hay thiếu hụt là do nguyên nhân khí hậu, thời tiết hay do cân đong đo đếm. Kết quả kiểm kê được ghi vào Biên bản kiểm kê do phòng kinh doanh lập cuối kỳ kiểm kê, biên bản được gửi lên phòng kế toán, kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại rồi tiến hành tính giá trị chênh lệch cho từng loại. Biên bản kiểm kê kết quả kho nguyên vật liệu (biểu số 26) Để hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu kế toán sử dụng tài khoản: + TK 138 (1381) - Phải thu khác + TK 338 (3381) - Phải trả, phải nộp khác Kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê để tiến hành ghi sổ. * Nếu phát hiện thừa qua kiểm kê: Nợ TK152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK338(1) - Phải trả, phải nộp khác * Nếu phát hiện thiếu: Nợ TK138(1) - Phải thu khác Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Ví dụ: Theo biên bản kiểm kê kho vật tư quý I năm 2009, kế toán phát hiện thừa 15 kg nhựa PD, kế toán hạch toán (kế toán áp dụng theo giá ại thhị trường tại thời điểm kiểm kê phát hiện thừa): Nợ TK152: 697.500 Có TK338(1): 697.500 Cách xử lý tại công ty: Vì không xác định rõ được nguyên nhân nên hội đồng xử lý quyết định đưa vào tài khoản thu nhập khác, kế toán ghi: Nợ TK338(1): 697.500 Có TK711: 697.500 Biểu số 2.24: Biên bản kiểm kê kho vật tư Mẫu 05 –VT (Ban hành theo QĐ 48/2006/BTC) Công ty CP XNK Hoà An Biên bản kiểm kê kho vật tư 31 tháng 3 năm 2009 Thời gian kiểm kê: 8h ngày 31 tháng 3 năm 2009 Thành phần kiểm kê: + Thủ kho: Nguyễn Thị Cảnh + Thống kê: Đỗ Cường Thành + Kế toán vật tư: Nguyễn Thị Nguyệt TT Tên vật tư ĐVT Tồn sổ sách Tồn kiểm kê Chênh lệch SL TT SL TT SL TT Tổng kho Kg 1.889,2 1.904,2 15 697.500 1 Nhựa PP Kg 925 940 2 Nhựa LD Kg 574 574 3 Phẩm màu trắng cốm Kg 390,2 390,2 …………. … … … … … … … Thủ kho (Ký, họ tên) Thống kê (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 3 năm 2009 Kế toán (Ký, họ tên) CHƯƠNG BA Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cp xnk hòa an 3.1. Những thành tích đã đạt được của công ty CP XNK Hoà An Công ty CP XNK Hoà An từ khi thành lập đến nay không ngừng phát triển ngày càng khẳng định hơn nữa vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Có được kết quả như ngày hôm nay là do sự phấn đấu liên tục không ngừng của toàn bộ công nhân viên trong Công ty cũng như sự năng động của bộ máy quản lý. Công ty đã đầu tư nhiều vào dây truyền công nghệ cùng với đội ngũ công nhân viên được đào tạo cơ bản đã tạo ra được những sản phẩm có chất lượng và được người tiêu dùng tín nhiệm, đánh giá cao. Công ty ngày càng mở rộng quy mô sản xuất đáp ứng thị hiếu và nhu cầu của người tiêu dùng. Chú trọng phát triển mạng lưới và tiêu thụ và phân phối trên khắp cả nước, đã tạo công ăn việc làm và tăng thu nhập cho người lao động. Sản phẩm đã được tiêu thụ cho nhiều nhà máy, công ty trong nước và một phần xuất khẩu ra nước ngoài. Lợi nhuận tăng đều trong các năm. 3.2.Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần XNK Hoà An. Qua nghiên cứu trên cả phương diện lý thuyết và thực tiễn chúng ta có thể thấy rõ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong quản lý doanh nghiệp. Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp sản xuất nói chung và công ty cổ phần XNK Hoà An nói riêng thì mọi biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm để nâng cao lợi nhuận là mục tiêu mà các doanh nghiệp luôn hướng tới. Để đáp ứng được yêu cầu đó thì mỗi doanh nghiệp phải hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu tại đơn vị mình. Với xu hướng hội nhập của nền kinh tế nước ta với nền kinh tế khu vực và nền kinh tế thế giới đòi hỏi hệ thống kế toán trong đó có kế toán vật liệu ngày càng phải hoàn thiện, phù hợp với chuẩn mực quốc tế. Như vậy, hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một yêu cầu cấp bách mà thực tế đặt ra không chỉ ở công ty cổ phần XNK Hòa An mà đối với tất cả các doanh nghiệp sản xuất. 3.3. Một số nguyên tắc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu. - Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu phải theo những nguyên tắc của chế độ kế toán Việt Nam, nguyên tắc chung cho tất cả các doanh nghiệp. - Hạch toán kế toán phải dựa trên các quy định ban hành của Bộ tài chính về hệ thống các phương pháp thực hiện, hệ thống tài khoản, chứng từ sổ sách sử dụng và tuân theo các chuẩn mực kế toán Việt Nam. Công ty phải thường xuyên cập nhập các thông tin kế toán và các chuẩn mực kế toán mới ban hành, cử cán bộ kế toán đi bồi dưỡng nghiệp vụ để từ đó ra những phương hướng hoàn thiện phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu của công ty. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu phải dựa vào đặc điểm tổ chức quản lý, đặc điểm tổ chức sản xuất và đặc điểm về quy trình công nghệ thực tế tại doanh nghiệp. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu còn phải xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin kế toán đề ra quyết định quản lý của Ban giám đốc. Bên cạnh đó, việc hoàn thiện còn phải tính đến trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán và điều kiện vật chất của đơn vị để thực hiện công tác kế toán. Tóm lại, xuất phát từ vai trò quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp việc hoàn thiện kế toán vật liệu phù hợp với điều kiện có của công ty là việc khắc phục những mặt còn tồn tại của công ty. Từ đó làm sắc bén hơn công cụ kế toán vật liệu phục vụ cho công tác quản trị đạt hiệu quả cao. 3.4. Đánh giá chung về công tác kế toán của công ty. 3.4.1. Những ưu điểm về công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty Công ty cổ phần XNK Hoà An tuy mới đi vào hoạt động một thời gian nhưng với sức trẻ và sự cố gắng của toàn bộ công nhân viên trong công ty đã có những tiến bộ vượt bậc từ chỗ chỉ là một doanh nghiệp nhập khẩu quy mô nhỏ sau một thời gian đã mở rộng đầu tư thêm vào sản xuất… Công ty đã từng bước vươn lên, sắp xếp lại bộ máy quản lý, mạnh dạn đầu tư trang thiết bị mới, đa dạng hoá sản phẩm...đến nay Công ty đã khẳng định được vị trí của mình, góp phần sản xuất ra nhiều sản phẩm với chất lượng tốt đáp ứng nhu cầu xã hội, uy tín của đơn vị ngày càng nâng cao. Cùng với sự phát triển lớn mạnh của công ty, bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng cũng được củng cố và hoàn thiện. Công tác kế toán trong đó có kế toán vật liệu được coi trọng. Với đặc điểm của một Công ty sản xuất các sản phẩm gia dụng, chi phí vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm chính vì vậy mà công ty rất quan tâm đến công tác kế toán vật liệu và xác định đây là điểm then chốt để hạ giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ cho Công ty vì nếu nguyên vật liệu được cung cấp đầy đủ kịp thời, chất lượng đảm bảo, giá cả hợp lý, sử dụng tiết kiệm thì chi phí nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm sẽ giảm xuống và ngược lại. Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty, em đã có điều kiện tìm hiểu về công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng, em nhận thấy rằng: Tổ chức kế toán và bộ máy kế toán được Ban giám đốc công ty rất quan tâm thường xuyên chỉ đạo sâu sát, cán bộ kế toán của công ty có năng lực và trình độ chuyên môn nghiệp vụ, hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tương đối đầy đủ. Các chứng từ ban đầu làm cơ sở để hạch toán kế toán phù hợp với chế độ quy định. Công tác kế toán vật liệu đã giúp cho lãnh đạo công ty có phương hướng biện pháp chỉ đạo sản xuất kinh doanh kịp thời, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm thông qua việc sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu ở công ty. Đồng thời thông qua đó cung cấp những số liệu chính xác về tình hình nhập, xuất vật liệu, đối tượng sử dụng...phục vụ cho công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xác định trên cơ sở các hợp đồng kinh tế đã ký kết, lượng hàng tiêu thụ được các tháng trước, kế hoạch phân phối,.. để từ đó xác định khối lượng nguyên vật liệu cần cung ứng đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường tránh tồn đọng dự trữ quá nhiều tại kho sẽ làm ảnh hưởng đến khả năng quay vòng vốn của công ty. Như vậy, về cơ bản công ty đã tiến hành hạch toán đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi chi phí về vật liệu và phản ánh hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp thể hiện mọi yêu cầu quản lý cao, chặt chẽ về nguyên vật liệu. Nhìn một cách tổng thể, công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần XNK Hoà An đã đạt được những kết quả sau: Công ty đã có hệ thống kho tàng, nguyên vật liệu được sắp xếp gọn gàng phù hợp với đặc tính lý hoá của từng loại vật liệu, thuận tiện cho việc quản lý nguyên vật liệu, đáp ứng đủ nhu cầu vật liệu cho sản xuất. + Về việc lập định mức chi phí nguyên vật liệu. Việc lập định mức trong công ty cổ phần XNK Hoà An rất được quan tâm nên đảm bảo được tính phù hợp, tính xác thực và tính khoa học làm tăng hiệu quả của việc quản lý nguyên vật liệu. * Thủ tục nhập. Quá trình thu mua vật liệu được tiến hành căn cứ vào định mức kế hoạch nên vật liệu nhập kho đảm bảo đúng đủ về số lượng, chất lượng, kịp thời giúp cho quá trình sản xuất được nhịp nhàng không bị gián đoạn.. Nguyên vật liệu nhập kho do hệ thống kiểm nghiệm kiểm tra cả về số lượng và chất lượng hàng hoá. * Về việc thu mua, bảo quản sử dụng nguyên vật liệu. Có thể đánh giá công tác thu mua, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu ở công ty cổ phần XNK Hoà An được thực hiện tương đối tốt. Khâu thu mua: Công ty có đội ngũ cán bộ có kinh nghiệm đảm bảo cung cấp đủ nguyên liệu phục vụ cho sản xuất thông qua đầy đủ các hoá đơn chứng từ. Khâu bảo quản: Công ty có hệ thống kho tàng đảm bảo việc bảo quản cho nguyên vật liệu. Khâu sử dụng: Vật liệu sử dụng phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm, công ty đã lập định mức vật tư cho từng sản phẩm. Khi có nhu cầu về vật tư, quản đốc phân xưởng lập phiếu xin lĩnh vật tư thông qua phòng kinh doanh để ban giám đốc duyệt sau đó mang xuống cho thủ kho lĩnh vật tư. Tóm lại, có được kết quả trên là do sự cố gắng của tập thể cán bộ nhân viên kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Cùng với sự phát triển lớn mạnh của công ty, công tác kế toán tại phòng tài chính kế toán ngày càng được hoàn thiện và đổi mới để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. 3.4.2. Những mặt hạn chế cần hoàn thiện trong công tác kế toán vật liệu Bên cạnh những kết quả đã đạt được đáng khích lệ của công ty cổ phần XNK Hoà An, thì trong công tác kế toán vật liệu của công ty còn có những mặt hạn chế cần phải khắc phục, đó là: - Công tác kiểm tra theo dõi nguyên vật liệu, dụng cụ thừa ở các phân xưởng chưa chặt chẽ. Nguyên vật liệu thừa ở các phân xưởng ít khi nhập lại mà để tại kho mà để luôn tại phân xưởng dùng cho đợt sản xuất tiếp theo. Phần phế liệu thừa trong sản xuất cũng không được thu hồi đầy đủ. - Công tác kiểm kê kho còn hạn chế và chưa thường xuyên chỉ thực hiện vào cuối quý nên việc phát hiện thiếu hụt NVL chưa kịp thời. - Không có dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Hiện nay, trình độ khoa học ngày càng phát triển, việc áp dụng công nghệ thông tin ngày càng nhiều song việc áp dụng công nghệ thông tin ở công ty vẫn còn hạn chế, công tác kế toán của công ty chủ yếu là thủ công, khối lượng công việc nhiều, việc cung cấp báo cáo số liệu có lúc bị hạn chế. 3.4.3. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Trong nền kinh tế thị trường, hạch toán giữ một vai trò quan trọng, là một bộ phận trong hệ thống công cụ quản lý kiểm soát các hoạt động kinh tế... Đối với các doanh nghiệp thì kế toán là công cụ quan trọng để quản lý vốn tài sản và hoạt động sản xuất kinh doanh của chính các doanh nghiệp. Thông qua việc cung cấp số liệu chính xác, ,tin cậy của từng ngành, từng lĩnh vực làm cơ sở để nhà nước điều hành vĩ mô nền kinh tế. Chính vì vậy việc đổi mới và không ngừng thiện công tác kế toán, đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện nay là một vấn đề cần được quan tâm. Qua quá trình nghiên cứu công tác kế toán tại công ty em nhận thấy rằng công tác kế toán tại công ty có những ưu điểm nhất định phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty. Tuy nhiên do những nguyên nhân chủ quan và khách quan mà công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty còn có những tồn tại (những hạn chế) như đã nêu trên cần được khắc phục và hoàn thiện hơn. Với tư cách là một sinh viên thực tập tại công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại công ty, cụ thể là: - ý kiến về công tác kiểm tra, theo dõi vật tư còn lại ở các phân xưởng: + Trong quá trình sản xuất nguyên vật liệu đã xuất kho cho phân xưởng sản xuất trong quá trình xử dụng không hết thì hàng tháng, quý các bộ phận xử dụng phải lập phiếu báo cáo vật tư còn lại vào cuối kỳ gửi lên phòng kế toán để kế toán làm thủ tục nhập kho, lấy căn cứ tính giá thành và theo dõi tình hình thực hiện định mức vật tư. Mẫu phiếu báo cáo vật tư còn lại cuối kỳ sau như sau: STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Ghi chú A B C D 1 E Phụ trách bộ phận sử dụng (ký, họ tên) + Tại công ty phế liệu nhập kho không có phiếu nhập kho, do đó công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu. Để tránh mất mát, thiếu hụt phế liệu thu hồi trước khi nhập kho phải được bộ phận có trách nhiệm cân, đo, đong, đếm ước tính giá trị vật tư phế liệu nhập kho, kế toán vật tư hạch toán nghiệp vụ nhập kho phế liệu. Nợ TK 152 Theo giá ước tính Có TK 711 Khi xuất bán phế liệu thu tiền ngay, kế toán cũng phải phản ánh giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng như đối với trường hợp tiêu thụ hàng hoá. - Phản ánh giá vốn phế liệu xuất bán. Nợ TK 632 Theo giá ước tính Có TK 152 - Phản ánh doanh thu bán phế liệu. Nợ TK 111, 112 Theo giá bán Có TK 511 - ý kiến về công tác kiểm kê vật tư Do nguyên vật liệu của công ty nhiều hay vì hàng quý công ty mới kiểm kê vật tư công ty nên tiến hành kiểm kê vật tư hàng tháng để theo dõi tốt hơn tình hình sử dụng vật tư. Tuy công việc kiểm kê hàng tháng mất nhiều thời gian nhưng sẽ đảm bảo công tác kiểm tra, sử lý vật tư thừa thiếu được kịp thời. ý kiến về dự phòng giảm giá hàng tồn kho Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nguyên vật liệu tại công ty có giá trị lớn mà giá cả thị trường thường xuyên biến động vì vậy, để chủ động trong các trường hợp rủi ro giảm giá vật tư hàng hoá công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng phải dựa trên nguyên tắc: Chỉ lập dự phòng cho các loại vật liệu tồn kho, tại thời điểm lập báo cáo tài chính, có giá trị thường thấp hơn giá trị ghi sổ. Mức dự phòng cần lập = Số vật liệu tồn kho x Mức giảm giá Cho năm tới cuối niên độ vật liệu Trong đó: = - Tài khoản sử dụng là TK 159. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối năm 2008, giá nhựa PP trên thị trường chỉ còn 23.000đ/ kg, trong khi đó giá ghi sổ của công ty cổ phần XNK Hòa An là 28.000đ/kg. Trong kho còn dự trữ 3.000kg khi đó công ty cần lập dự phòng giảm giá cho lượng vật liệu này. Mức giảm giá nhựa PP = 28.000 – 23.000 = 5000đ/kg Mức trích lập dự phòng = 3.000 x 5.000 = 15.000.000(đ) Bút toán: Nợ TK 632: 15.000 000 Có TK 159 15.000 000 Việc lập dự phòng giảm giá phải tiến hành riêng cho từng loại NVL và tổng hợp vào bảng kê dự phòng giảm giá NVL. Biểu số 3.1: Bảng kê dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Bảng kê dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá thực tế Mức chênh lệch Mức dự phòng Nhựa PP NPP Kg 3000 28.000 23.000 5.000 15.000.000 … … … … … … … … Cộng ý kiến về áp dụng hệ thống máy tính trong công tác kế toán tại công ty. Hiện nay việc áp dụng công nghệ thông tin vào kế toán đang ngày càng phát triển và phát huy được tính tích cực của nó. Tuy nhiên việc dùng hệ thống máy tính trong công tác kế toán tại công ty còn rất nhiều hạn chế, công tác kế toán ở công ty chủ yếu là thủ công, khối lượng công việc lớn, việc cung cấp báo cáo số liệu bị sẽ chậm và mất nhiều thời gian. Do vậy để đáp ứng và phù hợp với điều kiện phát triển hiện nay công ty nên bồi dưỡng và nâng cao trình độ của các nhân viên kế toán trong công tác kế toán máy, trang bị hệ thống máy tính cho phòng kế toán nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế toán nhưng lại nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng tại đơn vị. Kết luận Để không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải có những biện pháp tích cực trong việc đẩy mạnh vòng quay của vốn lưu động, sử dụng hợp lý tài sản lưu động nhất là sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu đó chính là cơ sở để thực hiện mục đích nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Đây cũng chính là những tiền đề giúp cho doanh nghiệp có khả năng đứng vững trên thị trường hiện nay. Muốn thực hiện được điều đó các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải không ngừng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp nâng cao chất lượng công tác hạch toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng là một việc làm có ý nghĩa quan trọng nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất trong quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập tại công ty cổ phần XNK Hoà An được sự giúp đỡ của Ban giám đốc công ty và phòng kế toán cùng với sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của cô giáo Thạc sỹ Phạm Thị Hồng Diệp đã giúp đỡ em hoàn thiện luận văn “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần XNK Hoà An” Trong thời gian thực tập tại công ty, em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu tại đây về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu quản lý kinh tế nói chung và hạch toán kế toán nói riêng. Tuy nhiên qua nghiên cứu, em nhận thấy có một số vấn đề cần bổ xung thêm. Với nhận thức chủ quan của mình, em xin mạnh dạn tham gia một vài ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty, công ty có thể tham khảo, xem xét áp dụng nếu thấy phù hợp. Vì thời gian thực tập có hạn, với những kinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo và cán bộ kế toán công ty để bản luận văn của em được hoàn thiện hơn. Thực sự có ý nghĩa trên cả lĩnh vực lý luận và thực tiễn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Phạm Thị Hồng Diệp và Ban giám đốc công ty cùng các cán bộ phòng tài chính kế toán của công ty cổ phần XNK Hoà An đã giúp em hoàn thành luận văn này. Tháng 10 năm 2009 Sinh viên Dương Thị Mai MỤC LỤC