Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong

kê khai thường xuyên. Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: Phương pháp giá thực tế đích danh. Các tài khoản sử dụng để hạch toán: TK 152, TK 153, TK 156, chi tiết theo từng nguyên vật liệu; TK 154, chi tiết theo từng khách hàng... Phương pháp khấu hao tài sản cố định áp dụng: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng để trừ dần nguyên giá tài sản cố định qua suốt thời gian hữu dụng ước tính. Thời gian khấu hao được ước tính như sau: Máy móc thiết bị 3 – 10 năm Thiết bị, dụng cụ quản lý 3 – 8 năm Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty sử dụng phương pháp trực tiếp trong việc tính thuế GTGT. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Tổ chức chứng từ là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo, do đó tổ chức chứng từ nhằm mục đích giúp quản lý có được thông tin kịp thời chính xác đầy đủ để đưa ra quyết định kinh doanh. Ngoài ra còn tạo điều kiện cho việc mã hoá thông tin và vi tính hoá thông tin và là căn cứ để xác minh nghiệp vụ, căn cứ để kiểm tra kế toán và là cơ sở để giải quyết các tranh chấp kinh tế. Công ty đã đăng ký sử dụng hầu hết các chứng từ trong hệ thống chứng từ kế toán thống nhất do Bộ Tài chính ban hành: Bảng 1.3: Chứng từ sử dụng tại Công ty STT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU I- Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01a-LĐTL 2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL 3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL 4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL 5 Giấy đi đường 04-LĐTL 6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL 7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL 8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL 9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL 10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL 11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL 12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL II- Hàng tồn kho 1 Phiếu nhập kho 01-VT 2 Phiếu xuất kho 02-VT 3 Biên bản kiểm nghiệm NVL, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 03-VT 4 Phiếu báo NVL còn lại cuối kỳ 04-VT 5 Biên bản kiểm kê NVL, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT 6 Bảng kê mua hàng 06-VT 7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT III- Bán hàng 1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH 2 Thẻ quầy hàng 02-BH IV- Tiền tệ 1 Phiếu thu 01-TT 2 Phiếu chi 02-TT 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT 4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT 5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT 6 Biên lai thu tiền 06-TT 7 Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 07-TT 8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT 9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý) 08b-TT 10 Bảng kê chi tiền 09-TT V- Tài sản cố định 1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ 2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ 3 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ 4 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ 5 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ Quy trình luân chuyển chứng từ: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, Kế toán Công ty tiến hành định khoản, phản ánh nghiệp vụ trên chứng từ theo hệ thống ghi sổ kế toán tại đơn vị. Nội dung của việc tổ chức ghi sổ kế toán bao gồm: Phân loại chứng từ kế toán theo các phần hành theo đối tượng. Định khoản các nghiệp vụ trên chứng từ. Ghi sổ các chứng từ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Trong năm tài chính, chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành. Khi báo cáo quyết toán được duyệt, các chứng từ được chuyển vào lưu trữ. Hủy chứng từ: Chứng từ được hủy sau một thời gian quy định cho từng loại. Các giai đoạn trên của chứng từ kế toán có quan hệ mật thiết với nhau mà bất cứ một chứng từ nào cũng phải trải qua. Đây là quy trình luân chuyển chứng từ mà Kế toán Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong thực hiện rất chặt chẽ và hiệu quả. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán Trước ngày 01 tháng 01 năm 2007 Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số QĐ 144/2001/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 21 tháng 12 năm 2001. Sau đó chuyển thành hệ thống tài khoản kế toán quy định trong quyết định 48/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006. Để vận dụng có hiệu quả và linh động, công ty đã xây dựng cho mình một hệ thống tài khoản kế toán riêng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể. Công ty đã mở chi tiết một số tiểu khoản theo từng đối tượng liên quan đến nghiệp vụ kế toán. Cụ thể các tài khoản 152, 153: TK 152: Nguyên vật liệu, được mở chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu: 152G: Gỗ. 152X: Xi măng. 152S: Sơn. 152K: Kính. 1528: Nguyên vật liệu khác. Mỗi tài khoản chi tiết lại được mở chi tiết theo từng loại. TK 153: Công cụ, dụng cụ, được mở chi tiết theo từng loại công cụ dụng cụ: 1531: Máy nén khí. 1532: Máy khoan, chà, cưa, mài, bào. 1534: Máy cưa sọc 4324 & 5800. 1535: Máy khoan HR2022. 1538: Máy cắt nhôm GWS 6-100. 1539: Máy mài. 15310: Máy cưa đĩa 5800NB. ... Tổ chức vận dụng sổ kế toán Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong tổ chức hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung với đặc trưng cơ bản là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo một trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của các nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức ”Nhật ký chung” được cụ thể hóa bằng sơ đồ như sau: Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Chứng từ kế toán Sổ quỹ SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Trình tự ghi sổ: Theo hình thức này, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái các tài khoản kế toán phù hợp, đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ chi tiết liên quan. Bên cạnh đó, Công ty có sử dụng sổ quỹ, sổ tiền gửi, căn cứ vào các chứng từ phát sinh liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế toán phản ánh vào các sổ quỹ, sổ tiền gửi. Định kỳ, cuối tháng, kế toán tổng hợp từng sổ , lấy số liệu ghi vào Sổ Cái tài khoản 111, 112. Cuối tháng, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh, khớp đúng số liệu giữa các sổ, lập các Báo cáo Tài chính. Với những điều kiện về quy mô, ngành nghề kinh doanh của Công ty, hình thức ghi sổ nêu trên tỏ ra rất có hiệu quả, bộ máy kế toán đơn giản, giảm bớt được lượng công việc cho nhân viên kế toán. Công ty có sử dụng hệ thống máy tính và áp dụng kế toán máy, nhưng công việc kế toán không hoàn thành trên máy mà đó chỉ là phần trợ giúp. Hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau đây: Sổ kế toán tổng hợp Sổ Nhật ký chung: Là sổ kế toán tổng hợp dùng dể ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi Sổ Cái. Số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi Sổ Cái. Về nguyên tắc, tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên do công ty mở thêm Nhật ký đặc biệt cho đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn nên để tránh sự trùng lặp khi đã ghi sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Sổ Nhật ký đặc biệt mà công ty sử dụng là: + Sổ Quỹ: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ về quỹ của Công ty. Mẫu sổ này được mở riêng cho từng loại tiền. + Sổ tiền gửi ngân hàng: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ liên quan tới tiền gửi ngân hàng. Mẫu sổ này được mở riêng cho cho từng loại tiền, từng ngân hàng. Sổ Cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại công ty. Mỗi tài khoản được mở một hay một số trang liên tiếp trên Sổ Cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. Sổ kế toán chi tiết: Dùng để theo dõi những đối tượng cần hạch toán chi tiết. Hệ thống sổ kế toán chi tiết sử dụng tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong: Sổ chi tiết phải thu khách hàng (TK 131), sổ chi tiết tạm ứng (TK 141), sổ chi tiết NVL (TK 152), sổ chi tiết công cụ dụng cụ (TK 153), sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (TK 154), sổ chi tiết hàng hóa (TK 156), sổ chi tiết phải trả nhà cung cấp (TK 331), sổ chi tiết các tài khoản khác. Tổ chức vận dụng báo cáo kế toán Kết thúc mỗi quý, kế toán các phần hành tiến hành tổng hợp, đối chiếu và tính ra số dư cuối kỳ các tài khoản, chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành lập Báo cáo tài chính, gồm các Báo cáo theo quy định tại quyết định 48/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006: Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01 – DNN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 – DNN Bản thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B 09 – DNN Báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế phải lập và gửi thêm phụ biểu sau: Bảng cân đối tài khoản Mẫu số F 01 – DNN Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong còn sử dụng một số báo cáo khác như Tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, báo cáo tình hình sản xuất... CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ĐÔNG PHONG Đặc điểm quản lý và phân loại nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là thứ mà con người bằng sức lao động của mình tác động vào để thay đổi nó thành sản phẩm có ích cho con người. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu tạo thành hình thái của sản phẩm. Về mặt giá trị, giá trị nguyên vật liệu được dịch chuyển một lần toàn bộ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất. Do vậy mà việc tổ chức quản lý, hạch toán kế toán nguyên vật liệu một cách hợp lý có ý nghĩa rất lớn trong việc tiết kiệm chi phí, làm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty là vừa sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng, vừa sản xuất cho nhu cầu thi công thiết kế của Công ty, do vậy nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại, không chỉ do Công ty trực tiếp mua ngoài mà còn do cả khách hàng mang đến. Chính những đặc điểm này đòi hỏi công tác quản lý nguyên vật liệu cả về số lượng, chủng loại, giá cả, chất lượng cũng như hạch toán, kế toán nguyên vật liệu phải được tổ chức một cách chặt chẽ, hợp lý, đảm bảo cung cấp được đồng bộ, kịp thời cho sản xuất, ngăn ngừa hư hỏng mất mát, nguyên vật liệu, tránh làm ảnh hưởng đến sản xuất và thậm chí là uy tín của công ty. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty Trong các doanh nghiệp, vật liệu rất đa dạng và phong phú, mỗi loại có một vai trò, công dụng và tính năng lý hoá khác nhau. Vì vậy để quản lý vật liệu một cách có hiệu quả, các doanh nghiệp tiến hành phân loại vật liệu. Tuỳ theo yêu cầu quản lý vật liệu mà từng doanh nghiệp thực hiện phân loại theo các cách khác nhau, song Công ty phân loại nguyên vật liệu theo công dụng của nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu do khách hàng mang đến theo đơn đặt hàng. Nguyên vật liệu do công ty mua về để sản xuất, và được phân loại: Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Cụ thể là: Nhóm 1: Gỗ Gỗ dổi Gỗ dán 15 li Gỗ dán 18 li Gỗ dán 2,5x1224x2440 Ván ép mộng xoan Ván ép thanh gỗ ép ... Nhóm 2: Xi măng Nhóm 3: Kính Kính trắng 8 li Kính trắng 5 li ... Nhóm 4: Sơn Sơn dầu Lobster Sơn xịt Sơn công nghiệp Sơn chống rỉ Sơn lót ... Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phục vụ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính làm tăng chất lượng, mẫu mã của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý: đinh, ốc, vít, giấy nhám... Nhiên liệu: là những thứ được tiêu dùng cho sản xuất năng lượng như than, dầu mỏ, hơi đốt...Nhiên liệu thực chất là vật liệu phụ được tách thành 1 nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và nhằm mục đích quản lý và hạch toán thuận tiện hơn: xăng, dầu, ga... Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên. Chủ yếu là các loại phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất, hoặc từ việc thanh lý TSCĐ. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuối cùng của sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuận ngày càng được quan tâm. Vì thế các doanh nghiệp đều ra sức tìm con đường giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Do vậy với tỷ trọng chiếm khoảng 60-70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần phải được quản lý thật tốt. Nếu doanh nghiệp biết sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý thì sản phẩm làm ra càng có chất lượng tốt mà giá thành lại hạ tạo ra mối tương quan có lợi cho doanh nghiệp trên thị trường. Quản lý nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý nguyên vật liệu cần chặt chẽ trong tất cả các khâu từ khâu thu mua, dự trữ và bảo quản đến khâu sử dụng. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau, quy mô doanh nghiệp cũng khác nhau do đó mức độ và phương pháp quản lý nguyên vật liệu tại mỗi Công ty cũng khác nhau. Nguyên vật liệu của Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong được mua từ nguồn ngoài và do khách hàng mang tới, do vậy ảnh hưởng đến cả ba khâu của quá trình quản lý nguyên vật liệu: Trong khâu thu mua: Công ty phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của công ty. Mỗi loại nguyên vật liệu có tính chất lý hóa khác nhau, công dụng khác nhau và tỷ lệ hao mòn trong quá trình sản xuất cũng khác nhau do đó khi thu mua nguyên vật liệu phải sao cho đúng chủng loại và số lượng, chủng loại, tránh mua thừa nguyên vật liệu này mà nguyên vật liệu cần dùng thì lại thiếu. Do vậy, mọi nhu cầu mua nguyên vật liệu đều phải do bộ phận có nhu cầu sử dụng đề xuất thông qua Phiếu yêu cầu lĩnh nguyên vật liệu đề xuất lên Phòng Kinh doanh và được Giám đốc phê duyệt. Trách nhiệm mua nguyên vật liệu là của Phòng Kinh doanh, đảm bảo cung cấp NVL đầy đủ thông qua việc kiểm tra hóa đơn chứng từ. Tiếp đó là phẩm chất nguyên vật liệu phải tốt, giá cả phù hợp, chỉ cho phép hao hụt trong định mức, đặc biệt phải quan tâm đến chi phí thu mua, giúp hạ thấp chi phí. Do vậy, nguyên vật liệu do Công ty mua phục vụ cho sản xuất được cung cấp từ nhà cung cấp có uy tín và có quan hệ mua bán thường xuyên với công ty: Hòa Thuận Phát, công ty sơn Kova... chính vì vậy chất lượng nguyên vật liệu được đảm bảo tốt nhất. Về giá cả nguyên vật liệu thu mua, do công ty đã hiểu được thị trường mua bán, giá mua nguyên vật liệu và chi phí thu mua được công ty xác định theo phương thức thuận mua vừa bán với các nhà cung cấp do vậy giá cả luôn được xác định ở mức hợp lý. Nếu tổng giá trị nguyên vật liệu lên trên 10 triệu VND phải có ít nhất ba bản báo giá của ít nhất ba nhà cung cấp khác nhau. Phòng Kinh doanh trực tiếp chịu trách nhiệm và lựa chọn phương án giá. Các lần mua có giá trị từ 5 triệu VND trở lên cần có hợp đồng kinh tế, có sự điều chỉnh theo giá thị trường ở các lần mua. Người mua phải yêu cầu bên bán ghi đầy đủ các yếu tố trên hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính, chịu trách nhiệm về tính đúng đắn, hợp lý, hợp pháp của hóa đơn do mình thanh toán. Cán bộ kế toán phải kiểm tra hóa đơn, nếu phát hiện có dấu hiệu không hợp pháp phải báo cáo lãnh đạo xem xét xử lý. Phải có hợp đồng kinh tế có chữ ký, đóng dấu của hai bên để Phòng Kinh doanh quản lý. Trong khâu dự trữ và bảo quản: Để quá trình sản xuất được liên tục phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây gián đoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốn diện tích. Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu. Để đảm bảo được điều này phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng bến bãi sao cho phù hợp, giúp dễ dàng cho vận chuyển, xuất nhập kho và kiểm tra. Nhận thức được điều này, Công ty tiến hành tổ chức bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu an toàn có sự giám sát, bảo quản thường xuyên với hệ thống kho được bố trí tập trung. Mọi nguyên vật liệu mua về đều phải nhập kho, nếu chưa đủ điều kiện hoặc không phải nguyên vật liệu của Công ty, phải có phiếu gửi hàng, phải báo cáo và có sự đồng ý của Giám đốc. Thủ kho có trách nhiệm bồi thường mất mát do chủ quan mình gây ra. Thủ kho phải chịu trách nhiệm an toàn nguyên vật liệu trong kho, sắp xếp bảo quản theo yêu cầu. Nếu có dấu hiệu ảnh hưởng đến an toàn nguyên vật liệu phải báo cáo người phụ trách trực tiếp xử lý. Trong khâu sử dụng: Trong khâu này, nguyên vật liệu của công ty luôn được tính toán phù hợp vừa đảm bảo tiết kiệm nguyên vật liệu, vừa đảm bảo chất lượng sản phẩm đúng như trong thiết kế ban đầu cho từng đơn đặt hàng của khách hàng cũng như sản phẩm công ty sản xuất: Nguyên vật liệu xuất kho phải có phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của người có trách nhiệm. Nghiêm cấm thủ kho cho vay mượn nguyên vật liệu mà không làm thủ tục xuất kho. Định kỳ 6 tháng một lần hoặc đột xuất theo yêu cầu quản lý, Công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu, có hội đồng kiểm kê, biên bản kiểm kê. Chênh lệch thừa thiếu phải xác định rõ nguyên nhân và có biện pháp xử lý: Nguyên vật liệu thừa ghi tăng thu nhập, nguyên vật liệu thiếu thì người có trách nhiệm phải bồi thường. Việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu được thực hiện đầy đủ, hoàn chỉnh. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên do đó theo dõi thường xuyên tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Muốn tính toán được chính xác thì công ty phải xây dựng cho mình một phương pháp nhất định và phù hợp với hoạt động sản xuất của công ty. Việc tính giá nguyên vật liệu ngoài tuân thủ nguyên tắc cơ bản của công tác kế toán nói chung, còn tuân thủ nguyên tắc áp dụng tại điều 04 Chuẩn mực kế toán Việt Nam về hàng tồn kho được ban hành theo quyết định 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài chính: “Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được”. Cụ thể việc tính giá nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong được thực hiện như sau: Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua (nếu có) Thường thì nguyên vật liệu được vận chuyển tới tận kho Công ty nên hay phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ. - Đối với phế liệu thu hồi nhập kho là các sản phẩm hỏng giá thực tế nhập kho là giá trị thực tế có thể sử dụng được, giá có thể bán hoặc ước tính. - Nguyên vật liệu do Công ty thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế nguyên vật liệu bằng giá nguyên vật liệu xuất gia công chế biến cộng với chi phí liên quan. Ví dụ: Ngày 25/11/2008, thủ kho nhận được phiếu nhập kho số 65743 mua nguyên vật liệu của công ty gương kính Lâm Thành Long các loại kính như sau: Loại Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Kính 7 ly m2 178,608 105.000 18.753.840 Kính 8 ly m2 166,6 150.000 24.990.000 Kính 4 ly m2 274,2 62.000 17.000.400 Chi phí vận chuyển bên bán chịu. Như vậy giá thực tế NVL nhập kho =178,608x105.000+166,6x150.000+274,2x62.000 =60.744.240VND Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh trong việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu xuất thuộc lô nào theo giá nào thì được tính theo đơn giá đó. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Thủ tục nhập kho: Ở công ty, việc cung ứng NVL chủ yếu là mua ngoài nên phải được kiểm nghiệm trước khi nhập kho. Khi NVL về, nhân viên thu mua đem hóa đơn lên Phòng Kinh doanh. Đại diện Phòng Kinh doanh, nhân viên thu mua cùng với thủ kho kiểm tra nội dung hóa đơn, nếu đúng với hợp đồng mua bán về số lượng, chất lượng, giá cả thì lập biên bản kiểm nghiệm và cho nhập kho NVL đó. Trên cơ sở hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm, giấy giao nhận hàng, lập phiếu nhập kho. Sau khi xác nhận NVL đủ điều kiện nhập kho, ban kiểm nghiệm lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng Kế toán; Liên 2: Giao cho nhân viên thu mua cùng hóa đơn GTGT rồi đưa lên phòng Kế toán thanh toán; Liên 3: Lưu tại Phòng Kinh doanh. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho ghi vào thẻ kho cho từng nghiệp vụ. Trên phiếu thẻ kho phải ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định theo từng loại đảm bảo thuận tiện cho việc xuất NVL khi có nhu cầu cần dùng. Quá trình nhập kho NVL có thể dược khái quát như sau: NVL Hóa đơn GTGT Phòng Kinh Doanh Kiểm nghiệm Phiếu nhập kho Kho Biên bản kiểm nghiệm Sau đây, em xin mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ một số NVL: Ngày 25/11/2008, công ty mua NVL của công ty Cổ phần gương kính Lâm Thành Long: Biểu số 2.1 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 25 tháng 11 năm 2008 Mẫu số: 01 GTKT-3LL MS/2008B 0011010 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần gương kính Lâm Thành Long Địa chỉ: Số 44 Hàng Thiếc – Hoàn Kiếm – Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0102132171 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Thị Nguyệt Tên đơn vị: Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong Địa chỉ: Số 111E - ngõ 296 - Minh Khai - Mai Động - Hoàng Mai - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0101606460 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1. Kính trắng 7 ly m2 178,608 105.000 18.753.840 2. Kính trắng 8 ly m2 166,6 150.000 24.990.000 3. Kính trắng 4 ly m2 274,2 62.000 17.000.400 Cộng tiền hàng: 60.744.240 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 6.074.424 Tổng cộng tiền thanh toán: 66.818.664 Số tiền viết bằng chữ: Sáu mươi sáu triệu tám trăm mười tám nghìn sáu trăm sáu mươi tư đồng. Người mua hàng (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Nguyệt Người bán hàng (Ký, họ tên) Nguyễn Minh Châu Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, họ tên) Giám đốc Nguyễn Thành Long Phòng Kinh doanh tiến hành kiểm nghiệm, lập biên bản kiểm nghiệm: Biểu số 2.2: Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Nguyên vật liệu-sản phẩm-hàng hóa) Ngày 25 tháng 11 năm 2008 Số: 256 Ban kiểm nghiệm gồm: Bà Trần Thị Nguyệt: Trưởng ban Ông Nguyễn Văn Chiến: Ủy viên Bà Nguyễn Thị Nguyệt: Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại kính: STT Tên nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Số lượng theo hóa đơn Kết quả kiểm nghiệm SL đúng quy cách SL không đúng quy cách 1. Kính trắng 7 ly m2 178,608 178,608 0 2. Kính trắng 8 ly m2 166,6 166,6 0 3. Kính trắng 4 ly m2 274,2 274,2 0 Ghi chú: Tốt Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số NVL trên là tốt, đủ điều kiện nhập kho Nhân viên thu mua (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Nguyệt Thủ kho (Ký, họ tên) Nguyễn Văn Chiến Trưởng ban (Ký, họ tên) Trần Thị Nguyệt Sau khi xác nhận NVL đủ điều kiện nhập kho, ban kiểm nghiệm lập phiếu nhập kho: Biểu 2.3 Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong PHIẾU NHẬP KHO Ngày 25 tháng 11 năm 2008 Mẫu số: 01-VT Theo QĐ: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Nợ 152K2 Số: PNK0576 Có: 1121 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thị Nguyệt Theo hợp đồng số ĐP/NS/0803 ngày 25 tháng 11 năm 2008 Nhập tại kho Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất nguyên vật liệu, sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Kính trắng 7 ly m2 178,608 178,608 105.000 18.753.840 2. Kính trắng 8 ly m2 166,6 166,6 150.000 24.990.000 3. Kính trắng 4 ly m2 274,2 274,2 62.000 17.000.400 Cộng 60.744.240 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu mươi sáu triệu tám trăm mười tám nghìn sáu trăm sáu mươi tư đồng. Ngày 25 tháng 11 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Trần Thị Nguyệt Người nhận hàng (Ký, họ tên) Nguyễn Thị Nguyệt Thủ kho (Ký, họ tên) Nguyễn Văn Chiến Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tô Thị Huê Giám đốc (Ký, họ tên) Nguyễn Văn Hòa Thủ tục xuất kho: Việc xuất kho NVL tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong chủ yếu là phục vụ quá trình sản xuất. Phân xưởng sản xuất lập danh mục các NVL cần cho sản xuất: số lượng, chủng loại…NVL xuất dùng được kế toán ghi sổ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn để biết chính xác NVL được xuất dùng cho sản xuất. Ở Phòng Kinh doanh, lập phiếu xuất kho làm 3 liên, một liên lưu lại phòng. Đơn vị lĩnh NVL mang một liên đến kế toán trưởng ký duyệt rồi mang xuống lĩnh NVL. Thủ kho ký xác nhận 1 liên lưu ở kho. Cuối tháng thủ kho tính tổng số NVL xuất dùng và ghi vào sổ có liên quan. Ví dụ: Biểu số 2.4 PHIẾU YÊU CẦU LĨNH NGUYÊN VẬT LIỆU Ngày 12 tháng 12 năm 2008 Người yêu cầu: Hoàng Văn Thông Tên đơn vị: Phân xưởng sản xuất Lý do lĩnh: Làm công trình Tầm nhìn Việt Đề nghị được lĩnh NVL trong kho như sau: STT Tên NVL Đơn vị tính Số lượng Ghi chú 1. Kính trắng 7ly (1,83x2,44) Tấm 25 2. Sơn dầu Lobster 1/4 GL 900 Can 2 3. Sơn dầu lobster 100 gram 905 Can 20 4. Sơn lót polyure thane PU -304 Can 504 Thủ kho (Ký, họ tên) Người yêu cầu (Ký, họ tên) Sau khi nhận được phiếu yêu cầu lĩnh NVL, Phòng Kinh doanh lập phiếu xuất kho : Biểu 2.5 Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong PHIẾU XUẤT KHO Ngày 12 tháng 12 năm 2008 Mẫu số: 02-VT Theo QĐ: 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Nợ: 154O Số: PXK0543 Có: 152 Họ tên người nhận hàng: Hoàng Văn Thông Phân xưởng sản xuất Lý do xuất kho: Xuất NVL cho công trình Tầm nhìn Việt Xuất tại kho Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất NVL(sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Kính trắng 7ly (1,83x2,44) 25 tấm m2 111,63 111,63 105.000 11.721.150 2. Sơn dầu Lobster 1/4 GL 900 Can 2 2 300.000 600.000 3. Sơn dầu lobster 100 gram 905 Can 20 20 35.890 717.800 4. Sơn lót polyure thane PU -304 Can 504 504 29.500 14.868.000 Cộng 27.906.950 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi bảy triệu chín trăm linh sáu nghìn chín trăm năm mươi đồng. Ngày 12 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Trần Thị Nguyệt Người nhận hàng (Ký, họ tên) Hoàng Văn Thông Thủ kho (Ký, họ tên) Nguyễn Văn Chiến Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tô Thị Huê Giám đốc (Ký, họ tên) Nguyễn Văn Hòa Tại kho, thủ kho nhận được phiếu xuất kho, làm thủ tục xuất kho NVL theo phiếu xuất kho. Hạch toán chi tiết NVL Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong sử dụng phương pháp thẻ song song trong công tác kế toán chi tiết NVL. Phương pháp này được thực hiện tại kho và phòng kế toán như sau: Tại kho Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được chứng từ nhập, xuất kho NVL, thủ kho phải kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ rồi sắp xếp và phân loại cho từng thứ vật liệu theo kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ 15 ngày, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ đã phân loại lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Tại phòng kế toán Kế toán TSCĐ và HTK công ty sử dụng sổ chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn NVL. Sổ chi tiết vật liệu mở cho từng thứ, loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Sổ chi tiết có kết cấu giống thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Trên sổ chi tiết, kế toán tính ra số tiền của mỗi lần xuất nhập. Số tiền của mỗi lần nhập được tính căn cứ và hoá đơn, phiếu nhập kho. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, đồng thời lập Bảng tổng hợp chi tiết. Sau đây là thẻ kho phản ánh tình hình nhập, xuất của kính trắng 7 ly (1,83x2,44) tháng 12 năm 2008: Trong tháng 12 có các nghiệp vụ liên quan: Tồn đầu tháng: 40 tấm (178,608 m2) Ngày 12/12/2008 xuất kho cho công trình Tầm nhìn Việt 25 tấm (111,63m2) Ngày 25/12/2008 thu mua nhập kho 15 tấm (66,978m2) Biểu 2.6: Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong THẺ KHO Tháng 12 năm 2008 Tờ 01 Tên nhãn hiệu, quy cách NVL: Kính trắng 7ly (1,83x2,44) Đơn vị tính: m2 Ngày Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1/12 Tồn đầu tháng 12 178,608 12/12 PXK0543 12/12 Xuất kho 25 tấm cho Tầm nhìn Việt 111,63 25/12 PNK0576 25/12 Nhập kho 15 tấm 66,978 31/12 Tồn cuối tháng 12 133,956 Thủ kho (Ký, họ tên) Nguyễn Văn Chiến Các NVL khác cũng được mở riêng thẻ kho cho từng loại, khi có các nghiệp vụ nhập, xuất cũng được ghi chép tương tự như trên. Tại phòng kế toán: Định kỳ, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển lên, kế toán ký xác nhận vào thẻ kho, phân loại sắp xếp theo số thứ tự của phiếu nhập, xuất kho, căn cứ vào đó để kế toán lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn NVL. Biểu 2.7: Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 12 năm 2008 Mã VT Tên VT Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT Nhóm 1: Gỗ Gỗ dổi Tấm 0 0 40 80.000.000 40 80.000.000 0 0 Gỗ dán 15li Tấm 0 0 8 4.000.008 8 4.000.008 0 0 Gỗ dán 18li Tấm 0 0 0 0 0 0 0 0 Gỗ dán 2,5x1220x2440 Tấm 0 0 6.528 140.398.400 6.228 133.946.268 300 6.452.132 … Nhóm 2: Xi măng 0 0 0 0 0 0 0 0 Nhóm 3: Kính Kính trắng 12ly Tấm 116 24.544.000 0 0 0 0 116 24.544.000 Kính trắng 8ly Tấm 0 0 180 15.419.000 180 15.419.000 0 0 Kính trắng 7ly Tấm 0 0 0 0 0 0 0 0 … Nhóm 4: Sơn Sơn xịt TV 214 48 6.979.424 0 0 24 3.489.712 24 3.489.712 … Cộng 2.825.648.916 12.611.405.804 10.229.209.644 5.207.845.076 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tô Thị Huê Giám đốc (Ký, họ tên) Nguyễn Văn Hòa Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán tổng hợp NVL. Theo phương pháp này, kế toán theo dõi thường xuyên, liên tục sự biến động nhập, xuất, tồn vật liệu trên sổ kế toán. Tài khoản sử dụng: TK 152: Nguyên vật liệu Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, biến động tăng giảm của các loại NVL theo giá thực tế.  Kết cấu TK 152: Bên Nợ: Giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc nhập từ nguồn khác. Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: Giá thực tế NVL xuất kho dùng cho sản xuất, xuất bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh. Trị giá NVL được giảm giá, chiết khấu thương mại hoặc trả lại người bán. Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê. Dư Nợ: Giá thực tế NVL tồn kho TK 152 được mở chi tiết theo từng loại NVL. 152G: Gỗ. 152X: Xi măng. 152S: Sơn. 152K: Kính. 1528: NVL khác. Mỗi tài khoản chi tiết lại được mở chi tiết theo từng loại. Ngoài ra Công ty còn sử dụng các TK khác như 111, 112, 331... Phương pháp kế toán Nhập nguyên vật liệu Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì việc tổ chức hạch toán tổng hợp nhập NVL là một khâu quan trọng trong công tác hạch toán NVL. Do vật liệu của công ty hầu hết là mua ngoài nhập kho nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giữa công ty với người cung cấp NVL. Thực tế ở công ty khi mua NVL về sản xuất thì vật liệu được đưa về công ty bao giờ cũng có hoá đơn kèm theo. Không có trường hợp nào NVL đã về đến công ty mà hoá đơn chưa về và ngược lại. Cụ thể hạch toán tổng hợp vật liệu được thể hiện như sau: Hàng ngày, kế toán tập hợp các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phân loại chứng từ nhập và chứng từ xuất. Căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái tài khoản 152 và các tài khoản khác có liên quan. Đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ chi tiết NVL liên quan. Sau đó, kế toán gửi phiếu nhập kho và hóa đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải thanh toán và đã thanh toán cho nhà cung cấp: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331... Xuất nguyên vật liệu Quản lý NVL không chỉ quản lý tình hình thu mua bảo quản và dự trữ NVL mà còn phải quản lý việc xuất dùng NVL. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu chuyên giá trị của nó vào giá trị sản phẩm chế tạo. Chi phí về NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản xuất cho nên kế toán phải xác định chính xác giá trị từng loại NVL sử dụng là bao nhiêu và theo dõi được vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng. Bởi vậy hạch toán tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng, cho từng bộ phận sử dụng cũng như xuất dùng cho các đối tượng khác. Tổ chức tốt khâu hạch toán xuất dùng vật liệu là tiền đề cơ bản để hạch toán chính xác đầy đủ giá thành sản phẩm đặc biệt là khâu tính giá. NVL xuất dùng của Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong chủ yếu là để chế tạo sản phẩm, tương tự như trường hợp nhập kho NVL: Nợ các tài khoản có liên quan: 154... Có TK 152 Sau đây là một ví dụ về tổ chức sổ sách kế toán tổng hợp NVL: Ngày 25 tháng 11 năm 2008 công ty mua NVL theo hóa đơn GTGT số 0011010, PNK0576 của công ty Cổ phần gương kính Lâm Thành Long (biểu 2.1) Đến ngày 12 tháng 12 năm 2008, xuất NVL cho công trình Tầm nhìn Việt theo phiếu xuất kho số PXK0543 ngày12 tháng 12 năm 2008 (biểu 2.6, trang 47): Kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ: hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm. Sau đó tiến hành phản ánh nghiệp vụ phát sinh lên sổ Nhật ký chung: Biểu số 2.8: Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong Địa chỉ: 111E-Ngõ 296 Minh Khai Mẫu số: S03a-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Quý IV năm 2008 (Đơn vị tính: VND) Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có … … 25/11 PNK0576 25/11 Mua NVL: Kính trắng 7ly 152K4 3319 18.753.840 25/11 PNK0576 25/11 Kính trắng 8ly 152K3 3319 24.990.000 25/11 PNK0576 25/11 Kính trắng 4ly 152K6 3319 17.000.400 25/11 HĐ GTGT 0011010 25/11 Thuế VAT 10% được khấu trừ 1331 3319 6.074.424 … … 12/12 PXK0543 12/12 Xuất VT cho Tầm nhìn Việt: Kính trắng 7ly 152K4 154TNV 11.721.150 12/12 PXK0543 12/12 Sơn dầu Lobster 1/4 GL 900 152S1 154TNV 600.000 12/12 PXK0543 12/12 Sơn dầu Lobster 100G 905 152S5 154TNV 717.800 12/12 Sơn lót polyure thane PU-304 152S7 154TNV 14.868.000 ... ... Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập (Ký, họ tên) Bùi Thị Hạnh Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tô Thị Huê Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Văn Hòa Căn cứ số liệu trên Nhật ký chung, kế toán phản ánh vào Sổ Cái TK 152: Biểu 2.9: Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong Địa chỉ: 111E-Ngõ 296 Minh Khai Mẫu số: S03b-DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN Quý IV năm 2008 Tài khoản nguyên vật liệu Số hiệu: 152 (Đơn vị tính: VND) Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Ký hiệu Số Ngày Nợ Có 1/10 1/10 Số dư đầu kỳ 500.129.500 … … 25/11 PNK 0575 25/11 Mua NVL: Kính trắng 7ly 3319 18.753.840 25/11 PNK 0575 25/11 Kính trắng8ly 3319 24.990.000 25/11 PNK 0575 25/11 Kính trắng 4ly 3319 17.000.400 … … 12/12 PXK 0543 12/12 Xuất VT cho Tầm nhìn Việt: Kính trắng 7ly 154TNV 11.721.150 12/12 PXK 0543 12/12 Sơn dầu Lobster 1/4 GL 900 154TNV 600.000 12/12 PXK 0543 12/12 Sơn dầu Lobster 100G 905 154TNV 717.800 12/12 PXK 0543 12/12 Sơn lót polyure thane PU-304 154TNV 14.868.000 ... ... 31/12 31/12 Số dư cuối kỳ 5.207.845.076 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người lập (Ký, họ tên) Bùi Thị Hạnh Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Tô Thị Huê Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nguyễn Văn Hòa CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG ĐÔNG PHONG Đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong Cùng với sự phát triển của công ty, công tác tổ chức quản lý và hạch toán NVL nói riêng và hạch toán nói chung cũng không ngừng được hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh. Thực hiện được điều đó sẽ góp phần vào việc sử dụng NVL hiệu quả hơn nữa và góp phần tích cực hạ giá thành sản phẩm, từ đó tạo ra sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường. Những ưu điểm Sau một thời gian được thực tập tại phòng kế toán của Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong, được tiếp xúc với cán bộ, nhân viên kế toán cũng như các phần mà họ phụ trách, em thấy việc hạch toán tại công ty có những điểm nổi bật sau đây: Công ty tổ chức hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Hệ thống tài khoản của công ty đã phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế phát sinh. Việc sắp xếp, phân công các tài khoản trong hệ thống tài khoản của công ty là phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh. Về việc vận dụng hình thức sổ kế toán: Để quản lý và hạch toán các phần hành kế toán, phòng kế toán đã áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Đây là hình thức sổ có nhiều ưu điểm trong quá trình quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp sản xuất hiện nay cũng như ở Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong. Mặc dù gặp nhiều khó khăn trong nền kinh tế thị trường nhưng công ty rất nhạy bén trong công tác quản lý và đang tìm những bước đi mới cho mình. Hiện nay công ty đã áp dụng nhiều chính sách đẻ nâng cao uy tín với khách hàng về chất lượng sản phẩm trong đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác quản lý NVL nói riêng. Cụ thể công ty đã có nhiều chú trọng trong công tác quản lý NVL từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng. Đối với công tác thu mua NVL: Công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, nắm vững được giá cả trên thị trường, tìm được nguồn mua NVL và thu mua với giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty đã lập được định mức sử dụng và dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của công ty không bị ngừng trệ, không lãng phí vốn do dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. Đối với công tác tổ chức kho NVL: Kho được tổ chức khoa học, bảo quản hợp lý theo tính năng, công dụng của từng loại NVL. Hệ thống kho rộng rãi, thoáng, đủ ánh sáng, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê vật liệu. Đối với khâu sử dụng NVL: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm vật liệu. Nhờ đó, NVL xuất dùng đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức NVL trước. khi có nhu cầu về NVL thì các bộ phận sử dụng làm Phiếu yêu cầu lĩnh NVL gửi lên Phòng Kinh doanh, sau khi xem xét tính hợp lý, hợp lệ của nhu cầu sử dụng NVL, Phòng Kinh doanh xét duyệt. Bằng cách đó vẫn có thể cung cấp NVL đầy đủ, kịp thời mà tránh được tình trạng hao hụt, lãng phí NVL. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để thực hiện kế toán hàng tồn kho và kế toán chi tiết NVL sử dụng phương pháp thẻ song song được sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên liên tục một cách tổng hợp tình hình biến động NVL ở kho. Điều này có tác dụng rất lớn vì công ty luôn chú trọng việc bảo toàn giá trị hàng tồn kho cũng như việc tiết kiệm chi phí NVL, hạ giá thành sản phẩm góp phần ngày một hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán NVL. Bên cạnh đó số liệu kế toán được ghi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng, giảm NVL trong kỳ. Kế toán TSCĐ và HTK đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho NVL, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động NVL được chính xác tình hình hiện có, tăng giảm NVL trong kỳ. Kế toán TSCĐ và HTK đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho NVL, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán được tập trung tại phòng kế toán ,với một đội ngũ nhân viên có trình độ đại học, có kinh nghiệm nghề nghiệp , nhạy bén với những đòi hỏi mới của thị trường, họ được giao nhiệm vụ cụ thể, phù hợp với năng lực của mình. Các nhân viên phòng Kế toán luôn hoàn thành nhiệm vụ, cung cấp thông tin kế toán một cách thường xuyên đầy đủ và chính xác, giúp ban lãnh đạo công ty đánh giá được kết quả sản xuất kinh doanh của công ty mình. Công ty đánh giá vật liệu theo giá thực tế. Giá xuất là giá thực tế đích danh, phương pháp này phản ánh chính xác số vật liệu xuất dùng trong tháng. Tuy nhiên để tạo điều kiện thuận tiện cho việc tính toán, công ty đang tiếp tục nghiên cứu nhằm vi tính hoá toàn phần công tác kế toán tại công ty. Qua phân tích tình hình chung của công tác kế toán NVL tại công ty, có thể thấy rằng công tác kế toán NVL được tiến hành khá nền nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán, phù hợp với yêu cầu của công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình hình nhập-xuất-tồn kho, tính toán phân bổ chính xác giá trị NVL cho từng đối tượng sử dụng. Những tồn tại Về phương pháp hạch toán chi tiết NVL: Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm song công việc ghi chép nhiều và trùng lặp, tốn nhiều công sức. Mặt khác, do đặc điểm vật liệu ở công ty có nhiều chủng loại, với tấn xuất nhập xuất nhiều, nên công việc theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn NVL của kế toán viên không đảm bảo được công việc ghi chép, hạch toán hàng ngày. Do đó, kế toán thanh toán vẫn phải trợ giúp một phần công việc này. Về phương pháp tính giá NVL xuất kho: Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá xuất kho NVL. Theo phương pháp này, NVL xuất thuộc lô nào theo giá nào thì được tính theo đơn giá đó. Công ty áp dụng phương pháp này, mặc dù đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Do đặc điểm sản xuất của công ty là trong tháng số lần nhập, xuất NVL diễn ra thương xuyên. hơn nữa, giá trị thực tế của vật liệu mua vào luôn biến động. Như đã nói ở phần trên, lượng vật liệu phục vụ cho sản xuất của công ty chủ yếu là mua từ bên ngoài và từ nhiều nguồn khác nhau, do đó giá cả ở mỗi nguồn mua cũng sẽ khác nhau, và mỗi lần mua giá cả của từng loại vật liệu ở cùng một nơi cũng có sự khác biệt bởi nền kinh tế thi trường hàng hoá rất phong phú và đa dạng. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong Với tư cách là một sinh viên thực tập , dù thời gian tiếp xúc thực tế và trình độ có hạn, em cũng xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán vật liệu tại công ty nói riêng và công tác kế toán nói chung. Về phương pháp hạch toán chi tiết NVL: Do đó đặc điểm vật liệu của ty là đa dạng về chủng loại, hơn nữa hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, biến động ít... cho nên theo em công ty áp dụng phương pháp thẻ song song là chưa phù hợp. Trong điều kiện hiện nay, công ty nên áp phương pháp sổ số dư trong việc hạch toán chi tiết về NVL. Ưu điểm của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ giữa việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của kế toán vật liệu. Trên cơ sở đó, ở kho chỉ hạch toán về số lượng và ở phòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị NVL. Với phương pháp này có thể đảm bảo số liệu kế toán chính xác , kịp thời. Theo phương pháp sổ số dư, trình tự hạch toán chi tiết NVL được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Giống như phương pháp thẻ song song, tại kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu về mặt số lượng. Ngoài ra, cuối tháng thủ kho còn phải ghi số lượng tồn kho vào sổ dư. Bước 2: Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất vật liệu, kế toán lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ. Từ các bảng kê nhập, bảng kê xuất vật liệu, kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn làm căn cứ lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị của từng nhóm, từng loại vật liệu. Bước 3: Kế toán mở sổ dư sử dụng cho cả năm theo từng kho, từng loại NVL, được ghi một dòng sổ tổng hơp dư về số lượng và giá trị sau đó giao cho thủ kho ghi cột số lượng dư vào cuối tháng và đưa lên phòng kế toán ghi cột số tiền dư bằng cách lấy số lượng ở các sổ dư nhân với giá trị hạch toán. Về phương pháp tính giá NVL xuất kho: Theo em, với chủng loại và số lượng vật liệu sử dụng cho sản xuất của công ty là rất nhiều, để cho việc ghi sổ và cung cấp thông tin kế toán quản trị về chi phí giá thành được kịp thời, chính xác, thì công ty nên sử dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá xuất kho vật liệu. Theo phương pháp này, giá hạch toán có thể là giá do công ty đặt ra hoặc lấy giá bình quân đơn vị từ kỳ trước. Dùng giá hạch toán, kế toán sẽ thường xuyên theo dõi được giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng. Giá trị vật liệu xuất kho = Lượng vật liệu xuất kho x Giá hạch toán Cuối tháng, trên cơ sở số liệu, các sổ sách như: Sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập vật liệu, kế toán xác định hệ số giá của vật liệu và tính số chênh lệch giá trị vật liệu xuất kho giữa gía thực tế và giá hạch toán. Hệ số giá có thể được tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của công ty. Hệ số giá = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Sau khi đã tính ra được chênh lệch giá trị vật liệu xuất kho, kế toán ghi bút toán điều chỉnh giá trị vật liệu từ giá hạch toán sang giá thực tế theo số chênh lệch được tính Đối với vật liệu tồn kho cuối tháng,kế toán sẽ tính theo cách sau: Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ = Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ + Giá trị vật liệu nhập trong kỳ - Giá trị vật liệu xuất trong kỳ Về việc xây dựng hệ thống danh điểm NVL: Để thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, trước hết công ty nên mở "Sổ danh điểm vật liệu". Sổ danh điểm vật liệu được mở theo tên gọi, quy cách nguyên vật liệu bằng hệ thống chữ số, đơn vị tính và gía hạch toán muốn mở được sổ này trước hết công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn công ty chứ không phải xác định tuỳ ý chỉ giữa kho và phòng kế toán. Sổ danh điểm vật tư còn cung cấp thông tin về giá trị vật liệu xuất, tồn kho bất cứ khi nào theo giá hạch toán. Bởi vì như đã nói ở trên, hạch toán chi tiết vật liệu ở công ty áp dụng phương pháp thẻ song song và việc tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ thì kế toán không theo dõi được gía trị vật liệu xuất kho và tồn kho trong tháng, chỉ đến cuối tháng mới biết được. Như vậy, việc mở sổ danh điểm vật tư sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc hạch toán, sử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý, điều chỉnh sản xuất kinh doanh và rất thuận tiện cho việc sử dụng phần mềm kế toán cho phần vận hành hạch toán vật liệu trên máy vi tính Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng theo mẫu sau: Biểu số 3.1: SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU Danh điểm NVL Tên NVL Đơn vị tính Giá hạch toán Ghi chú 1521 NVL chính 1521K Nhóm kính m2 1521K1 Kính trắng 7ly m2 … … 1521G Nhóm gỗ 1522 NVL phụ 1522S Nhóm sơn … … Mở sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp nghiên cứu của kho, phòng kế toán, sau đó trình lên Giám đốc công ty để thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn công ty. KẾT LUẬN Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong được làm quen với thực tế hạch toán nguyên vật liệu cùng với phần lý thuyết được nghiên cứu em đã học hỏi rất nhiều điều bổ ích để củng cố thêm những kiến thức về lý luận mà em đã được học ở trường. Đồng thời đợt thực tập này cũng giúp em nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu đối với công tác quản lý của công ty, thấy được những mặt mạnh cần phát huy và những điểm còn tồn tại để khắc phục nhằm góp phần nhỏ bé hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong. Chuyên đề đã đề xuất những định hướng cơ bản cũng như một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng cũng như công tác kế toán nói chung . Do trình độ lý luận và thời gian thực tập còn hạn chế, chuyên đề mới chỉ đưa ra được ý kiến bắt đầu và chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được các ý kiến đóng góp của gíáo viên hướng dẫn, các thầy cô giáo và bạn đọc để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn về mặt lý luận cũng như thực tiến . Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn giáo viên hướng dẫn Trương Anh Dũng cùng các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Đông Phong đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình . Hà Nội, ngày 10 tháng 5 năm 2009 Sinh viên thực hiện Bùi Anh Thư