Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xây lắp số 12

Lêi nãi ®Çu Ho¹t ®éng trong c¬ chÕ thÞ tr­êng cã ®iÒu tiÕt vÜ m« cña nhµ n­íc, ®ång thêi chÞu nhiÒu sù chi phèi cña nhiÒu quy luËt kh¸ch quan cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng c¸c doanh nghiÖp ph¶i tù lÊy thu bï chi vµ cã l·i. §Ó ®¹t ®­îc nh÷ng yªu cÇu ®ã cÇn ph¶i n©ng cao c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n kÕ to¸n lµ mét trong nh÷ng c«ng cô cã hiÖu qu¶ nhÊt. Nã gi¸m s¸t vµ qu¶n lý chÆt chÏ, ph¶n ¸nh kh¸ch quan qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ gióp cho doanh nghiÖp ®¹t môc tiªu ®· ®Ò ra: gi¶m chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh, n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm, t¨ng lîi nhuËn cho doanh nghiÖp. Trong ®ã chi phÝ NVL lµ yÕu tè c¬ b¶n vµ chiÕm tû träng lín trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Sù biÕn ®éng vÒ nguyªn vËt liÖu cã ¶nh h­ëng lín ®Õn c¸c chØ tiªu trªn. Do ®ã qu¶n lý, h¹ch to¸n tèt nguyªn vËt liÖu còng lµ mét yÕu tè chÝnh trong c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n vµ qu¶n lý chung cña ®¬n vÞ ®Ó ®¹t ®­îc yªu cÇu ®· ®Ò ra. Cïng víi nh÷ng kiÕn thøc bæ Ých tiÕp thu ë kho¸ häc t«i viÕt chuyªn ®Ò nµy hy väng sÏ vËn dông ®­îc c¬ së lý luËn vµo thùc tiÔn, mong r»ng sÏ gãp phÇn nhá bÐ trong ý kiÕn cña m×nh ®Ó hÖ thèng kÕ to¸n ngµy cµng hoµn thiÖn h¬n vµ ph¸t huy t¸c dông to lín cña nã trong thùc tiÔn. Ngoµi phÇn më ®Çu vµ kÕt luËn, chuyªn ®Ò gåm cã 3 phÇn: PhÇn I: Nh÷ng lý luËn chung vÒ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong s¶n xuÊt kinh doanh. PhÇn II: Thùc tiÔn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty x©y l¾p sè 12. PhÇn III: Mét sè nhËn xÐt vµ gi¶i ph¸p hoµn thiÖn. Tuy nhiªn víi thêi gian vµ tr×nh ®é cßn h¹n chÕ nªn qu¸ tr×nh nghiªn cøu sÏ kh«ng tr¸nh khái nh÷ng sai sãt vÒ lý luËn còng nh­ kiÕn thøc. T«i rÊt mong ®­îc sù gãp ý cña thÇy gi¸o ®Ó bµi viÕt ®­îc hoµn thiÖn h¬n. T«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n! PhÇn I Lý luËn chung vÒ kÕ to¸n vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt 1. Sù cÇn thiÕt ph¶i tæ chøc kÕ to¸n vËt liÖu trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt. a. VÞ trÝ cña nguyªn vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Lµ mét trong 3 yÕu tè chñ yÕu cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ lµ c¬ së vËt chÊt ®Ó h×nh thµnh nªn s¶n phÈm míi. Do ®ã nÕu thiÕu vËt t­ kh«ng thÓ tiÕn hµnh ®­îc c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt vËt chÊt nãi chung vµ x©y dùng nãi riªng. Trong qu¸ tr×nh tham gia vµo ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp, vËt liÖu bÞ tiªu hao toµn bé vµ chuyÓn gi¸ trÞ mét lÇn vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh trong kú. Do vËy viÖc cung cÊp nguyªn vËt liÖu cã ®Çy ®ñ kÞp thêi hay kh«ng cã ¶nh h­ëng to lín ®Õn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp. S¶n xuÊt sÏ bÞ ®×nh trÖ nÕu kh«ng cã nguyªn vËt liÖu, nh­ng khi cã råi th× nguyªn vËt liÖu ®ã ph¶i ®¶m b¶o quy c¸ch, phÈm chÊt th× s¶n phÈm t¹o nªn míi ®¸p øng ®­îc yªu cÇu ®Æt ra. Trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt chi phÝ vÒ nguyªn vËt liÖu th× chiÕm mét tû träng lín trong tæng chi phÝ s¶n xuÊt ®Ó t¹o ra s¶n phÈm bëi vËy cÇn tËp trung qu¶n lý chÆt chÏ nguyªn vËt liÖu ë tÊt c¶ c¸c kh©u: thu mua, b¶o qu¶n, dù tr÷ vµ sö dông nguyªn vËt liÖu nÕu h¹ thÊp chi phÝ s¶n xuÊt s¶n phÈm trong chõng mùc nhÊt ®Þnh gi¶m møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu trong s¶n xuÊt cßn lµ c¬ së ®Ó t¨ng thªm s¶n phÈm x· héi. Cã thÓ nãi r»ng nguyªn vËt liÖu gi÷ vÞ trÝ quan träng kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. b. Yªu cÇu qu¶n lý: Qu¶n lý vËt liÖu lµ yÕu tè kh¸ch quan cña mßi nÒn s¶n xuÊt x· héi. Tuy nhiªn do tr×nh ®é s¶n xuÊt kh¸c nhau cho nªn ph¹m vi møc ®é vµ ph­¬ng ph¸p qu¶n lý còng kh¸c nhau. D­íi chÕ ®é XHCN nÒn s¶n xuÊt ngµy cµng më réng vµ ph¸t triÓn trªn c¬ së tho¶ m·n kh«ng ngõng nh÷ng nhu cÇu vËt chÊt vµ v¨n ho¸ cña mäi tÇng líp trong x· héi. ViÖc sö dông vËt liÖu mét c¸ch hîp lý, tiÕt kiÖm cã kÕ ho¹ch ngµy cµng ®­îc coi träng. C«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu lµ nhiÖm vô cña tÊt c¶ mäi ng­êi nh»m víi sù hao phÝ Ýt nhÊt nh­ng l¹i thu ®­îc hiÖu qu¶ kinh tÕ cao nhÊt. C«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu ¶nh h­ëng quyÕt ®Þnh ®Õn viÖc h¹ch to¸n gi¸ thµnh, cho nªn ®Ó ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c viÖc h¹ch to¸n gi¸ thµnh th× tr­íc hÕt h¹ch to¸n vËt liÖu còng ph¶i chÝnh x¸c. XuÊt ph¸t tõ vai trß, ®Æc ®iÓm cña vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®ßi hái ph¶i qu¶n lý chÆt chÏ vËt liÖu ë mäi kh©u tõ thu mua, b¶o qu¶n tíi kh©u dù tr÷ vµ sö dông. §ã lµ mét trong nh÷ng néi dung quan träng cña c«ng t¸c qu¶n lý doanh nghiÖp, lu«n ®­îc c¸c nhµ qu¶nlý doanh nghiÖp quan t©m. §Ó ®¸p øng ®­îc yªu cÇu qu¶n lý, xuÊt ph¸t tõ chøc n¨ng cña kÕ to¸n, kÕ to¸n trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt cÇn thùc hiÖn tèt c¸c kh©u sau: - Tæ chøc ®¸nh gi¸ ph©n lo¹i vËt liÖu phï hîp víi c¸c nguyªn t¾c, yªu cÇu qu¶n lý thèng nhÊt cña nhµ n­íc vµ yªu cÇu quan träng cña doanh nghiÖp. - Tæ chøc chøng tõ, tµi kho¶n, sæ kÕ to¸n phï hîp víi ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho cña doanh nghiÖp ®Ó ghi chÐp, ph©n lo¹i tæng hîp sè liÖu vÒ t×nh h×nh hiÖn cã vµ sù biÕn ®éng t¨ng gi¶m cña vËt liÖu trong qóa tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, cung cÊp sè liÖu kÞp thêi ®Ó tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. - Thùc hiÖn viÖc ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch mua, t×nh h×nh sö dông vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. 2. Ph©n lo¹i vµ ®¸nh gi¸ vËt liÖu. a. Ph©n lo¹i vËt liÖu: §Ó s¶n xuÊt ra s¶n phÈm c¸c doanh nghiÖp th­êng ph¶i sö dông nhiÒu nguyªn vËt liÖu kh¸c nhau, mçi lo¹i cã vai trß c«ng dông vµ tÝnh n¨ng lý ho¸ häc kh¸c nhau. §Ó cã thÓ qu¶n lý chÆt chÏ nguyªn vËt liÖu, ®¶m b¶o cung cÊp ®ñ nguyªn vËt liÖu phôc vô ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp vµ h¹ch to¸n chÝnh x¸c nguyªn vËt liÖu ®ßi hái ph¶i nhËn biÕt ®­îc tõng thø tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu. Tuú thuéc vµo tõng lo¹i h×nh doanh nghiÖp cô thÓ thuéc c¸c ngµnh s¶n xuÊt kh¸c nhau mµ nguyªn vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp cã sù ph©n chia kh¸c nhau. Song nh×n chung trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt c¨n cø vµo néi dung kinh tÕ vai trß cña vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh vµ yªu cÇu qu¶n lý cña doanh nghiÖp, nguyªn vËt liÖu ®­îc dùa thµnh c¸c lo¹i sau: - Nguyªn vËt liÖu chÝnh (bao gåm c¶ nöa thµnh phÈm ) - VËt liÖu phô - Nhiªn liÖu - Phô tïng thay thÕ - ThiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n - PhÕ liÖu b. §¸nh gi¸ vËt liÖu §¸nh gi¸ vËt liÖu lµ x¸c ®Þnh qu¸ tr×nh cña chóng theo ph­¬ng ph¸p nhÊt ®Þnh. VÒ nguyªn t¾c kÕ to¸n nhËp xuÊt tån kho vËt liÖu ph¶i ph¶n ¸n theo gi¸ trÞ vèn thùc tÕ. * Gi¸ vèn thùc tÕ nguyªn vËt liÖu nhËp kho: - §èi víi nguyªn vËt liÖu mua ngoµi th× gi¸ thùc tÕ lµ gi¸ mua trªn ho¸ ®¬n (ch­a cã VAT) + thuÕ nhËp khÈu (nÕu cã) + chi phÝ thu mua thùc tÕ (bao gåm chi phÝ vËt chÊt, bèc xÕp b¶o qu¶n, b¶o hiÓm, thuª kho, thuª b·i, tiÒn ph¹t tiÒn båi th­êng, chi phÝ nh©n viªn) - c¸c kho¶n chiÕt khÊu, gi¶m gi¸ (nÕu cã). - §èi víi vËt liÖu do doanh nghiÖp tù gia c«ng chÕ biÕn th× gi¸ thùc tÕ gåm: gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho gia c«ng chÕ biÕn vµ c¸c chi phÝ gia c«ng chÕ biÕn. - §èi víi nguyªn vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn th× gi¸ thùc tÕ lµ gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt thuª chÕ biÕn céng c¸c chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì ®Õn n¬i thuª chÕ biÕn vµ tõ ®ã vÒ doanh nghiÖp cïng víi sè tiÒn ph¶i tr¶ cho ®¬n vÞ nhËn gia c«ng chÕ biÕn. - Tr­êng hîp ®¬n vÞ kh¸c gãp vèn liªn doanh b»ng vËt liÖu th× gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËn vèn gãp liªn doanh lµ gi¸ do héi ®ång liªn doanh ®¸nh gi¸ vµ c«ng nhËn. - PhÕ liÖu ®­îc ®¸nh gi¸ theo ­íc tÝnh (gi¸ thùc tÕ cã thÓ sö dông ®­îc hoÆc b¸n ®­îc). * Gi¸ vèn thùc tÕ xuÊt kho. Khi xuÊt dông vËt liÖu kÕ to¸n ph¶i tÝnh to¸n chÝnh x¸c gi¸, vèn thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt cho c¸c nhu cÇu, ®èi t­îng sö dông kh¸c nhau. ViÖc tÝnh gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho cã thÓ tÝnh theo mét trong c¸c ph­¬ng ph¸p sau: - TÝnh theo gi¸ cña nguyªn vËt liÖu tån ®Çu kú: Gi¸ thùc tÕ xuÊt kho = sè l­îng xuÊt kho x ®¬n gi¸ vËt liÖu tån ®Çu kú = §¬n gi¸ vËt liÖu gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú tån ®Çu kú sè l­îng vËt liÖu tån ®Çu kú §¬n gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn - TÝnh theo ®¬n gi¸ b×nh qu©n gia quyÒn cña vËt liÖu tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú: vÒ c¬ b¶n ph­¬ng ph¸p nµy gièng ph­¬ng ph¸p trªn nh­ng ®¬n gi¸ vËt liÖu ®­îc tÝnh b×nh qu©n cho c¶ sè tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú. = Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu + gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp trong kú tån ®Çu kú + Sè l­îng vËt liÖu sè l­îng vËt liÖu tån ®Çu kú nhËp trong kú Gi¸ thùc tÕ xuÊt kho = Sè l­îng x ®¬n gi¸ b×nh qu©n - TÝnh theo gi¸ thùc tÕ ®Ých danh: ph­¬ng ph¸p nµy ¸p dông cho nh÷ng lo¹i vËt liÖu cã gi¸ trÞ cao, c¸c lo¹i vËt t­ ®Æc chñng. Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho ®­îc c¨n cø vµo ®¬n gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho theo tõng l«, tõng lÇn nhËp xuÊt vµ sè l­îng xuÊt kho theo tõng lÇn nhËp ®ã. - TÝnh theo gi¸ thùc tÕ nhËp tr­íc xuÊt tr­íc: Theo ph­¬ng ph¸p nµy ta ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc ®¬n gi¸ thùc tÕ nhËp kho cña tõng lÇn nhËp. Sau ®ã c¨n cø vµo sè l­îng xuÊt tÝnh ra gi¸ thùc tÕ xuÊt kho theo nguyªn t¾c: tÝnh theo ®¬n gi¸ thùc tÕ nhËp tr­íc víi l­îng xuÊt kho lÇn nhËp tr­íc, sè cßn l¹i (tæng sè xuÊt kho - sè xuÊt thuéc lÇn nhËp tr­íc), ®­îc tÝnh theo ®¬n gi¸ thùc tÕ c¸c lÇn nhËp sau. Nh­ vËy gi¸ vËt liÖu tån cuèi kú chÝnh lµ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu nhËp kho thuéc c¸c lÇn mua sau cïng. - TÝnh theo gi¸ nhËp sau xuÊt tr­íc: Ta còng ph¶i x¸c ®Þnh ®¬n gi¸ thùc tÕ cña tõng lÇn nhËp nh­ng khi xuÊt sÏ c¨n cø vµo sè l­îng xuÊt vµ ®¬n gi¸ thùc tÕ nhËp kho lÇn cuèi hiÖn cã trong kho vµo lóc xuÊt sau ®ã míi lÇn l­ît ®Õn c¸c lÇn nhËp tr­íc ®Ó tÝnh gi¸ thµnh thùc tÕ xuÊt kho. - Ph­¬ng ph¸p gi¸ h¹ch to¸n: Gi¸ h¹ch to¸n ®­îc sö dông trong suèt c¶ kú h¹ch to¸n cña doanh nghiÖp. Cuèi th¸ng ®iÒu chØnh gi¸ thùc tÕ cña sè vËt liÖu xu©t kho trong kú trªn c¬ së hÖ sè chªnh lÖch gi÷a gi¸ thùc tÕ vµ gi¸ h¹ch to¸n: x = Gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu Gi¸ h¹ch to¸n HÖ sè xuÊt trong kú XNL xuÊt trong kú chªnh lÖch HÖ sè chªnh lÖch = + + Gi¸ thùc tÕ NVL Gi¸ thùc tÕ NVL tån ®Çu kú nhËp trong kú Gi¸ h¹ch to¸n NVL Gi¸ h¹ch to¸n NVL tån ®Çu kú nhËp trong kú tuú thuéc vµo ®Æc ®iÓm qu¶n lý cña doanh nghiÖp mµ hÖ sè gi¸ cña NVL cã thÓ tÝnh riªng cho tõng thø, tõng nhãm hoÆc cho c¶ lo¹i vËt liÖu. 3. Tæ chøc vÒ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu a. Chøng tõ sö dông: Theo quy ®Þnh 114/TC/Q§/C§KT ngµy 1/11/95 th× c¸c chøng tõ vÒ kÕ to¸n vËt liÖu bao gåm: PhiÕu nhËp kho (mÉu 01 - VT) PhiÕu xuÊt kho (mÉu 02 - VT) PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé (mÉu 03 - VT) PhiÕu xuÊt vËt t­ theo h¹n møc (mÉu 04 - VT) Biªn b¶n kiÓm nghiÖm (mÉu 05 - VT) ThÎ kho (mÉu 06 - VT) Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho (mÉu 02 - BH) Ho¸ ®¬n c­íc vËn chuyÓn (mÉu 03 - BH) b. Sæ chi tiÕt vËt liÖu Tuú thuéc vµo ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ¸p dông trong doanh nghiÖp mµ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu sö dông c¸c sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt sau: - ThÎ kho - Sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu - Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn - Sè sè d­ c. C¸c ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu *Ph­¬ng ph¸p thÎ song song Néi dung cña ph­¬ng ph¸p nµy h¹ch to¸n chi tiÕt gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n. - ë kho: ViÖc ghi chÐp t×nh h×nh nhËp xuÊt tån do thñ kho tiÕn hµnh trªn thÎ kho vµ chØ ghi theo chØ tiªu sè l­îng. - ë phßng kÕ to¸n:KÕ to¸n sö dông sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp xuÊt tån theo chØ tiªu hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ. Ph­¬ng ph¸p nµy ghi chÐp ®¬n gi¶n nh­ng l¹i trïng l¾p qu¸ nhiÒu gi÷a thñ kho vµ phßng kÕ to¸n. Nã ®­îc ¸p dông thÝch hîp trong c¸c doanh nghiÖp cã Ýt chñng lo¹i vËt liÖu c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh Ýt vµ tr×nh ®é chuyªn m«n cña c¸n bé kÕ to¸n cßn h¹n chÕ. * Ph­¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn: -ë kho: Thñ kho sö dông thÎ kho ®Ó ghi chÐp ph¶n ¸nh hµng ngµy t×nh h×nh nhËp xuÊt tån gièng nh­ ph­¬ng ph¸p trªn. - ëphßng kÕ to¸n: KÕ to¸n më sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp xuÊt tån kho cña tõng thø vËt liªô theo tõng kho, trªn c¬ së c¸c chøng tõ nhËp xuÊt do thñ kho ®Þnh kú göi lªn. Ph­¬ng ph¸p nµy gi¶m ®­îc khèi l­îng ghi chÐp nh­ng viÖc ghi sæ vÉn cßn trïng l¾p vµ nã chØ thÝch hîp cho nh÷ng doanh nghiÖp cã Ýt nghiÖp vô nhËp xuÊt ph¸t sinh, kh«ng bè trÝ riªng nh©n viªn kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu. * Ph­¬ng ph¸p sæ sè d­: - ëkho: Thñ kho vÉn dïng thÎ kho ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp xuÊt tån vÒ mÆt sè l­îng, ®ång thêi cuèi th¸ng ph¶i ghi sè tån kho ®· tÝnh ®­îc trªn thÎ kho vµ sè d­ theo chØ tiªu sè l­îng. - ëphßng kÕ to¸n: KÕ to¸n më sæ sè d­ theo tõng kho sö dông cho c¶ n¨m ®Ó ghi sæ tån kho cuèi th¸ng cña tõng thø, tõng nhãm, lo¹i vËt liÖu theo chØ tiªu sè l­îng vµ chØ tiªu gi¸ trÞ. Ph­¬ng ph¸p nµy cã nhiÒu ­u ®iÓm: gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc ®Ó kiÓm tra gi¸m s¸t th­êng xuyªn. Tuy nhiªn do chØ ghi sæ theo chØ tiªu gi¸ trÞ nªn khã kiÓm tra vÒ mÆt sè l­îng mµ ph¶i xem sè liÖu trªn thÎ kho. Do ®ã nã ®­îc ¸p dông ë c¸c doanh nghiÖp cã c¸c nghiÖp vô nhËp xuÊt diÔn ra th­êng xuyªn, nhiÒu chñng lo¹i, yªu cÇu qu¶n lý cao vµ tr×nh ®é chuyªn m«n cña c¸n bé t­¬ng ®èi cao. 4. KÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu. Tuú theo quy m« cña doanh nghiÖp vµ yªu cÇu qu¶n lý mµ sö dông mét trong hai ph­¬ng ph¸p sau: a. Ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn: Ph­¬ng ph¸p nµy ghi chÐp mét c¸ch th­êng xuyªn liªn tôc, nã ®­îc ¸p dông ë phÇn lín c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt vµ th­¬ng m¹i kinh doanh nh÷ng mÆt hµng cã gi¸ trÞ lín. * TK sö dông: 152 - nguyªn vËt liÖu Bªn nî: Gi¸ thùc tÕ NVL nhËp kho vµ c¸c nghiÖp vô lµm t¨ng gi¸ trÞ Gi¸ thùc tÕ NVL tån cuèi kú (theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú) Bªn cã: Gi¸ thùc tÕ NVL xuÊt kho ChiÕt khÊu hµng mua gi¶m gi¸ vµ hµng mua tr¶ l¹i C¸c nghiÖp vô lµm gi¶m gi¸ trÞ NVL KÕt chuyÓn gi¸ thùc tÕ NVL tån ®Çu kú (ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú) D­ nî: gi¸ thùc tÕ NVL tån kho Ngoµi ra tuú theo yªu cÇu qu¶n lý mµ më TK cÊp 2 chi tiÕt theo tõng ®èi t­îng kh¸c nhau: TK 331 - Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n Bªn nî: + Sè tiÒn ®· thanh to¸n cho ng­êi b¸n + Sè tiÒn ng­êi b¸n chÊp nhËn gi¶m gi¸ sè hµng theo hîp ®ång + Gi¸ trÞ vËt t­ hµng ho¸ thiÕu hôt, kÐm phÈm chÊt khi kiÓm nhËn vµ tr¶ l¹i ng­êi b¸n. + ChiÕt khÊu mua hµng ®­îc ng­êi b¸n chÊp nhËn cho doanh nghiÖp gi¶m trõ vµo nî ph¶i tr¶. + Sè tiÒn øng tr¶ tr­íc cho ng­êi b¸n, nh­ng ch­a nhËn ®­îc hµng ho¸ lao vô. Bªn cã: + Sè tiÒn ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n + §iÒu chØnh gi¸ t¹m tÝnh theo gi¸ thùc tÕ cña sè hµng vÒ khi cã ho¸ ®¬n hoÆc th«ng b¸o gi¸ chÝnh thøc. D­ cã: Sè tiÒn cßn ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n D­ nî (nÕu cã) : sè tiÒn ®· øng hoÆc tr¶ thõa cho ng­êi b¸n TK 331 ®­îc më theo dâi cho tõng ®èi t­îng cô thÓ, tõng ng­êi b¸n. TK 151 - Hµng mua ®ang ®i trªn ®­êng. Bªn nî: + Gi¸ trÞ hµng ®ang ®i trªn ®­êng. + KÕt chuyÓn gi¸ thùc tÕ hµng ®ang ®i ®­êng cuèi kú (theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú) Bªn cã: + Gi¸ trÞ hµng ®i ®­êng ®· vÒ nhËp kho hoÆc chuyÓn giao cho c¸c ®èi t­îng sö dông hay kh¸ch hµng. + KÕt chuyÓn gi¸ trÞ thùc tÕ hµng ®ang ®i ®­êng ®Çu kú (theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú) D­ nî: Gi¸ trÞ hµng ®ang ®i ®­êng ch­a nhËp kho Ngoµi ra cßn cã c¸c TK liªn quan nh­: 111 - tiÒn mÆt 112 - tiÒn göi ng©n hµng 141 - t¹m øng 222 - gãp vèn liªn doanh 241 - XDCB dë dang 411 - vèn kinh doanh 621 - chi phÝ NVL trùc tiÕp 627 - Chi phÝ s¶n xuÊt chung 642 - Chi phÝ qu¶n lý DN 641 - Chi phÝ b¸n hµng 133 - ThuÕ VAT ®­îc khÊu trõ * KÕ to¸n tæng hîp t¨ng - Mua NVL hµng ®· nhËp kho (ho¸ ®¬n vµ hµng cïng vÒ) Nî TK 133 Nî TK 152 Cã 111, 112, 141, 331, 311, 341,333 - NÕu trong th¸ng nhËn ®­îc ho¸ ®¬n mµ cuèi th¸ng hµng vÉn ch­a vÒ: Nî 151 Nî 133 Cã 111, 112, 141, 331 Khi hµng vÒ (nhËp kho, hoÆc chuyÓn th¼ng cho c¸c bé phËn s¶n xuÊt, kh¸ch hµng). Nî 621, 627, 641, 642 Nî 632 Nî 157 Cã 151 - C¸c chi phÝ liªn quan ®Õn mua vËt liÖu Nî 152 Nî 133 Cã 11, 112, 331... - Khi thanh to¸n sè chiÕt khÊu,gi¶m gi¸ mua hµng ®­îc h­ëngvµ gi¸ trÞ hµng tr¶ l¹i do kh«ng ®óng chÊt l­îng qui c¸ch ... theo hîp ®ång: Nî 331, 111, 112, 1388 Cã 152 Cã 133 - NVL t¨ng do tù chÕ hoÆc thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn Nî 152 Nî 152 Cã 154 (tù chÕ biÕn) Nî 133 Cã 154 (phÇn thuª ngoµi) - T¨ng do nhËn gãp vèn liªn doanh hoÆc ®­îc cÊp ph¸t quyªn tÆng Nî 152 Cã 411 - T¨ng do ph¸t hiÖn thõa khi kiÓm kª: NÕu x¸c ®Þnh lµ cña doanh nghiÖp: Nî 152 Cã 338 (3381) NÕu thõa kh«ng ph¶i cña doanh nghiÖp kÕ to¸n ph¶n ¸nh vµo TK 002 "vËt t­ hµng ho¸ nhËn gi÷ hé hoÆc gia c«ng" - T¨ng do thu håi vèn gãp liªn doanh Nî 152 Cã 128, 222 - T¨ng do ®¸nh gi¸ l¹i Nî 152 (sè chªnh lÖch t¨ng) Cã 412 - Hµng vÒ, ho¸ ®¬n ch­a vÒ: Nî 152 (gi¸ t¹m tÝnh) Nî 133 Cã 331 Khi nhËn ®­îc ho¸ ®¬n sÏ tiÕn hµnh ®iÒu chØnh gi¸ t¹m tÝnh theo gi¸ thùc tÕ (gi¸ ghi trªn ho¸ ®¬n) theo sè chªnh lÖch gi÷a ho¸ ®¬n vµ gi¸ t¹m tÝnh nÕu gi¸ ho¸ ®¬n lín h¬n gi¸ t¹m tÝnh. Ghi ®en Nî 152 Nî 13 Cã 331, 111, 112, 311,333 NÕu gi¸ ho¸ ®¬n nhá h¬n gi¸ t¹m tÝnh Ghi ®á Nî 152 Nî 133 Cã 331, 111, 112, 311,333 * KÕ to¸n tæng hîp gi¶m: - XuÊt dïng cho s¶n xuÊt kinh doanh: c¨n cø thùc tÕ ghi Nî 621 Nî 6272 Nî 6412 Nî 6422 Cã 152 (chi tiÕt liªn quan) - XuÊt kho vËt liÖu tù chÕ biÕn hoÆc thuª ngoµi Nî 154 (chi tiÕt liªn quan) Cã 152 - XuÊt vËt liÖu gãp vèn liªn doanh ®¬n vÞ kh¸c: Nî 128, 228: gi¸ trÞ vèn gãp Cã 152 Cã 412 (chªnh lÖch t¨ng do gi¸ vèn gãp>thùc tÕ) Nî 412 (chªnh lÖch gi¶m do gi¸ trÞ vèn gãp < thùc tÕ) - XuÊt b¸n cho vay: Nî 632, 138 (1388) Cã 152 - Gi¶m do mÊt m¸t thiÕu hôt + Do ghi chÐp nhÇm lÉn Nî TK cã liªn quan Cã 152 + ThiÕu hôt trong ®Þnh møc tÝnh vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Nî 642 Cã 152 + NÕu thiÕu hôt ngoµi ®Þnh møc do ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm g©y nªn Nî 111 - sè båi th­êng vËt chÊt ®· thu Nî 334 - trõ vµo tiÒn l­¬ng Nî 1388 - sè båi th­êng ph¶i thu Cã 152 + NÕu ch­a râ nguyªn nh©n ph¶i chê xö lý Nî 1381 Cã 152 - Gi¶m do ®¸nh gi¸ l¹i Nî 412 Cã 152 (sè chªnh lÖch gi¶m) b. KÕ to¸n tæng hîp theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú Ph­¬ng ph¸p nµy th­êng ¸p dông ë nh÷ng ®¬n vÞ cã nhiÒu chñng lo¹i vËt t­ hµng ho¸ víi qui c¸ch mÉu m· rÊt kh¸c nhau cã gi¸ trÞ thÊp, hµng ho¸ vËt t­ xuÊt dïng th­êng xuyªn. ¦u ®iÓm: §¬n gi¶n, gi¶m nhÑ khèi l­îng c«ng viÖc h¹ch to¸n. Nh­îc ®iÓm: §é chÝnh x¸c vÒ gi¸ trÞ vËt t­ hµng ho¸ xuÊt dïng, xuÊt b¸n bÞ ¶nh h­ëng cña c«ng t¸c qu¶n lý t¹i kho quÇy bÕn b·i. KÕ to¸n sö dông TK 611 - mua hµng TK nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ thùc tÕ cña sè vËt t­ hµng ho¸ mua vµo vµ xuÊt dïng trong kú. Bªn nî: + KÕt chuyÓn gi¸ thùc tÕ vËt t­ hµng ho¸ tån ®Çu kú + Gi¸ thùc tÕ vËt t­ hµng ho¸ mua vµo trong kú Bªn cã: + Gi¸ thùc tÕ vËt t­ hµng ho¸ kiÓm kª lóc cuèi kú + Gi¸ thùc tÕ vËt t­ hµng ho¸ xuÊt trong kú + Gi¸ thùc tÕ hµng ho¸ ®· göi b¸n ch­a ®­îc x¸c ®Þnh lµ tiªu thô trong kú + ChiÕt khÊu mua hµng, hµng mua gi¶m gi¸ tr¶ l¹i TK 611 kh«ng cã sè d­ vµ chia thµnh 2TK cÊp 2 6111: mua NVL 6112: mua hµng ho¸ - §èi víi TK 152, kh¸c víi ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn c¸c doanh nghiÖp kÕ to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú th× c¸c TK 152, 151 kh«ng dïng ®Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp xuÊt trong kú mµ chØ dïng ®Ó kÕt chuyÓn gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu vµ hµng mua hµng ®ang ®i ®­êng lóc ®Çu kú, cuèi kú vµo TK 611. Ngoµi ra kÕ to¸n còng sö dông c¸c TK liªn quan kh¸c nh­ ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. KÕ to¸n mét sè nghiÖp vô chñ yÕu nh­ sau: - C¨n cø gi¸ thùc tÕ vËt liÖu hµng mua ®ang ®i ®­êng tån cuèi kú tr­íc ®Ó kÕt chuyÓn vµo TK 6111 lóc ®Çu kú. Nî 611 Cã 152, 151 - Trong kú khi mua vËt liÖu, c¨n cø ho¸ ®¬n vµ c¸c chøng tõ liªn quan kh¸c, kÕ to¸n ghi sæ nh­ sau: + Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho: Nî 6111 Nî 133 Cã 111, 112, 141, 331, 311, 341 + ChiÕt khÊu mua hµng ®­îc ph¶n ¸nh Nî 331, 111, 112 Cã 611 Cã 133 + Gi¸ trÞ hµng mua tr¶ l¹i do kh«ng ®óng hîp ®ång Nî 111, 112, 1388, 331 Cã 611 Cã 133 + Gi¶m gi¸ hµng mua do kÐm phÈm chÊt... Nî 111, 112, 1388, 331 Cã 611 (sè gi¶m gi¸) Cã 133 - Cuèi kú c¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm kª vËt liÖu kÕ to¸n x¸c ®Þnh gi¸ vËt liÖu xuÊt dïng trong kú nh­ sau: - + = Gi¸ thùc tÕ NVL Gi¸ thùc tÕ NVL Gi¸ NVL Gi¸ thùc tÕ NVL xuÊt dïng tån ®Çu kú mua trong kú tån cuèi kú §Ó x¸c ®Þnh ®­îc gi¸ trÞ thùc tÕ cña sè vËt liÖu xuÊt dïng cho tõng nhu cÇu, ®èi t­îng: cho s¶n xuÊt s¶n phÈm, mÊt m¸t hao hôt... kÕ to¸n ph¶i kÕt hîp víi sè liÖu h¹ch to¸n chi tiÕt míi cã thÓ x¸c ®Þnh ®­îc, do kÕ to¸n tæng hîp kh«ng theo dâi ghi chÐp t×nh h×nh xuÊt dïng liªn tôc trªn c¬ së c¸c chøng tõ xuÊt. C¸c nghiÖp vô lóc cuèi kú ®­îc ghi sæ nh­ sau: - KÕt chuyÓn gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån cuèi kú Nî 152 Cã 6111 - Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng cho s¶n xuÊt kinh doanh xuÊt b¸n Nî 621, 627, 641, 642 Nî 632 Cã 6111 - Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu thiÕu hôt mÊt m¸t, c¨n cø vµo biªn b¶n, quyÕt ®Þnh xö lý ghi: Nî 1388,111, 334 Cã 6111 §èi víi c¸c doanh nghiÖp h¹ch to¸n VAT theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp th× kh«ng dïng TK 133, sè thuÕ VAT ®­îc khÊu trõ tÝnh gép vµo gi¸ NVL vµ sè chiÕt khÊu gi¶m gi¸ gi¸ trÞ hµng tr¶ l¹i còng tÝnh nh­ trªn, c¸c nghiÖp vô cßn l¹i kh«ng liªn quan ®Õn thuÕ VAT t­¬ng tù nh­ h¹ch to¸n theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. PhÇn II Thùc tiÔn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty thi c«ng x©y l¾p sè 12 1. Kh¸i qu¸t vÒ c«ng ty: C«ng ty thi c«ng x©y l¾p sè 12 ®­îc thµnh lËp 1973 lµ ®¬n vÞ trùc thuéc cña Tæng c«ng ty x©y dùng. HiÖn nay c«ng ty cã 2200 ng­êi chia thµnh 9 ®¬n vÞ trùc thuéc: - Chi nh¸nh Hµ néi - Chi nh¸nh Hoµ b×nh - XÝ nghiÖp 2 - XÝ nghiÖp 3 - XÝ nghiÖp 4 - XÝ nghiÖp x©y dùng cÇu ®­êng - XÝ nghiÖp s¶n xuÊt vËt liÖu x©y dùng - §éi hoµn thiÖn cao cÊp - §éi tr¾c ®¹c. * §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y qu¶n lý Bé m¸y qu¶n lý khèi c¬ quan gåm cã: - Gi¸m ®èc c«ng ty - Phã gi¸m ®èc phô tr¸ch thi c«ng - Phã gi¸m ®èc phô tr¸ch vËt t­ thiÕt bÞ - Phßng tæ chøc lao ®éng - Phßng kü thuËt chÊt l­îng - Phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch - Phßng vËt t­ thiÕt bÞ - Phßng kÕ to¸n tæ chøc * C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n C«ng ty thi c«ng x©y l¾p sè 12 lµ doanh nghiÖp cã quy m« lín, ph¹m vi ho¹t ®éng réng. §Ó phï hîp víi ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh vµ ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý c«ng ty vËn dông h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n nöa tËp trung nöa ph©n t¸n. H×nh thøc ¸p dông lµ kÕ to¸n nhËt ký chung vµ ph­¬ng ph¸p thÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu: Ph­¬ng ph¸p nµy cã ­u ®iÓm lµ ghi chÐp ®¬n gi¶n thuËn tiÖn cho viÖc ¸p dông trªn m¸y vi tÝnh, mÆc dï khèi l­îng ghi chÐp lín nh­ng kh«ng mÊt thêi gian vµ nÆng nhäc. Bé m¸y kÕ to¸n toµn c«ng ty cã 24 ng­êi ®­îc ph©n c«ng c«ng t¸c nh­ sau: - Phßng kÕ to¸n c«ng ty gåm 6 ng­êi: KÕ to¸n tr­ëng c«ng ty Phã phßng kÕ to¸n TC c«ng ty 1 kÕ to¸n theo dâi TSC§ vµ vèn chñ së h÷u 1 kÕ to¸n theo dâi thanh to¸n 1 kÕ to¸n theo dâi c¸c phÇn cßn l¹i 1 thñ quü - KÕ to¸n ë c¸c xÝ nghiÖp trùc thuéc XN 2: 1 kÕ to¸n XN 3: 1 kÕ to¸n XN 4: 1 kÕ to¸n XN s¶n xuÊt vËt liÖu: 1 kÕ to¸n XN x©y dùng cÇu ®­êng: 1 kÕ to¸n §éi néi thÊt cöa nh«m: 1 kÕ to¸n Chi nh¸nh Hµ Néi: 2 kÕ to¸n - Phßng kÕ to¸n chi nh¸nh Hoµ b×nh + C¬ qu¶n chi nh¸nh: KÕ to¸n tr­ëng vµ 6 nh©n viªn + C¸c XN trùc thuéc chi nh¸nh: XN l¾p m¸y vµ gia c«ng söa ch÷a: 2 kÕ to¸n XN x©y l¾p vµ thi c«ng c¬ giíi : 1 kÕ to¸n XN bª t«ng ®óc s½n: 1 kÕ to¸n * §Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ: Lµ ®¬n vÞ x©y dùng c¬ b¶n, s¶n phÈm cña c«ng ty mang nh÷ng nÐt ®Æc tr­ng cña ngµnh: s¶n phÈm lµ c¸c c«ng tr×nh d©n dông vµ c«ng nghiÖp ®· hoµn thµnh. Sau khi hoµn thµnh c¸c c«ng tr×nh x©y dùng ®­îc bµn giao cho ®¬n vÞ sö dông vµ trë thµnh TSC§ cña ®¬n vÞ ®ã. Do vËy s¶n phÈm cña c«ng ty lu«n ph¶i ®¶m b¶o chÊt l­îng theo yªu cÇu thiÕt kÕ dù to¸n. S¶n phÈm cña c«ng ty cã vèn ®Çu t­ lín trong x©y dùng dµi tiªu thô kh«ng qua thÞ tr­êng. Do ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh nh­ vËy cña ®¬n vÞ ë C«ng ty thi c«ng x©y l¾p sè 12 kh¸ch hµng øng tr­íc vµ øng tr­íc cho ng­êi b¸n th­êng lµ sè tiÒn lín, thêi gian thanh to¸n kÐo dµi v× vËy ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc theo dâi chi tiÕt c«ng ty më thªm 2 TK cÊp 2 nh­ sau: TK 131: Ph¶i thu cña kh¸ch hµng TK 1311: Ph¶i thu cña kh¸ch hµng TK 1312: Kh¸ch hµng øng tr­íc TK 3311: Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n TK 3312: øng tr­íc cho ng­êi b¸n Trong ®ã 1311 cã d­ nî vµ 1312 d­ cã Nh­ vËy sè tiÒn kh¸ch hµng øng tr­íc ®­îc ph¶n ¸nh vµo bªn cã 131 Sè tiÒn kh¸ch øng tr­íc cho ng­êi b¸n ®­îc ph¶n ¸nh nî 331 C¶ hai TK 131 vµ 331 cã thÓ cã d­ nî hoÆc d­ cã: Theo chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh kh«ng quyÕt ®Þnh TK cÊp II cho TK 131 vµ 331 nªn viÖc më nh­ trªn lµ hîp lý. Trong th¸ng 3- 2000 ®¬n vÞ cã c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh (trÝch) PhÇn III Mét sè nhËn xÐt vµ gi¶i ph¸p hoµn thiÖn 1. Nh÷ng ­u ®iÓm H×nh thøc sæ kÕ to¸n ®­îc ¸p dông ë c«ng ty lµ h×nh thøc nhËt ký chung. §©y lµ h×nh thøc kÕ to¸n cã ­u ®iÓm lµ hÖ thèng sæ s¸ch t­¬ng ®èi gän nhÑ viÖc ghi chÐp ®¬n gi¶n. C«ng ty còng ®· ¸p dông c¬ giíi ho¸ viÖc sæ s¸ch. §ã lµ ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh vµ còng ®­îc x©y dùng theo ch­¬ng h×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký chung. Vµ nh­ vËy c«ng ty dÔ dµng kiÓm tra ®èi chiÕu, gi¶m bít c«ng viÖc tÝnh to¸n cho c¸c c¸n bé, n©ng cao chÊt l­îng. ViÖc in sæ s¸ch chøng tõ vµo cuèi th¸ng do ®ã ®Ó söa ch÷a nh÷ng sai sãt. Ngoµi ra viÖc c¸c sæ kÕ to¸n ®Òu ®­îc ghi th­êng xuyªn thuËn tiÖn cho viÖc ®èi chiÕu, kiÓm tra gi÷a kÕ to¸n chi tiÕt vµ kÕ to¸n tæng hîp. §©y lµ mét c«ng ty lín, viÖc ®¸nh gi¸ vËt liÖu cã nhiÒu phøc t¹p, khèi l­îng ph¸t sinh lín. Nh­ng c«ng ty ®· ¸p dông tèt kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh, trong ®ã cã ch­¬ng tr×nh qu¶n lý vËt t­ nªn viÖc tÝnh gi¸ thùc tÕ xuÊt kho võa ®¶m b¶o chÝnh x¸c kÞp thêi võa gi¶m bít ®­îc khèi l­îng c«ng viÖc. Gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho ®­îc tÝnh theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n di ®éng. T¹i bÊt cø thêi ®iÓm nµo còng cã thÓ tÝnh ®­îc ®¬n gi¸ cña vËt liÖu xuÊt. Gi¸ trÞ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho t¹i mét thêi ®iÓm chÞu ¶nh h­ëng cña sè vËt t­ tån ®Çu kú vµ tõng lÇn nhËp xuÊt tr­íc ®ã. Do vËy, vËy ®¶m b¶o cho gi¸ thùc tÕ vËt t­ xuÊt kho lu«n s¸t víi gi¸ thÞ tr­êng. 2. Mét sè tån t¹i vµ gi¶i ph¸p kh¾c phôc MÆc dï cã nhiÒu ­u ®iÓm song hÖ thèng sæ cña c«ng ty hiÖn nay vÉn cßn nhiÒu ®iÓm cÇn xem xÐt. Cô thÓ chi tiÕt TK 141 cÇn më chi tiÕt cho ®èi t­îng cô thÓ. VÒ mÉu sæ c¸i c«ng ty ®ang sö dông ®Ó h¹ch to¸n hiÖn nay còng cã mét sè söa ®æi so víi quy ®Þnh (cét sè d­ chØ cã mét cét). ViÖc tÝnh sè d­ cña TK theo c¸ch tÝnh luü kÕ: Sè d­ = sè d­ ®Çu kú(sè d­ nghiÖp vô tr­íc) + cét nî - cét cã Nh­ vËy míi chØ ph¶n ¸nh sè d­ cña TK ®Õn ngµy ghi sæ. NÕu nh×n vµo sæ c¸i ë mét dßng cét th× ngµy ghi sæ vµ cét sè d­ th­êng kh«ng khíp ®óng vÒ thêi gian, nã chØ ®óng víi chøng tõ cuèi cïng cña ngµy ghi sæ. Nh­ vËy nh×n vµo dßng chøng tõ cuèi cïng cña ngµy ta cã thÓ biÕt ®­îc sè tån cuèi ngµy ë cét sè d­. VD: Trªn sæ c¸i 621 nh×n vµo dßng chøng tõ 69 25/3/2000 xuÊt vËt t­ thi c«ng tr­êng §HHH cét sè d­ ghi sè tiÒn 160.895.509 ®ã chÝnh lµ sè tån cuèi ngµy 25/3. * Tr­êng hîp nhËp kho NVL c«ng cô dông cô. Khi vËt liÖu vÒ ®Õn c«ng ty phßng vËt t­ tiÕn hµnh viÕt phiÕu nhËp kho. Theo quy ®Þnh lËp phiÕu nhËp kho ph¶i ®­îc thùc hiÖn cïng kho cïng nhãm cïng nguån nhËp. Nh­ng hiÖn nay c¶ vËt liÖu c«ng cô ®Òu ®­îc viÕt cïng mét phiÕu nhËp dÉn tíi khã kh¨n cho viÖc ®èi chiÕu sè liÖu VD: Theo NK chung 3.2000 Chøng tõ sè 60 ngµy 25.3 néi dung: chi nh¸nh HN hoµn t¹m øng NhËp vËt t­ sè tiÒn ghi nî 152: 44.750.000 Sè tiÒn ghi nî 1531: 4.707.500 Sè tiÒn ghi cã 141: 141: 49.457.500 Tõ NKC kÕ to¸n ghi sæ c¸c TK cã liªn quan sæ c¸i 152, 1531 Ghi TK ®èi víi 141 sè tiÒn nh­ trªn nhËt ký chung. Riªng sæ c¸i TK 141 chØ cã mét dßng ®Ó ghi nghiÖp vô trªn. Chøng tõ sè 60 ngµy 25/3, ngµy ghi sæ 25/3 néi dung diÔn gi¶i chi nh¸nh HN hoµn t¹m øng nhËp vËt t­ TK chøng tõ 1531 sè tiÒn lµ: 49.457.500 Nh­ vËy nh×n trong sæ c¸i TK 141 cã thÓ ®äc ®­îc r»ng sè tiÒn 49.457.500 lµ sè tiÒn cña 1531. HoÆc nÕu cã c¨n cø vµo néi dung diÔn gi¶i th× viÖc ghi TK ®èi víi 1531 lµ kh«ng ®óng. Khi ghi sæ bót to¸n kÐp trªn NKC th× trªn sæ c¸i TK còng ph¶i ghi trªn 2 dßng cïng sè chøng tõ, ngµy chøng tõ nh­ vËy míi ®¶m b¶o sù phï hîp vÒ sè liÖu gi÷a c¸c sæ s¸ch cã liªn quan. Tr­êng hîp chøng tõ sè 60 ngµy 25/3 trªn sæ c¸i TK 141 cã thÓ ghi nh­ sau: Chøng tõ sè 60 ngµy 25/3 néi dung diÔn gi¶i: chi nh¸nh HN hoµn t¹m øng nhËp vËt t­. TK ®èi øng 152 sè tiÒn cét cã: 44.750.000 Chøng tõ sè 60 ngµy 25/3 néi dung diÔn gi¶i: chi nh¸nh HN hoµn t¹m øng nhËp vËt t­ TK ®èi øng 1531 sè tiÒn cét cã 4.707.500. * Tr­êng hîp xuÊt kho vËt liÖu dông cô: Theo quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n, chØ ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 621 nh÷ng chi phÝ nguyªn liÖu, vËt liÖu (gåm c¶ vËt liÖu chÝnh vµ vËt liÖu phô) ®­îc sö dông trùc tiÕp ®Ó chÕ t¹o s¶n phÈm. Nh­ng ë c«ng ty nµy trÞ gi¸ c«ng cô dông cô xuÊt còng ®­îc tÝnh vµo TK 621. ViÖc h¹ch to¸n nh­ vËy dÉn ®Õn hai sai sãt: Thø nhÊt: lµ gi¸ sai lÖch chi phÝ nguyªn liÖu trùc tiÕp vµo gi¸ thµnh. §Æc ®iÓm cña c«ng cô dông cô lµ tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt víi thêi gian dµi gi¸ trÞ bÞ hao mßn dÇn vµ dÞch chuyÓn tõng phÇn vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm míi t¹o ra. ViÖc h¹ch to¸n trùc tiÕp gi¸ trÞ c«ng cô dông cô vµo chi phÝ NVL trùc tiÕp trong th¸ng lµ kh«ng ®óng vµ lµm ®ét biÕn kho¶n môc chi phÝ NVL trong gi¸ thµnh s¶n phÈm trong th¸ng ®ã (nÕu c«ng cô dông cô cã gi¸ trÞ kh¸ lín) §Ó h¹ch to¸n l¹i cho ®óng víi quy ®Þnh th× gi¸ trÞ c«ng cô dông cô xuÊt dïng ph¶i ®­îc tÝnh vµo TK 627 (6272): chi phÝ vËt liÖu. §èi víi c«ng cô dông cô xuÊt dïng cã gi¸ trÞ lín, th× tr­íc hÕt viÖc ghi vµo bªn nî TK142/ cã TK 153 vµ hµng th¸ng ph©n bæ dÇn vµo chi phÝ s¶n xuÊt chung: Nî 6272 Cã 142 Ngoµi ra viÖc h¹ch to¸n trÞ gi¸ c«ng cô dông cô xuÊt dïng vµo TK 621 cßn dÉn tíi sai sãt trong viÖc dÉn gi¶i sè liÖu trªn sæ c¸i TK 621 vµ TK 152 VD: NhËt ký chung th¸ng 3.2000 Chøng tõ sè 78 ngµy 26/3 néi dung diÔn gi¶i : xuÊt vËt t­ thi c«ng c«ng tr×nh Chinh phong H¶i Phßng. Sè tiÒn ghi nî 627: 64753710 Sè tiÒn ghi cã 152: 54535710 Sè tiÒn ghi cã 1531: 10200000 Tõ NKC kÕ to¸n ghi sæ c¸i TK liªn quan: sæ c¸i 152, 1531 Ghi ®èi øng TK 621 sè tiÒn nh­ ghi trªn nhËt ký chung nh­ng ë sæ c¸i TK 621 chØ cã mét dßng ®Ó ghi nghiÖp vô nµy chøng tõ sè 78 ngµy 26/3 diÔn gi¶i xuÊt vËt t­ t¹i thi c«ng c«ng tr×nh Chinh Phong H¶i phßng TK ®èi øng 152 sè tiÒn ghi nî 64.753.710 Nh­ vËy cïng mét chøng tõ nÕu ®èi chiÕu gi÷a 2 sæ c¸i ®èi øng th× kh«ng khíp ®óng. Tr­êng hîp ghi thø 2 lµ: Chøng tõ sè 74 ngµy 26/3 xuÊt vËt t­ thi c«ng c«ng tr×nh L­¬ng S¬n. Trªn nhËt ký chung ghi sæ tiÒn ghi nî 621- chi phÝ NVL trùc tiÕp: 45.275.988 Sè tiÒn ghi cã 152: 45.128.998 Sè tiÒn ghi cã 153: 147.000 Tõ nhËt ký chung kÕ to¸n ghi sæ c¸i TK 152, 1531 ®èi øng TK 621 sè tiÒn nh­ trªn nhËt ký chung. Nh­ng ë sæ c¸i TK 621 chøng tõ sè 74: 26/3 DiÔn xuÊt: xuÊt vËt t­ thi c«ng c«ng tr×nh L­¬ng S¬n TK ®èi øng 1531: sè tiÒn ghi nî 45.275.998 Nh­ vËy c¶ hai c¸ch ghi chÐp ®Òu kh«ng ®óng quan hÖ ®èi øng. §Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy th× c«ng ty cÇn h¹ch to¸n chi phÝ c«ng cô dông cô vµo TK 627. Nh­ vËy võa ®¶m b¶o ®óng quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n, ph¶n ¸nh ®óng chi phÝ NVL trùc tiÕp, chi phÝ s¶n xuÊt chung vµo gi¸ thµnh s¶n phÈm mµ c«ng t¸c ghi chÐp l¹i thuËn tiÖn chÝnh x¸c. KÕt luËn VËt liÖu lµ mét trong ba yÕu tè c¬ b¶n kh«ng thÓ thiÕu ®­îc cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt nhÊt lµ ®èi víi c«ng ty x©y dùng. Chi phÝ vËt liÖu chiÕm tû träng rÊt lín trong gi¸ thµnh c«ng tr×nh XDCB. V× vËy c«ng t¸c tæ chøc qu¶n lý vµ kÕ to¸n NVL lµ mét néi dung quan träng cña c«ng t¸c qu¶n lý. NÕu tæ chøc tèt viÖc h¹ch to¸n vËt liÖu sÏ gãp phÇn tiÕt kiÖm chi phÝ sö dông vËt liÖu sö dông hîp lý vµ cã hiÖu qu¶ NVL, gi¶m bít gi¸ thµnh c«ng tr×nh, ®¶m b¶o chÊt l­îng s¶n phÈm, t¨ng lîi nhuËn. C«ng t¸c qu¶n lý kÕ to¸n NVL lµ c«ng t¸c lín vµ phøc t¹p. Trong ®iÒu kiÖn thêi gian nghiªn cøu vµ hiÓu biÕt cßn h¹n chÕ. Trong bµi viÕt nµy míi chØ ®i vµo nghiªn cøu mét sè vÊn ®Ò chñ yÕu vÒ c¬ së lý luËn cña c«ng t¸c qu¶n lý h¹ch to¸n NVL ë c¸c doanh nghiÖp nãi chung vµ c«ng ty thi c«ng x©y l¾p sè 12 nãi riªng. Tõ c¬ së lý luËn ®· nªu trong bµi viÕt ®· gãp phÇn lµm s¸ng tá nh÷ng tån t¹i trong c«ng t¸c h¹ch to¸n vµ qu¶n lý NVL cña c«ng ty. ý kiÕn ®Ò xuÊt trong bµi viÕt lµ qu¸ tr×nh nghiªn cøu ®­îc tr×nh bµy trªn c¬ së nh÷ng lý luËn c¬ b¶n vµ ®­îc vËn dông thùc tÕ vµo c«ng ty. TÊt c¶ c¸c kiÕn nghÞ trªn c«ng ty hoµn toµn cã kh¶ n¨ng thùc hiÖn ®­îc. Víi tr×nh ®é qu¶n lý cao vµ tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô cña c¸n bé c«ng ty cïng víi sù ¸p dông cña m¸y tÝnh vµo viÖc c¬ giíi ho¸ kÕ to¸n c«ng ty cã ®Çy ®ñ ®iÒu kiÖn ®Ó ngµy cµng hoµn thiÖn h¬n c«ng t¸c kÕ to¸n NVL còng nh­ toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n cña ®¬n vÞ gãp phÇn quan träng trong viÖc thóc ®Èy sù lín m¹nh cña c«ng ty. NhËt ký chung Th¸ng 3 . 2000 (trÝch) Sè CT NgµyCT Ngµy ghi sæ DiÔn gi¶i TK Nî Cã 89 13.3 13.3 Tïng t¹m øng mua phô tïng vËt t­ 141 111 50.000.000 50.000.000 90 13.3 13.3 CNHN t¹m øng mua vËt t­ 141 111 160.000.000 160.000.000 91 18.3 18.3 CÇu t¹m øng mua vËt t­ 141 111 40.000.000 40.000.000 101 19.3 19.3 Tïng t¹m øng thanh to¸n gç cèp pha 141 111 30.000.000 30.000.000 104 19.3 19.3 CNHN t¹m øng mua vËt t­ 141 111 150.000.000 150.000.000 59 19.3 19.3 CNHN hoµn t¹m øng nhËp vËt t­ 152 141 133 141 16.542.700 1654270 16542700 1654270 60 25.3 25.3 CNHN hoµn t¹m øng nhËp vËt t­ 152 1531 141 133 141 44.750.000 4.707.500 4945750 49.457.500 4945750 69 25.3 25.3 XuÊt vËt t­ thi c«ng tr­êng §HHH 621 152 10.959.231 10.959.231 58 26.3 26.3 CNHN hoµn t¹m øng nhËp vËt t­ 152 133 141 141 66.449.950 6644995 66449950 6644995 Sè CT NgµyCT Ngµy ghi sæ DiÔn gi¶i TK Nî Cã 67 26.3 26.3 CNHN hoµn t¹m øng nhËp vËt t­ 152 1531 141 133 141 55.125.000 10.200.000 6.532.500 65.325.000 6.532.500 70 26.3 26.3 XuÊt vËt t­ thi c«ng trô cì Tæng c«ng ty 621 152 1531 49.109.285 44.401.785 4.707.500 78 26.3 26.3 XuÊt vËt t­ thi c«ng c«ng tr×nh Chinh Phong 621 152 1531 64.735.710 54.535.710 10.200.000 79 26.3 26.3 XuÊt vËt t­ phôc vô thi c«ng 621 152 7.780.532 7.780.532 05XN4 29.3 29.3 XN 2 hoµn t¹m øng nhËp vËt t­ 621 141 133 141 4576900 457.690 4.576.900 457.690 06C§ 29.3 29.3 XNC§ hoµn vay nhËp xuÊt vËt t­ 621 141 133 141 5.582.250 558.225 5.582.250 558.225 05 29.3 29.3 Tïng hoµn t¹m øng nhËp vËt t­ trªn chi nh¸nh Hoµ b×nh 136.8 141 3312 3312 551.708.404 321.124.354 169.100.000 61.484.050 10KC 29.3 29.3 KÕt chuyÓn sè d­ cña XN2 141 3388 375.000 375.000 07KC 29.3 29.3 KÕt chuyÓn chi phÝ khèi c¬ quan c«ng ty 154 621 622 627 1.294.953.208 423.970.984 235.478.207 653.504.017