Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy ô tô Hòa Bình

h chính Phòng kỹ thuật Phòng KCS Phòng kế hoạch điều độ Đặc điểm sản xuất kinh doanh Đặc điểm sản xuất - Sản phẩm chính: Nhà máy tiến hành đóng mới các loại xe chất lượng cao mới 100% như Isuzu, Hinovới kiểu dáng và tiện ghi hiện đại mà giá thành tương đương 2/3 xe nhập khẩu cùng loại. Sản phẩm của Nhà máy ô tô Hòa Bình ngày càng được tín nhiệm trên thị trường. Nội dung công việc Là đơn vị sản xuất ô tô nên có hình thức công nghệ chung như sau: từ nguyên vật liệu chủ yếu là ghế, kính, kim khí, các loại đèn, thông qua các bước gia công sơn, sấy, nén khí, lắp ráp các bán thành phẩm, sơn bảo vệ trang trí bề mặt ngoài tạo thành phẩm. Chỉ tiêu sản xuất kinh doanh Chỉ tiêu ĐVT Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1. Doanh thu Tr. đồng 7.076 27.000 41.700 2. Lao động Người 71 90 180 3. Thu nhập bình quân VNĐ 823.00 1.100.00 1.300.000 4. Nộp ngân sách Tr. đồng 571 1.200 2.400 5. Lãi Tr. đồng 180 210 350 Nhận xét chung về tình hình hoạt động kinh doanh của Nhà máy ô tô Hòa Bình: Nhìn chung tình hình hoạt động kế toán của nhà máy trong mấy năm gần đây có xu hướng tăng lên về mọi lĩnh vực như doanh thu, lao động, thu nhập bình quân đầu người tất cả những vực hoạt động này tăng lên thì dẫn đến các khoản phải nộp cho Ngân sách Nhà nước cũng phải tăng và khoản lãi cũng tăng lên đáng kể. Trong 3 năm gần đây (2002 – 2004) các hoạt động kinh doanh có đổi mới về phương thức kinh doanh tốt nên mọi hoạt động tăng lên nhất là năm 2004 doanh thu tăng lên 20,7 tỷ đồng so với cùng kỳ năm 2003. Và số lao động cũng tăng lên từ 71 người năm 2002 lên đến 90 người năm 2003 và tăng lên 180 người năm 2004. Thu nhập bình quân theo đầu người từ 823.000/người/tháng năm 2002 tăng lên 1.100.000/người/tháng năm 2003 và năm 2004 thu nhập của người lao động tăng lên là 1.300.000/người/tháng. Như vậy, các hoạt động kinh doanh của Nhà máy ô tô Hòa Bình có xu hướng tăng lên rõ rệt về mọi lĩnh vực. Nó cho ta thấy một điều công tác quản lý Nhà máy ô tô Hòa Bình là hết sức chặt chẽ đem lại lợi ích cho Nhà máy. Hơn thế nữa đã mang lại cho cán bộ công nhân viên trong Nhà máy ổn định về việc làm và cuộc sống. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của Nhà máy Tổ chức bộ máy kế toán Nhiệm vụ chức năng của bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Nhà máy của Nhà máy ô tô Hòa Bình được tổ chức theo hình thức tập trung, có liên quan trực tiếp tới bộ máy quản lý. Nhiệm vụ, chức năng bộ máy kế toán là tổ chức công tác kế toán thực hiện việc ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo những nội dung kinh tế. Do vậy, cơ cấu bộ máy kế toán cần gọn, nhẹ hợp lý, hoạt động có hiệu qủa đó là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin một cách kịp thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Sơ đồ bộ máy kế toán Công tác quản lý kế toán của Nhà máy ô tô Hòa Bình là rất chặt chẽ và hợp lý. Sự phân công công việc bộ máy kế toán phù hợp với chế độ hiện hành. Mỗi nhân viên kế toán được phân công mỗi công việc khác nhau và cũng rất khoa học, công tác kế toán của Nhà máy ô tô Hòa Bình không bị chồng chéo mà nó được phân công một cách khoa học và được điều chỉnh một cách hết sức hợp lý. Sau đây là sơ đồ quản lý bộ máy kế toán của Nhà máy ô tô Hòa Bình. Kế toán trưởng Kế toán vật tư Kế toán tiền lương và tập hợp chi phí sản xuất giá thành Kế toán tài sản cố định Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh Kế toán thanh toán Kế toán vốn bằng tiền Nhiệm vụ của các kế toán trong Nhà máy Kế toán trưởng Phụ trách các bộ phận dưới quyền, theo dõi tình hình tài chính của Nhà máy, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan cấp trên về công tác hạch toán kế toán và các chỉ tiêu tài chính của Nhà máy. Kế toán vật tư Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập – xuất kho từng loại vật tư bao gồm vật liệu chính, vật liệu phụ, công cụ lao động nhỏ diễn ra hàng ngày. Kế toán vật tư theo dõi chi tiết trên tài khoản Kế toán tiền lương và tập hợp chi phí sản xuất giá thành Có nhiệm vụ tính lương, bảo hiểm cho công nhân và cán bộ Nhà máy. Ngoài ra, Kế toán tiền lương còn có nhiệm vụ tập hợp sản xuất và tính giá thành và được theo dõi ở các tài khoản: TK 334, TK 338, TK 621, TK 622, TK 627, TK 641, TK 642. Kế toán tài sản cố định Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm của tài sản cố định, trích khấu hao tài sản cố định, quản lý vốn đầu tư tài sản và dự đoán các công trình, đặc biệt mỗi khi cần xây dựng nhà kho, nhà xưởng. Ngoài ta kế toán từ tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ và quản lý các quỹ của Nhà máy. Theo dõi trên các tài khoản 221, TK 214, TK 411, TK441, TK009. Kế toán tiêu thụ và xác định kết qủa kinh doanh Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn thành phẩm đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với người mua để xác định doanh thu tiêu thụ về sản phẩm xuất bán. Kế toán tiêu thụ sản phẩm theo dõi trên các TK 131, TK 138, TK 331, TK 511 và TK 531. Kế toán thanh toán Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với người bán, thông qua quan hệ mua bán giữa Nhà máy với nhà cung cấp hoặc số tiền nhà cung cấp đặt trước. Đồng thời kế toán thanh toán còn theo dõi các khoản tạm ứng cán bộ công nhân viên trong Nhà máy do mua hàng phải tạm ứng. Kế toán theo dõi trên các TK 331, TK 141, TK 339. TK 338, TK 331, TK 341, TK Kế toán vốn bằng tiền Có nhiệm vụ nhập các phiếu thu, phiếu chi trên cơ sở mở số theo dõi tình hình các khoản thu chi bằng tiền mặt phát sinh hàng ngày tại Nhà máy. Đồng thời theo dõi tình hình chi trả thông qua tài khoản tiền gửi Ngân hàng. Hàng ngày khi nhận giấy báo nợ của Ngân hàng , kiểm tra tính chính xác của nó sau đó ghi nhật ký chứng từ, khi nhận được giấy báo có ghi vào bảng kê số 2. Thủ quỹ Quản lý và giám sát tiền mặt tại Nhà máy hàng ngày. Tổ chức công tác kế toán trong Nhà máy Hiện nay, Nhà máy đang áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tình thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp xuất kho theo phương pháp đích danh. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo QĐ số 1141TC/CĐKT/ ngày 1/11/1995 của BTC. Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng, (VNĐ) Niên độ kế toán tại Nhà máy bắt đầu 1/1 đến 31/12 năm N. Hiện nay, công ty đang trang bị hệ thống máy tính cho công tác kế toán giúp cho việc ghi chép, tính toán và xử lý thông tin kịp thời, nhanh chóng chính xác nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Nhà đã tổ chức thực hiện được một số nội dung sau: + Mua sắm, trang bị phần cứng, phần mền + Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán sử dụng thành thạo máy tính + Tổ chức nhập dữ liệu + Xử dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết về việc tổng hợp số liệu và in trên máy. Hình thức kế toán áp dụng tại Nhà máy Hình thức kế toán áp dụng tại Nhà máy là hình thức nhật ký chứng từ. Các loại sổ kế toán Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ cái - Thẻ chi tiết Trình tự ghi chép Có thể khái quát theo sơ đồ Bảng kê Thẻ và sổ kế toán chi tiết Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu tại Nhà máy Đặc điểm tình hình sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu tại Nhà máy Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của Nhà máy là sản xuất để bán theo đơn đặt hàng nên chủng loại rất phong phú mà mỗi đơn đặt hàng yêu cầu đòi hỏi khác nhau về quy cách mẫu mã sản phẩm. Hiện nay, các loại nguyên vật liệu cho Nhà máy đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động. Do đó Nhà máy không cần phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở kho mà khi có nhu cầu sản xuất thì bộ máy cung ứng vật tư có thể mua về là có. Nguyên vật liệu của Nhà máy thường được nhập kho theo hình thức . Nguyên vật liệu do Nhà máy mua ngoài Phế liệu thu hồi Nguồn cung cấp nguyên vật liệu mua ngoài của Nhà máy chủ yếu là các cơ sở vật tư cùng ngành và mua vật tư từ cá nhân, đơn vị bán lẻ Mỗi loại NVL đều có đặc tính lý hóa riêng hoặc chịu ảnh hưởng của khí hậu môi trường bên ngoài nên đòi hỏi phải bảo quản và dự trữ một cách phù hợp. Do đặc điểm chủ yếu là các kim loại như nhôm, sắt, thép rất dễ bị ăn mòn và ô xi hóa nên nên phải bảo quản trong điều kiện phù hợp để chống ăn mòn và ô xi hóa. Ngoài ra nhiên liệu của Nhà máy là xăng, dầu là chất dễ cháy nên phải để nơi an toàn, cấm lửa. Hiện nay việc bảo quản dự trữ NVL ở kho của Nhà máy sắp xếp theo từng kho riêng biệt. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Nhà máy Phân loại nguyên vật liệu Hiện nay, Nhà máy ô tô Hòa Bình chuyên đóng mới xe ô tô chở khách chất lượng cao, lắp ráp xe ô tô buýt và gia công cơ khí phục vụ các công đoạn trong Nhà máy nên rất cần nhiều NVL nên việc phân loại NVL là rất cần thiết. Để cấu thành nên chiếc xe thì cần rất nhiều NVL khác nhau bao gồm các nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới, bao gồm: Kim khí (sắt, thép, nhôm.), ghế, kính, các loại đèn. Số lượng chủng loại các loại rất phong phú với đầy đủ các kích cỡ khác nhau. Nguyên vật liệu phụ: Là đối tượng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng nó có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất sản phẩm, bao gồm: Gỗ, đinh, ốc, vít,. Phụ tùng thay thế gồm các phụ tùng chi tiết dễ thay thế sửa chữa. Phế liệu là loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm. Nhìn chung, việc phân loại nguyên vật liệu của Nhà máy nói chung là phù hợp với đặc điểm, vai trò, tác dụng của mỗi thứ trong sản xuất, từ đó giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn. Theo cách phân loại này Nhà máy theo dõi được số lượng từng loại vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận cung ứng vật tư có kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu cho kịp thời. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc và tiêu thức nhất định. Việc đánh giá NVL là một khâu rất quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán NVL. Lựa chọn phương pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn trong quá trình sản xuất kinh doanh., trong việc sử dụng và hạch toán NVL Trên nguyên tắc vật liệu là tài sản lưu động đòi hỏi phải được đánh giá theo giá thực tế. Song để thuận lợi cho công tác kế toán, vật liệu còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán, thực tế tại Nhà máy ô tô Hòa Bình kế toán chỉ sử đụng giá thực tế để hạch toán. Giá thực tế vật liệu nhập kho Do vật tư của Nhà máy chủ yếu là mua ngoài nhập kho và Nhà máy không có đội xe vận tải riêng nên Nhà máy mua vật liệu với số lượng lớn thì các chi phí liên quan đến vận chuyển thường do bên bán chịu và chi phi này cộng luôn vào giá mua của vật tư. Còn nếu Nhà máy mua với số lượng nhỏ thì bộ phận cung ứng vật tư cử người đi mua và mang về nên không tính vào chi phí vận chuyển. Như vậy, trị giá thực tế vật tư mua ngoài chính là giá mua ghi trên hóa đơn (không bao gồm thuế GTGT). Ví dụ minh họa: Theo hóa đơn GTGT số 04891 ngày 06/04/2003 (xem biểu số 01) Nhà máy mua của Công ty gang thép Thái Nguyên 2500 kg thép hộp 40x40x3, đơn giá 65000đ/kg, giá mua ghi trên hóa đơn (chưa có thuế GTGT) là 162.500.000 đồng, thuế GTGT 10%, tổng giá thanh toán là 170.560.200 đồng. Như vậy giá thực tế của lượng thép này chính là giá mua chưa tính thuế GTGT, kế toán sẽ ghi số tiền là 162.500.000 vào cột thành tiền của sổ chi tiết vật liệu, sau đó ghi vào bảng kê nhập – xuất – tồn NVL. Trường hợp vật tư xuất thừa hoặc đổi chủng loại thì giá tực tế nhập lại kho được xác định đúng bằng giá thực tế xuất kho của loại vật tư đó. Giá thực tế vật liệuxuất kho Tại Nhà máy ô tô Hòa Bình, kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo giá thực tế đích danh. Có nghĩa là thực tế vật tư xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế của vật liệu nhập kho theo từng lần nhập kho và số lượng xuất kho theo từng lần nhập. Số lượng NVL xuất kho Đơn giá thực tế NVL nhập kho Giá thực tế NVL xuất kho = = x Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 14 ngày 16/04/2004 (xem biểu số 06) xuất cho đồng chí Hải phân xưởng sản xuất 300 kg thép hộp 40x40x3 giá 65.000 đ/kg, 500 kg thép L30x30x3 giá 22.000 đồng/kg. Căn cứ vào chứng từ trên kế toán tính giá thực tế thép hộp 40x40x3 và thép L30x30x3 xuất kho như sau: Giá thực tế của 300 kg: 300 x 65.000 = 19.500.000 đồng Giá thực tế của 500 kg : 500 x 22.000 = 11.000.000 đồng Kế toán vật liệu tại Nhà máy Quy trình và nội dung hạch toán ban đầu Tình hình nhập xuất NVL ở Nhà máy diễn ra thường xuyên với khối lượng lớn, giá trị cao nên việc quản lý sao cho tránh được tình trạng thất thoát, hỏng hóc, sử dụng lãng phí được lãnh đạo Nhà máy rất quan tâm. Do vậy, thủ tục nhập xuất kho NVL được tiến hành đầy đủ và chặt chẽ. Thủ tục nhập nguyên vật liệu Nguồn cung cấp NVL cho sản xuất chủ yếu từ ngoài. Kế toán sử dụng “phiếu nhập kho” để theo dõi tình hình. Phiếu nhập kho căn cứ vào thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm của những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Thủ tục nhập nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ do mua ngoài Phòng kế toán cân đối nhu cầu vật tư cho sản xuất, đối chiếu với kho, nếu có nhu cầu cần mua loại vật tư nào đó. Phòng kế hạch giao cho cán bộ vật tư đi mua. Cán bộ vật tư gửi bảng báo giá giao cho cán bộ vật tư đi mua. Cán bộ vật tư phải giử bảng báo giá vật tư cho Giám đốc duyệt đồng ý mua loại vật tư đó. ở Nhà máy không có biên bản kiểm nghiệm vật tư do đó không sử dụng “Biển Bản kiểm kê vật tư” và vật tư mua về chỉ qua người mua kiểm tra trước khi mua và thủ kho kiểm tra trước khi nhập kho. Khi cán bộ mua vật tư về cho Nhà máy thì xảy ra 2 trường hợp sau: - Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về Khi vật tư về nhập kho, bộ phận vật tư ở phòng kế hạch vật tư báo cho thủ kho và kế toán thực hiện nhập. Kế toán căn cứ vào số lượng thực nhập để ghi vào phiếu nhập kho và căn cứ vào giá hóa đơn của khách hàng bàn giao để ghi vào cột giá đơn vị, nhập với số lượng thực nhập để ghi vào cột thành tiền trên phiếu nhập. Đồng thời kế toán xem xét số thực nhập và số trên hóa đơn nếu có chênh lệch, kế toán yêu cầu người giao vật tư xác định thực tế trên hóa đơn để theo dõi số thực tế thanh toán. Thủ kho giữ lại một liên để giao cho kế toán thanh toán cùng với hóa đơn để theo dõi thanh toán, 1 liên còn lại giao cho kế toán vật tư để vào sổ chi tiết vật tư . Ví dụ sau khi nhận được hóa đơn của công ty gang thép Thái Nguyên với số liệu đã chuyển đến nhập kho, kế toán của Nhà máy viết phiếu nhập kho -Trường hợp hàng về trước hóa đơn Khi vật tư về nhập kho, bộ phận vật tư báo cho thủ kho và kế toán vật tư thực hiện nhập. Kế toán căn cứ vào số liệu thực tế để ghi vào phiếu nhập thủ kho giữ lại một liên còn 2 liên giao cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư giao cho kế toán thanh toán 1 liên để theo dõi còn một liên để vào sổ chi phí tiết mẫu phiếu nhập. Đối với phế liệu thu hồi Sau mỗi chu kỳ sản xuất, một số công nhân được cử từ phân xưởng thành phẩm thu gom lại các phế liệu thu hồi không qua một hình thức kiểm tra hay ước tính về số lượng hoặc giá trị nào. Như vật Nhà máy không có giấy tờ sổ sách nào phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi. Biểu số 01: Biểu số 02: Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 01 GTKT – 3LL BC/99B Hóa đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 06 tháng 04 năm 2004 Tên đơn vị bán hàng: Công ty gang thép Thái Nguyên Địa chỉ: Thành phố Thái Nguyên Điện thoại:.. Mã số: Họ tên người mua hàng: Nhà máy ô tô Hòa Bình Địa chỉ: Km 9- Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả chậm TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D E E 1 Thép hộp 40x40x3 Kg 2.500 65.000 162.500.000 Cộng tiền hàng 162.500.000 Thuế xuất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 16.250.000 Tổng cộng tiền thanh toán 178.750.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bảy mươi tám triệu, bảy trăm năm mười nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 03: Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 01 GTKT – 3LL BC/99B Hóa đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 07 tháng 04 năm 2004 Tên đơn vị bán hàng: Công ty Minh trường sinh Địa chỉ: Ba Đình – Hà Nội Điện thoại:.. Mã số: Họ tên người mua hàng: Nhà máy ô tô Hòa Bình Địa chỉ: Km 9- Nguyễn Trãi- Thanh Xuân- Hà Nội Hình thức thanh toán: Trả chậm TT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D E E 1 Thép hộp L30x30x3 Kg 900 22.000 19.800.000 Cộng tiền hàng 19.800.000 Thuế xuất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 1.980.000 Tổng cộng tiền thanh toán 21.780.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu, bảy trăm tám mươi nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 04: Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 01 – VT Bộ tài chính Phiếu nhập kho Ngày 08 tháng 04 năm 2004 Số 09: Nợ TK 1521 Có TK 331 Họ tên người giao hàng: Đ/c Hùng Địa chỉ: Công ty gang thép Thái Nguyên Theo hóa đơn 04891 ngày 06 tháng 04 năm 2004 của Công ty gang thép Thái Nguyên Nhập tại kho: Đ/chí Huyền – Nhà máy ô tô Hòa Bình (Đơn vị tính: VNĐ) TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư (SP, HH) ĐVT MS Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép hộp 40x40x3 Kg 2.500 65.000 162.500.000 Cộng 162.500.000 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 05: Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 01 – VT Bộ tài chính Phiếu nhập kho Ngày 14 tháng 04 năm 2004 Số 10: Nợ TK 1521 Có TK 331 Họ tên người giao hàng: Đ/c Quang Địa chỉ: Công ty Minh Trường Sinh Theo hóa đơn 07900 ngày 06 tháng 04 năm 2004 của Công ty Minh Trường Sinh Nhập tại kho: Đ/chí Huyền – Nhà máy ô tô Hòa Bình (Đơn vị tính: VNĐ) TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư (SP, HH) ĐVT MS Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép hộp L30x30x3 Kg 900 22.000 19.800.000 Cộng 19.800.000 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Thủ tục xuất nguyên vật liệu - NVl của Nhà máy chủ yếu để phục vụ cho sản xuất. Ngoài ra còn được xuất bán nội bộ hoặc bán ra ngoài. Tùy theo mục đích và phương pháp sử dụng, kế toán vật tư áp dụng các loại chứng từ kho phù hợp. Việc xuất kho nguyên vật liệu của Nhà máy chủ yếu là dùng để sản xuất ô tô, một số ít dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung. Khi các đơn vị sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư, phòng kế toán lập phiếu xuất kho thành 03 liên: 1 liên phòng kế toán lưu lại, 1 liên chuyển cho thủ kho và 1 liên chuyển cho phân xưởng sử dụng vật tư làm căn cứ để tính giá thành. Phân xưởng xin lĩnh vật tư mang đến các bộ phận liên quan (Giám đốc, Kế toán trưởng) ký nhận sau đó mang xuống kho để nhận vật tư. Thủ kho và người nhận phải ký xác nhận số vật tư xuất dùng (1 liên thủ kho giữ, 1 liên giao cho phân xưởng sử dụng vật tư từ đó căn cứ để tính giá thành). Biểu số 06: Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 02 – VT Bộ tài chính Phiếu xuất kho Ngày 16 tháng 04 năm 2004 Số 13: Nợ TK 621 Có TK 1521 Họ tên người giao hàng: Đ/c Hải phân xưởng sản xuất Lý do xuất: Phục vụ sản xuất Xuất tại kho: Đ/chi Huyền – Nhà máy ô tô Hòa Bình (Đơn vị tính: VNĐ) TT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư (SP, HH) ĐVT MS Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép hộp L30x30x3 Kg 500 22.000 11.000.000 2 Thép hộp 40x40x3 Kg 300 65.000 14.300.000 Cộng 25.300.000 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Phương pháp kế toán nguyên vật liệu a. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Việc hạch toán chi tiết NVL ở Nhà máy được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho. phương pháp hạch toán chi tiết mà Nhà máy sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng từng thứ vật liệu còn kế toán theo dõi cả về số lượng và giá trị từng thứ vật tư. Trình tự hạch toán chi tiết NVL ở Nhà máy được thể hiện qua sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết Bảng kê nhập xuất tồn Sổ kế toán tổng hợp ở kho: Tại kho, thủ kho bảo quản toàn bộ số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, nắm vững chủng loại của từng loại NVL để sẵn sàng cấp phát kịp thời cho các phân xưởng. Hàng ngày để theo dõi số lượng vật tư thẻ kho mở cho thứ vật tư đó. Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên mỗi thẻ kho, thẻ kho sắp xếp thẻ kho theo từng loại, từng thứ để tiện cho việc ghi chép vào thẻ kho, kiểm tra đối chiếu vào quản lý. Mỗi thẻ kho được mở trên một tờ hoặc một số tờ tùy thuộc vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi chép trên thẻ kho đó, hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho, thủ kho vào thẻ kho và tính ra số tồn ghi trên thẻ kho. ở phòng kế toán: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho vật tư làm căn cứ để ghi vào sổ chi tiết vật tư (Biểu số 07, 08), cuối quý trên cơ sở chi tiết vật tư lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật tư hàng hóa. Theo định kỳ nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra ghi chép thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Biểu số 07: Nhà máy ô tô Hòa Bình Thẻ Kho Năm 2004 Tên vật liệu (sản phẩm, hàng hóa): Thép hộp 40x40x3 Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú N, T Số phiếu Nhập Xuất Tồn N X 09 Tháng 04/2004 1.150 08/04 Nhập thép của công ty gang thép Thái Nguyên 2.500 3.650 16/04 13 Xuất thép cho Đ/chí Hải PX sản xuất 200 3.450 25/04 20 Xuất thép cho Đ/chí Hải PX sản xuất 600 2.850 28/04 28 Xuất thép cho Đ/chí Hải PX sản xuất 1.300 1.550 Cộng tháng 04/2004 2.500 2.100 1.550 Biểu số 08: Nhà máy ô tô Hòa Bình Thẻ Kho Năm 2004 Tên vật liệu (sản phẩm, hàng hóa): Thép hộp L30x30x3 Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú N, T Số phiếu Nhập Xuất Tồn N X 10 Tháng 04/2004 2.800 14/04 Nhập thép của công ty Minh Trường Sinh 900 3.700 16/04 13 Xuất thép cho Đ/chí Hải PX sản xuất 510 3.190 26/04 22 Xuất thép cho Đ/chí Hải PX sản xuất 820 2.370 30/04 28 Xuất thép cho Đ/chí Hải PX sản xuất 730 1.640 Cộng tháng 04/2004 900 2.060 1.640 Căn cứ vào thẻ kho và các chứng từ liên quan kế toán lên sổ chi tiết vật liệu và bảng kê nhập xuất tồn nguyên vật liệu. Biểu Số 09: Biểu Số 10: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Tại Nhà máy ô tô Hòa Bình, hạch toán tổng hợp NVL là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. b.1. Tài khoản kế toán sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy Kế toán nguyên vật tư sử dụng tài khoản TK 152- “nguyên liệu vật liệu” Kế toán vật liệu mở các tài khoản cấp 2 Các nghiệp vụ vật tư kế toán sử dụng các tài khoản. + TK 111: Tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 131: Phải thu khách hàng + TK 331: Phải trả người bán Các nghiệp vụ vật tư dùng vào sản xuất kinh doanh sử dụng các tài khoản: + TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + TK 627: Chi phí sản xuất chung + TK 641: Chi phí bán hàng + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp + TK Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng ở Nhà máy ô tô Hòa Bình là phương pháp KKTX. Hàng ngày kế toán NVL căn cứ trên các phiếu nhập, phiếu xuất kho và các chứng từ khác có liên quan để ghi vào sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng kế toán căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết tổng hợp các nghiệp vụ nhập xuất NVL vào thanh toán với người bán làm cơ sở để ghi vào sổ cái theo các TK kế toán phù hợp. b.2. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Cùng với việc hạch toán chi tiết NVL hàng ngày thì việc tổ chức hạch toán tổng hợp nhập NVL là một khâu rất quan trọng trong công tác hạch toán vật tư. Do nguyên vật liệu của Nhà máy hầu hết mua ngoài nhập kho nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giữa Nhà máy và người cung cấp vật tư. Đối với những lô hàng mua lẻ, giá trị nhỏ có thể thanh toán gay bằng tiền mặt, còn đối với nhưng lô hàng có giá trị lớn không thể thanh toán ngay như trên được thì kế toán phản ánh theo dõi nợ phải trả người cung cấp đến khi có đủ điều kiện thanh toán thì sẽ chuyển trả xóa và nợ sau. b.3. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Quản lý vật liệu không những được tiến hành ở khâu thu mua, dự trữ và bảo quản mà còn ở cả việc xuất dùng vật liệu. Đây là khâu cuối cùng và rất quan trọng trước khi vật liệu chuyển toàn bộ giá trị của chúng vào giá thành sản phẩm. Xuất phát từ những đặc điểm tổ chức hạch tóan sản phẩm riêng và chủng loại sản phẩm đa dạng, phong phú của Nhà máy, kế tóan vật tư còn phải phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng. Vật liệu Nhà máy xuất chủ yếu là phục vụ sản xuất cụ thể là làm mới các loại xe, bên cạnh đó cũng có một số ít vật liệu được xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung. Trị giá thực tế vật liệu xuất kho là giá thực tế đích danh. Kế tổng hợp vật liệu phải phản ánh kịp thời và cuối tháng lập bảng phân bổ cho đối tượng sử dụng đúng theo giá vật liệu xuất dùng. Phương pháp hạch toán Căn cứ vào phiếu xuất kho số 14 ngày 16/04/2004 xuất kho thép hộp 40x40x3 và thép L30x30x3 cho phân xưởng sản xuất để trực tiếp sản xuất sản phẩm kế toán sẽ ghi như sau: Nợ Tk 621 25.300.000 Có Tk 152 25.300.000 Căn cứ vào phiếu xuất kho 16 ngày 25/04/2004 xuất kho vật liệu cho quản lý doanh nghiệp, sản xuất chung kế toán ghi: Nợ Tk 642 1.169.790 Nợ Tk 627 1.377.710 Có Tk 152 2.547.500 Căn cứ vào phiếu xuất kho số 08 ngày 09/04/2004, xuất kho vật liệu thuê ngoài gia công, kế toán ghi: Nợ Tk 154 16.492.340 Có Tk 152 16.492.340 ở Nhà máy, nghiệp vụ xuất bán vật tư rất hiếm khi xảy ra do vậy không đề cập phần này, nếu phản ánh thì khi xuất bán đối ứng bên có của TK 152 sẽ là bên Nợ TK 632 Chú ý: Trong tháng, khi phát sinh các nghiệp vụ NVL kế toán không theo dõi riêng nghiệp vụ xuất ở mỗi sổ chi tiết nào cả, NVL xuất chỉ phản ánh trên thẻ kho về mặt số lượng. Cuối tháng, kế toán tập hợp các phiếu xuất kho vật liệu tiến hành phân loại và tổng hợp để ghi vào bảng phân bổ số 2 “Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC” (Biểu số 11) Nhà máy không tiến hành nhập kho phế liệu thu hồi nhưng phế liệu thu hồi được gom lại để bán, tiền bán phế liệu thường trả ngay bằng tiền mặt, số tiền này không được hạch toán vào sổ sách nào cả mà chi dùng mua chổi làm vệ sinh, xà phòng, bàn chải.. Việc phân bổ nguyên vật liệu xuất dùng được kế toán phản ánh trên bảng phân bổ số 2 “Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ”. Bảng phân bổ này phản ánh trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho, bảng phân bổ số 2 ghi Có TK 152, TK 153 ghi Nợ các TK khác như: TK 621, TK 627, TK 641, TK 642, TK 154 Cột dọc phản ánh loại vật liệu, CCDC xuất dùng trong tháng, cột gang phản ánh đối tượng sử dụng vật liệu, CCDC. Cơ sở để lập bảng này: Căn cứ vào số liệu từ các phiếu xuất kho tập hợp vào cuối tháng đối với từng loại vật liệu, CCDC xuất dùng sau đó tập hợp các phiếu xuất theo từng đối tượng sử dụng và tổng hợp số liệu ghi vào bảng phân bổ. Biểu số 11: Biểu số 12: Nhà máy ô tô Hòa Bình Bảng kê số 4 Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng Tháng 4 năm 2004 TT Ghi có các TK Ghi Nợ các TK TK 152 TK 153 Cộng 1 TK 621- Chi phí NVL trực tiếp 577.542.950 Phân xưởng khung xương 501.369.927 Phân xưởng vỏ xe 59.680.683 Phân xưởng hoàn thiện 16.492.340 2 TK 627- Chi phí SX chung 2.300.692 3 TK 641- Chí phí bán hàng 17.776.220 4 TK 642- Chí phí QLDN 3.601.356 Cộng 601.221.218 Ngày 30 tháng 4 năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 13: Nhà máy ô tô Hòa Bình Nhật ký chứng từ số 7 (trích NKCT số 7) Phần I: Tập Hợp Chi Phí Sản Xuất Kinh Doanh Toàn Doanh Nghiệp Ghi Có TK 152 Tháng 4 năm 2004 TT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 152 TK 153 TK Tổng cộng 1 TK 621 577.542.950 2 TK 627 2.300.692 3 TK 641 17.776.220 4 TK 642 3.601.356 Cộng 601.221.218 Đã ghi sổ cái ngày 30 tháng 4 tháng 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ để ghi vào nhật ký chứng từ số 5: (trích NKCT số 5). (xem biểu số 16). Biểu số 14 Biểu số 15: Biểu số 16: Biểu số 17: Biểu số 18: Trên cơ sở số liệu chứng từ gốc và các bảng phân bổ, nhật ký chứng từ kế toán lên sổ cái tài khoản 152 và sổ cái tài khoản 331 (biểu số 19, 20). Biểu số 19: Nhà máy ô tô Hòa Bình Sổ cái tài khoản Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu: 152 (Đơn vị tính: VNĐ) Số dư đầu tháng Nợ Có 1.643.425.686 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ TK 152 Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 TK 621 750.420 TK 111 99.485.323 TK 331 457.062.176 TK 621 557.542.950 TK 627 2.300.692 TK 641 17.776.220 TK 642 3.601.356 Cộng phát sinh Nợ 557.297.919 Cộng phát sinh Có 601.221.218 Số dư cuối tháng Nợ 1.599.502.387 Có Ngày 30 tháng 4 năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 20: Nhà máy ô tô Hòa Bình Sổ cái tài khoản Tên tài khoản: Phải trả cho người bán Số hiệu: 331 (Đơn vị tính: VNĐ) Số dư đầu tháng Nợ Có 235.675.000 Ghi Nợ các TK, đối ứng Có TK 331 Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 TK 111 242.360.580 TK 152 521.549.693 Cộng phát sinh Nợ 242.360.580 Cộng phát sinh Có 520.600.460 Số dư cuối tháng Nợ Có 515.800.500 Ngày 30 tháng 4 năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 21: Chương 3 Một số ý kiến đề xuất đẩy mạnh công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy ô tô Hòa Bình Nhận xét về tình hình thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu và tình hình quản lý sử dụng nguyên vật liệu ở Nhà máy ô tô Hòa Bình ưu điểm Trải qua 51 năm xây dựng trưởng thành và phát triển của Nhà máy ô tô Hoà Bình ngày càng phấn đấu và trưởng thành về mọi mặt như bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất hoạt động kinh doanh, về chỉ tiêu kinh tế tài chính, về trình độ cán bộ nhân viên.... sản phẩm của Nhà máy đáp ứng nhu cầu của khách hàng về quy cách, mẫu mã, số lượng cũng như chất lượng. Cùng với sự phát triển của Nhà máy, công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ nói riêng không ngừng được củng cố và hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác quản lý trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay. Sổ kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp kế toán được điều chỉnh kịp thời do các quy định của Bộ tài chính. Về cơ bản, Nhà máy đã tiến hành kinh tế đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi chi phí về nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ và phản ánh hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp thể hiện mọi yêu cầu quản lý cao. Nhìn một cách tổng thể, công tác kế toán tại Nhà máy ô tô Hoà Bình đã đạt được một số kết quả sau: Nhà máy đã có hệ thống kho tàng tương đối tốt, vật tư đã được xếp gọn gành phù hợp với đặc điểm tính chất lý, hoá của từng loại vật tư, cho nên việc quản lý vật tư ở đây không được tôt đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh và mỗi kho đều có dấu niêm phong của kho tránh hiện tượng xâm phạm tài sản bên ngoài. Khâu thu mua vật tư đảm cho sản xuất về số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã của Nhà máy tương đối tốt. Nhà máy đã phản ánh tôt việc xử lý vật tư, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho sản xuất tránh tình trạng lãng phí hay thiếu vật tư. Vật tư mua vào được nhập kho và phản ánh đầy đủ trên các sổ kế toán. Trình tự nhập, xuất vật tư ở Nhà máy tiến hành hợp lý, hợp lệ, chi tiết, rỗ ràng. Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư được tiến hành thường xuyên, đầy đủ, số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót đều được phát hiện kịp thời. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thực hiện trên các sổ tổng hợp liên quan. Nhà máy đã lựa chọn phương pháp đánh giá vật tư phù hợp đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình. Đồng thời đáp ứng nhu cầu quản lý vật tư, phản ánh chính xác nguyên giá trị vật liệu xuất dùng để xác định được chi phí nguyên vật liệu trong kế toán, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Kế toán vật tư đã vận dụng tài khoản kế toán một cách phù hợp để theo dõi sự biến động của vật tư, đảm bảo luân chuyển chứng từ khoa học hạn chế việc ghi chép trùng lập nhưng vẫn đảm bảo nội dung hạch toán. Nhà máy có chế độ thưởng phạt một cách hợp lý đối với công nhân trực tiếp sản xuất nhằm khuyến khích sử dụng vật tư một cách tiết kiệm, có hiệu quả. Ngoài ra bộ máy quản lý cũng như bộ máy kế toán của Nhà máy được sắp xếp, bố trí một cách gọn nhẹ và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau từ trên xuống dưới cũng như công tác qua lại giữa các cá nhân, bộ phân cùng sản xuất với nhau. Điều đó giúp cho lãnh đạo Nhà máy thuận tiện trong việc quản lý, giám sát đồng thời giữa các bộ phận có sự kiểm ta đôn đốc lẫn nhau. Nhược điểm Bên cạnh những kết quả đã đạt được công tác kế toán vật tư ở Nhà máy vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần phải tiến hành và hoàn thiện hơn để đáp ứng nhu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường, cụ thể là: Thứ nhất: ở Nhà máy ô tô Hoà Bình chưa có sổ danh điểm vật tư trong khi đó vật tư ở Nhà máy gồm rất nhiều loại, nhiều thứ, nhiều quy cách khác nhau khó có thể nhớ được hết. Mặc dù ở Nhà máy đã tạo lập được bộ mã vật tư để phục vụ công tác quản lý nhưng việc xây dựng sổ danh điểm vật tư sẽ giúp cho kế toán theo dõi được từng vật tư một cách dễ dàng và chặt chẽ hơn. Thứ hai: Do Nhà máy sản xuất với quy mô lớn nên lượng vật tư nhập kho tương đối lớn song ở Nhà máy không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư mà chỉ do người mua kiểm tra trước khi mua và thủ kho kiểm tra trước tkhi nhập kho, do đó mua vật tư không được kiểm tra tỷ mỉ khách quan về số lượng, chất lượng cũng như về chủng loại. Điều này có thể dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng quy cách phẩm chất. Thứ ba: nhập kho phế liệu thu hồi ở Nhà máy phế liệu thu hồi nhập kho không làm thủ tục nhập kho. Trong khi các phế liệu thu hồi (chủ yếu là phoi, sắt thép) có thể tận thu tái chế có thể còn sử dụng được, Phế liệu ở đây chỉ được đưa lại về nhập kho, không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách nào cả về số lượng cũng như giá trị. Điều này có thể dẫn đến tình trạng bị mất mát, hao hụt phế liệu, làm thất thoát nguồn thu của Nhà máy. Thứ tư: Về việc xuất kho nguyên vật liệu: Do Nhà máy không xuất kho theo định mức, chưa xây dựng được “Hệ thống các định mức vật tư” mà mới chỉ có định mức vật tư tạm thời cho một sản phẩm để phục vụ cho việc tính giá thành mà thôi. Do đó khi có đơn mua đặt hàng hoặc khi bộ phận sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư thì xuống kho báo với thủ kho xuất vật tư cho sản xuất mà phòng kế toán chưa kịp viết phiếu xuất kho. Như thế sẽ dẫn đến trường hợp thủ kho chưa kịp ghi vào sổ hoặc quên chưa ghi vào sổ sách hàng ngày xuất nhập. Do vậy đến cuối tháng đối chiếu kiểm kê sẽ có sự sai lệch, mất thời gian kiểm tra lại, và có khi dẫn đến sự thất thoát vật tư trong quá trình xuất kho. Thứ năm: Hiện nay trình độ khoa học kỹ thật ngày càng phát triển việc áp dụng công nghệ thông tin ngày càng nhiều song việc áp dụng công nghệ thông tin ở Nhà máy vẫn còn nhiều hạn chế. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu Qua nghiên cứu trên cả phương tiện lý thuyết và thực tiễn chúng ta có thể thấy rõ vai trò quan trọng của vật tư và tổ chức hạch toán vật tư trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Để tồn tại và phát triển trong môi trường càng cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp sản xuất nói chung và Nhà máy ô tô Hoà Bình nói riêng thì mọi biện pháp tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm để nâng cao lợi nhuận. Hoàn thiện công tác hạch toán vật tư là một trong nhưng yếu tố đáp ứng yêu cầu đó. Với xu hướng hội nhập của nền kinh tế nước ta với nền kinh tế khu vực và nền kinh tế thế giới thì đòi hỏi hệ thống kế toán trong đó kế toán vật tư ở Việt Nam ngày càng hoàn thiện, phù hợp với chuẩn mực quốc tế. Như vậy, hoàn thiện công tác kế toán vật tư là một yêu cầu cấp bách mà thực tế đang đặt ra không chỉ ở Nhà máy ô tô Hoà Bình mà với tất cả với nhưng doanh nghiệp sản xuất. Những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy ô tô Hòa Bình ý kiến thứ nhất: Lập sổ danh điểm vật tư “Sổ danh điểm vật tư” là tổng hợp toàn bộ các vật tư mà Nhà máy đang sử dụng. trong sổ danh điểm, vật tư được theo dõi từng loại, từng nhóm, từng thứ một cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật tư được quy định một cách riêng. Sắp xếp một cách trật tự, rất tiện khi tìm những thông tin về một thứ, một nhóm, một loại vật tư nào đó. Để lập được sổ danh điểm vật tư, điều quan trọng nhất là xây dựng được bộ mã vật tư chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những vật tư mới thuận tiện và hợp lý. Do vật, Nhà máy có thể xây dựng cụ thể bộ mã vật tư dựa vào những đặc điểm sau. + Dựa vào loại vật tư + Dựa vào nhóm vật tư trong mỗi loại + Dựa vào quy cách vật tư Trước hết bộ mã vật tư của Nhà máy được xây dựng trên cơ sở số liệu các tài khoản cấp 2 đối với nguyên vật liệu. Trong mỗi loại nguyên vật liệu lại được phân thành các nhóm và lập mã từng nhóm. Biểu 01 Nhà máy ô tô Hoà Bình Sổ Danh Điểm Vật Tư (loại vật liệu chính) Ký hiệu Tên nhãn hiệu quy cách vật liệu ĐVT Nhóm Danh điểm vật liệu 152-1 1521-1-01 Thép L32x32x4 Kg 152-1 1521-1-02 Nhôn tồn dầy Kg .... ..... .... .... 152-2 1521-2-01 Thép hộp 40x40x3 Kg ý kiến thứ hai: Lập ban kiểm nghiệm vật tư và biên bản kiểm nghiệm. Theo nguyên tắc vật tư đưa về trước khi nhập kho cần phải kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất lượng và quy cách thực tế của vật tư. Do đó Nhà máy cần phải lập ban kiểm nghiệm vật tư, bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong Nhà máy (phòng kế hạch vật tư) trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để kiệm nhận là hàng hoá của người cung cấp. Trường hợp chưa có hoá đơn phải đăng ký vào hợp đồng mua bán đã kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm nghiệm vật tư nhập kho, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách phẩm chất, đã ghi trong hợp đồng phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện xử lý: Nếu vật tư mua về Nhà máy đã nhập đủ số lượng, chất lượng tốt, đúng quy cách thì Ban kiểm nghiệm vật tư phải lập biên bản xác nhận. Biểu số 02: Nhà máy ô tô Hòa Bình Biên bản kiểm nghiệm vật tư Ngày 14 tháng 4 năm 2004 Số 10: Ban kiểm nghiệm gồm: 1. ông: Nguyễn văn Hùng Trưởng ban 2. ông: Trần Hải Đăng ủy viên 3. Bà: Quản Thị Hằng ủy viên Đã kiểm nghiệm số vật tư nhập kho dưới đây do ông Hà Xuân Tri trực tiếp nhận về. TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức thanh toán Đơn vị tính SL theo hóa đơn Kết quả kiểm nghiệm SL đúng quy cách SL sai quy cách 1 Thép L30x30x3 03014489-1 Trả chậm Kg 900 900 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: ông Hà Xuân Tri nhận Thép L30x30x3 của Công ty Minh Trường Sinh bán cho đủ tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát, thiếu hụt. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ý kiến thứ ba: nhập kho phế liệu thu hồi ở Nhà máy, phế liệu thu hồi nhập kho, không có phiếu nhập kho kèm theo. Nay em xin đề xuất Nhà máy nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu, phế liệu thu hồi trước khi nhập kho phải được các bộ phận trách nhiệm tổ chức đó, ước tính giá trị, sau đó bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho. phiếu nhập kho phế liệu được chia thành 02 liên: 1 liên lưu ở bộ phận vật tư, 1 liên giao cho thủ kho phế liệu đã chuyển vào kho để ghi vào sổ chi tiết phếu liệu như đối các loại vật tư khác. Nợ TK 152 Có TK 621 Việc nhập kho phế liệu thu hồi sẽ tiết kiệm được nguyên vật liệu, giảm được chi phí trong sản xuất dẫn đến giá thành sản phẩm giảm, tạo thêm nguồn thu cho công ty. Cụ thể ngày 28/04/2004 có một lượng thép hộp, nhôm, tôn trắng được đưa ra khỏi phân xưởng sản xuất, để nhập kho phế liệu do cắt thừa. Nhưng thực ra những chỗ vụn to Nhà máy vẫn có thể sử dụng được, cho nên thủ kho và cán bộ vật tư cần phải tiến hành phân loại những chỗ vụn còn dùng được để xác định lại đơn giá ước tính có thể còn sử dụng được cho số lượng phế liệu thải loại đó. Chẳng hạn: Do đo thừa thép hộp được 6,5 x 0,5 m và ước tính 10.000 đồng/mét Do đo thừa nhôm được 11,8 x 1 m và ước tính 12.000 đồng/mét Do đo thừa tôn trắng được 1,5 x 0,8 m và ước tính 80.000 đồng/mét Còn lại vụn nhỏ thì thải loại hoặc bán cho những người có nhu cầu sử dụng chúng. Bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho như sau: Biểu số 03: Nhà máy ô tô Hòa Bình Mẫu số: 01 - VT Bộ Tài chính Phiếu nhập kho Ngày 28 tháng 04 năm 2004 Số 28 Tên người nhập: Đ/c Hà - Phân xưởng sản xuất Nhập vào kho: Đ/c Huyền TT Tên hàng ĐVT Số lượng Giá đơn vị Giá tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập 1 Thép hộp 6,5 x 0,5 m 6,5 6,5 10.000 65.000 2 Nhôm 11,8 x 1 m 11,8 11,8 12.000 141.600 3 Tôn trắng 1,5 x 0,8 m 1,5 1,5 80.000 120.000 Cộng 326.600 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba trăm hai sáu nghìn, sáu trăm đồng. Ngày 28 tháng 4 năm 2004 Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ý kiến thứ tư: Thực tế xuất kho vật tư ở Nhà máy cho ta thấy là chưa khoa học và hợp lý, việc xuất kho lan tràn không theo định mức và kế hoạch cụ thể, gây khó khăn cho công tác kế toán. Theo em việc xuất kho ở Nhà máy cần phải có sự thay đổi lại. Cụ thể là bộ phận sử dụng vật tư là các phân xưởng phải có kế hoạch sản xuất trong đó có ghi theo từng mặt hàng cụ thể, kế hoạch cụ thể trong tháng. Và trong tháng đó, phân xưởng phải có kế hoạch định rõ trong 3 hoặc 5 ngày chẳng hạn sẽ sử dụng các loại thép nào và số lượng là bao nhiêu Do việc xuất vật tư trong Nhà máy diễn ra cũng tương đối thường xuyên hơn nữa mặt hàng sản xuất thay đổi luôn, phiếu xuất vật tư hiện nay thì số phiếu vật tư phải ghi rất nhiều, những chứng từ này chỉ có hiệu lực một lần, mỗi lần xin lĩnh vật tư lại phải lập một phiếu mới nên có hiện tượng lưu trữ hàng chồng số phiếu xuất vật tư sau mỗi năm. Điều này gây khó khăn cho việc hạch toán. Để khắc phục tình trạng trên Nhà máy nên xây dựng sổ đề nghị lĩnh vật tư do bộ phận kế hoạch ký duyệt, chẳng hạn là “phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức”. Với phiếu này bộ phận cung tiêu chỉ phải lập một lần nhưng có thể xuất và lĩnh vật tư theo nhiều lần trong quá trình sử dụng. Phiếu này do đơn vị sử dụng duyệt nó có thể lập cho cùng một loại, thứ vật liệu hoặc nhiều thứ vật liệu, cùng 1 kho xuất và cùng 1 bộ phận sử dụng hoặc dùng vào sản xuất từng đợt sản phẩm theo đơn đặt hàng. Biểu số 03: Nhà máy ô tô Hòa Bình Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức Ngày tháng năm Số: Nợ TK Có TK Bộ phận sử dụng: Lý do xuất: Xuất tại kho: Loại vải Chỉ tiêu vật tư sản xuất Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá thành tiền Ngày Ngày Cộng Người nhận phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ((ký, họ tên) ý kiến thứ năm: Về việc áp dụng hệ thống máy vi tính trong công tác tại Nhà máy hiện nay việc áp dụng Công nghệ thông tin vào kế toán đang ngày càng phát triển và phát huy được tính tích cực của nó. Tuy việc áp dụng hệ thống máy tính trong công tác kế toán tại Nhà máy còn rất nhiều hạn chế. Để đáp ứng và phù hợp với điều kiện phát triển hiện nay Nhà máy nên bồi dưỡng và nâng cao trình độ của các nhân viên kế toán trong công tác kế toán máy của Nhà máy nhằm đơn giản các công việc kế toán trong Nhà máy. Kết luận Một lần nữa ta khẳng định, hạch toán kế toán là công cụ quan trọng trong tác quản lý vật tư ở các doanh nghiệp sản xuất nói chung và Nhà máy ô tô Hoà Bình nói riêng có tác dụng to lớn trong quản lý kinh tế. Để phát huy vai trò một cách có hiệu lực của mình, đòi hỏi việc tổ chức công tác kế toán phải không ngừng đổi mới sao cho phù hợp đáp ứng nhu cầu quản lý, đặc biệt là kế toán vật tư phải luôn được cải tiến và hoàn thiện để có thể phản ánh được chính xác đầy đủ, kịp thời một cách toàn diện về tình hình nhập- xuất- tồn vật tư. Trong những năm qua cùng với sự phát triển của Nhà máy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật tư nói riêng đã và đang không ngừng được hoàn thiện. Với truyền thống 51 năm xây dựng và trưởng thành, Nhà máy ô tô Hoà Bình đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. Để đạt được kết quả đó chúng ta phải kể đến phần đóng góp không nhỏ của kế toán Vật tư. Qua thời gian tìm hiểu thực tế của Nhà máy ô tô Hoà Bình em thấy công việc hạch toán vật tư có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý vật tư. Mặc dù có nhiều khó khăn khách quan song Nhà máy ô tô Hoà Bình luôn cố gắng khắc phục khó khăn để phục vụ tương đối kịp thời đầy đủ vật tư cho nhu vầu sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán vật tư nói riêng vẫn còn một số hạn chế như Luận văn đã trình bày. Vì thời gian có thực tập có hạn và kinh nghiệm còn hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu xót. kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến các thầy cô và của cán bộ kế toán Nhà máy để luận văn được hoàn thiện hơn. Em xin cám ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Trần Thị Dung và ban lãnh đạo Nhà máy cùng các cô chú cán bộ nhân viên trong phòng kế toán tài chính của Nhà máy ô tô Hoà Bình đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, Tháng 8 năm 2005 Sinh viên thực hiện Trần Thị Minh Phương Danh mục viết tắt NVL Nguyên vật liệu CCDC Công cụ dụng cụ NKCT Nhật ký chứng từ SX Sản xuất SXC Sản xuất chung QLDN Quản lý doanh nghiệp GTGT Giá trị giá thành sản phẩm tăng TTĐB Tiêu thụ đặc biệt TSCĐ Tài sản cố định KKTX Kê khai thường xuyên KKĐK Kiểm kê định kỳ Phòng KCS Phòng kiểm tra chất lượng SL Số lượng Thuế NK Thuế nhập khẩu TK Tài khoản Danh mục tài liệu tham khảo 1.Giáo trình: Kế toán tài chính Chủ biên: PGS.TS. Ngô Thế Chi PGS.TS. Nguyễn Đình Đỗ Nhà xuất bản tài chính năm – 2003 2.Giáo trình: Lý thuyết hạch toán kế toán Chủ biên: Nguyễn Thị Đông Nhà xuất bản tài chính năm – 2003 3. Sách: Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam Nhà xuất bản tài chính năm - 2003 4. Sách: Hệ thống kế toán doanh nghiệp Hướng dẫn lập chứng từ kế toán- Hướng dẫn ghi sổ kế toán Nhà xuất bản Tài Chính năm - 2004 5. Quyết định 149/2001/QĐ- BTC-31/12/2001 Quyết định về việc ban hành và công bố bốn (04) chuẩn mực kế toán Việt Nam 6. Các tài liệu khác. Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Hà Nội, ngày tháng năm 2005 Người nhận xét (Ký, ghi rõ họ tên) Điểm Bằng số: Bằng chữ: Nhận xét của giáo viên phản biện 1 Hà Nội, ngày tháng năm 2005 Người nhận xét (Ký, ghi rõ họ tên) Điểm Bằng số: Bằng chữ: Nhận xét của giáo viên phản biện 2 Hà Nội, ngày tháng năm 2005 Người nhận xét (Ký, ghi rõ họ tên) Điểm Bằng số: Bằng chữ: Mục lục Lời nói đầu 1 Chương 1: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 3 1.1. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh 3 1.1.1. Khái niệm 3 1.1.2. Đặc điểm 3 1.1.3. Vai trò nguyên vật liệu 3 1.2. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 4 1.3. Phân loại và các cách đánh giá nguyên vật liệu 5 1.3.1. Phân loại nguyên vật liệu 5 1.3.2. Đánh giá nguyên vật liệu 7 1.3.2.1. Mục đích của việc đánh giá nguyên vật liệu 7 1.3.2.2. Các nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu 7 1.3.3. Các phương pháp đánh giá nguyên vật liệu 8 1.4. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu 10 1.5. Phương pháp kế toán nguyên vật liệu 10 1.5.1. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu 10 1.5.1.1. Chứng từ kế toán sử dụng 11 1.5.1.2. Sổ chi tiết nguyên vật liệu 11 1.5.1.3. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu 12 1.5.2. Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 18 1.5.2.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX 19 1.5.2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp KKĐK 23 1.6. Kiểm kê và đánh giá lại vật tư 27 1.7. Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 29 1.7.1. Mục đích 29 1.7.2. Nguyên tắc 29 1.7.3. Phương pháp kế toán 29 1.8. Hình thức kế toán 30 1.8.1. Hình thức nhật ký chung 31 1.8.2. Hình thức nhật ký chứng từ 32 1.8.3. Hình thức nhật ký sổ cái 33 1.8.4. Hình thức chứng từ ghi sổ 34 Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy ô tô Hoà Bình 36 2.1. Đặc điểm chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy ô tô Hoà Bình 36 2.2. Chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy hoạt động của Nhà máy 38 2.2.1. Chức năng nhiệm vụ của Nhà máy 38 2.2.2. Tổ chức bộ máy hoạt động của Nhà máy 39 2.2.2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của Nhà máy ô tô Hòa Bình 39 2.2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 40 2.3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy trình sản xuất của Nhà máy 41 2.4. Tổ chức bộ máy kế toán của Nhà máy 42 2.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán 42 2.4.2. Tổ chức công tác kế toán trong Nhà máy 45 2.4.1.1. Chức năng của bộ máy kế toán 42 2.4.1.2. Sơ đồ bộ máy kế toán 42 2.4.1.3. Nhiệm vụ của các kế toán trong Nhà máy 43 2.5. Hình thức kế toán áp dụng trong Nhà máy 45 2.5.1. Các loại sổ kế toán 45 2.5.2. Trình tự ghi chép 45 2.6. Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy 46 2.6.1. Đặc điểm tình hình sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu tại Nhà máy 46 2.6.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Nhà máy 47 2.6.2.1 Phân loại nguyên vật liệu 47 2.6.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu 47 2.6.3. Kế toán vật liệu tại Nhà máy 49 2.6.3.1. Quy trình và nội dung hạch toán ban đầu 49 2.6.3.2. Phương pháp kế toán nguyên vật liệu 59 Chương 3: Một số ý kiến đề xuất đẩy mạnh công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy ô tô Hoà Bình 78 3.1. Nhận xét về tình hình thực trạng tổ chức kế toán nguyên vật liệu và tình hình bảo quản sử dụng nguyên vật liệu tại Nhà máy ô tô Hoà Bình 78 3.1.1. Ưu điểm 79 3.1.2. Nhược điểm 80 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu 81 3.3. Những ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Nhà máy ô tô Hoà Bình 83 Kết luận 88