Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội

toán chi tiết nguyên vật liệu 2.2.3.1. Thủ tục, chứng từ hạch toán nhập, xuất kho nguyên vật liệu 2.2.3.1.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu ă Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho đòi hỏi một số chứng từ sau: Hoá đơn bán hàng Phiếu nhập vật tư Hợp đồng mua nguyên vật liệu Biên bản kiểm nghiệm vật tư Sau khi nhận được hoá đơn người bán, cán bộ vật tư phải kiểm tra đối chiếu với hợp đồng về số lượng, đơn giá, kiểm tra con dấu của bảo vệ xem đã mang hàng vào cổng chưa, chữ ký của phòng kỹ thuật về việc quyết định có nhận hay không chấp nhận lô hàng không. Phiếu nhập kho do phòng cung tiêu lập gồm 03 liên: Liên 1: do phòng Cung tiêu giữ Liên 2: do kế toán vật liệu giữ Liên 3: do thủ kho giữ Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kiểm nhập nguyên vật liệu để ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập và cùng người cung cấp ký tên vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải có chữ ký của người giao nguyên vật liệu, thủ kho, kế toán. Thủ kho sau khi vào thẻ kho phải chuyển về phòng kế toán một liên, phòng cung tiêu một liên. Ví dụ: Ngày 2/10/2003, Xí nghiệp tiến hành mua 9.340kg bột mỳ để phục vụ sản xuất, chưa thanh toán tiền cho người bán. Ngày 3/10/2003, khi nguyên vật liệu về, Xí nghiệp cũng đồng thời nhận được một hoá đơn giá trị gia tăng. Xí nghiệp thanh toán toàn bộ tiền hàng bằng tiền mặt. Người bán chịu chi phí vận chuyển. Trình tự nhập kho của Xí nghiệp được thực hiện qua các bước sau: Bảng 2.2 Mẫu số 02 GTGT- 3LL CK/ 2003 B No: 0015439 Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 3 tháng 10 năm 2003 Đơn vị bán hàng: Trương Bá Lịch Địa chỉ: 87 Hàng Bồ Họ tên người mua hàng: A.Hải Đơn vị : Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0100103601-1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =1x2 1 Bột mì Kg 9.340 3.500 32.690.000 Cộng thành tiền: 32.690.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 3.269.000 Tổng tiền thanh toán: 35.959.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi lăm triệu chín trăm năm mươi chín nghìn đồng./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, ghi rõ họ tên ) (Ký, ghi rõ họ tên ) Nguồn: Phòng Kế toán –Tài vụ Bảng 2.3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư Số : 724 Ngày 3 tháng 10 năm 2003 Xí nghiệp Bánh- Mứt - Kẹo Hà Nội Căn cứ : Hoá đơn số: 0015439 ngày 3 tháng 10 năm 2003 Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà : Nguyễn Thu Thuỷ Đại diện phòng Kỹ thuật Ông, bà : Trần Minh Hợp Đại diện phòng Kế toán Ông, bà : Trần Minh Quảng Đại diện kho STT Tên , nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng theo đúng chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không quy cách phẩm chất A B C D 1 2 3 1 Bột mỳ Kg 9.340 9.340 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm : Đủ tiêu chuẩn nhập kho. Người giao hàng Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Nguồn:Phòng Kế toán – Tài vụ Bảng 2.4 Phiếu nhập kho Ngày 3 tháng 10 năm 2003 Số: 824 Mẫu số : 02- VT QĐ số 1141 _ TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Nợ TK 152 32.690.000 Có TK 111 32.690.000 Họ tên người giao hàng: Anh Hải Theo hoá đơn số 0015439 ngày 3 tháng 10 năm 2003 Nhập tại kho: AXN STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Bột mỳ Kg 9.340 9.340 3.500 32.690.000 Cộng 32.690.000 Cộng thành tiền bằng chữ: Ba mươi hai triệu sáu trăm chín mươi nghìn đồng./. Nhập, ngày 3 tháng 10 năm 2003 Phòng cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ tên ) (Ký, ghi rõ tên ) (Ký, ghi rõ tên ) (Ký, ghi rõ tên ) Nguồn : Phòng Tài chính- Kế toán Kế toán căn cứ vào nghiệp vụ phát sinh để định khoản: Nợ TK 1521 32.690.000đ Nợ TK 1331 3.269.000đ Có TK 111 35.959.000đ ă Đối với nguyên vật liệu tự chế biến nhập kho, phế phẩm thu hồi nguyên vật liệu không dùng trả lại kho, nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê thủ tục gồm có: Phiếu báo nhập nguyên vật liệu (do từng bộ phận có nguyên vật liệu nhập) Phiếu nhập kho Các bộ phận có nguyên vật liệu nhập này phải lập phiếu nhập kho làm 3 liên. Sau khi người phụ trách bộ phận nộp nguyên liệu ký vào phiếu và mang vật tư, phiếu nhập đến nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho ký nhận kho, ghi sổ thực nhập vào phiếu và cùng với người nhận ký vào cả 3 liên. Liên 1: Giao cho người nộp Liên 2: Thủ kho chuyển về phòng cung tiêu Liên 3: Thủ kho giữ lại, làm căn cứ ghi thẻ kho rồi chuyển về phòng kế toán Kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào thẻ kho của thủ kho chuyển lên để ghi sổ kế toán. Ví dụ: Vào ngày 27/10/2003, nhập lại kho 30kg bột mỳ thừa không dùng hết của tổ 3 phân xưởng I (số bột mỳ đã được xuất vào ngày 5/10/2003 để sản xuất bánh quy phục vụ cho Tết Nguyên Đán). Bảng 2.5 Phiếu nhập kho Ngày 27 tháng 10 năm 2003 Số: 840 Mẫu số : 02- VT QĐ số 1141 _ TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/1/1995 của BTC Nợ TK 152 105.000 Có TK 621 105.000 Họ tên người giao hàng: Chị Hà,tổ 3, phân xưởngI Theo hoá đơn số Nhập tại kho: AXN STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Bột mỳ Kg 30 30 3.500 105.000 Cộng 105.000 Cộng thành tiền bằng chữ: Một trăm linh năm nghìn đồng ./. Nhập, ngày 27 tháng 10 năm 2003 Phòng cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ tên ) (Ký, ghi rõ tên ) (Ký, ghi rõ tên ) (Ký, ghi rõ tên ) Nguồn : Phòng Kế toán - Tài vụ Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 1521 105.000đ Có TK 154 105.000đ ă Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến nhập kho, gồm các thủ tục sau: Phiếu giao hàng (của đơn vị chế biến) Phiếu nhập kho Ví dụ: Vào ngày 5/11/2003, Xí nghiệp nhập kho trứng muối được xuất đi gia công vào ngày 8/10/2003, giá trị nguyên vật liệu nhập lại sau khi gia công: 760.000đ (bao gồm cả giá nguyên vật liệu xuất đi gia công và chi phí gia công). Sau khi gia công xong, đơn vị gia công giao hàng, căn cứ vào phiếu giao hàng kế toán lập phiếu nhập kho và đồng thời ghi sổ kế toán như sau: Nợ TK 152 760.000đ Có TK 154 760.000đ 2.2.3.1.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu ă Nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh: Hàng tháng khi có kế hoạch sản xuất, các phân xưởng căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng của Xí nghiệp do phòng kế hoạch lập, các phân xưởng viết giấy xin lĩnh vật tư. Kế toán căn cứ vào giấy này viết phiếu xuất kho thành 3 liên, yêu cầu thủ kho xuất nguyên vật liệu. Căn cứ vào phiếu xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho xuất kho và ghi số thực xuất vào phiếu, rồi cùng người nhận ký vào cả ba liên. Liên 1 giao cho bộ phận vật tư, liên 2 giao cho người lĩnh vật tư, và liên 3 thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho, cuối tháng chuyển cho kế toán làm căn cứ ghi số. Ví dụ: Ngày 5/10/2003, phân xưởng I có nhu cầu sử dụng 4.430kg bột mỳ để sản xuất bánh quy phục vụ cho Tết Nguyên Đán. Căn cứ vào lệnh xuất kho nguyên vật liệu, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu: Bảng 2.6 Lệnh xuất kho nguyên vật liệu Họ tên người yêu cầu : Trần Văn Luyện Đơn vị yêu cầu xuất kho: Phân xưởng sản xuất I Căn cứ nhu cầu sản xuất theo kế hoạch của phân xưởng I trong tháng 10 năm 2003. Kính gửi giám đốc duyệt xuất các loại nguyên vật liệu sau: STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú 1 Bột mỳ Kg 4.430 Cộng 4.430 Hà Nội, ngày 05 tháng 10 năm 2003 Giám đốc Phòng cung tiêu Người đề nghị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Nguồn : Phòng Kế toán – Tài vụ Mẫu số 02 _ VT QĐ số 1141 QĐ - TC/ CĐKT Ngày 1/11/1995 của bộ Tài chính Phiếu xuất kho Ngày 05 tháng 10 năm 2003 Số : 734 Bảng 2.7 Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội Nợ TK 621 15.505.000 Có TK 152 15.505.000 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Dũng Địa chỉ : Phân xưởng sản xuất I Lý do xuất kho: Sản xuất hàng hoá Xuất kho tại :AXN STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Bột mỳ Kg 4.430 4.430 3.500 15.505.000 Cộng 4.430 4.430 15.505.000 Công thành tiền bằng chữ: Mười lăm triệu năm trăm linh năm nghìn đồng./. Ngày 05 tháng 10 năm 2003 Phòng cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ tên ) (Ký, ghi rõ tên ) (Ký, ghi rõ tên ) (Ký, ghi rõ tên ) Nguồn : Phòng Kế toán –Tài vụ Căn cứ vào phiếu xuất kho số 734 ngày 5/10/2003, kế toán ghi số như sau: Nợ TK 621 15.505.000đ Có TK 152 15.505.000đ Cuối tháng, kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Nợ TK 154 15.505.000đ Có TK 621 15.505.000đ ă Nguyên vật liệu xuất thuê ngoài gia công: Tại Xí nghiệp, xuất kho vật liệu chủ yếu là đem đi gia công vỏ hộp bánh kẹo, cắt nơ trang trí, trứng muối... Các thủ tục xuất thuê ngoài gia công gồm có: - Hợp đồng thuê gia công - Phiếu xuất kho nguyên vật liệu Phòng cung tiêu căn cứ vào hợp đồng thuê gia công để lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu. Phiếu này được viết làm 3 liên: Liên 1 : Giao cho thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ Liên 2 : Phòng cung tiêu - Liên 3 : Giao cho người vận chuyển hàng hoá Ví dụ: Ngày 8/10/2003, Xí nghiệp xuất 800 quả trứng đi gia công chế biến theo phiếu xuất kho 827. Chi phí gia công là 150.000đ, giá quả trứng xuất đi gia công là: 800 quả x 700đ = 560.000đ. Chi phí vận chuyển : 50.000đ. Thanh toán bằng tiền mặt. Khi xuất trứng đi gia công, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 154 560.000đ Có TK 152 560.000đ Khi gia công xong, thanh toán chi phí gia công và chi phí vận chuyển bằng tiền mặt (150.000đ + 50.000đ = 200.000đ): Nợ TK 154 200.000đ Có TK 111 200.000đ Tập hợp TK 154 : 560.000 + 200.000 = 760.000đ ăNguyên vật liệu xuất dùng cho chi phí sản xuất chung Ví dụ: Ngày 18/10/2003, xuất kho 10kg đường Quảng Ngãi theo phiếu xuất kho số 855 để phục vụ cho quản lý sản xuất ở phân xưởng I, kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 627 60.000đ Có TK 152 60.000đ 2.2.3.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Việc quản lý tình hình xuất, nhập vật tư hàng ngày được thực hiện chủ yếu ở phòng kế toán của Xí nghiệp. Trên cơ sở các chứng từ xuất, nhập mà thủ kho và kế toán tiến hành hạch toán kịp thời, chính xác tình hình biến động của vật tư. Do là một Xí nghiệp sản xuất bánh, mứt, kẹo nên chủng loại vật tư tương đối nhiều, nhưng Xí nghiệp chỉ sản xuất theo 2 thời vụ chính là Tết Trung Thu và Tết Nguyên Đán, nên việc nhập xuất nguyên vật liệu không diễn ra thường xuyên hàng ngày. Hiện nay, Xí nghiệp đang áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Nội dung hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song áp dụng ở Xí nghiệp như sau; Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình xuất, nhập, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu như đường kính trắng, bột mỳ, bột nếp, nha,… và theo từng kho. Thẻ kho được đóng thành quyển phù hợp với từng nhóm nguyên vật liệu. Trong sổ kho có đánh số cho từng trang sổ, mỗi trang một loại vật liệu (nếu vật liệu nào nhập, xuất nhiều thì để nhiều trang), ở đầu quyển sổ có mục lục tên vật tư để tìm dễ hơn. Khi nhận các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành sắp xếp, phân loại từng thứ, loại nguyên vật liệu theo thứ tự thời gian, ghi số lượng thực nhập, thực xuất từ chứng từ vào thẻ kho. Và thường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn thực tế của nguyên vật liệu trong kho. Sau đó chuyển chứng từ cho phòng kế toán theo định kỳ 7 ngày một lần. Tại phòng kế toán: Sau khi nhận chứng từ nhập, xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ nhập, xuất gồm hoá đơn nhập, đơn giá nhập, số lượng nhập so với phiếu nhập. Căn cứ vào chứng từ xuất, nhập kho đã kiểm tra, tính thành tiền, kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào sổ chi tiết kế toán Đến cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu, tính ra tổng số lượng nhập, xuất, tổng tiền nhập xuất, tổng lượng xuất vào sổ tổng hợp nguyên vật liệu. Số liệu nhập, xuất, tồn trên bảng tổng hợp được đối chiếu với thẻ kho của từng loại nguyên vật liệu. Bảng 2.8 Mẫu số: 06_ VT QĐ số 1141_ TC/ CĐKT Ngày 1/11/1995 của bộ Tài chính Đơn vị : Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội Thẻ kho Ngày lập thẻ: Ngày 1 tháng 10 năm 2003 Tờ số 3 Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư: Bột mỳ Đơn vị tính: Kg Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 2 3 PN 824 PX 734 PN 840 03/10 05/10 27/10 Tồn đầu tháng 10 Nhập bột mỳ Xuất cho PX I Nhập bột mỳ 03/10 05/10 27/10 9.340 30 4.430 197 Cộng 9.370 4.430 Tồn cuối tháng 10 5.137 Thủ kho Kế toản trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký , họ tên) Nguồn : Phòng Kế toán – Tài vụ Bảng 2.9 Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tháng 10 Năm 2003 Tài khoản: 152- Chi tiết TK 1521 Tên quy cách vật liệu: Bột mỳ Đơn vị tính: Kg (ĐVT:đồng) Chứng từ Diễn giải Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Ghi chú Số Ngày Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số tồn đầu tháng 197 689.500 824 03/10 Nhập bột mỳ 9.340 32.690.000 734 05/10 Xuất cho PX I 4.430 15.505.000 840 27/10 Nhập bột mỳ thừa 30 105.000 Công phát sinh trong tháng 197 689.500 9.370 32.795.000 4.430 15.505.000 - - Số tồn cuối tháng 5.137 17.979.500 Hà Nội, ngày 31 tháng 10 năm 2003 Kế toán chi tiết Kế toán trưởng Nguồn: Phòng Kế toán- Tài vụ 2.2.4. Hạch toán nguyên vật liệu thừa, thiếu sau khi kiểm kê Kiểm kê là công việc cần thiết của mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh để kiểm tra số lượng nguyên vật liệu trên thực tế có ăn khớp đứng với trên sổ sách hay không. Qua đó phát hiện ra các trường hợp hao hụt, mất mát, hư hỏng, từ đó đưa ra biện pháp xử lý kịp thời. Sau mỗi quý, thủ kho và các thành viên liên quan của Xí nghiệp tiến hành kiểm kê kho. Việc kiểm kê được diễn ra công khai và lập biên bản kiểm kê. Nếu kiểm kê thấy số lượng thực tế chênh lệch với số lượng trên sổ sách thì trước tiên kế toán phải kiểm tra lại sổ sách xem có nhầm lẫn không. Nếu có chênh lệch do ghi nhầm thì kế toán điều chỉnh lại cho phù hợp với số liệu hiện có của nguyên vật liệu theo phương pháp chữa sổ quy định. Nếu thực sự có chênh lệch không phải do ghi nhầm, thiếu thì tuỳ từng trường hợp cụ thể mà xử lý. Khi kiểm kê kho, Xí nghiệp có một ban kiểm kê đại diện cho các bộ phận liên quan. Căn cứ vào báo cáo kết qủa kiểm kê, lập biên bảng kiểm kê (xem bảng 2.10) Ví dụ 1: Trường hợp phát hiện thiếu khi kiểm kê, đánh giá lại tài sản Trong tháng 10, tiến hành kiểm kê, phát hiện thiếu 5 kg đường Quảng Ngãi, đơn giá 6000đ/kg, ở tổ sản xuất của chị Dậu (thuộc phân xưởng 1), kế toán ghi: Nợ TK 1381 30.000đ Có TK 1521 30.000đ Lập biên bản xử lý vật liệu hao hụt, sau khi biết được 1 thành viên trong tổ đã lấy trộm, thành viên đó phải bồi thường bằng tiền mặt. Nợ TK 111 30.000đ Có TK 1381 30.000đ Ví dụ 2: Ngày 30/10/2003 Xí nghiệp tiến hành kiểm kê phát hiện thừa 2 lít nước hoa bưởi loại I, trị giá là 300.000 đ, chưa tìm ra nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 1522 300.000đ Có TK 3381 300.000đ Bảng 2.10 Xí nghiệp bánh - Mứt - kẹo hà nội Biên bản kiểm kê vật tư Tháng10/ 2003 Kho: AXN STT Danh mục vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Tồn sổ sách Tồn thực tế Đánh giá Thừa Thiếu Ghi chú SL TT SL TT Tốt Kém SL TT SL TT 1 Đường Quảng Ngãi Kg 6.000 1.175 7.050.000 1.170 7.020.000 T 5 30.000 2 Nước hoa bưởi loại I lít 150.000 12 1.800.000 14 2.100.000 T 2 300.000 Cộng 8.850.000 9.120.000 300.000 30.000 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài vụ Bảng 2.11 Xí nghiệp bánh - Mứt - kẹo hà nội Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu,CCDC Tháng 10 Năm 2003 Tài khoản: 152 Kho : AXN (ĐVT:đồng) STT Diễn giải Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Ghi chú Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 Vani liên doanh Kg 45 5.400.000 63 7.560.000 70 8.400.000 38 4.560.000 2 Bột khảo Kg 42,10 4.841.500 78 8.970.000 70 8.050.000 50,10 5.761.500 3 Bột nở Kg 26 78.000 120 360.000 102 306.000 44 13.000 4 Đường Biên Hoà Kg - - 30 204.000 24 163.200 6 40.800 5 Đường Quảng Ngãi Kg 1.100 6.600.000 180 1.080.000 110 660.000 1.170 7.030.000 6 Bột mỳ Kg 197 689.500 9.370 32.795.000 4.430 15.505.000 5.137 17.979.500 7 Trứng gà Quả - - 1.000 700.000 800 560.000 200 140.000 8 Nước hoa bưởi Lít 9 1.350.000 17 2.250.000 12 1.800.000 14 2.100.000 9 Túi bóng to Cái 220 110.000 - - 180 90.000 40 20.000 10 Găng tay Đôi - - 120 330.000 120 330.000 - - 11 Chổi đót Cái - - 10 42.000 10 42.000 - - ……………… Cộng - 60.416.000 - 177.656.000 - 132.926.000 - 105.146.000 Hà Nội, ngày 31 tháng 10 năm 2003 Kế toán chi tiết Kế toán trưởng Giám đốc Ghi chú: Xí nghiệp sử dụng bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho cho cả nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (Túi bóng to, găng tay, chổi đó…), vì vậy rất khó theo dõi đối chiếu. Phần này sẽ được kiến nghị ở chương 3. Tổng nhập trong kỳ = Tổng mua trong kỳ + Kiểm kê thừa Tổng xuất trong kỳ = Tổng xuất dùng cho sản xuất trong kỳ + Kiểm kê thiếu 2.2.5. Kế toán tổng hợp nhập, xuất nguyên vật liệu ă Tài khoản kế toán đơn vị sử dụng Hiện nay, Xí nhiệp đang sử dụng các tài khoản sau: TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này được Xí nghiệp mở thành 03 tài khoản cấp hai: TK 1521 : Nguyên vật liệu chính TK 1522 : Nguyên vật liệu phụ, công cụ dụng cụ TK 1523 : Nhiên liệu Do tại xí nghiệp sử dụng phương pháp mua hàng là nhập xong mới thanh toán tiền, không chuyển trước tiền nên không sử dụng TK 151. ă Trình tự kế toán tổng hợp nhập - xuất nguyên vật liệu được thực hiện như sau: Tại Xí nghiệp, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân bổ trong bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. Tiếp đó, kế toán lấy kết quả của bảng phân bổ ghi vào bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái. Bảng 2.12 Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 10 năm 2003 Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội STT Ghi có các tài khoản Ghi nợ các tài khoản Tài khoản 152 Tài khoản 153 Thực tế Thực tế 1 Tài khoản 621- Chi phí NVL trực tiếp 131.303.000 Phân xưởng I 71.382.800 Phân xưởng II 59.920.200 2 Tài khoản 627- Chi phí sản xuất chung 1.033.000 Phân xưởng I 600.000 Phân xưởng II 433.000 3 Tài khoản 154- Chi phí sxkd dở dang 560.000 4 Tài khoản 641- Chi phí bán hàng 5 Tài khoản 642- Chi phí quản lý DN 6 Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán Cộng 132.896.000 Ngày 6 tháng 11 năm 2003 Kế toán ghi số Kế toán trưởng Ghi chú: Xí nghiệp đã tập hợp cả chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và đưa tất cả vào TK 152, như vậy sẽ rất khó theo dõi và sai quy định. Phần này sẽ được kiến nghị ở chương 3. Tổng xuất trong kỳ = Tổng xuất dùng cho sản xuất + Kiểm kê thiếu = 132.896.000 + 30.000 = 132.926.000 Bảng 2.13 Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ Tài khoản 152, 153 Tháng 10năm 2003 Số TT Chỉ tiêu TK 152- Nguyên liệu, vật liệu TK 153- Công cụ, dụng cụ Hạch toán Thực tế Hạch toán Thực tế I Số dư đầu tháng 60.416.000 II Số phát sinh trong tháng 177.656.000 Từ NKCT số 1 (Ghi có TK 111) 165.796.000 Từ NKCT số 2 (Ghi có TK 112) - Từ NKCT số 5 (Ghi có TK 331) 11.560.000 Từ NKCT số 6 (Ghi có TK 151) - Từ NKCT số 7 (Ghi có TK 152) - Từ NKCT số 10 (Ghi có TK 3381) 300.000 III Công số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng 238.072.000 IV Xuất dùng trong tháng 132.926.000 V Tồn kho cuối tháng 105.146.000 Hà Nội, ngày 05 tháng 11 năm2003 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ghi chú:Xí nghiệp đã tập hợp gộp chi phí của cả nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và đưa tất cả vào tài khoản 152, như vậy rất khó đối chiếu, theo dõi, sai quy định. Phần này sẽ được kiến nghị ở chương 3. Bảng 2.14 Xí nghiệp Bánh - Mứt- Kẹo Hà Nội Sổ cái tài khoản 152 Năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có 139.925.500 Ghi có các TK, đối ứng nợ với TK 152 Tháng1 … Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 TK 111 165.796.000 TK 331 11.560.000 TK 3381 300.000 Cộng phát sinh nợ 57.689.000 …. 83.569.000 177.656.000 …… ……… Tổng phát sinh có 67.590.000 ….. 125.964.000 132.926.000 …….. ……… Số dư cuối tháng 130.024.500 60.416.000 105.146.000 …….. ……… Ghi chú: Do Xí nghiệp đã tập hợp chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và đưa tất cả vào TK 152, làm cho chi phí cho nguyên vật liệu tăng lên, như vậy là sai. Phần này sẽ được kiến nghị ở chương 3. Trên đây là khái quát chung về sự hình thành, phát triển, bộ máy quản lý, bộ máy kế toán của Xí nghiệp, chức năng, nhiệm vụ và công tác kế toán nguyên vật liệu của Xí nghiệp. Xí nghiệp đã tổ chức bộ máy hoạt động và tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung phù hợp với quy mô, đặc điểm và yêu cầu quản lý của Xí nghiệp. Tất cả các công việc như kiểm tra chứng từ gốc, định khoản kế toán, ghi sổ chi tiết, hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất, lập báo cáo đều tập trung ở phòng kế toán - tài vụ của Xí nghiệp. Xí nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp thẻ song song để phản ánh tình hình biến động của nguyên vật liệu trong tháng. Phương pháp này dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra. Xí nghiệp đang áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ, có hai nhật ký chứng từ mà Xí nghiệp chủ yếu sử dụng là Nhật ký chứng từ số 1 và số 5, ngoài ra Xí nghiệp còn sử dụng Nhật ký chứng từ số 7, 10 và các sổ chi tiết TK 331…Trên cơ sở số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ số 1, 5, NKCT khác, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, sổ kế toán chi tiết TK 152, TK 331, sau đó kế toán ghi trực tiếp vào sổ cái TK 152. Tuy nhiên bên cạnh đó Xí nghiệp vẫn còn có nhược điểm mà cần phải khắc phục, cần phải nâng cao công tác kế toán và công tác quản lý để đưa Xí nghiệp ngày càng vững mạnh, phát triển. Đến chương III, em xin mạnh dạn đóng góp một số ý kiến của em để khắc phục những nhược điểm, những tồn tại của Xí nghiệp, dựa trên kiến thức đã được học ở trường và sau một thời gian thực tập thực tế ở Xí nghiệp. Chương 3: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội Trong chương 2, bài viết đã trình bày về thực trạng công tác kế toán tại Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội. Qua đó chúng ta thấy được mặt tốt và cả những mặt còn tồn tại trong việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu của Xí nghiệp. Nội dung chủ yếu trong chương 3 sau đây là một vài nhận xét chung về tổ chức bộ máy quản lý, hoạt động sản xuất kinh doanh, đánh giá về tình hình thực hiện công tác hạch toán kế toán và một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội. 3.1. Đánh giá chung về Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội Tiền thân là một Xí nghiệp hợp doanh ra đời cách đây gần 42 năm, được bao cấp hoàn toàn. Sản phẩm của Xí nghiệp chủ yếu là để phân phối cho đối tượng là cán bộ công nhân viên Nhà nước. Xí nghiệp hoàn toàn không phải lo đầu ra. Nhưng lợi nhuận hầu như không có, đời sống của cán bộ công nhân viên khó khăn. Khi Nhà nước xoá bỏ chế độ bao cấp, chuyển sang cơ chế thị trường, có sự điều tiết của Nhà nước, các doanh nghiệp sản xuất nói chung và Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội nói riêng phải tự mình quyết định mọi hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho phù hợp với điều kiện, quy mô của mình và có hiệu quả cao nhất. Để có thể đứng vững và ngày càng phát triển, Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội đã buộc phải tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức sản xuất sao cho hợp lý và đạt hiệu quả nhất trong điều kiện, vốn liếng, nhân tài vật lực hiện có. Khi nền kinh tế thị trường mở cửa, Xí nghiệp không những gặp phải sự cạnh tranh của các doanh nghiệp sản xuất khác mà còn gặp nhiều khó khăn về máy móc, thiết bị, thông tin liên lạc lạc hậu, thị trường tiêu thụ không được mở rộng, việc tiêu thụ sản phẩm chủ yếu cho khách hàng quen thuộc như cửa hàng Bách hoá Hà Nội và các tỉnh từ Lạng Sơn đến Thanh Hoá. Bên cạnh đó, sản phẩm của Xí nghiệp lại kém đa dạng, phong phú, nạn làm hàng giả, hàng kém phẩm chất tràn lan khắp trong nước. Nhưng vượt qua những trở ngại đó, Xí nghiệp đã phát huy được thế mạnh của mình, thể hiện ở mạng lưới cung cấp phân phối hàng hoá, dịch vụ uy tín ngày càng cao, mối quan hệ các bạn hàng ngày càng tốt đẹp, tạo lòng tin cho người tiêu dùng.Thành tựu lớn nhất mà Xí nghiệp đạt được trong những năm gần đây là được nhận chứng chỉ ISO 9002, sản phẩm của Xí nghiệp liên tục được được bình chọn hàng Việt Nam chất lượng cao. Những năm gần đây, do Xí nghiệp liên tục thay đổi mẫu mã cũng như nâng cao thiết bị sản xuất, sản phẩm của Xí nghiệp đã được các nước bạn như: Đức, Tiệp, Nga… tin dùng. Đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện hơn. Trong những năm tới, Xí nghiệp đã đề ra các mục tiêu cụ thể để phấn đấu. Cụ thể là: để nâng cao vị thế cạnh tranh, Xí nghiệp thực hiện các chiến lược kinh doanh với chi phí thấp nhất, đề ra các khẩu hiệu kinh doanh trong toàn Xí nghiệp. Và để bắt kịp với xu thế phát triển chung của nền kinh tế, Xí nghiệp đang dần dần trẻ hoá đội ngũ cán bộ, đầu tư thêm trang thiết bị mới, xây dựng thêm cơ sở hạ tầng, nâng cao trình độ nghiệp vụ và tay nghề cho cán bộ công nhân viên, làm cho sản phẩm của Xí nghiệp thêm đa dạng phong phú, đồng thời nâng cao uy tín và danh tiếng cho Xí nghiệp. Vào thời điểm này, Xí nghiệp đã hoàn thành kế hoạch sản xuất bánh, kẹo (đặc biệt là các loại bánh dẻo, bánh nướng ) để phục vụ cho dịp Tết Trung Thu sắp tới. Hiện nay, Xí nghiệp đang tập trung chuyển sang sản xuất bánh, kẹo để phục vụ cho dịp Tết Nguyên Đán. Cùng với sự đổi mới cơ cấu của nền kinh tế, bộ máy quản lý cũng như bộ máy kế toán của Xí nghiệp đã được tổ chức hợp lý, hoạt động khoa học. Đội ngũ cán bộ có trình độ, năng lực chuyên môn cao, được chia thành 06 phòng ban. Việc phân chia các phòng ban với các chức năng, nhiệm vụ cụ thể như vậy là phù hợp với mục đích và yêu cầu hoạt động của Xí nghiệp, nó có thể đảm bảo cung cấp các thông tin cần thiết theo yêu cầu của giám đốc một cách kịp thời. 3.2. Những ưu điểm, tồn tại trong công tác kế toán tại Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội 3.2.1. Ưu điểm à Về tổ chức bộ máy kế toán hBộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức tập trung, phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, tài chính của đơn vị, phù hợp với trình độ và khả năng của từng cán bộ kế toán. Đội ngũ nhân viên kế toán trình độ cao, nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình, yêu nghề, tiếp thu kịp thời chế độ kế toán mới và vận dụng một cách linh hoạt, tác phong làm việc khoa học, có tinh thần đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc. hHệ thống chứng từ, phương pháp hạch toán và hình thức sổ kế toán Để hạch toán trung thực tình hình quản lý vật liệu, Xí nghiệp đã sử dụng đầy đủ những chứng từ liên quan, thực hiện tốt các thủ tục về nhập kho, xuất kho, nhờ vậy đã giúp cho việc theo dõi vật liệu được cụ thể. Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Do vậy tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu được phản ánh kịp thời, thường xuyên, giúp cho nhà quản lý có được thông tin nhanh, kịp thời, chính xác. Và tại bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán, ta cũng có thể xác định được vật tư tồn kho. Hiện nay, Xí nghiệp đang áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Đây là hình thức có nhiều ưu điểm trong điều kiện chưa cơ giới hoá được công tác kế toán. Hình thức này thể hiện sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, bảo đảm các công việc kế toán được tiến hành song song và việc kiểm tra số lượng được thường xuyên, kịp thời, phục vụ yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu chính xác và tính ràng buộc giữa các bộ phận kế toán với nhau, tạo điều kiện cho các phần việc kế toán đựoc tiến hành đồng đều. à Về công tác hạch toán nguyên vật liệu - Việc theo dõi nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu cũng như công tác hạch toán nguyên vật liệu nói chung được một nhân viên kế toán đảm nhiệm, do vậy việc đối chiếu tính toán lượng nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn cũng như giá nguyên vật liệu được theo dõi khá chặt chẽ, sát sao, chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu. - Công tác tính giá vật liệu xuất dùng: hiện nay, Xí nghiệp đang sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho rất thuận tiện, phù hợp với đặc điểm, quy mô của Xí nghiệp, phù hợp với sự biến động giá cả của thị trường.Vì Xí nghiệp sản xuất theo thời vụ, nguyên vật liệu của Xí nghiệp phần lớn là các hàng nông sản thực phẩm, không bảo quản lâu được, nguyên vật liệu đa dạng, phong phú nên việc áp dụng giá thực tế đích danh là thích hợp. Phương pháp này giúp cho Xí nghiệp theo dõi được chính xác giá trị của từng loại vật liệu, do vậy việc quản lý vật liệu cũng chính xác hơn. - Xí nghiệp hiện nay đã xây dựng và thực hiện tương đối tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. Mặc dù khối lượng nguyên vật liệu lớn, lại đa dạng về chủng loại, quy cách nhưng Xí nghiệp luôn đáp ứng đầy đủ kịp thời cho sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất vì thiếu vật tư. Phòng kế toán Xí nghiệp mà trực tiếp là kế toán vật tư đã theo dõi sát sao công tác thu mua vật tư, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời đóng góp trách nhiệm trong việc tham mưu, tư vấn về mặt chuyên môn, kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu ở Xí nghiệp. Đây là sự cố gắng nỗ lực, với tinh thần trách nhiệm cao của cán bộ kế toán vật tư nói riêng và các cán bộ phòng ban nói chung của Xí nghiệp. - Công tác dự trữ, bảo quản vật tư cũng được Xí nghiệp triển khai thực hiện hiệu quả. Xí nghiệp đã thực hiện tốt kế hoạch thu mua đồng thời xác định khối lượng vật liệu dự trữ luôn được Xí nghiệp thực hiện một cách hợp lý, không gây nên ứ đọng vốn. Nguyên vật liệu được bảo quản trong một hệ thống kho tàng được xây dựng và trang bị đảm bảo phù hợp với đặc tính lý hoá của các loại nguyên vật liệu của Xí nghiệp. Do đó, vật tư luôn đáp ứng không chỉ về mặt số lượng mà cả về mặt chất lượng, phục vụ hữu hiệu cho yêu cầu sản xuất sản phẩm. 3.2.2. Nhược điểm Nhìn chung, việc tổ chức công tác kế toán vật liệu ở Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội đựơc thực hiện khá hiệu quả, đảm bảo việc theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu được thường xuyên. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên vẫn còn những vấn đề còn tồn đọng cần được hoàn thiện sau: X Một là: Hiện nay, Xí nghiệp chỉ mở 1 tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” để theo dõi phản ánh chung tình hình biến động và số hiện có của toàn bộ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ sử dụng ở Xí nghiệp. Tài khoản 152 được mở thành 03 tài khoản cấp 2, trong đó công cụ dụng cụ được theo dõi ở tài 1522 (Vật liệu phụ, công cụ dụng cụ). Việc ghi chép phản ánh như vậy là chưa đúng với nguyên tắc và chế độ kế toán mà Nhà nước đã ban hành, đồng thời làm cho việc theo dõi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trở nên phức tạp và thiếu khoa học. Riêng vật liệu đã có nhiều chủng loại, quy cách khác nhau, thêm vào đó công cụ dụng cụ lại theo dõi chung, không được phân chia sắp xếp theo một tiêu thức nào, đã gây khó khăn cho công tác kế toán cũng như yêu cầu quản trị của Xí nghiệp về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. X Hai là: - Trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, Xí nghiệp hạch toán chung cả nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Do đó, việc theo dõi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ rất khó khăn, không khoa học. Nếu cần biết chính xác hiện tại giá trị của nguyên vật liệu hay công cụ dụng cụ thì kế toán phải tính tổng của công cụ dụng cụ hay nguyên vật liệu, sau đó lấy tổng của cả nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ trừ đi tổng của công cụ dụng cụ hay nguyên vật liệu đó, như vậy rất phức tạp và mất nhiều thời gian, không thể không tránh khỏi những sai sót. - Mẫu bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và bảng kê số 3 của Xí nghiệp lập theo đúng quy định của bộ Tài chính, nhưng Xí nghiêp không tách riêng chi phí cho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ riêng. Tất cả chi phí đều hạch toán trên tài khoản 152, như vậy là không chính xác và khiến người sử dụng thông tin này hiểu nhầm. Vì vậy, Xí nghiệp nên hạch toán riêng chi phí phân bổ cho nguyên vật liệu trên TK 152 riêng và cho công cụ dụng cụ trên TK 153 riêng. - Sổ cái TK 152 là phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất, nhập, tồn theo từng tháng và cả năm, không bao hàm cả công cụ dụng cụ. Nhưng Xí nghiệp lại đưa toàn bộ cả nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ vào sổ cái TK 152. Điều đó đã làm cho thông tin sai lệch, số liệu thực của nguyên vật liệu không chính xác, sai nguyên tắc kế toán. Do vậy, Xí nghiệp nên lập riêng sổ cái TK 152 và sổ cái TK 153. X Ba là : Là một Xí nghiệp chuyên sản xuất các loại bánh, kẹo khác nhau, do đó cần có nhiều loại vật liệu khác nhau, sự biến động của các loại vật liệu này cũng tương đối phức tạp theo chủng loại, quy cách. Nhưng Xí nghiệp lại không lập sổ danh điểm vật liệu, do đó việc ghi chép, theo dõi vật liệu còn hạn chế . X Bốn là: Xí nghiệp không xây dựng cụ thể, chi tiết định mức vật tư cho từng loại sản phẩm, do vậy việc sử dụng nguyên vật liệu thường hay bị lãng phí, chi phí sản xuất tăng. Công tác quản lý nguyên vật liệu cũng kém hiệu quả, thường gây ra những mất mát, hao hụt trong quá trình sản xuất. X Năm là: Về sổ chi tiết: Xí nghiệp sử dụng mẫu sổ chi tiết không theo quy định của Bộ Tài chính. Trong mẫu không có cột đơn giá. Điều này gây khó khăn trong việc theo dõi giá nhập, xuất thực tế nguyên vật liệu và đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán, đặc biệt là trong phương pháp tính giá thực tế đích danh. 3.3. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội Qua thời gian thực tập, dựa trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp với việc tìm hiểu nghiên cứu thực trạng công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội, để không ngừng hoàn thiện phát huy vai trò của công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu, em xin mạnh dạn đóng góp một số ý kiến sau: * ý kiến thứ nhất: Về tài khoản kế toán và việc phân loại công cụ dụng cụ Hiện nay, Xí nghiệp đang theo dõi chung toàn bộ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ vào một tài khoản 152, như vậy vừa không đúng về mặt nguyên tắc mà công tác quản lý, theo dõi vật tư trở nên phức tạp. Theo em, Xí nghiệp nên mở thêm tài khoản 153 “Công cụ, dụng cụ” để theo dõi số hiện có về tình hình biến động công cụ dụng cụ trong Xí nghiệp, khi đó tài khoản 1522 chỉ còn theo dõi riêng về vật liệu phụ, tránh rắc rối phức tạp. Khi Xí nghiệp mở thêm tài khoản 153 thì cần mở chi tiết đến các tài khoản cấp 2 như sau: TK 1531: Bao bì sản phẩm TK 1532: Quần áo bảo hộ lao động TK 1538: Công cụ, dụng cụ khác Đồng thời, Xí nghiệp cũng cần tiến hành phân loại công cụ dụng cụ dựa vào công dụng, tính năng của công cụ: + Bao bì sản phẩm: Hộp giấy đựng bánh, túi bóng to… + Quần áo bảo hộ lao động: Gồm các loại quần áo bảo hộ lao động, găng tay, khẩu trang… + Công cụ, dụng cụ khác : Gồm toàn bộ những công cụ dụng cụ không cùng nội dung với hai loại trên như : chổi đót, đinh ghim… * ý kiến thứ hai: Về bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng kê số 3 và Sổ cái tài khoản 152. Xí nghiệp lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu nhưng lại ghi cả công cụ dụng cụ như vậy sẽ không được chính xác, số liệu của tài khoản 152 sẽ tăng lên so với thực tế (vì bao gồm cả công cụ dụng cụ). Xí nghiệp nên lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn cho nguyên vật liệu riêng và cho công cụ dụng cụ riêng ( sau khi xí nghiệp đã phân loại công cụ dụng cụ và hạch toán vào tài khoản 153) Hai bảng này luôn đi kèm nhau để việc ghi chép được thuận lợi. Việc ghi tách hai bảng này giúp kế toán dễ đối chiếu, biết số hiện có của cả nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại bất kỳ thời điểm nào mà không mất nhiều thời gian (Bảng 3.1- Xem trang 69, Bảng 3.2- Xem trang 70).- Bảng 3.1 Xí nghiệp bánh - Mứt - kẹo hà nội Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu Tháng 10 Năm 2003 Tài khoản: 152 Kho : AXN (ĐVT:đồng) STT Diễn giải Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Ghi chú Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 Vani liên doanh Kg 45 5.400.000 63 7.560.000 70 8.400.000 38 4.560.000 2 Bột khảo Kg 42,10 4.841.500 78 8.970.000 70 8.050.000 50,10 5.761.500 3 Bột nở Kg 26 78.000 120 360.000 102 306.000 44 13.000 4 Đường Biên Hoà Kg - - 30 204.000 24 163.200 6 40.800 5 Đường Quảng Ngãi Kg 1.100 6.600.000 180 1.080.000 110 660.000 1.170 7.030.000 6 Bột mỳ Kg 197 689.500 9.370 32.795.000 4.430 15.505.000 5.137 17.979.500 7 Trứng gà Quả - - 1.000 700.000 800 560.000 200 140.000 8 Nước hoa bưởi Lít 9 1.350.000 17 2.250.000 12 1.800.000 14 2.100.000 . ……………… Cộng - 60.106.000 - 176.704.000 - 132.002.000 - 104.808.000 Hà Nội, ngày 31 tháng 10 năm 2003 Kế toán chi tiết Kế toán trưởng Giám đốc Bảng 3.2 Xí nghiệp bánh - Mứt - kẹo hà nội Bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn kho công cụ dụng cụ Tháng 10 Năm 2003 Tài khoản: 153 Kho : AXN (ĐVT:đồng) STT Diễn giải Đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Ghi chú Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 Túi bóng to Cái 220 110.000 - - 180 90.000 40 20.000 2 Găng tay Đôi - - 120 330.000 120 330.000 - - 3 Chổi đót Cái - - 10 42.000 10 42.000 - - ……………… Cộng - 310.000 - 952.000 - 924.000 - 338.000 Hà Nội, ngày 31 tháng 10 năm 2003 Kế toán chi tiết Kế toán trưởng Giám đốc Việc Xí nghiệp không phân loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ riêng và hạch toán tất cả trên tài khoản 152 như vậy không những làm cho số liệu ở bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn không chính xác mà cả các bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng kê số 3 và sổ cái tài khoản 152 cũng không chính xác. ở bảng phân bổ và bảng kê số 3, Xí nghiệp nên tập hợp các số liệu của công cụ dụng cụ riêng, đưa vào cột có tài khoản 153, sau đó tính tổng và đối chiếu số liệu ở bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. (Cụ thể sẽ được thể hiện ở hai bảng 3.3 - Xem trang 72 và bảng 3.4 - Xem trang 73). Như vậy, khi kế toán hạch toán riêng công cụ dụng cụ và nguyên vật liệu ra thì số liệu trong sổ cái tài khoản 152 sẽ phải được điều chỉnh lại. Số dư đầu năm 2003 được giữ nguyên, kế toán bóc tách số liệu của công cụ dụng cụ ở tài khoản 152, đưa sang tài khoản 153 và lập sổ cái tài khoản 153. Số liệu ở sổ cái tài khoản 152 sẽ được điều chỉnh bắt đầu từ tháng1 năm 2003, cụ thể sẽ được thể hiện ở bảng 3.5 - Xem trang 74. Việc hạch toán riêng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, lập các bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn, bảng phân bổ, bảng kê số 3 cho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ riêng và luôn kẹp cùng một tập, sẽ làm cho công việc kiểm soát nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất, nhập tồn chặt chẽ, chính xác, khoa học, và dễ đối chiếu theo dõi hơn. Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 10 năm 2003 Bảng 3.3 Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội STT Ghi có các tài khoản Ghi nợ các tài khoản Tài khoản 152 Tài khoản 153 Thực tế Thực tế 1 Tài khoản 621- Chi phí NVL trực tiếp 131.303.000 Phân xưởng I 71.382.800 Phân xưởng II 59.920.200 2 Tài khoản 627- Chi phí sản xuất chung 109.000 924.000 Phân xưởng I 60.000 540.000 Phân xưởng II 49.000 384.000 3 Tài khoản 154- Chi phí sxkd dở dang 560.000 4 Tài khoản 641- Chi phí bán hàng 5 Tài khoản 642- Chi phí quản lý DN 6 Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán Cộng 131.972.000 924.000 Ngày 6 tháng 11 năm 2003 Kế toán ghi số Kế toán trưởng Bảng 3.4 Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ Tài khoản 152, 153 Tháng 10năm 2003 Số TT Chỉ tiêu TK 152- Nguyên liệu, vật liệu TK 153- Công cụ, dụng cụ Hạch toán Thực tế Hạch toán Thực tế I Số dư đầu tháng 60.106.000 310.000 II Số phát sinh trong tháng 176.704.000 952.000 Từ NKCT số 1 (Ghi có TK 111) 164.844.000 952.000 Từ NKCT số 2 (Ghi có TK 112) - Từ NKCT số 5 (Ghi có TK 331) 11.560.000 Từ NKCT số 6 (Ghi có TK 151) - Từ NKCT số 7 (Ghi có TK 152) - Từ NKCT số 10 (Ghi có TK 3381) 300.000 III Công số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng 236.810.000 1.262.000 IV Xuất dùng trong tháng 132.002.000 924.000 V Tồn kho cuối tháng 104.808.000 338.000 Hà Nội, ngày 05 tháng 11 năm2003 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Bảng 3.5 Xí nghiệp Bánh – Mứt- Kẹo Hà Nội Sổ cái tài khoản 152 Năm 2003 Số dư đầu năm Nợ Có 139.925.500 Ghi có các TK, đối ứng nợ với TK 152 Tháng1 … Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 TK 111 164.844.000 TK 331 11.560.000 TK 3381 300.000 Cộng phát sinh nợ 56.369.000 …. 80.029.000 176.704.000 …… ……… Tổng phát sinh có 66.605.000 ….. 120.100.000 132.002.000 …….. ……… Số dư cuối tháng 129.689.500 60.106.000 104.808.000 …….. ……… * ý kiến thứ ba:Xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn Xí nghiệp Hiện nay, khối lượng nguyên vật liệu Xí nghiệp sử dụng nhất nhiều, lại phong phú, đa dạng về chủng loại, quy cách. Bởi vậy trên cở sở phân loại nguyên vật liệu và để tránh nhầm lẫn, thiếu sót, Xí nghiệp nên lập hệ thống danh điểm vật liệu. Đây là sổ tập hợp toàn bộ số vật liệu đã và đang sử dụng của Xí nghiệp. Sổ danh điểm vật liệu theo dõi cho từng nhóm, loại vật liệu một cách chặt chẽ, giúp cho công tác hạch toán được thực hiện tốt và dễ dàng. Trong sổ danh điểm vật liệu, mỗi loại, mỗi nhóm được quy định một mã riêng, sắp xếp một cách trật tự thuận tiện cho việc tìm kiếm. Mỗi loại vật liệu có thể lập riêng một quyển số. Mỗi mã vật liệu bao gồm 8 số: Ba số đầu là số tài khoản, số thứ 4 là nhóm chủng loại nguyên vật liệu 2 số tiếp theo ứng với mỗi nhóm vật liệu 2 số cuối ứng với quy cách vật liệu trong mỗi nhóm Sổ danh điểm vật liệu của loại nguyên vật liệu chính có thể được lập như bảng 3.6 - Xem trang 76: Bảng 3.6 Xí nghiệp bánh - Mứt - kẹo Hà Nội Sổ danh điểm vật liệu Loại: Nguyên vật liệu Ký hiệu:152 Ký hiệu Tên, nhãn hiệu quy cách vật tư Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm vật liệu 1521- 01 Đường 1521- 01- 01 Đường Biên Hoà Kg 1521- 01- 02 Đường Lam Sơn Kg 1521- 01- 03 Đường Quảng Ngãi Kg 1521- 01- 04 Đường tinh luyện Kg …. 1521 - 02 Bột 1521- 02- 01 Bột dẻo Kg 1521- 02- 02 Bột khảo Kg 1521- 02- 03 Bột nở Kg 1521- 02- 04 Bột trứng Kg ….. 1522 - 01 Thịt gà 1522- 01 - 01 Thịt gà lọc xương Kg 1522- 01 - 02 Thịt gà quay Kg 1522- 01 - 03 Thịt gà thái ướp chưa xào Kg 1522- 01 - 04 Thịt gà thái ướp xào Kg ….. * ý kiến thứ tư: Lập định mức sử dụng nguyên vật liệu Do Xí nghiệp sản xuất theo thời vụ, vào các dịp Tết Trung Thu, Tết Nguyên Đán nên việc nhập, xuất nguyên vật liệu thường diễn ra với khối lượng lớn. Vì vậy, Xí nghiệp cần phải lập định mức sử dụng vật liệu. Nó giúp cho lượng tồn kho nguyên vật liệu không quá nhiều khi hết thời vụ, gây ứ đọng vốn trong sản xuất và cũng không quá ít dẫn đến thiếu khi đang sản xuất.Việc lập định mức sử dụng vật liệu giúp cho việc hạch toán và phân tích tình hình sử dụng vật liệu với cuối kỳ, thấy được sự ảnh hưởng của việc tiêu hao thực tế vật liệu đến giá của từng loại sản phẩm như thế nào với định mức đã lập ra, từ đó xác định các nguyên nhân nhằm tìm ra các biện pháp tốt nhất, tiết kiệm nhất. Để xác định được định mức vật liệu phù hợp với yêu cầu thì đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa bộ phận kế hoạch, cung tiêu, tài vụ và bộ phận sản xuất. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong kỳ và thực tế công tác thu mua cua từng loại nguyên vật liệu để xác định định mức hợp lý nhất. Định mức này không cố định mà thay đổi theo từng kỳ sản xuất. Và điểm quan trọng là kế hoạch thu mua vật tư phải cân đối với kế hoạch thu mua theo định mức do phòng kế toán đặt ra. Nếu bộ phận nào làm mất mát thiếu hụt thì bộ phận đó phải chịu trách nhiệm bồi thường. Điều đó sẽ hạn chế được các tiêu cực trong sản xuất. * ý kiến thứ năm: Xí nghiệp nên lập lại sổ chi tiết nguyên vật liệu Theo em Xí nghiệp nên mở lại sổ chi tiết theo mẫu của bộ tài chính quy định có thêm cột đơn giá để thuận tiện cho việc theo dõi sự biến động về giá cả nguyên vật liệu trên thị trường, phục vụ công tác tính giá nguyên vật liệu xuất kho thuận lợi và từ đó có ý kiến cho phòng vật tư trong khâu tổ chức thu mua và dự trữ nguyên vật liệu. Sổ chi tiết của các loại nguyên vật liệu có thể được lập như bảng 3.7- Xem trang 78 Bảng 3.7 Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội Sổ chi tiết nguyên vật liệu Tháng 10 Năm 2003 Tài khoản: 152- Chi tiết TK 1521 Tên quy cách vật liệu: Bột mỳ Đơn vị tính: Kg (ĐVT:đồng) Chứng từ Diễn giải Đơn giá Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Ghi chú Số Ngày Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số tồn đầu tháng 3.500 197 689.500 824 03/10 Nhập bột mỳ 3.500 9.340 32.690.000 734 05/10 Xuất cho PX I 3.500 4.430 15.505.000 840 27/10 Nhập bột mỳ thừa 3.500 30 105.000 Công phát sinh trong tháng 197 689.500 9.370 32.795.000 4.430 15.505.000 - - Số tồn cuối tháng 5.137 17.979.500 Hà Nội, ngày 31 tháng 10 năm 2003 Kế toán chi tiết Kế toán trưởng Nguồn: Phòng Kế toán- Tài vụ Kết luận Thông qua việc nghiên cứu tình hình thực tế tại Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội, em thấy rõ tầm quan trọng của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Các doanh nghiệp có thể thành công hay thất bại tuỳ thuộc vào nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó hạch toán nguyên vật liệu là nguyên nhân chủ yếu. Vì vậy, các doanh nghiệp phải biết kết hợp các yếu tố đầu vào, đảm bảo chất lượng đầu ra và cân đối thu chi một cách hợp lý. Qua quá trình học tập tại trường và thực tập tại Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội, em nhận thấy được việc trau dồi kiến thức lý luận cơ bản trong những năm học là rất quan trọng, vì nó là nền tảng để tiếp thu thực tế. Tại Xí nghiệp, em đã có điều kiện tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất bánh, kẹo. Cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy, cô giáo và sự giúp đỡ của các bác, các cô tại phòng Kế toán - Tài vụ của Xí nghiệp em đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp mang tên “ Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội ”. Song do khả năng hạn chế của bản thân nên bài luận văn này không tránh khỏi những sai sót. Em kính mong sự thông cảm và góp ý kiến của các thầy các cô và bạn bè để luận văn của em được hoàn thiện hơn. Qua đây em xin chân thành cám ơn cô giáo - Thạc sĩ Nguyễn Thanh Huyền đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Đồng thời, em xin chân thành cám ơn các bác, các cô tại phòng Kế toán - Tài vụ của Xí nghiệp Bánh - Mứt - Kẹo Hà Nội đã hướng dẫn và giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp.  Mục lục Trang Danh mục các bảng Trang Bảng 1.1: Mẫu thẻ kho 11 Bảng 1.2: Sổ chi tiết vật liệu 12 Bảng 1.3: Sổ số dư hàng tồn kho 13 Bảng 1.4: Sổ đối chiếu luân chuyển 15 Bảng 2.1: Một số chỉ tiêu phản ánh sự phát triển của Xí nghiệp 35 Bảng 2.2: Hoá đơn giá trị gia tăng 43 Bảng 2.3: Biên bản kiểm nghiệm vật tư 44 Bảng 2.4: Phiếu nhập kho số 824 45 Bảng 2.5: Phiếu nhập kho số 840 47 Bảng 2.6: Lệnh xuất kho nguyên vật liệu 49 Bảng 2.7: Phiếu xuất kho số 734 50 Bảng 2.8: Thẻ kho 53 Bảng 2.9: Sổ chi tiết nguyên vật liệu 54 Bảng 2.10: Biên bản kiểm kê vật tư 56 Bảng 2.11: Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu, CCDC 57 Bảng 2.12: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 59 Bảng 2.13: Bảng kê số 3 60 Bảng 2.14: Sổ cái tài khoản 152 61 Danh mục các sơ đồ Trang Sơ đồ 1: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song 12 Sơ đồ 2: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư 14 Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 15 Sơ đồ 4: Sơ đồ kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên 23 Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán tổng hợp theo phương pháp kiêm kê định kỳ 28 Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái 29 Sơ đồ 7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 30 Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 31 Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ 32 Sơ đồ 10: Sơ đồ bộ máy quản lý của Xí nghiệp 37 Sơ đồ 11: Sơ đồ bộ máy kế toán của Xí nghiệp 39 Sơ đồ 12: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ 39 Danh mục các thuật ngữ viết tắt Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ CNV Công nhân viên CK Chiết khấu CCDC Công cụ, dụng cụ GTGT Giá trị gia tăng KKĐK Kiểm kê định kỳ KKTX Kê khai thường xuyên NVL Nguyên vật liệu TSCĐ Tài sản cố định TK Tài khoản TT Thành tiền SL Số lượng SDCK Số dư cuối kỳ SDĐK Số dư đầu kỳ Sxkd Sản xuất kinh doanh VNĐ Việt Nam Đồng Danh mục các tài liệu tham khảo PGS. TS Nguyễn Văn Công, (2003), “ Lý thuyết thực hành kế toán tài chính”, Nhà xuất bản Tài chính. Trường đại học dân lập Thăng Long, (2001), “Kế toán doanh nghiệp sản xuất” Trường đại học kinh tế quốc dân Hà Nội, (2001), “Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp”. Chủ biên TS Đặng Thị Hoà,(2001), “Kế toán doanh nghiệp sản xuất”, Nhà xuất bản Tài chính. Thông tư số 89/ 2002/TT- BTC ngày 9 tháng 10 năm 2002