Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp vật liệu hoá chất

bộ kế toán phải cao. Sổ sách của hình thức này gồm có: Sổ nhật kí- chứng từ, sổ cái, bảng kê, bảng phân bổ, sổ chi tiết. Chương 2: Tình hình thực tế tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất elinco. 2.1. Đặc điểm tình hình chung 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Xí nghiệp vật liệu và hoá chất thuộc công ty Điện tử Tin Học Hoá Chất là một doanh nghiệp Quân Đội, thành lập theo quyết định số 515/QĐ-QP ngày 18 tháng 4 năm 1996 của bộ quốc phòng trên cơ sở xí nghiệp Vật Liệu Hóa Chất được Bộ Xây Dựng cấp giấy phép hành nghề xây dựng số 96 ngày 14 tháng 4 năm 1997 có trụ sở chính đóng tại Nghĩa Đô - Cầu Giấy -Hà Nội. Có thể khẳng định xí nghiệp hoá chất có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực nghiên cứu các vật liệu hoá chất sử dụng trong Bộ Quốc phòng và dùng trong các công trình dân sự. Hiện nay, hoá chất đang được coi là nghành công nghiệp quan trọng trên thế giới. Chính vì vậy xí nghiệp coi mục tiêu chính của mình là phát triển những thành tựu khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực hoá chất. Để thực hiện mục tiêu trên, xí nghiệp đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các đồng chí lãnh đạo Bộ Quốc Phòng, các đồng chí lãnh đạo Viện kĩ thuật quân sự và Ban Giám Đốc công ty Điện Tử Tin Học Hoá Chất. Xí nghiệp cũng không ngừng hợp tác chặt chẽ với các hàng, các công ty hoá chất nước ngoài nhằm cải tiến kỹ thuật cũng như vận dụng những thành tựu kĩ thuật tiên tiến của khoa học vào hoạt động sản xuất của xí nghiệp. Với đội ngũ cán bộ quản lí và kỹ sư có chuyên môn nghiệp vụ giỏi, sự quản lí của Ban Giám Đốc, xí nghiệp đã và đang chứng tỏ năng lực của mình trong việc ngiên cứu và áp dụng thành công vật liệu Composite phục vụ trong và ngoài quân đội. Kể từ khi thành lập đến nay, xí nghiệp đã trải qua rất nhiều khó khăn thử thách, từ khi còn là một tổ hợp nhỏ phát triển thành một xí nghiệp vững mạnh, có uy tín trong và ngoài quân đội. Với các hoạt động chính như sau: -Nghiên cứu và chế tạo vật liệu Composite sử dụng trong Bộ Quốc Phòng và các công trình dân sự. Từ vật liệu Composite xí nghiệp đã sản xuất ra nhiều mặt hàng phục vụ cho đời sống như sản xuất công tơ điện, bể nước , bồn tắm... -áp dụng các loại hoá chất đặc biệt để chống thấm, chống gỉ cho các công trình như chống thấm đài tưởng niệm các anh hùng liệt sĩ Bắc Sơn, hầm lăng chủ tịch Hồ Chí Minh, khách sạn Thắng Lợi Hà Nội, nhà máy dệt 8-3, bể nước lắng Quảng Trị... -Mạ nhúng, mạ điện phân các kết cấu thép cột điện 110KW- 220KW-500KW cho nghành điện Việt Nam. -Ngoài ra, xí nghiệp còn áp dụng thành công màng sơn chống nóng INSULTEC của úc vào các công trình xây dựng, các bể chứa xăng dầu... Cho đến nay, xí nghiệp còn có rất nhiều công trình nghiên cứu có giá trị cao, thiết thực và phù hợp với yêu cầu của xã hội. Một số chỉ tiêu chung của xí nghiệp năm 2001 được tổng hợp như sau: -Tổng vốn: 8200 triệu đồng Trong đó : +Vốn lưu động : 1200 triệu đồng +Vốn cố định : 7000 triệu đồng -Tổng số lao động : 250 người -Doanh thu : 30000 triệu đồng -Thuế thu nhập doanh nghiệp : 200 triệu đồng -Lợi nhuận : 600 triệu đồng 2.1.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ ¯Đặc điểm tổ chức sản xúât Hoà nhập cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kĩ thuật ,xí nghiệp hoá chất cũng không ngừng lớn mạnh. Hiện nay, xí nghiệp có một đội ngũ công nhân với kĩ thuật và tay nghề cao, được đào tạo để thi công các công trình tầm cỡ lớn và trên khắp mọi miền đất nước. Cơ cấu sản xuất của xí nghiệp gồm 4 đội thi công lưu động và có 3 xưởng sản xuất. Các đội thi công gồm: Một đội trưởng: là người phụ trách chung toàn đội, chịu trách nhiệm trước giám đốc về chất lượng công trình cũng như sự an toàn của các thành viên trong đội. Một đội phó: là người trợ lý cho đội trưởng, ngoài ra còn có trách nhiệm quản lí về vật tư và thành viên trong đội. Các nhóm nhân sự : Mỗi nhóm gồm khoảng từ 15-20 người (theo qui mô và tính chất công trình). Đây là những người trực tiếp thi công các công trình dưới sự chỉ đạo của đội trưởng và đội phó. Các xưởng sản xuất gồm: Một quản đốc phân xưởng: Là người phụ trách chung xưởng của mình quản lí, chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình sản xuất, chất lượng của sản phẩm cũng như tiến độ công việc. Một phó quản đốc phân xưởng: Giúp quản đốc phân xưởng quản lí về vật tư và nhân lực của xưởng. Bên cạnh đó, phó quản đốc cùng quản đốc phân xưởng lập kế hoạch về vật tư để đảm bảo vật tư cho sản xuất. Hai nhân viên kĩ thuật: Một người phụ trách vật tư cho xưởng, người còn lại chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm. Một thủ kho có trách nhiệm theo dõi quá trình nhập, xuất nguyên vật liệu. 60 công nhân trực tiếp sản xuất. Sơ đồ tổ chức sản xuất xưởng COMPOSITE Quản đốc phân xưởng Phó quản đốc phân xưởng Nhân viên kĩ thuật Tổ lắp ráp Tổ cắt Tổ sản xuất sản phẩm Tổ chế tạo khuôn mẫu ¯Đặc điểm quy trình công nghệ Quy trình công nghệ sản xuất vật liệu COMPOSITE là một quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm mới. Quy trình này được thực hiện ở Việt Nam từ cách đây 5 năm. Nắm bắt được tính năng ưu việt của vật liệu này từ năm 1996 . Trên cơ sở đó xí nghiệp đã tiến hành ngiên cứu và áp dụng thành công công nghệ sản xuất vật liệu COMPOSITE cho các công trình nhằm phục vụ cho quân đội và đân sự. Cụ thể quy trình công nghệ có thể được khái quát như sau: Bước 1: Chế tạo khuôn mẫu: Phòng kĩ thuật cung cấp các khuôn mẫu, các mẫu thiết kế được chuyển xuống xưởng và căn cứ vào đó tiến hành tạo khuôn mẫu để sản xuất sản phẩm. Bước 2: Dùng Wat 8 để lau khuôn nhằm chống dính khi sản phẩm ra khỏi khuôn. Bước 3: Phun Gelcoat tạo thành lớp bảo vệ chống tia tử ngoại, tạo mẫu và độ bóng cho sản phẩm. Bước 4: Keo sau khi cho đóng rắn được đắp cùng mát 2-3 lớp tuỳ theo độ dầy của sản phẩm, dùng chổi quét keo và con lăn, lăn lên sản phẩm để tránh tạo bọt và tách lớp sản phẩm. Bước 5: Chờ sản phẩm khô, rồi lấy ra khỏi khuôn sau đó cắt bỏ phần bavia của sản phẩm. Bước 6: Tiếp đến tiến hành lắp thử để kiểm tra sản phẩm bước đầu. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí Xí nghiệp hoá chất là xí nghiệp chuyên sản xuất, các công trình của xí nghiệp trải dài từ Bắc vào Nam. Đặc biệt các công trình tập trung ở khu vực phía nam. Vì vậy nên ngoài trụ sở chính của xí nghiệp đóng tại Hà Nội gồm Ban Giám Đốc và 3 phòng chức năng xí nghiệp, một văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh. Sơ đồ mô hình tổ chức bộ máy quản lí Ban giám đốc Xưởng mạ điện phân Xưởng mạ nhúng Xưởng CPS Văn phòng đại diện TP HCM Phòng kế toán Phòng kĩ thuật Phòng kế hoạch đội CT4 đội CT3 đội CT2 đội CT1 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận như sau: Ban Giám Đốc: Giám đốc là người phụ trách chung, điều hành các công việc của xí nghiệp. Phó giám đốc là người giúp giám đốc theo dõi tình hình cụ thể của từng bộ phận. Các bộ phận chức năng: Phòng kế hoạch có chức năng lập kế hoạch, điều độ sản xuất và theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng. Phòng kĩ thuật có chức năng quản lí kĩ thuật các công trình, lập dự toán. Phòng kế toán có chức năng tài chính , hạch toán kế toán, kiểm tra và phân tích các hoạt động kinh tế. Văn phòng đại diện là nơi trao đổi, thu thập các thông tin liên quan đến kế hoạch mà công ty giao cho. Các xưởng (CPS, mạ nhúng, mạ điện phân). Mỗi xưởng chịu trách nhiệm về từng phần việc của mình. Đảm bảo cho công hoàn thiện chiến lược sản phẩm của công ty. 2.1.4.Tình hình chung về công tác kế toán của xí nghiệp 2.1.4.1. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức tập trung tại phòng kế toán của xí nghiệp.ở xí nghiệp tổ chức bộ máy kế toán hoàn chỉnh thực hiện từ khâu thu thập chứng từ, phân loại và xử lí chứng từ đến khâu ghi sổ và lập báo cáo kế toán. 2.1.4.2.Hình thức kế toán Hiện nay, xí nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán ban hành theo quyết định số 1141 TC/CĐ kế toán ngày 1/11/1995 và quyết định số 167 của Bộ Tài Chính. Về hình thức kế toán xí nghiệp đang áp dụng hình thức Nhật kí - Sổ Cái. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của xí nghiệp vật liệu hoá chất Chứng từ gốc Sổ thẻ chi tiết Bảng tổng hợp CT gốc Bảng tổng hợp chi tiết Nhật kí- sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối kì 2.1.4.3. Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của xí nghiệp gồm 5 người Sơ đồ bộ máy kế toán Trưởng phòng KT xưởng COMPOSITE Thủ quỹ KT công trình KT xưởng mạ - Nhiệm vụ bộ máy kế toán của xí nghiệp: Hạch toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp các chi phí sản xuất, tính giá thành và lập báo cáo tài chính. - Nhiệm vụ của các thành phần : +Trưởng phòng: Phụ trách toàn bộ, là người giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn, phổ biến các chủ trương và chỉ đạo công tác chuyên môn của bộ phận kế toán. Chịu trách nhiệm với cấp trên về việc chấp hành pháp luật, thể lệ, các chế độ tài chính hiện hành. Là người kiểm tra tình hình tài chính về vốn và huy động sử dụng vốn. +Kế toán xưởng Composite, xưởng mạ, công trình: Phụ trách tình hình vật tư, nhân công và các vấn đề công nợ của bộ phận mình phụ trách. +Thủ quỹ: Là người quản lý số lượng tiền mặt tại xí nghiệp, chịu trách nhiệm thu và chi tiền mặt. 2.2. Tình hình tổ chức kế toán vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất 2.2.1. Tình hình chung về vật liệu 2.2.1.1.Đặc điểm phân loại vật liệu Do đặc điểm của xí nghiệp là hoạt động trong lĩnh vực khác nhau. Vì vậy mà vật liệu của xí nghiệp rất đa dạng và phong phú. Vật liệu chính của xí nghiệp bao gồm nhiều loại như: kẽm, chì, keo, mat, sắt, sơn chống nóng,...Vật liệu phụ: gỗ, axit, đóng rắn,... Xí nghiệp vật liệu hoá chất có địa bàn hoạt động rộng dải dọc từ Bắc vào Nam nên vật liệu của xí nghiệp chính do xí nghiệp mua và được bảo quản tại kho của xí nghiệp, tuỳ theo yêu cầu của công trình mà vật liệu chính có thể được chuyển vào văn phòng đại diện để thuận tiện cho việc thi công các công trình ở phía nam. Còn đối với vật liệu phụ thì khi nào phát sinh công trình thì bộ phận cử nhân viên đi mua cho từng công trình. Vật liệu của xí nghiệp được nhập kho theo các nguồn sau: -Nguyên vật liệu mua ngoài -Vật liệu thừa nhập kho -Phế liệu thu hồi Nguồn cung cấp vật liệu mua ngoài chủ yếu được lấy từ các đơn vị đã có mối quan hệ mua bán lâu dài với doanh nghiệp như sau: -Công ty Tân Viễn Đông -Công ty sơn Hà Nội -Công ty Hoàng Anh ...... Vật liệu của xí nghiệp mua về có thể được thanh toán bằng séc, tiền mặt hoặc ngân phiếu. 2.2.1.2. Công tác quản lý Hầu hết, vật liệu của xí nghiệp được bảo quản trong kho kín. ở xí nghiệp có hai kho chính đặt tại xưởng Compasite và tại xưởng mạ. Đối với kho đặt tại xưởng mạ, dành để các loại vật tư phục vụ xưởng mạ và các công cụ dụng cụ phục vụ công trình. Đối với kho đặt tại xưởng Composite, dành để các loại vật tư phục vụ sản xuất của xưởng. Ngoài ra khi có nhu cầu về công việc ở các tỉnh phía nam vật tư sẽ được chuyển vào kho tại văn phòng đại diện. Việc bảo quản vật tư thiết bị ở xí nghiệp được quy định nội quy đối với các kho nhằm đáp ứng việc bảo quản, phòng chống cháy nổ. 2.2.2.Đánh giá vật liệu Đánh gía vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Hiện nay ở xí nghiệp đang áp dụng giá thực tế để đánh giá vật liệu, xí nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT. 2.2.2.1. Giá thực tế vật liệu nhập kho Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá trị ghi trên hoá đơn (giá chưa có VAT). Ví dụ theo hoá đơn số 044184 ngày 23/12/2001 xí nghiệp mua của công ty Tân Viễn Đông 1540 kg keo 2502. Giá ghi trên hoá đơn là 15.454đồng/kg đây cũng chính là giá nhập của keo 2502. Trong đó, chi phí vận chuyển được tính bằng 1% giá ghi trên hoá đơn được đưa vào chi phí sản xuất chung (TK627). Trị giá thực tế của vật tư nhập lại kho được xác định bằng trị giá thực tế của chúng khi xuất kho. Ví dụ theo phiếu nhập lại kho số15 ngày 23/12/2001 nhập lại keo thừa trong ngày từ việc sản xuất làm pháo. Giá nhập của 10 kg keo là 15.454 đồng/kg. Đây cũng chính là giá xuất kho của số keo này. 2.2.2.2.Giá thực tế vật liệu xuất kho Tại xí nghiệp vật liệu hoá chất giá thực tế vật tư xuất kho được tính theo giá đích danh. Ví dụ theo phiếu xuất kho số 141 ngày 23/12/2001, xuất cho bộ phận làm láu pháo 165 kg keo 2502 giá thành một kg là 15.454 đồng/kg đây cũng là giá nhập. Giá thực tế của 100 kg là : 165 * 15.454 = 2549910 đồng 2.3. Kế toán chi tiết vật liệu Yêu cầu cần thiết của công tác quản lí vật liệu là đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng thứ, loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu xí nghiệp đã đáp ứng được yêu cầu này. Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho cho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chủng loại và giá trị. Để có thể tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và công tác kế toán chi tiết vật liệu nói riêng thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập- xuất vật liệu, chứng từ kế toán là bằng chứng sát thực, cơ sở pháp lí để ghi sổ kế toán. Tại xí nghiệp kế toán vật liệu sử dụng các chứng từ kế toán: -Phiếu nhập kho -Phiếu xuất kho -Hoá đơn bán hàng -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển vận chuyển nội bộ. 2.3.1. Các thủ tục cần thiết khi nhập, xuất kho vật liệu 2.3.1.1.Thủ tục nhập vật liệu Căn cứ vào kế hoạch đã đặt ra của nhu cầu cung ứng vật tư cho các hợp đồng sản xuất, xí nghiệp đã tổ chức mua các loại vật tư phục vụ cho nhu cầu vật tư của các hợp đồng. Căn cứ vào hoá đơn mua hàng mua về, người phụ trách vật tư lập phiếu vật tư thành 3 liên. Người phụ trách vật tư kí tên vào phiếu và chuyển cả 3 liên xuống kho làm căn cứ để thủ kho kiểm nhận vật tư. Hoá đơn của người bán được chuyển lên phòng kế toán để kế toán theo dõi và làm thủ tục thanh toán cho người bán. Căn cứ vào phiếu nhập kho của người phụ trách vật tư, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho ghi số lượng thực nhập vào phiếu và cùng người giao hàng kí tên vào cả 3 liên. Phiếu nhập sau khi có chữ kí của người giao hàng, thủ kho tiến hành gửi một liên lên phòng kế toán để theo dõi và làm căn cứ ghi sổ kế toán, một liên được thủ kho giữ lại ghi vào thẻ kho số thực nhập. Khi nhận được hoá đơn kèm theo phiếu nhập kho, kế toán định khoản bút toán như sau: Nợ TK 152 Có TK (111,112,331) Đối với vật tư nhập trả kho, bộ phận phụ trách vật tư tiến hành viết phiếu nhập như đối với vật tư mua về. Để làm thủ tục nhập kho cần phải có hoá đơn GTGT ( gọi là hoá đơn đỏ) của đơn vị bán và kiểm tra chất lượng, định kì hàng tuần thủ kho lên phòng kế toán làm hạch toán kịp thời. Ví dụ: Khách hàng -Đặng Vũ Tường mua hàng của công ty Tân Viễn Đông theo hoá đơn GTGT số 044184 ngày 29/12/2001, giá trị ghi trên hoá đơn như đối với tên hàng hoá: Keo 2502: 1540kg * 15451 + 5% * 23799160 = 24989118 đồng Mat 450 : 150kg * 22727 + 5% * 3409050 = 35795025 đồng ( 5% là thuế suất thuế GTGT) Chi phí vận chuyển bốc dỡ do công nhân chịu Trích số liệu chứng từ nhập kho vật liệu ( biểu 2, 3 ), hoá đơn giá trị gia tăng (biểu 1 ) Khi có các phiếu nhập kho, kế toán cần phải làm các thủ tục định khoản các bút toán sau : FĐối với trường hợp hàng và hoá đơn cùng về, kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133(13312) Có TK (331,111,112) Ví dụ trong trường hợp ở biểu 2, đối với sản phẩm là keo 2502 kế toán định khoản: Nợ TK 152 : 23799160 đ Nợ TK 133(13312): 23799160*5%=1189985 đ Có TK 331: 24989118 đ FĐối với trường hợp hoá đơn về, hàng chưa về thì hàng hoá cho vào tài khoản 151- Hàng mua đang đi đường. Ví dụ với sản phẩm Mat 450 thì kế toán định khoản: Nợ TK 151: 3409050 Nợ TK 133: 171452,5 Có TK 331: 3579502,5 Biểu 1 Mẫu số : 01 GTKT- LL Hoá đơn (GTGT) Liên 2( Giao cho khách hàng ) Ngày 29/12/2001 Đơn vị bán hàng: Công ty Tân Viễn Đông : Địa chỉ : Trường Chinh: Số tài khoản: Điên thoại : Mã số: Họ và tên người mua hàng : Đặng Vũ Tường Đơn vị : Xí nghiệp vật liêu hoá chất Địa chỉ : Nghĩa Đô - Cầu Giấy-HN: Số tài khoản: Hình thức thanh toán : Séc, tiền mặt MS: stt Tên hàng hoá,dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền a B c 1 2 3=1*2 Keo 2502 kg 1540 15454 23799160 Mat 450 Kg 150 22727 3409050 Mat 300 Kg 540 22727 12272580 Đóng rắn Kg 30 43636 1309080 Gelcoast trong Kg 40 35454 1418160 Styren Kg 18,2 18181 330894 Wat 8 Hộp 12 136363 1636356 Cộng tiền hàng : 44175280 Thuế suất GTGt : 5%, Tiền thuế GTGT 4417528 Tổng cộng tiền thanh toán 48592808 Số tiền viết bằng chữ : Bốn mươi tám triệu năm trăm chín mươi hai nghìn tám trăm linh tám nghìn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( ký, ghi rõ họ tên ) (ký, ghi rõ họ tên ) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 2 Đơn vị: XNVLHC phiếu nhập kho Địa chỉ:............... Ngày 23 tháng 12 năm 2001 số: 91 Nợ : Có : -Họ tên người giao hàng : Đặng Vũ Tường -Theo HĐ số 044184 ngày 29 tháng 12 năm 2001 của công ty Tân Viễn Đông.... -Nhập kho tại ; Tân Lập ( xưởng CPS ) tt Tên nhãn hiệu, quy cách , phẩm chất VT(sản phẩm, hàng hoá MS Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Keo 2502 kg 1540 15454 23799160 Mat 450 Kg 150 22727 3409050 Mat 300 Kg 54 22727 12272580 Đóng rắn Kg 30 43636 1309080 Gelcoast trong Kg 40 35454 1418160 Styren Kg 18,2 18181 330894 Wat 8 Hộp 12 136363 1636356 Cộng 44175280 Nhập ngày 29 tháng 12 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên, (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) đóng dấu) Biểu 3 Đơn vị: XNVLHC phiếu nhập kho Địa chỉ:............... Ngày 23 tháng 12 năm 2001 số: 15 Nợ : Có : -Họ tên người giao hàng : Bùi DoãnToản ( nhập lại của sản xuất lán pháo ) -Theo phiếu xuất kho số 141 ngày 23 tháng 12 năm 2001 của đồng chí Bùi Doãn Toản..................... -Nhập kho tại ; Tân Lập ( xưởng CPS ) TT Tên nhãn hiệu, quy cách , phẩm chất VT(sản phẩm, hàng hoá MS Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Keo 2502 kg 10 15454 154540 Cộng 154540 Nhập ngày 29 tháng 12 năm 2001 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên, (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) đóng dấu ) 2.3.1.2.Thủ tục xuất vật liệu Trên cơ sở tính toán kế hoạch sản xuất cũng như nhu cầu vật tư của từng bộ phận sử dụng, bộ phận phụ trách vật tư tiến hành làm phiếu xuất kho với số lượng theo yêu cầu của từng bộ phận sản xuất. Tất cả các phiếu xuất kho được đánh số thứ tự và theo dõi cho từng loại sản phẩm hoặc từng đơn đặt hàng. Phiếu xuất vật tư được giao theo yêu cầu của từng bộ phận sản xuất được lập như biểu 4 , gồm 3 liên. Trong đó một liên do thủ kho giữ, một liên do thủ quỹ giữ, liên còn lại được bộ phận vật tư lưu lại. Biểu 4 Đơn vị: XNVLHC phiếu xuất kho Địa chỉ:............... Ngày 23 tháng 12 năm 2001 số: 141 Nợ : Có : -Họ tên người nhận hàng : Bùi DoãnToản ...Địa chỉ(bộ phận)...SX...... -Lí do xuất kho: Làm lán pháo -Nhập kho tại : Tân Lập ( xưởng CPS ) TT Tên nhãn hiệu, quy cách , phẩm chất VT(sản phẩm, hàng hoá MS Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 2 3=1*2 Keo 2502 kg 165 15454 2549910 Mat 450 Kg 30 22727 681810 Gelcoast Kg 05 35454 177270 Chổi to Kg 05 4000 20000 Đóng rắn Kg 01 43636 43636 Cộng 3472626 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên, (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) đóng dấu) 2.3.2. Kế toán chi tiết vật liệu Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và bộ phận kho. Phương pháp hạch toán chi tiết được áp dụng là phương pháp ghi thẻ song song. Khái quát quá trình hạch toán chi tiết NVL theo hình thức ghi thẻ song song tại xí nghiệp hoá chất. Kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn kho NVL Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết NVL Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Ghi định kì Quan hệ đối chiếu 2.3.2.1.Tại kho Thủ kho phải bảo quản toàn vẹn số lượng, chất lượng và chủng loại của từng thứ vật liệu để sẵn sàng cấp phát cho các bộ phận. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất phát sinh thủ kho vào thẻ kho để ghi chép hàng ngày theo dõi về số lượng vật tư. Cuối tháng thủ kho tính ra số tồn trên thẻ kho của từng thứ vật liệu và chuyển lên phòng kế toán. Kế toán đối chiếu với phiếu nhập kho, xuất kho xem thủ kho đã ghi đúng chưa và kiểm tra số tồn kho.Để đảm bảo tính chính xác cuả số liệu tồn kho và số tồn trên thẻ kho. Song trên thực tế , việc kiểm tra này không thực hiện được do có nhiều loại vật tư ở kho, việc kiểm tra sẽ mất nhiều thời gian và công sức. Xí nghiệp chỉ tổng kiểm kê vào cuối năm. Mỗi thẻ kho được theo dõi riêng cho một loại vật tư thiết bị, bộ thẻ kho này kế toán quản lí và lưu giữ. Ngoài ra, thủ kho lập bảng kê nhập, xuất vật tư gửi lên cho kế toán phụ trách xưởng để kế toán theo dõi. Biểu 5 Doanh nghiệp XNVLHC thẻ kho Tên kho: Tân Lập Ngày lập thẻ: Tờ số Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá Keo 2502............... Đơn vị tính.............kg.................Mã số Chứng từ Diễn giải Số lượng Xác nhận của kế toán Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 102 211 Xuất làm khuôn cầu trượt 22 80 212 Xuất làm nhà pháo 62,5 17,5 3/12 Nhập kho Tân Viễn Đông 880 897,5 213 Xuất làm nhà pháo 105 792,5 214 Xuất làm nhà pháo 150 642,5 215 Xuất làm nhà pháo 152 490,5 .......... Nhập kho Tân Viễn Đông 1540 6361,5 141 Xuất làm lán pháo 165 6196,5 .......... Cộng 10420 5354,5 5167,5 Hàng tuần, thủ kho lập bảng kê tổng hợp nhập xuất vật tư trong tuần và số lượng vật tư tồn để bộ phận quản lí vật tư cũng như kế toán phụ trách theo dõi và có kế hoạch mua vật tư bổ sung. Bảng kê được sử dụng khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên Nhật kí- Sổ Cái được. Số liệu của chứng từ gốc được ghi vào bảng kê. Cuối tháng số liệu tổng cộng của bảng kê được chuyển vào Nhật Kí- Sổ Cái có liên quan. Bảng kê có thể mở theo vế có hoặc vế nợ của các tài khoản, có thể kết hợp phản ánh cả số dư đầu tháng ...phục vụ cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu và chuyển số dư cuối tháng. Số liệu của bảng kê không sử dụng để ghi sổ cái. Trong bảng kê nhập xuất vật tư được thực hiện trong ngày, số lượng vật tư còn lại chính là số vật tư tồn đọng trong kho sau khi xuất hoặc nhập vật tư. Từng loại vật tư được đánh giá thứ tự. Chẳng hạn như keo 2502 với số thứ tự là 1, với số lượng nhập vào 1540 kg, số tồn đọng 6361,5 kg. Bảng kê vật tư có tác dụng lớn trong việc kiểm kê hàng ngày. Tại xí nghiệp vật liệu hoá chất, bảng kê nhập, xuất vật tư được theo dõi trên bảng kê số 8 Biểu 6 Bản kê nhập, xuất vật tư trong ngày 23/12/2001(Kho Tân Lập) tt Tên vật tư đvt Nhập Tồn Xuất Tồn Keo 2502 Kg 1540 6361,5 165 6196,5 Mat 450 Kg 150 170 30 140 Mat 300 Kg 540 454 0 545 Đóng rắn Kg 30 30,5 01 29,5 Gelcoast Kg 40 145 05 140 Styren Kg 18,2 18,5 0 18,2 Wat 8 Hộp 12 13 01 12 Chổi quét keo Cái 0 44 05 39 Sau khi lập bảng kê theo dõi từng ngày, thủ kho tiến hành xắp xếp các loại chứng từ, Hàng tuần chuyển chứng từ cho phòng kế toán , cuối tháng thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu tình hình nhập- xuất - tồn kho vật tư.(Biểu 7) Biểu 7 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc bảng kê nhập - xuất -tồn vật tư Tuần từ 16 đến 23/12/2001 stt Tên vật tư đvt Dư đầu kì Nhập Xuất Tồn Keo 2502 Kg 6659,3 1540 2002,8 6156,5 Mat 420 Kg 250 150 260 140 Sắt 20*40 Cây 0 06 06 0 Màu vàng Kg 13,6 0 7,8 5,8 Gelcoast Kg 251,8 40 151,8 140 Mat 300 Kg 300 540 295 545 Wat 8 Hộp 5 12 5 12 Styren Kg 7,8 18,2 7,8 18,2 đóng rắn Kg 24,5 30 25 29,5 Chổi to Cái 25 90 76 39 ...... 2.3.2.2.Tại phòng kế toán Định kì thủ kho gửi các phiếu nhập, xuất vật tư và thẻ kho lên cho kế toán phụ trách. Kế toán mở sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất ,tồn của từng thứ vật liệu cả về số lượng và giá trị. Sổ chi tiết vật liệu được mở cho từng thứ vật liệu, mỗi loại vật liệu dược ghi trên từng tờ sổ. Ngày mở sổ là ngày đầu tiên của năm, ngày ghi sổ là ngày kế toán tập hợp được các phiếu nhập, xuất kho thường là ngày cuới mỗi tháng. Cách lập Căn cứ vào các phiếu nhập do thủ kho chuyển lên kế toán ghi số lượng nhập vào cột số lượng, còn cột giá trị kế toán NVL căn cứ vào bảng tổng hợp ghi có TK 111, ghi có TK 112, ghi có TK 131, ghi có TK 331 với các chứng từ gốc như hoá đơn bán hàng Chi phí vận chuyển để ghi số tiền theo giá nhập thực tế (bảng kê ghi có TK 111, 112 do kế toán tổng hợp đưa sang, bảng kê ghi có TK 331do kế toán theo dõi). Mỗi phiếu nhập kho được ghi thành một dòng trên sổ chi tiết NVL. Sổ chi tiết NVL được mở cho từng loại vật tư. Trên sổ chi tiết NVL, kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp ghi có TK 111, 112, 131, 331 để ghi vào cột thống kê đối ứng với cột giá trị. đòng thời ghi vào sổ chi tiét thanh toán với người bán. Trong tháng, căn cứ vào phiếu xuất kho, kết toán chi tiết vật liệu vào sổ chi tiết vật liệu ở cột lương. Đến cuối tháng, mới tính giá thực tế theo giá đích danh. Mỗi loại NVL kết toán mở mở mọt tờ chi tiết NVL riêng biệt để theo dõi sổ được mở cho cả năm. Kết toán ghi chép và phản ánh tình hình xuất --nhập tồn kho của vật tư cả về số lượng và giá trị (trích sổ chi tiết NVL - biểu 8 ) sau đó tính ra tổng số lượng xuất và số tồn kho của từng loại vật liệu rồi đối chiếu với thẻ kho. 2.4. Kế toán tổng hợp vật liệu 2.4.1. Tài khoản sử dụng . ở xí nghiệp đang sử dụng TK152 để hạch toán vật liệu . Đối với các nghiệp vụ nhập vật tư, xí nghiệp sử dụng các tài khoản liên quan: TK111--Tiền mặt TK112--Tiền gửi ngân hàng TK311--Phải trả cho người bán Đố với các nghiệp vụ xuất vật tư, xí nghiệp sử dụng các tài khoản: TK621--Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Sổ kế toán : Đối với vật liệu nhập kế toán sử dụng các sổ: Sổ chi tiết TK331--Phải trả cho người bán . Sổ tổng hợp TK152--Nguyên liệu, vật liệu . Đối với vật liệu xuất kế toán sử dụng sổ: Sổ tổng hợp TK152--Nguyên liệu, vật liệu. 2.4.2.Kế toán tổng hợp vật liệu. 2.4.2.1.Kế toán tỏng hợp nhập nguyên vật liệu. Xí nghiệp mua vật liệu chủ yếu nhận tại kho của xí nghiệp vì vậy kế toán hạch toán theo giá trị thực tế là giá ghi trên hoá đơn. Tại xí nghiệp cũng có một số ít vạt tư được xí nghiệp mua và tự thuê phương tiện vận chuyển. Chứng từ về số vật liệu chuyển này được hoàn trả sau khi vạt liệu được nhập kho rất lâu. Vì vậy kế toán không phân bổ chi phí vận chuyển này vào giá của vật liệu nhập kho mà hạch toán vào TK 627. Khi có vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152- Nguyên vật liệu ( giá chưa thuế ) Nợ TK 133- (Thuế VAT) Có TK 111, 112- Trả tiền ngay bằng tiền Có TK 331-Chưa trả tiền Ví dụ :Căn cứ vào hoá đơn số 044184 ngày 23 tháng1 2 năm 2001 và phiếu nhập kho số91 ngày 23/12/2001 , kế toán ghi : Nợ TK 152: 44175280 Nợ TK 133:4417528 Có TK 331: 48592808 Căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán và các phiếu nhập kho kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 331 (phải trả người bán) theo từng phiếu nhập của từng người bán. Sổ chi tiết TK 331 được mở với nội dung theo dõi chi tiết tình hình thanh toán với từng người bán. ở xí nghiệp các đơn vị bán được theo dõi chung trên cùng một quyển sổ. Mỗi đơn vị bán có mối quan hệ thường xuyên được theo dõi trên cùng một quyển sổ. ¯ Cơ sở số liệu và phương pháp ghi: Căn cứ vào hoá đơn chứng từ ghi số vào sổ chi tiết TK 331 các nội dung sau: Cột chứng từ ghi số và ngày của phiếu nhập kho hoặc số phiếu chi, số chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Cột diễn giải ghi nhập kho vật tư hay trả tiền người bán. Nhập kho vật tư ghi tổng số tiền vào cột phát sinh có trả tiền người bán ghi vào cột phát sinh nợ. Hàng tháng cộng số phát sinh và tính số dư vào cuối tháng. Hàng tháng, xí nghiệp theo dõi trên sổ tổng hợp TK 331 dùng đối với tất cả những người cung cấp về tình hình cung cấp vật tư cũng như tình hình thanh toán của doanh nghiệp với người bán. Sổ này được ghi như sau: Số, ngày, tháng của tất cả các phiếu nhập kho và tất cả các chứng từ trả tiền người bán trong tháng. Cột diễn giải ghi trả tiền nhà cung cấp hay nhập kho vật tư, ghi TK đối ứng, số phát sinh nợ có. Cuối tháng cộng số phát sinh, số dư, ghi số luỹ kế và ghi bút toán tổng hợp để lấy số liệu ghi vào sổ cái . Trong tháng 12/2001 các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tổng hợp trên sổ tổng hợp TK 331 như sau: ( số liệu được lấy từ phòng kế toán xí nghiệp): Nợ TK 331: 298514225 Có TK 111: 108514225 Có TK 112: 190000000 Nợ TK 133: 17708174 Nợ TK 642: 720000 Nợ TK 621: 121606543 Nợ TK 152: 184015150 Nợ TK627: 5697360 Có TK 331: 330522227 2.4.2.2. Kế tóan tổng hợp xuất vật liệu: Vật liệu của xí nghiệp được xuất dưới hai hình thưc : vật liệu xuất nhập thẳng và xuất qua kho. - Vật liệu xuất nhập thẳng là vật liệu xí nghiệp mua về giao luôn cho công trình.Vật liệu này có thể thanh toán bằng tiền tạm ứng của nhân viên hoặc chưa trả tiền cho người bán . Kế toán định khoản như sau : Nợ TK 621 Có TK 141, 331. Định khoản này được gh chép trên sổ tổng hợp TK141 và số tổng hợptài khoản 331. Trong tháng 12/2001,các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tổng hợp trên sổ tổng hợp TK141 như sau: (Số liệu của phòng kế toán xí nghiệp) Nợ TK 621:91164580 Có TK 141:91164580 Trên số tổng hợp TK331 được tổng hợp như sau: Nợ TK 621:121606543 Có TK 331:121606543 -Vật liệu xuất qua kho, khi xuất kho vật liệu căn cứ vào các phiếu xuất kho kế toán ghi . Nợ TK 621 (xuất cho sản xuất trực tiếp ) Nợ TK 211(xuất đầu tư vào TSCĐ) Nợ TK 627 (Xuất dùng cho quản lí phân xưởng) Có TK 152 Kế toán mở sổ tổng hợp TK152 để theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư. Hàng tháng căn cứ vào các phiếu nhập và xuất kho vật tư kế toán ghi vào sổ tổng hợp TK152. Cột chứng từ ghi số và ngày của các phiếu nhập, xuất kho vật tư. Cột diễn giải ghi nhập hay xuất vật tư. Tài khoản đối ứng, số phát sinh nợ có. Ví dụ, trong tháng ngày 3/12 nhập kho vật liệu với tổng giá thanh toán ( cả thuế VAT thuế suất 5% ) là 18574904 đồng. Kế toán phản ánh bút toán sau: Nợ TK 152: 17690385 Nợ TK 133: 884519 Có TK 331: 18574904 Sau đó, căn cứ vào tình hình nhập hàng hoá trong tháng kế toán sẽ tổng hợp lên cột ghi nợ của bảng tổng hợp tài khoản 152 đối ứng có với TK 331. Ngày 23/12 xuất nguyên vật liệu làm lán pháo, kế toán sẽ định khoản bút toán sau: Nợ TK 621: 3472626 Có TK 152: 3472626 Kế toán tổng hợp tình hình xuất vật liệu vào cột ghi có TK 152 đối ứng nợ TK 621 trên bảng tổng hợp TK 152. Cuối tháng cộng số phát sinh và ghi bút toán tổng hợp: Nợ TK 152 Có TK liên quan (111,331,141) Nợ TK 621 Có TK 152 Trong tháng 12/2001 có bút toán tổng hợp trên sổ tổng hợp TK 152 như sau ( số liệu của phòng kế toán xí nghiệp ) Nợ TK 152: 261420040 Có TK331: 184015150 Có TK 111: 77404890 Nợ TK 621: 279777505 Có TK 152: 279777505 Trong sổ tổng hợp tài khoản 152 tình hình nhập- xuất vật tư được ghi chép cụ thể trên sổ. Kế toán phụ trách sau khi xem xét cụ thể số liệu trong sổ, sử dụng các bút toán. Ví dụ: Theo chứng từ số 55 ngày 1 tháng 12, nhập kho vật tư với tổng giá thanh toán cả thuế là 81136335 đồng. Kế toán định khoản bút toán: Nợ TK152: 77272700 Nợ Tk133: 77272700 ´ 5% = 3863635 đồng Có TK111: 81136335 đồng Sau khi định khoản kế toán phản ánh tổng số vật tư này lên cột ghi nợ tài khoản 152 ở sổ tổng hợp tài khoản 152. Cũng theo chứng từ số 141 ngày 23 tháng 12, xuất kho vật tư với tổng giá thanh toán là 3472626 đồng. Kế toán định khoản bút toán: Nợ TK621: 3472626 đồng Có TK 152: 3472626 đồng Cuối tháng, căn cứ vào số dư đầu kì và số phát sinh nợ, có trong kì để tính ra được số tồn kho cuối kì bằng cách: Số dư cuối kì = số dư đầu kì + số phát sinh nợ - số phát sinh có Trong biểu 11 ta tính được số dư cuối kì là 427031562 đồng. Đây là cơ sở thiết yếu để ghi chép lên nhật kí - sổ cái. Bảng 11: sổ tổng hợp tài khoản 152 NT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư tháng 11 chuyển sang 445398027 55 1/12 Tuấn- nhập kho vật tư 111 77272700 Hương- nhập kho vật tư 111 10000 121 1/12 Toản- làm khuôn cầu trượt 621 3061976 83 3/12 Thắng -nhập kho vật tư 331 17690385 ............... 91 23/12 Thắng -nhập kho vật tư 331 44175280 141 23/12 Toản- xuất làm lán pháo 621 3472626 ................. 92 30/12 Bích -nhập kho vật tư 331 13752000 31/12 Bích -nhập kho vật tư 331 34531000 Cộng số phát sinh 261420040 279777505 427031562 Cuối tháng, kế toán lấy số liệu trong các bút toán tổng hợp trên số tổng hợp để ghi vào sổ cái. Cụ thể đối với kế toán vật liệu được ghi như sau: Số liệu trên bút toán tổng hợp trên sổ tổng hợp TK 331 định khoản ghi nợ TK 331 được ghi vào dòng trả nợ nhà cung cấp trên sổ cái. Trong tháng 12/2001 có số liệu tổng hợp trên sổ tổng hợp Tk 331 định khoản nợ TK 331 như sau: Nợ TK 331: 298514255 Có TK 111: 108514255 Có TK 112: 190000000 Số liệu trên bút toán tổng hợp của sổ tổng hợp TK 152 định khoản ghi nợ TK 152 được ghi vào dòng nhập kho vật tư trên sổ cái. Trong tháng 12/2001 có số liệu tổng hợp TK 152 định khoản ghi nợ TK 152 như sau: Nợ TK 152: 261420040 Có TK 331: 184015150 Có TK 111: 7740489 Cộng các số liệu trên sổ tổng hợp TK 141, 331, 152, dòng ghi nợ TK 621 để ghi vào dòng vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh trên Nhật kí - Sổ cái. Trong tháng 12/2001 có số liệu tổng hợp từ các số liệu trên các sổ tổng hợp TK 141, 331, 152 định khoản ghi nợ TK 621 như sau: Nợ TK 621: 492548628 Có TK 331: 121606543 Có TK 141: 91164580 Có TK 152: 279777505 Căn cứ lập sổ kế toán Nhật kí - Sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật kí - Sổ cái: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đươc kết hợp ghi chép theo trinhg tự thời gianvà theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ nhật kí sổ cái. Căn cứ để ghi vào Nhật Ký- Sổ cái là sổ tổng hợp chứng từ gốc như sổ tổng hợp thanh toán với người bán (tk 331), sổ tổng hợp nguyên vật liệu (Tk 152), sổ tổng hợp Tk 141.... Các số liệu được thể hiện trên sổ Nhật kí - Sổ cái căn cứ vào số phát sinh của các sổ tổng hợp. Ví dụ như : Trên sổ tổng hợp tài khoản 152: Số phát sinh bên nợ : 261420040 đồng Số phát sinh bên có: 298514255 đồng Trên sổ tổng hợp tài khoản 331: Số phát sinh bên nợ : 298514255 đồng Số phát sinh bên có: 330522227 đồng Phương pháp Nhật kí - sổ cái + Ghi chép hàng ngày: Mỗi khi nhận được chừng từ kế toán, người giữ nhật kí - sổ cái phải kiểm tra tính pháp lí của chứng từ. Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ ghi trên chứng từ để xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có. Sau đó ghi các nội dung cần thiết của chứng từ vào nhật kí - sổ cái. Mỗi chứng từ kế toán được ghi vào nhật kí - sổ cái trên một dòng, đồng thời cả hai phần: phần nhật kí và phần sổ cái. Trước hết ghi vào phần nhật kí ở các cột: cột " ngày tháng ghi sổ ", cột " số hiệu", cột " ngày tháng của chứng từ" và cột " diễn giải" nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và căn cứ vào số tiền ghi trên chứng từ để ghi vào cột số tiền phát sinh. Sau đó ghi số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào cột ghi nợ, cột ghi có của các tài khoản liên quan trong phần sổ cái. +Tổng hợp và kiểm tra đối chiếu số liệu cuối tháng Cuối tháng, sau khi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật kí - sổ cái, nhân viên giữ sổ tiến hành khoá sổ, cộng tổng số tiền ở sổ nhật kí. Cộng tổng số phát sinh nợ, cộng tổng số phát sinh có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản ở phần sổ cái. Đồng thời kiểm tra đối chiếu số liệu trên nhật kí - sổ cái bằng cách lấy tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản phản ánh ở sổ cái đối chiếu với tổng số tiền ở phần nhật kí và lấy tổng số dư nợ của tất cả các tài khoản đối chiếu với tổng số dư có của tất cả các tài khoản trên nhật kí - sổ cái. Khi kiểm tra đối chiếu các số liệu nói trên phải đảm bảo nguyên tắc cân đối sau: Tổng cộng số tiền = Tổng số tiền phát sinh = Tổng số tiền phát sinh có ở phần nhật kí nợ của tất cả các tài khoản của tất cả các tài khoản ( ở phần sổ cái) ( ởphần sổ cái) Tổng số dư nợ cuối kì = Tổng số dư có cuối kì của tất cả các tài khoản của tất cả các tài khoản Từ căn cứ và phương pháp lập ta có sổ nhật kí - sổ cái ( theo biểu 12 ) Biểu 12: nhật kí - sổ cái stt Chứng từ Diễn giải Định khoản Số phát sinh TK 111 TK 112 TK 152 TK 331 TK 621 SH NT Nợ có N C N C N C N C N C .... 08 31/12 Nhập kho vật tư 152 111,131 261420040 77404890 261420040 184015150 .... 12 31/12 Trả nợ nhà CC 331 111,112 298514255 108514255 190000000 298514255 ... 14 31/12 Xuất VT cho SX 621 152,331, 492548628 279777505 121606543 492548628 ... Chương 3: những ý kiến, đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán vật liệu tại xí nghiệp vật liệu hoá chất 3.1. Những ý kiến đề xuất đánh giá 3.1.1. Đánh giá chung về bộ máy kế toán Xí nghiệp vật liệu hoá chất là một xí nghiệp trực thuộc có quy mô nhỏ. Chính vì vậy bộ máy kế toán của xí nghiệp gồm 5 người là phù hợp nhưng việc phân chia nhiệm vụ của từng kế toán ở xí nghiệp là chưa hợp lí và chưa khoa học. Vì đối với việc phân chia như vậy chỉ phù hợp với yêu cầu quản lí riêng của xí nghiệp nhưng tăng khối lượng công việc của kế toán và đòi hỏi kế toán phải theo dõi nhiều phần việc như công nợ, vật liệu, tiền lương, chi phí... của xưởng mình quản lí như vậy sẽ rất bất tiện trong công việc. 3.1.2. Đánh giá về kế toán vật liệu 3.1.2.1. Công tác quản lí vật liệu Tại xí nghiệp vật liệu có một hệ thống kho tàng đặt tại các xưởng, việc bố trí như vậy thuận lợi cho việc xuất vật tư một cách nhanh chóng đảm bảo kịp thời cho quá trình sản xuất. Việc thu mua và bảo quản vật liệu ở xí nghiệp đã được quan tâm. Tuy nhiên ở xí nghiệp lại không có phòng chuyên phụ trách về vật tư nên việc mua vật tư do các nhân viên phụ trách vật tư của các xưởng hoặc các đội trưởng các công trình tự đi mua, các nhân viên này không cố định và vật tư được mua ở nhiều cửa hàng khác nhau. Vì thế sẽ làm giá cả và chất lượng có thể không đồng nhất trong cùng một thời điểm. 3.1.2.2. Công tác kế toán vật liệu - Về chế độ ghi chép ban đầu: Đối với công tác hạch toán ban đầu từ việc lập chứng từ đến việc luân chuyển chứng từ cụ thể là: + Phiếu nhập kho vật tư + Phiếu xuất kho vật tư +Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Xí nghiệp đã thực hiện tương đối tốt và đúng theo qui định đã ban hành. - Việc phân loại vật liệu: Vật liệu của xí nghiệp bao gồm nhiều thứ loại nhưng xí nghiệp không tiến hành phân loại mà theo dõi hạch toán chung trên một tài khoản. Với cách hạch toán như vậy sẽ không đảm bảo hiệu quả trong việc quản lí. - Về kế toán chi tiết vật liệu: Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu đang áp dụng ở xí nghiệp là phương pháp thẻ song song. Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở xí nghiệp hàng ngày nhưng xí nghiệp không sử dụng giá hạch toán nên kế toán chi tiết sử dụng hình thức ghi thẻ song song. Việc ghi chép ở phòng kế toán thường được tiến hành vào cuối tháng. Do đó làm hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. - Về đánh giá vật liệu: Xí nghiệp đang sử dụng giá thực tế để đánh giá vật liệu, cách đánh gía này có ưu điểm là giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán.Vật liệu của xí nghiệp khi mua về nhập kho là kế có thể tính ngay đến trị gía thực tế của số vật liệu đó. Do đó việc sử dụng giá thực tế để hạch toán vật liệu giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán. - Kế toán tổng hợp vật liệu: Vật liệu của xí nghiệp chủ yếu là do nguồn mua ngoài. Khi mua vật liệu tuỳ theo hình thức thanh toán mà kế toán sử dụng tài khoản 331, 111, 141. Vật liệu nhập kho được phản ánh trên sổ kế toán TK 152 theo định khoản: Nợ TK 152 Có TK 331, 111, 141 Phần lớn vật liệu của xí nghiệp mua do nhà cung cấp mang đến tận nơi và đến tận nơi và đơn giá được tính cho cả khâu vận chuyển. Tuy nhiên có một số vật tư xí nghiệp tự đi mua và phải thêu phương tiện vận chuyển, nhưng người đi mua hàng thường hoàn lại chứng từ vận chuyển sau khi vật liệu đã được nhập kho rất lâu. Do vậy, nên kế toán không phân bổ chi phí vận chuyển vào trị giá thực tế vật liệu nhập kho mà phần chi phí vận chuyển đó được hạch toán vào tài khoản 627. Việc hạch toán chi phí vận chuyển vào TK 627 là không phản ánh đúng trị giá thực tế của vật liệu nhập kho. Vật liệu xuất kho được kế toán phản ánh vào sổ tổng hợp TK 152 theo định khoản: Nợ TK 621 Có TK 152 3.2. Những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất ELINCO. Quá trình quản lí và kế toán ở xí nghiệp hoá chất là đúng chế độ, cung cấp được thông tin cho yêu cầu quản lí. Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại cần phải củng cố và sửa đổi. Sau đây là một số ý kiến mong muốn được góp phần hoàn thiện hơn công tác quản lí và kế toán nguyên liệu ở xí nghiệp. 3.2.1. ý kiến về lập định mức tiêu hao vật tư Xí nghiệp vật liệu hoá chất là xí nghiệp có đặc thù riêng, sản xuất các sản phẩm chủ yếu từ hoá chất . Chính vì vậy, trong quá trình bảo quản sẽ xẩy ra nhiều hiện tượng hao hụt về vật tư do bay hơi. Do đó, dẫn đến hiện tượng thiếu hụt khi kiểm kê vật tư. Vì vậy, kế toán nên lập định mức hao hụt vật tư đối với những loại vật tư dễ bay hơi. Ví dụ : Đối với các loại vật tư dễ bay hơi như axeton, xylen định mức tiêu hao vật tư là 10% Đối với Đóng rắn là 5% Đối với Keo các loại là 3% ....... 3.2.2. ý kiến về việc luân chuyển chứng từ Đối với kế toán chi tiết vật liệu, việc ghi chép trên sổ chi tiết vật liêụ, kế toán tiến hành ghi vào cuối tháng. Như vậy không đảm bảo được chức năng của kế toán. Vì vậy việc ghi sổ kế toán chi tiết này kế toán nên tiến hành ghi hàng ngày hoặc hàng tuần. Để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, kế toán nên lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn về mặt giá trị của từng thứ vật liệu. Cơ sở số liệu căn cứ vào số liệu cộng cuối tháng trên sổ chi tiết vật liệu.Số liệu này được lấy để đối chiếu với số liệu trên sổ tổng hợp TK 152. Bảng này có thể lập như sau: Biểu 15: bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu Tháng 12/2001 stt Tên vật liệu Nhập Xuất Tồn Keo 2502 161030680 82748443 79858545 Mat 450 11363500 10227150 5113575 Mat 300 16817980 14772550 6818100 Đóng rắn 8727200 7854480 2181800 ...... Cộng 261420040 279777505 427031562 3.2.3.ý kiến về việc phân loại và lập danh điểm vật liệu Việc hạch toán vật liệu ở xí nghiệp vật liệu hoá chất là rất phức tạp, bởi vật liệu ở xí nghiệp có rất nhiều loại, mỗi loại lại có những qui cách, phẩm chất và kích cỡ khác nhau. Việc hạch toán kế toán vật liệu muốn được chính xác và thuận lợi thì vật liệu phải được phân loại khoa học hợp lí. Sau khi phân loại vật liệu, phải lập danh điểm vật liệu phù hợp, danh điểm của các vật liệu cũng sẽ được ghi vào thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu và các thẻ khác. Nhờ vậy công việc hạch toán sẽ chính xác hơn, thuận lợi hơn, giảm bớt được thời gian khi có công tác kiểm kê, kiểm tra. Đây còn là một điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp cơ giới hoá công tác kế toán bằng máy vi tính. Trong sự đổi mới chung của cả nước, các doanh nghiệp của nước ta đang dần dần đưa công nghệ thông tin hiện đại vào sử dụng phổ biến. Bằng máy vi tính như hiện nay các doanh nghiệp đang sử dụng là rất khoa học và thuận tiện cho viẹec quản lí kế toán. Công ty nên đầu tư bằng máy vi tính ngày càng nhiều vào quá trình quản lí kế toán. Với sự trợ giúp của máy vi tính thì công tác kế toán trở nên đơn giản và gọn nhẹ hơn. Việc tìm kiếm, tập hợp thông tin dễ dàng, trong mọi thời điểm người quản lí cũng như nhân viên kế toán có thể kiểm tra tình hình nhập -xuất - tồn vật liệu mà không gây mất nhiều thời gian. Nó như một công cụ quản lí vật liệu một cách hữu hiệu và làm giảm bớt khối lượng ghi chép của kế toán vật liệu. Kế toán vật liệu có thể mở từng tệp để quản lí từng loại, nhóm, thứ vật liệu đó. Hàng ngày máy tính sẽ tính số liệu nhập - xuất - tồn kho. Vì vậy sẽ đáp ứng kịp thời chính xác số liệu bất cứ lúc nào có nhu cầu cần thông tin. Để đáp ứng yêu cầu quản lí, kế toán có thể phân loại vật liệu như sau: Vật liệu chính : keo, mát, chì, kem, sơn chống nóng....... Vật liệu phụ :gỗ, axit, bột tan...... Kế toán xây dựng một sổ danh điểm vật liệu thống nhất. Để lập một sổ danh điểm vật liệu phải xây dựng một bộ mã vật liệu và xắp xếp theo đúng thứ tự. Bên cánh đó xây dựng bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp có dự trữ những mã số mới để bổ sung khi cần thiết. Xí nghiệp có thể xây dựng bộ mã vật liệu dựa vào những đặc điểm sau đây: Dựa vào tài khoản NVL và chi tiết tài khoản NVL Dựa vào loại NVL công ty đang sử dụng Dựa vào nhóm NVL trong mỗi loại Dựa vào thứ tự NVL trong mỗi nhóm. Dựa vào quy cách, phẩm chất của từng vật liệu trong mỗi thứ Phương pháp lập: Trước hết bộ mã vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu tài khoản cấp 2 đối với vật liệu. Ví dụ : TK 152 (nguyên vật liệu ) bao gồm: 1521- Nguyên vật liệu chính 1522- Vật liệu phụ 1523- Phế liệu thu hồi 1524- Nhiên liệu 1525- Thiết bị xây dựng cơ bản 1526- Phụ tùng thay thế Có thể lập danh sách điểm vật liệu như mẫu sau (Biểu 13) Biểu 13 Số danh điểm vật liệu Kí hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu đơn vị tính Nhóm Danh điểm vật liệu 152-1 152-1-01 Kẽm thỏi Trung Quốc 99.99% Kg 152-1-02 Kẽm thỏi 99,95% Kg 152-2 152-2-01 Keo 2502 Kg 152-2-02 Keo 5044 Kg 152-3 152-3-01 Sơn chống nóng insultee Kg 152-3-02 Sơn chống nóng insultee clear Kg Khi có các chứng từ nhập, xuất vật liệu kế toán tự xác định loại và nhóm vật liệu. Sau đó căn cứ vào sổ danh mục vật liệu để xác định những con số còn lại và lên danh sách. 3.2.4. ý kiến về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Mặc dù xí nghiệp có một hệ thống kho tàng khá đầy đủ với các trang thiết bị bảo quản và đo lường tốt. Nhưng không do phải quản lí một khối lượng lớn vật tư thì việc vật liệu bị hư hỏng kém phẩm chất là không trách khỏi.Vì thế theo tôi xí nghiệp nên sớm xem xét và áp dụng chế độ kế toán trong công tác lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho từng thứ, từng nhóm vật liệu có tính chất như nhau và phải thực hiện nhất quán trong từng xí nghiệp khi giá gốc của hàng tồn kho bị giảm sút, vật liệu bị hư hỏng kém phẩm chất lỗi thời. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tiến hành như sau: Cuối niên độ kế toán nếu có những chứng cớ chắc chắn về trị giá thực tế hàng tồn kho thấp hơn giá trị có thể bán được trên thị trường, kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho niên độ kế toán tới theo các chế độ tài chính hiện hành, kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK 159 Và nếu vẫn còn số dự phòng đã lập thì phải hoàn nhập lại ghi tăng thu nhập bất thường. Nợ TK 159 Có TK 721 Nếu số dự phòng đã lập còn thiếu thì phải bổ sung Nợ TK 642 Có TK 159 3.2.5. ý kiến về việc hạch toán kế toán nghiệp vụ Việc hạch toán kế toán chi phí vận chuyển vật tư vào tài khoản 627 là không đúng. Tài khoản 627 dùng để phản ánh những chi phí sản xuất chung phát sinh ở các phân xưởng, bộ phận sản xuất của doanh nghiệp. Chi phí sản xuất chung bao gồm những nội dung sau: Chi phí nhân viên phân xưởng Chi phí vật liệu Công cụ, dụng cụ sản xuất Khấu hao tài sản cố định Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác ........ Vì vậy, kế toán yêu cầu những người đi mua vật liệu phải hoàn trả ngay chứng từ về vận chuyển vào giá trị vật liệu nhập kho và kế toán phải hạch toán lại như sau: Nợ TK 152: Chi phí vận chuyển thực tế Có TK liên quan (111, 112, 141, 331) Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế = Giá mua ghi trên + Thuế nhập + Chi phí thu mua hoá đơn của người bán khẩu( nếu có ) thực tế Trong đó: Chi phí thu mua = Chi phí vận chuyển, + Chi phí thu mua + .............. thực tế bốc dỡ thực tế Như vậy kế toán hạch toán chi phí vận chuyển vào tài khoản 627 là không đúng. Kết luận Công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng có tác dụng rất lớn trong quá trình quản lí sản xuất kinh doanh. Kế toán chính xác không những là một trong những yếu tố để tính đúng, tính đủ giá thành của sản phẩm mà còn là một điều kiện quản lí chặt chẽ một bộ phận tài sản lưu động của doanh nghiệp. Xí nghiệp vật liệu hoá chất đã nhận thức rõ vai trò của vật liệu trong sản xuất kinh doanh cho nên đã đưa quản lí và hạch toán vật liệu đi vào nề nếp. Tuy nhiên để kế toán vật liệu thực sự trở thành công cụ quản lí kinh tế của xí nghiệp cần kiện toàn và tổ chức công tác quản lí và kế toán một cách chính xác và khoa học hơn, đảm bảo đúng chế độ kế toán đã ban hành. Sau thời gian thực tập tại xí nghiệp vật liệu hoá chất và kết hợp với lí luận đã học, chuyên đề đã hoàn thành đề tài " Hoàn thiện công tác quản lí và kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp vật liệu hoá chất". Vì thời gian nghiên cứu và sự hiểu biết có hạn, chuyên đề mới chỉ nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu của công tác tổ chức quản lí và kế toán vật liệu tại xí nghiệp. Từ đó đã nêu lên được những ưu điểm của xí nghiệp, đồng thời cũng nêu lên một số tồn tại trong việc quản lí và kế toán vật liệu. Trong nội dung trình bầy chuyên đề không trách khỏi những mặt hạn chế, rất mong được sự đóng góp của Ban lãnh đạo xí nghiệp và thầy giáo - Ths. Nguyễn Viết Lợi đã chỉ bảo em trong thời gian qua để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình các thầy cô giáo và sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban Giám Đốc, cán bộ phòng kế toán xí nghiệp hoá chất cũng như phòng kế toán tổng hợp của Tổng công ty tin học điện tử hoá chất ECOLIN- Bộ Quốc Phòng đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, tháng 5 năm 2001 Sinh viên thực tập Tài liệu tham khảo 1, Lý thuyết thực hành kế toán tài chính, VAT chủ biên : TS- Nguyễn Văn Công NXB-Bộ Tài Chính 2, Kế toán doanh nghiệp sản xuất NXB- Tài Chính - Hà Nội (1997) Chủ biên: PGS- TS Vương Đình Huệ 3, Hệ thống kế toán doanh nghiệp- Vụ chế độ kế toán + Hướng dẫn về chứng từ kế toán + Hướng dẫn về sổ kế toán NXB - Tài Chính - Hà Nội (1995) 4,Giáo trình QTSX- ĐHKTQD 5, Tạp chí kinh tế và thương mại 6, Khoá luận tốt nghiệp của trường Đại Học Công Đoàn