Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh ở công ty Xuất nhập khẩu Kỹ thuật (TECHNIMEX)

lời nói đầu Trước xu hướng quốc tế hoá trong sự phát triển của nền kinh tế thế giới, mỗi quốc gia trở thành một mắt xích không thể thiếu trong toàn bộ hệ thống kinh tế này. Trong quá trình hoà nhập vào xu thế phát triển chung đó, ngoại thương đang và sẽ trở thành một lĩnh vực kinh tế quan trọng, thông qua hoạt động ngoại thương các mối liên hệ kinh tế giữa các nước được thiết lập và thực hiện trên cơ sở phát huy tiềm năng và thế mạnh của mỗi nước, chính ngoại thương là "sợi dây" kết nối nền kinh tế của các nước, tạo ra hiệu quả chung cho quá trình phát triển. Chính vì vậy, hoạt động ngoại thương hay hoạt động xuất nhập khẩu giữ một vai trò trọng yếu trong nền kinh tế quốc dân cũng như trong chiến lược phát triển kinh tế của các quốc gia, trong đó có cả Việt Nam. Trong những năm gần đây, từ khi Nhà nước thực hiện chính sách mở cửa, các mối quan hệ về hợp tác kinh tế, thương mại, khoa học kỹ thuật giữa nước ta và các nước trên thế giới không ngừng được tăng cường và mở rộng, các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phát triển đa dạng và mạnh mẽ hơn, hoạt động xuất nhập khẩu cũng trở nên sôi động hẳn lên mặc dù đây là một lĩnh vực kinh doanh khó khăn, phức tạp, mang tính cạnh tranh cao trên trường quốc tế. Thực tế cho thấy cùng với xuất khẩu, nhập khẩu đóng một vai trò không nhỏ vào quá trình phát triển kinh tế- xã hội, nó đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của thị trường trong nước, giải quyết việc làm, khắc phục yếu kém về mặt kỹ thuật, công nghệ sản xuất, tạo sức mạnh cho xuất khẩu, phục vụ công cuộc công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nước. Hạch toán kế toán là một công cụ không thể thiếu trong quản lý hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, nó cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin về tình hình sản xuất, kinh doanh. Trên giác độ vĩ mô, nó là cơ sở phục vụ công tác kiểm tra và quản lý các doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Nhà nước. ở giác độ vi mô, nó là cơ sở cho việc ra quyết định kinh doanh, quản trị doanh nghiệp. Thông qua công tác kế toán nhập khẩu, các nhà quản lý biết được thị trường nào, mặt hàng nào, lĩnh vực kinh doanh nào mà mình đang kinh doanh là có hiệu quả, từ đó có các biện pháp phù hợp sao cho đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất. Điều này sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp cạnh tranh, đứng vững trên thị trường đầy"sóng gió", cho phép doanh nghiệp đạt được ba mục tiêu chiến lược là: lợi nhuận, vị thế và an toàn, tạo điều kiện cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển cùng thời gian. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nhập khẩu và ý nghĩa của việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong cơ chế thị trường, qua thời gian theo học lớp bồi dưỡng Kế toán trưởng, em đã lựa chọn chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: "Hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh ở công ty Xuất nhập khẩu Kỹ thuật (TECHNIMEX)". Chuyên đề được bố cục theo ba phần chính sau: phần i: cơ sở lý luận của việc tổ chức công tác kế toán nhập khẩu phần ii: thực trạng công tác kế toán nhập khẩu ở công ty xnk kỹ thuật phần iii: phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu ở công ty xnk kỹ thuật Chuyên đề đã tập trung làm rõ lý luận về kinh doanh nhập khẩu và kế toán nhập khẩu trong cơ chế mới, đánh giá tình hình chung ở đơn vị về quản lý và kế toán, phân tích qui trình kế toán nhập khẩu và đề xuất phương hướng, biện pháp giải quyết một số tồn tại trong công tác kế toán cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu của Công ty TECHNIMEX. Phần i cơ sở lý luận của việc tổ chức công tác kế toán nhập khẩu i. Một số vấn đề về hoạt động kinh doanh nhập khẩu và ý nghĩa, nhiệm vụ của công tác kế toán nhập khẩu 1. Vai trò của hoạt động nhập khẩu Hoạt động nhập khẩu l mặt của lĩnh vực ngoại thương, đó là việc mua hàng hoá của các tổ chức kinh tế, Công ty, tập đoàn nước ngoài và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu ở thị trường trong nước hoặc tái xuất khẩu, được thực hiện bởi các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu theo các hợp đồng ký kết với nước ngoài. Hoạt động nhập khẩu có một vị trí đáng kể trong nền kinh tế quốc dân. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta còn thấp kém, kỹ thuật lạc hậu, thiếu vốn, trình độ quản lý còn hạn chế thì việc nhập khẩu máy móc, thiết bị, vật tư, vốn, công nghệ...sẽ tạo điều kiện giải quyết những bế tắc và thúc đẩy tăng trưởng, phát triển kinh tế. Hoạt động nhập khẩu còn tranh thủ khai thác mọi tiềm năng thế mạnh về công nghệ kỹ thuật, trình độ quản lí của nước ngoài cũng như tăng cường giao lưu quốc tế nhằm mở rộng quan hệ đối ngoại, hiểu biết lẫn nhau trên trường quốc tế. Bên cạnh đó, nhập khẩu còn là một bộ phận cấu thành cán cân xuất nhập khẩu, tác động tích cực đến xuất khẩu, giải quyết việc làm cho người lao động, làm dồi dào, phong phú hơn thị trường nội địa. 2.Các phương thức và hình thức kinh doanh nhập khẩu hàng hóa. Nhập khẩu là một lĩnh vực rất phong phú và đa dang, được tiến hành theo nhiều phương thức và hình thức khác nhau. Xét về phương thức, nhập khẩu bao gồm hai phương thức, nhập khẩu theo Nghị định thư và nhập khẩu ngoài Nghị định thư. Nhập khẩu theo Nghị định thư là phương thức mà các doanh nghiệp phải tuân theo các chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước về trao đổi hàng hóa giữa hai nước theo Nghị định thư đã ký kết. Nhập khẩu ngoài Nghị định thư là phương thức hoạt động trong đó các doanh nghiệp phải tự cân đối về tài chính, chủ động tổ chức hoạt động nhập khẩu của mình từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước. Về hình thức nhập khẩu, hiện nay tồn tại hai hình thức chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Nhập khẩu trực tiếp là hình thức mà trong đó các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu được Nhà nước cấp gíấy phép kinh doanh nhập khẩu, trực tiếp tổ chức giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng mua hàng hoá với nước ngoài. Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu áp dụng đối với các doanh nghiệp được Nhà nước cấp giấy phép nhập khẩu nhưng chưa có đủ điều kiện để trực tiếp đàm phán, ký kết, thực hiện hợp đồng với nước ngoài hoặc là chưa thể trực tiếp lưu thông hàng hoá giữa trong và ngoài nước nên phải uỷ thác cho đơn vị khác có chức năng nhập khẩu hộ hàng hoá cho mình. 3. Các phương thức thanh toán hợp đồng ngoại trong kinh doanh nhập khẩu. Phương thức thanh toán là một yếu tố quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng và nó cũng ảnh hưởng đến việc hạch toán kế toán. Có rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau, nhưng phổ biến và quan trọng hơn cả là một số phương thức sau: Thứ nhất, phương thức thanh toán nhờ thu (Collection of payment), là phương thức thanh toán trong đó tổ chức xuất khẩu sau khi đã giao hàng sẽ ký phát hối phiếu đoì tiền người mua, nhờ Ngân hàng phục vụ mình thu hộ số tiền ghi trên tờ hối phiếu đó. Thứ hai, phương thức tín dụng chứng từ (L/C), là phương thức được áp dụng phổ biến nhất bởi ưu điểm của nó. Thực chất đây là một sự thoả thuận trong đó một Ngân hàng (Ngân hàng mở L/C) theo yêu cầu của khách hàng (người xin mở L/C) sẽ trả một số tiền nhất định cho một số người khác (người hưởng lợi số tiền L/C) hoặc chấp nhận hối phiếu do người hưởng lợi thứ nhất ký phát (trong phạm vi số tiền nhất định đó) khi người hưởng lợi xuất trình cho Ngân hàng một bộ chứng từ hàng hoá phù hợp với qui định đề ra trong L/C. Thứ ba, phương thức thanh toán chuyển tiền (Remittance) là phương thức trong đó một khách hàng (người nhập khẩu) yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho người hưởng lợi (người xuất khẩu) ở một thời điểm cụ thể trong một thời gian nhất định. Để tổ chức công tác kế toán nhập khẩu một cách khoa học, hợp lý yêu cầu phải nắm được ý nghĩa cũng như nhiệm vụ của kế toán nhập khẩu, có như vậy mới đảm bảo thiết lập và cung cấp hệ thống thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ doanh nghiệp, điều hành công việc kinh doanh hàng ngày, hàng giờ một cách hiệu quả . 4. ý nghĩa, nhiệm vụ của công tác kế toán nhập khẩu Kế toán nhập khẩu đảm bảo từ việc phản ánh, theo dõi việc thực hiện các hợp đồng kinh tế, tập hợp, phân bổ chi phí một cách chính xác, ghi nhận doanh thu, phản ánh sự biến động tài sản, vốn, vật tư, thanh lý hợp đồng, xác định hiệu quả kinh doanh đến việc lựa chọn được những thị trường, bạn hàng, khách hàng, mặt hàng, lĩnh vực kinh doanh có hiệu quả đồng thời xác định thị trường, mặt hàng tiềm năng phục vụ cho việc lập chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ chung của công tác kế toán, xuất phát từ đặc điểm riêng của hoạt động nhập khẩu, từ sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nhập khẩu, kế toán nhập khẩu cần làm tốt các nhiệm vụ sau: Thứ nhất, ghi chép, phản ánh và giám sát tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch lưu chuyển hàng nhập khẩu. Thứ hai, thông qua ghi chép, phản ánh để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu, kiểm tra việc bảo quản, dự trữ hàng hoá và tổ chức tốt kế toán chi tiết vật tư hàng hoá, kế hoạch thu chi ngân sách, kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách. Thứ ba, kiểm tra tình hình chi phí nhập khẩu và sử dụng tiết kiệm các loại vật tư, tiền vốn. Kế toán nhập khẩu phải xác định đầy đủ và chính xác các chi phí nhập khẩu, xác định chính xác doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ từ đó xác định kết quả kinh doanh, đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi. Thứ tư, cung cấp số liệu phục vụ kịp thời công tác quản lý và điều hành kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động tài chính doanh nghiệp, phục vụ cho công tác theo dõi và lập kế hoạch, công tác thống kê và thông tin kinh tế. Trên cơ sở nắm được đặc điểm hoạt động kinh doanh nhập khẩu, ý nghĩa cũng như nhiệm vụ công tác kế toán nhập khẩu, kế toán phải biết được sự thể hiện đặc điểm này trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của kế toán nhập khẩu . II. tổ chức công tác kế toán nhập khẩu 1. Một số chứng từ kế toán thường dùng trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu Bộ chứng từ thanh toán mà tổ chức xuất khẩu chuyển cho đơn vị nhập khẩu để làm cơ sở cho việc nhận hàng, thanh toán, ghi sổ bao gồm: Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) - Vận chuyển đường biển (Bill of Lading) Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate), phẩm chất (Certificate of Quality), số, lượng trọng (Certificate of Quantity, Weight), xuất xứ (Certificate of Origin), kiểm dịch và giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate). Phiếu đóng gói (Packing List). 2. Các tài khoản sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu: Số lượng tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và nhu cầu thông tin cho quản trị nội bộ doanh nghiệp. Trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu, kế toán thường sử dụng một số tài khoản: TK 144, 151, 1561, 1562, 157, 131, 1388, 3388, 333, 413, 511, 641, 642, 911 ... 3. Kế toán nghiệp vụ nhập hàng Để hạch toán hợp lý, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình nhập khẩu đòi hỏi kế toán phải nắm được giá của hàng nhập khẩu. ở Việt Nam hiện nay thường áp dụng 2 điều kiện FOB và CIF. Giá nhập khẩu phổ biến là giá CIF. Giá nhập kho của hàng nhập khẩu là giá mua thực tế , được tính theo công thức : Thuế nhập khẩu Giá CIF (FOB) Giá mua thực tế của hàng nhập khẩu + = Chi phí mua + a. Nhập khẩu trực tiếp Kế toán nghiệp vụ nhập hàng theo hình thức nhập khẩu trực tiếp được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Kế toán nghiệp vụ nhập hàng theo phương pháp KKTX TK111,112,331 TK 413 TK151 TK157,632 CLTG CLTG Tiền hàng NK Trị giá hàng gửi bán theo TGHT Bán trực tiếp ở cảng Trị giá lô hàng nhập TK 1532 kho theo TGTT Trị giá bao bì tính giá riêng TK 3333 TK1561 TK138, 331 Thuế nhập khẩu phải nộp Trị giá mua hàng Trị giá hàng thiếu nhập kho khoản được giảm giá Nhập khẩu trực tiếp gồm hai giai đoạn: nhập hàng và tiêu thụ hàng nhập. Giai đoạn tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu là giai đoạn quan trọng trong quá trình kinh doanh nhập khẩu của mọi doanh nghiệp, thông qua tiêu thụ mà giá trị hàng nhập được thực hiện, doanh nghiệp thu hồi được tiền vốn bỏ ra, cho phép trang trải các chi phí phát sinh và có lãi. Trình tự hạch toán nghiệp vụ bán hàng nhập ( theo phương pháp KKTX ) được thực hiện theo sơ đồ sau: b. Nhập khẩu uỷ thác : Theo phương thức này đơn vị đặt hàng (bên uỷ thác) giao cho đơn vị ngoại thương (bên nhận uỷ thác) tiến hành nhập khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định được thoả thuận trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Bên nhận uỷ thác phải ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên uỷ thác. Việc hạch toán tại đơn vị nhận uỷ thác được tiến hành như sau: SƠ Đồ 2: Kế toán bán hàng nhập khẩu. TK 156 TK 157 TK632 TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131 (1) (2a) (8) TK 3331 TK 641 (5) (4a) (2b) (9) (4) TK 521,531,532 TK 151 TK 642 TK 413 (2c) (10) (6) (4b) TK 156 TK 1532 TK 111,112,131 (11) (7) TK 421 (12) ( 3) (13) Chú thích : (1) Trị giá hàng chuyển đi, gửi bán (2a,2b,2c) Giá vốn hàng bán (3) Bao bì tính giá riêng (4) Doanh thu bán hàng theo TGTT (4a) Tiền hàng tính theo TGHT (4b) Chênh lệch tỷ giá Thuế doanh thu phải nộp Kết chuyển các khoản giảm giá, chiết khấu, doanh thu hàng bán bị trả lại K/C doanh thu thuần K/C giá vốn hàng bán tiêu thụ trong kỳ K/C CFBH phát sinh trong kỳ K/C CFQLDN Nhập kho số hàng bán bị trả lại K/C lãi K/C lỗ Sơ đồ 3 : Kế toán nhập khẩu uỷ thác (tại đơn vị nhận uỷ thác) TK3388 TK111,112 TK151 TK1561 (1) (2) (4a) (3) (4b) TK511 (5a) TK 111,112,3388 (5) TK413 (5b) Chú thích : Nhận tiền hàng và thuế nhập khẩu của bên uỷ thác trị giá hàng nhập theo TGHT Giao hàng cho bên uỷ thác (giao thẳng) (4a) Tạm nhập kho theo TGHT (4b) Giao hàng cho bên uỷ thác (ở kho) Hoa hồng uỷ thác theo TGTT (5a) Hoa hồng uỷ thác theo TGHT (5b) Chênh lệch tỷ giá Đối với đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu là đơn vị chủ hàng, được ghi sổ doanh số mua, bán hàng nhập khẩu. Bên giao uỷ thác phải chuyển tiền hàng nhập khẩu, thuế nhập khẩu và các chi phí dịch vụ uỷ thác. Trình tự hạch toán được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Hạch toán nhập khẩu uỷ thác tại đơn vị uỷ thác TK111, 112 TK 1388 TK 3333 TK 151 TK 156 ( 1) (2) (3b) (4a) (3a) (3) TK 413 TK157, 632 (3c) (4b) Chú thích : Chuyển tiền cho bên nhận uỷ thác để nhập khẩu và nộp thuế NK Thuế nhập khẩu đã nộp Trị giá thực tế hàng NK (giá mua + thuế NK) (3a) Giá mua tính theo TGHT (3b) Thuế nhập khẩu phải nộp (3c) Chênh lệch tỷ giá (4a) Nhập kho lô hàng nhập khẩu (4b) Trị giá thực tế hàng nhập chuyển gửi bán, bán thẳng Trên đây là những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán nhập khẩu, nó đã phản ánh, nêu lên những nét khái quát về hoạt động nhập khẩu và hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu. Thực tế, hệ thống kế toán Việt Nam vừa quy định những nguyên tắc và chuẩn mực chung, vừa quy định những nguyên tắc, phương pháp kế toán cụ thể ở mức độ nhất định áp dụng cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, các doanh nghiệp tùy thuộc vào đặc điểm, quy mô hoạt động kinh doanh của mình mà quy định thêm các điều khoản chi tiết để tiện cho việc hạch toán các nghịêp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình kinh doanh tại doanh nghiệp. Để thấy rõ bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh doanh nhập khẩu, phần II sẽ đề cập đến công tác kế toán nhập khẩu tại một doanh nghiệp cụ thể. Phần ii Thực trạng công tác kế toán nhập khẩu ở công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật I.Đặc điểm tổ chức kinh doanh, tổ chức bộ máy kế toán ở công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TECHNIMEX. Công ty Xuất nhập khẩu Kỹ thuật có tên giao dịch quốc tế là VIETNAM TECHNIQUE import - EXPORT CORPORATION, viết tắt là TECHNIMEX, được thành lập theo Quyết định số 212 ngày 6/10/1992 của GS Đặng Hữu, Chủ nhiệm Uỷ ban Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước, là một trong hai doanh nghiệp đầu tiên thuộc UBKH và KTNN. Theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty do Bộ trưởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ký thì phạm vi hoạt động của Công ty là hợp tác, kinh doanh, và sản xuất trong lĩnh vực KH, CN và Kỹ thuật. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức thành các phòng, các trung tâm, chi nhánh phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty và điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty do Bộ trưởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường phê duyệt. Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty, có nhiệm vụ tiếp nhận, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước cấp, điều hành toàn bộ hoạt động Công ty, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ KH, CN và Môi trường và pháp luật về toàn bộ hoạt động của Công ty. Giúp việc cho Giám đốc có các trưởng phòng chức năng và một kế toán trưởng được Bộ trưởng Bộ KH, CN, và Môi trường bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc. Các Trưởng phòng trực tiếp điều hành hoạt động của phòng mình và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được giao và hoạt động của phòng trong việc cung cấp thông tin thuộc phạm vi chức năng, phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và chỉ đạo kinh doanh kịp thời của Giám đốc. Các trung tâm là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, chịu sự giám sát và điều hành trực tiếp của Giám đốc Công ty, cuối mỗi kỳ, niên độ phải tổng hợp thông tin, lên các báo cáo tài chính gửi Công ty theo quy định. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Mô hình tổ chức kế toán của Công ty TECHNiMEX là mô hình nửa tập trung, nửa phân tán, chịu trách nhiệm về theo dõi, phản ánh, cung cấp thông tin mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở Công ty cũng như hướng dẫn, kiểm tra công tác tài chính, kế toán, kiểm tra xét duyệt, quyết toán của các đơn vị phụ thuộc gửi lên, tổng hợp vào báo cáo chung toàn Công ty. Sơ đồ 5: Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty TECHNIMEX. Kế toán ở các đơn vị trực thuộc Thủ quỹ Kế toán TGNH, tiền lương và chi phí. Kế toán tiền mặt, công nợ và TSCĐ Kế toán trưởng Đứng đầu bộ máy kế toán của Công ty là kế toán trưởng, chịu trách nhiệm chung về tình hình tài chính của Công ty, chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán, tham mưu cho giám đốc quản lý kinh tế Công ty, xây dựng kế hoạch chi tiêu về tài chính, quan hệ với ngân sách, chỉ đạo việc mở L/C nhập khẩu, Séc thanh toán, có trách nhiệm xét duyệt các báo cáo của đơn vị phụ thuộc, tổng hợp lên các báo cáo tài chính toàn Công ty. Tại phòng kế toán trung tâm, giúp việc cho kế toán trưởng có 2 kế toán viên và 1 thủ quỹ. Kế toán ở các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán ở đơn vị mình, cuối mỗi kỳ phải gửi báo cáo tài chính lên Công ty theo quy định. 4. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách phản ánh nghiệp vụ nhập khẩu ở Công ty TECHNIMEX Để hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu, TECHNIMEX sử dụng một số tài khoản liên quan đến hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, trong đó TK 112 được chi tiết thành các tiểu khoản phản ánh số tiền gửi cả bằng tiền mặt và ngoại tệ ở các Ngân hàng mà Công ty có giao dịch và thanh toán. Để phản ánh toàn bộ nghiệp vụ nhập khẩu Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Đây là hình thức sổ thích hợp với mọi loại hình, qui mô kinh doanh, thuận cho việc vi tính hoá công tác kế toán. Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán của Vụ Tài chính - Kế toán, Bộ Xây dựng. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ tiến hành tổng hợp phân loại. Chứng từ thuộc bộ phận nào thì bộ phận ấy phản ánh vào sổ sách liên quan và nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy tính sẽ tự xử lý số liệu và đưa ra thông tin theo yêu cầu được khai báo. Qui trình này được thể hiện qua sơ đồ sau: ii. Thực trạng công tác kế toán nhập khẩu ở công ty TECHNiMEX 1. Nhập khẩu hàng hoá trực tiếp Sơ đồ 6: Quy trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu ở TECHNIMEX Các báo cáo tài chính Báo cáo chi tiết, tổng hợp hợp đồng, công nợ Sổ cái các TK 111, 112, 156, 131,511, 632, 911... Nhật ký chung Chứng từ gốc Phiếu nhập kho, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn thương mại, vận đơn, thông báo thúê, giấy báo có, giấy báo nợ... Kế toán phân loại và nhập chứng từ vào máy tính Khai báo yêu câu thông tin đầu ra cho máy tính Máy tính xử lý thông tin và đưa ra sản phẩm Thực chất của hoạt động nhập khẩu trực tiếp là thực hiện hợp đồng mua (hợp đồng ngoại) và hợp đồng bán hàng (hợp đồng nội). Trên cơ sở hợp đồng nội đã ký kết với khách hàng trong nước, dựa vào các thông tin về hàng hoá, thị trường nước ngoài Công ty tiến hành giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng ngoại. Đối tượng nhập khẩu trực tiếp chủ yếu là máy móc kỹ thuật hiện đại phục vụ sản xuất, nghiên cứu và đào tạo như: máy vi tính, máy in, thiết bị nghiên cứu khoa học, bảo vệ môi trường .... Hoạt động nhập khẩu của Công ty diễn ra thường xuyên và là hoạt động mạnh nhất của Công ty hiện nay. Công ty áp dụng phương pháp KKTX trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu, tỷ giá dùng để quy đổi ngoại tệ là tỷ gía thực tế bán ra do Ngân hàng Ngoại thương công bố, phương pháp xác định giá vốn hàng bán là phương pháp giá thực tế đích danh. Quy trình hạch toán nghiệp vụ nhập hàng được thực hiện theo quy định của chế độ, tuy nhiên có một số điểm vận dụng cụ thể sau: Thứ nhất, Công ty không sử dụng TK 1562 để phản ánh các chi phí phát sinh trong quá trình nhập hàng và như vậy giá vốn hàng bán không bao gồm các chi phí này. Những chi phí phát sinh trong quá trình nhập hàng được phản ánh vào TK 641 và 642. Thứ hai, trong quá trình nhập hàng, Công ty không sử dụngTK 331 để phản ánh tình hình thanh toán với đối tác nước ngoài. Điều này sẽ khó khăn cho việc theo dõi khâu thanh toán, đặc biệt khi có tranh chấp xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng. Khi thanh toán cho tổ chức nước ngoài, mặc dù chưa có cơ sở đảm bảo hàng đã được chuyển nhưng kế toán vẫn ghi Nợ TK 151/ Có TK 144 Việc bán hàng nhập trong hình thức nhập khẩu trực tiếp được thực hiện trên cơ sở hợp đồng nội đã ký kết với khách hàng trong nuớc, vì vậy hàng nhập về rất ít khi nhập kho mà được chuyển ngay cho khách hàng hoặc giao cho khách hàng tại sân bay, cảng theo điều khoản được ghi trong hợp đồng. Quy trình hạch toánnghiệp vụ bán hàng nhập được thực hiện theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. 2.Nhập khẩu uỷ thác Để thực hiện hoạt động nhập khẩu uỷ thác, Công ty phải ký kết hai hợp đồng, một hợp đồng nội với đơn vị uỷ thác và một hợp đồng ngoại với đơn vị xuất khẩu. Sau khi thực hiện xong hợp đồng ngoại thì một bộ chứng từ được chuyển cho bên uỷ thác. Một điểm khác nhập khẩu trực tiếp là sau khi giao hàng cho bên uỷ thác, bên nhận và bên uỷ thác phải tiến hành quyết toán hợp đồng uỷ thác, bản quyết toán này là cơ sở để hai bên thống nhất việc thanh toán công nợ và đi đến kết thúc hợp đồng. Quy trình hạch toán nghiệp vụ nhận nhập khẩu uỷ thác có một số điểm vận dụng cụ thể như sau: Thứ nhất, Công ty không sử dụng các TK hàng hoá để phản ánh số hàng đang đi đường chỉ thuộc trách nhiệm chứ không thuộc quyền sở hữu của Công ty mà chỉ sử dụng bút toán ghi đơn để theo dõi nhận và trả hàng cho bên giao uỷ thác. Thứ hai, Công ty sử dụng cặp TK 1388 và 3388 để theo dõi thanh toán trong quá trình thực hiện hợp đồng. TK 1388 dùng để theo dõi các khoản chi phí phát sinh do bên giao chịu, TK 3388 phản ánh số tiền nhận của bên giao uỷ thác. Các chi phí mà Công ty phải chịu được phản ánh vào TK 641. Khi thực hiện xong hợp đồng và giao hàng cho bên giao uỷ thác, Công ty sẽ tiến hành bù trừ giữa TK 1388 và 3388 trên máy tính để xác định trách nhiệm thanh toán công nợ còn lại. Cứ hết mỗi quý, TECHNIMEX lại tiến hành khoá sổ và xác định kết quả kinh doanh, chi phí phát sinh trong quý nào được kết chuyển toàn bộ cho số hàng tiêu thụ trong quý đó, quy trình hạch toán nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh được thực hiện theo đúng quy định của chế độ. Từ các số liệu tổng hợp trong quá trình kinh doanh nhập khẩu cho phép chúng ta tính ra các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả kinh doanh nhập khẩu của một doanh nghiệp, trên cơ sở đó phát huy các nhân tố tích cực đồng thời đề xuất các biện pháp khắc phục những mặt chưa làm được nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp iii. Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở TECHNIMEX. Qua xem xét số liệu giữa 2 năm 1996 và 1997 ta thấy hiệu quả kinh doanh của Công ty đã giảm xuống, cụ thể tỷ suất lợi nhuận chỉ còn 0,59% so với 1,05% ( giảm 0,46% ), số vòng LCHH từ 22 vòng năm 1996 giảm xuống còn 6,3 vòng năm 1997, thời gian LCHH 1 vòng năm 1996 là 16,4 ngày thì năm 1997 đã là 57 ngày. Kết quả này do các nguyên nhân sau: Thứ nhất, mặc dù KNNK tăng lên 21% nhưng lượng hàng tồn kho cuối năm 1997 lớn nên doanh thu tiêu thụ dã giảm xuống. Thứ hai, khi số lượng hợp đồng triển khai dở dang còn nhiều thì kết quả kinh doanh lại phải gánh chịu chi phí của số hàng chưa được tiêu thụ. Thứ ba, nếu như năm 96 tỷ trọng kinh doanh mặt hàng xe máy lớn thì năm 97 Công ty không còn kinh doanh mặt hàng này nữa mà tập trung vào kinh doanh mặt hàng máy vi tính, thiết bị ngoại vi và NCKH. Trên cơ sở xem xét bức tranh toàn cảnh về công tác kế toán nhập khẩu và thực trạng hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở TECHNIMEX, chúng ta thấy được những điểm mạnh và những tồn tại trong hoạt động kinh doanh, từ đó tích cực phát huy điểm mạnh và đề xuất các kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao hiệu quả kinh doanh ở TECHNIMEX. Phần iii Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu ở công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật i. Cơ sở lý luận cho việc hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu. Để hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu với mục tiêu tồn tại và phát triển trên thương trường đòi hỏi kế toán phải tuân theo những nguyên tắc nhất định, những nguyên tắc đó là: Thứ nhất, nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán nói chung và của kế toán nhập khẩu nói riêng. Thứ hai, phải xuất phát từ đặc trưng của hoạt động nhập khẩu. Thứ ba, phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những quy định về ghi chép, luân chuyển chứng từ của đơn vị để hoàn thiện. Thứ tư, bảo đảm nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của kinh doanh. Thứ năm, việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán nhập khẩu nói riêng phải được thực hiện từ cấp Nhà nước cho đến từng đơn vị kinh doanh nhập khẩu. Bên cạnh những nguyên tắc trên, để hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu thì bản thân bộ phận kế toán nhập khẩu ở Công ty đòi hỏi phải đạt được những điều kiện sau: Một là, có đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán hiểu biết nghiệp vụ kế toán ngoại thương, các chế định tài chính, am hiểu về nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu hàng hoá, có khả năng giao dịch, thanh quyết toán tốt các hợp đồng. Hai là, các kế toán viên phải tương đối thông thạo ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh. Ba là, đòi hỏi đội ngũ cán bộ kế toán không những giỏi về thao tác, xử lý trên máy tính mà còn phải hiểu và sử dụng thành thạo phần mềm kế toán trong phân tích, phản ánh, xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị và lập các báo cáo tài chính theo định kỳ. ii. một số nhận xét về công tác kế toán nhập khẩu và phương hướng hoàn thiện những tồn tại ở công ty xuất nhập khẩu kỹ thuật: Thực hiện Quyết định số 1141 TC-QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán mới áp dụng cho các doanh nghiệp ngày 01/11/1995, chính thức có hiệu lực ngày 01/01/1996, cho đến nay việc áp dụng chế độ kế toán mới ở TECHNIMEX đã đi vào quy củ, được áp dụng và triển khai tương đối tốt. Đánh giá tình hình tổ chức công tác kế toán và tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở TECHNIMEX ta thấy nổi lên một số điểm như sau: Thứ nhất, xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh của mình, Công ty TECHNIMEX đã chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức tổ chức này tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với hoạt động ở chi nhánh và các đơn vị trực thuộc cũng như trong toàn Công ty, hạn chế bớt những khó khăn trong việc phân công lao động, chuyên môn hoá công việc, tạo điều kiện nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ kế toán và thông tin trong công tác kế toán. Thứ hai, TECHNIMEX áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung trong phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hình thức sổ này khá đơn giản về quy trình hạch toán và số lượng sổ, phù hợp với quy mô, loại hình kinh doanh của Công ty, hơn nữa thuận lợi cho việc áp dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Thứ ba, hệ thống tài khoản sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu được chi tiết tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, đặc biệt là TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng. Thứ tư, phương pháp hạch toán mà doanh nghiệp áp dụng trong các nghiệp vụ nhập khẩu là phương pháp KKTX. Phương pháp này tạo điều kiện cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi thường xuyên sự biến động hàng ngày, hàng giờ của tài sản, hàng hoá, không phụ thuộc vào kết quả kiểm kê. Bên cạnh đó, hoạt động kinh doanh nhập khẩu được thực hiện trên cơ sở hợp đồng đã ký kết, việc mua bán được thực hiện theo từng lô hàng và hàng nhập về thường được giao thẳng cho khách hàng nên phương pháp giá thực tế đích danh dùng để xác định trị giá vốn hàng bán là đơn giản và chính xác. Tỷ giá dùng trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu là tỷ giá bán của Ngân hàng Ngoại thương Việt nam. Cuối mỗi kỳ khi phải lập các báo cáo tài chính, kế toán tiến hành điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ theo tỷ giá thực tế do Ngân hàng công bố ngày cuối kỳ. Thứ năm, việc hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu, đặc biệt là nhập khẩu uỷ thác là tương đối đơn giản và hợp lý. Thứ sáu, các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ phát sinh, đúng với mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Thứ bảy, việc bố trí cán bộ kế toán và phân định công việc trong bộ máy kế toán của Công ty là tương đối tốt, phù hợp với khối lượng công việc và đáp ứng được các yêu cầu của quản lý đặt ra. Bên cạnh những kết quả mà TECHNIMEX đã đạt được trong tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán nhập khẩu thì vẫn còn một số tồn tại đòi hỏi cần phải được quan tâm, xem xét nhằm không ngừng hoàn thiện công tác kế toán nhập khẩu, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. Cụ thể là: 1.Theo quy định của Bộ Tài chính trong chế độ kế toán mới thì những khoản chi phí liên quan đến việc thu mua hàng hoá trừ tiền hàng ghi trên hoá đơn và thuế nhập khẩu, phát sinh trước lúc nhập kho hoặc tiêu thụ ( trong trường hợp bán thẳng không nhập kho ) thì phải hạch toán vào TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá. Những khoản chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá thì phải hạch toán vào TK 641 - Chi phí bán hàng. Những chi phí chung liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp thì phải hạch toán vào TK 642 - Chi phí QLDN. Trên thực tế, ở Công ty XNK Kỹ thuật thì những khoản chi phí liên quan đến việc thu mua hàng nhập khẩu vừa được phản ánh vào TK 641 vừa được phản ánh vào TK 642 mà không được phản ánh vào TK 1562. Cụ thể các chi phí giao dịch qua Ngân hàng trong quá trình nhập hàng như: phí mở L/C, tu chỉnh L/C, phí chuyển tiền, phí TELEX được phản ánh vào TK 642. Các chi phí phát sinh trong quá trình làm thủ tục nhập hàng như: phí giám định, phí chứng từ, phí vận chuyển, phí hải quan được phản ánh vào TK 641. Cuối kỳ, các chi phí này được kết chuyển toàn bộ để xác định kết quả, không phân biệt chi phí cho hàng đã tiêu thụ hay còn tồn kho. Việc hạch toán chi phí này là không đúng với quy định của chế độ, làm chúng ta không xác định được chính xác trị giá vốn của hàng hoá bán ra, dẫn đến không xác định chính xác kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, từng kỳ kinh doanh. Đồng thời, chúng ta sẽ gặp khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của các chi phí phát sinh và cũng khó khăn trong việc xây dựng một chiến lược kinh doanh hợp lý. Để giải quyết được vấn đề này thiết nghĩ phải hạch toán riêng từng khoản chi phí một cách rõ ràng. Các chi phí phát sinh cho quá trình bán hàng mới hạch toán vào TK 641, chi phí liên quan đến quản lý doanh nghiệp mới hạch toán vào TK 642 và nên phân loại các khoản chi phí theo các tiểu khoản cụ thể. ở những kỳ kinh doanh khi mà lượng hàng tồn kho, gửi bán, đang đi đường tương đối lớn ( số lượng hợp đồng triển khai còn dở dang nhiều ) thì khi xác định kết quả kinh doanh nên phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng đã tiêu thụ và số hàng còn tồn kho. Riêng các chi phí thu mua phát sinh trong quá trình nhập hàng phải phản ánh vào TK 1562, cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho số hàng tiêu thụ trong kỳ và số hàng còn lại theo công thức: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho = CP thu mua của hàng tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Trị giá hàng tồn cuối kỳ Trị giá hàng xuất trong kỳ + x Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ Chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng tiêu thụ = Chi phí mua của hàng tồn đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ - Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ Từ đó, phản ánh chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng hoá bán ra theo bút toán: Nợ TK 632 Có TK 156 2. Theo phương thức nhập khẩu trực tiếp, trong quá trình nhập hàng TECHNIMEX không sử dụng TK 331 - Phải trả nhà cung cấp, để phản ánh công nợ và theo dõi thanh toán với đơn vị xuất khẩu. Như vậy sẽ rất khó khăn trong việc xác định trách nhiệm thanh toán khi có trục trặc xảy ra trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Trong những trường hợp trả tiền trước khi nhận được bộ chứng từ cho nhà xuất khẩu thì khi nhận được giấy báo của Ngân hàng kế toán ghi: Nợ TK 151 Có TK 144, 112 Khi nhận được bộ chứng từ làm thủ tục nhận hàng, kế toán không phản ánh gì cả mà chỉ ghi chép số chi phí nhận hàng vào TK 641. Điều này là không hợp lý vì khi chuyển tiền trả trước vẫn chưa có căn cứ pháp lý chứng minh là hàng đã được vận chuyển theo hợp đồng, mà phải phản ánh số tiền ứng trước cho nhà xuất khẩu theo bút toán: Nợ TK 331 Theo tỷ giá thực tế ngày mở L/C Có TK 144, 112 Khi nhận được bộ chứng từ để làm thủ tục nhận hàng kế toán ghi: Nợ TK 151 Theo tỷ giá thực tế ngày mở L/C Có TK 331 Các chi phí phát sinh trong quá trình này kế toán ghi: Nợ TK 1562 Theo tỷ giá thực tế ngày nghiệp vụ phát sinh Có TK 111, 112 Việc giải quyết những tồn tại trong quá trình nhập hàng theo phương thức nhập khẩu trực tiếp được phản ánh qua sơ đồ sau: TK 112 TK 144 TK 331 TK 1561 TK 138 TK 151 (1) (2a) (3) (5a) (7) TK 111,112 TK 33332 TK157,632 (4b) (4a) (5b) (6) TK 1562 TK 632 (8) Sơ đồ 7: Hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ nhập hàng ở TECHNIMEX. ( 2b) Chú thích: ( 1) Trích tiền ký quỹ mở L/C ( 2a, b) Trả trước hoặc thanh toán cho nhà xuất khẩu ( 3) Trị giá lô hàng ghi trên hoá đơn (4a) Thuế nhập khẩu phải nộp (4b) Nộp thuế nhập khẩu (5a) Nhập kho lô hàng nhập (5b) Trị giá lô hàng gửi bán hoặc chuyển bán thẳng ( 6) Các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua ( 7) Số hàng thiếu (nếu có) ( 8) Chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng tiêu thụ. 3. Đối với hoạt động kinh doanh nhập khẩu, kho hàng là bước đệm quan trọng để thực hiện hai giai đoạn khác nhau là mua hàng và bán hàng. Mặc dù phần lớn hàng nhập về đều được chuyển bán thẳng theo hợp đồng nhưng cũng có những lô hàng nhập về bán lẻ( như máy in) hoặc chưa giao cho khách hàng ngay mà tạm nhập kho, tuy nhiên giữa kế toán hàng hoá và thủ kho ít có sự đối chứng và kiểm tra. Vì vậy Công ty nên sử dụng hạch toán kho để quản lý chặt chẽ hơn giữa thực tế và sổ sách nhằm hạn chế những sai sót, tiêu cực có thể xảy ra, tránh những thiệt hại cho doanh nghiệp. Công ty có thể áp dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết hàng hoá là: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Từ việc nhìn nhận ưu nhược điểm của mỗi phương pháp, tình hình hạch toán và đặc điểm kinh doanh hàng hoá của TECHNIMEX theo tôi Công ty nên áp dụng phương pháp thẻ song song là phù hợp nhất. Theo phương pháp này thì: Tại kho: Thủ kho thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất theo các phiếu nhập xuất và căn cứ vào các chứng từ này để ghi vào thẻ kho, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng của thẻ kho và trên thẻ kho thủ kho chỉ ghi biến động về mặt hiện vật. Thẻ kho được mở theo từng loại hàng và từng kho. Định kỳ thủ kho chuyển chứng từ cho kế toán hàng hoá. Thẻ kho có mẫu sau: Thẻ kho Doanh điểm hàng hoá: Đơn vị tính: Kho: Số hiệu chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tại phòng kế toán, kế toán hàng hoá mở sổ chi tiết hàng hoá tương ứng với từng thẻ kho của thủ kho nhưng phải theo dõi được tình hình biến động hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị. Khi nhận được các chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán hàng hoá kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ có liên quan, sau đó tính giá theo phương pháp thích hợp và ghi vào sổ kế toán chi tiết hàng hoá. Sổ kế toán chi tiết Doanh điểm hàng hoá: Đơn vị tính: Đơn giá Kho: Số hiệu chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL TT SL TT SL TT Cuối kỳ kế toán tiến hành đối chiếu tương ứng giữa thẻ kho và sổ chi tiết hàng hoá để xác định sai sót và quy kết trách nhiệm (nếu có). 4. Về sổ kế toán, sổ chi tiết khoản mục thực chất là sổ theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng cho một đối tượng, phần lớn đều liên quan đến ngoại tệ. Tuy nhiên, mẫu sổ chi tiết khoản mục của TECHNIMEX không có cột phản ánh số ngoại tệ và tỷ giá thực tế ngày nghiệp vụ phát sinh. Thiết nghĩ nên bổ sung thêm hai cột này trong sổ chi tiết khoản mục nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và phản ánh quá trình thực hiện hợp đồng. Mẫu cũ của TECHNIMEX: Sổ chi tiết khoản mục Mã TK: Mã khoản mục: Từ tháng ... đến tháng ... năm ... Đơn vị: VN đồng Ngày ghi sổ Ngày chứng từ Số chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có Mẫu sổ hoàn thiện: Sổ chi tiết khoản mục Mã TK: Mã khoản mục: Từ tháng ... đến tháng ... năm ... Đơn vị: VN đồng Ngày ghi sổ Ngày chứng từ Số ctừ Diễn giải TK đối ứng Ngoại tệ Số tiền phát sinh Số dư Loại SL TG Nợ Có Nợ Có Để theo dõi quá trình nhập hàng đã hoàn thành hay chưa tức việc thực hiện hợp đồng đã kết thúc hay còn dở dang Công ty nên mở sổ theo dõi hàng nhập khẩu. Sổ này cũng là căn cứ để theo dõi việc thanh toán, giao hàng và bán hàng nhập. Sổ này có thể thiết kế theo mẫu sau: Sổ theo dõi hàng nhập khẩu Tháng ... năm ... Hợp đồng Tên hàng Số lượng Đ.giá ng.tệ T.tiền ng.tệ TG T.tiền VND Thuế NK CF mua G.trị lô hàng Số Ngày 1 2 3 4 5 6=5*4 7 8=6*7 9 10 11=8+9+10 5. Về nhân sự bộ máy kế toán, hiện tại ngoài kế toán trưởng, bộ máy kế toán của TECHNIMEX chỉ có 2 kế toán viên và thủ quỹ. Thực tế cho thấy, trong điều kiện nền kinh tế còn nghèo nàn, yếu kém về kỹ thuật, công nghệ thì việc nhập khẩu máy móc, thiết bị hiện đại phục vụ sản xuất và các thiết bị phục vụ nghiên cứu khoa học là hoạt động cần thiết, trong khi TECHNIMEX lại hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong lĩnh vực Khoa học Kỹ thuật và Chuyển giao Công nghệ nên chắc chắn rằng các giao dịch, số hợp đồng thực hiện thông qua TECHNIMEX trong những năm tới sẽ vẫn tăng lên và như vậy khối lượng công việc mà kế toán phải thực hiện cũng lớn lên. Với số lượng đội ngũ cán bộ kế toán hiện nay thì phải làm việc với cường độ cao, thời gian nhiều thì mới có thể đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời cho quản lý. Bản thân em thiết nghĩ nên bổ sung thêm một kế toán viên vào bộ phận kế toán tổng hợp với chức năng và nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công. Trên đây là một số phương hướng đề xuất khắc phục một số tồn tại trong công tác kế toán nhập khẩu ở TECHNIMEX. Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả kinh doanh không những đòi hỏi công tác kế toán nhập khẩu phải được hoàn thiện mà còn yêu cầu các bộ phận khác (vấn đề thị trường, mặt hàng, chi phí, cán bộ ...) cũng phải được hoàn thiện hơn. iii. Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở TECHNiMEX: Bất kỳ một đơn vị kinh doanh thương mại nào lợi nhuận cũng đều được tính theo công thức: - - - Chi phí QLDN Chi phí bán hàng Giá vốn hàng bán Doanh thu thuần = Kết quả hoạt động kinh doanh Như vậy muốn nâng cao hiệu quả kinh doanh cần thiết phải nâng cao doanh số bán, tránh tình trạng hàng bán bị trả lại đồng thời giảm tối thiểu chi phí bán hàng và chi phí QLDN cùng giá vốn hàng bán. Để làm được điều này cần thực hiện một số biện pháp sau: Thứ nhất, nâng cao chất lượng công tác Marketing trong kinh doanh nhập khẩu. Thứ hai, thực hiện những biện pháp giảm chi phí kinh doanh trong kinh doanh nhập khẩu hàng hoá. Những biện pháp này bao gồm: -Tăng mức luân chuyển hàng hoá nhập khẩu. -Tổ chức tốt khâu vận chuyển hàng hoá. -Tổ chức tốt công tác quản lý kho -Nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kinh doanh nhập khẩu. Đây là biện pháp quan trọng vì trình độ nghiệp vụ của cán bộ kinh doanh nhập khẩu ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, đến các chi phí phát sinh trong quá trình nhập hàng, tiến độ bán hàng nhập và đốc thúc thu hồi công nợ cho Công ty. Thứ ba, tập trung đầu tư kinh doanh các mặt hàng thuộc diện được Nhà nước khuyến khích kinh doanh, chịu tỷ lệ thuế suất thấp hoặc mức thuế suất bằng 0. Đó là các mặt hàng có công nghệ hiện đại, có tác dụng cho nghiên cứu, đào tạo, bảo vệ môi trường như: thiết bị nghiên cứu thí nghiệm, thiết bị đo lường kiểm nghiệm và bảo vệ môi trường. Thứ tư, làm tốt công tác lập kế hoạch luân chuyển hàng hoá nhập khẩu. Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, quản lý phải xây dựng và thực hiện đồng bộ các giải pháp. Trên đây là một số biện pháp tăng doanh số bán, giảm chi phí kinh doanh, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu, hy vọng sẽ góp phần nhỏ bé vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở Công ty TECHNIMEX. Kết luận Với những kiến thức lý luận thu được qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng em đã nghiên cứu về kế toán nhập khẩu và đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp theo đề tài này. Trong phạm vi chuyên đề, bài viết không thể đề cập đến mọi khía cạnh, mọi vấn đề của hoạt động nhập khẩu và công tác kế toán nhập khẩu, tuy nhiên nó cũng giải quyết được một số nội dung cơ bản sau: -Về mặt lý luận: Chuyên đề đã trình bày tương đối có hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động kinh doanh nhập khẩu cũng như lý luận về tổ chức công tác kế toán nhập khẩu trong doanh nghiệp theo chế độ kế toán mới. -Về mặt thực tiễn: Chuyên đề đã trình bày thực trạng công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá ở Công ty TECHNIMEX theo các phương thức nhập khẩu khác nhau, kế toán chi phí và xác định kết quả kinh doanh cùng với việc xem xét, đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở Công ty TECHNIMEX. -Trên cơ sở kết hợp giữa lý luận và khảo sát thực tiễn, phần ba của chuyên đề đã nêu lên một số hướng nhằm hoàn thiên công tác kế toán nhập khẩu và đề xuất một số biện pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu ở Công ty TECHNIMEX. Do thời gian và trình độ hạn chế nên chuyên đề không thể tránh khỏi những khiếm khuyết. Em rất mong nhận được sự phê bình, chỉ bảo của các thầy, các cô và các cán bộ, chuyên viên phòng kế toán, phòng kinh doanh XNK Công ty XNK Kỹ thuật, Bộ KH, CN và MT để chuyên đề được hoàn thiện hơn, bản thân nâng cao được nhận thức không chỉ về lý luận mà cả về thực tiễn đáp ứng tốt yêu cầu của công việc sau này. Em xin chân thành cảm ơn! Danh mục tài liệu tham khảo 1. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp Chủ biên: PTS Đặng thị Loan NXB Giáo dục 1996 2. Hệ thống kế toán doanh nghiệp NXB Tài chính 1995 3. Kế toán kinh doanh XNK PGS, PTS Lê Gia Lục NXB Giáo dục 1994 4. Kế toán Quốc tế TS Robert Anthony NXB Thống kê 1992 5. Kinh tế và phân tích hoạt động kinh doanh XNK PGS, PTS Võ Thanh Thu ĐHKT TP HCM 1993 6. Hướng dẫn thực hành kinh doanh XNK tại Việt Nam PGS, TS Võ Thanh Thu - TS Đoàn thị Hồng Vân NXB Thống kê 1994 7. Hỏi đáp về kỹ thuật thực hành kinh doanh XNK tại Việt Nam PGS, TS Võ Thanh Thu NXB Thống kê 1995 8. Tổ chức và nghiệp vụ kinh doanh thươnh mại quốc tế PTS Trần Chí Thành NXB Thống kê 1994