Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản nguyên vật liệu tại công ty In Hàng Không

tiền lương, tiền thưởng và các khoản tài chính phát sinh trong kỳ. - Kế toán tiêu thụ, xuất nhập khẩu: xuất hoá đơn bán hàng, theo dõi xuất nhập khẩu, theo dõi các khoản tiền chuyển qua tài khoản và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong khâu tài chính ngân hàng. - Thủ quỹ: thực hiện các quan hệ kinh tế với ngân hàng, rút tiền mặt về quỹ đảm bảo cho sản xuất và sinh hoạt được bình thường, theo dõi thu, chi tiền mặt. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng ( kiêm trưởng phòng tài chính – kế toán) Kế toán tổng hợp Kế toán Kế toán Kế toán Thủ ( kiêm p. trưởng phòng nguyên thanh tiêu thụ quỹ tài chính – kế toán ) vật liệu toán XNK 7. Khái quát chung về Nguyên vật liệu sử dụng tại công ty In Hàng không Nguyên liệu, vật liệu là một phần quan trọng trong vốn lưu động và vốn thường xuyên của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu chính chiếm 17,61% trong tổng tài sản lưu động và đàu tư ngắn hạn năm 2003 và 32,61% năm 2004. Nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất ở công ty In Hàng không chủ yếu là các loại Nguyên vật liệu phục vụ cho ngành như in các loại vé máy bay, chứng từ, nhãn hàng hoá, bao bì, sách tạp chí và các ấn phẩm khác. Do đặc điểm như vậy nên Nguyên vật liệu ở công ty In Hàng không được chia thành các loại cho phù hợp với yêu cầu sản xuất và quản lý Nguyên vật liệu hiện nay. - Nguyên vật liệu chính: gồm + Giấy: gồm có trên 20 loại giấy với các khổ và kích cỡ khác nhau như: Giấy Tân Mai 70g/m2 khổ 84x123 Giấy Đài Loan 70g/m2 khổ 84x123 Giấy Cutchet 250g/m2 khổ 79x109 + Mực in: có nhiều loại với nhiều màu khác nhau như: mực Mỹ, mực xanh pha, mực in flexo... + Kẽm: có nhiều loại khổ với các kích cỡ khác nhau như: Kẽm tái sinh khổ 52x40 cm. Kẽm Gto khổ 52x40 cm. Kẽm Nhật Bản khổ 61x72 cm. - Nguyên vật liệu phụ: gồm băng dính hai mặt, hạt keo vào bìa, dây kim tuyến, dây buộc... - Nhiên liệu: than đá, xăng, dầu hoả... - Phế liệu: giấy bị xước, lõi giấy, giấy bỏ, bìa các loại, các tờ bị in hỏng... Để phục vụ cho việc hạch toán Nguyên vật liệu kế toán tiến hành phân loại Nguyên vật liệu qua việc đăng ký trên máy vi tính và được tổ chức theo từng kho gồm: - Mực các loại. - Giấy các loại. - Kẽm các loại. - Màng các loại. - Vật tư khác. 8. Đánh giá Nguyên vật liệu tại công ty In Hàng không Đánh giá Nguyên vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của Nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Về nguyên tắc Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc TSLĐ nên phải được đánh giá theo giá của vật tư mua sắm, gia công chế biến. Tức là giá trị của vật tư phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp, trên bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác phải theo giá thực tế. Song do đặc điểm của Nguyên vật liệu được sử dụng trong việc in ấn các sản phẩm có nhiều chủng loại, thường xuyên biến động trong sản xuất kinh doanh, yêu cầu của công tác kế toán Nguyên vật liệu phải phản ánh kịp thời hàng ngày tình hình biến động và số hiện có của Nguyên vật liệu nên trong công tác kế toán Nguyên vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. 8.1. Tính giá Nguyên vật liệu nhập kho Hiện nay, công ty chưa có đội xe chuyên chở nên chi phí vận chuyển của công ty chủ yếu do bên bán chi ra, chi phí này tính luôn vào giá mua (ghi trên hoá đơn) hoặc có khi chi phí vận chuyển do công ty thuê ngoài cũng được tính vào giá mua. Giá thực tế Giá mua Thuế Chi phí Các khoản NVL = ghi trên + nhập khẩu + thu mua - giảm giá nhập kho hoá đơn (nếu có) thực tế được hưởng Các khoản chi phí thu mua thực tế bao gồm: chi phí vận chuyển bốc dỡ do bên mua chịu, chi phí bảo quản kho bãi, chi phí bảo hiểm hàng hoá, hao hụt trong định mức, công tác phí của người đi mua. Trường hợp Nguyên vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, giá mua ghi trên hoá đơn và các khoản giảm giá (nếu có) là giá chưa có thuế GTGT. 8.2. Tính giá Nguyên vật liệu xuất kho Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp bình quân gia quyền. Theo phương pháp này, giá tri Nguyên vật liệu xuất kho chỉ được tính vào thời điểm cuối kỳ, vật liệu nhập trong tháng vẫn được tính theo giá thực tế. + Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL Giá thực tế tồn kho đầu tháng nhập kho trong tháng + bình quân = gia quyền Số lượng NVL Số lượng NVL tồn kho đầu tháng nhập kho trong tháng Trị giá vốn Số lượng Đơn giá thực tế của = NVL x bình quân NVL xuất kho xuất kho gia quyền Đây là phương pháp đơn giản, dễ làm, tính giá Nguyên vật liệu xuất sử dụng trong tháng tương đối chính xác. Tuy nhiên lại có nhược điểm là công việc tính toán thường dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung của công ty. Ví dụ: Có tài liệu về giấy Đài Loan (84x123) tháng 01/2005 của công ty như sau: (Đơn vị tính: VNĐ) Tồn kho: 1000 kg. Giá thực tế 16.000 đ/kg. Ngày 05/01 nhập kho 2000 kg. Giá mua là 15.875 đ/kg, chi phí vận chuyển là 250.000 đ. Ngày 15/01 xuất kho 1200 kg để sản xuất. Cuối tháng 31/01 kế toán tính giá thực tế giấy Đài Loan xuất kho là: Giá đơn vị (1000kg x 16.000 đ/kg) + [(2000kg x 15.875đ/kg) +250.000] bình quân = cả kỳ dự trữ 1000 kg + 2000 kg = 16.000 (đ/kg) Trị giá vốn thực tế NVL = 1200 kg x 16.000 đ/ kg = 19.200.000 (đ) xuất dùng II. Thực trạng công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản Nguyên vật liệu tại công ty In Hàng không 1. Công tác quản lý Nguyên vật liệu tại công ty Do đặc thù của ngành in, nguyên vật liệu chính của công ty sử dụng là giấy, mực in, bản kẽm. Trong mỗi loại đó lại bao gồm nhiều loại khác nhau nên việc quản lý cũng phải phù hợp với từng đối tượng. Đối với các loại giấy được quản lý chặt chẽ về mặt số lượng, chủng loại, quy cách, giá cả...cả ở khâu nhập và xuất kho sao cho vừa đảm bảo chất lượng yêu cầu, tiết kiệm được chi phí, khâu vận chuyển cũng phải được chú trọng để có thể hạn chế tối đa hao hụt không đáng có. Việc bảo quản giấy nói riêng và bảo quản nguyên vật liệu của công ty nói chung cũng là một vấn đề vô cùng quan trọng. Kho tàng phải được trang bị các phương tiện cần thiết để đảm bảo cho giấy không bị ẩm mốc, nhàu nát, hư hỏng làm kém phẩm chất. Đối với các loại mực, kẽm cũng được quản lý chặt chẽ về mặt số lượng, chất lượng, luôn đảm bảo cho chất lượng của các sản phẩm in, phát hiện kịp thời mức độ và nguyên nhân thừa thiếu và có biện pháp hữu hiệu nhất để xử lý kịp thời. Đối với các nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu và phế liệu, việc quản lý số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại cũng luôn được chính xác, đầy đủ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ cũng như sử dụng. Công ty luôn xác định được mức dự trữ hợp lý nhất đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn nhưng cũng không tích trữ quá nhiều làm giảm giá trị sử dụng của chúng. Cụ thể mức dự trữ đầu 01/ 2005 là: - Giấy: 2000 kg. - Mực in: 1000 hộp. - Kẽm: 1500 tấm. Khi xuất dùng luôn được phản ánh chính xác số lượng, giá trị, tính số Nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất, Nguyên vật liệu luôn được phân bổ cho các đối tượng sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm nhất. Bên cạnh đó, kế toán thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm Nguyên vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết Nguyên vật liệu theo đúng chế độ quy định và theo dõi sự biến động của Nguyên vật liệu. Kết hợp theo dõi, kiểm tra, đối chiếu Nguyên vật liệu giữa kho và phòng kế toán, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng Nguyên vật liệu cho toàn doanh nghiệp nói chung và các phân xưởng, tổ sản xuất nói riêng. Như vậy, quản lý chặt chẽ Nguyên vật liệu từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác kế toán Nguyên vật liệu nói riêng và trong công tác kế toán quản lý tài sản nói chung của công ty. Thực hiện được điều đó đã góp phần không nhỏ cho công ty vào việc hoàn thành, thậm chí vượt mức kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành, kế hoạch tài chính và kế hoạch phân phối. 2. Công tác kế toán 2.1 Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu. 2.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến viêc nhập, xuất Nguyên vật liệu phải lập chứng từ kịp thời, đầy đủ, đúng chế độ quy định: - Phiếu nhập kho ( mẫu 01 – VT). - Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT). - Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 08 – VT). - Hoá đơn GTGT (mẫu 01 GTKT – LN). - Hoá đơn bán hàng( mẫu 02 GTKT – LN). - Hoá đơn cước phí vận chuyển(mẫu 03 – BH). - Thẻ kho (mẫu 06 – VT). Đối với các chứng từ này phải lập đầy đủ, kịp thời theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn sau: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04 – VT). - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 – VT). - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07 – VT). 2.1.2. Phương pháp hạch toán chi tiết Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu được tiến hành tại kho và phòng kế toán. Hiện nay, công ty đang áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song: - Tại kho: Thủ kho bảo quản, nắm vững số lượng, chất lượng, chủng loại, từng thứ Nguyên vật liệu ở bất kỳ thời điểm nào trong kho, sẵn sàng cung cấp kịp thời cho các phân xưởng. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hay mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng thứ Nguyên vật liệu, mỗi chứng từ ghi một dòng. Đối với phiếu xuất vật tư theo định mức sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số thực tế Nguyên vật liệu còn tồn trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất về phòng kế toán. - Tại phòng kế toán: Kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết Nguyên vật liệu cho từng danh điểm Nguyên vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ (sổ) kế toán chi tiết Nguyên vật liệu có mội dung như thẻ kho, chỉ khác là theo dõi về mặt giá trị và hiện vật. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất do thủ kho chuyển đến kế toán vật tư phải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất với các chứng từ liên quan ( hoá đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển...) ghi đơn giá hạch toán và tính thành tiền trên các chứng từ nhập, xuất. Sau đó ghi lần lượt các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào sổ kế toán chi tiết Nguyên vật liệu liên quan giống như trình tự ghi thẻ kho của thủ kho. Trên cơ sở đó lập bảng kê nhập, xuất, tồn vật liệu. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song Chứng từ nhập Sổ Bảng kê chi tiết Nhập-Xuất-Tồn Thẻ kho NVL Chứng từ xuất Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu. Ví dụ1: Có tài liệu về kẽm Nhật Bản 61x72 cm như sau: - Ngày 01/01/2005 Ông Nguyễn Văn Xê mua kẽm Nhật Bản 61x72 cm của công ty TNHH Nam Việt số lượng 5000 tấm, đơn giá 45.000 đ/ tấm. Thuế xuất, thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển là 400.000 đ. - Ngày 01/01/2005 xuất kho kẽm Nhật Bản cho sản xuất là 677 tấm. - Ngày 10/01/2005 xuất kho 853 tấm kẽm Nhật Bản dùng cho sản xuất. - Ngày 17/01/2005 xuất kho 720 tấm kẽm Nhật Bản dùng cho sản xuất. - Ngày 28/01/2005 xuất kho 930 tấm kẽm Nhật Bản dùng cho sản xuất. Hoá đơn ( GTGT) Liên 2: Giao cho khách hàng. Ngày 01/01/2005 No: 12543 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Nam Việt. Địa chỉ : 72 Bà triệu – Hà Nội. Số tài khoản : 030352300101 – 4 NHCT Việt Nam. Họ và tên người mua hàng: Ông Nguyễn Văn Xê. Đơn vị : Công ty In Hàng không. Địa chỉ : Sân bay Gia Lâm – Hà Nội. Số tài khoản : 71A – 00032 NHCT Chương Dương. Hình thức thanh toán : Chuyển khoản. STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Kẽm Nhật Bản 61x72 cm Tấm 5000 45.000 225.000.000 Cộng 225.000.000 Cộng tiền hàng hoá, dịch vụ: 225.000.000 Tiền thuế GTGT 10%: 22.500.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 247.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bốn mươi bảy triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm - HN Phiếu nhập kho Số 004 Ngày 01/01/2005 Nhập của : Ông Nguyễn Văn Xê. Lý do : Nhập vật tư của công ty TNHH Nam Việt. Nhập vào kho: Chị Lan – Công ty In Hàng không. STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú A B C 1 2 3 4 1 Kẽm Nhật Bản 61x72 cm Tấm 5000 45.080 225.400.000 Cộng 225.400.000 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Hai trăm hai mươi lăm triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người viết phiếu Thủ kho Người giao ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm – HN Phiếu xuất kho Số 007 Ngày 01/01/2005. Bộ phận sử dụng : Phân xưởng in Offset. Mục đích sử dụng : In tạp chí Hàng không, in hoá đơn xăng dầu, In vé máy bay. Xuất tại kho : Công ty in Hàng không. STT Tên quy cách, vật tư ĐVT Số lượng xin lĩnh Số lựơng thực lĩnh Đơn giá Thành tiền 1 Kẽm Nhật Bản 61x72 cm Tấm 677 677 45.080 30.519.160 Cộng 30.519.160 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba mươi triệu năm trăm mười chín nghìn một trăm sáu mươi đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho Người viết phiếu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm – HN Phiếu xuất kho Số: 028. Ngày: 10/01/2005. Bộ phận xử dụng : Phân xưởng in Flexo. Mục đích sử dụng: In sách theo hợp đồng số 504 với công ty in Tiến Bộ. Xuất tại kho : Công ty In Hàng không. STT Tên quy cách, vật tư ĐVT Số lượng xin lĩnh Số lượng thực lĩnh Đơn giá Thành tiền 1 Kẽm Nhật Bản 61x72 cm Tấm 853 853 45.080 38.453.240 Cộng 38.453.240 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba mươi tám triệu bốn trăm năm mươi ba nghìn hai trăm bốn mươi đồng. Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho Người viết phiếu ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm – HN Phiếu xuất kho Số: 059. Ngày: 17/01/2005. Bộ phận sử dụng : Phân xưởng sách. Mục đích sử dụng: In tạp chí Hàng không. Xuất tại kho : Công ty In Hàng không. STT Tên quy cách, Vật tư ĐVT Số lượng Xin lĩnh Số lượng Thực lĩnh Đơn giá Thành tiền 1 Kẽm Nhật Bản 61x72 cm Tấm 720 720 45.080 32.457.600 Cộng 32.457.600 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba mươi hai triệu bốn trăm năm mươi bảy nghìn sáu trăm đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho Người viết phiếu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm – HN Phiếu xuất kho Số: 102 Ngày 28/01/2005. Bộ phận sử dụng : Phân xưởng in Offset. Mục đích sử dụng: In thẻ hành lý và thẻ lên máy bay. Xuất tại kho : Công ty In Hàng không. STT Tên, quy cách vật tư ĐVT Số lượng xin lĩnh Số lượng thực lĩnh Đơn giá Thành tiền 1 Kẽm Nhật Bản 61x72 cm Tấm 930 930 45.080 41.924.400 Cộng 41.924.400 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Bốn mươi mốt triệu chín trăm hai mươi tư nghìn bốn trăm đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho Người viết phiếu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm – HN Thẻ kho Tháng 01/2005 Kho : Công ty In Hàng không. Mã số : BANNHAT 61x72 Tên vật tư, hàng hoá: Kẽm Nhật Bản 61x72 cm Đơn vị tính : Tấm. Chứng từ Diễn giải Số lượng NT SH Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 0 01/01 N004 Nhập mua kẽm 5000 01/01 X007 Xuất sử dụng 677 10/01 X028 Xuất sử dụng 853 17/01 X059 Xuất sử dụng 720 28/01 X102 Xuất sử dụng 930 Cộng 5000 3180 1820 2.2. Hạch toán thu mua và nhập kho Nguyên vật liệu Phòng kế toán đảm nhiệm việc mua Nguyên vật liệu. Khi Nguyên vật liệu mua về người mua sẽ mang hoá đơn GTGT, hoá đơn cước phí vận chuyển, phiếu chi lên phòng kế toán. Sau đó thủ kho, kế toán sẽ kiểm tra số liệu, số lượng, quy cách Nguyên vật liệu so với hoá đơn, nếu đúng mới nhập kho và kế toán viết phiếu nhập kho.Trường hợp Nguyên vật liệu mua về với khối lượng lớn, giá trị cao thì công ty kiểm nghiệm vật tư. Thủ kho sẽ căn cứ vào số lượng Nguyên vật liệu thực nhập để ghi vào thẻ kho cho từng loại Nguyên vật liệu. - Sự luân chuyển của chứng từ: Căn cứ vào giấy báo nhận hàng khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư cả về số lượng, chất lượng và chủng loại. Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm thực tế để ghi vào biên bản kiểm nghiệm, sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho vật tư, hàng hoá trên cơ sởhoá đơn, biên bản rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi vào sổ thực tế nhập kho rồi chuyển cho kế toán làm căn cứ để ghi sổ. - Tài khoản sử dụng: + Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: dùng để phản ánh số liệu hiện có và tình hình biến động của Nguyên vật liệu, có thể mở cho từng loại, từng nhóm, từng thứ... tuỳ theo yêu cấu quản lý và phương tiện kế toán. Tài khoản 152 có thể mở theo dõi chi tiết các tài khoản cấp 2 theo từng loại Nguyên vật liệu phù hợp với phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: . TK 1521: Nguyên vật liệu chính. . TK 1522: Nguyên vật liệu phụ. . TK 1523: Nhiên liệu. . TK 1524: Phụ tùng thay thế. . TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản. . TK 1528: Vật liệu khác. + Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”: TK này dùng để phản ánh Nguyên vật liệu mua đã có hoá đơn cuối tháng nhưng chưa về nhập kho hoặc đã về nhưng doanh nghiệp chưa làm thủ tục kiểm nghiệm để nhập kho. + Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: 133, 331, 111, 112.... - Trình tự kế toán: Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng, giấy báo có... để ghi sổ. Ví dụ 2: Có tài liệu về giấy Cutchet 100g/m2 khổ 65x86 cm: Ngày 03/02/2005 Anh Nguyễn Văn Nam phòng kế hoạch vật tư mua giấy Cutchet 100g/m2 (65 x86) nhập kho theo hoá đơn số 4302 của công ty Tân Mai số lượng là 1500 kg với đơn giá 11818 đ/kg, thuế xuất thuế GTGT 10%. Hoá đơn ( GTGT ) Liên 2: Giao cho khách hàng. Ngày: 03/02/2005. No: 4320 Đơn vị bán hàng : Công ty giấy Tân Mai. Địa chỉ : 20 – Hàng chiếu – Hà Nội. Họ tên người mua hàng:Ông Nguyễn Văn Nam. Đơn vị : Công ty In Hàng không. Địa chỉ : Sân bay Gia Lâm – Hà Nội. Số tài khoản : 71A – 00032 NHCT Chương Dương. Hình thức thanh toán : Chuyển khoản. STT Tên hàng hoá, vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy Cutchet 100g/m2 ( 65 x 86) Kg 1500 11818 17.727.000 Cộng 17.727.000 Cộng tiền hàng: 17.727.000 Tiền thuế GTGT 10%: 1.772.700 Tổng số tiền thanh toán: 19.499.700 Số tiền viết bằng chữ: Mười chín triệu bốn trăm chín mươi chín nghìn bảy trăm đồng chẵn. Người mua Người thu tiền Người viết hoá đơn Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm – HN Biên bản kiểm nghiệm Ngày: 03/02/2005 Căn cứ vào hoá đơn số 4302 ngày 03/02/2005 của công ty giấy Tân Mai. Ban kiểm nghiệm gồm có: - Ông: Lê Xuân Tuấn – Trưởng ban. - Ông: Nguyễn Minh Tuấn – Kế toán, uỷ viên. - Ông: Nguyễn Duy Thái – Kỹ thuật, uỷ viên. - Bà: Nguyễn Thị Lan – Thủ kho, uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư: Giấy Cutchet 100g/m2 ( 65 x 86 ). Phương thức kiểm nghiệm : Cân, đo. STT Tên, quy cách nhãn hiệu vật tư Đơn vị tính Số lượng Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách Số lượng sai quy cách A B C 1 2 3 1 Giấy Cutchet 100g/m2 (65 x86) Kg 1500 1500 0 Kết luận: ý kiến của ban kiểm nghiệm là giấy do ông Nguyễn Văn Nam nhập của công ty Giấy Tân Mai đủ số lượng, đứng kích cỡ và đạt tiêu chuẩn chất lượng. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Kế toán Trưởng ban ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm – HN Phiếu nhập kho Số: 328. Ngày: 03/02/2005. Nhập của: Ông Nguyễn Văn Nam. Lý do : Nhập giấy của công ty giấy Tân Mai. Địa chỉ : Sân bay Gia Lâm – Hà Nội. STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú A B C 1 2 3 4 1 Giấy Cutchet 100g/m2 (65 x 86) Kg 1500 11818 17.727.000 Cộng 17.727.000 Cộng thành tiền ( viết bằng chữ ): Mười bảy triệu bảy trăm hai mươi bảy nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người viết phiếu Thủ kho Người giao ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Ví dụ 3: Có tài liệu về giấy Đài Loan 70g/m2 khổ 84 x123 cm như sau: Ngày 05/02/2005 anh Nguyễn Văn Xê mua giấy Đài Loan 70g/m2 (84 x 123) nhập kho theo hoá đơn số 1024 của công ty TNHH Đồng Xuân. Số lượng 2000 kg với đơn giá 15.875 đ/kg, thuế suất thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển là 400.000. Trình tự nhập kho được tiến hành như sau: Căn cứ vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật tư. Thủ kho tiến hành viết phiếu nhập kho. Hoá đơn ( GTGT ) Liên 2: Giao cho khách hàng. Ngày: 05/02/2005. No: 1024. Đơn vị bán : Công ty TNHH Đồng Xuân. Địa chỉ : 162A – Tôn Đức Thắng – Hà Nội. Số tài khoản : 03035230101 – 4 Ngân hàng Hàng Hải TP. Hồ Chí Minh. Họ tên người mua : Ông Nguyễn Văn Xê. Đơn vị : Công ty In Hành không. Địa chỉ : Sân bay Gia Lâm – Hà Nội. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy Đài Loan 70g/m2 (84x123) Kg 2000 15.875 31.750.000 Cộng 31.750.000 Cộng tiền hàng: 31.750.000 Tiến thuế GTGT 10%: 3.175.000 Tổng số tiền thanh toán: 34.925.000 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu chín trăm hai mươi lăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ kho đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm – HN Biên bản kiểm nghiệm Ngày 05/02/2005. Căn cứ vào hoá đơn số 1024 ngày 05/02/2005 của công ty TNHH Đồng Xuân. Ban kiểm nghiệm gồm có: - Ông: Lê Xuân Tuấn – Trưởng ban. - Ông: Nguyễn Minh Tuấn – Kế toán, uỷ viên. - Ông: Nguyễn Duy Thái – Kỹ thuật, uỷ viên. - Bà: Nguyễn Thị Lan – Thủ kho, uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư: Giấy Đài Loan 70g/m2 ( 84 x 123 ). Phương thức kiểm nghiệm : Cân, đo. STT Tên, quy cách nhãn hiệu vật tư Đơn vị tính Số lượng Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách Số lượng Sai quy cách A B C 1 2 3 1 Giấy Đài Loan 70 g/m2 (84x123) Kg 2000 2000 0 Kết luận: ý kiến của ban kiểm nghiệm là giấy do ông Nguyễn Văn Xê nhập của công ty TNHH Đồng Xuân đủ số lượng, đúng kích cỡ, chuẩn chất lượng. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Kế toán Trưởng ban ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm – HN Phiếu nhập kho Số: 330. Ngày: 05/02/2005. Nhập của : Ông Nguyễn Văn Xê. Đơn vị : Phòng kế hoạch vật tư. Lý do : Nhập vật tư của công ty TNHH Đồng Xuân. Nhập vào kho: Chị Lan – Công ty In Hàng không. STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Giấy Đài Loan 70 g/m2 (84x123 ) Kg 2000 16.075 32.150.000 Cộng 32.150.000 Cộng thành tiền ( viết bằng chữ ): Ba mươi hai triệu một trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người viết phiếu Thủ kho Người giao ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 2.3. Hạch toán quá trình xuất kho * Chứng từ sử dụng: Khi kế toán xuất kho Nguyên vật liệu với mục đích khác nhau thì kế toán sử dụng cho các chứng từ khác nhau. Trong trong trường hợp xuất kho Nguyên vật liệu không thường xuyên với số lượng ít thì sử dụng “Phiếu nhập kho”. Phiếu này được lập thành 3 liên( đặt giấy than viết một lần): Liên 1 lưu lại quyển gốc, 2 liên còn lại giao cho người lĩnh Nguyên vật liệu và thu kho. Sau lhi kiểm nghiệm số thực nhận, người nhận và thủ kho ký cả vào 2 bên: Một bên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho, bên còn lại người lĩnh Nguyên vật liệu giữ lại để ghi vào sổ sử dụng vật tư. Khi xuất kho Nguyên vật liệu phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ... Ngoài ra, khi xuất kho còn sử dụng một số giấy tờ có liên quan khác như: Hợp đồng liên doang, khi ghi giảm tài sản phải có biên bản đánh giá lại tài sản. Ví dụ 4: Có tài liệu về giấy Cutchet 100 g/m2 khổ 65 x 86 cm như sau: Ngày 03/02/2005 xuất kho 600 kg giấy Cutchet 100 g/m2 (65 x86) dùng ngay cho sản xuất ở phân xưởng in Offset. Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm – HN Phiếu xuất kho Số: 340. Ngày: 03/03/2005. Bộ phận sử dụng : Phân xưởng in Offset. Mục đích sử dụng: In tạp chí, chứng từ. STT Tên hàng ĐVT Số lượng xin lĩnh Số lương thực lĩnh Đơn giá Thành tiền 1 Giấy Cutchet 100g/m2 ( 65x86) Kg 600 600 11.818 7.090.800 Cộng 7.090.800 Cộng thành tiền ( viết bằng chữ ): Bảy triệu chín mươi nghìn tám trăm đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho Người viết phiếu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm – HN Thẻ kho Ngày: 03/02/2005. Kho : Bản in. Mã số : 02 kho giấy. Tên vật tư, hàng hoá: Giấy Cutchet 100 g/ m2 ( 65x86 ). Đơn vị tính : kg. Chứng từ Diễn giải Số lượng NT SH Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 03/02 PN328 Nhập mua giấy 1500 03/02 PX340 Xuất để sản xuất 600 Cộng 1500 600 900 Ví dụ 5: Có tài liệu về giấy Đài Loan 70 g/m2 khổ 84x123 cm của công ty như sau: - Tồn kho đầu tháng 1000 kg, giá thực tế 16.000 đ/kg. - Ngày 05/02/2005 nhập 2000 kg, giá mua 15.875 đ/kg, chi phí vận chuyển là 400.000 đ. - Ngày 10/02/2005 xuất kho 1200 kg dùng ngay cho sản xuất ở phân xưởng in Flexo. Cuối tháng 28/02/2005 kế toán tính giá thực tế giấy Đài Loan 70g/m2 (84x123) xuất kho là: Giá đơn vị ( 1000kg x 16.000đ/kg ) + [(2000kg x 15.875đ/kg) + 400.000] bình quân = cả kỳ dự trữ 1000kg + 2000kg = 16.050 (đ/kg). Giá thực tế NVL = 1200kg x 16.050đ/kg = 19.260.000 (đ) Xuất dùng Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm – HN Phiếu xuất kho Số: 358. Ngày 10/02/2005. Bộ phận sử dụng : Phân xưởng in Flexo. Mục đích sử dụng: Xuất để sản xuất sản phẩm. STT Tên hàng ĐVT Số lượng xin lĩnh Số lượng thực lĩnh Đơn giá Thành tiền 1 Giấy Đài Loan 70g/m2 (84x123) Kg 1200 1200 16.050 19.260.000 Cộng 19.260.000 Cộng thành tiền ( viết bằng chữ ): Mười chín triệu hai trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho Người viết phiếu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm – HN Thẻ kho Tháng 02/2005. Kho: Bản in. Mã số: 02 kho giấy. Tên vật tư, hàng hoá: Giấy Đài Loan 70g/m2 ( 84x123 ). Đơn vị tính: Kg. Chứng từ Diễn giải Số lượng NT SH Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 1000 05/02 PN330 Nhập mua giấy 2000 10/02 PX358 Xuất kho để sản xuất 1200 Cộng 1800 Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm HN Nhật ký - sổ cái Tài khoản1521- " Nguyên vật liệu chính" Từ ngày 01/02/2005 Chứng từ Diễn giải TK Đư Nợ Có NT SH Số dư đầu tháng 2.500.000 03/02 PN328 Nhập mua giấy Cutchet 100g/m2 (65x86) 112 17.727.000 03/02 PX340 Xuất giấy Cutchet dùng cho sản xuất 621 7.090.000 05/02 PN330 Nhập mua giấy Đài Loan 70g/m2 (84x123) 121 32.150.000 10/02 PX358 Xuất giấy Đài Loan dùng cho sản xuất 621 19.260.000 Cộng phát sinh 49.877.000 26.350.000 Số dư cuối kỳ 26.027.000 2.4. Hạch toán thừa, thiếu sau khi kiểm kê: Định kỳ hoặc đột xuất, công ty cần thiết lập ban kiểm kê Nguyên vật liệu để kiểm tra số hiện có. Trong quá trình kiểm kê, phải lập ban kiểm kê vật tư, đối chiếu với tài liệu kế toán để xác định số thừa thiếu, hư hỏng, kém phẩm chất. Biên bản kiểm kê là chứng từ chủ yếu để hạch toán kết quả kiểm kê. Trước tiên, kế toán vật tư và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với thẻ kho. Sau đó, ban kiểm kê được thành lập để thực hiện kiểm kê, đối chiếu số lượng thực tế với số lượng ghi trên sổ. Kết thúc quá trình kiểm kê, kế toán tiến hành lập báo cáo kiểm kê vật tư hàng tồn kho theo mẫu quy định. - Trường hợp kiểm nhận phát hiện thừa Nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho và kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho với báo cáo kiểm kê vật tư hàng tồn kho để ghi sổ. - Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu Nguyên vật liệu ( thường ít xảy ra đối với công ty ) chủ yếu do cân, đong, đo, đếm và số lượng không nhiều thường nắm trong định mức hao hụt cho phép. Chênh lệch đánh giá lại được kế toán phản ánh vào tài khoản 412: " Chênh lệch đánh giá lại " trên sổ kế toán. Phần III Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán của công ty In Hàng không. I. Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán Nguyên vật liệu tại công ty in hàng không Cùng với sự lớn mạnh không ngừng cả về quy mô và tốc độ của nền kinh tế nước ta, công ty In Hàng không ngày càngphát triển và lớn mạnh về nhiều mặt, trong đó công tác kế toán nói chung và kế toán Nguyên vật liệu nói riêngcũng không ngừng củng cố và hoàn thiện đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường trong và ngoài nước hiện nay. 1. Đánh giá công tác quản lý Nguyên vật liệu 1.1. Những ưu điểm Ngay sau khi Bộ trưởng Bộ Tài chính ra quyết định số1141/ CT /QĐ/CĐKT về việc áp dụng chế độ kế toán mới, công ty đã nhanh chóng áp dụng. Các công việc kế toán từ khâu thu mua, bảo quản và dự trữ vật tư đều được cán bộ, nhân viên của công ty thực hiện tương đối tốt. Việc cung ứng, bảo quản và dự trữ vật tư đã đảm bảo cho sản xuất của công ty diễn ra liên tục, chưa một trường hợp nào bị ngừng lại do thiếu Nguyên vật liệu. - Về thủ tục nhập kho, xuất kho: Với lĩnh vực hoạt động sản xuất sản phẩm chủ yếu là sản phẩm in, Nguyên vật liệu có nhiều loại với mẫu mã, màu sắc khác nhau chủ yếu nhập từ nước ngoái. Tuy vậy, các thủ tục nhập, xuất luôn đầy đủ, kịpthời, chính xác với các hoá đơn, chứng từ bên bán, có kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho. Vật tư xuất kho có phiếu xuất kho được tính trên cơ sở nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao Nguyên vật liệu, cố đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. - Về tổ chức kho: Hệ thống kho mà công ty tổ chức rất hợp lý, trang thiết bị với các phương tiện bảo quản phù hợp và đầy đủ, thích hợp với điều kiện cụ thể của công ty đảm bảo theo dõi tình hình Nguyên vật liệu, tính toán phân bổ chính xác kịp thời cho từng đối tượng. Thủ kho và nhân viên bảo quản có nhiệm vụ thích hợp và có khả năng nắm vững việc thực hiện ghi chép ban đầu theo đúng yêu cầu kỹ thuật, thuận tiện cho việc tổng hợp theo dõi và kiểm tra. Như vậy, cùng với sự nỗ lực không ngừng của các cán bộ trong ngành kế toán, kết hợp với sự trợ giúp của máy tính nên việc tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức kế toán Nguyên vật liệu nói riêng giúp cho nhà quản trị nắm bắt được tình hình tài chính của công ty luôn kịp thời, chính xác giúp cho việc nhanh chóng và có hiệu quả. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm trên, công tác quản lý Nguyên vật liệu ở công ty In Hàng không còn một số hạn chế nhất định. 1.2. Những hạn chế Với thành phẩm chủ yếu là sản phẩm in, Nguyên vật liệu chiếm 70% giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu nói chung không nhiều nhưng trong mỗi loại lại có nhiều loại khác nhau, nhiều nhóm với quy cách khác nhau. Mới chứ chỉ theo dõi đến từng thứ Nguyên vật liệu chứ chưa theo dõi chi tiết cụ thể đến từng nhóm, tất cả chỉ được hạch toán tập trung vào tài khoản 1521: “ Nguyên vật liệu chính” dẫn đến việc nhầm lẫn trong công tác hạch toán. Ví dụ: Kẽm của công ty có nhiều loại bao gồm: - Kẽm Nhật Bản ( 61x72 ); ( 55x65 )... - Kẽm Trung Quốc (61x72); ( 55x65 ); ( 64x68 )... và còn nhiều loại nữa nhưng chỉ được hạch toán vào tài khoản 1521. Điều này khiến cho công tác kế toán dễ bị nhầm lẫn, gây khó khăn cho công tác kế toán. Đối với mỗi loại Nguyên vật liệu kế toán chưa xác địng được mức dự trữ hao hụt, giói hạn dự trữ tối đa để ngăn ngừa tình trạng thừa Nguyên vật liệu. 2. Đánh giá công tác hạch toán Nguyên vật liệu tại công ty 2.1. Những ưu điểm Việc thực hiện các chế độ kế toán, quy định đầy đủ về lập danh điểm Nguyên vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ chi tiết và tổng hợp theo đúng chế độ quy định. Kết hợp theo dõi, kiểm tra, đối chiếu Nguyên vật liệu giữa kho và phòng kế toán, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất cho công tác quản lý và sử dụng Nguyên vật liệu. - Nét nổi bật trong công tác quản lý Nguyên vật liệu là hầu hết công việc trong phần hạch toán kế toán Nguyên vật liệu được đăng ký quản lý vào máy theo từng kho và từng loại thuận tiện cho kế toán chi tiết Nguyên vật liệu. Khi muốn biết tình hình nhập, xuất, tồn của một loại vật tư nào đó trong một tháng thì chỉ cần vào đúng mã kho, mã loại là có thể xem được. - Trị giá Nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho bao gồm giá mua và chi phí thu mua, bốc dỡ, vận chuyển, phản ánh đúng trị giá thực tế của Nguyên vật liệu nhập kho. - Trị giá thực tế Nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ, được thực hiện trên máy nên độ chính xác cao. - Đối với việc hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu, công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp này đơn giản, dễ làm, giúp cho các kế toán viên dễ đối chiếu số liệu, đảm bảo chính xác về thông tin, cung cấp thông tin thường xuyên về mặt giá trị, hiện vật của từng loại Nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn... - Với hình thức kế toán là hình thức Nhật ký – Sổ cái đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, phù hợp và khoa học. - Với phương pháp kê khai thườnh xuyên nên có thể theo dõi liên tục, thường xuyên về mặt giá trị số dư của Nguyên vật liệu. Ngoài ra công ty còn sử dụng kế toán máy làm giảm bớt hệ thống sổ sách, lại thuận tiện, hiện đại và đem lại hiệu quả cao. 2.2. Những hạn chế - Tồn tại thứ nhất: Việc tập hợp chi phí Nguyên vật liệu dùng trong tháng tại công ty In Hàng không, tất cả các Nguyên vật liệu sử dụng đều coi là xuất kho sản xuất và tập hợp vào tài khoản 621: “ Chi phí NVL trực tiếp”. Kế toán Nguyên vật liệu sử dụng tài khoản 627: “ Chi phí sản xuất chung”, tài khoản 642: “ Chi phí quản lý doanh nghiệp” nhưng lại không mở chi tiết đến tài khoản cấp 2 để tập hợp chi phí Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất và cho người quản lý công ty. Việc hạch toán như vậy sễ không phản ánh đúng thực tế từng khoản mục chi phí nằm trong giá thành sản phẩm. Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp vượt quá mức thực tế bỏ ra còn chi phí sản xuất chung thì lại ít hơn. Từ đó, sẽ không thuận lợi cho việc phấn đấu tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm của công ty. - Tồn tại thứ hai: Công ty chưa mở tài khoản 154: “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” nên cuối kỳ các tài khoản 621, 627 được kết chuyển sang tài khoản 632: “ Giá vốn hàng bán” như vậy là không đúng với chế độ kế toán và gây khó khăn cho việc tập hợp chi phí, xác định giá thành sản phẩm trong kỳ. Công ty chưa có kho thành phẩm nên các chi phí sản xuất ( TK621, TK622, TK627, TK642 ) cuối kỳ được kết chuyển sang tài khoản 632 ( với sản phẩm hoàn thành đã tiêu thụ ). Đôi khi có sản phẩm chưa kịp giao cho khách hàng hoặc xuất tiêu dùng nội bộ lại không phản ánh gây khó khăn cho việc theo dõi và hạch toán. Nếu có thất thoát sẽ ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh. - Tồn tại thứ ba: Việc tổ chức theo dõi phế liệu thu hồi tại công ty, phế liệu thu hồi nhập kho không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách về số lượng cũng như về mặt gía trị. Điều này dẫn đến tình trạng mất mát, hao hụt phế liệu làm thất thoát một phần của công ty. - Tồn tại thứ tư: Về việc thanh toán với nhà cung cấp. Hiện nay, để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, công ty đã mở sổ chi tiết thanh toán với người bán. Mỗi nhà cung cấp được theo dõi riêng một quyển sổ. Theo em, việc theo dõi thanh toán tình hình như vậy là không cần thiết vì có nhiều nhà cung ứng trong tháng công ty phát sinh nghiệp vụ mua hàng hoặc có phát sinh nhưng rất ít. Vì vậy, đối với những nhà cung cấp thường xuyêncông ty nên mở sổ chi tiết riêng để theo dõi, còn đối với những nhà cung cấp không thường xuyên thì có thể mở chung một quyển sổ. - Tồn tại thứ năm: Vấn đề lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cần thiết vì nó phần nào bù đắp thiệt hại xảy ra khi Nguyên vật liệu bị giảm giá. Nhưng công ty lại chưa lập dự phòng nên do đó phần nào ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh khi giá các Nguyên vật liệu giảm đột ngột. Tuy nhiên do đặc thù của ngành in, việc dự phòng có lúc dẫn đến vật tư bị giảm chất lượng do điều kiện khách quan như thời tiết, độ ẩm. Theo em, công ty nên cân nhắc thêm về vấn đề lập dự phòng để đảm bảo sản xuất được liên tục nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng của Nguyên vật liệu. - Tồn tại thứ sáu: Vấn đề nhập và xuất Nguyên vật liệu. Để tránh được tồn đọng thì sản xuất đến đâu Nguyên vật liệu được nhập vào đến đó, nhưng Nguyên vật liệu chủ yếu nhập ngoại đòi hỏi cao về chất lượng và thời gian dự trữ, không mua được tận gốc mà phải mua ở một số chi nhánh làm tăng một khoản chi phí. Công ty lại chưa có đội xe chuyên chở làm giá thực tế càng cao ảnh hưởng đến giá bán, doanh thu và lợi nhuận. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán Nguyên vật liệu tại công ty in Hàng không 1. Kiến nghị thứ nhất Hoàn thiện công tác quản lý Nguyên vật liệu cụ thể là việc lập sổ danh điểm Nguyên vật liệu ( sổ danh điểm Nguyên vật liệu là sổ tổng hợp các loại Nguyên vật liệu mà công ty đang sử dụng ). Trong sổ danh điểm Nguyên vật liệu phải được theo dõi từng loại, từng nhóm, từng thứ, quy cách một cách chặt chẽ thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin về một thứ, một nhóm, một loại Nguyên vật liệu nào đó. Để lập “ Sổ danh điểm Nguyên vật liệu”, điều quan trọng nhất là phải sử dụng được bộ mã Nguyên vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung những Nguyên vật liệu mới thuận tiện và hợp lý. Hiện nay, công ty đã xây dựng bộ mã Nguyên vật liệu nhưng phức tạp, khó nhớ. Do vậy, công ty có thể xây dựng bộ ma Nguyên vật liệu theo các đặc điểm sau: - Loại Nguyên vật liệu. - Nhóm Nguyên vật liệu trong mỗi loại. - Thứ Nguyên vật liệu trong mỗi nhóm. - Quy cách Nguyên vật liệu trong mỗi nhóm. Trước hết bộ mã Nguyên vật liệu được xây dựng trên cơ sở số liệu các tài khoản cấp 2 đối với Nguyên vật liệu: - TK 1521: “ Nguyên vật liệu chính”. - TK 1522: “ Nguyên vật liệu phụ”. - TK 1523: “ Nhiên liệu”. - TK 1524: “ Phụ tùng thay thế”. - TK 1525: “ Phế liệu”. - TK 1528: “ Nguyên vật liệu khác”. Đối với mỗi loại Nguyên vật liệu, tiếp tục phân chia thành nhóm Nguyên vật liệu và lập mã cho từng nhóm: - Trong loại Nguyên vật liệu chính ta phân loại Nguyên vật liệu đặt mã như sau: + Nhóm giấy: 1521 – 1. + Nhóm kẽm: 1521 – 2. + Nhóm mực: 1521 – 3. - Trong loại Nguyên vật liệu phụ ta phân loại Nguyên vật liệu và đặt mã như sau: + Nhóm vỏ lô nước:1522 – 1. + Nhóm xà phòng: 1522- 2. + Nhóm các vật liệu dán sách( keo, hồ): 1522 – 3. + Nhóm vật liệu phụ khác: 1522- 4. - Trong nhóm nhiên liệu ta phân loại nhiên liệu và đặt mã như sau: + Nhóm than: 1523 – 1. + Nhóm xăng: 1523 – 2. + Nhóm dầu hoả: 1523 – 3. - Trong nhóm phụ tùng thay thế ta phân loại phụ tùng thay thế và phân loại phụ tùng thay thế và đặt mã như sau: + Nhóm phụ tùng( dây curoa, vòng bi...): 1524 – 1. + Nhóm phụ tùng điện( bóng điện, pin, điện thoại...): 1524 – - Trong nhóm phế liệu ta phân loại phế liệu và đặt mã như sau: + Nhóm giấy xước: 1525 – 1. + Nhóm giấy lõi: 1525 – 2. + Nhóm giấy lề: 1525 – 3. + Nhóm giấy in hỏng: 1525 – 4. + Nhóm giấy bìa hỏng: 1525 – 5. 2. Kiến nghị thứ hai Hoàn thiện việc tổ chức theo dõi kế toán phế liệu thu hồi tại công ty, phế liệu không có phiếu nhập kho phải được bộ phận có trách nhiệm tổ chức cân, ước tính giá trị hạch toán Nguyên vật liệu phế liệu theo bút toán: Nợ 152: Theo giá ước tính. Có 711: Theo giá ước tính. Và khi xuất bán phế liệu thu tiền ngay, kế toán cũng phải lập hoá đơn GTGT, ghi vào giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng như đối với trường hợp tiêu thụ thành phẩm hàng hoá theo bút toán: a. Nợ 632: Theo giá ước tính. Có 152: Theo giá ước tính. b. Nợ 111,112: Giá thanh toán. Có 511: Giá bán. Có 3331: Thuế GTGT. 3. Kiến nghị thứ ba Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phần nào bù đắp thiệt hại sảy ra khi sản phẩm vật tư bị giảm giá. Đồng thời cũng phản ánh trị giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo cuối kỳ kế toán. 4. Kiến nghị thứ tư Về cách hạch toán chi tiết với người bán. Để theo dõichung đối với những nhà cung cấp không thường xuyên, kế toán nên mở chung một quyển sổ chi tiết. Và trong sổ chi tiết thanh toán nên đưa thêm thời hạn chiết khấu vào để công ty có kế hoạch trả nợ theo thứ tự các khoản phải trả người bán. Dưới đây là mẫu sổ đã hoàn thiện: III. Một số phương hướng nhằm giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm Như chúng ta đã biết, chi phí về các loại Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Do đó, tăng cường công tác quản lý kế toán Nguyên vật liệu đảm bảo cho việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả Nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp sản xuất trong nền kinh tế thị trường. Để có thể hạ giá thành sản phẩm thì hạ thấp chi phí Nguyên vật liệu là điều tất yếu. Muốn vậy, phải quan tâm từ khâu thu mua, nguồn cung cấp, sử dụng đúng mục đích tpí khâu dự trữ, bảo quản Nguyên vật liệu. Do đặc điểm sản xuất nhiều loại sản phẩm với nhiều Nguyên vật liệu khác nhau nên Nguyên vật liệu thường nhập một lần và sử dụng trong thời gian dài. Nguồn cung cấp do công ty tự khai thác trên thị trường và mua theo giá thoả thuận. Vì vậy, để giảm chi phí về Nguyên vật liệu thì công ty nên có những phương hướngtìm những đối tác, nhà cung cấp mới để có thể mua được những Nguyên vật liệu đảm bảo đúng yêu cầu với giá cả hợp lý, hạn chế đến mức tối đa cho các khâu trưng gian. Một số loại Nguyên vật liệu phải nhập mua từ nước ngoài, để giảm chi phí công ty có thể sử dụng những loại Nguyên vật liệu thay thế có thể mua được trong nước. Trong quá trình sản xuất, cần chú trọng đến hiệu quả sử dụng Nguyên vật liệu, vì nếu không có những biện pháp hợp lý sẽ dẫn đến tình trạng lãng phí, thất thoát. Xuất sử dụng và phân bổ Nguyên vật liệu đứng mục đích và công dụng cũng sẽ góp phần tậ dụng tối đa hiệu quả, đưa chi phí Nguyên vật liệu đến mức thấp nhất có thể. Đối với những phế liệu thu hồi cũng cần phải được quản lý chặt chẽ vì đây là một nguồn thu nhập của công ty. Xác định đúng trách nhiệm để đảm bảo việc quản lý Nguyên vật liệu được thực hiện tốt nhất. Xây dựng một định mức tiêu hao hợp lý cho sản xuất đơn vị sản phẩm. Cải tiến máy móc thiết bị, đầu tư trang thiết bị công nghệ phù hợp với công nghệ của ngành để nâng cao công xuất máy móc giảm thời gian hao phí không cần thiết. Tuy nhiên, việc đầu tư trang thiết bị cũng cần phải được lên kế hoạch cụ thể, cần cân đối giữa khoản đầu tư cho trang thiết bị với lợi ích thu được từ việc đó vì đầu tư vào TSCĐ là khoản đầu tư không nhỏ. Để có thể đổi mới trang thiết bị, cải tiến máy móc trong thời gian ngắn khi mà công ty chưa chủ động về vốn thì công ty có thể thực hiện phương thức thuê TSCĐ thuê tài chính. Theo em được biết thì đây là một hình thức hiện nay rất được các doanh nghiệp quan tâm và áp dụng. Kết luận Có thể nói vấn đề tổ chức công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất là một công việc hết sức quan trọng trong công tác quản lý nói chung và công tác hạch toán nói riêng của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc trưng riêng về tổ chức hạch toán Nguyên vật liệu do những đặc thù về ngành hoạt động, đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý. Vì vậy, việc vận dụng lý thuyết kế toán vào thực tế của mỗi đơn vị phải thực sự linh hoạt và nhạy bán trong việc tuân thủ các quuy định của Nhà nước. Thông qua kế toán Nguyên vật liệu giúp cho lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình và chỉ đạo sản xuất cũng như viêcj lập kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ và bảo quản Nguyên vật liệu nhằm giảm tối đa cho phí sản xuất, tăng tích luỹ vốn, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập, được tìm hiểu công tác kế toán Nguyên vật liệu tại công ty In Hàng không đã giúp cho em hiểu được sâu hơn kiến thức của mình với công tác thực tế và có điều kiện học hỏi kinh nghiệm của cán bộ, nhân viên trong môi trường thực sự nghiêm túc của công ty. Qua đó, em cũng thấy được những nét nổi bật và một số điểm cần hoàn thiện trong công tác kế toán Nguyên vật liệu để từ đó không ngừng khắc phục những hạn chế và phát huy những thế mạnh sẵn có trong công tác kế toán nhập, xuất và bảo quản Nguyên vật liệu của công ty. Vì thời gian thực tập không dài và trình độ hiểu biết còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý của các thầy giáo, cô giáo và cán bộ phòng tài chính – kế toán của công ty, các bạn để chuyên đề tốt nghiệp này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thu Hà, các thầy cô giáo bộ môn kế toán trường CĐ KT - KT Thương Mại cùng toàn thẻ ban lãnh đạo, cán bộ phòng kế toán – tài chính công ty In Hàng không đã hướng dẫn đã giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề tốt nghiệp này.. Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm - HN Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá Từ ngày 01/01/05 đến ngày 31/01/05 Kho : Công ty In Hàng không. Mã số : BANNHAT 61x72. Tên vật tư, hàng hoá: Kẽm Nhật Bản 61x72 cm. Đơn vị tính : Tấm. Chứng từ Đơn giá Đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Cuối kỳ NT SH Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 01/01 N004 45080 5000 225.400.000 5000 225.400.000 01/01 X007 45080 677 30.519.160 4323 194.880.840 10/01 X028 45080 853 38.453.240 3470 156.427.600 17/01 X059 45080 720 32.457.600 2750 123.970.000 28/01 X102 45080 930 41.924.400 1820 82.045.600 Cộng 5000 225.400.000 3180 143.145.400 1820 82.045.600 64 Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm - HN Bảng tổng hợp về tồn ở tất cả các kho Từ ngày 01/01/05 đến ngày 31/01/05 Loại: Kẽm ĐVT: Tấm Vật tư, hàng hoá Đầu kỳ Nhập kho Xuất kho Cuối kỳ Mã Tên Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị BANHQ 55X65 BANHQ 55X65 7500 300.000.000 6800 272.000.000 700 28.000.000 BANINTQ40x48 BANINTQ40x48 6000 252.000.000 4800 201.600.000 1200 50.400.000 BANNHAT61x72 BANNHAT61x72 5000 225.400.000 3180 143.154.400 1820 82.045.600 BANNHAT55x65 BANNHAT55x65 5600 224.000.000 3200 128.000.000 2400 96.000.000 Cộng theo loại 476.000.000 525.400.000 744.754.400 256.445.600 65 Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm - HN Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá Từ ngày 01/02/05 đến ngày 28/02/05. Kho :Bản in. Mã kho : 02 kho giấy. Tên vật tư, hàng hoá: Giấy Cutchet 100g/m2 ( 65x86 ). Đơn vị tính : Kg. Chứng từ Đơn giá Đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Cuối kỳ NT SH Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 03/02 N328 11818 1500 17.727.000 1500 17.727.000 03/02 X340 11818 600 7.090.800 900 10.636.200 Cộng 1500 17.727.000 600 7.090.800 900 10.636.200 81 Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm - HN Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá Từ ngày 01/02/05 đến ngày 28/02/05. Kho : Bản in. Mã số : 02 kho giấy. Tên vật tư, hàng hoá: Giấy Đài Loan 70g/m2 ( 84x123 ). Đơn vị tính : Kg. Chứng từ Đơn giá Đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Cuối kỳ NT SH Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị 16.000 1000 16.000.000 1000 16.000.000 05/02 N330 16.075 2000 32.150.000 3000 48.150.000 10/02 X358 16.050 1200 19.260.000 1800 28.890.000 Cộng 1000 16.000.000 2000 32.150.000 1200 19.260.000 1800 28.890.000 82 Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm - HN Báo cáo tổng hợp tồn kho Từ ngày 01/02/05 đến ngày 28/02/05. Tên kho: Kho giấy. Mã kho : 02 kho giấy. Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Đầu kỳ Nhập kho Xuất kho Cuối kỳ Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Số lượng Giá trị Mã nhóm vật tư: NVL Tên nhóm vật tư: Nguyên vật liệu CUTCHET65x86 Giấy Cutchet 100g/m2 (65x86) Kg 1500 17.727.000 600 7.090.800 900 10.636.200 DAILOAN 84x123 Giấy Đài Loan 70g m2 (84x123) Kg 1000 16.000.000 2000 32.150.000 1200 19.260.000 1800 28.890.000 Cộng theo loại 16.000.000 49.877.000 26.350.800 39.526.200 83 Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm - HN Sổ chi tiết tài khoản theo khách hàng Tài khoản 3311: "Phải trả cho nhà cung cấp". Từ ngày 01/02/05 đến ngày 28/02/05. Nhà cung cấp: Công ty giấy Tân Mai. Mã số: Công ty giấy Tân Mai. Địa chỉ: 20 - Hàng Chiếu - Hà Nội. Chứng từ Diễn giải TK Đư Nợ Có NT SH 03/02 N328 Anh Nam nhập mua giấy Cutchet 100g/m2(65x86) theo HĐ 4302 Thuế suất thuế GTGT 10% 1521 1331 17.727.000 1.772.700 05/02 C280 Trả tiền mua giấy Cutchet 100g/m2 (65x86) theo HĐ 4302 1221 15.000.000 Cộng phát sinh 15.000.000 19.499.700 Cộng dư cuối kỳ 4.499.700 86 Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm - HN Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tài khoản 3311: "Phải trả cho nhà cung cấp" Từ ngày 01/02/05 đến ngày 28/02/05. Tên nhà cung cấp: Công ty giấy Tân Mai. Địa chỉ: 20 - Hàng Chiếu - Hà Nội. NTNS Chứng từ Diễn giải TK Đư Thời hạn chiết khấu Số phát sinh Số dư NT SH Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 4.300.000 04/02 03/02 N328 Anh Nam nhập giấy in theo hoá đơn 4302 Thuế suất thuế GTGT 10% 1521 1331 20ngày 17.727.000 1.772.700 05/02 05/02 C280 Trả bằng chuyển khoản hoá đơn 4302 1121 15.000.000 Cộng phát sinh 15.000.000 19.499.700 4.499.700 Số dư cuối kỳ 8.799.700 95 Tài liệu tham khảo 1. Lý thuyết hạch toán kế toán- Trường ĐH Tài chính Kế toán- Hà Nội. 2. Kế toán doanh nghiệp- Trường ĐH Kinh tế Quốc dân- Hà Nội. 3. Kế toán Tài chính- Trường ĐH Tài chính kế toán- Hà Nội. 4. Tài chính doanh nghiệp- Trường Cao dẳng KT- KT Thương mại- Hà Tây Mục lục Trang