Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty CP Ống đồng Toàn Phát

uất PX1 1/3 100 0 2 N60 3/3 Mua hàng nhập kho 3/3 5.000 5.000 3 X 116 4/3 Xuất PX2 4/3 300 4.700 … … … … … … … … 30 N70 22/3 Mua hàng nhập kho 22/3 100 1.200 31 X150 22/3 Xuất PX1 22/3 100 1.100 … … … … … … … … … … … … … … … … … … Tổng 15.300 12.300 3.100 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Kế toán trưởng Thủ kho Người lập Biểu số 06 : Thẻ kho Quy trình kế toán chi tiết NVL Tại Công ty CP Ống đồng Toàn Phát, việc tổ chức hạch toán chi tiết NVL tiến hành theo phương pháp thẻ song song, nhằm mục đích đơn giản cho việc ghi chép và thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết hoặc cuối kỳ. Tại kho: Để phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn NVL, hàng ngày thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép. Mỗi thẻ kho mở cho một loại NVL có cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng mộ kho và thẻ này chỉ phản ánh mặt số lượng của từng loại NVL theo từng lần nhập xuất. Khi có các nghiệp vụ nhập xuất NVL phát sinh thủ kho thực hiện việc nhập xuất NVL và ghi số lượng thực tế nhập xuất vào các chứng từ nhập xuất. Căn cứ vào các chứng từ này thủ kho ghi số lượng nhập xuất vào thẻ kho của loại NVL vừa nhập, xuất. Mỗi chứng từ này được ghi trên một dòng của thẻ kho và cuối tháng thủ kho mới tính ra số lượng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho. Tại phòng tài vụ: Việc hạch toán chi tiết NVL ở đây được thực hiện bởi kế toán của các phân xưởng và kế toán NVL Kế toán Phân xưởng: Cuối tháng căn cứ vào phiếu nhập kho nhận được từ các phân xưởng và giá trị NVL tiêu hao thực tế tại các phân xưởng tương ứng, kế toán phân xưởng lập bảng kê nhập – xuất – tồn cho các phân xưởng: CÔNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Tài khoản Nguyên vật liệu Mã TK: 152 Đơn vị tính: triệu đồng TT Tên vật tư, quy cách, chủng loại Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Slg T.tiền Slg T.tiền Slg T.tiền Slg T.tiền 1. Hợp kim CU-P 100 17,517 15.300 2.680,116 12.300 2.154,6 3.100 543 2 Đồng nguyên chất 20 3,4 50 8,5 60 10,2 10 1,7 … … … … … … … … … … n Khí Hydro 100 2,85 200 5,7 250 7,125 50 1,425 … … … … … … … … … … Tổng cộng 150 5.640. 5.050 740 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Kế toán trưởng Người lập Biểu số 07 : Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn NVL Bảng kê này là một bảng tổng hợp chỉ phản ánh về mặt giá trị của số lượng NVL nhập – xuất – tồn của từng phân xưởng. Ngoài ra sau khi sản phẩm hoàn thành kế toán phân xưởng lập phiếu sản xuất cho từng sản phẩm dựa vào tài liệu từ sổ sách từng phân xưởng tuy nhiên việc lập phiếu vào sản xuất phải khớp với số liệu trên bảng kê nhập, xuất tồn của các phân xưởng Tổng giá trị NVL xuất cho sản xuất từng loại trong phiếu sản xuất phải bằng tổng giá trị NVL xuất trong bảng kê Nhập – Xuất – Tồn. Cuối tháng, kế toán phân xưởng phải nộp bảng kê Nhập – Xuất – Tồn và phiếu sản xuất cho kế toán NVL để tiến hành kiểm tra đối chiếu Kế toán NVL: Do tại Công ty CP Ống đồng Toàn Phát tất cả các phiếu nhập kho, xuất kho đều do kế toán vật tư lập thành 04 liên trong đó kế toán vật tư luôn giữ lại 1 liên nên kế toán vật tư không cần phải đợi đến cuối tháng để lấy các chứng từ nhập xuất từ các thủ kho, và để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu với thẻ kho gửi lên kế toán NVL cũng lập thẻ kho. Việc lập các thẻ kho do kế toán NVL làm cũng giống như lập thẻ kho do thủ kho làm nhưng chỉ khách là thẻ kho do kế toán NVL lập có theo dõi cả về đơn giá của mỗi loại NVL nhập xuất tồn. Thẻ kho được ghi hàng ngày căn cứ vào các phiếu nhập xuất và các chứng từ có liên quan khác. Cuối tháng kế toán vật tư tiến hành phân loại các phiếu xuất kho cho từng phân xưởng, từ đó lập nên bảng kê xuất NVL cho các phân xương (Biểu số 12) và cho các hoạt động bán hàng cũng như quản lý doanh nghiệp. Bảng kê phản ánh toàn bộ số NVL đã xuất trong 1 tháng cho từng phân xưởng và cho các hoạt động. Báo cáo theo quy định lập 6 tháng một lần và nộp cho Kế toán trưởng, nhưng kế toán NVL lập theo từng tháng để nhằm mục đích giúp cho kế toán có căn cứ kiểm tra đối chiếu với số liệu của thủ kho nhằm đảm bảo cho công tác hạch toán chi tiết NVL được chặt chẽ. Trong quá trình hạch toán chi tiết NVL, kế toán của Công ty lập Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn (Biểu số 07). Bảng này sẽ cho ra số liệu tổng hợp về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL, mỗi loại sẽ được ghi một dòng. Bảng này được lập cho tất cả các kho của Công ty. Bảng tổng hợp Nhâp – Xuất – Tồn là cơ sở để đối chiếu với sổ cái TK 152 Nhận xét: Qua toàn bộ quy trình hạch toán chi tiết NVL tại Công ty CP Ống đồng Toàn Phát có thể thấy việc hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song đã giúp cho kế toán đơn giản hóa việc ghi chép, đối chiếu và phát hiện sai sót. Ở kho, thủ kho mở thẻ kho để theo dõi từng loại NVL theo đúng chế độ quy định và được ghi chép thường xuyên. Ở phòng tài vụ việc tổ chức hạch toán chi tiết NVL có sự khác biệt so với các Doanh nghiệp. Thứ nhất: là việc kế toán vật tư giữ 01 liên của phiếu nhập kho, xuất kho để ghi chép mà không cần phải đợi đến cuối tháng mới lấy các chứng từ Nhập, xuất từ thủ kho gửi lên như các Doanh nghiệp khác giúp cho công việc kế toán không bị dồn vào cuối kỳ mà dàn đều trong tháng. Từ đó cũng tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin về NVL được kịp thời và chính xác. Thứ hai: Kế toán không mở sổ chi tiết vật tư cho từng loại NVL mà thay vào đó lại mở thẻ kho. Thẻ kho này được xem như 1 sổ chi tiết vật tư, trong đó kế toán có ghi thêm đơn giá của vật liệu mỗi lần nhập, xuất và số tiền mặc dù trong thẻ kho không có cột đơn giá và thành tiền. 2.3. Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Ống đồng Toàn Phát 2.3.1. Tài khoản kế toán sử dụng: Hiện nay, Công ty CP Ống đồng Toàn Phát tiến hành hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên, do vậy kế toán tổng hợp NVL sử dụng các Tài khoản sau: *. Tài khoản (TK) 152 – Nguyên liệu, vật liệu: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình hiện có và biến động của NVL theo giá thực tế. TK này không mở chi tiết cho từng loại vật liệu mà chỉ dùng để tập hợp chung cho tất cả các NVl *. Tài khoản 331 – Phải trả người bán: Dùng để phản ánh quan hệ thanh toán giữa Công ty và người bán, người nhận thầu về cung cấp vật tư, hàng hóa, leo vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Theo yêu cầu quản lý của công ty, TK 331 được mở chi tiết cho từng khách hàng cụ thể để tiện cho việc theo dõi trên máy bằng sổ chi tiết công nợ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 111, 112, 141, 621, 627, 641, 642… Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết NVL Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi thường xuyên Kiếm tra đối chiếu Ghi cuối tháng Sơ đồ 07: Quy trình hạch toán tổng hợp NVL 2.3.2. Trình tự hạch toán Nguyên vật liệu: a. Hạch toán tình hình tăng Nguyên vật liệu: Các nghiệp vụ nhập kho NVL của Công ty chủ yếu là mua ngoài. Việc cung cấp NVL cho sản xuất được thực hiện bởi phòng kế hoạch kinh doanh. Phòng kế hoạch kinh doanh sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng và định mức tiêu hao NVL cũng như lượng NVL tồn kho để xác định lượng NVL phải mua trong kỳ Khi nhập kho NVL, kế toán sẽ ghi nợ Tài khoản (TK) 152 và ghi có các TK sau căn cứ vào nguồn nhập NVL Trường hợp NVL mua của các cơ sở trong nước, kế toán phản ánh giá trị vốn thực tế nhập kho: là giá cả không có thuế GTGT. Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 : Giá chưa có thuế GTGT Nợ TK 133.1 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK:331,111,112 : Tổng giá thanh toán (Chi tiết từng đối tượng) Ví dụ: Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số: 0099228 (Biểu số 02) và phiếu nhập kho (Biểu số 04), kế toán vật tư sẽ định khoản như sau: Nợ TK 152 : 17.517.100 Nợ TK 133.1 : 875.855 Có TK:331 : 18.392.955 Trường hợp NVL nhập từ nước ngoài theo các hợp đồng ký kết, trước khi nhập kho, phòng kinh doanh sẽ lập Bảng kê giá trị hàng nhập khẩu (Biểu số 08) Bảng này được lập theo từng chuyến hàng nhập kho. Khi hàng về nhập kho, trình tự nhập kho tương tự như các trường hợp mua của các cơ sở trong nước. Căn cứ vào phiếu nhập kho, bảng kê giá trị hàng nhập khẩu, kế toán phản ánh: Nợ TK 152 : Giá CIF và thuế nhập khẩu Có TK 331 : Giá CIF Có TK:333.3 : Thuế nhâp khẩu Phản ánh số thuế GTGT của hàng nhập khẩu, căn cứ vào Bảng kê thuế của hải quan, kế toán ghi: Nợ TK 133 Có TK 333.12 Ví dụ: Ngày 29/03/2010 Công ty CP Ống đồng Toàn Phát nhập khẩu Đồng nguyên chất ở Trung Quốc theo Hợp đồng số 1505055091. Căn cứ vào lệnh nhập kho số 03 và phiếu nhập kho số 04, Bảng kê giá trị hàng nhập khẩu (Biểu số 07) kế toán định khoản: Bút toán 1: Nợ TK 152 : 260.384.500 Có TK 331 : 237.568.000 Có TK 333.3 : 22.816.500 Bút toán 2: Nợ TK 133 : 26.038.450 Có TK 333.12 : 26.038.450 CÔNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT BẢNG KÊ TRỊ GIÁ HÀNG NHẬP KHẨU Tháng 03 năm 2010 Tỷ giá VNĐ Tên hàng Số tờ khai Số lượng Đơn giá USD Tiền USD Tỷ giá Tiền VN Thuế nhập khẩu Tổng tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Công ty Sơn Đông - TQ Đồng nguyên chất 123 1.000 15 15.000 15.750 236.250.000 22.816.500 259.066.000 Cộng 1.000 15.000 236.250.000 22.816.500 259.066.500 Phí vận chuyển : 1.118.000 Phí mở và Thanh toán L/C : 200.000 Tổng giá thanh toán chưa thuế GTGT : 260.384.500 Ngày 29 tháng 03 năm 2010 Giám đốc duyệt Trưởng phòng tài vụ Người lập Biểu số 08: Bảng kê trị giá hàng nhập khẩu - Trường hợp mua ngoài với khối lượng lớn, được bên bán giảm giá, kế toán phản ánh khoản chiết khấu được hưởng: Nợ TK 111, 112, 331 : Tổng giá thanh toán Có TK 152 : Giá thực tế NVL nhập kho Có TK 515 : Thu nhập hoạt động tài chính (Phần chiết khấu) Hàng ngày từ các phiếu nhập kho và Hoá đơn GTGT liên quan đến NVL, kế toán sẽ lập Chứng từ ghi sổ (Biểu số 09). Chứng từ ghi sổ Công ty lập theo từng tháng và không phải từ một nghiệp vụ phát sinh thì vào một trang chứng từ ghi sổ riêng mà nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào luôn một trang chứng từ ghi sổ Việc theo dõi mua hàng trả chậm từ các nhà cung cấp, kế toán mở Sổ chi tiết công nợ (Biểu số 10) theo từng đối tượng. Sổ này dùng để theo dõi tình hình thanh toán với các nhà cung cấp mà Công ty có quan hệ. Sổ chi tiết công nợ cho từng tháng cuối tháng kế toán tính số phát sinh và số dư cuối tháng. Căn cứ số liệu trên sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng, kế toán tiến hành lập bảng kê thanh toán với người bán (Biểu số 11). Bảng kê này có vai trò làm căn cứ để theo dõi tình hình công nợ với từng nhà cung cấp và đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết. CÔNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 03 năm 2010 Số hiệu Ngày tháng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 1 01/03 Xuất NVL- PXSX1 621 152 20.000.000 2 02/03 Bán Hợp kim CU - P cho Cty B 632 152 15.000.000 3 03/03 Xuất NVL –PXSX2 621 152 10.000.000 4 04/03 Mua NVL Cty C 152 1331 331 15.000.000 1.500.000 … … … … … … Cộng x x 90.000.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Người lập Kế toán trưởng Biểu số 09 : Chứng từ ghi sổ CÔNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tháng 03 năm 2010 TK 331 - Phải trả người bán KH: Công ty C Ngày Số phiếu Diễn giải TK đối ứng PS nợ PS có Số dư ĐK 04/03 4/3 Mua NVL nhập kho 152 15.000.000 10/03 10/3 Mua NVL nhập kho 152 10.000.000 Trả qua Ngân hàng 112 17.000.000 Cộng phát sinh 17.000.000 25.000.000 Dư cuối kỳ 8.000.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Kế toán trưởng Người lập Biểu số 10: Sổ chi tiết công nợ CÔNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT BẢNG KÊ THANH TOÁN CHO NGƯỜI BÁN Tháng 03 năm 2010 TT Khách hàng Dư đầu kỳ PS nợ PS có Dư cuối kỳ Nợ Có 111 112 311 Nợ Có 1 Cty C 5.000.000 5.000.000 2 Cty D 20.000.000 1.000.000 20.000.000 1.000.000 3 DN E 1.350.000 1.350.000 4 DN F 5.000.000 3.000.000 8.000.000 5 6 7 8 9 Cộng 25.000.000 6.000.000 0 0 4.350.000 20.000.000 1.350.000 14.000.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Kế toán trưởng Người lập 56 Biểu số 11 : Bảng kê thanh toán cho người bán Hạch toán giảm NVL Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là sản xuất , do vậy NVL xuất chủ yếu cho mục đích sản xuất sản phẩm. Ngoài ra, Công ty còn xuất NVL phục vụ cho công tác quản lý phân xưởng, cho bán hàng, cho quản lý Doanh nghiệp và cho xuất bán Hiện tại Công ty đã và đang áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên (KKTX) và tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền, kế toán thực hiện xuất vật tư như sau: Nợ TK 621: Xuất dùng cho sản xuất trực tiếp Nợ TK 627: Xuất dùng chung cho phân xưởng Nợ TK 641: Xuất dùng cho bán hàng Nợ TK 642: Xuất dùng cho quản lý Nợ TK 623: Xuất bán Có TK 152: Giá trị NVL xuất trong kỳ Đối với trường hợp xuất bán, Doanh thu từ hoạt động bán vật liệu, kế toán phản ánh vào Doanh thu trong kỳ. Cụ thể: Nợ Tk 111,112,131 : Tổng giá bán Có TK 511 : Giá không thuế của số NVL bán Có TK 333.11 : Thuế GTGT đầu ra Ví dụ: Ngày 02/03/2010 theo phiếu xuất kho số 2/3 và Hoá đơn GTGT số 0011223 Công ty xuất bán 50Kg VL A cho Công ty TNHH B với giá vốn là: 300.000 đ/kg (Giá vốn : 15.000.000), giá bán chưa thuế là: 350.000 đ/kg (Tổng tiền: 17.500.000) Thuế GTGT 10% đã thu bằng tiền mặt. Kế toán phản ánh như sau: Giá vốn: Nợ TK 632 : 15.000.000 Có TK 152 : 15.000.000 Doanh thu: Nợ TK 111 : 19.250.000 Có TK 511 : 17.500.000 Có TK 333.11 : 1.750.000 Sau khi định khoản, kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các bảng kê và phiếu sản xuất, kế toán vật tư tiến hành lập Bảng tổng hợp xuất NVL cho các phân xưởng (Biểu số 12). Bảng này phản ánh giá trị NVL đã xuất trong tháng cho tất cả các phân xưởng của Công ty. Sau khi lập xong Bảng tống hợp xuất NVL cho các phân xưởng, kế toán lấy số liệu trên bảng này ghi vào cột Nhập nội bộ của Bảng tổng hợp tháng (Biểu số 13). Bảng tổng hợp tháng chỉ rõ giá trị NVL xuất sử dụng cho các mục đích cụ thể và đã thực sự sử dụng bao nhiêu, còn tồn bao nhiêu. Cuối tháng, toàn bộ các sổ chi tiết do kế toán vật tư nhận và tự lập được chuyển cho kế toán tổng hợp, kế toán tổng hợp tiến hành vào sổ cái TK 152 (Biểu số 14 ) Số cái TK 152 được ghi dựa vào số liệu trên chứng từ ghi sổ CÔNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT TỔNG HỢP XUẤT NVL CHO CÁC PX Tháng 03 năm 2010 TT Nơi sử dụng Nguyên vật liệu 1 PX SX 1 20.550.000 2 PX SX 2 18.250.000 3 PX Cơ điện 5.130.000 Tổng cộng 44.930.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Kế toán trưởng Người lập Bi ểu số 12: Bảng tổng hợp NVL xuất cho các phân xưởng CÔNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT BẢNG TỔNG HỢP Tháng 03 năm 2010 Chỉ tiêu Tổng kho PX SX1 PX SX2 PX Cơ điện Cộng Ghi chú Tồn ĐK 50.000.000 10.000.000 12.150.000 3.350.000 75.550.000 Nhập 45.000.000 Nhập nội bộ 20.550.000 18.250.000 5.130.000 44.930.000 Xuất 621 25.550.000 26.400.000 7.500.000 59.450.000 Giá vốn 632 70.000.000 70.000.000 Xuất nội bộ 15.000.000 2.000.000 17.000.000 Xuất khấc 5.350.000 1.500.000 500.000 7.350.000 Tồn CK 4.650.000 3.000.000 2.500.000 480.000 7.930.000 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2010 Kế toán trưởng Người lập Biểu số 13: Bảng tổng hợp tháng 03/2010 CÔNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT SỔ CÁI Mà TÀI KHOẢN 152 TÊN TK: NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU Tháng 03 năm 2010 Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 D­ ®Çu kú 50.000.000 01/03 1 1/3 Xuất cho PX SX1 621 5.000.000 01/03 2 1/3 Xuất cho PX SX2 621 7.350.000 04/03 3 4/3 Mua NVL Cty C 331 15.000.000 … … … … … … … 30/03 31 31/3 B¸n SP … 632 20.500.000 Cộng PS 45.000.000 87.070.000 Dư cuối tháng 7.930.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Kế toán trưởng Người lập Biểu số 14: Sổ cái tài khoản 152  Hạch toán nghiệp vụ kiểm kê Nguyên vật liệu Tại Công ty CP Ống đồng Toàn Phát công việc kiểm kê Nguyên vật liệu thường tiến hành vào cuối năm và mỗi năm Công ty chỉ tiến hành kiểm kê một lần, trừ trường hợp đột xuất xảy ra sự cố trong công tác quản lý NVL thì hoạt động kiểm kê sẽ được tiến hành ngay lúc đó. Mục đích của việc kiểm kê vật tư là nhằm xác định một cách chính xác về số lượng, chủng loại và giá trị của từng loại vật tư hiện có trong kho. Đồng thời công tác kiểm kê nhằm mục đích đôn đốc kiểm tra tình hình bảo quản , phát hiện và xử lý các hao hụt, hư hỏng, mất mát… vật tư tại các kho. Từ đó nâng cao ý thức trách nhiệm của từng người trong việc bảo quản, sử dụng vật tư, chấn chỉnh và đưa công tác quản lý NVL của Công ty vào nề nếp. Trước khi tiến hành kiểm kê phải khoá sổ sách và xác định lượng NVL tồn kho ở thời điểm kê trên sổ sách, Công ty sẽ thành lập ban kiểm kê để làm công tác kiểm tra, báo cáo. Kết quả kiểm kê sẽ được thể hiện trên biên bản kiểm kê, Biên bản này ghi rõ từng loại vật tư được kiểm kê về số lượng, chủng loại, đơn giá, lượng tồn trên sổ sách và tôn thực tế. Kế toán căn cứ vào biên bản kiểm kê xác định nguyên nhân làm cho NVL thừa thiếu của thực tế so với sổ sách để có biện pháp xử lý thích hợp. Khi kết quả kiểm kê cho thấy lượng NVL tồn thực tế không đủ so với sổ sách, kế toán ghi: Nợ TK 138.8 : Giá trị hao hụt NVL Có TK 152 : Giá trị hao hụt NVL Khi kết quả kiểm kê cho thấy lượng NVL tồn thực tế nhiều hơn so với sổ sách. Ban kiểm kê xác định nếu thừa NVL nhưng không phải của Công ty , Kế toán hạch toán vào nợ TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ gia công, ngược lại nếu NVL thừa là của Công ty, kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 152 : Giá trị NVL thừa Có TK138.8 : Giá trị NVL thừa Tài khoản 138.8 được Công ty sử dụng để điều chỉnh số NVL thừa thiếu trong quá trình kiểm kê nguyên vật liệu. Hạch toán dự phòng giảm giá NVL Do tính chất của hoạt động sản xuất kinh doanh, háng tháng, hàng quý kế hoạch dự trữ, thu mua nguyên vật liệu được phòng kế hoạch kinh doanh và phòng kế toán kiểm tra xây dựng rất chặt chẽ phù hợp với quá trình và kế hoạch sản xuất, tránh tình trạng tồn kho, ứ đọng vốn. Mặt khách nguồn NVL đầu vào cho Quá trình sản xuất sản phẩm của Công ty được cung cấp bởi các khách hàng uy tín, lâu năm, đồng thời một số NVL chủ yếu sử dụng cho sản xuất không có sự biến động lớn về giá cả do đó công tác lập dự phòng giảm giá NVL và hàng tồn kho hiện tại chưa được triển khai 2.4. Phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL tại Công ty CP Ống đồng Toàn Phát Định kỳ, cuối mỗi quý Công ty phải nộp báo cáo tài chính quáy ( bảng cân đối kế toán; báo cáo kết quả kinh doanh ) và cuối niên độ kế toán, kế toán phải lập đầy đủ các báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Bao gồm: - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính Trên thuyết minh báo cáo tài chính có bổ sung giải trình, thuyết minh chi tiết một số chỉ tiêu trong báo cáo tài chính mang tính tổng quát. Đó là những chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình hoạt động của Công ty như: Tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư, tỷ suất lợi nhuận theo doanh thu, hệ số khả năng thanh toán… Tuy nhiên việc chỉ đánh giá khái quát tình hình hoạt động của Công ty theo một số chỉ tiêu mà không tiến hành hoạt động phân tích tình hình sản xuất kinh doanh cũng như tình hình quản lý sử dụng NVL sẽ làm hạn chế trong việc sử dụng có hiệu quả hay không đối với NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. 3. HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán NVL tại Công ty CP Ống đồng Toàn Phát Sau hơn 5 năm hình thành và phát triển, với những khó khăn ban đầu cũng như phải trải qua quá trình tiếp nhận và triển khai công nghệ sản xuất với yêu cầu kỹ thuật cao. Đến nay Công ty CP Ống đồng Toàn Phát đã và đang đi vào ổn định và phát triển ngày càng mạnh mẽ. Sản phẩm của Công ty đã· tạo được chỗ đứng trên thị trường trong và ngoài nước. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng phát huy thế mạnh với công nghệ sản xuất Ống đồng cho thị trường hiện nay. Đạt được thành tựu ngày nay là cả quá trình phấn đấu không ngừng của toàn thể Công ty trong việc sử dụng đồng bộ, tổ chức quản lý sát sao có hiệu quả giữa các bộ phận. Một trong những tiêu chí đem lại hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và Công ty CP Ống đồng Toàn Phát nói riêng chính là: Tiết kiệm chi phí, hạ giḠthành sản phẩm trên cơ sở đảm bảo và không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm Để thực hiện được điều này, việc tăng cường công tác quản lý và hoàn thiện công tác kế toán NVL là thật sự cần thiết vì đây là một trong những biện pháp hữu hiệu nhất góp phần tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giḠthành sản phẩm, tránh mất mát, hao hụt, hư hỏng trong quá trình sản xuất kinh doanh mà vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm của Công ty. Sau thời gian thực tập tại Công ty CP Ống đồng Toàn Phát, qua tìm hiểu, hoạt động sản xuất kinh doanh, tiếp xúc và làm việc tại phòng kế toán Công ty. Cho thấy một số vấn đề tồn tại và thực trạng Công tác quản lý NVL tại Công ty. 3.1.1.Ưu điểm: a. Bộ máy kế toán: Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán tương đối hoàn chỉnh và gọn nhẹ, phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, phù hợp với quy mô hoạt động và quá trình sản xuất kinh doanh. Đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm cao Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tâp trung, đáp ứng yêu cầu theo dõi chi tiết, tổng hợp tại Công ty. Hoạt động của bộ máy kế toán nhanh chóng, kịp thời đảm bảo cho việc xử lý thông tin kế toán được chặt chẽ, chính xác, có hiệu quả. b. Công tác quản lý NVL: Công ty đã tương đối chú trọng đến công tác quản lý NVL từ khâu thu mua đến các khâu dự trữ, bảo quản, sử dụng Công tác thu mua: Có đội ngũ cán bộ thu mua tương đối linh hoạt, am hiểu về chất lượng hàng hóa và thị trường cung cấp. Giúp tiết kiệm chi phí và thời gian một cách đáng kể cho Công ty. Công tác dự trữ, bảo quản: Công ty có hệ thống kho được tổ chức một cách hợp lý, khoa học. Nguyên vật liệu được bảo quản theo từng chủng loại căn cứ vào chức năng và công dụng cũng như yêu cầu bảo quản. Cách bố trí kho không những có tác dụng bảo quản tốt chất lượng của NVL trong kho mà còn kịp thời đáp ứng một cách nhanh chóng cho quá trình sản xuất. Bên cạnh việc bảo quản lưu trữ, việc xác định được định mức dữ trữ NVL để phục vụ quá trình sản xuất được diễn ra liên tục là phương pháp mang lại hiệu quả kinh tế cao trong tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty giúp cho Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm chi phí bảo quản, giảm giá tồn kho,… Công tác sử dụng: Việc công ty xây dựng đính mức tiêu hao NVL cho từng sản phẩm áp dụng cho các phân xưởng sản xuất cũng như phân xưởng cơ điện sẽ dễ dàng cho công tác quản lý nhập xuất vật tư, điều quan trọng của việc xây dựng định mức tiêu hao giúp cho những nhà quản lý biết được sự sử dụng đúng mục đính nguồn NVL xuất ra cho sản xuất, tránh lãng phí và thất thoát NVL. Ban lãnh đạo Công ty cũng đã và đang cố gắng tìm các biện pháp để có thể sử dụng nguồn NVL trong nước để thay thế cho nguồn nhập khẩu bên ngoài. Điều này làm giảm bớt những chi phí cũng như thời gian gián đoạn sản xuất c. Hệ thống sổ kế toán: Hệ thống chứng từ sổ sách của Công ty đã và đang áp dụng tương tối đầy đủ, đúng với quy định của chế độ kế toán. Đồng thời đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty. Việc thực hiện sổ sách và luân chuyển sổ sách một cách hợp lý giúp tạo lên mối liên hệ mật thiết giữa các bộ phận trong hệ thống kế toán, thuận lợi cho công tác kiểm tra và hạch toán đầy đủ Doanh thu, chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. d. Phương pháp hạch toán tổng hợp NVL Công tác hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên đem lại hiệu quả trong công việc quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn NVL, đồng thời giúp cho việc cung cấp NVL đầu vào cho quá trình sản xuất được liên tục và kịp thời. c. Phân loại và hạch toán chi tiết NVL: Đây là yếu tố rất quan trọng mà phần nào bộ phận quản lý, phụ trách đã và đang thực hiện. Dựa vào vai trò, công dụng của NVL để chia thành NVL chính, NVL phụ… thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này tiện lợi, đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tinh Nhập – Xuất – Tồn chính xác, kịp thời. Nhìn chung công tác tổ chức quản lý NVL của Công ty phần nào đã đáp ứng được việc nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên bên cạnh đó Ban lãnh đạo Công ty cũng cấn khắc phục những tồn tại và hoàn thiện trong công tác quản lý để mang lại hiệu quả cao hơn nữa trong tổng thể hoạt động của Công ty 3.1.2. Tồn tại: a. Việc chưa lập hệ thống điểm danh NVL : Do hoạt động sản xuất kinh doanh sử dụng một số lượng lớn NVL đa dạng về chủng loại, quy cách. Việc không lập danh điểm NVL cũng như chưa sử dụng sổ danh mục NVL để thống nhất chung về mã vật tư, tên gọi, quy cách… của vật tư sẽ gây nhiều khó khăn cho việc theo dõi NVL, không có sự thống nhất dược giữa Thủ kho và kế toán trong việc ghi chép tên, loại NVL làm cho công tác quản lý cũng như hạch toán gặp rất nhiều khó khăn b. Tính giá NVL xuất kho: Đây là một hạn chế trong việc hạch toán chi phí NVL do Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá NVL. Với phương pháp này mặc dù thuận lợi cho Cán bộ theo dõi kho khi chỉ phải theo dõi về mặt số lượng, nhưng việc vuối tháng mới cung cấp được giá trị NVL xuất kho trong tháng sẽ hạn chế trong việc cung cấp thông tin cho công tác quản lý khi cần cập nhật tức thời. Để cung cấp thông tin cho cấp trên hoặc bộ phận khác đôi khi kế toán vật tư có thể lấy luôn giá thực tế nhập NVL làm giá xuất kho. Đây là việc làm vi phạm nguyên tắc nhất quán trong công tác kế toán mặc dù giá NVL có thể không biến động trong một thời gian dài. c. Hệ thống sổ kế toán: Như đã trình bày ở trên, Công ty đã và đang hạch toán kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tuy nhiên lại không đăng ký chứng từ ghi số. Việc không đăng ký và vào sổ sẽ hạn chế trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu vào cuối tháng khi cần thiết Hơn nữa Kế toán vật tư chỉ lập thẻ kho mà không lập sổ chi tiết vật tư. Như thế có nghĩa việc lập thẻ kho giữa kế toán vật tư và thủ kho đôi khi dẫn đến sự trùng lặp, không nhất quán giữa hai bộ phận trên đồng thời việc hạch toán chi tiết NVL cũng thiếu sự chính xác vì sổ chi tiết vật tư là một Sổ quan trọng trong quá trình hạch toán chi tiết NVL. d. Hạch toán chi tiết NVL: Sổ cái tài khoản 152 của Công ty chỉ là sổ TK tổng hợp, chỉ thể hiện được các thông tin về giá trị nhập, xuất, tồn của tất cả NVL chứ không chi tiết cho từng loại NVL e. Chưa hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là phương pháp để hạn chế bớt các thiệt hại và chủ động về tài chính. Việc giảm giá vật tư do những nguyên nhân khách quan như: Biến động thị trường…đôi khi Ban lãnh đạo công ty hay các bộ phận có liên quan đôi khi không tính hết được vì vậy rủi ro trong việc giảm giá hàng tồn kho, giảm giá NVL là vấn đề phải được quan tâm trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty 3.2. Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty CP Ống đồng Toàn Phát 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện: Thông tin kế toán là một loại thông tin rất cần thiết cho công tác quản lý hiện nay, nhất là trong nền kinh tế thị trường. Trong điều kiện cạnh tranh để phát triển các Doanh nghiệp cần có những thông tin chính xác, kịp thời về tình hình tài chính để có thể đề ra những biện pháp thích hợp cho hoạt động SXKD của mình. Đòi hỏi công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng phải dần hoàn thiện để đáp ứng như cầu cao nhất cho thông tin quản lý 3.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện: Để hoàn thiện trong công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng, Các Doanh nghiệp, bộ phận có liên quan đều phải tuân theo các nguyên tắc bắt buộc cụ thể: - Tuân thủ chế độ tài chính kế toán hiện hành, các văn bản pháp luật của Nhà nước có liên quan, cập nhật và thực hiện theo các thông tư hướng dẫn của Bộ tài chính ban hành - Phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD riêng của Công ty. - Việc vận dụng chế độ kế toán tài chính vào công tác hạch toán NVL phải được đặt trong mối quan hê giữa chi phí bỏ ra và lợi nhuận đem lại đồng thời hướng tới việc cung cấp tốt hơn các thông tin kế toán cho công tác quản trị trong nội bộ công ty cũng như công tác quản lý tài chính 3.2.3. Yêu cầu hoàn thiện: Quá trình hoàn thiện kế toán NVL với việc nâng cao hiệu quả sử dụng , quản lý NVL ở Công ty CP Ống đồng Toàn Phát trước tiên cần đáp ứng một số yêu cầu sau: - Cung cấp các thông tin chi tiết về tình hình nhập - xuất – tồn kho của từng loại NVL cho yêu cầu quản lý của Công ty - Củng cố và tăng cường vai trò cung cấp thông tin về tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng NVL từ các sổ kế toán tổng hợp của Công ty - Phản ánh chính xác giá trị của NVL phù hợp với giá cả của từng NVL tại thời điểm sử dụng - Phản ánh đúng nội dung kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ tạo điều kiện cung cấp chính xác thông tin cho công tác hạch toán - Cung cấp kịp thời số liệu để có thể tiến hành phân tích hiệu quả sử dụng NVL Phục vụ cho yêu cầu quản lý NVL nói riêng và quản lý trong toàn công ty nói chung CHƯƠNG 3. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT Qua thời gian thực tập tại Công ty, trên cơ cở lý luận và thực tiễn hoạt động, xuất phát từ những yêu cầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, những yêu cầu, nguyên tắc trong hoàn thiện kế toán NVL cá nhân em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm mục đích góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty CP ống đồng Toàn Phát 1. Xây dựng hệ thống danh điểm NVL và Sổ danh điểm NVL Để phục vụ cho nhu cầu quản lý NVL tránh sự nhầm lẫn, thiếu sót Công ty cần lập hệ thống danh điểm NVL và ghi vào sổ danh điểm vật tư theo dõi cho từng loại, nhóm NVL một cách chặt chẽ giúp cho công tác hạch toán và quản lý được thực hiện dễ dàng và chính xác hơn. Việc lập hệ thống danh điểm NVL phải đảm bảo tính thống nhất và có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban chức năng. Sổ danh điểm NVL lập ra phải tiện cho hạch toán và quản lý, đảm bảo có thể sử dụng lâu dài. Khi sổ danh điểm NVL được lập, kế toán vật tư có thể theo dõi NVL trên máy vi tính một cách dễ dàng hơn, tạo ra sự thống nhất giữa kế toán vật tư và thủ kho trong việc theo dõi, phản ánh từng loại NVL Nguyên tắc Xây dựng hệ thống danh điểm NVL: Lập theo vần A,B,C… của tên vật liệu. Nghĩa là dựa vào ký hiệu tài khoản cấp 2, tên vật liệu và việc phân loại NVL theo các cấp độ từ loại, nhóm để lập danh điểm. Mỗi khi theo dõi một loại vật liệu nào đó kế toán sẽ đưa ra một mã riêng để tiện quản lý (Biểu số 15 ) TT Tên vật liệu Loại vật liệu Mã nhóm Mã vật liệu Tên kho Danh điểm NVL 1 Đồng nguyên chất VL chính Đ 1 Kho 1 1521 -Đ-1 –K1 2 Hơp kim đồng photpho VL chính H 1 Kho 2 1521 -H- 1-K2 3 Đai nẹp nhựa VL phụ Đ1 2 Kho 3 1522-Đ1-2-K3 4 Khí hydro VL phụ K 3 Kho 3 1522-K-3-K3 5 Nito lỏng VL phụ N 3 Kho 3 1522-N-3-K3 … … … … … … … Biểu số 15: Xây dựng một số danh điểm NVL Mã nhóm: Chữ cái đầu tiền của tên vật liệu và kho trong nhóm đó có một số nhóm nhỏ khác thì thêm chi tiết. ví dụ trong nhóm Đ có một nhóm nhỏ là Đai nẹp nhựa thì ký hiệu là Đ1… Sau khi lập hệ thống danh điểm NVL, Công ty có thể mở sổ danh điểm NVL theo kho hoặc theo nhóm (Biểu số 16) CÔNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT SỔ DANH ĐIỂM NVL Tháng (năm,quý) Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách ĐVT Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL Đ 1521-Đ-1-K1 Đồng nguyên chất Kg 175.000 Đ1 1522-Đ1-2-K3 Đai nẹp nhựa Kg 24.500 … … … … … H 1521-H-1-K2 Hợp kim đồng photpho Kg 200.000 K 1522-K-3-K3 Khí kydro M3 … … … …. … … Biểu số 16: Sổ danh điểm Nguyên vật liệu 2. Về hệ thống sổ sách kế toán - Hiện tại Công ty chưa sử dụng Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc được phân loại vào chứng từ ghi sổ, sau đó căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán phải tiến hành ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Vì vậy Công ty nên mở và ghi chép sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để thực hiện đầy đủ theo đúng chế độ kế toán hiện hành và đảm bảo tình hợp lý hơn trong cách ghi chép. CÔNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT SỔ ĐĂNG KÝ CHỪNG TỪ GHÍ SỔ Tháng (năm, quý) Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 Đầu quý Cộng tháng Cộng lũy kế cuối quý Ngày…tháng….năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 17 : Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Biểu số 17) là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký). Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng từ ghi sổ vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh Phương pháp ghi chép sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ: Cột 1:Ghi số liệu của chứng từ ghi sổ Cột 2: Ghi ngày tháng lập chứng từ ghi sổ Cột 3: Ghi số tiền của Chứng từ ghi sổ Cuối trang sổ cộng lũy kế chuyển sang tháng sau. Đầu trang sổ phải ghi số công trang trước chuyển sang. Cuối tháng, cuối năm kế toán cộng tổng số tiền phát sinh trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ lấy số liệu đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh - Trong hệ thống sổ chi tiết, kế toán vật tư không lập Sổ chi tiết NVL mà chỉ lập thẻ kho. Theo quy định, thẻ kho do phòng kế toán lập biểu và giao cho thủ kho thực hiện việc ghi chép nhập xuất tồn NVL hàng ngày. Do đó việc kế toán ghi thẻ kho là không đúng quy định, thiếu sự chính xác và thống nhất giữa thủ kho và phòng kế toán. Vì thế việc cần thiết sử dụng Sổ chi tiết NVL (Biểu số 18) trong quá trình hạch toán chi tiết là rất quan trọng. Sổ này theo dõi đầy đủ về mặt số lượng và giá cả của tất cả các loại vật tư theo từng kho giúp cho các nhà quản lý nắm bắt chặt chẽ hơn các thông tin về quản lý và sử dụng NVL CÔNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Kho 1; TK 1521 Mặt hàng: Đồng Nguyên chất Đơn vị tính: Kg Tháng 03 năm 2010 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá thực tế Nhập Xuất Tồn Ngày tháng Số hiệu Slg T.tiền Slg T.tiền Slg T.tiền Tồn đầu kỳ 175.000 1.000 175.000.000 01/03 1/3 Xuất phục vụ SX 621 175.000 100 17.500.000 900 157.500.000 10/03 10/3 Xuất phục vụ SX 621 175.000 500 87.500.000 400 70.000.000 15/03 15/3 Nhập kho Cty 331 170.000 500 85.000.000 900 155.000.000 … … … … … … … … … … … 31/03 … … … … … … … … … … Cộng phát sinh 1.000 170.000.000 1.800 188.600.000 Lũy kế cuối kỳ 200 34.000.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng 73 Biểu số 18: Sổ chi tiết vật tư 3. Áp dụng phương pháp hạch toán trong tính giá NVL Với đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và đặc điểm NVL của Công ty như hiện nay, Công ty nên thay đổi phương pháp tính giá NVL xuất kho từ phương pháp bình quân gia quyền sang phương pháp hệ số giá. Nghĩa là kế toán vật tư sẽ sử dụng giá hạch toán để tính giá NVL. Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước chuyển qua đã được thống nhất tại sổ danh điểm NVL (Giá hạch toán không có giá trị giao dịch với bên ngoài mà chỉ sử dụng hạch toán nội bộ) Việc nhập, xuất kho NVL hàng ngày được phản ánh theo giá hạch toán. Cuối kỳ, kế toán vật tư phải tiến hành điều chỉnh giá theo giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc tính giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ được thực hiện như sau: - Xác định hệ số giá (H) giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL luân chuyển trong kỳ: H = Giá thực tế NVL tồn ĐK + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ - Tính giá trị của NVL xuất trong kỳ: Trị giá thực tế của NVL xuất trong kỳ = Trị giá hạch toán của NVL Xuất trong kỳ x H - Nếu sử dụng phương pháp hệ số giá để tính trị giá thực tế của NVL thì sổ chi tiết của NVL theo biểu số 18 được lập lại như sau (biểu số 19): CÔNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Kho 1; TK 1521 Mặt hàng: Đồng Nguyên chất Đơn giá kế hoạch: 180.000 Đơn vị tính: Kg Tháng 03 năm 2010 Đơn vị tính: 1.000 đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá thực tế Nhập Xuất Tồn Ngày tháng Số hiệu Slg KH TT Slg KH TT Slg KH TT Tồn đầu kỳ 1.000 180.000 175.000 01/03 1/3 Xuất phục vụ SX 621 175 100 18.000 17.500 10/03 10/3 Xuất phục vụ SX 621 175 500 90.000 87.500 15/03 15/3 Nhập kho Cty 331 170 500 90.000 85.000 … … … … 31/03 … … … Cộng phát sinh 1000 180.000 170.000 1.800 324.000 188.600 Lũy kế cuối kỳ 200 36.000 34.000 Ngày 31 tháng 03 năm 2010 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng 75 Biểu số 19 : Sổ chi tiết vật tư Phương pháp hệ số giá giúp cho việc hạch toán được tiến hành thuận lợi hơn , Công tác tính giá nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL, số lần nhập xuất cũng như có sự kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. Hơn nữa, với đội ngũ kế toán hiện có thì việc tính giá thực thế NVL theo phương pháp hệ số giá sẽ hoàn toàn không gặp khó khăn. Mang lại hiệu quả quản lý và hạch toán VNL cao hơn so với phương pháp bình quân gia quyền. 4. Hạch toán tổng hợp NVL: 4.1. Tài khoản TK 152: Nguyên liệu, vật liệu: Hiện tại Công ty chỉ sử dụng TK 152 để hạch toán tổng hợp chung cho tất cả NVL của Công ty và tài khoản này không được chi tiết thành các tiểu khoản. Như vậy ta chỉ có thể biết là tổng NVL được nhập xuất trong kỳ chứ không thể biết được loại NVL nào được nhập xuất cũng như được nhập xuất từ kho nào. Điều này gây khó khăn cho công tác kế toán cũng như quản lý. Do đó Công ty nên mở chi tiết cho TK 152 để thuận lợi hơn trong công tác kiểm tra và đối chiếu. Theo đó TK 152 có thể nên chia thành: TK 1521: Vật liệu chính TK 1521: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu Các TK này có thể được chi tiết hóa theo đặc điểm của nhóm vật tư hay có thể chi tiết cho từng loại vật tư. Với việc chi tiết TK 152 Công ty có thể theo dõi được giá trị vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu…được hạch toán như thế nào và giá trị nhập xuất của chúng được rõ ràng hơn 4.2. Hạch toán NVL khi kiểm kê: Hiện tại việc NVL thừa thiếu khi kiểm kê đều được phản ánh thông qua TK 138.8 và xem TK này như là một hệ số điều chỉnh số NVL thừa thiếu. Do vậy ở một thời điểm nào đó có thể dẫn tới việc TK 138.8 dư bên có. Trong hệ thống tài khoản theo quy định thì TK 138.1 được lập để theo dõi không chỉ Tài sản cố định thiếu khi kiểm kê mà còn bao gồm cả NVL . Vì vậy Công ty nên sử dụng TK 138.1 để phản ánh số NVL thiếu khi kiểm kê để sử dụng đúng tài khoản cũng như đúng với quy định của chuẩn mực kế toán. Khi kiểm kê thấy NVL thiếu thì kế toán định khoản: Nợ TK 138.1 : Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152 : Giá trị vật liệu thiếu Sau đó dựa vào biên bản kiểm kê kế toán phản ánh: Nợ TK 334 : Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 138.1: Tài sản thiếu chờ xử lý Còn đối với vật liệu thừa phát hiện trong biên bản kiểm kê được xác định là của Công ty, kế toán hạch toán vào TK 711 (Thu nhập khác – Thu nhập bất thường). Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 152 : Giá trị NVL thừa khi kiểm kê Có TK 711 : Giá trị NVL thừa khi kiểm kê 4.3. Việc hạch toán NVL xuất kho cho sản xuất: Khi xuất kho NVL kế toán chỉ phản ánh NVL xuất vào bảng kê xuất NVL cho các phân xưởng, sau đó cuối tháng dựa vào báo cáo từ kế toán phân xưởng gửi sang mà biết Giá trị NVL thực sự sử dụng trong tháng, lúc đó kế toán mới định khoản còn NVL thực tế xuất, xuất thừa thì chỉ theo dõi trên sổ sách, chỉ số NVL thực sự sử dụng trong quá trình sản xuất mới định khoản vào TK 627, 627.. Cách hạch toán trên không đúng với phương pháp kê khai thường xuyên mà Công ty đang áp dụng. Vì vậy việc thống nhất lại phương pháp hạch toán NVL xuất kho cho sản xuất. Ví dụ: Khi xuất NVL cho phân xưởng sản xuất. Kế toán phải định khoản ngay: Nợ TK 621 : Giá trị NVL được xuất ra Có TK 152 : Giá trị NVL được xuất ra Cuối kỳ phân xưởng báo cáo số NVL chưa sử dụng. Kế toán tiến hành hạch toán: Nợ TK 152 : Giá trị NVL chưa sử dụng Có TK 154 : Giá trị NVL chưa sử dụng Việc hạch toán như trên giúp cho Kế toán tính toán chính xác được chi phí Nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ đồng thời xác định được lượng NVL chưa sử dụng để đối chiếu trong việc theo dõi kho vật tư 4.4. Lập dự phòng giảm giá NVL Công ty nên tiến hành việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và cho NVL nói riêng. Việc lập dự phòng sẽ giúp cho Công ty có được khoản kinh phí để bù đắp khi NVL bị giảm giá. Mức dự phòng cần lập phải dựa trên số lượng của mỗi loại hàng tồn kho theo kiểm kê và diễn biến giá trong năm, phải có sự kết hợp với dự báo giá sẽ diễn biến trong niên độ tiếp theo: Mức dự phòng cần giảm = Số lượng hàng tồn kho mỗi loại x Mức chênh lệch giá mỗi loại Cuối niên độ kế toán nếu có những tài liệu chắc chắn về giá trị thực tế của vât liệu tồn kho cho thấy thấp hơp giá thị trường, kế toán lập dự phòng giảm giá vật liệu: Nợ TK 362 Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp khoản dự phòng giảm giá NVL phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá NVL đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm. Kế toán ghi: Nợ TK 362 : Phần chênh lệch giữa 2 năm Có TK 159 : Phần chênh lệch giữa 2 năm Trường hợp khoản dự phòng giảm giá NVL phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá NVL đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được lập thêm. Kế toán ghi: Nợ TK 159 : Phần chênh lệch giữa 2 năm Có TK 632 : Phần chênh lệch giữa 2 năm Trường hợp khoản dự phòng giảm giá NVL phải lập cuối kỳ kế toán năm nay bằng khoản dự phòng giảm giá NVL đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì Kế toán không cần ghi sổ: Ví dụ: Căn cứ bảng trích lập dự phòng giảm giá NVL năm 2009 (Biểu số 20) Căn cứ mức trích dự phòng cần lập cho NVL, kế toán ghi: Nợ TK 632 : 20.000.000 Có TK 159 : 20.000.000 Cuối năm 2010 và các năm tiếp theo, kế toán căn cứ vào số dự phòng cần phải lập cho năm sau để có sự điều chỉnh mức dự phòng và hạch toán dự phòng giảm giá NVl cho phù hợp với quy định của Nhà nước và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CÔNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT BẢNG TRÍCH LẬP DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ NVL NĂM 2009 TT Tên NVL ĐVT Số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá thị trường Chênh lệch Mức dự phòng A B C 1 2 3 4 = 3-2 5= 1*4 1 Đồng nguyên chất Kg 1.000 175.000 170.000 -5.000 5.000.000 2 Hợp kim đồng phot pho Kg 1.500 200.000 195.000 -5.000 7.500.000 3 Khí hydro M3 50 28.500 28.200 -300 15.000 4 Khí Nito M3 50 3.500 3.000 -500 25.000 … … … … … … … … Cộng 20.000.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Kế tán trưởng Người lập Biểu số 20 : Bảng trích lập dự phòng giảm giá NVL 5 Việc áp dụng kế toán máy trong các phần hành kế toán Mặc dù hệ thống kế toán của Công ty đã được trang bị hệ thống máy tính khá đầy đủ nhưng phần mềm kế toán máy vẫn chưa được xây dựng và cài đặt hoàn chính do đó chưa đáp ứng được yêu cầu cập nhật số liệu và cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác. Công việc kế toán mặc dù có sự trợ giúp của máy vi tính nhưng kế toán vẫn phải sử dụng cả phương pháp thủ công trong quá trình hạch toán NVL. Máy vi tính mới chỉ sử dụng để hỗ trợ trong một số công việc chứ chưa thực sự phát huy hiệu quả tốt nhất cho bộ máy kế toán. Vì vậy cần phát huy hơn nữa vai trò của máy vi tính trong công tác hạch toán và quản lý của Công ty Để có thể khắc phục những hạn chế của việc áp dụng máy vi tính trong công tác hạch toán, Công ty cần xây dựng phần mềm kế toán hoản chỉnh theo hình thức chứng từ ghi sổ để phát huy tối đa hiệu quả của việc lập, luân chuyển, xử lý chứng từ và cập nhật thông tin, tạo điều kiện cung cấp thông tin tài chính cho công tác quản lý đạt hiệu quả cao nhất Đồng thời Công ty cũng nên chú trọng tới công tác đào tạo, bồi dưỡng thêm cho các nhân viên kế toán nhanh chóng thích nghi với việc sử dụng kế toán máy trong công tác kế toán giúp cho việc hạch toán được tiến hành nhanh chóng, gọn nhẹ hơn. KẾT LUẬN Trong quá trình sản xuất, NVL là một yếu tổ không thể thiếu để cấu thành sản phẩm. NVL giữ vai trò quan trọng là đối tượng lao động và cơ cở vật chất trực tiếp tạo ra sản phẩm. NVL chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình sản xuất. Trong cơ chế cạnh tranh, hội nhập của thị trường, Các doanh nghiệp luôn cố gắng tìm mọi cách để giảm chi phí một cách thấp nhấ thông qua việc giảm chi phí NVL. Để thực hiện được việc làm trên, Công ty phải đặc biệt chú trọng đến tổng thể đầu vào của quy trình sản xuất tối thiểu hóa chi phí nhân công, chi phí NVL, chi phí máy thi công và rất nhiều những chi phí phát sinh khác… Đối với Chi phí NVL việc thực hiện nghiêm ngặt có hiệu quả từ các khâu thu mua, bảo quản, dữ trữ và đưa vào sử dụng là biện pháp đem lại hiệu quả tối ưu nhất trong hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty Trong thời gian thực tập tại phòng kế toán Công ty CP Ống đồng Toàn Phát, tìm hiểu quy trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Được tiếp cận với thực tiễn hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tìm hiểu hệ thống các chứng từ cũng như hệ thống sổ sách kế toán, Báo cáo tài chính của công ty. Cá nhân em đã hiểu sâu sắc hơn các kiến thức đã học tại trường khi được tiếp xúc với thực tế của công tác kế toán nói chung và hạch toán kế toán NVL nói riêng. Qua đây cũng thấy được vai trò của hạch toán NVL trong hoạt động Sản xuất kinh doanh của Công ty, khái quát được sơ bộ về thực trạng công tác kế toán NVL tại Công ty CP Ống đồng Toàn Phát từ đó thấy được ưu nhược điểm cũng như tìm hiểu, đề ra một số quan điểm nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty nhằm nâng cao hiệu quả quản lý NVL của Công ty. Trong quá trình thực tập tại Công ty CP Ống đồng Toàn phát được sự giúp đỡ nhiệt tình của Ban lãnh đạo Công ty, các phòng ban chức năng em đã có được những tài liệu và hiểu biết cần thiết để hoàn thành quá trình thực tập. Chuyên đề báo cáo chắc chắn không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót rất mong nhận được sự giúp đỡ đóng góp ý kiến của Các thấy cô. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Banh lãnh đạo Công ty, các phòng ban chức năng và sự hướng dẫn nhiệt tình của Tiến sỹ Nguyễn Hữu Ánh đã giúp em hoàn thành luận văn này. Hà Nội, ngày… tháng ….năm 2010 Sinh Viên VŨ THỊ CẨM VÂN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………………. I. CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TRONG CÁC DOANH NGHIỆP………………………………………….. 1. CƠ SỞ HẠCH TOÁN NVL TRONG CÁC DOANH NGHIỆP…… 1.1. Khái niệm NVL…………...………………..………………..…… 1.2. Đặc điểmvà vai trò của NVL trong quá trình sản xuất………..… 1.3. Phương pháp phân loại NVL………………...…………………… 2. CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ NVL VÀ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN NVL……………………………………………………………..…… 2.1. Đánh giá NVL…………………………………………………….. 2.2. Nhiệm vụ kế toán NVL ………………………………………….. 2.3. Kế toán chi tiết NVL……………………………………………… 2.4. Kế toán tổng hợp NVL…………………………………………… II. CHƯƠNG 2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT……………………………..... 1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT 1.1. Giới thiệu chung về công ty……………….……………………... 1.2. Đặc điểm bộ máy quản lý của Công ty CP Ống đồng Toàn Phát… 1.3. Đặc điểm tổ chức hệ thống sản xuất, quy trình công nghệ SP….. Bộ máy kế toán vào tổ chức kế toán tại Công ty CP Ống đồng Toàn Phát …………………………………………………………………….. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT ………………………………………... Khái quát chung về NVL tại Công ty Cổ phần Ống đồng Toàn Phát …………………………………………………………………...……… 2.2.Hạch toán chi tiết NVL tại Công ty Cổ phần Ống đồng Toàn Phát.. 2.3. Hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Ống đồng Toàn Phát ……………………………………………………………….. 2.4. Phân tích tình hình quản lý, sử dụng NVL tại Công ty CP Ống đồng Toàn Phát ……………………………………………………………… HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT ……………………………………………………….. Đánh giá chung về công tác kế toán NVL tại Công ty CP Ống đồng Toàn Phát ………………………………………………………………. Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty CP Ống đồng Toàn Phát …………………………………………………………………………... III. CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CP ỐNG ĐỒNG TOÀN PHÁT………………………………...……… Xây dựng hệ thống danh điểm NVL và Sổ danh điểm NVL …….. Về hệ thống sổ sách kế toán………………………………….…….. Áp dụng phương pháp hạch toán trong tính giá NVL……………… Hạch toán tổng hợp NVL:…………………………………….…… Việc áp dụng kế toán máy trong các phần hành kế toán …………... KẾT LUẬN ……………………………………………………………… 1 1 1 1 1 3 3 6 7 11 17 17 17 19 22 29 35 35 38 50 62 63 63 66 68 68 70 74 76 79 81 DANH MỤC VIẾT TẮT CP Cổ phần NVL Nguyên vật liệu PX Phân xưởng TK Tài khoản Slg Số lượng KH Kế hoạch TT Thực tế TSCĐ Tài sản cố định N-X-T Nhập – xuất – tồn VL Vật liệu DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1 Tổ chức bộ máy quản lý Công ty CP Ống đồng Toàn Phát Sơ đồ 2 Quy trình công nghệ sản xuất đồng Sơ đồ 3 Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty CP Ống đồng Toàn Phát Sơ đồ 4 Trình tự ghi sổ kế toán Công ty CP Ống đồng Toàn Phát Sơ đồ 5 Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho NVL Sơ đồ 6 Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL Sơ đồ 7 Quy trình hạch toán tổng hợp NVL Biếu số 01 Bảng phân bổ cán bộ quản lý tại các phòng ban Biếu số 02 Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) Biếu số 03 Lệnh nhập NVL Công ty CP Ống đồng Toàn phát Biếu số 04 Phiếu nhập kho NVL Công ty CP Ống đồng Toàn phát Biếu số 05 Phiếu xuất kho NVL Công ty CP Ống đồng Toàn phát Biếu số 06 Thẻ kho Biếu số 07 Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn NVL Biếu số 08 Bảng kê trị giá hàng nhập khẩu Biếu số 09 Chứng từ ghi sổ Biếu số 10 Sổ chi tiết công nợ Biếu số 11 Bảng kê thanh toán cho người bán Biếu số 12 Bảng tổng hợp NVL xuất cho các phân xưởng Biếu số 13 Bảng tổng hợp tháng 03/2010 Biếu số 14 Sổ cái tài khoản 152 Biếu số 15 Xây dựng một số danh điểm NVL Biếu số 16 Sổ danh điểm Nguyên vật liệu Biếu số 17 Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Biếu số 18 Sổ chi tiết vật tư Biếu số 19 Sổ chi tiết vật tư Biểu số 20 Bảng trích lập dự phòng giảm giá NVL