Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định tại Công ty Vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội

hiện công tác theo hợp đồng làm đại lý với các Công ty bảo hiểm. - Trực tiếp bán và thu phí các loại bảo hiểm theo hợp đồng đã ký. - Tổng hợp báo cáo các tiền thu và hoa hồng bảo hiểm. ở dưới Công ty là các đơn vị thành viên quyền phê duyệt theo phân cấp quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức kiểm tra thực hiện kế hoạch Tổng Cty đs việt nam Cty vận tải hành khách đs Hà nội Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số Ngày tháng Số Ngày tháng 01 31/12/2004 78.500.000 89 31/12/2004 154.511.500 08 31/12/2004 20.222.045 Cộng 5.076.500.000 Cộng II. Thực trạng công tác kế toán về tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định tại Công ty Vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội 1. Tình hình trang bị TSCĐ tại Công ty Vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội *Đặc điểm TSCĐ ở Công ty Vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội Tài sản của Công ty đang sử dụng bao gồm có TSCĐ HH và TSCĐ VH trong đó TSCĐ VH là tài sản mới được đưa vào sử dụng phần mềm điện toán bán vé. Công ty là một DNNN kinh doanh dịch vụ chuyên ngành vận tải đường sắt, nên TSCĐ chủ yếu là máy móc thiết bị vận tải chuyên nghành với giá trị lớn, số lượng nhiều, chủng loại đa dạng, phong phú. TSCĐ của Công ty được phân bố rộng khắp trên địa bàn các tỉnh, thành phố phía Bắc kéo dài đến thành phố Đà Nẵng do nhiều đơn vị cùng quản lý. Có nhiều TSCĐ được đặt ngoài trời chịu ảnh hưởng của các tác động môi trường ảnh hưởng đến thời gian sử dụng của TSCĐ nên thường xuyên phải sửa chữa bảo dưỡng. Trong quá trình sử dụng TSCĐ bị hao mòn vô hình nhanh chóng do chịu sự tác động lớn của tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ. * Trang bị TSCĐ Tại Công ty Vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội - Máy móc thiết bị động lực. Là toàn bộ các máy móc thiết bị dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của trung tâm, nó gồm những loại sau: + Máy nén khí. + Máy phát điện125KW. + Hệ thống hàn gò BX bán tự. - Máy móc thiết bị truyền dẫn Là toàn bộ các loại máy móc dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, gồm: + Hệ thống toát nước và xử lý nước thải - Máy móc thiết bị loại điện tử tin học - Máy móc thiết bị khác: Thiết bị chuyên dùng cho lắp ráp, bảo hành thiết bị Đường sắt - Dụng cụ làm việc đo lường thí nghiệm gồm: + Thiết bị chuyên ngành đặc biệt: Thiết bị đo chuyên dùng cho Đường sắt và các thiết bị đo lường thí nghiệm khác. - Thiết bị và phương tiện vận tải khác như. + Đầu máy DIESEL + Toa xe hàng + Toa xe khách + Thiết bị và phương tiện vận tải khác. - Dụng cụ quản lý. + Thiết bị tính toán đo lường. + Máy móc và thiết bị điện tử phục vụ quản lý. + Phương tiện và dụng cụ quản lý khác. - Nhà cửa, vật kiến trúc. Đây là các TSCĐ được hình thành qua quá trình thi công, xây dựng như: Nhà cửa loại kiên cố, Nhà cửa khác, nhà kho, nhà xưởng..., Các loại kiến trúc khác: cầu, đường, tường rào,bể chứa…, Nhà trạm phục vụ cho Đường sắt. Phân loại và đánh giá TSCĐ Tại Công ty Vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội a ) Phân loại TSCĐ Để thuận lợi cho việc quản lý TSCĐ, Công ty đã tiến hành phân loại TSCĐ theo các cách sau: - Phân loại tài sản cố định theo đặc trưng kỹ thuật - Phân loại tài sản cố định theo nguồn vốn - Phân loại tài sản cố định theo tình hình sử dụng Phân loại tài sản cố định theo đặc trưng kỹ thuật TSCĐ của Công ty được phân loại theo đặc trưng kỹ thuật ( theo tài sản) (Ngày 31/12/2004) Loại TSCĐ Nguyên giá Giá trị hao mòn Giá trị còn lại 1. TSCĐ HH 285. 383. 973.638 132. 004. 786. 958 153. 379. 186. 680 - Nhà cửa vật kiến trúc 21. 867..247.174 7. 583. 764. 000 14. 283. 483. 174 -Máy móc thiết bị 19. 538. 063.536 9. 342. 842. 000 10. 195. 221. 536 - Thiết bị vận tải 225. 484..284..297 108. 345. 648. 421 117. 138. 635. 876 - Thiết bị sản xuất 18. 494..378. 631 6. 732. 532. 537 11.761. 846. 094 2. TSCĐ VH 1. 083.583.860 400.738.750 682. 845. 110 - Phần mền Điện toán 1. 083.583.860 400.738.750 682. 845. 110 * Phân loại theo nguồn vốn Theo cách phân loại này TSCĐ được chia theo các nguồn sau: (Ngày 31/12/2004) Nguồn vốn Nguyên giá Giá trị hao mòn Giá trị còn lại Ngân sách 204. 236. 145. 654 98. 384. 784. 528 105. 851. 361. 126 Tự bổ xung 60. 598. 654. 198 20.849.842.894 39. 748. 811. 304 Vốn khác 21. 632. 757. 646 13. 170. 898. 286 8. 461.859. 360 * Phân loại khác Ngoài các phân loại trên Công ty còn theo dõi TSCĐ theo: (Ngày 31/12/2004) Loại TSCĐ Nguyên giá Giá trị hao mòn Giá trị còn lại Chưa sử dụng 0 0 0 Đã khấu hao hết 0 0 0 Chờ thanh lý 0 0 0 b ) Đánh giá và đánh giá lại tài sản cố định * Đánh giá tài sản cố định Đánh giá TSCĐ là một yêu cầu quản lý về mặt giá trị. Tại Công ty, việc đánh giá được thực hiện theo nguyên tắc chung của chế độ kế toán đã ban hành và chế độ quản lý, hạch toán TSCĐ của ngành đường sắt. TSCĐ được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại. - Nguyên giá TSCĐ : + TSCĐ HH mua sắm: Nguyên giá TSCĐ HH mua sắm bao gồm giá mua (trừ (-) các khoản được chiết khấu thương mại hoặc giảm giá), các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: Chi phí chuẩn bị mặt bằng, chi phí vận chuyển bốc xếp ban đầu, chi phí lắp đặt chạy thử , và các chi phí khác có liên quan trực tiếp. Ví dụ: Trong tháng 12/2004, Công ty có mua một máy vi tính Dell GX270 với giá mua là 1285 USD với tỉ giá 15.737 đồng/USD với thuế suất 5% Tiền hàng là 1285 USD x 15.737 = 20.222.045 Tiền thuế GTGT là 5% x 1285 USD x 15.737 = 1.011.102 Vậy căn cứ vào các chứng từ kế toán xác định nguyên giá của TSCĐ là 20.222.045 đồng. - TSCĐ HH hình thành do đầu tư xây dựng theo phương thức giao thầu: Nguyên giá là giá quyết toán công trình đầu tư xây dựng theo quy định tại điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành, các chi phí liên quan trực tiếp khác và lệ phí trước bạ (nếu có). Ví dụ: Ngày 6/12/2004 nhận xây dựng nhà che hầm khám máy GB với tổng giá trị quyết toán là 158.261.563 đồng. Như vậy nguyên giá của công trình là 158.261.563 đồng. - TSCĐ HH do được cấp, điều chuyển Nguyên giá của tài sản cố định là nguyên giá phản ánh ở Xí nghiệp điều chuyển phù hợp với bộ hồ sơ của TSCĐ đó. Đơn vị nhận TSCĐ căn cứ vào nguyên giá, số khấu hao luỹ kế, giá trị còn lại trên sổ kế toán và bộ hồ sơ của TSCĐ đó để xác định các chỉ tiêu nguyên giá, số khấu hao luỹ kế, giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ và phản ánh vào sổ kế toán. Các chi phí có liên quan đến việc điều chỉnh TSCĐ giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc không hạch toán tăng nguyên giá TSCĐ mà hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Ví dụ: Ngày 12/11/2004 Công ty nhận bàn giao từ Công ty thiết bị dụng cụ có nguyên giá trên sổ kế toán là 76.678.400 đồng, vậy nguyên giá của TSCĐ được điều chuyển đến là 76.678.400 đồng. * Giá trị còn lại Công ty thực hiện quản lý giá trị còn lại của TSCĐ trên cơ sở nguyên giá và số khấu hao luỹ kế của TSCĐ. Giá trị còn lại của TSCĐ được xác định theo công thức sau: Giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ - Số khấu hao luỹ kế của tài sản Giá trị còn lại của TSCĐ phải được theo dõi cho riêng mỗi TSCĐ trên thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ theo loại TSCĐ và theo đơn vị sử dụng. Giá trị còn lại của TSCĐ phải phù hợp với nguyên giá của TSCĐ, khấu hao luỹ kế của TSCĐ trong thời gian sử dụng, phù hợp với nguồn vốn hình thành nên TSCĐ đó. Ví dụ: Giá trị còn lại của TSCĐ máy phát điện tính đến ngày 31/12/2004 là : Nguyên giá = 156.000.000 đồng Số khấu hao luỹ kế = 126.000.000 đồng Giá trị còn lại = 156.000.000 – 126.000.000 = 30.000.000 đồng. * Đánh giá lại tài sản cố định Công ty thực hiện việc kiểm kê, đánh giá lại giá trị của TSCĐ theo các quy định của Nhà nước và của Tổng công ty. Do đặc thù là ngành Đường sắt với máy móc thiết bị chuyên dùng có trọng lượng lớn nên việc đánh giá lại tài sản theo phương thức khấu hao hết đến khi nào giá trị còn lại của tài sản = 0 thì thôi. 3. Thủ tục chứng từ và thủ tục tăng, giảm tài sản cố định * Thủ tục giao nhận tài sản cố định (tăng tài sản cố định) Chứng từ sử dụng: - Chứng từ hạch toán tăng TSCĐ do mua ngoài: Quyết định đầu tư, mua sắm của cấp có thẩm quyền; Hợp đồng mua bán; Biên bản giao nhận và các chứng từ liên quan đến việc đưa TSCĐ vào sử dụng… - Chứng từ hạch toán tăng do XDCB hoàn thành bàn giao: Biên bản nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào sử dụng; quyết định phê duyệt quyết toán công trình hoàn thành; Hồ sơ kỹ thuật… - Chứng từ hạch toán tăng do điều chuyển: Biên bản giao nhận tài sản; Quyết định giao nhận tài sản… Thủ tục giao nhận TSCĐ (Thủ tục quản lý tăng TSCĐ): Khi có TSCĐ tăng thêm hoặc điều tài sản từ đơn vị khác, Công ty thành lập Hội đồng giao nhận TSCĐ. Thành phần bắt buộc trong Hội đồng này bao gồm: Giám đốc, kế toán trưởng, một chuyên gia kỹ thuật am hiểu về loại TSCĐ được giao nhận (có thể ngoài đơn vị), đại diện bên giao và các thành viên khác so Công ty tự quyết định. Hội đồng này có nhiệm vụ nghiệm thu, lập “Biên bản bàn giao TSCĐ”. Sau đó hội đồng giao nhận sao cho mỗi đối tượng liên quan 1 bản để lưu vào hồ sơ riêng. Biên bản giao nhận tài sản cũng được áp dụng làm chứng từ kế toán trong trường hợp nhập, xuất thẳng tài sản cho sản xuất kinh doanh, bộ hồ sơ tài sản sẽ được chuyển đến cho kế toán thực hiện việc ghi sổ và theo dõi. Ví dụ: Trong tháng 12 Công ty mua máy vi tính Dell GX270 SD CPU, với giá mua theo hoá đơn GTGT là 20.222.045 đồng , thuế GTGT là 5%, Công ty thanh toán bằng chuyển khoản. Đối với TSCĐ tăng này có các chứng gốc từ sau: Hoá đơn Giá trị gia tăng Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 02 tháng 12 năm 2004 Mẫu số: 01 GTKT- 3LL Gy/2004b 0000253 Đơn vị bán hàng: Công ty ứng dụng kỹ thuật và sản xuất BQP Địa chỉ: 89B Lý Nam Đế- Hà nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: 03 00520578001 Họ tên người mua hàng: Chị Phương Tên đơn vị: Công ty Vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội Địa chỉ: 120 Lê Duẩn – Hà Nội Số tài koản: Hình thức thanh toán: TM/CK MS: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Máy tính Dell GX270 SD CPU: 6B6DC1S, Monitor: CN-OO5432-64180-48H-1TSC 01 1285USD 1285USD TG: 15737 đ/USD Cộng tiền hàng: 20.222.045 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 1.011.102 Tổng cộng tiền thanh toán: 21.233.147 Số tiền viết bằng chữ: hai mốt triệu hai trăm ba ba ngàn một trăm bốn bẩy đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Hợp đồng kinh tế Số: 302/HĐKINH Tế - Căn cứ vào Pháp lệnh về Hợp đồng kinh tế của HĐNN nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam, công bố ngày 25- 09-1989 - Căn cứ quyết định số 17-HĐKT ngày 16-01-1990 của HĐBT quy định chi tiết về việc ký kết thực hiện HĐKT. - Căn cứ vào nhu cầu của hai bên Hôm nay, ngày 19 tháng 11 năm 2004, tại Hà nội, chúng tôi gồm: Một bên là : Công ty vận tải hành khách đường sắt hà nội Do ông : Chức vụ : Giám đốc Địa chỉ : Số 120 Lê Duẩn- Hà Nội Điện thoại : 04 9421117 Fax : 04 8224736 Tài khoản : Mã số thuế : Làm đại diện cho bên mua hàng, sau đây gọi tắt là bên A Một bên là: C/N Công ty ứng dụng kỹ thuật và sản xuất Bộ quốc phòng Do ông : Chức vụ : Giám đốc Theo uỷ quyền số 210/GUQ- HC ngày 15/10/2004 của Giám đốc Công ty ứng dụng kỹ thuật và sản xuất- TECAPRO. Địa chỉ : Số 24 Nguyễn Trường Tộ- Hà nội Điện thoại : 04 7163914 Fax : 04 7162452 Tài khoản số : Nội tệ: 1200 31100 1008 Tại : Sở giao dịch Ngân hàng Nông Nghiệp & Phát triển Nông thôn Việt nam Số 2-Láng Hạ- Hà nội. Mã số thuế : 0300520578001 Làm đại diện cho bên cung cấp hàng, sau đây gọi tắt là bên B Sau khi thảo luận hai bên nhất trí ký kết Hợp đồng kinh tế với các điều khoản cụ thể như sau: Điều 1: Thiết bị cung cấp và Tổng giá trị hợp đồng: Bên B nhận cung cấp thiết bị tin học cho Bên A theo chủng loại, số lượng và giá cả như sau: TT Thiết bị SL Đơn giá (USD) VAT (5%) Thành tiền (USD) 1 Máy tính Dell OPTIPLEX GX270SD 01 1,285.00 64.25 1,349.25 ……………… Điều 2: Địa điểm và thời gian cung cấp ……………………. Đại diện bên A Đại diện bên b * Thủ tục giảm TSCĐ Chứng từ sử dụng: - Quyết định phê duyệt nhượng bán, thanh lý, điều chuyển của cấp có thẩm quyền (theo phân cấp tại quy chế tài chính của tổng công ty) - Biên bản nhượng bán TSCĐ, thanh lý TSCĐ - Biên bản bàn giao TSCĐ - Biên bản kiểm kê TSCĐ - Biên bản đánh giá lại TSCĐ Thủ tục giảm TSCĐ: TSCĐ giảm do nhiều nguyên nhân: hết thời hạn sử dụng, hư hỏng phải thanh lý, không cần sử dụng đem nhượng bán, thanh lý… Trường hợp giảm TSCĐ do nhượng bán là những TSCĐ không cần dùng hoặc xét thấy không sử dụng không hiệu quả. Khi nhượng bán TSCĐ, Công ty tiến hành các thủ tục sau: Lập Hội đồng nhượng bán (thành phần của Hội đồng nhượng bán giống thành phần của Hội đồng giao nhận tài sản) thông báo công khai và tổ chức đấu giá, có hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận TSCĐ… Trường hợp thanh lý TSCĐ là những tài sản hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng được, những TSCĐ lạc hậu về kỹ thuật hoặc không phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh Khi có tài sản thanh lý, Công ty lập Hội đồng thanh lý TSCĐ (thành phần của Hội đồng nhượng bán giống thành phần của Hội đồng giao nhận tài sản) Hội đồng này có nhiệm vụ tổ chức việc thanh lý TSCĐ theo đúng trình tự, thủ tục quy định, lập “Biên bản thanh lý TSCĐ”, Biên bản thanh lý được lập thành 02 bản, 01 bản được chuyển cho bộ phận sử dụng TSCĐ. Biên bản thanh lý, nhượng bán và các chứng từ liên quan là căn cứ để kế toán chi tiết, tổng hợp TSCĐ. Trường hợp điều chuyển cho các đơn vị khác: Căn cứ quyết định điều chuyển TSCĐ, Công ty tiến hành bàn giao TSCĐ cho bên nhận, đơn vị giao và đơn vị nhận TSCĐ phải lập Biên bản giao nhận TSCĐ làm căn cứ hạch toán. Căn cứ vào các chứng từ kế toán liên quan đến giảm TSCĐ, kế toán ghi giảm TSCĐ trên sổ tổng hợp và chi tiết. Ví dụ:Tháng 12/2004, Công ty ra quyết định thanh lý máy Nén khí. Hội đồng thanh lý xác định máy Nén khí không còn khả năng làm việc, thường xuyên phải sửa chữa. Nguyên giá máy Nén khí là: 37.770.000đ Giá trị hao mòn luỹ kế là: 31.475.000đ Giá trị còn lại là: 6.295.000đ Tổng cty đs việt nam Cty vận tải hành khách đs hà nội Biên bản thanh lý tscđ Ngày 15 tháng 12 năm 2004 Số:..... Nợ:.. ... Có:Căn cứ Quyết định số …….ngày….tháng… năm ….của ………………………………… …………………………………………………………..về việc thanh lý TSCĐ I. Hội đồng thanh lý thanh lý tài sản cố định gồm: - ông (bà)……………. …..chức vụ……………………… Chủ tịch hội đồng thanh lý - ông (bà)………………… chức vụ……………………….ủy viên II. Tiến hành thanh lý tài sản cố định - Tên, ký hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ:Máy Nén khí - Số hiệu TSCĐ: - Nước sản xuất: Nhật bản - Năm đưa vào sử dụng:……………………… Số thẻ TSCĐ :…………. - Nguyên giá: 37.770.000đ - Giá trị hao mòn đã trichs đến thời điểm thanh lý: 31.475.000đ - Giá trị còn lại của TSCĐ : 6.295.000đ Iii. Kết luận của hội đồng thanh lý TSCĐ Căn cứ vào quyết định phân cấp của Công ty vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội, Ban thanh lý đề nghị Giám đốc ra quyết định thanh lý máy Nén khí Ngày….tháng… năm 20… Chủ tịch hội đồng thanh lý iv. Kết quả thanh lý TSCĐ - Chi phí thanh lý của TSCĐ : 100.000đ (Một trăm ngàn đồng) - Giá trị thu hồi: 1.500.000đ (Một triệu năm trăm ngàn đồng) - Đã ghi giảm (sổ) thẻ TSCĐ ngày……..tháng ……….năm 20……. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng 4. Kế toán chi tiết tài sản cố định * Nội dung kế toán chi tiết tài sản cố định - Tổ chức kế toán chi tiết tại nơi sử dụng, bảo quản TSCĐ sau khi được mua sắm, đầu tư, xây dựng… bàn giao cho các xí nghiệp sử dụng. Tại nơi sử dụng bảo quản TSCĐ, TSCĐ được theo dõi trên “Sổ TSCĐ” tuy nhiên ở bộ phận sử dụng chủ yếu quản lý về mặt hiện vật, mang tính chất thống kê và không được theo dõi thường xuyên. - Tổ chức kế toán chi tiết tại bộ phận kế toán Tại phòng kế toán, căn cứ vào hồ sơ TSCĐ kế toán mở thẻ để hạch toán chi tiết TSCĐ theo mẫu thống nhất Thẻ TSCĐ sau khi lập xong được đăng ký vào Sổ chi tiết TSCĐ Sơ đồ hạch toán chi tiết TSCĐ Kế toán tổng hợp Sổ chi tiết TSCĐ Chứng từ giảm Chứng từ tăng Bảng kê tăng giảm TSCĐ Thẻ TSCĐ Tổng cty đs việt nam Cty vận tải hành khách đs hà nội Mẫu số 02-TSCĐ Thẻ tài sản cố định Số: 10304112600003 Ngày 31 tháng 12 năm 2004 lập thẻ Kế toán trưởng(ký, họ tên)……. Kế toán TSCĐ (ký, họ tên)………….. Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số:………ngày ….tháng…năm…….. - Tên TSCĐ: Máy tính Dell OPTIPLEX GX270SD - Ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ : - Số hiệu TSCĐ: A 15910025100000022 - Nước sản xuất (xây dựng): - Năm sản xuất: - Bộ phận quản lý, sử dụng: Phòng hành chính quản trị - Ngày đưa vào sử dụng: 26/11/2004 - Công suất (diện tích) thiết kế: - Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày……tháng…..năm…… - Lý do đình chỉ: Số hiệu chứng từ Ngày tháng năm Diễn giải NV Giá trị hao mòn TSCĐ Nguyên giá Khấu hao phát sinh Khấu hao luỹ kế Giá trị còn lại A B C D 1 2 3 4 31/12/04 Tăng tài sản 142 20,222,045 20,222,045 Thẻ TSCĐ được lưu và bổ sung trên máy vi tính. Sổ chi tiết TSCĐ được mở để theo dõi toàn bộ tài sản của Công ty, đồng thời từ thẻ TSCĐ, kế toán vào Bảng kê tăng (giảm) TSCĐ làm căn cứ đối chiếu với hạch toán tổng hợp. Trích Sổ chi tiết TSCĐ : xem Phụ lục số 1 Trích Bảng kê chi tiết TSCĐ : xem Phụ lục số 2 5. Kế toán tổng hợp tài sản cố định. TSCĐ có đặc điểm là thời gian sử dụng lâu dài và có giá trị lớn. Do vậy trong các DN, TSCĐ biến động không nhiều, các nghiệp vụ kế toán chủ yếu là tăng, giảm, khấu hao, sửa chữa …Tại Công ty việc trang bị TSCĐ, thanh lý, sửa chữa được tiến hành đều giữa các quý trong năm, việc báo cáo việc trích khấu hao được làm theo quý. a) Kế toán tăng, giảm tài sản cố định * Tài khoản sử dụng: Để theo dõi sự biến động tăng TSCĐ ở Công ty, kế toán sử dụng TK 211- TSCĐ HH; TK 213- TSCĐ VH Tài khoản 211- TSCĐ HH có 5 tài khoản cấp 2 như sau: TK 2112 Nhà cửa vật kiến trúc TK 2113 Máy móc, thiết bị TK 2114 Phương tiện vận tải TK 2115 Thiết bị, dụng cụ quản lý TK 2118 TSCĐ khác Tài khoản 213- TSCĐ VH có một tài khoản 2135- Phần mền máy vi tính Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như: tài khoản 1121, 11211, 33631, 33634,331… Các trường hợp tăng gồm: - Tăng tài sản cố định do mua ngoài Với các dự án mua tài sản trong phạm vi cho phép của nghành thì Tổng công ty phân cấp cho Công ty Vận tải hành khách Đường sắt được phép thực hiện dự án. Xuất phát từ nhu cầu sản xuất, quản lý của các xí nghiệp và thực hiện hoàn thành kế hoạch của các đơn vị: Các bộ phận chức năng của Công ty lập dự án và tiến hành mua sắm TSCĐ bằng trình tự sau: + Các xí nghiệp sản xuất và phòng ban trực thuộc có nhu cầu mua sắm nâng cấp TSCĐ của đơn vị mình, lập tờ trình nêu rõ lý do và sự cần thiết của việc sử dụng khai thác TSCĐ đó. + Căn cứ vào kế hoạch đầu tư TSCĐ năm 2004, căn cứ vào nhu cầu thực tế, Giám đốc Công ty phê duyệt, cho phép mua sắm TSCĐ đó thông qua quyết định đầu tư. + Bộ phận chức năng tiến hành mua sắm TSCĐ theo chế độ hiện hành. Ví dụ: Trong tháng 12 Trung tâm 01 mua một máy vi tính Dell GX270 SD CPU, với giá mua theo hoá đơn GTGT là 20.222.045 đồng, thuế GTGT là 5%. Công ty thanh toán bằng chuyển khoản. Việc mua sắm này được lấy từ quỹ đầu tư phát triển của công ty. Theo kế hoạch năm 2004, phòng hành chính lập tờ trình giám đốc Công ty về việc thay máy tính để phục vụ cho công tác điều hành quản lý. Giám đốc Công ty xem xét, quyết định cho phép mua máy tính mới để phục vụ quản lý. Sau khi có quyết định đầu tư, phòng kế hoạch đầu tư trình giám đốc Công ty về loại máy sẽ mua. Được sự đồng ý của giám đốc Công ty, phòng kế hoạch đầu tư ký kết hợp đồng mua máy vi tính , bàn giao máy tính cũ phòng hành chính quản trị và thanh toán tiền cho công ty máy tính qua chuyển khoản, sau đó tiến hành thanh lý hợp đồng. Các chứng từ được chuyển cho phòng kế toán theo dõi và ghi tăng tài sản. Kế toán căn cứ vào các chứng từ như: Các quyết định của Giám đốc công ty; Hợp đồng kinh tế; Biên bản giao nhận tài sản; Hoá đơn GTGT …đến ngày 31/12/2004 lập Phiếu ghi sổ số 08, từ phiếu ghi sổ kế toán TSCĐ nhập chứng từ vào máy vi tính, từ đây theo phần mền kế toán chứng từ này sẽ vào sổ cái TK 211, đến cuối kỳ báo cáo kế toán sẽ yêu cầu lập báo cáo máy tính sẽ tự chạy để đưa ra các báo cáo như: Báo cáo chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ theo quý và theo năm; Báo cáo tổng hợp hợp tình hình tăng giảm TSCĐ, hao mòn, nguồn vốn kinh doanh theo quý và theo năm… Cty vận tải hành khách ĐS hà nội Số: 8 Kèm theo chứng từ gốc Phiếu ghi sổ Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Diễn giải Tên tài khoản Số tiền Nợ Có TăngMáy tính Dell GX270 SD CPU: 6B6DC1S, Monitor: CN-OO5432-64180-48H-1TSC 2115 20.222.045 Cộng 11211 20.222.045 Người lập biểu Kế toán trưởng Đồng thời kế toán TSCĐ lập phiếu ghi sổ số 09 ngày 31/12/04 để hạch toán điều chuyển nguồn Cty vận tải hành khách đs hà nội Số: 09 Kèm theo chứng từ gốc Phiếu ghi sổ Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Diễn giải Tên tài khoản Số tiền Nợ Có TăngMáy tính Dell GX270 SD CPU: 6B6DC1S, Monitor: CN-OO5432-64180-48H-1TSC 414 20.222.045 Cộng 411 20.222.045 Thuế GTGT cũng được nhập trong phần “ chứng từ thuế VAT “ theo hoa đơn GTGT Trích Sổ cái TK 211: Phụ lục số 3 - Tăng tài sản cố định do đầu tư xây dựng cơ bản : Đối với việc đầu tư XDCB thường được thực hiện theo kế hoạch. Khi có quyết định đầu tư cho kế hoạch, Công ty sẽ mời thầu hoặc chỉ định thầu tuỳ theo từng công trình. Khi công trình hoàn thành Công ty nghiệm thu công trình hoàn thành. Tại Công ty, khi nhận TSCĐ kế toán ghi tăng TSCĐ. Ví dụ: Trong tháng 12 Công ty nghiệm thu công trình Cơ sở sửa chữa đầu máy với nguyên giá là 518.509.226 đồng. Thuộc nguồn vốn xây dựng cơ bản. Các chứng từ sử dụng: Biên bản nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào sử dụng, quyết định phê duyệt quyết toán công trình hoàn thành, hồ sơ kỹ thuật…Sau khi có đủ bộ chứng từ vào cuối tháng kế toán lập phiếu ghi sổ số 63 ngày 31/12/2004 ghi: Nợ TK 2114: 518.509.226 Có TK 241: 518.509.226 ghi tăng TSCĐ. Từ chứng từ ghi sổ kế toán nhập dữ liệu vào máy, sau đó theo chương trình số liệu sẽ tự động ghi vào các sổ cái có liên quan. Bên cạnh đó kế toán cũng lập phiếu ghi sổ số 64 ngày 31/12/04 hạch toán điều chuyển nguồn ghi: Nợ TK 441: 518.509.226 Có TK 411: 518.509.226 Trích Sổ Cái TK 211: Phụ lục 3 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Biên bản nghiệm thu bàn giao Hôm nay, ngày 10 tháng 12 năm 2004 I. thành phần nghiệm thu bàn giao: A. Đại diện bên giao: Công ty xây dựng giao thông I ông: Chức vụ: b. Đại diện bên nhận:Công ty vận tải hàng khách đường sắt hà nội ông: Chức vụ ii. nội dung bàn giao: Công trình Cơ sở sửa chữa đầu máy đảm bảo chất lượng, kỹ thuật. đại diện bên giao đại diện bên nhận - Tăng tài sản cố định do được cấp, nhận điều chuyển Công ty là một thành viên của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam nên việc điều chuyển tài sản giữa Công ty và các đơn vị thành viên khác là hay xảy ra. Tại công ty, căn cứ vào nhu cầu của từng thành viên và báo cáo tài sản không cần sử dụng của các thành viên để điều chuyển tài sản không cần dùng của đơn vị này sang cho đơn vị có nhu cầu. Giám đốc công ty sẽ có quyết định điều chuyển tài sản. Căn cứ vào quyết định điều chuyển trên các đơn vị tiến hành giao nhận tài sản thể hiện qua Biên bản bàn giao TSCĐ. Hay trực tiếp công ty sẽ cấp cho đơn vị Ví dụ: Trong tháng 12, Công ty nhận bàn giao từ Tổng công ty 1 Toa xe hàng theo Quyết định 2110/ĐS- TCTB ngày 12/11/04 với nguyên giá 310.236.800 đồng; tài sản này được hình thành từ Quỹ ĐTPT công ty Khi nhận TSCĐ được cấp, điều chuyển kế toán ghi tăng TSCĐ của Công ty mình dựa vào các chứng từ như Biên bản bàn giao tài sản cố định; Hồ sơ kỹ thuật…từ những chứng từ gốc kế toán lập phiếughi sổ số 80 ngày31/12/2004 ghi: Nợ TK 2113: 310.236.800 Có TK 241: 310.236.800 Từ phiếu ghi sổ trên, kế toán nhập dữ liệu vào máy. Trích sổ kế toán TK 211: Xem Phụ lục 5 * Giảm tài sản cố định do thanh lý, nhượng bán: Các nghiệp vụ giảm TSCĐ của Công ty chủ yếu là giảm do thanh lý, điều chuyển trong Công ty, Tổng công ty. Theo phân cấp của Tổng công ty, giám đốc Công ty được phép ra quết định thanh lý đối với tất cả các TSCĐ ngoại trừ Đầu máy, Toa xe, sẽ do Tổng công ty ra quyết định thanh lý. Những tài sản hư hỏng, lạc hậu về kỹ thuật không đáp ứng được nhu cầu sản xuất các đơn vị trực tiếp quản lý sử dụng tài sản sẽ làm tờ trình đề nghị Giám đốc xem xét thanh lý. Căn cứ tờ trình của các bộ phận chức năng Giám đốc Công ty sẽ ra quyết định thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ bao gồm: Phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật, phòng tài chính kế toán thống kê, phòng hành chính. Hội đồng thanh lý kết hợp với các đơn vị quản lý trực tiếp TSCĐ xem xét hiện trạng của từng tài sản, lập biên bản kiểm tra, trình lãnh đạo các phương án giải quyết. Trên cơ sở biên bản của hội đồng thanh lý, tờ trình,Giám đốc Công ty ra quyết định thanh lý các TSCĐ. Khi có quyết định thanh lý, xí nghiệp được tổ chức bán hoặc huỷ TSCĐ này. kế toán sẽ ghi xoá sổ TSCĐ, đồng thời phản ánh các khoản thu, chi từ hoạt động thanh lý Ví dụ:Tháng 12/2004, theo đề xuất của Xí nghiệp vận dụng toa xe khách Hà Nội, trên cơ sở biên bản họp hội đồng thanh lý. Giám đốc Công ty vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội ra quyết định thanh lý máy Nén khí. Hội đồng thanh lý xác định máy Nén khí không còn khả năng làm việc, thường xuyên phải sửa chữa. Nguyên giá máy Nén khí là: 37.770.000đ Giá trị hao mòn luỹ kế là: 31.475.000đ Giá trị còn lại là: 6.295.000đ Nguồn vốn mua sắm TSCĐ là nguồn vốn tự bổ sung Máy này được bán với giá: 1.500.000đ Chi phí thanh lý: 100.000đ Căn cứ vào các chứng từ kế toán: Biên bản thanh lý nhượng bán, Biên bản bàn giao TSCĐ…kế toán lập phiếu ghi sổ số 71 ngày 31/12/2004 ghi giảm TSCĐ: Nợ TK 2141 : 31.475.000 Nợ TK 811 : 6.295.000 Có TK 2115 : 37.770.000 Đồng thời kế toán lập các phiếu ghi sổ số 72, số 73 phản ánh chi phí thanh lý và thu từ thanh lý: Chi thanh lý: Nợ TK 811 : 100.000 Có TK 111 :100.000 Thu về từ hoạt động thanh lý Nợ TK 111 : 1.500.000 Có TK 711 : 1.500.000 Theo các phiếu ghi sổ trên kế toán nhập dữ liệu vào máy, từ các dữ liệu này chương trình sẽ tự chạy vào các sổ kế toán có liên quan như: Sổ cái TK211, TK2141,.. Trích Sổ Cái TK 211: Xem phụ lục 3 Trích Sổ Cái TK 2141: Xem phụ lục 4 - Giảm do điều chuyển cho đơn vị khác: Công ty cũng có tài sản điều chuyển cho những đơn vị thành viên khác. Theo quyết định của giám đốc Công ty sẽ bàn giao tài sản cho các đơn vị thành viên khác. Khi đã bàn giao cho đơn vị khác kế toán phải căn cứ vào nguyên giá, số hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại của TSCĐ để ghi giảm nguyên giá, số hao mòn luỹ kế, cũng như giá trị còn lại của TSCĐ. Ví dụ: Trong tháng 11/2004 Công ty vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội bàn giao cho Công ty vận tải Đường sắt Sài Gòn 2 bộ thiết bị truyền dẫn COMTREAM DT700 với nguyên giá 349.914.259 đồng, giá trị khấu hao là:40.792.726đồng, giá trị còn lại là 309.121.533 đồng. Trích thông báo Công ty vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội gửi Công ty vận tải Đường sắt Sài Gòn : “…. Kính gửi: Công ty vận tải Đường sắt Sài Gòn Thực hiện quyết định số 328/ĐS- TCCB ngày 18/10/2004 về việc điều chuyển thiết bị truyền dẫn COMTREAM DT700 từ Công ty vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội cho Công ty vận tải Đường sắt Sài Gòn. Công ty vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội đã tiến hành gửi cho Công ty vận tải Đường sắt Sài Gòn 02 bộ thiết bị truyền dẫn COMTREAM DT700, chi tiết như sau: TT Tên thiết bị Đơn vị Số lượng Số seri number 1 IDU Bộ 02 0110013343 0110013342 2 ODU Cái 02 08120016E 04770035E … CT Vận tải hành khách Đường sắt HN đã ghi tăng trên tháng 12 năm 2002, số thẻ 4686 và 4687 Nguyên giá : 349.917.295 đ/01 bộ Khấu hao đến 31/10/2004: 40.792.726 đ/01 bộ Giá trị còn lại : 309.121.533 đ/01 bộ Nguồn vốn PTSX công ty Vậy, chúng tôi xin thông báo và gửi kèm theo hồ sơ để quý Công ty theo dõi, quản lý, ghi tăng tài sản và trích khấu hao từ ngày 01/11/2004 …” Các chứng từ sử dụng như: Quyết định điều chuyển TSCĐ của công ty, Biên bản bàn giao điều chuyển…cuối tháng kế toán lập phiếu ghi sổ số 60 ngày 30/11/2004 ghi: Nợ TK 2141: 40.792.726 Nợ TK 411: 309.121.533 Có TK 2113: 349.914.259 Từ phiếu ghi sổ kế toán nhập vào máy, các dữ liệu được nhập sẽ tự động được ghi vào các sổ cái TK 211, 213. Tổng cty đs việt nam Ct vận tải hành khách đs hà nội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam độc lập- tự do- hạnh phúc Hà nội, ngày 05 tháng 11 năm2004 Biên bản nghiệm thu bàn giao điều chuyển thiết bị truyền dẫn Comstreamdt7000 Căn cứ Quyết định số 328/ĐS - TCCB ngày 18/02/2004 của Tổng công ty về việc điều chuyển thiết bị Comstreamdt7000 từ CT vận tải hành khách ĐS Hà Nội cho CT vận tải ĐS Sài Gòn I. thành phần bàn giao: 1- bên giao: Công ty Vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội Ông (Bà) 2- Bên nhận: Công ty vận tải Đường sắt Sài gòn Ông (Bà) ii. nội dung bàn giao: Trung tâm 1 đã chuyển cho Trung tâm 2 bộ thiết bị Comstreamdt7000, chi tiết: TT Tên thiết bị Số lượng S/N 1 IDU 02 0110013343 0110013342 2 ODU 02 08120016E 04770035E ………….. Công ty vận tải Đường sắt Sài Gòn đã nhận đủ số lượng thiết bị, đúng chủng loại theo danh mục bên giao bên nhận Trích Sổ Cái TK 2141: Xem phụ lục số 4 b) Kế toán khấu hao tài sản cố định * Nguyên tắc trích khấu hao tài sản cố định Trong quá trình sử dụng, TSCĐ của Công ty bị hao mòn, phần giá trị hao mòn này chuyển vào chi phí sản xuất kinh doanh nhờ việc trích và phân bổ khấu hao. Hiện nay, công ty đang sử dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng. Căn cứ các số liệu trên sổ kế toán, hồ sơ của TSCĐ để xác định giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ Xác định thời gian sử dụng còn lại của TSCĐ theo công thức: t1 T = T2 *(1- ) T1 Trong đó: T: Thời gian sử dụng còn lại của TSCĐ T1: Thời gian sử dụng của TSCĐ xác định theo quy định tại công văn 2945/KTTKTC ngày 23/06/2000 của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam T2: Thời gian sử dụng của TSCĐ xác định theo quy định mới của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam t1: Thời gian thực tế đã trích khấu hao của TSCĐ Xác định mức trích khấu hao hàng năm (cho những năm còn lại của TSCĐ) như sau: Mức trích khấu hao trung bình hàng năm của TSCĐ = Giá trị còn lại của TSCĐ Thời gian sử dụng của TSCĐ Mức trích khấu hao trung bình hàng tháng bằng số khấu hao phải trích cả năm chia cho 12 tháng Việc trích và thôi trích khấu hao cho TSCĐ được thực hiện theo nguyên tắc tròn ngày, tức là: Việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ được thực hiện bắt đầu từ ngày (theo số ngày của tháng) mà TSCĐ tăng, giảm hoặc ngừng tham gia vào hoạt động kinh doanh. Khung thời gian sử dụng các loại tài sản cố định Danh mục các nhóm TSCĐ Theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của BTC Quy định của Tcty (năm) Thời gian sử dụng tối thiểu (năm) Thời gian sử dụng tối đa (năm) A. Máy móc thiết bị động lực 1. Máy động lực 2. Thiết bị truyền dẫn 8 10 10 12 8 10 ………. B. Máy móc thiết bị công tác 1. Máy công cụ 7 10 7 ………….. C. Dụng cụ làm việc đo lường 1. Thiết bị điện và điện tử 5 8 5 ……………….. *Cách xác định số khấu hao: Do chưa có chương trình phần mềm quản lý tài sản hoàn chỉnh nên để tính khấu hao TSCĐ, kế toán TSCĐ vẫn phải sử dụng phần mềm hỗ trợ là Excel. Dựa vào bảng kê chi tiết TSCĐ đã được lập kế toán sẽ lựa chọn và phân các TSCĐ được sử dụng cho quản lý và TSCĐ sử dụng cho sản xuất . Sau đó kế toán sẽ tính và trích khấu hao cho từng TSCĐ thuộc các lĩnh vực khác nhau. Số khấu hao được trích sẽ được tổng hợp vào các bảng trích khấu hao theo nguồn vốn và theo loại chi phí, từ các bảng trích khấu hao này kế toán sẽ lập phiếu ghi sổ. Tài sản được sử dụng cho sản xuất, khấu hao các tài sản này sẽ được trích khấu hao vào chi phí sản xuất (TK 154274) và tài sản được sử dụng cho quản lý được tính chi phí khấu hao vào chi phí quản lý( TK 6274) và trong mỗi mảng chi phí tài sản lại được chia và theo dõi theo đặc trưng kỹ thuật của TSCĐ. Đối với tài khoản 154 khoản mục chi phí khấu hao TSCĐ sẽ được chia theo dịch vụ, mức phân bổ khấu hao cho từng dịch vụ sẽ được xác định theo tỉ lệ doanh thu của dịch vụ đó trên tổng doanh thu của các dịch vụ. * Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng giảm khấu hao, kế toán sử dụng TK214- Hao mòn TSCĐ TK214 có 2 TK cấp 2 TK 2141: Hao mòn TSCĐ HH TK 2143: Hao mòn TSCĐ VH Ngoài ra, kế toán còn sử dụng TK 009 là TK ngoài bảng và một số TK có liên quan như: TK154, 627 … * Chứng từ kế toán sử dụng: Bảng trích khấu hao tài sản cố định và các chứng từ khác có liên quan Hàng quý, kế toán trích và phân bổ khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh dựa vào bảng số liệu tổng hợp bảng trích khấu hao tài sản cố định, kế toán lập phiếu ghi sổ số 85 và 86 trích KHCB quý IV/04 vào chi phí quản lý và chi phí sản xuất.Từ phiếu ghi sổ kế toán nhập dữ liệu vào máy, số liệu sẽ được chạyđến sổ cái TK 2141 và các sổ có liên quan. Đồng thời kế toán cũng nhập số liệu vào TK 009 theo một giao diện riêng có tên là “Chứng từ ngoại bảng” từ đây số liệu sẽ được ghi vào sổ cái TK009 Cty vận tải hành khách đs hà nội Số: 85 Kèm theo chứng từ gốc Phiếu ghi sổ Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Diễn giải Tên tài khoản Số tiền Nợ Có Trích KH Quý 4/04 vào chi phí quản lý 21412 21413 21414 21415 195.053.952 70.683.416 210.381.989 97.998.567 Cộng 6274 574.117.924 Người lập biểu Kế toán trưởng Cty vận tải hành khách ĐS hà nội Số: 86 Kèm theo chứng từ gốc Phiếu ghi sổ Ngày 31 tháng 12 năm 2004 Diễn giải Tên tài khoản Số tiền Nợ Có Trích KH Quý4/04 vào chi phí sản xuất 21412 21413 21414 21415 687.226.939 10.043.236.044 24.483.693.055 2.301.459.904 Cộng 154274 37.515.615.942 Người lập biểu Kế toán trưởng Trích Sổ Cái TK 214: Xem Phụ lục số 4 Trích Bảng trích khấu hao TSCĐ: Xem Phụ lục số 5 c) Kế toán sửa chữa tài sản cố định Do đặc điểm của TSCĐ của Công ty là phân bổ rộng khắp miền Bắc mà thường các TSCĐ được đặt ở ngoài trời nên hàng ngày phải chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của các yếu tố tự nhiên, hơn nữa trong quá trình sử dụng phục vụ sản xuất cũng bị hỏng hóc vì vậy hàng năm Công ty đều phải tiến hành sửa chữa, nâng cấp TSCĐ để phục vụ tốt nhất cho sản xuất kinh doanh. TSCĐ của Công ty được chia ra thành TSCĐ đặc thù và không đặc thù. Đối với các tài sản không đặc thù thì việc sửa chữa diễn ra bình thường có thể chỉ cần tiến hành sửa chữa tại các Xí nghiệp nhưng đối với TSCĐ đặc thù thường chi phí phát sinh lớn. Nên để phù hợp với từng loại TSCĐ nhất là TSCĐ đặc thù Công ty thường lập kế hoạch trích trước chi phí sữa chữa. Công ty chủ yếu sửa chữa TSCĐ theo phương thức thuê ngoài *Đối với những TSCĐ không đặc thù: Công ty không tiến hành trích trước, khi chi phí sửa chữa phát sinh, tuỳ theo giá trị và mức độ sửa chữa mà kế toán có thể hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh đối với sửa chữa nhỏ, thường xuyên hay ghi tăng nguyên giá TSCĐ đối với sửa chữa lớn, nâng cấp TSCĐ . Đối với sửa chữa nhỏ, thường xuyên căn cứ vào chứng từ như: Phiếu chi, phiếu xuất kho …kế toán hạch toán chi phí sửa chữa vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh theo định khoản: Nợ TK 627, 154 Có TK 111,112 Ví dụ: Tháng 10/2004, XN Đầu máy tiến hành sửa chữa máy nổ 500KVA với chi phí sửa chữa là 5.250.000đ. Căn cứ vào phiếu chi kế toán lập phiếu ghi sổ ghi : Nợ TK 627 :5.250.000 Có TK 111 : 5.250.000 Đối với sửa chữa lớn, Công ty tiến hành ký hợp đồng với đơn vị sữa chữa. Sửa chữa hoàn thành bàn giao, Công ty thanh toán tiền sửa chữa cho đơn vị sửa chữa. Kế toán căn cứ vào các chứng từ như Hợp đồng kinh tế; Báo cáo quyết toán sửa chữa lớn, Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành… Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 241(3) Nợ TK 133 Có TK 111,112… Nếu giá trị công trình sửa chữa lớn thoả mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ được ghi tăng nguyên giá, kế toán ghi: Nợ TK 211,213 Có TK 241(3) Nếu không được ghi tăng nguyên giá TSCĐ kế toán ghi Nợ TK 154,627,142.. Có TK 241(3) * Đối với TSCĐ đặc thù: Công ty lập kế hoạch sửa chữa năm, dựa vào kế hoạch Công ty tiến hành trích trước chi phí. Đối với TSCĐ đặc thù Công ty cũng thuê ngoài sửa chữa. Để thanh toán các khoản chi phí sửa chữa kế toán sử dụng tài khoản 335- Chi phí phải trả. Căn cứ vào các chứng từ như: Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Hợp đồng kinh tế…kế toán ghi: - Công ty trích trứớc chi phí sửa chữa: Nợ TK 154286 Có TK 3351 - Sửa chữa hoàn thành Nợ TK 335 Có TK liên quan - Cuối năm, nếu số thực chi lớn hơn số đã trích trước kế toán ghi bổ sung: Nợ TK 154286 Có TK 3351 Nếu số thực chi nhỏ hơn số đã trích, kế toán ghi bút toán hoàn nhập: Nợ TK 3351 Có TK 33631 Ví dụ: Trong tháng12, Công ty sửa chữa 02 bộ IRD 2510 cho đội toa xe hàng với chi phí sửa chữa là: 11.000.500 đồng. Kế toán lập phiếu ghi sổ số 70 ghi: Nợ TK 335(1): 11.000.500đ Có TK 141: 11.000.500đ Trích Sổ cái TK 335: phụ lục Chương III hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ ở Trung tâm viễn thông quốc tế khu vực I I. Những thành tích đạt được trong công tác kế toán TSCĐ ở Công ty vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội 1. Những thành tích đạt được trong công tác đầu tư trang bị tài sản cố định Là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty Đường sắt Việt Nam kinh doanh trong lĩnh vực vận tải. Một đặc điểm của ngành Đường sắt là luôn đòi hỏi trang thiết bị hiện đại và những thiết bị này thường mang tính chất đặc thù của ngành là hao mòn vô hình cao nên cũng luôn cần phải đầu tư trang bị mới. Đây quả là một trong những đòi hỏi khắt khe đối với Công ty vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội. Nhưng để đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất trong những năm qua Công ty liên tục đầu tư mới mình, cho đến nay Công ty đã đầu tư lượng tài sản có giá trị lên tới gần 290 tỷ, riêng năm 2004 Công ty vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội đã đầu tư mới và được đầu tư trên 78 tỷ đồng. Những con số này đã cho thấy sự cố gắng nỗi lực lớn của Công ty nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ vận tải. Bên cạnh việc đầu tư những TSCĐ hữu hình, Công ty còn đầu tư thêm TSCĐ vô hình mà cụ thể là phầm mềm điện toán bán vé tự động nhằm giúp khách hàng rễ dàng mua vé . Để đảm bảo quản lý được tốt nhất tài sản, dịch vụ, cho thấy Công ty nhận thức được vai trò quan trọng của công nghệ thông tin trong sự phát triển của mình. Với sự phát triển của Công ty hiện nay cùng với sự cố gắng, nỗ lực của đội ngũ lãnh đạo Công ty cũng như của Tổng công ty luôn đảm bảo Công ty được trang bị những TSCĐ tốt nhất, đầy đủ nhất và hiện đại. 2. Những thành tích đạt được trong công tác kế toán nói chung Công ty áp dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung, đây là hình thức tổ chức phù hợp với tình hình thực tế của Công ty trong thời gian qua. Công ty có đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ và kỹ năng nghiệp vụ, chuyên môn cao. Mỗi người đảm nhận một phần hành kế toán riêng biệt, từ đó mỗi người có thể chuyên sâu vào công việc hơn. Hơn nữa, đội ngũ kế toán còn có tinh thần trách nhiệm cao, vì là một đơn vị lớn nên số lượng nghiệp vụ phát sinh thường nhiều đặc biệt đối với nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ thường có giá trị lớn nhưng các cán bộ kế toán vẫn luôn đảm bảo quản lý tốt tài sản, cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin kế toán tài chính đảm bảo cho ban giám đốc đưa ra những quyết định đầu tư hiệu quả. Công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, có thể nói rất phù hợp với quy mô hoạt động của Công ty. Công ty cũng đang áp dụng phần mềm kế toán do Công ty tự lập cho phép giảm bớt những công việc kế toán. Hệ thống sổ sách, chứng từ, tài khoản và báo cáo kế toán Công ty sử dụng luôn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. 3. Những thành tích đạt được trong công tác kế toán TSCĐ * Thứ nhất: Trong công tác phân loại TSCĐ, Công ty đã tiến hành phân loại TSCĐ theo 3 cách. Mỗi cách đều có đặc trưng riêng, phù hợp với yêu cầu quản lý và yêu cầu kế toán. - Phân loại theo đặc trưng kỹ thuật: cho biết kết cấu, tỷ trọng từng nhóm TSCĐ trong Công ty. Từ đó có phương hướng đầu tư đúng đắn, phù hợp với yêu cầu SXKD. - Phân loại theo nguồn vốn: giúp Công ty biết được cơ cấu nguồn vốn đầu tư cho TSCĐ cũng như quản lý các nguồn vốn này. - Phân loại theo tình hình sử dụng: giúp Công ty biết được tài sản nào chưa dùng, TSCĐ nào đã khấu hao hết, nhượng bán thanh lý, thế chấp cầm cố để có kế hoạch sử dụng, nhượng bán thanh lý cũng như quản lý chặt chẽ, khấu hao đủ các tài sản cầm cố, thế chấp. Nói chung công tác phân loại TSCĐ ở Công ty cho biết một cách tổng quát và chi tiết nhất tình hình TSCĐ ở Công ty, có tác dụng tốt trong việc quản lý, sử dụng một cách có hiệu quả. * Thứ hai: Công tác hạch toán chi tiết TSCĐ Đối với kế toán chi tiết TSCĐ được theo dõi rất cụ thể và chặt chẽ từ các chỉ tiêu về TSCĐ như tên tài sản, năm sản xuất, năm sử dụng,… đến các đặc trưng của TSCĐ như nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại… .. Kế toán còn theo dõi TSCĐ trên sổ chi tiết TSCĐ và bảng kê chi tiết TSCĐ, như vậy công tác hạch toán chi tiết ở Công ty đã giúp cho việc quản lý một cách chặt chẽ. * Thứ ba: Về công tác kế toán tổng hợp tăng, giảm Mọi nghiệp vụ tăng giảm đều được thực hiện theo quy định thống nhất, đảm bảo các chứng từ hợp lệ về mua sắm TSCĐ ,các biên bản bàn giao… việc ghi sổ kế toán tiến hành kịp thời, hợp lý… * Thứ tư: Phương pháp khấu hao Công ty đang sử dụng là phương pháp khấu hao tuyến tính, hàng năm trích khấu hao theo số đăng ký với Tổng công ty. Phương pháp này tuy thu hồi vốn chậm nhưng phù hợp với kế hoạch SXKD và thực tế của Công ty. Việc tính khấu hao của Công ty hiện nay linh hoạt, đơn giản nhưng vẫn đảm bảo thực hiện đúng chế độ khấu hao. * Thứ năm: Về hệ thống sổ sách kế toán Công ty sử dụng hình thức kế toán CTGS, các sổ sách, bảng biểu sử dụng đơn giản, dễ xem nhưng vẫn đáp ứng các nhu cầu thông tin cho ban lãnh đạo, vẫn đúng chế độ kế toán hiện hành. * Thứ sáu: Về công tác sửa chữa TSCĐ Hàng năm Công ty vẫn tiến hành trùng tu và sửa chữa lớn TSCĐ đảm bảo TSCĐ luôn hoạt động hiệu quả nhất. Đối với TSCĐ đặc thù để đảm bảo cho tài sản được hoạt động tốt, hiệu quả. Công ty luôn tiến hành sửa chữa, việc sửa chữa thường do các Xí nghiệp thành viên đảm nhiệm hoặc đi thuê ngoài. Để đảm bảo cho chi phí sửa chữa TSCĐ đặc thù không ảnh hưởng lớn đến chi phí SXKD trong kỳ nên Công ty luôn tiến hành trích trước, điều này cho phép chi phí SXKD trong kỳ của Công ty luôn ổn định không gây ra những biến động lớn ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. II. Một số hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán TSCĐ - Thứ nhất: Về thủ tục để ghi nhận TSCĐ còn chậm. Khi TSCĐ được mua sắm hay điều chuyển đã được tiến hành bàn giao cho Công ty nhưng có chứng từ như các quyết định đầu tư, quyết định điều chuyển… có liên quan đến TSCĐ để ghi nhận TSCĐ còn thiếu, nên kế toán TSCĐ không thể kịp thời theo dõi tài sản, điều này có thể gây ra ghi thiếu, ghi sót, ảnh hưởng đến việc trích khấu hao cho TSCĐ từ đó có thể ảnh hưởng đến có thông tin kế toán được cung cấp cho ban lãnh đạo cũng như công tác quản lý TSCĐ không được chặt chẽ, đầy đủ. - Thứ hai: Trung tâm còn thiếu một phần mềm quản lý tài sản đầy đủ Hiện nay phần mềm kế toán Công ty đang sử dụng mới chỉ cho phép hạch toán tổng hợp mà chưa cho phép nhập chi tiết các thông tin có liên quan đến tài sản, khiến cho kế toán vẫn phải theo dõi tài sản trên một phần mềm khác không có mối liên hệ với phần mềm kế toán tổng hợp. Với sự quản lý chưa được tập trung như vậy làm cho công việc kế toán TSCĐ giảm bớt không đáng kể và còn không tạo ra được sự đối chiếu chặt chẽ giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Ngoài ra kế toán TSCĐ vẫn phải tự xác định số khấu hao TSCĐ mà không được tiến hành trích tự động. Vì vậy mặc dù đã áp dụng phần mềm kế toán, nhưng phần mềm này vẫn chưa phát huy được hiệu quả. - Thứ ba: Đối với công tác sửa chữa. Đối với những TSCĐ không đặc thù Côn ty không tiến hành trích trước khi sửa chữa lớn. Nếu Công ty tiến hành trích trước sẽ chủ động hơn rất nhiều. Tuy những hạn chế trên là rất nhỏ, song để công tác kế toán TSCĐ ở Công ty hoàn thiện hơn, em xin đưa ra một vài ý kiến sau 1. Một số ý kiến nhằm bổ sung về công tác kế toán TSCĐ ở Công ty vận tải hành khách Đường sắt Hà Nôi - ý kiến thứ nhất: Về thủ tục quản lý: Việc đảm bảo các thủ tục cần thiết cho việc ghi nhận TSCĐ nên được tập trung vào một bộ phận chuyên trách, bộ phận này có nhiệm vụ đảm bảo các giấy tờ hợp lệ về TSCĐ sau đó được nhanh chóng chuyển tới cho kế toán theo dõi. Bên cạnh đó, đối với các Xí nghiệp thành viên khi nhận được TSCĐ phải có sự ghi chép đầy đủ, theo dõi chặt chẽ và thường xuyên đối chiếu với phòng kế toán để đảm bảo TSCĐ được quản lý đầy đủ, chặt chẽ. - ý kiến thứ hai: Về xây dựng phần mền kế toán phù hợp. Để có một chương trình kế toán phù hợp cần phải có sự kết hợp giữa các chuyên gia xây dựng phần mềm và đội ngũ cán bộ kế toán của Công ty để đảm bảo phần mềm được xây dựng phù hợp với điều kiện của Công ty. Riêng đối với phần quản lý TSCĐ nên xây dựng một giao diện cho phép vừa nhập thông tin chi tiết của tài sản: như mã TS, nước sản xuất, mã đơn vị sử dụng. và vừa hạch toán theo kiểu định khoản một vế cho phép kế toán TSCĐ chủ động trong việc hạch toán mà không ảnh hưởng đến công việc của kế toán khác đồng thời có thể đối chiếu với các kế toán có liên quan. Bên cạnh đó có thể xây dựng phần tự động tính khấu hao ngay từ khi nhập tài sản. Từ giao diện nhập chứng từ này kế toán có thể xem, sửa hay xoá các bút toán. Và chương trình cũng nên thiết kế cả sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp cũng như các báo cáo có liên quan. Để sử dụng được phần mềm được tốt nhất Công ty nên mở các chương trình đào tạo để đội ngũ cán bộ kế toán được cập nhật thêm thông tin và công nghệ mới. -ý kiến thứ ba: Trích trước chi phí sửa chữa lớn đối với TSCĐ không đặc thù. Hàng năm dựa vào nhu cầu sửa chữa lớn TSCĐ không đặc thù, Công ty lập kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa theo một tỉ lệ thích hợp so với giá trị của TSCĐ được sửa chữa. Việc trích trước chi phí sửa chữa lớn cho phép Công ty chủ động việc tiến hành sửa chữa. Số tiền trích trước này được theo dõi trên TK 335. Khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành, xử lý chênh lệch giữa khoản đã trích với chi phí thực tế: nếu số trích trước lớn hơn thực tế, thì chênh lệch sẽ được hoàn nhập còn nếu số trích trước nhỏ hơn thực tế thì sẽ được trích tiếp vào chi phí Kết luận Tài sản cố định giữ một vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có thể tồn tại thì điều quan trọng là doanh nghiệp có biết cách quản lý và sử dụng TSCĐ có hiệu quả hay không? Để thực hiện tốt nhiệm vụ nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh đòi hỏi ngời quản lý phải biết cách phân bổ TSCĐ sao cho có hiệu quả và không ngừng nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong khuôn khổ chuyên đề thực tập, tìm hiểu công tác kế toán TSCĐ tại Công ty vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội, kết hợp với thực tiễn tích luỹ qua quá trình học tập, tôi không thể có tham vọng đưa ra được những giải pháp đầy đủ mà chỉ phần nào đa ra một số đề xuất, biện pháp với hy vọng sẽ góp phần nhỏ bé của mình để hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ của doanh nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn các anh chị, bạn bè đồng nghiệp tại Công ty vận tải hành khách Đường sắt Hà Nội các thầy cô giáo trong khoa, đặc biệt là Thầy giáo Th.s KTV Trần Mạnh Dũng đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn tôi hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp này không tránh khỏi những hạn chế, vì vậy tôi rất mong nhận được những ý kiến xây dựng của các thầy cô giáo cũng như các anh chị đồng nghiệp để chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tôi được hoàn thiện hơn. Tài liệu tham khảo 1 - Kế toán doanh nghiệp theo luật kế toán mới Của nhà xuất bản thống kê Hà Nội PGS. TS Ngô Thế Chi - Chuẩn mực kế toán Việt Nam (6 chuẩn mực kế toán mới) Của nhà xuất bản TàI Chính hà nội – 12/2003 - Hệ thống chuẩn mực kế toán việt nam (6 chuẩn mực kế toán mới - đợt 3) của nhà xuất bản Tài Chính Hà Nội ý kiến nhận xét của Giáo viên hướng dẫn ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ý kiến nhận xét của Giáo viên phản biện ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… mục lục Trang