Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm với việc nâng cao lợi nhuận tiêu thụ sản phẩm tại Nhà xuất bản Giáo dục

khảo (STK), và các loại sản phẩm khác. Trong phạm vi chuyên đề này em chỉ xin nghiên cứu về sản phẩm chủ yếu nhất của Nhà xuất bản Giáo dục đó là sách giáo khoa. Là một doanh nghiệp độc quyền xuất bản SGK, điểm nổi bật trong sản xuất sản phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục là chu kỳ sản xuất ổn định ít bị ảnh hưởng bởi các nhân tố khách quan. Tuy nhiên, đặc trưng trong sản xuất của doanh nghiệp là sản xuất theo thời vụ: từ tháng 1đến tháng 6, sách được sản xuất và nhập kho chưa có tiêu thụ; bắt đầu từ tháng 6, 7 sách mới được tiêu thụ. Hàng năm, dựa vào đơn đặt hàng được gửi từ các Công ty sách và thiết bị trường học, số lượng sách còn lại, và số học sinh trong năm mà Nhà xuất bản Giáo dục tổ chức lập kế hoạch xuất bản. Ngoài việc ảnh hưởng của tính thời vụ, SGK của Nhà xuất bản Giáo dục xuất bản còn phụ thuộc và chủ trương chính sách của ngành giáo dục. Cùng với mỗi cuộc cải cách và thay đổi về giáo dục SGK lại được biên tập lại và phát hành với số lượng khác nhau. Giá bìa của sách là giá bán lẻ được thống nhất trên toàn quốc và có tính ổn định ít nhất là một năm. Trong khi đó giá thành sản xuất của sách lại rất khác nhau, đây là một đặc trưng trong sản xuất sản phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục: - Chi phí sản xuất sản phẩm cũng có nét đặc trưng, sách càng được tái bản lại nhiều lần thì giá thành càng rẻ, trong đó giá bán là ổn định qua các năm (hoặc tăng lên với tốc độ rất chậm), vì vậy giá bán được xác định lâu dài cho nên những năm đầu của sách mới xuất bản thường lãi ít. - Chi phí sản xuất sản phẩm chủ yếu là nguyên vật liệu (thường chiếm tỷ trọng 50 – 60% giá thành sản xuất).Trong khi giá giấy in có xu hướng tăng lên nhất là trong những năm gần đây giá nguyên vật liệu tăng mạnh thì giá bán SGK của Nhà xuất bản Giáo dục vẫn ổn định, đây là một cố gắng lớn của Nhà xuất bản Giáo dục. 1.2. Đặc điểm của công tác tiêu thụ thành phẩm. Do đặc trưng của sản xuất như vậy nên công tác tiêu thụ SGK của Nhà xuất bản Giáo dục cũng mang tính thời vụ. SGK được tiêu thụ bắt đầu từ tháng 6,7 và tiêu thụ mạnh nhất vào tháng 8,9. Vì vậy, vào đầu năm kết quả kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục thường lỗ, trong khi đó 6 tháng cuối năm doanh thu của Nhà xuất bản Giáo dục rất lớn trong khi chi phí thì rất nhỏ. SGK được tiêu thụ ở hầu hết các tỉnh thành trên toàn quốc, việc tiêu thụ chủ yếu qua các Công ty sách thiết bị trường học, để khuyến khích việc tiêu thụ Nhà xuất bản Giáo dục đã áp dụng hình thức chiết khấu và giảm giá cho các tỉnh theo tỷ lệ quy định. Ngay từ đầu năm Nhà xuất bản Giáo dục đã tổ chức ký hợp đồng kinh tế với các Công ty sách – thiết bị trường học trên toàn quốc. Hợp đồng kinh tế này thường quy định về: đặt hàng, số lượng tiêu thụ, chiết khấu bán hàng, chế độ thưởng phạt, thời hạn giao hàng, hình thức thanh toán. Trong hợp đồng kinh tế, các công ty cam kết không phát hành trái tuyến và thống nhất việc trừ chiết khấu cho các đại lý tối đa là 12%. Tỷ lệ chiết khấu dành cho mỗi công ty phụ thuộc vào vị trí địa lý của công ty đó với mức chiết khấu thường giao động từ 19% đến 34%. 2. Các phương thức tiêu thụ và thủ tục chứng từ kế toán tiêu thụ. 2.1. Các phương thức tiêu thụ sách giáo khoa. SGK được tiêu thụ chủ yếu bằng các hợp đồng kinh tế với các Công ty sách và thiết bị trường học. Các phương thức tiêu thụ của Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm: - Tiêu thụ theo phương thức chuyển hàng theo hợp đồng thanh toán nhanh (đưới 30 ngày), sau khi hàng xuất khỏi kho thì được coi là tiêu thụ và xác định doanh thu. - Với những hợp đồng có khối lượng nhỏ thì chậm nhất sau 15 ngày thì được xác định doanh thu và khách hàng phải nộp tiền tại phòng kế toán. Đây là phương thức thanh toán chậm. - Nhập và bán hàng với các chi nhánh được coi là bán hàng nội bộ và được hạch toán qua tài khoản 136 và 512. Các phương thức tiêu thụ và thời điểm xác định doanh thu của Nhà xuất bản Giáo dục là hợp lý, vì khách hàng của Nhà xuất bản Giáo dục là những khách hàng ổn định và đã ký hợp đồng tiêu thụ hàng năm. 2.2. Kế toán thành phẩm. Quá trình nhập, xuất SGK tại Nhà xuất bản Giáo dục được theo dõi ở ba bộ phận: Phòng Kế toán, Phòng Kho vận, Phòng Phát hành SGK. Quá trình luân chuyển chứng từ được khái quát như sau: Chứng từ gốc về nhập xuất SGK(phiếu nhập, HĐGTGT) Sổ cái TK 1541, 1551 Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn SGK Sổ Nhật ký chung BCTC Bảng cân đối số phát sinh Hạch toán chi tiết theo pp thẻ song song a. Nhập kho thành phẩm. Sách sau khi qua công đoạn sản xuất cuối cùng được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng, chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn quy định, ghi rõ số lượng thực tế từng loại sản phẩm rồi tiến hành nhập kho thành phẩm. Phiếu nhập kho được phòng kho vận lập thành 2 liên: Liên 1: Gửi lên phòng Kế toán tài vụ. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào Sổ kho VD: Trích số liệu ngày 15/12/2003 XN In Nghệ An Biểu 2 Phiếu giao hàng Số: 235 Cơ quan đặt in: Nhà xuất bản Giáo dục Hợp đồng số: 311 ngày 01/10/2003 STT Mã số Tên sách Số ấn phẩm Ghi chú (số bó) 1 1H385M4 Tự nhiên và Xã hội 3 tập 2 28.000 100 x 280 2 1H485M4 Tự nhiên và Xã hội 4 tập 2 32.000 100 x 320 …. ……….. …………………… …………. ……………. Tổng cộng 90.000 Ngày 15 tháng 12 năm 2003 Phụ trách kho vận Nhận hàng Giao hàng Căn cứ vào Phiếu giao hàng, Thủ kho lập Phiếu nhập kho gửi liên 1 lên phòng kế toán. Kế toán thành phẩm kiểm tra, định khoản và nhập số liệu vào sổ sách kế toán. Sau khi nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp thành phẩm theo từng loại một cách khoa học, hợp lý tiện cho việc theo dõi nhập – xuất – tồn kho thành phẩm. Hàng tháng, Kế toán phải đối chiếu với Phòng kho vận về số lượng sách nhập kho để kịp thời phát hiện sai sót nếu có. Mẫu phiếu nhập như sau (Trích số liệu ngày 15/12/2003): Đơn vị: Nhà xuất bản Giáo dục Biểu 3 Địa chỉ: 81 Trần Hưng Đạo Lệnh nhập : 1982 Phiếu nhập kho Ngày 15 tháng 12 năm 2003 Nợ: 1551 Có: 1541 STT Tên sách Mã số Giá bìa Số lượng Thành tiền 1 Tự nhiên và xã hội 3 tập 2 1H385M4 4 600 28 000 128 800 000 2 Tự nhiên và xã hội 4 tập 2 1H485M4 5 500 32 000 176 000 000 …. ………………… ……….. …… …… ……….. Tổng cộng 90 000 403 800 000 Nhập, ngày 15 tháng 12 năm 2003 Phụ trách kho vận Người giao hàng Thủ kho b. Xuất kho thành phẩm. Hiện nay, Nhà xuất bản Giáo dục chỉ xuất sách cho các Công ty sách – TBTH theo hợp đồng mà không có bán lẻ. Căn cứ vào Bảng danh mục sách đặt hàng và thời gian giao hàng đã thoả thuận và Hợp đồng kinh tế đã ký với các Công ty sách và thiết bị trường học, phòng Phát hành SGK viết Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được lập làm 5 liên: + Liên 1: Lưu tại Phòng Phát hành SGK. + Liên 2: Giao cho khách hàng. + Liên 3: Giao cho phòng Kế toán – Tài vụ. + Liên 4: Giao cho Phòng Kho vận. + Liên 5: Kèm theo lệnh vận chuyển. Phòng Kho vận viết phiếu vận chuyển SGK kèm theo HĐ GTGT kiêm phiếu xuất kho và chuyển xuống kho sách. Căn cứ vào HĐ GTGT thủ kho thực hiện việc xuất kho theo đúng và đầy đủ số lượng sách ghi trên hoá đơn. Quá trình luân chuyển chứng từ có thể được khái quát như sau: Kho (Lưu liên 4) Định khoản và lưu vào máy vi tính Phòng Kho vận (lưu liên 5) Phòng phát hành SGK HĐ GTGT kiêm phiếu xuất kho (5 liên) Khách hàng (giữ liên 2) Phòng Kế toán – Tài vụ (Lưu liên 3 và phiếu VCS) Kiểm tra Lập Lưu liên 1 Viết phiếu vận chuyển chuyển liên 2+4 Đối chiếu Kiểm tra Chuyển hàng tháng liên3 liên 2 VD: Trích số liệu ngày 17/12/ 2003 Biểu 4 nhà xuất bản Giáo dục 81 Trần Hưng Đạo - TP Hà Nội Điện thoại: 9422011 - 8220801 Mã số thuế : 0100108543 - - 1 Tài khoản: 710A – 01018 Sở giao dịch 1–NH Công thương VN Hoá đơn (GTGT) Liên 3 : Lưu tại Phòng Kế toán Tài vụ Ngày 17 tháng 12 năm 2003 Sử dụng theo Công văn số 3377 TCT/AC ngày 31/8/2001 của Tổng cục Thuế AA/03T N°: 0083599 Họ tên người mua: Cty - TBTH Thanh Hoá Đơn vị : CTY - TBTH Thanh Hoá Địa chỉ: 51 Đại lộ Lê Lợi, TP Thanh Hoá Hình thức thanh toán : Trả chậm theo HĐKT Xuất tại kho: K2: Kho 2 (Đông Anh) Thời điểm để tính thanh toán: ngày17 tháng 12 năm 2003 2 8 0 0 2 3 0 8 1 7 1 Mã số thuế: Tổng số hộp (bó): (120 + 0) Tổng số kg: (1.800kg) TT Tên hàng hóa Mã số Số lượng (bản) Đơn giá (đ/bản) Tổng giá bìa (đ) A B C 1 2 (3 = 1x2) 1 Tự nhiên và xã hội 4 tập 2 1H485M4 8 120 5 500 44 660 000 2 Bài tập hoá học 8 2H808M4 7 026 5 700 44 608 200 Tổng cộng Trừ chiết khấu (22%) Tổng số tiền thanh toán 15 146 89 268 200 19 639 004 69 629 196 Tiền thuế GTGT (0%) Số tiền viết bằng chữ : (Sáu chín triệu sáu trăm hai chín nghìn một trăm chín sáu đồng) Trong đó: Thuế suất GTGT : % Tiền thuế GTGT: Tổng tiền thanh toán chưa có thuế GTGT: Người mua hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Nếu là bán hàng trả tiền ngay thì Phòng phát hành SGK vẫn lập Hoá đơn GTGT giao cho phòng Kế toán – Tài vụ lập phiếu thu rồi hoá đơn này được chuyển xuống phòng kho vận để lấy hàng. 2.3. Hạch toán chi tiết thành phẩm. Khi thành phẩm nhập kho được phòng kho vận theo dõi về số lượng nhập và giá bìa của tên sách và chuyển dữ liệu cho phòng kế toán. Cuối tháng, kế toán tính giá vốn hàng xuất theo phương pháp bình quân gia quyền. Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp chi tiết N-X-T Tại Nhà xuất bản Giáo dục, kế toán chi tiết thành phẩm được áp dụng theo phương pháp Thẻ song song: - Tại kho: Việc ghi chép chi tiết được thực hiện trên Thẻ kho, Sổ kho. Hàng ngày, căn cứ Phiếu nhập kho, thủ kho nhập số liệu vào mẫu Thẻ kho và Sổ kho trên máy vi tính theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng trên thẻ kho, Sổ kho tính số lượng thành phẩm tồn kho, kiểm kê thành phẩm tồn kho thực tế đối chiếu với nhau và với số lượng của Kế toán. Nếu số liệu của Kế toán và thủ kho trùng khớp nhau là đúng. VD :Trích số liệu 12/2003: Đơn vị : Nhà xuất bản Giáo dục Biểu 5 Thẻ kho - Tên hàng: Tự nhiên và xã hội 4 tập 2 - ĐV: bản - Mã số: 1H485T7 Tồn đầu kì: 1 820 Số TT Chứng từ Đơn vị giao Đơn vị nhận Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1 PN 1982 15/12 XN in Nghệ An 32 000 33 820 2 HĐ 0083599 17/12 XN in Thanh Hoá CTS-TBTH Thanh Hoá 8120 28 920 3 HĐ 0083680 20/12 XN in Hải Dương CTS-TBTH Hải Dương 12 000 16 920 . . ….. Tổng cộng 54 000 52 520 3 300 Tồn cuối kỳ : 3 300 Cách lập thẻ kho: Thẻ kho được lập cho từng tên sách, hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập – xuất kho thành phẩm, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của từng chứng từ. Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng trên thẻ kho và tính số lượng thành phẩm tồn kho, đối chiếu với số liệu kế toán. Cách lập sổ kho: Sổ kho cũng được lập dựa trên chứng từ nhập – xuất kho thành phẩm. Sổ kho được lập theo kho, do Phòng kho vận lập cũng chỉ theo dõi về số lượng nhập, xuất thành phẩm, cuối tháng thực hiện đố chiếu số liệu trên Sổ kho với các Thẻ kho. Mẫu Sổ kho như sau: Đơn vị : Nhà xuất bản Giáo dục Biểu 6 Sổ kho Kho 2 Tháng 12 năm 2003 Đơn vị: bản Chứng từ Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối 2 518 721 …… ……….. PN1982 32 000 1 859 820 HĐ 0083599 15 146 1 844 674 HĐ 0083680 12 000 1 832 674 …… …….. Cộng 2 518 721 1 524 780 1 481 319 2 562 182 Lập biểu Thủ kho - Tại phòng Kế toán –Tài vụ : Kế toán sử dụng Phiếu nhập kho và Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (HĐGTGT) mở Sổ chi tiết cho từng cuốn sách và theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị. Tuy nhiên, Sổ chi tiết này cũng chỉ theo dõi giá trị theo giá bìa mà chưa theo dõi được giá vốn làm cơ sở để đối chiếu với kế toán tổng hợp thành phẩm. Sau đây là trích Sổ chi tiết thành phẩm tháng 12/2003: Kế toán còn dùng Phiếu nhập kho làm căn cứ vào Bảng kê nhập sách theo từng nguồn nhập. Có nhiều nguồn nhập khác nhau như: Sách in gia công, Sách nhập từ các nhà in đấu thầu trong cả nước.....Cuối tháng, Kế toán kiểm tra Báo cáo của phòng Kho vận, đối chiếu số liệu giữa Kế toán với Thủ kho. Sau đó, Kế toán lập Báo cáo tổng hợp nhập sách, kết hợp cùng Báo cáo xuất sách của kế toán tiêu thụ lập nên Báo cáo tình hình nhập –xuất –tồn kho. - Với sách gia công Báo cáo tình hình nhập sách được lập tổng hợp của tất cả các nhà in gia công. Biểu 8 Báo Cáo NHập từ các đơn vị gia công Tháng 12/2003 Mã Tên đơn vị Số lượng nhập Ghi chú XBN 198 Xí nghiệp in 19/8 7 000 XNBBAD XN in Ba Đình Thanh Hoá 12 000 XNNBAG XN in Bắc Giang 7 500 XNBCHP Xưởng in CTS TBTH Hải Phòng 8 000 XNBDAQ XN in Đại học Quốc gia 15 000 XNBDIH Nhà máy in Diên Hồng 1 450 250 XNBHAC XN in Hậu Cần 25 000 XNBHAD XN in Hải Dương 124 600 XNBHAG XN in Hà Giang 151 240 XNBHAP XN in Hải Phòng 450 000 XNBHAT XN in Hà Tây 12 420 Cộng 2 263 010 Với nguồn sách nhập từ các nhà in đấu thầu các nhà in lập Bảng kê gửi kèm Hóa đơn cho Phòng Kế toán, đối chiếu với số liệu nhập sách của phòng kho vận kế toán lập Báo cáo tổng hợp tình hình nhập sách. VD: Báo cáo tình hình nhập sách Cuối mỗi tháng, Kế toán lập Báo cáo tổng hợp nhập sách theo từng nguồn nhập về số lượng và giá bìa. Biểu 9 Báo cáo tổng hợp nhập sách Tháng 12/2003 Số TT Diễn giải Phát sinh tháng 12 Luỹ kế từ đầu năm Số lượng (bản) Số tiền (Giá bìa) Số lượng (bản) Số tiền (Giá bìa) 1 Sách nhập gia công 2 263 010 9 661 456 500 60 816 972 280 326 893 470 2 Nhập in (ĐT trong nước) 227 282 1 037 167 800 42 354 843 178 897 585 600 3 Nhập in trọn gói 0 0 4 Nhập in (ĐT quốc tế) 0 0 5 Nhập từ CNMN 0 1 057 061 5 802 451 800 6 Nhập từ CNMT 0 90 6210 355 348 350 7 Nhập mua trọn gói 0 0 8 Nhập sách hợp tác quốc tế 0 0 9 Nhập từ các nguồn khác 0 136 925 1 233 431 662 Tổng nhập 2 490 292 10 698 624 300 104 456 986 466 597 710 882 Cuối tháng, Kế toán kiểm tra báo cáo của Phòng kho vận và lập Báo cáo tổng hợp nhập sách. Kết hợp với Báo cáo xuất sách của phòng phát hành kế toán tiêu thụ lập Báo cáo tình hình Nhập – Xuất – Tồn. Báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn kho được lập dựa trên Sổ chi tiết thành phẩm, Báo cáo tổng hợp nhập sách, xuất sách. Báo cáo này phản ánh được số chênh lệch giữa lượng sách in ra và số lượng sách tiêu thụ được. Báo cáo này được tập hợp theo mảng chứ không tập hợp theo từng tên sách. Dựa trên báo cáo này nhà quản trị sẽ biết được một cách tổng quát tình hình tiêu thụ trong tháng và số lượng sách còn tồn cuối tháng để đưa ra kế hoạch cho các kỳ kế toán tiếp theo. Tuy nhiên, tại Nhà xuất bản Giáo dục Báo cáo này chỉ theo dõi được về mặt số lượng, còn về giá trị chỉ theo dõi theo giá bìa mà không theo dõi giá vốn của lượng sách nhập, xuất trong kỳ. Mẫu Báo cáo tình hình Nhập – Xuất – Tồn tháng 12/2003: 2.4. Kế toán tổng hợp thành phẩm. Ngoài việc theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm còn đòi hỏi kế toán phải phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp. Tài khoản sử dụng Tài khoản 155 được chi tiết cho các mảng sách: - TK1551: Thành phẩm SGK - TK1552: Thành phẩm STK - TK 1558: Thành phẩm khác Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho thành phẩm. Do số sách nhập kho chưa xác định được giá thành thực tế ngay khi nhập nên cuối tháng kế toán mới phản ánh giá trị sách nhập kho vào tài khoản 155. Nợ TK 1551 Có TK 1541: Có TK 136 – Chi tiết cho các công ty Giá trị thành phẩm thiếu, thừa khi kiểm kê chưa rõ nguyên nhân vào cuối năm hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc kế toán phản ánh: Nợ TK 1551 Có TK 138, 338 Kế toán nghiệp vụ xuất kho thành phẩm tại đây chỉ có xuất bán và xuất cho các chi nhánh, hạch toán phần này được nêu cụ thể trong phần hạch toán giá vốn. Kế toán sau khi vào Nhật ký chung số liệu sẽ được kết chuyển sang Số cái tổng hợp TK 1551. Biểu 12 Sổ cái tổng hợp Số hiệu tài khoản: 1551 thành phẩm (SGK) Tháng 12/2003 Dư Nợ đầu kỳ: 13 043 673 370 TK ghi Có Số tiền TK ghi Nợ Số tiền  1541 7 499 450 835 6321  6 236 947 728 6321   3 937 500 PS trong kỳ 7 503 388 335  PS trong kỳ 6 236 947 728 Luỹ kế quý 70 560 883 900  Luỹ kế quý  67 407 729 800 Luỹ kế năm 303 289 466 475   Luỹ kế năm 304 456 896 884 Dư nợ cuối kỳ 14 310 113 977 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003 Lập Biểu Kế toán trưởng 3. Nội dung hạch toán tiêu thụ SGK tại Nhà xuất bản Giáo dục. 3.1. Nội dung hạch toán giá vốn hàng bán. a. Phương pháp tính giá vốn hàng bán. Kế toán thành phẩm Nhà xuất bản Giáo dục sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá vốn hàng bán. Vào cuối tháng, kế toán tập hợp và phân bổ chi phí cho từng mảng sách và kết chuyển để tính giá vốn theo công thức: Trị giá hàng xuất trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ Trị giá hàng nhập trong kỳ Trị giá hàng tồn đầu kỳ Số lượng sách xuất trong kỳ Số lượng hàng nhập trong kỳ + + = x Trong đó: + Trị giá hàng tồn đầu kỳ được lấy từ số dư cuối kỳ trước. + Trị giá hàng nhập trong kỳ là giá thành của số sách nhập trong kỳ. Trị giá hàng xuất trong kỳ chỉ tính được vào cuối tháng nên khi xuất hàng kế toán chỉ phản ánh doanh thu bán hàng mà chưa phản ánh giá vốn. b. Hạch toán chi tiết giá vốn hàng bán. Do Nhà xuất bản Giáo dục sử dụng hệ thống kế toán máy nên cuối tháng kế toán tổng hợp chỉ cần thực hiện tính giá vốn hàng xuất trong tháng của từng mảng sách và kết chuyển số liệu lên sổ chi tiết TK 6321 và TK 1551. Sổ chi tiết TK 6321 theo dõi chi tiết giá vốn xuất của từng hoá đơn xuất, có theo dõi chi tiết theo từng tài khoản, tiểu và tiết khoản (nếu có). Kế toán tính giá vốn hàng xuất trong kỳ đối chiếu với số phát sinh của TK 6321. Mặc dù giá thành được tính cho từng tên sách nhưng giá vốn sách xuất trong kỳ doanh nghiệp chỉ tập hợp chung cho cả tháng. Sau đây là Sổ chi tiết TK 6321 của tháng 12/2003: c. Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán. Kế toán sử dụng TK 632 để phản ánh giá vốn hàng bán và chi tiết thành các TK cấp 2: - TK6321: Giá vốn hàng bán – SGK. - TK6322: Giá vốn hàng bán – STK. -TK6328: Giá vốn thành phẩm khác. Khi xuất bán hàng kế toán chỉ phản ánh doanh thu bán hàng, cuối tháng kế toán tính trị giá hàng xuất trong kỳ rồi định khoản: Nợ TK 6321: “Giá vốn SGK xuất bán trong kỳ” Có TK 1551: “Giá vốn SGK xuất bán trong kỳ” Tại Nhà xuất bản Giáo dục không có xuất trực tiếp mà tất cả sách nhập từ các nguồn được nhập vào kho của Nhà xuất bản Giáo dục và được đóng bộ rồi xuất đồng bộ theo hợp đồng. Kế toán không sử dụng TK157 “Hàng gửi bán”, SGK của Nhà xuất bản Giáo dục chỉ bán theo hợp đồng cho 61 Công ty sách- TBTH, các đại lý và cửa hàng sách ở các tỉnh thành thì phải lấy qua các Công ty sách. Hàng bán bị trả lại kế toán ghi giảm giá vốn theo đúng quy định: Nợ TK 1551 : “Giá vốn hàng bán bị trả lại” Có TK 6321: “Giá vốn hàng bán bị trả lại” Trường hợp SGK đem biếu, tặng, ủng hộ kế toán phản ánh giá vốn như trường hợp bán hàng. Cuối tháng, tính ra số thuế giá trị gia tăng đầu vào không được khấu trừ tương ứng của SGK, kế toán phản ánh: Nợ TK 6321 : “Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ” Có TK 133: “Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ” Sau khi kế toán nhập số liệu vào Sổ nhật ký chung, số liệu được kết chuyển vào Sổ chi tiết giá vốn và Sổ cái tài khoản 6321. Sổ cái TK 6321 tháng 12/2003 của Nhà xuất bản Giáo dục như sau: Biểu 15 Sổ cái tổng hợp Số hiệu tài khoản: 6321 giá vốn hàng bán (SGK) Tháng 12/2003 TK ghi Có Số tiền TK ghi Nợ Số tiền 1551  6 236 947 728  1551  3 937 500   1331 411 638 550   911 6 784 648 778  1591 140 000 000  PS trong kỳ 6 788 586 278  PS trong kỳ 6 788 586 278 Luỹ kế quý 71 652 982 200  Luỹ kế quý 71 652 982 200  Luỹ kế năm 315 509 523 571  Luỹ kế năm 315 509 523 571  Dư nợ cuối kỳ Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003 Lập Biểu Kế toán trưởng 3.2. Hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ. a. Phương pháp xác định doanh thu và các khoản giảm trừ. Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho sau khi cập nhật vào máy vi tính, qua hệ thống xử lý Nhật ký chung sẽ được cập nhật vào Sổ chi tiết và Sổ cái tài khoản doanh thu. Doanh thu bán hàng chỉ phản ánh giá bán buôn sách cho các khách hàng, phần chiết khấu trừ trực tiếp trên hoá đơn bởi vì các loại sách khi đến tay người mua theo giá bìa. Do vậy, khoản chiết khấu trừ trên hoá đơn là thu nhập của các Công ty sách - TBTH. Tại Nhà xuất bản Giáo dục không có chiết khấu bán hàng mà chỉ có chiết khấu thanh toán ở Nhà xuất bản Giáo dục là những khoản tiền mà Nhà xuất bản Giáo dục chi cho khách hàng do thanh toán nhanh, hoặc tăng chiết khấu để tiêu thụ sách xuất bản từ những năm trước. Chiết khấu này là 1% và được tính trên tổng giá thanh toán của khách hàng. Các khoản giảm giá hàng bán được thực hiện khi Nhà xuất bản Giáo dục tăng phí SGK tồn kho những năm trước đó để nhanh chóng tiêu thụ được những sách tồn kho. Nhà xuất bản Giáo dục quyết định giảm giá đối với tên sách nào, Nhà xuất bản Giáo dục sẽ thông báo xuống các Công ty sách – TBTH để lập danh sách gửi lên Nhà xuất bản Giáo dục để thực hiện giảm giá. b. Hạch toán chi tiết doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu. Từ Hoá đơn bán hàng, kế toán vào Nhật ký chung theo nguyên tắc cập nhật, nhờ chương trình kế toán máy số liệu được vào Sổ chi tiết TK5111 và Sổ chi tiết TK 5311, 5321. Cuối kỳ, kế toán đối chiếu số liệu giữa số dư Sổ chi tiết với Sổ cái các tài khoản tương ứng. c. Hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ. Để xác định doanh thu bán hàng Nhà xuất bản Giáo dục chi tiết tài khoản này cho từng mảng sách: SGK, STK và sản phẩm khác. TK 5111: Doanh thu bán hàng SGK. TK 5112: Doanh thu bán hàng STK. TK 5118: Doanh thu bán hàng sản phẩm khác. Đối với doanh thu bán hàng nội bộ Nhà xuất bản Giáo dục cũng chi tiết cho từng mảng sách như trên. TK 5121: Doanh thu bán hàng nội bộ SGK. TK 5122: Doanh thu bán hàng nội bộ STK. TK 5118: Doanh thu bán hàng nội bộ sản phẩm khác. Việc chi tiết TK doanh thu như trên giúp Nhà xuất bản Giáo dục dễ dàng hơn trong việc quản lý doanh thu của từng loại sách. Cuối tháng, những số liệu cuối cùng của những TK trên được tổng hợp vào Sổ cái tổng hợp TK 511, 512 và tiến hành kết chuyển sang TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh". Cùng với việc hạch toán doanh thu của Nhà xuất bản Giáo dục, việc hạch toán các khoản phải thu đều được phản ánh qua TK 131 dù khách hàng đã trả tiền hoặc chỉ mới chấp nhận thanh toán. Kế toán tổng hợp doanh thu ở Nhà xuất bản Giáo dục được hạch toán như sau: Nợ TK 131 – Chi tiết Doanh thu bán hàng” Có TK 5111, 5112, 5118 Do SGK là mặt hàng không chịu thuế GTGT nên kế toán chỉ cần phản ánh doanh thu mà thực chất là theo giá bán buôn chứ không phải giá bìa sách. Khi sách xuất cho các chi nhánh: Nợ TK 136 – Chi tiết Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 5121, 5122, 5128 Các khoản giảm trừ này được chi tiết cho từng mảng sách như sau: TK 5321: Giảm giá hàng bán SGK TK 5322: Giảm giá hàng bán STK TK 5328: Giảm giá hàng bán sản phẩm khác. TK 5311: Hàng bán bị trả lại SGK. TK 5312: Hàng bán bị trả lại STK. TK 5318: Hàng bán bị trả lại các thành phẩm khác. Khi phát sinh các khoản giảm giá kế toán phản ánh: Nợ TK 5321, 5322,5328 Số tiền được giảm Có TK 131 – Chi tiết Hàng bán trả lại của Nhà xuất bản Giáo dục chủ yếu là do đóng bộ nhầm và xuất nhầm tên sách, có một số trường hợp sách bị in lỗi, khi sách được nhập lại kho Nhà xuất bản Giáo dục, căn cứ HĐ kế toán ghi: Nợ TK 5311, 5312, 5318 Doanh thu hàng bán bị trả lại Có TK 131 – Chi tiết Phản ánh giá vốn: Nợ TK 1551, 1552, 1558 Giá vốn hàng bán bị trả lại Có TK 6321, 6322, 6328 Cuối tháng, các số liệu này được tổng hợp và vào sổ cái tổng hợp TK 532 và tiến hành kết chuyển sang TK 511 để xác định doanh thu thuần. Hàng ngày, kế toán tiêu thụ và kế toán công nợ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung và cuối tháng kế toán lên Sổ cái tổng hợp các TK 511, 512, 531, 532. Lấy số liệu các Sổ cái tổng hợp tháng 12/2003 tại Nhà xuất bản Giáo dục, tuy nhiên tháng 12/2003 doanh nghiệp không phát sinh doanh thu nội bộ, các Sổ như sau: Biểu 19 Sổ cái tổng hợp Số hiệu tài khoản: 5111 doanh thu bán hàng (SGK) Tháng 12/2003 TK ghi Có Số tiền TK ghi Nợ Số tiền 911 10 136 875 359  131-CT 10 142 013 559   5311 3 937 500   5321 1 200 700  PS trong kỳ 10 142 013 559 PS trong kỳ 10 142 013 559 Luỹ kế quý 105 235 375 230  Luỹ kế quý 105 235 375 230  Luỹ kế năm 389 925 573 520 Luỹ kế năm 389 925 573 520 Dư nợ cuối kỳ Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003 Lập Biểu Kế toán trưởng Biểu 20 Sổ cái tổng hợp Số hiệu tài khoản: 5311 doanh thu hàng bán bị trả lại (SGK) Tháng 12/2003 TK ghi Có Số tiền TK ghi Nợ Số tiền 131-CT 3 937 500  5111 3 937 500  PS trong kỳ  3 937 500 PS trong kỳ 3 937 500 Luỹ kế quý 1 129 586 250 Luỹ kế quý 1 129 586 250 Luỹ kế năm 1 206 725 970 Luỹ kế năm 1 206 725 970 Dư nợ cuối kỳ Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003 Lập Biểu Kế toán trưởng Biểu 21 Sổ cái tổng hợp Số hiệu tài khoản: 5321 giảm giá hàng bán (SGK) Tháng 12/2003 TK ghi Có Số tiền TK ghi Nợ Số tiền 131- CT 1 200 700  5111 1 200 700   PS trong kỳ  1 200 700  PS trong kỳ 1 200 700  Luỹ kế quý 1 366 496 96 343 7802 Luỹ kế quý 1 366 496 96 343 7802 Luỹ kế năm 96 343 780  Luỹ kế năm 96 343 780  Dư nợ cuối kỳ Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003 Lập Biểu Kế toán trưởng 3.3. Hạch toán các khoản thanh toán với người mua. Khách hàng của Nhà xuất bản Giáo dục là 61 Công ty sách – TBTH của 61 tỉnh, thành phố trong cả nước mà không có khách lẻ. Vì vậy, việc theo dõi thanh toán với người bán đơn giản hơn. Các Công ty sách – TBTH thực hiện thanh toán với Nhà xuất bản Giáo dục theo hợp đồng được ký kết từ trước. a. Hạch toán chi tiết các khoản thanh toán với người mua. Khi hàng bán được coi là tiêu thụ, kế toán tiêu thụ vào Nhật ký chung phản ánh doanh thu, khi khách hàng thanh toán kế toán thanh toán vào Nhật ký chung nghiệp vụ thanh toán. Từ Nhật ký chung, kế toán lên Sổ chi tiết TK131 được chi tiết cho từng Công ty sách – TBTH và lập Bảng tổng hợp chi tiết TK131 cho tất cả khách hàng, từ đó lập Bảng phân tích tỷ lệ thanh toán. Mẫu sổ chi tiết công nợ phải thu: b. Hạch toán tổng hợp các khoản thanh toán với người mua. Tài khoản 131 được chi tiết thành các TK cấp 2: TK1311: Phải thu Công ty sách – TBTH TK 1312: Phải thu tác giả TK 1313: Phải thu từ các đơn vị trực thuộc TK 1314: Phải thu các Sở, Phòng giáo dục. TK1318: Phải thu khác Tất cả các nghiệp vụ bán hàng đều được hạch toán qua TK 131 kể cả khách hàng thanh toán ngay. Đây là cách ghi chép hợp lý và phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Bởi khách hàng của Nhà xuất bản Giáo dục chủ yếu là các nhà phân phối lớn, nên việc ghi chép như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán công nợ của khách hàng với doanh nghiệp, khắc phục được sự ghi chép trùng lặp giữa kế toán tiêu thụ và kế toán thanh toán trong trường hợp khách hàng thanh toán ngay. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán thanh toán ghi sổ: Nợ TK 111, 112: “Khách hàng thanh toán tiền hàng” Có TK 131 : “Khách hàng thanh toán tiền hàng” Từ số liệu được nhập vào Nhật ký chung, kế toán lập Sổ cái TK 131 – Chi tiết cho từng khách hàng và Sổ cái tổng hợp cho TK 131 chi tiết cho các khách hàng và tổng hợp và đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết khách hàng. Số liệu tháng 12/2003: Biểu 24 Sổ cái tổng hợp Số hiệu tài khoản: 1310017 – Phải thu Công ty sách TBTH thanh hoá Tháng 12/2003 Dư Nợ đầu kỳ: 518 988 674 TK ghi Có Số tiền TK ghi Nợ Số tiền 5111  134 114 916 1121 300 000 000 PS trong kỳ 134 114 916 PS trong kỳ 300 000 000 Luỹ kế quý 450 650 560  Luỹ kế quý 400 000 000 Luỹ kế năm 1 540 500 500 Luỹ kế năm 1 300 000 000 Dư nợ cuối kỳ: 353 103 590 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003 Lập Biểu Kế toán trưởng Biểu 25 Sổ cái tổng hợp Số hiệu tài khoản: 131 – Phải thu khách hàng Tháng 12/2003 Dư Nợ đầu kỳ: TK ghi Có Số tiền TK ghi Nợ Số tiền 5111  10 142 013 559    5311 3 937 500   5321 1 200 700  111 8 1121 PS trong kỳ 10 142 013 559  PS trong kỳ Luỹ kế quý Luỹ kế quý Luỹ kế năm Luỹ kế năm Dư nợ cuối kỳ Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003 Lập Biểu Kế toán trưởng 4. Hạch toán kết quả tiêu thụ của Nhà xuất bản Giáo dục. Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, Nhà xuất bản Giáo dục hạch toán kết quả theo tháng chủ yếu là phục vụ cho mục đích quản lý. Hàng quý, doanh nghiệp phải gửi các Báo cáo tài chính cho các Bộ và cơ quan chủ quản theo đúng yêu cầu chung. Để phục vụ nhu cầu quản lý, Nhà xuất bản Giáo dục xác định kết quả riêng cho mảng SGK và STK. Giá vốn, doanh thu và các khoản giảm trừ được tính riêng cho hai mảng này, còn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ theo doanh thu bán hàng của hai mảng này. 4.1. Hạch toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng của Nhà xuất bản Giáo dục là chi phí về kho vận, tiền lương của bộ phận kho vận, chi phí vận tải chuyên trở sách về kho và tới khách hàng. Tài khoản này được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2 và 26 tiểu khoản, các tiểu khoản chi tiết như: chi phí tiền lương, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí vân chuyển SGK thuê ngoài,... . Việc phân chia này mặc dù gây khó khăn cho kế toán trong việc định khoản các nghiệp vụ kinh tế, song lại rất có tác dụng trong việc quản lý các khoản chi phí liên quan. Các TK cấp 2 của tài khoản này là: - TK 6411 “Chi phí bán hàng – SGK” - TK 6412 “Chi phí bán hàng – STK” - TK 6418 “Chi phí bán hàng các sản phẩm khác. Kế toán nhập số liệu vào Nhật ký chung theo nguyên tắc cập nhật, cuối kỳ phân bổ và kết chuyển về TK 911 “xác định kết quả kinh doanh”. Từ đó, kế toán lên Sổ cái chi tiết và tổng hợp TK 641. Khi phát sinh chi phí kế toán ghi: Nợ TK 6411, 6412, 6418 Chi phí bán hàng Có TK 111, 112, 331, 214, … Số liệu lấy tháng 12/2003: Biểu 29 Sổ cái tổng hợp Số hiệu tài khoản: 6411 – chi phí bán hàng (SGK) Tháng 12/2003 Dư đầu kỳ: TK ghi Có Số tiền TK ghi Nợ Số tiền 111 55 240 200 9111 680 808 100 112 324 500 000 214 33 433 690 334 215 287 650 ……….. PS trong kỳ  680 808 100 PS trong kỳ 680 808 100 Luỹ kế quý 1 036 735 410  Luỹ kế quý 1 036 735 410  Luỹ kế năm  5 237 393 128 Luỹ kế năm  5 237 393 128 Dư cuối kỳ Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003 Lập Biểu Kế toán trưởng 4.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp ở Nhà xuất bản Giáo dục là chi phí chiếm tỷ trọng khá lớn nên cũng được theo dõi rất chi tiết và chặt chẽ. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến việc quản lý, điều hành NXB như: Tiền lương, bảo hiểm, chi phí đào tạo, tuyên truyền quảng cáo ,... được chi tiết thành 35 tiểu khoản để dễ quản lý. Tiểu khoản 6420001: Tiền lương. Tiểu khoản 6420002: Bảo hiểm xã hội. Tiểu khoản 6420014: Tuyên truyền quảng cáo. .... Cũng như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được kế toán nhập số liệu vào Sổ nhật ký chung hàng ngày, cuối kỳ kế toán phân bổ kết chuyển và xác định kết quả. Kế toán cũng sử dụng Sổ cái chi tiết và Sổ cái tổng hợp để theo dõi chi phí quản lý giống các sổ của chi phí bán hàng Các nghiệp vụ phát sinh kế toán phản ánh: Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 111,112,331: Chi phí quản lý mua ngoài. Có TK 214 : Khấu hao TSCĐ phân bổ cho CPQL. Có TK 334, 338 : Lương và các khoản trích lương. ……………………………………………………. Sơ đồ 16. Quy trình tổ chức hạch toán chi phí BH và quản lý doanh nghiệp Phiếu chi Séc CK Uỷ nhiệm chi Nhật ký chung Sổ cái chi tiết. Sổ cái tổng hợp TK641, 642 Chi phí bán hàng và quản lý chủ yếu là dùng phiếu chi, rất ít trường hợp dùng Séc và UNC. Phiếu chi cho chi phí có mẫu như sau: Biểu 30 Phiếu chi Số: 004789 Ngày 12 tháng 12 năm 2003 Nợ TK 641 Có TK 111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Mai Địa chỉ: Phòng Phát hành SGK Lý do chi: Chi gửi sách đi các tỉnh Số tiền: 290.500đ Viết bằng chữ: (Hai trăm chín mươi nghìn năm trăm đồng chẵn). Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Đã nhận đủ tiền (Viết bằng chữ): ................................................................................................ Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngày 12 tháng 12 năm 2003 Người nhận tiền (Ký, họ tên) Biểu 32 Sổ cái tổng hợp Số hiệu tài khoản: 6421 – chi phí quản lý doanh nghiệp (SGK) Tháng 12/2003 Dư đầu kỳ: TK ghi Có Số tiền TK ghi Nợ Số tiền 111 30 500 200 9111 1 058 912 446 112 554 500 000 214 83 574 860 334 345 936 000 …………. PS trong kỳ 1 058 912 466 PS trong kỳ 680 808 100 Luỹ kế quý 4 555 645 932 Luỹ kế quý 1 036 735 410  Luỹ kế năm 16 343 259 294 Luỹ kế năm  5 237 393 128 Dư cuối kỳ Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003 Lập Biểu Kế toán trưởng 3. Hạch toán xác định kết quả kinh doanh. Cuối kỳ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, giá vốn, chi phí bán hàng và quản lý để xác định kết quả lãi lỗ trong kỳ. TK 911 được chi tiết thành các TK cấp 2: TK 9111 “Xác định kết quả kinh doanh SGK” TK 9112 “Xác định kết quả kinh doanh STK” TK9116 “Xác định kết quả kinh doanh hoạt động tài chính” TK 9118 “Xác định kết quả kinh doanh khác” Kết chuyển doanh thu bán hàng: Nợ TK 5111, 5112, 5118 Doanh thu bán hàng Có TK 9111, 9112, 9113 Kết chuyển giá vốn: Nợ TK 9111, 9112, 9118 Giá vốn hàng bán Có TK 6321, 6322, 6328 Kết chuyển Lãi, lỗ từ tiêu thụ: Nợ (Có)TK 9111, 9112, 9118 Lãi, lỗ từ sản xuất kinh doanh Có (Nợ)TK 421 Sau khi xác định xong kết quả lãi lỗ của từng mảng sách và hoạt động kế toán vào sổ cái TK421 tổng hợp. Lợi nhuận của Nhà xuất bản Giáo dục chủ yếu là từ SGK, vì đây là mảng chính sản xuất kinh doanh chính của Nhà xuất bản Giáo dục. Hàng năm, lợi nhuận từ SGK chiếm khoảng70% lợi nhuận của doanh nghiệp, còn lại là lợi nhuận của STK và các loại sách báo khác. Số liệu tháng 12/2003: Biểu 34 Sổ cái tổng hợp Số hiệu tài khoản: 9111 – xác định kết quả kinh doanh SGK Tháng 12/2003 Dư đầu kỳ: TK ghi Có Số tiền TK ghi Nợ Số tiền 6321 6 784 648 778 5111 10 136 875 358 6411 680 808 100 6421 1 058 912 446 421 1 612 506 034 PS trong kỳ 10 136 875 358 PS trong kỳ 10 136 875 358 Luỹ kế quý 27 650 520 120 Luỹ kế quý 27 650 520 120 Luỹ kế năm 245 542 650 505 Luỹ kế năm 245 542 650 505 Dư cuối kỳ Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003 Lập Biểu Kế toán trưởng Biểu 35 Sổ cái tổng hợp Số hiệu tài khoản: 421 – Lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh Tháng 12/2003 Dư Có đầu kỳ: 2 500 000 TK ghi Có Số tiền TK ghi Nợ Số tiền 9111 1 612 506 034 9112 667 486 250 9116 95 624 900 9118 5 253 257 PS trong kỳ 95 624 900 PS trong kỳ 2 285 245 541 Luỹ kế quý 197 444 770 Luỹ kế quý 7 260 611 000 Luỹ kế năm 6 570 484 187 Luỹ kế năm 30 026 301 559 Dư Có cuối kỳ: 1 540 000 Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003 Lập Biểu Kế toán trưởng 4. Hệ thống sổ kế toán báo cáo kế toán với việc nâng cao hiệu quả quản trị của Nhà xuất bản Giáo dục. Với chương trình kế toán máy hữu hiệu cho phép kế toán có thể lập các Báo cáo kế toán hàng tháng và hàng quý. Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được lập theo đúng mẫu ban hành của Bộ tài chính hàng quý được lập và gửi cho các cơ quan chức năng theo đúng yêu cầu. Ngoài ra, hàng tháng kế toán lập báo cáo này để phục vụ cho mục đích quản lý của doanh nghiệp. Biểu 36 Báo cáo kết quả hoạt Động kinh doanh Tháng 12/2003 CHỉ TIÊU Mã số Tháng 12 Tổng doanh thu 01 17 592 613 733 Trong đó: Doanh thu nội bộ 02 0 Các khoản giảm trừ (04+05+06+07) 03 753 726 955 + Chiết khấu thương mại 05 655 623 960 + Giảm giá 06 81 921 120 + Giá trị hàng bán bị trả lại 07 6 181 875 + Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế XNK phải nộp 08 0 1. Doanh thu thuần (01-03) 10 16 838 886 778 2. Giá vốn hàng bán 11 11 483 728 870 3. Lợi nhuận gộp (10-11) 20 5 385 113 908 4. Chi phí bán hàng 21 1 163 916 267 5. Chi phí quản lí doanh nghiệp 22 1 180 327 200 6. Lợi tức thuần từ hoạt động kinh doanh [20-(21+22)] 30 2 380 870 441 - Thu nhập hoạt động tài chính 31 130 214 800 - Chi phí hoạt động tài chính 32 225 839 700 7. Lợi tức thuần từ hoạt động Tài chính (31-32) 40 (95 624 900) - Các khoản thu nhập bất thường 41 0 - Chi phí bất thường 42 0 8. Lợi tức bất thường (41- 42) 50 0 9. Tổng lợi nhuận trước thuế (30+40+50) 60 2 285 245 541 10. Thuế thu nhập DN phải nộp 70 731 278 573 11. Lợi nhuận sau thuế (60-70) 80 1 553 966 968 Ngoài việc lập những BCTC theo quy định, chương trình kế toán máy của doanh Nhà xuất bản Giáo dục cho phép kế toán lập nhiều Báo cáo quản trị đáp ứng nhu cầu quản trị của Nhà xuất bản. Bảng cân đối số phát sinh chi tiết của từng Tài khoản, Tiểu khoản cho phép kế toán theo dõi số phát sinh của từng Tiểu khoản, cũng như Tài khoản để kịp thời phát hiện sai sót khi có nghiệp vụ bất thường và giúp kế toán đối chiếu với Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ đối ứng Tài khoản, Tiểu khoản cho phép kế toán có thể theo dõi đối ứng của bất kỳ cặp Tài khoản, Tiểu khoản nào cũng như của một Tài khoản, tiểu khoản với tất cả các Tài khoản, Tiểu khoản liên quan. Biểu 37 Sổ đối ứng tài khoản Tài khoản 1551 với tài khoản 1541 Tháng 12/2003 Đối ứng Nợ Số tiền Đối ứng Có Số tiền 1541 7 499 450 835 1541 0 Với hệ thống Sổ sách, Báo cáo chi tiết và chặt chẽ giúp cho kế toán doanh nghiệp và nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình sản xuất cũng như tiêu thụ của doanh nghiệp mình một cách kịp thời nhất tránh được tối đa các sai sót nhầm lẫn trong công tác kế toán. Hệ thống Sổ sách, Báo cáo này còn giúp cho bô phận lập kế hoạch có thể lập được những kế hoạch sát thực nhất. Ngoài các Báo cáo trên Nhà xuất bản Giáo dục còn mở Chứng từ ghi sổ như sau: Phần II. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh với việc nâng cao lợi nhuận doanh nghiệp. I. Những nhận xét và đánh giá chung về công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thànhphẩm. 1. Phân tích tình hình tiêu thụ của Nhà xuất bản Giáo dục trong những năm qua. Kế toán thành phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục trong những năm qua đã có những bước cải tiến đáng kể. - Kế toán thành phẩm đã dần hoàn thiện hơn, đã có sự phối hợp chặt chẽ giữa 3 phòng: kho vận, phòng phát hành, phòng kế toán theo dõi tình hình nhập xuất tồn SGK. - Nhà xuất bản Giáo dục đã thực hiện tính giá thành theo phương pháp bình quân gia quyền là phương pháp tính giá tương đối chính xác. Tuy nhiên, hạn chế của phương pháp tính giá này là không xác định giá xuất hàng hoá tại một thời điểm bất kỳ trong tháng. Hiện nay, với sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống phần mềm kế toán, Nhà xuất bản Giáo dục có thể thay đổi phương pháp tính giá xuất hàng hoá sang phương pháp giá bình quân liên hoàn, cụ thể của phương pháp này sẽ được trình bày trong phần đề xuất. - Kế toán xác định kết quả của doanh nghiệp đã xác định được theo từng mảng sách giúp cho việc lập kế hoạch được tốt hơn, đánh giá hiệu quả của từng mảng tốt hơn. Qua thời gian thực tập tại Nhà xuất bản Giáo dục em nhận thấy công tác kế toán nói chung, kế toán tiêu thụ nói riêng có một số ưu nhược điểm như sau: 1. Ưu điểm. Qua thời gian tìm hiểu tình hình thực tế tại Nhà xuất bản Giáo dục, nhìn chung công tác kế toán thành phẩm , tiêu thụ thành phẩm cũng như công tác kế toán nói chung có những ưu điểm nổi bật sau : + Hình thức kế toán : Doanh nghiệp sử dụng hệ thống kế toán máy nên hình thức Nhật ký chung là hoàn toàn phù hợp, bên cạnh đó Nhà xuất bản Giáo dục còn sử dụng Chứng từ ghi sổ như là một loại sổ để phân loại chứng từ để có thể quản lý được một khối lượng chứng từ lớn. Chứng từ ghi sổ ở đây chỉ được coi như một loại chứng từ cùng với các sổ sách của hình thức Nhật ký chung được kế toán Nhà xuất bản Giáo dục vận dụng một cách linh hoạt và sáng tạo để phù hợp với tình hình thực tế sản xuất cũng như công tác kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục. + Tổ chức công tác kế toán : Trong quá trình hạch toán đã hạn chế trùng lặp ghi chép mà vẫn đảm bảo tính thống nhất nguồn số liệu ban đầu. Thống nhất về phạm vi phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán với các bộ phận liên quan cũng như các nội dung của công tác kế toán, đồng thời đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu. Do đó việc tổ chức kế toán ở Nhà xuất bản Giáo dục là phù hợp với điều kiện một đơn vị sản xuất kinh doanh có qui mô lớn, phạm vi hoạt động rộng. + Phần mềm kế toán máy được xây dựng cho quy mô lớn và chặt chẽ giảm bớt được rất nhiều công việc cho người làm kế toán. Không những thế phần mềm kế toán tại đây đã + Về việc tổ chức, thiết lập các sổ sách, bảng biểu: Trong công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm, nhằm phản ánh trung thực, khách quan, kịp thời mọi hoạt động diễn ra trong khâu tiêu thụ ,các bảng kê, sổ chi tiết, sổ tổng hợp đã được lập một cách tương đối đầy đủ. Sách giáo khoa của Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm nhiều loại bán cho nhiều đối tượng khách hàng khác nhau trong cả nước, việc theo dõi tình hình tiêu thụ đòi hỏi phải chi tiết cụ thể. Kế toán tiêu thụ đã mở Sổ chi tiết tiểu khoản của TK 131 cho từng Công ty sách, kế toán công nợ cho 2 chi nhánh mở Sổ chi tiết tiểu khoản của TK 136 cho từng chi nhánh. Ngoài ra, công tác tiêu thụ còn được phản ánh vào Bảng kê xuất sách, Bảng phân tích tỷ lệ thanh toán của khách hàng. Việc làm này đã làm cho Nhà xuất bản Giáo dục luôn nắm bắt chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng. Qua đó có phương hướng, biện pháp xử lý kịp thời phục vụ đắc lực cho công tác quản lý. 2. Nhược điểm. Bên cạnh những ưu điểm như trên, việc tổ chức công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của Nhà xuất bản Giáo dục cũng còn một số mặt cần hoàn thiện hơn nữa. + Về việc thanh toán của khách hàng: Sách giáo khoa là một sản phẩm đặc biệt phục vụ cho sự nghiệp giáo dục của đất nước. Thời điểm sách được tiêu thụ mạnh nhất là vào tháng 6, tháng 7 thời điểm chuẩn bị sách cho năm học mới và tháng 11,12 chuẩn bị sách cho học kỳ 2. Nhà xuất bản Giáo dục thường xuất sách tiêu thụ với khối lượng lớn và nhiều chủng loại khác nhau. Phương thức thanh toán của khách hàng lại thường là trả chậm , hàng nhận trước tiền trả sau nên việc theo dõi tiến độ thanh toán khá vất vả. Vốn bị ứ đọng trong thanh toán nhiều thì việc chúng ta thanh toán với những đơn vị khác cũng chậm, ví dụ như thanh toán tiền công in với các Nhà in.... Như vậy, cần có biện pháp thu hồi vốn nhanh tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng quá lâu gây khó khăn cho tình hình tài chính và ảnh hưởng tới chữ tín của Nhà xuất bản Giáo dục. + Việc tính giá thành sách: Hiện nay, doanh nghiệp đã hoàn thành phần mềm kế toán giá thành mới phục vụ cho công tác tính giá thành tốt hơn. Tuy nhiên, việc phản ánh giá thành chưa kịp thời và theo dõi chưa chặt chẽ. Doanh nghiệp nên tính giá thành theo phương pháp phân bước, cụ thể thành hai bước là giá thành cho giai đoạn chế bản và cho giai đoạn in sách. Với trình độ và đội ngũ của cán bộ kế toán như hiện nay việc tính giá thành này là hoàn toàn có thể. Theo đó chi phí chế bản có thể trích trước hàng năm để phù hợp với đặc điểm của việc phát hành sách. II. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm nhằm nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp. Mặc dù tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh ở Nhà xuất bản Giáo dục có nhiều ưu điểm, phù hợp với sự phát triển của khoa hợc công nghệ, hiện đại hoá trong công tác quản lý. Tuy nhiên, để công tác tổ chức hạch toán ngày nay càng hoàn thiện hơn, phù hợp với điều kiện thực tế ở Nhà xuất bản Giáo dục, đảm bảo đúng chế độ kế toán Việt Nam quy định, phát huy ưu điểm giảm bớt và loại bỏ dẫn những nhược điểm thì chúng ta cần phải có phương hướng từng bước hoàn thiện tổ chức hạch toán. Với mục tiêu của việc hoàn thiện tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ và xác định kế quả kinh doanh là: Các biện pháp hoàn thiện đưa ra phải mang tính khả thi, có hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Vì vậy, quan điểm cơ bản của việc hoàn thiện là phải dựa trên nguồn nhân lực hiện có, bộ máy cán bộ quản lý không thay đổi, phù hợp với quy mô sản xuất - kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục. Xuất phát từ mục tiêu và quan điểm như trên, phương hướng chung để hoàn thiện tổ chức tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh của Nhà xuất bản Giáo dục như sau: - Theo dõi chặt chẽ doanh thu cho từng mảng sách. - Tính toán được kết quả kinh doanh để cung cấp thông tin cho quản lý. - Tổ chức luân chuyển chứng từ và ghi sổ sách một cách hợp lý phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra được dễ dàng. Trên cơ sở những phương hướng đã nêu, với vốn kiến thức đã được trong quá trình học tập và sự tìm hiểu thực tế điều kiện của Nhà xuất bản Giáo dục, tôi xin nêu một số đề xuất như sau: 1. Mở Sổ Nhật ký bán hàng. Là Nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng của đơn vị. Sổ này dùng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng thu tiền sau hoặc người mua ứng trước, phù hợp với phương thức bán hàng của Nhà xuất bản Giáo dục. Sổ Nhật ký bán hàng thực chất là một phần của Nhật ký chung, nhưng theo dõi được cụ thể cho mảng bán hàng. Các nghiệp vụ đã ghi ở Nhật ký đặc biệt thì không ghi ở Nhật ký chung. Nếu chỉ dùng Nhật ký chung thì các nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong tháng nằm rải rác. Nếu dùng Nhật ký đặc biệt, kế toán phản ánh được cả số phải thu của khách hàng và theo dõi được cả doanh thu chi tiết của tưngf mảng sách. Cuối tháng, kế toán cộng sổ Nhật ký bán hàng đối chiếu với Sổ cái tổng hợp 131, 511. Việc mở Sổ Nhật ký bán hàng như trên giúp ích rất nhiều cho các nghiệp vụ tiêu thụ nhưng chương trình kế toán sẽ phải thay đổi, phần mềm kế toán phải lập thêm Nhật ký bán hàng. Các chứng từ bán hàng khi nhập vào máy vi tính, thay vì vào Sổ Nhật ký chung sẽ được cập nhật vào Sổ Nhật ký bán hàng. Sự thay đổi này trước mắt có thể gây khó khăn cho Nhà xuất bản Giáo dục vì nó khá tốn công, tốn của. Tuy nhiên về lâu dài, cách làm này đảm bảo được tính khách quan, đối chiếu số liệu dễ dàng, tránh được gian lận, sai sót mà vẫn bảo đảm hiệu quả. Việc lập sổ và theo dõi hai loại sổ này cũng không quá khó khăn, lại giúp kế toán tiêu thụ dễ dàng trong việc hạch toán và kết chuyển các nghiệp vụ làm giảm doanh thu này, tổng doanh thu cũng được phản ánh thực tế hơn. 2. Về chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng và quản lý của Nhà xuất bản Giáo dục nên mở chi tiết TK cấp 2 theo đúng quy định của Bộ tài chính đó là: Đối với chi phí bán hàng Tài khoản 641 sẽ được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau để theo dõi: TK 6411: Chi phí nhân viên. TK 6412: Chi phí vật liệu. TK 6413: Chi phí công cụ dụng cụ. TK 6414: Chi phí khấu hao. TK 6415: Chi phí bảo hành. TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK6418: Chi phí bán hàng bằng tiền khác. Kế toán có thể chi tiết thêm các tiểu khoản và tiết khoản cho phù hợp với đơn vị như đang dùng. Khi mở sổ chi tiết theo dõi kế toán mở theo các tài khoản cấp 2 để theo dõi. Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp Cũng như chi phí bán hàng, Nhà xuất bản Giáo dục nên sử dụng các tài khoản kế toán cấp 2 theo quy định như sau: TK 6421: Chi phí nhân viên TK 6422: Chi phí vật liệu. TK6423: Chi phí công cụ dụng cụ. TK6424: Chi phí khấu hao. TK6425: Chi phí thuế, lệ phí. TK6426: Chi phí dự phòng TK6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK6428: Chi phí bằng tiền khác. 3. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho” ban hành ngày 31/12/2001 và Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 đã hướng dẫn thi hành và áp dụng chuẩn mực này. Theo đó, khoản Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được đưa vào giá vốn hàng bán trong kỳ chứ không phải chi phí quản lý doanh nghiệp như trước kia. Cuối niên độ kế toán, dựa vào giá trị hàng tồn kho trên sổ chi tiết 155 kế toán lập dự phòng: Nợ TK 6321, 6322, 6328 Số trích lập dự phòng Có TK 1591, 1592, 1593 Cuối kỳ kế toán tiếp theo xem xét số dự phòng đã trích lập kỳ trước với số phải lập kỳ này: - Nếu số phải trích lập cho kỳ tiếp theo lớn hơn số đã trích lập trước đây thì trích lập số bổ sung: Nợ TK 6321, 6322,6328 Số trích lập thêm Có TK 1591, 1592,1598 - Nếu chênh lệch nhỏ hơn thì hoàn nhập số chênh lệch: Nợ TK 1591, 1592, 1598 Số hoàn nhập Có TK 6321, 6322, 6328 Trên đây là một số biện pháp nhằm hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Nhà xuất bản Giáo dục. Những biện pháp này rất thực tế và hoàn toàn dễ dàng áp dụng ở Nhà xuất bản Giáo dục, hơn nữa lại phù hợp với mục tiêu, quan điểm và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nói chung ở Nhà xuất bản Giáo dục. Tuy nhiên, đề những biện pháp trên trở nên khả thi không chỉ đòi hỏi sự nỗ lực, cố gắng của chính Nhà xuất bản Giáo dục mà còn đòi hỏi chế độ kế toán cũng phải có những thay đổi và hoàn thiện hơn để phù hợp với điều kiện mới ở nước ta. Kết luận Tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong nền kinh tế thị trường chiếm một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp. Một chính sách tiêu thụ lành mạnh hợp lý là động lực cho sự phát triển của doanh nghiệp. Muốn vậy, doanh nghiệp phải không ngừng đẩy mạnh quản lý hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ và xác định kết qủa kinh doanh. Qua quá trình học tập, nghiên cứu tại lý luận và tìm hiểu thực tế tại Nhà xuất bản Giáo dục đã giúp em có được một số kiến thức kinh nghiệm thực tiễn về kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh. Với khuôn khổ có hạn, chuyên đề không thể đề cập đến mọi vấn đề của kế toán thành phẩm, tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh mà chỉ đi sâu nghiên cứu về tiêu thụ của một mặt hàng từ đó khái quát cho công tác thành phẩm và tiêu thụ của các loại thành phẩm khác. Do kiến thức về lý luận và thực tế hạn chế nên bài viết của em không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của thầy giáo hướng dẫn và các cán bộ phòng Kế toán - Tài vụ Nhà xuất bản Giáo dục để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn PGS. TS. Nguyễn Minh Phương, và các cán bộ phòng Kế toán - Tài vụ và một số phòng ban khác ở Nhà xuất bản Giáo dục đã tận tình giúp đỡ tôi hoàn thành chuyên đề này.