Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương, các khoản tính trích theo lương và các biện pháp tăng cường quản lý quĩ lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long

Lời mở đầu Trong hơn 10 năm qua, từ khi nền kinh tế nước ta chuyển sang cơ chế thị trường, chúng ta đã phải đối diện với hàng loạt vấn đề nảy sinh trong mọi lĩnh vực của nền kinh tế đang trong giai đoạn chuyển đổi. Trong đó có một vấn đề đã và đang được giải quyết đó là hạch toán hoạt động thu chi, từ đó tính toán lỗ lãi của doanh nghiệp để làm căn cứ tính toán toán việc trả lương cho công nhân viên. Trước đây, trong cơ chế bao cấp vấn đề này chưa thực sự được quan tâm, bởi lẽ lúc đó nhà nước thực hiện quản lý kinh tế bằng các chỉ tiêu mang tính pháp lệnh. Cơ chế quản lý kinh tế của nhà nước là lãi nhà nước thu, lỗ nhà nước bù, tất cả hoạt động của doanh nghiệp nhằm thực hiện kế hoạch nhà nước giao đều dẫn đến tình trạng thua lỗ mặc dù trên báo cáo của các doanh nghiệp đều hoàn thành kế hoạch. Hiệu quả kinh tế không phải vấn đề mà doanh nghiệp quan tâm, vì thế chất lượng công việc, và tiền lương công nhân không được đánh giá đúng mức, tiền lương được tính và trả theo phương pháp bình quân. Trong bối cảnh hiện nay, lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp, vì vậy quản lý và sử dụng lao động một cách có hiệu quả đang là vấn đề hết sức cấp thiết. Quản lý lao động là một công việc rất quan trọng bởi vì lao động là yếu tố có tính chủ động, tích cực, ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ tới kết quả sản xuất. Mặt khác, nếu đứng trên góc độ kế toán, nhân tố lao động còn là một bộ phận của chi phí tiền lương. Việc tính toán tiền lương và thông qua cách trả lương, kế toán tiến hành quản lý lao động. Như vậy quản lý tiền lương ở các doanh nghiệp vừa đảm bảo việc quản lý vốn, đồng thời cũng góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất trong doanh nghiệp. Sau quá trình học tập tại lớp kế toán trưởng và tìm hiểu thực tiễn, đồng thời được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy giáo, cô giáo trong khoa Kế toán, em đã hoàn thành đề tài : Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương, các khoản tính trích theo lương và các biện pháp tăng cường quản lý quĩ lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. Do thời gian tìm hiểu thực tế và điều kiện có hạn của chuyên đề, em không có tham vọng đi sâu phân tích từng chi tiết cụ thể mà chỉ xin được trình bày những nôị dung cơ bản của công tác kế toán tiền lương, từ đó đưa ra một số biện pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản tính trích theo lương của nhà máy Thuốc lá Thăng Long. Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần Phần 1 : lý luận chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản tính trích theo lương trong các doanh nghiệp. Phần 2 : Thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản tính trích theo lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. Phần 3 : Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản tính trích theo lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. Phần I - lý luận chung về tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản tính trích theo lương trong các doanh nghiệp I. Những khái niệm cơ bản- các nguyên tắc quản lý quĩ lương và các hình thức trả lương trong doanh nghiệp 1.1 Những khái niệm cơ bản * Tiền lương Khái niệm về tiền lương đã có từ rất lâu nhưng chỉ đến khi chủ nghĩa tư bản ra đời nó mới trở thành một khái niệm mang tính phổ thông rộng rãi, nhằm che dậy bản chất bóc lột của chủ nghĩa tư bản. Đến khi chủ nghĩa xã hội ra đời, với những quan điểm hoàn toàn trái ngược với chủ nghĩa tư bản, nhất là quan điểm về sở hữu, tiền lương được hiểu một cách thống nhất như sau : “ Về thực chất tiền lương dưới chủ nghĩa xã hội là một phần thu nhập quốc dân biểu hiện dưới hình thức tiền tệ, được nhà nước phân phối có kế hoạch cho công nhân viên cho phù hợp với số lượng và chất lượng lao động của mỗi người đã cống hiến. ở nước ta, quan niệm trên đã tồn tại trong một thời gian rất dài. Khi hệ thống xã hội chủ nghĩa sụp đổ, để tồn tại, đất nước ta đã phải cải cách toàn diện trên mọi lĩnh vực, đặc biệt là trong lĩnh vực tư tưởng. Quan niệm về tiền lương cũng được thay thế một cách căn bản : “ Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá cả của yếu tố sức lao động mà người sử dụng phải trả cho người cung ứng sức lao động, tuân theo nguyên tắc cung cầu, giá cả thị trường và pháp luật hiện hành của nhà nước. Tiền lương có 5 chức năng cơ bản : - Chức năng tái sản xuất sức lao động. - Chức năng đòn bẩy kinh tế. - Chức năng làm công cụ quản lý của nhà nước. - Chức năng điều tiết lao động. - Chức năng đo hap phí lao động xã hội. Các khoản tính trích theo lương Bao gồm : - Bảo hiểm xã hôị: Là khoản mà cán bộ công nhân viên được hưởng trong trường hợp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, tử tuất... - Bảo hiểm y tế: Là sự trợ cấp về y tế cho những người tham gia đóng bảo hiểm giúp họ trang trải một phần nào đó tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang. - Kinh phí công đoàn: Là nguồn kinh phí của một tổ chức đoàn thể đại diện cho người lao động, đây là tổ chức nói lên tiếng nói chung của người lao động, bảo vệ người lao động. .. ngoài chức năng duy trì hoạt động của tổ chức nguồn kinh phí này còn được chi để thăm hỏi người ốm, trợ cấp khó khăn. .. Bởi vậy, tiền lương và các khoản tính trích theo lương cần được kế toán cẩn thận và chính xác vì : + Tiền lương là bộ phận của chi phí sản xuất, nó gắn với mục tiêu hàng đầu là lợi nhuận. + Tiền lương là khoản chi phí đặc biệt, nó chính là phương tiện tạo ra giá trị mới, bởi chính nó là động lực, là mục đích của người cung ứng sức lao động. * Nhiệm vụ hạch toán tiền lương và các khoản tính trích theo lương - Tổ chức ghi chép, phản ánh và tổng hợp một cách trung thực, kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình hiện có và sự biến động về số lượng, chất lượng lao động, tình hình sử dụng thời gian và kết quả lao động. Tính toán chính xác kịp thời theo đúng chế độ các khoản tiền lương, thưởng, phụ cấp, trợ cấp phải trả người lao động. Phản ánh kịp thời đầy đủ tình hình thanh toán các khoản trên. Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương. .. và tình hình sử dụng quĩ lương, quĩ bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp. - Tính và phân bổ một cách chính xác đúng đối tượng các khoản tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. .. và chi phí sản xuất kinh doanh, hay thu nhập của các đơn vị bộ phận sử dụng lao động. Hướng dẫn kiểm tra giám sát việc thực hiện đầy đủ, chính xác các chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương và các khoản trích theo lương. Hướng dẫn việc mở sổ, thẻ kế toán chi tiết và ghi chép phản ánh vào sổ, thẻ theo đúng chế độ. - Lập các báo cáo lao động tiền lương và các khoản trích theo lương thuộc trách nhiệm của kế toán. Phân tích tình hình sử dụng lao động tình hình sử dụng quĩ lương. Đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng lao động, đấu tranh chống những hành vi vô kỷ luật vi phạm chế độ chính sách. Cung cấp các thông tin về lao động tiền lương cho bộ phận quản lý một cách kịp thời. 1.2 Các nguyên tắc quản lý quĩ lương và các khoản trích theo lương Quĩ lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền doanh nghiệp trích ra từ doanh thu để trả lương cho toàn bộ cán bộ công nhân viên thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp. Đứng trên góc độ kế toán thì quĩ lương của doanh nghiệp gồm tiền lương chính và tiền phụ. Một vẫn đề hết sức quan trọng trong vấn đề tiền lương của doanh nghiệp là quản lý quĩ lương. Để xác định quĩ lương của doanh nghiệp, các cán bộ quản lý quĩ lương chủ yếu dựa trên các qui định của nhà nước như sau : - Qui định về đơn giá lương của công nhân sản xuất các sản phẩm trọng yếu, sản phẩm đặc thù, sản phẩm do nhà nước định giá. Quyết định đơn giá tiền lương cho một số sản phẩm trọng yếu sản phẩm đặc thù của, bộ ngành địa phương quản lý, tuỳ theo yêu cầu quản lý các bộ ngành, địa phương. - Hướng dẫn chung của doanh nghiệp sẽ xác định đơn giá đối với các sản phẩm còn lại, nhưng phải đăng ký với cơ quan nhà nước. * Phương pháp tính đơn giá tiền lương theo đơn vị sản phẩm : Đ G = T x LCB Trong đó : Đ G : đơn giá tiền lương tính theo đơn vị sản phẩm T : hao phí thời gian lao động để làm ra sản phẩm LCB: lương cấp bậc Trong doanh nghiệp, quĩ bảo hiểm xã hội phải đóng bằng 20 % so với tổng quĩ lương cấp bậc cộng phụ cấp ( nếu có ). Cơ cấu quĩ gồm : - 15 % tiền lương cấp bậc của toàn bộ cán bộ công nhân viên nhà máy sẽ do người sử dụng lao động đóng góp và được tính vào chi phí nhân công trực tiếp. - 5 % còn lại do người lao động đóng góp thông qua hình thức khấu trừ lương. Bảo hiểm y tế có mức đóng góp là 3 % lương cấp bậc trong đó 2 % được đưa vào chi phí và 1 % khấu trừ lương công nhân. Kinh phí công đoàn được trích theo quĩ lương thực chi trong doanh nghiệp bao gồm 2 % đều do người sử dụng lao động đóng. Công đoàn cơ sở phải nộp hết 2 % lên cho cấp trên sau đó trên sẽ cấp lại một nửa cho việc chi tiêu ở cơ sở. 1.3 Các hình thức trả lương trong doanh nghiệp a. Trả lương theo thời gian : gồm hai hình thức - Chế độ trả lương theo thời gian đơn giản : tiền lương nhận được của mỗi người công nhân do mức lương cấp bậc cao hay thấp và thời gian làm việc nhiều hay ít quyết định. - Hình thức trả lương theo thời gian có thưởng : lấy lương tính theo thời gian cộng tiền thưởng. b. Trả lương theo sản phẩm : gồm 6 hình thức - Tiền lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân - Tiền lương theo sản phẩm tập thể - Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp - Trả lương khoán - Trả lương theo sản phẩm có thưởng II. Tổ chức kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương 2.1 Kế toán chi tiết tiền lương - Hạch toán số lượng lao động : nhằm cung cấp những thông tin về số lượng, kết cấu lao động trong doanh nghiệp để tổ chức hạch toán lương và thanh toán với người lao động. - Hạch toán thời gian lao động : Phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế, hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc của từng đơn vị, phòng ban. .. Gồm các chứng từ : . Bảng chấm công : được lập chi tiết cho từng bộ phận và được dùng trong một tháng. . Phiếu làm thêm giờ hoặc làm đêm . Phiếu nghỉ việc do các lý do tạm thời khác nhau - Hạch toán kết quả lao động : Đưa ra được các chỉ tiêu về số lượng và chất lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành của từng người, từng bộ phận. - Tính lương và lập bảng thanh toán lương. Trong trường hợp cấp bậc công việc được giao bằng cấp bậc kỹ thuật: Bước 1 : Tính tiền lương theo cấp bậc và thời gian làm việc của từng công nhân. Bước 2 : Xác định hệ số điều chỉnh của tổ bằng cách lấy tổng tiền lương được lĩnh chia cho tổng tiền lương tính theo cấp bậc và thời gian làm việc. Bước 3 : Tính tiền lương cho từng người bằng cách lấy hệ số điều chỉnh nhân tiền lương theo cấp bậc và thời gian làm việc của mỗi công nhân. Trong trường hợp cấp bậc công việc được giao không phù hợp cấp bậc kỹ thuật : Bước 1 : Dựa trên số điểm chấm cho từng người tính ra tổng điểm Tổng điểm = Σ ( Số điểm từng công nhân x Hệ số lương từng công nhân) Bước 2 : Đơn giá một điểm = Tổng tiền lương được lĩnh Tổng số điểm cả tổ Bước 3 :Tiền lương một công nhân = đơn giá một điểm x số điểm qui ra bậc 1 * Bảng thanh toán tiền lương : do kế toán bộ phận lao động tiền lương lập sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. 2.2 Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương - Hạch toán chi tiết bảo hiểm xã hội gồm hai loại chứng từ là phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội và bảng thanh toán bảo hiểm xã hội. Ngoài ra có thể sử dụng sổ chi tiết tài khoản 3383 theo dõi các phát sinh bên Nợ _ Có của tài khoản để tiến hành kế toán tổng hợp. - Hạch toán chi tiết bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn. Kết thúc việc kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương là việc lập bảng phân bổ tiền lương căn cứ vào các chứng từ gốc. III. Tổ chức kế toán tổng hợp tiền lương 2.1 Trên quan điểm coi lương là chi phí 111,112 Thanh toán với công nhân 622,627 ______ 8____________ ______1_______ 141, 138, 338. .. 641, 642 ____6_______ ______2_______ 333 241, 821, 811 _________7__________ ________3______ 142, 335 ___________4______ 1. Tính ra tiền lương phải trả công nhân sản xuất và nhân viên quản lý phân xưởng. 2. Tính ra tiền lương phải trả công nhân bán hàng và quản lý doanh nghiệp. 3. Tiền lương phải trả tính phân bổ dần vào chi phí nhiều kỳ. 4. Tính ra tiền lương phải trả cho công nhân hoạt động trong các hoạt động khác. 5. Trích trước tiền lương nghỉ phép hoặc phân bổ dần vào chi phí trong kỳ. 6. Khấu trừ các khoản phải thu hồi vào lương công nhân viên. 7. Tính ra số thuế thu nhập phải nộp. 8. Thanh toán lương với công nhân viên. 2.2 Trên quan điểm coi lương là một bộ phận của thu nhập 111, 112 Thanh toán với công nhân 4212_ _________2__________ ________1_______ 4211 4211 ______ 5_________ _ 3_ _____4_____ ____ 1. Tạm chia tiền lương hàng tháng 2. Trả lương cho công nhân viên 3. Cuối kỳ kết toán chuyển lỗ lãi năm nay sang năm trước 4. Chia thêm lương 5. Điều chỉnh giảm lương 2.3 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp tiền lương Theo chế độ kế toán hiện hành, việc tổ chức hệ thống sổ sách do doanh nghiệp xây dựng dựa trên 4 hình thức sổ do Bộ Tài chính qui định :  a. Hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc + Bảng thanh toán tiền lương + Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội + Bảng thanh toán tiền thưởng + Chứng từ thanh toán Sổ chi tiết TK 334 Nhật ký chung Sổ cái tài khoản 334 Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán b. Hình thức nhật ký sổ cái Chứng từ gốc + Bảng thanh toán tiền lương + Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội + Bảng thanh toán tiền thưởng + Chứng từ thanh toán Nhật ký sổ cái c. Hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc + Bảng thanh toán tiền lương + Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội + Bảng thanh toán tiền thưởng + Chứng từ thanh toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái tài khoản 334 d. Hình thức nhật ký chứng từ : gồm nhiều loại sổ sách cụ thể 10 nhật ký chứng từ, 10 bảng kê, 3 bảng phân bổ và 1 sổ cái. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra kế toán tiền lương vào các nhật ký phản ánh việc thanh toán với người lao động nhật ký chứng từ soó 1 2 hoặc nhật ký chứng từ số 10 theo dõi chi tiết tài khoản 141 tạm ứng lương cho cán bộ. 2.3 Hạch toán các khoản trích theo lương Có thể khái quát như sau : TK 3382, 3383, 3384 334_ 622, 627, 641 642_ ______________ ___________________ 334 _ 111, 112 311_ _______ _____________ 111,112_ ____________________ Phần II - Thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại nhà máy Thuốc lá Thăng Long I. Khái quát chung về tình hình lao động tiền lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long Tổng số công nhân của nhà máy gồm hơn 1000 người, bao gồm : - Công nhân viên sản xuất : là bộ phận người lao động trực tiếp làm ra sản phẩm thuốc lá bao. Tiền lương là một bộ phận trực tiếp của giá thành. Gồm có: công nhân trực tiếp đứng máy, công nhân phục vụ sản xuất chính, các nhân viên kỹ thuật, các nhân viên quản lý hành chính tại các phân xưởng - Nhân viên bán hàng - Nhân viên quản lý doanh nghiệp Với các bộ phận lao động như trên, quĩ lương của doanh nghiệp được xác định là toàn bộ số tiền lương doanh nghiệp phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp. Gồm có : tiền lương trả theo thời gian, theo sản phẩm, tiền lương khoán và tiền lương trong thời gian ngừng việc khách quan,. .. và các loại phụ cấp, tiền thưởng khác. Quĩ lương Được xác định theo phương pháp sau : Quĩ lương thực hiện = Đ G tiền lương x số lượng sản phẩm qui đổi + Đơn giá tiền lương do tổng công ty thuốc lá Việt nam qui định cho sản phẩm qui đổi theo hệ số qui đổi. + Số lượng sản phẩm qui đổi là số lượng sản xuất ra đã qui đổi về sản phẩm chuẩn theo các hệ số mà tổng công ty thuốc lá Việt nam qui định. Thực tế nhà máy tồn tại 2 quĩ lương : quĩ lương thực hiện và quĩ lương cơ bản. Quĩ bảo hiểm xã hội : Được hình thành từ 2 nguồn + Nhà máy trích vào chi phí 15 % tiền lương cấp bậc của người lao động + Người lao động phải nộp 5 % tiền lương cấp bậc của mình. - Bảo hiểm y tế : + Nhà máy nộp cho cơ quan bảo hiểm y tế 2 % tiền lương cấp bậc + Người lao động nộp 1 % tiền lương cấp bậc của mình. - Quĩ thưởng - Quĩ phúc lợi II. Tổ chức kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long 2.1 Tổ chức kế toán chi tiết tiền lương * Trả lương theo thời gian : tiền lương từng người được xác định theo cách : Tiền lương 1 người = x - Lương cấp bậc công nhân là tiền lương người lao động được hưởng theo chế độ qui định trong thang,bảng lương (= lương tối thiểu x hệ số lương) - 26 ngày là chế độ trong 1 tháng do nhà nước qui định - Hệ số nhà máy được phòng tổ chức bảo vệ tính Sau khi tính xong lương cho từng người kế toán, thống kê tiến hành lập bảng thanh toán lương. * Trả lương theo sản phẩm : cách tính lương này gắn hoạt động của bộ phận quản lý với kết quả sản xuất kinh doanh. Tiền lương 1 người = x Với : Hệ số phân xưởng = - ở phân xưởng sợi : Quĩ lương = Tổng sản lượng sản xuất cả tháng x đơn giá 1 tấn x hệ số nhà máy Đơn giá 1 tấn = Sau khi tính được quĩ lương thống kê tiến hành chia lương. Hệ số phân xưởng = _ Trong đó : Đơn giá ngày công toàn PX = Lương của từng cá nhân sẽ là : - ở phân xưởng bao mềm : để tính được lương từng tổ phải tính được đơn giá sản phẩm của từng máy Đ G sản phẩm = Trong đó: Tổng tiền lương cấp bậc công việc theo định mức là toàn bộ lương cấp bậc của người lao động đã được định biên ở 1 máy. Năng suất định biên là số sản phẩm định mức của 1 máy Đ G tiền lương một sản phẩm = Hàng tháng căn cứ vào số lượng sản xuất ra, thống kê tính ra tiền lương cho từng máy theo công thức : Tiền lương 1 máy = Đ G lương 1 sản phẩm x Số sản phẩm làm được x Hệ số nhà máy Sau khi tính lương cho từng tổ thống kê chia lương cho từng người căn cứ vào bảng chấm công. Để chia lương xác định điểm lương từng máy : Điểm lương 1 máy = TL cấp bậc 1 ngày công x Số ngày đi làm thực tế Dựa trên đơn giá này tính ra đơn giá 1 điểm lương : Đ G một điểm lương của 1 máy = Lương của từng công nhân là : Lương 1 = Lương cấp bậc x Số ngày x Đơn giá 1 công nhân 1 ngày công làm thực tế điểm lương - ở phân xưởng bao cứng : thống kê căn cứ vào số lượng sản phẩm sản xuất ra tính hệ số 1 ngày công Hệ số 1 ngày công = Lương phải trả = Số sản phẩm sản xuất trong tháng 1 máy x Đơn giá 1 sản phẩm Trong đó : Đơn giá 1 sản phẩm = Trên cơ sở số tiền lương tính được thống kê tiến hành chia lương. Hệ số trung bình tháng = Lương 1 = Hệ số trung x Ngày công x Lương cấp bậc x Hệ số cá nhân bình tháng thực tế công việc 1 ngày nhà máy Đây là cách tính riêng đối với công nhân trông máy chính. Bộ phận phục vụ và bộ phận văn phòng thì được tính dựa trên hệ số chung toàn phân xưởng với Hệ số chung toàn phân xưởng = Lương 1 = Hệ số x Lương cấp bậc x Ngày công x Hệ số nhân viên phân xưởng 1 ngày thực tế nhà máy *Khoán quĩ lương: quĩ lương của phân xưởng được xác định như sau: Quĩ lương = Tổng lương cấp bậc toàn bộ số x Hệ số PX cơ điện công nhân viên định biên / tháng nhà máy Với quĩ lương như vậy thống kê sẽ tiến hành chia lương căn cứ vào bảng chấm công và sổ định mức từng người. Hình thức này chỉ áp dụng riêng trong phân xưởng cơ điện. Sau đó lập bảng tính lương cho từng tổ và toàn phân xưởng. Lương sản xuất = x Công thực tế x Hệ số nhà máy Nếu phân xưởng sử dụng số công nhân nhiều hơn định biên thì lương cấp bậc của mỗi công nhân được tính lại như sau : Lương cấp bậc CN = x Quĩ lương phân xưởng được chia như sau : Hệ số phân xưởng = Lương phân xương của từng cá nhân bằng : Hệ số phân xưởng x lương cấp bậc công việc thực tế từng người Để tính được điểm thưởng phải tính được điểm thưởng của tương người theo công thức Điểm thưởng = Bậc lương x ngày công thực tế Sau đó ta xác định được đơn giá điểm thưởng ĐG điểm thưởng = 2.2 Tổ chức kế toán các khoản trích theo lương Trình tự phản ánh việc ghi sổ chi tiết hàng ngày mỗi khi có các nghiệp vụ về thanh toán. ..các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ phát sinh kế toán kiểm tra các chứng từ gốc ký duyệt rồi chuyển cho kế toán tiền mặt làm thủ tục chi tiền đồng thời vào sổ chi tiết. Sơ đồ kế toán chi tiết có dạng: Chứng từ gốc hoá đơn mua thuốc hoá đơn mua dụng cụ y tế phiếu nghỉ thưởng BHXH giấy đề nghị chi tiền công đoàn ............. Sổ chi tiết TK 3382, 3383, 3384 Kết thúc việc tổ chức kế toán chi tiết các khoản trích theo lương là việc lập các bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản. III. Tổ chức kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long Xét trên khía cạnh thanh toán thì việc thanh toán lương và các khoản trích theo lương có tính chất thường xuyên, phát sinh hàng ngày và được phản ánh vào bảng kê số 1, nhật ký chứng từ số 1 hay nhật ký chứng từ số 2. Tập hợp tiền lương vào chi phí là công việc của kế toán chi phí giá thành. Công việc này chỉ xảy ra vào cuối tháng khi kế toán tiền lương lập xong bảng phân bổ tiền lương. Trên căn cứ này kế toán chi phí lấy số liệu vào bảng kê 4 tập hợp chi phí nhân công trực tiếp từng phân xưởng và tập hợp chi phí nhân viên quản lý phân xưởng của từng phân xưởng. Bảng kê số 5 tập hợp chi phí nhân viên bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Đồng thời kế toán vào nhật ký chứng từ số 7 tập hợp chi phí tiền lương và lên bảng chi phí theo yếu tố trên cơ sở tổng phát sinh các chi phí tiền lương các bộ phận toàn doanh nghiệp. Với các nghiệp có liên quan khác phát sinh không thường xuyên sẽ được kế toán các phần hành có liên quan phản ánh vào sổ sách tài khoản họ theo dõi. Ví dụ nhật ký chứng từ số 10 theo dõi TK 3338, nhật ký chứng từ số 10 TK 1388. .. Khi nhận được chứng từ do kế toán lương chuyển, kế toán phản ánh vào sổ do mình phụ trách. Cuối cùng, kế toán tiền lương cộng sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương, các kế toán phần hành tiền mặt, tiền gửi ngân hàng các phần có liên quan khác cộng các nhật ký chứng từ của mình so sánh số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết tiền lương và các nhật ký chứng từ và chuyển cho kế toán tổng hợp để phản ánh vào sổ cái. Phần III- Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và tăng cường quản lý quĩ lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long I. Đánh giá khái quát công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long Chỉ tiêu Năm 1996 Năm 1997 Chênh lệch 1Giá trị sản lượng 537.644.938.868 604.018.842.337 66.373.903.469 2Quĩ lương 19.298.950.000 20.142.656.126 843.706.126 3Sức sản xuất 1đ TL 2.786 29,99 2,127 4Lợi nhuận 28.263.325.763 5.962.645.335 - 2.300.680.428 5Sức sinh lợi 1000đ TL 1.464,5 1.288,94 - 175,56 Từ bảng trên ta thấy quĩ lương năm 97 vượt quĩ lương năm 96 là 843.706.126 đ, điều này đạt được có thể do sản phẩm bán được tăng, năng suất lao động tăng. .. nhưng nếu đứng trên giác độ tiền lương thì có thể do hai nguyên nhân : số lượng lao động tăng và mức lương bình quân tăng. = = 20.142.656.126_____________ x 100 = 92,9 % 19.298.950.000 x 604.018.842.337 537.644.938.868 Mức tăng tuyệt đối : Ù = 20.142.656.126 - 19.298.950.000 x 112,345 % = - 1.538.807.203 Xét về tỷ lệ giảm 7,1 % Như vậy có thể nói rằng tình hình sử dụng quĩ lương của doanh nghiệp là tốt. Doanh nghiệp đã sử dụng tiết kiệm quĩ lương. Trong khi doanh thu của doanh nghiệp tăng 112,345% theo lẽ thường thì tiền lương của doanh nghiệp cũng tăng lên theo tỷ lệ tương ứng. Nhưng quĩ lương của doanh nghiệp thực tế tăng lên với tỷ lệ nhỏ hơn mức tăng của doanh thu do vậy doanh nghiệp cần có các biện pháp tích cực để quản lý quĩ lương tốt hơn nữa. Ngoài phương pháp phân tích mức tăng trên, để đánh giá hiệu quả sử dụng quĩ lương còn có hai chỉ tiêu nữa là : Sức sản xuất của một đồng tiền lương : Năm 1996: 27,8 Năm 1997: 29,9 Mức sinh lợi của 1000đ tiền lương: Năm 1996: 1.464,5 Năm 1997: 1288,94 Như vậy có thể nói sức sản xuất của một đồng tiền lương có tăng lên nhưng mức sinh lợi lại giảm đi, do đó việc quản lý lương thực tế chưa đạt được hiệu quả cao. * Công tác hạch toán kế toán tại nhà máy thuốc lá Thăng Long được đánh giá là tương đối tốt. Đây là một trong những đơn vị đầu tiên áp dụng chế độ kế toán mới và không ngừng sửa đổi hoàn thiện để áp dụng một cách tốt nhất chế độ đó vào hoàn cảnh thực tế của nhà máy. Công tác hạch toán lương và các khoản trích theo lương cũng như các phần hành khác luôn hoàn thành nhiệm vụ của mình. Các chế độ về tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp, trợ cấp. .. của nhà nước luôn được thực hiện đầy đủ và chính xác. Hệ thống chứng từ ban đầu phản ánh số lượng, chất lượng lao động tương đối rõ ràng, đầy đủ, chính xác. Kế toán lương luôn được hướng dẫn cụ thể việc xử lý các kết quả thống kê thông qua phần mềm vi tính do kế toán lương kết hợp với kỹ sư tin học xây dựng nên. Việc thanh toán lương luôn đúng kỳ hạn và tới tận tay người lao động. Tại phòng kế toán, các nghiệp vụ về tiền lương được phản ánh vào sổ sách một cách rõ ràng, dễ hiểu. Tuy nhiên, bên cạnh các mặt tích cực này công tác hạch toán kế toán tại nhà máy vẫn còn một số các tồn tại cần được giải quyết. Đó là : Thứ nhất, Có thể nói rằng việc sử dụng hệ thống máy tính trong công tác kế toán còn chưa có hiệu quả do hình thức tổ chức sổ kế toán tại nhà máy chưa phù hợp. Với những nhà máy có qui mô lớn, hình thức nhật ký chứng từ được sử dụng phổ biến và tương đối phù hợp vì nó phát huy tối đa hiệu quả công tác kế toán và tạo điều kiện chuyên môn hoá lao động, giảm bớt đáng kể công việc ghi chép hàng ngày và nâng cao năng suất lao động của kế toán viên, thuận tiện cho việc làm các báo cáo tài chính, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán và cung cấp số liệu cho nhà quản lý kịp thời. .. Tuy nhiên, trong xu hướng tự động hoá công việc làm kế toán bằng máy vi tính thì hình thức nhật ký chứng từ bộc lộ rất nhiều nhược điểm. Hình thức này tuy thích với kế toán thủ công nhưng nó có một số nhược điểm không thể khắc phục được khi chuyển sang làm việc máy vi tính. Trong khi kế toán máy đòi hỏi các mẫu sổ đơn giản phù hợp với các phần mềm máy tính. Việc ghi chép có thể tiến hành tự động hoá từng phần hoặc tự động hoá toàn bộ, kế toán chỉ phải làm công tác ban đầu là xử lý chứng từ như kiểm tra phân loại, tập hợp. .. còn lại máy sẽ làm hết. Hệ thống sổ nhiều chỉ làm giảm hiệu quả của máy. Hiện nay nhà máy cũng đang áp dụng kế toán máy nhưng vẫn kết hợp với kế toán thủ công khiến cho các máy vi tính chưa được sử dụng hết hiệu quả. Thứ hai, cách tổ chức sổ ở phần hành tiền lương còn chưa hợp lý,không phản ánh được thực chất các nghiệp vụ phát sinh. Nhìn vào sổ không thể biết rõ được các đối ứng của các nghiệp vụ. Hơn nữa, sổ thường chỉ phản ánh các phát sinh bên nợ các tài khoản 334, 3382, 3383, 3384 là chính chứ không phản ánh các phát sinh bên có, các phần tính trích lương và các khoản trích theo lương. Thứ ba, Trong việc sử dụng quỹ lương còn có nhiều điều chưa hợp lý, thậm chí nhà máy sử dụng sai quĩ lương, đó là việc đưa vào quỹ lương hoặc trích từ quý lương những khoản không thuộc quĩ lương. Ví dụ :các khoản chi bồi dưỡng cho cán bộ công nhân viên tham gia các hoạt động thể thao văn hoá lẽ ra phải được trích từ quĩ phúc lợi nhưng nhà máy lại lấy từ quĩ lương. Thứ tư, công tác phân tích tình hình sử dụng quĩ lương không được coi trọng. Theo định kỳ có lập báo cáo nhưng các báo cáo này chỉ đưa ra các chỉ tiêu phản ánh mặt nổi của vấn đề không cho thấy được việc sử dụng quĩ lương có hiệu quả hay không. II. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương các khoản trích theo lương và tăng cường quản lý quĩ lương tại nhà máy thuốc lá Thăng Long. 2.1. Các giải pháp tăng cường quản lý quĩ lương Thứ nhất, nhà máy nên xây dựng một hệ thống định mức lao động một cách chi tiết, tỉ mỉ. Đây chính là căn cứ để tính lương cho công nhân, nếu ta làm tốt ở khâu này sẽ giúp ta giảm tối thiểu chi phí thừa không cần thiết. Định mức lao động được xây dựng theo từng công việc, với bộ phận đứng máy có định mức riêng, bộ phận phục vụ có định mức riêng. Đối với bộ phận đứng máy do máy móc của nhà máy chưa đồng bộ nên cần phải chi tiết đến từng máy. Hiện nay định mức lao động của nhà máy được xây dựng khá tốt, nhưng phương hướng vẫn phải luôn luôn hoàn thiện hệ thống định mức, theo dõi sát các biến động về máy móc. .. Để từ đó thay đổi định mức cho phù hợp. Thứ hai, để tránh tình trạng người lao động chạy theo năng suất không quan tâm đến việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, nhà máy nên đa dạng hoá hình thức thưởng và phạt. Hiện nhà máy xét thưởng chỉ dựa trên các chỉ tiêu mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất. Nhà máy nên đưa thêm các chỉ tiêu thưởng như : + Chỉ tiêu thưởng tiết kiệm nguyên vật liệu + Chỉ tiêu xét thưởng : hoàn thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiêu về tiết kiệm vật tư. + Điều kiện xét thưởng : tiết kiệm vật tư nhưng phải đảm bảo qui phạm kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, an toàn lao động. Làm tốt công tác thống kê hạch toán số lượng và giá trị vật tư tiết kiệm được. Ngoài ra còn xây dựng qui chế phạt. Phạt do không hoàn thành kế hoạch được giao, phạt do chất lượng hàng chưa đủ tiêu chuẩn, phạt vì sử dụng lãng phí nguyên vật liệu. Thứ ba, bên cạnh định mức nhà máy nên xây dựng đơn giá tiền lương, xác định các hình thức tính lương và phân chia lương tuỳ theo đặc điểm từng bộ phận trong nhà máy. Đối với mỗi hình thức đều có ưu nhược điểm riêng cần phải đưa ra các biện pháp để phát huy hết ưu điểm và hạn chế tới mức tối đa các nhược điểm. Để gắn chặt người lao động với kết quả sản xuất hơn, có thể xây dựng một công thức tính gắn với lượng sản phẩm tiêu thụ. Mức lương làm căn cứ để tính lương không phải là lương cấp bậc công nhân mà phải là lương cấp bậc công việc. 2.2 Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán một cách có hiệu quả hơn. Với các tính năng ưu việt như độ nhanh, độ chính xác cao, khối lượng tính toán lớn, bộ nhớ phong phú, dễ trao đổi với ngoại vi, máy vi tính cho phép lưu trữ, xử lý và tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng chính xác, giảm đáng kể khối lượng sổ sách lưu trữ. Đồng thời cho phép nối mạng để trở thành hệ thống trao đổi và xử lý thông tin, khắc phục được các nhược điểm của công tác hạch toán kế toán như ghi chép trùng lắp, sổ sách nhiều khó kiểm tra đối chiếu vẫn đảm bảo phân công lao động trong bộ máy kế toán không gây lãng phí lao động do công việc chồng chéo. Thay thế hình thức nhật ký chứng từ bằng một hình thức sổ thích hợp hơn. Với qui mô như nhà máy thì có thể áp dụng một trong hai hình thức nhật ký chung hay chứng từ ghi sổ. Mỗi hình thức này khi áp dụng vẫn còn một số nhược điểm riêng cần khắc phục. Hình thức chứng từ ghi sổ có nhược điểm là ghi chép trùng lặp làm tăng số lượng ghi chép chung dẫn đến dễ nhầm lẫn và phải thường xuyên kiểm tra đối chiếu nhất là cuối tháng. Nếu có sai sót phải sửa ở nhiều sổ. Số lượng công việc nhiều nên thường chậm trễ khi lập báo cáo và tính toán các chỉ tiêu hàng ngày. Còn hình thức nhật ký chung thì do ghi chép trùng lặp nên khi vào sổ cái phải loại trừ các số trùng lặp. Theo hình thức nhật ký chung thì trình tự công việc được thực hiện như sau : Hàng ngày khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán xử lý chứng từ gốc, kiểm tra sau đó vào sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt, sổ chi tiết nếu như cần theo dõi trên máy vi tính của mình. Tại một thời điểm muốn xem sổ thì bất kỳ máy vi tính nào đều có đầy đủ các thông tin thuộc phần hành xảy ra trước đó vì máy được nối mạng. Sau đó kế toán vào sổ cái tài khoản mình theo dõi. Trên sổ cái này có các thông tin có thể đối chiếu với phần hành chi tiết ở bảng tổng hợp chi tiết. Cuối tháng căn cứa vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính. Nên nối mạng các máy vi tính để tận dụng được hiệu của máy nối mạng sẽ giúp cho kế toán lương vẫn ở trong phòng kế toán nhưng có thể kiểm tra việc làm kế toán lương tại các phân xưởng tiết kiệm được thời gian tiện cho việc so sánh đối chiếu. Tổ chức đào tạo cho các kế toán viên về máy vi tính. Yêu cầu các kế toán viên phải am hiểu về máy vi tính đủ để sử dụng thành thạo các phần mềm được cài đặt, giảm tối thiểu công việc thủ công tiến tới tự động hoá việc làm công tác kế toán trên máy. Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay vì chưa thể nối mạng vi tính được và cũng chưa thể thay đổi hình thức nhật ký chứng từ, cần phải có những biện pháp thích hợp để cải tiến công tác kế toán trong khi vẫn phải thực hiện theo hình thức cũ và ngoài ra hệ thống sổ sách kế toán cũng phải chuẩn hoá theo yêu cầu của bộ tài chính, đồng thời phải ghi chép sổ sách một cách minh bạch dễ hiểu để tiện cho công việc kiểm tra. Kết luận Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong các doanh nghiệp sản xuất như nhà máy thuốc lá Thăng Long, vai trò của người lao động ngày càng có vai trò quan trọng. Đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay, khi mà hoạt động sản xuất đã tiến tới tự động hoá gần như hoàn toàn. Để phát huy sức mạnh và vai trò của con người thì phải quan tâm đến lợi ích của họ. Trong các doanh nghiệp, lợi ích này thể hiện dưới dạng tiền lương. Vì vậy, có thể nói công tác kế toán tiền lương và quản lý quĩ lương sao cho hợp lý, hiệu quả, đảm bảo tính công bằng cho người lao động là một vấn đề hết sức quan trọng góp phần nâng cao hiêụ quả hoạt động của doanh nghiệp. Công tác kế toán tiền lương đã và đang ngày một hoàn thiện cho phù hợp với ngành nghề kinh doanh, đồng thời áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào các lĩnh vực kế toán. .. Song, trong điều kiện hiện nay công tác kế toán lương, các khoản trích theo lương và quản lý quĩ tiền lương tại các doanh nghiệp sản xuất, cụ thể là tại nhà máy thuốc lá Thăng Long còn nhiều tồn tại cần phải được khắc phục. Trong điều kiện có hạn, em xin mạnh dạn nêu ra một số giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại vướng mắc nêu trên với hy vọng đóng góp công sức trong việc hoàn thiện công tác kế toán tăng hiệu quả hoạt động ở các doanh nghiệp sản xuất. Hà Nội, ngày... tháng... năm 2002