Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá, và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH thương mại Thanh Nam

ng cho văn phòng * Phương thức tiêu thụ hàng ở Công ty Thanh Nam: Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam là một Công ty kinh doanh thương mại với nhiều mặt hàng và chủng loại phong phú, với số lượng lớn vì vậy việc tiêu thu hàng hoá được hay không có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự sống còn của Công ty. Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Công ty đã áp dụng một số hình thức tiêu thu như sau: Bán buôn, bán lẻ, bán gửi qua đường bưu điện I.3.1. Bán buôn Đặc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hoá được bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông: Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh là tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết phòng kế toán của Công ty lập hoá đơn( GTGT) , MS 01- GTKT - 3LL. Hoá đơn được lập thành ba liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao người mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng được lập thành ba liên. Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn( GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiền hàng. Khi kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT mà người mua thanh toán kế toán thu chi TM và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu cho một liên phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết ba liên phiếu thu sau đó xé một liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán hàng hoá đã hoàn tất . Cân đối với phiếu xuất kho kế toán cũng ghi ba liên . Liên một lưu tại cuống , liên hai giao cho thủ kho giữ , liên ba dùng để lưu hành nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đường . Trong phương thức bán buôn có hai hình thức: Bán buôn qua kho : theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho người mua. Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất do phòng kế toán lập đến kho để nhận hàng. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Việc thanh toán hàng có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc. Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty cử người ở phòng kinh doanh đi đến cảng hoặc sân bay để nhận hàng sau đó làm thủ tục nhận hàng, khi thủ tục nhận hàng đã xong phòng kế toán lập hoá đơn GTGT gồm ba liên sau đó xé liên hai và ba giao cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang hoá đơn tới người mua hàng đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã có HĐ GTGT cho người mua ( không qua kho ). Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua nhận đủ hàng ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc thanh toán tiền hàng có thể bằng séc, TM, ngân phiếu hoặc chuyển khoản. I.3. 2. Bán lẻ: Hình thức bán lẻ được áp dụng tại văn phòng Công ty và tại kho (Chùa Bộc). Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT. Trường hợp nếu bán lẻ tại Công ty thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT lấy đầy đủ chữ ký của người mua, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng sau đó dựa vào HĐ GTGT kế toán thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hoá đơn ( nếu KH trả hết một lần ). Trường hợp bán lẻ nhưng khách yêu cầu mang hàng tới tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao cho người mang hàng 2 liên: Liên 2( liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (liên xanh ) có giá trị để thanh toán. Sau khi đã giao hàng và thu tiền song, người được phân công đi giao hàng có trách nhiệm nộp số tiền đó cho phòng kế toán kèm hoá đơn GTGT ( liên 3 - liên xanh). I.3.3. Phương thức bán buôn qua đường bưu điện. Theo phương thức này sau khi nhập khẩu một số lô hàng nào đó về Công ty gửi các thư chào hàng, có thể bằng điện thoại, Fax tới các tỉnh, TP nơi có các khách hàng mua buôn. Khi một Công ty, cửa hàng nào đó có nhu cầu về một mặt hàng nào đó có thể gọi điện cho Công ty để cùng thoả thuận về mặt hàng hoá, chất lượng và giá cả. Nếu những thương lượng đó được thoả thuận giữa hai bên (có thể 3 bên ) tiến hành lập các hợp đồng mua bán. Dựa vào hợp dồng mua bán, kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho sau đó, phòng kinh doanh mang hàng đi gửi ( có thể gửi qua đường tàu, đường hàng không…) tới địa chỉ của khách hàng mua buôn. Việc thanh toán cũng phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên có thể bằng tiền mặt cũng có thể bằng chuyển khoản. Thông thường số tiền mà bên mua thanh toán đợt một bằng 95% giá trị của hợp đồng mua bán, số còn lại sẽ trả sau. - Phương hướng và kế hoạch trong thời gian tới . +Mở rộng nhập khẩu máy photocopy cung cấp cho các đơn vị có nhu cầu . +Nhập khẩu bột mực, từ phục vụ cho gia công, đóng gói mực từ tại Công ty. +Thúc đẩy và phát triển việc gia công, đóng gói các loại mực, từ tại Công ty nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường . +Sửa chữa, tân trang máy photocopy cũ để cung cấp cho khách hàng. Phát triển kinh doanh bán lẻ máy photocopy và một số máy thiết bị văn phòng, khác với mục tiêu không chào bán hàng phá giá thị trường nhằm chiếm lĩnh thị trường. I.4. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH - Thương mại Thanh Nam. I.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán ở công ty Thanh Nam được tổ chức theo hình thức tập trung. Mọi công việc kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán ( chịu sự kiểm soát của kế toán trưởng). Không tổ chức ở các bộ phận kế toán riêng mà chỉ phân công công việc cho kế toán viên tạo điều kiện kiểm tra, kiểm soát, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty. Kế toán trưởng Kế toán hàng hoá Kế toán tổng hợp Kế toán kiêm Thủ quĩ Kế toán công nợ Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty thanh nnnnam Đứng đầu bộ máy kế toán là Kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công tác tài chính kế toán của Công ty, tổ chức thiết lập các văn bản, biểu mẫu báo cáo tài chính, tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, lập kế hoạch tài chính tín dụng, kế hoạch chi phí kinh doanh, giải quyết quan hệ về tài chính, tín dụng với các đơn vị liên quan, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc. - Kế toán hàng hoá: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, tình hình bán hàng, tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp. - Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi phần thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, tài sản cố định, tập hợp chi phí toàn doanh nghiệp và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán kiêm thủ quĩ: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để thu hoạch chi tiền mặt. Thủ quĩ ghi phần thu, chi tiền mặt vào cuối ngày và đối chiếu với số liệu của kế toán thanh toán tiền mặt. Ngoài ra còn làm công việc kế toán. - Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ và cung cấp thông tin về tình hình công nợ của Công ty một cách nhanh chóng và chính xác. Toàn nhân viên của phòng kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng. I.4.2. Chứng từ áp dụng. Chứng từ ở Công ty sử dụng là bộ chứng từ do bộ tài chính phát hành như phiếu thu ,phiếu chi , phiếu xuất kho ,phiếu nhập kho ,hoá đơn bán hàng ,hoá đơn GTGT… I.4.3. Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty áp dụng : Hệ thống tài khoản kế toán của Công ty áp dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141 TC-QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ tài chính và các tài khoản ở Thông tư 100 do Bộ tài chính ban hành về việc hướng dẫn thực hiện luật thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp. I.4.4. Hệ thống sổ sách. Hình thức sổ sách kế toán của Công ty áp dụng là hình thức “chứng từ ghi sổ” và được thực hiện ghi chép trên máy vi tính. Hàng ngày từ các chứng từ gốc kế toán sẽ nhập số liệu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự động sử lý số liệu và đưa vào sổ kế toán có liên quan như bảng kê, sổ thẻ chi tiết … Từ các chứng từ đó máy sẽ ghi vào sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, sau đó máy sẽ lập bảng cân đối phát sinh và lên báo cáo kế toán. Để đề phòng sự cố máy tính, kết hợp kế toán thủ công, sau khi tập hợp chứng từ vào máy, hàng ngày cho in số liệu, tập hợp bảng kê, sổ chi tiết, từ đó đưa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối phát sinh, cuối quý lên báo cáo tài chính. Sơ đồ 15: Sơ đồ tổ chức ghi sổ của công ty Chứng từ gốc Bảng kê Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ thẻ kế toán chi tiết : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Nhìn vào sơ đồ ta thấy kế toán Công ty Thanh Nam có một số thiếu sót khi sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và những thiếu sót này em xin đưa ra một số nhận xét và kiến nghị ở phần III của chuyên đề này. II. Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ . II.1. Tổ chức công tác kế toán bán hàng ở Công ty TNHH Thanh Nam. Như phần trên đã nêu ( Tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty Thanh Nam) việc bán hàng của Công ty Thanh Nam chủ yếu được tổ chức thực hiện trên 3 phương thức: Bán buôn, bán lẻ, bán qua đường bưu điện. Tuỳ vào từng phương thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng( tiêu thụ) cũng khác nhau. Mặt khác, hàng tháng quá trình tiêu thụ cũng không giống nhau việc tiêu thụ diễn ra không được đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều tháng ít. Đó là điều tất nhiên. Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán buôn. Khi Công ty nhập khẩu một lô hàng nào đó khi hàng đã về tới kho hoặc hàng đang đi đường về bộ phận bán hàng của Công ty sẽ gửi thư chào hàng (có thể trực tiếp gọi điện thoại) tới các khách mua buôn của Công ty. Qua việc trao đổi về nhu cầu mua bán của hai bên. Trên cơ sở đơn hỏi hàng và thư chào hàng của Công ty đưa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng( hợp đồng mua bán) , căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hay đơn đặt hàng đã được phê duyệt bởi Giám đốc, phòng kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số 2) vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán.Hoá đơn gía trị gia tăng được lập làm 3 liên (đè giấy than viết 1 lần) : Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày. Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua. Liên 3 : Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán. Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận được hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng được bán. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán. ở phòng kế toán: Sau khi nhận được chứng từ về tiêu thụ hàng hoá do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật tư đều được kế toán cho một mã riêng nên khi nhận được hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phải tra mã của mặt hàng được bán để nhập vào máy vi tính. Kế toán tiêu thụ sủ dụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu số 3, 4, 5) để theo dõi hàng hoá về số lương và giá trị. Ví dụ: Cụ thể: Ngày 5 Tháng 1 Năm 2002. Giữa Công ty Thanh Nam và Công ty VINEXAD có hợp đồng mua bán máy photo rich FT 5840, kèm mực, từ và DevelopmentUnit với giá bán 56 896 364đ chưa thuế (thuế VAT 10%) . Theo như hợp đồng ký kết giữa hai bên, Công ty VINEXAD sẽ thanh toán cho Công ty Thanh Nam theo hình thức tiền mặt .Do vậy căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn GTGT kế toán hàng hoá hạch toán như sau: Nợ TK 632: 46 227 615đ Có Tk 156: 46 227 615đ Đồng thời ghi: Nợ TK 131: 62 586 000đ Có TK 511: 56 896 364đ Có TK 33311: 5 689 636đ Do hàng ngày phát sinh nhiều các nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theo dõi cộng nợ phaỉ thu, phải trả kế toán Công ty sử dụng TK131 – “Phải thu của khách hàng” và TK 331 – “ Phải trả cho người bán”. Do đó tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến thu tiền hàng kế toán đều phản ánh qua Nợ TK 131, khi sự phát sinh nghiệp vụ thu tiền thì kế toán mới phản ánh bên có TK131. Theo ví dụ trên. Cũng trong ngày 5/1/2002 Công ty nhận được tiền do Công ty VINEXAD trả tiền hàng. Khi đó kế toán thu chi tiền mặt lập phiếu thu hàng. Căn cứ vào phiếu thu ngày 5/1/2002, kế toán công nợ ghi định khoản: Nợ TK 1111: 62 586 000đ Có TK 131: 62 586 000đ Biểu số 2 Hoá đơn ( GTGT) Liên 3: (Dùng để thanh toán) Ngày 5 tháng 1 năm 2002 N0 081774 Đơn vị bán hàng : Công Ty Thương Mại Thanh Nam Địa chỉ: 267 - chùa bộc – hà nội Điện thoại: 5634688. MS: 0100954306-1 Họ, tên người mua:…… Đơn vị: Công Ty VIEXAD Địa chỉ: Số 9 Đinh Lễ – HN Hình thức TT: CK . MS: 010018007 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVtính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Máy photo ricoh FT5840 Kèm:+ Mực, từ + DevelopmentUnit Chiếc Bộ Chiếc 01 01 01 56 896 364 56 896 364 Cộng tiền hàng: 56 896 364 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 5 689 636 Tổng cộng tiền thanh toán: 62 586 000đ Số tiền viế bằng chữ: Sáu hai triệu năm trăm tám sáu ngàn đồng chẵn ./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ, tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Biểu số 5 Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 511 - "Doanh thu bán hàng" Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có 02/1 HĐ 81772 Bán máy type 3 ( Chị Nga ) 131 110 000 04/1 HĐ 81773 Bán mực PT 420 ( Chị Ngọc ) 131 120 000 05/1 HĐ 81774 Bán máy photo ricoh FT5840, kèm mực, từ (CT VINEXAD) 131 56 896 364 08/1 HĐ 81775 Bán máyđóngsáchDSBN0 (Nguyễn Ngọc Thắng) 131 1 600 000 10/1 HĐ 81776 Bán mực điện UPS 500 ( Chi Cục Thuế Hà Tây ) 131 1 322 182 ……. ……….. …………………………… …… ……….. ……. 31/1 HĐ 81791 Bán mực PT 450l ( Công Ty Siêu Thanh HN) 131 29 336 460 Cộng phát sinh 1 509 749 916 1 509 749 916 Số dư cuối kỳ 0 Lập, Ngày....Tháng....Năm .... Người ghi sổ ã Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán lẻ. Theo phương thức này viêc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Công ty, và thường khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lượng và giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thường không lớn. Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi điện trực tiếp tới phòng kinh doanh của công ty về việc mua một loại hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòng kế toán sẽ viết HĐGTGT và xé 2 liên( liên 2 và liên 3) cho người giao hàng( thường là nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu người mua hàng ký vào để thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn. Ví dụ: Ngày 16/1/2002 Công ty công trình giao thông 246 tới văn phòng của công ty xem hàng và đã mua 01 máy in LBP 800. Đơn giá 4.303.636 đ( chưa VAT) kèm mega data. printer cabble. Công ty công trình giao thông đồng ý mua và sẽ thanh toán bằng tiền mặt. Khi đó kế toán hàng hoá lập định khoản: Nợ TK 632: 3 839 400đ Có TK 156: 3 839 400đ Và kế toán công nợ lập định khoản: Nợ TK131: 4 734 000đ Có TK 511: 4 303 636đ Có TK 33311: 430 364đ Tới ngày 17/1/2002 khách hàng thanh toán tiền máy in căn cứ vào phiếu thu số 17 ngày 17/1 kế toán công nợ ghi: Nợ TK : 1111 4 734 000đ Có TK: 131 4 734 000đ ã Tiêu thụ theo phương thức gửi qua đường bưu điện . Phương thức này thường phát sinh với những khách hàng buôn hay bạn hàng quen thuộc của Công ty, đã có sự tin cậy và hiểu biết về nhau. Trong trường hợp các khách hàng của Công ty đều là khách hàng ở Thành Phố Hồ Chi Minh, TP Đã Nẵng… Ví dụ như: Công ty Lập Thanh, Công ty Đông Phú. Ví dụ : Ngày 16/1/2002 Công ty Thiên Phú đã mua của Công ty Thanh Nam 01 máy photo FT 5640 với đơn giá 36.340.000đ.Theo như thường lệ Công ty Thanh Nam sẽ viết hoá đơn ( GTGT) sau đó xé liên 2 gửi kèm hàng hoá vào cho Công ty Đông Phú, việc chuyển hàng này thực hiện bởi nhân viên phòng kinh doanh. Hàng sẽ được đóng hộp sau đó chuyển ra ga Hà Nội và gửi vào Công ty Đông Phú. Về hình thức thanh toán: Công ty Đông Phú sẽ thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ máy FT 5640 kế toán hàng hoá lập định khoản sau: Nợ TK 632: 35 312 420đ Có TK 156: 35 314 420đ Đồng thời kế toán công nợ lập định khoản: Nợ TK 131: 39 974 000đ Có TK 511: 36 340 000đ Có TK 33311: 3 634 000đ Khi phát sinh một nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nào đó kế toán hàng hoá đều viết hoá đơn ( GTGT) để phản ánh doanh thu của số hàng đã xuất bán. Hoá đơn ( GTGT) sẽ được làm căn cứ để cuối tháng kế toán lên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Trên bảng kê này mỗi khách hàng được ghi trên một dòng bảng kê. Mục đích của việc lập bảng kê chứng từ dịch vụ hàng hoá bán ra là nhằm quyết toán thuế ( GTGT) đầu ra và thuế (GTGT) đầu vào. Cụ thể: Vào ngày31/1/2002 để phục vụ cho công việc quyết toán thuế GTGT kế toán công ty đã lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra như sau: ( Kèm theo tờ khai, Thuế GTGT). Biểu số 6, 7, 8. Việc tiêu thụ hàng hoá cuả Công ty có thể thu được tiền ngay cũng có thể khách hàng chấp nhận nợ, vì vậy để việc theo dõi công nợ với người mua được chính xác, kế toán Công ty Thanh Nam đã sử dụng TK 131 – “ Phải thu của khách hàng” để theo dõi công nợ. Điều này có nghĩa là mọi nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải thu đều được thể hiện qua TK 131. Để phục vụ cho việc cung cấp thông tin về công nợ một cách nhanh chóng, chính xác, kế toán công ty còn sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết TK 131, bảng tổng hợp TK 131. Biểu số 7 cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - tự do - hạnh phúc *********** tờ khai thuế giá trị gia tăng Tháng 1 Năm 2002 (Dùng cho cơ sở tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ) Mã số: 0100954306 - 1 Tên cơ sở: công ty thương mại thanh nam Địa chỉ: 267 chùa bộc – TP Hà Nội Đơn vị tính: đồng VN STT Chỉ tiêu kê khai Doanh số (chưa thuế GTGT) Thuế GTGT 1 2 3 4 1 2 a b c d 3 4 5 6 7 a b 8 9 10 Hàng hoá dịch vụ bán ra Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT Hàng hoá xuất khẩu thuế xuất( 0%) Hàng hoá dịch vụ thuế xuất(5%) Hàng hoá dịch vụ thuế xuất(10%) Hàng hoá dịch vụ thuế xuất( 20%) Hàng hoá dịch vụ mua vào Thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ mua vào Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT phải nộp( + ) hoặc thoái( - ) trong kỳ( Tiền thuế 2-5) Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua Nộp thiếu Nộp thừa hoặc chưa được khấu trừ Thuế GTGT đã nộp trong tháng Thuế GTGT đã được hoàn trả trong tháng Thuế GTGT phải nộp tháng này 1 509 749 916 150 820 340 1 509 749 916 150 820 340 100 704 694 9 915 818 1 709 045 222 140 904 522 1 345 586 869 108 102 907 108 102 907 42 717 433 32 975 418 32 975 286 42 717 565 Số tiền thuế phải nộp (Ghi bằng chữ) : Bốn mười hai triệu bảy trăm mười bảy ngàn, năm trăm sáu năm đồng. Xin cam đoan số liệu trên đây là đúng, nếu sai tôi chịu trách nhiệm trước pháp luật. Hà Nội, ngày 5 tháng2 năm 2002 Biểu số 8 Bảng báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 STT Mã vật tư Tên vật tư Đvt SL Tiền vốn Doanh thu 1 DUNIT Deverlopmen Unit Cái 1.0 6 403 000 6 474 000 2 FAXRICOH 570 Máy fax ricoh 570 Cái 2.0 4 494 028 7 592 000 3 FAXRICOH 580 Máy fax ricoh 580 Cái 2.0 5 617 535 4 FT4615 Máy photo FT 4615 Cái 9.0 134 858 133 152 468 955 5 FT5632 Máy phot FT 5632 Cái 7.0 221 973 761 228 125 673 6 FT5640 Máy photo FT 5640 Cái 1.0 35 312 420 36 340 000 7 FT5840 Máy photo FT 5840 Cái 1.0 46 227 651 56 896 364 8 FT7950 Máy photo FT 7950 Cái 1.0 112 036 678 188 890 000 9 LBP800 Máyin laser LBP800 Canon Cái 1.0 3 839 400 4 303 636 10 MDSDSB Máy đóng sách DSB No Cái 1.0 4.91.900 1 600 000 11 MUC320 Mực photo 320 ống 20 4 291 014 4 800 000 12 MUC810 Mực photo 810 ống 29 35 945 212 38 077 000 .... ....... Tổng cộng: 1 345 145 759 1 509 749 916 Ngày.... Tháng.... Năm ..... II.2. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Thanh Nam. II.2.1. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hoá: Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ và đã xác định được doanh thu thì để phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng hoá kế toán sử dụng TK5111. Tài khoản 511 được chia làm 3 tiểu khoản như sau: TK 5111: Doanh thu tiêu thụ hàng hoá. TK 5112: Doanh thu tiêu thụ thành phẩm. TK 5113: Doanh thu của dich vụ . Để theo dõi doanh thu tiêu thụ thì kế toán Công ty sử dụng số chi tiết tài khoản, báo cáo chi tiết bán hàng, sổ cái tài khoản. Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nên doanh thu tiêu thụ không bao gồm thuế VAT. Ví dụ : Kết cấu của các sổ và báo cáo được thể hiện qua Biểu số 5, 9, 10. Số liệu tổng hợp của sổ cái TK511 sẽ được sử dụng để xác địng kết quả kinh doanh trong tháng. II.2.2. Kế toán giá vốn hàng hoá . Để tổng hợp giá vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số lượng và ghi trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn của hàng hoá để xác định giá vốn của số hàng đã xuất kho. Giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ được tính theo giá trung bình hàng xuất kho: Giá trung bình = Giá trị thực tế tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế hàng nhập trong kỳ - Tồn cuối kỳ Trị giá vốn hàng xuất kho + Lượng thực tế nhập trong kỳ - Tồn cuối kỳ Giá vốn hàng xuất kho = Số lượng xuất kho * Giá trung bình Mọi chi phí phát sinh khi mua hàng được tính vào giá vốn hàng bán. Giá vốn của hàng đã tiêu thụ được dùng đẻ xác định lãi gộp của số hàng đã bán, để theo dõi giá vốn ngoài bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho của hàng hoá, kế toán Công ty Thanh Nam còn sử dụng sổ cái TK 632 và sổ chi tiết TK 632. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh như bán hàng hoá . Ví dụ : Ngày 16/1/2002 Công ty Thiên Phú đã mua của Công ty Thanh Nam 01 máy photo FT 5640 với đơn giá 36.340.000đ.Trong đó giá vốn hàng bán là: 35312420đ Kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 : 35312420 Có TK 156 : 35312420 vào sổ chi tiết TK 632 cuối tháng tiến hành ghi sổ cái. Kết cấu của các sổ này được thể hiện qua biểu sau: Biểu số 9: Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 632 - "Giá vốn hàng bán" Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có 02/1 HD81772 Bán máy type 3 ( Chị Nga ) 156 298 416 04/1 HĐ 81773 Bán mực PT 420 (Chị Ngọc) 1551 422 150 05/1 HĐ 81774 Bán máy FT 5840 Cty VINEXAD 156 52 630 651 08/1 HĐ 81775 Bán máy đóng sách DSB (N N Thắng) 156 3 219 900 10/1 HĐ 81776 Bán mực điện UPS 500 ( Chi CụcThuế Hà Tây ) 156 657 000 16/1 HĐ 8177 BánmáyphotoFT5640(T phú 156 35312420 …. ………. ………………………. …….. ……………. ………. 31/1 HĐ 81791 Bán mực PT 450l (Công Ty SThanh HN) 1552 27 380 464 Cộng phát sinh 1 345 145 759 1 345 145 759 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày.... Tháng.....Năm....... Biểu số 10 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 632 -" Giá vốn hàng bán" Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày: 31/01/2002 Dự nợ đầu kỳ: 0 CT ghi sổ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số PS nợ PS có 02/1 HĐA Thành phẩm-mực 402 1551 965415 06/1 HĐA Thành phẩm-mực 450 1552 27 380 464 12/1 HĐA Thành phẩm-mực 410 1555 8 837 464 31/1 HĐA Hàng hoá 156 1 207 963 600 31/1 PK3 Xác định kết quả KD 911 1 207 962 600 31/1 PK3 Xác định kết quả KD 911 37 183 159 Cộng phát sinh 1 345 145 759 1 345 145 759 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày.... tháng......năm..... Kế toán trưởng Người ghi sổ II.2.3. Kế toán chi phí bán hàng: Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm được thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong quá trình tiêu thụ hàng hoá Công ty Thanh Nam cũng vậy, để bán được hàng hoá Công ty thường phải chi ra các khoản chi phí được gọi là chi phí bán hàng. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 “chi phí bán hàng” trong TK này các chi phí như: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bao bì, chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ … Việc hạch toán chi phí bán hàng Công ty không sử dụng sổ chi tiết chi phí bán hàng mà khi có nghiệp vụ chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tập hợp chứng từ sau đó ghi vào sổ cái TK 641. Mọi chi phí bán hàng được tập hợp và phân bổ vào cuối mỗi tháng. Chi phí bán hàng được theo dõi theo từng chứng từ phát sinh và được kết chuyển sang TK 911 - "Xác định kết quả kinh doanh". Ví dụ: Tháng 1 năm 2002 Công ty có một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng như sau: Nợ TK 6417: 370 563đ Có TK 1123: 370 563đ - Tính ra tiền lương phải trả cho công nhân viên bán hàng: Nợ TK 6411: 6 078 000đ Có TK 334: 6 078 000đ - Chi tiền gửi hàng: Nợ TK 6418: 135 238đ Có TK 111: 135 238đ Cuối kỳ tập hợp chi phí bán hàng, phân bổ 100% cho hàng bán ra và được kết chuyển vào TK 911 - " Xác định kết quả kinh doanh". Nợ TK 911: 18 627 608đ Có TK 641: 18 627 608đ Để theo dõi chi phí bán hàng kế toán sử dụng sổ cái TK 641, kết cấu được thể hiện qua biểu sau: Biểu số 11 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 641 - Chi phí bán hàng Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày: 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 CT ghi sổ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số PS Nợ PS Có …… …… ……………….. …. ………. ……… 29/1 PC 1 Tiền mặt Việt Nam 1111 3 132 651 31/1 SP 1 Tiền VND gửi NHNT (001.1.00.026099.1) 112123 385 917 31/1 PK 3 Xác định kết quả kinh doanh 911 18 627 608 Cộng phát sinh 18 627 608 18 627 608 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày.... Tháng....Năm ...... Kế toán trưởng Người ghi sổ II.2.4. Kế toán chi phí quản lý. Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh có liên quan chung đến mọi hoạt động của Công ty, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên văn phòng, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí hội nghị, tiếp khách, khấu hao TSCĐ, chi phí điện nước … Các chi phí này được hạch toán vào TK642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”. Căn cứ vào chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ chi liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK642 và ghi sổ cái TK642. Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ và tập hợp 100% cho hàng còn lại và hàng bán ra vào cuối mỗi tháng , sau đó chi phí quản lý sẽ được kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả. Để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp , kế toán mở sổ theo dõi chi phí quản lý. Ví dụ: Trong tháng 1/2002 Công ty có các khoản chi phí quản lý như sau: - Lương phải trả cho bộ phận quản lý . Nợ TK 6421: 57 550 240đ Có TK 334: 57 550 240đ - Bảo hiểm xã hội phải trích theo lương. Nợ TK 6421: 15%* 57.550.240 = 7 542 500đ Có TK 338: 7 542 500đ - Chi phí đồ dùng văn phòng, khắc dấu, mua hoá đơn…cho công ty. Nợ TK 6423: 3 215 206đ Có TK 153: 3 215 206đ - Chi phí điện nước, điện thoại, Fax… phục vụ quản lý. Nợ TK 6427: 5 204 360đ Có TK 111: 5 204 360đ ………. Cuối kỳ tổng hợp chi phí quản lý và kết chuyển sang TK 911 - " Xác định kết quả kinh doanh" Nợ TK 911: 106 646 226đ Có TK 642: 106 646 226đ Biểu số 12 Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản: 642 - "chi phí quản lý doanh nghiệp" Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có 02/01 PC 2 Trả tiền vay thế ước ừ ngày 29/12/2001 đến ngày 1/1/2002 (Nhân Hàng VP Bank) 1111 113 333 05/01 PC 4 Chi trả tiền mua bộ ấm trà (ở sở kinh doanh nghệ thuật artgass) 1111 918 640 05/01 PC 5 Chi tiếp khách oá đơn 066018 (Nhà hàng 67- Sương Nguyệt ánh) 1111 2 530 000 05/01 PC 6 Chi tiền theo hoá đơn 066020 (Nhà hàng 67- Sương Nguyệt ánh) 1111 1 800 000 05/01 PC 7 Thanh toán tiền vé máy bay Ha Nội - Sài Gòn (Cụm hàng không Miền Bắc 1111 1 927 489 06/01 PC 14 Chi tiền mua một hộp đĩa mềm (H M Dung ) 1111 71 000 08/01 PC 22 Chi tiền mua thuốc lá (Nguyễn Kiêm Hữu) 1111 71 000 Cộng phát sinh 106 646 266 106 646 266 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày.... Tháng.....Năm .... Kế toán trưởng Người lập biểu Biểu số 13 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 642 - Chi phí quản ký doanh nghiệp Từ ngày: 01/01/2002 đến ngày: 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 CT ghi sổ Diễn giải TK đ/ư Số tiền Ngày Số PS Nợ PS Có 02/01 PC1 Tiền Việt Nam 1111 35 524 788 04/01 SP1 TiềnVNĐgửi VP Bank 11211 2 155 822 07/01 PK1 Chi phí trả trước 142 3 500 000 09/01 PK1 Công cụ, dụng cụ 153 3 215 206 13/01 PK1 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2141 3 237 288 15/01 PK1 Thuế môn bài 33382 1 400 000 ……. …. ………………… …. ……….. …….. 31/01 PK1 Phải trả công nhân viên 334 57 550 240 Cộng phát sinh 106 646 266 106 646 266 Dư nợ cuối kỳ 0 Lập, Ngày .... Tháng.....Năm ...... Kế toán trưởng Người ghi sổ ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) II.2.5. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ. Tại Công ty, xác định kết quả tiêu thụ của hàng đã tiêu thụ được thực hiện theo từng tháng. Hàng tháng căn cứ vào kết quả tiêu thụ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển sau: Kết chuyển doanh thu thuần (số liệu TK511) sang bên có TK911. Kết chuyển giá vốn hàng bán (số liệu TK632) sang bên nợ TK911. Kết chuyển chi phí hàng bán (số liệu TK641) sang bên nợ TK911. Kết chuyển chi phí QLDN (số liệu TK642) sang bên nợ TK911. Kết quả hoạt Doanh thu Trị giá vốn Chi phí BHcủa Chi phí QLDN = - - - của số động tiêu thụ thuần hàng xuất bán hàng đã bán hàng đã bán Việc xác định kết quả tiêu thụ được xác định như sau: Ví dụ: Tháng 1/2002 Công ty xác định kết quả tiêu thụ như sau: ( đơn vị tính:VND). - Kết chuyển giá vốn hàng đã tiêu thụ. NợTK 911: 1 345 145 759đ Có TK 632: 1 345 145 759đ - Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. NợTK 911: 18 627 608đ Có TK 642: 18 627 608đ - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. NợTK 911: 106 646 266đ Có TK 642: 106 646 266đ - Kết chuyển doanh thu thuần của số hàng đã tiêu thụ. Nợ TK 511: 1 509 749 916đ Có TK 911: 1 509 749 916đ - Xác định kết quả tiêu thụ. Nợ TK 911: 39 330 283đ Có TK 4212: 39 330 283đ Biểu số 14 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 911 - "Xác định kết quả kinh doanh" Từ ngày : 01/01/2002 đến ngày 31/01/2002 Dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS Nợ PS Có 31/1 pk3 Lãi năm nay 4212 47 018 850 31/1 pk3 Doanh thu bán hàng 511 1 509 749 916 31/1 pk3 Giá vốn hàng hoá 632 1 345 145 759 31/1 PK3 Chi phí bán hàng 641 18 627 608 31/1 pk3 Chi phí quản lý Doanh nghiệp 642 106 646 266 31/1 pk3 Thu nhập hoạt động tài chính 711 702 425 31/1 pk3 Các khoản thu nhập bất thường 721 6 986 142 Cộng phát sinh 1 517 438 483 1 517 438 483 Dư nợ cuối kỳ Lập, Ngày....... Tháng.....Năm..... Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) Phần thứ ba phương hướng hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH thương mại thanh nam III.1. đánh giá chung về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty thương mại thanh nam. III.1.1. Nhận xét chung. Trong những năm vừa qua, Công ty Thương Mại Thanh Nam đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bươc thăng trầm và nhiều biến động của thị trường. Tuy nhiên, Công ty Thanh Nam vẫn gặt hái được nhiều thành tích to lớn, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá. Doanh thu về tiêu thụ tăng đều qua các năm: Năm 2001 đạt 17.653.259.000đ Có được thành tích như trên, Công ty Thanh Nam đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thoả đáng đối với các khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra một nguồn cung cấp hàng hoá dồi dào và một thị trường tiêu thụ luôn ổn định. Ngoài ra, để có thể đạt được kết quả như trên phải có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của công ty, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán. Với cách bố trí công việc khoa học, hợp lý như hiện nay, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty Thanh Nam đã đi vào nề nếp và đã đạt được những hiệu quả nhất định. III.1.2. Đánh giá công tác tổ chức kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Thanh Nam. * Ưu điểm: Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Thương Mại Thanh Nam được tiến hành tương đối hoàn chỉnh. - Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu: + Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ . + Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ. + Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời. + Công ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào khâu lưu trữ. - Đối với công tác tổ chức hạch toán tổng hợp: + Kế toán đã áp dụng “ Hệ thống chế độ kế toán Doanh nghiệp” mới được Bộ tài chính ban hành. Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của Công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của Công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán. + Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì Công ty Thương Mại Thanh Nam là một Công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hoá nhiều không thể định kỳ mới tiến hành hạch toán Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ sách: + Công ty đã áp dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy nên đã giảm bớt khối lượng công việc ghi chép trên sổ sách, đảm bảo cung cấp số liệu nhanh chóng, chính xác. + Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên hình thức này cũng được kế toán Công ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm theo dõi một số loại tài khoản riêng, nhất định, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và kiểm tra, giúp cho kế toán trưởng nắm bắt được nhanh chóng các khoản mục phát sinh. Nói tóm lại, tổ chức hạch toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là nội dung quan trọng trong công tác kế toán hàng hoá của Công ty. Nó liên quan đến các khoản thu nhập thực tế và cần nộp cho Ngân Sách Nhà nước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của Công ty trong lưu thông. * Một số tồn tại cần khắc phục: Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ mà kế toán Công ty Thanh Nam đã đạt được, còn có những tồn tại mà Công ty Thanh Nam có khả năng cải tiến và cần hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty. Mặc dù về cơ bản, Công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá , tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nhưng Công ty vẫn còn có một số điểm nên khắc phục như sau: Thứ nhất: Công ty Thương Mại Thanh Nam là một Công ty kinh doanh thương mại, đặc biệt chủ yếu kinh doanh hàng xuất nhập khẩu, có nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, nhưng trong thực tế Công ty không sử dụng tài khoản 413 “ Chênh lệch tỷ giá “ và tài khoản 007 “ Nguyên tệ các loại “ để phản ánh. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hạch toán hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của các mặt hàng được thanh toán bằng ngoại tệ. Thứ hai: Công ty thường phân bổ chi phí bán hàngvà chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không xác định được chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp. Thứ ba: Do đặc điểm kinh doanh của Công ty Thanh Nam có một số khách trả chậm với số lượng tiền khá lớn nhưng Công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ. Thứ tư: Công ty Thanh Nam là một đơn vị kinh doanh thương mại, để tiến hành kinh doanh không nhiều trường hợp Công ty phải tiến hành mua hàng nhập kho sau đó mới đem đi tiêu thụ. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của hàng trong kho. Tuy nhiên kế toán công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. III.2. Một số ý kiến góp phần hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ. III.2.1. Sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Về trình tự ghi sổ kế toán thì kế toán Công ty Thanh Nam sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Nhưng trong thực tế kế toán Công ty lại không sử dụng Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, đây là một thiếu sót cần phải được khắc phục ngay, vì: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một sổ kế toán tổng hợp được ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Nó có tác dụng: + Quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái. + Mọi chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng. + Số hiệu của các chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng ( hoặc đầu năm ) đến cuối tháng ( hoặc cuối năm ), ngày tháng trên chứng từ ghi sổ được tính theo ngày ghi vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”. + Tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ bằng tổng số phát sinh bên nợ hoặc bên có của tất cả các tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối tài khoản ). Điều này giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu được chính xác và nhanh hơn Từ những tác dụng đã nêu trên, Công ty nên đưa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào để sử dụng cho phù hợp với hình thức mà kế toán sử dụng, nếu thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì không thể coi đó là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được trình bày như sau: Biểu số 15 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm........ Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng 1 2 3 1 2 3 Cộng Cộng tháng Luỹ kế từ đầu quý Ngày.....tháng......năm.... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 16 Chứng từ ghi sổ Số........... Ngày...... tháng......năm........ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có 1 2 3 4 5 Cộng: x x Kèm theo...........chứng từ gốc Người ghi sổ Kế toán trưởng III.2.2.Trích trước chi phí bảo hành Là một Công ty kinh doanh các loại máy văn phòng nên thường xuyên phát sinh các khoản chi phí bảo hành. Với khối lượng máy bán ra ngoài thị trường là rất lớn nên việc bảo hành cũng nhiều, việc bảo hành máy chỉ xảy ra khi khách hàng yêu cầu. Máy móc chỉ được bảo hành khi phát sinh các vấn đề về không bình thường: như hỏng, trục trặc kỹ thuật, và công ty cũng không thể đoán trước được bao giờ thì sẽ phải bảo hành, nó thường xảy ra một cách đột ngột. Chính vì vậy, với lượng máy bán ra trên thị trường lớn như vậy nếu Công ty không có kế hoạch trích trước chi phí bảo hành máy móc thì sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc xác định kết quả tiêu thụ một cách chính xác. Cụ thể có số liệu thống kê về các loại máy mà Công ty đã bán trong tháng 1/2002 như sau: Biểu số 17: Bảng thống kê các loại máy bán ra tháng 1 năm 2001 Tên máy móc Số lượng Đơn giá Thành tiền Máy đóng sách Máy photo ricoh FT 5840 Máy photo ricoh FT 4422 Máy photo ricoh FT 5640 Máy photo ricoh FT 5632 Máy photo ricoh FT 4615 Máy photo ricoh FT 4421 ......................................... 02 02 05 01 09 09 05 1.860.000 56.896.364 22.618.600 36.340.000 33.722.591 17.169.455 22.746.218 3.720.000 113.792.728 113.093.000 36.340.000 303.503.319 154.525.095 113.731.090 Tổng cộng 43 Như vậy, với số lượng máy móc tiêu thụ lớn Công ty cần phải trích trước chi phí bảo hành. Kế toán trích trước chi phí bảo hành sử dụng các tài khoản sau: TK 335 : Chi phí trả trước TK 641: Chi phí bán hàng ................... Đầu năm, căn cứ vào khả năng tiêu thụ hàng của Công ty, kế toán tiến hành trích trước chi phí bảo hành theo một tỷ lệ phần trăm được xác định: Tỷ lệ phần trăm này là tuỳ thuộc vào sự tính toán của kế toán Công ty.Ví dụ, với các mặt hàng có giá trị cao kế toán tiến hành trích trước chi phí bảo hành là 4% của giá vốn hàng xuất bán ( các loại máy photocopy Ricoh ), cũng có thể là 2% của giá vốn xuất ra ( như các loại máy vi tính, máy Fax, máy in ). Việc xác định tỷ lệ trích trước không phải đơn thuần là lấy bao nhiêu phần trăm của giá vốn hàng xuất bán cũng được mà nó còn phụ thuộc vào khả năng thu được lãi từ việc bán sản phẩm đó là bao nhiêu, từ đó mới tính toán và xác định tỷ lệ trích trước chi phí bảo hành. Khi đã tính toán được tỷ lệ trích trước kế toán tiến hành lập định khoản: Nợ TK 641: Theo tỷ lệ xác định Có TK 335: Khi phát sinh nghiệp vụ bảo hành máy móc, kế toán tiền hành phân bổ dần: Nợ TK 335 Có TK 1111,1112...... III.2.3. Sử dụng tỷ giá hạch toán trong thanh toán có dùng ngoại tệ: Công ty Thương Mại Thanh Nam là một công ty kinh doanh Thương Mại và XNK nên việc sử dụng ngoại tệ trong thanh toán là rất thường xuyên, tuy nhiên thực tế hiện nay kế toán Công ty không sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán ngoại tệ. Do vậy, khi xuất bán hàng nhập khẩu và được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng được xác định là tiêu thụ. Có TK 156 : Hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Nếu việc thanh toán không thu được tiền ngay thì kế toán ghi: Nợ TK 131 : Tổng số tiền phải thu của khách. Có TK 511 : Doanh thu theo tỷ giá thực tế. Có TK 33311 : Thuế GTGT phải nộp. Như ta đã biết tỷ giá ngoại tệ trên thị trường thường xuyên biến động, nếu việc thu tiền hàng không được thực hiện ngay thì kế toán sẽ tính sai kết quả tiêu thụ, từ đó phản ánh không đúng thực trạng tiêu thụ hàng hoá của Công ty. Do vậy, để theo dõi ngoại tệ và xác định kết quả tiêu thụ một cách chính xác kế toán của Công ty nên dùng tỷ giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. Ví dụ cụ thể: Ngày 7/2 Công ty Thanh Nam bán cho Công ty Lập Thanh 01 Máy Photo Ricoh FT 4422, 01 Máy Photo Ricoh FT 5640 . Tổng cộng số tiền phải thu là 7 960 USD . Tuy nhiên , việc thanh toán không được thực hiện ngay mà tới ngày 22/2 mới có giấy báo có của Ngân hàng về việc Công ty Lập Thanh thanh toán tiền hàng. Tỷ giá thực tế ngày 22/2 với 1 USD = Vậy nếu Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán thì số tiền mà Công ty thu được sẽ là : 7 960USD *15 200 VNĐ = 120 992 000 VNĐ. Còn nếu sử dụng tỷ giá thực tế thì số tiền thu được là: 7 960 USD * 15 100VNĐ = 120 196 000 VNĐ Số tiền chênh lệch là : 120 992 000đ - 120 196000đ = 796 000đ , vậy do không sử dụng tỷ giá hạch toán đã làm Công ty thất thu một khoản là :796 000 VNĐ. Nếu sử dụng tỷ giá hạch toán ,kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK131 :133 011 600đ Có TK511 : 120 196 000đ Có TK33311 : 12 019 600đ Có TK413 : 796 000đ Khi thu được tiền kế toán hạch toán : Nợ TK112 : 133 011 600đ Có TK131 : 133 011 600đ III.2.4. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng. Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì mỗi nhóm hàng có tính chất thương phẩm khác nhau, dung lượng chi phí quản lý doanh nghiệp có tính chất khác nhau , công dụng đối với từng nhóm hàng cũng khác nhau nên không thể sử dụng chung một tiêu thức phân bổ mà phải tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp. - Đối với các khoản chi phí bán hàng có thể phân bổ theo doanh số bán: - Tương tự ta sẽ có tiêu thức phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp theo doanh số bán như sau: Chi phí QLDN phân bổ cho nhóm hàng thứ i = Chi phí QLDN cần phân bổ x Doanh số bán nhóm hàng thứ i Tổng doanh số bán Khi phân bổ được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng, lô hàng tiêu thụ, ta sẽ xác định được kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, lô hàng theo công thức: Chi phí BH phân bổ cho hàng "i" nhóm hàng thứ "i" = Chi phí bán hàng cần phân bổ x Doanh số bán nhóm hàng thứ "i" Tổng doanh số bán III.2.5. Lập dự phòng phải thu khó đòi: Do phương thức bán hàng thực tế tại Công ty Thanh Nam có nhiều trường hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó, đôi khi việc thu tiền hàng gặp khó khăn và tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp. Vì vậy, Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. Để tính toán mức dự phòng phải thu khó đòi, Công ty cần đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm, trên cơ sở số thực nợ và tỷ lệ có khả năng khó đòi tính ra mức dự phòng nợ thất thu. Đối với các khoản nợ thất thu. Đối với các khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán Công ty một mặt tiến hành đòi nợ, mặt khác phải theo dõi ở TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý. Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 139 “ Dự phòng phải thu khó đòi” III.2.6. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Do hình thức kinh doanh thực tế tại Công ty Thương Mại Thanh Nam nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo. Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuên, liên tục của hàng hoá trong kho. Vì vậy, Công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ của kế toán của hàng tồn kho. Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán tiến hành trích lập dự phòng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho bị giảm giá,đồng thời cũng để phản ánh trị giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của Công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” III.2.7. Mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3. Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam là một Công ty kinh doanh nhiều loại hàng hoá, việc theo dõi hàng hoá chính xác là một yêu cầu hết sức quan trọng trong Công ty. Vì vậy , để việc theo dõi hàng hoá được thuận tiện hơn, dễ dàng hơn kế toán Công ty nên mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 với tài khoản theo dõi hàng hóa - TK 156 Ví dụ: Tài khoản 156 bao gồm hai tài khoản cấp 2: TK1561: Trị giá hàng mua. TK1562: Chi phí thu mua. Từ hai tài khoản cấp 2 này kế toán nên mở thêm các tài khoản cấp 3 nữa, như: TK15611: Các loại máy photocopy và linh kiện máy photocopy. + TK 15611.1 : Các loại máy photocopy + TK 15611.2 : Linh kiện máy photocopy TK15612: Các loại máy vi tính và linh kiện máy vi tính + TK15612.1 : Các loại máy vi tính + TK 15612.2 : Linh kiện máy vi tính TK 15613: Các loại mực + TK 1563.1 : Mực 420 + TK 1563.2 : Mực 410 .................. Tương tự, chi phí thu mua cũng được phân chia theo từng tiểu khoản như trị giá thu mua Ngoài ra, để đồng nhất với việc xác định kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, thì kế toán Công ty cũng nên phân chia tài khoản giá vốn như tài khoản hàng hoá, ví dụ cụ thể: TK 632 nên được phân thành: + TK 6321: Giá vốn của các loại máy photocopy + TK 6322: Giá vốn của các loại máy vi tính + TK 6323: Giá vốn của các loại mực ................. Kết luận Tiêu thụ hàng hoá có một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh đặc biệt trong ngành kinh doanh thương mại tiêu thụ hàng hoá quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp vì vậy tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả nói riêng là một phương thức quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là một công việc phức tạp lâu dài . Trong thời gian nghiên cứu và thực tế tại Công ty Thương mại Thanh Nam em đã đi sâu nghiên cứu một số vấn đề chủ yếu về cơ sở ly luận của tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Từ cơ sở lý luận đã nêu góp phần làm sáng tỏ hơn những tồn tại trong công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ phương hướng hoàn thiện. Đó là quá trình nghiên cứu được trình bày trên cơ sở lý luận cơ bản và đựơc vận dụng vào thực tế ở Công ty. Các nhận xét này mong góp một phần nhỏ vào hoàn thiện công tác kế toán của doanh nghiệp. Thời gian thực tập ở Công ty là cơ hội để em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế trong thời gian này. Em đã cố gắng học hỏi trao đổi kiến thức để hoàn thành chuyên đề với đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả ở Công ty TNHH Thương Mại Thanh Nam”. Tuy vậy trong bài viết này sẽ không tránh khỏi những sai sót qua cách trình bày và nhận xét vấn đề em mong được các thầy cô các cán bộ của Công ty thông cảm. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn: Thạc sĩ Tô Văn Nhật cùng các anh chị trong phòng tài chính kế toán của Công ty đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này . Tài liệu tham khảo 1/ Giáo trình kế toán tài chính TS Nguyễn Văn Công Nhà xuất bản Tài chính Năm 2000 2/ Giáo trình kế toán tài chính TS Đặng Thị Loan Nhà xuất bản Giáo dục Năm 2001 3/ Hệ thống tài khoản kế toán: Nhà xuất bản Tài chính Năm 1995 4/ Hệ thống sổ kế toán: Nhà xuất bản Tài chính Năm 1995 5/ Cùng một số tài liệu tham khảo khác Mục lục Tài liệu tham khảo