Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú

Căn cứ vào hoá đơn này, kế toán ghi sổ chi tiết doanh thu. Sổ chi tiết doanh thu của Công ty có mẫu như sau: xác định là bán hàng và ghi nhận doanh thu Công ty có thể đã thu được tiền hoặc chưa thu được. Vì vậy, để hạch toán doanh thu bán hàng kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 131: Phải thu khách hàng. - TK 511: Doanh thu bán thành phẩm. - TK 1111: Tiền mặt. - TK 1121: Tiền gửi ngân hàng. - TK 3331: Thuế GTGT phải nộp… + Sổ sách áp dụng trong kế toán doanh thu tiêu thụ tại Công ty: Để theo dõi doanh thu tiêu thụ, Công ty sử dụng các loại sổ sau: Sổ doanh thu Sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng (TK131). Tài khoản này mở theo dõi riêng từng khách hàng trong nước, không mở từng khách hàng nước ngoài vì nghiệp vụ xuất khẩu diễn ra ít, xuất khẩu lần nào thu tiền luôn lần đó. Sổ tổng hợp tài khoản 131 Sổ tổng hợp tiêu thụ và sổ tổng hợp phát sinh các tài khoản Sổ Cái TK 511, 531, 131 Báo cáo bán hàng… + Chứng từ kế toán: Chứng từ gốc chủ yếu được Công ty sử dụng trong kế toán doanh thu tiêu thụ là hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT vừa được dùng làm căn cứ ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan vừa được sử dụng làm phiếu xuất kho, là căn cứ hạch toán giảm thành phẩm trong kho đồng thời cũng là chứng từ cho khách vận chuyển trên đường, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ. Hoá đơn GTGT do kế toán tiêu thụ lập thanh 3 liên: Liên 1: Lưu Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Thủ kho giữ để lập thẻ kho. Sau khi khách hàng ký cả 3 liên, hoá đơn sẽ được chuyển cho kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký, kế toán giao cho khách hàng liên 2 và liên 3 để khách hàng xuống kho thành phẩm lấy hàng. Thủ kho căn cứ vào chứng từ này xuất kho theo đúng số lượng, chủng loại… và giữ lại liên 3. Đồng thời kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan đến quá trình bán hàng (hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có…) để nhập vào máy, phản ánh doanh thu, công nợ. * Quy trình nhập liệu hoá đơn GTGT vào máy được thực hiện như sau: Vào Menu bản hàng, tuỳ theo nghiệp vụ bán hàng phát sinh chọn Hoá đơn phù hợp. VD chọn “Hoá đơn GTGT, tiền VNĐ”, giao diện nhập liệu sẽ hiển thị: Các thông tin cần cập nhật: Ngày chứng từ: Ngày phát sinh hoá đơn (10/10/2007). - Số chứng từ: Là số hoá đơn cần nhập. Khi vào hoá đơn mới, FAST tự động đánh số tăng lên 1 số so với hoá đơn vào ngay trước đó. (VD: Số chứng từ: 089830). - Khách hàng: Nhập họ tên người mua. VD: Anh Nguyễn Mạnh Tuấn. - Mã khách hàng: Nhập mã đơn vị khách hàng bằng cách dùng phím F5 để hiển thị danh mục khách hàng và dùng phím dịch chuyển để tìm tên khách hàng cần nhập hoặc ấn phím Ctrl + F/G để tìm một nhóm ký tự, sau đó ấn Enter. VD: Ấn phím F5, dùng phím dịch chuyển chọn KH 19CB. Nếu đây là khách hàng mới, trước khi nhập mục này ta phải khai báo mã khách hàng mới này vào danh mục khách hàng bằng phím nóng F4. - Địa chỉ: Nhập địa chỉ của đơn vị khách hàng. VD: Số 19 Cửa Bắc- HN. Diễn giải: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. VD: Bán dây đồng mềm bọc PVC. Mã vật tư: Dùng để khai báo loại thành phẩm xuất kho. Công ty thực hiện mã hoá thành phẩm theo cách sau: Mã thành phẩm gồm hai phần, phần đầu sử dụng các chữ cái viết tắt thể hiện tên nhóm thành phẩm, phần hai gồm các chữ phản ánh chủng loại, thứ thành phẩm trong nhóm. VD: DĐM 0012: Dây đồng mềm bọc dẹt 2*(80/926)(106). Số lượng: Nhập số lượng thành phẩm xuất kho đem bán- nếu mặt hàng là dịch vụ thì bỏ qua trường này, chỉ nhập trường doanh thu. VD: Số lượng xuất bán dây đồng mềm bọc dẹt 2*(80/926)(106) là 2006 m. Giá vốn: Đơn giá thành phẩm xuất kho. Do Công ty sử dụng giá trung bình tháng, chọn loại chứng từ “Hoá đơn GTGT” nên không phải nhập trường này mà chương trình sẽ tự động cập nhật vào cuối tháng. Giá bán: Đơn giá bán- máy tự động tính và nhập trường Thành tiền. VD: Giá bán dây đồng mềm bọc dẹt 2*(80/926)(106) là 4.590,9 VNĐ TK Nợ/ TK Có: gồm 02 cặp TK. + TK Nợ 1 : TK công nợ hoặc tiền mặt… TK Có 1 : TK doanh thu + TK Nợ 2 : TK Giá vốn hàng bán TK Có 2 : TK thành phẩm Các TK phản ánh doanh thu, giá vốn thành phẩm đã được ngầm định trong danh mục tài khoản. - Số tiền chiết khấu: Căn cứ vào doanh thu bán hàng và tỷ lệ chiết khấu đã nhập, máy sẽ tự tính. - TS GTGT: Nhập thuế suất của hàng bán ra, mục này thường được ngầm định trong danh mục vật tư hàng hoá. - Hạn TT: Số ngày đến hạn phải thu tiền người mua. - Tổng số tiền thành toán: Mục này được máy ngầm định căn cứ vào tổng doanh thu và tiền thuế. Sau khi nhập tất cả các thông tin, đưa con trỏ đến nút Lưu và ấn Enter. Mẫu hoá đơn GTGT sử dụng trong kế toán tiêu thụ tại Công ty: Biểu 04. Ngoài ra, để hạch toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm, kế toán còn dựa vào phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng: - Giấy báo Có được ngân hàng gửi cho doanh nghiệp khi người mua chuyển trả tiền hàng qua tài khoản tiền gửi ngân hàng. - Phiếu thu được lập khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt. + Trình tự ghi sổ Căn cứ vào bảng giá cố định và hợp đồng kinh tế đã ký với người mua, khi nhận được phiếu báo giá của phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán doanh thu kiểm tra giá bán theo bảng giá hoặc theo hợp đồng xem có đúng không. Nếu thấy đúng thì phòng tài vụ xuất hoá đơn GTGT cho khách hàng. Nếu thấy ghi giá sai thì phải điều chỉnh lại cho đúng. Hàng ngày sau khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng sẽ được ghi trực tiếp vào hoá đơn GTGT. Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan đến quá trình bán hàng (hoá đơn GTGT, phiếu thu…) để nhập máy như đã trình bày quy trình nhập liệu hoá đơn GTGT ở trên. - Trường hợp khách hàng thanh toán ngay thì trên hoá đơn GTGT dòng “hình thức thanh toán” ghi “đã thu tiền”. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán sẽ lập phiếu thu thành 2 liên: Liên 1: Lưu tại quyển chứng từ của phòng kế toán. Liên 2: Thủ quỹ chuyển cho kế toán tổng hợp (kiêm kế toán thanh toán) Mẫu phiếu thu: Biểu 05 : Công ty TNHH NN 1 TV Cơ Điện Trần Phú. PHIẾU THU Quyển số: 30 Ngày 06 tháng 10 năm 2007 SCT : 10136 Nợ TK : Có TK : Họ tên người nộp tiền : Bà Nguyễn Thị Tám Địa chỉ : Công ty TNHH thương mại và sản xuất Ba Tám Lý do nộp : Mua dây đồng bọc dẹt Số tiền : 523.000.000 VN Đ (Viết bằng chữ) : Năm trăm hai mươi ba triệu sáu trăm ngàn đồng. Kèm theo 01 chứng từ gốc. Kế toán trưởng Người nộp tiền Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, khi nhận được lệnh trả tiền hàng từ TK của người mua chuyển sang thì Công ty sẽ nhận được giấy báo Có của ngân hàng. Mẫu giấy báo Có: Biểu 06: Ngân hàng Công Thương Hà Nội Chi nhánh: Hoàn Kiếm Địa chỉ: Số 10- Lê Lai. GIẤY BÁO CÓ Ngày: 06/10/2007 Kính gửi: Công ty TNHH NN 1 TV Cơ Điện Trần Phú. Hôm nay, chúng tôi xin báo đã ghi Có TK của Công ty số: 1020100000.73116 số tiền như sau: Chi tiết Số tiền Nhà máy điện Phả Lại (ĐPL) trả tiền mua dây và cáp đồng 984.302.000 Ngân hàng Công Thương Hà Nội Chi nhánh Hoàn Kiếm - Trường hợp mua theo phương thức trả chậm thì dòng “hình thức thanh toán” của hoá đơn GTGT ghi “thanh toán chậm” và kế toán hạch toán số tiền phải thu này vào TK131. Các thủ tục khác tương tự trường hợp thanh toán ngay. Việc hạch toán doanh thu trong trường hợp khách hàng trả chậm là vô cùng quan trọng bởi nó chi phối rất lớn đến lượng vốn lưu động cũng như các tỷ suất tài chính phản ánh hiệu quả kinh doanh của Công ty. Vì thế doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm đến vấn đề này, đặc biệt là công tác hạch toán các khoản phải thu khách hàng phải rõ ràng, tránh những sai sót xảy ra. Tại Công ty Cơ Điện Trần Phú đã rất chú trọng vấn đề này. Việc hạch toán khoản phải thu khách hàng được tiến hành hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu + Các khoản giảm trừ doanh thu: Các khoản giảm trừ doanh thu của Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú chỉ có hàng bán bị trả lại. Sở dĩ như vậy bởi vì khách hàng chủ yếu của Công ty là các đại lý bán buôn, các công ty lớn, mỗi lần mua với số lượng lớn, giá trị hàng bán nhiều, giá theo quy định của Công ty đã thoả thuận sẵn trong hợp đồng, chiết khấu đã được trừ ngay trong hoá đơn GTGT. Do đó không có khoản chiết khấu thương mại. Mặt khác sản phẩm của Công ty được sản xuất bởi đội ngũ công nhân có trình độ tay nghề cao, dây chuyền thiết bị hiện đại, có bộ phận KCS kiểm tra trước khi nhập nên hầu như không xảy ra tình trạng phải giảm giá hàng bán hay hàng bán bị trả lại do kém phẩm chất. Nếu có phát sinh thì Công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hoặc toàn bộ số hàng đã mua và đem số hàng này đi gia công lại thành sản phẩm đúng quy cách chất lượng, sau đó nhập kho chờ xuất bán. Điều này khẳng định chất lượng sản phẩm và uy tín của Công ty. + Chứng từ kế toán: Căn cứ để kế toán thành phẩm phản ánh hàng bán bị trả lại là phiếu nhập hàng bán bị trả lại. Khi có công văn đề nghị trả lại hàng từ người mua, phòng kinh doanh kết hợp với phòng kỹ thuật sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét lý do trả hàng của khách. Nếu chấp nhận sẽ lập giấy xác nhận hàng bán bị trả lại. Kế toán thành phẩm căn cứ vào đó lập phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại. Phiếu này được lập làm 2 liên, một liên được lưu tại phòng kinh doanh, một liên giao cho khách hàng hoặc trừ vào số nợ cũ nếu chưa trả và giao liên 2 cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán. Kế toán sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại, phiêu chi để nhập số liệu vào máy trên giao diện tương tự giao diện nhập hoá đơn (đã trình bày ở mục 3.2.1). Máy sẽ tự động kết chuyển số liệu đã nhập vào các sổ sau: Cột nhập trên sổ chi tiết thành phẩm tương ứng với số thành phẩm bị trả lại, vào cột nhập lại trên bảng cân đối N-X-T, sổ tổng hợp TK 131, sổ tổng hợp tiêu thụ và bảng cân đối số phát sinh các TK, sổ chi tiết TK 531, sổ chi tiết thuế, sổ chi tiết TK 131 và các sổ Cái liên quan. Trong tháng 10 Công ty có phát sinh hàng bán bị trả lại: Ngày 16/10/2007 Công ty cáp Vina Đại Sung trả lại số dây đồng trần Φ2,6 trị giá 6.585.052 mà công ty mua ngày 26/09/2007, số hoá đơn 96112. Như vậy công ty này đã đem trả lại số hàng mua không đúng chất lượng trong thời hạn được hoàn trả và được Công ty chấp nhận. Kế toán tiêu thụ căn cứ vào phiếu nhập hàng bán bị trả lại tiến hành nhập vào máy qua giao diện tương tự giao diện nhập hoá đơn. Trong đó đơn giá vốn chính là giá vốn đích danh của lô hàng đã bán. Và nhập cặp TK thứ nhất là: Nợ TK 531 : 6.585.052 Có TK 131 : 6.585.052 Cặp TK phản ánh giá vốn và thuế GTGT của hàng bán bị trả lại nhập ngược lại so với hoá đơn: Nợ TK 155 : 6.255.800 Và Nợ TK 3331 : 329.252 Có TK 632 : 6.255.800 Có TK 131 : 329.252 Biểu 07: Công ty TNHH NN 1 TV Cơ Điện Trần Phú. Trích SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 531 Tháng 10 năm 2007 Tên tài khoản: Hàng bán bị trả lại (Đơn vị: VNĐ) STT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 01 96112 16/10 Công ty cáp Vina ĐS trả lại hàng 131 6.585.052 Kết chuyển hàng trả lại 511 6.585.052 ... Cộng 6.585.052 Ngày 16 tháng 10 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sổ Cái 531 (Biểu 08) Tại Công ty, khi khách hàng mua hàng mà hoá đơn là trả chậm thì kế toán sẽ ghi cột tiền nợ của bảng chi tiết TK 131. Căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng mà kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 131. VD: Chứng từ 89830, ngày 10/10, Công ty xuất bán dây đồng mềm bọc PVC cho cửa hàng 19 Cửa Bắc, hình thức thanh toán: trả chậm, kế toán hạch toán qua giao diện nhập liệu vào sổ chi tiết phải thu của khách hàng (Biểu 09) 3.3.2. Kế toán tổng hợp Phải thu khách hàng + Tài khoản sử dụng: TK 131- Phải thu khách hàng. Để hạch toán tổng hợp các khoản phải thu, Công ty sử dụng sổ tổng hợp TK131 mở chung cho tất cả các khách hàng. Mỗi khách hàng được phản ánh một dòng trên sổ này. + Trình tự kế toán: Khi bán thành phẩm, khách hàng chưa thanh toán ngay, kế toán sẽ ghi nhận số nợ phải thu (bao gồm cả thuế GTGT) vào phần theo dõi trên sổ tổng hợp tài khoản 131. Ngược lại khi khách hàng thanh toán số nợ trước đó, kế toán cũng sẽ theo dõi trên sổ tổng hợp tài khoản 131. Cuối tháng, tất cả số phát sinh này được kế toán tập hợp vào sổ Cái TK131 (Biểu 10) Sau khi hạch toán doanh thu trong trường hợp khách hàng trả tiền ngay hoặc trả chậm khi xuất bán thành phẩm, cuối tháng kế toán trong Công ty tiến hành kết chuyển doanh thu bán hàng sang TK911-Xác định kết quả kinh doanh. VD: Tổng doanh thu của Công ty TNHH Nhà nước 1 thành viên Cơ Điện Trần Phú tháng 10 năm 2007 là 10.123.789.485 VNĐ, trong tháng số hàng bán bị trả lại là 6.585.052 VNĐ. Cuối tháng kế toán tổng hợp thực hiện bút toán kết chuyển doanh thu thuần sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong tháng bằng cách: Vào Menu Tổng hợp/ Bút toán kết chuyển tự động. Với các tham số đã được khai báo từ trước trong danh mục bút toán kết chuyển tự động kế toán đánh dấu bút toán kết chuyển từ TK511 sang TK911 bằng việc sử dụng phím cách, để xác định kết quả kinh doanh với định khoản: Nợ TK 511 : 10.117.204.433 Có TK 911 : 10.117.204.433 - Tất cả các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu, sau khi định khoản xong kế toán phải ghi vào sổ Cái doanh thu bán hàng và các sổ sách có liên quan như sổ Cái TK 131... Biểu 11: Công ty TNHH NN 1 TV Cơ Điện Trần Phú. Trích SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511 Tháng 10 năm 2007 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng (Đơn vị tính: VNĐ) Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng 911 10.117.204.433 531 6.585.052 Cộng PS Nợ 10.123.789.485 Cộng PS Có 10.123.789.485 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 3.4. Kế toán giá vốn hàng bán Chứng từ kế toán Công ty sử dụng để hạch toán giá vốn hàng bán là: Phiếu nhập hàng bán bị trả lại, Hoá đơn GTGT... Tài khoản sử dụng: TK 632, TK 155. Là một doanh nghiệp sản xuất nên trị giá vốn hàng hoá của Công ty chính là giá thành thực tế xuất kho hàng tiêu thụ và được tính vào cuối tháng theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Do đó trong tháng kế toán chỉ phản ánh tình hình xuất kho thành phẩm theo chỉ tiêu số lượng vào máy. VD: Trong tháng 10 năm 2007, tổng giá vốn của thành phẩm xuất kho là 9.235.085.813 VNĐ, cuối tháng kế toán nhập số liệu vào sổ Cái TK 632 thông qua giao diện nhập liệu tương tự như giao diện quy trình nhập hoá đơn. Mẫu sổ Cái tài khoản giá vốn hàng bán tại Công ty như sau: Biểu 12: C ông ty TNHH NN 1 TV Cơ Điện Trần Phú. Trích SỔ CÁI TÀI KHOẢN 632 Tháng 10 năm 2007 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán (Đơn vị: VNĐ) Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng 155 9.235.085.813 Cộng PS Nợ 9.235.085.813 Cộng PS Có 9.235.085.813 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau đó kế toán tiến hành kết chuyển giá vốn hàng bán vào tài khoản xác định kết quả tiêu thụ. Bút toán kết chuyển này được tiền hành tương tự như bút toán kết chuyển doanh thu tiêu thụ trình bày ở mục 3.3.2 với định khoản sau: Nợ TK911 : 9.235.085.813 Có TK632 : 9.235.085.813 3.5. Kế toán xác định kết quả kinh doanh 3.5.1. Phương pháp xác định Tiêu thụ thành phẩm mang lại lợi nhuận chủ yếu cho Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú nên hạch toán kết quả tiêu thụ là một trong những công việc quan trọng hàng đầu tại Công ty, để từ đó kế toán xác định kết quả kinh doanh toàn doanh nghiệp và được thể hiện qua chỉ tiêu lãi- lỗ về doanh thu. Tại Công ty, xác định kết quả kinh doanh được kế toán tiêu thụ và tổng hợp thực hiện vào cuối mỗi tháng theo công thức như sau: Chi phí quản lý doanh nghhiệp Chi phí bán hàng Chi phí hoạt động tài chính Lợi nhuận gộp từ sản xuất kinh doanh Lợi nhuận gộp về bán hàng Doanh thu hoạt động tài chính – – – + = Trong đó: Lợi nhuận gộp về bán hàng = Doanh thu thuần về bán hàng – Giá vốn hàng bán Kế toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm Kế toán chi phí bán hàng Kế toán chi tiết chi phí bán hàng Để hạch toán chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK 641- Chi phí bán hàng. Tài khoản này cũng được mở chi tiết theo từng khoản mục chi phí. Chi phí bán hàng là chi phí lưu thông và chi phí tiếp thị phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. Chi phí bán hàng phát sinh trong giao dịch, quảng cáo, đóng gói, vận chuyển... Toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ đến cuối kỳ sẽ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú chi phí bán hàng bao gồm các loại chi phí sau: + Chi phí quảng cáo sản phẩm: gồm chi phí dụng cụ quảng cáo, tiền in ấn tờ quảng cáo, tiền thuê nhà hội trợ triển lãm, các khoản tiền trong quá trình triển lãm phát sinh. + Chi phí vật liệu bao bì bán hàng: phản ánh giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho việc bán hàng như: ni lông bao gói sản phẩm, nhãn mác, lô gỗ dùng để đóng cáp, sơn... + Chi khuyến mại trong quá trình bán hàng, giới thiệu sản phẩm. + Chi phí đồ dùng dụng cụ: búa đóng bao bì, súng phun sơn... + Lương: Bao gồm chi phí nhân viên bán hàng, lương công nhân tổ bốc xếp, tiền ăn ca công nhân tổ bốc xếp, kinh phí công đoàn công nhân tổ bốc xếp. + Chi phí khấu hao TSCĐ: Trích khấu hao của các TSCĐ dùng cho bán hàng như: xe chuyên chở vận chuyển hàng đi bán, thuê kho tàng, bến bãi… Tất cả các chi phí trên Công ty đều theo dõi chi tiết và ghi sổ đầy đủ theo từng ngày phát sinh chi phí, chi phí khuyến mại sản phẩm phát sinh cả trong tháng nhưng thường đến cuối tháng mới phát sinh nhiều. Riêng chi phí cho lương như chi cho nhân viên bán hàng, lương công nhân bốc xếp... thì đến cuối tháng mới tập hợp và ghi vào sổ chi tiết chi phí bán hàng (Biểu 13). VD: Theo chứng từ số 10 phát sinh vào ngày 12 tháng 01 năm 2007 về việc chi tiền công tác phí cho anh Tuấn- phòng kinh doanh bằng tiền mặt số tiền là: 1.700.000 VNĐ. Kế toán định khoản, ghi phiếu chi và xác nhận khoản chi phí này vào sổ chi tiết bán hàng qua giao diện nhập liệu với định khoản như sau: Nợ TK 641 : 1.700.000 Có TK 1111 : 1.700.000 Kế toán tổng hợp chi phí bán hàng Để hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng, kế toán sử dụng các loại sổ sau: + Sổ Cái TK 641- Chi phí bán hàng + Bảng kê số 5- Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng (phần ghi Nợ TK641) + Bảng tổng hợp số phát sinh các TK. Trong quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành, kế toán chi phí giá thành sẽ tiến hành tập hợp luôn chi phí bán hàng phát sinh trong tháng. Sau khi kế toán nhập các chứng từ liên quan như: Phiếu xuất vật tư, Phiếu xuất công cụ- dụng cụ, Phiếu chi, Giấy báo Có từ ngân hàng, Hoá đơn mua hàng, các chứng từ tiền lương và trích khấu hao TSCĐ liên quan đến việc bán hàng, máy tự động xử lý số liệu và kết chuyển vào các sổ trên. Công ty chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng, sản xuất đến đâu tiêu thụ đến đó, sản lượng sản phẩm tiêu thụ lớn và ổn định, thành phẩm tồn cuối kỳ rất ít, vì vậy Công ty không phải tiến hành phân bổ, kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng sang theo dõi ở loại chi phí chờ kết chuyển cho thành phẩm còn lại cuối kỳ. Tổng chi phí bán hàng phát sinh trong tháng 10 năm 2007 là 209.637.135 cuối tháng kế toán ghi vào sổ Nhật ký- Chứng từ và sổ Cái TK 641. Sau đó, tiến hành bút toán kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. Bút toán kết chuyển được thực hiện tương tự như bút toán kết chuyển doanh thu tiêu thụ trình bày ở mục 3.3.2. Biểu 14: Công ty TNHH NN 1 TV Cơ Điện Trần Phú. Trích SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641 Tháng 10 năm 2007 Tên tài khoản: Chi phí bán hàng (Đơn vị: VNĐ) Ghi Có các TK ĐƯ Nợ với TK này Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng 111 75.785.300 112 46.950.672 153 13.347.898 152 7.975.632 214 13.184.640 334 45.643.780 338 6.749.213 Số PS Nợ 209.637.135 Số PS Có 209.637.135 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp - Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Để theo dõi chi phí QLDN, kế toán Công ty sử dụng TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này được mở chi tiết theo từng khoản mục chi phí. Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác có liên quan đến hoạt động cả doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp cao hay thấp ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, Công ty phải giảm thiểu chi phí quản lý doanh nghiệp tới mức có thể được để góp phần tăng lãi. Chi quản lý doanh nghiệp của Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú ban gồm: - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích theo lương. - Chi phí vật liệu bao bì quản lý: Phản ánh trị giá thức tế của vật liệu dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp. - Chi đồ dùng văn phòng: Bàn, ghế, tủ, quạt, điều hoà… - Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao nhà làm việc, máy photo… - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, nước, điện thoại… - Thuế, phí và lệ phí phải nộp. - Chi phí bằng tiền khác: chi tiếp khách, hội nghị, công tác phí, chi cài đặt phần mềm, chi mua văn phong phẩm, chi chuyển tiền phát nhanh tài liệu… Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán chi phí giá thành sẽ định khoản ghi tăng chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ TK 642 và được theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 642. (Biểu 15) VD: Theo chứng từ số 1030 phát sinh ngày 30/10/2007 về việc chi trả tiền lương cho cán bộ quản lý doanh nghiệp số tiền 52.450.000 VNĐ, kế toán định khoản, ghi phiếu chi và xác nhận khoản chi phí này vào sổ chi tiết CPQLDN: Nợ TK 642 : 52.450.000 Có TK 3341 : 52.450.000 - Kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp Để hạch toán tổng hợp CPQLDN, kế toán sử dụng các loại sổ sau: + Sổ Cái TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp + Bảng kê số 5 (Phần ghi Nợ TK 642) + Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản (Phần ghi Nợ TK 642- ghi Có các TK liên quan). Kế toán chi phí QLDN cũng do kế toán chi phí giá thành thực hiện và được hạch toán tương tự như CPBH. Sau khi nhập các chứng từ như: Phiếu xuất vật tư, Phiếu xuất công cụ- dụng cụ, Phiếu chi, Hoá đơn GTGT … liên quan dến quản lý chung của doanh nghiệp ở các phân hệ kế toán khác, máy sẽ tự động kết chuyển sang phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành và cho ra các sổ trên. Tổng chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong tháng 10 năm 2007 của Công ty là 213.370.110 VNĐ, kế toán ghi vào Nhật ký- Chứng từ và sổ Cái TK 642. Cuối tháng, kế toán tập hợp và ghi bút toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Bút toán này được thực hiện tương tự như bút toán kết chuyển doanh thu ở mục 3.3.2. Biểu 16: Công ty TNHH NN 1 TV Cơ Điện Trần Phú. Trích SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642 Tháng 10 năm 2007 Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp Ghi Có các TK ĐƯ Nợ với TK này Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 111 65.195.265 TK 112 50.000.000 TK 152 3.481.388 TK 153 5.550.100 TK 214 9.555.757 TK 3338 1.400.000 TK 334 57.951.700 TK 338 20.235.900 Số PS Nợ 213.370.110 Số PS Có 213.370.110 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán xác định kết quả kinh doanh Hàng ngày khi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh, kế toán căn cứ vào các hoá đơn bán hàng và chứng từ nhập- xuất để vào sổ Nhật ký- Chứng từ thông qua giao diện nhập chứng từ. Cuối tháng sau khi đã hạch toán đầy đủ doanh thu bán hàng, doanh thu tài chính, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí tài chính, kế toán tiến hành kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Toàn bộ quy trình tính toán và kết chuyển kết quả kinh daonh vào các sổ sách liên quan đều được thực hiện trên máy sau khi kế toán thực hiện một số lệnh yêu cầu kết chuyển tự động. Để thực hiện việc kết chuyển tự động, ta phải khai báo TK “chuyển”, TK “nhận” cho từng nhóm bước toán một và khai báo vệc kết chuyển được thực hiện từ TK ghi Có sang TK ghi Nợ hoặc ngược lại. Sau đó vào Menu Tổng hợp/ Bút toán kết chuyển tự động, chọn các nút sau: Kết chuyển từ TK 531 sang TK 511 (Nợ TK 511- Có TK 531) Kết chuyển từ TK 511 sang TK 911 (Nợ TK 511- Có TK 911) Kết chuyển từ TK 515 sang TK 911 (Nợ TK 515- Có TK 911) Kết chuyển từ TK 632 sang TK 911 (Nợ TK 911- Có TK 632) Kết chuyển từ TK 641 sang TK 911 (Nợ TK 911- Có TK 641) Kết chuyển từ TK 642 sang TK 911 (Nợ TK 911- Có TK 642) Kết chuyển từ TK 635 sang TK 911 (Nợ TK 911- Có TK 635) Nhấn nút “Nhận” chương trình sẽ thực hiện các tính toán cần thiết và luân chuyển số liệu lên các loại sổ sau: - Bảng cân đối số phát sinh các TK: Xác định kết quả kinh doanh cho toàn doanh nghiệp. - Sổ Cái TK 911 (Biểu 17) - Báo cáo bán hàng: Xác định kết quả kinh doanh từng nhóm sản phẩm. - Sổ chi tiết TK 911 Biểu 17: Công ty TNHH NN 1 TV Cơ Điện Trần Phú. Trích SỔ CÁI TÀI KHOẢN 911 Tháng 10 năm 2007 Tên tài khoản: Xác định kết quả hoạt động SXKD (Đơn vị tính: VNĐ) Ghi Có các TK ĐƯ Nợ với TK này Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 421 505.808.808 TK 632 9.235.085.816 TK 641 209.637.135 TK 642 213.370.110 TK 635 5.931.043 Số PS Nợ 10.169.832.912 Số PS Có 10.169.832.912 Ngày 31 tháng 10 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Từ kết quả trên, kế toán lập báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho toàn doanh nghiệp theo công thức đã được FAST định sẵn như sau: Chi phí quản lý DN – Chi phí bán hàng – Chi phí tài chính – Doanh thu tài chính + Lợi nhuận gộp về bán hàng = Lợi nhuận thuần về bán hàng = 882.118.617 + 52.628.479 – 5.931.043 – 209.637.135 – 213.370.110 = 505.808.808 (VNĐ) Trong đó: Lợi nhuận gộp về bán hàng = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán = 10.117.204.433 – 9.235.085.813 = 882.118.617 (VNĐ) CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN CƠ ĐIỆN TRẦN PHÚ I. Đánh giá chung về công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú. Trong suốt hơn 20 năm xây dựng và phát triển, Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú đã trải qua không ít khó khăn ngay từ những ngày đầu thành lập. Tuy nhiên, với đội ngũ cán bộ quản lý có kinh nghiệm, trình độ cao, đội ngũ công nhận lành nghề, máy móc thiết bị ngày càng được trang bị hiện đại, Công ty TNHH Cơ Điện Trần Phú đã phát triển mạnh cả về chiều rộng và chiều sâu, sản phẩm của Công ty được thị trường chấp nhận. Lợi nhuận thu được ngày càng tăng, từ đó đời sống cán bộ công nhân viên được cải thiện, phần đóng góp của Công ty cho Nhà nước ngày càng lớn. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh khá găy gắt hiện nay, việc sản phẩm của Công ty phải cạnh tranh với sản phẩm của các Công ty khác- trong và ngoài nước- là điều không thể tránh khỏi. Mặc dù vậy, Công ty vẫn tự khẳng định vị trí của mình trên thị trường, tự chủ trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, khắc phục khó khăn để hoà nhập vào nền kinh tế chung. Để có được kết quả như ngày hôm nay, Công ty đã không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, tìm ra các biện pháp tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp, nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm và hạ giá thành. Phối hợp nhịp nhàng hoạt động giữa các phòng ban và góp phần vào sự phát triển của Công ty không thể không nhắc đến Phòng kế toán, trong đó công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh cũng dần được hoàn thiện và đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin cho các nhà quản lý. Các ưu điểm cụ thể của kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại công ty nói riêng được thể hiện trên những mặt sau đây: 1.1. Ưu điểm 1.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán Công ty đã có đội ngũ kế toán đầy năng lực và kinh nghiệm làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, bộ máy kế toán được tổ chức sắp xếp phù hợp với yêu cầu và khả năng trình độ của từng người. Mỗi nhân viên trong phòng kế toán Công ty được phân công một mảng công việc nhất định trong chuỗi mắt xích công việc chung. Chính sự phân công đó trong công tác kế toán đã tạo ra sự chuyên môn hoá trong công tác kế toán, tránh chồng chéo công việc, từ đó nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, giúp mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được giải quyết nhanh chóng, rõ ràng theo sự phân công công việc đã có sẵn. Ngoài ra bộ máy kế toán của công ty còn được tổ chức theo hình thức tập trung tạo điều kiện để kế toán trưởng kiểm tra, chỉ đạo thống nhất, đảm bảo sự lãnh đạo của Công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán. Đồng thời tạo ra sự chuyên môn hoá công việc đối với các nhân viên kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện kỹ thuật, tính toán, xử lý thông tin. Về hình thức tổ chức sổ kế toán Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ, đây là hình thức phù hợp với thực tế của Công ty và cũng là hình thức tiến bộ nhất hiện nay. Bên cạnh đó, kế toán còn sử dụng phần mềm riêng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán, quản lý, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, rõ ràng, phát huy đầy đủ vai trò và chức năng của từng bộ phận kế toán. 1.1.3. Về chứng từ sổ sách Hầu hết hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán đều tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Phần lớn hệ thống sổ sách ở công ty khá đầy đủ, tỉ mỉ, việc ghi chép và mở sổ sách theo quy định, do đó công việc phần hành kế toán được thực hiện khá trôi chảy. Cùng với việc hạch toán trên các sổ tổng hợp, Công ty còn mở các sổ chi tiết, các bảng kê để theo dõi từng loại thành phẩm, chi phí và doanh thu. Việc lập và luân chuyển các chứng từ được kế toán thực hiện rất nghiêm ngặt theo chế độ quy định đảm bảo tính khách quan và tuân thủ các chứng từ. Hệ thống sổ sách, chứng từ được luân chuyển khoa học và có kết cấu một cách hợp lý phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản và việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kịp thời đầy đủ và chính xác. 1.1.4. Về kế toán tiêu thụ thành phẩm- xác định kết quả kinh doanh Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh luôn được ghi chép đầy đủ đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan không bị bỏ sót hay ghi chép sai. Giá vốn hàng bán được xác định riêng cho từng loại thành phẩm, xác định theo từng tháng giúp cho việc hạch toán được rõ ràng. Kế toán doanh thu và chi phí được thực hiện rõ ràng, cuối kỳ kết chuyển để xác định kết quả tiêu thụ. Đặc biệt trong công tác kế toán chi phí, Công ty đã mở các sổ chi tiết chi phí rõ ràng để theo dõi từng loại chi phí. Đối với chi phí bán hàng, Công ty chi tiết ra thành chi phí liên quan đến tiền lương, bảo hiểm xã hội riêng và các chi phí bằng tiền khác riêng; với chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty chi tiết ra thành chi phí về lương nhân viên quản lý, chi phí về đồ dùng văn phòng, chi phí về khấu hao TSCĐ... Điều này là rất hợp lý khi trong tháng Công ty phát sinh nhiều nghiệp vụ liên quan đến chi phí từ đó thuận lợi khi đối chiếu, theo dõi sự biến động của từng loại chi phí, giúp việc quản lý được chặt chẽ hơn. Nhìn chung, với những thành tựu đã đạt được trong thời gian qua đã phản ánh một cách trung thực nhất sự cố gắng, nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty nói chung và phòng kế toán nói riêng. Công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh nói riêng đã đáp ứng được nhu cầu của quản lý và hạch toán. 1.2. Một số vấn đề còn tồn tại Công ty Cơ Điện Trần Phú đã trải qua một quá trình rất khó khăn nhưng bằng nỗ lực của mình, Công ty đã đạt được những thành tích đáng kể trong quản lý cũng như trong sản xuất. Điều đó có được là nhờ một phần lớn công tác kế toán trong Công ty. Tuy nhiên với sự thay đổi như vũ bão của cơ chế thị trường, công tác kế toán tại Công ty còn một số tồn tại sau: Về công tác kế toán nói chung Do công tác kế toán của Công ty chủ yếu làm bằng thủ công, khối lượng công việc lớn và càng gia tăng vào cuối quý nên làm chậm công tác quyết toán cuối quý, tháng, ảnh hưởng đến việc lập báo cáo tài chính. Hơn nữa, việc phân công lao động kế toán tại Công ty quy định mỗi kế toán viên chỉ chịu trách nhiêm và chuyên sâu về phần công việc được giao. Do đó, trường hợp có kế toán viên nghỉ sẽ dẫn đến tình trạng gián đoạn công tác hạch toán kế toán. Ngoài ra, Công ty chưa đặc biệt quan tâm đến các giải pháp nhăm mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, đặc biệt là thị trường nước ngoài. 1.2.2. Về chứng từ sổ sách Theo chế độ kế toán hiện hành, việc sử dụng Nhật k ý- Chứng từ số 8 mở cho bên Có của các tài khoản phản ánh chỉ tiêu kinh tế- tài chính liên quan đến việc xác định kết quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp là điều cần thiết. Tuy nhiên, Công ty TNHH Nhà Nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú chưa sử dụng là không phù hợp với quy định. 1.2.3. Về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Mặc dù ở Công ty có rất nhiều hình thức tiêu thụ sản phẩm có thể bán cho công trình, có thể bán cho đại lý, bán cho cửa hàng... nhưng hầu như đều bán theo đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán hàng hoá. Hơn nữa, do đặc điểm của sản phẩm là dây, cáp điện phục vụ cho xây dựng và sản xuất nên có những tháng hợp đồng nhiều và ngược lại có những tháng hợp đồng ít dẫn đến doanh thu giữa các tháng khác nhau. Ngoài ra chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp lại không chi tiết cho từng loại sản phẩm nên rất khó theo dõi và như vậy sổ chi tiết chi phí và sổ cái hai loại chi phí đó giống nhau. Công ty cần có một giải pháp phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hợp lý sao cho phản ánh đúng nhất hiệu quả kinh doanh của toàn công ty. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ Điện Trần Phú. 2.1. Sự cần thiết khách quan phải hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Cơ Điện Trần Phú Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, việc tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc đã trở thành vấn đề mang tính sống còn của mỗi doanh nghiệp. Hạch toán kế toán là một bộ phận của hệ thống quản lý Nhà nước trong việc chỉ đạo các doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường. Khi chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế Nhà nước cho phép các doanh nghiệp chủ động trong sản xuất kinh doanh theo khuôn khổ của pháp luật nên hạch toán càng có vai trò quan trọng, là nguồn cung cấp các số liệu và có liên quan trực tiếp đến tương lai của doanh nghiệp. Kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh là công cụ phục vụ đắc lực cho việc hạch toán và quản lý của các cấp lãnh đạo. Việc hạch toán chính xác không chỉ có tác dụng tích cực đến kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ mà còn là tiền đề để thực hiện kế hoạch tái sản xuất mở rộng. Hạch toán tốt kết quả kinh doanh giúp các nhà quản lý biết được loại hình sản phẩm, dịch vụ nào đạt hiêu quả cao và loại hình sản phẩm, dịch vụ nào chưa hiệu quả để từ đó có những phương án, kế hoạch thúc đẩy, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Chúng ta đã tận dụng được những kinh nghiệm và sự giúp đỡ của các chuyên gia nước ngoài trong việc xây dựng chế độ kế toán phù hợp. Tuy nhiên trong quá trình áp dụng vào thực tế ở từng doanh nghiệp không thể tránh khỏi những sai sót. Do đó, để có thể tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp còn phải dựa vào chính nội lực của mình, thích ứng được ở mọi cơ chế, tạo uy tín với khách hàng, chiếm lĩnh thị trường trong nước và mở rộng thị trường quốc tế. Việc hoàn thiện công tác kế toán là một trong những nhân tố quan trọng góp phần vào thành công của công ty. 2.2. Các nguyên tắc, yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Cơ Điện Trần Phú 2.2.1. Nguyên tắc hoàn thiện Chuẩn mực kế toán quốc tế là cơ sở để nước ta xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với điều kiện kinh tế Việt Nam. Trên cơ sở đó, chuẩn mực quốc tế là nguyên tắc kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp. Như vậy, hướng hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Cơ Điện Trần Phú phải dựa trên các nguyên tắc của chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành về hệ thống, phương pháp thực hiện và các tài khoản, chứng từ sổ sách kế toán đang sử dụng nhằm góp phần tích cực vào công việc, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. 2.2.2. Yêu cầu cần thực hiện Việc tiêu thụ thành phẩm ở Công ty liên quan đến từng khách hàng, từng phương thức bán hàng, từng loại thành phẩm nhất định, do đó hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm phải đạt được các yêu cầu sau: - Phải nắm bắt theo dõi chính xác khối lượng thành phẩm tiêu thụ, giá thành, giá bán của từng loại thành phẩm được xem là tiêu thụ. - Phải quản lý chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng cách thức thanh toán đồng thời theo dõi tình hình thanh toán công nợ của khách hàng để có biện pháp thu hồi vốn đầy đủ, kịp thời. - Theo dõi chặt chẽ các trường hợp làm giảm doanh thu bán hàng như: giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại... - Đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế đối với Nhà nước… 2.3. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty Qua thời gian thực tập, trên cơ sở lý luận đã được học tại trường, kết hợp với thực tế công tác hạch toán kế toán tại Công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số đề xuất nhỏ nhằm hoàn thiện hơn nữa và hạn chế phần nào những tồn tại trong công tác kế toán ở Công ty như đã nêu trên. Ý kiến 1: Phân công lao động tại phòng kế toán Do sự phân công lao động tại phòng kế toán quy định mỗi kế toán viên chịu trách nhiệm về một mảng công việc nhất định nên các kế toán viên chỉ nắm được phần hành công việc riêng của mình mà không nắm được các công việc khác. Điều này sẽ ảnh hưởng tới sự thống nhất và tiến độ của công tác kế toán. Để khắc phục nhược điểm này, kế toán trưởng cần tổ chức các buổi trao đổi, phổ biến công việc của tất cả các phần hành kế toán, đồng thời đề ra những quy định cụ thể trong các phần việc của phòng kế toán để tránh sự gián đoạn trong công việc. Ngoài ra, nên giảm bớt khối lượng công việc của kế toán trưởng, vì kế toán trưởng ở Công ty kiêm quá nhiều công việc, bằng cách nên có riêng một kế toán tổng hợp để tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính. Ý kiến 2: Bồi dưỡng, đào tạo nguồn nhân lực, các chính sách ưu đãi Trong mọi hoạt động của Công ty, con người chiếm một vị trí đặc biệt quan trọng. Thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực một cách thường xuyên, liên tục là góp phần nâng cao chất lượng lao động và chất lượng công việc. Mỗi công việc cần phải có những con người phù hợp, có năng lực mới đảm bảo cho hoạt động của Công ty có hiệu quả. Đồng thời cần xây dựng và thực hiện các chính sách khuyến khích, bồi dưỡng, khen thưởng kịp thời cho những cán bộ, công nhân có thành tích, nhiệt tình trong công việc xử lý nghiêm minh đối với các trường hợp vi phạm tuỳ theo mức độ nặng, nhẹ. Để phát huy tinh thần lao động, Công ty nên phát động các phong trào thi đua tiết kiệm, năng suất, hiệu quả… và thường xuyên thăm hỏi, giúp đỡ các gia đình công nhân viên, người lao động trong Công ty khi họ gặp khó khăn. Ý kiến 3: Mở rộng thị trường tiêu thụ Mặc dù sản phẩm của Công ty đã có uy tín lớn đối với thị trường nội địa, số lượng sản phẩm tiêu thụ cao và doanh thu đạt được không phải là nhỏ nhưng hiện nay mạng lưới tiêu thụ của Công ty chủ yếu tập trung ở Thành phố Hà Nội và một số tỉnh lân cận. Bởi vậy Công ty nên củng cố và mở rộng địa bàn ra các tỉnh khác. Đặc biệt là các nơi đang và sẽ có các dự án về xây dựng mạng lưới điện. Để làm được điều này Công ty phải có sự phối hợp với việc nghiên cứu thị trường để sản xuất ra các mặt hàng thích hợp với từng địa bàn, từng tính chất công việc. Và Công ty nên thường xuyên theo dõi trên báo chí, truyền hình về các đợt đấu thầu xây lắp các tuyến đường dây điện lực ra các tỉnh trong cả nước. Mục đích là để cung cấp sản phẩm của mình một cách kịp thời, nhanh chóng. Ngoài ra, Công ty phải quan tâm hơn nữa đến các chính sách nhằm thúc đẩy tiêu thụ như: chính sách giá cả, chính sách quảng cáo, giới thiệu sản phẩm. Những khách hàng thanh toán trước hạn, có quan hệ thường xuyên với Công ty, mua nhiều… nên cho họ hưởng một khoản tiền thưởng hoặc mức giá ưu đãi… Điều này nếu xét trên một đơn vị sản phẩm có thể làm giảm doanh thu nhưng xét về tổng thể sẽ làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đồng thời Công ty phải không ngừng cải tiến kỹ thuật để ngày càng nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm và uy tín của mình trên thị trường, thu hút thêm nhiều khách hàng. Ý kiến 4: Mở Nhật ký- Chứng từ số 8 Để phản ánh tổng hợp tình hình nhập, xuất thành phẩm, quá trình bán hàng và các khoản chi phí liên quan để xác định kết quả kinh doanh, Công ty sử dụng Bảng tổng hợp số phát sinh các tài khoản, bên cạnh đó Công ty nên đưa vào sử dụng Nhật ký- Chứng từ số 8 tổng hợp số phát sinh các tài khoản, làm căn cứ ghi sổ Cái đối với hình thức Nhật ký chứng từ. Nhật ký- Chứng từ số 8 được mở theo tháng để phản ánh số phát sinh bên Có của các TK 155, 157, 131, 511, 531, 632, 642, 911… Cuối tháng khoá sổ, Nhật ký chứng từ số 8 xác định được tổng số phát sinh bên Có của các TK trên và đối ứng với Nợ các TK liên quan, lấy số tổng cộng làm căn cứ ghi sổ Cái. NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 8 Ghi Có các tài khoản 155, 157, 632, 511….. Tháng 10 năm 2007 (Đơn vị tính: VNĐ) Các TK ghi Các Có TK ghi Nợ 155 157 632 511 … Cộng Nợ 632 111 112 131 911 … Cộng Có Ngày......tháng......năm...... Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ý kiến 5: Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp TCPBH (CPQLDN) Với tính chất sản xuất, tiêu thụ nhiều loại sản phẩm, Công ty không tính kết quả lãi, lỗ riêng cho từng mặt hàng tiêu thụ mà chỉ tính cho từng nhóm sản phẩm. Do đó, Công ty không phân bổ CPBH và CPQLDN cho từng mặt hàng tiêu thụ. Điều này dẫn đến Công ty không biết được từng loại sản phẩm sản xuất và tiêu thụ có mang lại lợi nhuận hay không. Theo ý kiến của em, để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp cũng như việc tính toán chi tiết kết quả lỗ, lãi của từng mặt hàng tiêu thụ, giúp cho khâu lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ sản xuất và việc tính toán kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh được đúng dắn, Công ty nên phân bổ CPBH, CPQLDN cho số lượng hàng bán ra theo những tiêu thức nhất định như tiêu thức doanh thu thuần: = CBH (QLDN)i DTi * TDTT Trong đó: - CBH (QLDN)i : Chi phí bán hàng (Chi phí quản lý doanh nghiệp) phân bổ cho mặt hàng I tiêu thụ trong kỳ. - TCPBH (CPQLDN)i : Tổng chi phí bán hàng (Chi phí quản lý doanh nghiệp) của nhóm sản xuất chứa sản phẩm i phát sinh trong kỳ. - TDTT : Tổng doanh thu thuần của hàng tiêu thụ trong kỳ. - DTi : Doanh thu thuần của hàng hoá i đã bán trong kỳ. Việc phân bổ CPBH và CHQLDN đối với từng mặt hàng nếu thực hiện kế toán thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian, công sức. Nhưng Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán máy, do đó việc tính toán, phân bổ này sẽ đơn giản hơn rất nhiều mà lại tốt cho công tác quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, Công ty nên áp dụng kế toán máy cho việc phân bổ từng mặt hàng. Điều kiện thực hiện 2.3.1. Đối với doanh nghiệp Để thực hiện hiệu quả hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp cần phải đổi mới phương thức kinh doanh và hoàn thiện các công cụ quản lý kinh tế trong đó việc hoàn thiện công tác kế toán, một công cụ hữu hiệu để quản lý hoạt động kinh doanh của toàn doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc đổi mới và hoàn thiện không ngừng để thích ứng với yêu cầu quản lý trong cơ chế mới thực sự là vấn đề cần thiết của toàn doanh nghiệp. Tuy nhiên để có thể đổi mới và hoàn thiện, bản thân doanh nghiệp cần phải có một số điều kiện sau: - Sự hiểu biết sâu sắc về nền kinh tế: nắm chắc nhu cầu thị trường để xác định, lựa chọn loại mặt hàng sản xuất và tổ chức kinh doanh đúng hướng. - Sự giám sát chặt chẽ: đặc biết đối với quá trình tiêu thụ hàng hoá từ khâu ký kết hợp đồng tiêu thụ, gửi hàng, xuất bán, thanh toán tiền hàng... cho đến khi chấm dứt hợp đồng. - Thường xuyên kiểm tra tình hình tiêu thụ tiến độ thực hiện kế hoạch tiêu thụ và xác định đúng kết quả tiêu thụ để kịp thời đánh giá hoạt động kinh doanh, đề ra mục tiêu hợp lý, biện pháp thực hiện có hiệu quả. - Trình độ quản lý tốt: đối với các nguồn lực nội tại như lao động, vật tư, vốn... để khai thác, sử dụng hợp lý mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất với chi phí lao động xã hội thấp nhất. - Thái độ tích cực góp phần vào bảo vệ môi trường, tài nguyên thiên nhiên, thực hiện nghĩa vụ xã hội đối với cán bộ công nhân viên trong Công ty, nghiêm chỉnh tuân thủ pháp luật và các chế độ quản lý kinh tế Nhà nước. Trong cơ chế thị trường hiện nay, Công ty luôn luôn phải chủ động tìm kiếm khách hàng, nguồn hàng, thị trường để tiêu thụ sản phẩm của mình. Thực tế trong những năm qua đã cho thấy không ít những doanh nghiệp làm ăn thua lỗ, phá sản do không biết tổ chức khâu tiêu thụ hàng hoá, mặt hàng kinh doanh không đáp ứng được yêu cầu xã hội. Do vậy để có thể tồn tại và phát triển Công ty phải xác định được mình kinh doanh cái gì? Kinh doanh như thế nào? đồng thời tạo ra sự thuận tiện trong quan hệ mua bán bằng cách áp dụng linh hoạt các phương thức bán hàng và thanh toán tiền hàng. 2.3.2. Đối với Nhà nước Nhà nước điều tiết vĩ mô nền kinh tế thông qua việc hoạch định các chính sách, các công cụ điều tiết và tạo môi trường kinh doanh. Do đó, để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển, bền vững, Nhà nước có thể sử dụng một số phương thức sau: - Tạo một trường chính trị- xã hội ổn định: Đây là yếu tố được các nhà kinh doanh hết sức quan tâm. Tình hình chính trị trong nước được phản ánh trên nhiều khía cạnh như cơ cấu bộ máy, đường lối phát triển kinh tế và xã hội… Ở nước ta hiện nay cơ cấu của bộ máy chính quyền các cấp được xây dựng hoàn thiện từng bước và đang phát huy hiệu quả trong việc điều hành và quản lý xã hội. Việt Nam xác định phát triển kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa là một quá trình trong đó, các thành phần kinh tế đều có cơ hội để phát triển. Tình hình an ninh, chính trị, xã hội ổn định sẽ đảm bảo quyền lợi cho các doanh nghiệp yên tâm hơn khi tham gia vào nền kinh tế Việt Nam. - Sử dụng chính sách tiền tệ và tín dụng: Thông qua chính sách này, Nhà nước có thể thắt chặt tiền tệ, kiểm soát tín dụng để chống lạm phát hoặc nới lỏng chi tiêu để kích thích cầu tiêu dùng nhằm chống thất nghiệp. Ở Việt Nam, chính sách của Nhà nước trong lĩnh vực này là kết hợp cả hai xu hướng đó, tuy nhiên xu hướng thắt chặt tiền tệ chống lạm phát tỏ ra ưu thế hơn. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành và chi phí các mặt hàng mà doanh nghiệp tiêu thụ. - Sử dụng chính sách tài chính (đặc biệt là chính sách thuế): điều tiết vào giá cả hàng hoá và lợi nhuận của doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để khuyến khích các nhà đầu tư, tạo điều kiện cho các doanh nghiệp, Nhà nước cũng có thể áp dụng các mức thuế suất ưu đãi và các trường hợp miễn, giảm thuế. - Ban hành các chính sách, hệ thống luật lệ điều tiết trực tiếp các hoạt động sản xuất kinh doanh như: Luật kế toán số 03/2002/QH11, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều luật kế toán trong hoạt động kinh doanh, Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC về việc ban hành “Chế độ kế toán doanh nghiệp”… Các doanh nghiệp khi tổ chức sản xuất kinh doanh đều phải quan tâm tới các chính sách và luật lệ điều tiết trực tiếp hoạt động kinh doanh bởi hoạt động của các nhà doanh nghiệp đựoc tiến hành trong mối quan hệ giữa con người với nhau và chịu sự chi phối của hệ thóng luật lệ. Việt Nam chúng ta đã xây dựng và thực thi một hệ thống các đạo luật cần thiết, song tính hoàn thiện và ổn định của chúng vẫn đang là thời sự hiện nay. KẾT LUẬN Có thể nói rằng, trong nền kinh tế thị trường hiện nay, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước đòi hỏi các doanh nghiệp một mặt phải tự trang trải được các chi phí, mặt khác phải thu được lợi nhuận, đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Mục tiêu đó chỉ có thể đạt được trên cơ sở quản lý chặt chẽ các loại tài sản, vật tư, chi phí, cũng như quá trình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Theo đó, chất lượng thông tin kế toán thông qua kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường, thúc đẩy lưu chuyển hàng hoá quay vòng nhanh, mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp và trở thành mục tiêu kinh doanh mà các doanh nghiệp đều muốn đạt được. Vì vậy việc hạch toán quá trình tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh trở thành vấn đề quan tâm hàng đầu không chỉ bộ phận kế toán mà còn với cả toàn doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập và tìm hiểu tại Công ty TNHH NN 1 TV Cơ Điện Trần Phú, được sự giúp đỡ của các cán bộ phòng kế toán, các cô chú trong Công ty cùng với sự hướng dẫn của cô giáo GS.TS Đặng Thị Loan em đã đi sâu tìm hiểu kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty. Trên cơ sở các chế độ kế toán hiện hành kết hợp với thực tế, em đã đề xuất một số biện pháp với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán và góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên, do trình độ còn hạn chế, kiến thức thực tế còn ít cũng như thời gian thực tập chưa nhiều nên bài viết của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để bài chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của cô giáo Đặng Thị Loan cùng các cán bộ phòng kế toán của Công ty TNHH Cơ Điện Trần Phú đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. Sinh viên thực hiện Cao Thị Thu Hà