Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH Phú Thắng

ể tổ chức tốt công tác hoạch toán chi tiết hàng hoá, công ty Phú Thắng sử dụng các chứng từ: Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Thẻ kho. Bảng kê xuất hàng Sau khi hoàn thành sản phẩm, các nàh máy tiến hành nhập kho hàng hoá. Phòng kế hoach kinh doanh sẽ lập “Phiếu xuất kho” (Biểu số 1). Ngoài những hàng hoá nhập từ nhà máy, thủ kho còn nhập hàng bán bị khách trả lại. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho lưu để làm căn cứ ghi htẻ kho hàng hoá, liên 3 do kế toán vật tư lưu để ghi vào “sổ chi tiết hàng hoá”. Biểu số 1 Công ty TNHH Phú Thắng 45A Giảng Võ – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Ngày 5 tháng 6 năm 2006 Số: NK0339 Nợ: 1562 Có: 131 Họ tên người giao hàng: Theo HĐ số: HĐ18033, ngày 1/4/2006 Diễn giải: Nhập hàng NM theo HĐ 18033 Nhập tại kho: Kho Giảng Võ Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất VLSPHH Đv Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Chảo rán 18 c 150 20.500 3.075.000 2 Chảo rán 18S c 150 23.000 3.450.000 3 Chảo rán 20 c 150 24.000 3.600.000 4 Chảo rán 22 c 100 27.000 2.700.000 5 Chảo rán 22S c 100 30.000 3.000.000 6 Chảo rán 24S c 200 41.000 8.200.000 7 Chảo rán 24 jolly c 500 45.000 22.500.000 8 Chảo rán 26 c 350 34.000 11.900.000 9 Chảo rán 26 jolly c 700 52.000 36.400.000 Tổng 94.825.000 Thuế 10% 9.482.500 Tổng thanh toán 104.307.500 Viết bằng chữ: Một trăm linh bốn triệu ba trăm linh bảy ngàn năm trăm đồng chẵn. Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho Người lập Biểu số 2: Công ty TNHH Phú Thắng Chi nhánh Hà Tây BẢNG KÊ HÀNG HÓA XUẤT BÁN Kèm theo HĐ GTGT số 18033 ngày 01 tháng 04 năm 2006 Stt Tên hàng hóa, dịch vụ Đv Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Chảo rán 18 c 150 20.500 3.075.000 2 Chảo rán 18S c 150 23.000 3.450.000 3 Chảo rán 20 c 150 24.000 3.600.000 4 Chảo rán 22 c 100 27.000 2.700.000 5 Chảo rán 22S c 100 30.000 3.000.000 6 Chảo rán 24S c 200 41.000 8.200.000 7 Chảo rán 24 jolly c 500 45.000 22.500.000 8 Chảo rán 26 c 350 34.000 11.900.000 9 Chảo rán 26 jolly c 700 52.000 36.400.000 10 Chảo rán 26S c 200 37.000 7.400.000 11 Chảo rán 28 c 450 39.000 17.550.000 12 Chảo rán 28S c 100 42.000 4.200.000 13 Chảo rán 28 jolly c 500 58.000 29.000.000 14 Chảo rán SB26 c 300 85.000 25.500.000 15 Chảo rán SB28 c 100 95.000 9.500.000 Tổng 561.325.000 Thuế 10% 56.132.500 Tổng thanh toán 617.457.500 Người lập biểu Thủ trưởng đơn vị Quá trình xuất kho hàng hoá: Để phản ánh lượng hàng xuất bán, phòng kế hoạch kinh doanh làm đơn hàng và gửi đơn hàng xuống phòng kế toán, sau đó kế toán vật tư lập “Phiếu xuất kho” (Biểu số 2). Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại phòng kế hoạch kinh doanh, liên 2 thủ kho giữ, liên 3 do kế toán vật tư lưu để ghi sổ kế toán. Căn cứ Phiếu xuất kho thủ kho tiến hành xuất kho theo đúng số lượng chủng loại đã ghi. Kế toán vật tư cũng căn cứ vào phiếu này để phản ánh vào “Sổ chi tiết hàng hoá”. Biểu số 3 Công ty TNHH Phú Thắng 45A Giảng Võ – Hà Nội Điện thoại: 04 7 366 676/86 Fax: 7 366 696 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 6 tháng 6 năm 2006 Số: PX1417 Nợ: 1312 Có: 5111 Người nhận hàng: Đơn vị: ST Fivimark Địa chỉ: 139 Đại La Xuất tại kho: Kho Giảng Võ Diễn giải: Xuất hàng ST Fivimark Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất VLSPHH Đv Số lượng Đơn giá Thành tiền ĐG. giảm % CK Chảo rán F 18 chiếc 03 39.091 117.273 Chảo rán F 20 chiếc 02 41.818 83.636 Chảo rán F 22 chiếc 02 44.545 89.090 Chảo rán F 24 chiếc 02 48.182 96.364 Chảo rán F 28 chiếc 02 60.909 121.818 Tổng tiền hàng: 568.181 đồng Tiền giảm giá: 0 Tiền chiết khấu: 0 Tiền thanh toán: 568.181đồng Viết bằng chữ: Năm trăm sáu tám ngàn một trăm tám mốt đồng (VNĐ) Xuất ngày tháng năm 2006 Thủ trưởng Người lập Trưởng bộ phận Người nhận Thủ kho Khi phòng kinh doanh chuyển phiếu xuất kho sang, kế toán thuế viết “Hoá đơn GTGT” (Biểu số 4). Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 giao khách hàng, liên 3 lưu tại kho. Sau khi lập xong hoá đơn GTGT, kế toán thuế giao liên 2 cho Công ty CP Nhất Nam. Biểu số 4: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 15 tháng 05 năm 2006 Mẫu số: 01GTKT-3LL AQ/2006B 0085032 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: MST: Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Nhất Nam Địa chỉ: 15A Hàng Cót - Hoàn Kiếm - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 01 00236312 Stt Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Chảo rán F 18 chiếc 03 39.091 117.273 Chảo rán F 20 chiếc 02 41.818 83.636 Chảo rán F 22 chiếc 02 44.545 89.090 Cộng tiền hàng: 289.999 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 28.999 Tổng cộng tiền thanh toán: 318.998 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm mười tám ngàn chín trăm chín tám đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) 1.2. Hạch toán tiêu thụ hàng hoá. Hạch toán theo phương thức bán buôn. Theo phương thức này công ty giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho hàng hoá với số lượng lớn. Số hàng hoá mà công ty bàn giao cho khách hàng được chính thức coi là tiêu thụ và công ty mất quyền sở hữu đối với những hàng hoá này. Người mua thanh toán bằng tiềm mặt, chuyển khoản hay chấp nhận thanh toán số hàng mà công ty đã giao. Để hạch toán theo phương thức bán buôn kế toán sử dụng các chứng từ: + Hoá đơn GTGT + Bảng kê hoá đơn + Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, séc chuyển khoản, giấy báo có của ngân hàng… Kế toán sử dụng các TK 511, 333 và các TK khác có liên quan: TK 111, 112, 131… để hạch toán tiêu thụ hàng hoá. Hàng ngày, khi khách hàng mua hàng, phòng kê soán sẽ viết hoá đơn GTGT. Hoá đơn này được lập thành 3 liên. Khách hàng sẽ cầm liên 2 và liên 3 để làm thủ tục thanh toán và nhận hàng. Sau đó thủ kho sẽ giữ lại liên 3 làm chứng từ ghi giảm trên thẻ kho. Khi khách hàng thanh toán, kế toán lập phiếu thu làm 3 liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký tên. Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Hoá đơn GTGT được thể hiện ở biểu số 4. Công ty CP Nhất Nam mua chảo rán với tổng số tiền thanh toán là: 1.134.999đ. Sau khi lập hoá đơn GTGT, kế toán thuế chuyển hoá đơn GTGT cho kế toán vật tư ghi sổ. Căn cứ vào liên 1 của hoá đơn GTGT kế toán vào “Sổ chi tiết tiêu thụ: và “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra”. Sổ chi tiết tiêu thụ được mở cho rất nhiều sản phẩm. Mỗi khách hàng của công ty được mở một số trang. Sổ được mở mỗi năm một lần, bắt đầu từ tháng 1 đến hết tháng 12. Ví dụ: Kế toán vật tư ghi “Sổ chi tiết tiêu thụ” cho khách hàng: NPP Mạnh Huệ trong tháng 11/2005 (Biểu số 10) để theo dõi ngày mua hàng trong tháng, số lượng m,ỗi loại hàng xuất trong mỗi ngày và tình hình thanh toán ở cột “Đã thanh toán” hay cột “còn phải trả”. Biểu số 5: SỔ CHI TIẾT TIÊU THỤ Khách hàng: NPP Mạnh Huệ Đơn vị tính: đồng VN Ngày Tháng năm Diễn giải Bộ nồi SH 768 Chảo sần Chảo trơn Tổng tiền Đã thanh toán Còn phải trả SL Giá bán SL Giá bán SL Giá bán TM TGNH 09/11/05 22/11/05 24/11/05 29/11/05 Ứng trước tiền hàng cho tháng 11/2005 Mua hàng gia dụng Mua hàng gia dụng Mua hàng gia dụng Mua hàng gia dụng 100 100 100 50 200.000 200.000 200.000 200.000 200 50 73.000 73.000 100 150 56.000 56.000 20.000.000 40.200.000 20.000.000 22.050.000 55.500.000 20.200.000 10.000.000 16.550.000 0 0 0 0 Tổng cộng 350 250 250 102.250.000 102.250.000 “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàn hoá dịch vụ bán ra” được sắp xếp theo từng nhóm thuế xuất 5%, 10%. Bảng kê này phản ánh đầy đủ về hoá đơn, tên khách hàng, doanh số bán chưa thuế, thuế suất, thuế GTGT. Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra” tháng 11/2005 được thể hiện ở bảng kê số 11. Khi xuất bán hàng hoá, kế toán chỉ phản ánh doanh thu còn bút toán giá vốn kế toán không theo dõi ngay lúc đó mà theo dõi cuối tháng khi đã tính được giá vốn hàng hoá xuất kho theo phương pháp bình quân cẩ kỳ dự trữ. Căn cứ vào “Sổ chi tiết tiêu thụ” và “ Bảng kê hoá đơn, hàng hoá dịch vụ bán ra” kế toán ghi sổ nghiệp vụ bán hàng cho NPP Mạnh Huệ. Nợ TK 111: 33.000.000 Có TK 511: 30.000.000 Có TK 333: 3.000.000 Cuối tháng kế toán tổng hợp doanh thu bán buôn cho toàn công ty. Tháng 11/2005 tổng doanh thu bán hàng là: 7.125.105.316đ Trong đó: + Doanh thu bán buôn: 5.114978.958đ + Doanh thu bán lẻ: 2.011.026.358đ Sau khi tính được tổng doanh thu bán hàng toàn công ty trong tháng kế toán phản ánh trên TK 511. Số liệu này được ghi ở cả bên có và bên nợ TK 511 trên NKCT số 8 Tháng 11/2005 kế toán tính ra tổng doanh thu bán hàng là 7.125.105.316đ. Trong đó: + Thu bằng tiền mặt: 1.569.583.480đ + Thu bằng TGNH: 2.470.000đ + Còn phải thu khách hàng: 5.553.051.836đ Kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 111: 1.569.583.480 Nợ TK 112: 2.470.000 Nợ TK 131: 5.553.051.836 Có TK 511: 7.125.105.316 Cuối tháng 11/2005 kế toán kết chuyển doanh thu bán hàng sang TK 911: Nợ TK 511: 7.125.105.316 Có TK 911: 7.125.105.316 Biểu số 6: SỔ CÁI TK 511 (Trích tháng 11/2005) Năm 2005 Số dư đầu năm Nợ Có  Đơn vị tính: Đồng VN STT Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này …………… Tháng 11 Tháng 12 TK 911 7.125.105.316 1 Cộng phát sinh nợ 7.125.105.316 2 Cộng phát sinh có 7.125.105.316 3 Số dư Nợ:…….. cuối tháng Có:…….. - Hạch toán tiêu thụ theo phương thức bán lẻ. Khách hàng của công ty rất đa dạng, và công ty cũng có thương hiệu và vị trí đứng trên thị trường nên có rất nhiều khách hàng biết đến. Khi có khách hàng mua lẻ, phòng kinh doanh làm đơn hàng gửi xuống cho kế toán vật tư để viết phiếu xuất kho. Công ty xuất kho hàng hoá với giá bán lẻ cho khách hàng. Số lượng hàng hoá xuất kho được thủ kho theo dõi trên thẻ kho. Tất cả các công việc lập hoá đơn, ghi phiếu thu… cho khách hàng mua lẻ đều do phòng kế toán công ty đảm nhận. Khi xuất hàng thủ kho mở sổ nhận hàng và thanh toán: Biểu số 7: Công ty Phú Thắng Sunhouse PHIẾU GIAO NHẬN VÀ THANH TOÁN Số Phiếu: 04763 Họ tên nhân viên: ĐTDĐ: ĐTCQ: (04) 7 366 676/86 Fax: 04.7366 696 Họ tên khách hàng: Sơn Hùng Địa chỉ: 210 Phố Huế Điện thoại: Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất VLSPHH Đv Số lượng Đơn giá Thành tiền ĐG. giảm % CK Chảo rán F 18 chiếc 03 39.091 117.273 Chảo rán F 20 chiếc 02 41.818 83.636 Chảo rán F 22 chiếc 02 44.545 89.090 Chảo rán F 24 chiếc 02 48.182 96.364 Chảo rán F 28 chiếc 02 60.909 121.818 Chảo rán F 20S chiếc 02 45.455 90.910 Chảo rán F 22S chiếc 02 48.182 96.364 Chảo rán F 24S chiếc 02 51.818 103.636 Chảo rán F 26S chiếc 02 54.545 109.090 Chảo rán F 24jolly chiếc 02 61.818 123.636 Tổng tiền hàng: 1.134.999 đồng Tiền giảm giá: 0 Tiền chiết khấu: 0 Tiền thanh toán: 1.134.999đồng Viết bằng chữ: Một triệu một trăm ba mươi tư nghìn chín trăm chín mươi chín đồng (VNĐ) Xuất ngày tháng năm 2006 Thủ trưởng Người lập Trưởng bộ phận Người nhận Thủ kho Khi khách hàng mua hàng với số lượng nhỏ, thanh toán ngay bằng tiền mặt thì nhân viên bán giao hàng cho khách hàng. Nhưng trong trường hợp khách hàng có nhu cầu lấy hoá đơn GTGT thì họ phải vào phòng kế toán và kế toán thuế sẽ viết hoá đơn. Còn khi khách hàng không lấy hoá đơn, kế toán vẫn phải viết hoá đơn cho số khách hàng bán lẻ nhưng chỉ viết 2 liên. Biểu số 8: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 22 tháng 11 năm 2005 Mẫu số: 01GTKT-3KL DE/2005B 0018033 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Hà Tây - Công ty TNHH Phú Thắng Địa chỉ: Đống Bụt - Ngọc Liệp - Quốc Oai - Hà Tây Số tài khoản: Điện thoại: MST: 0101020771-002 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty Hoàng Minh Cook Địa chỉ: 16 Giảng Võ - Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0101020771 Stt Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Hàng chảo nồi các loại (kèm bảng kê) lô 561.325.000 Cộng tiền hàng: 561.325.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 56.132.500 Tổng cộng tiền thanh toán: 617.457.500 Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm mười bảy triệu bốn trăm năm mươi bảy ngàn năm trăm đồng. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Kế toán vật tư cũng căn cứ vào hoá đơn GTGT bán lẻ cho khách hàng để vào “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá bán ra” nhưng do khách hàng mua lẻ không phải khách hàng thường xuyên của công ty và chỉ mua với số lượng nhỏ, ại thanh toán ngay nên kế toán không theo dõi khách hàng này trên sổ chi tiết tiêu thụ để giảm nhẹ công tác kế toán. Căn cứ vào “Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá bán ra” và phiếu thu số 600 (phản ánh số tiền nhân viên bán hàng nhập quỹ trong ngày 22/11/2005), kế toán phản ánh tổng giá thanh toán của số hàng bán lẻ cho anh Hương Hàng lược ngày 22/11/2005: Nợ TK111: 55.000.000 Có TK511: 50.000.000 Có TK 333: 5.000.000 Cuối tháng, kế toán tổng hợp doanh thu bán lẻ cho toàn công ty và cộng với doanh thu bán buôn để tính ra tổng doanh thu bán hàng. Sau khi đã có tổng doanh thu bán hàng toàn công ty trong tháng thì quá trình vào sổ kế toán được phản ánh tương tự như đã được phản ánh trong phương thức bán buôn ở trên. 1.2. Công tác kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. *. Công tác kế toán hàng bán bị trả lại. Trong quá trình bán hàng có nhiều khi nhân viên kinh doanh mang hàng của các nhà đại lý về nhập kho do nhiều nguyên nhân: Không bán được hàng nên thu về giảm công nợ cho khách, hàng méo đại lý đòi đổi hàng khác… Trong trường hợp này thủ kho phải nhập hàng vào theo thực tế và xác định nguyên nhân tình trạng của hàng hóa thông qua Biên bản hàng hóa trả, nhập lại (BM.KD.04.06) và gửi lên phòng kinh doanh làm đơn hàng nhập lại có đầy đủ chữ ký và chuyển lên phòng kế toán làm phiếu nhập kho Sau đây là ví dụ cụ thể về thủ tịch nhập hàng trả lại - Biên bản hàng hóa trả, nhập lại. - Đơn hàng trả lại Phiếu nhập hàng trả lại Biểu số 9: Công ty TNHH Phú Thắng Địa chỉ: 45A, Giảng Võ, Hà Nội Điện thoại: 04 7 366 676/86 Fax: 7 366 696 Phòng Kinh doanh BIÊN BẢN HÀNG HÓA TRẢ, NHẬP LẠI (Ngày 6 tháng 6 năm 2006) BM.KD.04.05 Ngày có hiệu lực: 01/8/2005 Tên nhà phân phối, đại lý: Cửa hàng Cô Yên Chợ Hôm TT Tên hàng hóa ĐVT SL Đơn giá Thành tiền Lý do trả lại hàng Biện pháp khắc phục 1 Chảo SB28 c 1 140.000 140.000 Không bán được 2 Chảo SBS26 c 2 160.000 320.000 Trả lại 3 Bộ nồi SH 768 Bộ 5 200.000 1.000.000 Trả lại 4 Bộ nồi SH 606 Bộ 3 390.000 1.170.000 Không bán được 5 Bộ nồi 1đáy SH365T Bộ 5 150.000 750.000 Trả lại 6 Bộ nồi 1 đáy SH365P Bộ 5 160.000 800.000 Trả lại Tổng 4.180.000 Người đề nghị trả hàng Tổ kho vận kiểm tra Thủ kho TP.Kinh doanh Biểu số 10: Công ty TNHH Phú Thắng Địa chỉ: 45A, Giảng Võ, Hà Nội Điện thoại: 04 7 366 676/86 Fax: 7 366 696 Số: 06/06/03 Phòng Kinh doanh ĐƠN HÀNG TRẢ LẠI Đơn vị nhập: Kho Giảng Võ Địa chỉ: 45A, Giảng Võ, Hà Nội Đơn vị trả: Cửa hàng Cô Yên Địa chỉ: Chợ Hôm Thời gian giao hàng:06/06/2006 Đại diện BHKV: Dương Xuân Hải Stt Tên hàng Mã số Đvt Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú 1 Chảo F 28 SB28 c 140.000 1 140.000 2 Chảo F 26 SBS26 c 160.000 2 320.000 3 Bộ nồi SH 768 SH768 Bộ 200.000 5 1.000.000 4 Bộ nồi SH 606 SH606 Bộ 390.000 3 1.170.000 5 Bộ nồi 1đáy SH365T SH365T Bộ 150.000 5 750.000 6 Bộ nồi 1 đáy SH365P SH365P Bộ 160.000 5 800.000 Tổng 4.180.000 Người lập Đại diện bán hàng khu vực TP. Kinh doanh Biểu số 11: Công ty TNHH Phú Thắng 45A Giảng Võ – Hà Nội Điện thoại: 04 7 366 676/86 Fax: 7 366 696 PHIẾU NHẬP HÀNG TRẢ LẠI Ngày 6 tháng 6 năm 2006 Số: PNL0121 Nợ: 531 Có: 1312 Họ tên người nhận hàng: Đơn vị: Cửa hàng cô Yên, chợ Hôm Địa chỉ: Chợ Hôm Nhập tại kho: Kho Giảng Võ Diễn giải: Nhập hàng NM theo HĐ 18033 Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất VLSPHH Đv Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Chảo SB 28 cm c 1 140.000 140.000 2 Chảo SBS26 cm c 2 160.000 320.000 3 Bộ nồi SH 768 Bộ 5 200.000 1.000.000 4 Bộ nồi SH 606 Bộ 3 390.000 1.170.000 5 Bộ nồi 1đáy SH365T Bộ 5 150.000 750.000 6 Bộ nồi 1 đáy SH365P Bộ 5 160.000 800.000 Tổng tiền hàng: 4.180.000 đồng Tiền giảm giá: 0 Tiền chiết khấu: 0 Tiền thanh toán: 4.180.000 đồng Viết bằng chữ:Bốn triệu một trăm tám mươi ngàn đồng VNĐ Nhập ngày tháng năm 2006 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Người lập Trong tháng phát sinh 460.000đ trị giá hàng bán bị trả lại nhưng khi hạch toán không phản ánh vào TK531. Biểu số 12: SỔ CÁI TK 531 (Trích tháng 10/2005) Năm 2005 Số dư đầu năm Nợ Có  Đơn vị tính: Đồng VN STT Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này …………… Tháng 11 Tháng 12 TK 511 65.780.250 1 Cộng phát sinh nợ 65.780.250 2 Cộng phát sinh có 65.780.250 3 Số dư Nợ:…….. cuối tháng Có:…….. Trong quá trình tiêu thụ hàng hoá của công ty, công ty sử dụng phần mềm kế toán nên các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán công ty không theo dõi trên các TK 532,521 mà phần mềm tự hạch toán. Ngoài ra, hàng năm công ty cũng tổ chức rất nhiều chương trình khuyến mại sản phẩm, và tổ chức hội nghị khách hàng nhằm khuyến khích khách hàng mua hàng của công ty, khoản tiền này tính vào chi phí bán hàng. 1.3. Công tác kế toán giá vốn hàng bán tại công ty. Tại công ty, giá vốn hàng bán được xác định vào cuối tháng do kế toán nội bộ theo dõi. a. Giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa nhập kho: Do Công ty TNHH Phú Thắng kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau, thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa nhập kho là giá mua chưa có thế GTGT cộng với chi phí mua (nếu có). Tác có công thức sau: Trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa nhập kho = Giá mua chưa có thuế GTGT + Chi phí thu mua (nếu có) Ví dụ: Ngày 3 tháng 6 năm 2006 Công ty có nhập một số hàng chảo và nồi của nhà máy với trị giá là 34.320.000 đồng, phí vận chuyển bốc dỡ là 150.000 đồng, trong đó thuế GTGT là 10%. Vậy giá vốn thực tế của lô hàng đó là 34.320.000 x (1 : 1,1) + 150.000 = 31.350.000 đồng Còn số thuế GTGT đã nộp sẽ được kế toán theo dõi trên tài khoản riêng, đến khi xuất kho số thuế đó sẽ được tính vào giá thành của sản phẩm đó. b. Giá vốn thực tế vật tư, hàng hóa xuất kho. Khi xuất dùng vật tư, hàng hóa để sản xuất, công ty áp dụng phương pháp tính giá vốn thực tế vật tư, hàng hóa xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền. Theo phương pháp này giá thực tế vật tư, hàng hóa được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất dùng và đơn giá bình quân gia quyền được tính bình quân cho cả số vật tư, hàng hóa tồn đầu tháng và số vật tư, hàng hóa trong tháng. Đơn giá thực tế bình quân = Trị giá thực tế của vật tư, hàng hóa tồn đầu tháng + Trị giá thực tế của vật tư, hàng hóa nhập trong tháng Số lượng tồn đầu tháng + Số lượng nhập trong tháng Giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa xuất kho = Số lượng vật tư, hàng hóa xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Ví dụ: Đầu tháng 3/2006 giá trị thực tế của mặt hàng cốc tồn kho 580.000.000 đồng với số lượng tồn đầu tháng là 15.000 bộ. Trong tháng 3/2006 công ty nhập 80 bộ cốc với trị giá vốn thực tế của cốc nhập trong tháng là 3.200.000 đồng. Đơn giá thực tế bình quân của cốc = 580.000.000 + 3.200.000 = 38.674 đồng 15.000 + 80 Trong điều kiện thực tế của công ty là số lượng và số lần vật tư, hàng hóa nhập xuất trong tháng rất lớn nên công ty tính giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho theo phương pháp này sẽ giảm bớt được khối lượng ghi chép và tính toán của kế toán. Như vậy, công ty sử dụng cách tính giá vốn thực tế của vật tư, hàng hóa xuất kho theo phương pháp này là hợp lý với tình hình cụ thể của công ty. 1.4. Công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp a. Công tác kế toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng phát sinh tại công ty là những khoản chi phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hoá: chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí xăng xe, chi phí nhân viên bán hàng, chi phí khuyến mại tiêu thụ hàng hoá, chi phí hội nghị khách hàng… Trong nămcông ty phát sinh tất cả các yếu tố chi phí bán hàng; chi phí dụng cụ đồ dùng; chi phí khấu hao; chi phí dịch vụ mua ngoài; chi phí bằng tiền khác. Tuy nhiên, các chi phí này lúc nào cũng phát sinh trong cùng một tháng. Các chứng từ kế toán sử dụng để tập hợp các yếu tố chi phí bán hàng là: Đối với chi phí nhân viên bán hàng: kế toán dựa vào bảng tổng hợp thanh toán lương; bảng phân bổ tiền lương, các khoản trích theo lương Đối với chi phí dụng cụ, đồ dùng: kế toán căn cứ vào “Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ” Đối với chi phí khấu hao TSCĐ: kế toán căn cứ vào “Bảng tính trích khấu hao TSCĐ” Đối với các khoản thuế, phí lệ phí: kế toán sử dụng các biên lai thu lệ phí cầu đường Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền: kế toán căn cứ vào các hoá đơn GTGT (mua xăng, tiền điện, tiền nước…), hoá đơn mua lẻ, phiếu chi (kèm giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt) Khi có nghiệp phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán vào “ Sổ chi tiết TK641”. Kế toán chi tiết TK 641 thành cácTK cấp 2 để dễ quản lý. Trong tháng 11/2004 kế toán tập hợp và phân loại chi phí bán hàng vào các bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ,bảng trích khấu hao TSCĐ; bảng phân cổ tiền lương, các khoản trích theo lương. Sau khi tổng hợp tất cả các yếu tố chi phí bán hàng, kế toán vào bảng kê số 5. Sau khi lên bảng kê số 5, kế toán tổng hợp chi phí bán hàng để ghi vào NK – CT. Cuối tháng kết chuyển chi phí bán hàng sang TK911. Tổng chi phí bán hàng toàn công ty tháng 11/2005 được kết chuyển như sau: Nợ TK 911: 139.588.315đ Có TK 641: 139.588.315đ Từ các chứng từ kế toán lập sổ cái TK 641. Biểu số 13: SỔ CHI TIẾT TK 641 Tháng 11/2004 Đơn vị tính: đồng VN Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 01/11 PC1 01/11 Chị Hoa mua văn phòng phẩm 111 2.000.000 01/11 PC2 01/11 Anh Phú – chi trả chi phí vận chuyển 111 500.000 … … … … … 10/11 PC12 10/11 Chi tiền mua tủ đựng tài liệu 111 860.000 … 30/11 PC80 30/11 Chi lương cho nhân viên 111 30.500.000 … … … … … … Cộng 33.860.000 Biểu số 14: SỔ CÁI TK 641 (Trích tháng 10/2005) Năm 2005 Số dư đầu năm Nợ Có  Đơn vị tính: Đồng VN STT Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này …………… Tháng 11 Tháng 12 TK 334 TK 111 TK 112 TK 131 TK 141 56.960.000 30.250.000 15.000.000 10.500.000 8.500.000 1 Cộng phát sinh nợ 121.210.000 2 Cộng phát sinh có 121.210.000 3 Số dư Nợ:…….. cuối tháng Có:…….. Tại công ty, cuối tháng kế toán tổng hợp chi phí bán hàng cho toàn công ty mà không phân bổ chi phí bánhàng cho từng mặt hàng tiêu thụ. b. Công tác kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý: gồm tiền lương và các khoản trích theo lương. Căn cứ để tập hợp là bảng tổng hợp lương, bảng phân bổ lương và các khoản tích theo lương. Chi phí vật liệu quản lý: được tập hợp căn cứ vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Chi phí dụng cụ đồ dùng: căn cứ tập hợp là phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt đối với dụng cụ có giá trị nhỏ; căn cứ vào bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đối với dụng cụ có giá trị lớn, phân bổ nhiều lần. Chi phí khấu hao TSCĐ: kế toán tập hợp căn cứ vào bảng tính trích khấu hao TSCĐ Các khoản thuế , phí lệ phí: kế toán sử dụng các biên lai thu phí để tập hợp chi phí Chi phí dịch vụ mua ngoài: là các chi phí tiền điện, tiền nước, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ…dùng chung của công ty. Chứng từ sử dụng là hoá đơn tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại; phiếu chi kèm theo giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt. Chi phí khác bằng tiền: như chi phí tiếp khách giao dịch đối ngoại, chi phí đi công tác của nhân viên… Căn cứ xác định các chi phí này là các phiếu chi kèm giấy đề nghị thanh toán đã được duyệt. TK kế toán sử dụng: TK 642 và các TK liên quan khác như TK 334, 338, 111, 331…Công ty chi tiết TK 642 thành nhiều TK cấp 2 để dễ quản lý. Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí quản lý doanhnghiệp, kế toán sẽ vào sổ chi tiết TK 642. Hàng tháng kế toán phân loại các yếu tố chi phí quản lý và tổng hợp vào các bảng phân bổ như: bảng phân bổ nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ; bảng tính trích khấu hao …Cuối tháng, kế toán lấy số liệu ở các bảng phân bổ và các NK – CT. Sau đó, kế toán tính ra tổng chi phí quản lý doanh nghiệp toàn công ty trong tháng và ghi vào Nhật ký chung. Tháng 11/2005 tổng chi phí quản lý doanh nghiệp là 545.001.648đ được kết chuyển sang TK 911 Nợ TK 911: 545.001.648đ Có TK 642: 545.001.648đ Biểu số 15: SỔ CHI TIẾT TK 642 Tháng 11/2005 Đơn vị tính: đồng VN Ngày tháng năm Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có 02/11 PC1 02/11 Chi tiền điện thoại 111 15.560.000 … … … … … … 01/11 PC2 01/11 Chị Hoa mua mực máy photo 111 260.000 … … … … … 10/11 PC12 10/11 Anh Bình – Chi phí xăng đi công tác 111 400.000 … 30/11 PC80 30/11 Chi lương cho nhân viên quản lý 111 30.500.000 … … … … … … Cộng 46.720.000 Biểu số 16: SỔ CÁI TK 642 (Trích tháng 11 năm 2005) Năm2005 Số dư đầu năm Nợ Có Đơn vị tính: đồng VN STT Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này …………… Tháng 11 Tháng 12 TK 152 TK 214 TK 334 TK 338 TK 111 TK 112 TK 141 TK 161 1.653.078 15.890.000 146.434.947 12.619.173 208.748.691 1.138.827 19.085.885 148.431.047 1 Cộng phát sinh nợ 554.001.648 2 Cộng phát sinh có 554.001.648 3 Số dư Nợ:…….. cuối tháng Có:…….. Tại công ty, cuối tháng kế toán cũng không phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ. 2. Thực trạng công tác kế toán xác định kết quả tiêu thụ tại công ty. Mặc dù kỳ hạch toán của công ty là quý nhưng hàng tháng công ty đều tính ra kết quả tiêu thụ. Sau khi xác định sốliệu các TK511,632, 641, 642 kế toán kết chuyển sang TK 911 – xác định kết quả tiêu thụ. Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Kết quả tiêu thụ = Doanh thu thuần – Chi phí bán hàng – Chi phí quản lý doanh nghiệp Cuối tháng, kế toán sẽ tập hợp các sổ sách có liên quan đến TK 911 đã được lập, kiểm tra lại các số liệu trên các chứng từ gốc, bản kê bán hàng, bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá…Sau đó tính toán xác định kết quả trong tháng, lập sổ cái TK911. Biểu số 17 : SỔ CÁI TK 911 (Trích tháng 11 năm 2005) Năm2005 Số dư đầu năm Nợ Có Đơn vị tính: đồng VN STT Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này …………… Tháng 11 Tháng 12 TK 632 TK 641 TK 642 TK 421 6.270.435.979 139.588.315 554.001.648 161.079.374 1 Cộng phát sinh nợ 554.001.648 2 Cộng phát sinh có 554.001.648 3 Số dư Nợ:…….. cuối tháng Có:…….. Kết quả tiêu thụ = 7.125.105.316 – 6.270.435.979 - 139.588.315 – 554.001.648 =161.079.374 đ Kế toán vào sổ cái TK 421 Biểu số 18: SỔ CÁI TK 421 (Trích tháng 11 năm 2005) Năm2005 Đơn vị tính: đồng VN Số dư đầu năm Nợ Có 136.400.235 STT Ghi có các TK đối ứng nợ với TK này …………… Tháng 11 Tháng 12 TK 911 TK 333 TK 431 TK 451 1 Cộng phát sinh nợ 0 2 Cộng phát sinh có 161.079.374 3 Số dư Nợ:…….. cuối tháng Có:…….. 780.814.579 PHẦN III CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH PHÚ THẮNG 1. Nhận xét chung về hoạt động của công ty và công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty. 1.1. Ưu điểm Với lượng thời gian gần hai tháng thực tập tại Công ty, vận dụng những kiến thức đã học trong nhà trường về công tác kế toán tổng hợp nói chung và kế toán vật tư nói riêng, em đã rút ra được những nhận xét về tình hình hạch toán tại Công ty như sau: Cùng với sự lớn mạnh của công tác kế toán hiện nay, Công ty TNHH Phú Thắng đã không ngừng hoàn thiện công tác hạch toán nhằm đáp ứng nhu cầu của mình để đảm bảo thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán trên các chỉ tiêu kinh tế và kế toán có liên quan giúp cho việc phục vụ yêu cầu về việc quản lý của Công ty. Đồng thời số liệu kế toán luôn được phản ánh chính xác, trung thực, rõ ràng về tình hình kế toán tổng hợp nói chung và về vật tư hiện có tại Công ty nói riêng . Hạch toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ là một khâu trong công tác hạch toán tại công ty. Ngoài những ưu nhược điểm chung, công tác kế toán phần hành này còn có những ưu điểm riêng. Cụ thể: Hàng hoá của công ty được quản lý chặt chẽ từ khâu nhập kho đến khâu xuất kho cả về mặt số lượng và chất lượng. Mọi hoạt động nhập kho xuất kho hàng hoá đều được phản ánh trên các chứng từ sổ sách kế toán theo quy định của công ty và của pháp lệnh kế toán thống kê hiện hành phản ánh kịp thời các hoạt động kinh tế đang diễn ra. Ngoài hệ thống chứng từ sổ sách do Bộ tài chính ban hành, công ty òcn tự thiết kế thêm các mẫu chứng từ khác để phục vụ cho việc hạch toán được chính xác, rõ ràng. Công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ đã đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế. Trong quá trình hạch toán kế toán đã hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo tính thống nhất các nguồn số liệu ban đầu. Trong quan hệ thanh toán với khách hàng, kế toán đã theo dõi được chi tiết các khảon thu cũng như tình hình thanh toán của khách hàng, từ đó giúp ban lãnh đạo các quyết định phù hợp để đẩy nhanh tiến độ thu hồi vốn, hạn chế các khoản nợ Công ty sử dụng phần mềm kế toán để phục vụ cho công tác quản lý của công ty, nó có một số ưu điểm: Quản lý tiền, vật tư , hàng hoá, công nợ, tài sản cố định , lao động tiền lương, tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng, theo đối tượng tính giá thành phẩm, phân bổ chi phí sản xuất. In ra các loại sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính…. Chạy trên Windows, giao diện tiếng Việt hoặc tiếng Anh hoặc đồng thời cả hai. Sự phong phú trong các yếu tố quản lý Tính thống nhất trong giao diện nhập dữ liệu. Không cần phải thao tác trung gian(như tổng hợp dữ liệu) trước khi in, xem một bảng biểu sổ sách. Tự động kiểm tra khi nhập liệu như thông báo chứng từ trùng, kiểm tra nhập thiếu các mục dữ liệu… Do công ty áp dụng hình sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung, hơn nữa lại làm ở trên máy cho nên rất thuận tiện và phù hợp với quy mô của Công ty làm cho công tác của bộ phận kế toán được giảm nhiều về mặt ghi chép và tính toán.Hơn nữa lại có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán làm cho việc hạch toán tại Công ty tương đối nhanh và hiệu quả. 1.2. Những tồn tại và nguyên nhân chủ yếu Bên cạnh những gì đạt được thì Công ty còn một số hạn chế trong công tác kế toán do đó Công ty cần sớm hoàn thiện và khắc phục những tồn tại sau: Kế toán chưa mở thẻ kho chi tiết đến từng khoản, mục loại hàng hóa. Trong khi đó tính chất hàng hóa của công ty và nguyên chiếc nhỏ lẻ nên việc quản lý hàng hóa rất phức tạp. Ví dụ: Mặt hàng chảo 28 sần. Trong thực tế thì mặt hàng này được phân thành 2 loại: 28 sần loại A và 28 sần loại B. Nhưng thẻ kho chỉ mở thẻ gộp chung 2 loại làm một. Dẫn đến không phân biệt loại A-B. Nên trên máy nhiều lúc cũng xuất lệch loại so với thực tế. Chính điều này gây cho kế toán không phản ánh được chính xác trị giá hàng tồn kho. Công tác kế toán chưa có nghiệp vụ hạch toán hàng đang đi trên đường. Công ty có nhiều kho như kho ở miền Bắc, Đà Nẵng, Sài Gòn nên việc lưu chuyển hàng hóa diễn ra thường xuyên nhưng việc quản lý hàng đi trên đường thì công ty không quản lý được. Và việc hạch toán cũng khó khăn. Ví dụ: Ngày 31/5/2006. Xuất điều chuyển từ kho nhà máy đi kho phi li tại Sài Gòn. Nhưng thực tế ngày 2/6/06 khi kho phi li tại Sài Gòn nhận được hàng thì kế toán mới làm phiếu xuất kho. Điều này chứng tỏ công tác kế toán của công ty trong nghiệp vụ này không cập nhật kịp thời khi phát sinh, đồng thời cũng không quản lý được hàng hóa đi trên đường dễ gây mát mát, hàng hóa. Công ty phải chịu rủi ro cao trong trường hợp này. Công ty chưa lập hệ thống định mức, khấu hao vật tư, hàng hóa và chưa có nghiệp vụ hạch toán dự phòng hàng tồn kho dẫn đến công ty nhiều khi phát sinh chi phí cao vượt trội so với các tháng khác. Ví dụ: Tháng 5/2006. Số lượng chảo trơn tồn quá lớn mà không bán được do giá cả trên thị trường biến động và sự cạnh tranh diễn ra gay gắt. Công ty buộc phải ra công văn giảm giá lượng hàng tồn của mặt hàng chảo trơn dẫn đến tháng 5/2006 chi phí của công ty vượt hơn mọi tháng khác làm giảm lợi nhuận công ty hơn tháng 4/2006. Công tác kế toán trên máy vì mới thay đổi phần mềm khác vào sử dụng cho nên gặp nhiều không ít những khó khăn và bỡ ngỡ cần phải có thời gian để tiếp thu và sử dụng có hiệu quả. Nguyên nhân chủ yếu do phần mềm mới chưa hoàn thiện. Ví dụ: Khi làm phiếu xuất kho máy không nhảy vào công nợ khiến kế toán phải xóa phiếu đi và làm lại. Rất phức tạp và dễ nhầm lẫn. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH Phú Thắng. 2.1. Công tác hạch toán hàng hoá. Công ty Phú Thắng sử dụng giá thực tế để đánh giá hàng hoá nhập kho và sử dụng cả giá bình quân cả kỳ dự trữ để đánh giá hàng hoá xuất kho. Vì vậy, việc quản lý hàng hoá chỉ theo dõi về mặt số lượng mà không theo dõi về giá trị. Chính vì thế không thể theo dõi, cung cấp thông tin về sản xuất kinh doanh trong từng ngày. Việc theo dõi về giá trị chỉ được thực hiện vào cuối mỗi tháng khi có số liệu do kế toán nội bộ chuyển sang. Để tiện cho việc theo dõi về giá trị hàng hoá trong tháng, công ty nên sử dụng phương pháp nhập trước, xuất trước để đánh giá hàng hoá xuất kho. Theo phương pháp này hàng hoá nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Phương pháp này rất thích hợp với công ty vì giá cả hàng hoá của công ty tương đối ổn định. Phương pháp này cho phép kế toán tính giá hàng hoá xuất kho kịp thời. Do đó, khi công ty sử dụng phương pháp nhập trước, xuất trước thì có thể phản ánh ngay giá vốn hàng bánkhi xuất bán sản phẩm. Điều này có thể đảm bảo quy định về ghi chép doanh thu và giá vốn hàng bán, đồng thời công tác kế toán được dàn đều trong tháng, tăng cường khả năng cung cấp thông tin, nâng cao năng xuất lao động tại công ty. Ví dụ: ngày 22/11/2005 Công ty bán 50 bộ JC333QĐ cho công ty Rồng Bắc. Đơn giá tồn đầu tháng: 259.091đ; Giá bán có thuế: 285.000đ. Công ty Rồng Bắc sẽ trả chậm trong 10 ngày. Nếu áp dụng phương pháp nhập trước, xuất trước kế toán định khoản: Phản ánh giá vốn của số lượng hàng tiêu thụ: Nợ TK 632: 50 x 259.091 = 12.954.550đ Có TK 155: 12.954.550 đ Phản ánh doanh thu: Nợ TK 131: 50 x 285.000 = 14.250.000đ Có TK 511: 12.954.55đ CóTK 3331: 1.295.455đ 2.2. Sử dụng tài khoản hàng gửi bán. Hiện nay công ty sử dụng rất nhiều loại tài khoản, và mở ít tài khoản cấp 2 và cấp 3. Điều này cũng gây nhiều khó khăn lơn cho công tác hạch toán. Nó không những làm mất nhiều thời gian của kế toán mà còn gây khó khăn trong việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu số liệu khi cần có số liệu của các tài khoản chi tiết trong quá trình hạch toán. Vì vậy, để thuận tiện hơn cho công tác kế toán, công ty nên sử dụng nhiều tài khoản cấp 2 và cấp 3 hơn nữa. Chẳng hạn công ty nên chi tiết TK333 thành các TK cấp 2 và cấp 3 theo chế độ kế toán hiện hành để phân biệt các loại thuế, phí phải nộp nhà nước. Một hạn chế trong việc sử dụng tài khảon của công ty là : trong trường hợp công ty chuyển hàng đến cho khách hàng theo hợp đồng chờ chấp nhận, công ty không sử dụng TK 157 “ Hàng gửi bán” để hạch toán cho số hàng này mà chỉ theo dõi về mặt số lượng (giảm kho hàng hoá) dựa trên phiếu xuất kho. Đến khi nào người mua chấp nhận thanh toán hay thanh toán thì công ty mới ghi nhận doanh thu. Như vậy, kế toán đã không định khoản để theo dõi về mặt giá trị số hàng gửi bán này. Do đó, khi phát sinh nghiệp vụ chuyển hàng đến gửi tạm ở kho người mua chờ chấp nhận, kế toán nên sử dụng TK 157 và định khoản như sau: Nợ TK 157: Giá thành thực tế hàng gửi bán Có TK 155: Xuất trực tiếp tại kho Khi hàng chuyển đi được bên mua kiểm nhận, chấp nhận thanh toán, kế toán tiến hành lập hoá đơn GTGT về lượng hàng đã được chấp nhận giao cho khách hàng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi các bút toán sau: Phản ánh giá vốn hàng được chấp nhận. Nợ TK 632: Tập hợp giá vốn hàng bán Có TK 157: Giá vốn của hàng được chấp nhận. Phản ánh giá bán của hàng được chấp nhận Nợ TK 111, 112, 131…: Tổng giá thanh toán Có TK 511: Doanh thu của số hàng được chấp nhận Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp của hàng tiêu thụ Ví Dụ: Ngày 05/12/2005 công ty xuất kho chuyển: 100 chảo sần 28cm: giá bán có thuế 57.000đ; Đơn giá tồn đầu kỳ là 51.500đ 30 bộ nồi SH 768: giá bán có thuế 285.000đ; Đơn giá tồn đầu kỳ là 205.000đ công ty chuyển đến cho công ty Ngọc Loan theo HĐ 0085010 chờ chấp nhận. Nếu sử dụng phương pháp nhận trước xuất trước, kế toán định khoản: Nợ TK 157: 11.300.000đ Có TK 155: 11.300.000đ Ngày 07/12/2005 công ty Ngọc Loan chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt toàn bộ lô hàng, Kê stoán lập hoá đơn GTGT về số hàng trên và định khoản: Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632: 11.300.000đ Có TK 157: 11.300.000đ Phản ánh doanh thu: Nợ TK 111: 14.250.000đ Có TK 511: 12.954.550đ Có TK 3331: 1.295.455đ 2.3. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Chiết khấu thương mại: Công ty có sử dụng chính sách chiết khấu thương mại nhưng chỉ áp dụng cho các nhà phân phối lớn và các đại lý lớn, chưa áp dụng một cách rộng rãi cho tất cả các khách hàng, nên đã không thúc đẩy được quá trình tiêu thụ hàng hoá của công ty, và làm giảm các khoản lợi ích mà công ty có thể sẽ thu được nếu áp dụng chính sách này. Để khắc phục tình trạng đó, công ty nên xây dung và áp dụng chính sách chiết khấu thương mại cho khách hàng thường xuyên, khách mua hàng vơi số lượng lớn. Chính sách chiết khấu thương mại là một chính sách ưu việt, vì nó là yếu tố kích thích tâm lý của khách hàng. Chính vì vậy, công ty nên sử dụng chính sách này để đánh vào tâm lý khách hàng và với một số lý do sau: Thứ nhất chiết khấu thương mại có tính linh hoạt, kích thích người mua. Tạo sự vui sướng của khách hàng khi mua hàng của công ty. Thứ hai, chiết khấu thương mại là một biện pháp để kích thích tăng doanh thu. Bởi vì, với lượng hàng tiêu thụ lớn hơn, chi phí quản lý không đổi, tiết kiệm một phần chi phí bán hàng, công ty chỉ mất thêm tiền vận chuyển, bốc dỡ. Hơn nữa khi bán hàng nhanh sẽ tăng nhanh vòng quay vốn, các chi phí lưu kho sẽ giảm xuống…Vì vậy, sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho công ty. Chính vì những lý do trên công ty cần phải đặt ra một tỷ lệ chiết khấu thương mại thích hợp để đẩy nhanh quá trình tiêu thụ hàng hoá của công ty Tài khoản sử dụng để hạch toán chiết khấu thương mại là TK521 Khi xảy ra trường hợp này, kế toán định khoản Nợ TK 521: Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331: Thuế GTGT được chiết khấu Có TK111, 112,131… Cuối tháng, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp nhận cho người mua sang tài khản doanh thu Nợ TK 511: Có TK 521 Hàng bán bị trả lại: Trong tháng, khi phatsinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, kế toán định khoản : Nợ TK 155 Có TK 131 Và cuối tháng thì ghi giảm doanh thu bán hàng. Như vậy, kế toán đã không tuân theo trình tự hạch toán hàng bán bị trả lại. Mặt khác, khi ghi nhận nợ TK 155 kế toán lại ghi nhận theo giá thanh toán phải trả lại cho khách hàng mà không phải làm theo giá vốn xuất kho hàng hoá, đồng thời kế toán loại không ghi giảm giá vốn hàng bán của số hàng bị trả lại. Điều đó có thể dẫn tới kết quả làm sai lệch kế quả hoạt động kinh doanh của công ty. Để phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, kế toán nên sử dụng TK 531 để hạch toán cho số hàng bán bị trả lại Khi có trường hợp hàng bán bị khách hàng trả lại, kế toán định khoản: + Phản ánh giá vốn số hàng bán bị trả lại Nợ TK 155: nhập kho số hàng bị trả lại Có TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng bán + Phản ánh giá thanh toán Nợ TK 531: Doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 3331: Thuế GTGT của số hàng bị trả lại Có TK 111, 112, 131…Tổng giá thanh toán của hàng bán bị trả lại Cuối tháng, kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK 511 Có TK 531 2.4. Mở sổ chi tiết giá vốn hàng bán cho từng loại hàng hoá. Công ty không mở sổ chi tiết TK 632 để theo dõi giá vốn hàng bán cho từng loại hàng hoá của công ty nênn việc quản lý giá vốn hàng bán cho từng mặt hàng không thuận tiện và có phần hạn chế. Vì vậy, kế toán nên sử dụng sổ chi tiết TK 632 để thơ dõi giá vốn cho từng loại hàng hoá. Công ty có thể tạo sổ chi tiết TK 632 theo kết cấu riêng Mặc dù, mở thêm sổ chi tiết TK 632 thì công việc kế toán sẽ nhiều hơn nhưng khi tổng hợp giá vốn hàng bán thì công việc sẽ đơn giản hơn nhiều và nhờ đó việc tính toán kết quả kinh doanh sẽ nhanh hơn, cung cấp kịp thời thôngtin cho quản lý. 2.5. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trong nền kinh tế thị trường thì sự biến động của giá cả diễn ra rất phức tạp, cáckhản nợ của khách hàng là rất lớn nhưng công ty không lập dự phòng cho hàng tồn kho và các khoản nợ của công ty. Việc không lập dự phòng có thể gây ảnh hưởng trực tiếp tới tài chính của công ty khi có khách hàng không thanht oán đúng hạn hoặc không có khả năng thanh toán, hoặc khi có sự giảm giá trên thị trường hàng gia dụng. Để tránh rủi do, nâng cao tính chủ động trongkinh doanh cũng như việc dự toán trước chi phí, đồng thời có đượckhoản thu khi các nghiệp vụ này xảy ra công ty nên xem xét lập các khoản dự phòng. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào giá cả trênt hị trường, nếu hàng tồn kho củ công ty nói chung và sản phẩm hàng gia dùng nói riêng có khả năng giảm giá thì công ty cần phải lập dự phòng. Cuối niên độ kế toán, tính ra số dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo công thức sau: Mức dự phòng cần lập cho niên độ = Số lượng hàng tồn kho mỗi loại x Mức chênh lệch giảm giá mỗi loại Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK159 TK 632 Trích lập dự phòng giảm giá HTK vào cuối niên độ kế toán trước khi lập BCTC Hoàn nhập phần chênh lệch vào cuối niên độ(nếu số dự phòng cần lập cho năm tới nhỏ hơn dự phòng của năm nay) Tương tự như lập dự phòng hàng tồn kho, cuối niên độ kế toán, kế toán phải tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng Dự phòng phải thu khó đòi Mức dự phòng phải thu khó đòi = Số nợ phải thu khó đòi x % có khả năng mất Kế toán tiến hành lập bảng kê mức dự phòng phải thu khó đòi, trên cơ sở bảng kê dự phòng, kế toán định khoản. Nợ TK 642 Mức dự phòng tăng Có TK 139 Cuối kỳ kế toán sau, kế toán tính ra số dự phòng cần lập chonăm tiếp theo và so sánh với số dự phòng đã trích lập ở năm trước để tiến hành đièu chỉnh: Nợ TK 139 Có TK 642 Nếu xảy ra trường hợp các khoản phải thu khó đòi không đòi được, dựa trên các biên bản sử lý, kế toán xoá sổ khoản phỉa thu khó đòi không đòi được như sau: Nợ TK 139: Số đã lập dự phòng Nợ TK 642: Số chưa lập Có TK 131 Đồng thời ghi đơn Nợ TK 004 (Nợ khó đòi đã đả xử lý) để theo dõi thu hồi khi khách nợ có điều kiện trả nợ. Nếu khoản nợ đã xoá sổ sau đó lại thu hồi được thì kế toán hạch toán vào thu nhập khác: Nợ TK 111, 112 Có TK 711 Đồng thời ghi đơn Có TK 004. 2.6. Hoàn thiện phần mềm kế toán. Qua thời gian thực tập tại công ty Phú Thắng, tôi thấy công tác kế toán ở công ty rất được trú trọng. Tuy nhiên, trong nền kinh tế không ngừng biến động như hiện nay, việc các chính sách, quy định thay đổi thường xuyên đã gây không ít khó khăn trong công tác quản lý, công tác kế toán Để giúp cho bộ máy kế toán của công ty vận dụng một cách linh hoạt , snág tạo có hiệu quả công ty nên trang bị hệ thống máy vi tính tốt, đào tạo bồi dưỡng về máy vi tính, kế toán máy cho nhân viên kế toán…Thực hiện được điều này sẽ giúp cho việc luân chuyển chứng từ , đối chiếu số liệu, cung cấp thông tin kịp thời, đặc biệt là đối với các nhân viên kế toán sẽ có được sự trợ giúp đắc lực trong công việc kế toán của mình. Từ đó dẫn đến thu được hiệu quả cao trong công tác quản lý cũng như trong công tác kế toán của công ty. Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán, việc sử dụng phầm mềm cho công việc kế toán là một công cụ rất hữu ích, phần mềm mà công ty sử dụng là một phần mềm thông minh, nó tự hạch toán tất cả các nghiệp phát sinh, giúp cho công tác kế toán của công ty bớt chút rối ren. Tuy nhiên, còn một số hạn chế mà phần mềm không cập nhật kịp thời như phần hạch toán lương, các khoản trích theo lương, phần hạch toán tài sản cố định, phần mềm không tự cập nhập tự tính ra các số liệu phát sinh khi kế toán cập nhật số liệu vào. Vì vậy, công ty nên tìm cách giải quyết các hạn chế phần mềm này bằng cách phải liên hệ với nơi mà công ty mua phần mềm và các nhân viên phòng kế toán phải cố gắng học hỏi, tìm tòi kỹ để hiểu rõ và nắm bắt tốt phần mềm mà mình đang sử dụng. Phần mềm EFFECT là một phần mềm thông minh nhất hiện nay, tuy nhiên trong khi sử dụng phần mềm này nó vẫn gây cho công ty một số bất cập và hạn chế : Mạng chậm, máy chậm buổi sáng mất cả tiếng mới vào được phận mềm, vi rút ăn vào File chạy, Bút toán tự động nhân đôi, khi vào phần hạch toán máy không tự cập nhật được các phép tính. Đây là các lỗi mà phần mềm gây ra, tuy là không thường xuyên nhưng đây là lỗi rất nghiêm trọng, vì vậy, công ty phải có các biện pháp thích hợp để sửa lại lỗi này, nếu để lâu sẽ gây ra những ảnh hưởng rất lớn. Ta phải khắc phục như: Đối với mạng chậm, máy chậm: Công ty nên cải tiến máy móc, trang bị cho phòng kế toán công cụ làm việc tốt để phục vụ tốt cho công việc, sẽ không làm gián đoạn công việc. Vi rút ăn vào File chạy: Công ty nên xem xét để bảo hành, cho chuyên gia đến diệt vi rút và nên cài chế độ diệt vi rút tự động để khi máy có bị vi rút thì nó sẽ tự động cập nhật diệt. Các bút toán tự động nhân đôi: Đây là một lỗi kỹ thuật vì vậy công ty cần phải yêu cầu các chuyên gia của công ty phần mềm kiểm tra lại và nâng cấp phần mềm như thế nào cho hợp lý để không còn xảy ra những lỗi này, vì lỗi này nó gây ảnh hưởng rất lớn đối với doanh nghiệp, ví dụ như: khi xuất hàng cho CH Mạnh Cường, số lượng công nợ là: 50.500.000đ nhưng so bút toán tự động nhân đôi nên khi in sổ công nợ cho khách hàng thì công nợ tự động cũng sẽ nhảy lên gấp đôi tức công nợ là: 101.000.000đ. Phần mềm không tự cập nhật các phép tính: Đây cũng là một lỗi kỹ thuật, ví dụ như khi vào phần số lượng, đơn giá thì ở cột thành tiền không tự cập nhật phép tính mà nhân viên kế toán vẫn phải đánh vào cột thành tiền để tính chứ phần mềm không tự cập nhật được. Việc này công ty cũng nên yêu cầu bên công ty thiết kế phần mềm nâng cấp vì nếu như thế này thì công ty chuyển sang dùng excel sẽ nhanh hơn là dùng phần mềm Do việc làm kế toán trên máy nên đòi hỏi đội ngũ cán bộ phải thành thạo về chuyên môn và sử dụng tốt phần mềm kế toán thì mới có thể mang tới những thông tin nhanh nhất, chính xác nhất phục vụ cho yêu cầu quản lý của Công ty, nên cần có kế hoạch đào tạo nâng cao cho cán bộ kế toán của Công ty. KẾT LUẬN Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, kế toán được nhiều nhà kinh tế, quản lý kinh doanh, chủ doanh nghiệp quan niệm như một “ngôn ngữ kinh doanh” được coi như “nghệ thuật” để ghi chép, phân loại tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt dộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp thông tin cần thiết phục vụ việc ra quyết định phù hợp với mục đích của từng đối tượng sử dụng thông tin. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng, qua quá trình thực tập tại công ty TNHH Phú Thắng tôi đã tìm hiểu rõ thực tế công tác kế toán phần hành này. Về cơ bản công tác hạch toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty đã đáp ứng được những yêu cầu về quản lý trong điều kiện mới, nhanh chóng nắm bắt những quy định mới về hạch toán kế toán của nhà nước, vận dụng một cách linh hoạt có chọn lọc để phù hợp với điều kiện thực tế của công ty. Tuy nhiên, để kế toán phát huy được vai trò là một công cụ quản lý kinh tế hữu hiệu thì viêch hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở công ty để phục vụ cho yêu cầu quản lý là cần thiết và tất yếu. Với những kiến thức lý luận đã được học và qua tìm hiểu công tác kế toán tại công ty, tôi đã đưa ra được một số ý kiến nhỏ nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty. Tuy đã cố gắng nhiều nhưng do trình độ nhận thức của bản thân còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự giúp đỡ và góp ý của các thầy cô giáo, các anh chị để chuyên đề thực tập này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ quý báu của thầy giáo: KTV. Ths. Trần Mạnh Dũng và các cán bộ phòng tài chính kế toán của công ty TNHH Phú Thắng đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ em hiểu biết về thực tế kế toán để em có thể tiếp cận thực tế và hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Hà nội, tháng 02 năm 2007 Sinh viên Vũ Thị Thu Huyền DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. Giáo trình kế toán tài chính trong doanh nghiệp – Nhà xuất bản giáo dục – TS. Đặng Thị Loan – 2001 Giáo trình lý thuyết và thực hành kế toán tài chính – Nhà xuất bản tài chính – PGS.TS. Nguyễn Văn Công – 2003. Giáo trình kế toán quản trị – Nhà xuất bản lao động xã hội – PGS.TS. Nguyễn Minh Phương – 2002. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh – Nhà xuất bản thống kê - PGS.TS. Phạm Thị Gái – 2004. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn thi hành. Giáo trình kế toán quốc tế – Nhà xuất bản thống kê - TS Nguyxn Minh Phương và TS. Nguyễn Thị Đông – 2002 Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH Phú Thắng (64 trang) MỤC LỤC