Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Tổng công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN

sổ chi tiết sau. -Sổ chi tiết tiêu thụ: Được dùng để chi tiết thông tin trên tài khoản 511, sổ này được chi tiết cho từng sản phẩm. Sổ chi tiết tiêu thụ Tên thành phẩm..... Tháng......năm STT Chứng từ Diễn giải Ghi nợ TK.... Có TK 155 Ghi nợ TK 155 Có TK..... Số Ngày 111 ..... Cộng có 531 ..... Cộng nợ -P/s trong kỳ -K/c các khoản -Giảm trừ -K/c DTT -Cộng lũy kế -Sổ chi tiết thanh toán với người mua: Dùng cho TK 131 và mở chi tiết theo từng đối tượng có công nợ với Doanh nghiệp. Sổ chi tiết thanh toán với người mua Đối tượng..... Loại tiền..... STT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Cộng số phát sinh Số dư cuối kỳ -Sổ chi tiết chi phí bán hàng: Dùng để chi tiết thông tin trên Tk 641 theo từng đối tượng tập hợp chi phí. Sổ chi tiết chi phí bán hàng. Tên bộ phận .... Tên sản phẩm, hàng hoá.... STT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Ghi nợ TK Số Ngày Tổng số tiền Chia ra các khoản Số dư đầu kỳ -Cộng số phát sinh -Ghi có TK Số dư cuối kỳ Đồng thời, để xác định kết quả tiêu thụ kế toán cũng lập thêm sổ chi tiết chi phí QLDN và sổ chi tiết kết qủa kinh doanh để có được thông tin về kết quả của từng loại thành phẩm, hàng hoá tiêu thụ. *Các hình thức sổ khác - Sổ chi tiết vật liệu (Sản phẩm, hàng hoá) Năm 200.... Tên, quy cách vật liệu (Sản phẩm, hàng hoá)..... Đơn vị tính.... Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7(5x6) 8 9(5x8) 10 11(5x10) 12 -Số dư đầu năm Cộng tháng Người giữ Sổ Ký Xác nhận của cơ quan thuế Ngày....Tháng....năm Kế toán trưởng Ký -Mẫu Thẻ kho Ngày lập thẻ.... Tờ số..... Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Đơn vị tính.... Mã số..... STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán NT SH N X Tồn -Bảng kê Số 8,9,10. 7.2. Hệ thống Sổ tổng hợp Việc sử dụng sổ tổng hợp tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu được khách quan, nhanh chóng từ đó có sự điều chỉnh hợp lý trong hoạt động kinh doanh. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký chung: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ bán hàng, kế toán đưa vào nhật ký chung sau đó căn cứ vào nhật ký chung ghi vào sổ cái từng khoản đồng thời ghi vào sổ chi tiết có liên quan, các số liệu trên sổ chi tiết sẽ được tổng hợp vào cuối tháng để đối chiếu với sổ cái. Cuối kỳ kế toán cộng số liệu trên sổ cái để lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết kế toán tiến hành lập Báo cáo kết quả kinh doanh. Ví dụ 1: Nếu Doanh nghiệp áp dụng hình thức Sổ (kế toán) Nhật ký chung thì trình tự hạch toán quá trình tiêu thụ như sau: Chứng từ bán hàng -Hoá đơn -Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Nhật ký Bán hàng Nhật ký chung Sổ chi tiết -Tiêu thụ -Bán hàng Đối tượng thanh toán Sổ cái TK 511 TK 111, TK 131.... Bảng tổng hợp Đối tượng thanh toán Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kết quả kinh doanh Ví Dụ 2: Nếu Doanh nghiệp áp dụng theo hình thức " chứng từ ghi sổ". Trình từ như sau: Sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo biểu kế toán VD 3: Nếu doanh nghiệp áp dụng theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Sơ đồ hạch toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ Sổ qũy Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ Sổ và thẻ kế toán chi tiết Báo biểu kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Phần II Tình hình tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty xuất - nhập khẩu và đầu tư IMEXIN I. đặc điểm chung của Công ty Xuất- Nhập khẩu và Đầu tư IMEXIN. 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty XNK và ĐTư IMEXIN đặt tại địa điểm 62 Giảng Võ - Đống Đa - Hà Nội, đây là một địa điểm thuận lợi cho việc kinh doanh và giao dịch. Đặc điểm nổi bật của Công ty là: Công ty vừa là Doanh nghiệp Nhà nước, vừa là Doanh nghiệp đoàn thể trực thuộc Hội đồng liên minh các Hợp tác Xã Việt Nam. Tiền thân là Công ty Tổng hợp cấp I, kinh doanh ngoài kế hoạch Nhà nước, gọi tắt: Công ty Tổng hợp cấp I được thành lập từ 1970 và đặt dưới sự quản lý trực tiếp của cục quản lý hợp tác xã mua bán -Bộ nội thương. Để phù hợp với những yêu cầu sản xuất kinh doanh dịch vụ ngày càng cao của Công ty nói riêng và của nền kinh tế nói chung, từ khi thành lập đến nay Công ty đã hai lần đổi tên. Lần 1: Vào năm 1988 theo quyết định 124 NT/QĐ của Bộ xuất nhập khẩu đã đổi tên Công ty từ Công ty tổng hợp cấp I thành Công ty kinh doanh tổng hợp HTX mua bán miền Bắc, trực thuộc Tổng Công ty kinh doanh tổng hợp Việt Nam. Lần 2: Vào năm 1994, khi nền kinh tế đã chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường. Căn cứ vào văn bản số 2867 ngày 15/5/1994 của văn phòng chính phủ về việc cho phép các Doanh nghiệp của hội đồng Trung ương liên minh các HTX Việt Nam được đăng ký kinh doanh theo văn bản số 283/CN và ngày 7/11/1994 theo quyết định số 878 HDTƯ của Hội đồng trung ương liên minh các HTX Việt Nam cho phép doanh nghiệp tự thành lập một Công ty độc lập và lấy tên là : Công ty Xuất - Nhập khẩu và Đầu tư. Tên giao dịch: Import - export and - investment copporation. Tên viết tắt: IMEXIN. Trải qua gần 30 năm hoạt động cùng với sự phát triển của nền kinh tế, Công ty đã có những tiến bộ nhất định, luôn là đơn vị kinh doanh hàng đầu trong Hội đồng Trung ương Liên minh các HTX Việt Nam. Lúc này, nhiệm vụ kinh doanh chủ yếu của Công ty là: Hỗ trợ phát triển nông nghiệp, tổ chức thu mua buôn bán với các đơn vị kinh doanh của HTX các tỉnh, thành phố, cơ quan, xí nghiệp để tăng thêm mức sinh hoạt cho các cán bộ công nhân viên. Đến năm 1988, sau quyết định QĐ 217/HĐBT, quy mô của Công ty đã được mở rộng và bắt đầu tổ chức khai thác, thu mua hàng nông lâm sản, thực phẩm, thuỷ sản và hàng thủ công mỹ nghệ thông qua những hợp đồng ký kết dưới nhiều hình thức: Bán buôn, bán lẻ..... Đến năm 1991 Công ty áp dụng hình thức kinh doanh hạch toán độc lập, quy mô của Công ty được mở rộng ra cả nước gồm có 7 chi nhánh và đặc biệt là đã có 3 văn phòng đại diện tại Nga, Cộng hoà Séc và Bungari. Công ty đã được cấp giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu với nhiều mặt hàng khác nhau. Trong những năm gần đây (1998-2000) mặc dù có nhiều biến động lớn trên thị trường nhưng Công ty đã có những biện pháp và phương hướng kinh doanh phù hợp, có hiệu quả và được thể hiện qua một số chỉ tiêu sau đây. Biểu 1 Bảng kết quả kinh doanh và một số chỉ tiêu 1999-2000 STT Chỉ tiêu 1998 1999 2000 1 Giá trị tổng S.lượng 415.040.000 412.658.000 420.825.000 2 Vốn SXKD 239.586.138.465 239.615.635.812 239.615.388.450 3 Vốn cố định 90.560.142.000 90.560.142.000 90.591.142.000 4 Vốn lưu động 149.025.993.465 149.055.493.812 149.024.246.450 5 Doanh thu 130.048.695.000 130.058.694.000 131.497.886.759 6 Lợi nhuận 190.897.000 190.998.600 191.009.589 7 Các khoản nộp NS 10.898.000.000 10.960.000.000 11.898.900.000 8 Số CN bình quân 180 192 200 9 Thu nhập bình quân 750 750 850 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và lao động của Công ty. 2.1. Cơ cấu tổ chức quản lý Tồn tại và phát triển hoạt động kinh doanh trong điều kiện nền kinh tế đổi mới từ cơ chế cũ sang cơ chế mới cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, Công ty Xuất-Nhập khẩu và Đầu Tư IMEXIN đã từng bước tổ chức lại hoạt động kinh doanh, sắp xếp lại lao động, mở rộng và phát triển nhiều mặt hàng kinh doanh để tận dụng nhiều khả năng sẵn có, nhằm kinh doanh đạt hiệu quả cao. Là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập với việc kinh doanh nhiều mặt hàng nên cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty theo hình thức trực tuyến chức năng. Đứng đầu là Giám đốc, dưới là các phòng ban và các chi nhánh. Tổ chức bộ máy quản lý Công ty. Giám đốc Phó giám đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng XNK Cửa hàng số 1 Cửa hảng số 2 Chi nhánh Quảng Ninh Chi nhánh Đắc Lắc Chi nhánh Quảng Bình Chi nhánh TP HCM Chi nhánh Lạng Sơn Chi nhánh Thanh Hóa Văn phòng đại diện tại Nga, Bungary, CH Séc a. Ban giám đốc: Giám đốc là người đại diện cao nhất của Công ty chịu trách nhiệm lãnh đạo chung toàn bộ hoạt động kinh doanh và bộ máy quản lý của Công ty. Phó giám đốc kinh doanh: Thay mặt giám đốc điều hành công việc kinh doanh: giải quyết các vấn đề đầu vào, đầu ra của hàng hoá, lập kế hoạch kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm. b. Các phòng ban chức năng: Phòng tổ chức hành chính: Giúp giám đốc trong công tác tổ chức, điều hành cán bộ, công nhân lao động và đảm nhận các chức năng văn phòng: Văn thư, đánh máy, tổ chức hội nghị, làm các chế độ đối với các cán bộ công nhân viên. Phòng Tài chính - Kế toán: Quản lý toàn bộ vốn tài sản của Công ty, tổ chức sử dụng vốn và nguồn kinh doanh. Thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước phân phối thu nhập, tích luỹ, tính toán theo dõi hoạt động kinh doanh của Công ty dưới hình thức tiền tệ kịp thời cung cấp thông tin, giúp giám đốc kiểm tra theo dõi thường xuyên hoạt động kinh doanh của Công ty. Phòng kinh doanh: Quản lý tổng hợp một số mặt hàng kinh doanh, dự tính giá cả hàng hoá mua vào, bán ra, lập kế hoạch thu mua sản phẩm. Thực hiện các hợp đồng kinh tế. Phòng kinh doanh có 2 cửa hàng trực thuộc, kinh doanh các mặt hàng nội địa. Phòng xuất nhập khẩu: Thu thập và xử lý thông tin về thị trường trong và ngoài nước từ đó xây dựng và lập kế hoạch ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá và dịch vụ. Thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu. Ngoài các phòngban kể trên, Công ty còn có 6 chi nhành và 3 văn phòng đại diện. Các chi nhánh ở các tỉnh -thành trong cả nước có nhiệm vụ khảo sát thị trường, là đầu nối trong việc tiêu thụ hàng hoá. Văn phòng đại diện ở các nước là đầu nối của Công ty ở nước ngoài để khảo sát nhu cầu thị trường quốc tế, ký kết và thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu. 2.2. Nguồn nhân lực: tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty hiện nay là khoảng 200 người. Trong đó; Nam 70%, nữ 30%. Số người có trình độ Đại học trở lên: 75%, trình độ trung cấp: 20%, trình độ phổ thông: 5%. Số lao động gián tiếp trực tiếp trực thuộc văn phòng Công ty là 98 người chiếm khoảng 49% tổng lao động, lao động trực tiếp : 51% đều làm việc trong các chi nhánh và các cửa hàng. Nhìn chung, cán bộ công nhân viên của Công ty đều là những người có đủ trình độ, năng lực đảm nhận công việc, mọi người đều có ý thức trách nhiệm đối với công việc, cùng xây dựng Công ty ngày càng phát triển. 3. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty Xuất Nhập khẩu và Đầu tư IMEXIN là một trong những Công ty có quy mô kinh doanh lớn, địa bàn hoạt động rộng, do đó cần phải theo dõi chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chính vì lẽ đó mà Công ty đã chọn hình thức tổ chức kế toán tập trung và áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chứng từ". Đối với hàng tồn kho, Công ty đã sử dụng hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Xuất phát từ yêu cầu và nhiệm vụ của công tác hạch toán kế toán, bộ máy kế toán luôn có đủ trình độ, năng lực để đáp ứng cho công tác quản lý. Kế toán tại văn phòng hiện có 6 người đều có trình độ đại học, nắm chắc chuyên môn nghiệp vụ: - Kế toán trưởng: Giúp giám đốc xây dựng các phương án về tài chính, đảm bảo khai thác và sử dụng tài chính có hiệu quả và điều hành công tác kế toán chung cho Công ty. - Phó phòng kế toán: Tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính: Báo cáo quyết toán quý, năm; Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả kinh doanh.... - Kế toán tiền mặt: Thanh toán với người cung cấp. - Kế toán tiền gửi ngân hàng, vay ngắn hạn, thành toán nội bộ. - Kế toán Xuất-Nhập khẩu. Cùng với kế toán tại văn phòng Công ty còn có kế toán ở các đơn vị trực thuộc (chi nhánh,cửa hàng). Từng tháng, quý kế toán tại các đơn vị này có nhiệm vụ tổng hợp các hoạt động kinh doanh của mình và thực hiện hạch toán theo hình thức báo sổ về Công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Trưởng phòng Phó phòng Kế toán TGNH Kế toán tiền mặt Thủ qũy Kế toán doanh thu Sơ đồ trình tự ghi sổ Sổ qũy Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ Sổ và thẻ kế toán chi tiết Báo biểu kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu II. Tổ chức kế toán tiêu thụ sản phẩm ở công ty XNK và Đầu tư IMEXIN 1. Đặc điểm, hình thức tiêu thụ và công tác thanh toán a. Trong hoạt động kinh doanh nội thương Công ty chủ yếu kinh doanh các mặt hàng tiêu dùng trong nước. Vì thế, căn cứ vào nhu cầu tiêu dùng hàng hóa trong những năm trước, công ty lập kế hoạch và đăng ký mua các sản phẩm của các doanh nghiệp sản xuất trong nước với số lượng lớn: bột ngọt, đường, sữa... thông qua các cửa hàng kinh doanh tiến hành bán buôn, bán rẻ cho các tổ chức và cá nhân trong nước. Phương thức thanh toán tiền hàng trong hoạt động kinh doanh nội thương rất đa dạng: trả ngay, trả chậm... Công ty không thực hiện bán hàng thông qua đại lý. b. Trong hoạt động kinh doanh ngoại thương - Với hoạt động xuất khẩu hàng hóa: Công ty thông qua các văn phòng đại diện ở nước ngoài để khảo sát, đánh giá thị trường và tìm hiểu khách hàng. Công ty thực hiện ký kết hợp đồng dựa theo nhu cầu của khách hàng và khả năng cung ứng của công ty, sau đó thông báo cho công ty. Có hợp đồng công ty giao cho phòng ban chức năng, các chi nhánh mua giao hàng theo đúng chủng loại, chất lượng... đã ký kết và làm thủ tục xuất khẩu cho khách hàng. - Với hoạt động nhập khẩu: Thông qua khả năng nắm bắt thị trường trong nước, công ty ký kết hợp đồng với khách hàng sau đó thông báo cho đối tác kinh doanh ở nước ngoài làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa bán cho khách trong nước theo hợp đồng. - Phương thức thanh toán được thực hiện: mở thư tín dụng, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi hoặc chi trả trực tiếp bằng tiền mặt như việc xuất hoa quả sang Trung Quốc thì việc giao hàng và thanh toán tiền được thực hiện ngay biên giới hai nước. 2. Công tác quản lý tình hình tiêu thụ Một vấn đề đáng quan tâm trong hoạt động sản xuất kinh doanh đó là tối đa hoá lợi nhuận. Do vậy trong công tác bàn hàng, công ty phải có những biện pháp đẩy nhanh khối lượng hàng bán ra, và để làm được điều đó, công ty phải có những phương pháp quản lý và thực hiện quá trình tiêu thụ hàng hóa tốt, chặt chẽ, nhạy bén với biến động của thị trường và đặc biệt công ty cần chú trọng đến một số vấn đề sau: - Về quy cách phẩm chất sản phẩm, hàng hóa: Công ty phải đảm bảo quy cách phẩm chất và chất lượng hàng hóa theo đúng hợp đồng đã ký kết với khách hàng, tránh những trường hợp hư hỏng, kém chất lượng. - Về khối lượng sản phẩm: Dựa vào nhu cầu của thị trường và khối lượng hàng hóa đã ký trong hợp đồng, do đó khối lượng hàng hóa mà công ty nhập về thường là tiêu thụ hết trong một thời gian nhất định, do đó đã giảm được những khoản chi phí về kho bãi, bảo quản... góp phần tăng lợi nhuận cho công ty. - Về giá cả: Dựa trên cơ sở đã nghiên cứu trên thị trường đồng thời bù đắp được các khoản chi phí bỏ ra và có lãi. Việc xác định giá bán của công ty được giao cho phòng kinh doanh đảm nhiệm. - Về phương thức bán hàng: Phương thức và trình tự bán hàng của công ty nhìn chung là thích ứng với kinh tế hàng hóa. Khách hàng và công ty đều không bị phiền hà mất thời gian. Với những hàng hóa không bảo quản được lâu: lợn sữa, rau củ quả tươi..., công ty áp dụng phương thức bán hàng thích hợp và dùng phương tiện vận chuyển nhanh như: khi tiêu thụ lợn sữa, công ty đã thuê máy bay vận chuyển từ miền Nam ra, sau đó chuyển ngay sang ô tô của công ty chở lên cửa khẩu Lạng Sơn và tiến hành giao hàng cho Trung Quốc. Tóm lại, với mỗi loại hàng hóa và tùy theo khách hàng, công ty đều chủ động áp dụng phương thức bán hàng tiện lợi nhất cho cả hai liên, điều đó giúp công ty tiêu thụ hàng được tốt hơn. 3. Kế toán tiêu thụ sản phẩm ở công ty XNK và điện tử IMEXIN Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về tiêu thụ sản phẩm (xuất, nhập...) xảy ra thường xuyên và liên tục hàng ngày tại công ty IMEXIN. Vì vậy, kế toán tiêu thụ sản phẩm phải biết sắp xếp công việc một cách khoa học, hợp lý. Để phản ánh và quản lý tình hình tiêu thụ sản phẩm một cách có hiệu quả, kế toán tại công ty IMEXIN phải sử dụng một số tài khoản sau: Các tài khoản kế toán sử dụng: - Tài khoản 511: doanh thu bán hàng Tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ doanh thu tiêu thụ ghi trên hóa đơn của sản phẩm được coi là tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu để cuối kỳ kết chuyển vào tài khoản 911: xác định kết quả kinh doanh và tính ra khoản DTT. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản: - TK 532: giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho khách hàng khi hàng hóa không đảm bảo theo đúng yêu cầu của khách hàng như trong hợp đồng. Việc giảm giá như thế nào và giảm bao nhiêu thì phòng kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu phải thông qua giám đốc. - TK 531: hàng bán bị trả lại: phản ánh khoản doanh thu hàng bán bị trả lại do kém phẩm chất, sai quy cách. - Với khoản chiết khấu hàng bán do khách hàng thanh toán đúng hạn hoặc thanh toán trước, công ty hạch toán thẳng vào tài khoản chi phí bán hàng (TK 641). Để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng thì kế toán của công ty còn sử dụng các tài khoản liên quan sau: TK 131: phải thu của khách hàng TK 111: tiền mặt TK 112: tiền gửi ngân hàng Quá trình hạch toán doanh thu bán hàng ở công ty sử dụng các sổ kế toán sau: - Sổ theo dõi bán hàng: là loại sổ dùng để theo dõi tình hình bán hàng hàng ngày. Về mặt kết cấu, sổ này được lập thành các cột số lượng, đơn giá, thành tiền và được chi tiết cho từng loại sản phẩm. Mỗi một sản phẩm được mở một trang sổ riêng, cuối mỗi trang sổ có cột (hàng) tổng cộng và kế toán căn cứ vào đó để ghi vào sổ có liên quan. - Bảng kê: Kế toán sử dụng bảng kê để theo dõi tình hình mua, bán hàng hóa của công ty và được lập theo mẫu bảng sau: + Bảng kê hàng nhập: Bảng kê hàng nhập tháng............năm............ Mặt hàng Hợp đồng số Số tờ khai Ngày Đơn vị tính Tỷ giá Lượng Đơn gía (USD) Tiền VNĐ Tax NK Tổng trị bán ... ... Cộng + Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra: tháng............năm............ Tên cơ sở kinh doanh: Văn phòng công ty: Địa chỉ Mã số:............... STT Chứng từ Tên khách hàng Dsố bán (chưa thuế) Thuế GTGT Ghi chú (%) Số HĐ Ngày Cộng - Tờ tiêu thụ: được kết cấu theo từng phương thức bán hàng, xuất bán ngoài, xuất bán nội bộ, tạm nhạp tái xuất theo từng loại sản phẩm theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị tờ tiêu thụ được lập vào cuối tháng. - Sổ chi tiết số 4: thanh toán với người mua. Sổ này được sử dụng để theo dõi tài khoản 131 chi tiết theo từng khách hàng, mỗi khách hàng mở một trang sổ, cuối mỗi trang sổ ghi tổng cộng và chi tiết theo các cột. - Bảng kê công nợ phải thu của khách hàng: Bảng này được lập vào cuối tháng để theo dõi thanh toán số nợ còn phải thu của khách hàng. Bảng có kết cấu chi tiết theo từng khách hàng và số tiền còn phải thu của từng khách hàng đó. - Nhật ký chứng từ số 8: được lập vào cuối tháng để theo dõi quá trình tiêu thụ sản phẩm từ lúc xuất bán cho đến khi thu tiền của khách hàng. - Bảng cân đối kho hàng: được lập vào cuối mỗi tháng để theo dõi tình hình nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và lượng tồn cuối kỳ đối với các loại hàng hóa mà công ty đang kinh doanh, từ đó có những biện pháp tiêu thụ thích ứng đối với từng mặt hàng. 4. Quá trình tiêu thụ sản phẩm Chứng từ ban đầu là các hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu báo có của ngân hàng... Tùy theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà sử dụng chứng từ luân chuyển hợp lý, phòng kinh doanh khi có yêu cầu của khách hàng sẽ tiến hành một số thủ tục xác định số sản phẩm tồn kho tại thời điểm mua hàng, xác định số dư nợ của khách hàng. Nếu trong kho có đủ số sản phẩm cần thiết và các số dư nợ còn hợp lý thì sẽ tiến hành lập hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. Khi kế toán trưởng nhận được hóa đơn kiêm phiếu xuất kho do khách hàng đem đến sẽ tiến hành kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn kiêm phiếu xuất rồi ký nhận. Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho được đóng thành từng tập để theo dõi trong từng tháng và năm. Căn cứ vào hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, kế toán tiêu thụ sản phẩm xác định doanh thu bán hàng, số còn lại: phải thu của khách hàng. Số liệu sẽ coi như là căn cứ để ghi vào sổ theo dõi bán hàng này. Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra, sổ chi tiết thanh toán với người mua, để cuối tháng ghi vào Bảng kê công nợ phải thu của khách hàng, sổ chi tiết lãi (lỗ) và sổ nhật ký chứng từ số 8. a. Sổ theo dõi bán hàng Quá trình tiêu thụ được bắt đầu bằng sổ theo dõi bán hàng ngày, đây là một loại sổ chi tiết dùng để theo dõi việc bán hàng ngày, chi tiết theo từng loại sản phẩm, mỗi một sản phẩm mở một trang sổ riêng. Căn cứ để ghi vào sổ theo dõi bán hàng là các hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, có nhiều loại sản phẩm thì phải ghi tách ra từng dòng đối với từng loại sản phẩm để các cột số lượng, đơn giá thành tiền trên từng trang sổ. Cuối mỗi trang sổ ghi dòng tổng cộng số lượng và số tiền thu được, các khoản giảm trừ (giảm giá hàng bán) cũng được theo dõi ở đây trên từng hóa đơn. Thường thì công ty tính chiết khấu là bằng 3% trên doanh thu bán hàng. Biểu số 1 (trích) Xuất theo mặt hàng tháng............năm............ Mặt hàng Lượng Đơn giá (VNĐ) Doanh số bán (chưa thuế) VAT Giảm giá Đầu FN 2-7 Total 152,00 78.000 1.185.600.000 846.300 ...... Đầu GN 1-1 Total 75,00 101.500 761.250.000 421.225 ...... Động cơ FN 2-7 Total 50,00 30.000 1.500.000 135.000 ...... Long nhãn Total 41,15 ...... 863.840.250 ...... ...... Nhãn quả khô Total 198,50 ...... 833.700.000 ...... ...... Vải Total 100,00 ...... 1.119.343.200 ...... ...... Xe tải HYUNDAI 11T Total 3,00 ...... 260.302.900 26.030.290 ...... ....... ...... ...... ...... ...... ...... Tổng cộng ...... ...... 11.858.266.410 76.409.782 ...... b. Bảng kê hàng nhập, bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra Song song với việc lập hồ sơ theo dõi bán hàng, kế toán tiêu thụ sản phẩm phải theo dõi tình hình nhập vào và bán ra của từng loại sản phẩm chi tiết theo từng khách hàng theo từng hình thức thanh toán theo trình tự thời gian. Đối với bảng kê hàng nhập thì tương đối phức tạp do có nhiều loại sản phẩm và phải quy đổi tính theo tỷ giá đơn giá cho từng loại sản phẩm. Đến cuối tháng kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập theo mặt hàng. Hầu hết là đều được lập trên máy vi tính. Ví dụ: Bảng kê hàng nhập số 1 tháng 12 năm 2000 Mặt hàng Hợp đồng số Số tờ khai Ngày ĐV tính Tỷ giá Lượng Đơn giá USD Tiền (USD) Tiền VNĐ (nghìn) Thuế NK (nghìn Tổng trị giá (nghìn) VAT (nghìn) Tỏi củ khô 3399 VNTQ 533 NKD/99 03/10 Tấn 13.982 46,5 150 6.975 97.524 262 97.786 57 Phụ tùng ô tô SE 990901 7953 NKD 20/12 Bộ 13.982 11.339 ....... 30.855 189.395 16.170 Chất chiết ra từ hạt goar H28199IMEXIN 8911 KY2/NKD 25/12 Kg 13.984 2.000 3 6.000 83.904 4.195 88.099 8.830 Dây đồng từ tính bọc vecni IMEXINW/JH07 8230 29/12 Kg 13.963 15.276 34.064 ....... 23.785 499.417 49.949 Cộng ....... 59.097 74.696 74.923 Bảng kê hàng nhập số 2 tháng 12 năm 2000 Mặt hàng ... Đơn vị tính Tỷ giá Lượng Đơn giá USD Tiền USD Tiền VNĐ (nghìn đ) Thuế NK Tổng trị giá (nghìn đ) Tỏi 14.000 902,5 13.617.300 1.906.422 1.906.422 Cộng 13.617.300 1.906.422 1.906.422 Sau khi tập hợp toàn bộ số bảng kê hàng nhập kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp hàng nhập. Ví dụ: Bảng tổng hợp hàng nhập tháng 12 năm 2000 theo bảng kê nghìn đồng STT Bảng kê số Loại hàng Trị giá mua Thuế NK Tổng trị giá nhập 1 Bảng kê số 1 Nhập khẩu 815.599,164 59.097,525 874.696,416 2 Bảng kê số 2 Mua tỏi TNTX 1.906.422 1.906.422 Tổng cộng 2.722.021,164 59.097,525 2.781.118,416 Khi tiêu thụ xuất bán cho khách hàng, kế toán căn cứ vào số hóa đơn và ngày tháng xuất bán để lập bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra theo mẫu bảng sau: Ví dụ: Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra tháng 12 năm 2000 Tên cơ sở kinh doanh: Công ty XNK và đầu tư Văn phòng công ty Địa chỉ: 62 Giảng Võ - Hà Nội Mã số: 0100106.. STT Chứng từ Tên khách hàng Doanh số bán (chưa thuế) Thuế GTGT (5%) Ghi chú SHĐ Ngày 1 44407 8/12 Anh Thắng 1.480.000 74.000 2 44408 10/12 Anh Bản 1.080.000 54.000 3 44410 11/12 Anh Chung 2.340.000 117.000 4 44413 12/12 Anh Bản 1.776.000 88.800 5 44415 14/12 Bà Hoành 1.015.000 50.750 6 44417 18/12 Anh Hưng 1.015.000 50.750 7 44419 19/12 ông Sơn 507.500 25.375 8 44420 19/12 Anh Thắng 1.480.000 74.000 9 44421 20/12 Anh vinh 936.000 46.000 Tổng cộng (5%) 10.657.500 532.875 c. Sổ chi tiết số 4: Thanh toán với người mua (TK 131) Với Tổng công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN có rất nhiều chi nhánh kể cả văn phòng đại diện trong nước và nước ngoài có quan hệ thường xuyên với Tổng công ty trong công tác tiêu thụ sản phẩm. Do vậy, kế toán tiêu thụ sản phẩm phải theo dõi thường xuyên, chặt chẽ tới từng chi nhánh. Điều đó đòi hỏi kế toán của Tổng công ty cần phải sắp xếp bố trí công việc sao cho vừa thuận lợi cho việc ghi chép, vừa theo dõi phải ánh lại vừa có thể cung cấp những thông tin cần thiết cho người quản lý. Xuất phát từ những yêu cầu trên, để theo dõi chính xác tình hình thanh toán theo từng khách hàng thì mỗi khách hàng, kế toán cần mở một trang sổ riêng. Đầu tháng, kế toán tiến hành lập sổ chi tiết số 4 chuyển số dư cuối tháng của sổ chi tiết tháng trước sang chỉ tiêu số dư dầu tháng của tháng này. Cuối tháng kế toán tiến hành tập hợp các hóa đơn kiêm phiếu xuất kho chưa thanh toán (đã lưu trước) và các chứng từ đã thanh toán (phiếu thu) để ghi. Phần ghi Nợ TK 131: Có TK 511 căn cứ vào các hóa đơn kiêm phiếu xuất kho cuối tháng chưa được thanh toán để ghi, mỗi hóa đơn ghi trên một dòng. Nếu cuối tháng có nhập trả lại số hàng mà trước đây khách hàng chưa thanh toán thì căn cứ vào phiếu nhập trả lại, kế toán ghi đỏ vào sổ chi tiết số 4 phần ghi Nợ TK 131 và đồng thời ghi Có TK 511 để giảm số phải thu của người mua. Biểu số 2 Thanh toán với người mua Tháng .......... năm ............ (nghìn đồng) Tên người mua Dư đầu tháng Nợ TK 131 Có TK 511 Có TK 131 Nợ TK Dư cuối tháng Nợ Có 111 112 Nợ Có CtyVănHào-TGT 120.751 120.751 Anh Dũng-BN 18.971 98.190 28.971 117.161 28.971 Chị Nga-Tây Sơn 1.713 1.900 1.713 1.900 ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... Cộng 1.217.604 117.694 1.671.614 1.378.698 990.762 2.889.218 2.487.153 d. Bảng kê công nợ phải thu của khách hàng Thực chất đây là một loại sổ phụ được căn cứ vào sổ chi tiết số 4 nhằm mục đích theo dõi nhanh số nợ còn phải thu của khách hàng. Cuối tháng kế toán lấy số liệu ở cột dư nợ TK 131 của sổ chi tiết số 4 ứng với từng khách hàng để lập bảng kê công nợ phải thu của khách hàng. Biểu số 3 Bảng kê khai công nợ phải thu của khách hàng STT Tên khách hàng Số tiền (đồng) 1 Công ty mậu dịch Văn Hào-Thạch Gia Trung 120.750.760 2 Anh Dũng-Bắc Ninh 88.190.000 3 Chị Nga-Tây Sơn 1.900.000 4 Xuân Thắng-Thanh Xuân 20.750.000 5 Việt Bằng-Thái Nguyên 31.959.700 6 Hồng Nhung-Vĩnh Phúc 9.891.000 7 Văn Hưng-Bắc Giang 197.645.530 8 ông Soạn-Hàng Khoai 89.671.000 9 Anh Chung-Hải Dương 1.150.000 10 ông Cường-Thanh Hóa 690.000 11 Chị Hiếu 1.150.000 12 Anh Đức-Thành phố 499.416.219 ....... .......... ........ Cộng 1.700.886.008 e. Sổ cái giá vốn hàng tiêu thụ: (Sổ cái TK 632) Kế toán lập sổ cái về giá vốn nhằm mục đích theo dõi về giá trị vốn hàng hóa, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kỳ (hàng tháng, qúy, năm) kế toán tổng cộng đối ứng toàn bộ trị giá vốn của hàng hóa, thành phẩm, lao vụ, dịch vụ lại để kết chuyển về tài khoản 911-xác định kết quả kinh doanh). Biểu số 4 Sổ cái tài khoản 632 tháng 12 năm 2000 Đơn vị: VNĐ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 4/12 Giá vốn hàng bán 155 1.906.422.000 5/12 Giá vốn hàng bán 155 1.599.000.000 10/12 Giá vốn hàng bán 155 672.010.000 13/12 Giá vốn hàng bán 155 1.432.000.000 19/12 Giá vốn hàng bán 155 879.000.000 25/12 Giá vốn hàng bán 155 956.000.000 28/12 Giá vốn hàng bán 155 1.899.000.000 29/12 Giá vốn hàng bán 155 989.000.000 Cộng 10.332.432.000 Kết chuyển sang TK 911 10.332.432.000 Cộng phát sinh 10.332.432.000 10.332.432.000 g. Kế toán chi phí bán hàng-chi phí QLDN * Kế toán chi phí bán hàng: ở đơn vị sản xuất kinh doanh là tất cả những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra liên quan đến các hoạt động tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ: chi phí nhân viên, quảng cáo... và các chi phí khác có liên quan. Kế toán lập sổ theo dõi chi phí bán hàng nhằm kiểm tra, giám sát và theo dõi các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ, từ đó có thể nắm bắt và cân đối các khoản chi sao cho hợp lý. Cuối kỳ, kế toán lấy số liệu tổng cộng chi phí để kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả tiêu thụ. Để theo dõi các khoản chi phí bán hàng p]át sinh trong tháng 12 năm 2000 ở Công ty, ta lập sổ sau: Biểu số 5 Sổ theo dõi chi phí bán hàng tháng 12 năm 2000 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 1 Trả lương cho nhân viên bán hàng 334 509.256.268 2 Trích BHXH, BHYT, KPCĐ 338 119.446.532 3 Khấu hao TSCĐ 214 20.932.000 4 Tạm ứng thuê 141 4.980.000 5 Hàng đi đường bị hao hụt 151 15.049.000 6 Hàng kiểm kê bị hỏng 155 9.045.800ỗ Tổng cộng 678.700.600 Ví dụ: Trong tháng công ty có một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng như sau: (trích từ biểu số 5- đvt: đồng) - Trích tiền lương và bảo hiểm phải trả cho nhân viên bán hàng: Nợ TK 6411 628.702.800 Có TK 334 35.420.000 Có TK 338 119.446.532 - Trích trước khấu hao TSCĐ phục vụ cho tiêu thụ: Nợ TK 6414 20.923.000 Có TK 214 20.923.000 - Tạm ứng cho việc thuê cửa hàng: Nợ TK 6418 4.980.000 Có TK 141 4.980.000 - Số hàng đi đường bị hao hụt: Nợ TK 6418 15.049.000 Có TK 151 15.049.000 - Số hàng cuối kỳ kiểm kê bị hỏng (theo biên bản kiểm kê): Nợ TK 6417 9.045.800 Có TK 151 9.045.800 - Cuối kỳ, tập hợp chi phí bán hàng, phân bổ 100% cho sản xuất tiêu thụ, kế toán kết chuyển: Nợ TK 911 178.700.600 Có TK 641 178.700.600 * Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại: chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác. Chi phí QLDN khi phát sinh được tập hợp theo từng yếu tố: chi phí nhân viên, chi phí NVL... và các khoản này được kế toán phản ánh trên tài khoản 642 (chi phí QLDN). Chính vì vậy, kế toán của công ty cần phải theo dõi, kiểm tra các khoản chi phí này một cách chặt chẽ, kịp thời và được mở thành các sổ theo dõi chi phí QLDN theo từng tháng, ví dụ Sổ theo dõi chi phí trong tháng 12 tại công ty như sau: Biểu số 6 Sổ theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 12 năm 2000 ĐVT: đồng Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải SH TK Tổng cộng Lương BHXH KH TSCĐ Điện thoại 15/12 Trả lương cho NV quản lý 334 35.420.000 35.420.000 Trích BHXH 338 6.729.800 6.729.800 16/12 Trích KH TSCĐ 214 9.918.500 9.918.500 Chi phí điện thoại, fax 111 10.213.000 10.213.000 Cộng 62.284.300 35.420.000 6.729.800 9.918.500 10.213.000 Ví dụ: (trích từ sổ theo dõi chi phí QLDN của Công ty) Trong tháng 12 năm 2000, Công ty có các khoản chi phí QLDN phát sinh như sau (đơn vị tính: đồng) - Trả lương cho nhân viên quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 6421 35.420.000 Có TK 334 35.420.000 - Trích BHXH, BHYT, KPCĐ (trích theo lương): Nợ TK 6421 6.729.800 Có TK 338 6.729.800 - Trích khấu hao TSCĐ phục vụ cho công tác quản lý: Nợ TK 6424 9.918.500 Có TK 214 9.918.500 - Chi phí cho việc sử dụng điện thoại, fax.. phục vụ quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 6427 10.213.000 Có TK 111 10.213.000 - Cuối kỳ, kế toán tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp và kết chuyển sang TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh): Nợ TK 911 62.281.300 Có TK 642 62.281.300 h. Nhật ký chứng từ số 8 (ghi Có TK 155, 3331, 131, 511, 911) (trích cho một số mặt hàng đang kinh doanh của Công ty) Kế toán bán hàng sử dụng Nhật ký chứng từ số 8 để phản ánh tổng quát tình hình tiêu thụ và thanh toán với người mua. Việc lập nhật ký chứng từ số 8 này được thực hiện vào cuối tháng và được căn cứ vào các Bảng kê và Sổ chi tiết có liên quan. Mẫu sổ NKCT số 8 được thực hiện qua biểu: ĐVT: nghìn đồng STT SHTK ghi nợ Có TK Nợ TK TK 155 TK 511 TK 3331 Tk 131 Công nợ TP VTP ĐV khác 1 111 Tiền mặt 5.929.133,205 52.783,702 1.378.697,79 732.558 2 112 TGNH 3.952.755,47 23.626,08 990.761,89 589.301 3 131 NPT 1.976.377,735 4 511 DTBH 5 3331 Thuế GTGT 6 641 CPBH 178.700,63 7 642 CPQLDN 62.281,3 8 632 Giá vốn 10.332.432 9 911 KQHĐ i. Bảng cân đối kho hàng Cuối kỳ, kế toán lập bảng cân đối kho hàng (chi tiết cho từng đối tượng) để theo dõi quá trình tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ của mỗi loại hàng hóa và được căn cứ vào Bảng cân đối của cuối kỳ trước, các bảng kê hàng nhập và bảng kê chứng từ hóa đơn hàng hóa dịch vụ bán ra. Biểu số 7 (trích cho một số mặt hàng) Bảng cân đối kho hàng công ty XNK và đầu tư Tháng 12/2000 TT Tên mặt hàng Đơn giá Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn đầu kỳ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 Phụ tùng ô tô các loại - - 189.395 69.142,99 - 120.252,01 2 Vải quả khô - - 197,6 2.209.168 100 1.118.000 97,6 1.091.168 3 Nhãn quả khô - - 218,5 916.575,5 198,5 832.678,43 20 83.897,07 4 Long nhãn - - 60,15 1.261.165 41,15 862.792,05 19 398.373 5 Tỏi - - 46,5 97.786 94 173.061,4 0,5 920,539 6 Máy vắt sổ CNTQGN23 675,474 4 2.701.895 - 4 2.701.895 7 Chân máy khâu 53 25 1.325 25 1.325 - - 8 Đầu vắt sổ FN2-7 78 152 11.856 152 11.856 - - 9 Xe ô tô ĐQSD (năm) 102.316,3 18 1.491.377,1 5 411.945,118 13 1.079.391,98 10 Tỏi củ TNTX - - 902,5 1.906.422 902,5 1.906.422 - - .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. 5. Kế toán xác định kết quả (dùng sổ chi tiết lãi lỗ) Cuối tháng sau khi hạch toán đầy đủ và chi tiết doanh thu thuần, giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí QLDN, kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ. Sổ chi tiết lãi (lỗ) dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất tồn của từng loại sản phẩm theo các chỉ tiêu số lượng, giá trị. Theo dõi về doanh thu tiêu thụ, thuế GTGT, chi phí bán hàng, chi phí QLDN của số thành phẩm xuất kho tiêu thụ, từ đó xác định kết quả tiêu thụ cho từng loại. - Cột doanh thu: lấy số liệu của cột “giá trị” (doanh số bán ra) của Biểu số 1: “xuất theo mặt hàng” sang cho từng loại. - Cột thuế GTGT: được tính bằng cách lấy doanh thu nhân với phần trăm thuế suất của loại hàng đó. - Cột chi phí bán hàng và chi phí QLDN: số liệu này được lấy từ Bảng tập hợp chi phí bán hàng và chi phí QLDN. (số liệu trong sổ theo dõi chi phí bán hàng và chi phí QLDN). Chi phí bán hàng và chi phí QLDN khi tính cho từng loại hàng hóa thì phải áp dụng theo công thức: Chi phí bán hàng Tổng chi phí BH (hoặc CPQLDN) Doanh thu của (hoặc CPQLDN) = x một loại hàng hóa Tổng doanh thu bán hàng loại hàng hóa đó Biểu số 8 Số cái tài khoản 911 Tháng 12 năm 2000 ĐVT: nghìn đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có 31 Kết chuyển doanh thu 511 11.858.266,41 31 Kết chuyển giá vốn 632 10.322.432 31 Kết chuyển CPBH 641 678.700 31 Kết chuyển CPQLDN 642 62.281,3 31 Thực lãi (lỗ) 911 784.852.510 31 Cộng phát sinh 11.858.266,41 11.858.266,41 Để xác định chính xác kết quả tiêu thụ của từng loại thành phẩm, kế toán mở sổ chi tiết TK 911 để theo dõi cho từng loại thành phẩm. Biểu số 9 (trích cho một số mặt hàng) Sổ chi tiết tài khoản 911 Tháng 12 năm 2000 ĐVT: nghìn đồng Đối tượng Doanh thu Giảm doanh thu Doanh thu thuần Giá vốn CPBH CPQLDN Kết quả (lãi, lỗ) Vải quả khô 1.118.000 - 1.118.000 1.027.124,882 63.564,124 5.832,994 21.478 Nhãn quả khô - 832.678,429 770.335,551 47.342,106 4.344,372 10.674,4 Long nhãn - 862.792,05 796.516,442 49.054,223 4.501,485 12.689,9 Tỏi - 173.061,373 160.613,112 9.839,440 920,921 1.687,9 Chân máy khâu 1.391,25 66,25 1.325 873,054 75,333 6,913 369,7 .. .. .. .. .. .. .. .. Tổng cộng 11.937.351,17 79.084,759 11.858.266,41 10.332.432 678.700,6 62..281,3 784.852,51 Phần III Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Tổng công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN Cơ chế thị trường với nhiều thành phần kinh tế cùng tham gia sản xuất kinh doanh, cạnh tranh và bình đẳng trước pháp luật, do vậy muốn đứng vững trên thị trường, các doanh nghiệp thực hiện hạch toán kinh doanh sao cho có lãi. Là một công cụ quan trọng trong công tác quản lý kinh tế tài chính, đổi mới của công tác quản lý là tiền đề quan trọng cho công tác điều hành sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp Hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là công việc rất cần thiết nhằm góp phần tăng doanh thu và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn để thấy được những gì đã làm được và phát sinh ra những gì chưa làm được, từ đó rút ra những nội dung chủ yếu, cần thiết của việc hoàn thiện. I. Yêu cầu cơ bản của việc hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ 1. Yêu cầu thống nhất Đây là một yêu cầu cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán giữa ngành kinh doanh của doanh nghiệp với chế độ kế toán do nhà nước ban hành. Yêu cầu này đòi hỏi công tác kế toán phải thống nhất trên nhiều mặt như: thống nhất trong hệ thống sổ kế toán, thống nhất về phương pháp hạch toán, đánh giá tài sản, thống nhất về tên gọi và chỉ tiêu trong báo cáo tài chính. 2. Yêu cầu kịp thời, chính xác Yêu cầu này cũng như là một chức năng của kế toán. Cung cấp những thông tin kịp thời, chính xác và phù hợp với yếu cầu về quản lý cũng như quản trị trong doanh nghiệp. Đáp ứng tốt yêu cầu này mới chứng tỏ hiệu quả của công tác kế toán, tạo cơ sở cho lãnh đạo công ty đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời. 3. Yêu cầu phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty trên cơ sở tôn trọng chế độ kế toán-tài chính Mỗi doanh nghiệp đều có những đặc điểm riêng về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, lĩnh vực hoạt động cũng như yêu cầu quản lý. Sự vận dụng một cách linh hoạt chế độ kế toán do Nhà nước ban hành vào ngành kinh doanh là vấn đề cần thiết. Để tổ chức công tác kế toán phát huy hiệu quả, các doanh nghiệp cần phải biết vận dụng một cách sáng tạo, phù hợp với đặc điểm riêng của mình. 4. Yêu cầu tiết kiệm và nâng cao hiệu quả Mục đích kinh doanh của các doanh nghiệp đều hướng tới lợi nhuận. Mỗi doanh nghiệp không thể thực hiện một phương án nào đó mà không tính toán đến tính khả thi và hiệu quả của công việc. Vì vậy, hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ cũng phải quán triệt vấn đề này. II. Những ưu điểm và tồn tại trong công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN 1. Những mặt đã đạt được Sau một thời gian học tập và nghiên cứu tại phòng tài chính-kế toán của công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN, chuyên đề nhận thấy rằng công ty đã áp dụng tốt chế độ kế toán mới và đã có được những sáng tạo cụ thể. + Hiện nay Công ty đang thực hiện công tác kế toán tiêu thụ bằng máy vi tính, với việc sử dụng kế toán máy thì khối lượng ghi chép, tính toán thủ công được giảm đi đáng kể nhưng vẫn đảm bảo được tính chính xác, kịp thời và tạo điều kiện nâng cao hiệu quả công tác kế toán. + Hầu hết các công việc liên quan đến kế toán tiêu thụ đều được thực hiện tại phòng tài chính kế toán, từ thu thập, kiểm tra chứng từ đến xử lý ghi sổ, lập các báo cáo kế toán. Do tính chất tập trung như vậy, bộ máy kế toán có thể nắm được toàn bộ những thông tin kế toán, trên cơ sở đó đánh giá kiểm tra và đưa ra được các quyết định đúng đắn, kịp thời. + Công việc hạch toán trên cơ sở tổng hợp, kế toán cũng mở sổ chi tiết để theo dõi cho từng loại sản phẩm và tình hình thanh toán của từng khách hàng. Do vậy, công ty luôn có được những thông tin chi tiết cũng như toàn bộ về kết quả tiêu thụ của từng loại thành phẩm hàng hóa, cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin chính xác để có được những phương hướng giải quyết đúng đắn, chính xác, kịp thời đối với từng mặt hàng khi có rủi ro xảy ra. Điều này rất cần thiết đối với một doanh nghiệp kinh doanh nhiều mặt hàng. + Công ty đã xây dựng được trình tự luân chuyển chứng từ một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình, cũng như hình thức sổ kế toán mà Công ty đang áp dụng. Điều này đã tạo điều kiện cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hạch toán kịp thời. + Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký-chứng từ”. Tuy nhiên, hình thức sổ kế toán công ty đã thay đổi cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. + Công ty hiện có những phương thức tiêu thụ hợp lý, giá cả phù hợp, đồng thời công ty cũng đã có một đội ngũ vận tải chắc chắn, nhiệt tình, sẵn sàng vận chuyển hàng hóa cho khách hàng khi có yêu cầu, góp phần phục vụ tận tình tới người tiêu dùng, đảm bảo và tăng uy tín cho công ty. Nói chung tổ chức kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty là một nội dung quan trọng trong công tác kế toán. Nó liên quan đến nhiều khoản thu nhập thực tế và phần phải nộp ngân sách nhà nước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của công ty trong sản xuất kinh doanh. 2. Những mặt còn hạn chế Tuy đã đạt được những kết quả đáng khích lệ trong công tác kế toán nói chung, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng ở công ty vẫn còn tồn tại một số điểm cần khắc phục để hoàn thiện công tác kế toán: + Do thị trường tiêu thụ có mặt ở nhiều nơi, việc lập “Hóa đơn bán hàng” cho nghiệp vụ bán hàng đại lý chưa đúng thời điểm và chưa đúng theo mẫu chế độ quy định, chính vì vậy đã gây khó khăn cho việc kiểm kê hàng cuối kỳ và lập báo cáo kết quả tiêu thụ cho công ty. + Kế toán của công ty cần phải lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi. Trong khi đó, thị trường tiêu thụ của công ty rất lớn và có nhiều bạn hàng, cho nên công ty thường có rất nhiều khách hàng thường xuyên đến lấy hàng và thanh toán chậm, điều này không thể tránh khỏi những rủi ro thường gặp trong việc thanh toán tình hình công nợ. + Việc kế hoạch hàng nhập bị trả lại chưa đúng với trình tự kế toán quy định. III. Phương pháp hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở công ty IMEXIN Từ những hạn chế trên đây, chuyên đề mạnh dạn đóng góp một số ý kiến để hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN. Hiện nay công ty đã sử dụng máy vi tính để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý toàn công ty nói chung và công tác kế toán nói riêng. Tuy nhiên, hiện công ty mới chỉ trang bị bốn máy vi tính cho toàn bộ công tác kế toán mà theo phương pháp hạch toán nhật ký chứng từ thì chủ yếu là sử dụng các bảng kê cho nên nó không thực sự phù hợp với công việc kế toán máy. Nhưng dẫu sao thì cũng bốt được nhân công. Do vậy, để cập nhật chứng từ, in sổ sách, lập các bảng kê, báo cáo, kế toán viên cần phải biết sắp xếp theo thời gian hợp lý để tránh trùng lắp, giao trách nhiệm công việc cho từng nhân viên, làm đúng công việc của mình, nâng cao tinh thần trách nhiệm và hiệu quả công việc. 1. Hoàn thiện sổ sách kế toán chi tiết theo dõi hàng xuất tiêu thụ (qua đại lý, gửi đại lý, dịch vụ...) Hiện nay khi xuất kho thành phẩm cho đại lý, kế toán công ty lại ghi hàng xuất vào thẻ kho của từng đại lý để theo dõi. Như vậy, thẻ kho chỉ theo dõi về mặt lượng mà không phản ánh chi tiết mặt giá trị hàng tồn kho của mỗi đại lý. Vậy để theo dõi tình hình xuất kho và tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa ở đơn vị bán đại lý được đầy đủ, chính xác, công ty nên thay thẻ kho bằng “Sổ chi tiết hàng gửi bán”. Sổ này được mở chi tiết cho từng đại lý và mỗi trang sổ thể hiện số liệu của một tháng. Mẫu sổ như sau: Hàng xuất gửi đại lý Tháng........... năm ............ Tên cửa hàng:......... Đơn vị tính:......... Chứng từ Diễn giải Hàng xuất kho gửi đại lý Hàng tiêu thụ trong tháng SH Ngày Hàng hóa A Hàng hóa B Hàng hóa A Hàng hóa B ĐG SL TT ĐG SL TT ĐG SL TT ĐG SL TT -Tồn kho đầu tháng -Xuất ký gửi -Tồn kho cuối tháng - Chỉ tiêu “Số tồn đầu tháng” phản ánh giá đơn vị, số lượng, giá trị từng hàng hóa còn tồn ở đại lý tháng trước. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gửi bán cho đại lý, kế toán ghi số lương, đơn giá của từng loại hàng hóa, đồng thời ghi nhập “phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” vào máy ta có số liệu “thành tiền” do máy đưa ra. Đây là giá trị hàng xuất kho. - Chỉ tiêu “Tồn cuối tháng” phản ánh đơn giá, số lượng và gía trị từng loại sản phẩm chưa tiêu thụ được trong tháng. Tuy nhiên, để quản lý được chặt chẽ số thành phẩm được tiêu thụ ở từng đại lý thì giữa Công ty và đại lý phải có sự thống nhất thường xuyên các thông tin về tình hình tiêu thụ hàng hóa. Cuối tháng, tổng hợp số liệu trên sổ chi tiết vào bảng tổng hợp chi tiết các đại lý. Số liệu dùng để theo dõi đối chiếu với số liệu trên các tài khoản 157, tài khoản 632. 2. Về hàng nhập bị trả lại Hiện nay, ở công ty xuất nhập khẩu và đầu tư thì hàng nhập bị trả lại được bù đắp với số hàng bán cụ thể: Nếu trong tháng có hàng bán bị trả lại bất kỳ hàng hóa đó được xuất bản khi nào thì kế toán đều ghi giảm giá vốn và giảm doanh thu của thành phẩm xuất bán ngày trong tháng có phát sinh hàng hóa bị trả lại. Như vậy, số liệu tổng hợp về doanh thu và giá vốn trên các sổ kế toán là số sau khi đã trừ đi giá vốn và doanh thu hàng bán bị trả lại. Do vậy, khi nhìn vào sổ kế toán tổng hợp, ta không biết được tổng giá trị hàng nhập là bao nhiêu, tổng giá trị số thành phẩm xuất bán thực trong tháng là bao nhiêu. Vì vậy, Công ty nên hạch toán rõ hàng nhập bị trả lại như sau: Quy trình hạch toán: TK 632 TK 3331 TK 531 TK 511 TK 155 TK 111, 112, 131 (1) (2) (3) (4) (1) - Nhận lại thành phẩm do người mua trả lại (2) - Trả lại tiền cho người mua, hoặc ghi giảm khoản phải thu (3) - Ghi giảm số thuế GTGT phải nộp (4) - Kết chuyển trừ vào doanh thu (vào cuối kỳ) 3. Về lập dự phòng các khoản nợ khó đòi Để tôn trọng tính “thận trọng” trong kinh doanh, công ty nên chú trọng đến việc lập dự phòng cho các khoản phải thu hơn nữa để đảm bảo an toàn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán công ty có thể lập dự phòng theo các bút toán sau: + Xác định mức dự phòng nợ phải thu khó đòi Nợ TK 6426 Có TK139 + Khi có bằng chứng đáng tin cậy về các khoản phải thu khó đòi thì xóa sổ các khoản nợ khó đòi không đòi được (ghi bút toán đơn). Nợ TK 004 (số nợ phải thu khó đòi) Đồng thời trừ số nợ đã xóa sổ vào dự phòng đã lập Nợ TK 139 Có TK 131, 138 (Nếu không xảy ra nợ phải thu khó đòi không đòi được thì phải hoàn nhập dự phòng) Nợ TK 139 (dự phòng phải thu khó đòi) Có TK 721 (thu nhập bất thường) + Nếu số dự phòng đã lập ít hơn thực tế xảy ra thì trích bổ sung về dự phòng Nợ TK 6426 Có TK 139 + Trường hợp nợ phải thu khó đòi đã xóa sổ nay đòi được Nợ TK 111, 112 Có TK 721 Có TK 004 4. Về sổ chi tiết lãi (lỗ) Nói chung, công ty sử dụng “sổ chi tiết lãi (lỗ)” để xác định kết quả tiêu thụ cũng được, nhưng có thể hơi rắc rối trong việc ghi chép và kiểm tra. Vì vậy, để tiện theo dõi, công ty nên sử dụng “Sổ chi tiết bán hàng” thay cho “Sổ chi tiết lãi (lỗ)” thì phù hợp với chế độ kế toán hiện hành hơn. Mẫu sổ như sau: Sổ chi tiết bán hàng Tháng .......... năm ........... Tên sản phẩm ......... ĐVT: ....... NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Doanh thu Giảm trừ SH NT SL ĐG TT Thuế Giảm khác -Xuất bán -Nhập trả lại Kết luận Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ có vai trò không thể thiếu được trong công tác quản lý kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ đầy đủ, chính xác, kịp thời, sẽ là biện pháp tích cực và có hiệu quả nhất, góp phần thúc đẩy, tăng nhanh quá trình tuần hoàn vốn, tăng thu nhập là điều kiện quan trọng nhất, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Vì vậy, công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của mỗi doanh nghiệp ngày càng phải hoàn thiện để đạt được hiệu quả cao. Qua thời gian thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN, được sự giúp đỡ của các cán bộ phòng tài chính kế toán và các phòng ban có liên quan: phòng tổ chức, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu... và đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của cô giáo cùng với sự nỗ lực của bản thân, em đã vận dụng lỹ luận đã được học tập và nghiên cứu tại trường kết hợp với quá trình thực hành tại công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN, chuyên đề đã hòan thành đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của công ty xuất nhập khẩu và đầu tư IMEXIN”. Đồng thời, chuyên đề cũng đưa ra một số nhận xét về công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của công ty. Do trình độ còn hạn chế, kiến thức thực tế còn ít và thời gian thực tập chưa nhiều. Vì vậy, rất mong nhận được sự góp ý chân thành của toàn cán bộ công ty nói chung, của các cán bộ phòng tài chính kế toán nói riêng và của cô giáo hướng dẫn thực tập Đinh Thị Mai để chuyên đề thực tập được hoàn thiện cả về lý luận và thực tiễn. Em xin chân thành cảm ơn. Hà nội, ngày tháng năm 2001 Sinh viên thực hiện Vũ Đức Qúy Tài liệu tham khảo Giáo trình Kế toán tài chính - Đại học tài chính Hà Nội 1999 Thuế và các kế toán thuế GTGT - NXB Tài chính 1999 Giáo trình Kế tóan doanh nghiệp - NXB Tài chính 1999 Sơ đồ Hạch toán kế toán Luận văn và chuyên đề khóa trước Tài liệu sổ sách tại công ty XNK và điện tử IMEXIN Biểu mẫu các hình thức sổ kế toán áp dụng thống nhất đối với các doanh nghiệp Mục lục Trang