Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại Xí nghiệp than Khe Tam – Công ty than Hạ Long

o động bq Người 543 643 680 745 10 Vốn kinh doanh Tr.đ 11.276,5 15.435,9 16.821,7 17.500 1 Vốn được cấp Tr.đ 65 761 761 765,5 2 Vốn vay bq Tr.đ 1.211,5 14.719,9 16.060,7 16.350 11 Thu nhập bq đ/ng-th 1.584,66 1.843,2 2.145,3 2.531 Nguồn:phòng kế toán tài vụ, phòng tổ chức lao động Nhìn tổng quát một số chỉ tiêu kết quả trên qua các năm có thể thấy: xí nghiệp than Khe Tam có mức tăng trưởng ổn định từ các chỉ tiêu hiện vật đến giá trị. Quy mô của xí nghiệp lớn dần thể hiện: sản lượng khai thác tăng theo năm là 25,31% ( 2003/2002 ); 36,09%( 2004/2003), mức đầu tư tăng cụ thể ở chỉ tiêu TSCĐ và ĐTDH. Đặc biệt trong năm 2003 mức đầu tư tăng vọt đến 6.375,2 tr.đ chủ yếu là tăng về các đường lò XDCB chuẩn bị cho năm 2004 vì vậy sản lượng năm 2004 tăng 55.074 tấn tương ứng 36,09% so với năm 2003 mức tăng cao nhất từ trước tới nay tương ứng các mức tăng về số lượng lao động bình quân, thu nhập bình quân tăng… vì xí nghiệp sử dụng vay vốn là chủ yếu nên lãi vay như một khoản chi phí lớn trong giá thành sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Cuối năm 2002 vì lượng tồn kho sản phẩm dở dang lớn chuyển sang năm 2003 cùng với khó khăn chung của ngành mặc dù lượng tiêu thụ tương đối, xong giá bán thấp, đồng thời xí nghiệp lại tăng mức đầu tư do đó xí nghiệp đã tính toán duy trì ở mức hoà vốn để đảm bảo thu nhập công ăn việc làm ổn định cho người lao động . 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Thực hiện cơ chế quản lý, xí nghiệp thưòng xuyên sắp xếp lại bộ máy quản lý với mục đích: Phát huy hiệu quả cao nhất của phòng ban ngiệp vụ Bộ máy luôn đảm bảo gọn gàng, sát với sản xuất 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Ban giám đốc: Giúp việc cho giám đốc, xí nghiệp có 2 phó giám đốc : 1 phó giám đốc kĩ thuật và một phó giám đốc kinh tế Các phòng ban nghiệp vụ: Tham mư trực tuyến bao gồm các phòng ban nghiệp vụ như sau 1. Phòng kế toán tài vụ 2. Phòng kế hoạch vật tư 3. Phòng kĩ thuật 4. Phòng tiêu thụ 5. Phòng tổ chức lao động tiền lương 6. Phòng hành chính quản trị 7. Phòng an toàn 8. Phòng cơ điện 9. Phòng điều khiển sản xuất 10. Trạm y tế 11. Các bộ phận trực tiếp sản xuất bao gồm : Phân xưởng khai thác hầm lò số 1 Phân xưởng khai thác hầm lò số 2 Phân xưởng khai thác hầm lò số 3 Phân xưởng khai thác hầm lò số 4 Đội cảng Cái Món Phân xưởng cơ điện vận tải Phân xưởng sản xuất phụ và bảo vệ. 2.1.2.2 Sơ đồ bộ máy quản lý Sơ đồ 12 Sơ đồ bộ máy quản lý Giám Đốc PGĐ Kinh tế PGĐ Kĩ thuật Phòng kế toán tài vụ Phòng kế hoạch vật tư Phòng tiêu thụ Phòng tổ chức LĐ-TL Phòng hành chính- quản trị Cảng cái món Phòng kỹ thuật TĐ-ĐC Phòng cơ điện Phòng an toàn Phòng điều khiển sản xuất Trạm y tế Phân xưởng khai thác 1 Phân xưởng khai thác 2 Phân xưởng khai thác 3 Phân xưởng khai thác 4 Phân xưởng cơ điện vận tải Px sản xuất phụ và bảo vệ 2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại xí nghiệp than Khe Tam 2.2.1. Mô hình bộ máy kế toán: Trưởng phòng kế toán xí nghiệp than Khe Tam Kế toán tổng hợp, kế toán vật liệu đầu tư XDCB kế toán gia công chế biến sản xuất phụ Kế toán thanh toán, kế toán TM, TGNH, kế toán TSCĐ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu của khách hàng Kế toán thuế GTGT Kế toán lương và các khoản phải chi 2.2.1.1. Sơ đồ bộ máy kế toán: 13 Hình thức tổ chức kế toán của công ty là mô hình phân tán bao gồm 6 đơn vị hạch toán phụ thuộc trong đó có xí nghiệp than Khe Tam các đơn vị này nằm dải rác từ khu vực Hòn Gai đến Cẩm Phả. Là đơn vị hạch toán phụ thuộc xí nghiệp thực hiện toàn công tác kế toán phát sinh ở đơn vị tổ chức thu nhận xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán để thành lập các báo cáo kế toán theo quý gửi về phòng kế toán công ty. Bộ máy tổ chức kế toán của xí nghiệp theo kiểu trực tuyến, kế toán trưởng điều hành các nhân viên phần hành không thông qua khâu trung gian. Trưởng phòng kế toán trực tiếp phân công, kiểm tra giám sát thực hiện công tác kế toán các phần hành của nhân viên theo hướg dẫn của công ty, Tổng công ty than Việt Nam và của bộ tài chính. Các nhân viên phần hành thực hiện theo chức năng và nhiệm vụ đã được trưởng phòng phân công 2.2.1.2. Phân công lao động Trưởng phòng kế toán là người đứng đầu bộ máy kế toán của xí nghiệp có trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra việc ghi chép chi tiết ở tất cả các phần hành kế toán của xí nghiệp. Chịu trách nhiệm trước giám đốc xí nghiệp và cấp trên về công tác kế toán tài chính của xí nghiệp. Căn cứ vào trình độ đào tạo, năng lực chuyên môn trưởng phòng kế toán phân công nhiệm vụ cho từng kế toán viên như sau: Kế toán theo dõi chi tiết TSCĐ, chi tiết các khoản thanh toán tiền mặt tiền gửi cụ thể: Mở thẻ chi tiết TSCĐ cho từng đối tượng ghi TSCĐ. Mở sổ theo dõi sử dụng TSCĐ theo từng bộ phận sử dụng và theo nhóm tài sản phục vụ việc quản lý tài sản và tính khấu hao lợi nhuận. Mở sổ chi tiết theo dõi các tài khoản thanh toán với nha cung cấp hàng quý đối chiếu xác minh công nợ, dịch vụ mua ngoài, tài khoản tạm ứng, tiền mặt, tiền gửi. Kế toán lương và theo dõi các khoản phải thu phải trả khác: căn cứ các chứng từ về lương, các chứng tư liên quan và nguồn lương do phòng tổ chức cung cấp kế toán tính toán lương trả cho CBCNV toàn xí nghiệp. Mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán lương, các khoản phụ cấp theo chế độ, theob dõi quyết toán các khoản thu của người lao động. Kế toán bán hàng : Mở thẻ kho theo dõi chi tiết cho sản phẩm của xí nghiệp theo từng chủng loại, kiểm kê định kỳ, lập báo cáo thống kê tháng nộp công ty, xuất hoá đơn bán hàng, mở sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu với khách hàng và đối chiếu công nợ phải thu theo quý. Kế toán thuế GTGT : lập bảng và báo cáo quyết toán thuế hàng tháng với công ty. Kế toán vật liệu, đầu tư XDCB (chủ yếu là đầu tư xây dựng tự làm) gia công chế biến khác (cơ khí, VLXD): Mở sổ chi tiết tính toán, theo dõi vật liệu, sổ chi tiết tính giá thành các sản phẩm gia công chế biến, tất cả các sổ trên được thực hiện trên hệ thống máy tính. Đối với hạch toán vật liệu tiến hành theo phương pháp đối chiếu luân chuyển hàng tồn kho được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên, việc tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ. Những phần hành kế toán trên được bố trí do một kế toán viên đảm nhận vì có sự liên quan mật thiết với nhau, vật liệu không thể thiếu trong xây dựng và chế biến các sản phẩm. Hiện tại xí nghiệp đang bố trí kế toán tổng hợp kiêm kế toán vật liệu, đầu tư xây dựng cơ bản, gia công chế biến khác là chưa hợp lý chứng tỏ trình độ kế toán viên chưa đều tay còn thiếu hoặc có sự phân công chưa hợp lý. Do điều kiện địa bàn hoạt động phân tán: Văn phòng xí nghiệp thuộc thị xã Cẩm Phả cách khai trương 15 km, các bộ phận sản xuất, phục vụ thuộc xã Dương Huy, bộ phận kho tiêu thụ sản phẩm thuộc xã Hoà Bình các khu vực trên đều thuộc khu vực vùng núi cao văn hoấ thấp, cũng như điều kiện về truyền dẫn thông tin lạc hậu (chủ yếu bằng giao thông đường bộ: ô tô, xe máy không áp dụng được hệ thống hoá thông tin bằng mạng máy tính) nên ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức hạch toán kế toán: luân chuyển chứng từ còn nhiều bất cập, hệ thống thông tin kế toán chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu công tác quản lý kinh tế nhất là trong nền kinh tế thị trưòng hiện nay, việc kiểm kê, đối chiếu, kiểm tra rất mất nhiều thời gian nên không tránh khỏi việc thiếu chính xác trong từng kỳ báo cáo. Đồng thời các nhân viên kinh tế của các phân xưởng sản xuất không trực thuộc phòng kế toán mà thuộc sự quản lý của phân xưởng nên việc cung cấp thông tin thiếu độ tin cậy và chậm về mặt thời gian gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc hạch toán giá thành công xưởng. Đây cũng là mặt hạn chế của công tác tổ chức kế toán tại xí nghiệp. 2.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ *Hình thức kế toán sử dụng: Hình thức kế toán nhật ký chứng từ Sơ đồ 14 NK- CT số5 NK- CT số 6 Chứng từ nhập xuất vật liệu Báo cáo kế toán Sổ chi tiết tài khoản 331 Bảng phân bổ vật liệu Bảng kê số 3, 4, 5, 6 NK- CT số 7 Sổ cái tài khoản 152, 153 Ghi cuố kỳ Ghi hàng ngày Chú thích: Quan hệ đối chiếu 2.3. Thực trạng kế toán vật liệu tại xí nghiệp than Khe Tam 2.3.1. Đặc điểm vật liệu tại xí nghiệp than Khe Tam Cùng với quá trình cơ chế đổi mới kinh tế tài chính, cải cách nền hành chính quốc gia, hoạt động sản xuất kinh doanh của ngành than đã phát sinh một số vấn đề vướng mắc mang tính đặc thù trong cơ chế tài chính và hạch toán kế toán. Tổng công ty than VN đã có những văn bản đề nghị chính phủ và các bộ ban ngành liên quan giải quyết và đã dần được tháo gỡ cùng với sự thay đổi của các cơ chế chính sách tài chính và việc ban hành các luật thuế mới, ban tổ chức có những văn bản hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 114 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và ban hành chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp theo quyết định số 167/2000/QĐ - BTC ngày 25/10/2000 thay thế chế độ báo cáo tài chính ban hành theo quyết định số 141. Tổng công ty than VN đã soạn thảo quy định cụ thể áp dụng hệ thống tài khoản kế toán, chế độ báo cáo tài chính và báo cáo kiểm toán nội bộ với sự giúp đỡ của vụ kế toán – Bộ tài chính các ý kiến đóng góp của các công ty kiểm toán, các cục thuế địa phương, các đơn vị trong tổng công ty, hệ thống chế độ kế toán áp dụng trong tổng công ty than Việt Nam đã hoàn thành và được ban tổ chức chấp nhận tại công văn số 9441 TC/CĐKT ngày 02/10/2001. Việc hạch toán vật liệu được thực hiện trên cơ sở quyết định 1195 của tổng công ty than Việt Nam, các văn bản hướng dẫn của công ty có sửa đổi theo chuẩn mực kế toán ban hành gần nhất và xí nghiệp đã vận dụng theo điều kiện thực tế phù hợp với trình độ chuyên môn, điều kiện cơ sở vật chất, địa lý của xí nghiệp. Là xí nghiệp khai thác than theo công nghệ khai thác lò bằng vật liệu sử dụng bao gồm: Vật liệu chống lò: vì chống sắt, vì chống ma sát, cột chống thuỷ lực, vật liệu gỗ các loại… Nhiên liệu: Dầu gadoan, xăng 90, xăng A92. Vật liệu nổ: AD1, AH1, AH2, kíp điện các loại, phụ kiện nổ - Dầu mỡ các loại: mỡ bơm, mỡ láp các loại dầu máy… Phụ tùng thay thế: Ôtô, máy xúc, máy gạt, các loại máy mỏ khác… Các loại vật liệu được lưu dữ bảo quản tại các kho chia thành 2 khu vực: Công trường và cảng Cái Món (cách công trường 13km). Khu vực công trường gồm 4 kho: Kho vật liệu nổ, nhiên liệu, dầu mỡ phụ, phụ tùng thay thế thường xuyên được bố trí cách xa nhau do một thủ kho chính và một phụ kho quản lí. Khu vực cảng Cái Món gồm 2 kho: Nhiên liệu, phụ tùng thay thế thường xuyên do một thủ kho quản lí. 2.3.2. Phân loại vật liệu: Vật liệu mà công ty sử dụng gồm nhiều loại khác nhau về công dụng phẩm chất, chất lượng… Để hạch toán chính xác từng loại vật liệu này, kế toán vật liệu của công ty đã tiến hành phân loại vật liệu. Việc phân loại vật liệu phải dựa vào tiêu thức nhất định để sắp xếp những vật liệu có cùng một tiêu thức nhất định vào mỗi loại, nhóm tương đương phù hợp. Căn cứ vào yêu cầu quản lý và nội dung kinh tế, công dụng của từng thứ trong sản xuất kinh doanh mà toàn bộ vật liệu ở công ty được chia thành những loại sau: Vật liệu chính: vật liệu nổ, vật liệu chống lò: vì chống sắt, vì chống ma sát, cột chống thuỷ lực, vật liệu gỗ các loại Vật liệu phụ: nó có tác dụng nhất định và cần thiết trong quá trình sản xuất: Dầu mỡ các loại: mỡ bơm, mỡ láp các loại dầu máy Nhiên liệu: được sử dụng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm: dầu Ga Zoan, xăng A90, A92, mỡ bơm, mỡ láp các loại dầu máy Phụ tùng thay thế: Gồm các phụ tùng chi tiết dễ thay thế sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như: Ôtô, máy gạt, máy xúc, các loại máy mỏ khác… Nhìn chung, việc phân loại vật liệu của công ty là phù hợp với đặc điểm, vai trò, tác dụng của mỗi thứ trong sản xuất, từ đó giúp cho việc quản lí được dễ dàng hơn. Theo cách phân loại này, công ty theo dõi được số lượng từng loại vật liệu từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận cung ứng vật tư có kế hoạch cung cấp vật liệu cho kịp thời. 2.3.2. Đánh giá vật liệu: Đánh giá vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc và tiêu thức nhất định. Việc đánh giá vật liệu là một khâu rất quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán vật liệu. Lựa chọn phương pháp tính giá hợp lí sẽ có tác dụng rất lớn trong quá trình sản xuất kinh doanh, trong việc sử dụng và hạch toán vật liệu. 2.3.3.1. Giá thực tế của vật liệu nhập kho Vật tư của xí nghiệp chủ yếu là mua ngoài nhập kho mặc dù xí nghiệp có đội vận tải riêng nhưng không tham gia vào vận chuyển vật tư vì vậy mà xí nghiệp vẫn mất chi phí vận chuyển vật tư này chỉ khi mua với khối lượng lớn. Còn nếu mua với khối lượng nhỏ thì bộ phận cung ứng vật tư cử người đi mua và mang về nên không tính chi phí vận chuyển VD: Theo hoá đơn GTGT số 61067 ngày 28/08/2004 (xem biểu số 02) xí nghiệp mua của xí nghiệp công nghiệp Quảng Ninh 2000 kg thuốc nổ AD1, đơn giá: 12.989đ/kg, giá mua ghi trên hoá đơn (chưa có thuế GTGT) là 25.978.000đ, do phát sinh chi phí vận chuyển là 670.000 vì vậy giá trị thực tế nhập kho của thuốc nổ này chưa tính thuế GTGT là 26.648.000đ, thuế GTGT 5%. Tổng giá thanh toán là 27.980.000, kế toán sẽ ghi số tiền là 25.978.000 vào cột thành tiền của sổ chi tiết (Biểu số 12), sau đó vào bảng kê nhập (Biểu số 13), bảng kê xuất (Biểu số 14) 2.3.3.2. Giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Tại xí nghiệp than Khe Tam, kế toán tính giá vật liệu xuất kho theo giá thực tế bình quân gia quyền. Vật liệu xuất kho được xác định theo công thức: Giá thực tế = Số lượng NVL x giá đơn vị NVL xuất kho xuất dùng bình quân VD minh hoạ : Theo phiếu xuất kho số 13 ngày 18/9/2004 (xem biểu số10) xuất cho đồng chí Kiều Văn Trang phân xưởng số 1,1200 kg thuốc nổ AD1. Căn cứ vào chứng từ trên kế toán tính giá thực tế xuất vật liệu nổ AD1 Vật tư tồn đầu tháng 9 = 920kg x 13000đ = 11.960.000đ Tổng vật tư nhập tháng 9 = 2000 x 12.989 = 25.978.000 Giá trị vật tư nhập tháng 9: (25.978.000 + 670.000) x 5% + 25.978.000 = 27.978.000 13.678 11.960.000 + 27.980.000 Đơn giá bình quân xuất kho = 920 + 2.000 = Giá trị thực tế xuất dùng = 1.200kg x 13.678= 16.413.600 2.3.4. Kế toán chi tiết vật liệu: Một trong những yêu cầu của công tác vật liệu là đòi hỏi phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất – tồn kho theo từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị của chúng, để đáp ứng yêu cầu này, công ty đã tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhâp – xuất – tồn kho từng thứ, từng loại vật tư cả về số lượng, chủng loại và phòng kế toán còn theo dõi cả về giá trị. Nhiệm vụ kế toán chi tiết vật liệu rất quan trọng vì vậy đòi hỏi ở mức độ chi tiết, tỉ mỉ và không thể thiếu được. Để tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng thì cần phải căn cứ vào chứng từ kế toán để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập – xuất vật liệu. Những chứng từ kế toán này là cơ sở pháp lí để ghi sổ kế toán. Thực tế tại xí nghiệp, chứng từ kế toán được sử dụng trong công tác này gồm: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Hoá đơn VAT Xí nghiệp sử dụng phương pháp đối chiếu luân chuyển có vận dụng máy vi tính trong việc thiết kế, in ấn mẫu sổ phù hợp và thuận lợi cho việc theo dõi tính toán trên máy. Vì vậy mẫu sổ sẽ không thết kế như lí thuyết đã trình bày, tuy nhiên về quy trình hạch toán không có gì thay đổi. Đây cũng là ưu điểm của việc hạch toán vật liệu của xí nghiệp. 2.3.4.1. Thủ tục nhập kho vật liệu tại xí nghiệp Tại xí nghiệp, việc nhập kho vật liệu chủ yếu thực hiện trực tiếp bởi phòng kế hoạch vật tư (bộ phận cung ứng vật tư) thông qua việc trực tiếp đi mua. Khối lượng, chất lượng và chủng loại vật tư mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao vật liệu và sự biến động giá cả trên thị trường. Căn cứ vào hoá đơn hoặc giấy báo nhận hàng, thủ kho lập và ký thành 3 liên phiếu nhập kho vật tư (1 liên do thủ kho giữ, 1 liên chuyển qua phòng kế toán và 1 liên giao cho khách hàng) Sơ đồ 15 Ban kiểm nhập Nhập kho Phòng kế hoạch vật tư NVL Sơ đồ biểu diễn thủ tục nhập kho vật liệu Biểu số 01: Bảng kiểm kê VLtồn kho của doanh nghiệp 0h, ngày 31 tháng 8 năm 2004 STT Tên vật tư Đơn vị Đơn giá Tồn sổ sách Tồn thực tế Chênh lệch Phẩm chất Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất Ghi chú Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) Phụ tùng 69.491.406 69.491.406 1. Lốp 1200-20 Quả 2340477 7 16.383.339 7 16.383.339 X 2. Xăm 1200 Cái 122109 21 2.564.289 21 2.564.289 X … … … … … … … … … … … … … … … … Nhiên liệu 9600 51.342.500 9600 51.342.500 1. Dầu ga doan lít 4575 8785 40.191.375 8785 40.191.375 X 2. Dầu SAE 40 lít 20299 815 16.543.685 815 16.543.685 X Dầu máy pluss 41/h 112727 8 901.816 8 901.816 X … … … … … … … … … … … … … … … … Vật liệu nổ 86.583.975 86.583.975 1. Dây mìn m 209 5000 1.045.000 5000 1.045.000 X 2. Kíp điện vi sai Chiếc 6359 3810 24.227.790 3810 24.227.790 X 3. Thuốc nổ AD1 kg 13000 920 11.960.000 920 11.960.000 X … … … … … … … … … … … … … ... … … Cộng 1.242.797.762 1.242.797.762 Biểu mẫu số 02 Xí Nghiệp Than Khe Tam Mẫu số: 01 GTKT-3LL Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (giao cho khách hàng) Ngày 01 tháng 09 năm 2004 Số 61067 Tên đơn vị bán hàng: Xí nghiệp công nghiệp Quảng Ninh Địa chỉ: Hạ Long – Quảng Ninh Điện thoại:……………………. MST:-- Họ tên người mua hàng: Xí nghiệp than Khe Tam Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thuốc nổ AD1 Kg 2000 12.989 25.978.000 Cộng 25.978.000 Thuế GTGT 5% 1.298.900 Tổng cộng thanh toán 27.276.900 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bẩy triệu hai trăm bảy mươi sáu nghìn chín trăm đồng./. Địa chỉ: Km 4 – Cẩm Thuỷ – Cẩm Phả - Quảng Ninh Hình thức thanh toán: trả tiền mặt Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu mẫu số 03 Xí nghiệp than Mẫu sốC22-H Khe Tam QĐ số 999-TC/QĐ CĐ Ngày 2 tháng 11 năm 1999 của BTC Phiếu chi Số 12 Ngày 01/09/2004 Nợ TK 152, 133 Có TK 111 Họ tên người nhận tiền: Phạm Tuấn Hải Địa chỉ: Xí nghiệp công nghiệp Quảng Ninh Lý do mua: Mua thuốc nổ AD1 Số tiền: 27.276.900 Viết bằng chữ: Hai mươi bảy triệu hai trăm bảy mươi sáu nghìn chín trăm đồng. Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu mẫu số 04 Xí Nghiệp Than Khe Tam biên bản kiểm nghiệm (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 01 tháng 09 năm 2004 Số: 05 Căn cứ vào hoá đơn Số 61067 Ngày 01 tháng 09 năm 2004 của xí nghiệp công nghiệp Quảng Ninh Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà Trần Xuân Hùng Trưởng ban Ông, bà Phạm Thị Lan Uỷ viên Ông, bà Đào Xuân Vinh Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: Số TT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy các phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1. Thuốc nổ AD1./. Kg 2000 2000 ý kiến của ban kiểm nghiệm: Ban kiểm nghiệm chúng tôi thấy số thuốc ngủ trên là đủ, chất lượng tốt./. Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban (Ký, họ tên) Biểu số 05 Xí nghiệp Than Khe Tam Mẫu số : 01 – VT Bộ Tài Chính Phiếu nhập kho Ngày 01 tháng 09 năm 2004 Số: 07 Nợ: 152 Có: 111 Họ tên người giao hàng : Phạm Tuấn Hải Theo : Hoá đơn số Số 61067 ngày 28 tháng 8 năm 2004 của Xí nghiệp công nghiệp Quảng Ninh Nhập tại kho : đ/c Khiếu – xí nghiệp Khe Tam TT Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Thuốc nổ AD1 Kg 2000 12.989 25.978.000 2. Vận chuyển VL nổ Chuyến 01 670.000 670.000 Cộng thành tiền 26.648.000 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) Biểu mẫu số 06 Xí Nghiệp Than Khe Tam Mẫu số: 01 GTKT-3LL Hoá đơn (GTGT) Liên2: (giao cho khách hàng) Ngày 05 tháng 9 năm 2004 Số 62120 Tên đơn vị bán hàng: Xí nghiệp công nghiệp Quảng Ninh Địa chỉ: Hạ Long – Quảng Ninh Điện thoại:……………………. MST: Họ tên người mua hàng: Xí nghiệp than Khe Tam Địa chỉ: Km 4 – Cẩm Thuỷ – Cẩm Phả - Quảng Ninh Số TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Kíp vi sai Chiếc 392 6000 2.352.000 Cộng 2.352.000 Thuế GTGT 5% 117.600 Tổng cộng thanh toán 2.469.600 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu bốn trăm sáu mươi chín nghìn sáu trăm đồng./. Hình thức thanh toán: Trả chậm Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu mẫu số 07 Xí Nghiệp Than Khe Tam sổ chi tiết thanh toán với người bán Tài Khoản: 331 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp công nghiệp Quảng Ninh tháng 09 năm 2004 (Đơn vị tính: VNĐ) NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Dư đầu tháng Phát sinh trong tháng Dư cuối tháng Ghi chú Số NT Nợ Có Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 09/2004 30.000.000 05/09 62120 05/09 Mua kíp vi sai chưa trả tiền 152 2.352.000 Thuế giá trị gia tăng đầu vào 133 117.600 30/09 24 Thanh toán 111 25.000.000 Cộng 30.000.000 25.000.000 2.469.600 30/9 Dư cuối tháng 09/2004 7.469.6000 Ngày 30 tháng 09 năm 2004 Người ghi sổ (ký, họ tên) Biểu mẫu số 08 Xí Nghiệp Than Khe Tam Mẫu số: 05 – VT biên bản kiểm nghiệm (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 05 tháng 09 năm 2004 Số: 06 Căn cứ vào hoá đơn Số Số 62120 Ngày 05 tháng 09 năm 2004 của xí nghiệp công nghiệp Quảng Ninh Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà Trần Xuân Hùng Trưởng ban Ông, bà Phạm Thị Lan Uỷ viên Ông, bà Đào Xuân Vinh Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại: Số TT Tên nhãn hiệu quy cách vật tư (sản phẩm, hàng hoá Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy các phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1. Kíp vi sai Chiếc 392 392 ý kiến của ban kiểm nghiệm: ban kiểm nghiệm chúng tôi thấy số kíp vi sai trên là đủ, chất lượng tốt./. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 09 Xí Nghiệp Than Khe Tam Mẫu số : 01 – VT Bộ Tài Chính Phiếu nhập kho Ngày 05 tháng 09 năm 2004 Số: 08 Nợ 152 Có: 331 Họ tên người giao hàng : Phạm Xuân Hùng Theo : Hoá đơn Số 62120 ngày 01 tháng 09 năm 2004 của Xí nghiệp công nghiệp Quảng Ninh Nhập tại kho : đ/c Khiếu – xí nghiệp Khe Tam TT Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1. Kíp vi sai Chiếc 392 6000 2.352.000 Cộng thành tiền 2.352.000 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, Họ tên) (Ký,họ tên) (Ký, họ tên) 2.3.4.2. Thủ tục xuất vật liệu tại xí nghiệp Việc xuất kho vật liệu của xí nghiệp chủ yếu cho các phân xưởng để khai thác than, ngoài ra xuất vật liệu cho xây dựng cơ bản và dùng cho chi phí sản xuất chung. Khi các đơn vị có nhu cầu sử dụng vật tư, phòng kế toán lập phiếu xuất kho thành 03 liên: 1 liên phòng kế toán lưu lại, 1 liên chuyển cho thủ kho và 1 liên chuyển cho phân xưởng sử dụng vật tư làm căn cứ để tính giá thành. Phân xưởng xin lĩnh vật tư mang đến các bộ phận liên quan (Giám đốc, Kế toán trưởng…) ký nhận sau đó mang xuống kho để nhận vật tư. Thủ kho và người nhận phải ký xác nhận số vật tư xuất dùng (1 liên thủ kho giữ, 1 liên giao cho phân xưởng sử dụng vật tư từ đó làm căn cứ để tính giá thành). Sơ đồ 16 Yêu cầu sản xuất Đơn vị sử dụng (PX sản xuất 1,2… Phiếu xuất kho Sơ đồ biểu diễn trình tự xuất kho vật liệu Biểu số 10 Xí Nghiệp Than Khe Tam Mẫu số: 02-VT Bộ tài chính Phiếu xuất kho Ngày 18 tháng 9 năm 2004 Số: 13 Nợ: 241 Có: 152 Họ tên người nhận hàng: Đ/c Kiều Văn Trang – Phân xưởng 1 Lý do xuất kho: Phục vụ xây dựng cơ bản STT Tên nhãn hiệu quy cách Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Kíp vi sai Chiếc 400 6353,5 2.541.400 2 Thuốc AD1 Kg 1.200 13.678 16.413.600 Cộng 18.955.000 Xuất, ngày 18 tháng 9 năm 2004 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Xuất tại kho: Đ/c Khiếu 2.3.4.3. Trình tự kế toán chi tiết vật liệu tại xí nghiệp: Do điều kiện địa lí khu vực khai trường của xí nghiệp cách xa văn phòng và các đơn vị sản xuất cũng cách xa nhau nên việc luân chuyển chứng từ được thực hiện theo tháng. Tại kho: Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu lập thẻ kho. Biểu số 11 Xí Nghiệp than Khe Tam Thẻ kho Ngày lập thẻ: 28 tháng 9 năm 2004 Tờ số: ………10……….. Tên hàng hoá vật tư: ……………Thuốc nổ AD1 …………. Mã số: ……A234 ĐVT: Kg Kho: Đ/C Khiến Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Kế toán ký xác nhận Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 920 07 03/09 Nhập kho thuốc nổ AD1 03/09 2000 2.920 13 18/9 Xuất thuốc nổ AD1 cho XDCB 18/9 1200 1.720 20 21/9 Xuất thuốc nổ AD1 cho PXSX 1 21/9 500 1.220 28 27/9 Xuất thuốc nổ cho PXSX 2 700 520 Cộng phát sinh 2.000 2.400 Tồn cuối kỳ 520 Biểu số 12 Sổ chi tiết vật liệu Đơn vị: XN than Khe Tam Tên vật liệu: Thuốc nổ AD1 số hiệu: 152 Tháng 09 năm 2004 Đơn vị tính: đồng Ngày, tháng Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất SL ST SL ST SL ST Số dư đầu tháng 13.000 920 11.960.000 01/09 07 Nhập kho thuốc nổ AD1 12.989 2000 25.978.000 18/9 13 Xuất thuốc nổ AD1 cho XDCB 13.678 1200 16.413.600 21/9 20 Xuất thuốc nổ AD1 cho PXSX 1 13.678 500 6.839.000 27/9 28 Xuất thuốc nổ cho PXSX 2 13.678 700 9.574.600 Tổng cộng 2000 25.978.000 2.400 32.827.200 Tồn cuối tháng 9/2004 520 5.110.800 Ngày 30 tháng 09 năm 2004 Người lập biểu (ký, họ tên) * Tại phòng kế toán: Thống kê vật tư (thuộc phòng kế hoạch vật tư) căn cứ hoá đơn bán hàng của các nhà cung cấp, căn cứ phiếu kiểm nghiệm nhập kho (biểu mẫu số 03, 08) lập phiếu nhập (Biểu mẫu số 04, 09). Căn cứ đề xuất để xin lĩnh vật tư của các đơn vị lập phiếu xuất kho (Biểu mẫu 10). Đối với nguyên vật liệu chính: vật liệu nổ, nhiên liệu,vật liệu chống lò, việc cấp phát theo sổ và lệnh cấp hàng ngày cuối tháng trên cơ sở đó lập phiếu xuất một lần giảm thiểu các thủ tục yêu cầu của chứng từ để đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất phù hợp với điều kiện thực tế của xí nghiệp. Từ phiếu nhập xuất, thủ kho theo dõi bằng thẻ kho (Biểu số 11), kế toán vào bảng kê chi tiết nhập, xuất (Biểu số 13, 14) như sau: Biểu số 13 Xí nghiệp Than Khe Tam Bảng kê nhập kho vật liệu Tháng 9/2004 Chứng từ Nội dung Chủng loại ĐVT Số lượng đơn giá Thành tiền TK đối ứng Ghi nợ TK 152 Ghi có TK 152 Số Ngày 111 331 621 627 241 07 01/09 Mua thuốc nổ AD1 Kg 2000 12.989 25.978.000 111 25.978.000 08 05/09 Mua kíp vi sai Cái 392 6000 2.352.000 331 2.352.000 … … … … … … … … … … … Cộng 1.322.867.707 1.100.294.738 222.572.969 Biểu số 14 Xí Nghiệp Than Khe Tam Bảng kê xuất kho vật liệu Tháng 09 năm 2004 Chứng từ Nội dung Chủng loại đơn vị Số lượng đơn giá Thành tiền TK đối ứng Ghi nợ TK 152 Ghi có TK 152 Số Ngày 111 331 336 621 627 241 13 18/9 Xuất thuốc nổ AD1 cho XDCB Kg 1200 13.678 16.413.600 241 16.413.600 13 18/9 Xuất kíp vi sai cho XDCB Cái 400 6.353,5 2.541.400 241 2.541.400 20 21/9 Xuất thuốc nổ AD1 PXSX số 1 Cái 500 13.678 6.8 39.000 621 6.839.000 25 30/9 Xuất dầu máy Pluss 41/h 2 112.727 225.454 627 225.454 … … … … … … … … … … … … … … … Cộng 685.447.986 475.795.404 46.790.494 162.862.088 Biểu số 15 Xí Nghiệp Than Khe Tam Sổ đối chiếu luân chuyển vật tư Tháng 09 năm 2004 Tên vật tư ĐVT Số dư đầu tháng Luân chuyển rháng 9 Số cuối Nhập Xuất Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Thuốc nổ AD1 Kg 920 11.960.000 2000 25.978.000 2.400 32.827.200 520 5.110.800 Kíp vi sai Chiếc 3.810 24.227.790 392 2.352.000 900 9.480.400 3.302 17.099.390 Dầumáy Pluss 41/h 8 901.816 2 112.727 6 676.362 … … … … … … … … … … Cộng 1.242.797.762 1.322.867.707 685.447.986 1.880.217.483 Xí nghiệp không sử dụng sổ danh điểm nên không có cột danh điểm, bảng kê này được thiết dọc theo từng kho, chiếu ngang theo các tài khoản đối ứng ,do đó thể hiện luôn việc hạch toán tổng hợp. Phần đối ứng ghi có TK 152 nợ các TK 627, 621, 241, … trong đó TK 621được chi tiết: 621.1, 621.2,621.3, 621.4… là các phân xưởng sản xuất trực tiếp: phân xưởng kỹ thuật 1, phân xưởng kỹ thuật 2, phân xưởng kỹ thuật 3, phân xưởng kỹ thuật 4… việc này rất thuận lợi cho việc tập hợp chi phí tính giá thành công xưởng. Mặc dù mẫu sổ này rộng nhưng được thực hiện trên máy nên thực sự khoa học phục vụ cho việc hạch toán được chính xác và giúp phát hiện kịp thời những sai sót, nhầm lẫn để điều chỉnh, nâng cao hiệu quả công tác. 2.4. kế toán tổng hợp vật liệu tại xí nghiệp than Khe Tam 2.4.1. Tài khoản kế toán và sổ kế toán sử dụng: * ở xí nghiệp than Khe Tam, kế toán vật liệu sử dụng một số tài khoản sau: Tài khoản 152: nguyên liệu, vật liệu Các nghiệp vụ nhập vật liệu, xí nghiệp sử dụng các tài khoản Tài khoản 111 “tiền mặt” Tài khoản 331 “phải trả cho người bán” - Các nghiệp vụ xuất vật liệu, công ty sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 621: “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” Tài khoản 627: “chi phí sản xuất chung” Tài khoản 241 “xây dựng cơ bản dở dang” Xí nghiệp áp dụng hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, là đơn vị sản xuất kinh doanh theo phương pháp khấu trừ. Chứng từ gốc được lập và đánh số theo từng loại, từng quyển khác nhau: nhiên liệu, dầu mỡ phụ, vật liệu nổ, vật liệu chống. Kế toán vật liệu khi lập bảng kê chi tiết đã thực hiện ngay việc tổng hợp ngay trên bảng kê, từ đó vào bảng kê số 3, bảng phân bổ số 2 và vào sổ cái TK 152. Cuối kỳ đối chiếu chi tiết với các phần hành kế toán khác. Đối với vật liệu nhập kho, kế toán sử dụng các sổ sau: + Sổ chi tiết tài khoản 152 “nguyên liệu, vật liệu” + Sổ chi tiết tài khoản 331 “phải trả người bán” Đối với vật liệu xuất kho, kế toán sử dụng: + Bảng phân bổ NVL và công cụ, dụng cụ ngoài ra với hình thức nhật ký chứng từ mà công ty đang áp dụng còn sử dụng mẫu sổ sau: |+Sổ cái TK 331 + Sổ cái tài khoản 152 + Bảng kê nhập, xuất +Sổ đối chiếu luân chuyển 2.4.2. Phương pháp kế toán 2.4.2.1. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu Cùng với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì việc tổ chức hạch toán tổng hợp nhập vật liệu là một khâu rất quan trọng trong công tác hạch toán vật tư. Do vật liệu của xí nghiệp hầu hết là mua ngoài nhập kho nên đã nảy sinh quan hệ thanh toán giữa công ty và người cung cấp vật tư. Đối với những vật tư mua lẻ, giá trị nhỏ có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, còn đối với những vật tư có giá trị lớn không thể thanh toán ngay như trên được thì kế toán phản ánh theo dõi nợ phải trả người cung cấp vật tư đến khi có đủ điều kiện thanh toán thì sẽ chuyển trả và xoá nợ sau. Thực tế ở xí nghiệp Khe Tam khi mua vật liệu về sản xuất thì vật liệu được đưa về công ty bao giờ cũng có hoá đơn kèm theo không có trường hợp nào vật tư đã về đến xí nghiệp mà hoá đơn vẫn chưa về và ngược lại. ** Cụ thể hạch toán tổng hợp vật liệu được thực hiện như sau . - Căn cứ vào phiếu nhập kho số 07 ngày 01/09/2004 nhập kho thuốc nổ AD1 của xí nghiệp công nghiệp Quảng Ninh, giá mua chưa có thuế là 25.978.000, chi phí vận chuyển vật liệu nổ là 670.000, thuế VAT 5%, đã thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi: Nợ TK 152 26.648.000 Nợ TK 133 (1331) 1.332.400 Có TK 111 27.980.400 - Căn cứ vào phiếu nhập kho số 08 ngày 05/09/2004 xí nghiệp mua kíp vi sai của xí nghiệp công nghiệp Quảng Ninh, giá mua chưa thuế là 2.352.000 thuế VAT 5%, chưa trả tiền, kế toán ghi: Nợ TK 152 2.352.000 Nợ TK 133 (1331) 117.600 Có TK 331 2.469.600 Căn cứ vào phiếu chi số 24 ngày 30/9/2004, xí nghiệp tiến hành thanh toán khoản nợ với xí nghiệp Công Nghiệp Quảng Ninh vế số kíp vi sai đã nhập theo phiếu nhập kho số 115 ngày 25/08/2003 số tiền là 25.000.000 Nợ TK 331 25.000.000 Có TK 111 25.000.000 2.4.2.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Căn cứ vào phiếu xuất kho số 13 ngày 18/09/2004 xuất kho thuốc nổ AD1 và kíp vi sai cho hoạt động xây dựng cơ bản, kế toán ghi như sau: Nợ TK 241 18.955.000 Có TK 241 18.955.000 Căn cứ vào phiếu xuất kho số 20 ngày 21/9/2004 xuất kho vật liệu cho phân xưởng sản xuất số 1 Nợ TK 621 6.839.000 Có Tk 152 6.839.000 Biểu số 16 Xí nghiệp than Khe Tam Trích nhật ký chứng từ số 1 Ghi có TK 111-Tiền mặt Tháng 9 năm 2004 ĐVT: Đồng STT Ngày Ghi có TK 111, Ghi nợ các TK… … 152 133 331 … Cộng có TK 111 1 01/09 25.978.000 1.298.900 11 1509 6.500.000 325.000 24 30/09 25.000.000 … … … … … .. … … Cộng … 1.100.294.738 55.014.737 419.174.503 … 1.656.483.978 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưỏng (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 17 Xí Nghiệp Than Khe Tam Bảng phân bổ nguyên liệu vật liệu,CCDC tháng 09/2004 Số TT Ghi có các TK Đối tượng sử dụng (Ghi Nợ các TK) TK 152 TK 153 Hạch toán Thực tế Hạch toán Thực tế 1. TK 621 475.795.404 - Phân xưởng 1 33.856.848 - Phân xưởng 2 74.456.850 - Phân xưởng 3 86.801.027 - Phân xưởng 4 86.977.338 - Vận tải, xúc gạt 193.703.341 2. TK 627 46.790.494 Quản lý phục vụ 46.790.494 3. TK 241 162.862.088 - Giếng nghiêng +32 - 44 144.033.222 - Đập nước sạch 18.828.866 Cộng 685.447.986 Tháng 09/2004 (Đơn vị tính: VNĐ) Biểu số 18 Xí nghiệp Than Khe Tam Bảng kê số 3 Tính giá thành thực tế vật liệu Quý III năm 2004 (Đơn vị tính: VNĐ) STT Chỉ tiêu TK 152 – Vật liệu I Số dư đầu kì 1.242.797.762 II Số phát sinh 1.322.867.707 1 NKCT số 5 (Có TK 331) 222.572.969 2 NKCT số 1 (Có TK 111) 1.100.294.738 III Cộng số dư đầu kì và phát sinh trong kì 2.565.665.469 IV Xuất dùng trong kì 685.447.986 V Tồn kho cuối kì 1.880.217.483 Ngày 30 tháng 09 năm 2004 Kế toán trưởng Biểu mẫu số 19 Xí nghiệp than Trích bảng kê số 4 Khe Tam Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng Tháng 09 năm 2004 STT TK Ghi có TK Ghi nợ … TK 152 … Các TK phản ánh ở các chứng từ khác Cộng chi phí thực tế trong tháng NKCT Số 1 … 1. TK 154 … … … … … … 2. TK 621 475.795.404 - PX Số 1 33.856.848 - PX Số 2 74.456.850 - PX Số 3 86.801.027 - PX Số 4 86.977.338 - vận tải, xúc gạt 193.703.341 3. TK 622 … … … … … … 4. TK 627 46.790.494 Quản lý, phục vụ 46.790.494 Cộng 522.585.898 Biểu mẫu số 20 Xí Nghiệp Than Khe Tam sổ chi tiết tài khoản 152 Tháng 09 năm 2004 ĐVT: Đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư Ghi chú Số NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 09/2004 1.242.797.762 01/09 07 03/9 Đ/C Hạ nhận tiền mặt mua vật tư cho xí nghiệp 111 25.978.000 05/09 09 05/09 Xí nghiệp mua vật tư của xí nghiệp công nghiệp QN 331 2.352.000 15/09 11 15/09 Đ/C Thuấn nhận tiền mặt mua vật tư cho xí nghiệp 111 6.500.000 … … … … … … … … 30/9 Phân bổ vật liệu xuất dùng Cho bộ phận trực tiếp sản xuất 621 475.795.404 Cho bộ phận sản xuất chung 627 46.790.494 Cho xây dựng cơ bản dở dang 2412 162.862.088 Tổng cộng 1.322.867.707 685.447.986 1.880.217.483 Số dư cuối tháng 1.880.217.483 Biểu số 21 Xí nghiệp Than Khe Tam nhật ký chứng từ số 5 Ghi có TK 331 – phải trả cho người bán Tháng 09 năm 2004 Số TT Tên Đơn vị (hoặc người bán) Số dư đầu tháng Ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK Theo dõi thanh toán (Ghi nợ TK 331) Số dư cuối tháng Nợ Có 152 133 Cộng cóTK 331 111 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có Giá HT Giá TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 13 1. xí nghiệp công nghiệp QN 30.000.000 2.352.000 117.600 2.469.600 25.000.000 25.000.000 7.469.600 2. Công ty xăng dầu Cẩm Thuỷ - 50.000.000 2.500.000 52.500.000 - - 52.500.000 3 Công ty TNHH Trần Xuân 14.360.000 56.735.413 2.836.771 59.572.184 30.325.000 30.325.000 43.607.184 … … … … … … … … … … … … Cộng 250.000.000 222.572.969 95.834.647 425.000.000 419.174.503 419.174.503 255.825.497 Biểu số 22 Xí Nghiệp Than Khe Tam Trích bảng tổng hợp phải trả người bán Tháng 09 năm 2004 STT Tên đơn vị, cá nhân Tồn đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Tồn cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1. XN công nghiệp Quảng Ninh 30.000.000 25.000.000 2.469.600 7.469.600 2. Công ty xăng dầu Cẩm Thuỷ 52.500.000 52.500.000 3. Công ty trách nhiệm Trần Xuân 14.360.000 30.325.000 59.572.184 43.607.184 … … … … … … … … Cộng 250.000.000 419.174.503 425.000.000 255.825.497 Ngày 30 tháng 09 năm 2004 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu mẫu số 23 Xí nghiệp Than Khe Tam Sổ cái TK 331 Tháng 09 năm 2004 Số dư đầu năm Nợ Có 215.560.000 Ghi có các TK đối ứng với Nợ TK này Tháng… Tháng 8 Tháng 9 … TK 111 419.174.503 Tổng số phát sinh Nợ 419.174.503 Tổng số phát sinh Có 425.000.000 Số dư cuối tháng Nợ Có 250.000.000 255.825.497 Biểu mẫu số 24 Xí nghiệp Than Khe Tam sổ cái TK 152 Tháng 09 năm 2004 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi có các TK, đối ứng Nợ với TK này … Tháng 8 Tháng 9 Tháng… TK 111 1.100.284.738 TK 331 222.572.969 Tổng só phat sinh Nợ 1.322.867.707 Tổng số phát sinh Có 685.447.986 Số dư cuối tháng Nợ 1.242.797.762 1.880.217.483 Có Ngày 30/09/2004 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu mẫu số 25 Xí Nghiệp Than Khe Tam Bảng kiểm kê VLtồn kho của doanh nghiệp 0h, ngày 30 tháng 9 năm 2004 STT Tên vật tư Đơn vị Đơn giá Tồn sổ sách Tồn thực tế Chênh lệch Phẩm chất Ghi chú Lượng Tiền Lượng Tiền Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất Lượng Tiền Lượng Tiền (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) Phụ tùng 71.021.062 71.021.062 1. Lốp 1200-20 Quả 2400000 9 21.600.000 9 21.600.000 X 2. Xăm 1200 Cái 123000 10 1.230.000 10 1.230.000 X … … … … … … … … … … … … … … … … Nhiên liệu 9000 59.661.926 9000 59.661.926 1. Dầu ga doan lít 4578 8000 36.624.000 8000 36.624.000 X 2. Dầu SAE 40 lít 20300 150 3.045.000 150 3.045.000 X 3. Dầu máy pluss 41/h 112727 6 676.362 6 676.362 X Vật liệu nổ 96.000.000 96.000.000 … … … … … … … … … … … … … … … … 1. Dây mìn m 209 5000 1.045.000 5000 1.045.000 X 2. Kíp điện vi sai Chiếc 6353,5 3.302 17.099.390 3.302 17.099.390 X 3. Thuốc nổ AD1 kg 13678 520 5.110.800 520 5.110.800 X … … … … … … … … … … … … … ... … … Cộng 1.880.217.483 1.880.217.483 Chương III Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán Vật liệu tại xí nghiệp than Khe Tam 3.1. Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán vật liệu tại xí nghiệp than Khe Tam Xí nghiệp than Khe Tam là đơn vị trực thuộc Công Ty than Hạ long, sau 10 năm thành lập với chức năng khai thác, chế biến và tiêu thụ than đã liên tục phát triển từ một mỏ nhỏ đến nay là mỏ vừa, là đơn vị luôn đứng đầu trong công ty về các mặt quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng. Quản lý tài chính với mỗi doanh nghiệp là rất quan trọng chứng tỏ sự tồn tại của doanh nghiệp. Bộ máy kế toán của xí nghiệp than Khe Tam với số lượng, trình độ hiện có là một bộ máy tương đối hoàn chỉnh đáp ứng được yêu cầu quản lý của xí nghiệp. Việc tổ chức hạch toán tại các phần hành nhìn chung tuân thủ đúng chế độ báo cáo tài chính của nhà nuớc, của ngành ban hành. Mặc dù thiếu điều kiện để có thể đưa phần mềm kế toán vào thực tế quản lý tài chính của xí nghiệp xong việc ứng dụng những phần mềm đã giúp cho công tác kế toán đạt hiệu quả nhất định trong đó có hạch toán vật liệu. Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển theo cách của xí nghiệp là khoa học và hợp lý giúp cho hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên thuận lợi và đạt độ chính xác cao đồng thời giúp tập hợp chi phí được chi tiết làm tiền đề cho hạch toán giá thành công xưởng, theo dõi chi tiết cho từng kho tiết kiệm thời gian ghi chép, khối lượng ghi chép chứng từ sổ sách rõ ràng thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu giữa thủ kho với kế toán giữa kế toán vật liệu và các phần hành kế toán khác. trên cơ sở đó cung cấp thông tin về tình hình tăng giảm, tình hình dự trữ bảo quản và sử dụng để cùng các bộ phận chức năng liên quan tiến hành phân tích, đánh giá tình hình đảm bảo cung ứng, sử dụng bảo quản, dự trữ vật liệu và tình hình thanh toán với người bán. cách lập phiếu đánh số thứ tự chứng từ theo kho vật tư thuận lợi cho việc lưu trữ và đối chiếu. Tuy nhiên, vì là đơn vị SXKD có đặc thù riêng của ngành than, đặc điểm của vật liệu khó có thể phân biệt rạch ròi dẫn đến còn nhầm lẫn. Xí nghiệp không có số danh điểm mà sử dụng tên gọi trực tiếp của chủng loại vật liệu hơn thế tên gọi lại không thống nhất theo một chủng loại nào dẫn đến việc hạch toán gặp nhiều khó khăn, kế toán vật liệu phải đối chiếu lại rất mất thời gian. để phục vụ sản xuất kịp thời và tiết kiệm được chi phí vận chuyển, xí nghiệp đã vận chuyển thẳng những vật tư khó bốc xếp đến những nơi không qua kho, do đó việc lập phiếu xuất kho chỉ là thủ tục, cán bộ lập phiếu không kiểm soát được hàng dẫn đến độ tin cậy chứng từ không đảm bảo. Cán bộ lập phiếu thuộc phòng kế hoạch vật tư xảy ra hiện tượng “vừa đá bóng vừa thổi còi” làm giảm chức năng kiểm tra, kiểm soát điều này đòi hỏi đạo đức phẩm chất nghề nghiệp phải thực sự đặt lên hàng đầu. Nhiều trường hợp vật tư không còn trong kho nhưng vẫn lập phiếu, hoặc vật tư chưa có hoá đơn chưa lập phiếu nhập nhưng đã lập phiếu xuất xí nghiệp xử lý bằng cách hạch toán những chi phí chuyển sang kỳ sau làm ảnh hưởng dẫn đến phản ánh giá thành trong kỳ chưa đầy đủ, mặc dù chi phí không lớn nhưng vi phạm nguyên tắc hạch toán kế toán, nghiêm trọng hơn là còn tạo điều kiện cho việc gian lận trong việc quản lý. Việc tính giá thực tế nhập kho một số vật liệu chưa đủ do chi phí vận chuyển tập hợp vào chi phí chung xí nghiệp đã tiến hành định mức vật tư cho các đơn vị phục vụ như: phân xưởng sản xuất phụ và bảo vệ tổ sửa chữa… dẫn đến tình trạng sử dụng thiếu trách nhiệm gây lãng phí, phương pháp tính giá xuất kho không nhất quán . 3.2. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp than khe tam Vật liệu là một trong những đối tượng kế toán, loại tài sản phải được hạch toán chi tiết không chỉ về mặt hiện vật mà cả về giá trị. Không chỉ theo từng loại, nhóm, thứ mà cả với từng quy cách, chủng loại, không chỉ ở kho theo từng kho mà cả ở phòng kế toán. Để công tác hạch toán vật liệu được hoàn thiện xí nghiệp cần kắc phục những hạn chế nêu trên. 3.2.1. Về việc lập sổ danh điểm vật liệu Cần phải xây dựng sổ danh điểm vật liệu, cơ sở phân loại vật liệu trong xí nghiệp. Sổ danh điểm có tác dụng cho việc kiểm tra giảm bớt khối lượng ghi chép và đặc biệt thuận tiện cho từng điều kiện trang bị cho các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin hiện đại. Xí nghiệp phân loại vật liệu thành vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu… chỉ ở dưới dạng tên gọi mà không gắn cho nó những ký hiệu đã có sẵn trong hệ thống tài khoản kế toán như: Vật liệu chính: 1521 Vật liệu phụ: 1522 Nhiên liệu: 1523 Phụ tùng thay thế: 1524 Sau khi đã phân loại vật liệu như trên thì doanh nghiệp có thể lập được sổ danh điểm vật liệu như sau: Ký hiệu Tên gọi ĐVT Hệ số quy đổi Ghi chú Nhóm Danh điểm VL 1521.A Vật liệu nổ 1521.A.N1 1521.A.N2 1521.A.N3 Thuốc nổ AD1 Thuốc nổ UAH Kíp vi sai Kg Kg Cái 1521.B Các loại vì 152.B.V1 152.B.V2 Vì chống sắt Vì chống ma sát Cái Cái … … … .. .. … 1522.A Dầu mỡ phụ 1522.A.D1 Dầu SAE 30 lít 1522.A.D2 Dầu pluss 41/h … … … … … … Việc lập sổ danh điểm phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các phòng ban chức năng để đảm bảo tính khoa học, hợp lý phục vụ yêu cầu quản lý của xí nghiệp 3.2.2. Về việc lập phiếu Về mặt tổ chức cán bộ lập phiếu phải thuộc phòng kế toán để tăng cường tính kiểm tra, kiểm soát đối với vật liệu nhập – xuất kho tránh tình trạng buông lỏng dẫn đến gian lận trong quản lý kho. 3.2.3. Về việc tính giá thành thực tế Phương pháp tính giá nên sử dụng nhất quán phương pháp bình quân gia quyền vì nó phù hợp với việc thực hiện hạch toán trên máy. Giá thực tế vật liệu nhập kho phải hạch toán đúng đủ bao gồm cả chi phí vận chuyển: Nợ TK 152 (chi phí vận chuyển) Có Tk 111, 112, 331… (chi phí vận chuyển) Sau đó tiến hành phân bổ cho nguyên vật liệu : Giá trị ghi trên hoá đơn từng loại hàng nhập kho Hệ số phân bổ = Tổng giá trị hàng nhập ghi trên hoá đơn Giá trị thực tế hàng nhập kho = Giá trị ghi trên hoá đơn x Hệ số Xí nghiệp cần tiếp tục tiến hành định mức tiêu hao vật tư cho các đơn vị phục vụ khác không xảy ra tình trạng vật tư vô chủ, sử dụng bừa bãi thiếu trách nhiệm. 3.2.3.4. Về dự phòng giảm giá vật tư , hàng hóa tồn kho. Qua bảng kiểm kể vật liệu tồn kho cuối kỳ tháng 9 năm 2004 của doanh nghiệp ta thấy số lượng vật liệu tồn kho lớn: 1.880.217.483 đ. Để hạn chế rủi do trong quá trình sản xuất, kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc “thận trọng” của kế toán, cần thực hiện việc dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau. Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng hàng hóa, vật tư tồn kho thực tế và khả năng giảm giá của từng loại, từng thứ để xác định số tiền trích lập dự phòng tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp . Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối niên độ kế toán sau, kế toán hoàn nhập toàn bộ số đã trích lập dự phòng cuối niên độ trước vào thu nhập khác. Nợ TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có TK 711 – Thu nhập khác. Những giải pháp trên muốn thực hiện tốt ngoài sự cố gắng của phòng tài chính kế toán lãnh đạo xí nghiệp cần phải chú trọng đúng mức đến công tác này. quan trọng hơn là năng lực chuyên môn đã được đào tạo cán bộ kế toán phải nêu cao tinh thần trách nhiệm đạo đức nghề nghiệp thì công tác quản lý tài chính mới đạt hiệu quả cao và bộ máy kế toán xí nghiệp mới thực sự hoàn thiện. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp không còn là một cấp quản lý chỉ biết chấp hành và sản xuất theo chỉ tiêu kế hoạch cấp trên giao mà nó còn là chủ thể kinh doanh hàng hoá trong khuôn khổ phấp luật. Để tồn tại và phát triển doanh nghiệp phải tổ chức sản xuất sao cho sản phẩm làm ra có giá thành thấp đủ khả năng cạnh tranh trên thị trường. Những năm gần đây xí nghiệp than Khe Tam đã chú trọng đến vấn đề hạch toán chi phí giá thành sản xuất sản phẩm, thiết chặt và quản lý tốt hơn các loại vật tư vật liệu, phát động mọi người tiết kiệm nhiên liệu, giảm chi phí trực tiếp và giá thành sản phẩm. Việc hạch toán chi phí vật liệu phần nào đáp ứng được yêu cầu công tác quản lý của đơn vị giúp cho việc phân tích yếu tố chi phí này, từ đó có biện pháp tích cực trong việc thực hiện khoán chi phí do công ty giao để hạ giá thành sản phẩm. Với đề tài “hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp than Khe Tam ” đã đễ xuất một số biện pháp bổ sung cho công tác hạch toán vật liệu của xí nghiệp nhằm nâng cao tính pháp lý, tăng cường kiểm tra, kiểm soát trong hệ thống quản lý của xí nghiệp. Mặc dù chưa thể hiện được tỉ mỉ chi tiết nhưng bài luận văn đã phản ánh tương đối đầy đủ thực trạng SXKD của xí nghiệp. Nội dung của các phần đã thể hiện được những vấn đề chủ yếu của đề tài, đã học hỏi và áp dụng kiến thức lý thuyết trong nhà trường vào thực tế SXKD của xí nghiệp và được sự hướng dẫn cặn kẽ của cô giáo Trần Thị Dung cùng với sự đóng góp ý kiến của các thầy cô bạn bè đồng nghiệp. Luận văn đã thể hiện khá đầy đủ về tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán cũng như thực trạng về hạch toán vật liệu tại xí nghiệp than Khe Tam qua đó thấy được những mặt ưu điểm và nhược điểm của công tác này. Bài luận văn này đã giúp em hiểu sâu sắc hơn những kiến thức đã được học hỏi và biết áp dụng những kiến thức này vào hoàn cảnh thực tế SXKD của một doanh nghiệp. Nếu là một cán bộ đang công tác tại xí nghiệp than Khe Tam em hi vọng bài luận văn này sẽ góp một phần nhỏ bé và công tác quản lý nói chung , công tác quản lý tài chính nói riêng để doanh nghiệp có thể tồn tại lâu dài trong điều kiện của nền kinh tế thị trường hiện nay. Em xin cảm ơn sự hướng dẫn tận tình chu đáo của cô giáo trần Thị Dung và các thấy cô giáo trong trường Cao Đẳng Công Nghiệp Hà Nội, các anh chị, các bạn đồng môn đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn ! Cẩm Phả, 08 năm 2005 Sinh viên thực hiện Nguyễn Bích Hợi Mục lục Trang Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Họ và tên: Chức vụ: ý kiến nhận xét luận văn do: Sinh viên thực hiện: Nguyễn Bích Hợi Lớp: CĐKT3 – K4 Trường Cao đẳng Công nghiệp Hà Nội Tên đề tài: “Hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp than Khe Tam – Công ty than Hạ Long” Nội dung nhận xét: Hà Nội, ngày … tháng … năm 2005 Tài liệu tham khảo 1. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính Chủ biên PTS. Nguyễn Văn Công – NXB Tài chính 2000 2. Giáo trình Kinh tế thương mại Chủ biên PGS. PTS. Đặng Đình Đào 3. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán Chủ biên PTS. Nguyễn Thị Đông – NXB Tài chính 1998. 4. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp Chủ biên PTS. Đặng Thị Loan – NXB Tài chính 1998 Danh mục chữ viết tắt 1. NVL Nguyễn vật liệu 2. SXKD Sản xuất kinh doanh 3. GTGT Giá trị gia tăng 4. N-X-T Nhập xuất tồn 5. DN Doanh nghiệp 6. XDCB Xây dựng cơ bản 7. TK Tài khoản 8. KKTX Kê khai thường xuyên 9. KKĐK Kiểm kê định kỳ 10. TM Tiền mặt 11. TGNH Tiền gửi ngân hàng