Chuyên đề Hoàn thiện công tác lập kế hoạch kinh doanh tại công ty thương mại xuất nhập khẩu Viễn Đông

khai các hoạt động kinh doanh của Công ty, đó là: Xây dựng các phương án ngắn, trung và dài hạn, đề ra các quyết định kinh doanh, trình giám đốc phê duyệt. Thực hiện đàm phán giao dịch ký kết hợp đồng với khách hàng. Theo dõi đôn đốc thực hiện hợp đồng cũng như tiến hành làm các thủ tục giao nhận hàng hóa theo đúng hợp đồng đã ký. Tìm kiếm bạn hàng mới, củng cố uy tín của Công ty đối với khách hàng, duy trì tạo lập mối quan hệ làm ăn lâu dài. Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc về các vấn đề có liên quan đến các hoạt động xuất nhập khẩu trong Công ty. üPhòng kinh doanh tiếp thị : Phòng có nhiệm vụ xây dựng chiến lược Marketing, tổ chức nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nguồn hàng, khách hàng. Thực hiện các hoạt động xúc tiến bán hàng, tiến hành quảng cáo v.v... Nói tóm lại phòng kinh doanh tiếp thị có nhiệm vụ tiến hành các hoạt động nhằm giới thiệu sản phẩm với khách hàng, tăng cường, thúc đẩy và nâng cao doanh số bán của Công ty. üPhòng hành chính nhân sự : Phòng hành chính với các nhiệm vụ đánh máy, soạn thảo hợp đồng kinh tế, chuẩn bị các tài liệu cho Giám đốc, thực hiện việc mua sắm trang thiết bị phục vụ cho việc nâng cấp trụ sở làm việc. Đồng thời làm công tác tổ chức cán bộ công nhân viên trong Công ty nh nghiên cứu đề xuất về mạng lới, bố trí sắp xếp cán bộ, nâng lương, nâng bậc cho cán bộ công nhân viên, tiến hành tuyển mộ cán bộ công nhân viên cho Công ty. üVăn phòng đại diện tại Thượng Hải và tại Praha: Văn phòng này có nhiệm vụ nghiên cứu tổ chức thu mua tạo nguồn hàng nhập khẩu cho công ty.Tiến hành giao dịch giới thiệu sản phẩm xuất khẩu của Công ty với khách hàng. üXưởng gia công chế tác : Hiện tại Công ty có 1 xưởng gia công chế tác đặt tại 411 Kim Mã. Nhiệm vụ chính của xưởng là tiến hành các hoạt động lắp ráp các khối pha lê rời rạc thành những biểu trưng, hình khối đẹp mắt mang tính thẩm mỹ cao. Ngoài ra xưởng còn có nhiệm vụ in khắc chữ, lôgô, tạo ảnh trên và trong pha lê theo yêu cầu của khách hàng. üCửa hàng trưng bày giới thiệu và bán sản phẩm: Hiện tại công ty có 3 cửa hàng trực thuộc, tiến hành các hoạt động buôn bán các sản phẩm pha lê thuỷ tinh cao cấp. Địa chỉ các cửa hàng tại Hà Nội : Cửa hàng 1 : 934 LaThành - Hà Nội ĐT : 04.7716948 Cửa hàng 2 : 936 La Thành - Hà Nội ĐT : 04.2751716 Cửa hàng 3 : 413 Kim Mã - Hà Nội ĐT : 04.7719273 2.Đặc điểm thiết bị và dây chuyền công nghệ Trong công cuộc đổi mới của đất nước, nhìn thấy nhu cầu ngày càng tăng về tiêu dùng hàng hoá cao cấp nói chung và mặt hàng thuỷ tinh pha lê nói riêng, công ty đã liên tục tăng cường đầu tư về thiết bị, dây chuyền công nghệ nhằm phục vụ tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng. Vì vẫn là một lĩnh vực rất mới ở Việt Nam nên hầu hết mọi thiết bị, dây chuyền công nghệ phục vụ cho việc chế tác, in khắc chữ, tạo ảnh trên pha lê đều phải nhập khẩu. Mặt khác công ty phải cử các cán bộ sang các nước như Trung Quốc, Tiệp Khắc từ 3 đến 6 tháng để học cách làm chủ công nghệ. Song song với việc liên tục đổi mới máy móc thiết bị, công ty cũng luôn tập trung giải quyết những vướng mắc, áp dụng các biện pháp khoa học quản lý và công nghệ mới nhằm khai thác phát huy tốt nhất năng lực của những thiết bị hiện có, quan tâm đúng mức đến việc tận dụng triệt để các thiết bị cũ ít dùng đến. Đồng thời chấn chỉnh công tác quản lý kỹ thuật đi vào nề nếp, nhằm tăng tuổi thọ đối với thiết bị. Nhìn chung, máy móc thiết bị của công ty được trang bị khá hoàn thiện, kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh mang lại là khả quan. Nguồn gốc trang thiết bị chủ yếu nhập từ nước ngoài thông qua việc mua hoặc chuyển giao công nghệ từ nhiều nước phát triển. Nhưng với nhu cầu ngày càng đa dạng, khách hành đòi hỏi sản phẩm phải có chất lượng cao, do đó công ty cần khai thác tốt hơn nữa công suất của máy móc thiết bị, nâng cao chất lượng của công tác kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa để đảm bảo cho máy móc thiết bị hoạt động liên tục với năng lực sản xuất ngày càng tăng. 3.Đặc diểm về nhân sự của công ty Xác định con người là nguồn lực quan trọng nhất, là nguồn lực khởi đầu của mọi nguồn lực khác. Công ty đã rất chú trọng đến đội ngũ lao động, hầu hết nhân viên công ty đều được đào tạo nghề nghiêm túc và chặt chẽ. Về mặt cơ cấu nhân sự của công ty, có thể chia thành 3 loại sau: + Nhân viên văn phòng bao gồm: nhân viên kinh doanh tiếp thị, nhân viên kế toán, nhân viên kế hoạch tổng hợp….Tổng cộng là 20 người. + Nhân viên kĩ thuật bao gồm nhân viên kĩ thuật ảnh, nhân viên in, khắc…. Tổng cộng là 10 người. + Nhân viên bán hàng (12 người) Với yêu cầu về công việc nên nhân viên ở phòng kinh doanh, nhân viên bán hàng phần lớn là nữ. Chế độ của người lao động được thực hiện khá đầy đủ. Lương bình quân của công ty là 2.000.000đ/tháng. Kế hoạch sản xuất của công ty phải tận dụng được tối đa nguồn lao động cũng như trình độ của đội ngũ lao động để phục vụ tốt cho công tác sản xuất của mình. Đây là một nhân tố không nhỏ ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch sản xuất của Công Ty . 4.Đặc diểm về tài chính của công ty Hình thức hoạt động của công ty là TNHH do vậy Công ty có nhu cầu về vốn là khá lớn, tuy nhiên việc huy động vốn trong điều kiện hiện nay còn gặp nhiều khó khăn. Vốn chủ yếu là vốn tự có và do sự góp vốn của thành viên. Cho nên vốn của công ty còn ít nhiều không đáp ứng được tính thời cơ trong kinh doanh. Cho đến tháng 6/2007 thì mức vốn điều lệ của công ty được bổ sung là 6 tỷ đồng. Với một mô hình Công ty TNHH thì đây cũng không phải là số vốn nhỏ tuy nhiên với thực trạng của nền kinh tế và so với một số doanh nghiệp khác thì quả thật nó cũng không lớn. Điều này thực sự là có ảnh hưởng khá lớn đến các kế hoạch sản xuất kinh doanh nói chung và các kế hoạch Marketing nói riêng. mà như chúng ta thấy chí phí cho hoạt động marketing lúc này không hề nhỏ mặc dù đã có rất nhiều hình thức để quảng cáo sản phẩm. Dưới đây là một vài con số thể hiện tình hình tài chính của công ty công ty TMXNK Viễn Đông Bảng 2: Tổng vốn kinh doanh và cơ cấu vốn. Đơn vị: 1000 VND. Năm Chỉ tiêu 2004 2005 2006 2007 Vốn CĐ 1.380.524 1.419.979 2.140.451 2.887.933 Vốn LĐ 4.241.019 5.341.287 6.421.355 7.312.637 Cộng 5.621.543 6.761.806 8.561.806 10.200.570 (Nguồn: Báo cáo Tài chính của công ty TNHH TM & XNK Viễn Đông) Bảng 3: Vòng quay vốn lưu động của công ty TNHH TM & XNK Viễn Đông Năm 2004 2005 2006 2007 Số vòng quay/năm 28,86 26,35 25,29 27,30 (Nguồn: Báo cáo Tài chính của công ty TNHH TM & XNK Viễn Đông) Bảng 4: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Đơn vị: 1000 VND Năm 2004 2005 2006 2007 Tổng DT 122.403.000 140.763.667 162.340.333 194.079.846 Tổng CP 120.517.994 138.258.074 159.402.351 190.633.956 GVHB 113.277.181 130.528.154 150.731.771 180.562.294 Thuế 2.697.483 2.291.400 3.234.500 3.734367 CPBH-PQL 3.053.330 3.095.520 3.305.080 3.856.920 Lãi vay 1.490.000 1.713.000 2.131.000 2.480.375 Lợi nhuận 1.885.006 2.505.593 2.987.982 3.445.890 (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM & XNK Viễn Đông) 5.Năng lực sản xuất Với năng lực hiện có công ty có thể in 50 ảnh trên sản phẩm hoặc khắc chữ và lôgô cho khoảng 100 sản phẩm. Với năng lực như hiện tại công ty có thể đáp ứng được nhu cầu thường ngày của khách hàng. Nhưng khi có những hợp đồng lớn thì khó có thể giao hàng trong thời gian ngắn. Do vậy trong thời gian tới công ty phải nhập khẩu thêm máy móc thiết bị và đào tạo thêm công nhân. III. THỰC TIỄN LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH Ở CÔNG TY TNHH TM & XNK VIỄN ĐÔNG 1.Các loại kế hoạch kinh doanh hiện nay của công ty Ở công ty TMXNK Viễn Đông hiện nay có các loại kế hoạch sau: * Theo thời gian: + Kế hoạch hàng năm: công ty xác định các chỉ tiêu lớn cần đạt được trong năm và các giải pháp để thực hoàn thành cỉ tiêu kế hoạch. + Kế hoạch quý: là kế hoạch cụ thể hoá kế hoạch năm của công ty. Công ty xác định các chỉ tiêu cần đạt được của từng quý nhằm thực hiện kế hoạch năm + Kế hoạch tháng: Là kế hoạch cụ thể kế hoạch quý của công ty. * Theo chức năng + Kế hoạch marketing: Bao gồm kế hoạch bán hàng, kế hoach phân phối, kế hoạch mở rộng thị trường và các hành động marketing phụ trợ. + Kế hoạch nhập khẩu, sản xuất và dự trữ: Dựa vào dự báo về lượng hàng tiêu thụ trong năm, công ty lên kế hoạch nhập khẩu cho từng loại mặt hàng và kế hoạch dự trữ các mặt hàng đó. Ngoài ra công ty còn phải lên kế hoach sản xuất để tận dụng tối đa công xuất của nguồn nhân lực và máy móc thiết bị. + Kế hoạch nhân sự: Với việc phát triển thị trường liên tục nên công ty rất cần kế hoạch nhân sự. Công ty cần tính xem cần bổ xung nhân sự ở những mảng nào, thuyên chuyển nhân sự từ đâu tới đâu… + Kế hoạch tài chính: Từ việc lên kế hoachj cho công việc trong năm, công ty đồng thời phải lên kế hoạch tài chính. Nguồn tài chính phải luôn sẵn cho mọi hoạt động, không để bất cứ hoạt động nào bị ngừng trệ vì thiếu vốn. 2.Các căn cứ xây dựng kế hoạch của công ty 2.1.Kết quả nghiên cứu thị trường Trong nền kinh tế thị trường, thị trường là nơi quyết định sản xuất cái gì, sản xuất như thế nào, với số lượng bao nhiêu. Chính vì vậy trong sản xuất kinh doanh phải bắt đầu từ việc nghiên cứu thị trường, đây là khâu quan trọng đầu tiên làm cơ sở cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. Công ty TMXNK Viễn Đông khi xây dựng kế hoạch cũng không thể vượt ra khỏi qui luật trên. Khi nghiên cứu nhu cầu thị trường đối với các sản phẩm, Công ty cũng xem xét sự tác động của các yếu tố khách quan và chủ quan. Nhưng sự nghiên cứu và dự đoán về nhu cầu thị trường chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của những người tham gia nghiên cứu. Thị trường tiêu thụ của Công ty khá rộng rãi, sản phẩm của Công ty không những chiếm lĩnh thị trưòng miền bắc (chủ yếu là Hà Nội) mà còn tiêu thụ được thị trường miền trung và miền nam. Thị trường miền bắc của công ty đã được trải rộng khắp tới tất cả các tỉnh. Tuy nhiên đay là mặt hàng đặc trưng dành cho đối tượng trung lưu nên thi trường ở các tỉnh vẫn tương đối hạn chế mà vẫn tập trung chủ yếu ở Hà Nội và các vùng lân cận. Hầu hết sản phẩm được tiêu thụ ở thị trường miền Bắc (85%). Trong đó Hà Nội tiêu thụ đến 70% thị phần toàn miền bắc. Đối với thị trường miền Trung thì nơi tiệu chính là Đà Nẵng. Đối với thị trường miền Nam, chủ yếu tiêu thụ sản phẩm ở Tp Hồ Chí Minh. Để xác định được nhu cầu của thị trường trong năm 2008 Công ty chủ yếu dựa và các căn cứ sau: * Các hợp đồng đã kí kết: Gồm có hai loại hợp đồng: + Hợp đồng nguyên tắc. + Hợp đồng không văn bản: là những hợp đồng của bạn hàng trong nước, thường là các khách hàng đặt hàng thông qua website hay điện thoại khi có nhu cầu. * Ngoài ra Công ty còn dựa vào công tác dự báo về thu nhập và thị hiếu của người tiêu dùng. 2.2.Năng lực hiện có Khi xây dựng kế hoạch thì người ta phải căn cứ vào khả năng hiện có của Công ty tức là trả lời câu hỏi hiện nay doanh nghiệp đang ở đâu với năng lực sản xuất là bao nhiêu, công nghệ như thế nào. Để trả lời được câu hỏi đó, Công ty phải xem xét đánh giá năng lực của mình chủ yếu về các mặt sau: Năng lực về máy móc, thiết bị, nhà xưởng, lao động, công nghệ, vốn... 2.3.Kết quả đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch năm trước Khi xây dựng kế năm ngoài việc căn cứ vào nhiệm vụ, mục tiêu của kế hoạch năm, Công ty còn phải căn cứ vào kế hoạch đánh giá tình hình thực hiện năm trước, tức là xem xét khả năng thực hiện kế hoạch là bao nhiêu (%), đạt được những kết quả gì và còn tồn tại gì... từng bước nâng cao công tác lập kế hoạch. Ở công ty thông thường xây dựng kế hoạch tháng dựa vào kết quả thực hiện tháng trước hoặc căn cứ vào những tháng trước đó đồng thời căn cứ vào công suất thiết bị, thị trường từng mặt hàng và điều tiết khối lượng sản phẩm. Cho nên có tháng tăng sản phẩm này có tháng giảm sản phẩm khác hoặc ngược lại. Vì vậy, Công ty dễ nâng cao khả năng tận dụng nhà kho, máy móc, thiết bị, năng lực lao động của Công ty. 3.Quy trình lập kế hoạch kinh doanh hiện nay của công ty Phân tích môi trường Nhiệm vụ và mục tiêu Kế hoạch tác nghiệp và ngân sách Đánh giá và điều chỉnh kế hoạch Bước 1: Nhận thức cơ hội trên cơ sở xem xét đánh giá môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, xác định thành phần cơ bản của môi trường tổ chức, đưa ra các thành phần có ý nghĩa thực tế đối với công ty. Phân tích các cơ hội có thể có trong tương lai và dự đoán sự phát triển thị trường của công ty. Bước 2: Thiết lập nhiệm vụ, mục tiêu cho toàn công ty và cho các đơn vị cấp dưới. Các mục tiêu xác định kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc trong các việc cần làm, nơi nào cần phải được chú trọng ưu tiên và cái gì cần hoàn thành. Bước 3: Mục tiêu của các kế hoạch kinh doanh hướng tới thường là: Đáp ứng đòi hỏi của thị trường , nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, quản lí có hiệu quả hơn các nguồn lực, đảm bảo thực hiện chiến lược kinh doanh đã lựa chọn. Hệ thống các kế hoạch tác nghiệp bao gồm: kế hoạch marketing, kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính, kế hoạch nhập khẩu và dự trữ, kế hoạch sản xuất. Sau khi các kế hoach tác nghiệp xây dựng xong chúng được tiền tệ hoá thành các dự toán về mua sắm , phục vụ bán hàng, nhu cầu vốn…. Bước 4: Đây là bước thẩm định trược khi kế hoạch được đưa vào thực hiện. Sự đánh giá được dựa trên của các chuyên gia, các nhà tư vấn, của các bộ phận trong công ty. 4.Phân tích công tác lập kế hoạch ở công ty 4.1.Phân tích công tác lập kế hoạch dựa trên cơ sở đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh trong thời gian qua Bảng 5: Kế hoạch và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Đơn vị: triệu VND kế hoạch 2004 thực hiện 2004 kế hoạch 2005 thực hiện 2005 kế hoạch 2006 thực hiện 2006 kế hoach 2007 thực hiện 2007 kế hoạch 2008 Tổng DT 110.200 122.403 130.000 140.764 150.000 162.340 170.000 194.080 200.000 Tổng CP 108.700 120.518 128.000 138.258 147.200 159.402 166.800 190.634 196.300 Lợi nhuận 1.500 1.885 2.000 2.506 2.800 2.988 3.200 3.446 3.700 (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH TM & XNK Viễn Đông) Nhìn vào bảng trên ta thấy, công tác lập kế hoạch của công ty TMXNK Viễn Đông có tác dụng góp phần vào việc thực hiện mục tiêu lợi nhuận của công ty như thế nào trong những năm vừa qua. Cụ thể: Trong năm 2004 các chỉ tiêu kế hoạchđặt ra đều gần sát với thực tế mặc dù công ty đang trong giai đoạn đầu của quá trình kinh doanh. Điều này cho thấy công tác lập kế hoạch của công ty TMXNK Viễn Đông đã được chăm chút đúng mực. Và thực tế đã cho thấy vào năm 2004 công ty đã thực hiện vượt mục tiêu kế hoạch đã đề ra là 35%. Đến năm 2007 con số này là 7,7%. Điều đó cho thấy công tác lập kế hoạch của công ty đang ngày càng được hoàn thiện, và ngày càng chính xác hơn. 4.2.Phân tích công tác lập kế hoạch thông qua việc hoạch định chiến lược sản xuất kinh doanh đến năm 2010 4.2.1 Chiến lược sản xuất kinh doanh đến năm 2010 của công ty Kinh doanh trong cơ chế thị trường, công ty phải chịu sự cạnh tranh lành mạnh cũng như không lành mạnh của nhiều Công ty khác, muốn tồn tại và phát triển, cũng như bất kỳ Công ty kinh doanh nào mục tiêu chính của công ty là tối đa hoá lợi nhuận . Chỉ khi có lợi nhuận mới đảm bảo cho công ty tồn tại, mở rộng và phát triển quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Từ thực tiễn của thị trường và xu hướng biến động của thị trường trong tương lai công ty TMXNK Viễn Đông cũng đề ra cho mình mục tiêu và phương hướng hoạt động trong những năm tới. Công ty sẽ mở rộng thị trường kinh doanh vào đằng trong- những thị trường rất tiềm năng mà lại rất ít đối thủ cạnh tranh. Dự kiến đến năm 2010 doanh thu ở miền bắc chỉ chiếm khoảng 50-60% doanh thu toàn công ty. Bên cạnh đó công ty tiếp tục dổi mới kinh doanh theo cơ chế thị trường, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước, bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh, không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Để đạt được những mục tiêu trên, trong phướng hướng chung của Công ty, mặt hàng kinh doanh pha lê vẫn là mặt hàng kinh doanh chủ đạo và cũng là động cơ thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Theo hướng hoàn thiện, công ty TMXNK Viễn Đông lựa chọn mặt hàng pha lê và thuỷ tinh cao cấp kinh doanh theo hai hướng: Một là phát triển kinh doanh các mặt hàng truyền thống, người đân quen dùng và có nhu cầu cao. Hai là từng bước nghiên cứu và mở rộng thị trường kinh doanh với các bạn hàng từ các tỉnh khác trong cả nước để phát triển nhạp khẩu các mặt hàng mới, với cơ cấu mới, phục vụ nhu cầu tiêu dùng với nhiều chủng loại khác nhau Để mục tiêu của công ty đạt được tốt hơn, Viễn Đông mở rộng quy mô bán hàng và dịch vụ sau bán hàng bằng việc đầu tư thêm cơ sở vật chất cho các cửa hàng và nâng cấp hệ thống nhà xưởng đồng thời công ty duy trì và phát triển mối quan hệ tốt với các bạn hàng như Tiệp Khắc, Trung Quốc, Italia,....đồng thời tìm kiếm được các đối tác có uy tín sản xuất được các mặt hàng có lợi thế cạnh tranh hơn. Đồng thời công ty cũng đang xây dựng kế hoạch nhập khẩu công nghệ sản xuất pha lê để thay thế dần hàng pha lê nhập khẩu. Hiên tại dự án của công ty đã được tỉnh Vĩnh Phúc thông qua và tỉnh đã đồng ý cho công ty thuê một mảnh đất có diện tích 3.960 m2 với thời gian thuê là 49 năm. Đối với khách hàng, công ty cố gắng thoả mãn nhu cầu đa dạng của các đối tượng khách hàng khác nhau, tuy nhiên vẫn tìm các thị trường khách hàng tiềm năng cùng với duy trì khách hàng truyền thống kinh doanh những mặt hàng có chất lượng đảm bảo, giá cả hợp lý để thu hút khách hàng. 4.2.2 Đánh giá việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh so với chiến lược đề ra Việc thực hiện kế hoạch là khá tốt. Nhờ vậy mà thu nhập của nhân viên trong công ty đã được nâng lên rõ rệt. Tuy nhiên kế hoạch chưa thực sự ăn khớp với chiến lược đề ra. Việc mở rộng thị trường của công ty còn chậm. Đến năm 2007, doanh thu ở thị trường miền bắc vẫn chiếm đến 85% doanh thu toàn công ty. Chưa khai thác được tiềm năng của những thị trường mới. Các dịch vụ sau bán hàng của công ty còn chưa được chú trọng chứng tỏ là khâu giám sát thực hiện kế hoạch chưa phát huy được hiệu quả. IV. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY VIỄN ĐÔNG 1.Những kết quả đạt được Công tác lập kế hoạch ở công ty hiện nay là tương đối tốt. Công tác kế hoạch trong công ty không chỉ là của phòng kế hoạch tổng hợp mà còn là của cả lãnh đạo công ty, các phòng ban chức năng và cả sự tham gia của người lao động vào việc vào việc soạn lập cũng như tổ chức thực hiện kế hoạch. Kế hoạch của công ty đã tạo nên một công cụ hiệu quả Cho thông tin xuôi từ ban lãnh đạo đến các bộ phận chức năng và huy động các bộ phận này vào việc thực hiện chiến lược chung. Các loại kế hoạch được lập khá đấy đủ. Từ kế hoạch hàng năm đến kế hoạch của từng tháng; từ kế hoạch marketing đến kế hoạch tài chính. Công tác soạn lập kế hoạch được tuân thủ khá chặt chẽ. Các bước soạn lập khá khoa học. Đội ngũ lập kế hoạch đã phát huy rất tốt kinh nghiệm của mình trong công tác lập kế hoạch. Các chỉ tiêu kế hoạch đề ra khá sát với thực tế. Hàng năm công ty đều được chỉ tiêu đề ra. 2.Những mặt hạn chế Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác lập kế hoạch ở công ty TNHH TM & XNK Viễn Đông không tránh khỏi những nhược điểm trong bối cảnh chung khi mà công tác lập kế hoạch đang được tìm tòi và hoàn thiện để phù hợp với cơ chế thị trường ở nước ta. Công tác lập kế hoạch ở công ty còn có một số hạn chế cơ bản sau: - Các loại kế hoạch của công ty được lập đầy đủ nhưng chất lượng chưa cao. Lí do là vì trình độ lao động của công còn thấp, sự đầu tư của các bộ phận cho công tác lập kế hoạch còn hời hợt. Một trong những yêu cầu cơ bản trong công tác lập kế hoạch, đó là quy trình và kỹ thuật lập kế hoạch. Trong đó, bao gồm 4 bước chính là: xây dựng kế hoạch; kỹ năng lập kế hoạch tổng hợp; xác định và chuẩn bị các nguồn lực vật chất, nguồn lực con người; các yếu tố cấu thành sức mạnh của tổ chức...Tuy nhiên công tác đó trong công ty vẫn còn rất hạn chế do năng lực nhân viên phòng kế hoạch chưa cao , ý thức tầm quan trọng của công tác kế hoạch chưa thật sự rõ ràng. - Thị trường luôn biến động, nhu cầu và thị hiếu của khách hàng là luôn thay đổi, mặt khác sự cạnh tranh của các công ty cùng nghành lại ngày một khắc nghiệt.Tuy nhiên công ty lại chưa đầu tư đúng mức cho công tác dự báo thị trường mà chỉ dựa vào kết quả đã đạt được của kì kế hoạch trước để đề ra chỉ tiêu cho kì sau. - Mặc dù công ty đã đầu tư cho việc lập kế hoạch nhưng mức đầu tư nhiều khâu vẫn chưa đủ. - Các phòng ban chưa thực sự phối hợp với nhau về mặt thông tin gây nên sự không ăn khớp giữa các kế hoạch và hệ thống kế hoạch của công ty. - Các nguyên tác của việc xây dựng kế hoạch chưa được tuân thu chặt chẽ. Đặc biệt là nguyên tắc linh hoạt- chưa xây dựng được nhiều phương án kế hoạch khác nhau, chưa xác định rủi ro trong kinh doanh. - Các bước lập kế hoạch còn đơn giản hoá, đặc biệt là việc xây dựng phương án kế hoạch và lựa chọn phương án kế hoạch tối ưu. Công ty chỉ xây dựng một phương án hành động điều này gây khó khăn cho việc thực hiện kế hoạch. - Chất lượng của căn cứ lập kế hoạch còn thấp, chất lượng thông tin còn kém tin cậy, chưa chính xác đầy đủ. Công tác nghiên cứu và dự báo thị trường gần như còn chưa được chú trọng làm cho công tác lập kế hoạch không có cơ sở chắc chắn và cuối cùng kế hoạch được lập ra nhưng không sát với thực tế của doanh nghiệp, kế hoạch không khả thi. Như vậy công tác kế hoạch trong công ty đã có những thành tựu cụ thể tuy nhiên còn tồn tại nhiều hạn chế.Trong khi đó, cùng với việc mở rộng quy mô hoạt động, doanh thu hàng năm của công ty TNHH TM & XNK Viễn Đông cũng tăng lên rất nhanh. Điều này đòi hỏi phải cấp thiết cải tiến phương pháp lập kế hoạch và chuyên môn hóa công tác kế hoạch. Phần III - MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHỦ YẾU NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY TNHH TMXNK VIỄN ĐÔNG Trong thời gian qua công ty TNHH TM & XNK Viễn Đông đã có những bước phát triển đáng mừng, khắc phục được nhiều khó khăn, dần dần đứng vững trên thị trường mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Đời sống cán bộ công nhân viên tuy chưa cao nhưng đã được nâng lên nhiều trong những năm qua, số lượng việc làm nhiều hơn, cơ sở vật chất được cải thiện và nâng cấp đáng kể. Tuy nhiên công ty cũng còn có nhiều hạn chế cần khắc phục để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty hơn nữa. Qua phân tích ở chương II ta thấy có một hạn chế lớn trong công ty đó là việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty chưa sát với thực tế, chưa được chuẩn bị kỹ càng. Đây là công việc đầu tiên của quá trình sản xuất kinh doanh nên nó có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả cuối cùng. Kế hoạch sản xuất kinh doanh đặt ra các chỉ tiêu nhiệm vụ và cả các phương pháp, biện pháp để hoàn thành nhiệm vụ đó, kế hoạch phân bổ các nguồn lực cho nên nếu kế hoạch được lập không tốt thì sẽ lãng phí nguồn lực, không hoàn thành được nhiệm vụ và như thế sẽ không đóng góp vào việc đạt đến mục tiêu của doanh nghiệp. Do đó trong thời gian tới công ty cần phải hoàn thiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình để cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn nữa, khắc phục khó khăn và thu được lợi nhuận cao, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên cũng như cải thiện vị thế của công ty trên thương trường. Nhiệm vụ trước hết của công ty trong việc hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình là xây dựng kế hoạch đầy đủ, có nghiên cứu khoa học, phân tích cụ thể, đầu tư cho việc lập kế hoạch một cách thoả đáng, thu hút nhiều người cùng tham gia lập kế hoạch từ trên xuống dưới và phổ biến kế hoạch một cách rộng rãi trong toàn công ty. Để thực hiện được nhiệm vụ đó, có nhiều vấn đề cần giải quyết không chỉ ở phạm vi công tác kế hoạch mà còn phụ thuộc vào chức năng nhiệm vụ ở các bộ phận phòng ban chức năng khác trong công ty, cần có thời gian để giải quết vấn đề này. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ HOẠCH Cũng như các công cụ quản lý khác, chuyển sang cơ chế quản lý kinh tế mới, kế hoạch cũng đã đổi mới để bắt kịp những yêu cầu khách quan, để khẳng định là công cụ quản lý cần thiết và quan trọng ở cả cấp vĩ mô và vi mô trong nền kinh tế thị trường. Kế hoạch đã được đổi mới cả về nộ dung, phương pháp, trình tự tiến hành theo hướng tăng quyền chủ động cho các doanh nghiệp trên cơ sở các định hướng của Nhà nước. Sau gần 10 năm đổi mới công tác kế hoạch đã có nhiều chuyển biến tích cực song còn nhiều khó khăn và hạn chế. Vì vậy, công tác kế hoạch nói chung đang tiếp tục được đổi mới và hoàn thiện trên các mặt sau: - Triển khai đồng bộ và liên tục các kế hoạch, từ kế hoạch dài hạn, trung hạn đến hàng năm, từ kế hoạch sản xuất, tài chính đến các kế hoạch hỗ trợ. Các kế hoạch trong khi xây dựng và thực hiện được xem xét trong mối quan hệ ràng buộc qua lại lẫn nhau cả về mặt phạm vi, quy mô và thời gian. - Tiếp tục thực hiện chính sách đào tạo, sắp xếp các phòng quản lý sự nghiệp để đưa những người không có năng lực, trình độ đi làm việc khác. Động viên những người cao tuổi nghỉ hưu, tuyển chọn lớp trẻ thay thế để tăng cường quản lý. Kiện toàn bộ máy tổ chức và tăng cường hiệu lực của bộ máy quản lý. - Đổi mới quan hệ giữa kế hoạch kinh tế quốc dân với kế hoạch doanh nghiệp. Kế hoạch nền kinh tế xã hội chỉ đóng vai trò định hướng, tham khảo cho các doanh nghiệp lập kế hoạch, giảm tới mức tối thiểu các chỉ tiêu pháp lệnh. Quá trình giao, xét duyệt kế hoạch nhanh gọn, giản đơn và khách quan, có căn cứ khoa học đảm bảo tính khả thi cao. - Tiếp tục xây dựng công tác kế hoạch theo phương thức hạch toán kinh doanh theo hướng xã hội chủ nghĩa. Tức kế hoạch phải được xây dựng lấy thị trường làm căn cứ và thước đo, cần chú ý cả về mặt hiện vật lẫn giá trị, xoá bỏ triệt để bao cấp và ỷ lại ở cấp trên, đảm bảo sản xuất kinh doanh bù đắp được chi phí và có lãi. - Tiếp tục hoàn thiện quy trình xây dựng và cân đối kế hoạch ở các cấp cơ sở. Các doanh nghiệp đảm bảo tính khả thi các bước của công tác kế hoạch. Đồng thời sự linh hoạt ở khâu cân đối, điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với diễn biếncủa thị trường cần được coi trọng. - Làm tốt công tác tư tưởng, để cho mọi cán bộ công nhân viên nhận thấy trách nhiệm, ý nghĩa công việc mình làm. - Xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật, tăng cường công tác kiểm tra - kiểm soát. - Tổ chức hội thảo để đúc kết kinh nghiệm. - Tiến hành xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh thực sự có hiệu quả: + Đảm bảo tính định hướng của chiến lược để công ty phát triển một cách liên tục và vững chắc trong môi trường sản xuất kinh doanh thường xuyên biến động. Việc “kết hợp mục tiêu công trình, và mục tiêu tình thế” trong thực hành kinh doanh là yêu cầu rất cần thiết để đảm bảo hiệu quả kinh doanh và khắc phục sai lệch do tính định hướng của chiến lược gây ra. + Tập trung các quyết định chiến lược quan trọng về cấp lãnh đạo doanh nghiệp. Điều đó đảm bảo tính chuẩn xác của các quyết định dài hạn (về sản phẩm, về đầu tư, về đào tạo) và sự bí mật thông tin và cạnh tranh trên thị trường. Chiến lược luôn có tư tưởng tiến công, giành thắng lợi trên thương trường. Chiến lược được hoạch định và thực thi dựa trên phát hiện và sử dụng các cơ hội kinh doanh, các lợi thế so sánh của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả sản xuất kinh doanh cao. Vậy muốn có chiến lược phát triển, doanh nghiệp phải tiến hành xây dựng chiến lược theo một tiến trình. Thực chất tiến trình chiến lược của doanh nghiệp là lựa chọn những lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh và đảm bảo các nguồn lực cho chúng nhằm duy trì và phát triển doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh. II. MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH TẠI CÔNG TY TNHH TM & XNK VIỄN ĐÔNG Công tác lập kế hoạch ở công ty còn một số điểm chưa thật hợp lý. Điều này đã ảnh hưởng đến chất lượng kế hoạch được lập và quá trình thực hiện kế hoạch. Để khắc hiện tượng này cần giải quyết một số vấn đề và đưa ra các biện pháp hữu hiệu để ngày càng nâng cao tính hiện thực của công tác xây dựng kế hoạch của công ty dựa trên khoa học sâu sắc. Vì vậy công ty nên thực hiện một số biện pháp sau: 1. xây dựng thực hiện quy chế làm việc nhằm xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của các bộ phận trong công tác lập kế hoạch Công ty phải phân công nhiệm vụ rõ ràng: Giao cho phòng kế hoạch tổng hợp là nơi tiếp nhận thông tin, khai thác thông tin và tiến hành xử lý. Đồng thời công ty phải có chế độ kiểm tra song song với nhiệm vụ. Mỗi cán bộ nhân viên trong phòng kế hoạch tổng hợp cũng nên được phân chia trách nhiệm cụ thể, tránh trường hợp khi sai sót thì không rõ trách nhiệm thuộc về ai. Trưởng phòng sẽ là người bao quát, nhìn nhận đánh giá toàn bộ công việc của công ty, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh trên cơ sở tổng hợp các nguồn thông tin. Phó phòng có trách nhiệm nắm chắc các con số về các nguồn lực của công ty ở từng thời điểm dựa trên sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty. Toàn bộ nhân viên trong phòng (bao gồm cả trưởng phòng) sẽ là những người trực tiếp theo dõi, tổng hợp số liệu về khách hàng, về thị trường để hỗ trợ cho trưởng phòng trong việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh, phòng tiến hành phân tích, đánh giá lại chất lượng phần việc của từng người để có sự thưởng phạt thích đáng, làm động lực thúc đẩy mọi người ngày càng cố gắng. Coi trọng cán bộ phòng kế hoạch tổng hợp làm công tác tiếp nhận thông tin. Công ty cần sử dụng cán bộ có năng lực, trình độ thu thập thông tin từ thị trường, có khả năng ngoại giao, kết hợp với những cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm với lực lượng trẻ nhanh nhẹn trong phán đoán. Vận dụng các phương pháp phân tích để đề ra quyết định chính xác, kịp thời giúp giám đốc xác định được chiến lược sản xuất kinh doanh tối ưu nhất. Các phòng ban có liên quan thì đều phải xây dựng kế hoạch về lĩnh vực mà mình phụ trách. 2. Đẩy mạnh và nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu và dự báo thị trường Trong nền kinh tế thị trường, các đơn vị kinh tế, các tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì bắt buộc phải dự báo nhu cầu thị trường lấy thị trường làm trọng tâm của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Sản xuất cái gì? sản xuất như thế nào? sản xuất cho ai? Vào thời điểm nào? là do thị trường quyết định. Quy mô, cơ cấu và sự phát triển của nhu cầu thị trường về cơ bản quyết định quy mô cơ cấu sự phát triển của sản xuất. Nghiên cứu thị trường để nắm vững nhu cầu về từng loại sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó mà doanh nghiệp tìm cách đáp ứng nhu cầu của thị trường đó bằng công tác tổ chức sản xuất hoặc kinh doanh. Điều tra nghiên cứu thị trường là căn cứ quan trọng nhất trong việc hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kết quả nghiên cứu nhu cầu có thể tập hợp theo định mức giá, định hướng mục tiêu kinh doanh phù hợp với mỗi thị trường trong một thời gian kinh doanh nhất định hoặc theo khách hàng để đảm bảo gắn bó sản xuất kinh doanh với các yếu tố hỗ trợ. Trong những năm vừa qua công ty TNHH TM & XNK Viễn Đông vẫn tổ chức các hoạt động nghiên cứu thị trường trước khi xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh nhưng chủ yếu mang tính kinh nghiệm của các nhân viên nghiên cứu thị trường và chỉ dừng lại ở mức độ sơ lược chưa xem xét đến tất cả các yếu tố tác động đến thị trường sản phẩm của mình nên dẫn đến khi xây dựng kế hoạch một số chỉ tiêu đạt được xa vời so với kế hoạch đặt ra do có sự biến động trên thị trường hoặc do không bám sát với nhu cầu thì trường nên trong quá trình thực hiện vẫn phải điều chỉnh kế hoạch khi thị trường thay đổi. Xuất phát từ vai trò quan trọng của việc nghiên cứu thị trường với xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nếu điều tra nghiên cứu thị trường chính xác thì lập kế hoạch sẽ đúng, còn ngược lại nếu không thì kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị sai lệch, và đây sẽ là một vấn đề nguy hiểm đối với doanh nghiệp. Chính vì vậy công ty cần phải tăng cường hơn nữa việc nghiên cứu nhu cầu thị trường để từ đó biết được những con số đúng hơn về sản phẩm thị trường cần, số lượng bao nhiêu, chất lượng như thế nào. Tạo ra căn cứ chính xác cho việc hoạch định kế hoạch. Muốn nghiên cứu thị trường được chính xác phải thực hiện các yêu cầu sau: 2.1 Phải nghiên cứu tất cả các yếu tố ảnh hưởng tới thị trường Ngành hàng thuỷ tinh pha lê là ngành có phạm vi hoạt động rộng lớn trong nước và nước ngoài, đồng thời thị trường của ngành chịu sự tác động của nhiều yếu tố: - Tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế. Nếu như tổng thu nhập quốc nội (GDP) tăng mạnh và GDP /đầu người được cải thiện thì nó cũng thể hiện nhu cầu tiêu dùng tăng lên theo một tỷ lệ tương ứng, tỷ lệ này đòi hỏi các nhà hoạch định kế hoạch của công ty phải xác định tương đối chính xác dựa trên kinh nghiệm, trình độ và tình hình thực tế. Khi thu nhập của người dân tăng cao thì nhu cầu về hàng hoá cao cấp càng tăng cao. Đó là cơ hội cho sự phát triển của ngành hàng rất đặc trưng này. - Chính sách Nhà nước liên quan đến xuất ngập khẩu. Chính sách là công cụ quản lý của Nhà nước, nó có thể hé mở hay đóng lại các hoạt động của công ty trên thị trường. Có nghĩa là nó có thể cản trở hay khuyến khích hoạt động của công ty. Ngày 31/7/1998 Chính phủ đã ban hành Nghị định 57/NĐ-CP hướng dẫn thi hành chi tiết Luật thương mại. Theo Nghị định này, kể từ ngày 1/9/1998 các doanh nghiệp Việt Nam được kinh doanh xuất nhập khẩu theo nội dung Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mà không bị yêu cầu phải có giấy phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Ngoài ra còn phải kể đến chính sách về thuế nhập khẩu các sản phẩm nguyên chiếc. Hiện nay chính phủ đánh thuế khá cao đối với mặt hàng này (khoảng 40%). Đó là thử thách đối với công ty. Tuy nhiên dó cũng không phải thách thức lớn lắm tại vì hiện nay ở trong nước mới chỉ có duy nhất công ty pha lê Việt Tiệp có thể sản xuất được pha lê nhưng hàng hoá do công ty này sản xuất lại không được thị trường ưa chuộng. Vì thuế nhập khẩu nguyên chiếc là khá lớn nên trong những năm gần đây công ty đang có xu hướng chuyển dần sang nhập khẩu bán thành phẩm và học hỏi công nghệ để có thể tự sản xuất pha lê phục vụ thị trường trong nước. - Khoa học công nghệ: Ngày nay khi khoa học công nghệ ngày càng phát triển, đặc biệt là trong lĩnh vực máy móc thiết bị và dây truyền công nghệ sản xuất ngày một cải tiến, mang lại nhiều phát minh mới đem lại năng suất của hoạt động sản xuất kinh doanh cao hơn nên đòi hỏi công ty phải nghiên cứu yếu tố này để nắm bắt được sự phát triển của khoa học công nghệ để có thể áp dụng một cách tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình thực sự có hiệu quả hơn. 2.2 Phương pháp nghiên cứu Trong những năm qua, công tác dự báo thị trường hầu như không được tiến hành nếu có chỉ ở mức khởi đầu và mang phần nhiều là các kinh nghiệm của các chuyên viên dự báo, chưa thường xuyên nghiên cứu dự báo nên dẫn đến tình trạng doanh nghiệp chịu tác động của nhiều yếu tố như tỷ giá đồng đô la thay đổi, lạm phát tăng cao... Do đó công tác lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch gặp nhiều khó khăn dẫn đến một số chỉ tiêu không đạt kế hoạch. Chính vì vậy công ty phải đẩy mạnh hơn nữa công tác dự báo qua các công việc sau: - Dự báo là xác định các thông tin chưa biết có thể xảy ra trong tương lai của hiện tượng vấn đề mà mình nghiên cứu. Qua đó thấy được khả năng của nó sẽ xảy ra trong tương lai giúp ban lãnh đạo công ty trong công tác quản lý, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Hơn nữa, công ty phải đẩy mạnh công tác dự báo ở mức trung hạn và dài hạn nhằm phát hiện ra các nhân tố mới nảy sinh để có những đối sách, biện pháp nhằm điều chỉnh kịp thời và có lợi nhất. Để nâng cao được chất lượng, độ chính xác của các kết quả dự báo, một vấn đề có ý nghĩa quan trọng và mang tính quyết định là lựa chọn phương pháp dự báo nào cho thích hợp. Trong thực tế có thể áp dụng nhiều phương pháp dự báo. Nhưng ở nước ta, với điều kiện kinh tế và khoa học như hiện nay, các doanh nghiệp thường áp dụng các phương pháp dự báo sau: Phương pháp hệ số. Phương pháp ngoại suy. Phương pháp chuyên gia. Phương pháp mô hình hoá. Mỗi phương pháp dự báo đều có ưu nhược điểm riêng và phạm vi áp dụng nhất định. Trong quá trình dự báo không có một phương pháp nào có tính vạn năng và cho kết quả dự báo với độ chính xác cao. Vì vậy, trong thực tế để có được thông tin dự báo đủ độ tin cậy khi hoạch định chiến lược cũng như thực hành kinh doanh người ta sử dụng kết hợp nhiều phương pháp để bổ sung cho nhau. Công ty TNHH TM & XNK Viễn Đông cũng đã nhận thức được vấn đề áp dụng cho dự báo cùng lúc nhiều phương pháp, nhưng mới chỉ dừng lại ở phương pháp giản đơn dễ tính và mang tính chủ quan như phương pháp chuyên gia và phương pháp ngoại suy xu thế. Chính vì vậy kết quả dự báo trong những năm qua còn nhiều hạn chế. Trong điều kiện biến động của thị trường ngày càng tăng, sự thay đổi của nó từng ngày từng giờ ảnh hưởng tác động đến ngành thép ngày càng nhiều. Vì vậy công ty phải có những biện pháp dự báo hữu hiệu hơn, linh hoạt hơn để cho ta kết quả dự báo khả quan như phương pháp hệ số, phương pháp mô hình hoá. * Phương pháp mô hình hoá: Phương pháp mô hình hoá có thể tiến hành trên cơ sở kế thừa và sử dụng các yếu tố của phương pháp ngoại suy và phương pháp chuyên gia. Phương pháp mô hình hoá phản ánh có chọn lọc những thuộc tính của ngành được nghiên cứu. Việc xây dựng mô hình được tiến hành dựa trên cơ sở nghiên cứu sơ bộ về kế hoạch sản xuất kinh doanh và tìm ra những đặc trưng của nó, phân tích mô hình thực nghiệm có thể bằng lý luận hoặc có thể so sánh khảo sát số liệu và tư liệu. Phương pháp mô hình hoá không những có tác dụng trong việc mô tả về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty, của toàn ngành mà còn là mô hình để dự báo tương lai phát triển của ngành. Trên cơ sở đó xây dựng nhiều phương án khác nhau làm cơ sở cho việc hình thành các quyết định. Mô hình hoá là hình tượng đã được đơn giản hoá. Do vậy trong quá trình xử lý nghiên cứu mô hình hoá cần phải làm giảm bớt sai số so với thực tế, đảm bảo sự tin cậy của mô hình. Kết quả dự báo là cơ sở căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch. Vì vậy việc từng bước hoàn thiện công tác dự báo là điều kiện tất yếu không chỉ riêng với công ty mà còn cả với các doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh và Nhà nước. * Phương pháp hệ số: Phương pháp này được các doanh nghiệp sử dụng một cách rộng rãi trong công tác xây dựng kế hoạch và dự báo cơ cấu, mối quan hệ giữa các phân hệ trong hệ thống, giữa các phòng ban, các đơn vị trong công ty. Phương pháp này tiến hành phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty, để xác định mối quan hệ tỷ lệ giữa lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty và các nhân tố ảnh hưởng đến nó. Ta có thể tính theo công thức sau: Kij = Yij Xij Trong đó: i: Biểu thị sự tác động của nhân tố thứ i đến đối tượng dự báo. j: Tần số quan sát. Yij: Đối tượng dự báo (ví dụ: Lĩnh vực thi công xây lắp) Xij: Các nhân tố tác động đến đối tượng dự báo (Dân số, thu nhập, tăng trưởng GDP, chính sách của Nhà nước, thời tiết khí hậu...) Dựa vào công thức trên ta có thể tính được hệ số Kij tương ứng diễn ra trong quá khứ của ngành thép, từ đó phân tích và xác định tính quy luật phát triển của các hệ số Kij. Nhìn chung tính quy luật đó có thể xẩy ra theo một trong ba trường hợp sau: - Quy luật Kij giao động ổn định và xoay quanh một giá trị trung bình nào đó trong suốt thời kỳ nghiên cứu. Khi đó: Kij = å Kij n Giá trị dự báo được xác định theo công thức: Yi(t) = Kij x Xi(t) Trong đó: Xi(t) là giá trị nhân Xi ở thời kỳ dự báo t Kij t Kij giao động quay quanh một trục. - Quy luật các hệ số Kij có xu hướngtăng dần đều hoăc nhảy vọt. Khi đó Kij cần phải xác định tương ứng với từng trường hợp để đảm bảo tính quy luật của kết quả dự báo. Kij Kij t t - Quy luật tăng dần và nhảy vọt - Quy luật các hệ số Kij có xu hướng giảm dần và đột biến Kij Kij t t Đây là phương pháp tương đối đơn giản, dễ làm. Nhưng đặc biệt phải quan tâm, phân tích thực trạng mối quan hệ giữa các yếu tố trực tiếp tác động đến sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. 3. Nắm vững và khai thác tối đa các nguồn lực để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh 3.1 Về máy móc thiết bị Đối với lĩnh vực mang tính thẩm mĩ cao máy móc thiết bị là yếu tố quan trọng quyết định tới chất lượng sản phẩm và tiến độ hoàn thành của các đơn hàng. Do đó trong quá trình hoạch định kế hoạch cán bộ xây dựng kế hoạch cần nắm được: Số lượng thiết bị hiện có, có thể sử dụng được, công suất thiết bị, công ty nên xem xét quy mô hiện tại đã thích hợp chưa? trình độ sử dụng công suất thực tại của công ty đạt tới mức nào? lưu ý rằng phải giảm bớt lãng phí đầu tư do mua phải những máy móc không phù hợp, hoặc thiết bị tân trang. 3.2 Về nguyên vật liệu Các cán bộ kế hoạch cần nắm chắc số lượng nguyên vật liệu của công ty và khả năng nguyên vật liệu có thể đáp ứng bằng cách: - Biết rõ về người cung ứng cho mình: Loại vât tư của nhà cung cấp là đầu vào quan trọng nhất của công ty thì nhà cung cấp phải có thế lực đáng kể, có khả năng cung cấp hàng hoá có chất lượng tốt trong thời gian ngắn. Công ty nên xem xét mua một người hay mua của nhiều người? Khả năng mua các nguyên vật liệu đồng bộ cho hoạt động sản xuất của công ty đến đâu. - Nắm vững số nguyên vật liệu đầu kỳ, số dự trữ cuối kỳ và định mức sử dụng nguyên vật liệu trong kì. - Cán bộ quản lý kho không đơn thuần là người bảo vệ, trông coi mà phải là người quản lý thực thụ, nhân viên KCS để kiểm tra nguyên vật liệu, và thường xuyên thông báo về tình hình chất lượng và số lượng của nguyên vật liệu... Bên cạnh đó công ty cũng nên xây dựng mối quan hệ dọc với các doanh nghiệp cung cấp nguyên vật liệu và đa dạng hoá các nguồn cung cấp để đảm bảo an toàn và có lợi nhất khi công ty cần mua. Cán bộ xây dựng kế hoạch phải nắm rõ số lượng lao động hiện có, số tăng giảm hàng tháng; sự cân đối lao động giữa các đơn vị, phân xưởng, các khâu trong dây chuyền, trình độ tay nghề, chất lượng của người lao động để có kế hoạch sử dụng hợp lý trên cơ sở máy móc trang thiết bị huy động vào sản xuất. Công ty nên đào tạo, lựa chọn một đội ngũ cán bộ lao động có chất lượng cao bằng chế độ khuyến khích đãi ngộ thoả đáng. Nó sẽ giúp cho công ty tổ chức sản xuất dễ dàng hơn trong việc thuyên chuyển tạo sự cân đối giữa các khâu khi có sự thiếu hụt, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho công ty đồng thời đối với người công nhân thì giúp họ tránh được sự nhàm chán. Hơn nữa công ty phải xây dựng phương án sử dụng lao động của mình phù hợp với quy mô máy móc thiết bị sử dụng giúp cho bộ phận lập kế hoạch có phương án sử dụng có hiệu quả, đồng bộ các nguồn lực trong công ty khi lên kế hoạch sản xuất kinh doanh. 3.3 Về công tác định mức Bộ phận làm kế hoạch luôn luôn phối hợp với phòng ban khác và các đơn vị trong công ty để phân tích đánh giá kết quả thực hiện sau mỗi kỳ sản xuất để rút ra các thiếu sót cần sửa chữa. Hệ thống định mức của công ty phải thường xuyên được theo dõi, cải tiến và điều chỉnh cho phù hợp với những thay đổi (loại sản phẩm và máy móc sử dụng...), vì định mức kinh tế kỹ thuật là tiêu đề rất quan trọng cho công tác xây dựng kế hoạch, là những thông số rất quan trọng để có thể xây dựng kế hoạch một cách chính xác nhất. Hệ thống định mức này bao gồm các định mức: Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. Định mức khấu hao máy móc thiết bị. Định mức về lao động... Các định mức trên đòi hỏi phải thường xuyên được đổi mới và hoàn thiện các mặt quản lý, sự đổi mới về công tác tổ chức sản xuất và trình độ của công nhân không ngừng được nâng cao. 3.4 Năng lực của bộ phận tổ chức thực hiện Cán bộ kế hoạch phải nắm vững năng lực tổ chức, phối hợp giữa các khâu trong quá trình sản xuất của bộ phận quản lý. Phòng kế hoạch tổng hợp phải theo dõi tồn đầu kỳ và kế hoạch dự trữ cuối kỳ, theo dõi tiến độ thực hiện để có các biện pháp xử lý, điều chỉnh hợp lý, cử người giám sát phần đưa gia công ngoài (về tiến độ, số lượng, chất lượng...) để đưa ra kế hoạch nhanh chóng chưng vẫn chính xác giữ vững uy tín của công ty. 4. Hoàn thiện phương pháp lập kế hoạch Phương pháp lập kế hoạch là yếu tố cơ bản nhất làm nên bảng kế hoạch chính xác, thuận tiện dễ hiểu trong thực hiện. Đây là khâu còn tồn tại một số khúc mắc trong công tác lập kế hoạch của công ty. Vậy công ty cần khắc phục những mặt sau đây: - Duy trì và nâng cao chất lượng của phương pháp cân đối để lập kế hoạch. Đây là cách làm chủ yếu trong các doanh nghiệp hiện nay. Bởi nó rất phù hợp với nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước và sự thay đổi các chính sách kinh tế vĩ mô thường xuyên. Nâng cao được chất lượng công tác này nó sẽ giúp kế hoạch được điều chỉnh kịp thời, đảm bảo phù hợp với nhu cầu thị trường và khả năng có thể đáp ứng của doanh nghiệp. - Để làm tốt công tác này, công ty cần thực hiện các bước của phương pháp cân đối: Bước 1: Xác định nhu cầu của các yếu tố sản xuất: nguồn lực ( vốn và con người), trang thiết bị. Cơ sở để xác định nhu cầu các yếu tố sản xuất là kết quả dự báo về sản lượng, doanh thu qua việc nghiên cứu về cầu thuộc các lĩnh vực hoạt động của công ty và các dự kiến chủ quan của công ty về lợi nhuận, chi phí, tiền lương cán bộ công nhân viên. Dựa vào các nguyên tắc tính toán, công ty sẽ có đợc những con số cụ thể về nhu cầu từng yếu tố. Bước 2: Xác định các khả năng đang và sẽ có của công ty về các yếu tố, những con số này được thể hiện qua số kiệu cuối năm của báo cáo và dự kiến tăng giảm của công ty. Bước 3: Lập bảng so sánh giữa nhu cầu và khả năng của các yếu tố sản xuất nếu bằng nhau hoặc có sự chênh lệch ít thì tốt. Nhưng nếu có sự chênh lệch nhiều đòi hỏi phải có những điều chỉnh. Nếu nhu cầu lớn hơn khả năng thì công ty đầu tư thêm năng lực, tuyển thêm người, mua thêm thiết bị, tăng năng suất lao động, tăng năng suất của thiết bị. Nếu nhu cầu nhỏ hơn khả năng thì công ty sẽ có kế hoạch cắt giảm các nguồn lực hay tăng cường các hoạt động Marketing để tạo cầu. Để phương pháp cân đối được thực hiện tốt thì riêng bản thân phòng kế hoạch tổng hợp và cán bộ kế hoạch không thể tiến hành được mà đòi hỏi phải có có sự phối hợp đồng bộ ở các lĩnh vực, các bộ phận trong công ty. Trước hết ta phải có thông tin dự kiến về sản phẩm trong lĩnh vực hoạt động của công ty và nhu cầu trong lĩnh vực đó. Làm việc này là nghĩa vụ của cán bộ marketing. Sau đó là đánh giá cân đối trong từng bộ phận sẽ thuộc các phòng ban chức năng: Phòng tổ chức cân đối về lao động, phòng tài chính kế toán cân đối về nguồn vốn, phòng cơ giới cân đối về trang thiết bị... Cân đối giữa các bộ phận và cân đối tổng hợp là nhiệm vụ của phòng kế hoạch tổng hợp. Việc cốt yếu nhất để kết quả cân đối chính xác là độ tin cậy của các kết quả về nghiên cứu, dự báo nhu cầu và đánh giá năng lực nội bộ công ty. 5. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ lập kế hoạch Lao động là yếu tố quyết định trong quá trình sản xuất đặc biệt là lao động quản lý. Các nhà tư bản đã thấy rõ tiềm năng lao động của con người là vô tận, nó đã và đng đem lại lợi ích to lớn. Chính vì thế họ đã khôn ngừng từng bước tìm mọi biện pháp để khai thác triệt để lợi thế này. Lao động quản lý là lao động chất xám mà lợi ích của nó mang lại cao gấp nhiều lần lao động bình thường. Ngày nay khi nền kinh tế thị trường phát triển trên khắp thế giới thì đội ngũ lao động này đóng vai trò chủ chốt nó quyết định cho sự thất bại hay thành công của chính doanh nghiệp. Công ty có 20 cán bộ quản lý. Vì công ty có số lượng nhân viên hạn chế như vậy nên trách nhiêm và nghĩa vụ của mỗi một nhân viên càng nặng nề vất vả hơn. Tuy nhiên hầu hết các cán bộ này đều đảm đương được các công việc công việc được giao phó. Để nâng cao công tác lập kế hoạch thì yếu tố con người là quyết định. Vì vậy, công ty phải có các biện pháp gắn với quyền lợi và trách nhiệm của người làm kế hoạch, có những hình thức thưởng phạt cụ thể, khuyến khích vật chất cho những người có trách nhiệm và thi hành kỷ luật đối với những người thiếu trách nhiệm gây ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty. Việc thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo chuyên đề, các lớp đào tạo, đào tạo lại để nâng cao trình độ năng lực cán bộ quản lý đặc biệt là cán bộ phòng kế hoạch tổng hợp là hết sức cần thiết cả ở hiện tại và tương lai. KẾT LUẬN Việc cải tiến và hoàn thiện công tác lập kế hoạch ở công ty TMXNK Viễn Đông là một vấn đề phức tạp, đòi hỏi phải giải quyết nhiều mối quan hệ của nhiều cấp, nhiều ngành, của bản thân công ty và các đơn vị trực thuộc mà trong phạm vi đề tài này tôi không đề cập hết được. Phần thứ nhất: Đề tài đề cập đến những vấn đề lý luận cơ bản về công tác lập kế hoạch của doanh nghiệp. Hiện nay, đây là lý luận được áp dụng phổ biến ở nước ta và đang được đổi mới, tiếp tục hoàn thiện để phù hợp với sự phong phú đa dạng và biến đổi nhanh chóng của thực tiễn. Phần thứ hai: Đề tài phản ánh thực trạng của công tác lập kế hoạch ở Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng trên các mặt: Căn cứ, trình tự, nội dung, phương pháp. Kết quả cho thấy rằng cách thức lập kế hoạch của công ty đã bám sát yêu cầu về lý luận, tuy nhiên còn một số khiếm khuyết ở căn cứ và phương pháp lập kế hoạch. Phần thứ ba: Đưa ra một số phương hướng kiến nghị và giải pháp để khắc phục những khiếm khuyết trên. Với đề tài này, tôi hy vọng góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện hơn công tác lập kế hoạch của công ty, để kế hoạch thực sự là công cụ quản lý giúp công ty chủ động trong sản xuất kinh doanh vừa bám sat yêu cầu của thị trường vừa đạt được mục tiêu của mình. Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình “ Chiến lược kinh doanh và phát triển doanh nghiệp” nhà xuất bản Lao động – Xã hội, Hà Nội. Garry D.smith, Danny R. Arnold, Boy R. Bizzel, (2003), “ Chiến lược& sách lược kinh doanh” ,nhà xuất bản thống kê Hà Nội Lê văn Tâm,(2000), “Giáo trình quản trị chiến lược” , nhà xuất bản thống kê. Bùi Đức Tuân, (2005), Giáo trình Kế Hoạch Kinh Doanh, NXB Lao động xã hội, Hà Nội. Ngô Thắng Lợi, (2005), Giáo trình kế hoạch hoá PTKTXH, NXB Lao động xã hội, Hà Nội. Lưu Thanh Đức Hải (2006), Quản trị tiếp thị, NXB Giáo dục, Hà Nội. Tài liệu sản xuất kinh doanh- Phòng Kế Hoạch tổng hợp công ty TMXNK Viễn Đông. DNV&N ngoài quốc doanh cần có "sự tiếp" sức cần thiết - Tạp chí Thương Mại số 57/2000 PGS.TS. Nguyễn Thành Độ (1996) Giáo trình: "chiến lược và kế hoạch phát triển doanh nghiệp" - Nxb giáo dục, Hà Nội. Các website : http:// www.vietcrystal.vn