Chuyên đề Hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng số 5

tác đầu tư của công ty năm 2007- 2009 chú trọng 2 nội dung chính đó là: - Xây dựng kế hoạch sử dụng và khai thác mặt bằng Công ty: do xác định đất đai là tài sản lớn của Công ty, nên trong những năm vừa qua thực hiện Nghị quyết của Đại hội cổ đông Công ty đã đầu tư khai thác quỹ đất đưa vào tham gia SXKD bằng hình thức liên kết, liên doanh để tăng doanh thu của Công ty. Đến nay, Công ty đã khai thác sử dụng được >80% diện tích mặt bằng.Tuy vậy còn chưa tập trung và chưa có hiệu quả cao. - Đầu tư phát triển và mở rộng sản xuất: Cùng với kế hoạch của các dự án lớn nhằm nâng cao và thay đổi vị thế của Công ty, Công tác đầu tư phát triển mở rộng sản xuất tăng trưởng hàng năm rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi cổ đông và đời sống người lao động trong Công ty. Vì vậy hàng năm Công ty luôn có kế hoạch đầu tư chiều sâu, nâng cao năng lực ổn định sản xuất kinh doanh của Công ty. Từ năm 2007- 2009, thực hiện nghị quyết của Đại hội cổ đông, HĐQT đã xây dựng và chỉ đạo Ban điều hành tăng cường công tác tiết kiệm, tranh thủ mọi nguồn vốn để đầu tư cơ sở hạ tầng và thiết bị quản lý cần thiết, một phần chỉnh trang diện mạo cảnh quan chung của Công ty, san lấp hồ ao tăng thêm diện tích sử dụng đất. Những số liệu sau cho chúng ta thấy được mức hoàn thành kế hoạch trong 3 năm gần đây: Bảng 2- mức hoàn thành kế hoạch trong 3 năm 2007-2009 Đầu tư Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Kế hoạch 750 triệu đồng 2100 triệu đồng 4800 triệu đồng Thực hiện 1 tỷ đồng 1029 triệu đồng 5100 triệu đồng Tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch 133,3 % 49,0 % 106,25 % Năm 2008, công ty không thực hiện được mục tiêu đã đề ra, chỉ đạt 49% kế hoạch do năm 2008 là một năm đầy biến động, khủng hoảng kinh tế. Thực tế để đạt 49% kế hoạch Công ty đã phải hết sức cố gắng. II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY 1. Hệ thống kế hoạch hiện nay của công ty Kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là các công việc dự kiến sẽ thực hiện trong thời gian tiếp theo bao gồm các chỉ tiêu kinh tế, tài chính như giá trị sản lượng, doanh thu, lợi nhuận, các khoản nộp nhà nước, tổng vốn đầu tư các chương trình đạo tạo… Hiện nay, công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty được chia làm hai loại chủ yếu sau: - Kế hoạch dài hạn: Công ty xây dựng kế hoạch 5 năm, định hướng 10 năm, có tính đến 20 năm. Nội dung của kế hoạch dài hạn này gồm: + Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch và thị trường SXKD, công tác chỉ đạo, điều hành, quản lý mọi hoạt động SXKD kỳ trước. Làm rõ những mặt làm được, chưa làm được, nguyên nhân và rút ra bài học kinh nghiệm. + Xác định mục tiêu, nhiệm vụ chủ yếu kỳ kế hoạch: Tốc độ phát triển giá trị SXKD; cơ cấu ngành nghề, ngành nghề mũi nhọn, dự báo các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu, xây dựng các biện pháp thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ đề ra. - Kế hoạch ngắn hạn: Công ty xây dựng kế hoạch năm, quý, tháng với những nội dung sau: + Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch SXKD năm trước trên các mặt: tiến độ thực hiện mục tiêu, thị trường SXKD, công tác quản lý, điều hành sản xuất, quản lý kỹ thuật, tài chính, công tác đầu tư… + Xác định nhiệm vụ, mục tiêu về khối lượng sản xuất, tính toán các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu…; xây dựng các biện pháp về tài chính, đào tạo, tổ chức quản lý… để hoàn thành mục tiêu đề ra. 2.Căn cứ lập kế hoạch của công ty Khi lập kế hoạch SXKD công ty cổ phần cơ khí xây dựng số 5 đã căn cứ vào những yếu tố sau: 2.1. Căn cứ vào kết quả nghiên cứu và dự báo môi trường Có thể nói nghiên cứu môi trường kinh doanh là khâu quan trọng đầu tiên làm cơ sở cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty trong điều kiện nền kinh tế thị trường mở cửa và hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay. Thông qua kết quả nghiên cứu Công ty sẽ nắm được những thông tin về giá cả , tình hình cung cầu sản phẩm, về đối thủ cạnh tranh… Từ đó đề ra những phương án chiến lược và kế hoạch kinh doanh phù hợp. Hằng năm công ty tiến hành nghiên cứu môi trường kinh doanh để làm căn cứ cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm. Cụ thể môi trường hoạt động của công ty hiện nay như sau: Đối thủ cạnh tranh hiện tại Trong nền kinh tế thị trường, đặc biệt là thị trường xây dựng, sự cạnh tranh để tồn tại và duy trì sự tăng trưởng ngày càng quyết liệt. Hiện nay có rất nhiều công ty, tổng công ty hoạt động trên lĩnh vực trên lĩnh vực cơ khí và xây dựng. Công ty cổ phần cơ khí xây dựng số 5 xác định rằng không chỉ chịu sự cạnh tranh trong nội bộ tổng công ty mà còn phải đối mặt với nhiều đối thủ bên ngoài khác như tổng công ty xây dựng Sông Hồng, tổng công ty xây dựng cầu Thăng Long...Đây là những đối thủ có bề dày kinh nghiệm và quy mô sản xuất lớn vì vậy Công ty phải không ngừng đổi mới công nghệ, mở rộng quy mô, tăng cường hiệu quả quản lý...để có thể năng cao khả năng cạnh tranh của mình. Khách hàng Khách hàng hiện nay của công ty đa dạng cả trong và ngoài nội bộ tổng công ty. Công ty duy trì tốt thị trường trong ngành xi măng và thiết bị mỏ với các khách hàng quan trọng như: Xi măng Hoàng Thạch, mỏ Quảng Ninh, viện nghiên cứu cơ khí, viện cơ khí năng lượng và mỏ... XN cơ khí đang từng bước là đối tác chính chế tạo lắp đặt dầm cầu trục lớn cho hãng thiết bị nâng hạ DEMAG. Bên cạnh đó công ty liên kết với các đối tác tìm kiếm hợp đồng và chuyển giao cho các nhà thầu phụ và một phần để xí nghiệp thức hiện, góp phần tăng doanh thu, lợi nhuận và công ăn việc làm cho xí nghiệp. Nhà cung cấp Đầu vào sản xuất kinh doanh của công ty là các máy móc thiết bị, nguyên vật liệu như phôi thép, than cám... Máy móc thiết bị của công ty được cung cấp bởi các nhà cung cấp nước ngoài: Đức( máy uốn tôn), Hàn Quốc( máy phát điện), Nga( khuôn đúc).. đảm bảo cho sự vận hành hiệu quả của sản xuất. Nguyên vật liệu đầu vào của công ty chủ yếu do các doanh nghiệp chuyên kinh doanh những loại nguyên vật liệu này hoặc những địa phương nơi có nguồn nguyên vật liệu cung cấp như than ở Quảng Ninh, gang thép Thái Nguyên...Sức ép của những nhà cung cấp này là một thách thức lớn đối với công ty. Nhà cung cấp có thể nâng giá, làm tăng chi phí sản xuất của công ty. Người sản xuất ra các sản phẩm thay thế và đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn Hiện nay Công ty không có đủ thông tin và khả năng để dự báo được các đối thủ tiềm ẩn. Mặt khác sản phẩm của công ty chủ yếu dựa trên truyền thống sản xuất kinh doanh từ trước đến nay, chưa có sản phẩm mang tính thế mạnh, đặc thù. Nguyên nhân là do công ty chủ yếu làm theo đơn đơn đặt hàng của khách hàng, chưa chủ động trong sản xuất kinh doanh. Khi có sự xuất hiện của sản phẩm thay thế sẽ gây rất nhiều khó khăn cho Công ty. Vì vậy trong thời gian tới cần tiến hành nghiên cứu thị trường để phát triển những sản phẩm có thể áp dụng làm sản phẩm mũi nhọn của Công ty. Như vậy khi nghiên cứu môi trường kinh doanh Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng số 5 mới chỉ quan tâm đến môi trường ngành mà chưa có sự thu thập thông tin về môi trường vĩ mô. Điều này sẽ gây khó khăn rất lớn cho việc lập kế hoạch khi môi trường chính trị, xã hội... thiếu sự ổn định hay có sự thay đổi trong chính sách của nhà nước. 2.2. Căn cứ vào năng lực hiện có của Công ty Khi tiến hành lập kế hoạch phải căn cứ vào khả năng hiện có của Công ty để biết được hiện nay Công ty đang đứng ở đâu, năng lực sản xuất kinh doanh, công nghệ như thế nào?... Để trả lời được các câu hỏi đó, Công ty phải xem xét đánh giá năng lực chủ yếu về các mặt sau: Năng lực về số lượng máy móc thiết bị, công nghệ, lao động, năng lực sản xuất của Công ty … Nguồn tài chính: đây là yếu tố được quan tâm hàng đầu vì một doanh nghiệp có đủ nguồn lực này mới có thể thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh. Là một công ty cổ phần nên nguồn vốn của Công ty chủ yếu do các cổ đông đóng góp theo hình thức cổ phần. Tại thời điểm thành lập, vốn điều lệ của Công ty được xác định là 4 tỷ VNĐ. Giá trị cổ phần phát hành lần đầu là 2 tỷ VNĐ. + Số cổ phần phổ thông: 20.000 cổ phần + Mệnh giá cổ phần: 100.000 đồng/ cổ phần Giá trị cổ phần phát hành lần đầu theo sở hữu: + Thuộc sở hữu Nhà nước: 400.000.000 đồng, chiếm 20% vốn phát hành lần đầu. + Thuộc sở hữu các cổ đông:1.600.000.000 đồng, chiếm 80% vốn phát hành lần đầu. Vốn Điều lệ được sử dụng cho các hoạt động kinh doanh như: + Mua sắm tài sản cố định, máy móc trang thiết bị, mở rộng quy mô hoạt động của công ty. + Phát triển kỹ thuật, nghiệp vụ. + Mua cổ phiếu, trái phiếu, góp vốn liên doanh. + Các dự trữ cần thiết về động sản, bất động sản. + Kinh doanh theo nội dung hoạt động của Công ty.  Tính đến 31/12/2009 cơ cấu nguồn vốn của Công ty được thể hiện ở bảng sau: Bảng 3- Cơ cấu nguồn vốn của công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng số 5 STT Nguồn vốn Giá trị( đồng) I Nguồn vốn chủ sở hữu 4.986.578.741 1 Vốn kinh doanh 3.903.537.970 2 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 164.285.000 3 Lợi nhuận sau thuế 918.755.771 II Vay dài hạn 300.000.000 1 Vay ngân hàng 0 2 Vay bộ xây dựng 300.000.000 Với số vốn hiện có, công ty tiến hành giải ngân vốn kịp thời để thực hiện những mục tiêu đề ra. Để có vốn sản xuất kinh doanh đáp ứng lộ trình tăng trưởng doanh thu, sản lượng, Công ty xác định mục tiêu tăng vốn tự có đến năm 2012 là 10 tỷ đồng, trong đó nguồn vốn điều lệ là 8 tỷ đồng và 2 tỷ đồng là cấc nguồn vốn khác. Năng lực lao động của Công ty: Đối với công tác lập kế hoạch thì năng lực lao động là một nhân tố quan trọng quyết định chất lượng của kế hoạch đề ra và ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Hiện nay Công ty có khoảng 3500 công nhân với tay nghề cao, có khoảng 185 nhân viên gián tiếp làm việc trong các phòng ban chức năng có trình độ từ cao đẳng trở lên. Công ty đã mở lớp đào tạo tay nghề cơ khí, điện cho 73 công nhân ở các xí nghiệp, đồng thời thực hiện công tác kèm cặp cử nhân, kỹ sư mới ra trường và công nhân thợ bậc thấp. Công ty luôn chăm lo đến đời sống của người lao động, tạo điều kiện cho các tổ chức Công đoàn, Đoàn thanh niên… tham gia các phong trào thi đua lao động sản xuất Đội ngũ công nhân có tay nghề cao với tinh thần đoàn kết sẽ tạo điều kiện thuận lợi xây dựng sự lớn mạnh của công ty. - Năng lực sản xuất của công ty: Bảng 4- Năng lực sản xuất của các xí nghiệp trong năm 2009 Số TT Chỉ tiêu Đơn vị tính KH năm 2009 TT năm 2009 % TT/KH 1. XN cơ khí Sản lượng Tấn 1.000 1.000 100,0% 2. XN đúc Sản lượng Tấn 680 597 87,8% 3. XN xây dựng Giá trị thực hiện Triệu đồng 35.000 27.011 77,2% Qua bảng số liệu trên ta thấy rằng trong năm 2009 chỉ có XN cơ khí đạt chỉ tiêu sản lượng đề ra. Công ty cần đánh giá đúng năng lực sản xuất của các xí nghiệp để đề ra các chỉ tiêu hợp lý. Trong năm tới Công ty tập trung nâng cao năng lực sản xuất các mặt hàng đúc, xây dựng đạt mức tăng trưởng ≥ 15 %/ năm( về doanh thu, doanh số bán hàng và lợi nhuận) trên cơ sở đầu tư chiều sâu về thị trường, tiêu thụ sản phẩm, về chất lượng, về cơ chế tổ chức quản lý, theo mô hình đa dạng hóa hình thức kinh doanh và đa dạng hóa sản phẩm. 2.3. Căn cứ vào kết quả đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch năm trước Khi lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, ngoài việc căn cứ vào nhiệm vụ, mục tiêu của kế hoạch năm, kết quả nghiên cứu và dự báo thị trường và năng lực hiện có thì Công ty còn phải căn cứ vào tình hình đánh giá kế hoạch thực hiện năm trước, tức là xem xét khả năng thực hiện kế hoạch là bao nhiêu, đạt được những kết quả gì và còn tồn tại những gì…để từ đó đề ra kế hoạch cho năm tới. Ta có thể thấy được tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty qua bảng số liệu sau: Bảng 5- Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm 2007, 2008, 2009 Chỉ tiêu ĐV tính Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 KH TT %KH/TT KH TT %KH/TT KH TT %KH/TT Doanh thu Triệu đồng 25.800 29.912 115,9% 44.951 47.810 106,4% 61.660 43.205,8 70,1% XN cơ khí Triệu đồng 10.000 9.907 99,07% 13.580 10.192 75,1% 10.360 8.614,1 83,1% XN đúc Triệu đồng 10.000 10.065 100,65% 12.491 18.096 144,9% 15.300 15.512,1 101,4% XN xây dựng Triệu đồng 5.000 5.630 112,6% 15.000 11.116 74,1% 31.800 16.793,2 52,8% KD dịch vụ Triệu đồng 5.500 5.880 106,9% 880 1.018 115,7% 1.200 1.068,4 89,0% KD khác Triệu đồng 8.000 29.050 363,1% 2.000 6.540 327,0% 2000 1.164 58,2% Đầu tư Triệu đồng 7.500 10.000 133,3% 2.100 1.029 49,0% 4.800 3.353 70% Tiền lương bình quân Đồng 1.500.000 1.700.000 113% 1.750.000 2.050.000 117,1% 2.100.000 2.600.000 123,8% Nộp ngân sách Triệu đồng 1.100 774 70,4% 1.837 1.920 104,5% 2.375 2.097 88,3% Lợi nhuận trước thuế Triệu đồng 500 517 117% 1.000 1.203 232,7% 1.340 1.853 138,3% Lợi tức cổ đông % 12 12 100% 13,5 12 89% 13.5 15 111% Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình sản xuất kinh doanh của công ty đã đạt được những thành công đáng kể, đặc biệt là năm 2008. Cơ bản hoàn thành các chỉ tiêu đề ra, tuy nhiên vẫn còn những mặt hạn chế cần khắc phục. Năm 2009 doanh thu chỉ đạt 70,1% kế hoạch, Công ty xác định những nguyên nhân chủ yếu như sau: - Công tác khai thác thị trường và tiếp cận khách hàng còn hạn chế, chưa đủ tự tin khi đứng ra hợp tác với các đối tác có tầm cỡ. Khả năng khai thác nguồn lực còn yếu kém và khả năng tài chính còn khiêm tốn. - Năng suất lao động chưa cao, thiếu đồng bộ về máy móc thiết bị. Mặc dù đã có kế hoạch nhưng việc thực hiện chưa đem lại hiệu quả cao mang tính bền vững lâu dài. Chưa thực sự khai thác hết thế mạnh sẵn có về mặt bằng. Công ty cần có quy hoạch chi tiết và những giải pháp cụ thể, kêu gọi đầu tư thông thoáng, nâng cao năng suất lao động. Từ những căn cứ trên công ty xác định chỉ tiêu, nhiệm vụ cho năm 2010 theo hướng sau: Doanh thu, sản lượng: đây là chỉ tiêu có mức tăng trưởng cao hơn so với năm 2009. + Cơ quan công ty: Tiếp tục hoàn thành các phần việc của những hợp đồng năm 2009 chuyển sang, liên kết với các đối tác tìm công việc để chuyển cho các nhà thầu phụ, xí nghiệp hoặc thành lập riêng đội mới để thực hiện. + Xí nghiệp cơ khí: Sản lượng kế hoạch là 1.200 tấn sản phẩm, thực hiện tốt công trình Bảo tàng Hà Nội, khẳng định năng lực chế tạo và tài chính. + Xí nghiệp đúc: khách hàng chủ yếu vẫn là các nhà máy xi măng chiếm 50% sản lượng, còn lại là các Viện, Mỏ, các công ty khoáng sản và mở rộng thêm việc làm hàng xuất khẩu cho đối tác xuất sang thị trường Nhật Bản, Anh. + Xí nghiệp xây dựng: chủ yếu tập trung thực hiện các công trình của Tổng công ty cơ khí xây dựng, Công ty cổ phần đầu tư thủy điện Tây Bắc. Đầu tư phát triển: đây là chỉ tiêu có mức tăng cao và cần số vốn trung và dài hạn rất lớn, trước mắt thực hiện một số công việc sau: + Hoàn chỉnh và công bố bản quy hoạch mặt bằng của công ty. Khai thác triệt để mặt bằng của công ty, không để chậm trễ, lãng phí. + Thành lập xí nghiệp phụ trách đầu tư, lập quy hoạch và khai thác lợi thế mặt bằng của công ty. - Lợi nhuận: Trên cơ sở doanh thu sản lượng kế hoạch và một số thuận lợi về lãi suất vốn vay, khai thác mặt bằng cho thuê nhà xưởng…công ty mạnh dạn lập kế hoạch lợi nhuận trước thuế của năm 2010 là 1,54 tỷ đồng và chủ quan nhận định kế hoạch lợi nhuận này là khả thi. Để có thể đạt được các mục tiêu kể trên công ty đã nghiên cứu và đề ra các giải pháp cơ bản sau: - Giải pháp về thị trường và đầu tư: + Công tác thị trường: ▪ Tăng cường công tác quảng cáo, tiếp thị, hoàn thiện hồ sơ năng lực và xây dựng trang WEB để quảng bá thương hiệu của Công ty. Khuyến khích các cán bộ, kỹ sư tìm kiếm thông tin trên mạng và các phương tiện thông tin đại chúng nhằm mở rộng mối quan hệ nhằm tìm kiếm hợp đồng. ▪ Quyết tâm mở rộng thị trường, tìm kiếm thông tin về các chủ đầu tư, tiến tới đủ khả năng dự thầu và làm tổng thầu các dự án có giá trị. ▪ Tập trung khai thác có hiệu quả những thị trường, mặt hàng hiện tại và năng lực sản xuất các mặt hàng có kỹ thuật đạt chất lượng cao. + Công tác đầu tư:Tập trung 2 nội dung chính sau: ▪ Xây dựng kế hoạch sử dụng và khai thác hiệu quả mặt bằng công ty ▪ Đầu tư phát triển và mở rộng sản xuất. - Giải pháp về tài chính: Tập trung vào các công việc sau: ▪ Nâng cao hạn mức vay vốn ngân hàng. ▪ Tăng cường, kiên quyết trong công tác thu hồi vốn, không để nợ đọng, không để khách hàng chiếm dụng vốn. ▪ Huy động vốn từ cán bộ công nhân viên Công ty với mức lãi suất hợp lý. ▪ Sử dụng đồng vốn tiết kiệm, hiệu quả trong quá trình sản xuất kinh doanh. Công ty xác định rằng để thực hiện được các chỉ tiêu kế hoạch đề ra bằng các giải pháp trên cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa hội đồng quản trị, ban điều hành, tổ chức Đảng và các đoàn thể cùng tổ chức vận động thực hiện. 3. Phương pháp sử dụng trong lập kế hoạch sản xuất kinh doanh Khi tiến hành nghiên cứu môi trường, Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng số 5 đã tiến hành phân tích môi trường ngành theo mô hình “Năm lực lượng” của M.Porter. Tuy chưa thật sự đầy đủ nhưng đã phản ánh được phần nào môi trường hoạt động của công ty. Hiện nay, công ty sử dụng chủ yếu phương pháp cân đối trong việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. Cân đối dự kiến kế hoạch Công ty với nhu cầu sản xuất chủ yếu của đơn vị. Công ty tiến hành xác định nhu cầu về các yếu tố sản xuất, tính toán định mức chi phí sản xuất theo mẫu sau: Chi phí cho đơn vị sản phẩm Chi phí một giờ máy Chi phí cho sản phẩmX trong một giờ Chi phí cho sản phẩm Y trong một giờ Nguyên liệu Chi phí vận hành thiết bị Chi phí lao đông trực tiếp Phế liệu Tổng chi phí Chi phí trên một đơn vị sản phẩm Các chi phí này sẽ do từng xí nghiệp chịu trách nhiệm nghiên cứu. Người chịu trách nhiệm lập kế hoạch sẽ căn cứ vào bản báo cáo của các xí nghiệp và nguồn lực hiện tại để cân đối các yếu tố và phân bổ nguồn lực hợp lý. 4. Thực trạng quá trình lập kế hoạch của công ty Quá trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần cơ khí xây dựng số 5 được thể hiện qua sơ đồ sau: Tổng GĐ, Hội đồng quản trị Lập KH 5 năm, định hướng 10 năm Phê duyệt Lập KH năm, quý, tháng Phê duyệt Hướng dẫn xây dựng dự án Phòng tài chính kế toán Tổng GĐ, Hội đồng quản trị Phòng tài chính kế toán Tổng GĐ Toàn công ty Thực hiện kế hoạch Bước 1: Hướng dẫn xây dựng kế hoạch: Hội đồng quản trị, Tổng GĐ chịu trách nhiệm hướng dẫn xây dựng kế hoạch 5 năm, định hướng 10 năm phù hợp với đường lối chủ trương của nhà nước, phù hợp với truyền thống kinh nghiệm về ngành nghề sản xuất của công ty và kế hoạch dài hạn của tổng công ty. Bước 2: Lập kế hoạch 5 năm, định hướng 10 năm: Công ty không có phòng kế hoạch riêng nên phòng tài chính- kế toán tiến hành công việc này. Bước 3: Phê duyệt kế hoạch 5 năm, định hướng 10 năm: Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc xem xét kỹ lưỡng bản kế hoạch do phòng tài chính- kế toán lập ra trước khi phê duyệt. Bản kế hoạch trên sẽ là căn cứ để lập kế hoạch năm, quý, tháng. Bước 4: Lập kế hoạch năm, quý, tháng: Phòng tài chính- kế toán tiến hành ước tính thực hiện năm báo cáo, tỷ lệ dự kiến kế hoạch năm tới, xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch tài chính… Các chỉ tiêu trong kế hoạch phải được lượng hóa và phải xác định rõ thời gian hoàn thành kế hoạch. Bước 5: Tổng GĐ xem xét, phê duyệt kế hoạch năm, quý, tháng và giao nhiệm vụ cụ thể cho các phòng ban chức năng, các xí nghiệp. Giao kế hoạch năm Giao kế hoạch quý Giao kế hoạch năm Bước 6: Thực hiện kế hoạch: Các phòng ban chức năng và các xí nghiệp tiến hành triển khai nhiệm cụ được giao, phấn đấu hết sức để hoàn thành mục tiêu đề ra. Để hoàn thành nội dung của bản kế hoạch sản xuất kinh doanh, phòng tài chính- kế toán đã tiến hành theo 6 bước đã đề cập trong lý luận về nội dung công tác lập kế hoạch. Cụ thể như sau: Nghiên cứu và dự báo: Công tác nghiên cứu dự báo đã được tiến hành. Tuy nhiên nguồn thông tin cho công tác này còn hạn hẹp, chưa tiến hành nghiên cứu môi trường vĩ mô. Cán bộ làm công tác lập kế hoạch không có đủ kinh phí để tiến hành đi thu thập thông tin từ thị trường. Các thông tin về nhu cầu người tiêu dùng chủ yếu lấy từ báo, đài. Khi nghiên cứu thị trường, công ty đã phân tích lợi ích trên các khía cạnh như: Xem xét các sản phẩm trên thị trường về hình thức, giá cả, tính đa dạng, độ bền, tính dễ sử dụng, chi phí lắp đặt/sử dụng, chất lượng nguyên liệu… - Động thái cạnh tranh, các nhà cung cấp bao quát thị trường được tới đâu; cung thừa hay thiếu. - Trong số các khách hàng của công ty, bao nhiêu phần trăm là khách hàng mới, bao nhiêu phần trăm là do thu hút được từ phía các đối thủ cạnh tranh. Công ty chú trọng phân tích nguồn lực hiện có của mình bao gồm: nguồn vốn, nhân lực, máy móc thiết bị…như được trình bày ở mục trên. Cán bộ lập kế hoạch của công ty chưa có đủ kỹ năng để áp dụng các mô hình vào việc phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của Công ty vì vậy chưa có cái nhìn bao quát về môi trường hoạt động sản xuất kinh doanh. Các nghiên cứu chưa phát hiện ra được sản phẩm đặc thù của Công ty. Bên cạnh đó khả năng dự báo mới chỉ dựa vào nhận thức trực quan, chưa áp dụng được các phương pháp khoa học. Khẳng định kế hoạch bậc cao hơn: Khi xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, cán bộ lập kế hoạch luôn căn cứ vào kế hoạch 5 năm, định hướng 10 năm của công ty, thống nhất các hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu tối cao của tổ chức. Thiết lập các mục tiêu: Khi xây dựng các mục tiêu, công ty đã đưa ra một số chỉ tiêu cơ bản sau: - Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/ Vốn chủ sở hữu năm ( Pvcsh) Công ty xác định mức tối thiểu cho các loại hình SXKD: Pvcsh từ 25 đến 30% - Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/ Doanh thu (P), mức tối thiểu như sau: + Sản phẩm xây lắp: P ≥ 3% + Sản phẩm vật liệu phục vụ xây dựng: P ≥ 5% + Tư vấn xây dựng: P ≥ 5% + SXCN gồm: ▪ Thép: P từ 2% đến 2,5% ▪ SP cơ khí: P ≥ 15% ▪ SXCN khác: P≥ 3% + Kinh doanh cho thuê nhà xưởng: P ≥ 15% - Thu nhập bình quân lao động/ tháng: Mức tối thiểu không được thấp hơn trung bình năm trước. - Khấu hao tài sản cố định: Mức khấu hao tối thiểu phải bằng mức trung bình theo quy định của Bộ tài chính. Đối với các dự án đầu tư sử dụng vốn vay thương mại, mức trích khấu hao phải đảm bảo trả nợ theo dự án được duyệt. - Sản lượng kế hoạch tính theo nguyên giá TSCĐ bình quân, thiết bị huy động vào SXKD: mức tối thiểu 1 triệu đồng giá trị TSCĐ phải làm ra ít nhất 1 đồng giá trị sản lượng. Công ty đã thiết lập các các mục tiêu ngắn và dài hạn về thị phần và tài chính, mục tiêu về mức sản lượng dự tính, mức tăng doanh số bán hàng… Tuy nhiên mục tiêu của công ty chưa có sự thay đổi nhạy bén với những biến động của môi trường kinh doanh. Ví dụ như năm 2009 thị trường giá cả nguyên vật liệu tăng mạnh, sức mua giảm sút nhưng công ty vẫn đặt chỉ tiêu doanh thu rất cao nên kết quả chỉ đạt 70,1% so với kế hoạch. Xây dựng các phương án Công ty xây dựng các phương án dựa trên mục tiêu đề ra và nguồn lực sẵn có của mình. Các phương án xoay quanh các giải pháp về thị trường, đầu tư, công tác tài chính, nhân sự. Đánh giá các phương án Đây là bước xác định giá trị của phương án theo tiêu chuẩn hiệu quả, tìm ra những ưu, nhược điểm của từng phương án. Công ty đã sử dụng phương pháp phân tích chi phí - lợi nhuận để đánh giá các phương án. Nó cho phép định lượng được những tác động gián tiếp cũng như những tác dụng trực tiếp, nhưng không đo được bằng các khoản thu - chi cụ thể. Ngoài ra nhà quản lý căn cứ vào nguồn lực hiện có của Công ty để đánh giá tính khả thi của phương án. Lựa chọn và ra quyết định Sau khi đánh giá các phương án, lãnh đạo công ty lựa chọn phương án đem lại hiệu quả cao nhất và ra quyết định phê duyệt phương án. Kế hoạch sản xuất kinh doanh được thể hiện bằng văn bản, công bố rộng rãi toàn công ty. III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY 1. Ưu điểm Trong những năm qua, nhận thấy vai trò quan trọng của việc quản lý hoạt động SXKD dựa trên các chỉ tiêu kế hoạch đề ra, Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng số 5 luôn quan tâm đến công tác lập kế hoạch, bao gồm kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp với các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Cách thức lập kế hoạch hiện nay của công ty tương đối tốt, phản ánh được tinh thần đổi mới về công tác lập kế hoạch ở doanh nghiệp trong cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Công tác lập kế hoạch của công ty đã đạt được những thành công nhất định. - Bản kế hoạch chiến lược của Công ty đã được xây dựng trên một quy trình mang tính thực tiễn cao chứ không phải là một bản kế hoạch mang tính lý thuyết sách vở đưa ra các chỉ tiêu không phù hợp với quy mô cũng như năng lực của Công ty, cụ thể bản kế hoạch chiến lược của Công ty đã đi từ phân tích môi trường kinh doanh, quan tâm tới các yếu tố như Chính trị, luật pháp, khách hàng và nội bộ công ty sau đó xây dựng các tiền đề, xác định được mục tiêu rồi mới đưa những giải pháp để thực hiện mục tiêu đề ra. - Trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh Công ty đã có một quy trình tương đối chặt chẽ, được xây dựng từ trên xuống. Tổng GĐ, hội đồng quản trị hướng dẫn xây dựng kế hoạch 5 năm; Phòng tài chính- kế toán tiến hành lập kế hoạch 5 năm, trình Tổng GĐ, hội đồng quản trị phê duyệt, sau đó tiến hành lập kế hoạch năm, quý, tháng. Tổng GĐ xem xét và phê duyệt kế hoạch trên. Cuối cùng toàn công ty thực hiện kế hoạch đã định. - Công tác lập kế hoạch đã phát huy được tối đa quyền chủ động, sáng tạo của cán bộ lập kế hoạch. Kế hoạch hàng năm của công ty dựa trên kế hoạch 5 năm, định hướng 10 năm nhưng không vì thế mà kế hoạch lập ra mang tính thụ động. Khi tiến hành lập kế hoạch, cán bộ thực hiện đã dựa trên tình hình thực tế của năm đó, điều chỉnh các chỉ tiêu cho phù hợp. Trên thực tế đã có trường hợp một số chỉ tiêu có sự chênh lệch lớn so với kế hoạch 5 năm nhưng vẫn được hội đồng quản trị chấp nhận khi có sự lý giải hợp lý. - Công tác lập kế hoạch ở Công ty đã có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, phát huy được sức mạnh tổng hợp của toàn công ty. Sự phối hợp chặt chẽ được thể hiện từ lãnh đạo cấp cao tới các phòng ban bên dưới. Các phòng ban, xí nghiệp căn cứ và chức năng nhiệm vụ của mình, lập các kế hoạch thuộc lĩnh vực mà mình phụ trách sau đó chuyển cho phòng tài chính- kế toán tổng hợp thành kế hoạch sản xuất kinh doanh chung của toàn Công ty . Hàng quý các xí nghiệp dựa vào tình hình sản xuất cụ thể của đơn vị, đánh giá năng lực hiện có, từ đó xác định mức sản lượng có thể thực hiện ở quý tiếp theo. Nếu nhận thấy nguồn lực không đủ để hoàn thành kế hoạch quản lý xí nghiệp sẽ phải lập báo cáo cụ thể để có giải pháp tăng cường nguồn lực hoặc điều chỉnh lại mức chỉ tiêu. 2. Nhược điểm Bên cạnh những kết quả đạt được kể trên, hiện nay công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ở công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng số 5 vẫn còn những tồn tại cần khắc phục. Cụ thể như sau: - Công tác nghiên cứu dự báo đã được đề cập đến nhưng chưa thực sự được chú trọng. Công tác nghiên cứu thị trường chưa sâu, các phương tiện cần thiết để nâng cao công tác nghiên cứu thị trường chưa được đáp ứng đầy đủ. Mới chỉ dừng lại ở những nghiên cứu về môi trường ngành và nội bộ công ty, chưa có sự nghiên cứu về môi trường vĩ mô. Nguồn thông tin chủ yếu lấy từ các phương tiện thông tin đại chúng, không có sự sàng lọc. Khả năng khai thác thị trường và tiếp cận khách hàng còn nhiều hạn chế. - Việc tổ chức thu thập xử lý thông tin môi trường kinh doanh không được thực hiện thường xuyên, Công ty chưa xây dựng được hệ thống thông tin phục vụ công tác lập kế hoạch. Chủ yếu đánh giá các điều kiện môi trường ở trạng thái tĩnh, khả năng dự báo còn thấp. Cán bộ lập kế hoạch chưa có kĩ năng áp dụng các mô hình, các thuật toán vào quá trình dự báo. - Hệ thống các mục tiêu của Công ty đã xác định nhưng chưa được hoàn thiện đầy đủ, chưa có sự xếp hạng các mục tiêu. Mục tiêu tăng trưởng có đề cập đến nhưng chưa được chú trọng thực hiện; mặt khác mục tiêu đảm bảo duy trì mối quan hệ tốt với dư luận vẫn chưa được đặt ra. Chỉ các mục tiêu về hoạt động sản xuất kinh doanh như doanh thu, sản lượng, lợi nhuận…được lượng hóa cụ thể bằng các con số; Các mục tiêu khác được trình bày một cách chung chung như: mục tiêu về sử dụng nguồn vốn là huy động, khai thác, phân bổ hợp lý các nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Mục tiêu này quá mơ hồ, khó có thể thực hiện được khi không có cơ sở cũng như thời hạn. - Kế hoạch của Công ty chưa sát với năng lực thực tế, Công ty chưa phát huy được hết các điểm mạnh của mình nên có những chỉ tiêu thì công ty vượt xa so với kế hoạch đề ra nhưng cũng có những chỉ tiêu thì lại không đạt được kế hoạch có khi còn đạt được rất thấp. - Việc phân bổ nguồn lực về vốn, nhân lực, công nghệ chưa được thực hiện một cách tối ưu để đạt được mục tiêu đề ra. Khi đầu tư vốn cho các xí nghiệp, Công ty chủ yếu dựa vào bản trình xin cấp vốn mà chưa có những khảo sát thực tế tại từng xí nghiệp. Công ty chưa thiết lập được hệ thống các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả của việc phân bổ nguồn lực như: chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng đồng vốn… - Trình độ đội ngũ cán bộ lập kế hoạch còn thấp, chưa được trang bị đầy đủ những kiến thức về công tác này. Ở công ty hiện nay, cán bộ lập kế hoạch là những người làm việc lâu năm, kĩ năng xây dựng bản kế hoạch chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của bản thân. - Việc lập kế hoạch của Công ty vẫn chủ yếu dựa vào kết quả kinh doanh của kỳ trước, chưa áp dụng được các mô hình vào phân tích xây dựng kế hoạch. Các phản ứng của công ty về sự thay đổi của môi trường chủ yếu dựa vào sự nhạy cảm trực giác của người lãnh đạo, chưa mang tính khoa học cao. Hạn chế này được thể hiện rất rõ trong công tác thị trường mà cụ thể là công tác đấu thầu. Hiện nay công tác đấu thầu của công ty chưa được xác định đúng đắn vị trí, chưa thực sự thấy được tầm quan trọng của nó đối với một doanh nghiệp trong cơ chế thị trường do đó chưa phát huy được thế mạnh và năng lực sở trường của công ty. Nguyên nhân là do sự chậm trễ trong việc nắm bắt thông tin về các đối thủ tham gia đấu thầu do chưa tiến hành quá trình nghiên cứu dự báo và phân tích về môi trường kinh doanh bên ngoài cũng như chính các đối thủ cạnh tranh của mình,… Kết quả là công ty nhiều khi phải chấp nhận với giá quá eo hẹp hoặc nôn nóng tìm kiếm việc làm nên hạ giá dẫn đến thua lỗ. Hơn nữa do không nắm rõ tình hình tài chính của chủ đầu tư dẫn đến tiến độ thi công công trình bị ngừng so với tiến độ thi công và tình trạng nợ đọng trong thanh toán. -Chất lượng của căn cứ lập kế hoạch còn thấp, thông tin thu thập được còn kém tin cậy, chưa chính xác vì thế mà kế hoạch lập ra còn có những chỉ tiêu có chênh lệch lớn so với tình hình thực hiện . - Công ty còn chưa chú trọng tới việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn mà chỉ mới chú ý đến việc lập kế hoạch tác nghiệp cho từng năm,quý, tháng .Công ty chỉ mới đặt mục tiêu phát triển cho những năm tới như xây dựng và phát triển thương hiệu công ty ngày càng lớn mạnh, mở rộng cả thị trường, nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên trong Công ty…. chứ chưa có các phương án cụ thể để đạt được các mục tiêu đó. - Trong những năm qua, việc đánh giá các chỉ tiêu kết quả của Công ty đã có nhiều sai lệch dẫn đến việc hoạch định kế hoạch hàng năm không chính xác, do đó phải điều chỉnh kế hoạch vào cuối năm, điều này đã làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty . 3. Nguyên nhân Những mặt hạn chế của Công ty về công tác lập kế hoạch là do các nguyên nhân sau : - Do thị trường xây dựng mấy năm gần đây luôn biến động về giá cả vật tư, lao động, giá thuê đất…, đồng thời có sự cạnh tranh khốc liệt của các doanh nghiệp trong ngành nên việc hoàn thành kế hoạch được giao cũng rất khó khăn. - Ở Công ty việc đầu tư cho công tác lập kế hoạch còn ít, đặc biệt là cho việc thu thập và xử lý thông tin, công tác nghiên cứu thị trường. Hiện nay Công ty không có một phòng thị trường riêng mà các thông tin về thị trường do phòng tài chính- kế toán tổng hợp. Những người thực hiện công tác này không được đào tạo sâu về chuyên môn, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm thực tế. Công tác nghiên cứu thị trường của Công ty mới chỉ dừng lại ở mức sơ lược, dựa vào báo cáo kết quả tiêu thụ, từ các phương tiện thông tin đại chúng để nhận biết những biến động chung của tình hình kinh tế xã hội trong và ngoài nước. Các thông tin thu thập được chưa được phân tích, đánh giá theo chiều sâu phục vụ cho công tác lập kế hoạch. Các thông tin này chủ yếu mang tính tham khảo, chưa thực sự xác định được quy mô thị trường, sự thay đổi trong nhu cầu của khách hàng cũng như sự biến động trong môi trường hoạt động. Công ty cũng chưa chưa có nguồn tài chính dành riêng cho công tác xây dựng kế hoạch nên nhiều khâu chưa thực hiện sâu và triệt để. - Hệ thống thông tin của Công ty chưa được đầy đủ, chưa được phân loại cụ thể, việc cập nhật thông tin là chậm và còn thường xuyên xảy ra hiện tượng nhiễu thông tin. Bên cạnh đó hệ thống trang thiết bị phục vụ cho phòng tài chính- kế toán trong công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh không nhiều gây ra những khó khăn nhất định trong việc thu thập và xử lý thông tin. Công ty đã trang bị hệ thống máy tính phục vụ cho công tác xây dựng kế hoạch nhưng chưa sử dụng nhiều phần mềm hỗ trợ về các phương pháp dự báo, phương pháp cân đối,…Những dự báo về nhu cầu của thị trường, về xu thế biến động của thị trường đều được thực hiện theo phương pháp giản đơn và thủ công mang tính khoa học không cao. Vì vậy trong xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh không sử dụng những công cụ toán phức tạp mà những công cụ đó thường cho kết quả với độ chính xác cao hơn. - Đội ngũ cán bộ công nhân viên phòng tài chính- kế toán hạn chế song cùng một lúc phải làm nhiều công việc lập hồ sơ đấu thầu, lập dự toán chi phí và quản lý chi tiêu của ban điều hành công trường, lập kế hoạch, lập bảng lương,... Cho nên chỉ có hai nhân viên phụ trách công tác xây dựng kế hoạch dưới sự chỉ đạo của Trưởng, Phó phòng. Vì vậy không có nhiều thời gian để xây dựng kế hoạch, kế hoạch được xây dựng chưa thật tốt. - Công ty sử dụng công tác kế hoạch từ trên xuống do vậy có nhiều thông tin ở cấp dưới Công ty không nắm vững được toàn diện. Các xí nghiệp chưa kịp thời thông báo những bất thường trong quá trình sản xuất. Bên cạnh đó phương pháp cân đối theo bộ phận nhiều khi không phù hợp với thị trường. Vì trong cơ chế quản lý cũ, nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp và của các bộ phận là ổn định. Mối quan hệ ngang giữa các bộ phận không được chú trọng và các bộ phận hoạt động độc lập với nhau. Chuyển sang hoạt động theo cơ chế mới, khi nhiệm vụ cụ thể của từng thời điểm là không cố định mà tuỳ thuộc vào việc nắm bắt và sử dụng các thời cơ kinh doanh, do vậy mà đặt ra yêu cầu về sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng để có thể tạo lập sự liên kết mọi nỗ lực nhằm tạo ra phản ứng nhanh của công ty với những biến đổi của môi trường kinh doanh. Tốc độ biến đổi của môi trường càng nhanh thì càng đòi hỏi công ty phải tăng cường tác động qua lại hay sự phối hợp theo chiều ngang của các phòng ban, bộ phận.. - Hệ thống máy móc thiết bị của Công ty tuy đa dạng về chủng loại nhưng có nhiều máy đã được sản xuất từ những năm 90 nên công suất của các máy đó không cao và thường không ổn định. Vì vậy các chỉ tiêu về giá trị sản lượng hàng năm xây dựng và thực hiện được không cao. - Công ty chưa thiết lập được hệ thống chỉ tiêu đánh giá chính xác kết quả sản xuất kinh doanh trong khi đây là một căn cứ quan trọng khi lập kế hoạch. Như vậy trong thời gian qua, công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng số 5 bên cạnh những thành công đạt được vẫn còn tồn tại những hạn chế mang tính chủ quan. Ban lãnh đạo Công ty cùng các cán bộ phòng tài chính- kế toán cần có những giải pháp khắc phục để hoàn thiện hơn nữa công tác này nhằm xây dựng sự lớn mạnh của toàn công ty. CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ XÂY DỰNG SỐ 5 1. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường Nghiên cứu môi trường kinh doanh cung cấp những thông tin cần thiết như: sự tăng giảm nhu cầu, yêu cầu về sản phẩm của khách hàng, mức độ cạnh tranh của các đối thủ… Trong đó, điều tra nghiên cứu thị trường là căn cứ quan trọng nhất trong việc hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty . Đây là căn cứ quan trọng, là khâu đầu tiên quyết định tính chính xác và hiệu quả của các chỉ tiêu kế hoạch. Công tác nghiên cứu thị trường ở công ty hiện nay đã được thực hiện nhưng chưa thật sự được coi trọng. Trong thời gian tới Công ty cần thực hiện các biện pháp sau: - Xây dựng một đội ngũ cán bộ chuyên trách nhằm nghiên cứu đầy đủ cung cấp thông tin về thị trường có thể dự báo về các biến động có thể của thị trường . Công tác nghiên cứu thị trường khi có thông tin có chất lượng sẽ đóng góp rất lớn cho quá trình lập kế hoạch. Cán bộ của bộ phận này phải thật sự có trình độ, phải có khả năng dự báo biến động của thị trường trong nước và thị trường thế giới. - Cần phải tích cực sử dụng các công cụ dự báo và cách thức dự báo. Dự báo là một hoạt động hết sức phức tạp liên quan đến các nhân tố như: sự ra đời của các sản phẩm mới, sự nâng cao chất lượng các dịch vụ, sự xuất hiện các đối thủ mạnh hơn, sự thay đổi trong những ưu tiên của Chính phủ, thay đổi về mặt giá trị xã hội, thay đổi về công nghệ, sự bất ổn về môi trường kinh tế… Những dự báo không thể thiếu được đối với các công tác đánh giá môi trường cả bên trong lẫn bên ngoài Công ty. - Tập hợp các kết quả nghiên cứu nhu cầu theo định mức giá, định hướng mục tiêu kinh doanh phù hợp với mỗi thị trường trong một thời gian kinh doanh nhất định hoặc theo khách hàng để đảm bảo gắn bó sản xuất kinh doanh với các yếu tố hỗ trợ . Nếu có đủ ngân sách, Công ty nên thành lập một phòng nghiên cứu thị trường riêng với các thiết bị hiện đại, đầu tư thích đáng cho công tác này. Nhân viên làm công tác thu thập thông tin cần linh hoạt , nhạy bén trong việc xử lý thông tin, nâng cao khả năng phán đoán để nhận biết cơ hội cũng như thách thức từ môi trường bên ngoài. 2. Xây dựng hệ thống thông tin phục vụ công tác lập kế hoạch SXKD Muốn đứng vững trên thị trường, trước hết công ty phải thu thập được một lượng thông tin kinh tế đủ lớn để ra các quyết định cần thiết cho quá trình kinh doanh tiến hành một cách thuận lợi.Chỉ có thể trên cơ sở thu thập được thông tin đầy đủ chính xác thì công ty mới có thể lập kế hoạch hiệu quả, đảm bảo được lợi thế cạnh tranh. Hệ thống thông tin của Công ty hiện nay chưa đảm bảo được nguồn thông tin có chất lượng cần thiết phục vụ công tác lập kế hoạch. Chính vì vậy, xây dựng được hệ thống thông tin cần thiết về thị trường thế giới và trong nước là yêu cầu đặt ra đối với công ty. Công việc đầu tiên Công ty cần thực hiện là phải xây dựng được hệ thống thông tin gồm: - Thông tin về môi trường kinh doanh, chính trị, văn hoá, xã hội, thông tin về các chính sách thuế và hỗ trợ doanh nghiệp của nhà nước… - Thông tin về các đối thủ cạnh tranh, về nhà cung cấp nguyên vật liệu và khách hàng . - Thông tin về tình hình phát triển của ngành xây dựng. - Thông tin về giá cả các sản phẩm hiện hành. Để đảm bảo được nguồn thông tin chính xác Công ty có thể cử nhân viên đi khảo sát thị trường, xác lập quan hệ với nhà cung cấp…Sau đây là một số biện pháp góp phần việc xây dựng hệ thống thông tin hoàn thiện hơn: - Để đảm bảo tính thống nhất toàn Công ty thì các xí nghiệp cũng cần tiến hành thu thập thông tin liên quan đến mặt hàng sản xuất của đơn vị, báo cáo kịp thời những thay đổi trong quá trình sản xuất của mình hay những bất thường trong nguyên vật liệu, thời hạn giao hàng… - Liên kết, tạo mối quan hệ với các bạn hàng truyền thống để có được những thông tin kịp thời. - Sau khi thu thập thông tin cần tiến hành phân tích, xử lý để giữ lại những thông tin trực tiếp ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Cần loại bỏ những nhân tố mang tính ngẫu nhiên, cá biệt. Đặc biệt khi thu thập thông tin về môi trường nội bộ của công ty cần tiến hành phân tích để nhận dạng, xác định và xếp thứ tự ưu tiên cho từ 10 đến 20 điểm mạnh và điểm yếu quan trọng nhất, có ảnh hưởng đến sự thành bại của tổ chức. 3. Tăng cường bồi dưỡng đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác lập kế hoạch Để nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch thì việc đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ làm công tác lập kế hoạch là rất cần thiết. Thực tế hiện nay ở công ty những người thực hiện công tác này chủ yếu dựa vào kinh nghiệm, chưa được đào tạo chuyên sâu. Trong thời gian tới, Công ty thuê chuyên gia về giảng để nâng cao năng lực cho cán cán bộ phòng về khả năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. Công ty cũng nên khuyến khích, tạo điều kiện về thời gian cho các cán bộ trẻ đi học sau đại học nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ kế cận. 4. Thực hiện tốt hơn nữa công tác phân bổ nguồn lực Công ty cần phải đảm bảo phân bổ các nguồn lực hợp lý để phục vụ cho việc thực hiện kế hoạch, cần tránh việc phân bổ theo ý chủ quan của các nhà quản lý. Trong việc tổ chức thực hiện thì thực chất việc phân bổ nguồn lực thường tập trung chủ yếu vào phân bổ nguồn vốn. Đảm bảo và phân bổ nguồn vốn thường được căn cứ vào kế hoạch chiến lược cấp Công ty và đảm bảo phân bổ vào mục đích sử dụng hữu hiệu nhất. Hiện nay việc phân bổ nguồn vốn của công ty cần phải đảm bảo được những vấn đề sau: - Cần phải xem xét lại định hướng tổng quát của việc phân bổ nguồn vốn, xem xét các khoản chi đã hợp lý chưa, đã giúp được Công ty hoàn thành các mục tiêu đề ra hay chưa… - Phân tích nhu cầu về vốn như vốn lưu động, hàng tồn kho, nợ phải thu, xem xét vấn đề phân phối thu nhập. Đồng thời lập ngân sách về vốn . - Phân tích cơ cấu tài chính của doanh nghiệp trong việc thực thi kế hoạch hằng năm của doanh nghiệp. Cơ cấu tài chính có ảnh hưởng đến mức độ hấp dẫn và mức chi phí huy động nguồn vốn cho thực hiện kế hoạch và sẽ ảnh hưởng tới mức lợi nhuận. Ngoài ra công ty cũng cần rà soát lại trang thiết bị sản xuất để xác định hướng đầu tư trong những năm tiếp theo. 5. Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng, các đơn vị xí nghiệp trong Công ty Hiệu quả của công tác lập kế hoạch không chỉ phụ thuộc vào trình độ năng lực của các cán bộ lập kế hoạch mà còn phụ thuộc vào mối quan hệ tương tác giữa các phòng, bộ phận khác trong công ty. Để xây dựng được một bản kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp cần có sự tham gia của tất cả các phòng ban, xí nghiệp trong Công ty. Điều này không có nghĩa là mỗi phòng ban đều phải đưa ra ý kiến riêng mà là phải dựa trên cơ sở đề xuất kế hoạch sản xuất, sau đó tổng hợp để hoàn thiện bản kế hoạch. Lãnh đạo của công ty cần quan tâm đến vấn đề duy trì và phát triển mối quan hệ giữa các bộ phận để hoạt động của các bộ phận này phối hợp ăn ý với nhau, hướng tới mục tiêu chung của công ty. Người quản lý cần nắm chắc năng lực thực tế của các xí nghiệp để phát huy sức mạnh của toàn công ty với những việc làm cụ thể sau: - Cử người trực tiếp xuống các xí nghiệp để thường xuyên nắm bắt được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh. Có như vậy công ty mới theo dõi được tình hình thực tế của các xí nghiệp, làm căn cứ cho việc lập kế hoạch SXKD, nâng cao hiệu quả kinh doanh của toàn công ty. - Các chỉ tiêu đề ra cần được sự thống nhất của các xí nghiệp rồi mới công khai kế hoạch cho toàn công ty. 6. Sắp xếp thứ tự các mục tiêu Trong quá trình thiết lập các mục tiêu cần sắp xếp các mục tiêu theo thứ tự ưu tiên nhất định. Xác định được mức độ quan trọng của từng mục tiêu. Phân loại những mục tiêu hàng đầu liên quan đến sự sống còn và phát triển của công ty( mục tiêu về lợi nhuận, doanh thu hay thị phần) và những mục tiêu hàng thứ hai liên quan đến tính hiệu quả sản xuất kinh doanh. Các mục tiêu trong những giai đoạn cụ thể phải đảm bảo các tiêu chí cơ bản : Cụ thể, đo lường được,  tham vọng, có thể đạt được, tương thích và thời hạn hoàn thành. Thêm vào đó nó cần thiết phải trả lời được các câu hỏi: Tại sao phải thực hiện? Ai sẽ là người thực hiện? Sẽ phải thực hiện cái gì? Thực hiện ở đâu? Và thực hiện bằng cách nào? Hơn thế nữa kế hoạch kinh doanh phải được đặt trong bối cảnh qui hoạch của một chiến lược tổng thể chung của công ty với tính nhất quán và xuyên suốt...  7. Đánh giá chính xác việc thực hiện các kết quả kế hoạch sản xuất kinh doanh Quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh đều được phản ánh qua các chỉ tiêu kết quả, những chỉ tiêu này vừa phản ánh khả năng thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty và nó cũng là căn cứ quan trọng để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho năm tiếp theo. Trong thời gian tới công ty cần có những biện pháp nhằm chấn chỉnh lại và hạn chế tới mức thấp nhất những sai sót trong việc đánh giá các chỉ tiêu kết qủa sản xuất kinh doanh của mình. Công ty cần lập ra một bảng sắp xếp theo thứ tự ưu tiên của các chỉ tiêu này, lập ra cho tối đa 20 chỉ tiêu ở mỗi loại. Những chỉ tiêu mấu chốt cần phải lấy những thời điểm khác nhau để tạo ra độ khách quan của những chỉ tiêu. Công ty có thể sử dụng một số chỉ tiêu sau đây để phân tích kết quả: - Tỷ suất giữa giá trị gia tăng với tổng vốn: Tỷ suất giữa giá trị gia tăng với tổng vốn = ( Giá trị gia tăng/ Tổng vốn) × 100% Chỉ tiêu này phản ánh cứ một đồng vốn tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra bao nhiêu đồng giá trị gia tăng nhằm thực hiện tái sản xuất mở rộng doanh nghiệp, đóng góp vào sự phát triển chung của nền kinh tế-xã hội, nâng cao đời sống nguời lao động. - Tỷ lệ lợi nhuận và chi phí : Ec = B/C Trong đó: Ec là tỷ trọng lợi nhuận ,chi phí B là mức lợi nhuận trong thời điểm tính toán . C là tổng chi phí trong thời gian tính toán . - Các chỉ tiêu về khả năng sinh lợi : Doanh thu tiêu thụ sản phẩm = Lợi nhuận sau thuế / Doanh thu thuần Chỉ tiêu lợi nhuận hoạt động = Lãi gộp / Doanh thu thuần Các chỉ tiêu về khả năng sinh lợi phản ánh tổng hợp nhất hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Các chỉ tiêu này phản ánh kết quả đạt được từ việc kết hợp quản lý, khả năng thanh toán, quản lý tài sản, quản lý nợ đối với những kết quả hoạt động. - Thu nhập bình quân của người lao động: Tổng thu nhập của lao động Số lao động bình quân Thu nhập bình quân của người lao động = Nâng cao thu nhập người lao động là tiêu chuẩn để đánh giá DN hoạt động có hiệu quả hay không, điều này xuất phát từ mục đích của nền kinh tế xã hội nước ta. Chú ý rằng, tăng thu nhập bình quân của người lao động đánh giá tích cực khi tốc độ tăng của nó phải nhỏ hơn tốc độ tăng năng suất lao động. Bởi vì, chỉ đảm bảo tốt nguyên tắc đó mới đảm bảo tái sản xuất mở rộng và việc nâng cao thu nhập người lao động mới bền vững. Ngoài ra cần phải sử dụng thêm những biến số khác bao gồm thị phần, mức độ cạnh tranh, kinh tế thế giới, những mối liên kết với nước ngoài, độc quyền và những lợi thế về chiến lược, tính cạnh tranh về giá, lãi suất… 8. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc triển khai thực hiện kế hoạch Khi đánh giá chất lượng thực hiện kế hoạch phải kể đến tiến độ và thời gian thực hiện. Vì vậy để hoàn thành các chỉ tiêu đúng thời hạn, Công ty cần tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc triển khai kế hoạch của các xí nghiệp với các biện pháp sau: - Công ty cần tạo điều kiện cho các xí nghiệp phát huy tính chủ động của mình khi điều kiện sản xuất thay đổi, tránh gò bó qua các văn bản hướng dẫn. Hàng năm có hình thức khen thưởng xứng đáng cho các xí nghiệp hoàn thành tốt các chỉ tiêu đề ra. - Công ty có thể thành lập một ban thanh tra xuống các xí nghiệp kiểm tra nhằm tránh tình trạng chất lượng trên giấy để lấy thành tích. - Công ty cần có một đội ngũ giám sát kiểm tra nội bộ thực sự có năng lực để có thể kiểm tra giám sát chặt chẽ việc thực hiện các chỉ tiêu kết quả, đồng thời phải có đội ngũ chuyên viên giúp việc có năng lực cao, linh hoạt trong công tác tham mưu cho ban giám đốc. Với những giải pháp trên chúng ta tin tưởng rằng công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ ngày càng hoàn thiện, góp phần to lớn vào sự phát triển bền vững của công ty. KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng số 5, được sự chỉ bảo của cô giáo hướng dẫn và các cô chú phòng tổng hợp em đã có cơ hội vận dụng những kiến thức đã học trong môi trường thực tế. Nhận thức được vai trò quan trọng của công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, em đã chọn đề tài này với mong muốn hoàn thiện hơn công tác lập kế hoạch của công ty trong thời gian tới. Dựa trên cơ sở lý luận chung về công tác lập kế hoạch trong quá trình quản lý của doanh nghiệp, chuyên đề đã đi sâu phân tích thực trạng công tác trên tại công ty, từ đó đánh giá những mặt tích cựu cũng như những vướng mắc còn tồn tại và nguyên nhân của nó. Em đã mạnh dạn đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm mục đích nâng cao chất lượng của công tác lập kế hoạch tại Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng số 5. Do thực hiện trong sự giới hạn về thời gian, phạm vi nghiên cứu của đề tài rộng và khả năng, kiến thức của bản thân còn hạn chế nên chuyên đề tốt còn nhiều thiếu sót. Vì vậy em kính mong nhận được ý kiến đóng góp của cô giáo hướng dẫn để hoàn thiện hơn chuyên đề của mình . Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo Bùi Thị Hồng Việt và các cô chú phòng tổng hợp của Công ty Cổ phần Cơ khí Xây dựng số 5 đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS . Nguyễn Thị Ngọc Huyền- Khoa học quản lý tập I - NXB Khoa học và kỹ thuật Hà Nội – 2004 2. GS.TS. Đỗ Hoàng Toàn, TS. Mai Văn Bưu - Quản lý kinh tế tập I - NXB khoa học và kỹ thuật - 2001 3. TS. Nguyễn Thị Hồng Thuỷ, PGS. TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền - lý thuyết quản trị doanh nghiệp - NXB Khoa học kỹ thuật - 1997 4. Nguyễn Thành Bang, Võ Duy Kiệt - Kế hoạch hoá và quan hệ thị trường - NXB giáo dục. 5. Harold Koontz, Cyril odonell, Heint weihrich - Những vấn đề cốt yếu của quản lý - NXB khoa học và kỹ thuật - 1992. 6. Giáo trình quản trị doanh nghiệp - Bộ môn quản trị doanh nghiệp. 7. Điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty. 8. Báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu KHSX năm 2007, 2008, 2009. 9. Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh năm 2007, 2008, 2009. 10. Báo cáo năng lực sản xuất của công ty. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ĐVT: Đơn vị tính GĐ: Giám đốc KH: Kế hoạch XN: Xí nghiệp SP: Sản phẩm SX: Sản xuất SXKH: Sản xuất kinh doanh STT: Số thứ tự VCSH: Vốn chủ sở hữu TSCĐ: Tài sản cố định