Chuyên đề Hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất tại xí nghiệp Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy

ổ tráng màng Tổ ín tráng lồng ống. Tổ may. Bộ phận gập van, in giáp lai và ép kiện. Tổ cơ điện Sơ đồ bộ máy tổ chức của Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy Gi¸m ®èc PHã gi¸m ®èc kinh doanh PHã gi¸m ®èc s¶n xuÊt Ph©n x­ëng s¶n xuÊt Tæ t¹o sîi Tæ dÖt Tæ Tr¸ng mµng Tæ in c¾t lång èng Tæ may Bé phËn gÊp van, in gi¸p lai vµ Ðp kiÖn Tæ c¬ ®iÖn Phßng tµI chÝnh kÕ to¸n Phßng tæ chøc hµnh chÝnh Phßng kÕ ho¹ch kü thuËt vËt t­ Tất cả các phòng ban trong Xí nghiệp đều có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc Xí nghiệp trong phạm vi chuyên môn nghiệp vụ đã được giao trong lĩnh vực mình phụ trách, đảm bảo đúng quy định của Xí nghiệp, Công ty và đúng pháp luật. Các phòng chức năng có nhiệm vụ chung là vừa phải hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, vừa phải phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác và xưởng nhằm đảm bảo cho tất cả các lĩnh vực công tác của Xí nghiệp được tiến hành ăn khớp, đồng bộ, nhịp nhàng. Các phòng chức năng không có quyền trực tiếp chỉ huy Xưởng và các bộ phận của Xưởng. 1.3.2. Quy trình công nghệ sản xuất. Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu GĐ/ P.GĐ P.KH-KT-VT Hạt nhựa PP Mực in Giấy Kraft Tạo sợi Dệt tròn Tráng màng Gập van May In giáp lai & ép kiện Xuất hàng Lồng ống Phiếu giao việc VP Xưởng Phụ gia, nhựa tái chế Giấy Kraft Chỉ khâu, Băng nẹp Dây buộc Hạt nhựa PP nhựa, mực in, hồ dán BM.14.01 Quản đốc xưởng ` BM.12.07 Tổ sợi BM.12.01 Tổ dệt BM.12.02 BM.12.09 BM.12.11 Tổ Tráng màng BM.12.03 BM.12.08 Tổ Lồng ống BM.12.04 BM.12.12 Tổ Gập van BM.12.10 Tổ May BM.12.05 Tổ In giáp lai và ép kiện BM.12.06 Kho Quy trình sản xuất bao bì có 6 công đoạn chính gồm : Tạo sợi, Dệt, Tráng màng, Lồng ống, May, In giáp lai và ép kiện (như sơ đồ hình vẽ) . Tạo sợi. Nguyên liệu (nhựa và phụ gia) nhập vào được kiểm tra khối lượng, chất lượng, mã sản phẩm... sau đó đưa về xưởng chạy thử (khi cần). Đối với nguyên liệu đã chạy ổn định thì không cần chạy thử chỉ cần kiểm tra khối lượng, mã sản phẩm, và chất lượng bằng trực quan sau đó ghi vào sổ giao ca (BM.12.01). Người công nhân cài đặt chế độ vận hành, các thông số kỹ thuật trên màn hình điều khiển phù hợp với chủng loại nguyên liệu và yêu cầu chất lượng sản phẩm (theo quy trình vận hành máy tạo sợi và quy định về chế độ chạy máy tạo sợi). Sản phẩm: các cuộn sợi dọc và sợi ngang theo yêu cầu. Dệt. Công nhân tổ dệt sau khi nhận cuộn sợi từ tổ tạo sợi sẽ kiểm tra bằng trực quan chất lượng sợi (độ dầy sợi) và cuộn sợi. Nếu sợi không đạt theo quy định của Xí nghiệp thì trả lại cho tổ tạo sợi để tái chế hoặc đưa sang phế liệu. Đối với sợi đạt chất lượng, người công nhân sẽ cho vào máy dệt để chạy máy (Quy trình vận hành máy dệt) Các máy dệt đều được cài đặt thông số chạy máy giống nhau. Công nhân phải ghi tất cả các thông số vào sổ giao ca (BM.12.02); Sổ giao ca thợ vận hành máy Dệt (BM.12.11) và sổ cắt cuộn theo biểu mẫu BM.12.09. Sản phẩm: Cuộn vải dệt PP có khổ vải, mật độ sợi dọc, sợi ngang ổn định theo cài đặt của máy. Tráng màng Nguyên liệu của tổ tráng màng bao gồm: Nhựa PP Phụ gia Giấy kraft Vải dệt PP Tất cả nguyên liệu nhập vào trong công đoạn này được kiểm tra bằng trực quan và bằng thiết bị. Sau khi nhận nguyên liệu công nhân cho vận hành máy theo qui trình vận hành máy, quy định về chế độ chạy máy tráng màng và ghi các thông tin vào sổ giao ca (BM.12.03), sổ theo dõi sản lượng tổ tráng màng. Sản phẩm: Cuộn vải KP có khổ vải, độ bám dính, kích thước mép vải dán ổn định theo cài đặt của máy. Tuỳ theo sản phẩm mà có thể có hoặc không có giấy kraft tráng cùng. Tạo ống Trong công đoạn này, nguyên liệu của quá trình tạo ống gồm : - Giấy kraft - Nhựa dán - Phụ gia - Hồ dán - Mực in - Vải KP Trong công đoạn này các công nhân cũng kiểm tra trực quan, sau khi đảm bảo rằng nguyên liệu đạt được yêu cầu về chất lượng thì người công nhân cho chạy máy sau đó ghi vào sổ giao ca (BM.12.04) và sổ theo dõi nguyên liệu (Quy trình vận hành máy tạo ống và quy định chế độ chạy máy in cắt lồng ống). Nếu phát hiện ra lỗi sản phẩm trong quá trình vận hành thì người công nhân phải giảm tốc độ máy và loại bỏ các sản phẩm lỗi ra khỏi quá trình. Sản phẩm: Trong công đoạn này các sản phẩm được tạo ra gồm loại ống bao KP, KPK hoặc các loại bao khác tuỳ theo đơn đặt hàng … Sản phẩm ống bao được chuyển sang công đoạn gấp van. Công nhân gấp van theo yêu cầu kích thước của loại bao nào thì dùng các loại dưỡng gấp theo quy định của loại bao đó. Sản phẩm gấp van được kiểm tra tại chỗ, nếu đạt yêu cầu thì công nhân ghi vào sổ sản lượng theo biểu mẫu BM.12.10 và chuyển sang công đoạn may. Nếu chưa đạt yêu cầu thì KCS yêu cầu công nhân gấp van sửa ngay tại chỗ và ghi tên vào kiện sản phẩm. Khi chuyển đổi loạt sản phẩm mới phải có biên bản nghiệm thu trước khi sản xuất hàng loạt (BM 12.12) May. Nguyên liệu công đoạn này bao gồm các ống bao đã được gập van theo qui định của ống bao đó, băng nẹp theo yêu cầu của từng loại bao, chỉ khâu. Khi nhận được sản phẩm sau quá trình gấp van, công nhân tổ may kiểm tra số lô trước khi may để đảm bảo không lẫn lộn giữa các lô và kết hợp kiểm tra van bao đảm bảo đạt yêu cầu thì mới được may. Trong quá trình vận hành công nhân phải liên tục theo dõi quá trình chạy máy như chất lượng đường may, nẹp bao… để đảm bảo đúng quy cách mà khách hàng yêu cầu. Nếu không đạt yêu cầu thì sản phẩm được loại bỏ hoặc sửa lại. Và công nhân phải ghi các thông số chạy máy, sản phẩm vào sổ giao ca. Trong quá trình vận hành ngoài việc kiểm tra chất lượng vỏ bao CNVH phải kiểm tra đủ số lượng 25 v/1tập, nếu thiếu phải bù trước khi chuyển sang công đoạn ép kiện. Nếu nẹp ẩm CNVH phảI đưa vào tủ sấy để đảm bảo chất lượng trước khi may. In giáp lai và ép kiện. Khi nhận được sản phẩm từ công đoạn may công nhân tổ in giáp lai, ép kiện kiểm tra số lô trước khi in giáp lai và ép kiện để không nhầm lẫn giữa các số lô. Mỗi kiện được đóng với số lượng 100 bao/ kiện. Mỗi kiện được người công nhân dán tem ghi các thông tin (tên, ca, ngày tháng năm ). Trong trường hợp in giáp lai nếu không đúng quy cách thì cần phải loại bỏ ngay. Cuối ca các công nhân phải ghi số lượng vào sổ giao ca tổ in giáp lai và ép kiện theo biểu mẫu BM.12.06 Khi hoàn thiện một lô sản phẩm, trưởng ca, thủ kho và thống kê xưởng làm biên bản nghiệm thu sản phẩm cuối cùng trước khi nhập kho theo BM.03.02 Cuối ca các trưởng ca ghi các thông tin cần thiết của các công đoạn trong phân xưởng (nếu có) vào sổ giao ca của trưởng ca theo biểu mẫu BM.12.07. 1.3.3. Chức năng, nhiệm vụ của phòng Kế hoạch Kỹ thuật- Vật tư. - Trên cơ sở năng lực máy móc thiết bị, kế hoạch Công ty giao cũng như hợp đồng đã ký kết với khách hàng để lập kế hoạch sản xuất cũng như các yêu cầu kỹ thuật sản phẩm hàng tuần, hàng tháng, quý, năm cho các bộ phận sản xuất của Xí nghiệp. - Dự báo tình hình thị trường về giá cả đầu vào và đầu ra, nhu cầu tiêu thụ sản phẩm, đề xuất phương án sản xuất kinh doanh hoặc phương thức hoạt động thích hợp trình giám đốc duyệt và triển khai thực hiện tới các bộ phận trong Xí nghiệp - Chuẩn bị các điều kiện pháp lý và nội dung cụ thể phục vụ cho việc ký kết hợp đồng kinh tế giữa Xí nghiệp và các đối tượng khách hàng ( trong phạm vi xí nghiệp được phân cấp và uỷ quyền). Triển khai quản lý và theo dõi việc thực hiện các hợp đồng kinh tế đó - Tập hợp các báo cáo thường xuyên, báo cáo định kỳ của các bộ phận trong Xí nghiệp để báo cáo tổng hợp có số liệu thồng kê chính xác, kịp thời cung cấp cho Giám đốc Xí nghiệp và các phòng ban nghiệp vụ làm cơ sở điều hành hoạt động của Xí nghiệp. - Quản lý hệ thống hồ sơ và quản lý kỹ thuật trang thiết bị, máy móc, phương tiện của Xí nghiệp. Xây dựng kế hoạch, quy trình, nội dung và tham gia nghiệp thu các công việc duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa lớn, máy móc, thiết bị và nhà xưởng - Trên cơ sở thực tế sản xuất kinh doanh và năng lực máy móc thiết bị của Xí nghiệp cùng với xưởng sản xuất vỏ bao tính toán, xây dụng và quản lý các định mức tiêu hao vật tư, tỷ lệ hao hụt, tỷ lệ phế phẩm và quản lý chất lượng sản phẩm - Lập biên bản và cùng tham gia tìm các giải pháp kỹ thuật và công nghệ thích hợp đề ra biện pháp xử lý trong các trường hợp có sự cố kỹ thuật, sự cố MMTB tai nạn lao động, sản phẩm làm ra có vấn đề về chất lượng. - Lập đăng ký, quản lý các sáng kiến và có kế hoạch triển khai áp dụng các sáng kiến cải tiến và tiến bộ khoa học kỹ thuật trong Xí nghiệp - Tính toán, lập dự trù vật tư, tập hợp các nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu để trình giám đốc duyệt, đề xuất và triển khai các phương thức mua sắm thích hợp, tổ chức cung ứng kịp thời, đảm bảo chất lượng cho nhu cầu sản xuất và hoạt động chung của Xí nghiệp - Chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả vật tư hàng hoá mua về và tuân thủ các nguyên tắc mua sắm, nhập, xuất theo quy định của Công ty và Xí nghiệp. - Kiểm tra trình giám đốc phê duyệt các nhu cầu vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trước khi làm thủ tục xuất kho cho các bộ phận. - Làm báo cáo quyết toán vật tư, hàng hoá và sửa chữa lớn theo quy định của Công ty và Xí nghiệp. Làm báo cáo kỹ thuật hàng quý, năm của Xí nghiệp. - Quản lý và sử dụng hệ thống kho có hiệu quả, dự trù cung cấp và bảo quản các loại vật tư, sản phẩm phục vụ kịp thời nhu cầu sản xuất và kinh doanh của Xí nghiệp. Không để tồn kho, ứ đọng vật tư hàng hoá quá quy định. - Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý vật tư hàng hoá theo dõi số lượng chủng loại, bảo quản duy trì chất lượng hàng hoá trong kho. Có kế hoạch bảo vệ phòng chống chảy nổ tổng thể và chi tiết các kho. - Cùng phòng tài chính kế toán, xưởng sản xuất vỏ bao kiểm tra, nghiệm thu số lượng, chất lượng hàng nhập. - Tham gia phối hợp với xưởng sản xuất vỏ bao kiểm tra chất lượng sản phẩm - Lập báo cáo nhập, xuất, tồn kho vật tư sản phẩm trong tháng. - Tổ chức giao nhận sản phẩm với khách hàng đảm bảo đúng các điều khoản của hợp đồng đã ký kết. - Xây dựng các nội quy an toàn và quy trình vận hành máy móc. - Tham gia đào tạo ATVSLĐ, nâng bậc lương cho công nhân theo chương trình kế hoạch đào tạo của công ty và xí nghiệp. 2. Tình hình sản xuất kinh doanh năm 2009 của Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy. Sản lượng tiêu thụ và doanh thu từ các loại sản phẩm như sau: Vỏ bao xi măng Hoàng Thạch: Sản lượng: 25.536.601 vỏ bao. Doanh thu: 97.853.783.179 đồng Vỏ bao xi măng Bỉm Sơn: Sản lượng: 1.500.000 vỏ bao. Doanh thu: 5.688.000.000 đồng. Vỏ bao xi măng Hoàng Thạch đóng tại Xi măng Hữu Nghị: Sản lượng: 319.675 vỏ bao. Doanh thu: 1.203.398.169 đồng. Vỏ bao xi măng X77: Sản lượng: 850.000 vỏ bao. Doanh thu: 3.307.744.800 đồng. Vỏ bao xi măng Quang Sơn: Sản lượng: 200.000 vỏ bao. Doanh thu: 790.000.000 đồng. Vỏ bao xi măng Hoàng Thạch đóng tại Cẩm Phả: Sản lượng: 80.000 vỏ bao. Doanh thu: 290.181.600 đồng. Tổng Sản lượng: 28.486.276 vỏ bao. Doanh thu: 109.133.107.748 đồng. Chúng ta dễ dàng nhìn thấy doanh thu của Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy chủ yếu là dựa vào việc cung cấp sản phẩm cho công ty mẹ là Xi măng Hoàng Thạch. Sản lượng tiêu thụ chiếm tới 89.64% và doanh thu chiếm 89.66% tổng sản lượng tiêu thụ, doanh thu của năm 2009. Từ đó cũng nhận ra rằng Xí nghiệp chưa có sự mở rộng thị trường sang các đơn vị khác hay nói cách khác là còn phụ thuộc rất lớn vào sự bao tiêu của công ty mẹ, không đầu tư vào việc tìm kiếm khách hàng mới. Tổng hợp sản lượng và doanh thu các tháng năm 2009 tháng Vỏ bao Hoàng Thạch Vỏ bao Bỉm Sơn Vỏ bao HT đóng tại XM Hữu Nghị Vỏ bao X77 Vỏ bao Quang Sơn Vỏ bao HTđóng tại XM Cẩm Phả SL DT SL DT SL DT SL DT SL DT SL DT 1 61.931 230.833.558 39.700 144.002.619 2 2.073.464 7.771.541.232 3 1.741.800 6.371.575.953 240.000 871.200.000 60.000 218.181.600 80.000 290.181.600 4 3.092.976 11.357.635.000 240.000 871.200.000 40.000 145.090.800 120.000 436.363.200 5 2.282.431 8.983.050.750 6 968.793 3.798.372.210 180.000 680.400.000 40.000 152.400.000 70.000 277.200.000 7 2.796.286 10.845.300.780 120.000 475.200.000 8 2.913.400 11.308.069.920 240.000 907.200.000 40.000 152.400.000 60.000 237.600.000 9 1.870.325 7.298.472.090 100.000 396.000.000 10 1.870.624 7.288.373.760 120.000 471.600.000 40.000 152.400.000 60.000 237.600.000 11 2.842.574 10.924.370.940 240.000 943.200.000 59.975 228.504.750 160.000 633.600.000 12 3.021.997 11.676.276.090 240.000 943.200.000 60.000 220.600.000 100.000 396.000.000 200.000 790.000.000 Tổng 25.536.601 97.853.783.179 1.500.000 5.688.000.000 319.675 1.203.398169 850.000 3.307.744800 200.000 790.000.000 80.000 290.181.600 3. Công tác lập kế hoạch sản xuất tại Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy. 3.1. Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất năm 2009. Kế hoạch sản xuất năm 2009 (đơn vị: vỏ bao) PCB30 Hoàng Thạch PCB40 Hoàng Thạch PCB30 Bỉm Sơn PCB30 X77 Tháng 1 1.520.000 240.000 Tháng 2 1.600.000 240.000 Tháng 3 1.760.000 240.000 80.000 Tháng 4 1.840.000 240.000 Tháng 5 1.440.000 400.000 240.000 Tháng 6 1.440.000 400.000 240.000 30.000 Tháng 7 1.440.000 400.000 240.000 Tháng 8 1.040.000 800.000 240.000 Tháng 9 1.440.000 400.000 240.000 Tháng 10 1.600.000 400.000 240.000 40.000 Tháng 11 1.600.000 400.000 240.000 40.000 Tháng 12 1.600.000 400.000 240.000 40.000 Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất năm 2009. Tháng Sản phẩm Sản lượng (vỏ bao) Tháng 1 Hoàng thạch PCB30 1.640.000 Tháng 2 Hoàng thạch PCB30 & PCB40 1.920.000 Hoàng thạch- Cẩm phả 80.000 Tháng 3 Hoàng thạch PCB30 & PCB40 1.920.000 Bỉm sơn 240.000 X77 60.000 Hoàng thạch- Cẩm phả 80.000 Hoàng thạch- Hữu nghị 40.000 tháng 4 Hoàng thạch PCB30& PCB40 1.840.000 Bỉm sơn PCB30 240.000 X77 120.000 Hoàng thạch- Hữu nghị 40.000 Tháng 5 Hoàng thạch PCB30 & PCB40 2.560.000 Tháng 6 Hoàng thạch PCB30 & PCB40 2.240.000 Bỉm sơn PCB30 180.000 X77 70.000 Hoàng thạch- Hữu nghị 40.000 Tháng 7 Hoàng thạch PCB30 & PCB40 2.560.000 X77 120.000 Tháng 8 Hoàng thạch PCB30 & PCB40 2.240.000 Bỉm sơn 240.000 X77 60.000 Hoàng thạch- Hữu nghị 39.700 Tháng 9 Hoàng thạch PCB30 & PCB40 2.640.000 X77 100.000 Tháng 10 Hoàng thạch PCB30 & PCB40 2.560.000 Bỉm sơn 120.000 X77 60.000 Hoàng thạch- Hữu nghị 40.000 Tháng 11 Hoàng thạch PCB30 & PCB40 2.320.000 Bỉm sơn 240.000 X77 160.000 Hoàng thạch- Hữu nghị 60.000 Tháng 12 Hoàng thạch PCB30 & PCB40 2.141.932 Chúng ta có thể thấy rõ một thực tế rằng giữa sản lượng sản xuất trong kế hoạch với sản lượng sản xuất thực tế có sự chênh lệch đáng kể, bản kế hoạch sản xuất được lập ra ở Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy vẫn chưa phải là một bản kế hoạch thực hiện, chưa phản ánh được năng lực cũng như nhu cầu sản xuất thực tế mà vẫn mang tính chất thành tích là chính. 3.2. Hoạt động lập kế hoạch sản xuất tại Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy. 3.2.1. Quy trình lập kế hoạch. Sơ đồ: Quy trình lập kế hoạch sản xuất tại Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy. Thống kê số liệu tiêu thụ kỳ trước Dự báo nhu cầu thị trường kỳ kế hoạch Xưởng sản xuất Phòng KH KT- VT xác định sản lượng sản xuất kỳ kế hoạch Giám đốc Trình duyệt điều chỉnh Bước 1: Tổng hợp báo cáo thị trường, xác định mức tiêu thụ của từng chủng loại sản phẩm kỳ trước và dự báo nhu cầu của thị trường cho kỳ kế hoạch. Các số liệu có được dựa trên các báo cáo theo phương pháp truyền thống, chưa có việc sử dụng các công cụ phân tích và xử lý để đưa ra con số dự báo chính xác hơn. Đây là bước đầu tiên quan trọng làm cơ sở cho bản kế hoạch sản xuất nhưng hiện nay, các số liệu mới chỉ dựa trên báo cáo truyền thống, chưa được xử lý qua các công cụ tính toán, ước lượng để tìm ra xu hướng thị trường. Bước 2: Trên cơ sở dự báo và dựa vào các hợp đồng đã ký kết được, có tính đến công suất của máy móc thiết bị để lập kế hoạch sản xuất cho kỳ kế hoạch tiếp theo. Bước 3: Trình bản kế hoạch lên Giám đốc để có sự xem xét, điều chỉnh và ký duyệt. Bước 4: Phòng Kế hoạch Kỹ thuật- Vật tư nhận bản kế hoạch đã được thông qua để tổ chức triển khai và thực hiện. Kế hoạch sản xuất của Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy được lập theo từng tháng. Nhìn chung, quy trình lập kế hoạch vẫn không khác so với quy trình cũ đã tồn tại trong các cơ quan, xí nghiệp nhà nước. 3.2.2. Phương pháp lập kế hoạch sản xuất tại Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy. a. Căn cứ lập và đặc điểm kế hoạch sản xuất. Căn cứ lập kế hoạch sản xuất. Sau đây là những căn cứ chủ yếu mà Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy sử dụng khi lập ra kế hoạch sản xuất cho mình: Thứ nhất, căn cứ vào chính sách phát triển của xí nghiệp. Điều này xuất phát từ việc nghiên cứu thị trường xem trong từng giai đoạn sẽ ưu tiên đầu tư sản xuất loại sản phẩm nào mang lại nhiều lợi nhuận cho xí nghiệp hay việc tập trung tấn công vào một khu vực thị trường mới mà xí nghiệp nhận thấy rằng mình có khả năng thành công. Từ những quyết định đó, sẽ có sự thay đổi trong công tác lập kế hoạch sản xuất. Thứ hai, căn cứ vào tình hình tiêu thụ của từng loại sản phẩm trên thị trường và tình hình thực hiện kế hoạch kỳ trước, các hợp đồng bán hàng đã ký kết cho kỳ kế hoạch, từ đó xác định kế hoạch sản xuất tổng thể và kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu. Thứ ba, căn cứ vào công suất của máy móc thiết bị sản xuất và sự biến động trong giá cả của các nguyên vật liệu đầu vào. Những nhân tố này ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất và chất lượng của sản phẩm. Thứ tư, đó là các thay đổi về chính sách vĩ mô như lãi suất tiền vay, thuế,…., những yếu tố này tác động đến vấn đề tài chính của xí nghiệp hay nói một cách khác là tác động đến khả năng huy động vốn cho sản xuất, cho mua sắm đầu vào, cho việc đổi mới công nghệ. Đặc điểm kế hoạch sản xuất tổng thể: Công tác kế hoạch do phòng KHKTVT đảm nhận. Nội dung bản kế hoạch mới chỉ dừng lại ở việc xác định khối lượng sản xuất cho kỳ kế hoạch chứ chưa có sự phân công rõ ràng thành các nội dung cụ thể hơn như kế hoạch nhu cầu sản xuất, kế hoạch tiến độ sản xuất,… b. Phương pháp xác định các chỉ tiêu kế hoạch. Các chỉ tiêu như định mức sản lượng, định mức sử dụng nguyên vật liệu,… chủ yếu được xác định dựa trên việc cân đối giữa công suất thiết kế của máy móc, sự sẵn có của các nguyên vật liệu và số lượng đơn hàng đã ký kết. Ví dụ: Đối với sản phẩm bao bì PCB30 do công ty Xi măng Hoàng Thạch đặt hàng, sản lượng sản xuất được tính toán dựa trên hợp đồng đã ký từ đầu năm và nhận hàng theo từng tháng, cộng với việc phải quan tâm đế khả năng sản xuất của phân xưởng. Thường thì con số này khá chính xác do có sự đặt hàng từ trước. Còn đối với các khách hàng khác ngoài công ty mẹ, ví dụ như bao bì PCB30 của xi măng Bỉm Sơn thì thực sự cần tới dự báo. Tuy nhiên, trong các bản kế hoạch sản xuất hàng tháng tại xí nghiệp, con số dự báo này luôn ở mức 240.000 vỏ bao. Để xác định mức nguyên vật liệu đầu vào thì xí nghiệp lại căn cứ vào định mức tiêu hao cho từng đơn vị sản phẩm của từng loại sản phẩm, số lượng định sản xuất, lượng nguyên vật liệu còn tồn kho, giá cả và sự sẵn có từ phía nhà cung cấp để ước lượng khối lượng nhập là bao nhiêu. Ví dụ, đối với nguyên liệu đầu vào là nẹp đen có lượng tồn kho đầu kỳ là 5388,1kg; tiêu hao theo sản lượng vỏ bao là 8000kg, như vậy xí nghiệp quyết định nhập vào 10000kg nguyên liệu. Hay đối với loại nguyên liệu khác là chỉ may PE20/9 có số liệu tương ứng theo thứ tự như trên là 3979,6kg; 2900kg; 4000kg. Những số liệu này chủ yếu được lập ra dựa trên các báo cáo và kinh nghiệm thực tế của người lập kế hoạch, đặc biệt là việc tính toán các thông số về sử dụng nguyên vật liệu và bán thành phẩm chứ chưa có một phương pháp tính toán khoa học. 3.2.3. Những nhân tố ảnh hưởng tới công tác lập kế hoạch tại Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy. a. Những nhân tố khách quan. Khách hàng: Có thể kể đến như các công ty xi măng Hoàng Thạch, Bỉm Sơn, Hoàng Mai, Tam Điệp, Quang Sơn, X77, Cẩm Phả… Riêng đối với công ty mẹ đồng thời cũng là khách hàng chính- công ty xi măng Hoàng Thạch thì không có hợp đồng, còn giao dịch với các khách hàng còn lại thông qua hợp đồng dài hạn. Sau đó, khối lượng sản phẩm trong hợp đồng sẽ được phân nhỏ theo từng tháng phù hợp với nhu cầu thực tế của phía khách hàng. Đối thủ cạnh tranh: Là các nhà máy sản xuất bao bì trong và ngoài tổng công ty xi măng, tuy nhiên do vẫn mang nặng tính bao cấp nên tính cạnh tranh không nhiều, vì các khách hàng chủ yếu là đơn vị trong tổng công ty xi măng nên đơn hàng chủ yếu mang tính bao tiêu. Điều này làm giảm đi động lực sản xuất của xí nghiệp vì áp lực phải tồn tại là không lớn. Ngoài ra, nó cũng khiến cho xí nghiệp không thực sự có những phương án sản xuất giảm thiểu chi phí nhất để tạo ra lợi thế về giá cả. Nhà cung cấp: Mua nguyên vật liệu chính bằng hình thức đấu thầu, thường một lần đấu thầu cho cả quý. Tổ chức đấu thầu sẽ do công ty xi măng Hoàng Thạch chủ trì, Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy sẽ tham gia với tư cách là một thành viên trong ban thẩm định. vì vậy nhà cung cấp có thể thay đổi liên tục do kết quả đấu thầu chứ không cố định ở một đối tác. Giá vật tư phụ thuộc nhiều vào biến động của thị trường dầu mỏ thế giới nên thay đổi nhiều và liên tục. Nhà cung cấp nhựa và giấy (vật tư chính) tương đối nhiều. b. Những nhân tố chủ quan. Loại sản phẩm: Không phong phú, chỉ chuyên cung cấp sản phẩm bao bì xi măng. Đây là đầu vào của quá trình sản xuất đối với các doanh nghiệp khách hàng nên việc thương lượng và quan hệ với khách hàng cũng dễ dàng hơn so với trường hợp sản phẩm phục vụ tiêu dùng cuối cùng. Tuy nhiên, vì đầu tư vào công nghệ nhiều nên giá thành tính trên một đơn vị sản xuất cao hơn mặt bằng chung. Nhân sự: Tay nghề của CBCNV chưa cao. Bộ phận nhân sự làm về kế hoạch không có chuyên môn sâu về kế hoạch. Điều này khiến cho công tác kế hoạch ở Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy chưa mang tính chuyên nghiệp thực sự. Công nghệ: Máy móc thiết bị hiện đại vào bậc nhất cả nước do đó chất lượng sản phẩm cao và ổn định, tiêu hao nguyên vật liệu và năng lượng trên một sản phẩm thấp, năng lực sản xuất thuộc hàng trung bình so với các đơn vị sản xuất cùng ngành. Các kế hoạch liên quan tới kế hoạch sản xuất. Kế hoạch sử dụng bán thành phẩm: đảm bảo cho doanh nghiệp biết được số lượng bán thành phẩm hiện đang có trong kho và có kế hoạch trong việc tiếp tục đưa chúng vào quy trình sản xuất, tránh sản xuất thêm một cách lãng phí, không cần thiết. Ví dụ: Kế hoạch sử dụng bán thành phẩm năm 2009 tại Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy Tháng Danh mục Đơn vị Tồn đầu tháng tại xưởng Sản xuất trong tháng Tiêu thụ trong tháng Tồn cuối tháng tại xưởng Tháng 1 Vải KP Thành Dũng, Việt Nhật m 945 1.500.000 1.408.000 92.945 Vải KP HVT, Lạng Sơn, Shinho m 29.316 29.316 Vải PP 843.431 1.500.000 1.500.000 843.431 Sợi PP kg 33.000 110.000 112.500 30.500 Tháng 2 Vải KP Thành Dũng, Việt Nhật m 422.167 1.300.000 1.472.000 250.167 Vải KP HVT, Lạng Sơn, Shinho m 23.114 23.114 Vải PP m 324.900 1.500.000 1.300.000 524.990 Sợi PP kg 34.000 120.000 112.500 41.500 Tháng 3 Vải KP Thành Dũng, Việt Nhật m 318.887 1.600.000 1.660.000 258.887 Vải KP HVT, Lạng Sơn, Shinho m 23.114 23.114 Vải PP m 437.424 1.700.000 1.600.000 537.424 Sợi PP kg 36.000 130.000 127.500 38.500 Tháng 4 Vải KP Thành Dũng, Việt Nhật m 294.796 1.700.000 1.664.000 330.796 Vải KP HVT, Lạng Sơn, Shinho m 23.114 23.114 Vải PM2 m 10.383 10.383 Vải PP m 447.338 1.900.000 1.700.000 647.338 Sợi PP kg 25.000 145.000 142.500 27.500 Tháng 5 Vải KP Thành Dũng, Việt Nhật, PM2 m 402.460 1.800.000 1.664.000 538.460 Vải PP m 402.862 1.700.000 1.700.000 602.862 Sợi PP kg 21.500 142.500 142.500 24.000 Tháng 6 Vải KP Việt Nhật m 270.921 1.900.000 1.696.000 474.921 Vải PP m 332.357 2.100.000 1.700.000 732.357 Sợi PP kg 22.500 160.000 157.500 25.000 Tháng 7 Vải KP Việt Nhật m 565.572 2.000.000 1.696.000 869.572 Vải PP m 277.509 2.100.000 2.000.000 377.059 Sợi PP kg 25.000 160.000 157.500 27.500 Tháng 8 Vải KP Việt Nhật, Việt Pháp m 150.271 2.000.000 1.664.000 486.271 Vải PP m 462.262 2.200.000 2.000.000 662.262 Sợi PP kg 19.200 170.000 165.000 24.200 Tháng 9 Vải KP Việt Nhật m 392.884 2.000.000 1.664.000 728.884 Vải PP m 243.090 2.200.000 2.000.000 443.090 Sợi PP kg 20.500 170.000 165.000 25.500 Tháng 10 Vải KP Việt Nhật, Lạng Sơn m 159.880 2.000.000 1.824.000 335.880 Vải PP m 484.324 2.200.000 2.000.000 684.324 Sợi PP kg 18.000 170.000 165.000 23.000 Tháng 11 Vải PP Việt Nhật, Lạng Sơn, Minh Tiến m 378.420 2.100.000 1.842.000 654.420 Vải Pp m 420.848 2.300.000 2.100.000 720.848 Sợi PP kg 18.100 175.000 172.000 21.100 Tháng 12 Vải KP Việt Nhật, Minh Tiến m 381.388 2.100.000 1.824.450 656.938 Vải PP m 278.454 2.200.000 2.100.000 378.454 Sợi PP kg 19.000 165.000 165.000 19.000 Kế hoạch bảo dưỡng định kỳ: đảm bảo cho năng lực sản xuất của xí nghiệp được duy trì ổn định, tránh hỏng hóc đột xuất gây ảnh hưởng tới quá trình sản xuất. Ví dụ: Kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa định kỳ tháng 4/2009 tại Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy TT Tên MMTB Tổng số giờ đã sử dụng Số giờ dự kiến hoạt động trong tháng ND bảo dưỡng Bảo dưỡng ( xưởng SX tự tổ chức) 1 Máy tạo sợi Starex 1000 14756 Thay 5 dao băm rìa mới (VN chế tạo) Bảo dưỡng vòng bi các con lăn cao su 2 Dàn cuộn sợi Fill 100 14756 Thực hiện các công việc trước một đợt sản xuất 3 máy dệt SL61 Bảo dưỡng toàn bộ vòng bi con lăn kéo vải trên nóc máy dệt Bảo dưỡng ổ trục chính mâm dệt máy số 5 Sửa chữa những hỏng hóc đột xuất Máy số 1 9968 Máy số 2 10316 Máy số 3 551 Máy số 4 9058 Máy số 5 3910 Máy số 6 10501 Máy số 7 11956 Máy số 8 11314 Máy số 9 11162 Máy số 10 11668 Máy số 11 10292 Máy số 12 10328 Máy số 13 10764 Máy số 14 10123 Máy số 15 11330 Máy số 16 10916 4 Máy tráng màng Stacofec 1500 8249 Bảo dưỡng 8 phanh điện tử 5 Máy in cắt lồng ống 15M-CB 11482 BDT-15M.CB 6 Dàn may DSM.11N số 1 12009 Thay dầu máy sau 8 ca làm việc Luôn sẵn sang BD hai đầu may, hai đầu cắt Dàn may DSM.11N số 2 12009 7 Máy nén khí GA30FF 17890 BDT- GA30FF 8 Máy làm mát nước HT160/2CS 14756 Vệ sinh cụm lọc nước và thay toàn bộ. Máy làm mát nước HT120/CS 8249 9 Máy ép kiện Thay 2 cụm van khí nén Lắp đặt, sửa chữa, chế tạo, BD, XDCB khác 1 Cải tạo máy xén nẹp Thuê ngoài 2 Đặt hàng dàn may, dàn đếm Phòng KHKTVT và BGĐ 3 Bảo dưỡng quạt cây công nghiệp, quạt treo tường, quạt dân dụng Xưởng 4 Triển khai phương án nạo vét hệ thống thoát nước Phòng KHKTVT - Kế hoạch dự trữ nguyên nhiên vật liệu: giúp doanh nghiệp chủ động trong việc cung ứng nguyên liệu đầu vào cho quá trình sản xuất. Ví dụ: Kế hoạch vật tư chủ yếu tháng 9/2009 TT Danh mục đv Tồn kho, bán tp Tiêu hao theo sản lượng Dự trữ btp theo KHSX Nhập Cty thực hiện Nhập XN thực hiện 1 Giấy Komuna kg 64.881 64.881 2 Giấy PM2 Kg 100.133 3 Giấy PM1 Kg 202.780 33.638 200.000 4 Giấy PG Kg 2.601 2.601 5 Giấy Việt Nhật Kg 57282+28300btp 120.600 52.000 150.000 6 Giấy Lạng Sơn Kg 52.725 21.600 36.214 7 Nẹp đỏ Kg 1.338 1.800 6.000 8 Nẹp xanh Kg 1.178,2 9 Nẹp đen Kg 5.706,7 7.560 10.000 10 Hạt nhựa tạo sợi PP Kg 42166+62750btp 115.000 104.000 250.000 11 Hạt nhựa tráng màng PP Kg 45143+9400btp 43.700 17.500 100.000 12 Phụ gia tạo sợi Kg 4424+5450btp 100.000 9.000 100.000 13 Chỉ may Kg 5.140,1 2.900 14 Keo Silicat Kg 600 1.300 1.800 15 Dây buộc Kg 110,8 420 2.000 16 Mực xanh Kg 640 550 17 Mực đỏ Kg 920 550 18 Mực đen Kg 900 550 19 Dầu Shell Remula 10 lit 88 20 Dầu Shell Tellus 32 lit 176 21 Vòng bi 6201 Cái 65 22 Vòng bi 620 5 Cái 59 23 Gioăng cao su Cái 500 24 Suốt sợi Cái 1.000 25 Lò xo cuộn sợi Cái 190 26 Vòng trượt Cái 100 Chúng ta nhận thấy có hai chủ thế đứng ra nhập nguyên vật liệu. Thứ nhất, Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy trực tiếp nhập. Thứ hai là do công ty xi măng Hoàng Thạch nhập về kho của Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy. Nguyên nhân là do giới hạn về tài chính đối với mỗi khối lượng hàng nhập. Nếu hợp đồng nhập hàng có giá trị lớn thì do công ty mẹ nhập còn nếu giá trị nhỏ thì Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy được phép tự nhập. 3.2.4. Tổ chức công tác lập kế hoạch tại Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy. Công tác lập kế hoạch ở Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy có sự tham gia trực tiếp của phòng Kế hoạch Kỹ thuật- Vật tư và ban giám đốc. Trưởng phòng KH KT-VT là người trực tiếp chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất từ việc tổng hợp các báo cáo tiêu thụ sản phẩm cũng như tình hình thực hiện kế hoạch của kỳ trước, kết hợp với những mục tiêu đặt ra của xí nghiệp. Trong quy trình lập luôn có sự tham gia góp ý của tổ trưởng các bộ phận khác. Sau đó, bản kế hoạch được trình lên ban giám đốc để xem xét điều chỉnh sao cho phù hợp với chiến lược phát triển cũng như tận dụng tối đa các nguồn lực của bản thân xí nghiệp. Giám đốc sẽ là người ký duyệt cuối cùng để thông qua bản kế hoạch. Căn cứ vào bản kế hoạch được thông qua, phòng KH KT-VT phân bổ sản xuất cho các phân xưởng theo chỉ tiêu đã định. 3.3. Đánh giá công tác lập kế hoạch sản xuất tại Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy. 3.3.1. Ưu điểm. Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy là một xí nghiệp sản xuất có quy mô không lớn, chi phí dành cho công tác lập kế hoạch có thể coi là không nhiều. Chính vì vậy, phương pháp tổ chức thực hiện, giám sát công tác kế hoạch mà xí nghiệp đang áp dụng là tương đối đơn giản, phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất. Thứ nhất, quy trình lập kế hoạch sản xuất không trải qua nhiều bước, đơn thuần chỉ tính toán các chỉ tiêu không quá phức tạp, dự báo nhu cầu không cần sử dụng đến các công cụ thống kê, phân tích nên tốn kém ít thời gian và chi phí. Thứ hai, kế hoạch sản xuất lập theo tháng- khoảng thời gian hợp lý trong việc dễ dàng tính toán các chỉ tiêu và cũng dễ dàng đối phó với những biến động ngoài mong muốn. Thứ ba, việc mua sắm nguyên nhiên vật liệu thông qua hình thức đấu thầu đã giúp cho xí nghiệp lựa chọn được những nhà cung cấp tốt với chi phí phù hợp nhất. Ngoài ra, do rang buộc bởi các điều kiện ghi trong hợp đồng nên xí nghiệp được đảm bảo về nguồn cung cấp đầu vào khá ổn định so với việc tự liên hệ nhà cung cấp thông qua hình thức trực tiếp. Thứ tư, tuy chưa được lập cụ thể cho mỗi một loại vỏ bao nhưng Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy đã bước đầu sử dụng đến kế hoạch nhu cầu sản xuất cho tất cả công đoạn sản xuất trong một kỳ kế hoạch ở đây là một tháng. Kế hoạch nhu cầu sản xuất các tháng năm 2009 Tháng Công đoạn Tạo sợi (kg) Dệt (m) Tráng màng(m) In cắt lồng ống( vỏ) Gấp van (vỏ) May(vỏ) Ép kiện (vỏ) 1 110.000 1.500.000 1.500.000 1.760.000 1.760.000 1.760.000 1.760.000 2 120.000 1.500.000 1.300.000 1.840.000 1.840.000 1.840.000 1.840.000 3 130.000 1.700.000 1.600.000 2.080.000 2.080.000 2.080.000 2.080.000 4 145.000 1.900.000 1.700.000 2.080.000 2.080.000 2.080.000 2.080.000 5 145.000 1.900.000 1.800.000 2.080.000 2.080.000 2.080.000 2.080.000 6 160.000 2.100.000 1.900.000 2.110.000 2.110.000 2.110.000 2.110.000 7 160.000 2.100.000 2.000.000 2.080.000 2.080.000 2.080.000 2.080.000 8 170.000 2.200.000 2.000.000 2.080.000 2.080.000 2.080.000 2.080.000 9 170.000 2.200.000 2.000.000 2.080.000 2.080.000 2.080.000 2.080.000 10 170.000 2.200.000 2.000.000 2.280.000 2.280.000 2.280.000 2.280.000 11 170.000 2.300.000 2.100.000 2.280.000 2.280.000 2.280.000 2.280.000 12 170.000 2.200.000 2.100.000 2.280.000 2.280.000 2.280.000 2.280.000 3.3.2. Nhược điểm. Về nội dung các kế hoạch sản xuất. Kế hoạch sản xuất mới dừng loại ở mức chung chung, định lượng về số lượng từng loại sản phẩm cần sản xuất trong kỳ kế hoạch chứ chưa có các kế hoạch cụ thể hơn như kế hoạch chỉ đạo sản xuất, kế hoạch tiến độ sản xuất,… Viêc lập kế hoạch mang tính thụ động, đi sau việc ký kết hợp động chứ không chủ động trong việc dự báo, xác định nhu cầu của thị trường. Điều này đi ngược với quy trình lập kế hoạch thông thường, khiến nó mất đi tính logic giữa các bước. Không có sự chuyên môn hóa trong công tác lập, thực hiện và giám sát quá trình thực hiện kế hoạch. Các con số trong bản kế hoạch chưa phản ánh đúng năng lực sản xuất của xí nghiệp, chỉ đặt ra ở mức phấn đấu chứ không phải để thực hiện. Trong việc lập kế hoạch dự trữ nguyên nhiên vật liệu có sự tách biệt giữa chủ thể nhập đối với mỗi loại đầu vào. Ở đây là do sự ràng buộc về mặt tài chính giữa công ty mẹ và Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy. Tuy nhiên, có thể tồn tại một thực tế rằng, công ty mẹ không thể theo sát hoàn toàn từng bước sản xuất của xí nghiệp, không nắm được rõ nhu cầu về đầu vào sản xuất tại những thời điểm sản xuất trong tháng nên có thể lượng nhập về dự trữ không đủ. Điều này gây khó khăn cho xí nghiệp trong quá trình cung ứng các nguyên vật liệu chính. Giả sử trong tháng có sự tăng đột biến về sản lượng sản xuất thì hoạt động nhập đầu vào chính phải thông qua công ty mẹ sẽ khiến quá trình sản xuất bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu sản xuất. Về phương pháp lập kế hoạch. Công tác tìm hiểu thị trường chưa được quan tâm đầu tư đúng mức. Các phương pháp tính toán chỉ tiêu của kế hoạch vẫn chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của cán bộ quản lý, phép tính đơn giản, chưa có sự thống nhất cách tính. Đặc biệt, do chênh lệch đáng kể giữa chỉ tiêu kế hoạch và thực tế sản xuất dẫn đến việc tính toán các chỉ tiêu dự trữ nguyên vật liệu khó khăn hơn trong điều kiện các chỉ tiêu này được tính theo kinh nghiệm làm việc chứ không dựa trên một phương pháp khoa học nào. Về quy trình lập kế hoạch. Hiện nay, quy trình lập kế hoạch chỉ xuất phát từ những thống kê về số lượng tiêu thụ cũng như đơn đặt hàng ký kết được để xác định chỉ tiêu cho kỳ kế hoạch. Sau đó, bản kế hoạch này được ban giám đốc điều chỉnh phê duyệt để giao chỉ tiêu xuống cho các bộ phận sản xuất. Trong quy trình này, chúng ta nhận thấy xí nghiệp chưa có sự cân nhắc về luồng tài chính, chủ động marketing thị trường,… mà thụ động dựa vào những đơn hàng từ phía một số khách hàng cố định quen thuộc. Phát sinh từ phía khách hàng mới chưa được tính đến nên không có trong bảng kế hoạch sản xuất. Nhìn lại vào bản kế hoạch sản xuất năm 2009 và tình hình tiêu thụ năm 2009 có thể thấy rõ vấn đề này. Trong bản kế hoạch, không hề dự báo đến các sản phẩm như vỏ bao xi măng Quang Sơn, Hoàng Thạch- Cẩm Phả, Hoàng Thạch- Hữu Nghị. 3.3.3. Nguyên nhân của nhược điểm. Thứ nhất, quy mô sản xuất của xí nghiệp không lớn, đầu tư công tác kế hoạch không nhiều, sản phẩm không đa dạng vì thế, công tác kế hoạch lập kế hoạch sản xuất còn đơn giản. Số lượng nhân viên phòng kế hoạch ít, chuyên môn về kế hoạch không sâu nên sự chuyên môn hóa trong đội ngũ cán bộ kế hoạch chưa được quan tâm, chưa có tính chuyên nghiệp, khả năng dự báo thị trường kém. Thứ hai, do đặc điểm là xí nghiệp sản xuất nhà nước, được công ty mẹ bao tiêu sản phẩm, thị trường chính lại là các công ty sản xuất khác nên công tác nghiên cứu, xúc tiến thị trường mới không được chú ý và đầu tư đúng mức. Ngoài ra, căn bệnh thành tích vẫn vẫn là căn bệnh phổ biến tồn tại trong các doanh nghiệp nhà nước ở Việt Nam nên dẫn đến thực trạng con số trong bản kế hoạch sản xuất mang tính chất thành tích là chính chứ chưa mang tính thực hiện. Thứ ba, do có chỗ dựa về mặt tài chính nên khi lập kế hoạch sản xuất, Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy chưa tính toán đến việc phải giảm thiểu chi phí sản xuất xuống mức thấp nhất dẫn đến tình trạng đơn giá sản xuất trên một đơn vị sản phẩm cao hơn mức trung bình của ngành. Điều này làm giảm khả năng cạnh tranh của sản phẩm trước các sản phẩm cùng loại của các đơn vị sản xuất khác. Chương III. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI XÍ NGHIỆP BAO BÌ VĨNH TUY Tất cả các quan điểm được đề cập dưới đây đều có mục đích là đưa ra được phương án sản xuất hiệu quả, bám sát những thay đổi của thị trường cũng như phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp sản xuất. Tùy theo chính sách cũng như đặc điểm của mình mà doanh nghiệp sẽ có lựa chọn tốt nhất. 1.Quan điểm hoàn thiện. Hoàn thiện theo hướng hiện đại. Ngày nay, do những tiến bộ về khoa học công nghệ nên đã có rất nhiều ứng dụng công nghệ được áp dụng vào công tác kế hoạch hóa sản xuất như các phần mềm hoạch định yêu cầu công suất, hoạch định dòng sản phẩm, hoạch định phân phối, … nhằm hỗ trợ công tác kế hoạch một cách tối ưu. Tuy nhiên, việc sử dụng được các ứng dụng lại đòi hỏi một đội ngũ cán bộ có trình độ và thêm vào đó là đầu tư tài chính vào việc mua bản quyền phần mềm. Việc đưa các công nghệ tiến bộ này vào quản lý phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn, nguồn tài chính mạnh, sản xuất nhiều loại mặt hàng dẫn đến công tác lập kế hoạch phức tạp. Hoàn thiện theo hướng bám sát thị trường. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, thỏa mãn nhu cầu khách hàng là mục tiêu hàng đầu mà mọi doanh nghiệp đều phải hướng tới nếu muốn tồn tại. Mỗi một thay đổi dù nhỏ hay lớn của thị trường đều sẽ ảnh hưởng tới các quyết định sản xuất của một doanh nghiệp. Kế hoạch lập ra phải bám sát thị trường, phải là một phương án tối ưu nhất cả về lợi nhuận và chi phí bỏ ra, phải có tính linh hoạt để ứng phó kịp thời tất cả những biến động của môi trường kinh doanh. Ví dụ, kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu phải được tính toán sao cho tách được nhà cung cấp khỏi quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Lượng dự trữ cũng phải phù hợp, không quá ít để tránh thiếu hụt hoặc không quá nhiều gây đọng vốn sản xuất lưu động. Quan điểm hoàn thiện này phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất mặt hàng tiêu dùng. Hoàn thiện theo hướng đơn giản. Đơn giản được hiểu là đơn giản cả về quy trình cũng như cách thức lập kế hoạch. Quan điểm này phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, cần tiết kiệm chi phí để tập trung vào sản xuất, hoặc sản phẩm không bao gồm nhiều công đoạn phức tạp. Kế hoạch sản xuất đơn giản cũng sẽ góp phần tăng tính linh hoạt cho công tác sản xuất. 1.4. Quan điểm hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất tại Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy. Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy là một đơn vị sản xuất có quy mô không lớn, sự đầu tư về nguồn nhân lực cũng như tài chính cho công tác lập kế hoạch không dồi dào. Do vậy, theo những phân tích ở trên, việc hoàn thiện công tác lập kế hoạch theo hướng đơn giản là phù hợp. Giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất tại Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy. Nâng cao năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ nói chung và chuyên môn về kế hoạch cho đội ngũ cán bộ kế hoạch nói riêng. Phương châm hoàn thiện là đơn giản hóa bộ máy tổ chức phù hợp với quy mô của xí nghiệp. Nhân sự là một trong những tài sản để tạo ra giá trị của một doanh nghiệp trong điều kiện cạnh tranh gay gắt hiện nay. Đội ngũ cán bộ có chuyên môn và năng lực sẽ giúp cho việc tổ chức quản lý và sản xuất có hiệu quả hơn. Đặc biệt, với những doanh nghiệp sản xuất thì kế hoạch sản xuất cũng như đội ngũ cán bộ lập ra nó là vô cùng quan trọng. Quy mô của Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy không lớn nên việc đầu tư nhân lực và tài lực cho bộ phận lập kế hoạch là không nhiều. Tuy nhiên không thể để tồn tại thực trạng rằng cán bộ lập kế hoạch lại không có đầy đủ năng lực chuyên môn về việc soạn thảo kế hoạch. Cần thiết phải thực hiện chuyên môn hóa trong quy trình soạn lập kế hoạch, mỗi người phải đảm nhận một khâu trong cả quá trình. Có thể phân chia nhiệm vụ của từng cán bộ kế hoạch chính như sau: Trưởng phòng: chịu trách nhiệm lập kế hoạch sản xuất, trình lên giám đốc, quản lý các cán bộ kế hoạch ở các bộ phận. Nhân viên phụ trách kế hoạch nguyên nhiên vật liệu: là người chịu trách nhiệm chính trong việc lên kế hoạch dự trữ đầu vào đảm bảo nhu cầu của quá trình sản xuất. Để làm tốt nhiệm vụ này đòi hỏi nhân viên phải nắm rõ quy trình sản xuất của xí nghiệp, nắm rõ các thông số kỹ thuật của sản phẩm thì mới đưa ra được kế hoạch mua sắm hợp lý và tiết kiệm nhất. Nhân viên phụ trách kế hoạch tiêu thụ: chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng cho xí nghiệp đồng thời phải thống kê chính xác số liệu để báo cáo lên nhằm giúp lập ra bản kế hoạch sản xuất có tính khả thi. Nhân viên giám sát kế hoạch sản xuất: chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ kế hoạch sản xuất để xử lý những phát sinh ngoài dự kiến, để đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch không bị ảnh hưởng. Nhân viên giám sát phải có liên hệ với các phân xưởng sản xuất để nắm bắt tình hình sản xuất một cách trực tiếp và sát sao nhất. Ngoài ra, để việc giám sát và thực hiện kế hoạch hiệu quả, tốt nhất, ở mỗi phân xưởng cũng nên có một nhân viên đảm nhận công tác kế hoạch, liên hệ, kết hợp với các nhân viên kế hoạch ở đơn vị khác để đảm bảo nắm bắt được toàn bộ quá trình thực hiện kế hoạch. Để nâng cao chuyên môn không nhất thiết phải thay mới hoàn toàn những cán bộ hiện đang làm việc mà có thể thông qua những khóa đào tạo ngắn hạn. Điều này giúp cho tiết kiệm được chi phí cũng như giúp cho đội ngũ cán bộ này trở nên gắn bó với xí nghiệp hơn. Đổi mới phương pháp lập kế hoạch. Phương pháp lập kế hoạch sản xuất hiện nay mà xí nghiệp đang áp dụng thiếu tính khoa học và logic, mới chỉ là những tính toán đơn giản . Mặc dù do nguyên nhân là quy mô và đặc điểm sản xuất nhưng chúng ta vẫn có thể sử dụng phương pháp tính trong các bản kế hoạch như sau: Đổi mới phương pháp lập kế hoạch sản xuất tổng thể. Hiện nay, trong việc lập kế hoạch sản xuất, Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy chỉ mới dừng lại ở các chỉ tiêu để sản xuất chứ chưa có sự phân chia rõ ràng giữa kế hoạch sản xuất, tiêu thụ,… Phương pháp áp dụng tính toán chủ yếu dựa vào số liệu thống kê của kỳ trước kết hợp với việc dự báo theo kinh nghiệm của cán bộ phòng kế hoạch. Vì vậy cần có sự đổi mới trong công tác kế hoạch của toàn xí nghiệp nói chung cũng như công tác lập kế hoạch sản xuất nói riêng. Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy có quy mô sản xuất thuộc loại trung bình, không phải là quá lớn, sản xuất chủ yếu theo đơn hàng nên việc xác định khối lượng và thời gian sản xuất dựa vào thỏa thuận với khách hàng, tạo sự dễ dàng hơn rất nhiều cho sản xuất. . Tuy nhiên, ở đây, xí nghiệp vẫn có thể áp dụng một phương pháp tính toán khoa học là phương pháp đồ thị đã được nêu ở phần lý thuyết. Do quy mô sản xuất nhỏ, hướng hoàn thiện lập kế hoạch là đơn giản nên tốt nhất là xí nghiệp nên lựa chọn sản xuất theo mức trung bình. Một lý do nữa cho sự lựa chọn này là việc sản phẩm của xí nghiệp phần lớn được công ty mẹ bao tiêu, khả năng dư thừa thấp, mặt khác, nhân công luôn đầy đủ, không phải thuê ngoài trong mùa cao điểm, như vậy đã tiết kiệm được chi phí lưu kho và chi phí thuê nhân công ngoài. Đổi mới phương pháp lập kế hoạch chỉ đạo sản xuất. Kế hoạch chỉ đạo sản xuất cho biết doanh nghiệp sản xuất cái gì và vào lúc nào. Nó là cụ thể hóa kế hoạch sản xuất tổng thể cho từng loại sản phẩm, giúp doanh nghiệp biết cần phải chuẩn bị những gì để thực hiện kế hoạch sản xuất tổng thể tại mỗi giai đoạn nhỏ hơn. Ví dụ: có thể lập kế hoạch chỉ đạo sản xuất cho loại sản phẩm vỏ bao xi măng PCB30 như sau: Kế hoạch chỉ đạo sản xuất vỏ bao xi măng PCB30 cho tháng 4/2010 Kế hoạch sản xuất tổng thể 1.920.000 (vỏ) Tuần 1 2 3 4 Kế hoạch chỉ đạo sản xuất. PCB30 Hoàng Thạch 600.000 1.000.000 PCB30 Bỉm Sơn 150.000 90.000 PCB30 X77 20.000 40.000 Đổi mới phương pháp lập kế hoạch tiến độ sản xuất. Nhìn vào quy trình sản xuất đã được giới thiệu ở phần trên, chúng ta có thể nhận thấy rằng quá trình sản xuất ra một sản phẩm hoàn chỉnh tại Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy bao gồm khá nhiều công đoạn và dẫn đến việc theo dõi tiến độ tại mỗi công đoạn không phải là dễ dàng. Do xí nghiệp sản xuất theo đơn hàng nên để đảm bảo không có sản phẩm tồn đọng và đúng tiến độ giao hàng thì có thể nên tính đến việc áp dụng sản xuất theo phương pháp điều kiện muộn tức là thời gian bắt đầu sản xuất được tính lùi dần theo thời hạn của công việc cuối cần làm. Phương pháp này sẽ giúp xí nghiệp nắm chắc được quá trình sản xuất đang ở công đoạn nào với sản lượng bao nhiêu để phân bổ hợp lý thời gian cũng như năng lực sản xuất. Tuy nhiên, việc sử dụng phương pháp này đòi hỏi phải theo dõi sát sao diễn biến của từng công đoạn và theo dõi tình trạng hoạt động của máy móc thiết bị nhằm đảm bảo đúng tiến độ và công suất. Xí nghiệp cần chủ động thực hiện việc mua sắm nguyên liệu đầu vào. Công tác này ảnh hưởng trực tiếp đến việc triển khai thực hiện sản xuất. Nếu mua được với giá cả hợp lý thì nó còn giúp tiết kiệm chi phí sản xuất. Một bản kế hoạch sản xuất dù có tối ưu đến đâu đi nữa nhưng nếu không có đầy đủ nguyên vật liệu để sản xuất thì cũng mãi chỉ nằm trên giấy tờ. Mua sắm nguyên vật liệu đầu vào là khâu cuối cùng quyết định xem việc thực hiện kế hoạch có được triển khai hay không. Việc mua sắm phải đảm bảo kịp thời, phù hợp với nhu cầu sản xuất, giá cả hợp lý. Phải nghiên cứu xem đặc điểm về tính sẵn có của từng loại nguyên liệu để có phương án dự trữ phù hợp tránh tồn đọng hoặc thiếu hụt khi sản xuất. Phải chủ động tìm kiếm các nguồn cung ổn định, giá cả hợp lý, đảm bảo chất lượng để tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm. Do ràng buộc về mặt tài chính đối với công ty mẹ là xi măng Hoàng Thạch nên đối với những hợp đồng mua sắm nguyên vật liệu có giá trị lớn, Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy không được chủ động thực hiện mà phải thông qua sự xét duyệt của công ty mẹ. Tuy nhiên, những hợp đồng lớn này chủ yếu lại là về các nguyên vật liệu chính, thiết yếu cho quá trình sản xuất. Vì vậy, chỉ cần sự chậm trễ trong việc cung cấp chúng cũng sẽ ảnh hưởng to lớn tới tiến độ sản xuất. Ngoài ra, do thủ tục nhập hàng rườm rà nên để đảm bảo an toàn, xí nghiệp sẽ nhập mỗi lần với một khối lượng lớn hơn nhiều so với nhu cầu dẫn đến chi phí lưu kho lớn. Từ những bất cập ở trên, Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy nên chủ động đề xuất với công ty xi măng Hoàng Thạch để được phép chủ động với nguồn nguyên liệu đầu vào của chính mình. Xây dựng một quy trình lập kế hoạch sản xuất cho Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy. Kế hoạch sản xuất hiện tại của xí nghiệp đang thiếu đi tính linh động và khả năng bám sát khả năng, nhu cầu sản xuất. Nguyên nhân của hạn chế này là do công tác tìm hiểu thị trường không được quan tâm cũng như việc đặt ra chỉ tiêu sản xuất còn mang tính thành tích. Lập kế hoạch sản xuất phải có sự tham gia của bộ phận sản xuất và phải tính đến các yếu tố nguồn lực đầu vào. Trên thực tế, Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy có chỗ dựa rất lớn về mặt tài chính, điều này có thể khiến cho việc lập kế hoạch sản xuất không tính đến khía cạnh giảm thiểu chi phí. Từ những phân tích trên, ta có thể đưa ra quy trình lập kế hoạch sản xuất như sau: Nhu cầu thị trường Năng lực tài chính Nhân sự Năng lực sản xuất Xưởng sản xuất Giám đốc Kế hoạch nhu cầu sản xuất Nhu cầu vật liệu Nhu cầu công suất Kế hoạch sản xuất tổng thể Kế hoạch chỉ đạo sản xuất Trình duyệt Điều chỉnh So với quy trình lập kế hoạch đang được sử dụng ở xí nghiệp hiện nay thì quy trình mới này có những ưu điểm sau: Có sự tham gia của các đơn vị khác nhau trong xí nghiệp bao gồm cả bên sản xuất và quản lý. Có xuất phát điểm là những nghiên cứu nhu cầu thị trường, cân nhắc năng lực tài chính, trình độ nhân sự. Quy trình này cũng có tính khoa học hơn thể hiện ở chỗ: năng lực sản xuất là cơ sở để lập kế hoạch sản xuất tổng thể. Giám đốc đã phê duyệt rồi thì mới triển khai kế hoạch sản xuất tổng thể thành các kế hoạch cụ thể hơn để giao cho thực hiện ở cấp dưới. KẾT LUẬN Đối với mỗi doanh nghiệp nói chung và đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất nói riêng, quá trình lập, thực hiện và giám sát kế hoạch sản xuất hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích to lớn mà không phải bất cứ công cụ quản lý nào cũng mang lại được. Đối với Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy, một xí nghiệp có quy mô sản xuất trung bình thì việc thực hiện kế hoạch sản xuất theo hướng đơn giản hóa sẽ khiến cho việc quản lý quá trình sản xuất được dễ dàng trong khi không làm mất đi tính linh hoạt của kế hoạch, mặt khác lại giảm thiểu được chi phí trong nhiều công đoạn sản xuất. Nội dung của chuyên đề đã phần nào chỉ ra được những vấn đề cốt lõi đang tồn tại tại Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy, cả những ưu điểm và những nhược điểm trong công tác lập kế hoạch sản xuất, đồng thời cũng đưa ra một số giải pháp khắc phục các nhược điểm nói trên. Các giải pháp được thiết lập trên cơ sở quan sát thực tế và có sự đánh giá, nhìn nhận chủ quan của bản thân tác giả. Nếu xét về mặt lý thuyết, các giải pháp này có thể nói là mang tính khả thi cao. Tuy nhiên, khi đi vào thực hiện chắc chắn sẽ gặp phải rất nhiều vướng mắc mà xí nghiệp không thể tháo gỡ ngay trong một thời gian ngắn. Ngoài ra, do thời gian nghiên cứu có hạn, bản thân tác giả cũng hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm thực tế nên những giải pháp đưa ra chắc chắn sẽ chưa phải là tối ưu. Vì vậy, kính mong sự đóng góp ý kiến từ phía các thầy cô giáo và các bạn, những người quan tâm tới đề tài này. Xin cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của ban Giám đốc và tập thể CBCNV phòng KHKTVT tại Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy cũng như sự hướng dẫn của cô giáo- Ths Nguyễn Thị Phương Thu đã giúp tôi hoàn thành chuyên đề này. Xin chân thành cảm ơn!. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. Giáo trình Kế hoạch kinh doanh- NXB Lao động- Xã hội. Ths Bùi Đức Tuân chủ biên. Luận văn tốt nghiệp KTPT LV 45-35- thư viện trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân. giáo trình Quản trị chiến lược- NXB Thống kê. PGS.TS Lê Văn Tâm chủ biên. CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Xí nghiệp Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy xác nhận: Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Huyền Lớp : KH48B Khoa : Kế hoạch và Phát triển Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội Đã thực tập tại xí nghiệp từ ngày 11/01/2010 đến ngày 07/05/2010 Trong thời gian thực tập, sinh viên Huyền đã thưc hiện tốt các công việc được giao, tuân thủ mọi quy tắc, tác phong làm việc của xí nghiệp và đảm bảo đúng thời gian thực tập. Trong quá trình thực tập, sinh viên Huyền đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “ Hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất tại Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy “ . Đề tài này khá phù hợp với tình hình sản xuất của xí nghiệp hiện nay. Hà Nội, ngày tháng năm Xác nhận của công ty