Chuyên đề Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội

hủ (Bộ nội vụ) và Bộ trưởng - Bộ Tài chính thông báo, Ban tổ chức chính quyền Thành phố phối hợp với Sở tài chính vật giá rà soát chỉ tiêu biên chế và quỹ tiền lương, tiền công báo cáo cho UBND Thành phố ra quyết định giao chỉ tiêu biên chế, quỹ tiền lương năm kế hoạch cho Sở. Vì vậy dẫn đến tình trạng số lượng chưa thực sự gắn với khối lượng công việc. Một trong những nguyên nhân căn bản là chưa có một sự phân tích công việc cho các chức danh thuộc công chức Nhà nước, nên không thể lập kế hoạch nguồn nhân lực một cách có hiệu quả. 3.2. Thi tuyển và nâng ngạch cán bộ công chức Việc thi tuyển chưa thực sự gắn với yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan thứ nhất do những người tham dự đôi khi chỉ là con em những người trong Sở, chưa thực sự được tổ chức rộng rãi. Cách thức thi tuyển tạo kẽ hở cho một số bộ phận nhân lực hành chính chất lượng không đáp ứng được yêu cầu của công việc. Thứ hai do chưa có bản mô tả nhiệm vụ rõ ràng cho các chuyên viên trong Sở. Từ đó không có cơ sở để so sánh giữa yêu cầu của công việc với các cá nhân dự thi tuyển công chức. 3.3. Sử dụng và đánh giá cán bộ Việc sử dụng và đánh giá cán bộ còn nhiều hạn chế, đặc biệt chưa phát huy hết những tiềm năng của nguồn nhân lực hiện có. Phân công công việc trái với khả năng, trình độ chuyên môn còn khá phổ biến. Chính vì vậy hiệu quả công việc không cao. Kèm theo đó việc đánh giá chính những hiệu quả này lại hạn chế, đặc biệt không có những tiêu chuẩn rõ ràng để có thể đánh giá chính xác và phù hợp. Việc đánh giá còn mang nặng tính hình thức, cào bằng. Các nhận xét đánh giá luôn không được xem như đánh giá chính thức có giá trị, mang nặng tính cá nhân. Các tiêu chí hiện nay chủ yếu là chấp hành chính sách, pháp luật của Nhà nước, kết quả công việc trong năm, tinh thần kỷ luật… Nhìn chung các tiêu chí này còn rất chung chung, thiếu tính chính xác khiến việc đánh giá trở nên khó khăn. 3.3. Chế độ tiền lương Do trả lương theo hệ thống thang bảng lương của Nhà nước nên phân tích công việc chưa thực sự gắn với việc khuyến khích tăng lương, tăng lương chủ yếu là do thâm niên quyết định nên không khuyến khích được tinh thần làm việc và một phân chủ yếu là tăng thưởng tuy nhiên lại không có tiêu chuẩn rõ ràng để có thể thưởng đúng người. 4. Đánh giá thực trạng công tác phân tích công việc Bảng 4: Tiêu thức Số người Tỷ lệ (%) Yêu cầu giấy phép + Có giấy phép 25 80,64 + Không có giấy phép 6 19,35 Khuyến khích dựa trên + Kết quả hoàn thành công việc + Thời gian hoàn thành công việc 2 0,06 + Vị trí công việc 12 38,7 + Tiêu thức khác 17 54,8 Thời lượng công việc được giám sát + Hàng ngày 27 87,09 + Hàng tháng 4 12,9 + Hàng quý + Hàng năm Chất lượng công việc dựa trên + Đúng thời hạn 5 16,13 + Đáp ứng yêu cầu về khối lượng 8 25,8 + Đáp ứng yêu cầu về chất lượng 7 22,58 + Các khả năng khác 11 35,48 (Nguồn tự điều tra tại Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội) Kết hợp phương pháp phỏng vấn và lập bảng hỏi đối với 31 cán bộ công chức viên chức trong Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội tôi rút ra được: - Ưu điểm + Các văn bản trên phần nào đã cung cấp một cách khá đầy đủ những nhiệm vụ chính mà cán bộ công chức viên chức cần phải thực hiện. - Nhược điểm + Chưa có quy trình tiến hành phân tích công việc khoa học. Theo kết quả điều tra thực tế (tiến hành phỏng vấn) tại Sở cho thấy có sự nhìn nhận khác nhau giữa các cán bộ công chức viên chức về bản mô tả công việc: 41,2% cho rằng mọi chức danh cần có bản mô tả công việc đính kèm, 30% cho rằng chỉ cần với một số chức danh trong khi đó có 20,1% cho rằng không cần có bản mô tả công việc. Điều này đã phần nào phản ánh công tác phân tích công việc còn chưa được quan tâm đúng mức tại đơn vị. Chính vì thế chưa có tiêu chuẩn và tiêu chí phù hợp trong đánh giá cán bộ công chức viên chức, dẫn đến sự mâu thuẫn trong đãi ngộ và đóng góp thực tế, năng lực thực có và bố trí công việc, giữa kết quả công việc và chức danh. Công việc còn được tiến hành một cách thụ động, khi có yêu cầu như vậy sẽ dẫn đến hiệu suất làm việc không cao, và cán bộ công chức viên chức sẽ thiếu đi tính năng động trong công việc. + Liên quan đến tiêu chuẩn đánh giá thực hiện công việc như đánh giá chất lượng công việc có 35,48% cho rằng không có tiêu chuẩn đánh giá 25,8% cho rằng chỉ cần đáp ứng yêu cầu về khối lượng công việc. Còn khuyến khích tiền thưởng thì có đến 54,8% cán bộ cho rằng không có tiêu thức để trả thưởng và 38,7% là dựa vào vị trí công việc. Như vậy những con số này phần nào phản ánh thực trạng phân tích công việc tại Sở, bản thân các cán bộ công chức viên chức cũng không nắm rõ được mình phải làm gì và như thế nào là hoàn thành công việc. Từ đó dẫn đến chưa có tiêu chí rõ ràng và nhất quán về cách thức tiến hành đề bạt cán bộ quản lý trong Sở. Các tiêu chí còn chung chung với nhiều cách hiểu khác nhau. Việc lựa chọn cán bộ chủ chốt còn chưa mang tính chất dân chủ, hình thức và thiếu căn cứ lựa chọn. + Chưa khuyến khích được cán bộ thực sự làm việc một cách có hiệu quả, chưa có được một bản mô tả công việc khoa học đối với các chuyên viên, họ chưa dốc hết sức làm việc với suy nghĩ làm nhiều việc cũng chỉ nhận lương hàng tháng giống nhau. + Công việc đôi khi còn chồng chéo giữa những người trong cùng phòng ban, công việc không được phân công rõ ràng đến từng nhân viên. - Nguyên nhân + Do Sở là cơ quan chính quyền Nhà nước, chủ yếu thực hiện theo những quy chế chung của Nhà nước, không thực sự coi phân tích công việc là một khâu quan trọng trong quá trình tổ chức cán bộ, đây cũng là nhược điểm chung của các cơ quan hành chính Nhà nước. + Do chủ yếu các công việc là giải quyết các vấn đề công văn giấy tờ hành chính do đó công việc không quá phức tạp và cũng không mang tính đặc thù nhiều, hầu hết là các công việc giống nhau, đôi khi còn tạo tâm lý nhàm chán và thù địch với công việc. + Cán bộ công chức phòng tổ chức hành chính không chuyên môn sâu về nhân lực mà còn đảm nhiệm cả những công việc khác như văn thư, hợp đồng, quản lý giấy tờ,… CHƯƠNG III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TẠI SỞ TÀI NGUYÊN, MÔI TRƯỜNG VÀ NHÀ ĐẤT HÀ NỘI Phương hướng phát triển của Sở trong thời gian tới Bảng 5: Phương hướng thực hiện các mục tiêu của Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội trong năm 2006 STT Chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện năm 2005 Kế hoạch năm 2006 1 Thu phí, lệ phí Triệu đồng 6.788 6.235 2 Thu tiền thuê nhà Triệu đồng 50.000 42.000 3 Thu tiền bán nhà tái định cư Triệu đồng 200.000 247.000 4 Bán nhà theo Nghị định 61/CP Và Quyết định 20/2000/QĐ-TTg Triệu đồng 130.120 (doanh thu) 80.600 (Thực thu) 400.000 (doanh thu) 250.000 (Thực thu) 5 Kế hoach sử dụng đất Ha 644,08 1.626 6 Gắn biển số nhà Biển 18.800 10.000 7 Sửa chữa bảo trì nhà Triệu đồng 25.196 22.019 8 Công tác phát triển nhà ở xây mới m2 1.550.000 1.400.000 9 Cấp GCN theo Nghị định 181/2004/NĐ-CP GCN 145.090 74.612 10 Công tác thu hồi đất theo chỉ thị 15 Ha 9.7 (Nguồn: Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội) 1. Tập trung chỉ đạo làm tốt công tác soạn thảo văn bản pháp quy và ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện Tập trung rà soát các văn bản quy định của Thành phố đang triển khai, chủ động nghiên cứu, đẩy mạnh hơn nữa công tác soạn thảo, nhanh chóng hoàn thiện các văn bản pháp luật, hướng dẫn và kiểm tra trong lĩnh vực quản lý Tài nguyên, bảo vệ môi trường và nhà đất trình UBND Thành phố ban hành nhằm quản lý chặt chẽ, khai thác hợp lý, có hiệu quả nguồn tài nguyên, cải thiện môi trường đầu tư thông thoáng; hướng dẫn triển khai thực hiện toàn diện Luật Đất đai 2003, Luật Xây dựng phù hợp với thực tiễn của Thủ đô, tạo môi trường đầu tư thuận lợi thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội, xây dựng thủ đô giàu đẹp, văn minh, hiện đại, đáp ứng nhu cầu sử dụng đất đai để hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 2006 2. Quy hoạch kế hoạch sử dụng đất Nghiên cứu điều chỉnh Quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất Thành phố đến năm 2010 trên cơ sở sau khi quy hoạch chung phát triển không gian thủ đô Hà Nội đến năm 2020 điều chỉnh được phê duyệt. Hướng dẫn UBND các Quận, Huyện thực hiện công tác lập Quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đến năm 2010 (trừ một số quận nội thành đã ổn định); bổ sung và hoàn chỉnh quy hoạch phân bổ sử dụng đất của các xã ngoại thành. Phấn đấu thực hiện chỉ tiêu kế hoạch sử dụng đất năm 2006 của Thành phố, được HĐND Thành phố thông qua là: 1.626 ha đất; tăng cường việc đôn đốc, kiểm tra quản lý theo quy hoạch kế hoạch sử dụng đất, tập trung rà soát các quyết định giao đất đã quá 12 tháng để đề nghị thu hồi. 3. Công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thống kê đất đai hàng năm và lập hồ sơ địa chính - Tiếp tục tăng cường kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các Quận, huyện đẩy mạnh công tác kê khai đăng ký, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo Nghị định 181/2004/NĐ-CP của Chính phủ cho các hộ gia đình, cá nhân và các tổ chức sử dụng đất đối với các trường hợp mới phát sinh và bất khả kháng báo cáo UBND Thành phố xin ý kiến chỉ đạo tháo gỡ, phấn đấu thực hiện kế hoạch năm 2006 cấp 74.612 Giấy chứng nhận, nhằm mục tiêu quản lý đến từng thửa đất, từng chủ sử dụng đất. - Duy trì đường dây nóng để tiếp nhận ý kiến và giải quyết vướng mắc của nhân dân, xử lý các cán bộ có biểu hiện cản trở, sách nhiễu nhân dân trong việc cấp Giấy chứng nhận. - Tập trung công tác chỉnh lý biến động bản đồ, xây dựng hoàn chỉnh hồ sơ địa chính và hệ thống thông tin quản lý nhà đất ở 3 cấp cho các phường, xã, thị trấn đã hoàn thành cơ bản công tác cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Xây dựng quy chế, quản lý lưu giữ và cập nhật hồ sơ địa chính, xử lý thông tin nhanh, chính xác, phục vụ công tác quản lý và tạo điều kiện cho thị trường quyền sử dụng đất trong thị trường bất động sản hoạt động và phát triển; hoàn thành công tác thống kê đất đai của năm 2006. 4. Công tác khai thác tiềm lực từ đất Phấn đấu thực hiện chỉ tiêu kế hoạch đấu giá quyền sử dụng đất tạo vốn xây dựng cơ sở hạ tầng năm 2006 dự kiến tổ chức đấu giá quyền sử dụng đất, nhà thuộc sở hữu nhà nước của 37 dự án với tổng diện tích là 268 ha đất, diện tích đấu giá 70 ha đất, trong đó có 32 dự án chuyển tiếp với diện tích 58 ha đất, 5 dự án mới với diện tích 12 ha đất, ước thu khoảng 2.300 tỷ đồng; thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc, phối hợp với UBND các Quận, Huyện tổ chức triển khai nhanh, có hiệu quả, đúng quy định các Dự án đấu giá quyền sử dụng đất trên địa bàn Thành phố theo quy định của Luật đất đai năm 2003, nhằm phát huy nội lực, góp phần quan trọng tạo nguồn vốn thực hiện các dự án xây dựng công trình trọng điểm của Thành phố như: đường Kim Liên - Ô chợ Dừa, đường vành đai 3, cầu Vĩnh Tuy…Xây dựng quy trình thí điểm thực hiện đấu thầu xây dựng công trình và đấu giá quyền sử dụng đất để tạo vốn xây dựng công trong cùng một gói thầu. 5. Tăng cường công tác quản lý quỹ nhà thuộc Nhà nước quản lý - Đẩy mạnh công tác bán nhà thuộc sở hữu Nhà nước cho người đang ở thuê theo Nghị định 61/CP đến hết năm 2006 sẽ kết thúc theo chỉ đạo của Chính phủ; tiếp tục hoàn thiện quy trình bán nhà ở theo hướng cải cách hành chính, loại bỏ những khâu trung gian, kiện toàn tổ chức. Đẩy mạnh việc triển khai Dự án đầu tư hạ tầng kỹ thuật quỹ đất 5,2 ha tại khu Yên Hoà, thực hiện Quyết định 20/2000/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ để phấn đấu hoàn thành trong quý II/2006. - Hoàn thành cơ bản việc giải quyết các trường hợp tồn đọng chưa ký Hợp đồng thuê nhà ở cho các hộ theo Quyết định 118/TTg và việc ký Hợp đồng thuê nhà chuyên dùng, Hợp đồng thuê đất cho các tổ chức kinh tế thuê nhà để sản xuất kinh doanh, làm việc theo Quyết định số 49/2001/QĐ-UB. - Tăng cường việc kiểm tra, xử lý các trường hợp vi phạm trong việc quản lý và sử dụng nhà thuê, đặc biệt là quỹ nhà chuyên dùng. Có biện pháp chống thất thu tiền cho thuê nhà. Kiểm tra cơ chế quản lý bất động sản thuộc sở hữu nhà nước trong các doanh nghiệp, cơ quan hành chính sự nghiệp, dịch vụ công ích trên địa bàn Thành phố Hà Nội. - Xây dựng cơ chế chính sách đất đai phù hợp với điều kiện thực tế trong từng giai đoạn 6. Về công tác thu hồi đất theo quy định của Luật đất đai năm 2003 và Chỉ thị 05/TTg của Thủ tướng Chính phủ - Tăng cường công tác kiểm tra, kịp thời xử lý nghiêm các vi phạm trong quản lý và sử dụng Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất theo tinh thần của Luật đất đai năm 2003, Luật Bảo vệ Môi trường, Luật Khoáng sản. - Tiếp tục thực hiện quyết liệt hơn nữa Chỉ thị 15/CT-UB của UBND Thành phố về xử lý thu hồi đất của các đơn vị để hoang hoá, sử dụng sai mục đích, vi phạm Luật đất đai; thực hiện Kháng nghị của Viện Kiểm sát nhân tối cao; tăng cường quản lý đất đai, ngăn chặn xử lý việc mua bán, chuyển nhượng, chuyển đổi mục đích sử dụng đất nông nghiệp, lâm nghiệp - Phối hợp với các Quận, Huyện tiến hành rà soát, kiểm tra các Dự án đã được giao đất chưa triển khai, quá thời hạn quy định, tiến hành lập hồ sơ thu hồi đất các trường hợp của các tổ chức, cá nhân có vi phạm, trình UBND Thành phố quyết định. 7. Các công trình trọng điểm - Phối hợp với các Ngành tập trung thực hiện các công trình trọng điểm của Thành phố như: đường Kim Liên- Ô chợ Dừa, đường vành đai 3, cầu Vĩnh Tuy…đẩy mạnh tiến độ giải phóng mặt bằng triển khai các dự án, Tập trung đẩy nhanh tiến độ thực hiện các dự án, nhất là các dự án xây dựng mới nhà ở cho các đối tượng chính sách, người nghèo, người có công. Triển khai lập kế hoạch xây dựng quỹ nhà ở tái định cư đi trước một bước để chủ động phục vụ công tác giải phóng mặt bằng và các đối tượng chính sách. Chuẩn bị khởi công xây dựng mới nhà chung cư cao tầng phục vụ tái định cư tại: lô DD2 khu nhà Ba Giang; lô CT1, CT2, OCT1-khu đô thị Bắc Linh Đàm; lô E tại khu đất 5,2 ha thuộc khu đô thị mới Yên Hoà... và tại các dự án đặt hàng mua nhà trong khu đô thị mới Yên Hoà, Cổ Nhuế - Xuân Đỉnh, Mỹ Đình - Mễ Trì và nhà ở tại thị trấn Cầu Diễn; phấn đấu khởi công xây dựng mới 06 quỹ gỗ đặc biệt nguy hiểm tại phường Chương Dương để đảm bảo an toàn cho người sử dụng. - Tổ chức triển khai Luật Nhà ở năm 2005 có hiệu lực thi hành ngày 01/07/2006, xây dựng Đề án phát triển nhà ở đến năm 2010-2020 trong đó phát triển mạnh hình thức nhà và căn hộ cho thuê, quan tâm để đẩy nhanh xây dựng tạo quỹ nhà ở xã hội và tiến độ thực hiện, đặc biệt là nhà ở cho công nhân; phối hợp với các cấp, các ngành hoàn thành kế hoạch phát triển nhà ở năm 2006 là 1,4 triệu m2 nhà ở. - Đẩy mạnh chương trình ứng dụng công nghệ mới vào lĩnh vực quản lý đất đai. 8. Bảo vệ nâng cao chất lượng môi trường Tổ chức triển khai Luật Bảo vệ môi trường năm 2005 có hiệu lực từ ngày 01/07/2006 và quán triệt Thông tư số 22/TT-TU ngày 04/08/2005 của Thành uỷ và Quyết định số 203/2005/QĐ-UB ngày 30/11/2005 UBND Thành phố tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả 10 Chương trình về tăng cường bảo vệ môi trường; xây dựng chương trình hành động thực hiện nghị quyết 41/NQ của Bộ Chính trị về tăng cường công tác bảo vệ môi trường trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước; tiếp tục triển khai các nhiệm vụ để hoàn thành thực hiện đề án số 31-ĐA/TU ngày 24/04/2004 của Thành uỷ và Kế hoạch số 42/KH-UB của UBND Thành phố; triển khai có hiệu quả Nghị định số 67/NĐ-CP về việc thu phí môi trường đối với nước thải và thực hiện kế hoạch xử lý triệt để cơ sở gây ô nhiễm nghiêm trọng trên địa bàn Thành phố theo Quyết định số 64/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ và xây dựng kế hoạch phân cấp xuống cho phòng Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất các Quận, Huyện để đôn đốc các doanh nghiệp kê khai, nộp phí… 9. Quản lý hiệu quả nguồn tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản - Hoàn chỉnh việc xây dựng Dự án “Hiệu chỉnh, bổ sung Dự án Quy hoạch tổng thể vùng khoáng sản và phát triển công nghiệp khai thác khoáng sản đến năm 2010” để quản lý theo quy định, làm cơ sở phục vụ công tác cấp phép khai thác khoáng sản. Tổ chức triển khai đề án tổng kết thực hiện công tác quan trắc động thái nước dưới đất mạng Hà Nội và thực hiện chỉ thị số 27/2005/CT-UB ngày 30/11/2005 của UBND Thành phố về tăng cường công tác quản lý hoạt động khai thác, sử dụng tài nguyên nước, xả nước thải vào nguồn nước - Tập trung rà soát, kiểm tra các tổ chức hoạt động khai thác cát, sỏi và sử dụng bến bãi trung chuyển vật liệu xây dựng trên địa bàn Thành phố, xử lý nghiêm các đơn vị vi phạm. 10. Xây dựng bộ máy quản lý để cải cách hành chính - Rà soát chức năng nhiệm vụ và cơ cấu cán bộ, công chức các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ theo hướng minh bạch, đơn giản, ngắn gọn. Kiện toàn các phòng, ban theo hướng không trùng lắp chức năng, nâng cao hiệu quả hoạt động và sắp xếp, củng cố đội ngũ cán bộ công chức với phương châm tinh gọn, hiệu quả, luân chuyển cán bộ để biết nhiều việc, thạo một việc nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ nhân dân, kịp thời giải quyết khiếu nại, tố cáo và ngăn chặn kịp thời các vi phạm trong quản lý và sử dụng tài nguyên, đất đai và môi trường, phấn đấu hoàn thành xây dựng quy trình thực hiện để được cấp chứng chỉ ISO trong năm 2006. - Củng cố và phát triển Văn phòng đăng ký đất và nhà, phối hợp triển khai thành lập văn phòng đăng ký đất và nhà ở Quận, Huyện. - Đẩy mạnh công tác đấu tranh chống tham nhũng, quan liêu, phấn đấu giảm thiểu các thủ tục, chống phiền hà, ngăn chặn các hành vi nhũng nhiễu, tiến hành tổ chức kiện toàn bộ máy, củng cố nâng cao năng lực Công ty để tiếp tục hoàn chỉnh thành Công ty TNHH Nhà nước một thành viên trực thuộc UBND Thành phố theo Luật Doanh nghiệp. - Nghiên cứu phân cấp mạnh về quản lý Nhà nước trong lĩnh vực quản lý và sử dụng Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất cho chính quyền cơ sở, đồng thời tăng cường công tác kiểm tra, giám sát và hướng dẫn thực hiện. II. Giải pháp để xây dựng quy trình phân tích công việc 1. Xây dựng quy trình phân tích công việc 1.1. Xác định công việc cần phân tích Do trong Sở chưa có được các bản mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí công việc vì vậy nên tiến hành phân tích công việc đối với tất cả các vị trí công việc (trừ những vị trí công việc tương tự nhau về nhiệm vụ) tuy nhiên trong khuôn khổ bài viết tôi chỉ tiến hành phân tích công việc đối với các chức vụ - Chuyên viên đào tạo - Chuyên viên phụ trách vấn đề tiền lương - Chuyên viên phụ trách về khen thưởng… 1.2. Tiến hành lập bảng hỏi và phỏng vấn đối với từng nhân viên Sau khi lựa chọn các công việc cần phân tích sẽ xây dựng một mẫu bảng hỏi phân tích công việc gửi đến tất cả các nhân viên, các câu hỏi phải dễ hiểu, tránh gây hiểu lầm. Và thiết kế các câu hỏi chuẩn bị phỏng vấn, phải tiến hành lựa chọn câu hỏi phỏng vấn phù hợp với tâm lý của từng nhân viên, tạo được tâm lý thân thiện và hợp tác trong trả lời. 1.3. Thu thập thông tin - Công việc: tên công việc, chức danh, nhiệm vụ quyền hạn, chức năng của người nhân viên khi thực hiện công việc, phương pháp tiến hành công việc, các mối quan hệ trong khi thực hiện công việc … trong quá trình phân tích công việc. - Yêu cầu đối với người thực hiện: đó là những yêu cầu về sự hiểu biết, trình độ giáo dục và đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm, những yêu cầu về phẩm chất của nhân viên, các điều kiện khác cần có để tiến hành thực hiện công việc … - Tiêu chuẩn thực hiện công việc: đó là những tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, thời hạn hoàn thành, những tiêu chuẩn về hành vi, thái độ của nhân viên đê đánh giá sự hoàn thành công việc của cán bộ công chức viên chức trong Sở - Các thông tin liên quan khác như điều kiện khí hậu , máy móc thiết bị cần có để có thể thực hiện công việc… 1.4. Xử lý thông tin Các cán bộ phân tích công việc có thể trực tiếp hoặc kết hợp với các trưởng phó phòng ban là người giám sát trực tiếp công việc của cán bộ công chức viên chức trong Sở để xây dựng nên phần mô tả công việc và yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Nhờ những thông tin thu thập được và dựa vào kinh nghiệm quản lý, các cán bộ phân tích công việc sẽ viết ra được các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho các vị trí, phản hồi thông tin đến người lao động, sửa đổi lại và viết bản chính trình lên Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính phê duyệt sau đó gửi lên cán bộ quản lý cấp cao hơn. Sau đó ứng dụng kết quả phân tích công việc vào thực tiễn quản lý tại Sở 2. Xây dựng các kết quả phân tích công việc Hoàn thiện bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc đối với các chức danh như trên (thiết kế theo phụ lục 1). BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 1. Chức danh: Chuyên viên Tiền lương - Bảo hiểm xã hội 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Mục đích công việc Theo dõi và thực hiện công tác tiền lương, công tác phí hàng tháng của Sở, công tác Bảo hiểm xã hội, hưu trí, tử tuất, thai sản, ốm đau của cán bộ công chức viên chức Sở và các công tác đột xuất do lãnh đạo phòng giao. Các nhiệm vụ cơ bản + Làm lương tháng, quý + Làm sổ Bảo hiểm xã hội, báo cáo Bảo hiểm xã hội theo quý với cơ quan Bảo hiểm xã hội + Tiến hành chi thai sản, hưu trí, dưỡng sức + Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu, lưu giữ giấy tờ của cán bộ công chức viên chức trong Sở. Mô tả chung Trách nhiệm chính của công việc này là hàng tháng, hàng quý tiến hành lập bảng báo cáo lương đến đồng chí Trưởng phòng duyệt và gửi xuống phòng tài vụ chi theo quy định. Sắp xếp thời gian để có thể lên cơ quan Bảo hiểm xã hội tiến hành làm sổ Bảo hiểm xã hội cho cán bộ công chức viên chức, ghi chép thời gian công tác, lương và số tiền Bảo hiểm xã hội mà cán bộ công chức viên chức phải đóng và báo cáo lên cơ quan Bảo hiểm xã hội Giải thích trực tiếp những thắc mắc của cán bộ công chức viên chức về những vấn đề lương và Bảo hiểm xã hội. Quản lý hồ sơ công chức, sắp xếp hồ sơ theo từng phòng ban, theo trình tự, thông thường phải bổ sung những thông tin liên quan đến hồ sơ của cán bộ công chức viên chức ví dụ như bổ sung các chứng chỉ đào tạo, quyết định nâng lương. Bảo đảm việc quản lý ngân quỹ, tránh thâm hụt, đảm bảo chi đúng người cần hưởng và chi đủ tránh xảy ra mâu thuẫn. Cập nhật thông tin vào phần mềm quản trị nhân sự hiện có trong Sở để Sở Nộ vụ có cơ sở cập nhật thông tin thông qua mạng nội bộ được kết nối với Sở nội vụ. Tiếp cận các thông tin, quy định của Nhà nước về vấn đề tiền lương và Bảo hiểm xã hội. Đóng vai trò liên lạc giữa cán bộ công chức với cơ quan Bảo hiểm xã hội. Chữ ký của trưởng phòng TC - HC Chữ ký của nhân viên Ngày tháng năm BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 1. Chức danh: Chuyên viên đào tạo và tổ chức 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Mục đích công việc Hỗ trợ phòng trong công tác đào tạo, văn thư, tổ chức, Bảo hiểm xã hội và các công tác đột xuất do Lãnh đạo phòng giao. Các nhiệm vụ cơ bản + Phụ trách công tác đào tạo, cử người đi học các lớp chính trị, quản lý hoặc chuyên môn. + Soạn và trình ký cá quyết định, công văn cử người đi học. + Tổ chức, sắp xếp các công việc của Sở, của phòng và đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế trong toàn Sở + Hỗ trợ công tác tiền lương, thưởng, và Bảo hiểm xã hội Mô tả chung Trách nhiệm chính của công việc này là tổ chức, sắp xếp các lớp đào tạo ngắn hạn và dài hạn về chuyên môn nghiệp vụ theo sự chỉ đạo của cấp trên. Tổ chức các lớp học dưới sự chỉ đạo của đồng chí phó phòng về ISO trong công tác hành chính theo định kỳ. Soạn thông báo gửi đến các phòng ban trong Sở khi có các công văn đào tạo gửi đến. Sau khi thu thập thông tin, họ tên, chức vụ của những người tham gia sẽ làm quyết định cử người trình lên Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính và sau đó trình lên Phó Giám đốc Sở duyệt. Lập kế hoạch chỉ tiêu biên chế hàng năm cho Sở trình lên Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính sau đó trình lên Phó Giám đốc Sở phê duyệt. Đôn đốc thực hiện nội quy, quy chế làm việc tại cơ quan, phục trách công tác sắp xếp, tổ chức bố trí nơi làm việc, phương tiện làm việc. Giải quyết thắc mắc về vấn đề tiền lương, Bảo hiểm xã hội Lưu giữ công văn, quyết đinh, thông báo Lên lịch công tác tuần cho phòng Chữ ký của Trưởng phòng TC - HC Chữ ký của nhân viên Ngày tháng năm BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 1. Chức danh: Chuyên viên phụ trách thi đua khen thưởng 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Mục đích công việc Thực hiện các công tác dự thảo Hợp đồng lao động, giúp Lãnh đạo phòng trong công tác tổng hợp của phòng, công tác cải cách hành chính, quy chế dân chủ của ngành, công tác thi đua khen thưởng và các công tác đột xuất do Lãnh đạo phòng giao. Các nhiệm vụ cơ bản + Soạn thảo các báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm + Dự thảo Hợp đồng lao động + Phụ trách công tác thi đua khen thưởng + Phụ trách việc thực hiện công tác “một cửa” tại Sở Mô tả chung Hàng quý, hàng năm soạn thảo các báo cáo cho hoạt động thực hiện được trong Sở trình lên Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính duyệt sau đó trình lên Phó Giám đốc xem xét. Thông báo và đôn đốc các phòng ban trong việc báo cáo thành tích cá nhân, thực hiện việc thu thập thông tin để cuối năm làm công tác khen thưởng đối với những cá nhân và tập thể xuất sắc. Tiến hành soạn thảo các quy chế, quy định về thực hiện công tác “một cửa” trong giải quyết các thủ tục hành chính để áp dụng thực tiễn tại Sở. Kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện công tác “một cửa” báo cáo với trưởng phòng Tổ chức - Hành chính. Tiến hành dự thảo Hợp đồng lao động, cập nhật các thông tin về tiền lương của bộ phận hợp đồng, sử dụng điều chỉnh Hợp đồng lao động. Giải quyết những thắc mắc của nhân viên về hợp đồng lao động. Báo cáo trình lên trưởng phòng, Phó Giám đốc về những vi phạm trong Hợp đồng lao động. Đọc và hiểu chi tiết các văn bản pháp luật của Nhà nước về đất đai và Hợp đồng lao động từ đó ứng dụng vào thực tế trong Sở. Tiến hành hướng dẫn và giám sát các sinh viên thực tập trong phòng Kiểm tra lại thông tin cụ thể của từng người lao động. Chữ ký của Trưởng phòng TC - HC Chữ ký của nhân viên Ngày tháng năm BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN 1. Chức danh: Chuyên viên Tiền lương - Bảo hiểm xã hội 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Trình độ học vấn: + Tốt nghiệp đại học + Qua các lớp đào tạo ngắn hạn về trình độ lý luận chính trị và trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng + Có chứng chỉ tin học văn phòng, đảm bảo có khả năng đánh máy văn bản nhanh và chính xác. + Có chứng chỉ Tiếng Anh ( A trở lên). + Biết cách sử dụng máy tính và các thiết bị văn phòng khác. + Biết quản lý và lưu trữ hồ sơ + Hiểu biết cơ bản về tiền lương, Bảo hiểm xã hội + Biết cách tổ chức hành chính văn phòng khoa học và hiệu quả + Khả năng giao tiếp tốt, khả năng đối nội và đối ngoại + Hiểu và nắm vững các quy định của pháp luật về vấn đề tiền lương, Bảo hiểm xã hội. + Có 2 năm kinh nghiệm trở lên trong vấn đề tiền lương, Bảo hiểm xã hội. Các yêu cầu về thể chất và điều kiện làm việc + Có sức khoẻ tốt đáp ứng được khả năng ngồi làm việc trong một khoảng thời gian dài. BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN 1. Chức danh: Chuyên viên Đào tạo và tổ chức 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Trình độ học vấn: + Tốt nghiệp đại học + Qua các lớp đào tạo ngắn hạn về trình độ lý luận chính trị và trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng + Có chứng chỉ tin học văn phòng, đảm bảo có khả năng đánh máy văn bản nhanh và chính xác. + Có chứng chỉ Tiếng Anh ( A trở lên). + Biết cách sử dụng máy tính và các thiết bị văn phòng khác. + Biết quản lý và lưu trữ hồ sơ, giấy tờ + Hiểu biết cơ bản về tiền lương, Bảo hiểm xã hội + Biết cách tổ chức hành chính văn phòng khoa học và hiệu quả + Khả năng giao tiếp tốt, khả năng đối nội và đối ngoại + Hiểu và nắm vững các quy định của pháp luật về vấn đề đào tạo, tiền lương và Bảo hiểm xã hội + Có 2 năm kinh nghiệm trở lên trong chuyên môn nghiệp vụ Các yêu cầu về thể chất và điều kiện làm việc + Có sức khoẻ tốt đáp ứng được khả năng ngồi làm việc trong một khoảng thời gian dài. BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN 1. Chức danh: Chuyên viên thi đua khen thưởng 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Trình độ học vấn: + Tốt nghiệp đại học + Qua các lớp đào tạo ngắn hạn về trình độ lý luận chính trị và trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng + Có chứng chỉ tin học văn phòng, đảm bảo có khả năng đánh máy văn bản nhanh và chính xác. + Có chứng chỉ Tiếng Anh ( A trở lên). + Biết cách sử dụng máy tính và các thiết bị văn phòng khác. + Biết quản lý và lưu trữ hồ sơ + Hiểu biết cơ bản về tiền lương, Bảo hiểm xã hội, Hợp đồng lao động + Biết cách tổ chức hành chính văn phòng khoa học và hiệu quả + Khả năng giao tiếp tốt, khả năng đối nội và đối ngoại + Hiểu và nắm vững các quy định của pháp luật về vấn đề tiền lương, Bảo hiểm xã hội và Hợp đồng lao động. + Có 2 năm kinh nghiệm trở lên trong lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ. Các yêu cầu về thể chất và điều kiện làm việc + Có sức khoẻ tốt đáp ứng được khả năng ngồi làm việc trong một khoảng thời gian dài. BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1. Chức danh: Chuyên viên Tiền lương - Bảo hiểm xã hội 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Các hoạt động Tiêu chuẩn về chất lượng công việc Tiêu chuẩn về thời gian thực hiện Đánh máy văn bản Đảm bảo chính xác, trình bày rõ ràng dễ hiều. Tốc độ soạn thảo 60 từ/phút Lập kế hoạch tiền lương Đầy đủ, chính xác, khoa học Phải hoàn thành công việc trước 1 tháng để có kế hoạch thu chi đầy đủ Lưu trữ hồ sơ Đảm bảo việc tìm kiếm sau này nhanh chóng thuận tiện Thực hiện hàng tháng, sắp xếp theo thứ tự. Chuẩn bị công văn, giấy tờ Nội dung chính xác Trong ngày Quan hệ đối nội và đối ngoại Tạo được mối quan hệ tốt đẹp theo đúng phận sự và trách nhiệm được giao Làm số bảo hiểm xã hội Gọn gàng, sạch sẽ, chính xác, rõ ràng và tỉ mỉ Hàng tháng phải cập nhật thông tin Quản lý ngân quỹ An toàn, không thâm hụt Cập nhật thông tin Nhanh chóng, chính xác và đầy đủ Hàng tháng BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1. Chức danh: Chuyên viên đào tạo và tổ chức 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Các hoạt động Tiêu chuẩn về chất lượng công việc Tiêu chuẩn về thời gian thực hiện Đánh máy văn bản Đảm bảo chính xác, trình bày rõ ràng dễ hiều. Tốc độ soạn thảo 60 từ/phút Lập kế hoạch đào tạo Đúng người, đúng trình độ cần đào tạo Phải hoàn thành công việc trước 1 tháng để có kế hoạch tổ chức đào tạo Lưu trữ công văn giấy tờ Đảm bảo việc tìm kiếm sau này nhanh chóng thuận tiện Thực hiện hàng tháng, sắp xếp theo thứ tự. Chuẩn bị công văn, giấy tờ Nội dung chính xác Trong ngày Quan hệ đối nội và đối ngoại Tạo được mối quan hệ tốt đẹp theo đúng phận sự và trách nhiệm được giao Cập nhật thông tin Nhanh chóng, chính xác và đầy đủ Hàng tháng Tổ chức các lớp học Hiệu quả và tiết kiệm chi phí Chuẩn bị trược một tháng BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 1. Chức danh: Chuyên viên thi đua khen thưởng 2. Nhóm công việc: Tổ chức 3. Phòng: Tổ chức hành chính 4. Bậc lương 5. Người kiểm tra: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính Các hoạt động Tiêu chuẩn về chất lượng công việc Tiêu chuẩn về thời gian thực hiện Đánh máy văn bản Đảm bảo chính xác, trình bày rõ ràng dễ hiều. Tốc độ soạn thảo 60 từ/phút Lưu trữ công văn giấy tờ Đảm bảo việc tìm kiếm sau này nhanh chóng thuận tiện Thực hiện hàng tháng, sắp xếp theo thứ tự. Chuẩn bị công văn, giấy tờ Nội dung chính xác Trong ngày Quan hệ đối nội và đối ngoại Tạo được mối quan hệ tốt đẹp theo đúng phận sự và trách nhiệm được giao Cập nhật thông tin Nhanh chóng, chính xác và đầy đủ Hàng tháng Hợp đồng lao động Đầy đủ, rõ ràng và cụ thể Cuối mỗi năm Thi đua khen thưởng Đúng người, đúng chỉ tiêu Hàng tháng, hàng quý và hàng năm 3. Kiểm tra lại các thông tin trong các kết quả phân tích công việc Các kết quả về công việc người phân tích phải chính xác và phải được tất cả những người có liên quan hiểu rõ. Các nhiệm vụ và kỳ vọng có thể được người giám sát hiểu rõ nhưng chúng sẽ chỉ có ý nghĩa và có giá trị sau khi chúng đã được truyền đạt tới các nhân viên có trách nhiệm thi hành các nhiệm vụ này. Người phân tích đã xác định ra các nhiệm vụ chính từ góc độ doanh nghiệp. Đây sẽ là một cơ hội để kiểm tra xem các nhân viên thực hiện nhiệm vụ có hiểu được kỳ vọng của người phân tích hay không. Những người thực hiện việc xem xét đánh giá các kết quả hoàn thành công việc cần phải rà soát lại các tài liệu về công việc. Điều quan trọng là họ phải hiểu được quan điểm của doanh nghiệp và phải có cơ hội để thể hiện nhận thức của mình về công việc. Nếu những người quản lý và giám sát không nhất trí với bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc thì cần phải giải quyết những khác biệt về quan điểm ngay từ giai đoạn này. Tiếp theo người phân tích hãy thảo luận thông tin về công việc với các nhân viên của mình. Có nhiều yếu tố khác có thể tác động tới khả năng của họ trong việc đáp ứng những kỳ vọng của . Hãy xem xét các vấn đề này trước khi yêu cầu họ phải đạt được các tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc tối ưu. Hãy truyền đạt các kỳ vọng về công việc một cách rõ ràng và phải đảm bảo rằng hai bên phải hiểu nhau. Cuối mỗi cuộc nói chuyện, nhân viên cần phải biết rằng doanh nghiệp sẽ xác định mức độ hoàn thành công việc của họ như thế nào xét về phương diện kết quả công việc (sản phẩm tạo ra), lịch trình làm việc, ngân quỹ, hoạt động, hành vi hoặc một sự kết hợp của các yếu tố này hay các yếu tố khác. Sau khi người giám sát và nhân viên đã nhất trí thì cần ghi chép lại các kỳ vọng về kết quả hoàn thành công việc và giao một bản cho nhân viên. Trong nhiều trường hợp có thể đạt được sự đồng ý của nhân viên. Tuy vậy, nhà quản lý hoặc giám sát phải chịu trách nhiệm cuối cùng về việc xác định các kỳ vọng về kết quả công việc vì người đó có trách nhiệm công khai lớn hơn đối với việc phòng ban hay tổ chức thực hiện được các mục đích và mục tiêu đặt ra. 4. Duy trì thông tin về công việc Các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc lạc hậu hoặc không chính xác có thể dẫn đến các quyết định sai trong nhiều hoạt động quản lý nguồn nhân lực như đề bạt, tuyển chọn và tuyển dụng. Cần phải rà soát lại các tài liệu về công việc một cách định kỳ để đảm bảo rằng chúng còn chính xác và phù hợp. Khi doanh nghiệp phát triển, có thể cần phải có các kỹ năng và khả năng khác trước để hoàn thành cùng những nhiệm vụ như trước đây. Thư ký trước đây phải đánh máy tất cả các văn bản thì từ bây giờ sẽ phải dùng phần mềm xử lý văn bản của máy tính để làm việc đó. Ngày nay nhiều vị trí công việc văn phòng đòi hỏi mọi người phải sử dụng thư điện tử và máy tính cá nhân và các ngành công nghiệp sử dụng các thiết bị chế tạo cũng ngày càng phức tạp. Trong quá trình áp dụng chương trình chuẩn ISO trong công tác hành chính thì những vẫn đề này càng phải được áp dụng mạnh mẽ và sâu sát hơn nữa để có thể giải quyết được những khó khăn hiện nay. Những trường hợp cần rà soát lại các tài liệu đó là: - Bất cứ khi nào có một sự thay đổi được biết đến về chức năng công việc. - Khi có phương pháp mới được đưa vào áp dụng. - Trong quá trình định kỳ xem xét các kết quả hoàn thành công việc. III. Gắn kết các kết quả phân tích công việc với các hoạt động quản trị nhân lực tại Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội. Các kết quả phân tích công việc chỉ thực sự có ý nghĩa khi nó được truyền đạt tới các nhân viên và được ứng dụng một cách có hiệu quả và hệ thống trong các hoạt động quản trị nhân lực. Lúc đó nó sẽ trở thành công cụ cơ bản cho các hoạt động khác, tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các công tác kế hoạch hoá, công tác tuyển dụng, đào tạo…. 1. Gắn kết với công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực Công tác lập kế hoạch hoá nguồn nhân lực muốn thành công đòi hỏi phải thực hiện thật chặt chẽ công tác phân tích công việc. Hiện nay công tác lập kế hoạch nguồn nhân lực tại Sở chưa được quan tâm đúng mức khiến cho số lượng công chức hàng năm càng ngay càng tăng mặc dù khối lượng và chất lượng công việc không được nâng cao. Do đó để tránh tình trạng này xảy ra, cần phải có một sự phân tích công việc khoa học, có được bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện thực sự có ích để từ đó có thể xác định được công việc này cần bao nhiêu người, có thể thay thế hay tuyển thêm người mới. Nếu có thể thay thế sẽ có các quyết định thuyên chuyển hay đề bạt đúng, nếu cần tuyển thêm mới thì hiện tại công việc đó cần có số lượng là bao nhiêu, từ đó có thể lập được kế hoạch nguồn nhân lực chính xác tránh tình trạng tốn kém lãng phí không cần thiết, tiết kiệm được một khoản ngân sách không nhỏ. 2. Đối với công tác tuyển dụng nhân lực và định hướng nhân viên Việc ứng dụng các bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là một khâu không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng nhân lực đúng và đáp ứng được yêu cầu. Khi có một vị trí công việc cần tuyển người cần phải xem xét bản mô tả công việc để có thể phần nào đó giúp các ứng viên có thể hình dung được công việc cần phải làm, có bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện giúp xác định những tiêu chuẩn có phù hợp với yêu cầu hay không. Điều này không những giúp cho các ứng viên giúp ứng viên có thể giảm bớt chi phí mà còn góp phần cho Sở có thể giảm được những khoản không cần thiết, thời gian bỏ ra để tiến hành việc sàng lọc thông tin, tiến hành phỏng vấn… Và đặc biệt là có thể tuyển được đúng người đúng việc, chất lượng công tác tuyển dụng được tăng lên tránh tình trạng chỉ dựa vào kinh nghiệm của các cán bộ tuyển dụng xảy ra việc dựa vào ý kiến cá nhân chủ quan. Giúp nhân viên mới định hướng được công việc của mình trong tương lai, không mất thời gian của người hướng dẫn phải chỉ bảo. 3. Đối với công tác bố trí nhân lực Phân tích công việc chỉ thực sự phát huy được hết vai trò của nó khi các kết quả phân tích công việc ứng dụng vào thực tế để có thể sắp xếp đúng người, đúng việc và đúng trình đô từ đó sẽ hạn chế được tình trạng công việc chồng chéo, gây mất đoàn kết và rối loạn tổ chức. Thông qua các kết quả phân tích công việc chúng ta có thể biết được trong công việc này cần đòi hỏi những người như thế nào, yêu cầu về trình độ chuyên môn ra sao, từ đó có thể rà soát lại trong tổ chức Sở xem xét những người đáp ứng yêu cầu để sắp xếp vào vị trí công việc đó. 4. Đối với công tác đánh giá thực hiện công việc Hiện nay công tác đánh giá thực hiện công việc trong Sở chưa được thực hiện thường xuyên và toàn diện mà mới chỉ dừng lại ở việc hàng năm xét thi đua khen thưởng đối với cán bộ công chức viên chức và việc đánh giá này mang tính chất chung chung, cào bằng. Do đó, việc áp dụng các kết quả phân tích công việc vào đánh giá thực hiện công việc là rất cần thiết. Kết quả phân tích công việc sẽ chỉ ra được các công việc nào chúng ta cần phải đánh giá xem các nhân viên đã thực hiện đúng công việc được giao chưa, họ thực hiện như thế nào và các tiêu chí để đánh giá việc thực hiện công việc, về khối lượng, chất lượng, thời gian hoàn thành công việc. Từ đó, sẽ đưa ra được quyết định thù lao, khen thưởng và kỷ luật đúng đắn. Việc này phải được tiến hành hàng tháng, hàng quý,…Từ đó sẽ giải quyết được những bất bình của người lao động, thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn. 5. Đối với công tác đào tạo và phát triển nhân lực Do đặc thù của Sở là lao động hành chính sự nghiệp, công tác đào tạo của Sở chỉ dừng lại ở cử cán bộ đi nghiên cứu tại các trung tâm trong nước và nước ngoài. Và không tiến hành bất cứ hình thức đào tạo nào khác kể cả đào tạo lại. Do đó, việc áp dụng các kết quả của phân tích công việc vào công tác này hầu như là không có. Chính vì vậy, trong thời gian tới việc áp dụng các kết quả của phân tích công việc vào công tác đào tạo và phát triển nhân lực là rất cần thiết vì khi đó chúng ta sẽ xác định đúng người lao động nào cần phải đào tạo, tại sao phải đào tạo, đào tạo như thế nào. Khi thực hiện như vậy sẽ tránh được sự lãng phí cho việc đào tạo không cần thiết gây ra. 6. Đối với công tác thù lao lao động Thông qua bản mô tả công việc, người quản lý có thể đánh giá được mức độ phức tạp của công việc, đánh giá được tầm quan trọng của mỗi công việc trong Sở để có thể tính thưởng và phụ cấp khoa học và chính xác. Thông qua bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện có thể đưa ra được các tiêu chí rõ ràng từ đó có thể xác định mức tiền thưởng cho nhân viên. Nếu kết hợp giữa phân tích công việc với đánh giá thực hiện công việc tốt sẽ tạo nên được hệ thống trả công hợp lý và công bằng. Như vậy có thể thấy phân tích công việc có thể được áp dụng rất hiệu quả trên tất cả các mặt hoạt động quản trị nhân lực trong Sở sẽ góp phần làm cho hoạt động này trở nên nhịp nhàng và trôi chảy hơn. Điều này sẽ một phần nào đó có thể giúp cải thiện được tình trạng cơ cấu tổ chức cồng kềnh không hiệu quả hiện nay ở trong Sở. IV. Kiến nghị 1. Kiến nghị với ban Lãnh đạo Sở Quan điểm của Lãnh đạo Sở thực sự có ý nghĩa rất quyết định đến sự thành công hay thất bại của phân tích công việc. Tuỳ theo cách nhìn nhận của họ về tầm quan trọng của phân tích công việc hiện nay ở trong Sở, thì phân tích công việc có được chú trọng hay không. Vì vậy để cho phân tích công việc phát huy được tác dụng thực sự của nó và trở thành công cụ của quản trị nhân lực thì Lãnh đạo Sở nên quan tâm đến quá trình phân tích công việc tạo điều kiện để phòng Tổ chức - Hành chính và các phòng ban khác thực hiện công tác này và sau khi thu được các kết quả phân tích công việc sẽ có những ý kiến đóng góp, có những chỉ thị và là người đi đầu trong việc thực hiện theo các kết quả phân tích công việc đã được tạo ra từ đó các nhân viên sẽ theo gương làm cho bộ máy của Sở hoạt động trôi chảy hơn, nhịp nhàng hơn. 2. Kiến nghị với phòng Tổ chức - Hành chính Phòng Tổ chức - Hành chính đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình phân tích công việc là người tham gia trực tiếp xây dựng các kết quả phân tích công việc . Phải cử ra người có chuyên môn chịu trách nhiệm khởi xướng, tổ chức, thúc đẩy quá trình phân tích công việc, tìm hiểu để có được các phương pháp thích hợp thu thập thông tin, xử lý thông tin cũng như trong quá trình tiến hành viết các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Và đặc biệt là vấn đề truyền đạt các tài liệu này như thế nào đến các nhân viên. Đó là câu hỏi làm đau đầu các nhà quản lý nhân lực hiện nay. Bởi thực tế các nhà quản lý cấp cao (ban lãnh đạo Sở) phải bận bịu với việc giải quyết các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của mình. Các trưởng phó phòng ban chuyên môn chủ yếu phải lo toan các công việc chuyên môn. Khi tuyển thêm một người phụ trách nguồn nhân lực thì người này được giao chịu trách nhiệm về toàn bộ các hoạt động truyền đạt thông tin. Việc xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc có chất lượng tốt đóng vai trò quan trọng đối với việc quản lý hiệu quả nguồn nhân lực. Tuy nhiên việc truyền đạt những tài liệu này tới tất cả mọi người trong tổ chức thậm chí còn quan trọng hơn. Ví dụ hãy hình dung một công ty nhỏ thuê một nhà tư vấn viết một bản mô tả công việc thật hay cho tất cả các vị trí công việc của công ty nhưng không một ai ngoài nhà quản lý hiểu được các tài liệu này. Liệu khi đó có thể nghĩ rằng những tài liệu này có ích hay không?. Câu trả lời tất nhiên là không. Truyền đạt các kết quả phân tích công việc tới nhân viên là một quá trình liên tục, bởi vì các kết quả phân tích công việc được cập nhật liên tục. Doanh nghiệp không thể chờ cho đến khi các kết quả phân tích công việc được làm xong mới phổ biến chúng tới các nhân viên. Việc truyền đạt các tài liệu này có thể bắt đầu bằng quá trình phân tích công việc thông qua việc lôi cuốn các nhân viên tham gia vào phát triển bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của họ. Cũng có thể áp dụng một số phương pháp truyền đạt thông tin sau: Lôi cuốn sự tham gia của nhân viên: Việc lôi cuốn những người đảm nhiệm công việc, những người quản lý trực tiếp của họ và các nhân viên có liên quan khác tham gia vào quá trình phân tích công việc là rất quan trọng không chỉ bởi họ là nguồn thông tin mà còn do họ là những người sẽ triển khai thực hiện các kết quả phân tích công việc đã được xây dựng. Việc lôi cuốn các nhân viên tham gia xây dựng bản phân tích công việc và kết quả phân tích công việc sẽ giúp họ: - Hiểu được tài liệu - Và điều quan trọng hơn cam kết thực hiện các ý tưởng và quy chế được đề ra trong các kết quả phân tích công việc. Sổ tay hướng dẫn: Có thể truyền đạt các kết quả phân tích công việc này bằng cách tập hợp toàn bộ các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của tất cả các vị trí công việc hiện tại (và tương lai) vào trong sổ tay hướng dẫn của doanh nghiệp và cho phép tất cả các nhân viên tiếp cận được chúng. Bảng thông báo: Bảng thông báo của doanh nghiệp là một phương pháp khác để truyền đạt cho nhân viên. Có thể đưa lên bảng thông báo các kết quả phân tích công việc hoặc bất cứ sự thay đổi nào trong các kết quả phân tích công việc. Để thực hiện có hiệu quả việc này, cần phải có các quy tắc về việc sử dụng bảng thông báo của doanh nghiệp. Bảng thông báo của doanh nghiệp phải được đặt tại các khu vực mà tất cả các nhân viên có thể tiếp cận chúng dễ dàng. Bản tin: Một số doanh nghiệp thường phân phát bản tin tới tất cả các nhân viên của mình. Bản tin có thể bao gồm các kết quả phân tích công việc và nó là một công cụ quý báu phục vụ cho việc truyền đạt thông tin đến các nhân viên. Chương trình định hướng nhân viên: Chương trình này đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với những người mới vào làm việc tại doanh nghiệp. Các chương trình định hướng cũng là một công cụ phục vụ cho việc cập nhật những thay đổi trong các kết quả phân tích công việc của các nhân viên hiện có. 3. Kiến nghị về vai trò của cán bộ công chức viên chức tại Sở Phải tạo điều kiện để phòng Tổ chức - hành chính có thể thực hiện được nhiệm vụ xây dựng nên các bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Xét cho cùng thì người phụ trách quản lý nguồn nhân lực không thể hiểu hết các công việc của từng nhân viên trong Sở bằng những người giám sát trực tiếp hay các trưởng phó phòng ban. Và các trưởng phó phòng ban là những người biết nhiều hơn về thực trạng đặc điểm của công việc trong Sở phải chịu trách nhiệm cung cấp thông tin đầu vào và thông tin phản hồi và thực hiện theo các văn bản kết quả phân tích công việc. Sau khi các kết quả phân tích công việc đã được xây dựng xong thì các trưởng phó phòng ban có thể sử dụng chúng như là công cụ để quản lý nhân viên và truyền đạt những kết quả phân tích công việc này là rất quan trọng. Trong quá trình này, sự hiểu biết và cộng tác giữa những người quản lý đóng vai trò then chốt cho sự thành công. KẾT LUẬN Như vậy ta có thể khẳng định công tác phân tích công việc là công tác không thể thiếu được của tất cả các tổ chức và nó đặc biệt phát huy tác dụng trong các cơ quan chính quyền Nhà nước mà cụ thể là tại Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội khi phân tích công việc được thực sự quan tâm và được ứng dụng vào thực tiễn, được ban Lãnh đạo Sở, được các phòng ban chức năng và được các cán bộ công chức viên chức trong Sở hiểu hết được tầm quan trọng và thực hiện nghiêm túc. Phân tích công việc không phải là công việc của riêng một tổ chức nào, của doanh nghiệp nào mà là công cụ của tất cả các cơ quan. Phân tích công việc sẽ đẩy nhanh được tiến độ thực hiện công việc, phát huy được tính công bằng, tạo được mối quan hệ tốt đẹp trong nội bộ doanh nghiệp, từ đó sẽ góp phần thúc đẩy tổ chức phát triển hơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình quản trị nhân lực - Th.S Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân - NXB Lao động xã hội năm 2004. 2. Quản trị nguồn nhân lực - Trần Kim Dung - NXB Thống kê năm 2005 3. Quản trị nhân sự - Nguyễn Hữu Thân - NXB Thống kê năm 2003 4. Quản trị nhân sự - Nguyên Thanh Hội - NXB Hà Nội năm 1998 5. Bài giảng của Th.S Vũ Thị Uyên năm 2005 6. Quyết định số 4529/TNMTNĐ-TCHC về việc thực hiện tổng điều tra, khảo sát, đánh giá đội ngũ Cán bộ công chức hành chính Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội giai đoạn 2003-2005 7. Quyết định số 722/TNMTNĐ. KH Về việc Giao nhiệm vụ thực hiện chỉ tiêu Kế hoạch năm 2006 của Ngành Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất. 8. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Phòng Tổ chức - Hành chính năm 2003. 9. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Phòng Kế hoạch tổng hợp. 10. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Phòng Chính sách. 11. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Phòng Quản Đăng ký thống kê và đo đạc bản đồ 12. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Phòng quản lý địa chính nhà đất 13. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Ban 61/CP 14. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập Ban 60/CP 15. Quyết định của Giám đốc Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội về việc thành lập MỤC LỤC