Chuyên đề Hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại BQL dự án của TW

phương tiếp nhận, quản lý Cơ cấu tổ chức của BQL dự án gồm Ban giám đốc : Gồm 01 giám đốc và 02 Phó giám đốc Các phòng nghiệp vụ: Gồm 3 phòng + Phòng kế toán Tài chính – Hành chính + Phòng Kỹ thuật Công trình + Phòng Quản lý nhà đất Chức năng nhiệm vụ của các phòng nghiệp vụ này được quy định tại Quyết định số 18 QĐ/BQL ngày 21/08/2006. Cụ thể: Phòng Kế toán-Tài chính –Hành chính - Chức năng: Quản lý về mặt kinh tế, tài chính, hành chính của BQL dự án các công trình xây dựng của TW - Nhiệm vụ: Báo cáo thực hiện kế hoạch đầu tư xây dựng năm và kế hoạch vốn đầu tư xây dựng năm sau; kiểm tra khái toán, dự toán và thanh quyết toán vốn đầu tư hoàn thành của dự án theo quy định của Nhà nước.Thực hiện chế độ kế toán chủ đầu tư, kế toán hành chính sự nghiệp theo quy định hiện hành của Nhà nước. Phối hợp với phòng kỹ thuật công trình chủ trì dự thảo các hợp đồng kinh tế về tư vấn, xây lắp, thiết bị...; dự thảo các tờ trình xin phê duyệt khái toán, dự toán, quyết toán công trình. Theo dõi chi phí bảo trì các công trình nhà ở, thanh toán các chi phí điện nước công cộng của các khu vực ở (kinh phí được trích lại theo tỷ lệ phần trăm giá bán các dự án). Theo dõi các công tác hành chính, quản trị của BQL dự án b. Phòng Kỹ thuật Công trình - Chức năng: Quản lý về mặt kỹ thuật, chất lượng, tiến độ thi công toàn bộ các công trình của BQL dự án - Nhiệm vụ: Tham gia đề xuất phương án, giải pháp về thiết kế, kỹ thuật các dự án của BQL dự án. Kiểm tra khái quát dự toán, quyết toán công trình về mặt khối lượng. Kiểm tra nội dung về kỹ thuật của báo cáo kinh tế kỹ thuật dự án đầu tư xây dựng công trình, kiểm tra các hồ sơ thiết kế của dự án ( thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công...). Theo dõi, chỉ đạo các công việc thi công trên công trường từ khi khởi công đến khi hoàn thành. Chịu trách nhiệm về chất lượng, kỹ thuật, mỹ thuật và tiến độ công trình. Đôn đốc, chỉ đạo các đơn vị thi công hoàn thành đầy đủ các thủ tục nghiệm thu thanh toán khối lượng hoàn thành về mặt kỹ thuật, bản vẽ hoàn công và các chứng chỉ pháp lý, hoàn thành bàn giao và quyết toán công trình theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước. Tham gia cùng với phòng kế toán – tài chính – hành chính dự thảo các hợp đòng kinh tế về tư vấn, xây lắp, thiết bị... Chủ trì dự thảo các tờ trình xin phê duyệt nhiệm vụ thiết kế, dự án đầu tư, báo cáo kinh tế kỹ thuật, thiết kế kỹ thuật công trình, thiết kế thi công... c. Phòng quản lý Nhà – Đất - Chức năng: Quản lý toàn bộ các khu đất dự án của BQL được giao cho chủ đầu tư và quản lý bảo vệ, vận hành, Bảo dưỡng các khu nhà ở sau khi các nhà thầu xây dựng hoàn thành đưa vào sử dụng đến khi giao cho cá cơ quan địa phương tiếp nhận - Nhiệm vụ: Quản lý bảo vệ, bảo đảm an ninh cho các khu đất dự án của BQL dự án được giao và công trình nhà ở. Sau khi công trình nhà ở hết thời hạn bảo hành, có trách nhiệm kiểm tra theo dõi, lập dự toán kinh phí và triển khai thực hiện việc duy tu bảo dưỡng. Hướng dẫn các hộ đến làm thủ tục ký hợp đồng với các công ty quản lý điện, nước của dịa phương để cung cấp điện, nước sinh hoạt và làm thủ tục về cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà đất cho các hộ. Quản lý vận hành, bảo dưỡng các trang thiết bị và dịch vụ công cộng: đường, điện, nước ngoài nhà, cây xanh, các trang thiết bị công cộng (thang máy; hệ thống phòng cháy, chữa cháy...). Điều hành các ban quản lý nhà chung cư (sau khi có 80% hộ dân đến ở). Thực hiện tuân thủ Quy chế Quản lý sử dụng nhà chung cư theo quy chế, quy định được văn phòng TW Đảng phê duyệt. 2.1.2 Đặc điểm của các dự án đầu tư xây dựng công trình của TW: Các dự án đầu tư xây dựng công trình của TW bao gồm: các dự án đầu tư xây dựng trụ sở làm việc, các dự án đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác chuyên môn và các trang thiết bị để khai thác nguồn thông tin phục vụ công tác tham mưu, giúp việc cho TW Đảng, các dự án nhà ở đất ở cho cán bộ các Ban Đảng, các dự án nâng cấp sửa chữa cơ sở hạ tầng của Đảng ở TW... Đây đa phần là các công trình lớn, có vai trò quan trọng đốivới hoạt động của TW Đảng, một bộ phận trong số các dự án này thuộc bí mật quốc gia. Do đó, trong luận văn này chỉ phân tích các dự án trong phạm vi được phép công khai. Các dự án về trụ sở làm việc của các Ban Đảng thường tập trung ở khu vực trung tâm quận Ba Đình. Do trụ sở cũ của các cơ quan Đảng ở TW nằm trên địa bàn này nên đây là khu vực đòi hỏi không gian yên tĩnh. Khi tiến hành các dự án không được tổ chức xây dựng vào các ngày lễ, tết, các ngày họp của BCH TW, Ban Bí thư hoặc Bộ Chính trị. Trong các ngày bình thường, công tác xây dựng thường được tổ chức vào buổi tối để tránh làm ồn và để đảm bảo vệ sinh do đường xá thường được quét dọn vào buổi sáng. Xét theo nguồn vốn sử dụng để thực hiện các dự án, có thể phân ra thành 3 loại dự án chính: Dự án có nguồn vốn từ ngân sách Nhà Nước, Dự án có nguồn vốn từ ngân sách Đảng và dự án có nguồn vốn tự đóng góp.Các dự án được thực hiện trong giai đoạn 2002-2007 được thống kê tại Bảng 5 Bảng 2.1: Các dự án thực hiện trong giai đoạn 2002-2007 phân theo nguồn vốn Stt Tên Dự án Tổng mức đầu tư I Các dự án thuộc nguồn vốn ngân sách NN 191.535.403.000 1 Dự án cải tạo nâng cấp hệ thống điện hạ thế khu vực Nguyễn Cảnh Chân, Hà Nội 8.947.749.000 2 Dự án đầu xây dựng hệ thống hạ tầng kỹ thuật ứng dụng CNTT tại toà nhà A1(giai đoạn 1) 8.587.654.000 3 Nhà làm việc các Ban Đảng 11 tầng 174.000.000.000 II Các dự án nguồn vốn Ngân sách Đảng 10.570.664.000 1 Cải tạo sửa chữa mái nhà làm việc Ban Đối ngoại TW(nhà A) 3.192.000.000 2 Cải tạo nâng cấp hội trường Ba Đình 5.255.958.000 3 Cấp điện nguồn ưu tiên Từ Trạm biến áp 7NCC về khu 72,74 Phan Đình Phùng 2.122.706.000 III Dự án từ nguồn vốn tự góp 106.067.730.000 1 Khu biệt thự cao cấp và nhà ở thấp tầng cán bộ các Ban Đảng TW tại Yên Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội 48.610.567.000 2 Khu nhà ở thấp tầng tại Sài Đồng, Gia Lâm, Hà Nội 30.603.474.000 3 Nhà ở thấp tầng tại 130 Đốc Ngữ 26.853.689.000 Nguồn: BQL dự án Có thể nhận thấy về quy mô của tổng mức đầu tư thì các dự án do BQL dự án quản lý thường là các dự án Nhóm B và nhóm C. Các dự án từ nguồn ngân sách Nhà nước chiểm tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn đầu tư. Dự vào thống kê Bảng 1, có thể thấy các dự án từ nguồn ngân sách Nhà nước chiếm 62,2% tổng nguồn vốn đầu tư, dự án từ nguồn vốn đóng góp chiếm 34,4%, dự án từ nguồn vốn ngân sách Đảng chỉ chiếm có 3.4%. Hình thức quản lý các dự án này là hình thức chủ nhiệm điều hành dự án. Đây là các dự án do Văn phòng trung ương Đảng trực tiếp làm chủ đầu tư giao cho Ban Quản lý dự án quản lý. Do đó, Ban quản lý dự án thực hiện nhiệm vụ do chủ đầu tư giao và quyền hạn do chủ đầu tư uỷ quyền. Ban quản lý dự án chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và pháp luật theo nhiệm vụ được giao và quyền hạn được uỷ quyền. Ban Quản lý dự án lựa chọn nhà thầu, giám sát một phần dự án, một phần thuê tư vấn giám sát. Mối quan hệ giữa các bên trong việc được mô hình hóa như sau: Sơ đồ 2.1: Mô hình quản lý dự án tại BQL dự án các CTXD của TW Văn phòng TW Đảng (2) (1) Ban quản lý dự án (6) (3) (5) (7) (4) Đơn vị thi công Tư vấn giám sát (8) (1): Văn phòng TW Đảng chỉ đạo hoạt động của Ban (2): BQL dự án có nhiệm vụ báo cáo VPTW Đảng (3): Tư vấn có nhiệm vụ báo cáo tiến độ, tham mưu cho BQL dự án về kỹ thuật (4): BQL dự án chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện dự án theo tiến độ, chất lượng (5): BQL dự án quản lý trực tiếp đơn vị thi công (6): Đơn vị thi công báo cáo trực tiếp với Ban về những vấn đề trong quá trình thi công (7): Tư vấn thực hiện nhiệm vụ giám sát về mặt kỹ thuật (8): Đơn vị thi công có nhiệm vụ báo cáo cho đơn vị tư vấn các vấn đề về tiến độ, kỹ thuật thi công Quy trình thực hiện đầu tư Ban quản lý dự án lập báo cáo đầu tư xây dựng công trình và dự án đầu tư xây dựng công trình. Các Vụ, Ban có liên quan thẩm định, Văn phòng TW Đảng ra quyết định đầu tư. Việc thực hiện đầu tư và quản lý các dự án đầu tư được giao lại cho BQL dự án thực hiện. Bao gồm các công việc: Lựa chọn cơ sở đầu tư và hình thức đầu tư: BQL dự án thuê tư vấn tiến hành khảo sát và lập hồ sơ thực địa, phúc tra hiện trạng và đối chiếu với các tiêu chí dự án. BQL dự án trình Văn phòng trung ương Đảng duyệt phương án đầu tư Thiết kế kỹ thuật thi công: BQL dự án thuê đơn vị tư vấn lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công và dự toán, các Vụ, Cục liên quan thẩm định và trình Văn phòng trung ương Đảng ra quyết định phê duyệt Thực hiện các thủ tục về giao nhận đất, xin cấp giấy phép xây dựng, chuẩn bị mặt bằng xây dựng, và các công việc khác phục vụ cho việc xây dựng công trình Lập hồ sơ mời dự thầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu: Trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật và bản vẽ thi công được duyệt, BQL dự án lập hồ sơ mời thầu trình Văn phòng trung ương Đảng phê duyệt. Việc đấu thầu được thực hiện tại BQL dự án. Kết qủa đấu thầu trình lên Văn phòng trung ương Đảng phê duyệt Đàm phán, ký kết hợp đồng với các nhà thầu theo uỷ quyền của Văn phòng trung ương Đảng. Thực hiện nhiệm vụ giám sát thi công xây dựng công trình. Quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn và vệ sinh môi trường của công trình xây dựng. Các công tác này, được giao cho phòng kỹ thuật công trình và phòng Kế toán - tài chính - hành chính phối hợp tổ chức thực hiện. Riêng về quản lý chất lượng và chi phí, BQL thuê một tư vấn giám sát đảm nhiệm một phần việc giám sát. Nghiệm thu, bàn giao công trình: Việc nghiệm thu, bàn giao công trình được thực hiện theo đúng quy định với sự tham gia của BQL dự án, đơn vị thi công và đơn vị sử dụng. Nghiệm thu công trình dựa trên cơ sở đối chiếu kết quả thực hiện với thiết kế kỹ thuật thi công đã được Văn phòng TW Đảng ra quyết định phê duyệt. Nghiệm thu, thanh toán, quyết toán theo hợp đồng đã ký kết BQL dự án lập báo cáo quyết toán khi dự án hoàn thành đi vào khai thác, sử dụng. Báo cáo được kiểm toán bởi các công ty kiểm toán độc lập. Báo cáo và kết quả kiểm toán được trình lên Văn phòng trung ương Đảng phê duyệt. Trong trường hợp tổng thầu, phải làm thêm: Thoả thuận với tổng thầu về hồ sơ mời dự thầu, hồ sơ mời đấu thầu mua sắm thiết bị công nghệ chủ yếu và về chi phí mua sắm thiết bị thuộc tổng giá trị hợp đồng Phê duyệt danh sách các nhà thầu phụ trong trường hợp chỉ định tổng thầu. Thực trạng quản lý các dự án đầu tư xây dựng công trình tại Ban Quản lý dự án của TW: 2.2.1. Đối với các dự án thực hiện bằng nguồn vốn Ngân sách Nhà nước: Triển khai chương trình hiện đại hoá công sở của Chính phủ giai đoạn I: Đến năm 2010 hoàn thành từng bước hiện đại hoá công sở để đến 2020, cơ bản ổn định hệ thống công sở từ TW đến đại phương theo nghị quyết 08 của Bộ Chính Trị. Do đó, trụ sở đón tiếp và hệ thống công sở của cán bộ các cơ quan Đảng TW từng bước được sửa chữa, nâng cấp, cải tạo, xây mới, đầu tư trang thiết bị làm việc phù hợp và đáp ứng những đòi hỏi của xu thế thời đại. Với chủ chương đó, hàng năm chính phủ đầu tư một lượng vốn thuộc ngân sách Nhà nước để đầu tư cho công tác xây dựng cơ bản ở các cơ quan Đảng TW. Các dự án thực hiện bằng nguồn vốn ngân sách NN trong vòng 5 năm 2002-2007 bao gồm: Dự án cải tạo, nâng cấp hệ thống điện hạ thế KV Nguyễn Cảnh Chân; Dự án đầu tư xây dựng hệ thống hạ tầng kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin tại toà nhà A1 (giai đoạn 1); nhà làm việc các Ban Đảng 11 tầng. Với tổng số vốn đầu tư là 191.535.403.000 đ. Trong đó có dự án nhà làm việc các Ban Đảng là dự án lớn nhất (174 tỷ đồng), hiện đang trong giai đoạn thực hiện. Về mặt chi phí, giá trị đầu tư và giá trị thanh, quyết toán của các dự án này được tổng hợp ở Bảng sau Bảng 2.2: Giá trị đầu tư và thanh quyết toán các dự án thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước Đơn vị : Đồng Stt Tên dự án Tổng mức đầu tư Quyết toán Đã thanh toán đến ngày 31/12/2007 1 Cải tạo nâng cấp hệ thống điện hạ thế KV Nguyễn Cảnh Chân 8.947.749.000 5.389.857.000 5.389.857.000 2 Đầu tư xây dựng hệ thống hạ tầng kỹ thuật ứng dụng CNTT tại toà nhà A1 8.587.654.000 8.041.946.000 8.041.946.000 3 Nhà làm việc các Ban Đảng 11 tầng 174.000.000.000 Chưa hoàn thành 1.200.000.000 Nguồn: BQL dự án Dự án Nhà làm việc các Ban Đảng được tiến hành từ năm 2006, dự kiến đến năm 2009 sẽ hoàn thành và đi vào sử dụng. Tuy nhiên đến nay mới thực hiện và thanh toán được 1,2 tỷ đồng. Trong quá trình thực hiện gặp nhiều khó khăn do đây là một công trình lớn, quy mô khó xác định vì có sự thay đổi trong bộ máy tổ chức các Ban Đảng: Uỷ ban Kiểm tra thêm nhân viên, được giao thêm chức năng giám sát; Đảng uỷ khối các cơ quan TW mới được thành lập làm tăng quy mô bộ máy, các Ban Đảng có sự sát nhập lại từ 11 Ban thành 6 Ban làm cho nhu cầu sử dụng văn phòng của các cơ quan biến đổi mạnh. Hiện nay đã hoàn thành giai đoạn chuẩn bị đầu tư, hoàn thành phương án giải phóng mặt bằng, phương án thiết kế kiến trúc, quy hoạch đã được phê duyệt, đơn vị tư vấn đã hoàn thành xong thiết kế cơ sở, đang trình xin giấy phép xây dựng. Hai dự án còn lại đã hoàn thành, thanh toán và quyết toán xong đang đi vào hoạt động Tiến độ thực hiện các dự án thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước thể hiện tại Bảng sau: Bảng 2.3: Thời gian thực hiện theo kế hoạch và thực tế các dự án có nguồn vốn ngân sách Nhà nước Stt Tên dự án Thời gian khởi công hoàn thành theo kế hoạch Thời gian khởi công hoàn thành trên thực tế 1 Cải tạo nâng cấp hệ thống điện hạ thế KV Nguyễn Cảnh Chân 2005-2006 2005 – 2006 2 Đầu tư xây dựng hệ thống hạ tầng kỹ thuật ứng dụng CNTT tại toà nhà A1 2004-2005 2004-2006 3 Nhà làm việc các Ban Đảng 11 tầng 2006-2009 2006 - Nguồn: BQL dự án Dựa vào Bảng trên ta thấy, Dự án Cải tạo nâng cấp hệ thống điện hạ thế KV Nguyễn Cảnh Chân và dự án Đầu tư xây dựng hệ thống hạ tầng kỹ thuật ứng dụng CNTT tại toà nhà A1 đã hoàn thành và thanh quyết toán xong. Dự án “Đầu tư xây dựng hệ thống hạ tầng kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin” bị chậm tiến độ mất 1 năm. Dự án Nhà làm việc các Ban Đảng có nhiều khả năng cũng sẽ bị chậm tiến độ do đã thực hiện được gần 2 năm mà mới hoàn thành công tác chuẩn bị đầu tư. Về chất lượng công trình, theo biên bản nghiệm thu công trình ngày 4/7/2006 giữa các bên: BQL dự án các CTXD của TW, Công ty đầu tư phát triển điện lực, Cục Quản trị A, Vụ Tài chính, Vụ Quản lý đầu tư xây dựng thì dự án “Cải tạo nâng cấp hệ thống điện hạ thế KV Nguyễn Cảnh Chân” đảm bảo tuân theo thiết kế kỹ thuật đã được thông qua ngày 14/06/2006 theo quyết định 526b-QĐ/BTCQTTW của Ban Tài chính – Quản trị TW, đạt tiêu chuẩn đánh giá về mặt kỹ thuật đã được phê duyệt theo quyết định số 1084-QĐ/BTCQTTW. Dự án đầu tư xây dựng hệ thống hạ tầng kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin tại tòa nhà A1 cũng đã có kết qủa nghiệm thu đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng đưa ra. Tuy nhiên, sau 2 năm sử dụng, có nhiều ý kiến phản hồi từ phía các cán bộ làm việc tại tòa nhà A1 về sự xuống cấp của một số trang thiết bị như: hệ thống làm lạnh ở phòng máy, cáp mạng chập chờn, đường truyền chậm... 2.2.2 Đối với các dự án thuộc nguồn vốn Ngân sách Đảng Bên cạnh nguồn vốn ngân sách Nhà nước, ngân sách Đảng cũng là một nguồn bổ sung vốn cho việc thực hiện các dự án đầu tư xây dựng công trình của Đảng. Nguồn này được hình thành từ nguồn ngân sách Nhà nước cấp cho hoạt động của Đảng, sự đóng góp của Đảng viên trong cả nước, nguồn thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh của Đảng, các nguồn thu khác. Tuy đây không phải là nguồn chủ yếu để thực hiện các dự án (Các dự án thực hiện bằng nguồn vốn Ngân sách Đảng thường là các dự án có quy mô nhỏ, dưới 10 tỷ đồng) xong nó cũng có những đóng góp nhất định trong việc cải tạo điều kiện làm việc cho các cơ quan Đảng ở TW, các tài sản khác của Đảng Ở TW. Về mặt kinh phí dự án, mức đầu tư và tình hình thanh quyết toán các dự án nhóm này như sau: Bảng 2.4: Giá trị thanh quyết toán các dự án thuộc nguồn vốn Ngân sách Đảng Đơn vị : đồng STT Tên dự án Tổng mức đầu tư Quyết toán Thanh toán đến ngày 31/12/2007 1 Cải tạo sửa chữa mái nhà làm việc Ban Đối ngoại TW(nhà A) 3.190.000.000 2.989.568.000 2.989.568.000 2 Cải tạo nâng cấp hội trường Ba Đình 5.255.958.000 4.273.277.000 4.273.227.000 3 Cấp điện nguồn ưu tiên Từ Trạm biến áp 7NCC về khu 72,74 Phan Đình Phùng 2.122.706.000 1.475.925.000 Nguồn: BQL dự án Về mặt tiến độ, trong số các dự án này thì có 2 dự án đã hoàn thành, đi vào sử dụng và đã thực hiện thanh quyết toán xong theo đúng kế hoạch tiến độ đã đặt ra, còn một dự án cấp điện nguồn ưu tiên từ trạm biến áp 7 NCC về khu 72, 74 Phan Đình Phùng là chưa hoàn thành, dự kiến sẽ hoàn thành trong năm 2008: Bảng 2.5: Tiến độ thực hiện các dự án thuộc nguồn vốn ngân sách Đảng STT Tên dự án Kế hoạch Thực hiện 1 Cải tạo sửa chữa mái nhà làm việc Ban Đối ngoại TW(nhà A) 2006 - 2007 2006 - 2007 2 Cải tạo nâng cấp hội trường Ba Đình 2006 – 2007 2006 – 2007 3 Cấp điện nguồn ưu tiên Từ Trạm biến áp 7 Nguyễn Cảnh Chân về khu 72,74 Phan Đình Phùng 2007 - 2008 Chưa hoàn thành Nguồn: BQL dự án Về mặt chất lượng dự án, theo biên bản nghiệm thu công trình ngày 3/5/2007 giữa BQL dự án các CTXD của TW, công ty xây dựng Bảo tàng Hồ Chí Minh, Ban Đối ngoại TW, công trình đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra có thể đưa vào hoạt động. Tuy nhiên, trước đó ngày 11/05/2007, Văn phòng TW Đảng đã kỹ quyết định phê duyệt dự toán phát sinh gói thầu xây lắp do phát sinh chi phí phục hồi tình trạng ngấm, rỉ nước ở mép ngoài phía sau mái nhà cùng với các phát sinh khác. Dự án “ Cải tạo nâng cấp hội trường Ba Đình” đã được nghiệm thu đạt tiêu chuẩn chất lượng, hiện chưa có phản hồi gì về chất lượng công trình từ phía cơ quan quản lý hội trường. Các dự án thuộc nguồn vốn tự đóng góp: Nhà ở, đất ở luôn là một vấn đề lớn đối với các cán bộ các Ban Đảng ở TW. Nhằm giúp các cán bộ ổn định cuộc sống, yên tâm công tác, các dự án về nhà ở và đất ở ra đời với nguồn vốn thực hiện là nguồn tự đóng góp của các cán bộ được hưởng dự án. Công tác quản lý các dự án này thuộc chức năng của BQL dự án của TW. Việc quản lý các dự án này đòi hỏi lập kế hoạch cẩn thận, giám sát chặt chẽ đảm bảo dự án thực hiện đúng tiến độ, cán bộ nhanh chóng có nhà ở, chất lượng công trình đảm bảo phục vụ cho cuộc sống sinh hoạt lâu dài. Các dự án thuộc nhóm này đã đang được thực hiện bao gồm Dự án Khu biệt thự cao cấp và nhà ở thấp tầng cho cán bộ các Ban Đảng TW tại Yên Hoà, Cầu Giấy Hà Nội Dự án Khu nhà ở thấp tầng tại Sài Đồng, Gia Lâm. Hà Nội Dự án Nhà ở thấp tàng tại 130 Đốc Ngữ Về mặt tiến độ, các dự án này vẫn đang trong thời gian thực hiện, kế hoạch hoàn thành dự kiến như sau Bảng 2.6: Kế hoạch về tiến độ các dự án có nguồn vốn tự đóng góp Stt Tên dự án Thời gian thi công hoàn thành theo kế hoạch 1 Khu biệt thự cao cấp và nhà ở thấp tầng cán bộ các Ban Đảng TW tại Yên Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội 2007-2009 2 Khu nhà ở thấp tầng tại Sài Đồng, Gia Lâm, Hà Nội 2003 3 Nhà ở thấp tầng tại 130 Đốc Ngữ 2006 - 2008 Nguồn: BQL dự án Hiện nay tình hình thực hiện các dự án này như sau: Dự án Yên Hoà Cầu Giấy trước đây là dự án 102 Đặng Tiến Đông. Tuy nhiên, sau khi đã hoàn thành xong việc đo vẽ hiện trạng, xin chỉ giới đỏ, chỉ giới xây dựng, khoan khảo sát địa chất, thiết kế quy hoạch chia lô đến khâu xin giấy phép xây dựng gặp vấn đề: Khu nhà 102 Đặng Tiến Đông nằm trên quy hoạch công viên Đống Đa nên Thành phố Hà Nội không đồng ý. Thay vào đó, thành phố Hà Nội giới thiệu khu đất 7757m2 tại Yên Hoà - Cầu Giấy để tiến hành dự án. Hiện nay dự án này đã hoàn thành xong các công tác: vẽ bản đồ hiện trạng, bàn giao mốc giới, đo đạc khảo sát địa chất, điều chỉnh lại tổng mặt bằng chia lô và các chỉ số mật độ xây dựng; thiết kế lại các mẫu nhà, hoàn thành các thiết kế cơ sở đã thẩm định xong, hoàn thành xong các thủ tục thoả thuận Phòng cháy chữa cháy, đấu nối điện nước, hạ tầng; tổ chức bốc thăm cho các gia đình hưởng dự án, sửa lại thiết kế theo yêu cầu của các gia đình. Dự kiến khởi công vào tháng 1/2008. Dự án khu nhà ở Sài Đồng, Gia Lâm hiện nay đã hoàn thành phân theo 4 nhà liền kề thấp tầng, thanh toán 4 nhà này, nhà A đang gải quyết hiện tượng lún nứt, các nhà ở thấp tầng còn lại chưa có quyết định phân đất cho các hộ từ phía văn phòng TW Đảng nên BQL dự án chưa tiến hành được. Dự án nhà ở thấp tầng tại 130 Đốc Ngữ: Đã hoàn thành xong công tác chuẩn bị đầu tư, xin giấy phép xây dựng, hoàn thành phương án giải phóng mặt bằng, tổ chức đấu thầu rộng rãi. Tuy nhiên có sự thay đổi trong phương án: Theo thông báo ngày 12/12/2007 của Văn phòng trung ương Đảng: 7 nhà công vụ gộp lại chỉ xây 3, còn lại 4 nhà gộp lại xây 2 nhà chính sách. Do đó phải thiết kế bổ sung 2 nhà chính sách và tổ chức đấu thầu lại. Về mặt chi phí, để thực hiện các dự án này cần thu tiền đóng góp từ các cán bộ thuộc diện hưởng dự án. Tuy nhiên hiện nay tỷ lệ thu vốn đóng góp của cá dự án này còn rất hạn chế, ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án. Cụ thể về tình hình thu vốn góp và thanh toán các dự án này thể hiện trong Bảng 2.7 Bảng 2.7: Tình hình thu vốn góp và thanh toán các dự án có nguồn vốn tự đóng góp Đơn vị : Đồng Stt Tên dự án Tổng mức đầu tư Vốn đóng góp đã thu Đã thanh toán 1 Khu biệt thự cao cấp và nhà ở thấp tầng Yên Hoà, Cầu Giấy 48.610.567.000 7.357.000.000 268.831.000 2 Khu nhà ở Sài Đồng, Gia Lâm, Hà Nội 30.603.474.000 2.965.586.000 2.965.586.000 3 Nhà ở thấp tầng tại 130 Đốc Ngữ 26.853.689.000 3.190.000.000 Chưa thanh toán Nguồn: BQL dự án Về mặt chất lượng, ngoại trừ dự án Sài Đòng, Long Biên đang có sự cố lún nứt công trình, đang phải thuê tư vấn để tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục, các dự án khác do đều đang trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư cho nên chưa chó yếu tố phát sinh nào về chất lượng. 2.3. Đánh giá quá trình thực hiện các dự án đầu tư: 2.3.1. Các mặt đã đạt được: 2.3.1.1. Sử dụng tiết kiệm, hiệu quả nguồn vốn được giao: Dựa vào các bảng giá trị thanh quyết toán các dự án thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước và ngân sách Đảng có thể nhận thấy đa phần các dự án này đều có giá trị thanh quyết toán nhỏ hơn tổng mức đầu tư được phê duyệt, không có dự án nào phát sinh tăng đòi hỏi phải xin cấp bù ngân sách và điều chỉnh tổng mức đầu tư. Mức độ tiết kiệm ngân sách của các dự án được tính toán và tổng hợp trong bảng 2.8 Bảng 2.8: Tổng mức đầu tư và giá trị thanh quyết toán của một số dự án sử dụng tiết kiệm kinh phí được giao Đơn vị: Đồng STT Tên dự án Tổng mức đầu tư Giá trị thanh quyết toán Tiết kiệm 1 Cải tạo nâng cấp hệ thống điện hạ thế KV NCC 8.947.749.000 5.389.857.000 3.557.892.000 2 Đầu tư xây dựng hệ thống hạ tầng kỹ thuật ứng dụng CNTT tại toà nhà A1 8.587.654.000 8.041.946.000 545.708.000 3 Cải tạo sửa chữa mái nhà làm việc Ban Đối ngoại TW(nhà A) 3.190.000.000 2.989.568.000 200.432.000 4 Cải tạo nâng cấp hội trường Ba Đình 5.255.958.000 4.273.277.000 982.681.000 Nguồn: BQL dự án Nguyên nhân của những kết quả trên là do sự chính xác trong khâu lập dự toán công trình, sự sát sao trong việc quản lý phương diện chi phí của dự án. Thực tế, không phải trong khi thực hiện các dự án không có sự phát sinh trong bất kỳ hạng mục nào nằm ngoài dự toán ban đầu song đây là các phát sinh nhỏ, không vượt quá 10% dự phòng hoặc có sự phát sinh giảm trong các hạng mục còn lại. Do đó, không là tăng tổng mức đầu tư. Ví dụ, dự án cải tạo sửa chữa mái nhà Ban Đối ngoại Trung ương tổng giá trị các gói thầu xây lắp, thiết bị và chi khác là 2.900.000.000đ, số dự phòng bằng 10% x 2.900.000.000 =290.000.000đ vậy tổng giá trị đầu tư được duyệt là 3.190.000.000đ. Gói thầu xây lắp được phê duyệt ó giá trị 2.820.390.000đ, tuy nhiên trong quá trình thực hiện có phát sinh tăng nên ngày11/05/2007 Ban Quản lý dự án ra quyết định số 02-QĐ/BQL phê duyệt dự toán phát sinh gói thầu với giá trị phát sinh là 27.189.000đ. So sánh với giá trị dự phòng có thể thấy giá trị phát sinh là không đáng kể và dự án có thể được thực hiện với chi phí thấp hơn tổng mức đầu tư. Đa phần các dự án đều thực hiện đúng tiến độ Nhìn vào các bảng tổng hợp về thời gian thực hiện theo kế hoạch và trong thực tế ở các Bảng số 2.3 ; 2.5 có thể nhận thấy hầu hết các dự án đã hoàn thành đều thực hiện đúng tiến độ yêu cầu, chỉ có 1 dự án là dự án xây dựng hệ thống hạ tầng kỹ thuật ứng dụng CNTT tại toà nhà A1 là bị chậm tiến độ 1 năm. Tuy nhiên đặc điểm của các dự án này là tổng mức đầu tư nhỏ, ít hạng mục do đó việc hoàn thành tiến độ dự án khá đơn giản. 2.3.2. Những hạn chế 2.3.2.1. Khâu chuẩn bị đầu tư triển khai còn chậm gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án: Mặc dù trong số các dự án đã hoàn thành chỉ có dự án đầu tư xây dựng hệ thống hạ tầng kỹ thuật ứng dụng CNTT tại toà nhà A1 là chậm tiến độ nhưng với các dự án đang thực hiện, tiến độ vẫn là một vấn đề, các dự án này đều đang đứng trước khả năng rất lớn sẽ bị chậm tiến độ. Hầu hết các dự án lớn có vốn đầu tư trên 20 tỷ đồng đều mới chỉ đang trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư. Dự án Nhà làm việc các Ban Đảng 11 tầng bắt đầu thực hiện từ năm 2006 đến nay mới thực hiện xong các phương án giải phóng mặt bằng, thiết kế kiến trúc, phê duyệt quy hoạch, thiết kế cơ sở và vẫn đang chờ giấy phép xây dựng. Trong tổng vốn đầu tư 174 tỷ đồng đến nay mới giải ngân được 1,2 tỷ. Đối với các dự án thực hiện bằng nguồn vốn tự đóng góp thì công tác này còn chậm trễ hơn nữa. Dự án Sài Đồng, Gia Lâm thực hiện từ năm 2003 đến nay xong vẫn chưa thể xác định thời gian hoàn thành do khu nhà ở thấp tầng cấp trên chưa có quyết định về việc phân đất. Dự án Yên Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội dự tính đến cuối Quý I năm 2008 mới bắt đầu khởi công được và mới giải ngân được 268 triệu trong tổng số 48 tỷ vốn đầu tư. Dự án 130 Đốc Ngữ theo dự kiến phải hoàn thành trong năm 2008 tuy nhiên đến nay đang phải tiến hành thiết kế và đấu thầu lại. Sự chậm trễ này có ảnh hưởng rất lớn tới tiến độ thực hiện dự án, các dự án được kể ở trên có khả năng rất lớn sẽ không đảm bảo đúng tiến độ hoàn thành trong năm 2008 hoặc 2009. Không những thế, sự chậm trễ trong giai đoạn này còn ảnh hưởng lớn đến chi phí thực hiện dự án. Do ở giai đoạn này là vốn đầu tư bị ứ đọng, chưa tạo ra được các sản phẩm vật chất. Ngoài ra, các yếu tố về giá cả, đặc biệt là giá cả vật liệu xây dựng biến động từng ngày, tiến hành càng muộn thì càng bất lợi. 2.3.2.2. Thu hồi vốn đóng góp còn chậm: Các dự án nhà ở đất ở được thực hiện dựa trên cơ sở vốn góp của các cán bộ thuộc diện được hưởng dự án. Tuy nhiên tiến độ thu vốn góp của các dự án này còn chậm, gây ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện dự án. Dựa vào số liệu Bảng 6 tại mục 2.2.3 ta thấy dự án tỷ lệ thu hồi vốn của dự án Yên Hoà Cầu Giấy mới chỉ đạt 15% (thu được 7,357 tỷ trên tổng số 48,61 tỷ); dự án Sài Đồng, Gia Lâm mới thu được 2,9 tỷ trên tổng số 30 tỷ phải thu đạt 9,7%; dự án 130 Đốc Ngữ mới thu được 3.19 tỷ trên tổng số 26,85 tỷ đạt 11,8%. Thiếu vốn thì không có tiền để thanh toán cho nhà thầu, ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng, chi phí xây dựng công trình. 2.3.2.3. Tiến độ giải ngân chưa đạt yêu cầu: Giải ngân đúng tiến độ có vai trò rất lớn trong việc đảm bảo chất lượng và tiến độ thực hiện dự án. Việc giải ngân đúng tiến độ tạo điều kiện thuận lợi cho nhà thầu có đủ vốn để thực hiện đầu tư. Ngược lại nếu giải ngân chậm, tiến độ không được đảm bảo công trình bị “ngâm” lâu nhanh xuống cấp. Hiện nay, Các dự án hiện nay đang tiến hành có tỷ lệ giải ngân còn thấp trong khi thời điểm hoàn thành theo kế hoạch còn rất ngắn tính từ thời điểm 31/12/2007 Bảng 2.9: Tình hình giải ngân các dự án tính đến 31/12/2007 Tên dự án Tổng mức đầu tư (đồng) Giải ngân (31/12/2007) (đồng) Kế hoạch tiến độ Tỷ lệ giải ngân (%) Nhà làm việc các Ban Đảng 11 tầng 174.000.000.000 1.200.000.000 2006 -2009 0.68 Cấp điện nguồn ưu tiên từ TBA 7 NCC về KV 72 và 74 PĐP 2.122.706.000 1.475.925.000 2007 2008 69 Yên Hòa Cầu Giấy, Hà Nội 48.610.567.000 268.831.000 2007 - 2009 0.55 Khu nhà ở Sài Đồng, Gia Lâm, Hà Nội 30.603.474.000 2.965.856.000 2003 9.47 Nhà ở thấp tầng tại 130 Đốc Ngữ 26.853.689.000 Chưa thanh toán 2006 -2008 0 Nguồn: BQL dự án Đây là kết quả của việc các hồ sơ thủ tục phục vụ công tác thanh toán làm chậm do thiếu sự phối hợp giữa BQL dự án, nhà thầu, tư vấn ngoài ra là do các công tác nghiệm thu thanh toán hay để dồn vào cuối năm dẫn đến tình trạng quá tải không làm kịp. 2.3.2.4. Chất lượng một số công trình chưa được đảm bảo: Do đây đều là các dự án lớn phục vụ cho công tác của lãnh đạo Đảng cũng như của các Cơ quan TW của Đảng nên chất lượng là yếu tố trọng tâm hàng đầu được coi trọng. Hầu hết tất cả các công trình khi nghiệm thu đi vào sử dụng đều đảm bảo chất lượng công trình. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện không phải không có những vấn đề về chất lượng phát sinh như hiện tượng lún nứt tại công trình nhà A Sài Đồng – Long Biên, hiện tượng rò ngấm nước mái nhà Ban Đối ngoại TW, hay sự xuống cấp một số trang thiết bị tại dự án xây dựng hệ thống kỹ thuật ứng dụng CNTT tại toàn nhà A1. Để khắc phục những sự cố này, BQL phải thuê tư vấn để xác định nguyên nhân gây tốn kém chi phí. 2.3.2.5 Chi phí quản lý còn lớn: Mặc dù số lượng cán bộ công nhân viên không lớn (18 người) nhưng chi phí cho BQL dự án còn cao so với tổng chi phí đầu tư xây dựng. Cụ thể, dựa vào Bảng cân đối kế toán các năm 2005, 2006, 2007, tài khoản 642, tài khoản 241, có thể tổng hợp tình hình chi phí quản lý như sau Bảng 2.10: Chi phí BQL dự án 2005, 2006, sơ bộ 2007 Đơn vị: Đồng Năm Chi phí BQL dự án Chi phí đầu tư xây dựng 2005 265.110.800 61.577.701.500 2006 362.799.500 37.262.088.400 2007 (6 tháng đầu năm) 55.331.800 156.992.267.406 Nguồn: BQL dự án 2.3.3. Nguyên nhân 2.3.3.1. Thủ tục hành chính trong đầu tư xây dựng công trình còn rườm rà Các văn bản hướng dẫn về công tác quản lý Nhà nước về đầu tư xây dựng công trình còn nhiều chồng chéo, mang tính cục bộ ngành như hướng dẫn về đấu thầu các gói thầu thuộc dự án đầu tư xây dựng công trình của Nghị định 16/2005/NĐ-CP và Nghị định 88/1999/NĐ-CP; Nghị định 112/2006/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn của Bộ Kế hoạch đầu tư chưa rõ ràng.Các văn bản hướng dẫn về đơn giá tiền công, thay đổi giá vật liệu xây dựng thường ban hành chậm so với những biến động của thị trường. Do đó khi duyệt tổng dự toán các hạng mục để đấu thầu thường thấp so với giá thị trường khóa khăn trong việc triển khai đấu thầu và đảm phán kí kết hợp đồng với cá nhà thầu. Các quy định của Nhà nước ngày càng chặt chẽ, chủ đầu tư phải tốn rất nhiều thời gian mới đáp ứng được. Chủ đầu tư phải có được thoả thuận bảo vệ môi trường, phòng cháy chữa cháy, đấu nối điện nước, thoát nước. Đa phần các vấn đề phát sinh trong dự án đều phải chờ quyết định từ Văn phòng TW Đảng như: quyết định đầu tư, phê duyệt thiết kế cơ sở, tổng dự toán, phân đất, phê duyệt kết quả đấu thầu, phát sinh tăng giảm chi phí các hạng mục... Sau mỗi thủ tục trình duyệt như vậy BQL lại phải tốn một thời gian chờ đợi. Với các công trình chỉ định thầu, yêu cầu đòi hỏi phải có hoá đơn đầu vào, giải trình đơn giá. Nhiều đơn vị nhà thầu trong thời gian thi công chưa chú ý đến khi quyết toán mới làm nên thời gian chờ đợi kéo dài. Thủ tục rườm rà là nguyên nhân của việc chậm tiến độ thực hiện dự án nhất là trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư vì đây là giai đoạn cần xin nhiều giấy phép, quyết định phê duyệt nhất. 2.3.3.2. Các phương án thay đối liên tục: Dự án nhà làm việc các Ban Đảng được triển khai từ năm 2006. Khi đó bộ máy các cơ quan của Đảng ở TW còn có 11 Ban. Sau nghị quyết TW 4 của BCH Đảng cộng sản Việt Nam, các Ban Đảng trung ương được sát nhập lại chỉ còn 6 Ban. Do đó có sự thay đổi lớn trong quy mô, cơ cấu tổ chức của các cơ quan này. Phương án thiết kế cũng phải thay đổi để phù hợp với tình hình mới. Dự án Yên Hoà, Cầu Giấy trước đây là dự án 102 Đặng Tiến Đông, đã thực hiện xong các công tác chuẩn bị đầu tư song khi xin giấy phép xây dựng mới phát hiện khu đất 102 Đặng Tiến Đông thuộc quy hoạch công viên Đống Đa. Do đó, địa điểm thực hiện dự án phải di chuyển sang khu đất ở Yên Hoà, Cầu Giấy. BQL dự án phải tiến hành đo đạc lại hiện trạng, khảo sát lại địa chất, điều chỉnh lại tổng mặt bằng, thiết kế lại các mẫu nhà... Dự án 130 Đốc Ngữ cũng đã tiến hành xong công tác chuẩn bị đầu tư thì lại có thông báo của Văn phòng trung ương Đảng. Theo đó, 7 nhà công vụ chỉ còn xây 3, còn 4 nhà gộp lại xây 2 nhà chế độ chính sách. Do đó, BQL dự án phải tiến hành thuê thiết kế bổ sung 2 nhà chính sách và tiến hành đấu thầu lại. Việc thay đổi các phương án vừa làm chậm tiến độ dự án vừa làm tốn kém chi phí đầu tư do phải đầu tư lại từ đầu các khoản như khảo sát, đo đạc, thiết kế. Sở dĩ để xảy ra tình trạng như vậy là do chưa thận trọng trong việc lập kế hoạch đầu tư, chủ đầu tư là Văn phòng TW Đảng chưa đánh giá chuẩn xác nhu cầu sử dụng, chưa lường trước những thay đổi trong bộ máy cũng như chưa có sự kết hợp chặt chẽ với chính quyền địa phương trong việc tìm hiểu mặt bằng xây dựng công trình dự án dẫn đến những thay đổi như ở 3 dự án kể trên. Việc thay đổi các phương án là nguyên nhân của các hạn chế; tiến độ chuẩn bị thực hiện đầu tư còn chậm, chi phí quản lý lớn do phải tốn thêm kinh phí cho cán bộ quản lý đi khảo sát, liên hệ thủ tục, các chi phí hành chính khác. 2.3.3.3. Hệ thống thông tin quản lý còn yếu, chưa phục vụ đắc lực cho công tác quản lý Thông tin là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới chất lượng quản lý dự án. Tuy nhiên hiện nay hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý dự án tại BQL dự án còn yếu. Hiện nay, BQL dự án vẫn thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo tuần, tháng, quý, 6 tháng, 1 năm đảm bảo các thông tin được cập nhật thường xuyên, hệ thống thông tin tại BQL dự án được xây dựng khá lớn, có máy tính nối mạng, mạng điện thoại cục bộ, thông tin được tập hợp thường xuyên vào phần mềm rất dễ cho công tác kiểm tra. Tuy nhiên, các số liệu còn lẻ tẻ, không tổng hợp, rất khó cho việc phân tích đánh giá. Việc phối hợp giữa các phòng Ban trong việc báo cáo tổng thể các công tác của quản lý dự án trong từng giai đoạn còn hạn chế. Việc thông tin quản lý hạn chế là nguyên nhân khiến cho thông tin không được cập nhật, tổng hợp nhanh khiến việc phát hiện vấn đề còn chậm trễ, giám sát kém hiệu quả nên chậm tác động, giải quyết các vấn đề về tiến độ, chất lượng phát sinh. 2.3.3.4. Thủ tục thu vốn góp còn nhiều hạn chế Việc thu vốn góp trong các dự án nhà ở đất ở được thực hiện như sau: Ban quản lý dự án thực hiện song hạng mục nào, thanh toán cho các nhà thầu. Số tiền thanh toán là cơ sở để tính khoản phải đóng góp. Từ đó có thông báo đến các cán bộ tham gia dự án nộp tiền cho BQL dự án. Việc thu vốn như vậy đảm bảo quyền lợi cho các cán bộ tham gia dự án đóng góp một số tiền chính xác bằng số tiền đã chi ra để thực hiện dự án. Tuy nhiên, việc thu vốn còn chưa đi kèm các biện pháp thúc ép kèm các hình thức xử phạt nên có nhiều hộ còn chưa có ý thức đóng tiền sớm. Hơn nữa, việc thu tiền như vậy có thể khiến cho một số cán bộ không chuẩn bị được số tiền mặt cần thiết trong thời gian thu, dẫn đến chậm trễ. Tương tự có những gia đình có điều kiện nộp sớm nếu cứ thu tiền sau khi hoàn thành như vậy có thể không tận dụng được nguồn vốn nhàn rỗi trong các hộ gia đình của dự án, dự án phải chịu thêm chi phí vay ngân hàng. 2.3.3.4. Hạn chế về nhân lực Hiện nay, đội ngũ cán bộ nhân viên của BQL dự án gồm 18 người trong đó có 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc. Còn lại 15 nhân viên phân bổ vào 3 phòng chức năng. Trung bình có 5 nhân viên một phòng. Trong khi số lượng dự án thực hiện là rất lớn, khối lượng công việc nhiều, phòng Kế toán - Tài chính - Hành chính phụ trách nhiều công tác. Lượng cán bộ mỏng làm công tác giám sát các dự án không được sít sao, tiến độ nhiều công việc không được đảm bảo. Không những thế, việc phải kiêm nhiệm quản lý nhiều dự án một lúc khiến nhân viên không có thời gian học tập nâng cao trình độ nên chưa đáp ứng được những đòi hỏi mới. Việc kiêm nhiệm nhiều dự án làm cho việc gắn trách nhiệm và công việc còn hạn chế chưa có tác dụng nâng cao trách nhiệm các nhân, tinh thần làm việc cho cán bộ công nhân viên. 2.3.3.5. Hạn chế về cơ sở vật chất Trụ sở của BQL dự án đặt tại 74 Phan Đình Phùng cùng với Vụ Kinh tế, Vụ quản lý đầu tư xây dựng... Trụ sở xây dựng đã lâu, phòng làm việc chật chội, ẩm thấp, thiếu ánh sáng, cầu thang hẹp, ngóc ngách. Về trang thiết bị: Các cán bộ của BQL dự án đều được trang bị máy tính để bàn có nối mạng. Tuy nhiên, các máy này đã cũ, tốc độ và dung lượng hạn chế, không tương thích với nhiều phần mềm mới ảnh hưởng đến khả năng lưu trữ và tốc độ xử lý thông tin. Không những thế, các máy này cồng kềnh, tỏa nhiều nhiệt, màn hình loại cũ, hại mắt cộng với không gian vốn dĩ đã chật hẹp đã làm cho hiệu suất lao động của công nhân viên bị ảnh hưởng CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XDCT TẠI BQL DỰ ÁN CỦA TW 3.1. Phương hướng: - Hoàn thiện các thủ tục hành chính và pháp lý trong công tác đầu tư xây dựng công trình của TW. Đơn giản hóa thủ tục hành chính, đẩy nhanh tiến độ xét duyệt, tạo điều kiện thuận lợi cho các chủ nhiệm điều hành dự án (BQL dự án) thực hiện công tác đầu tư. - Phát huy tinh thần sử dụng tiết kiệm ngân sách được giao. Lập kế hoạch hợp lý các khoản thu chi, quản lý sít sao việc rót vốn đảm bảo nguồn vốn được sử dụng hiệu quả. - Cải thiện tiến độ thực hiện các dự án mà trọng tâm hướng đến là rút ngắn thời gian chuẩn bị đầu tư. - Tăng cường thực hiện các dự án về nhà ở đất ở để ngày càng có nhiều cán bộ các cơ quan Đảng ở TW được hưởng dự án giúp cho họ yên tâm công tác trong điều kiện nhà ở đất ở đang là một vấn đề khó khăn nan giải ở thành phố Hà Nội. - Đảm báo thu sớm. Đúng tiến độ các khoản đóng góp trong các dự án thực hiện từ nguồn vốn tự đóng góp giúp đấy nhanh công tác thực hiện dự án và đảm bảo chất lượng dự án. - Giải ngân đúng tiến độ tạo điều kiện cho các nhà thầu hoạt động với công suất cao nhất, nhanh chóng hoàn thành dự án. - Trong mọi điều kiện, chất lượng của dự án luôn là yếu tố quan tâm hàng đầu. Do các dự án có tầm quan trọng cao, vốn lớn, đầu tư để sử dụng lâu dài nên chất lượng của dự án phải được đảm bảo nhằm phục vụ đắc lực cho các công tác của Đảng. - Nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên trong Ban quản lý, không ngừng cập nhật những quy định mới của Nhà nước cho cán bộ nhân viên để thực hiện đúng, tránh những vướng mắc trong quá trình thực hiện. - Xây dựng được mối liên hệ mật thiết giữa các phòng Ban để quản lý một cách thống nhất. - Xây dựng quy trình quản lý khoa học hiện đại tận dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật mới. 3.2. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư XDCT tại BQL của TW 3.2.2.1. Áp dụng công nghệ hiện đại vào công tác quản lý dự án: Khoa học công nghệ ngày càng phát triển mạnh mẽ cho ra đời nhiều sản phẩm phục vụ đắc lực cho các hoạt động phức tạp của nền kinh tế. Những dự án của Đảng ở TW hầu hết là các dự án lớn, bao gồm nhiều hạng mục, nhiều gói thầu nhỏ. Mỗi gói thầu lại có quy mô khác nhau, có những đòi hỏi về chất lượng, tiến độ khác nhau. Công tác quản lý dự án đòi hỏi phải luôn sát sao, giám sát chặt chẽ. Do đó, cần phải ứng dụng công nghệ hiện đại vào công tác quản lý dự án. Hiện nay có các phần mềm sau có thể ứng dụng trong công tác quản lý dự án: Microsoft Excel, Microsoft Project, các phần mềm kế toán máy... 3.2.2.2. Giải pháp để đảm bảo tiến độ: Tiến độ là một trong 3 mặt của một dự án. Do đo, đảm bảo tiến độ là một trong 3 mục tiêu quan trọng của quản lý dự án. Để các dự án đang thực hiện tại BQL dự án đảm bảo được tiến độ thực hiện thì trước hết phải đẩy nhanh tiến độ của công tác chuẩn bị đầu tư. Để làm được điều đó, BQL dự án cần chú trọng vào các công tác sau: Phân tích lựa chọn kỹ lưỡng các phương án trước khi lựa chọn. Tránh tình trạng đi vào thực hiện mới phát sinh những bất cập phải thay đổi lại phương án thực hiện. Lập kế hoạch chi tiết về tiến độ cho từng giai đoạn, từng công việc và phải đảm bảo thực hiện. Lập kế hoạch phải được kết hợp với công tác dự báo. Dự báo trước những bất lợi có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án nhằm có phương án phòng bị trước Đề nghị đẩy nhanh tiến độ trình duyệt Xác định các công việc có thể làm đồng thời, các công việc ưu tiên. Báo cáo định kỳ tiến độ công việc, xác định đâu là điểm gây chậm tiến độ, cần tập trung vào các công tác nào ngay để giải quyết vấn đề. Các công cụ được sử dụng trong công tác này là: Biểu đồ Gant, biểu đồ PERT, các phần mềm vi tính về quản lý dự án... Đảm bảo chất lượng công tác đấu thầu: nên tổ chức đấu thầu mở rộng để có thêm nhiều lựa chọn. Việc lựa chọn nhà thầu không những dựa trên phương án kinh tế kỹ thuật đề xuát từ phía nhà thầu mà còn dựa vào uy tín của nhà thầu. Do BQL đã có kinh nghiệm lâu năm trong việc quản lý các dự án đầu tư xây dựng công trình, đã có kinh nghiệm hợp tác với các nhà thầu khác nhau nên có thể đánh giá được phần nào uy tín của các nhà thầu. Để làm được điều này, sau mỗi dự án nên có đánh giá xếp loại nhà thầu. Những nhà thầu đã có lịch sử hợp tác lâu dài,đảm bảo chất lượng, tiến độ tốt trong các dự án đã tham gia có thể chỉ định thầu đối với các dự án quy mô nhỏ. Lựa chọn tư vấn giỏi, phối hợp chặt chẽ với tư vấn giám sát để đảm bảo khắc phục nhanh các sự cố thi công hoặc để đôn đốc đơn vị thi công đảm bảo đúng tiến độ. Lập kế hoạch điều phối nguồn nhân lực, yêu cầu các công ty thi công các công trình hạng mục lập tiến độ kế hoạch điều phối nguồn nhân lực. Tổ chức họp hàng tháng với các bên bao gồm: BQL, tư vấn giám sát, nhà thầu 3.2.2.3. Phát triển nguồn nhân lực: Ở bất kỳ tổ chức nào, nhân lực cũng là một lực lượng quan trọng quyết định đến việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Trong công tác quản lý dự án cũng vậy nhất là trong điều kiện hiện nay, các tiến bộ kỹ thuật mới về xây dựng cũng như công nghệ thông tin ứng dụng trong quản lý phát triển mạnh mẽ, thay đổi hàng ngày cùng với đó là sự thay đổi liên tục về các quy định của Nhà nước đối với công tác đầu tư xây dựng công trình. Do đó, việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là một yêu cầu thường xuyên tại BQL dự án. Yêu cầu đối với đội ngũ nhân viên làm công tác quản lý dự án đó là: Nắm vững chế độ chính sách về đầu tư xây dựng cơ bản, quy trình thực hiện đầu tư, các nội dung trong quy trình đó, có trình độ chuyên môn về kế toán, tài chính hoặc về xây dựng (tùy vào phòng chức năng), nhiệt tình trong công tác, cẩn thận, có trách nhiệm... Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cần thực hiện các công tác sau: Thứ nhất, về vấn đề tuyển dụng: Cần có những cơ chế thu hút các sinh viên giỏi chuyên ngành xây dựng, tài chính kế toán, đầu tư hoặc những người đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản về làm việc bằng chế độ thi tuyển công khai, công bằng đi kèm với các cam kết về lương, phụ cấp, phúc lợi... Thứ hai, về vấn đề bố trí cán bộ: Căn cứ vào tính chất phức tạp của từng dự án và trình độ của từng nhân viên mà bố trí công việc một cách hợp lý. Cần tăng cường thêm cán bộ để giải quyết tình trạng “quá tải” hiện nay, tránh để một người phải kiêm nhiệm nhiều dự án phức tạp. Phân công công việc rõ ràng gắn với trách nhiệm cụ thể cùng với chế độ khen thưởng rõ ràng. Thứ ba, về bồi dưỡng cán bộ: Tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên đi học nâng cao trình độ. Kết hợp với các tổ chức đào tạo tiến hành mở các lớp đào tạo ngoài giờ để phổ biến các kiến thức mới nhất trong ngành. Tổ chức các buổi thảo luận, trao đổi kinh nghiệm trong BQL dự án. Thứ tư, về chế độ đãi ngộ: Do cán bộ quản lý dự án phải thường xuyên bám sát công tác thực hiện dự án, ra hiện trường, liên hệ với các cơ quan có liên quan như: Văn phòng TW Đảng, Kho Bạc Nhà nước, Bộ Tài chính, Bộ Kế hoạch đầu tư...nên cần tạo điều kiện thuận lợi về chi phí đi lại, phương tiện làm việc. Cần hỗ trợ chi phí điện thoại, trang bị máy tính xách tay cho Ban Giám đốc và một máy tính xách tay chung của cơ quan để cho cán bộ sử dụng khi cần đến. 3.2.2.4. Xây dựng quy chế thu vốn góp Thu vốn góp không nhất thiết phải thực hiện sau khi hoàn thành hạng mục dự án BQL dự án có thể ước tính chi phí rồi đề xuất thu trước theo chi phí ước tính để có vốn giải ngân sớm, giúp nhà thầu tăng tiến độ. Sau khi quyết toán sẽ tính toán lại để bù trừ chênh lệch. Việc thông báo và tiến hành thu sớm đảm bảo một biên độ thu tiền rộng giúp cán bộ có thể chuẩn bị đầy đủ số tiền đóng góp 3.2.2.4. Xây dựng hệ thống thông tin quản lý chất lượng phục vụ đắc lực cho công tác quản lý dự án Về thông tin nội bộ, cần phải có sự tập trung trong lưu trữ các thông tin của dự án, các số liệu thống kê phải nhanh chóng được tổng hợp và phân tích theo các tiêu chí khác nhau, báo cáo nhanh để nhanh chóng ra các quyết định can thiệp khi có các vấn đề phát sinh. Về thông tin từ bên ngoài: Cần phải đa dạng hóa thông tin. Không chỉ thu thập thông tin từ Tư vấn giám sát, nhà thầu mà còn thu thập các thông tin từ VPTW Đảng, Bộ Tài Chính, Bộ kế hoạch đầu tư, Bộ Xây dựng, Kho Bạc Nhà nước, tham khảo thông tin và kinh nghiệm quản lý từ BQL dự án của các Ban Đảng khác hoặc của các Ban Quản lý dự án Bộ Giao thông... 3.2.2.5. Cải tạo cơ sở vật chất: Trong thời gian tới, cần kiến nghị với Văn phòng TW Đảng cho cải tạo nhà làm việc, thay đổi hệ thống cửa chiếu sáng, kiến nghị thay phòng làm việc rộng hơn hoặc cấp thêm phòng làm việc. Ban quản lý dự án có thể thay một số máy tính ở bộ phận kế toán và bộ phận quản lý chất lượng công trình, thay bằng máy có cấu hình mới tốc độ và dung lượng cao, màn hình tinh thể lỏng không hại mắt, không tỏa nhiệt và tiết kiệm diện tích. Do đặc điểm các cán bộ quản lý dự án thường phải đi sâu đi sát bám công trình nên kiến nghị Ban quản lý có thể trang bị thêm một số máy tính xách tay dùng chung, cấp cho cán bộ nào có nhu cầu sử dụng. Sau khi đi công tác về, bàn giao lại cho BQL. 3.3. Một số kiến nghị đối với Văn phòng trung ương Đảng và Bộ Xây dựng: - Phối hợp với chính quyền địa phương trong việc quy hoạch các dự án của các cơ quan Đảng ở TW. Đảm bảo phù hợp với quy hoạch chung của địa phương, tránh xảy ra trường hợp như dự án Yên Hoà, Cầu Giấy. - Hoàn thiện công tác lập kế hoạch đầu tư, khi lên kế hoạch đầu tư cần xem xét cẩn trọng nhu cầu sử dụng để tính toán hợp lý quy mô và hình thức xây dựng, tránh việc thay đổi cá phương án liên tục gây mất thời gian, lãng phí nguồn lực, gây khí khăn cho công tác của BQL dự án. - Văn phòng TW Đảng nhanh chóng thông qua các quyết định phê duyệt. Việc phân đất chia lô cho các hộ gia đình cần tiến hành khẩn trương để Ban quản lý có thể tiến hành công tác xây dựng. - Xây dựng quy chế cho việc thu vốn góp, đảm bảo thu đủ và đúng thời hạn lượng vốn đóng góp của các gia đình. Có các chế tài xử phạt đối với các cán bộ đóng tiền chậm như xử phạt hành chính, tính lãi suất khoản tiền nộp chậm... - Đơn giản hoá một số thủ tục hành chính. Các thủ tục không quan trọng như biên bản đấu nối điện nước, phòng cháy chữa cháy...có thể bổ sung sau để nhanh chóng hoàn thành công tác chuẩn bị đầu tư. - Bộ xây dựng hoàn thiện cơ chế chính sách về xây dựng công trình đảm bảo sao cho các quy định không chồng chéo, ít biến động gây khó khăn cho các chủ đầu tư khi thực hiện dự án đồng thời đảm bảo các thông tư hướng dẫn thi hành luật ra đời kịp thời và phù hợp với hoàn cảnh mới đặc biệt là các hướng dẫn về đơn giá vật liệu, tiền công. KẾT LUẬN Ban quản lý dự án các công trình xây dựng của TW được thành lập nhằm thực hiện chức năng quản lý các dự án do V ăn phòng TW Đảng trực tiếp làm chủ đầu tư. Các dự án mà BQL dự án quản lý là các dự án nhằm phục vụ công tác của TW Đảng trực tiếp là Ban Bí thư và Bộ Chính Trị cùng với các Ban Đảng TW gồm các dự án xây dựng trụ sở làm việc, cải tạo các công trình của Đảng, xây dựng nhà ở cho cán bộ các Ban Đảng TW. Các dự án này được thực hiện từ 3 nguồn vốn: Ngân sách Nhà nước, Ngân sách Đảng, Nguồn vốn tự đóng góp. Trong quá trình quản lý các dự án này, BQL dự án đã có nhiều cố gắng nhằm thực hiện đúng tiến độ và tiết kiệm ngân sách nhà nước tuy nhiên vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế như: tiến độ thực hiện dự án còn chưa đảm bảo, khâu chuẩn bị thực hiện đầu tư còn kéo dài, thu vốn góp trong các dự án có nguồn vốn tự đóng góp còn chậm, chi phí quản lý còn lớn, chất lượng một số công trình còn chưa được đảm bảo, tiến độ giải ngân còn chậm...Nguyên nhân của các tồn tại này bao gồm nhiều nhân tố chủ quan và khách quan. Do đó, luận văn xin đề xuất một số kiến nghị về phía văn phòng TW Đảng và Bộ Xây dựng trong việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính và một số kiến nghị đối với BQL dự án. Bao gồm: Áp dụng công nghệ hiện đại vào công tác quản lý, phát triển nguồn nhân lực, xây dựng lại quy chế thu vốn góp và một số biện pháp nhằm đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án. Hi vọng những giải pháp này sẽ giúp cho BQL hoàn thiện hơn công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình thuộc trách nhiệm của mình, giúp cho các dự án được tiến hành nhanh chóng, tiết kiệm và chất lượng. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ môn Kinh tế đầu tư (2005), Giáo trình Lập dự án đầu tư, NXB Thống kê, Hà Nội PGS.TS Mai Văn Bưu(2001), Giáo trình Hiệu quả và quản lý dự án Nhà nước, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt – TS Từ Quang Phương (2004), Giáo trình kinh tế đầu tư, NXB Thống kê, Hà Nội Nguyễn Tấn Bình(2002), Phân tích công cụ quản lý dự án,NXB Trẻ, Hà Nội Viện nghiên cứu và đào tạo về quản lý(2006), Tổ chức và điều hành dự án, NXB Tài chính, Hà Nội Nguyễn Đức Thanh (2007), Quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản thuộc ngân sách Nhà nước ở các cơ quan Đảng Trung Ương - Thực trạng và Giải pháp, Luận văn thạc sĩ Kinh doanh và Quản lý, Học viện Chính trị Quốc Gia Hồ Chí Minh, Hà Nội. Tạ Xuân Tuấn(2006), Tăng cường quản lý tài chính các dự án đầu tư tại BQL dự án I – Bộ Giao thông vận tải, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Trường ĐH Kinh tế quốc dân, Hà Nội. Các Website: Các văn bản quy phạm pháp luật: Luật xây dựng 2003 Nghị định 88/1999/NĐ-CP Nghị định 16/2005/NĐ-CP ngày 07/02/2005 Nghị định 122/2006/NĐ-CP ngày 29/9/2006 Các tài liệu của BQL dự án: Quyết định số 753 – QĐ/TCQT ngày 21/08/2001 của Ban Tài chính - Quản trị TW Quyết định số 1196 – QĐ/VPTW ngày 21/12/2007 của Chánh văn phòng TW Đảng về chức năng nhiệm vụ của BQL dự án các CTXD của TW Quyết định số 18-QĐ/BQL ngày 21/08/2006 về chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của BQL dự án Quy chế làm việc của BQL dự án các CTXD của TW Bảng cân đối kế toán các năm 2005, 2006, 2007