Chuyên đề Hoàn thiện công tác quản lý hoạt động nhập khẩu máy móc, thiết bị tại tổng công ty giao nhận kho vận ngoại thương

của các khách hàng cho phần lớn lô hàng trừ trường hợp đầu cơ chờ tăng giá. Sau khi ký kết hợp đồng ngoại, nhóm nhân viên này vẫn phải phụ trách các thủ tục nhập khẩu như chuẩn vị chứng từ, thông quan và tiến hành nhận hàng. Và tiến hành giao hàng cho khách hàng hoặc chuyển về kho của công ty nếu chưa đến thời hạn giao hàng cho khách hàng. Việc thanh toán chủ yếu bằng L/C, và việc giao dịch cũng phải do nhóm thực hiện tất cả các bước của thanh toán như: mở :LC, thanh toán, nộp thuế. Thông thường khi phương án được xét duyệt thì theo kế hoạch của phương án kinh doanh phòng kế toán sẽ cung cấp tiền theo tiến độ nhập khẩu để thực hiện các khâu của nhập khẩu. Các tranh chấp sẽ tiến hành giải quyết theo điều khoản khiếu nại và trong tài. 2.3.1.2. Các giai đoạn của hợp đồng Xác định nhu cầu mua hàng Đối với doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, nhập khẩu phải đảm bảo cho việc bán ra của doanh nghiệp. Để xây dựng một kế hoạch nhập khẩu công ty là sản phẩm của các phương án kinh doanh. Dựa vào lượng hàng hóa dự trữ, tồn kho, ngoài ra để xác định được nhu cầu mua hàng, công ty đã dựa trên bảng thống kê về tiêu thụ sản phẩm từ kỳ trước và dự báo tiêu thụ báo cáo về tình hình thị trường, thu thập thông tin qua các tài liệu báo chí, ấn phẩm... phương án kinh doanh, dự án đưa ra được nhu cầu về hàng hóa tại từng thời điểm, ngoài ra còn dựa vào các đơn đặt hàng của các khách hàng truyền thống. Vì đặc trưng của máy móc thiết bị thường là những hàng hóa có giá trị cao phục vụ chủ yếu là các tổ chức hoạt động kinh doanh và chỉ được thực hiện khi có đơn đặt hàng. Việc xác định nhu cầu tương lai là khó khăn vì nó là hàng hóa sử dụng lâu dài và ít thay thế. Còn đối với các thiết bị vật tư thay thế là các linh kiện hoặc bộ phận cấu thành máy thì tuổi thọ ngắn hơn tốc độ thay thiết bị nhanh hơn. Công ty thường còn xác định nhu cầu và lập phương án kinh doanh dựa vào tuổi thọ của thiết bị và các khách hàng tiềm năng của công ty, tốc độ thay thế các thiết bị bình quân của khách hàng hiện để xác định nhu cầu. Đối với công việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp. Trong quá trình mua hàng của công ty, công ty luôn đánh giá mưc độ tín nhiệm của các nhà cung cấp qua các mặt như: thành tích của các nhà cung cấp đối với doanh nghiệp bạn khác và thành tích của nhà cung cấp đối với công ty, nhà cung cấp có uy tín hay không, có độ vững vàng về tài chính, đáp ứng được các yêu cầu của công ty về các tiêu chuẩn, phẩm chất hàng hóa máy móc thiết bị cung ứng, các chủng loại, mẫu mã tính năng, giá cả và tiến độ giao hàng. Trong giai đoạn hiện nay, công ty lựa chọn nhà cung ứng thường xuyên lựa chọn các nhà cung cấp qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua các cuộc triển lãm, qua giới thiệu sản phẩm của các nhà cung cấp...nhưng đồng công ty chủ yếu tiến hành mua hàng qua các nhà cung cấp đã thường xuyên có quan hệ làm ăn với công ty trước đây. Điều này làm cho công ty có thể giảm chi phí và chủ động tìm được nguồn hàng phù hợp tránh bị ép giá hoặc phụ thuộc vào một số ít nhà cung cấp khi trên thị trường có sự biến động về hàng hóa nói chung và hàng hóa máy móc thiết bị mà công ty cần nhập nói riêng Cập nhật thông tin về hàng hóa Lựa chọn nhà cung cấp Đánh giá đơn chào hàng Hỏi hàng Lập ra danh sách các nhà cung cấp Điều tra tìm nhà cung cấp Quy trình tìm nguồn cung cấp thực hiện theo sơ đồ sau: Đối với công tác thương lượng và đặt hàng. Trước đây, công ty còn bỏ ngõ, ít quan tâm chú trọng đến công tác này do công ty thường xuyên nhập khẩu của các nhà cung cấp trước đây đã có uy tín đối với công ty từ lâu. Trong hoạt động mua hàng công ty chưa thực sự giữ được vại trò của mình là khách hàng của nhà cung cấp nên chưa chiêm được ưu thế trong thương lượng và đặt hàng. Các vấn đề quan trọng như: giá cả hàng hóa, hình thức thanh toán , các chế tài khi có vi phạm... do công tác thương lượng và đặt hàng còn nhiều hạn chế nên chưa thực sự có lợi cho công ty. Hiện nay công ty đã mở rộng làm ăn với nhiều đối tác và không ngừng tìm kiếm đối tác mới để tìm được nguồn hàng hợp lý nhất. Do đó việc tìm hiểu văn hóa, tập quán kinh doanh của các đối tác khác nhau để có cách thương lượng, đặt hàng phù hợp đã được chú trọng. Nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong việc đặt hàng. Thông thường đối với các nguồn hàng thường xuyên đã làm ăn thân thiết, đơn hàng nhỏ thì việc thương lượng đàm phán chủ yếu chủ yếu bằng phương thức gián tiếp qua email, fax, điện thoại. Nhưng đối với các đơn đặt hàng lớn, các bạn hàng mới thì thường đàm phán trực tiếp để đi đến ký kết hợp đồng nhập khẩu. Hoạt động đàm phán được tổ chức chặt chẽ và có chiến lược để đạt được mục tiêu đàm phán và nắm quyền chủ động Thanh toán tiền hàng Phần lớn hoạt động nhập khẩu đều sử dụng thanh toán kèm chứng từ, tuy nhiên với khách hàng quen thuộc thì phương thức nhờ thu kèm chứng từ được vẫn thường xuyên được sử dụng. Khi chứng từ đầy đủ và không có mâu thuẫn hay khác biệt nào thì sẽ tiến hành thanh toán, thanh toán nốt, hoặc chấp nhận thanh toán để lấy bộ chứng từ nhận hàng Đối với công tác nhận hàng, theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng hóa Các bước là hoàn thành bộ chứng từ nhập khẩu, thông quan và nhận hàng. Công ty chú trọng và làm tương đối tốt công tác này. Công ty thường xuyên kiểm tra , kiểm soát việc giao nhận hàng hóa về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và các điều khoản trong hợp đồng nhập khẩu của công ty đối với nhà cung cấp. Ngoài ra công ty cũng đã chú trọng tới việc kiểm tra các chứng từ, hoá đơn đến quá trình mua hàng. Do làm tốt công tác này nên đã góp phần làm cho hàng hóa máy móc, thiết bị giao nhận đủ về số lượng, đúng về chất lượng, đúng thời gian giao hàng như đã ký trong hợp đồng, góp phần làm tăng hiệu quả kinh doanh trong công ty. Trong giai đoạn này có một khâu được xem là mất thời gian và rắc rối nhất có lẽ là thông quan hàng hóa. Vì thủ tục khá rườm rà, phức tạp nếu để sai sót, hàng chậm thông quan thì phát sinh chi phí lưu kho bãi rất lớn do đó công ty cần phải hết sức cần thận và khéo léo để làm giảm chi phí phát sinh càng nhiều càng tốt và một trong những giải pháp mà công ty gắng thực hiên là chuẩn bị bộ chứng từ thật hoàn hảo và chú trọng vào áp mã số thuế chuẩn để tránh bị chậm hàng hoặc phạt do sai mã số thuế. Khiếu nại (nếu có) Việc khiếu nại của công ty được quy định rất rõ ràng cụ thể trong hợp đồng về trọng tài, luật pháp sử dụng, nơi xét xử. Tuy nhiên, trên thực tế việc khiếu nại khi xảy ra sự cố chỉ dựng lại ở khiếu nại với nhà cung cấp để tiến hành đàm phán, giải quyết, bồi thường… đây là việc bảo vệ được quyền lợi của cả hai bên. Nó tránh tạo quan hệ xấu với đối tác và giảm chi phí so với kiện tụng, vì kiện tụng thủ tục thường rườm rà, kéo dài, và gấy tốn chí cho cả hai bên. Giám sát và điều hành hợp đồng Xuyên suốt quá trình thực hiện hợp đồng nhà nhập khẩu phải thường xuyên đôn đốc giám sát việc thực hiện hợp đồng cho đến lúc nhận hàng hóa. Nó giúp nhận biết tình trạng hợp đồng tại các thời điểm đã định, phát hiện những chậm trễ của hợp đồng để có biện pháp khắc phục. Thông thường, đối việc giám sát và nhắc nhở được công ty thực hiện hết sức cẩn thận, được tiến hành theo định kỳ, thể hiện sự quan tâm tới tiến độ giao hàng nhưng không tạo ra cảm giám bị quản thúc từ phía nhà xuất khẩu. Tuy nhiên trong một số trường hợp công ty vẫn tiến hành giám sát thực hiện hợp đồng liên tục và trực tiếp đó là đối với các hợp đồng phục vụ nhu cầu bức thiết, trong điều kiện khan hiếm không cho phép chậm trễ trong hợp đồng. Việc giám sát hợp đồng được công ty dựa trên điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng để xác định trách nhiệm của các bên, các quy định của hợp đồng về địa điểm giao hàng, thời gian biểu giao hàng, ngày mở LC, ngày thanh toán, ngày nhận và chuyển chứng từ. Việc giám sát hợp đồng của công ty không chỉ thực hiện với nhà xuất khẩu, mà công ty thường xuyên xem xét các điều khoản nghĩa vụ của người mua và những điều đã thực hiện nhằm kịp thời phát hiện các sai sót, hoàn thành kịp thời nghĩa vụ của nhà nhập khẩu 2.3.2. Quản trị rủi ro trong hoạt động nhập khẩu 2.3.2.1. Quản lý rủi ro trong giai đoạn tiền hợp đồng Trong giai đoạn tiền hợp đồng thương xảy ra các rủi ro chủ yếu lên quan đến tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp. Thông thường việc lựa chon sai nhà cung cấp chủ yếu do nguyên nhân về thông tin. Ở đây, thông tin mà doanh nghiệp tìm kiếm có thể bị bão hòa, thiếu hoặc sai thông tin. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hóa. VIETRANS đã có rất nhiều phương pháp tìm kiếm thông tin khá hiệu quả đối với mặt hàng máy móc, thiết bị Do đặc điểm của máy móc, thiết bị kỹ thuật, nên mỗi mặt hàng nhất định luôn luôn có các tạp chí chuyên ngành. Tại đó luôn luôn cập nhật những công nghệ mới nhất, các sản phẩm mới, mẫu mã kiểu dáng, giá cả của nó, đồng thời là ý kiến của các chuyên gia trong ngành về đặc tính kỹ thuật, xu hướng sản phẩm, biến động trên thế giới. Các tạp chí này cũng là nơi quảng cáo lý tưởng của các nhà cung cấp uy tín. Đây là nơi lý tưởng cho doanh nghiệp lấy các thông tin đa chiều về sản phẩm mà doanh nghiệp muốn nhập khẩu. Với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, thương mại điện tử ra đời như là một sản phẩm của nó. Một số trang web khá uy tín cung cấp dịch vụ B2B là một nơi rất tốt cho việc tìm kiếm thông tin về sản phẩm và nhà cung cấp. Đây cũng là một kênh mà công ty thường xuyên thu thập vì ngoài chức năng rao bán sản phẩm, uy tín của các nhà cung cấp nhất định được đánh giá qua rất nhiều nhà nhập khẩu khác nhau trên thế giới. Qua đó VIETRANS có thể lựa chọn được các đối tác uy tín. Là một nhà tổ chức hội chợ chuyên nghiệp VIETRANS đã tổ chức rất nhiều hội chợ thường niên. Nên việc nắm được các hội chợ chuyên ngành thường nên trên thế giới giúp cho VIETRANS tìm được các nhà cung cấp lớn. Đây là, một công tác được công ty thực hiện khá tốt. Ngoài ra nhận thức được vai trò quan trọng của các phòng công nghiệp và thương mại các nước, tham tán thương mại của Việt Nam tại nước ngoài. VIETRANS luôn có liên hệ với các tổ chức hộ trợ thương mại này để tìm kiến thông tin về tình hình tài chính, kinh doanh của đối tác của mình. Không những thế việc lựa chọn được đối tác tốt cũng đòi hỏi phải có hợp tác làm ăn thật với họ. Đối với các đối tác chưa quen biết công ty thường đặt thử với số lượng nhỏ lẻ trước để thử về chất lượng sản phẩm, uy tín, khả năng đáp ứng, văn hóa kinh doanh của đối tác. Đây là một cách rất hay mà VIETRANS học được từ phương thức làm ăn của người Nhật. 2.3.2.2 Quản lý rủi ro trong giai đoạn thực hiện hợp đồng Trong giai đoạn thực hiện hợp đồng VIETRANS ít gặp rủi ro hơn nhờ làm tốt công tác tiền hợp đồng. Và để giảm thiểu rủi ro công ty thường thực hiện giám sát việc thực hiện hợp đồng, các vướng mắc trong thực hiện hiện hợp đồng được cả hai bên bàn bạc để đi đến tháo gỡ hoặc có chuẩn bị kịp thời nhằm giảm thiệt hại. Đồng thời cũng luôn liên hệ với khách hàng của VIETRANS để có những thỏa thuận lại với khách hàng trong trường hợp công ty không thể giao hàng theo như đặt hàng của khách hàng. Nhằm phục hồi lại uy tín của công ty, duy trì mối quan hệ với khách hàng. 2.3.2.2. Quản trị rủi ro trong giai đoạn sau hợp đồng. Quá trình vận chuyển mạng lại khá nhiều rủi ro do quá trình vận chuyển dài và phụ thuốc nhiều và yếu tố thiên nhiên. Các chuyến hàng của VIETRANS đều được mua bảo hiểm đầy đủ, khi có rủi ro xảy ra thì nó sẽ giảm bớt thiệt hại. Nhiều trường hợp thì gặp phải thay đổi bất lợi về thuế khi hàng đang được vận chuyển về Việt Nam. Do đó VIETRANS luôn chú trọng vào việc nắm bắt các chủ trương chính sách của chính phủ để điều chỉnh thời gian và tiến độ giao hàng cũng như làm các báo giá cho khách hàng hợp lý tránh tình trạng thiệt hại do tăng thuế. Đối với các vi phạm hợp đồng chủ trương của công ty là thương lượng để đền bù tháo gỡ tránh tình trạng kiện tụng gây tốn chi phí cho cả hai bên đồng thời cũng giữa quan hệ đối tác dài lâu, thể hiện thiên chí và văn hóa kinh doanh. 2.4. Đánh giá các kết quả đạt được 2.4.1. Ưu điểm trong công tác quản lý nhập khẩu máy móc của công ty Công tác hoạch định các phương án kinh doanh rất khả thi và mang lại hiệu quả cao Các máy móc nhập về đã đáp ứng đúng với nhu cầu thị trường, khả năng cạnh tranh và khả năng tài chính của công ty. Ngoài ra nó còn tận dụng được thế mạnh của công ty là có mạng lưới kinh doanh rộng khắp, và phù hợp với môi trường hoạt động của công ty Công tác xác định nhu cầu và quản lý các nhu mua sắm hàng hóa khá hiệu quả Cùng một lúc công ty thực hiện rất nhiều phương án kinh doanh khác nhau. Do đó, nhu cầu về hàng hóa là khá đa dạng. Công ty đã thực hiện kiểm soát các nhu cầu rất tốt bằng việc lập ra các kế hoạch đối với việc nhập khẩu hiệu quả, đúng thời gian, tiến độ. Đồng thời có sự phân công giao nhiệm vụ, và đặt ra các yêu cầu khá cụ thể Công ty cũng có mối liên hệ thường xuyên với các khách hàng của công ty để nắm bắt rõ các nhu cầu của khách, các đơn đặt hàng, thời gian và tiến độ khách hàng yêu cầu. Với thế mạnh của công ty về kinh doanh kho bãi và giao nhận, công ty kiểm soát hàng hóa dữ trữ khá hiệu quả và việc vận chuyển đảm bảo luôn đúng thời gian và tiến độ. Phục vụ tốt cho các nhu cầu hàng hóa của công ty. Đảm bảo tổ chức kinh doanh một cách thường xuyên, liên tục, không bị gián đoạn, hàng mua vào và sự trữ đáp ứng cho nhu cầu bán ra của công ty. Các phương thức giao dịch để đi đến ký kết hợp đồng linh hoạt Do mặt hàng máy móc, thiết bị khá nhiều chủng loại, nên việc sử dụng các phương thức giao dịch khá linh hoạt. Đối với các dây chuyền thiết bị công nghệ có giá trị lớn, đặc tính phức tạp thì công ty thường sử dụng phương thức giao dịch đàm phán trực tiếp. Công ty sẽ cử người đi đàm phán trực tiếp ở nước ngoài tham quan dây chuyền công nghệ, hoặc tổ chức tiếp đón các đối tác tại Việt Nam. Còn đối với các máy móc, thiết bị nguyên chiếc hoặc phụ tùng có giá trị nhỏ, đặc tính kỹ thuật không quá phức tạp thì công ty chủ yếu giao dịch bằng phương thức gián tiếp như: email, fax, điện thoại, các đối tác cung cấp hàng đều cách xa chúng ta về mặt địa lý, sử dụng phương pháp gián tiếp là một cách phù hợp để giảm chi phí và thời gian. Khả năng đàm phán trong các giao dịch để đi đến ký kết hợp đồng của các các nhà quản lý nhập khẩu tốt Công ty luôn có chuẩn bị rất kỹ về mọi mặt khi tiến hành đàm phán đặc biệt là văn hóa kinh doanh một yếu tố quan trọng giúp ta khai thác triệt để nhằm giành được ưu thế trong đàm phán. Với tinh thần thiện chí hai bên cùng có lợi công ty luôn hướng kết quả của cuộc đàm phán ở tư thế thắng – thắng. Nó thể hiện tình thần và văn hóa kinh doanh của công ty, đồng thời cũng thể hiện uy tín của một công ty lớn. Tạo điều kiện cho cả hai bên cùng hợp tác làm ăn lâu dài. Hàng giao cho khách hàng trong nước luôn luôn đảm bảo tiến độ Nhờ thuận lợi là một công ty về giao nhận, công ty có sẵn hệ thống kho bãi rất tốt, bên cạnh đó là hệ thống các trang thiết bị phục vụ bốc xếp vận chuyển với số lượng lớn và hiện đại, phù hợp với các yêu cầu vận chuyển của sản phẩm nên doanh nghiệp có thể chủ động được trong việc giao hàng cho khách đúng giờ gian và tiến độ Tạo được mối quan hệ mật thiết với hải quan và cửa khẩu Nhờ mối quan hệ mật thiết mà công ty luôn giải phóng được hàng sớm, đồng thời nhận được một số sự giúp đỡ từ phía hải quan. Điều này đã giúp công ty tránh được các rủi ro hàng hóa bị giữ lại ở hải quan, gây tốn chi phí và có thể bị giao hàng chậm Công tác giám sát hợp đồng thực hiện khá chặt chẽ Nhờ thường xuyên rà soát hợp đồng và tiến độ thực hiện hợp đồng, đi kèm với nó xem xét quyền lợi và nghĩa vụ của hai bên nên công ty chưa gặp trường hợp nào bị phạt hợp đồng do không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và đồng thời cũng thường xuyên nhắc nhở nhà xuất khẩu để phát hiện kịp thời các vướng mắc, cùng nhau giải quyết nên đã hạn chế được các vị phạm hợp đồng từ nhà xuất khẩu.. Đảm bảo hợp đồng được thực hiện đúng tiến độ,tránh các chi phí không cần thiết. Trường hợp có tranh chấp xảy ra thì nhờ sự giám sát chặt chẽ, đi kèm là biên bản kiểm chứng đi lại toàn bộ các hoạt động để thực hiện hợp đồng của cả hai bên đã tạo cơ sở chính xác để giải quyết các tranh chấp nảy sinh. Đánh giá chính xác các rủi ro có thể gặp phải trong thanh toán nên công ty đã tránh được rất nhiều rủi ro trong thanh toán Cho đến nay công ty chưa gặp phải rủi ro nào trong thanh toán. Phần lớn các các đơn đặt hàng của công ty là hình thức LC để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên, đặc biệt là các khách hàng mới. Hình thức LC là hình thức đảm bảo nhất nhưng nó khá phức tạp và đòi hỏi nghiệp vụ cao hơn các hình thức khác, với lợi thế về chất lượng nguồn nhân lực, các LC mở để thanh toán của công ty đã hạn chế tối đa các sai sót hoặc mâu thuẫn với hợp đồng do đó đã tránh được những thiệt hại không đáng có. Bên cạnh đó phương thức nhờ thu kèm chứng từ cũng được công ty xem xét. Thông thường, phải trải qua quá trình làm ăn hợp tác lâu dài và các đối tác đã tạo được uy tín công ty mới xem xét hình thức nhờ thu kèm chứng từ. Sự lựa chọn kỹ càng, thận trọng các đối tác làm ăn đã giúp công ty tránh được các rủi ro kể các đối với các phương thức nhờ thu lẫn LC. 2.4.2. Những hạn chế trong công tác quản lý nhập khẩu máy móc Công tác nghiên cứu thị trường được tiến hành chưa đồng bộ, thống nhất chưa cao Công việc nghiên cứu thị trường cũng chưa được quan tâm đúng mức, chưa có sự nghiên cứa thị trường một cách khoa học, có hệ thống về dung lượng thị trường của từng mặt hàng máy móc thiết bị riêng biệt, trong khi công ty xác định đây là mặt hàng kinh doanh chủ lực của công ty, mà chỉ tiến hành các nghiên cứu nhỏ lẻ cho từng dự án kinh doanh. Bên cạnh đó, sự biến động tỷ giá hối đoái cũng chưa chú trọng nghiên cứu, mặc dù biểu hiện sự biến động của tỷ giá hối đoái có ảnh hưởng tới lượng hàng hóa nhập khẩu, sự tăng hay giảm của ty giá đều ảnh hưởng đến lợi nhuận nhưng xu hướng biến động của tỷ giá công ty còn chưa nắm được. Khi tỷ giá hối đoái tăng hay giảm thì công ty mới có quyết định tăng hay giảm lượng hàng hóa nhập khẩu. Điều này gây ra sự khó khăn trong, tranh chấp trong việc ký kết các hợp đồng, đồng thời cũng làm giảm uy tín của công ty trước các nhà cung cấp, giảm tính chính xác của các phương án kinh doanh, Công việc nhiều khi còn chồng chéo không phân rõ được quyền hạn, trách nhiệm, và chức năng cho từng nhân viên Do thực hiện cùng một lúc nhiều dự án kinh doanh khác nhau, bao gồm cả các dự án nhập khẩu ủy thác, dự án nhập khẩu trực tiếp của công ty, dự án giao nhận cho các công ty và giao nhận cho các chương trình, các dự án xây dựng. Nên nhiều lúc chồng chéo nhau về thời gian tiến độ và những công việc mà một nhân viên phải làm. Một nhân viên với một dự án thì lại phải tham gia vào tất cả các công việc từ đầu cho đến kết thúc nên không tạo ra được sự chuyên môn hóa cao, gây mất tập trung, sao nhãng trong công việc. Mỗi người chỉ làm tốt một chức năng nhất định khi phải làm quá nhiều công việc khác nhau sẽ làm giảm hiệu quả công việc. Công ty còn thiếu linh hoạt trong việc lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp Kim nghạch nhập khẩu các máy móc từ thì trường Nhật Bản luôn chiếm trên 50% và đa có xu hướng tăng lên. Điều này làm cho công ty thuộc nhiều vào thị trường Nhật Bản, điều này không có lợi đối với công ty khi trên thị trường Nhật Bản có nhiều biến động bất thường. Việc phụ thuộc quá nhiều vào một thị trường làm cho công ty thiếu linh hoạt trong việc lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp và giảm đi sự đa dạng của các chủng loại sản phẩm và làm tăng rủi ro cho công ty. Việc ký kết và thực hiện hợp đồng còn sơ hở Hợp đồng nhập khẩu thiết bị máy móc thường có giá trị lớn, và những điều khoản rất phức tạp, hơn nữa trong lĩnh vực máy móc thiết bị các thông số kỹ thuật, chi tiết kỹ thuật lại càng phức tạp hơn khi có sư bất đồng về ngôn ngữ. Chỉ một sơ suất nhỏ cũng dẩn đến sự hiểu lầm và gây thiệt hại cho công ty. Trong nhập khẩu máy móc công ty còn tỏ ra khá bị động khi một số điều khoản kỹ thuật công ty không thể nắm chắc được nên tạo ra sơ hở Xuất hiện khá nhiều chi phí phát sinh trong quá trình nhập khẩu máy móc Trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị nảy sinh khá nhiều loại chi phí khác nhau mà doanh nghiệp không dự tính dẫn đến đội chi phí khiến giảm lợi nhuận mà lúc này doanh nghiệp không thể tiến hành báo giá lại cho khách hàng được, dẩn đến tổng chi phí nhập khẩu tăng và lợi nhuận giảm xuống. Các chi phí liên quan đến nhập khẩu máy móc thiết bị có thể kể ra như: Chi phí cho việc xin giấy phép đối với các ngành hàng bị quản lý hoặc xuất nhập khẩu có điều kiện hoặc hàng cấm, chi phí hải quan, chi phí giám định kiêm duyệt chất lượng, chi phí vận tải bốc xếp, chi phí lưu kho bãi... và trong nhiều trường hợp là do biến động tăng giá của nhiên liện mà doanh nghiệp không dự tính được tạo ra bất lợi cho doanh nghiệp. 2.4.3. Nguyên nhân của những mặt tồn tại Nhân viên của phòng xuất nhập khẩu phải đảm trách quá nhiều công việc Thực tế cho thấy rằng do tất cả các công việc liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu như nghiên cứu thị trường, tìm nguồn hàng, thực hiện hợp đồng ...đều do phòng xuất nhập khẩu trực tiếp thực hiện, công ty không có phòng Marketinh riêng chuyển trách vê marketing xuất nhập khẩu. Điều này hạn chế và tác động rất lớn đến hiệu quả xuất nhập khẩu nói chung và nhập khẩu máy móc thiết bị nói riêng. Qua phân tích tìm hiểu, cho thấy rằng công tác nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng, đối tác kịnh doanh, giao dịch đều do mỗi bản thân cán bộ phòng xuất nhập khẩu thực hiện dưới sự chỉ đạo của trưởng phòng xuất nhập khẩu. Dựa vào sự năng động, nhạy bén và các mối quan hệ của mổi cá nhân qua đó ký được các hợp đồng về cho công ty. Sau đó phòng xuất nhập khẩu mới phối hợp các cán bộ trong phòng và các phòng của công ty để tiến hành thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu. Với cơ chế làm việc như vậy sẻ ảnh hưởng đến kết quả chung của hoạt động kịnh doanh. Đối với các biến động về tài chính tiền tệ ngân hàng thì nhân viên của phòng xuất nhập khẩu xác định chứ nhân viên tài chính của công ty chưa thể hiện rõ được vai trò của mình trong việc hỗ trợ cung cấp thông tin và các dự báo về sự tăng giảm ngoại tệ, lãi suất, lạm phát…cũng dẫn đến việc tận dụng cơ hội kinh doanh hàng hóa nhờ tỷ giá . Không có khoản dự phòng cho chi phí phát sinh Trong quá trình thực hiện hợp đồng còn phát sinh nhiều loại chi phí khác không lường trước được : hàng về cửa khẩu bị cưỡng chế hải quan, dẩn tới chi phí lưu kho bãi; trong khâu thanh toán: trường hợp nhập khẩu trực tiếp do tiêu thụ chậm, không quay vòng vốn nhanh, trong trường hợp nhập khẩu ủy thác do khách hàng chậm thanh toán hoặc khó khăn về tài chính...công ty đã không ước lượng trước để trích ra một khoản cho chi phí phát sinh, dẫn đến chi phí bị đội lên Thủ tục, thể lệ thanh toán rắc rối phức tạp, do các ngân hàng ở Việt Nam đưa ra nhiều thể lệ, phương thức nhằm bảo vệ quyền lợi gây phức tạp hóa cho công ty trong việc thanh toán, làm chậm tiến độ thực hiện hợp đồng, cả việc chậm thanh toán và thực hiện hợp đồng đều gây ra chi phí do phía bên kia phạt việc vị phạm hợp đồng, trong khi đơn báo giá cho khách không tính tới chi phí phát sinh này đã làm nhiều chuyến hàng của công ty lợi nhuân bị giảm hoặc là phải chịu lỗ. Ngoài ra công ty mới tham gia vào lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa, kim ngạch chưa cao, chưa có nhiều kinh nghiệm, do vậy công ty gặp rất nhiều khó khăn để ký kết và thực hiện hợp đồng, không có sự ưu đãi của ngân hàng như đối với các công ty khác. Và công ty có khá ít nhân lực bên kỹ thuật nên không có được sự tham vấn cần thiết khi có các hợp đồng nhập khẩu máy móc Công ty còn thiếu các nhiều các nhân viên kỹ thuật Khi mà 80% hàng nhập khẩu là máy móc thì việc thiếu nhân viên kỹ thuật là một vấn đề. Vì sẽ rất khó khăn khi cần sự tư vấn về kỹ thuật trong việc soạn thảo các hợp đồng nhất là các điều khoản về kỹ thuật hoặc là việc lựa chọn các sản phẩm tốt dựa trên giới thiệu sản phẩm của các phía đối tác đưa ra. Quá trình bốc xếp, vận chuyển, giám định cũng cần phải có nhân viên kỹ thuật kiểm tra và giám định thì mới đảm bảo chính xác và tránh các thiệt hại nhất định do thiếu hiểu biết về máy móc. Trong khi đó việc thuê nhân viên kỹ thuật bên ngoài vừa gây tốn chi phí vừa thiếu sự chủ động cần thiết. Trên đây là một số các ưu nhược điểm mà công ty cần phải khắc phục trong thời gian tới để có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác cũng đang hoạt động với chức năng tương tự như của công ty, giữ vững vị trí hàng đầu của công ty trên thị trường Việt Nam về lĩnh vực này đồng thời thu hút thêm nhiều khách hàng cho công ty. Thủ tục xin giấy phép nhập khẩu của Việt Nam khá rắc rối phức tạp. Khác với xuất khẩu, nhập khẩu vào Việt Nam trải qua nhiều thủ tục hơn và bị kiểm soát chặt chẽ hơn và có nhiều mặt hàng vị cấm hoặc bị hạn chế hơn. Quy trình xin giấy phải trải qua nhiều công đoạn và nhiều ban ngành chức năng khác nhau, gây ra nhiều chi phí phát sinh cộng thêm việc xử lý giấy tờ chậm gây mất thời gian và có thể làm chậm tiến độ hợp đồng. Các quy định vềt nhập khẩu, biểu thuế, cách tính thuế thay đổi khá thường xuyên Sự thay đổi thường xuyên về nhập khẩu đặc biệt là về thuế thường gây bất lợi cho doanh nghiệp. Một phương án kinh thường được hoạch định từ trước với biểu thuế cũ. Nếu như thuế suất cho loại hàng hóa mà doanh nghiệp nhập về tăng lên trong quá trình nhập khẩu thì doanh nghiệp sẽ phải mất thêm một khoản chi phí nữa. Đối với phần lớn các loại hàng hóa của công ty giá bán đã được chào từ trước nên không thể thay đổi được để bù vào khoản chi phí tăng. Và do đó làm giảm lợi nhuận của công ty. Ngoài ra khi một quy định mới ra đời làm thay đổi về quy trình thủ tục và các loại giấy tờ cần có, cũng khiến cho doanh nghiệp phải mất thêm thời gian và công sức để điều chỉnh quy trình nhập khẩu theo quy định chính điều này cũng tạo khó khăn cho doanh nghiệp. PHẦN 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP KHẨU MÁY MÓC TẠI TỔNG CÔNG TY GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG 3.1. Định hướng đẩy mạnh hoạt động kinh doanh và hoàn thiện công tác quản lý nhập khẩu máy móc tại tổng Công Ty Giao Nhận kho Vận Ngoại Thương VIETRANS 3.1.1. Định hướng đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của công ty Đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, với phương châm đa dạng hóa nghành nghề, mở rộng hoạt động thêm các lĩnh vực mới như: trực tiếp kinh doanh thương mại, kinh doanh bất động sản, kinh doanh dịch vụ ăn uống,… góp phần hoàn thành vượt mức chỉ tiêu kế hoạch trên 20%, nộp ngân sách đầy đủ cho nhà nước, Tiếp tục tập trung vốn, đầu tư chiều sâu, cải tạo nâng cấp kho tàng, nâng cao năng lực cạnh tranh, mua thêm các trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công tác kinh doanh kho, phát huy tối đa tính chủ động sáng tạo trong kinh doanh, khai thác triệt để mọi tiềm năng sẵn có, triển khai kinh doanh hàng điện máy tại Yên Viên và nhân rộng ra nếu thấy có hiệu quả cao. Tại văn phòng công ty, đầu tư xây dựng văn phòng làm việc tại 13 Lý Nam Đế lên 11 tầng cho tương xứng với tiềm năng của Vietrans, làm thủ tục cấp sổ đỏ tại khu đất đường Phạm Hùng với diện tích 10000m2 để xây dựng dự án tháp đôi cao 20 tầng đã được thành phố quy hoạch, phục vụ cho việc đưa Vietrans trở thành tập đoàn vào năm 2013. Đẩy mạnh công tác cổ phần hóa theo lộ trình của bộ để tiến tới cổ phần hóa công ty mẹ theo chủ trương của đảng nhà nước Đầu tư mở rộng quy mô hoạt động theo lộ trình của hai liên doanh TNT-VIETRANS và LOTUS Xác định rõ tầm quan trọng của việc đẩy mạnh nghiệp vụ giao nhận vận tải phát triển, giữ vững công việc và khách hàng hiện có, tìm kiếm thêm khách hàng mới. Đẩy mạnh công tác quảng cáo, marketingm tìm kiếm thị trường Kết hợp với các đối tác nước ngoài để liên doanh marketing quốc tế như dã làm vơi K’ line tại thành phố Hồ Chí Minh, mang lại nhiều công việc cho chi nhánh trong những năm về sau. Tiến tới thành lập liên doanh giữ Vietrans và K’ line( việc tạo mô hình liên doanh marketing quốc tế trong lĩnh vưc giao nhân là chỉ có ở Vietrans đây là mô hình mơi song đã thành công. Thành công này chỉ có được với những đơn vị có lãnh đạo linh hoạt trong kinh doanh và có kinh nghiệm Tranh thủ tối đa sự chỉ đạo và giúp đỡ của lãnh đạo bộ và các vụ chức năng trong hoạt động kinh doanh cũng như trong công tác cổ phần hóa. 3.1.2. Định hướng tiếp tục hoàn thiện công tác quản lý nhập khẩu Thực hiện an toàn cho việc bán ra Để thuận tiện và an toàn trong việc bán ra công ty chọn nhà cung cấp hàng hóa đủ về số lượng, đúng về cơ cấu, đúng thời gian giao hàng, hàng hóa nhập về phù hợp với thị hiếu khách hàng. Lam được điều này hàng hóa sẻ không bị gián đoạn trong quá trình kinh doanh, đồng thời đảm bảo cho việc thực hiện thương vụ ít gặp rủi ro. Tập trung vào việc đảm bảo chất lượng hàng hóa trong việc bán ra Để thực hiện được mục tiêu này công ty xác định phải thực hiện tốt khâu nhập khẩu, hàng hóa nhập khẩu về phải đảm bảo đúng theo tiêu chuẩn, để tạo ra khả năng cạnh tranh cao của hàng hóa kinh doanh từ đó nâng cao uy tín, vị thế kinh doanh của công tytrên thị trường. Thực hiện tối thiểu hóa chi phí kinh doanh Mổi khi thị trường đang có sự cạnh tranh gay gắt, hàng hóa chất lượng như nhau thì giá cả là một điều kiện cạnh tranh có rất nhiều lợi thế. Từ kết quả của việc nhập khẩu mà công ty có một giá bán mềm hơn đối thủ cạnh tranh, khi đó công ty sẻ tiêu thụ được nhiều hàng hóa hơn, tăng doanh thu, tạo ra nhiều lợi nhuận hơn cho doanh nghiệp. Ngoài ra, công ty còn là nhà cung cấp cho các công ty khác trên thị trường cả trong và ngoài nước. Nâng cao công tác nghiên cứu xác định nhu cầu thị trường Công ty xác định cần đẩy mạnh việc nghiên cứu thị trường, càng kỹ càng tốt để cho việc nhập khẩu hàng hóa có nhiều thuận lợi cũng như việc bán ra gặp nhiều thuận lợi hơn, đảm bảo cho việc cung ứng hàng hóa trên thị trường được thường xuyên liên tục. Vì vậy công ty chủ trương làm tốt công tác xác định nhu cầu mua hàng và nhập khẩu hàng hóa nhằm hoàn thiện công tác nhập khẩu tại công ty. Đa dạng hóa trong công tác tìm và lựa chọn nhà cung cấp Ngoài việc duy trì các mối quan hệ với các nhà cung cấp đã có, công ty còn tìm kiến các nhà cung cấp mới có đủ điều kiện đảm bảo đáp ứng nhu cầu của công ty. Tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát hoạt động nhập khẩu Để có thể cạnh tranh và giữ vững được khách hàng thì tiến độ và chất lượng hàng hóa giao hàng là rất quan trọng. Vì vậy cần tăng cường hơn nưa công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động nhập khẩu để hàng hóa nhập khẩu về đúng chất lượng, đủ số lượng... đảm bảo thời gian giao hàng như các bên đã ký trong hợp đồng. Chú trọng công tác đào tạo Đặc biệt là việc đào tạo mới và đào tạo lại đội ngũ cán bộ công nhân viên làm công tác nhập khẩu, tuyển thêm những chuyên viên trẻ có trình độ chuyên môn cao, đủ năng lực, sáng tạo trong công tác nhập khẩu và thành thạo trong ngoại ngữ đặc biệt quan trong là tiếng anh và tiếng Trung, tiếng Nhật vì đây là hai đối tác chính của công ty. Đồng thời ban hành chế độ khen thưởng, động viên khuyến khích cán bộ công nhân viên làm việc, tạo ra một môi trường lạm việc an toàn, lành mạnh, tạo tâm lý tốt cho anh chị em trong công ty làm việc. Luôn chú trọng đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng, trang thiết bị phục vụ cho quá trình nhập khẩu. 3.2. Các giải pháp và kiến nghị hoàn thiện công tác quản lý nhập khẩu của Tổng Công Ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương 3.2.1. Các giải pháp 3.2.1.1. Đối với việc xác định nhu cầu nhập khẩu máy móc thiết bị Trong cơ chế thị trường, mọi hoạt động của công ty đều hướng tới thị trường, phục vụ tốt nhất nhu cầu của thị trường để từ đó thu được lợi nhuận đối đa. Thị trường luôn là vật định hướng cho công ty hoạt động. Vì thế công tác nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu trở nên đặc biệt quan trọng. Mọi quyết định đúng hay sai đều căn cứ vào công tác nghiên cứa thị trường. Qua quá trình tìm hiểu và phân tích những thành tựu đạt được cũng như những khó khăn tồn tại, phần lớn những khó khăn tồn tại là do cổng tác nghiên cứu thị trường chưa kỹ, chưa xác định được nhu cầu tiêu thụ hàng hóa trên thị trường, không có những con số như thu nhập của người tiêu dùng, do đó xác định khả năng tiêu dùng chưa chính xác, ít lường trước khả năng biến động của thị trường cũng như sự biến động của các nhà cung cấp. Thị trường luôn luôn biến động và các mặt hàng kinh doang phần nhiều mang tính chất thời vụ nên công ty cần phải bám sát nhu cầu tiêu dùng, theo giõi sự biến động của thị trường về sản phẩm hàng hóa của công ty kinh doanh, dự đoán sự biến động từ phía các nhà cung cấp trên cơ sở đó xây dựng cho công ty một kế hoạch nhập khẩu mang tính khả thi cao. Để làm tốt những điều này công ty cần thực hiện tốt các vấn đề sau: Tìm kiếm nguồn thông tin một cách nhanh chóng, có độ tin cậy cao phục vụ cho quá trình nhập khẩu cũng như ở mọi lĩnh vực liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty. Thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng, công ty có nắm được các thông tin về nhu cầu cũng như thị hiếu khách hàng đồng thời nắm được sự biến động của những nhu cầu đó về sản phẩm của công ty trên thị trường thì mới có một kế hoạch mua hàng tốt nhất, đáp ứng hoàn toàn mọi mọi nhu cầu, biết một cách chắc chắn tăng hay giảm nhu cầu hàng hóa nhập về trong mổi lần nhập khẩu. Trên cơ sở đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Một điều rất quan trọng khi công ty đã có thông tin rồi là việc xử lý thông tin như thế nào để sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất. Phải xử lý thông tin sao cho đồng bộ, kịp thời để phục vụ tốt cho việc ra quyết định kinh doanh của doanh nghiệp, tránh những thông tin sai lệch. Để làm tốt vấn đềnày ta có một số giải pháp sau đây: Tăng cường thu thập thông tin từ bên ngoài như điều tra thu thập ý kiến của khách hàng, từ phía các nhà cung cấp về chất lượng hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán, thái động phục vụ của nhân viên mổi khi tiếp xúc với khách hàng... Phát huy yếu tố nội lực, tăng cường đội ngũ nhân viên nghiên cứu thị trường có trình độ cao để thu thập và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Ví dụ như: Để làm tốt công tác xác định nhu cầu nhập khẩu máy móc thiết bị công ty cần cần cử cán bộ tiếp xúc với khách hàng để trực tiếp nắm bắt được nhu cầu của khách hàng hay tổ chức điều tra bằng phiếu điều tra, thu thập ý kiến của khách hàng để từ đó có được lượng hàng nhập khẩu về là phù hợp nhất. Ví dụ công ty xác định chính xác lượng hàng nhập về trong kỳ: Hàng nhập = Bán ra + Dự trữ - Dự trữ trong kỳ trong kỳ trong kỳ cuối kỳ Từ đó công ty có thể xác định số lượng hàng sẻ nhập về trong kỳ và công ty có thể xây dựng kế hoạch mua hàng hợp lý và chính xác. Về phương thức thanh toán tín dụng quốc tế: công ty nghiên cứu tỷ giá hối đoái, khắc phục được sự biến động của công ty khi tỷ giá hối đoái thay đổi. Đây là công việc không khó nhưng yêu cầu cán bộ bộ phận này có trình độ am hiểu thị trường thế giới, đặc biệt là sự hiểu biết về tín dụng quốc tế, có óc quan sát, phân tích tổng hợp hiểu biết các chính sách của nhà nước...chú trọng tới sự biến động về tình hình biến động của kinh tế chính trị. Do vậy công việc cần làm của nhóm công tác này là: sử dụng hệ thống trang thiết bị hiện đại để thường xuyên theo giõi sự biến động chính trị kinh tế trên thế giới. Hai là thường xuyên theo dõi , nắm vững chính sách ngoại hối, chính sách xuất nhập khẩu và các chính sách đầu tư từ nước ngoài vào Việt Nam. Theo dõi sự biến động nhu cầu về ngoại tệ thông qua sự liên lạc với hệ thống ngân hàng trong nước và quôc tế, đồng thời theo dõi sự biến động của thị trường chứng khoán thế giới như sở giao dịch chứng khoán NewYork và trung tâm giao dịch chứng khoán Việt Nam. Ngoài ra, công ty không ngừng thu thập thông tin thông qua sach báo, đài tiếng nói, tivi...để biết thêm thông tin. Mọi công sức và phí tổn mà công ty bỏ ra nghiên cứu thị trường chắc chắn sẻ được đền bù xứng đáng trong kinh doanh thể hiện qua 3 mục tiêu: lợi nhuận, sự an toàn và vị thế của công ty trên thị trường trong nước và thế giới. Như vậy việc tăng cường nghiên cứu thị trường sữ góp phần hiểu rõ hơn về thị trường công ty sẻ nhập khẩu cũng như thị trường công tysẻ bán hàng nhằm thực hiện tốt công tác nhập khẩu phù hợp với công việc bán ra. Công việc này phải được tiến hành một cách thường xuyên liên tục với nhiều nguồn thông tin khác nhau, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời, có độ tin cậy cao từ đó xác định chính xác việc nhập hàng của công ty về số lượng hàng hóa, chất lượng hàng hóa, phù hợp với thị hiếu khách hàng-thuận lợi cho việc bán ra của công ty. Cũng từ đó công ty có chính sách mới trong tìm kiếm bạn hàng, lựa chọn các mối quan hệ làm ăn, mở rộng thị trường. 3.2.1.2.Đối với việc tìm và lựa chọn nhà cung cấp. Nhập khẩu thực chất là mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp có vại trò quan trọng trong việc mua hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của công ty.Trong thời gian qua công ty đã có một số nhà cung cấp có uy tín, có khả năng tài chính cao đáp ứng được nhu cầu của công ty. Tuy nhiên, công ty bị phụ thuộc quá nhiều từ thị trường Nhật Bản Do vậy công ty cần lựa chọn nhiều nhà cung cấp hơn cho mình để đảm bảo nguyên tắc của mua hàng, đó là: lựa chọn nhiều nhà cung cấp, luôn nắm thế chủ động trong mua hàng và đảm bảo quyền lợi giữa hai bên. Việc giữ được tính tự chủ và đảm bảo quyền lợi của đôi bên thì phụ thuộc nhiều vào sự lựa chọn nhà cung cấp của doanh nghiệp. Hơn nữa, hiện tại công ty có những kênh thông tin khá hiệu quả, việc tìm kiếm thêm nhà cung cấp không những tạo thế chủ động trong thương lượng mà còn tận dụng được năng lực và lợi thế của công ty 3.2.1.3.Đối với thương lượng và đặt hàng. Trong thương lượng, doanh nghiệp cần phải thể hiện được mình là một công ty có uy tín trên thị trường, là một công ty đầy khả năng cho các nhà cung ứng tin tưởng đồng thời nêu bật vai trò của khách hàng, công ty đang là khách hàng, mà “khách hàng là thượng đế”. Luôn luôn tạo tâm lý đối với nhà cung cấp trong đàm phán bằng các tránh nhiệm của các nhà cung ứng và quyền lợi của khách hàng, để có được từ nhà cung ứng sự ưu đãi. Để làm được điều đó công ty phải có biên pháp nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên trong việc đàm phán Không ngừng tổ chức nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên bằng cách mở các lớp đào tạo ngắn hạn và dài hạn cho nhân viên, cho nhân viên đi học hỏi kinh nghiệm từ các đối tác và các hiệp hội mà công ty tham gia. Trong thời buổi hoạt động kinh doanh rất gay gắt, để có sự tồn tại và phát triển thỉ yếu tố con người trong công ty lại càng quan trọng, nếu công ty có một đội ngũ nhân viên yếu về năng lực và kém về trình độ thì công ty sẻ gặp những bất lợi trong thực hiện đàm phán hợp đồng. Vì vậy công ty cân có những chính sách đối với công tác đào tạo và tuyển dụng nhân sự, lấy vấn đề con người làm lợi thế so sánh trong đàm phán và cạnh tranh. Cụ thể người nhân viên thực hiện đàm phán nhập khẩu phải có: Kiến thức phong phú, hiểu biết về hàng hóa, chính sách kinh tế- chính trị pháp luật trong nước và nhiều nước trên thế giới. Có năng khiếu trong giao tiếp, lanh lợi tháo vát, có khả năng quan sát và đánh giá trông đàm phán- ký kết hợp đồng. Nhiều lúc phải cảm hóa đối tác bằng các hành động có tính nhu cương đúng lúc, điều này thể hiện ở người đàm phán có khả năng ngoại quan tốt, tạo tâm lý sẻ mua hàng đối tác có sự tin tưởng , nâng cao sự cao trào trong đàm phán của đối tác, dò xét thái độ của đối tác, tìm hiểu tình hình và thiện chí hợp tác của đối tác nhưng phải dấu kín nhu cầu, sự cần thiết về hàng hóa cũng như các mong muốn mà công ty nhất quyết phải đạt được trong cuộc đàm phán, tránh sự kiêu kỳ từ đối tác. Trong đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu, những người đàm phán thường gặp khó khăn do sự bất đồng ngôn ngữ , sự khác nhau về phong tục tập quán cũng như sự khác nhau về luật pháp của mổi quốc gia nó tạo ra những cách hiểu khác nhau về quyền và nghĩa vụ của hợp đồng. Do đó, cần phải cân nhắc thất kỹ các điều khoản của hợp đồng, ngôn ngữ phải chặt chẽ và có các điều khoản để định nghĩa giải thích làm rõ nghĩa. Một trong những nhược điểm của công ty là các điều khoản về kỹ thuật. Vì vậy, nên có sự tư vấn từ các chuyên gia kỹ thuật. Việc này có thể gây tốn thêm chi phí nhưng nó đảm bảo an toàn cho hàng hóa nhập về đúng chủng loại số lượng chất lương yêu cầu. Bên cạnh đó cung công ty cũng cần tuyển thêm nhiều nhân viên kỹ thuật để tạo sự chủ động hơn cho công ty và không bị phụ thuộc vào nguồn chuyên gia tư vấn từ bên ngoài. 3.2.1.4.Đối với việc theo dõi kiểm tra và giao nhận hàng hóa. Sau khi hợp đồng được ký kết cả hai bên có trách nhiệm cùng nhau thực hiện hợp đồng. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, ngoài sự tin tưởng từ phía nhà cung cấp, không được chủ quan mà công ty cần có sự kiểm tra kiểm soát về hàng hóa trong qua trình thực hiện. Tùy vào từng loại mặt hàng khách nhau mà có cách thức kiểm tra khác nhau cho phù hợp và có độ chính xác cao. Đây là công việc tương đối phức tạp, yêu cầu phải có thời gian, tránh trường hợp nóng vội, làm ẩu nhất là đối với mặt hàng máy móc. Điều đầu tiên công ty quan tâm là tiến độ thực hiện hợp đồng, ý thức trách nhiệm của đôi bên trong quá trình thực hiện. Sau là kiểm tra những điều thực tế mà đối tác thực theo điều khoản mà hợp đồng đã ký kết. Về số lượng hàng hóa, công ty phải kiểm tra xem nhà cung cấp đã giao số lượng bao nhiêu, có như hợp đồng đã ký không rồi đến kiểm tra về chất lượng hàng hóa. Đối với các bước về số các trách nhiệm mà nhà xuất khẩu phải thực hiện, số lượng hàng hóa thì công ty có thể kiểm soát rất tốt. Nhưng kiểm tra về chất lượng hàng hóa lại không phải là thế mạnh của công ty. Đây là một bước phức tạp, tùy vào tính chất của hàng hóa đặc biệt là máy móc thiết bị, nhưng có những hàng hóa không phải kiểm tra được chất lượng ngay mà yêu cầu phải sau một thời gian sử dụng vận hành mới biết được như các hợp đồng nhập khẩu các dây chuyền công nghệ, yêu cầu người kiểm tra phải có đủ trình độ, sự hiểu biết về hàng hóa, và phải là những chuyên gia kỹ thuật cao. Trong thực tế, không phải dây chuyền công nghệ nào các chuyên gia cũng có đủ trình độ để xác minh. Thời gian giao hàng là một điều kiện, công ty cần phải quan tâm trên cơ sở theo dõi tiến độ hợp đồng. Toàn bộ việc kiểm trên thực tế phải thực hiện đối chiếu sổ sách, chứng từ, cần phải thực hiện và lưu trữ chứng từ gốc những chứng từ có sự liên quan tới hợp đồng, tránh sự thiệt thòi khi có tranh chấp xảy ra. Nếu quá trình kiểm tra kiểm soát được thực hiện tốt thì hàng hóa nhập về sẻ đủ về số lượng, đúng về chất lượng, thời gian giao hàng được đảm bảo. Đi liền với những điều đó là hàng hóa công ty nhập về dể dàng tiêu thụ hơn, dữ được uy tín làm ăn với khách hàng của công ty , không bỏ lỡ cơ hội làm ăn của doanh nghiệp. Nhằm phục vụ tốt cho quá trình kiểm tra công ty không ngừng thu thập và xử lý thông tin một cách chính xác. Cử chuyên gia giỏi trong việc kiểm định, tăng cường trang thiết bị, công cụ dụng cụ cho việc kiểm tra kiểm định. Sau khi hàng hóa được giao hàng và thuộc quyền sở hữu của công ty thì công ty cần sự bố trí giao nhận hàng và vận chuyển một cách hợp lý, giảm thiểu tối đa chi phí phát sinh. 3.2.1.5.Đánh giá kết quả nhập khẩu. Để có một kết luận đúng về thương vụ vừa được thực hiện, công ty xem xét đánh giá trên nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố nhà cung cấp. Nhà cung cấp có thực hiện tốt nghĩa vụ đối với công ty, tính trách nhiệm của nhà cung ứng trong quá trình thực hiện như thế nào để có căn cứ đánh giá, đồng thời có những tiêu chuẩn khắc khe hơn cho nhà cung ứng. Quyết định cuối cùng mà công ty đưa ra là nên tiếp tục nhập hàng của nhà cung cấp này hay phải tìm nhà cung cấp mới, có khả năng hơn. Đánh giá kết quả nhập khẩu hiệu quả giúp doanh nghiệp biết được nhà cung cấp đó có tốt hay không là cơ sở để tìm nguồn hàng đáng tin cậy cho những thương vụ làm ăn tiếp theo 3.2.2. Một số kiến nghị đối với cơ quan chủ quản có liên quan. Tạo một hành lang pháp lý cho tất cả các doanh nghiệp Hoàn thiện hệ thống luật pháp, với các chế tài đầy đủ, và ổn định để các doanh nghiệp yên tâm hoạt động. Đồng thời, khi có sự thay đổi thì phải để cho doanh nghiệp có thời gian tiếp xúc trước với chính sách mới. Nhà nước cần có những hình phạt đích đáng cho những cá nhân tập thể sản xuất hàng giả, hàng nhái, hàng lậu, trốn thuế nhập khẩu... Bởi những trường hợp này sẻ làm thị trường trở nên hổn độn, gây thất thu cho nhà nước, làm ảnh hưởng tới các doanh nghiệp làm ăn chân chính. Hoàn thiện bộ máy quản lý nhà nước, tránh sự chồng chéo trong quản lý Hiện nay ở nước ta, các loại hình kinh tế khác nhau chịu sự quản lý của nhiều bộ ngành khác nhau, dẩn đến sự chồng chéo trong quản lý. Chẳng hạn như việc nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài và quá trình vận chuyển hàng hóa phải qua rất nhiều cơ quan chức năng kiểm tra làm cho hàng hóa bị dừng rất nhiều chổ, mất nhiều thời gian, chi phí, làm mất cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp. Hoàn thiện hạ tầng cơ sở Tập trung đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng, chú trọng tới hệ thống giao thông vận tải, đặc biệt là hệ thống cầu cảng, nơi thường xuyên đón nhận những chuyến hàng nhập khẩu lớn từ nước ngoài về và là con đường hiệu quả nhất để vận tải hàng hóa Việt Nam tới các nước khác trên thế giới. Đi liền với điều này là xây dựng hệ thống thông tin liên lạc với giá cước ngày càng được giảm xuống nhằm mục đích giảm chi phí cho công ty và tăng tính cạnh tranh của ngành. Thiết lập hệ thống thông tin rộng rãi, chính xác, kịp thời giúp công ty có được thông tin một cánh nhanh nhất, dể nhất. Không phải công ty Việt Nam nào cũng dể dàng thuận tiện trong việc tìm kiến, lựa chọn thông tin về thị trường cũng như ở các bạn hàng. Các thông tin có hiệu quả thường là thông tin có từ các lãnh sự quán của Việt Nam tại nước ngoài, nhà nước nên có biện pháp để các công ty có điều kiện tiếp xúc với các thông tin có giá trị này một cách nhanh nhất, chính xác nhất. KẾT LUẬN Việt Nam hiện đang trong quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Và hiện tại đang cần nhập khẩu khẩu rất nhiều loại hàng hóa khác nhau phục vụ nhu cầu tiêu dùng và phát triển. Do đó nhập khẩu máy móc trở nên hết sức quan trọng. Để cho việc nhập khẩu diễn ra hiệu quả, đúng mục đích, tiết kiệm những chi phí không đáng có thì việc quản lý hoạt động nhập khẩu trở nên hết sức cần thiết không chỉ với các doanh nghiệp tham gia hoạt động nhập khẩu nói chung mà còn đối với công ty VIETRANS nói riêng. Với kinh nghiệm của một doanh nghiệp hoạt động lâu đời nhất của Việt Nam về lĩnh vực giao nhận và xuất nhập khẩu. VIETRANS xứng đáng là cánh chim đầu đàn trong lĩnh vực giao nhận và xuất nhập khẩu của Việt Nam. Trong điều kiện mới Việt Nam đã hội nhập WTO, doanh nghiệp sẽ không những cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong nước mà còn rất nhiều công ty khác của nước ngoài, vì thị trường giao nhận, xuất nhập khẩu của Việt Nam chưa đáp ứng được nhu cầu thị trường. VIETRANS cần phải phấn đấu nhiều hơn nữa thì mới giữ vững được đà tăng trưởng và phát triển của mình, nhằm thực hiện mục tiêu đến năm 2013 sẽ trở thành một tập đoàn đa nghành nghề đa lĩnh vực. Hoạt động quản lý nhập khẩu máy móc, thiết bị của VIETRANS thời gian qua cũng đã đóng góp một phần không nhỏ vào thành công chung của công ty. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế nhất định mà công ty cần phải nỗ lực hơn nữa để hoàn thiện công tác quản lý hoạt động nhập khẩu nhằm đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả kinh doanh chung của công ty nói chung và hoạt động nhập khẩu máy móc nói riêng. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện công tác quản lý hoạt động nhập khẩu máy móc tại tổng công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương”. Qua việc hệ thống hóa được lý thuyết về quản lý hoạt động nhập khẩu, đánh giá thực trạng công tác quản lý hoạt động xuất nhâp khẩu máy móc thiết bị của công ty VIETRANS và đề xuất một số giải pháp, kiến nghị mạng tính khả thi để hoàn thiện công tác quản lý hoạt động nhập khẩu máy móc tại công ty. Hi vọng góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, giúp công ty chủ động hơn trong quá trình hội nhập của đất nước. Danh mục tài liệu tham khảo Báo cáo tổng kết cuối năm 2004,2005,2006,2007, Phòng Tổng Hợp VIETRANS Viện nghiên cứu thương mại, trung tâm thương mại quốc tế, Tóm tắt về quản lý nhập khẩu. Tài liệu thuộc dự án, VIE/80/87 “ Quản lý nhập khẩu và mua sắm quốc tế” do sida- Thụy Điển tài trợ Nguyễn Thị Hường( Chủ biên), Giáo trình quản trị dự án và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài-FDI,tập I và II, NXB Thống Kê, Hà Nội. Nguyễn Thị Hường ( Chủ biên), Giáo trình Kinh doanh quốc tế, tập I, NXB Thống Kê, Hà Nội. Nguyễn Thị Hường, Giáo trình Kinh doanh quốc tế, tập II, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội. Nguyến Cao Văn, 1999, Marketing quốc tế, NXB giáo dục, Hà Nội. Nguyễn Thị Thu thảo(2006), Nghiệp vụ thanh toán quốc tế, NXB Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội Vũ Hữu Tửu(2006) Giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, NXB Giáo dục, Hà Nội Nguyễn Anh Tuấn, (2001)“ Một số biện pháp chủ yếu nhằm hạn chế rủi ro và tổn thất trong hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế”. luận án tiến sĩ. Mã số tra cứu: LATS.299. Đại học Kinh tế quốc dân, Hà nội Nguyễn Thị trang, (2007) “ Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH CAVICO Việt Nam Thương mại”, chuyên đề tốt nghiệp, Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội. Mục lục LỜI CAM ĐOAN Chuyên đề thực tập tốt nghiệp với đề tài: “ hoàn thiện công tác quản lý hoạt động xuất nhập khẩu máy móc, thiết bị tại tổng Công Ty Giao Nhận kho Vận Ngoại Thương” là chuyên đề do em trực tiếp nghiên cứu với sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn – TS. Nguyễn Anh Minh cũng như các cán bộ và nhân viên phòng xuất nhập khẩu của tổng Công Ty Giao Nhận kho Vận Ngoại Thương. Em xin cam đoan không sao chép bất cứ tài liệu nào, mà chỉ sử dụng như một tài liệu mang tính chất tham khảo. Em xin chịu trách nhiệm trước Nhà trường và Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế. Hà Nội, ngày 26 tháng 4 năm 2007 Sinh viên Nguyễn Thị Lụa DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH VẼ Hình 2.1: mô hình tổ chức bộ máy công ty Giao Nhận Kho Vận Ngoại Thương…….33 Hình 2.2: Cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu qua các năm..…………………………….42 Hình 2.3 Cơ cấu thị trường nhập khẩu qua các năm…………………………………..43 Hình 2.4 Cơ cấu và giá trị nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu qua các năm…….47 Bảng 2.1 Kết quả kinh doanh của công ty qua các năm……………………………….48