Chuyên đề Hoàn thiện công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm

c chắn an toàn như hệ thống báo động, cứu hỏa, cấp cứu. Các loại công cụ, dụng cụ và vật liệu phụ như que hàn, dây đai, bulong ốc vít, dụng cụ đo, cắt, kìm, tô vít…được để trên các giá để hàng rất thuận tiện cho việc bảo quản và cấp phát mà lại tiết kiệm được diện tích kho hàng. Vì diện tích kho còn chật hẹp nên việc tổ chức sắp xếp trong kho luôn được linh hoạt và khoa học, tùy thuộc vào số lượng, chủng loại nguyên vật liệu chứa trong kho. +Phương pháp tần suất quay vòng: Đặc điểm của pháp này là loại vật tư nào xuất nhập nhiều lần nhất trong một đơn vị thời gian thì ưu tiên sắp xếp vào chỗ gần nhất, dễ lấy nhất và ngược lại. Phương pháp này đỡ tốn sức của công nhân khuân vác, bốc xếp hợp với các loại vật tư cồng kềnh khó di chuyển như các loại tôn tấm, nhôm tấm. +Phương pháp kho động và kho tĩnh: Kho tĩnh là kiểu sắp xếp các vật tư chứa trong kho không vận động trong thời gian lưu kho còn kho động là kiểu sắp xếp nguyên vật liệu hàng nào trước rời trước, hàng nào sau rời sau. Mô hình mà công ty Trúc Lâm áp dụng nhiều hơn là kho tĩnh, phù hợp với các loại hàng hóa sản xuất của công ty hơn. Như vậy là tuy có những ưu điểm và nhược điểm của riêng mình nhưng công ty đã tận dụng hết ưu điểm và hạn chế tối đa nhược điểm để đưa vào hoạt động một hệ thống kho tàng hiệu quả nhất. -Công tác tổ chức bảo quản kho tại công ty luôn phải đáp ứng những yêu cầu chung là: +Cán bộ kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng, kho có sơ đồ sắp xếp phân loại nguyên vật liệu. +Nguyên vật liệu sau khi nhập kho được sắp xếp và bảo quản đúng quy định. +Xây dựng và thực hiện hệ thống nội quy, quy chế về quản lý kho. Sơ đồ 2: Sơ đồ bố trí kho Nơi đê phế liệu Nơi đê NVL mới nhập Giá đỡ Giá đỡ đường đi Giá đỡ Giá đỡ Giá đỡ Giá đỡ Giá đỡ Nhìn chung công tác bảo quản và sắp xếp nguyên vật liệu trong kho tại công ty cơ khí Trúc Lâm như hiện nay là phù hợp với tình hình vật tư và tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Công tác bảo quản và sắp xếp kho hợp lý giúp cho dòng nguyên vật liệu từ kho đến phân xưởng sản xuất được nhanh chóng và dễ dàng hơn 2.5. Công tác cấp phát nguyên vật liệu Công tác tổ chức cấp phát nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Trúc Lâm tiến hành theo hình thức cấp phát theo kế hoạch. Theo hình thức này, bộ phận vật tư – thủ kho căn cứ vào định mức tiêu dùng trong kỳ kế hoạch và tiến độ sản xuất để tiến hành cấp phát nguyên vật liệu. Hình thức cấp phát theo kế hoạch của công ty không những quy định cả về số lượng mà còn cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như bộ phận cấp phát, trong trường hợp đã hết nguyên vật liệu mà chưa hoàn thành kế hoạch sản xuất thì phải có lệnh của giám đốc thì kho mới cấp bổ sung để bộ phận hoàn thành kế hoạch sản xuất của mình, còn trong trường hợp thừa nguyên vật liệu mà không ảnh hưởng gì tới sản phẩm thì coi như đã có thành tích tiết kiệm nguyên vật liệu và được khấu trừ vào kế hoạch của tháng sau và được thưởng % theo giá trị tiết kiệm đó. Để cấp phát nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm, cán bộ vật tư của phân xưởng trực tiếp vào kho và ký nhận vào hóa đơn xuất kho rồi lĩnh hàng. Thủ kho có trách nhiệm cấp nguyên vật liệu theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách đã ghi trong hóa đơn.Thông thường trong từng kỳ sản xuất, ngoài kế hoạch sản xuất đã được lập từ đầu kỳ, công ty còn có các kế hoạch sản xuất bổ sung, dựa vào các hợp đồng phát sinh của khách hàng. Khi đó giám đốc ký lệnh sản xuất rồi chuyển sang bộ phận vật tư yêu cầu thực hiện. Thông qua lệnh sản xuất, bộ phận vật tư – thủ kho tính toán lượng nguyên vật liệu bổ sung cho 2 phân xưởng sản xuất và thực hiện các thủ tục lĩnh nguyên vật liệu tại kho theo đúng quy định rồi tiến hành sản xuất đúng theo tiến độ sản xuất đã đề ra. Do đặc điểm nguyên vật liệu sản xuất của công ty là dễ bảo quản, ít bị hao hụt và dễ mua được trên thị trường nên công ty sử dụng phương pháp xuất kho “nhập trước, xuất trước”. Khi tiến hành công tác cấp phát nguyên vật liệu, mọi thủ tục giấy tờ phải được thực hiện chính xác, đầy đủ để đảm bảo tính kỷ luật cao trong sản xuất cũng như trong điều hành. Hóa đơn xuất kho nguyên vật liệu bao gồm 3 liên, trong đó: *1 liên kho giữ *1 liên phân xưởng giữ *1 liên chuyển sang phòng tài chính (mẫu phiếu xuất kho – xem phụ lục) Bảng 10: Bảng tổng hợp cấp phát vật tư theo định mức Sản phẩm: Giá lưu trữ Số lượng: 100 bộ TT Tên vật tư ĐVT Định mức Thực xuất Tổng Chênh lệch 15/2 17/2 22/2 28/2 1 Thép tấm 0,6mm kg 4700 2000 2000 692 4692 -8 2 Thép tấm 1,2mm kg 1200 300 700 203 1203 +3 3 Bulon M12*40 bộ 400 200 220 420 +20 4 Bulon M6*15 bộ 800 400 405 805 +5 5 Bulon M8*15 bộ 400 100 200 110 410 +10 6 Sơn màu ghi giá kg 63 30 30 60 -3 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty Công tác cấp phát nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất tại công ty cơ khí Trúc Lâm luôn diễn ra một cách chính xác và kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho 2 phân xưởng hoàn thành kế hoạch sản xuất của mình, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong toàn công ty. 2.6. Công tác thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu Tại công ty cơ khí Trúc Lâm, công tác thống kê, kiểm kê theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu được tiến hành thường xuyên và liên tục. Các cán bộ quản lý và cung ứng nguyên vật liệu đều nhận thức được tầm quan trọng của công tác thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu nên thực hiện rất ngiêm túc công tác này. Nguyên vật liệu cấp cho phân xưởng để trực tiếp sản xuất sản phẩm đã kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xuất sản phẩm này đem dùng vào việc khác, cho sản xuất sản phẩm khác, không tuân thủ kỷ luật công nghệ, không tận dụng phế liệu, phế phẩm, tăng mức tiêu dùng nguyên vật liệu đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi nguyên vật liệu và ảnh hưởng xấu đến kinh tế của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu phân xưởng sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu, tận dụng cao độ phế liệu và giảm phế phẩm thì ảnh hưởng tốt đến kinh tế của doanh nghiệp. Chính vì nhận thức được điều đó nên các cán bộ quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Trúc lâm đều liên tục tiến hành thống kê, kiểm kê, theo dõi tình hình sử dụng vật tư tại các phân xưởng sản xuất để từ đó tìm ra và hạn chế được các nguyên nhân gây ra tình trạng lãng phí nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu không đúng mục đích. Phấn đấu tiêu dùng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là trách nhiệm của phân xưởng, tổ đội sản xuất, của công nhân, của các phòng và nói chung là của cả công ty. Bộ phận vật tư - thủ kho là chịu trách nhiệm quản lý vật tư, không chỉ lo mua vật tư và cấp phát đủ số nguyên vật liệu cho phân xưởng mà còn phải có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc tiêu dùng nguyên vật liệu trong toàn công ty. Khi nguyên vật liệu đến từng phân xưởng, quản đốc chịu trách nhiệm về vấn đề bảo quản và sử dụng khi đưa vào sản xuất. trong phân xưởng, mỗi tổ nhận nguyên vật liệu sản xuất phải chịu trách nhiệm về mọi vấn đề liên quan dến việc mất mát, thiếu hụt nguyên vật liệu. Trường hợp công nhân sản xuất phát hiện thiếu hay thừa nguyên vật liệu đều phải báo ngay cho quản đốc. nếu cán bộ quản lý và cung ứng nguyên vật liệu của công ty kiểm tra, phát hiện có vấn đề gian lận thì lập biên bản kỉ luật, tùy theo mức độ từ nhắc nhở đến đuổi việc. Còn nếu phân xưởng hoặc cá nhân nào thực hiện sản xuất tiết kiệm được nguyên vật liệu thì cán bộ quản lý và cung ứng nguyên vật liệu có quyết định thưởng trên % giá trị nguyên vật liệu tiết kiệm được. Cán bộ quản lý và cung ứng nguyên vật liệu trong công ty không chỉ kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu trên cơ sở các tài liệu hạn mức cấp phát, số liệu hạch toán xuất kho của công ty cho các phân xưởng sử dụng, báo cáo của phân xưởng về tình hình sử dụng nguyên vật liệu mà còn tiến hành kiểm tra thực tế việc tiêu dùng nguyên vật liệu ở từng phân xưởng, từng tổ và từng công nhân sử dụng để xác minh được sự đúng đắn của các tài liệu báo cáo, từ đó tìm ra các biện pháp giải quyết phù hợp với tình hình thực tế. Một số tài liệu thường được sử dụng trong công tác kiểm kê, thống kê, theo dõi tình hình sử dụng vật tư là: phiếu xuất nguyên vật liệu theo hạn mức và thẻ kho (xem phụ lục). *Nhập kho Nguyên vật liệu được mua về hoặc do khách hàng cung cấp trước khi nhập kho phải qua các bước sau: -Kiểm tra trước khi nhập kho. -Kiểm tra sơ đồ, công cụ , sổ sách để tránh nhầm lẫn sai sót có thể xảy ra. -Dán tem kiểm tra vào những sản phẩm đạt tiêu chuẩn. -Đánh ký hiệu, sử dụng biển báo, tem mác để phân biệt rõ từng loại nguyên vật liệu. -Vào thẻ kho, theo dõi hàng nhập kho hàng ngày. -Kiểm tra lại vị trí lưu kho của từng loại nguyên vật liệu sau khi xếp đủ để tránh nhầm lẫn. *Cập nhật số liệu báo cáo -Cập nhật số liệu nguyên vật liệu vào báo cáo. -Vào thẻ kho -Vào sổ kiểm tra Phiếu nhập kho được lưu làm 3 liên: -Một liên thủ kho giữ. -Một liên kế toán giữ. -Một liên người giao hàng giữ. 2.7. Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm Công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm là một bộ phận trong công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng như các công ty cơ khí khác, công ty cơ khí Trúc Lâm chuyên sản xuất các sản phẩm mà đặc thù sản xuất của nó là giá trị phế liệu phế phẩm không quá lớn, tỷ lệ sai hỏng chỉ khoảng 0,05%. Mặc dù vậy, công ty vẫn rất chú trọng đến công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm cho dù đó là phế liệu có thể tái chế sử dụng hay là không. Khi kết thúc quá trình sản xuất, công nhân trực tiếp sản xuất thực hiện công việc thu gom các nguyên vật liệu còn thừa sau khi hoàn thành sản phẩm, những chi tiết bị hỏng, không đạt đúng yêu cầu kỹ thuật như trong bản vẽ thiết kế, sau đó tiến hành phân loại thành phế phẩm phế liệu có thể tái sử dụng được và phế liệu không thể sử dụng lại được. Phế liệu không thể sử dụng lại được, công ty chuyển cho các đơn vị khác có đầy đủ máy móc thiết bị có thể tái chế lại chứ không vứt đi. Còn đối với các loại phế liệu, phế phẩm có thể tái sử dụng, công ty thu gom nhập vào kho phế liệu rồi lên kế hoạch tái chế. Với các thiết bị máy móc chuyên dụng sẵn có, như máy dập ép, lò nhiệt luyện…, công ty thực hiện quá trình tái chế biến đổi phế phẩm, phế liệu từ loại này sang loại khác cho phù hợp rồi tiến hành sản xuất sản phẩm. Việc tận dụng phế liệu, phế phẩm được công ty thực hiện khá triệt để. Công ty có một bộ phận đúc và nhiệt luyện với đầy đủ các loại máy móc thiết bị cần thiết để tái chế các loại phế liệu, phế phẩm sau quá trình sản xuất sản phẩm như phôi, các loại đầu thừa khi cắt sắt, thép, các sản phẩm hỏng… thành những nguyên vật liệu đầu vào cho việc sản xuất các sản phẩm đơn giản khác. Điều đó giúp công ty giảm được một lượng đáng kể chi phí sử dụng nguyên vật liệu, hạ thấp giá thành sản phẩm. Tuy công tác thu hồi phế liệu phế phẩm rất được quan tâm chú ý đến nhưng hầu hết cán bộ quản lý trong công ty đều mong muốn không phải thực hiện nhiệm vụ này một cách thường xuyên. Điều đó đồng nghĩa với việc sử dụng nguyên vật liệu của công ty là có hiệu quả, đạt được chỉ tiêu định mức tối thiểu đặt ra, làm cho hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty ngày càng cao hơn. Công ty luôn có chế độ khuyến khích người lao động tìm tòi, sáng tạo ra các phương thức sản xuất mới, máy móc thiết bị mới nhằm hạ thấp tỷ lệ sai hỏng sản phẩm và hạ thấp khối lượng phế liệu, phế phẩm thu hồi được sau mỗi đợt sản xuất. 2.8. Công tác vận chuyển nguyên vật liệu Cũng như các hoạt động khác, mục tiêu của hoạt động vận chuyển là vận chuyển đối tượng từ nơi cần vận chuyển đến mục tiêu cần chuyển đến đúng thời gian, đảm bảo chất lượng vận chuyển với chi phí vận chuyển thấp nhất. Tại công ty cơ khí Trúc Lâm, công tác vận chuyển nguyên vận liệu được diễn ra tương đối thuận lợi. Đối với các nguyên vật liệu có khối lượng lớn như thép tấm, nhôm, hay vật liệu phụ như hóa chất tẩy rửa, ga, khí hàn...công ty thường sử dụng vận chuyển bên ngoài mà cụ thể là do các nhà cung ứng nguyên vật liệu tự vận chuyển vì công ty không phải lúc nào cũng có các phương tiện hay năng lực vận chuyển thích hợp để vận chuyển. Còn đối với các nguyên vật liệu quý như thép dụng cụ hay các nguyên vật liệu nhỏ thì công ty tự đi mua và chuyên chở về. Đối với hoạt động sản xuất trong nội bộ công ty, công tác vận chuyển nguyên vật liệu luôn được tiến hành đồng bộ, đáp ứng cho nhu cầu sản xuất diễn ra liên tục. Tại công ty, các nguyên vật liệu được sắp xếp để trên các kệ hàng và có các xe nâng chuyên dụng để vận chuyển nguyên vật liệu giúp giảm nhẹ lao động chân tay, đảm bảo tốc độ vận chuyển phù hợp tốc độ sản xuất. Như vậy có thể nói các nhà quản trị trong công ty cũng đã rất chú trọng tới công tác vận chuyển, coi đó là nhiệm vụ quan trong trong định hướng phát triển của doanh nghiệp. Điều đó góp phần vào việc giảm chi phí kinh doanh,thực hiện được nhiệm vụ vận chuyển với mục tiêu hiệu quả vạn chuyển cao nhất có thể. 3. Đánh giá chung về công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu của công ty 3.1.Ưu điểm Như ta đã biết, đảm bảo tốt nguyên vật liệu cho sản xuất là đáp ứng các yêu càu về số lượng, chất lượng, đúng quy cách, chủng loại kịp về thời gian và đồng bộ. Điều này ảnh hưởng đến năng suất của doanh nghiệp, đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu, đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp. Tại công ty cơ khí Trúc Lâm, công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất đã đạt được một số kết quả trên các mặt sau: *Về công tác xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu Công ty đã xây dựng các kế hoạch về cung ứng nguyên vật liệu cho các phân xưởng sản xuất được tiến hành liên tục và đạt hiệu quả cao. Công ty chủ động tìm các nguồn cung ứng nguyên vật liệu phù hợp với yêu cầu trong kế hoạch mua sắm trong kỳ sao cho chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo được các tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm. Công ty đã đảm bảo được lượng dự trữ tối thiểu cần thiết và lượng dự trữ bảo hiểm hợp lý để sản xuất được tiến hành liên tục và ổn định trong mọi điều kiện khó khăn, bất lợi nhất. Bên cạnh đó, công ty có chính sách thưởng bằng vật chất đối với cán bộ công nhân viên, đặc biệt là cán bộ cung ứng nguyên vật liệu, khi họ tìm được nguồn cung ứng tốt, ổn định, giá rẻ. *Về công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng vật tư Hiện nay, công ty đã xây dựng được một hệ thống định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tương đối hoàn chỉnh cho tất cả các sản phẩm của công ty, hệ thống này ngày càng được công ty hoàn thiện hơn bằng nhiều phương pháp như tiến hành kiểm kê điều tra thực tế, hạ thấp giá thành, tăng lợi nhuận cho công ty. Việc thực hiện công tác định mức đã được một số kết quả nhất định như một số loại nguyên vật liệu sử dụng thấp hơn định mức tiêu dùng góp phần vào việc hạ giá thành sản phẩm. *Về công tác tổ chức tiếp nhận vật tư Nhìn chung thì công tác tiếp nhận vật tư tại công ty khá đơn giản và tương đối thuận tiện, các thủ tục hành chính không quá rườm rà. Khi vật tư về đến nơi, cán bộ, công nhân viên có trách nhiệm nhanh chóng làm các thủ tục rồi tiến hành nhập kho, không để tình trạng hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu xảy ra trước khi tiếp nhận. *Về công tác bảo quản nguyên vật liệu Hệ thống kho tàng tại công ty đã đạt được những yêu cầu nhất định về kỹ thuật cũng như về kinh tế, giúp cho công tác tiếp nhận cũng như công tác cấp phát nguyên vật liệu diễn ra thuận tiện và nhanh chóng, tránh được tình trạng sản xuất bị ngắt quãng vì thiếu nguyên vật liệu. *Về công tác cấp phát nguyên vật liệu Công tác cấp phát nguyên vật liệu được thực hiện theo hạn mức tiêu dùng, luôn kịp thời và phù hợp với tình hình sản xuất nên đảm bảo cho sản xuất không vì thiếu nguyên vật liệu mà bị ngừng trệ. *Về công tác thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu Công tác thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty luôn diễn ra đồng thời với việc sử dụng và cấp phát, tiếp nhận nguyên vật liệu. Công ty luôn khuyến khích cán bộ công nhân viên phấn đấu tiêu dùng nguyên vật liệu hợp lý và tiết kiệm. Việc thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty luôn bám sát vào các tài liệu và sổ sách cũng như thực tế sản xuất của phân xưởng. *Về công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm Công ty coi công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm là một nhiệm vụ quan trọng trong việc sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả. Cán bộ công nhân viên sử dụng nguyên vật liệu nghiêm túc thực hiện tốt việc thu hồi phế liệu, phế phẩm cho dù đó là phế liệu dùng lại hay phế liệu không dùng lại được, rồi tiến hành tái chế sử dụng lại nguồn phế liệu phế phẩm đó. Chính việc thu hồi phế liệu, phế phẩm được chú trọng như vậy nên công ty cũng đã được tiết kiệm được một khối lượng nguyên vật liệu lớn giúp cho quá trình sản xuất sản phẩm đạt hiệu quả và an toàn hơn. 3.2. Nhược điểm Bất kì một sự vật hiện tựơng nào cũng có tính hai mặt của nó. Trong một doanh nghiệp, bên cạnh những mặt tốt thì cũng luôn tồn tại những nhược điểm, những tồn tại cần phải hạn chế, khắc phục. Tại công ty cơ khí Trúc Lâm, trong công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu, bên cạnh những kết quả đạt được, công ty còn có một số những yếu điểm cần khắc phục. *Về công tác xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu Do công ty nằm trên địa bàn tương đối thuận lợi về mặt giao thông, thêm vào đó các loại nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất sản phẩm của công ty lại được bày bán rất nhiều trên thị trường nên việc mua sắm nguyên vật liệu cho sản xuất và dự trữ chưa được công ty coi trọng đúng mức. Quá trình nghiên cứu thị trường còn chưa được thực hiện nghiêm túc, luôn có tư tưởng “cần là có” nên chưa chú trọng đến việc cải tiến và thay thế nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm. *Về công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Mặc dù công tác xây dựng và quản lý định mức tiêu dùng nguyên vật liệu luôn được ban giám đốc và các cán bộ có liên quan đầu tư, chú trọng đùng mức song nhìn chung việc thực hiện định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tại các phân xưởng chư đạt yêu cầu. Qua việc thanh quyết toán nguyên vật liệu hàng tháng cho thấy hầu hết các loại nguyên vật liệu tiêu dùng đều có khối lượng nhỏ hơn định mức vẫn chưa bám sát tình trạng thực tế. Việc sản xuất một số sản phẩm mới theo các hợp đồng bổ sung của khách hàng thường tiêu dùng một lượng nguyên vật liệu lớn hơn định mức do phòng kĩ thuật đặt ra. Công ty vẫn chưa tìm ra được biện pháp khắc phục vấn đề này. *Về công tác tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu ở công ty còn gặp khó khăn trong công việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu do thiếu công cụ, dụng cụ. Đôi khi việc kiểm tra còn sơ sài và mang tính chủ quan, bởi nguyên vật liệu dùng cho sản xuất tại công ty đều là các loại vật liệu có khối lượng lớn và ít bị hao hụt, ít bị môi trường tác động. *Về công tác bảo quản nguyên vật liệu Do điều kiện kho bãi chật hẹp nên công tác bảo quản nguyên vật liệu còn gặp khó khăn nhất là khi công ty nhập một lượng lớn nguyên vật liệu để đầu cơ tích trữ. Điều này đã làm ảnh hưởng tới chất lượng cũng như quy cách của một số mặt hàng đòi hỏi chất lượng yêu cầu bảo quản cao. *Về công tác cấp phát nguyên vật liệu Đôi khi công tác cấp phát nguyên vật liệu còn phải qua nhiều khâu rườm rà. Có những trường hợp đang sản xuất thì hết nguyên vật liệu công nhân phải ngừng sản xuất để chờ ý kiến chỉ đạo của cấp trên, làm ảnh hưởng đến tiến độ của sản xuất. *Về công tác thống kê, kiểm kê nguyên vật liệu Công tác thống kê, kiểm kê được diễn ra liên tục và bám sát tình trạng sản xuất thực tế nhưng chưa mang lại hiệu quả mong muốn. Qua các đợt kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu, cán bộ thống kê, kiểm kê vẫn chưa tìm ra được những nguyên nhân chính gây ra tình trạng sử dụng nguyên vật liệu vượt định mức cũng như chưa có những yêu cầu khen thưởng xác đáng, kịp thời cho tổ sản xuất có thành tích sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. *Về công tác thu hồi phế liệu, phế phẩm Vấn đề an toàn trong công tác thu hồi phế liệu , phế phẩm chưa được quan tâm đúng mức. Đôi khi vì thành tích chung mà người công nhân thu hồi phế liệu không để ý đến những tai nạn lao động đáng tiếc có thể xảy ra. Thêm vào đó, lượng phế liệu, phế phẩm thu hồi còn chưa được quản lý chặt chẽ và chưa có kế hoạch sử dụng hợp lý nhất. *Một số nguyên nhân khác Trình độ máy móc thiết bị cũng như trình độ của cán bộ quản lý cũng là một trong những nguyên nhân gây ra những yếu kém của công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu. Máy móc thiết bị của công ty còn lạc hậu, ít được cải tiến nên năng suất lao động cũng như hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu còn thấp. Trình độ quản lý của cán bộ vật tư còn hạn chế, chưa được đào tạo về các nghiệp vụ quản lý kinh tế nên việc điều hành các công việc có liên quan không đạt hiệu quả cao, đôi khi còn gây lãng phí về thời gian và tiền bạc. Thêm vào đó, công nhân chưa ý thức hết được tầm quan trọng của việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả nên chưa có những biện pháp thích hợp để giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu. CHƯƠNG 3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm 1.Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 1.1.Định hướng chung Từ kết quả điều tra khai thác, dự báo nhu cầu thị trường, từ sự phân tích cơ cấu sản phẩm tiêu thụ trong các năm 2006, 2007, 2008, 2009 và giá trị hợp đồng đã ký năm 2009 chuyển sang năm 2010; từ mục tiêu giữ vững và phát triển sản xuất đảm bảo việc làm và đời sống cho cán bộ công nhân viên, công ty cơ khí Trúc Lâm dự kiến mục tiêu sản xuất – kinh doanh trong thời gian tới với nội dụng cụ thể như sau: Phương châm chỉ đạo xuyên suốt các hoạt động của bộ máy quản trị trong công ty trong những năm tới vẫn là: “Đẩy mạnh sản xuất, tiêu thụ và nâng cao chất lượng sản phẩm trong đó đặc biệt chú trọng đến các sản phẩm có thế mạnh của mình như các loại máy móc thiết bị công cụ và các mặt hàng nội thất văn phòng; thêm vào đó cần phải tiếp tục thực hiện đa dạng hóa sản phẩm nhằm khai thác tối đa nhu cầu thị trường, tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp”. Riêng về công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu, công ty sớm tìm cách khắc phục những mặt còn hạn chế để nâng cao chất lượng hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Chú trọng hơn nữa đến các biện pháp kiểm tra và theo dõi tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong từng phân xưởng, từng tổ, từng công nhân sản xuất. Xây dựng lại và củng cố hệ thống kho tàng sao cho đạt hiệu quả cao nhất, giảm chi phí bảo quản và vận chuyển nguyên vật liệu từ hệ thống kho hàng đến phân xưởng sản xuất. Giảm định mức nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm xuống mức thấp nhất có thể để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, trong thời gian tới, công ty sẽ đầu tư thêm máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất; nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường bằng việc nâng cao chất lượng, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, dịch vụ hậu mãi tốt;nâng cao năng lực sản xuất; tạo dựng thương hiệu trên thị trường; đa dạng hóa mặt hàng, ngành hàng; phấn đấu đến năm 2015 doanh thu đạt 30 tỷ đồng trở lên. 1.2.Một số chỉ tiêu cụ thể Bước vào thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm 2010, công ty cơ khí Trúc Lâm đã xác định đây là năm vẫn sẽ còn nhiều khó khăn vì nền kinh tế trong nước và thế giới vẫn chưa được phục hồi nhiều; tuy nhiên cùng với sự quyết tâm đồng lòng của ban giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên, công ty đã và đang có những thời cơ thuận lợi để bước vào thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm 2010. Sẽ tiếp tục đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, khai thác tối đa kết quả đã đạt được, đồng thời nghiên cứu chiến lược đầu tư phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường trong nước và ngoài nước +Thực hiện đúng tiến độ và hiệu quả các dự án đã được ký kết trong quý 1 và nửa đầu quý 2 năm 2010 +Sửa chữa lại khu vực nhà ăn ca và nhà nghỉ giải lao để nâng cao hơn nữa chất lượng sinh hoạt của cán bộ công nhân viên trong công ty +Sang quý 2 năm 2010 cử một số người lao động có năng lực đi đào tạo học hỏi thêm kỹ thuật công nghệ mới để ứng dụng trong sản xuất sản phẩm +Đạt tỷ suất lợi nhuận/doanh thu năm 2010 cao hơn năm 2009 +Xây dựng cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm của Công ty Bảng 11: Một số chỉ tiêu kế hoạch trong năm 2010 STT Chỉ tiêu Đơn vị KH 2010 1 Tổng giá trị sản lượng hàng hóa 1000 đồng 12159000 2 Doanh thu 1000 đồng 12470000 3 Các khoản nộp ngân sách 1000 đồng 550000 4 Lợi nhuận 1000 đồng 630000 5 Thu nhập bình quân 1000 đồng 3170 Nguồn: Phòng Kế toán-Tài chính Công ty Riêng về công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu, sang năm 2010, công ty sẽ đầu tư nhiều hơn nữa vào việc nghiên cứu và hoàn chỉnh hệ thống định mức nguyên vật liệu tiêu dùng cho từng loại sản phẩm và quản lý chặt chẽ hơn nữa khâu cấp phát và kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu để không vượt quá định mức đặt ra. Công tác thu mua, vận chuyển, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu được tăng cường nhiều hơn, cán bộ vật tư được đào tạo nhiều hơn về các nghiệp vụ quản lý kinh tế nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý cung ứng nguyên vật liệu. 2. Những giải pháp chủ yếu *Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là mấu chốt giúp tạo thành công cho công ty. Như vậy làm tốt ở khâu cung ứng và sử dụng nguyên vật liệu là bước đầu tạo ra thế cạnh tranh cho sản phẩm và là yếu tố quan trọng tạo uy tín cho doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp nói chung và công ty cơ khí Trúc Lâm nói riêng thì vấn đề nguyên vật liệu bao gồm: tìm nguồn, lựa chọn cơ cấu nguyên vật liệu, số lượng cần mua, số cần dự trữ, tổ chức cấp phát. Mỗi khâu có đặc thù riêng và tầm quan trọng ngang nhau đối với quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Khâu đi trước là tiền đề cho khâu đi sau, thúc đẩy khâu sau làm việc tốt hơn và khâu sau lại là yêu cầu bắt buộc để khâu trước hoàn thành đúng kế hoạch, quy cách và đạt hiệu quả.Thấy rõ nhất là khâu mua sắm và nhập kho, mua sắm không đúng số lượng, kích cỡ hoặc chậm ngày nhập kho đều gây khó khăn và hao tổn chi phí cho khâu lưu kho này. Hơn nữa không những gây khó khăn cho bên lưu kho mà còn ảnh hưởng tới chính công tác thu mua của công ty, ảnh hưởng tới quan hệ với bạn hàng, nhà cung cấp. Vì vậy, trong quá trình tổ chức sản xuất của công ty đòi hỏi phải tiến hành các khâu đó một cách đồng bộ và phải thực hiện tốt tất cả các khâu. Muốn thế phải liên kết tất cả các khâu, luôn tìm ra phương hướng giải quyết và cải tạo công tác tổ chức các khâu để càng hoàn thiện và hợp lý, gắn vố thực tế hơn. Để đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi trên công ty phải tiến hành quản lý nguyên vật liệu một cách toàn diện, triệt để và hiệu quả. Nhờ đó mà quản lý và cung ứng nguyên vật liệu được thực hiện một cách tuần hoàn theo mục tiêu chung đề ra, từ khâu thu mua đến khâu xuất kho đem bán. Có thể thấy đây là quá trình xuyên suốt và phức tạp, đòi hỏi phải chính xác và khoa học, cần có thời gian, công sức và đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn. Vì tất cả những lý do trên đây mà cần phải tổ chức thật tốt công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu. 2.1.Nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin Thu thập thông tin về thị trường là quá trình tìm kiếm thông tin về các điều kiện môi trường có liên quan. Yêu cầu đặt ra đối với mỗi doanh nghiệp muốn phát triển sản xuất kinh doanh, thâm nhập thị trường mới hay bất kỳ việc ra quyết định nào là phải có thông tin. Thông tin nhận được càng nhiều thì mức độ tin cậy của các quyết định càng cao. Thực tế đã chứng minh, doanh nghiệp nào càng bỏ ra nhiều công sức vào việc thu thập thông tin về môi trường bên ngoài phục vụ cho các quyết định sản xuất kinh doanh thì càng có khả năng sống sót. Điều này được lý giải tại sao các công ty lớn ở nước ngoài có thể tiêu tốn rất nhiều tiền dể tài trợ cho các quan chức chính phủ hay việc đào tạo ra các tình báo viên để thu thập thông tin. Trong nhiều năm qua, thông tin mà cán bộ của công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm thu nhận được còn hạn hẹp. Các thị trường trong nước chỉ được thu nhận thông qua các cuộc thị sát không thường xuyên của giám đốc hoặc cán bộ nghiệp vụ, còn thông tin từ thị trường nước ngoài thì hầu như rất ít được chú ý đến. Lượng thông tin thu thập được có thể làm cho các quyết định thiếu chính xác. Vì vậy, yêu cầu bức thiết hiện nay là công ty nên thành lập một hệ thống thông tin mang tính chất chuyên nghiệp hơn. Công ty có thể phân chia công tác nghiên cứu thị trường thành 2 phần. Phần đầu công ty nên nghiên cứu khái quát thị trường, phần sau mới nghiên cứu chi tiết thị trường để từ đó thu được lượng thông tin cần thiết. Công ty có thể sử dụng 2 phương pháp sau để thu thập thông tin: -Phương pháp nghiên cứu tại chỗ: còn gọi là phương pháp nghiên cứu tại văn phòng, là cách nghiên cứu thu thập thông tin qua các tài liệu như sách báo, tạp chí…Phương pháp này cho phép ta nhìn thấy được khái quát thị trường nguyên vật liệu cần nghiên cứu. Đây là phương pháp tương đối dễ làm, có thể nhanh, ít tốn chi phí nhưng đòi hỏi người nghiên cứu phải có chuyên môn, biết cách thu thập tài liệu, đánh giá và sử dụng các tài liệu được thu thập một cách đầy đủ và tin cậy. Tuy nhiên phương pháp này có hạn chế là dựa vào tài liệu đã được xuất bản nên thời gian đã qua, có thể có độ trễ so với thực tế. -Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường: Đây là phương pháp trực tiếp cử cán bộ đến tận nơi để nghiên cứu. Cán bộ nghiên cứu thông qua việc trực tiếp quan sát, thu thập các thông tin và số liệu ở các đơn vị cung cấp nguyên vật liệu cho công ty bằng cách điều tra trọng điểm, điều tra chọn mẫu,…Nghiên cứu tại hiện trường có thể thu thập được các thông tin sinh động, thực tế và hiện tại. Tuy nhiên cũng tốn kém chi phí và cần phải có cán bộ vững về chuyên môn và có đầu óc thực tế. Tóm lại, để có một hệ thống thu thập thông tin liên tục, công ty cần có đại diện ở những thị trường cần thiết, các đại diện này làm nhiệm vụ chuyên thu thập và báo cáo thường xuyên về tình hình thay đổi của thị trường. Nó giúp cho các quyết định của giám đốc hay cán bộ nghiệp vụ trong lĩnh vực thu mua nguyên vật liệu được chính xác nhất. 2.2. Hoàn thiện công tác xây dựng, tổ chức mua sắm, tiếp nhận và vận chuyển nguyên vật liệu a.Đổi mới công tác xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu Do sản xuất theo đơn đặt hàng nên lập kế hoạch cung ứng, mua sắm nguyên vật liệu là công việc thường xuyên hàng tháng của công ty. Công tác này đòi hỏi thời gian thực hiện càng nhanh càng tốt nên luôn phải tìm ra biện pháp hữu hiệu để thực hiện trong khoảng thời gian ngắn. Trước hết cần phải duy trì và cải tiến công tác định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng mẫu sản phẩm. Định mức tiêu hao càng sát thực tế thì càng tiết kiệm nguyên vật liệu, tạo điều kiện nâng cao chất lượng đầu vào, tránh ứ đọng hay thiếu hụt làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất. Do vậy, nhân viên định mức cần nắm rõ quy trình công nghệ để biết được khả năng tiêu hao thực tế, hao phí và mức độ hao phí thực tế ở từng công đoạn. Nắm rõ kế hoạch sản xuất kinh doanh kỳ kế hoạch, các thông số kỹ thuật, kỹ thuật (khả năng tiêu hao, mức dự trữ) kỳ thực tế để có những điều chỉnh cần thiết. Tính toán nhu cầu nguyên vật liệu trong toàn công ty và cho tất cả các loại công việc. b.Hoàn thành công tác tổ chức mua sắm nguyên vật liệu và tổ chức chuyển đưa nguyên vật liệu về doanh nghiệp Do 100% nguyên vật liệu công ty phải mua ngoài nên để lập được đơn hàng tốt thì bộ phận vật tư – thủ kho phải tính được lượng nguyên vật liệu phải nhập trong kỳ chính xá nhất. Để thực hiện được công tác này cán bộ lập kế hoạch phải nắm rõ lượng tồn đầu kỳ, cuối kỳ và lượng dự trữ. Do vậy cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng kỹ thuật, phòng tài chính kế toán và bộ phận vật tư – thủ kho cũng như sự nỗ lực của mọi cá nhân. Nhân viên lập đơn hàng phải có trách nhiệm trực tiếp đối với công việc, cần có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng để mọi người cùng có ý thức cao đối với công việc của mình. Trên cơ sở các nhà thầu đã lựa chọn, cán bộ vật tư tiến hành ký kết kết hợp đồng. Ký hợp đồng phải chặt chẽ và đảm bảo tính pháp lý nên cán bộ vật tư phải là người có nhiều kinh nghiệm thực tế và kiến thức chuyên môn vững. Hợp đồng phải nêu rõ các điều kiện về chất lượng, số lượng, phương thức giao hàng, tránh tình trạng do thiếu kiến thức về thị trường và sản phẩm mà bị thua thiệt trong thực hiện hợp đồng làm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của toàn công ty. Nghiêm túc thực hiện các điều khoản hợp đồng và theo dõi đốc thúc đối tác thực hiện hợp đồng. Công tác chuyển đưa nguyên vật liệu về doanh nghiệp có thể thực hiện bằng phương pháp tập trung và phi tập trung. Thông thường phương pháp tập trung thường đem lại hiệu quả cao hơn đối với doanh nghiệp sản xuất như công ty cơ khí Trúc Lâm khi mua nguyên vật liệu trong nước. Hình thức này giải phóng công ty khỏi công tác vận chuyển, không phải có biện pháp bảo quản trong quá trình vận chuyển, đơn giản hóa thủ tục, góp phần đáng kể trong việc giảm chi phí lưu thông và hạ giá thành. Như vậy toàn bộ hoạt động vận chuyển công ty có thể phụ thuộc vào nhà cung cấp, hình thức này giải phóng công ty khỏi trách nhiệm vận chuyển cũng như tiết kiệm được đáng kể nguồn vốn đầu tư cho phương tiện vận chuyển nếu công ty tự thực hiện. Tuy nhiên thêm vào đó công ty cần tăng cường các hình thức mua hàng trước, thanh toán sau. Đây là biện pháp hữu hiệu để đơn vị bạn không thể chiếm dụng vốn của mình. Đồng thời điều hành thu mua nhịp nhàng với tiến độ sản xuất để tránh tình trạng nguyên vật liệu bị thiếu hụt không đáp ứng được nhu cầu sản xuấ khi cần hoặc có những loại nguyên vật liệu tồn kho quá lâu ngày gây ra thất thoát, giảm chất lượng, làm ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra. 2.3. Huy động và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn cho công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu Vốn trong sản xuất cũng như vốn trong công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu là điều kiện tiên quyết để tiến hành sản xuất kinh doanh. Vì vậy, việc huy động và sử dụng vốn là một trong những nội dung của việc nâng cao hiệu quả của công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tại công ty cơ khí Trúc Lâm. Hầu hết các doanh nghiệp sản xuất nhỏ tại Việt Nam trong thời gian qua đều lâm vào tình trạng thiếu vốn và công ty cơ khí Trúc Lâm cũng không nằm ngoài tình trạng đó. Do nguồn vốn hạn hẹp nên đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động quản lý và cung ứng nguyên vật liệu. Do thiếu vốn nên nhiều khi công ty đã bỏ lỡ những hợp đồng lớn có lợi, cũng do thiếu vốn nên trong một số hợp đồng thường sử dụng phương thức thanh toán trả chậm. Mặt khác, trong một số trường hợp để thực hiện hợp đồng đã ký thì công ty phải đi vay vốn nên phải chịu lãi suất dẫn đến chi phí cho công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu tăng lên làm lợi nhuận của công ty bị giảm xuống. Không những thế, đôi khi vì thiếu vốn nên công ty bị động trong đàm phán ký kết hợp đồng…Tất cả những điều này đã làm giảm hiệu quả hoạt động quản lý và cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất và kinh doanh của công ty. Để khắc phục được những tồn tại trong việc sử dụng vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn thì công ty cần phải thực hiện một số biện pháp sau: +Một là: Thay đổi cơ cấu vốn, tăng tỷ trọng vốn lưu động trong cơ cấu vốn của công ty. Do trong thời gian tới, khi mà nền kinh tế trong nước và thế giới đang có dấu hiệu phục hồi, công ty sẽ có nhiều cơ hội để ổn định sản xuất và mở rộng thị trường thì nhu cầu vốn cố định sẽ giảm và vốn lưu động sẽ tăng lên để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. +Hai là: Trước khi tiến hành ký kết hợp đồng cần kiểm tra tìm hiểu kỹ đối tác để tránh rủi ro, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. +Ba là: Để tăng cường vốn cho hoạt động nhập khẩu, công ty nên tranh thủ nguồn hàng của bạn hàng bằng cách ký kết các hợp đồng nhập khẩu với phương thức thanh toán L/C trả chậm. + Bốn là: Huy động vốn từ nhiều nguồn vốn khác nhau. Bên cạnh việc doanh nghiệp thường huy động vốn từ người thân, bạn bè...là phương thức mà doanh nghiệp vẫn thường làm thì doanh nghiệp cũng nên chú trọng tới việc vay vốn từ các tổ chức tín dụng, ngân hàng...vì ở các tổ chức này có thể đáp ứng cho doanh nghiệp được các khoản vốn vay lớn mà nhiều khi ở bạn bè, người thân thì sẽ có những hạn chế nhất định; điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp chủ động hơn trong phát triển kinh doanh đặc biệt là khi doanh nghiệp có cơ hội tham gia vào các dự án, hợp đồng kinh tế lớn cần huy động nhiều vốn. Tóm lại công ty cần phải lập kế hoạch sử dụng vốn lưu động một cách hợp lý, cụ thể trong từng giai đoạn, từng thời điểm nhất định tránh tình trạng ứ đọng vốn gây ách tắc cho hoạt động cung ứng nguyên vật liệu của công ty. Tranh thủ huy động vốn từ các nguồn khác nhau với chi phí thấp nhất và có biện pháp sử dụng có hiệu quả nhất những đồng vốn vay sao cho mức lãi đem lại từ những đồng vốn này ở mức cao nhất có thể. 2.4. Thúc đẩy các mối quan hệ kinh tế trong công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu Công ty cần giữ các mối quan hệ hợp tác kinh tế, kỹ thuật trong công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu với các đối tác cung ứng nguyên vật liệu cho công ty một cách thường xuyên để từ đó tiến hành trao đổi thông tin, ký kết các hợp đồng kinh tế. Dựa vào các mối quan hệ kinh tế và nghiên cứu thị trường công ty có thể xây dựng các mối quan hệ kinh tế với các đối tác khác để nâng cao hoạt động của công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu cho công ty. Đối với các đối tác khi có những điều thắc mắc hoặc không thỏa mãn với những điều khoản trong hợp đồng kinh tế thì công ty cần có các biện pháp giải quyết hợp lý, thỏa đáng để đối tác hiểu được và để hai bên cùng có lợi; đây là một việc làm công ty thường xuyên làm tốt để thắt chặt thêm mối quan hệ với các đối tác. Hiện nay nguyên vật liệu của công ty thường là nhập ngoại nhưng lại mua thông qua các cửa hàng nhập khẩu nguyên vật liệu tổng hợp nên giá cả cũng chênh lệch nhiều so với giá trực tiếp nhập từ nước ngoài về. Công ty có thể khắc phục được vấn đề này bằng cách tìm các nguồn cung ứng trực tiếp từ nước ngoài và giữ vững mối quan hệ tốt đẹp cùng họ. Để hoạt động nhập khẩu nguyên vật liệu với các đối tác nước ngoài diễn ra thuận lợi, cần phải giữ vững mối quan hệ hợp tác kinh tế, kỹ thuật với các hãng sản xuất kinh doanh nổi tiếng thế giới để có sự đảm bảo về chất lượng kỹ thuật của nguyên vật liệu được nhập. Khi có được mối quan hệ kinh tế với các hãng lớn thì công ty cũng có điều kiện nắm bắt được các thông tin kinh tế, những xu thế biến động lớn trên thị trường nguyên vật liệu, giúp công ty đưa ra những phương hướng, biện pháp hợp lý, kịp thời để giải quyết. Điều này rất quan trọng vì ai nắm được thông tin nhanh nhất, chính xác nhất thì người đó sẽ có lợi thế hơn, thậm chí còn quyết định đến sự thành bại trong hoạt động công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Khi nhập nguyên vật liệu từ nước ngoài, công ty nên xây dựng nhiều mối quan hệ kinh tế đối với các hãng lớn ở nước ngoài sẽ giúp cho công ty có thể được cung cấp nguyên vật liệu một cách đầy đủ và được hưởng nhiều ưu đãi. Vì vậy trong thời gian tới công ty nên chú trọng đến việc nhập khẩu nguyên vật liệu trực tiếp từ nước ngoài và xây dựng các mối quan hệ kinh tế đối với các đối tác lớn ở nước ngoài. Tuy vậy, công ty vẫn phải thiết lập các mối quan hệ kinh tế đối với các đối tác trong nước vì đây là nguồn cung cấp vật liệu một cách nhanh nhất cho công ty khi có nhu cầu khẩn cấp. Tuy nhiên công ty cần nghiên cứu kỹ về mặt chất lượng của nguyên vật liệu mà công ty nhập để đảm bảo chất lượng sản phẩm sản xuất ra của công ty. Ngoài ra khi nghiên cứu thị trường, nếu công ty nhận thấy nhu cầu của thị trường về một loại nguyên vật liệu mà công ty có khả năng nhập được một lượng lớn thì công ty có thể chuyển hướng sang công tác dịch vụ cung cấp nguyên vật liệu bằng cách nhập với số lượng nhiều hơn, một phần để sản xuất, một phần để bán đi thu lợi nhuận. 2.5. Sử dụng một cách có hiệu quả nhất nguồn nguyên vật liệu kỹ thuật cho sản xuất Nguồn nguyên vật liệu dùng để sản xuất một lượng sản phẩm luôn là một hữu hạn. Trong số hữu hạn ấy, số sản phẩm được càng nhiều thì hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu càng cao. Công tác này không chỉ là việc tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý mà còn là sự hỗ trợ của những quá trình sau như tổ chức quá trình sản xuất, đầu ra của doanh nghiệp… Nội dung của công tác này là: -Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý, duy trì định mức tiêu hao cho tất cả các loại sản phẩm, làm căn cứ cho việc xây dựng đơn đặt hàng và tạo điều kiện cho công tác quản lý, cấp phát nguyên vật liệu được chặt chẽ, gọn nhẹ. -Trên thực tế tình trạng sử dụng lãng phí, thất thoát nguyên vật liệu vẫn còn xảy ra nhiều ở các doanh nghiệp. Nguyên vật liệu không được kiểm soát chặt chẽ, bộ phận trực tiếp sử dụng sẽ không có ý thức tiết kiệm, không đặt ra những biện pháp cụ thể để sử dụng có hiệu quả . Phân công phân nhiệm không rõ ràng, khi giá thành bị đẩy lên, chất lượng không đảm bảo, lợi nhuận giảm, khó khăn về tài chính, công ty không biết quy trách nhiệm cho cho bộ phận nào để có biện pháp chấn chỉnh kịp thời. Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cũng vì thế mà tạo ra một thái độ nghiêm túc cho người cấp phát và sử dụng nguyên vật liệu, đồng thời góp phần làm lành mạnh bầu không khí sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu không phải là việc làm đơn giản song công ty cần biết kết hợp giữa kinh nghiệm và phân tích khoa học để tiếp tục duy trì. -Tổ chức phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu định kì. Sau mỗi kì thực hiện, công ty tổ chức đánh giá toàn bộ quá trình cấp phát nguyên vật liệu. Đơn vị thời gian có thể tính theo quý hoặc theo thời gian hoàn tất một đơn hàng… tùy theo mức độ biến động và sự cần thiết sau mỗi quá trình. Nội dung đánh giá bao gồm từ khâu tiếp nhận nguyên vật liệu, tổ chức cấp phát, các thủ tục, chứng từ bảo đảm tính pháp lý, đến công tác bảo quản, dự trữ, tình hình dự trữ, tồn kho. Đánh giá phải làm rõ tình hình, nêu được mặt tốt, mặt khiếm khuyết và phương hướng trong thời gian tới cũng như những kiến nghị để rút kinh nghiệm và đưa ra những biện pháp cải tạo kịp thời. Làm tốt công tác này, công ty sẽ đánh giá được hiệu quả sử dụng nguồn lực, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những thiếu sót trong quá trình thực thi cũng như đưa ra một định mức nguyên vật liệu hợp lý nhất tạo điều kiện cho việc quản lý hệ thống sản xuất kinh doanh được chặt chẽ, đúng đắn. -Phát động chính sách tiết kiệm nguyên vật liệu tới từng khâu, từng cán bộ công nhân viên. Chính sách tiết kiệm không thể thực hiện đơn thuần bằng cách kêu gọi người lao động không gây lãng phí nguyên vật liệu mà phải trang bị cho họ những kiến thức để thực hành tiết kiệm. Kiến thức đó chính là trình độ tay nghề của người lao động mà công ty phải biết vun đắp, duy trì và bồi dưỡng cho nó. Có được đội ngũ công nhân thành thạo tay nghề, công ty phải biết nâng cao ý thức lao động của họ, làm cho mọi người thấy được rằng khi lãng phí một nguyên vật liệu họ đã làm mất đi bao nhiêu đồng vốn và sự lớn mạnh của công ty gắn liền với sự đóng góp và quyền lợi của mỗi cá nhân. 3. Kiến nghị Tuy các giải pháp của chuyên đề đã được nghiên cứu để phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh thực tiễn của công ty trong tình hình kinh tế hiện nay, nhưng để thành công đòi hỏi phải có sự nỗ lực và kết hợp chặt chẽ của Nhà nước trong việc quản lý vĩ mô nền kinh tế mà đặc biệt ở đây là tạo nguồn vốn và cơ chế chính sách đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong các khu công nghiệp. Nhằm tạo điều kiện cho quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong đó có công ty cơ khí Trúc Lâm, nhà nước cần có những chính sách, biện pháp hỗ trợ hợp lý cụ thể như sau: Nhà nước cần thường xuyên thông tin về thị trường, nhanh chóng giải quyết và gỡ bỏ những vướng mắc về hành lang pháp lý tạo điều kiện cho công ty ký kết các hợp đồng với các doanh nghiệp nước ngoài. Đây là sự hỗ trợ quan trọng của nhà nước nhằm giúp các doanh nghiệp trong nước đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất vừa nhỏ tìm được thị trường tiêu thụ, lựa chọn đối tượng hợp tác kinh doanh. Nhà nước có những chính sách hỗ trợ về tín dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh trong các khu công nghiệp để doanh nghiệp sử dụng vốn tín dụng của chính phủ với lãi suất ưu đãi, thời gian vay dài... Nhà nước đảm bảo thi hành đúng luật nghiêm minh làm tốt công tác ngăn ngừa xử lý hoạt động trốn thuế, các gian lận thương mại để đảm bảo môi trường cạnh tranh công bằng, trụng thực. Đặc biệt, trước tình hình giá thép tăng đột biến như hiện nay, nhà nước nên có những biện pháp giải quyết kịp thời để bình ổn giá cả, giúp cho các doanh nghệp trong nước nói chung và công ty cơ khí Trúc Lâm nói riêng đạt hiệu quả kinh doanh như mong muốn. KẾT LUẬN Vì cung ứng nguyên vật liệu đảm bảo yếu tố đầu vào có đặc điểm nhiều chủng loại với số lượng, chất lượng và thời gian cung ứng rất khác nhau nên quản lý và cung ứng nguyên vật liệu là một trong các nội dung quan trọng của quản trị doanh nghiệp cho nên với thời gian thực tập ngắn nên em không thể tìm hiểu phân tích một cách cặn kẽ từng nội dung mà chỉ được phần nào nêu lên thực trạng và giải pháp chủ quan của em về công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu cho công ty. Do vậy công ty cần có những giải pháp và phân tích sâu hơn về quản lý và cung ứng nguyên vật liệu nhằm đưa hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao. Kết thúc bài viết em mong công ty ngày càng lớn mạnh và luôn tìm được những giải pháp hữu hiệu nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý và cung ứng nguyên vật liệu, góp phần vào phát triển của công ty trên thị trường hiện nay. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo – Thạc sỹ Ngô Thị Việt Nga đã nhiệt tình giúp đỡ em; xin cảm ơn ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm đã tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Hà Nội tháng 4 năm 2010 Sinh viên Lê Thị Tuyết Chi DANH MỤC TÀI LỆU THAM KHẢO GS.TS Nguyễn Thành Độ và PGS. TS Nguyễn Ngọc Huyền Giáo trình Quản trị kinh doanh – Nhà xuất bản đại học kinh tế quốc dân – Năm 2007 PGS. TS Phạm Thị Gái Giáo trình Phân tích hoạt động kinh doanh – Nhà xuất bản thống kê – Năm 2004 PGS. TS Lê Công Hoa Tài liệu môn học Quản trị hậu cần kinh doanh – Năm 2008 Các tài liệu của công ty TNHH công nghệ cơ khí Trúc Lâm Tạp chí kinh tế PHỤ LỤC Mẫu biên bản kiểm nghiệm Địa chỉ…………. Mẫu số 05 - VT Bộ phận………… Ban hành theo quyết định số186 C/CĐKT ngày 14-3-1995 Của Bộ Tài Chính Biên bản kiểm nghiệm (Về vật tư, sản phẩm, hàng hóa) Ngày … tháng … năm … Số:….. - Căn cứ…….số……ngày……..tháng……..năm……của……………….. …………………………………………………………………………….. -Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà:………………..trưởng ban Ông, bà:…………………..ủy viên Ông, bà:…………………ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (SP, HH) Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất A B C D E 1 2 3 F Ý kiến của ban kiểm nghiệm:……………………………………………. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) Mẫu phiếu nhập kho Đơn vị:………. Mẫu số: 01 - VT Địa chỉ:…........ Theo QĐ: 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày … tháng … năm … Nợ……… Số:…… Có……… -Họ tên người giao hàng……………………………………….…………… -Theo …………số…………ngày……tháng……năm 200……của………. ……………………………………………………………………………. -Nhập tại kho:………………………………………………………………… STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP, HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 ……… ……… ……… ……….. ……….. .… …. …. … … …. ………… ………… ………… …… …… …….. ….. ….. ….. ……… ……… ……… Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ):……………………………………………….. Nhập, ngày … tháng …năm 200… Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu phiếu xuất kho Đơn vị:………. Mẫu số C21 - H Địa chỉ:………. Theo QĐ: 19/2006/QĐ - BTC Ngày 30 tháng 3 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC PHIẾU XUẤT KHO Ngày … tháng … năm … Nợ……… Số:…… Có……… -Họ tên người nhận hàng………………………Địa chỉ (bộ phận)…………… -Lý do xuất kho:……………………………………………………………… -Xuất tại kho (ngăn lô):………………………..Địa điểm…………………… STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP,HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 ……… ……… ……… ……….. ……….. .… …. …. … … …. ………… ………… ………… …… …… …….. ….. ….. ….. ……… ……… ……… Cộng: Tổng số tiền (viết bằng chữ):…………………………………………………… Số chứng từ gốc kèm theo:……………………………………………………... Ngày … tháng …năm … Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu thẻ kho Đơn vị…………. Mẫu số: 06 VT Tên kho………. Ban hành theo quyết định số 186 TC/CĐKT ngày 14-3-1995 Của Bộ Tài Chính THẺ KHO Ngày lập thẻ…………. Tờ số……………… -Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư …………………………………………………………… -Đơn vị tính……………………………………………………………… -Mã số……………………………………………………………………………………. STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Mẫu phiếu xuất vật tư theo hạn mức Đơn vị…………. Mẫu số: 06VT Tên kho………. Ban hàn h theo quyết định số 186 TC/CĐKT ngày 14-3-1995 Của Bộ Tài Chính Số:……….. PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Ngày … tháng … năm … Nợ:……… Có:……… Bộ phận sử dụng:……………………… Lý do xuất:………………………….. Xuất tại kho:………………………….. STT Tên, nhãn hiệu,quy cách phẩm chất VT Mã số Đơn vị tính Hạn mức được duyệt trong tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Ngày Ngày Cộng A B C D 1 2 3 4 5 6 7 Cộng Người nhận ký Ngày … tháng … năm … Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Thủ kho (Ký , họ tên) (Ký , họ tên) (Ký , họ tên)