Chuyên đề Hoàn thiện công tác quản trị vật tư ở công ty TNHH thương mại và đầu tư Anh Dũng

của quản lý dự trữ. Quản lý dự trữ có vai trò quan trọng vì các lý do cơ bản sau: - Các nhà cung cấp không thể đáp ứng được đúng lúc số lượng, chủng loại, chất lượng vật tư – hàng hóa đúng thời điểm mà ta cần. - Một số trường hợp do dự trữ vật tư – hàng hóa mà người ta đã thu được lợi nhuận cao - Cần có kho vật tư – hàng hóa để duy trì hoạt động bình thường, giảm sự bất thường - Có dự trữ tốt mới đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng quản lý tốt dự trữ vật tư – hàng hóa góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Có hai hệ thống dự trữ: hệ thống dự trữ nhiều giai đọan và hệ thống dự trữ nhiều cấp. - Hệ thống dự trữ nhiều giai đọan: quá trình sản xuất sản phẩm nếu được chia ra nhiều giai đọan, công nghệ khác biệt hoặc tách nhau thì giữa các giai đọan đó cần có dự trữ. Do vậy chúng ta cần quan tâm tới quản lý tới dự trữ theo nhiều giai đọan đó. Trong hệ thống dự trữ này, vật tư hàng hóa bị thay đổi về hình thái vật chất qua các giai đọan. - Hệ thống dự trữ nhiều cấp: Vật tư – hàng hóa về cơ bản không thay đổi về hình thái vật chất qua các cấp từ công ty sản xuất đến các kho hàng, các đại lý, người bán buôn, người bán lẻ... * Hệ thống quản lý dự trữ. + Khi nào đặt hàng? Vấn đề đặt ra với các nhà quản lý dự trữ là trả lời hai câu hỏi khi nào đặt hàng và đặt hàng bao nhiêu? Trả lời câu hỏi này nhằm xác định sự kiện bắt đầu thực hiện việc đặt hàng. Có hai hệ thống chính được sử dụng - Người đặt hàng cung ứng vật tư (hoặc phát lệnh sản xuất tạo ra yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất) theo chu kì cố định: theo tuần, tháng, năm,.. - Người ta đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức tối thiểu gọi là dự trữ báo động đặt hàng họăc đặt hàng khi hết hàng hoàn toàn. + đặt hàng bao nhiêu? - Lượng đặt hàng tùy theo khả năng của kho chứa. Tuy nhiên, mua theo khả năng chứa của kho có thể chúng ta dự trữ quá mức cần thiết hoặc là dự trữ không đủ. - Theo khả năng về vốn. Tình trạng cũng có thể xảy ra như trên, tức là hoặc quá trình thừa hoặc là thiếu, có khi là mua quá nhiều không đủ kho để chứa. - Tùy theo mức tiêu dùng vật tư hàng hóa (theo dự báo hay dự tính) từ lần đặt hàng này tới lần đặt hàng sau. Phương pháp này khá tốt nếu ta dự báo chính xác mức tiêu dùng. - Tùy theo mức độ khó khăn của đặt hàng, mức chi phí để đặt hàng và chi phí bảo quản hàng hóa, tùy theo giá trị của vật tư hàng hóa. Trên thực tế, người ta vẫn thường chọn giữa hai hệ thống quản lý dự trữ: + hệ thống có số lượng cố định và chu kỳ thay đổi (hệ thống điểm đặt hàng) + Hệ thống có chu kỳ cố định và số lượng thay đổi (hệ thống tái tạo số lượng định kỳ) Hệ thống điểm đặt hàng Hệ thống này nhằm đạt được một số lượng vật tư Q xác định mỗi khi mức dự trữ giảm xuống một mức xác định gọi là điểm đặt hàng. Ngày thực hiện đặt hàng thay đổi, nếu như yêu cầu giảm, điểm đặt hàng đạt muộn hơn. Nguyên tắc của hệ thống này là thực hiện việc đặt hàng khi mức dự trữ giảm xuống một mức lý thuyết ( gọi là điểm đặt hàng) hay dự trữ báo động (điểm báo động). Mức dự trữ này đảm bảo yêu cầu bán hàng hoặc yêu cầu cho sản xuất cho đến khi nhận được hàng từ người cung cấp. Vì vậy, mức dự trữ báo động nhỏ nhất là bằng yêu cầu trong thời kỳ thu nhận (từ lúc đặt hàng cho đến lúc nhận hàng vào kho) nếu không sẽ thiếu sản phẩm để bán hoặc thiếu sản phẩm cung cấp cho quá trình sản xuất. Hệ thống mua sắm vật tư theo điểm đặt hàng Mức dự trữ. Qo Q1 Q2 Q3 tL Qt1 Qt2 Qt3 thời gian t1 t2 t3 Có t1 ≠ t2 ≠ t3 Q1=Q2=Q3 Qt1=Qt2=Qt3 Qo=Q1+Qt1=Q2+Qt2=Q3+Qt3 R=Qd+Qnd.tL Trong đó: Qt1,Qt2,Qt3 là lượng vật tư tồn kho sau thời điểm cuối t1, t2, t3 t1, t2, t3 là khoảng thời gian định kỳ giữa hai lần đặt hàng Q1, Q2, Q3 là lượng vật tư hàng hóa mua sắm ở cuối của t1, t2, t3 Qo là lượng vật tư lớn nhất trong kho R là lượng vật tư hiện còn tại thời điểm đặt hàng Qd là lượng vật tư dự trữ bảo hiểm Qnd là lượng vật tư hàng hóa tiêu dùng cho sản xuất kinh doanh bình quân một ngày đêm. Với D là nhu cầu vật tư hàng năm. TL là thời gian thực hiện đơn đặt hàng, đó là khoảng thời gian từ khi đặt hàng mua vật tư đến khi vật tư nhập kho. Nếu hết hàng ta mới tiến hành mua hàng, khi đó R=0. Nếu nhà cung cấp giao hàng ngay lập tức, tL=0 Hệ thống này có ưu điểm khi yêu cầu người cung cấp sẽ chuyển tới một số lượng hàng hóa luôn cố định đã định trước, nhưng thời gian giao hàng của các lần không bằng nhau. Nếu nhu cầu vật tư hàng hóa cho sản xuất kinh doanh tăng hoặc có biến động lớn, ta vẫn có thể đặt hàng kịp thời(nếu các nhà sản xuất luôn sẵn sàng). Trong hệ thống này người quản lý phải có các biện pháp theo dõi chặt chẽ lượng dự trữ còn tồn kho để biết rõ khi nào cần đặt hàng. Tóm lại, hệ thống điểm đặt hàng được áp dụng phù hợp nhất khi thỏa mãn các yếu tố sau: Dòng yêu cầu về vật tư hàng hóa có mức biến động lớn. Những sản phẩm có giá trị cao cần phải hạn chế tình trạng thiếu hụt sản phẩm dự trữ vì chúng sẽ gây thiệt hại lớn. Hệ thống sản xuất linh hoạt Có dự trữ ở nhà cung cấp. Hệ thống tái tạo định kỳ Nguyên tắc của hệ thống này là ở một thời điểm cố định, hàng tháng, hàng quí,… người ta đánh giá mức dự trữ còn lại và đặt hàng một số lượng xác định sao cho mức dự trữ đạt một mức cố định gọi là mức tái tạo dự trữ. mức đặt hàng thường bằng mức dự trữ của kỳ trước. Hệ thống tái tạo định kỳ có: t1 = t2 = t3 Q1≠Q2≠Q3 Qt1≠Qt2≠Qt3 Qo=Q1+Qt1=Q2+Qt2=Q3+Qt3 Hình 2.3.2 Hệ thống mua sắm vật tư theo chu kỳ cố định mức dự trữ Q2 Q3 Q1 tL Qt1 Qt2 Qt3 t1 t2 t3 thời gian Hệ thống này nhằm vào việc kiểm tra mức độ tồn kho theo những khoảng thời gian đều đặn và đặt hàng bằng lượng sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ kỳ trước. Số lượng đặt hàng bằng hiệu số giữa mức tái tạo và số lượng tồn kho. Cũng như trường hợp trên, chúng ta phải kể đến mức dự trữ bảo hiểm. Khi mức tái tạo được ấn định ở mức cao, mức dự trữ trung bình sẽ cao và chi phí bảo quản sẽ lớn. Ngược lại, nếu mức tái tạo quá thấp, chúng ta được mức dự trữ trung bình thấp nhưng mức độ mạo hiểm (rủi ro) thiếu hụt dự trữ sẽ cao. Ưu điểm của hệ thống tái tạo định kỳ là người cung cấp sau một thời gian cố định sẽ giao hàng, không cần biết tình hình sản xuất của công ty như thế nào. Số lượng một lần giao hàng thay đổi tùy theo số lượng tồn kho. Ngược lại, hệ thống sẽ làm gián đọan sản xuất kinh doanh trong nội bộ chu kỳ, một khi có sự thay đổi đột ngột của nhu cầu vật tư – hàng hóa làm cho hệ thống không thể thích ứng được. Để tránh điều đó, người ta phải chấp nhận mức độ dự trữ bảo hiểm lớn. Tóm lại, hệ thống tái tạo định kỳ có hiệu quả khi có các điều kiện sau: - Yêu cầu và thời kỳ giao nhận ít thay đổi. - Sản xuất kinh doanh tiến hành tương đối đều đặn, ít có những biến động lớn. - Người ta không thể yêu cầu hay đặt hàng một cách thường xuyên từ nhà cung cấp hay quá trình sản xuất - Các nhà cung cấp luôn tổ chức giao hàng định kỳ thường xuyên cho nhà sản xuất – kinh doanh. - Hàng hóa có giá trị thấp (hoặc cho phép chậm thanh toán) vì số lượng dự trữ lớn không làm tăng đáng kể chi phí dự trữ. * Phân loại dự trữ. Có các loại dự trữ: - Dự trữ trung bình: thể hiện qui mô lô hàng dự trữ bình quân. - Dự trữ gốc là dự trữ bảo đảm cho nhu cầu sản xuất giữa các thời điểm nhập hàng. - Dự trữ bảo hiểm là bộ phận dự trữ để phòng ngừa công tác thu mua tạo nguồn không đúng theo kế hoạch về thời gian số lượng hay chủng loại để đáp ứng nhu cầu đột xuất ngoài dự kiến của công ty. - Dự trữ cao nhất là lượng hàng dự trữ vào thời điểm nhiều nhất trong trường hợp không có dự trữ bảo hiểm và dự trữ gốc thì dự trữ cao nhất bằng quy mô nhập hàng. - Dự trữ thấp nhất là dự trữ mà số lượng nguyên vật liệu, nhiên liệu để sản xuất ít nhất. Thực tế, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh được liên tục và tránh các rủi ro có thể xảy ra trong việc cung ứng vật tư cho sản xuất, các doanh nghiệp phải dự kiến thực hiện một lượng dự trữ bảo hiểm Những biến động mà việc quản lý dự trữ thường phải đối mặt là: - Nhu cầu vật tư cho sản xuất kinh doanh là tổng hợp các yêu cầu riêng rẽ ngẫu nhiên. - Nhà cung cấp không tuân thủ thời hạn cung cấp giao nộp sản phẩm. - Do kiểm tra thu nhận vật tư đã bị loại bỏ các vật tư không đạt yêu cầu dẫn đến thiếu hụt so với nhu cầu dự kiến ban đầu. - Do thời tiết khí hậu (mưa, gió, bão, …) làm ảnh hưởng đến việc vận chuyển. - Do các yếu tố ngẫu nhiên khác. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ ANH DŨNG(ADC) 1. Khái quát về công ty ANH DŨNG . Năm 2000 công ty được thành lập với tên là công ty TNHH PHÁT TRIỂN THỨC ĂN CHĂN NUÔI. Đến tháng 6_2006 công ty đổi tên thành công ty sản xuất thương mại và đầu tư ANH DŨNG(ADC).Là một đơn vị kinh doanh và hạch toán kinh tế độc lập,có tư cách pháp nhân và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về các hoạt động kinh doanh của mình. Bắt đầu doanh nghiệp xác định ngành hàng kinh doanh của doanh nghiệp là các sản phẩm về thức ăn chăn nuôi gia súc và một số loại hình dịch vụ khác.Ban đầu doanh nghiêp kinh doanh gặp rất nhiều khó khăn do nhu cầu của thị trường là không nhiều.Khách hàng của công ty chủ yếu là bà con nông dân,những hộ gia đình nhỏ chăn nuôi,doanh nghiệp hướng tới đó là những vật nuôi trong gia đình con gà, con vịt ,con lợn.Do tập quán chăn nuôi của bà con nông dân bấy giờ là tự sản xuất, đó là những sản phẩm từ thóc gạo.Nhưng do mấy năm gần đây trong thời buổi kinh tế thị trường đầy biến động làm kinh tế thật là khó khăn.Chỉ dựa vào nguồn thực phẩm sẳn có của gia đình thì không có lãi nhiều lắm để có thể chi trả cho cuộc sống.Thức ăn chăn nuôi là địa chỉ để người nông dân tìm đến để có thể tăng gia sản xuất phát triển kinh tế gia đình.Do vậy doanh nghiệp quyết định đổi mới toàn diện mà trước hết phải đổi mới về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp,mạnh dạn đầu tư tiến đến đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh để phù hợp với tính đổi mới của nền kinh tế.Công ty đã bỏ ra nhiều sức đi khảo sát tìm hiểu thị trường ở các tỉnh trong cả nước.Và cũng theo tinh thần của nghị quyết đại hội VI của đảng đã tạo ra môi trường kinh doanh mới đòi hỏi doang nghiệp mạnh trong đầu tư,cải tiến công nghệ vào sản xuất kinh doanh.Doanh nghiệp đã nhập công nghệ sản xuất thức ăn chăn nuôi của tây ban nha đưa vào hoạt động và bước đầu đã gặt hái được thành công. Công ty có chủ sở chính đặt tại khu công nghiệp NGỌC HỒI: Lô CN1_Cụm công nghiệp NGỌC HỒI_THANH TRÌ_HÀ NỘI_VIỆT NAM. Tel:(84 4) 6892346-6892344 *Fax:(84 4) 6892346. Email:adc.139@gmail.com. 2. Hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu về quản trị vật tư ở công ty TNHH ANH DŨNG. 2.1. Đặc điểm kinh doanh của công ty TNHH ANH DŨNG. Công ty lấy sản xuất là chủ yếu,tận dụng các nguồn lực,khai thác các mối quan hệ nhập nguyên vật liệu đầu vào dư thừa so với thực tế để cung cấp cho một số nhà sản xuất khác.Nguyên liệu nhập từ các tỉnh như tuyên quang….chủ yếu là mặt hàng sắn nguyên liệu để sản xuất thức ăn chăn nuôi.Ngoài ra doanh nghiệp có nguồn nguyên liệu ngoại nhập và quản lý chặt chẽ về mặt chất lượng như:bột cá Peru,khô đậu nành tách vỏ từ Mỹ,Argentina,bột cá, các Amino acid thiết yếu ( Lysine, Methionine, triptophan….) premix, khoáng vô cơ, men tiêu hoá thế hệ mới….v..v..của TÂY BAN NHA. Các dòng sản phẩm thức ăn của ADC sẽ đáp ứng đầy đủ những dưỡng chất cần thiết gíup phát huy tối đa khả năng phát triển của gia súc, gia cầm tạo ra chất lượng thực phẩm tốt, màu sắc hấp dẫn, tỷ lệ nạc cao, nhanh lớn, tiêu tốn thức ăn thấp, mang lại hiệu quả thiết thực nhất cho nhà chăn nuôi. 2.2. Hoạt động maketing của doanh nghiệp. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay,tìm kiếm thị trường mục tiêu là việc cực kỳ khó.Do đó doanh nghiệp luôn tìm kiếm những người có kiến thức về thị trường tốt,có khả năng hoạt động độc lập,có khả năng dự báo về tình hình tiêu thụ,làm cố vấn cho cấp trên.Ngoài ra.mỗi nhân viên phải tự biết tạo ra mối quan hệ của mình không chỉ đối với khách hàng mà còn quan hệ trực tiếp với các đối thủ cạnh tranh của mình để hợp tác trong những điều kiện khó khăn.Kinh doanh trong điều kiện kinh tế thị trường phải chấp nhận rủi ro.Khả năng không tiêu thụ được sản phẩm luôn luôn xảy ra và thông thường là rất lớn.Doanh nghiệp có thể gặp may trong từng thương vụ,nhưng xét trong tổng thể,thực tiễn đã chứng minh,hiểm hoạ phá sản luôn xuất hiện khi mà”bán hành giống như một bước nhảy nguy hiểm chết người”.Do đó doanh nghiệp cần phải nghiên cứu và phát triển thị trường để nhằm giảm thiểu rủi ro trong hoạt động thương mại,quyết định sự thành công của doanh nghiệp.Với quan điểm của công ty: thoả mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng.Mục tiêu cuối cùng của hoạt động kinh doanh luôn được xác định là lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu này doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện tốt mục tiêu trung gian: tiêu thụ sản phẩm,mục tiêu này cũng nhằm đảm bảo lợi ích của tổ chức. Để giải quyết được mục tiêu trung gian doanh nghiệp phải xác định các mục tiêu cụ thể như:chất lượng,giá cả,quảng cáo,xúc tiến bán hàng,dịch vụ…. 2.3. Chiến lược kinh doanh của công ty ANH DŨNG.. Doanh nghiệp lấy chất lượng, độc đáo sản phẩm làm mũi nhọn. Trong bối cảnh hiện nay cạnh tranh là vô cùng lớn vì thế doanh nghiệp ngay từ đầu muốn sản phẩm của mình không chỉ thị trường trong nước chấp nhận mà với mục tiêu quảng bá thương hiệu ADC ra một số nước lân cận. Để đạt được mục tiêu này trên cơ sở kế tục doanh nghiệp còn liên kết với Tây Ban Nha đưa về một dây truyền công nghệ hiện đại sản xuất sao cho phù hợp với điều kiện của Việt Nam. Đưa ra sản phẩm là thức ăn chăn nuôi phù hợp điều kiện chăn nuôi của Việt Nam. 2.4.Tình hình lao động tiền lương. Lao đông là một yếu tố đóng vai trò quan trọng để tạo ra sản phẩm đúng tiến độ và chất lượng cao làm hài lòng được nhiều khách hàng khó tính. Nhận thức được vấn đề này công ty đã bố trí, phân công lao đông theo từng chuyên môn phù hợp với trình độ của từng người và có tính chất công việc khác nhau,mang lại hiệu quả cao trong công tác tổ chức sản xuất. Cơ cấu lao động của Công ty trong vài năm gần đây được phản ánh qua bảng số liệu sau: Bảng : Tình hình hoat động của Công ty. Năm Tổng lao động Lao động trực tiếp Lao động gián tiếp Nam Nữ 2005 45 35 10 30 15 2006 60 40 20 35 25 2007 75 55 20 50 25 Đặc thù của Công ty là sản xuất sản phẩm theo từng mã khác nhau. Năng xuất glao động thay đổi theo từng mã. Nó phụ thuộc vào mức độ phức tạp của các nguyên công của từng mã. Từ đó công ty cũng có phương pháp tính lương cho từng đối tượng lao động cho phù hợp. Hàng năm Công ty lập dự toán tổng quỹ lương để thanh toán cho cán bộ công nhân viên. Tổng quỹ lương được xác định bằng công thức n åQL = å QiPi + Vbx i=1 Trong đó: + åQl : Tổng quỹ lương. + Pi : Đơn giá lương tổng hợp. + Qi : Sản lượng sản phẩm i. + n : Số loại sản phẩm sản xuất trong năm. +Vbx : Quỹ lương bổ xung. Hình thức lương sản phẩm áp dụng để trả cho bộ phận sản xuất và phục vụ sản xuất. Tuỳ theo từng mã giày sản xuất ra, lương này cũng biến đổi do đơn giá khác nhau và năng xuất lao động cũng khác nhau. Lương sản phẩm = sản lượng x đơn giá tổng hợp . Lương thời gian áp dụng để thanh toán cho bộ phận quản lí Công ty. Ngoài ra Công ty còn có hình thức trả lương khoán, theo thời điểm và mã nhất định. Tiền thưởng: có các hình thức thưởng như thưởng cho lao động giỏi, thưởng theo thành tích hoạt động… Thu nhập bình quân một người năm 2007 là 1.690 nghìn đồng. 2.5. Tình hình quản lí vật tư , tài sản cố định. Nguyên liệu của công ty chủ được lâý từ miền trung,tây nguyên chủ yếu là sản phẩm nông nghiệp như:sắn;ngô thì chủ yếu lấy ở Bắc Giang,Tuyên Quang. Khô đỗ được nhập khẩu từ Mỹ, ấn độ. Ngoài ra còn có một số vi lượng để tạo thành sản phẩm riêng biệt cho công ty.Bảng vi lượng: B¶ng kª c¸c lo¹i NVL STT ma_vt ten_vt §vt 1 AN An b¶o kg 2 AXC axÝt chanh kg 3 BA Bacigian 10% kg 4 BC Bét c¸ kg 5 BIOP 10 Bioplex copper 10% kg 6 BIOP 15 Bioplex zinc 15 % kg 9 BT Bét thÞt kg 10 BTA Beta fin kg 11 BX Bét x¬ng kg 12 C CuSO4 kg 13 CH Chîc kg 14 CHO Cholinne kg 16 CKD ChÊt kÕt dÝnh kg 17 CM C¸m mú kg 18 CO Colistin 10% kg 19 CTC Kh¸ng sinh CTC kg 20 DAU TV DÇu thùc vËt kg 21 EN Endox ( chèng oxi ho¸ ) kg 23 GLU §êng GLUCO kg 24 GPPSS4 GPSS4 lo¹i 1 kg 25 HA Ham ¨n kg 26 HC 401 H¬ng C¸ kg 28 HS TA H¬ng s÷a tËp ¨n kg 29 HS003 H¬ng s÷a MS 003 kg 30 HS105 H¬ng s÷a MS 105 kg 31 HSMILK H¬ng s÷a Vioma milk ( Dïng cho lîn con ) kg 33 KCO Kh« cä kg 34 KD Kh« §ç kg 36 LSI Lysin kg 38 M Muèi kg 39 MC Mì c¸ kg 40 ME Methiomin kg 41 MEGA 40 Pro Mega 40 kg 42 MEN TH 201 Men tiªu ho¸ 201 kg 43 MEN TH 202 Men tiªu ho¸ 202 kg 44 MIX 12 Sobemix 12 kg 45 MIX 41 Sobemix 41 kg 46 MIX TT02 Customix TT02 ( dïng cho heo thÞt ) kg 47 MIX10 Sobemix 10 piglet kg 48 MIX11 Sobemix 11 swine grower kg 49 MIX13 Sobemix 13 sow kg 50 MIX22 Sobemix 22 ( dïng cho gµ thÞt ) kg 51 MIX31 Sobemix 31( dïng cho cót ®Î ) kg 52 MIX40 Sobemix 40 ( dïng cho vÞt thÞt) kg 53 MIX41 Sobemix 41 ( dïng cho vÞt ®Î ) kg 54 MTB Mycosorb - MTB ( dïng cho vÞt ) kg 55 MTH Men tiªu ho¸ kg 56 MVO Mµu vµng « kg 57 N ng« kg 58 NL40 Nil«ng 62 x 115 ( dïng cho bao 40 ) kg 59 NLN Nil«ng nhá kg 60 NLT Nil«ng to kg 61 NN Ng« Næ kg 62 OX oxi ho¸ kg 63 PRO Protilac kg 64 RIMAT rØ mËt kg 65 ROV111 Primix Rovimix 111 kg 66 ROV555 Primix Rovimix 555 kg 67 ROZ Ronogzime P90% kg 68 S S¾n kh« kg 69 SAC Sactilac kg 70 SBR Sobered kg 71 SG Super red gain kg 72 SSF All zyme SSF - Pig kg 73 ST-10 Pro ST-10 kg 74 TECH Technolat kg 75 THER Theronnin kg 76 THOC Thãc kh« kg 77 TUI Tói ®ông men kg 78 VITALL Vevovi tall kg 79 VNT VÞ ngät tè kg 80 ZN oxÝt kÏm kg Trong các nguyên vật liệu trên thì 80% được mua từ các nguồn hàng trong nước, khoảng 20% là nhập từ nước ngoài. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục thì dự trữ nguyên vật liệu được xem là quan trọng. để đáp ứng được các đơn đặt hàng thì Công ty thường có một lượng vật tư nhất định. Mức dự trữ này công ty thường dựa vào thông tin thị trường do phòng tiêu thụ cung cấp. Thông thường vào đầu vụ sản xuất chính (đầu tháng 7 hàng năm)Công ty có lượng dự trữ cao nhất. Vì trong vụ sản xuất từ tháng 8 đến tháng tư năm sau Công ty nhận được rất nhiều đơn đặt hàng từ nước ngoài. Trước khi nhập kho nguyên vật liệu phải được kiểm tra chặt chẽ. Đây là một công việc quan trọng được thực hiện theo tiêu chuẩn của nhà nước, của ngành và của riêng Công ty vì nó là một nhân tố chính quyết định chất lượng sản phẩm. Nguyên vật liệu nhập về Công ty được chia làm các nhóm và xếp theo kho. Hệ thống kho của Công ty gồm 3 kho chính. Tên kho là tên vật liệu chứa trong kho: Kho nguyên liêu thô : ngô, sắn, khô đỗ, cám mỳ. Kho vi lượng. Kho bao bì. Các kho được bố trí cạnh khu vực sản xuất, có lối đi thông thoáng giữa các gian nên công tác cung ứng vật tư trong sản xuất của Công ty rất thuận lợi và nhanh chóng. Công ty rất chú trọng đến công tác an toàn nên trang thiết bị trong kho của Công ty được trang bị rất đầy đủ và tương đối hiện đại. Các thiết bị đo lường và sổ sách ghi chép đầy đủ số nguyên vật liệu nhập vào kho và số nguyên vật liệu được đưa vào sản xuất. Nguyên vật liệu trong kho được xắp xếp gọn gàng, khoa học, tạo điều kiện thuận lợi trong công tác quản lí. Để đạt được bước phát triển này công ty đã không ngừng học hỏi,không ngừng cải tiến mẫu mã sản phẩm,tiết kiệm vật tư nhằm giảm giá thành sản phẩm,tăng doanh số sản phẩm bán ra hàng năm.Bên cạnh đó doanh nghiệp còn đầu tư mở rộng mặt bằng diện tích sản xuất từ 500 m2 lên thành 10.000 m2 vào năm 2006.Công ty liên tục trang bị thêm máy móc hiện đại,phương tiện vận chuyển để giảm bớt cấu thành trong chi phí tạo giá thành sản phẩm.Có thể thấy được nỗ lực đó của công ty qua bảng số liệu sau: Năm Danh mục mua sắm Giá trị thực tế (triệu đồng) 2005 - Ô tô - Máy trộn 400 300 2006 - Ô tô 2.000 2007 - Ô tô - Nhà xưởng - Máy (hỗn hợp) - Máy đậm đặc - Các vật tư trang thiết bị khác,văn phòng phẩm,máy thiết bị văn phòng 600 15.000 1.500 600 700 Bảng tổng hợp về tình hình sử dụng nguyên vật liệu: Danh mục Đơn vị Đơn giá Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Sản lượng Số tiền (triệu đồng) Sản lượng Số tiền (triệu đồng) Sản lượng Số tiền (triệu đồng) Cám mỳ Kg 4.500 đ/kg 350 1575 1.050.000 4725 2.100.000 9450 Ngô Kg 3.800đ/kg 350 1330 1.050.000 3990 2.100.000 7980 Sắn 2.200 đ/kg 350.000 770 1.050.000 2310 2.100.000 4620 Khô đậu 4.900đ/kg 350.000 770 1.050.000 2310 2.100.000 10290 Vi lượng Tùy từng (NVL) 100.000 120 300.000 360 600.000 720 Bao bì thường (loại) 5kg Chiếc 1500đ 20.000 30 58.000 87 90.000 135 20kg Chiếc 2.800đ 18.000 50,4 53.000 148,4 96.000 268,8 25kg Chiếc 3.000đ 15.000 45 42.000 126 92.000 276 40kg Chiếc 4.000đ 12.000 48 35.000 140 90.000 360 Bao bì ảnh (Loại) 5kg Chiếc 2.000đ 18.000 36 55.000 110 87.000 174 20kg 3.300đ 15.000 49,5 52.000 171,6 84.000 277,2 25kg 3.500đ 12.000 42 48.000 168 80.000 280 40kg 4.500đ 10.000 45 45.000 202,5 80.000 360 Điện Số/1kw 880đ/số 110227 97 122727 108 136363 120 2.6. Tình hình tài chính công ty. Cũng như các doanh nghiệp khác hoạt động tài chính của công ty có vai trò hết sức quan trọng là hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh tiến hành được ổn định và hiệu quả.Qua những thông tin tài chính sẽ phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Báo cáo kết quả hoat động SXKD năm 2007 : Phần 1: Lãi,lỗ đơn vị: đồng Chỉ tiêu Mã Luỹ kế từ đầu năm Tổng doanh thu Trong đó: Doanh thu hàng xuất khẩu 1. Doanh thu thuần 2. Giá vốn hàng bán 3. Lợi tức gộp (10-11) 4. Chi phí bán hàng 5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 6. Lợi nhuận thuần từ HĐKD (20-(21+22)) -Thu nhập hoạt động tài chính -Chi phí hoạt động tài chính 7. Lợi tức hoạt động tài chính (31-32) - Các khoản thu nhập bất thường - Chi phí bất thường 8. Lợi tức bất thường (41-42) 9. Tổng lợi tức trước thuế (30+40+50) 10. Thuế lợi tức phải nộp (32%) 11. Lợi tức sau thuế(60+70) 01 02 10 11 20 21 22 30 31 32 40 41 42 50 60 70 80 3392522879 3392522879 3070570000 321952879 38869508 235557162 47526209 26559379 4355866 22203512 2770279 4427600 -1657320 133572400 42743168 176315568 Bảng cân đối kế toán năm 2007 Tài sản Mã Số đầu năm Số cuối kì A. TS LĐ và đầu tư ngắn hạn 100 1066695782 1616158893 I. Tiền 110 90029067 44253571 1. Tiền mặt tại quỹ 111 49261328 6565323 2. Tiền gửi ngân hàng 112 40767772 38688248 3. Tiền đang chuyển 113 II. Các khoản đầu tư TC ngắn hạn khác 120 1.Đầu tư chứng khoán ngắn hạn 121 2. Đầu tư ngắn hạn khác 128 3. Dự phòng giảm giá đầu tư 129 III. Các khoản phải thu 130 749007932 925409226 1.Phải thu của khách hàng 131 178552006 836278623 2.Trả trước cho người bán 132 3514560 46589390 3.Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ 133 3956726 38030346 4. Phai thu nội bộ -Vốn KD ở đơn vị trực thuộc - Phải thu nội bộ khác 134 135 136 5. Các khoản phải thu khác 138 8984640 5510907 6. Dự phòng các khoản PT khó đòi 139 IV. Hàng tồn kho 140 240196999 621501221 1. Hàng mua đang đi trên đường 141 2. Nguyên vật liệu tồn kho 142 66875140 21754452 3. Công cụ, dụng cụ trong kho 143 26381205 158485987 4. Chi phí SXKD dở dang 144 15885354 52333075 5. Thành phẩm tồn kho 145 96055300 339065096 6. Hàng hoá tồn kho 146 7. Hàng gửi đi bán 147 8. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 149 V. Tài sản lưu động khác 150 7796502 24944835 1. Tạm ứng 151 7796502 6901502 2. Chi phí trả trước 152 3. Chi phí chờ kết chuyển 153 4. TS thiếu chờ xử lí 154 VI. Chi phí sự nghiệp 160 1. Chi phí sự nghiệp năm trước 161 2. Chi phí sự nghiệp năm nay 162 B. TSCĐ, đầu tư dài hạn I. Tài sản cố định 200 513446384 815923714 1. Tài sản cố định hữu hình - Nguyên giá - Giá trị hao mòn 210 211 212 483446384 483446384 1046868709 815923714 815923714 1475217309 2. TSCĐ thuê tài chính 213 563422325 659293595 3. TSCĐ vô hình 214 II. Các khoản đầu tư TC dài hạn 217 III. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 220 IV. Các khoản kí quỹ, cước dài hạn 240 Tổng cộng tài sản 250 5250854611 6952082601 Nguồn vốn Mã đầu năm Số cuối kì A. Nợ phải trả 300 1091760790 1962541949 I. Nợ ngắn hạn 310 968748555 1530406701 1. Vay ngắn hạn 311 604568999 31615444 2. Nợ dài hạn đến hạn trả 312 3. Phải trả cho người bán 313 317031216 538933570 4. Người mua trả trước 314 1021000 48894300 5. Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 315 6. Phải trả công nhân viên 316 27468300 19353993 7. Phải trả các đơn vị nội bộ 317 414474325 8. Các khoản phải trả, phải nộp khác 318 16659040 414474325 II. Nợ dài hạn 320 122012235 1. Vay dài hạn 321 2. Nợ dài hạn khác 322 III. Nợ khác 330 1. Chi phí phải trả 331 2. Tài sản thừa chờ xử lí 332 3. Nhận kí quỹ kí cước dài hạn 333 B. Nguồn vốn CSH 400 459559047 469540663 I. Nguồn vốn- quỹ 410 459559047 469709280 1. Nguồn vốn kinh doanh 411 416191640 416191640 2. Chênh lệch đánh giá lại TS 412 3. Chênh lệch tỉ giá 413 4. Quỹ đầu tư phát triển 414 10944746 22579681 5. Quỹ dự phòng tài chính 415 2575000 6. Quỹ dự phòng về trợ cấp thất nghiệp 416 1287500 7. Lợi nhuận chưa phân phối 417 28377343 24584172 8. Quỹ khen thưởng phúc lợi 418 4045493 1849462 II. Nguồn kinh phí 420 561383 1. Quỹ quản lí cấp trên 421 2. Nguồn kinh phí sự nghiệp 422 561383 Tổng cộng nguồn vốn 430 5250854611 6952082601 3. Công tác tổ chức sử dụng vật tư trong doanh nghiệp. 3.1. Nhiệm vụ và nội dung cấp phát vật tư trong doanh nghiệp. Cấp phát vật tư cho các đơn vị tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp (phân xưởng, tổ đội xản xuất, nơi làm việc của công nhân) là khâu công tác hết sức quan trọng của phòng vất tư doanh nghiệp.Tổ chức tốt khâu công tác này sẽ đảm bảo cho sản xuất của doanh nghiệp được tiến hành nhịp nhàng , góp phần tăng năng xuất lao động của công nhân, tăng nhanh vòng quay vốn lưu động của doanh nghiệp, nâng cao chất lượng và giảm giá thành sản phẩm, tiết kiệm được vật tư trong tiêu dùng sản xuất và nâng cao được sức mạnh cạnh tranh của sản phẩm. Tổ chức cáp phát vật tư cho đơn vị tiêu dùng nội bộ có những nhiệm vụ sau đây: - Bảo đảm cấp phát các loại vật tư kỹ thuật cho các đơn vị được đồng bộ đủ về số lượng, đúng về quy cách, phẩm chất, và kịp về thời gian. - Chuẩn bị vật tư trứơc khi đưa vào sản xuất, bảo đảm giao vật tư dưới dạng thuận lợi cho việc tiêu dùng của các đơn vị , - Giải phóng các đơn vị tới mức tối đa chức năng có liên quan đến việc tổ chức hậu cần vật tư. - Kiểm tra việc giao vật tư và sử dụng vật tư ở các đơn vị nội bộ. Quá trình cấp phát vật tư kỹ thuật cho các đơn vị nội bộ bao gồm những nội dung sau: - Lập hạn mức cấp phát vất tư cho cá đơn vịi tiêu dùng - Lập các chứng từ cấp phát vật tư - Chuẩn bị vật tư để cấp phát - Tổ chức giao nhận vật tư cho các đơn vị tiêu dùng nội bộ - Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư. 3.2. Lập hạn mức cấp phát vật tư nội bộ doanh nghiệp. Hạn mức cấp phát vật tư là lượng vật tư tối đa quy định cấp phát cho phân xưởng (tổ, đội xản suất) trong một thời hạn nhất định (thường là một tháng) để thực hiện nhiệm vụ xản suất được giao. Hạn mức cấp phát vật tư cho tiêu dùng phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản sau đây: - Hạn mức cấp phát phải chính xác, nghĩa là số lượng vật tư quy định trong định mức phải hoàn toàn phù hợp với nhu cầu thực tế của đơn vị tiêu dùng, được tính toán có khoa học. - Hạn mức cấp phát phải được quy định cho một thời hạn nhất định (thường là một tháng , quý) hợc cho việc hoàn thành một công việc nhất định, hết thời hạn đó, hạn mức không còn giá trị nữa. - Hạn mức cấp phát phải được quy định rõ mục đích sử dụng vật tư nghĩa là dùng số vật tư quy định trong hạn mức để sản xuất sản phẩm gì hay để thực hiện công việc gì Để lập hạn mức cấp phát vật tư cần chính xác cần phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm, các mức tiên tiến về tiêu dùng vật tư, mức dự trữ vật tư ở đơn vị tiêu dùng, lượng tồn kho đầu kỳ. Hạn mức cấp phát vật được tính theo công thức: H = Nt.ph + Nt.ch.ph + D - T Trong đó : + H : Hạn mức cấp phát vật tư + Nt.ph : Nhu cầu vật tư cho sản xuất thành phẩm. + Nt.ch.ph: Nhu cầu vật tư cho thay đổi tại chế phẩm + D : Nhu cầu vật tư cho dự trữ ở phân xưởng +T : Tồn kho đầu kỳ Nhu cầu vật tư cho sản xuất thành phẩm (Nt.ph) là bộ phận cấu thành chủ yếu của hạn mức. Dưới dạng chung nhất, nhu cầu (N) của mỗi phân xưởng (tổ, đội sản xuất) về mỗi loạn vật tư được tính: N = Q x m. + Q: Sản lượng sản phẩm kế hoạch + m : mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm Tuy nhiên những phương pháp tính toán cụ thể nhu cầu vật tư của từng phân xưởng (tổ đội sản xuất) phụ thuộc vào kế hoạch hoá sản phẩm sản xuất trong một nội bộ doanh nghiệp và chủ yếu là do các nhân tố sau chi phối - Loại hình sản xuất Mức độ chuyên môn hoá của phân xưởng - Xác định nhu cầu về các loại vật liệu phụ cho tất cả các loại hình sản xuất kể trên Nhu cầu vật tư thay đổi tại chế phẩm( sản phẩm dở dang): được tính căn cứ vào chênh lệch tại chế phẩm đầu kỳ và cuối kỳ. Nhu cầu vật tư cho dự trữ ở phân xưởng (tổ, đội sx): nhu cầu này chỉ tính cho những nơi do điều kiện sản xuất và cấp phát vật tư bắt buộc phải có dự trữ.Nó phụ thuộc vào công dụng của loại vật tư trong quá trình sản xuất, tính chất sử dụng của vật tư và phụ thuộc vào phương pháp giao vật tư trong nội bộ doanh nghiệp. Tồn kho đầu kỳ: việc tính tồn kho ước tính đầu kỳ, kế hoạch có một ý nghĩa to lớn đối với việc lập hạn mức cấp phát(vì khi lập hạn mức cấp phát chưa có tồn kho thực tế đầu kỳ). Tồn kho ước tính ở phân xưởng được xác định theo kết quả công việc của phân xưởng kỳ báo cáo. 3.3. Lập chứng từ cấp phát vật tư nội bộ doanh nghiệp: Sau khi xác định hạn mức cấp phát vật tư, giai đoạn quan trọng trong việc tổ chức cấp phát vật tư cho đơn vị tiêu dùng là lập chứng từ cấp phát vật tư. Việc quy định đúng đắn chế độ lập chứng từ cấp phát vật tư có ý nghĩa to lớn đối với việc cấp phát vật tư một cách nhanh chóng, giảm được giấy tờ và thời gian làm thủ tục giấy tờ không cần thiết của đơn vị tiêu dùng; làm cho việc hạch toán thống kê hoạch toán vật tư được chính xác; làm cho việc theo dõi sử dụng vật tư hợp lý và thuận lợi dễ dàng bảo đảm sử dụng vật tư hợp lý và tiết kiệm. Các chứng từ cấp phát nguyên vật liệu gồm có: Phiếu xuất kho: Mục đích của chứng từ này là theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư sản phẩm, hàng hoá suất kho cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hoạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm và tiến hành kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Mẫu phiếu xuất kho: Mẫu số 02 – VT Theo QĐ: 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 2001 Của Bộ Tài Chính Số:……. Đơn vị: …….. Địa chỉ:……. PHIẾU XUẤT KHO Ngày … tháng… năm… - Họ tên người nhận hàng: ……………………..Địa chỉ (bộ phận):…………. - Lý do xuất kho: - Xuất tại kho: STT Tên, nhãn, hiệu, quy cách sản phẩm Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 … ……. …. …. ….. …. …. …. … ……. ….. …. ….. …. …. …. Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ):………………………………………………….. Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu) Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, đóng dấu) Phụ trách cung tiêu (Ký, đóng dấu) Người nhận hàng Ký, đóng dấu) Thủ kho Ký, đóng dấu) Phiếu xuất vật tư theo hạn mức Mục đích của nó là theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất một lần theo định mức nhưng xuất kho nhiều lần trong tháng cho bộ phận sd vật tư theo định mức .Làm căn cứ hoạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, kiểm tra việc sử dụng vật tư theo định mức. Mẫu phiếu xuất vật tư theo hạn mức: Mẫu số 06 – VT Theo QĐ: 186 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 14 tháng 03 năm 2001 Của Bộ Tài Chính Số:……. Đơn vị: …….. Địa chỉ:……. PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Ngày … tháng… năm… Nợ:…… Có:……. - Bộ phận sử dụng: ……………………………………………………….. - Lý do xuất kho: - Xuất tại kho: STT Tên, nhãn, hiệu, quy cách sản phẩm Mã số ĐVT Hạn mức được duyệt trong tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Ngày Ngày Cộng A B C D 1 2 3 4 5 6 7 Cộng Người nhận ký Ngày…tháng… năm… Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, đóng dấu) Phụ trách cung tiêu (Ký, đóng dấu) Thủ kho Ký, đóng dấu) 3.4. Chuẩn bị vật tư để cấp phát Vật tư nhập về doanh nghiệp không phải lúc nào cũng dùng ngay vào sản xuất(sx) được, nhiều loại đòi hỏi phải chuẩn bị trước khi đưa vào sx, nhằm cấp phát cho đơn vị những vật tư có dạng thuận tiện cho tiêu dùng sx bảo đảm cho việc sửdụng vật tư đạt hiệu quả kinh tế cao. Các loại vật tư khác nhau đòi hỏi phải có sự chẩn bị khác nhau.Những nghiệp vụ chủ yếu về chuẩn bị vật tư là: phân loại,ghép đồng bộ , làm sạch. Một số loại vật tư còn phải phơi khô, ngâm tẩm … Việc chuẩn bị , trước hết phải kiểm tra về số lượng và chất lượng , đối với một số loại vật liệu phải kiểm nghiệm về mặt chất lượng (phân tích hoá học, cơ học ..), nhiều loại vật tư phải tiến hành phân loại... Tổ chức ra các bộ phận chuẩn bị vật tư còn làm cho nhân viên bộ phận hậu cần vật tư đi sát sản xuất hơn, vì chính tại khâu chuẩn bị này diễn ra công đoạn sản xuất thứ nhất, cho phép kịp thời phát hiện những thiếu sót trong việc cấp phát vật liệu để có bịên pháp khắc phục kịp thời. 3.5. Tổ chức giao vật tư cho đơn vị tiêu dùng trong doanh nghiệp Tổ chức giao vật tư cho sản xuất đúng đắn có ý nghĩa quan trọng đối với việc phục vụ kịp thời, đầy đủ cho sản xuất giảm được nhiều chi phí cho việc bốc dỡ vận chuyển, bảo đảm trong quá trình đưa vật tư từ kho doanh nghiệp đến nơi làm việc của công nhân. Tổ chức giao vật tư cho sản xuất tốt đòi hỏi phải tổ chức tốt công tác xuất kho và lựa chọn đúng đắn phương thức giao vật tư cho sản xuất. Tổ chức xuất kho vật tư được nhanh chóng, chính xác bảo đảm kịp thời vật tư cho sx, giảm được thời gian chết của phương tiện vận chuyển và người tiếp nhận ,nâng cao năng suất lao động ,trực tiếp ảnh hưởng tới các chỉ tiêu khác của doanh nghiệp, cần nắm vững vật tư trong kho, bố trí sản xuất sao cho đảm bảo “dễ thấy , dễ lấy” bảo đảm cho các loại phương tiện vận chuyển ra vào dễ dàng; mặt khác phụ thuộc vào trình độ cơ giới hoá các công việc bốc dỡ trong kho. Xuất kho vật tư phải tuân theo những nguyên tắc sau: - Chỉ xuất kho khi người nhận hàng đã có đủ giấy tờ thủ tục theo qui định - Chỉ xuất kho cho những người có đủ quyền nhận người được uỷ quyền và có chữ ký mẫu ở kho - Hàng về kho, chỉ được phép xuất sau khi đã được kiểm nhận về số lượng, chất lượng và đã vào sổ nhập kho . Khi phát hiện hàng không đủ chất lượng thì chỉ được phép xuất kho sau khi đã lập biên bản. - Khi giao vật tư, tuỳ theo từng loại phải cần đong đo cẩn thận , tránh ước lượng đại khái. - Vật liệu xuất phải phù hợp chất lượng qui định . Nếu thủ kho thấy nghi ngờ thì không được xuất mà phải có biện pháp xác định rõ dàng chất lượng rồi mới xuất. Vận chuyển vật tư đến các phân xưởng cũng là một công việc quan trọng. Nó đòi hỏi tốn nhiều công sức bốc dỡ vận chuyển.Hình thức giao vật tư tuỳ thuộc ở chỗ phân xưởng tự tổ chức truyền vật tư hay phòng vật tư tổ chức vận chuyển thông thường có hai hình thức giao vật tư là: - Giao vật tư kho của doanh nghiệp:phương thức này phân xưởng căn cứ vào các chứng từ cấp phát , cử người cùng các phương tiện vận tải đến các kho doanh nghiệp nhận vật tư và chuyển về. - Giao vật tư tại nơi làm việc đó là phương thức giao vật tư do phòng hậu cần vật tư căn cứ vào lịch kế hoạch cấp phát vật tư hoặc có thể căn cứ vào yêu cầu của phân xưởng đã được báo trước, tổ chức chuyển vật tư đến các nơi làm việc bằng nhân lực và phương tiện vật tư do phòng quản lý. 3.6. Kiểm tra tình hình sử dụng vật tư Vật tư cấp cho phân xưởng, (tổ, đội sản xuất) để trực tiếp sản xuất sản phẩm, kết thúc toàn bộ quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng .Nếu ở đây sử dụng không đúng mục đích, nghĩa là qui định cho việc này ,cho sản xuất sản phẩm này đem vào sản xuất sản phẩm khác không tuân thủ kỷ luật công nghệ, tận dụng phế liệu và có nhiều phế phẩm tăng mức tiêu dùng vật tư đã qui định thì tất yếu dẫn đến bội chi vật tư và ảnh hưởng xấu đến sản xuất doanh nghiệp.Ngược lại nếu phân xưởng sử dụng vật tư đúng mục đích, phấn đấu giảm mức tiêu dùng nguyên vật liệu tận dụng cao độ phế liệu giảm phế phẩm thì có ảnh hưởng tốt đến kinh tế doanh nghiệp Phòng quản trị vật tư(vt) là người chịu trách nhiệm quản lý vt ở doanh nghiệp, không phải chỉ lo mua vật tư và cấp phát đủ số vật tư cho phân xưởng là xong mà còn phải có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc tiêu dùng vật tư trong doanh nghiệp. Kiểm tra sử dụng vật tư phải căn cứ vào các tài liệu hạn mức cấp phát, số liệu hạch toán xuất kho của doanh nghiệp cho các đơn vị sử dụng vào báo cáo của phân xưởng về tình hình sử dụng vật tư mặt khác phải tiến hànhkiểm tra thực tế việc tiêu dùng ở tổ đội sx và người công nhân sử dụng. Lương vật tư thực tế cấp ra cũng có thể không khớp với hạn mức cấp phát đã duyệt, vì trong quá trình sx cần xin thêm vật tư thay vì phải thay đổi loại vật tư khác. Khi có yêu cầu cấp thêm hay yêu cầu thay thế vật tư phải có phiếu yêu cầu thay thế vật tư riêng và phải được hạch toán riêng. Trong trường hợp phải thay thế loại vật liệu dự định trong kế hoạch bằng một loại vật liệu khác , phân xưởng viết phiếu yêu cầu thay thế vật liệu.Trong phiếu cần ghi rõ yêu cầu thay thế vật liệu, ảnh hưởng của việc thay thế đến tiêu dùng vật liệu. Vì bất kỳ một sự thay thế vật liệu nào cũng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và tiến độ của quá trình sản xuất nói chung nên việc thay thế vật liệu phải có ý kiến của các phòng có liên quan như phòng vật tư, phòng thiết kế, phòng kỹ thuật và được giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách kỹ thuật duyệt. Ngoài ra để kiểm soát chặt chẽ tình hình sử dụng vật tư thì bộ phận quản trị vật tư còn phải căn cứ vào các yếu tố khác như : - Báo cáo của quản đốc phân xưởng, thủ trưởng các bộ phận sản xuất trong kỳ - Kiểm tra trực tiếp tại nơi tiêu dùng vật liệu để đối chiếu với báo cáo trên. Từ đó tính toán chính xác để xác minh tính hợp lý trong sử dụng vật liệu và điều chỉnh những thiếu xót trong quản lý cũng như tính chất sử dụng của từng loại vật liệu. Tóm lại: công tác quản trị vật tư có một ý nghĩa to lớn trong bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào làm tốt công tác này nghĩa là đảm bảo được vật tư cho sản xuất, hoạt động thương mại của doanh nghiệp một cách đầy đủ, đồng bộ, kịp thời tạo tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất cho sự nhịp nhàng đều đặn của quá trình sản xuất tránh tổn thất trong sản xuất kinh doanh. Để đảm bảo được yêu cầu đó tức là đảm bảo được các yêu cầu về số lượng, chất lượng, đúng về qui cách, chủng loại, kịp thời về thời gian và đồng bộ. Điều này ảnh hưởng đến năng xuất của doanh nghiệp, đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, đến hậu quả sản xuất kinh doanh và sự tồn tại phát triển của doanh nghiệp. 4. Đánh giá chung về công tác quản lý vật tự của TNHH ANH DŨNG. Trong bối cảnh đổi mới cơ chế quản lý kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước và sự chuyển đổi từ chế độ cung ứng vật tư sang chế độ thương mại hoá vật tư, vấn đề đặt ra cho ADC là nhanh chóng thích ứng với cơ chế thị trường. Điểm lại quãng đường ngắn ngủi trong ba năm tuy còn non trẻ. Trong điều kiện khó khăn phức tạp về cơ chế, về thủ tục, về phương tiện, về điều kiện làm về tài chính ADC đã khắc phục mọi khó khăn và đã đạt được một số kết quả sau: 4.1. Ưu điểm Dần dần từng bước xây dựng các quy chế mô hình hoạt động của ADC cũng như của các phòng nghiệp vụ theo đặc thù của đơn vị mình với thể chế liên tục đổi mới. - Việc mua sắm vật tư giúp cho việc chọn lựa xem xét nhập hàng của những nước có kỹ thuật cao , giá cả hợp lý, hiệu quả kinh tế tăng, tránh những lãng phí không cần thiết. - Đã tạo ra hệ thống nguồn hàng quan trọng phong phú, có chất lượng cao, giá cả hợp lý đồng thời tạo được hệ thống dự trữ vật tư đủ mạnh kịp thời đảm bảo cho ADC trong mọi điều kiện. - Đã xây dựng được bộ máy cung ứng bảo đảm vật tư hoạt động khá nhịp nhàng, ăn khớp có năng lực và kinh nghiệm hoạt động. 4.2. Nhược điểm Bên cạnh những mặt đã đạt được qua hai năm hoạt động của ADC. Công tác bảo đảm vật tư phục vụ cho sản xuất đã bộc lộ một số mặt tồn tại như sau: - Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của các cán bộ CNV trên các khâu xác định nhu cầu, lên đơn hàng, lập hợp đồng, lập dự toán bóc tiên lượng vật tư để mua sắm, cấp phát, bảo vệ khối lượng trong thanh quyết toán còn bộc lộ yếu kém sai sót, dẫn đến sự vướng mắc chậm trễ trong triển khai và kết thúc. - Trong công tác tạo nguồn vật tư cũng có nhiều thiếu sót : Chưa khai thác triệt để các nguồn đã tạo được, chưa quan tâm đến các nguồn sản xuất nguồn vật tư do tiết kiệm hay do các vật tư thu hồi hư. Trong kế hoạch tạo nguồn chưa xác định được khả năng đáp ứng các nguồn đó. - Công tác dự trữ và quản lý dự trữ vật tư chưa quan tâm đúng mức. Việc tổ chức quản lý còn lỏng lẻo chưa lập được kế hoạch sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư dự trữ. Tuy nhiên hoạt động bảo đảm vật tư đã đạt được kết quả đáng khích lệ góp phần không nhỏ trong thắng lợi của ADC khi thực hiện. Cụ thể: (Đơn vị tỷ đồng) Nội dung Năm 2006 Năm 2007 Tổng số vốn đầu tư 4,253 0,89 Giá trị xây lắp 1,778 0,6 Thiết bị 1.755 0.39 Chi phí khác 0.72 Trong thời gian qua ADC đã xây dựng được một hệ thống quy chế nghiệp vụ cho từng phòng và đơn vị. Vì vậy đã bảo đảm được sự phân công hợp tác trong công việc.Tinh thần trước nhiệm vụ được phân công của CBCNV được nâng cao, thu nhập của người lao động từng bước được cải thiện. Để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho CBCN nhằm đáp ứng với công việc đòi hỏi phải có hiệu quả cao ADC đã tạo điều kiện cho mọi người có thể đi học theo chuyên môn của mình. Cụ thể: Năm 2006 Năm 2007 Số người học Đại học tại chức 25 32 Số người học Tiếng Anh 2 5 CHƯƠNG III : GIẢI PHÁP VÀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH ANH DŨNG. 1. Mục tiêu sản xuất kinh doanh. Doanh nghiệp lấy chất lượng, độc đáo sản phẩm làm mũi nhọn. Trong bối cảnh hiện nay cạnh tranh là vô cùng lớn vì thế doanh nghiệp ngay từ đầu muốn sản phẩm của mình không chỉ thị trường trong nước chấp nhận mà với mục tiêu quảng bá thương hiệu ADC ra một số nước lân cận. Để đạt được mục tiêu này trên cơ sở kế tục doanh nghiệp còn liên kết với Tây Ban Nha đưa về một dây truyền công nghệ hiện đại sản xuất sao cho phù hợp với điều kiện của Việt Nam. Đưa ra sản phẩm là thức ăn chăn nuôi phù hợp điều kiện chăn nuôi của Việt Nam. 2. Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị vật tư ở công ty ANH DŨNG. 2.1.Đề xuất về nghiên cứu thị trường và lựa chọn nhà cung ứng. Để có được sản phẩm chất lượng cao cung cấp ra thị trường và cạnh tranh được với các hãng khác thì không thể coi thường bất kỳ một giai đoạn nào trong quá trình sản xuất. Trong công ty ADC , quy mô sản xuất lớn và sản phẩm có uy tín, do đó các hoạt động lại càng cần phải chặt chẽ, chính xác. Mua vật tư là hoạt động đầu tiên có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Như đã trình bày thì công ty vẫn tiến hành mua của những nhà cung ứng quen thuộc. Nhưng trên thực tế, trong thời buổi cạnh tranh ngày nay, hoạt động sản xuất kinh doanh của chính các đơn vị này cũng có sự biến động. Bên cạnh đó lại xuất hiện nhiều nhà cung ứng mới có thể đáp ứng được những yêu cầu ngày càng khắt khe của công ty. Vì vậy để mua được vật tư có chất lượng tốt, giá rẻ, công ty nên bắt đầu từ việc tìm hiểu, nghiên cứu thị trường nhà cung ứng. Thị trường của công ty bao gồm thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. * Về thị trường trong nước : Hơn 80% nguyên vật liệu cho sản xuất được mua của các nguồn hàng trong nước. Để có được số nguyên vật liệu này công ty vẫn có quan hệ mua bán với các công ty... Nhìn chung, những đơn vị cung ứng này đã đáp ứng được tiến độ sản xuất, số lượng, chất lượng và điều kiện thanh toán của công ty. Ngày nay có nhiều đơn vị có thể sản xuất ra các sản phẩm tương tự, có thể đáp ứng được các yêu cầu sản xuất. Ngoài việc tiếp nhận lời chào hàng của các đơn vị cung ứng gửi đến, công ty nên tiến hành các công tác điều tra, nghiên cứu, phân tích các thông tin liên cần thiết trước khi mua. Những công việc cần thiết để làm công tác này là quan sát và thăm dò dư luận bằng các phương thức như tìm hiểu thông tin qua đài, báo, tạp chí, các ấn phẩm, điện thoại hoặc phỏng vấn trực tiếp. Ngoài ra công ty có thể cử nhân viên tới dự những buổi triển lãm, giới thiệu sản phẩm để hiểu rõ hơn. Để làm tốt hoạt động này công ty cần phải có một phòng Marketing riêng biệt và tuyển chọn đội ngũ nhân viên có chuyên môn trong lĩnh vực này đảm nhiệm. Khi nghiên cứu các thông tin về thị trường mua, công ty cần nghiên cứu một cách đầy đủ, chính xác từng nhà cung ứng mà công ty đã từng có quan hệ cũng như chưa có quan hệ. Những chỉ tiêu cần nghiên cứu đó là : tình hình tài chính, khả năng sản xuất , giá cả... để nắm bắt được cụ thể chi tiết tình hình thực tế một cách khá chính xác. * Về thị trường nước ngoài : Gần 20% vật tư được mua từ thị trường này. Để mua được lượng vật tư này công ty vẫn chủ yếu mua qua khách hàng nước ngoài. Điều đó đôi khi công ty bị phụ thuộc vào khách hàng về thời gian, điều kiện thanh toán và còn bị ép giá. Để chủ động hơn trong sản xuất công ty nên có biện pháp mua hàng trực tiếp với nhà cung ứng nước ngoài. Giải quyết vấn đề này, trong điều kiện phát triển và quy mô sản xuất hiện nay, công ty có thể đặt mua vật tư tại các đại lý nước ngoài hoặc xây dựng đội ngũ nhân viên Marketing sang thị trường nước ngoài nghiên cứu cụ thể các nguồn hàng, bắt đầu từ các địa chỉ đã từng cung ứng vật tư cho công ty để đặt quan hệ mua bán trực tiếp. 2.2. Đề xuất nâng cao hiệu quả cho hoạt động mua hàng. Ngoài việc xác định được nhà cung ứng phù hợp cho mình công ty nên sử dụng một số giải pháp làm tăng hiệu quả của nghiệp vụ mua hàng như sau: * Phương pháp tác động đến nguồn hàng : phương pháp này là cách mà công ty có những tác động đến nhà cung ứng đã lựa chọn để tạo uy tín và kích thích sự đáp ứng tốt nhất của nhà cung ứng cho mình như : - Ký hợp đồng dài hạn với nhà cung ứng có uy tín đã lựa chọn. - Trả trước một phần tiền hàng cho nhà cung ứng. - Có chính sách đặc biệt tạo quan hệ tốt với các đơn vị cung ứng như tặng hoặc giảm giá sản phẩm của mình một số lượng nhất định cho nhà cung ứng. * Xây dựng cơ chế thưởng phạt cho nghiệp vụ mua sắm đối với nhân viên của công ty: đây là công tác nhằm khích lệ những nhân viên làm tốt cũng như kìm hãm những việc làm kém hiệu quả của nhân viên trong công ty. Để áp dụng biện pháp này ngoài việc xét khen thưởng về sự hoàn thành nhiệm vụ cho nhân viên vào cuối tháng công ty nên bổ xung thêm chính sách sau : - Trích ra từ quĩ khen thưởng phúc lợi để thưởng cho cá nhân, tổ, nhóm tìm ra và mua được vật tư có chất lượng tốt, giá rẻ hơn, hoặc có điều kiện khác tối ưu hơn. Đặc biệt chú trọng tới đội ngũ nghiên cứu thị trường của hoạt động Marketing. Khiển trách, xử phạt hành chính hoặc kỷ luật đối với những trường hợp gây thất thoát, sai hỏng ... NVL, hợp đồng hoặc tiến độ cung ứng cho sản xuất ... cho từng mức độ vi phạm. 3. Đề xuất hoàn thiện hoạt động sử dụng vật tư Theo con số thống kê của phòng TC-KT thì chi phí NVL chiếm hơn 40% chi phí giá thành sản phẩm. Điều này cho thấy nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong chiến lược SX-KD của công ty. Việc sử dụng hợp lý NVL trong các phân xưởng cần phải được quan tâm. Vấn đề đặt ra là phải giải quyết vấn đề gì bằng cách nào để tiết kiệm vật tư ? Nhận biết được nguyên nhân chủ yếu của sự chi trong sử dụng vật tư đối với nguồn mã công ty cần đặt ra mục tiêu :không chỉ giải quyết triệt để vấn đề bội chi mà còn phấn đấu sử dụng vật tư , hao phí thấp hơn định mức. Để giải quyết vấn đề này công ty nên tiến hành theo biện pháp sau: Với quy mô phân xưởng khá lớn, được tổ chức theo nhiều dây chuyền sản xuất (tổ sản xuất ) , mỗi dây chuyền từ 25-30 công nhân . Với kết cấu này, công ty xây dựng tổ chất lượng theo từng dây chuyền . Khi xây dựng được tổ nhóm chất lượng và đặt ra mục tiêu phấn đấu đó thì trách nhiệm sẽ không chỉ thuộc về người quản lý nữa mà mỗi công nhân lúc này đều có trách nhiệm trong công tác quản lý chất lượng. Thực hiện tốt định hướng này thì chất lượng sản phẩm đầu ra sẽ đạt tỷ lệ cao bởi nó được tích luỹ từ chất lượng của từng nguyên công nhỏ tạo ra nó. Tuy nhiên, để thực hiện được kế hoạch này cần phải có một quá trình để thay đổi thói quen trong lao động để tạo ra một nếp hoạt động mới. Để dạt được hiệu quả ngày càng cao ở những giai đoạn sản xuất tiếp theo thì sau mỗi giai đoạn sản xuất tổ chất lượng cần rà soát lại nếu thấy xuất hiện phế phẩm thì xác định nguyên công nào gây ra sai hỏng để tìm ra nhóm hoặc người thực hiện nguyên công đó và có biện pháp xử lý, điều chỉnh kịp thời. KẾT LUẬN. Qua thời gian 15 tuần thực tập tại công ty công ty được sự giúp đỡ của các anh chị nhân viên của công ty em đã phần nào hiểuđược những kiến thức từ thực tế và giúp em hiểu được chức năng, nhiệm vụ , hình thức kinh doanh của công ty để em hoàn thiện bài báo cáo tổng hợp này Hoàn chỉnh bài viết này còn do sự nhiệt tình giảng dạy của các thầy cô đã củng cố cho em những kiến thức về chuyên ngành . Đặc biệt nhờ sự giúp đỡ tận tuỵ của thầy hướng dẫn. Em xin cảm ơn toàn thể ban giám đốc, các nhân viên của công ty và các thầy cô giáo trong trường đã tạo cho em một những hướng đi cơ bản trước khi rời ghế nhà trường để bước vào cuộc sống. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Giáo trình kinh tế thương mại A,B (Trường đại học kinh tế quốc dân) 2.Giáo trình định mức kinh tế- kỹ thuật cơ sở của quản trị kinh doanh (Trường đại học kinh tế quốc dân) 3.Giáo trình thương mại doanh nghiệp (Trường đại học kinh tế quốc dân) 4.Thời báo kinh tế Việt Nam 5.Thời báo kinh tế Sài Gòn 6.Giáo trình quản trị chiến lược(trường đại học kinh tế quốc dân)