Chuyên đề Hoàn thiện công tác tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng

511, 131 kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết. - Từ sổ cái tài khoản 632, 511, 641, 642, 156 kế toán lập bảng cân đối tài khoản. Từ bảng cấn đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán. Đồng thời, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra giữa nhật ký chung và bảng tổng hợp chi tiết, giữa sổ cái tài khoản 632, 511, 641, 642, 156 với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết. Sơ đồ 2.4. Quy trình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả. Chứng từ gốc Sổ nhật ký chứng từ Sổ chi tiết TK 632, 511, 131 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối kế toán Sổ Nhật Ký Bán Hàng Sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ. Quan hệ đối chiếu. Sổ Nhật ký chung 2.3.3. Qui trình hạch toán các nghiệp vụ bán buôn. Hiện công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Qui trình bán hàng diễn ra như sau: - Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và kí kết hợp đồng bán (nếu có). - Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho sau khi được kí duyệt của trưởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đường. Hoá đơn GTGT được lập thành ba liên (đặt giấy than viết một lần): + Liên một lưu tại quyển gốc. + Liên hai giao cho khách hàng. + Liên ba giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. - Hoá đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho được ký duyệt của kế toán trưởng và trưởng chi nhánh. Nếu khách hàng trả tiền hàng ngay thì kế toán trưởng kiểm tra việc thu tiền trước khi kí duyệt phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty. - Thủ kho căn cứ vào phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt, ghi nhận số lượng thực xuất, có chữ kí của thủ kho, giao cho người nhận và xuất hàng ra khỏi kho. Một liên phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc người giao hàng để ra cổng. - Một liên GTGT được khách hàng kí nhận khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có). Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trường hợp bán buôn qua kho), còn với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách hàng sau khi mua hàng hoá của nhà cung cấp. Công ty thường bán buôn vận chuyển thẳng với khách hàng truyền thống. Điều này giúp công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọng hàng hoá. Sau đây sẽ là ví dụ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. Ngày 20 tháng 11 năm 2004, chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng bán cho công ty thức ăn Kiên Hà với số lượng lớn mặt hàng khô đậu tương. Sau khi thoả thuận giá cả, nhận đơn đặt hàng của khách, bộ phận bán hàng của công ty lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho với các khoản mục chủ yếu sau: - Loại hàng: khô đậu tương số lượng, đơn giá, tổng giá trị ghi trong hoá đơn GTGT. - Phương thức thanh toán trả chậm sau 10 ngày kể từ ngày giao hàng. Sau khi phiếu này được trưởng bộ phận bán hàng kí duyệt phiếu sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT-3LL. Hoá đơn được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần và được luân chuyển như sau: 01 liên lưu tại quyển hoá đơn, 01 liên đỏ giao cho khách hàng, 01 liên xanh dùng để thanh toán. Sau đó, hoá đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho phải được kế toán trưởng và trưởng chi nhánh kí duyệt. Sau các thủ tục trên nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, khi thủ kho nhận hoá đơn và phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt thì sẽ cùng người nhận hàng kí vào chứng từ sau đó xuất hàng đồng thời ghi vào thẻ kho. 01 liên phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho được giao cho khách hàng để ra cổng. Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hoá. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán. Căn cứ vào đó kế toán sẽ phản ánh vào sổ nhật kí chung đồng thời vào sổ chi tiết hàng hoá. Cùng với việc ghi sổ nhật kí chung sổ chi tiết hàng hoá, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 028837 ngày 20 tháng 11 năm 2004 bán cho công ty thức ăn Kiên Hà, kế toán sẽ phản ánh vào sổ nhật kí bán hàng. đồng thời kế toán cũng nhập nội dung của chứng từ vào máy với đầy đủ các yếu tố cần thiết (số liệu, ngày tháng, tên đơn vị giao dịch, mã tài khoản, hình thức thanh toán, tên hàng hoá, qui cách, số lượng, đơn giá ) với phần mềm kế toán đã được cài đặt sẵn kế toán xác định được tổng giá vốn của lô hàng vừa tiêu thụ là 5322308308 VNĐ. Kế toán định khoản: Nợ TK 632 598000000 Có TK 156 (1561) 598000000 Đồng thời ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 (ct thức ăn Kiên Hà) 657800000 Có TK 511 598000000 Có TK 333 (3331) 59800000 Đến ngày 29 tháng 11 năm 2004 công ty thức ăn Kiên Hà thanh toán tiền bằng TGNH của hoá đơn số 028837 . Căn cứ vào hoá đơn GTGT , kế toán phản ánh số tiền nhận được : Nợ TK 112 657800000 Có TK 131 ( ct thức ăn Kiên Hà ) 657800000 Bảng minh hoạ Bảng 2.2 Công ty Quang Dũng Số phiếu : Địa chỉ : 40 Cát Linh phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho Ngày 20 tháng 11 năm 2004 Xuất kho : chi nhánh Hải Phòng Địa chỉ : Phương thức thanh toán : Thanh toán chậm 10 ngày kể từ ngày giao hàng . STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Khô đậu tương Tấn 800 800 Người Trưởng Người đề KT trưởng Tổng Thủ kho nhận phòng nghị giám đốc (đã ký ) (đã ký ) (đã ký ) (đã ký ) (đã ký ) (đã ký) Bảng 2.3 Công ty Quang Dũng Địa chỉ : 40 Cát Linh thẻ kho tháng 11 năm 2004 Hàng hoá : Khô đậu tương Đơn vị tính : tấn Chứng từ SH NT Diễn giải Số lượng Nhập Xuất Tồn Ghi chú Tồn đầu kỳ 12 23/11 Nhập khô đậu tương 230 50 25/11 Xuất cám gạo 500 47 20/11 Xuất khô đậu tương 800 .. Tồn cuối kỳ 2.3.4. Hạch toán các nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. Hiện nay công ty vẫn áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền hàng và tiếp giao hàng cho khách hàng. Tuy nhiên đối với khách hàng truyền thống thì công ty vẫn có thể áp dụng hình thức thanh toán chậm. Với giá trị hàng bán ra dưới mức qui định thì công ty không cần phải lập hoá đơn, nhưng nếu khách hàng yêu cầu thì công ty vẫn có thể lập. Bảng kê bán lẻ hàng hoá cũng như hoá đơn GTGT đều là cơ sở để ghi vào Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng, sổ chi tiết hàng hoá, là cơ sở để xác định doanh thu, giá vốn và thuế GTGT đầu ra phải nộp. Ví dụ: ngày 12 tháng 11 năm 2004, công ty TNHH Quang Dũng bán cho khách hàng một khối lượng bã đậu trị giá 850000000 đồng, kế toán xuất hoá đơn GTGT số 028843 như sau: Từ hoá đơn GTGT số 028843, kế toán vào sổ Nhật ký chung, nhật ký bán hàng, đồng thời nhập số liệu vào máy tính để máy tính đưa ra số liệu về số thuế GTGT đầu ra phải nộp, doanh thu và giá vốn. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán phản ánh váo sổ chi tiết hàng hoá (qui trình giống như đối với nghiệp vụ bán buôn hàng hoá ). Mẫu hoá đơn GTGT của hàng bán ra như sau : Hoá đơn GTGT Mẫu số 01/GTKT – 3L Liên 3: Nội bộ 02 - B Ngày 20 tháng 11 năm 2004 EU 0018894 Họ tên người mua hàng: Vũ Đình Tiệp. Đơn vị: Công ty thức ăn Kiên Hà. Địa chỉ: Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Trả chậm. STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn gía Thành tiền 1 Khô đậu tương Tấn 800 821875 657500000 Cộng tiền hàng: 657500000 Thuế suất thuế GTGT 5 %. Số tiền bằng chữ: Sáu trăm năm mươi bảy triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.3.5. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Tại chi nhánh Công ty TNHH Quang Dũng đã có những biện pháp khá tốt trong việc thúc đẩy lượng hàng tiêu thụ như: công ty cũng đã xây dựng một chính sách giá mềm dẻo, cũng như các phương thức thanh toán linh hoạt, nên từ đầu năm đến nay khoản giảm trừ doanh thu tại công ty chiếm một lượng không lớn lắm. Các khoản giảm trừ doanh thu tại công ty bao gồm: khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. Khoản này xảy ra khi số hàng mà công ty bán cho khách hàng nhưng xảy ra sự cố và lỗi thuộc về phía công ty như: vi phạm hợp đồng, hàng kém phẩm chất sai qui cách hoặc không đúng chủng loại ghi trong hợp đồng thì công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hoặc toàn bộ lô hàng hay sử dụng chính sách giảm giá nếu khách hàng yêu cầu. 2.3.5.1. Hạch toán các khoản giảm giá hàng bán. - Tài khoản sử dụng: Trị giá hàng bán bị trả lại được tính đúng theo trị giá ghi trên hoá đơn, kế toán sử dụng tài khoản 531 “ hàng bán bị trả lại”để theo dõi khoản phát sinh này. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, người bán sẽ lập biên lai trả lại hàng, sau đó kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn đỏ của lô hàng đó để lập phiếu nhập kho cho số hàng bị trả lại nói trên. - Trong kỳ tại công ty không xảy ra nghiệp vụ hàng bán bị trả lại. Đây có thể coi là một thành công của công ty trong việc kiểm tra chất lượng hàng hoá khi nhập khẩu cũng như việc bảo quản hàng hoá khi hàng hoá được chuyển về kho của công ty. Điều này giúp cho uy tín của công ty được tăng lên đáng kể từ yếu tố chất lượng hàng hoá. - Trường hợp xảy ra nghiệp vụ hàng bán bị trả lại thì công ty hạch toán như sau: + Căn cứ vào biên bản trả lại hàng, hoá đơn GTGT của hàng bị trả lại, kế toán lập phiếu nhập kho, chuyển cho thủ kho để thủ kho ghi vào thẻ kho. Sau đó, phiếu nhập kho lại được chuyển lên phòng kế toán để kế toán ghi sổ chi tiết TK 632, TK 156 và TK 531. + Hạch toán khoản hàng bán bị trả lại. Nợ TK 531 Nợ TK 333 Có TK 111, 112,131. + Cuối kỳ, kế toán kết chuyển khoản hàng bàn bị trả lại. Nợ TK 511 Có TK 531. 2.3.5.2. Hạch toán khoản giảm giá hàng bán. - Khoản giảm giá hàng bán phát sinh tại công ty là do một số nguyên nhân chủ yếu như: hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng qui cách hoặc không đúng thời hạn ghi trong hợp đồng. - Trình tự hạch toán: + Căn cứ vào chứng từ chấp nhận giảm giá cho khách hàng về số lượng hàng đã bán, kế toán ghi: Nợ TK 532 : khoản giảm giá hàng bán. Có TK 111,112,131. + Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ khoản giảm giá hàng bán đã phát sinh trong kỳ sang TK 511 để xác định kết qủa kinh doanh. Nợ TK 511 Có TK 532 Ví dụ: Trong kỳ, ngày 12 tháng 1 năm 2004 Công ty TNHH CN & CB TĂGS Đông Nam á, gửi yêu cầu đến công ty xin giảm giá hàng bán lô hàng Bột Bã Đậu một khoản 8900000 do lô hàng kém chất lượng và khoản giảm giá đó trừ vào khoản phải thu của khách hàng của công ty. Qua kiểm tra công ty chấp nhận yêu cầu đó. - Căn cứ vào chứng từ chấp nhận giảm giá hàng bán cho khách hàng, kế toán ghi. Nợ TK 532 8900000 Có TK 131 8900000 - Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ vào TK 511 để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 511 8900000 Có TK 532 8900000 Bảng 2.4 Sổ cái tk 532 Năm 2004 Chứng từ SH NT Diễn giải NK Trang Dòng TKĐƯ Số phát sinh Nợ Có 11 01/3 Trả tiền trực tiếp cho khoản giảm giá 111 4382757 12 12/1 Trừ vào khoản phải thu của khách hàng 131 8900000 Kết chuyển 511 13282757 Tổng phát sinh 13282757 13282757 Căn cứ vào các hoá đơn chứng từ cửa khối lượng hàng bán ra trong kỳ kế toán lập sổ cái TK 632. Bảng 2.5 Sổ cái tk 632 Năm 2004 Chứng từ SH NT Diễn giải NKC Trang Dòng TK ĐƯ Số phát sinh Nợ Có 24 12/11 Nhà náy chế biến thức ăn thuỷ sản Thăng Long 112 154763255 30 23/11 Công ty cổ phần TĂCN PG 112 985476210 42 25/12 Công ty thức ăn Kiên Hà 11 195210000 Kết chuyển 11 200471555436 Cộng phát sinh 200471555436 200471555436 Bảng 2.6 Sổ cái tk 511 Năm 2004 Chứng từ SH NT Diễn giải NKC Trang Dòng TK ĐƯ Số phát sinh Nợ Có Doanh thu bán hàng hoá 111 112 25656565252 73965002766 Doanh thu dịch vụ 112 456806607 Khoản giảm giá hàng bán 131 13282757 Kết chuyển sang TK911 200078374625 Cộng phát sinh 200091657382 200091657382 2.3.6. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. 2.3.5.1. Hạch toán chi phí bán hàng. Công ty tổ chức theo dõi và tập hợp chi phí bán hàng. Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán căn cứ vào phiếu chi để vào sổ quỹ.. cuối tháng kế toán chi phí sẽ hạch toán các khoản liên quan đến chi phí bán hàng để vào bảng tổng hợp chi phí bán hàng rồi từ đó phản ánh vào TK 641. Các khoản chi phí bán hàng tại công ty bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ như: chi phí cho nhân viên bán hàng, chi tiếp khách, chi phí vận chuyển hàng cho khách. Tài khoản mà công ty sử dụng để hạch toán chi phí bán hàng là TK641, TK 641 được chi tiết thành 7 TK cấp hai theo như qui định của bộ tài chính. Căn cứ vào các chứng từ gốc như: phiếu chi bảng thanh toán tiền lương, BHXH, bảng trích khấu hao TSCĐ, biên lai nộp thuế, kế toán vào sổ nhật ký chung, vào sổ chi tiết TK641. Cuối tháng (hết niên độ kế toán, kế toán lập bảng cân đối phát sinh rồi đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết. Trình tự hạch toán như sau: - Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương để phản ánh vào bảng tổng hợp CPBH. Nợ TK6411 62060000 Có TK 334 56420000 Có TK 338 5640000 - Căn cứ vào bảng chi tiết tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định, kế toán tính và phân bổ khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng, sau đó kế toán phản ánh vào bảng tổng hợp CPBH, đồng thời ghi: Nợ TK 6412 24000000 Có TK 214 24000000 - Căn cứ vào phiếu chi, sổ chi phí phát sinh các khoản chi phí bán hàng phát sinh bằng tiền mặt như thuê xe vận chuyển, bốc dỡkế toán ghi. Nợ TK 6413 Nợ TK 133 Có TK 111 - Cuối tháng kế toán tập hợp bút toán kết chuyển. Nợ TK 911 Có TK 641 Kế toán căn cứ vào các số liệu trên tập hợp vào bảng tổng hợp chi phí bán hàng. Ví dụ. Bảng 2.7 Bảng tổng hợp CPBH Năm 2004 Đơn vị tính: đồng STT NT Diễn giải TK đối ứng Số tiền 1 Chi phí nhân viên bán hàng. 334 56420000 2 Các khoản trích theo lương. 3338 564200 3 Chi phí khấu hao TSCĐ. 214 24000000 Chi phí vận chuyển, bốc dỡ 2444269 Tổng phát sinh 3530797858 Cũng căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ nhật ký chung. Từ sổ Nhật ký chung đó kế toán ghi vào sổ cái TK 641. Bảng 2.8 Sổ cái tk 641 Năm 2004 Đơn vị tính: đồng Chứng từ SH NT Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Chi phí nhân viên bán hàng. 334 56420000 Các khoản trích theo lương. 3338 564200 Chi phí khấu hao TSCĐ. 214 24000000 Chi phí vận chuyển, bốc dỡ 111 2444269 Kết chuyển sang TK911 3530797858 Tổng phát sinh 3530797858 3530797858 2.3.5.2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. Chi phí quản lý doanh nghiệp tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng bao gồm các khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp như: chi phí dịch vụ mua ngoài thuộc văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, thuế, phí và lệ phí, chi phí khác bằng tiền. TK mà công ty sử dụng để hạch toán là TK 642, TK này được chi tiết thành các tiểu khoản theo qui định của bộ tài chính. Trình tự hạch toán như sau: - Căn cứ vào bảng thanh toán lương, kế toán ghi: Nợ TK 6421 567719904 Có TK 334 567719904 - Căn cứ vào phiếu xuất kho vật liệu dùng cho quản lý, kế toán ghi: Nợ TK 6422 24637586 Có TK 152 24637586 - Căn cứ vào bảng chi tiết tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định, kế toán tính và phân bổ khấu hao dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp, đồng thời ghi: Nợ TK 6424 124672117 Có TK 214 124672117 - Thuế và các khoản phí, lệ phí phải nộp, kế toán phản ánh: Nợ TK 6425 5964000 Có TK 3338 5964000 - Căn cứ vào các phiếu chi dịch vụ mua ngoài hay các khoản chi phí khác, kế toán ghi: Nợ TK 642 569161482 (sct: 6427 557340782 11820700) Có TK 111 569161482 Căn cứ vào các bút toán trên kế toán tổng hợp vào Bảng tổng hợp chi phí QLDN. Bảng 2.9 Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp . Năm 2004 STT NT Diễn giải TK đối ứng Số tiền 1 31/12 Chi phí nhân viên quản lý 334 567719904 2 31/12 Chi phí vật liệu sản xuất 152 24637586 4 31/12 Chi phí khấu hao TSCĐ 214 142672117 5 31/12 Thuế, phí lệ phí phải nộp 3338 5964000 6 31/12 Chi phí dịch vụ mua ngoài 111 557340782 7 31/12 Chi phí khác bằng tiền 111 11820700 Tổng 1292155089 Căn cứ vào số liệu của các chứng từ gốc, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đó để ghi vào sổ Nhật ký chung, từ Nhật ký chung đó kế toán tập hợp ghi vào sổ cái. Bảng 2.10 Sổ cái tk 642 Năm 2004 Chứng từ SH NT Diễn giải NKC Trang Dòng TK ĐƯ Số phát sinh Nợ Có Chi phí nhân viên quản lý 334 567719904 Chi phí vật liệu sản xuất 152 24637586 Chi phí khấu hao TSCĐ 214 142672117 Thuế, phí lệ phí phải nộp 3338 5964000 Chi phí dịch vụ mua ngoài 111 557340782 Chi phí khác bằng tiền 111 11820700 Kết chuyển sang TK 911 1292155089 Cộng phát sinh 1292155089 1292155089 2.4. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. 2.4.1. Tài khoản sử dụng. Cuối tháng, kế toán tổng hợp xác định kết quả tiêu thụ của công ty và báo cáo kết quả kinh doanh. Dựa trên báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng, kế toán tổng hợp, tổng hợp số liệu và lên báo cáo kết quả kinh doanh. Tài khoản sử dụng để hạch toán kết quả tiêu thụ gồm: - TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh. - TK421 : Lợi nhuận chưa phân phối. Kết quả Doanh thu Giá vốn Chi phí Chi phí quản hoạt động = bán hàng - hàng - bán - lý doanh kinh doanh thuần bán hàng nghiệp Doanh thu = Doanh thu - thuế xuất - Các khoản giảm Thuần bán hàng khẩu trừ 2.4.2. Phương pháp hạch toán. - Cuối kỳ, căn cứ sổ cái TK 511, sổ chi tiết bán hàng năm 2004, kế toán thực hiện kết chuyển doanh thu thuần : Nợ TK 511 Có TK 911 - Hạch toán, phân bổ chi phí mua hàng tính cho khối lượng hàng bán ra trong kỳ. Nợ TK 632 Có TK 1562 - Kết chuyển giá vốn hàng bán. Nợ TK 911 Có TK 632 - Kết chuyển chi phí bán hàng. Nợ TK 911 Có 641 - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. Nợ TK 911 Có TK 642 - Lãi. Nợ TK 911 Có TK 421 - Lỗ. Nợ TK 421 Có TK 911 * Các bút toán xác định kết quả tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. - Kết chuyển doanh thu thuần. Nợ TK 511 200078374625 Có TK 911 200078374625 - Kết chuyển giá vốn hàng bán. Nợ TK 911 200471555436 Có TK 632 200471555436 - Kết chuyển chi phí bán hàng. Nợ TK 911 3530797858 Có TK 641 3530797858 - Kết chuyển chi phí QLDN. Nợ TK 911 1292155089 Có TK 421 1292155089 - Lỗ. Nợ TK 421 5241510477 Có TK 911 5241510477 Bảng 2.11 Sổ cái TK 911 Năm 2004 Chứng từ SH Ngày Diễn giải NKC Trang Dòng TK ĐƯ Số phát sinh Nợ Có 31/12 Kết chuyển doanh thu thuần 511 200078374625 31/12 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 200471555436 31/12 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 3530797858 31/12 Kết chuyển chi phí QLDN 642 1292155089 Kết chuyển doanh thu HĐTC 515 21478781 Kêt chuyển chi phí HĐTC 635 46855500 Kết chuyển thu nhập khác 711 1801060 Kết chuyển chi phí khác 811 Kết chuyển lỗ 421 5239709417 Cộng phát sinh 205342363883 205342363883 Dư cuối kỳ Bảng 2.12 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh . Năm 2004 Phần i – Lãi lỗ Chỉ tiêu Mã Số Số tiền Ghi Chú Doanh thu Trong đó: doanh thu hàng xuất khẩu Các khoản giảm trừ: (03=05+06+07) + Giảm giá hàng bán. + Hàng bán bị trả lại. + Thuế tiêu thụ đặc biệt. 01 02 03 05 06 07 200091657382 13282757 13282757 1. Doanh thu thuần (10=01-03). 10 200078374625 2. Giá vốn hàng bán 11 200471555436 3. Lợi nhuận gộp (20=10-11). 20 (393180811) 4. Doanh thu hoạt động tài chính. 21 21478781 5. Chi phí tài chính trong đó: Lãi vay phải trả. 22 23 46855500 46855500 6. Chi phí bán hàng. 24 3530797858 7. Chi phí QLDN. 25 1292155089 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinhdoanh 30 (5241510477) 9. Các khoản thu nhập khác. 31 1801060 10. Các khoản chi phí khác. 32 11. Lợi nhuận khác. 40 1801060 12.Lỗ năm trước chuyển sang. 50 13. Tổng lợi nhuận trước thuế. 51 (5239709417) 14. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. 52 15. Lợi nhận sau thuế 60 (5329709417) Bảng 2.13 Một số chỉ tiêu đánh gía khái quát thực trạng tài chính và kết quả kinh doanh của chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm trước Năm nay 1. Bố trí cơ cấu tài sản 1.1 Bố trí cơ cấu tài sản. - Tài sản cố định/ Tổng số tài sản. - Tài sản lưu động/ Tổng tàisản. % % 2.32 97.68 1.11 98.89 1.2. Bố trí cơ cấu nguồn vốn - Nợ phải trả/Tổng nguồn vốn. - Nguồn vốn CSH/tổng nguồnvốn % % 95.31 4.69 106.45 (6.4) 2. Tỷ suất sinh lời 2.1. Tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu. Tỷ suất lợi nhuận kinh doanh/Doanh thu thuần. % 0.15 (2.4) 2.2. Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản. Tỷ suất lợi nhuận trước thuế/Tổng tài sản. % 1.09 (10.1) Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm 2005 Người lập biểu Kế toán trưởng Trưởng chi nhánh (đã ký) (đã ký) (đã ký) Ngoài ra, thông qua một số bảng sau chúng ta sẽ có một cái nhìn tổng quát hơn về tình hình thực tế của chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. Bảng 2.14 Sổ chi tiết tk 131 Năm 2004 Ngày chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có 12/08 586 Bán bột bã đậu 511 256482654 15/11 2015 Bán khô đậu tương 511 333 895142400 44757120 22/12 2756 Bán cám gạo 511 333 356489300 17824465 12/1 12 Giảm khoản phải thu 8900000 30/12 3021 Bán bao khô lạc 511 333 1356825200 67841260 Tổng phát sinh 20580588981 8900000 Dư nợ cuối kỳ 20571688981 Bảng 1.15 Các khoản phải thu Năm 2004 STT Chỉ tiêu Số đầu năm Số cuối năm 1 Phải thu của khách hàng 20571688981 23338418674 2 Trả trước cho người bán 535253064 3 Các khoản phải thu 340799817 246825513 4 Tạm ứng 5 Các khoản cầm cố, ký Quỹ, ký cược ngắn hạn 26343320 529845060 Tổng cộng 21474085182 24133089247 STT Chỉ tiêu Số đầu năm Số cuối năm I. Nợ ngắn hạn 1 Phải trả người bán 4773016144 5120437177 2 Người mua tra tiên trước 249523000 3 Phải trả nội bộ 22955989 49397652799 4 Các khoản thuế phải nộp 121955989 628324458 5 Phải trả, phải nộp khác 647143962 (5588008) II Nợ khác 6 Chi phí phải trả 26307000 28023000 28773912681 55168849426 Bảng 2.16 Các khoản nợ phải trả Năm 2004 Bảng 2.17 Bảng chi tiết tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định Năm 2004 Nhóm TSCĐ Chỉ tiêu Phương tiện vận tải Thiết bị dụng cụ quản lý Tài sản cố định khác Cộng I. Nguyên giá TSCĐ 1. Số đầu năm 754704477 213824514 968528991 2. Số tăng trong năm Trong đó - Mua sắm mới 3. Số giảm trong kỳ Trong đó - Nhượng bán, hư hỏng 4. Số cuối kỳ 745704477 213824514 968528991 II. Giá trị hao mòn 1. Số đầu năm 156337908 112568510 268906418 2. Số tăng trong kỳ 75551520 49120597 124672117 3. Số giảm trong kỳ 4. Số cuối kỳ 231889428 161689107 393578535 III. Giá trị còn lại 1. Số đầu năm 598366569 101256005 699622574 2. Số cuối năm 522815049 52135401 574950450 Bảng 2.18 Bảng tổng hợp chi phí trả trước Năm 2004 Chỉ tiêu Số tiền 1. Giá trị công cụ, dụng cụ chờ phân bổ 36698279 2. Chi phí chờ kết chuyển (bảo hiểm xe ô tô) 3089598 3. Chi phí chờ kết chuyển 112036000 Số dư chi phí trả trước còn chờ phân bổ 151823877 Bảng 2.19 Bảng phân bổ lợi nhuận chưa phân phối. Năm 2004 Chỉ tiêu Số tiền I. Lợi nhuận chưa phân phối 1. Lợi nhuận năm trước (Lỗ). (2362404581) 2. Lợi nhuận năm nay. 329222186 3. Lợi nhuận chưa phân phối luỹ kế chuyển sang. (2033182395) 4. Lợi nhuận năm (2000 – 2003) theo BBQT. (698254205) 5. Lợi nhuận năm 2004. (5239709417) 6. Lợi nhuận chưa phân phối luỹ kế chuyển năm sau 5937963622) Chương iii Một số giải pháp nhằm Hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng . 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán tiêu thụ và kết qủa tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng 3.1.1. Những ưu điểm . * Chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng là một công ty trẻ được thành lập từ năm 2001 với đội ngũ nhân viên kế toán trẻ rất năng động và nhiệt tình với công việc. Họ thực sự đã góp một phần quan trọng cho thành công của công ty trong những năm vừa qua. * Bộ máy kế toán được tổ chức khá hợp lý, gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo hoàn thành tốt công việc được giao. Đội ngũ nhân viên kế toán năng động, nhiệt tình, có trình độ đồng đều và chế độ phân công công việc hợp lý đã phát huy được khả năng làm việc độc lập của mỗi nhân viên kế toán cũng như tinh thần trách nhiệm trong công việc của từng cá nhân, nâng cao hiệu quả làm việc. Phòng kế toán đã quản lý tốt tiền hàng, bảo toàn và phát triển vốn của công ty, đáp ứng kịp thời nhu cầu về vốn của các phòng nghiệp vụ và của chi nhánh. * Công ty đã sử dụng sổ kế toán và hình thức ghi sổ phù hợp. Mà cụ thể là công ty đã áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức Nhật ký chung, hình thức này không chỉ phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và bộ máy kế toán của công ty mà nó còn phù hợp với việc sử dụng phần mềm kế toán trong công việc. * Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu được lập ra đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ được phân loại hệ thống hoá theo từng nghiệp vụ kinh tế, theo thời gian phát sinhvà được đóng thành tập theo từng tháng, thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. * Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán riêng, nó không chỉ giúp công ty giảm tải được khối lượng lớn công việc mà việc hạch toán này còn mang lại độ chính xác cao, thuận tiện cho việc kiểm tra và phát hiện ra những sai sót. Cụ thể là: - Cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng, chính xác vì mọi số liệu đều được quản lý trực tiếp theo chứng từ gốc nên tránh được sự sai lệch giữa chứng từ gốc và sổ sách kế toán ghi, nếu kế toán nhập chính xác số liệu. - Giảm được lao động đơn điệu của nhân viên kế toán vì khi sử dụng phần mềm kế toán, nhân viên kế toán chỉ cần đưa đầy đủ dữ liệu cần thiết trên chứng từ gốc vào máy, không cần làm những việc như : vào sổ kế toán chi tiết, tính toán tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán - Thuận tiện cho việc kiểm tra và phát hiện sai sót. Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán nên kế toán máy đã được áp dụng tại công ty ngay từ khi công ty mới được thành lập với một chương trình hạch toán phù hợp với đặc điểm riêng của công ty. Với phương tiện hạch toán này, các nghiệp vụ phát sinh được sử lý nhanh chóng, chính xác, lượng thông tin được lưu trữ nhiều, tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin cần thiết, tăng năng suất lao động kế toán. Vì hình thức sổ mà công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung nên việc áp dụng kế toán máy là rất phù hợp. Ngoài những điểm mạnh nêu trên thì công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá vẫn còn những hạn chế cần cải tiến và hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và hiệu quả của công tác kế toán. 3.1.2. Những tồn tại cần khắc phục. Bên cạnh những ưu điểm vừa nêu trên thì công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng còn tồn tại một số những nhược điểm sau: * Công ty đã sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán các phát sinh ngoại tệ là chưa hợp lý bởi chính điều này làm công việc ghi chép của kế toán trở nên khó khăn hơn, các nhân viên kế toán luôn phải thường xuyên điều chỉnh tỷ giá trong hạch toán, điều này dễ gây nhầm lẫn, làm cho công việc của kế toán viên trở nên nặng nề hơn. Bởi trong thực tế tỷ giá của các loại ngoại tệ luôn có sự thay đổi, sự thay đổi này tính cho từng ngày. * Công ty không sử dụng các khoản dự phòng như dự phòng phải thu khó đòi hay dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này sẽ gây lúng túng cho việc hạch toán nếu trong kỳ có các nghiệp vụ bất thường xảy ra, ảnh hưởng lớn đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp vì: Dự phòng phải thu khó đòi là một bộ phận nợ phải thu dự tính không thu được từ phía các chủ nợ nhằm ghi nhận các khoản lỗ có thể phát sinh nhưng chưa chắc chắn. Đồng thời qua đó phản ánh được gía trị thực tế của các khoản phải thu.Giá trị thực của các khoản phải thu là số tiền dự tính có thể thu hồi được của các khoản nợ. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là bộ phận giá trị dự tính bị giảm sút so với gía gốc (giá thực tế ghi sổ của hàng tồn kho) có thể phát sinh nhưng chưa chắc chắn. Đồng thời qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. * Công ty chưa có chính sách về chiết khấu. Điều này làm cho hoạt động tiêu thụ và thanh toán của công ty đạt hiệu quả chưa cao vì nó chưa kích thích được người mua hàng. Công ty đã có chính sách về giá cả, chính sách về thanh toán nhưng lại chưa áp dụng biện pháp thúc đẩy tiêu thụ rất hữu hiệu là chính sách chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại hay còn gọi là chính sách “hậu mãi” sau bán hàng cho những khoản thanh toán trước thời hạn và cho những khách hàng mua hàng với số lượng lớn. * Công ty không tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp mà toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ đều được tập hợp và kết chuyển vào TK 911 để xác định kết qủa tiêu thụ hàng hoá trong kỳ, có thể gây bội chi trong kỳ hoặc những chi phí này là lớn thì sự ảnh hưởng của nó sẽ làm cho việc xác định kết quả kinh doanh là không chính xác. * Công ty không tiến hành phân bổ chi phí mua hàng trong kỳ mà chỉ tập hợp những chi phí của những mặt hàng nào được coi là tiêu thụ trong kỳ thì tập hợp chi phí mua hàng của hàng hoá đó để xác định kết quả. Chính điều này làm công tác kế toán trở nên phức tạp hơn. * Tất cả khối lượng hàng hoá công ty bán trên thị trường đều là những mặt hàng nhập khẩu, do đó để hàng hoá về đến kho của công ty phải mất một thời gian tương đối dài hàng được vận chuyển trên đường. Tại công ty, kế toán vẫn chưa lưu các chứng từ liên quan hàng đang đi đường vào sổ riêng, mà đến khi hàng về tới nơi thì lại ghi vào TK có liên quan chứ không phản ánh vào TK 151. Như vậy là không chính xác vì hàng đang đi đường cũng được coi là tài sản của công ty, nếu không hạch toán vào sẽ không phản ánh đầy đủ tình hình hiện tại của công ty. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng. Trong xu thế vận động không ngừng của các hoạt động kinh tế, việc mỗi doanh nghiệp phải tự khẳng định mình là một đòi hỏi thiết yếu. Nhưng để làm được việc đó thì mỗi doanh nghiệp phải tự hoàn thiện mình. Tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng, hoạt động buôn bán hàng hoá diễn ra hàng ngày với số lượng lớn. Cùng với đó công ty lại có nhiều mối quan hệ không chỉ với khách hàng, đối tác, ngân hàng mà còn cả với cơ quan nhà nước trong mối quan hệ giữa nghĩa vụ và trách nhiệm. Việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời, chính xác cho chủ doanh nghiệp và các bên liên quan là một điều rất cần thiết. Điều đó càng khẳng định hơn vai trò của kế toán viên, kế toán vừa là người cung cấp thông tin kinh tế tài chính của đơn vị kế toán cho các đối tượng sử dụng thông tin. Mặc khác thông qua quá trình thu thập, xử lý, phân tích thông tin của kế toán là cơ sở kiểm tra giám sát tình hình tài chính cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính. Tài liệu số liệu, kế toán là cơ sở để xem xét, xử lý vi phạm pháp luật. Vì vậy, hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá không chỉ làm tăng hiệu quả làm việc của hệ thống kế toán nói chung mà còn là một yêu cầu thiết yếu. Nhờ đó người quản lý có thể thu thập được những thông tin đầy đủ nhất, kịp thời nhất, chính xác nhất và đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn, mang lại hiệu quả cao nhằm khẳng định vị trí của công ty trong nền kinh tế thhị trường cạnh tranh quyết liệt như hiện nay. 3.3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng . Để đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao trong việc hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tiêu thụ tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng, em mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị sau: 3.3.2.1. Công ty nên sử dụng tỷ giá hạch toán để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ, góp phần làm giảm khối lượng công việc của kế toán cũng như góp phần tăng hiệu quả công việc. 3.3.2.2. Công ty nên trích lập dự phòng như dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho vì như thế công ty sẽ tránh được những khoản chi phí đột xuất gây ra những ảnh hưởng lớn đến việc xác định kết quả tiêu thụ mà có thể gây bội chi trong kỳ. Việc lập dự phòng như vậy có một vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp. Vai trò đó thể hiện như sau: - Phương diện kinh tế : Nhờ các tài khoản dự phòng mà bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản. - Phương diện tài chính: dự phòng giảm giá có tác dụng làm giảm lợi nhuận của niên độ kế toán nên doanh nghiệp có được một khoản tích luỹ đáng lẽ đã được phân chia. Thực chất, các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi sử dụng thực thụ. - Phương diện thuế khoá: Dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí hợp lý làm giảm lợi nhuận phát sinh để tính toán ra số lợi nhuận thực tế, vì thế mà sẽ giảm được một khoản tiền nộp thuế cho doanh nghiệp 3.3.2.2.1. Đối với khoản dự phòng hàng tồn kho: Hàng tồn kho cuối kỳ là một tất yếu ở hầu hết các doanh nghiệp tồn tại trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Không một công ty nào có thể đảm bảo được rằng lượng hàng mà đơn vị mua vào trong kỳ sẽ được tiêu thụ ngay với giá bán có lãi hoặc hoà vốn. Vì vậy, cuối mỗi niên độ kế toán sẽ xuất hiện một lượng hàng tồn kho. Và việc dữ trữ hàng tại các doanh nghiệp thương mại đôi khi lại gay ra thiệt hại bởi sự giảm giá của loại hàng hoá đó trên thị trường. Để hạn chế những thiệt hại mà doanh nghiệp có thể gặp phải thì chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng nên lập ra một khoản dự phòng hàng tồn kho. - Mục đích giúp cho doanh nghiệp có nguồn vốn tài chính để bù đắp tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch nhằm bảo toàn vốn kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá, không cao hơn giá cả trên thị trường ( hay giá trị thuần có thể được thực hiện) tại thời điểm lập báo. - Nguyên tắc: Dự phòng giảm gía được lập cho các loại vật tư dùng cho kinh doanh, các loại hàng hoá tồn kho để bán mà giá trên thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. Những loại vật tư, hàng hoá này là mặt hàng kinh doanh, thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp pháp chứng minh giá vốn vật tư, hàng hoá tồn kho.Mức dự phòng cần lập cho từng loại hàng tồn kho được căn cứ vào số lượng từng loại hnàg tồn kho thực tế và mức giảm giá của từng loại hàng tồn kho tại thời điểm cuối niên độ kế toán. - Công thức Mức dự phòng cần lập = Số lượng hàng x Mức giảm năm tới cho tồn kho giá của hàng tồn kho i i cuối niên độ hàng tồn kho i trong đó: Mức giảm giá Giá gốc ghi Giá thực tế của hàng = sổ của x trên thị trường tồn kho i hàng tồn kho i của hàng tồn kho i Công ty có thể lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho những mặt hàng cần lập dự phòng giảm gía theo bảng sau: Bảng 3.1. Bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho STT Mặt Hàng Mã Đơn gía hàng tồn Giá thị trường Số dự phòng năm cũ còn lại Số dự phòng cần lập cho niên độ tới Số trích lập thêm Số được hoàn nhập 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tổng Tài khoản sử dụng, công ty nên bổ xung TK 159 “ Dự phòng phải thu khó đòi”.TK này có nội dung như sau: + Bên nợ: Hoàn nhập khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho không dùng đến. + Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. + Dư có: Số dự phòng giảm gia hàng tồn kho còn. - Phương pháp hạch toán: + Cuối niên độ kế toán công ty hoàn nhập toàn bộ số dự phòng giảm giá hàng tồn kho còn lại của năm cũ chưa dùng đến: Nợ TK 159 (chi tiết từng loại hàng): Số hoàn nhập. Có TK 721: ghi tăng tu nhập bất thường. + Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới: Nợ TK 642 (6426): ghi tăng chi phí QLDN Có TK 159 ( chi tiết từng loại): Số trích lập cho niên độ kế toán mới. +Trong niên độ kế toán tiếp theo, khi xuất dùng, xuất bán các loại tồn kho, bên cạnh bút toán phản ánh giá vốn, kế toán còn phải ghi bút toán hoàn nhập dự phòng cho những loại hàng đã lập dự phòng. + Cuối niêm độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho như trên. 3.3.2.2.2. Đối với khoản phải thu khó đòi: Việc trích lập dự phòng khoản thu khó đòi để dự phòng những tổn thất về các khoản thu khó đòi có thể xảy ra, đảm bảo phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, cuối mỗi niên độ kế toán phải dự tính số nợ có khả năng khó đòi để lập dự phòng. Các khoản nợ phải thu khó đòi phải có tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. Đồng thời doanh nghiệp phải có chứng từ gốc chứng minh hoặc xác nhận của bên nợ về số tiền còn nợ (hợp dồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ, bản thanh lý hợp đồngĐây là những khoản nợ quá hai năm trở nên, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn không thu được. Trường hợp đặc biệt, tuy chưa quá hai năm nhưng bên nợ đang trong thời gian xem xét phá sản hoặc giải thể thì cũng được coi là nợ khó đòi. Mức dự phòng không vượt quá 20% tổng số dư nợ phải thu khó đòicủa doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và đảm bảo cho doanh nghiệp không lỗ. * Các khoản nợ khó đòi được xử lý xoá sổ khi có các bằng chứng sau: - Đối với con nợ là pháp nhân: phải có quyết định của toà án cho xử lý phá sản hay quyết định của cấp có thẩm quyền về giải thể doanh nghiệp hoặc các quyết định khác của cơ quan có thẩm quyền. - Đối với con nợ là thể nhân: con nợ đang tồn tịa nhưng có đủ chứng minh không có khả năng trả nợ hoặc có lênh truy nã hay xác nhận của cơ quan pháp luật là đã bỏ trốn, hoặc đang thi hành án hoặc đã chết không có khả năng trả nợ. + Các phương pháp tính dự phòng phải thu khó đòi: Theo phương pháp kinh nghiệm: Số dự phòng phải lập cho năm tới=tổng số doanh thu bán chịu x tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính. Theo thời gian quá hạn thực tế khoản nợ phải thu ở từng con nợ: Số dự phòng cần Số nợ phải thu Tỷ lệ ước tính phải lập cho niên độ = của khách hàng x không thu được tới của khách hàng đáng nghi ngờ i của khách hàng đáng nghi ngờ i đáng nghi ngờ i. + Tài khoản sử dụng 139 “dự phòng phải thu khó đòi”. Tài khoản này có nội dung như sau: Bên nợ: hoàn nhập số dự phòng phải thu không dùng đến. Bên có: trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Dư có: số dự phòng phải thu khó đòi hiện còn. + Phương pháp hạch toán: Cuối niên độ kế toán hoàn nhập toàn bộ số dự phòng phải thu khó đòi còn lại của năm cũ chưa dùng đến: Nợ TK 139 (chi tiết đối tượng) số hoàn nhập. Có TK 721: ghi tăng thu nhập bất thường. Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới. Nợ TK 642 (6426) Có TK 139 (chi tiết đối tượng): số trích lập. Trong niên độ kế toán tiếp theo, khi thu hồi hay quyết định xoá sổ khoản nợ phải thu khó đòi, bên cạnh bút toán phản ánh số tiền thu hồi được hay số tiền đã xoá sổ, kế toán ghi bút toán hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi đã lập của những đối tượng này (nếu có): Nợ TK 139 (chi tiết đối tượng): số hoàn nhập của khoản phải thu khó đòi đã lập của những đối tượng đã thu hồi được hay có quyết định xoá sổ. Có TK 721: ghi tăng thu nhập bất thường. Cuối niên độ kế toán, tiến hành hoàn nhập và trích lập dự phòng phải thu khó đòi như trên. * Công ty nên sử dụng chính sách chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại. Đây được coi là một chính sách “hậu mãi” sau bán hàng được sử dụng phổ biến. Chính sách nay không chỉ thúc đẩy khách hàng mua hàng với số lượng lớn mà nó còn giúp cho vòng luân chuyển vốn nhanh trách sự chiếm dụng vốn kinh doanh của doanh nghiệp. - Hoàn thiện chiết khấu thanh toán: Thực chất thì số tiền chiết khấu thanh toán và chi phí cho việc công ty sớm thu hồi được vốn của những khách hàng trả chậm chiếm dụng vốn. Biện pháp này nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán, thúc đẩy vòng quay của vốn, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì vậy, theo em công ty nên có chiết khâu thanh toán cho những khách hàng thanh toán sớm. Công ty có thể căn cứ vào thời gian thanh toán và hình thức thanh toán mà đưa ra một tỷ lệ chiết khấu phù hợp. Tỷ lệ này không nên quá thấp để thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm nhưng cũng không nên quá cao để đảm bảo mục tiêu lợi nhuận cho doanh nghiệp. Khi có chiết khấu thanh toán, trình tự hạch toán như sau. + Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK35: Tổng số chiết khấu cho khách hàng. Có TK 111,112: Trả tiền trực tiếp cho khách hàng. Có TK 131: Trừ vào số tiền phải thu của người mua. Có TK 3388: Số chiết khấu chấp nhận nhưng chưa thanh toán cho người mua. + Cuối kỳ, kế toán kết chuyển sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh. Có TK 635: chi phí hoạt động tài chính. 3.3.2.2.2. Hoàn thiện hạch toán chiết khấu thương mại. Thực chất thì chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp thưởng cho khách hàng do khách hàng đã mua hàng với số lượng lớn đây cũng là một trong những biện pháp kích thích tiêu thụ có hiệu quả cao, cho nên chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng nên xây dựng một chính sách chiết khấu thương mại hợp lý để kích thích tiêu dùng. Như : Điều kiện tín dụng ưu đãi “1/10, n/20” có nghĩa là trong 10 ngày đầu kể từ ngày chấp nhận nợ, nếu khách hàng thanh toán công nợ sẽ được hưởng chiết khấu 1%. Từ ngày thứ 11 đến ngày thứ 20, khách hàng phải thanh toán toàn bộ số công nợ là “n”. Nếu hết 20 ngày mà họ chưa thanh toán nợ thì họ phải chịu lãi tín dụng. Để hạch toán khoản chiết khấu thương mại, công ty cần thêm vào hệ thống tài khoản của mình tài khoản 521 “chiết khấu thương mại”. Nội dung của tài khoản này như sau: Bên nợ:số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng. Bên có: kêt chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần của kì hạch toán. - Phương pháp hạch toán: + Phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kì, kế toán viên: Nợ TK 521: số chiết khấu thương mại chấp nhận thanh toán cho khách hàng. Có TK 111, 112 nếu thanh toán cho khách hàng bằng tiền. Có TK 131: nếu trừ vào khoản phải thu của khách hàng. + Cuối kì, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp nhận cho người mua sang tài khoản doanh thu. Nợ TK 511 Có TK 521. - Lúc này, trong phần I báo cáo kết quả kinh doanh của công ty phải thêm mục chiết khấu thương mại trong phần các khoản giảm trừ doanh thu đúng như qui định hiện hành của bộ tài chính. * Công ty nên tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Như đã nêu trên, công ty hiện nay vẫn tiến hành kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp, việc hạch toán như vậy sẽ làm cho kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp là không chính xác. Vì vậy, theo em công ty nên tiến hành phân bổ các chi phí này cho số hàng tiêu thụ trong kỳ và số hàng tồn kho nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Khi phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp công ty có thể áp dụng công thức sau: Chi phí bán Chi phí Chi phí bán Chi phí bán phân Bổ cho bán hàng + hàng phát + hàng phân hàng bán = đầu kỳ sinh bổ cho tồn ra trong kỳ trong kỳ kho cuối kỳ Chi phí Chi Chi phí Chi phí QLDN phí QLDN QLDN phân bổ cho = QLDN + phát sinh + phân bổ hàng bán ra đầu trong cho hàng tồn trong kỳ kỳ kỳ kho cuối kỳ Chi phí Chi phí Chi phí bán Bán hàng bán hàng + hàng (QLDN) Trị (Chi phí (QLDN) phát sinh gía QLDN) đầu kỳ trong kỳ hàng phân bổ cho = x tồn hàng tồn Trị giá hàng Trị giá hàng kho kho cuối kỳ tiêu thụ tồn kho trong kỳ cuối kỳ - Phương pháp hạch toán như sau: Cuối kỳ, kế toán tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ. Định khoản như sau; Nợ TK 911 : Lượng chi phí bán hàng, chi phí QLDN phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Nợ TK 1422: Lượng chi phí bán hàng và chi phí QLDN phân bổ cho hàng tồn kho cuối kỳ. Có TK 641: Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Có TK 642: Chi phí QLDN phát sinh trong kỳ. Việc hạch toán như trên sẽ làm cho lợi nhuận thực tế của công ty tchính xác hơn, đảm bảo nguyên tắc phù hợp. * Công ty nên tiến hành tập hợp toàn bộ chi phí mua hàng, sau đó tiến hành phân bổ chi phí bán hàng cho lượng hàng thực tế trong kỳ. Làm như vậy sẽ làm giảm khối lượng công việc cho kế toán. Kế toán không phải đi dò tìm xem chi phí mua hàng cửa khối lượng hàng bán ra theo từng loại mặt hàng là bao nhiêu mà chỉ cần lấy số chi phí mua hàng của cả kỳ để tiến hành phân bổ. Chi phí mua hàng này sẽ được tính vào giá vốn của hàng bán ra trong kỳ. Công thức phân bổ như sau: Chi phí Chi phí mua Chi phí mua Tiêu Mua hàng hàng của hàng + hàng của hàng chuẩn Phân bổ hoá tồn kho đầu kỳ hoá PS trong kỳ phân bổ Cho hàng = x của hàng Hoá đã bán Tổng tiêu chuẩn phân bổ của hàng hoá đã xuất bán Ra trong kỳ tồn cuối kỳ và đã xuất bán trong kỳ trong kỳ - Phương pháp hạch toán : + Phản ánh số chi phí mua hàng trong kỳ đựơc tính vào gía vốn hàng bán ra trong kỳ Nợ TK 632: chi phí mua hàng phân bổ trong kỳ. Có TK 1562: lượng chi phí mua hàng trong kỳ tính vào giá vốn hàng bán. + Kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 911: Số chi phí mua hàng được phân bổ. Có TK 632: Số chi phí mua hàng được phân bổ. 3.3.2.2.4. Công ty nên mở thêm TK 151 “ hàng đang đi đường”. Việc giá trị hàng đang đi đường, công ty cần có một sổ kế toán chi tiết hàng đang đi đường để theo dõi giá trị của lượng hàng hoá này. Khi phản ánh đầy đủ, kịp thời vào TK 151, tránh tình trạng phản ánh sai lệch dẫn đến việc sai lệch của thông tin kế toán. Phương pháp hạch toán có thể khái quát qua sơ đồ sau: TK 111,112.331 TK151 TK156 (1) (3) TK133 (2) TK632 (4) Trong đó: : Hàng hoá đang đi đường. :Thuế GTGT của hàng hoá mua vào. : Nhập kho hàng đang đi đường. : Hàng đang đi đường không về nhập kho ma xuất thẳng bán. Ngoài ra, Công ty cần xây dựng một cách hợp lý hơn giá vốn hàng bán ra trong kỳ. Bởi căn cứ vào số liệu ta thấy giá vốn hàng bán ra trong kỳ nhỏ hơn giá bán. Đây là một điều bất hợp lý của công ty.Cùng với đó công ty cần chú ý các khoản chi phí thu mua phát sinh trong kỳ để thu thập đầy đủ các hoá đơn chứng từ đựơc xác nhận, giúp cho việc phản ánh vào sổ sách có đầy đủ căn cứ pháp lý. Hơn nữa, cuối tháng công việc nhiều khiến cường độ làm việc của nhân viên lên rất cao, điều này làm cho nhân viên bị căng thẳngvà hiệu quả công việc cũng theo đó mà giảm sút. Vì vậy, theo em công ty nên bổ sung thêm một số nhân viên kế toán để giảm bớt cường độ làm việc, tránh tình trạng mỗi nhân viên kế toán tham gia phụ trách vào nhiều phần hành kế toán, nhằm nâng cao chất lượng công tác kế toán của công ty như : Bổ xung kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán. Mặc khác, nền kinh tế đất nước đang chuyển sang nền kinh tế thị trường với những thuộc tính vốn có cửa nó. Trong bối cảnh như vậy, kế toán quản trị được hình thành, phát triển một cách tất yếu và ngày càng khẳng định được những ưu điểm của nó trong những năm qua. Chức năng của kế toán quản trị là cung cấp và tryuền đạt thông tin kinh tế về một tổ chức cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Khác với kế toán tài chính, kế toán quản trị cung cấp thông tin về kinh tế tài chính một cách cụ thể, chi tiết và nó sử dụng một số nội dung của khoa học khác như khoa học thống kê, kinh tế ngành quản trị kinh doanh nên nó được coi như một hệ thống trợ giúp các nhà quản trị ra những quyết định tối ưu. Kế toán quản trị thu thập, xử lý và thiết kế thông tin kế toán để lập báo cáo phù hợp với nhu cầu cụ thể của các nhà quản trị, các cấp quản lỷtong doanh nghiệp. Khi sử dụng những thông tin chi tiết đã tóm lược theo yêu cầu sử dụng, nhà quản trị sẽ thấy được ở đâu đó có những vấn đề cần giải quyết nhanh chóng, cần cải tiến kịp thời để có hiệu quả. Vì vậy mà việc áp dụng kế toán quản trị tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng là một việc nên làm. lời kết Trong nền kinh tế thị trường nói chung như hiện nay vấn đề tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa quyết định tới sự tồn tại hay diệt vong của doanh nghiệp . Lợi nhuận là mục tiêu còn tiêu thụ sản phẩm hàng hoá là phương thức thức trực tiếp để đạt tới mục tiêu . Thực hiện công tác kế toán có vai trò quan trọng trong việc điều hành , quản lý của công ty nói chung và hoạt động tiêu thụ nói riêng . Hơn nữa cùng với xu hướng phát triển chung của toàn xã hội , khoa học kỹ thuật ngày càng hiện đại , công ty TNHH Quang Dũng ngày càng phải đổi mới tăng nhanh tốc độ phát triển để có thẻ hoà nhập vào nền kinh tế nói chung . Qua thời gian ban đầu tìm hiểu về công ty , được sự giúp đỡ nhiệt tình của chị trưởng chi nhánh và các anh chị trong phòng kế toán , cùng với sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của thầy giáo thạc sĩ Đặng Ngọc Hùng em đã hoàn thành được bài đề cương chi tiết . Với thời gian có hạn bài viết của em còn có những hạn chế nhất định , em kính mong được sự góp ý từ phía các thầy cô giáo . Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của chị trưởng chi nhánh và các anh chị trong phòng kế toán , cùng với sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của thầy giáo thạc sĩ Đặng Ngọc Hùng em đã hoàn thành được bài đề cương chi tiết . Hà Nội , tháng 07 năm 2005 Sinh viên Vũ Thị Vân Anh Table of Contents