Chuyên đề Hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu tại công ty đầu tư và phát triển công nghệ VTC Intecom

iá dự thầu sau sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch của cả 2 nhà thầu có thứ hạng cao nhất trong cuộc đấu thầu đều vượt quá mức giá gói thầu mà Tổng công ty đã phê duyệt. Chính vì vậy, tổ chuyên gia đấu thầu và công ty đã có tờ trình 210/TT-ITC với nội dung : Báo cáo kết quả đấu thầu gói “Cung cấp và lắp đặt máy phát điện 500 kVA” và xin ý kiến chỉ đạo của Tổng công ty. Ngày 5/9/2007, Tổng công ty đã ra thông báo 750/TB-VTC: ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo tổng công ty về chào hàng cạnh tranh gói thầu “Cung cấp và lắp ” của công ty Intecom . Trong thông báo, Tổng công ty đã nêu rõ: Công ty Intecom tiến hành mời các nhà thầu đáp ứng các yêu cầu vê mặt kỹ thhuật chào lại giá dự thầu của gói thầu để có thể có được giá dự thầu nhỏ hơn hoặc bằng với giá gói thầu đã được phê duyệt Nếu việc chào lại giá không đạt yêu cầu, kết quả chào hàng cạnh tranh sẽ áp dụng hình thức hủy kết quả chào hàng cạnh tranh và tiến hành tổ chức lại chào hàng cạnh tranh cho gói thầu Với ý kiến chỉ đạo từ phía Tổng công ty, Ngày 6/9/2007, Công ty VTC Intecom soạn thào 2 công văn 2035/CV-ITC gửi tới Công ty TNHH Kỹ thuật & Thương mại Ban Mai và công văn 2036/CV-ITC gửi tới Công ty TNHH Công nghệ Thương mại Minh Anh, kiến nghị các nhà thầu chào lại giá dự thầu mới cho gói thầu. Ngày 9/9/2007, công ty đã nhận được bản chào giá lại từ cả 2 công ty: Công ty TNHH Kỹ thuật & Thương mại Ban Mai 1.563.599.900 vnđ ( Một tỷ năm trăm sáu mươi ba triệu năm trăm chín mươi chín nghàn chín trăm đồng) Công ty TNHH Công nghệ Thương Mại Minh Anh 1.524.000.000 vnđ ( Một tỷ năm trăm hai mươi tư triệu đồng) Dựa vào bản chào giá lại của cả 2 công ty cũng như kết quả chấm thầu trước đây. Ngày 30/9/2007, Công ty VTC Intecom đã có tờ trình số 211/TT-ITC xin phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh gói thầu “Cung cấp và lắp đặt máy phát điện công suất 500 kVA” lên Tổng công ty VTC với nội dung chính: Tên nhà thầu đề nghị lựa chọn CHCT: Công ty TNHH Công nghệ Minh Anh. Giá đề nghị trúng thầu ( bao gồm thuế VAT, chi phí vận chuyển, thi công lắp đặt hoàn thiện) : 1.524.000.000 vnđ Hình thức hợp đồng trọn gói Thời gian thực hiện hợp đồng: 30 ngày Ngày 2/10/2007, Tổng công ty VTC đã có Quyết định số 713/QĐ-VTC : Phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh gói thầu “Cung cấp và lắp đặt mày phát điện 500 kVA” của công ty VTC Intercom Nhận xét Có thể thấy rõ việc giá dự thầu của cả 2 nhà thầu cuối cùng sau khi đã hiệu chỉnh sửa lỗi và sai lệch vượt quá giá dự thầu đã được phê duyệt đã phát sinh thêm nhiều chi phí cũng như hoạt động khác trong việc tổ chức đấu thầu. Theo đúng ý kiến chỉ đạo của Tổng công ty, công ty đã phải tiến hành kiến nghị 2 nhà thầu chào lại giá của gói thầu. Quá trình này đã làm kéo dài thời gian tổ chức đầu thầu so với thời gian dự kiến, chi phí tổ chức cũng vì thế cũng bị nâng lên, trong khi đó, kế hoạch triển khai và đưa vào thực hiện các loại hàng hóa cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh đã bị ảnh hưởng nghiêm trọng. Những ảnh hưởng này đã tác động trực tiếp tới chất lượng của gói thầu. Nguyên nhân của phát sinh này là do kinh nghiệm của những cán bộ tổ chức đấu thầu trong việc dự kiến và xử lí những tình huống phát sinh trong việc tổ chức đấu thầu. Ngoài ra một trong những nguyên nhân chính là do việc xây dựng giá dự toán của gói thầu đã không lường trước được những biến động thị trường, không tính đến chi phí dự phòng của gói thầu. 3.2.5. Công bố kết quả đấu thầu Ngày 3/10/2007, Công ty VTC Intecom soạn thảo Tờ trình 18/TT-ITC, thông báo kết quả đấu thầu của gói thầu lên báo Đấu Thầu trực thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Bên cạnh đó, cty cũng ra thông báo trúng thầu tới Công ty TNHH Công nghệ Minh Anh, đề nghị công ty chuẩn bị các công tác nhằm sẵn sàng thương thảo các điều khoản của hợp đồng. Đối với các nhà thầu không trúng thầu, công ty cũng gửi tới các nhà thầu lời cảm ơn vì sự hợp tác trong quá trình đấu thầu và hi vọng các nhà thầu sẽ tiếp tục tham gia vào các gói thầu có nội dung tương tự trong tương lai của cty VTC Intecom 3.2.6. Thương thảo và kí kết hợp đồng Sau khi đã có công văn thông báo kết quả trúng thầu tới nhà thầu, ngày 6/10/2007, đại diện của công ty và đại diện nhà thầu đã ngồi lại, đàm phán các điều khỏan chi tiết của hợp đồng. Hợp đồng của 2 bên được xây dựng theo nguyên tắc căn cứ vào tiêu chuẩn hợp đồng đã được công ty nêu trong HSYCCHCT. Ngày 8/10/2007, tại phòng khách của Công ty VTC Intecom, lễ kí kết chính thức hợp đồng kinh tế giữa 2 công ty đã diễn ra. 3.3. Nhận xét về quá trình tổ chức đấu thầu cùa gói thầu Qua việc xem xét quá trình tổ chức đấu thầu của một gói thầu cụ thể, chúng ta có thể thấy rõ được những kết quả cũng như những hạn chế của công ty trong quá trình tổ chức đấu thầu Kết quả thu được Công ty đã tổ chức được một cuộc đấu thầu khá thành công, mặc dù phải phải đề nghị các nhà thầu chào lại giá dự thầu nhằm đảm bảo mức giá trúng thầu không cao hơn mức giá dự toán của gói thầu. Quy trình tổ chức và thực hiện của công ty đảm bảo đầy đủ các yêu cầu, quy định của nhà nước về quy chế tổ chức đấu thầu. Cuộc đấu thầu đã diễn ra công khai, minh bạch và bình đẳng giữa các nhà thầu, không có hiện tượng “quân xanh, quân đỏ” trong cuộc đấu thầu. Nhà thầu được lựa chọn trúng thầu là nhà thầu có đầy đủ năng lực kinh nghiệm và khả năng đáp ứng được yêu cầu đặt ra của gói thầu Giá trúng thầu sau khi đã chào lại giá từ phía các nhà thầu thấp hơn giá trị dự toán ban đầu của công ty. Điều này đã giúp cho công ty có thể tiết kiệm được một nguồn vốn kinh doanh không nhỏ, đây là một trong những kết quả thu được thể hiện rõ nhất trong cuộc đấu thầu Công ty đã được tiếp cận và đánh giá với những nhà thầu cung cấp hàng hóa chất lượng cao, đáp ứng được các tiêu chuẩn kĩ thuât. Qua đó, công ty có thể lựa chọn, mua sắm những hàng hoá cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh với mức giá hợp lí nhất. Những tồn tại Thời gian tiến hành công tác đấu thầu đã diễn ra không đúng như kế hoạch đã đặt ra ban đầu trong kế hoạch đấu thầu đã được Tổng công ty thông qua. Kế hoạch đấu thầu thực tế kéo dài tới hơn 3 tháng trong khi kế hoạch thực hiện là 2 tháng.Để giải thích cho việc phải kéo dài thời gian đấu thầu có thể kể tới những nguyên nhân chính sau: Thời gian thành lập tổ chuyên gia đấu thầu quá chậm so với kế hoạch, thời gian mở thầu của gói thầu là ngày 25/7 nhưng phải tới ngày 18/8, ban giám đốc công ty mới có quyết định thành lập tổ chuyên gia đấu thầu. Thời gian hoạt động của tổ chuyên gia cũng chỉ kéo dài tới ngày 21/8. Sau khi có kết quả chấm thầu lần 1 của tổ chuyên gia đấu thầu giá dự thầu của cả 2 nhà thầu có vị trí cao nhất đều đã vượt quá so với giá trị dự toán của gói thầu. Chính vì vậy, theo ý kiến chỉ đạo của Tổng công ty, Công ty đã phải đề nghị 2 nhà thầu này chào lại giá dự thầu nhằm đảm bảo yêu cầu về giá dự toán của gói thầu. Thời gian chào lại giá này đã làm cho thời gian tổ chức hoạt động đấu thầu kéo dài. Có thể thấy việc đề nghị chào lại giá dự thầu của các nhà thầu đã làm ảnh hưởng trực tiếp tới kế hoạch đấu thầu cũng như là kế hoạch triển khai gói thầu cũng như dự án. Ảnh hưởng này tác động không tốt tới kế hoạch kinh doanh của công ty. Đẻ giải thích cho việc này ta có thể thấy, công tác khảo sát tình hình thị trường, đánh giá những biến động của thị trường, rủi ro kinh doanh cũng như việc tính toán chi phí dự phòng đã không được đề cập tới. Chính vì vậy, giá trị dự toán của gói thầu thấp hơn nhiều so với giá trị dự thầu của các nhà thầu. 4. Tổng kết kết quả thực hiện đấu thầu tại công ty trong 2 năm qua4.1 Những kết quả đạt được Mặc dù là một trong những công ty thành lập và đi vào hoạt động muộn nhất trong số những công ty con trực thuộc Tổng công ty truyền thông đa phương tiện VTC, tuy nhiên với sự nỗ lực của đội ngũ ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên, công ty đã có những bước tiến vững chắc và khẳng định được mình trong thời kì hội nhập kinh tế hiện nay. Để có được những bước phát triển nhanh chóng như vậy không thể không đề cập đến hiệu quả mà công tác đấu thầu đã mang lại trong các hoạt động đầu tư của công ty. Tuy thời gian tổ chức thực hiện công tác đấu thầu mới chỉ được tiến hành trong hơn 2 năm qua, phải đối mặt với nhiều thách thức, khó khăn và bỡ ngỡ trước một quá trình tổ chức đòi hỏi tính khoa học, chính xác và khách quan cao. Nhưng với sự nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ nhân viên công ty, đặc biệt là những thành viên của phòng Kế hoạch& Đầu tư, những thành viên chủ chốt trong tổ chuyên gia của các gói thầu cũng như sự chỉ đạo kịp thời của Tổng công ty, ban lãnh đạo công ty, hoạt động đấu thầu tại công ty đã dần được hoàn thiện và bước đầu đã tạo ra những hiệu quả nhất định. Nhiều dự án, gói thầu đã được triển khai một cách nhanh chóng và hiệu quả mang lại nhiều lợi ích về mặt giá trị cho công ty như nâng cao chất lượng của hàng hóa mua sắm, tiết kiệm vốn đầu tư, rút ngắn thời gian lắp đặt và đưa vào sử dụng các loại hàng hóa trang thiết bị mới….Tất cả các hiệu quả do hoạt động đấu thầu mang lại cho công ty được thể hiện rõ qua các mặt sau: Tiết kiệm vốn đầu tư. Qua phần phân tích thực trạng công tác tổ chức đấu thầu của công ty ta có thể thấy rằng vốn đâu tư đã được tiết kiệm như thế nào đối với công ty nói riêng và cho Nhà nước nói chung. Đa số các gói thầu sau khi tổ chức đấu thầu thì vốn thực hiện thường giảm đi rất nhiếu so với tổng vốn đầu tư dự toán ban đầu. Và hơn thế nữa là chất lượng của các dự án không ngừng được nâng cao, được thể hiện qua các sản phẩm, hàng hóa mà nhà thầu cung cấp Nâng cao chất lượng và tiến độ thực hiện dự án. Như đã biết trong nền kinh tế thị trường thì cạnh tranh là điều kiện không thể tránh khỏi. Trong đấu thầu thì sự cạnh tranh giữa các nhà thầu là hết sức quyết liệt và để giành được thắng lợi trong cuộc cạnh tranh thì các nhà thầu phải thể hiện những mặt nổi trội nhất của mình so với các nhà thầu khác thông qua khả năng, kinh nghiệm cũng như những tính năng vượt trội của hàng hóa mà nhà thầu chào hàng với công ty. Vì vậy thông qua hình thức đấu thầu, công ty có thể lựa chọn được những loại hàng hóa đảm bảo được những tính năng kĩ thuật thích hợp cũng như những nhà thầu thực sự có khả năng trong lĩnh vực của gói thầu Mặt khác, khi nhà thầu đã dành được hợp đồng thì họ sẽ phải thực hiện dự án theo đúng yêu cầu về chất lượng và tiến độ nếu không sẽ ảnh hưởng đến uy tín của nhà thầu đó mà trong sự cạnh tranh quyết liệt như hiện nay việc mất uy tín trên thị trường đồng nghĩa với sự phá sản doanh nghiệp. Hơn nữa do sự ràng buộc trong hợp đồng khiến cho nhà thầu phải luôn bám sát theo hợp đồng. Từ đó chất lượng cũng như tiến độ của gói thầu luôn được theo dõi và giám sát chặt chẽ đảm bảo được những yêu cầu mà công ty đã đặt ra trong HSMT và trong Hợp đồng kinh tế đã kí kết giữa 2 bên. Đấu thầu đã đem lại tính minh bạch cho các dự án đầu tư Thông qua đấu thầu thì các gói thầu được tiến hành, tổ chức, lựa chọn nhà thầu một cách công khai, đảm bảo dựa theo đúng những yêu cầu bắt buộc khắt khe nhất đã được quy định qua đó tránh hiện tượng lạm dụng vốn của công ty để nhằm vào các mục đích tiêng của những cán bộ trực tiếp quản lí nguồn vốn. Tính minh bạch của hoạt động tổ chức đấu thầu càng cao sẽ càng nâng cao uy tín trên thị trường cho công ty và thu hút được một lượng lớn các nhà thầu có khả năng tham gia dự thầu. Nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ tham gia thực hiện công tác đấu thầu. Đấu thầu đã giúp cho đội ngũ cán bộ trong công ty liên quan đến công tác đấu thầu ngày càng trưởng thành, có trình độ chuyên môn vững vàng và từng bước đáp ứng được yêu cầu của công việc. Qua từng gói thầu thì các cán bộ này cũng rút ra được những bài học kinh nghiệm bổ ích cho việc tổ chức các gói thầu sau nhằm đem lại lợi ích cho công ty. Đấu thầu góp phần tạo môi trường cạnh tranh bình đẳng giữa các nhà thầu. Nhờ đấu thầu, các nhà thầu đã có một "sân chơi" tự do để cạnh tranh với nhau. Nhà thầu nào không vươn lên đổi mới hoàn thiện mình thì sẽ bị đào thải ngay lập tức. Đó chính là sự tất yếu của quy luật cạnh tranh. Và như vậy, công tác đấu thầu của công ty đã góp phần không nhỏ trong việc tạo điều kiện cho quy luật này phát huy tác dụng. 4.2 Những tồn tại Bên cạnh những kết quả mà công tác tổ chức đấu thầu mang lại thì vẫn còn tồn tại nhiều yếu tố làm suy giảm tính hiệu quả vốn có của nó. Có nhiều những hạn chế hiện đang cần phải giải quyết thì mới thực sự đưa đấu thầu đứng ngang tầm quan trọng như mong đợi. Việc đánh giá những tồn tại như thế này có thể giúp cho công ty và những người trực tiếp tham gia vào quá trình đấu thầu có thể đưa ra những giải pháp hữu hiệu để khắc phục và hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu. Về tiến độ công tác tổ chức đấu thầu: Đôi khi tiến độ này bị chậm lại (có khi bị kéo dài hơn so với kế hoạch đấu thầu tới 10% tổng thời gian) do chậm trễ trong một số khâu: Chậm trễ trong quá trình lập hồ sơ mời thầu. Điều này bắt nguồn từ cả những nguyên nhân chủ quan cũng như nguyên nhân khách quan. Nguyên nhân khách quan: có thể do bên tư vấn không giao kịp bản khảo sát và đánh giá nhu cầu lắp đặt, mua mới các loại trang thiết bị cũng như tính toán tổng dự toán của gói thầu theo đúng kế hoạch hoặc do số lượng mặt hàng, chủng loại hàng hóa và dự toán do bên tư vấn cung cấp đôi khi chưa chính xác, do đó phải tốn thời gian để hỏi đáp và hiệu chỉnh những sai lệch. Nguyên nhân chủ quan: có thể là do những sai sót, nhầm lẫn, bất cẩn của người được phân công nhiệm vụ lập hồ sơ mời thầu, có thể là do yêu cầu gấp rút trong thời gian đôi khi rất ngắn giữa khoảng thời gian phát hành hồ sơ mời thầu đã định trước với thời gian nhận được quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu của Tổng công ty nên công tác hiệu chỉnh lại hồ sơ mời thầu theo bản duyệt trong thời gian ngắn không đảm bảo được tính chính xác. Trình tự trình duyệt gói thầu, tổng dự toán, kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu, báo cáo kết quả đấu thầu phải qua nhiều bước, nhiều thủ tục kéo dài. Nguyên nhân khách quan: là do hệ thống văn bản pháp quy trong đấu thầu vẫn chưa được hoàn thiện, vẫn còn nhiều bất cập cần phải sửa đổi bổ sung cho hoàn chỉnh. Và có thể là do các cấp, người có thẩm quyền liên quan gây khó khăn nên có xảy ra hiện tượng "quân xanh , quân đỏ". Nguyên nhân chủ quan: do các cán bộ phụ trách vấn đề trình duyệt không thường xuyên theo dõi sát sao quá trình phê duyệt với cấp trên để giải trình kịp thời những vấn đề phát sinh. Ngoài ra chất lượng hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá cũng là những nguyên nhân cơ bản đã làm cho quy trình đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài (hồ sơ mời thầu lập quá chung chung, mập mờ gây khó hiểu cho nhà thầu cũng như cho việc đánh giá. Khối lượng đưa ra trong hồ sơ mời thầu sai lệch so với thiết kế, tiêu chuẩn đánh giá không đủ rõ, không phù hợp với hồ sơ mời thầu). Trong qúa trình tổ chức đấu thầu nhiều khi không thành công do không lựa chọn được nhà thầu nào phù hợp đáp ứng một cách tốt nhất các yêu cầu của chủ đầu tư. Do vậy Bên mời thầu phải báo cáo lên người, cấp có thẩm quyền xin tổ chức đấu thầu lại. Trong qúa trình xét thầu: đôi khi do hồ sơ dự thầu của một số nhà thầu có một số điểm chưa hoàn thiện, gây khúc mắc cho tổ chuyên gia trong quá trình đánh giá nên Bên mời thầu lại tốn thời gian làm thông báo yêu cầu những nhà thầu đó làm rõ. Thời gian chờ các nhà thầu trả lời làm cho thời gian xét thầu bị kéo dài có khi tới1đến 2 tuần lễ Bên cạnh đó, một trong những bất cập chỉ xảy ra trong một vài gói thầu nhưng lại có ảnh hưởng nghiêm trọng tới quá trình tổ chức đầu thầu tại công ty, đó là giá trúng thầu vượt quá giá dự toán gói thầu đã được Tổng công ty phê duyệt. Giá trị dự toán gói thầu là giá trị của gói thầu được bên tư vấn và những cán bộ phụ trách đấu thầu dựa trên giá cả thị trường tại thời đỉểm lập và những hiểu biết của mình về lĩnh vực của gói thầu xây dựng lên. Giá trị dự toán này sẽ phải được trình lên Tổng công ty chờ được phê duyệt trước khi đưa vào kế hoạch đấu thầu. Đây là cơ sở để xác định nhà thầu trúng thầu sau này, giá thầu của gói thầu là giá đánh giá thấp nhất của nhà thầu được các chuyên gia thuộc tổ chuyên gia đánh giá trong quá trình chấm thầu. Giá gói thầu bắt buộc không được vượt quá giá dự toán đã được duyệt, khi đó công ty sẽ phải làm tờ trình lên xin ý kiến chỉ đạo tổ chức lại đấu thầu gói thầu. Quá trình đấu thầu lại sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp tới kế hoạch dự án đã được xây dựng, làm gia tăng chi phí phục vụ cho quá trình đầu thấu. Chính vì vậy việc xây dựng được một giá trị dự toán gói thầu sát với giá cả thị trường là một trong những yêu cầu cần thiết phải được tiến hành trong công tác đấu thầu tại công ty. CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐẤU THẦU Ở CTY VTC INTECOM I. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới Tuy mới chỉ được thành lập và đi vào hoạt động trong hơn 2 năm qua, nhưng công ty VTC Intecom đã đạt được những thành công nhất định. Công ty là một trong những công ty đi đấu trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ số tại Việt Nam, chiếm lĩnh được một lượng lớn thị phần của lĩnh vực này, tốc độ phát triển hàng năm đạt hơn 200%. Chính vì sự lớn mạnh không ngừng của công ty và yêu cầu của tổng công ty trong việc phát triển, công ty đã sớm xây dựng cho mình một định hướng phát triển vững chắc và bền vững. Việc xây dựng được một định hướng phát triển đúng đắn sẽ giúp cho công ty vạch ra được những công việc, những yêu cầu khách quan cần được thực hiện. Qua đó công ty sẽ có được những bước phát triển vững chắc là một trong những công ty con có tốc độ phát triển nhanh trong tổng công ty VTC. Phát triển thị phần, hoàn thiện và nâng cao chất lượng phục vụ dịch vụ số, đưa vào thị trường nhiều dịch vụ mới Tuy tốc độ phát triển của công ty hàng năm lên tới hơn 200%, là một trong những công ty đứng đầu về thị phần, nhưng với tốc độ phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ cũng như tốc độ phát triển chung của toàn bộ Tổng công ty. Công ty đã có định hướng đầu tư phát triển thêm nhiều loại hình dịch vụ số có trình độ khoa học cao, tiên tiến, nâng cao chất lượng phục vụ, đáp ứng tốt nhất những yêu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó công ty cũng luôn là những người đi tiên phong trong việc phát triển khoa học công nghê, đi đầu trong lĩnh vực dịch vụ số Mở rộng lĩnh vực hoạt động kinh doanh trong nhiều nghành, lĩnh vực mới Định hướng phát triển của công ty không chỉ tập trung phát triển những nghành nghề kinh doanh đã là thế mạnh của mình mà tiếp tục phát huy, mở rộng và nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh trong nhiều lĩnh vực nghành nghề mới như : truyền thông, xây dựng cơ bản…. Chính từ những định hướng phát triển này đã đặt ra một nhu cầu cấp thiết trong việc đầu tư phát triển, cải tạo và nâng cấp thiết bị công nghệ, nền tảng kĩ thuật nhằm đáp ứng một cách tốt nhất các yêu cầu đặt ra. Xuất phát từ đó nhu cầu về việc mua sắm hàng hóa trang thiết bị mới là một một nhu cầu cấp thiết đặt ra đối với công ty trong quá trình phát triển. Để đảm bảo việc sử dụng nguồn vốn nhà nước, nguồn vốn tín dụng một cách hiệu quả, đảm bảo chất lượng của các loại hàng hóa trong các gói thầu, việc tiến hành tổ chức đấu thầu trong quá trình mua sắm là hình thức có thể đảm bảo được các yếu tố khách quan cũng như chủ quan của công ty. II. Một số giải pháp cụ thể hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu tại công ty 1. Có thể lựa chọn thêm những hình thức đấu thầu mới Trong thời gian tổ chức hoạt động đấu thầu trong thời gian qua, công ty đã lựa chọn 3 hình thức đấu thầu chính bao gồm: đấu thầu rộng rãi, chào hàng cạnh tranh và chỉ định thầu, mỗi hình thức đều có những ưu điểm cũng như hạn chế riêng có của mình. Với đặc điểm của một công ty kinh doanh về lĩnh vực hoạt động số, yêu cầu kỹ thuật cao, nhu cầu mua sắm các trang thiết bị hiện đại khá đa dạng. Chính vì vậy theo ý kiến của cá nhân em, công ty nên tiếp tục triển khai hình thức đấu thầu rộng rãi và chào hàng cạnh tranh trong các gói thầu của mình. Hai hình thức đấu thầu này có nhiều ưu điểm trong việc triển khai và thực hiện các gói thầu: Ngăn ngừa hiện tượng lợi dụng chức vụ, quyền hạn đã được giao để tham gia sâu vào quá trình đấu thầu, có tác động ảnh hưởng sai lệch tới kết quả đấu thầu cuối cùng Giảm bớt các hiện tượng tiêu cực còn tồn tại trong các hoạt động đấu thầu như hiện tượng “quân xanh, quân đỏ” giữa các nhà thầu Tạo ra được sự bình đẳng giữa các nhà thầu, bảo đảm quyền lợi của các nhà thầu trong các gói thầu là như nhau. Ngoài ra nó cũng tạo ra được sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhà thầu, giúp cho chất lượng đấu thầu được nâng cao Đối với hình thức chỉ định thầu, công ty chỉ nên áp dụng trong những gói thầu mang tính bất khả kháng và khi thực hiện cần phải tuân thủ một cách nghiêm chỉnh các quy định, quy trình đã được đề ra trong luật đấu thầu. Việc tiến hành chỉ định thầu cần được sự xem xét, góp ý và phê duyệt từ phía Tổng công ty, tránh những trường hợp chỉ định nhà thầu sai với các nguyên tắc đã được quy định. Những nhà thầu được lựa chọn thông qua hình thức chỉ định thầu cần phải là những nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm đáp ứng được các yêu cầu đặt ra. Trong việc chỉ định thầu, công ty nên lựa chọn một trong những nhà thầu đã trực tiếp tham gia vào các gói thầu của công ty, đã được đánh giá về năng lực thực tế cũng như kinh nghiệm trong hoạt động. Bên cạnh đó, cùng với sự phát triển nhanh chóng và không ngừng của khoa học kĩ thuật, hoạt động đấu thầu hiện nay không chỉ bó hẹp trong những hình thức đã được tổ chức tử trước tới nay mà hiện nay đã có thêm một hình thức đấu thầu mới với những tính năng và ưu điểm vượt trội là đấu thầu qua mạng. Đây là một loại hình đấu thầu còn khá mới mẻ và lạ lẫm đối với những người tổ chức đấu thầu tại công ty. Chính vì vậy việc đòi hỏi những kinh nghiệm của các cán bộ chuyên gia của công ty trong việc tổ chức đấu thầu đối với hình thức đấu thầu mới này không thể diễn ra trong một thời gian ngắn được. Tuy nhiên đây là một hình thức đấu thầu có nhiều ưu điểm mà các hình thức đấu thầu khác không có được: Việc tổ chức đấu thầu theo hình thức này sẽ giúp công ty giảm được một chi phí đáng kể trong quá trình tổ chức đấu thầu. Theo tính toán của các chuyên gia, triển khai đấu thầu qua mạng có thể giúp tiết kiệm cho nguồn vốn phục vụ cho công tác tổ chức đấu thầu từ 2-3%. Thông qua tổ chức đầu thầu qua mạng, công ty không chỉ được tiếp xúc với những nhà thầu trong nước mà còn có khả năng tiếp cận với sự tham gia của các nhà thầu có năng lực và kinh nghiệm nước ngoài. Với sự tham gia của các nhà thầu nước ngoài sẽ góp phần làm tăng chất lượng của gói thầu, giúp cho công ty có thể có điều kiện tiếp xúc với những loại hàng hóa, những kĩ thuật tiên tiến trên thế giới Nâng cao tính minh bạch, công khai, khắc phục được những tồn tại, móc ngoặc giữa các nhà thầu trong quá trình tổ chức đấu thầu 2. Lập kế hoạch đấu thầu một cách chi tiết và hợp lí Đây là bước đầu tiên và có ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình đấu thầu của công ty sau này. Kế hoạch đấu thầu càng chi tiết và hợp lí sẽ giúp cho tổ chuyên gia đấu thầu và những cán bộ tham gia vào công tác đấu thầu có thể hoàn thiện các công việc một cách nhanh chóng và hợp lí, đảm bảo các nguyên tắc yêu cầu về thời gian cũng như chất lượng công việc. Để có thể xây dựng được một kế hoạch đấu thầu chi tiết và hợp lí, các cán bộ phóng Kế hoạch và kinh doanh, những người trực tiếp tham gia quá trình xây dựng và lập kế hoạch đấu thầu, cần phải nắm rõ các bước sau: Trong quá trình khảo sát, đánh giá tình hình, tình trạng hoạt động của các trang thiết bị máy móc tại công ty, cần phải xác định rõ những hạng mục thiết bị cần được bổ sung, mua mới và nâng cấp. Xuất phát từ nhu cầu thực tế, công ty mới xác định rõ được những hạng mục hàng hóa cần thiết cho hoạt động của công ty, từ đó xây dựng được mục tiêu hàng hóa cần được mua sắm. Bước khảo sát đánh giá này cần phải được tiến hành chính xác nhằm hạn chế những thiết sót tránh tình trạng đánh giá thiết sót cũng như vượt quá nhu cầu thực tế của công ty, hàng hóa mua sắm không phù hợp với hệ thống trang thiết bị đang được vận hành, lãng phí nguồn vốn kinh doanh. Phân chia dự án thành các gói thầu nhỏ một cách đồng bộ và hợp lí dựa trên đặc điểm cũng như quy mô nhu cầu mua sắm. Việc phân chia này phải đảm bảo nguyên tắc quá trình thực hiện, triển khai của gói thầu này không phụ thuộc vào quá trình thực hiện, triển khai của gói thầu khác. Để thực hiện được việc này, cần đòi hỏi những cán bộ chuyên trách có am hiểu về lĩnh vực mua sắm của gói thầu cũng như nắm vững các quy định, quy trình thực hiện của gói thầu. Trong quá trình khảo sát và đánh giá các hạng mục hàng hóa, công ty cần phải nghiên cứu kĩ biến động thị trường, dựa vào cơ sở giá của những gói thầu có nội dung tương tự đã được thực hiện trong thời gian trước đây. Bên cạnh đó, công ty cũng phải tính đến các chi phí dự phòng phát sinh của gói thầu, nhằm xây dựng được một giá trị dự toán của gói thầu hợp lí nhất là cơ sở để xác định giá trúng thầu sau này. Xây dựng một giá trị dự toán của gói thầu không hợp lí sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả đấu thầu sau này, làm phát sinh thêm đấu thầu lại, ảnh hưởng trực tiếp tới kế hoạch đấu thầu và triển khai thực hiện cũng như là làm gia tăng thêm chi phí phục vụ cho cuộc đấu thầu. 3. Chuẩn bị tốt hồ sơ mời thầu Hồ sơ mời thầu là cơ sở, là căn cứ để các nhà thầu chuẩn bị và xác định các công việc phải làm nếu được chọn, đó là tất cả mọi yêu cầu của Công ty đặt ra với các nhà thầu khi tham gia vào gói thầu. Chính vì thế khi chuẩn bị tốt hồ sơ mời thầu sẽ giúp cho các nhà thầu khái quát được các công việc, hình dung được tiến độ thực hiện cũng như tính chất và quy mô yêu cầu của gói thầu. Hồ sơ mời thầu được chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện cho hồ sơ dự thầu được soạn thảo tốt, giúp cho các gói thầu được thực hiện thuận lợi với các giải pháp tối ưu nhất. Tránh tình trạng HSMT xây dựng một cách chung chung, không chi tiết, gây ra nhiều khó khăn với các nhà thầu, dẫn tới số lượng nhà thầu thầu tham gia ít, chất lượng các HSDT thấp, gây ra nhiều khó khăn cho tổ chuyên gia trong quá trình chấm thầu, đánh giá các HSDT. Như thế việc chuẩn bị hồ sơ mời thầu cũng là một trong những tiền đề quyết định sự thành công góp phần hoàn thiện công tác đấu thầu. Do vậy lập hồ sơ mời thầu đòi hỏi tính khoa học cao, mọi thông tin phải chính xác giúp nhà thầu dễ đọc và dễ hiểu yêu cầu của bên mời thầu, tránh hiện tượng lặp đi lặp lại một thông tin nào ở các phần khác nhau. Hai bộ phận trong hồ sơ mời thầu là Chỉ dẫn cho các nhà thầu và Bản tiên lượng càng được soạn thảo kỹ lưỡng, đầy đủ và chính xác bao nhiêu thì thông tin cho các nhà thầu càng rõ ràng, đầy đủ bấy nhiêu. Vì thế hai bộ phận này đòi hỏi phải được tiến hành soạn thảo bởi các chuyên gia, cán bộ có kinh nghiệm, am hiểu về dự án, am hiểu về các quy phạm pháp luật đấu thầu. Bên cạnh đó, 1 phần khá quan trọng của HSMT chính là tiêu chuẩn đánh giá HSDT. Đây chính là căn cứ, cơ sở để tổ chuyên gia đấu thầu có thể lựa chọn, đánh giá một cách công bằng, chính xác những HSDT có khả năng đáp ứng tốt nhất những yêu cầu đặt ra của gói thầu. Việc tiêu chuẩn đánh giá càng được xây dựng chi tiết và rõ ràng sẽ càng giúp cho nhà thầu có thể tự đánh giá được khả năng thực sự của HSDT của mình. Qua đó, tránh những tình trạng tiêu chí đánh giá quá chung chung, không rõ ràng, dẫn tới sự không tán thành của các nhà thầu đối với kết quả chấm thầu của tổ chuyên gia. Không những vậy, các tiêu chí được phân chia, nêu rõ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chuyên gia tiến hành công việc chấm thầu được diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác. Khác với các công tác khác, hợp đồng được ký kết trong đấu thầu có các nội dung được quy định trước trong hồ sơ mời thầu và đã được nhà thầu chấp nhận khi soạn thảo hồ sơ dự thầu như : phương thức thực hiện hợp đồng, thủ tục thanh toán, nghiệm thu, xử lý tình huống khi có trường hợp bất thường xảy ra, thưởng phạt, xử lý các tranh chấp hợp đồng…(HSMT). Tiến độ và thời gian hoàn thành, giá cả…(HSDT). Những quy định này được công ty nêu rõ trong hồ sơ mời thầu và đây là những quy định phải tuân theo của cả hai bên kể từ khi ký kết hợp đồng cho đến khi kết thúc thời gian bảo hành của đối tượng được đấu thầu. Chính vì thế, nếu Bản điều kiện của hợp đồng mà chung chung, sơ sài, không chặt chẽ dẫn đến việc khi có phát sinh không biết phải xử lý như thế nào và nhà thầu sẽ từ chối những nghĩa vụ thuộc phạm vi phải thực hiện của mình chỉ vì trong hồ sơ mời thầu không nêu cụ thể. Nhưng bản yêu cầu chi mà công ty lập ra cũng không được lập một cách quá cứng nhắc, đẩy trách nhiệm cho các nhà thầu … bởi như thế sẽ hạn chế các nhà thầu tham gia. Cho nên đối với mỗi gói thầu, công ty cần phải dựa vào đặc điểm, tính chất, quy mô thực hiện hiện của gói thầu để đưa ra những điều kiện hợp lý, phù hợp với tình hình cụ thể của việc thực hiện gói thầu sao cho những điều koản nêu ra là khả thi nhất, đảm bảo được quyền lợi của cả 2 bên. Thường trong một hợp đồng kinh tế có ba lĩnh vực được nêu ra: tiến độ thi công, lĩnh vực pháp lý và lĩnh vực thương mại thì trong Bản điều kiện của hợp đồng trong HSMT cũng cần nêu rõ những quy định như thế. Những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của HSMT Tiến độ nhà thầu triển khai, lắp dặt các loại hàng hóa máy móc trang thiết bị để đưa vào vận hành có được thực hiện đúng hay không thì phải thường xuyên đối chiếu tiến độ triển khai thực tế so với tiến độ triển khai mà nhà thầu đã thống nhất với công ty qua quá trình thương thảo. Căn cứ vào đó công ty kịp thời có biện pháp xử lý các chậm trễ trên từng khâu công tác, từng giai đoạn triển khai. Vì thế, trong hồ sơ mời thầu cần nêu rõ đây là một tiêu chuẩn khá quan trọng trong việc đánh giá nhà thầu và vì thế các nhà thầu phải tiến hành lập ra được một tiến độ triển khai đưa vào vận hành hợp lí, tin cậy, đảm bảo tiến độ yêu cầu của sử dụng của hoạt động sản xuất của công ty. Trong hồ sơ mời thầu phải quy định cụ thể khi chậm tiến độ triển khai vận hành lắp ráp thì phải xác định nguyên nhân chậm là do đâu và đề ra các biện pháp giải quyết cụ thể. Nếu do lỗi của phía nhà thầu thì nhà thầu phải có biện pháp đẩy nhanh tiến độ và sẽ không được trả chi phí cho các biện pháp làm tăng tiến độ đó. Nhưng nếu lỗi là do phía công ty thì chi phí cho việc đẩy nhanh tiến độ sẽ công ty chi trả. Khi tiến độ bị chậm lại và có nguy cơ làm chậm thời gian hoàn thành đã được nêu rõ như trong hồ sơ dự thầu đã nêu thì trong hồ sơ mời thầu cũng phải nêu rõ : Trường hợp bị phạt: phạm vi, mức độ (có thể là mức phạt nhà thầu đã nêu trong hồ sơ dự thầu hay một tỷ lệ phần trăm nào đó thì trong hồ sơ mời thầu phải nói rõ). Trường hợp bị chấm dứt một phần hay toàn bộ hợp đồng dở dang với nhà thầu và công ty sẽ phải tiến hành thay thế bằng một nhà thầu khác; hồ sơ mời thầu phải quy định trường hợp nào thì áp dụng điều khoản này. Trách nhiệm của nhà thầu: Quy định cụ thể trách nhiệm của nhà thầu trên mọi khía cạnh gồm trách nhiệm tổng quát và trách nhiệm cụ thể trong một số vấn đề. Trách nhiệm cụ thể đó là những trách nhiệm về : kế hoạch và biện pháp đảm bảo chất lượng, khắc phục các vi phạm về chất lượng, lập kế hoạch triển khai lắp ráp vận hành chi tiết, tuân thủ sự quản lý và giám sát chất lượng triển khai của công ty, chế độ bảo hành các trang thiết bị, hướng dẫn, chuyển giao công nghệ, cách thức vận hành của các trang thiết bị. Những trách nhiệm này phải được nêu thật cụ thể đầy đủ và công ty cần phải dự tính trước mọi tình huống có thể xảy ra để có những quy định về các vấn đề đó. Trách nhiệm của chủ đầu tư: khi nêu lên những điều khoản nêu rõ trách nhiệm của công ty đối với gói thầu và các nhà thầu thì không những giúp cho các nhà thầu biết được quyền lợi của mình trong quá trình tham gia gói thầu mà còn giúp cho họ yên tâm hơn. Tuy nhiên cũng cần lưu ý là khi lập hồ sơ mời thầu không nên yêu cầu một cách quá máy móc về quy trình, kế hoạch triển khai thực hiện lắp ráp mà công ty chỉ nên chỉ nêu yêu cầu về tính chất của hàng hóa mua sắm của gói thầu để tự nhà thầu tìm ra cách thực hiện và triển khai theo họ là hợp lý nhất nhưng lại đảm bảo về chất lượng. Có như vậy mới phát huy được yếu tố sáng tạo của các nhà thầu. 4. Thành lập tổ chuyên gia đấu thầu sớm và tiến hành thông báo mời thầu rộng rãi hơn Có thể thấy trong các gói thầu đã được tiến hành trước đây ở công ty, thời gian tổ chuyên gia đấu thầu được thành lập khá là muộn so với thời gian đóng thầu và mở thầu, trong khi đó, thời gian làm việc của tổ chuyên gia đấu thầu thường là khá ngắn (3-4 ngày). Thời gian làm việc ngắn, khối lượng công việc nhiều khiến cho mật độ công việc là rất lớn, tạo ra áp lực không nhỏ tới các thành viên của tổ chuyên gia đấu thầu. Điều này có thể sẽ gây ra những sai lệch, thiếu sót trong quá trình chấm điểm các HSDT. Chính vì vậy, để có thể thực hiện công tác chấm thầu một cách chính xác và đúng với thời gian đã dự tính, công ty cần thực hiện các bước sau Có quyết định thành lập tổ chuyên gia đấu thầu sớm, nhanh chóng, có thể thành lập ngay tổ chuyên gia đấu thầu sau khi đã kết thúc quá trình đóng thầu và mở thầu. Việc này có thể giúp tổ chuyên gia đấu thầu có thể chủ động trong việc tổc chức, phân chia và thực hiện công tác chấm thầu Kéo dài thời gian hoạt động của tổ chuyên gia đấu thầu hơn so với hiện tai. Việc có thêm nhiều thời gian hoạt động sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các thành viên tổ chuyên gia đấu thầu phân chia thời gian xem xét các HSDT một cách hợp lí và chi tiết. Bên cạnh đó, tổ chuyên gia cũng sẽ có thể đánh giá các HSDT một cách chi tiết, tỉ mỉ hơn, những vấn đề vướng mắc trong HSDT của bên dự thầu cũng sẽ được tổ chuyên gia phát hiện và chờ phúc đáp từ phía nhà thầu. Chất lượng và sự thành công của cuộc đấu thầu không chỉ phụ thuộc và công tác tổ chức tổ chức của công ty mà còn phụ thuộc vào các nhà thầu dự thầu. Số lượng nhà thầu lớn, đa dạng sẽ góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh bình đẳng giữa các nhà thầu với nhau, giúp cho công ty có thể lựa chọn được một nhà thầu có khả năng đáp ứng cao nhất yêu cầu của gói thầu. Chính vì vậy, việc thu hút được số lượng lớn nhà thầu tham gia vào gói thầu cũng là một yêu cầu khá cấp bách. Theo yêu cầu của Luật Đấu thấu, thông báo mời thầu phải được công ty đăng tải trên báo Đấu Thầu trong 3 kì liên tiếp. Bên cạnh đó, để góp phần thu hút các nhà thầu, công ty cũng có thể tiếp tục đăng tải thông báo mời thầu này trên các phương tiện thông tin đại chúng khác như báo chí, truyền thông, truyền hình…. 5.. Đào tạo, bố trí, sắp xếp và sử dụng hợp lý đội ngũ cán bộ tham gia vào công tác đấu thầu Trước tiên cần phải khẳng định ngay rằng, con người đóng vai trò then chốt, là nhân tố quyết định đến thành quả của mọi công việc, bất kể là trong lĩnh vực nào. Đấu thầu cũng vậy, xét về lâu dài con người là yếu tố chủ quan quyết định hiệu quả đấu thầu bởi họ là những người đề ra các tiêu chuẩn, kế hoạch đấu thầu đồng thời là người tổ chức thực hiện nên đòi hỏi công ty phải có đội ngũ cán bộ có trình độ, nắm vững các nguyên tắc đấu thầu, nhiệt tình và làm việc có hiệu quả nhất.Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, phát triển nguồn nhân lực là một trong những vấn đề quan trọng, không những giúp cho việc tổ chức đấu thầu được thuận lợi mà còn góp phần tạo uy tín của công ty trên thương trường. Muốn vậy trước mắt Tổng công ty cần phải nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ hiện đang tham gia vào công tác đấu thầu thông qua việc mời các chuyên gia về đấu thầu từ bộ Kế hoạch đầu tư hoặc là các chuyên gia đấu thầu nước ngoài để tổ chức các lớp tập huấn ngắn hạn hay có thể thành lập một số đoàn đi tham khảo và học tập về đấu thầu, mô hình quản lý đấu thầu ở một số nước trên thế giới nơi mà đấu thầu đã rất quen thuộc trong đời sống kinh tế. Đồng thời lựa chọn từ đội ngũ cán bộ đấu thầu hiện tại một số người có đủ phẩm chất đạo đức, đủ năng lực và có độ tuổi hợp lý để cử đi đào tạo tại các lớp học chính quy ở nước ngoài để sau này về làm cán bộ nòng cốt trong công ty về lĩnh vực đấu thầu. Bên cạnh đó công ty cũng cần phải chú ý đến việc đào tạo về ngoại ngữ, chuyên ngành đấu thầu cho đội ngũ đấu thầu này đặc biệt là đối với các cán bộ đại diện cho phía công ty làm việc trực tiếp với các nhà thầu nước ngoài để tránh tình trạng do trình độ về ngoại ngữ kém mà dẫn tới việc đánh giá không chính xác hồ sơ dự thầu của các nhà thầu. Ngoài ra cũng cần đặc biệt lưu ý đến việc đào tạo các chuyên gia tài chính cho các gói thầu vì dây chính là những người trực tiếp bóc tách công việc từ hồ sơ thiết kế kỹ thuật được duyệt và cũng chính họ là người xây dựng nên Bảng tiên lượng trong hồ sơ mời thầu, quản lý những chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án - Đây cũng là một công việc rất quan trọng góp phần dự tính giá gói thầu cho hợp lý, giảm bớt phức tạp trong quá trình đánh giá giá dự thầu. Đồng thời công ty cũng cần có biện pháp bố trí sử dụng cán bộ một cách hợp lý. Do hiện nay đội ngũ cán bộ làm công tác đấu thầu ở công ty vẫn có tình trạng thiếu người nên các cán bộ đôi khi phải kiêm nhiệm nhiều công việc, đôi khi bị thuyên chuyển giữa các phòng ban để đáp ứng nhu cầu của công việc. Điều này khiến cho các cán bộ không thể chuyên môn hoá vào một lĩnh vực, một công việc cụ thể được. Chính vì thế nên trong các công đoạn của quá trình tổ chức đấu thầu nói riêng và trong toàn bộ các hoạt động của Tổng công ty nói chung sẽ không phát huy được hết hiệu quả của đội ngũ cán bộ hiện có. Bởi vậy bố trí hợp lý "đúng người, đúng việc" sẽ tiết kiệm yếu tố lao động sống, nâng cao năng suất lao động, giảm được chi phí nhân công, nâng cao được hiệu quả đấu thầu từ đó góp phần hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu ở công ty. Và công ty cũng nên đưa ra một số chính sách mang tính động lực (thưởng, phạt vật chất) để khuyến khích, động viên các cán bộ làm việc với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao, vì sự phát triển bền vững và lâu dài của công ty. PHỤ LỤC 1 DANH MỤC CÁC HỢP ĐỒNG TƯƠNG TỰ ĐÃ THỰC HIỆN 1. Tên nhà thầu:....................................................... - Địa chỉ:.................................................................. 2. Danh mục các hợp đồng tương tự đã và đang thực hiện trong 02 năm gần đây: Đơn vị tính:....... (VND, USD) TT Tên hợp đồng Tên dự án Tên chủ đầu tư Giá hợp đồng Nội dung công việc chủ yếu Thời gian thực hiện hợp đồng Ghi chú 1 2 3 4 .... * Ghi chú: Nhà thầu phải gửi kèm theo bản kê khai này bản chụp các các Hợp đồng và văn bản, tài liệu có liên quan với số lượng tối thiểu như quy định tại mục 1, chương IV. …………, ngày…….tháng…….năm 2008 Đại diện nhà thầu (Ghi rõ tên, chức danh, ký tên và đóng dấu) PHỤ LỤC 2 KÊ KHAI NĂNG LỰC TÀI CHÍNH CỦA NHÀ THẦU 1. Tên nhà thầu: _______________________________ Địa chỉ: ____________________________________ 2. Tóm tắt các số liệu về tài chính trong 2 năm tài chính gần đây, kèm theo bản chụp báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán và kết quả hoạt động kinh doanh) đã được kiểm toán (nếu có) hoặc biên bản kiểm tra quyết toán thuế của nhà thầu đối với năm gần đây hoặc xác nhận của cơ quan thuế đối với hoạt động tài chính của nhà thầu trong năm.. Đơn vị tính: ____ (VND, USD...) TT Danh mục Năm ____ Năm ____ 1 Tổng tài sản 2 Tổng nợ phải trả 3 Vốn lưu động 4 Doanh thu 5 Lợi nhuận sau thuế 6 Cam kết tín dụng ( khả năng vay) 7 Các nội dung khác (nếu có yêu cầu) 3. Cam kết tín dụng (khả năng vay nếu có): ________________ (kèm theo văn bản xác nhận của tổ chức cung cấp tín dụng) ____, ngày ____ tháng ____ năm ____ Đại diện nhà thầu [Ghi tên, chức danh, ký tên và đóng dấu] PHỤ LỤC 3 Nội dung xác định giá đề nghị trúng thầu TT Nội dung Căn cứ xác định 1 Xác định giá dự thầu 2 Sửa lỗi 3 Hiệu chỉnh các sai lệch 4 Giá dự thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh các sai lệch Giá trị của nội dung (1) + (2) + (3) 5 So sánh với giá gói thầu được duyệt Theo kế hoạch đấu thầu được phê duyệt 6 Giá đề nghị trúng thầu Xác định căn cứ theo giá trị các nội dung từ (4) đến (5) PHỤ LỤC 4 Tiêu chuẩn đánh giá HSCHCT MỤC 1: Đánh giá sơ bộ TT Nội dung yêu cấu I Kiểm tra tính hợp lệ của HSCHCT 1 Quy cách của HSCHCT và chữ ký trong HSCHCT: Theo đúng phần B. I. 12 và phần B.I.13 của HSYC II Đánh giá sự đáp ứng điều kiện tiên quyết HSYC của HSCHCT 1 Tên nhà thầu có trong danh sách nhận HSYC 2 Hiệu lực của HSCHCT: Tối thiểu 60 ngày kể từ thời điểm kết thúc thời hạn nộp HSCHCT 3 Giá dự thầu và biểu giá Theo đúng yêu cầu tại Phần B.I.9 4 Ngôn ngữ trong HSCHCT HSCHCT được viết bằng tiếng Việt. MỤC 2: Yêu cầu về kỹ thuật STT Tên thiết bị và đặc điểm kỹ thuật Đơn vị Đáp ứng I Máy phát điện đồng bộ Model P550E3 FG Wilson 01 bộ Toàn bộ động cơ, đầu phát và bảng điều khiển và các thiết bị chính phải được xuất xứ từ Anh Quốc và lắp ráp tại nhà máy của FG WILSON. 1 Các thông số kỹ thuật chính Công suất dự phòng tối đa 440KW/550KVA Công suất dài hạn 400KW/500KVA Hệ số công suất cos φ 0,8 Điện áp 220/380 Volts, 3 pha, 4 dây Tần số/vòng quay 50 Hz, 1500 vòng/phút Mức tiêu hao nhiên liệu của tổ máy phát điện tại: 100 % tải ≤ 97,2 lít/giờ 75 % tải ≤73,6 lít/giờ 2 Động cơ Diesel Động cơ Diesel Xuất xứ đồng bộ tại Anh Quốc cùng một nước với tổ máy phát điện Tốc độ vòng quay 1500 vòng/phút Loại động cơ diesel 4 thì Turbocharged Cơ cấu điều tốc Điện tử Kiểu phin lọc không khí Chi tiết thay thế được Hệ thống khởi động Động cơ điện một chiều, ắc quy Dung tích bồn chứa nhiên liệu Lớn hơn 925 lít, đặt dưới bệ đặt máy đảm bảo dầu cho máy chạy trong vòng 8 giờ liên tục ỏ chế độ 75% tải . 3 Đầu phát điện Đầu phát Xuất xứ Đồng bộ Anh Quốc cùng với động cơ Diezel. Pha 3 pha, 4 dây Kiểu Không chổi than, một bạc đạn Đầu dây 12 Bảo vệ cơ học Cấp IP23 Cấp cách điện Cấp H Cấp bảo vệ IP23 Hệ thống kích từ Tự kích Nhiễu sóng Đạt tiêu chuẩn EN 61000-6 Khả năng cho phép ngắn mạch và quá tải. 300% trong 10 giây Áp to mát đầu ra Cấp đồng bộ theo máy. Loại 3 cực với dây trung tính chung (4 dây), có chống rung, vỏ bằng thép, bảo vệ quá tải bằng rơ-le nhiệt và từ. Bộ điều chỉnh điện áp cấp đồng bộ được lắp đặt độc lập trên máy 4 Tủ điều khiển đồng bộ với máy phát điện Bảng điều khiển kỹ thuật số -          Thao tác trên nút bấm -          Công nghệ cắt nhanh hệ thống -          Lưu giữ 20 sự kiện sau cùng báo lỗi. -          Chống rung giao động của máy phát điện. Các thiết bị -          Đồng hồ Vol 3pha -          Đồng hồ Ampe cho mỗi pha và trung bình -          Đồng hồ tần số -          Các đồng hồ 1 chiều : báo điện áp bình ắp quy  -          Đồng hồ báo số giờ chạy máy -          Đồng hồ báo nhiệt độ nước làm mát -          Đồng hồ chỉ báo áp suất dầu bôi trơi  Các chế độ bảo vệ -          Lỗi khởi động -          Áp suất dầu bôi trơn thấp -          Nhiệt độ động cơ cao -          Tốc độ cao -          Điện áp ắc quy cao thấp -          Có 2 kênh dự phòng sự cố -          Bảo vệ rò rĩ điện tiếp đất -          Điện áp cao -          Áp lực khí thấp/cao 5 Phụ kiện đi kèm theo máy Đồng bộ theo máy - Pô giảm thanh, Khớp nối mềm và phụ kiện. Bình ắc quy chì cáp và đầu nối. - Áp tô mát đặt trong hộp bao che Thùng dầu chân máy > 925 lít (bao gồm van, đường ống và phụ kiện) - Ngoài bộ tài liệu kỹ thuật bằng tiếng Anh do nhà sản xuất thiết bị cung cấp, nhà thầu còn cung cấp thêm một cuốn sổ tay hướng dẫn vận hành và bảo dưỡng bằng tiếng Việt. II Vỏ chống ồn (đồng bộ theo máy) 1 bộ 1 Vỏ chống ồn được làm bằng vật liệu thép cấu hình, có sơn tĩnh điện. Đồng bộ theo máy 2 Độ ồn ở khoảng cách 7m: 69dBA 3 Phụ kiện : -          Khóa, bản lề, bulông,…bằng thép không rỉ. Các cửa đều có khóa, một cửa sổ bằng kính để dễ quan sát bảng điều khiển từ phía ngoài . -          Hệ thống ống giảm thanh được lắp đặt bên trong vỏ chống ồn. III Vật tư thi công lắp đặt (Bản vẽ thiết kế gửi kèm theo) SL Đáp ứng 1 Cáp điện đơn M185mm chạy từ máy phát điện vào tủ ATS sẵn có 520 mét - Dùng cáp Dasung, Hàn Quốc - Mỗi pha dùng 2 sợi, tổng cộng 4 pha dùng 8 sợi, mỗi sợi dài 64.623 mét, làm tròn thành 65 mét.. 2 Hệ thống máng đỡ cáp điện + ty treo máng cáp + giá đỡ  65 m -Sản xuất tại Việt Nam -Chất liệu: Tôn gấp - Kích thước máng đỡ cáp điện: 300x100x1,2 mm - Ty treo máng cáp sử dụng thép j6 - Giá đỡ dày 1,2 mm 3 Cải tạo mở rộng bệ đặt máy phát điện bằng bê tông sẵn có -Kích thước hiện tại: 2700x1005x155 mm -Kích thước sau cải tạo: 6000x2000x155mm TT Nội dung yêu cầu Mức độ đáp ứng Đạt Không đạt IV Tính hợp lệ của hàng hóa Tình trạng của hàng hóa Hàng hóa được chào hàng phải mới 100%, chưa qua sử dụng, được sản xuất đồng bộ. Hàng hóa được chào hàng đã qua sử dụng và/hoặc không được sản xuất đồng bộ. Chứng nhận xuất xứ, chất lượng Khi giao hàng phải cung cấp đầy đủ giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm CQ của nhà sản xuất và giấy chứng nhận xuất xứ. Không có giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm CQ của nhà sản xuất và giấy chứng nhận xuất xứ khi giao hàng. Năm sản xuất Hàng hóa phải được sản xuất từ năm 2007 trở lại đây. Hàng hóa được sản xuất từ năm 2007 trở về trước Lưu hành Hàng hóa phải được phép lưu hành và nhập khẩu vào Việt nam. Hàng hóa không được phép lưu hành và nhập khẩu vào Việt nam. Giấy phép bán hàng Nhà thầu phải có giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất đối với thiết bị chào hàng. Có thể chấp nhận bản Fax và nhà thầu phải có nghĩa vụ xuất trình bản gốc trước khi ký kết hợp đồng Nhà thầu không có giấy phép bán hàng thuộc bản quyền của nhà sản xuất đối với thiết bị chào hàng. V Dịch vụ 1 Vật tư phụ tùng thay thế Phải có linh kiện, phụ tùng sẵn sang thay thế tại Việt Nam (yêu cầu có bản cam kết) Không có linh kiện, phụ tùng sẵn sàng thay thế tại Việt Nam. 2 Duy trì, bảo dưỡng và nâng cấp Đáp ứng yêu cầu về duy trì, bảo dưỡng và nâng cấp khi có nhu cầu. Không có dịch vụ duy trì, bảo dưỡng và nâng cấp khi có nhu cầu. 3 - Đội ngũ kỹ thuật tham gia triển khai dự án - Thời gian có mặt tại hiện trường để giải quyết sự cố. - Đội ngũ kỹ thuật tham gia triển khai dự án phải có trình độ đại học trở lên, có các chứng chỉ vận hành của chính hãng. - Khi nhận được thông báo sự cố phải có mặt tại hiện trường tối đa sau 1h. - Đội ngũ kỹ thuật tham gia triển khai dự án không có trình độ đại học trở lên, và/hoặc không có các chứng chỉ vận hành của chính hãng. - Khi nhận được thông báo sự cố có mặt tại hiện trường sau hơn 1h. 4 Đấu nối cáp và lắp đặt hệ thống, đào tạo và hướng dẫn vận hành VI Chế độ bảo hành 1 Thời gian bảo hành Tối thiểu 12 tháng kể từ ngày nghiệm thu và bàn giao. Dưới 12 tháng kể từ ngày nghiệm thu và bàn giao MỤC 3: Yêu cầu về phương thức thanh toán và tiến độ triển khai STT Nội dung yêu cầu Đạt Không đạt 1 Phương thức thanh toán: Chỉ chấp nhận tạm ứng trước tối đa 30% giá trị hợp đồng trong vòng 7 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng. Thanh toán 70% giá trị hợp đồng trong vòng 30 ngày kể từ ngày hai bên ký biên bản nghiệm thu bàn giao hàng hóa, biên bản thanh lý hợp đồng. Đáp ứng đúng hoặc có phương thức thanh toán tốt hơn so với nội dung yêu cầu. Phương thức thanh toán không đúng hoặc bất lợi hơn so với nội dung yêu cầu 2 Tiến độ triển khai thực hiện Thời gian hoàn thành việc giao hàng và lắp đặt Hoàn thiện công trình trước hoặc tối đa 30 ngày Hoàn thiện công trình sau 30 ngày. MỤC 4: Nội dung xác định giá đánh giá TT Nội dung Căn cứ xác định 1 Giá chào hàng 2 Sửa lỗi 3 Hiệu chỉnh các sai lệch 4 Giá chào hàng sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và chuyển đổi sang một đồng tiền chung (nếu có) Giá trị của nội dung (1) +(2) + (3) và chuyển đổi theo mục 24 Phần B (nếu có) PHỤ LỤC 5 Nội dung đánh giá nhà thầu về mặt kĩ thuật 1. Công ty Cổ phần Hữu Toàn Lý do: Công ty Cổ phần Hữu Toàn không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật quy định trong HSYC, cụ thể như sau: - Mục I: Không đáp ứng Model của máy phát điện là P550E3 FG Wilson - Mục I.1. Các thông số kỹ thuật chính - Không đáp ứng công suất dự phòng tối đa 440KW/550KVA - Không đáp ứng mức tiêu hao nhiên liệu của tổ máy phát điện tại 100% và 75% tải. - Mục I.2. Động cơ Diesel - Không đáp ứng điều kiện xuất xứ của động cơ - Không thể hiện phin lọc không khí là chị tiết có thể thay thế được. - Mục I.3. Đầu phát điện - Không đáp ứng điều kiện xuất xứ của đầu phát - Không đáp ứng cấp bảo vệ cơ học - Không thể hiện là đạt tiêu chuẩn EN61000-6 về bảo vệ nhiễu sóng - Không thể hiện là có Áp to mát đầu ra cấp sẵn theo máy - Mục I.4. Tủ điều khiển đồng bộ với máy phát điện - Bảng điều khiển + Không thể hiện đầy đủ là có khả năng lưu giữ 20 sự kiện sau cùng báo lỗi - Không có các loại đồng hồ hiển thị thông số hoạt động của máy phát điện - Các chế độ bảo vệ + Không thể hiện là có 2 kênh dự phòng sự cố + Không thể hiện là có bảo vệ rò rỉ điện tiếp đất + Không thể hiện là có bảo vệ áp lực khí thấp/cao - Mục I.5. Phụ kiện đi kèm đồng bộ theo máy - Không thể hiện là có Áp tô mát đặt trong hộp bao che - Không thể hiện là có thùng dầu chân máy > 925 lít - Mục II. Vỏ chống ồn - Mục II.2: Không thể hiện là đáp ứng độ ồn ở khoảng cách 7m là 69dBA - Mục II.3. Không thể hiện đầy đủ các phụ kiện như HSYC - Mục III. Vật tư thi công lắp đặt: Không thể hiện trong HSCHCT - Mục IV. Dịch vụ - Mục IV.4. Không đáp ứng thời gian có mặt tại hiện trường là 1h kể từ khi nhận được thông báo sự cố. KẾT LUẬN Với vị trí quan sát và theo dõi công tác tổ chức hoạt động tổ chức đầu thầu của công ty VTC Intecom trong suốt thời gian thực tập vừa qua đã giúp cho em có được những cái nhìn rõ nét hơn về mối liên hệ giữa lí thuyết và thực tiễn. Qua đó, nó có thể giúp cho em hoàn thiện được khả năng cũng như những kiến thức chuyên nghành đã được các thầy cô giảng dạy. Chuyên đề này được viết thông qua quá trình đúc kết những hiểu biết cũng như những quan sát thực tế tại công ty VTC Intecom. Có thể chuyên đề này còn có khá nhiều thiếu sót và bất cập nhưng em vẫn hi vọng nhận được sự hướng dẫn, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong khoa cũng như các anh chị trong phòng Kế hoạch và Đầu tư.