Chuyên đề Hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ trong điều kiện ứng dụng kế toán máy tại công ty cổ phần dược Traphaco

to¸n hµng tån kho l­u ®Ó nhËp sè liÖu vµo m¸y tÝnh. 01 liªn do thñ kho gi÷ ®Ó ghi thÎ kho. Trªn phiÕu nhËp kho, ng­êi lËp ghi c¸c chØ tiªu: Tªn, quy c¸ch thµnh phÈm, hµng ho¸, ®¬n vÞ tÝnh vµ sè l­îng thùc nhËp. §¬n gi¸ cña l­îng hµng bÞ tr¶ l¹i chÝnh lµ gi¸ vèn ®¬n vÞ cña thµnh phÈm, hµng ho¸ lóc xuÊt kho cho tiªu thô. C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho nµy, kÕ to¸n tiÕn hµnh nhËp liÖu trªn phiÕu nhËp hµng bÞ tr¶ l¹i trong ph©n hÖ kÕ to¸n “B¸n hµng ” (Xem H×nh 4- phô lôc) BiÓu sè 17. N¬i tr¶ vÒ: phiÕu khiÕu n¹i chÊt l­îng hµng tr¶ vÒ C«ng ty d­îc Thanh Ho¸ (Kiªm biªn b¶n kiÓm nhËp l¹i hµng) Th¸ng 12 n¨m 2002 KhiÕu n¹i chÊt l­îng QuyÕt ®Þnh nhËp l¹i TT Tªn s¶n phÈm, hµng ho¸ SKS HD §¬n vÞ Sè l­îng T×nh tr¹ng nguyªn nh©n Sè l­îng nhËp Sè l­îng kh«ng nhËp 1 Ketoconazol (vØ) Hép 880 Dù trï nhÇm 880 2 Hoµ an thÇn Hép 200 Hµng b¸n chËm 200 3 Trµ thanh vÞ Hép 32 Hµng b¸n chËm 32 Tæng céng: 03 kho¶n 03 kho¶n 03 kho¶n Thµnh phÇn nhËp l¹i Ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2002 Ng­êi khiÕu n¹i Ngµy 14 th¸ng 12 n¨m 2002 TT Hä vµ tªn Chøc vô Ký tªn 1 Hoµng ThÞ D­îc Phã phßng kinh doanh 2 §ç Huy HuyÒn Thñ kho 3 TrÇn Thanh Mai KÕ to¸n 4 TrÇn Hång Minh Theo dâi hµng nhËp l¹i BiÓu sè 18. §¬n vÞ: C«ng ty d­îc TRAPHACO MS: 01- VT §Þa chØ: Q§ sè 1141- TC / Q§/ C§KT Ngµy 1/ 11/ 1995 cña BTC PhiÕu nhËp kho Ngµy 25 th¸ng 12 n¨m 2003 Sè 02/ T12 Nî.......... Cã .......... Hä tªn ng­êi giao hµng: C«ng ty d­îc Thanh Ho¸ Theo ......sè ...... ngµy .....th¸ng ....n¨m 20.... Cña ..... (Kh¸ch hµng c«ng ty nhËp l¹i) NhËp t¹i kho: Hoµng LiÖt Sè TIªU THÔ Tªn nh·n hiÖu, quy c¸ch phÈm chÊt vËt t­ (s¶n phÈm, hµng ho¸) M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo chøng tõ Thùc nhËp 1 Ketoconazol (vØ) Hép 880 13.409.528 2 Hoµ an thÇn Hép 200 3.238.096 3 Trµ thanh vÞ Hép 32 304.762 ThuÕ GTGT 5% = 847.619 Céng: 17.800.000 Céng thµnh tiÒn (b»ng ch÷): M­êi b¶y triÖu t¸m tr¨m ngh×n ®ång ch½n NhËp ngµy 25 th¸ng 12 n¨m 2003 Phô tr¸ch cung tiªu Ng­êi giao hµng Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ 13.2 Tµi kho¶n sö dông §Ó h¹ch to¸n hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, kÕ to¸n sö dông tµi kho¶n: 531- Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i. Tµi kho¶n nµy theo dâi doanh thu hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, nã cã kÕt cÊu nh­ sau: Bªn nî: TËp hîp doanh thu hµng ®· tiªu thô bÞ tr¶ l¹i. Bªn cã: KÕt chuyÓn doanh thu cña sè hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i. Tµi kho¶n nµy cuèi kú kh«ng cã sè d­ vµ ®­îc chi tiÕt thµnh: TK 5311- Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i: Hµng ho¸ TK 5322- Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i: Thµnh phÈm 13.3 Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n §Ó thùc hiÖn bót to¸n doanh thu hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i: Nî TK 5311, 5312 Nî TK 3331 Cã TK 1111, 131,.... KÕ to¸n tiÕn hµnh nhËp liÖu vµo “PhiÕu nhËp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i” trong ph©n hÖ kÕ to¸n hµng tån kho. Trong ®ã kÕ to¸n ph¶i nhËp: Ngµy, sè chøng tõ, sè seri, m· kh¸ch c«ng nî, diÔn gi¶i, m· nhËp xuÊt (tµi kho¶n ®èi øng), m· kho, m· hµng (ch­¬ng tr×nh tù ®éng lªn tªn, ®¬n vÞ tÝnh cña hµng bÞ tr¶ l¹i), thuÕ suÊt vµ tµi kho¶n thuÕ. Ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng lªn tµi kho¶n tr¶ l¹i, tµi kho¶n kho, tµi kho¶n gi¸ vèn VÒ tr­êng gi¸ vèn, do c«ng ty tÝnh gi¸ vèn theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n gia quyÒn nªn khi nhËp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i cã hai tr­êng hîp nh­ sau: Trong tr­êng hîp hµng b¸n ra th¸ng tr­íc bÞ tr¶ l¹i th¸ng nµy, kÕ to¸n ph¶i nhËp l¹i víi gi¸ vèn cña th¸ng tr­íc, chø kh«ng ®­îc dïng gi¸ vèn cña th¸ng nµy, vËy nªn ph¶i dïng phiÕu nhËp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i víi gi¸ vèn ®Ých danh. §Ó biÕt gi¸ vèn b¸n ra cÇn läc l¹ichøng tõ khi b¸n ra, xem l¹i gi¸ vµ gâ l¹i gi¸ nµy vµo phiÕu nhËp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, chø ch­¬ng tr×nh kh«ng tù tÝnh vµ cËp nhËt. Trong tr­êng hîp hµng b¸n ra vµ bÞ tr¶ l¹i trong cïng mét th¸ng, gi¸ vèn nhËp l¹i b»ng gi¸ vèn trung b×nh cña th¸ng liªn quan, nªn sö dông “PhiÕu nhËp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, gi¸ trung b×nh”. Gi¸ trung b×nh nµy ch­a ®­îc tÝnh, ph¶i chê ®Õn cuèi th¸ng, khi tÝnh gi¸ vèn th× ch­¬ng tr×nh sÏ lÊy gi¸ vèn trung b×nh cËp nhËt cho c¶ c¸c phiÕu nhËp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i thuéc lo¹i nµy. Dùa vµo phiÕu nhËp hµng ¸n bÞ tr¶ l¹i, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng thùc hiÖn bót to¸n ghi gi¶m gi¸ vèn: Nî TK 155, 156 Cã TK 6321, 6322 Vµ cËp nhËt sè liÖu vµo c¸c ph©n hÖ kÕ to¸n liªn quan nh­ ph©n hÖ kÕ to¸n hµng tån kho, ph©n hÖ kÕ to¸n tæng hîp, kÕ to¸n c«ng nî ph¶i thu,... ®Ó lªn c¸c b¸o c¸o, sæ chi tiÕt c«ng nî víi ng­êi mua, b¸o c¸o NhËp- XuÊt- Tån, kho nhËt ký chung, nhËt ký b¸n hµng, sæ c¸i tµi kho¶n 155, 156, 6321, 6322, 5311, 5312 BiÓu sè 19. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 5311- HBBTL: Hµng ho¸ Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã ... ... ... ... ... 25/12 PN 6 NhËp l¹i hµng CTDP Thanh Ho¸ 1312 16.952.386 ... .... ..... .... ..... 31/12 PN 11 NhËp l¹i hµng 7/12/02 Sa pha 1312 19.048 31/12 PKT 2860 KC 531 ® 511 5311® 5111 5111 41.151.357 Tæng ph¸t sinh nî: 41.151.357 Tæng ph¸t sinh cã: 41.151.357 D­ nî cuèi kú : 0 BiÓu sè 20. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 5312- HBBTL: Thµnh phÈm Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã ... ... ..... .... .... 25/12 PN 5 NhËp l¹i hµng CTDP Qu¶ng B×nh 1311 6.816.792 ... .... ..... .... ..... 31/12 PN 12 NhËp l¹i hµng 7/12/02 (108 Thµnh C«ng) 1312 74.286 31/12 PKT 2860 KC 531 ® 511 5312® 5112 5112 67.200.746 .... .... ..... .... .... ..... Tæng ph¸t sinh nî: 67.200.746 Tæng ph¸t sinh cã: 67.200.746 D­ nî cuèi kú : 0 14. KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 14.1 KÕ to¸n chi phÝ b¸n hµng Chi phÝ b¸n hµng cña c«ngty gåm: L­¬ng nh©n viªn b¸n hµng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng, chi phÝ cho tiÕp thÞ, qu¶ng c¸o, chiÕt khÊu b¸n hµng, chi phÝ vËn chuyÓn hµng tiªu thô, chi phÝ khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh dïng cho bé phËn b¸n hµng... 14.1.1 Tµi kho¶n sö dông HiÖn t¹i c«ng ty ®ang sö dông tµi kho¶n 641 “Chi phÝ b¸n hµng” víi néi dung chi tiÕt theonh­ chÕ ®é quy ®Þnh víi tµi kho¶n nµy do ch­¬ng tr×nh ®· thiÕt lËp s½n theo mÉu. Tµi kho¶n 641 còng ®­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n nh­ theo quy ®Þnh cña chÕ ®é hiÖn hµnh vÒ tµi kho¶n 641 vµ c«ng ty sö dông tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n nµy. TK 6411: Chi phÝ nh©n viªn TK 6424: Chi phÝ khÊu hao TSC§ TK 6412: Chi phÝ vËt liÖu bao b× TK 6427: Chi phÝ dÞchvô mua ngoµi TK 6413: Chi phÝ dông cô, ®å dïng. TK 6428: Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c 14.1.2 Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n Tuú thuéc tõng lo¹i chi phÝ b¸n hµng ph¸t sinh mµ kÕ to¸n vµo c¸c ph©n hÖ kÕ to¸n cã liªn quan vµ tiÕn hµnh h¹ch to¸n nh­ sau: §èi víi chi phÝ nh©n viªn: Chi phÝ vÒ tiÒn ¨n tr­a, x¨ng xe cña nh©n viªn thuéc bé phËn b¸n hµng (tr¶ trùc tiÕp b»ng tiÒn mÆt) ®­îc nhËp vµo phiÕu chi trong ph©n hÖ kÕ to¸n “TiÒn mÆt- Ng©n hµng” theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 6411 Cã TK 1111 Chi phÝ tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng cña nh©n viªn ®­îc nhËp vµo PhiÕu kÕ to¸n trong ph©n hÖ kÕ to¸n “Tæng hîp”theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 6411 Cã TK 3342: tiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ nh©n viªn khèi b¸n hµng Cã TK 3382, 3383, 3384: TrÝch BHYT, BHXH, KPC§ §èi víi chi phÝ vËt liÖu, dông cô xuÊt dïng cho b¸n hµng, kÕ to¸n nhËp vµo phiÕu xuÊt kho trong ph©n hÖ kÕ to¸n hµng tån kho theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 6412 Cã TK 152, 153 §èi víi chi phÝ khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh dïng cho qu¶n lý, kÕ to¸n c¨n cø vµo b¶ng ph©n bæ khÊu hao trong ph©n hÖ kÕ to¸n “Tæng hîp” ®Ó nhËp vµo phiÕu kÕ to¸n theo ®Þnh kho¶n nh­ sau: Nî TK 6414 Cã TK 214 §èi víi kho¶n phÝ, lÖ phÝ chi b»ng tiÒn, kÕ to¸n nhËp vµo phiÕu chi trong ph©n hÖ kÕ to¸n “TiÒn mÆt- Ng©n hµng” theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 6415 Cã TK 1111 §èi víi c¸c kho¶n chi phÝ dÞch vô mua ngoµi hoÆc chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c mµ thanh to¸n b»ng tiÒn th× kÕ to¸n nhËp vµo phiÕu chi trong ph©n hÖ kÕ to¸n “TiÒn mÆt- Ng©n hµng”, cßn nÕu ch­a thanh to¸n th× kÕ to¸n nhËp vµo PhiÕu kÕ to¸n trong ph©n hÖ kÕ to¸n “Tæng hîp” theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 6417, 6418 Cã TK 1111, 331 §èi víi chi phÝ b¸n hµng ë chi nh¸nh b¸o vÒ, kÕ to¸n t¹i c«ng ty nhËp vµo phiÕu kÕ to¸n theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 641 (6411, 6412, ....) Cã TK 3388 C¸c kho¶n lµm gi¶m chi phÝ b¸n hµng ®­îc h¹ch to¸n vµo c¸c ph©n hÖ kÕ to¸n t­¬ng øng theo ®Þnh kho¶n ng­îc laÞ nh­ sau: Nî TK 1111, 152,... Cã TK 641 (6411, 6412,....) Cuèi kú, kÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng sang TK 911, kÕ to¸n thùc hiÖn bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng th«ng qua ph©n hÖ kÕ to¸n “Tæng hîp” nh­ sau: Nî TK 911 Cã TK 641 (6411, 6412, ...) C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nµy, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng lªn c¸c sæ s¸ch kÕ to¸n liªn quan nh­ NhËt ký chung, sæ c¸i tµi kho¶n 6411, 6412, 6413, 6414, 6415, 6417, 6418, 641. BiÓu sè 21. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 6411- CPBH: Nh©n viªn Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã ... ... ..... .... .... 31/12 PC 98TT ChÞ HiÒn ¨n tr­a, x¨ng xe T12/02 bé phËn b¸n bu«n 1111 9.068.000 31/12 PKT TT CPBH chi nh¸nh TPHCM T7- T12 3388 361.414.740 31/12 PKT LT12 TÝnh tiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ T12 3341 299.108.383 31/12 PKT 2915 KC 641 ® 911 6411® 911 911 1.478.069.416 Tæng ph¸t sinh nî: 1.478.069.416 Tæng ph¸t sinh cã: 1.478.069.416 D­ nî cuèi kú : 0 BiÓu sè 22. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 6412- CPBH: VËt liÖu Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã ... ... ..... .... .... 31/12 PKT TT CPBH chi nh¸nh TPHCM T7- T12 3388 8.898.816 31/12 PC 75 TT C«ng ty ViÔn §«ng- mùc in 1111 1.718.000 31/12 PKT 2915 KC 641 ® 911 6412® 911 911 16.564.326 Tæng ph¸t sinh nî: 16.564.326 Tæng ph¸t sinh cã: 16.564.326 D­ nî cuèi kú : 0 BiÓu sè 23. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 6413- CPBH: Dông cô Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã ... ... ..... .... .... 30/12 PC 15H C. Minh- mùc in m¸y 1111 109.090 31/12 PKT 81 Mua phÝch c¾m ®iÖn cho quÇy Thanh Ho¸ 331 742.500 31/12 PKT 2915 KC 641 ® 911 6413® 911 911 95.878.716 Tæng ph¸t sinh nî: 95.878.716 Tæng ph¸t sinh cã: 95.878.716 D­ nî cuèi kú : 0 BiÓu sè 24. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 6414- CPBH: KhÊu hao TSC§ Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã ... ... ..... .... .... 31/12 PKT 282 Bót to¸n ph©n bæ cña th¸ng 11 2141 37.989.452 31/12 PKT 2915 KC 641 ® 911 6414® 911 911 38.359.174 Tæng ph¸t sinh nî: 326.965.727 Tæng ph¸t sinh cã: 326.965.727 D­ nî cuèi kú : 0 BiÓu sè 25. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 6415- CPBH: PhÝ, lÖ phÝ Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã ... ... ..... .... .... 15/12 PC 206 Anh Bång- l¸i xe- mua BH xe 29S-1893 1111 3.750.000 31/12 PKT 2915 KC 641 ® 911 6415® 911 911 3.750.000 Tæng ph¸t sinh nî: 3.750.000 Tæng ph¸t sinh cã: 3.750.000 D­ nî cuèi kú : 0 BiÓu sè 26. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 6417- CPBH: Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã ... ... ..... .... .... 31/12 PC 302H Ph¹m H¶i- l¸i xe vËn chuyÓn hµng ®i c¸c tØnh phÝa B¾c 1111 10.156.410 31/12 PKT 2915 KC 641 ® 911 6417® 911 911 1.110.473.949 Tæng ph¸t sinh nî: 1.132.973.949 Tæng ph¸t sinh cã: 1.132.973.949 D­ nî cuèi kú : 0 BiÓu sè 27. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 6418- CPBH: CP b»ng tiÒn kh¸c Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã ... ... ..... .... .... 30/12 PC 348 ChiÕt khÊu b¸n hµng 6 th¸ng cuèi n¨m 2002 Cao B»ng 1111 6.341.000 ... .... .... .... .... Tæng ph¸t sinh nî: 997.448.915 Tæng ph¸t sinh cã: 997.448.915 D­ nî cuèi kú : 0 BiÓu sè 28. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 641- CPBH Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã ... ... ..... .... .... 30/12 PC 15H C. Minh- mùc in m¸y 1111 109.090 30/12 PC 348 ChiÕt khÊu b¸n hµng 6 th¸ng cuèi n¨m 2002 Cao B»ng 1111 6.341.000 ... .... .... .... .... Tæng ph¸t sinh nî: 4.051.651.049 Tæng ph¸t sinh cã: 4.051.651.049 D­ nî cuèi kú : 0 14.2 KÕ to¸n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp cña c«ng ty bao gåm: Chi phÝ tiÒn l­¬ng nh©n viªn qu¶n lý doanh nghiÖp vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng, chi phÝ khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh dïng cho qu¶n lý doanh nghiÖp, chi phÝ vËt liÖu, bao b×, ®å dïng v¨n phßng, c¸c kho¶n thuÕ, phÝ, lÖ phÝ, c¸c kho¶n chi phÝ dù phßng, chi phÝ dÞch vô mua ngoµi vµ c¸c kho¶n chi phÝ kh¸c b»ng tiÒn. 14.2.1 Tµi kho¶n sö dông HiÖn t¹i ®èi víi tµi kho¶n 642 “Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp”, c«ng ty ®ang sö dông nh­ theo chÕ ®é hiÖn hµnh (theo dâi c¸c chi phÝ ph¸t sinh thuéc vÒ qu¶n lý kinh doanh trªn toµn doanh nghiÖp). Tµi kho¶n nµy ®­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n sau: TK 6421: chi phÝ nh©n viªn qu¶n lý TK 6426: TrÝch lËp dù phßng TK 6423: Chi phÝ ®å dïng v¨n phßng TK 6427: Chi phÝ dÞch vô mua TK 6424: Chi phÝ khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh TK 6428: Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c TK 6425: ThuÕ, phÝ vµ lÖ phÝ 14.2.2 Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n Còng t­¬ng tù nh­ ®èi víi chi phÝ b¸n hµng, kÕ to¸n c¨n cø vµo c¸c ho¸ ®¬n, chøng tõ vÒ c¸c chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ®Ó nhËp d÷ liÖu vµo m¸y tÝnh. Tuú thuéc tõng lo¹i chi phÝ mµ kÕ to¸n thùc hiÖn nhËp liÖu trªn c¸c phÇn hµnh kh¸c nhau t­¬ng øng. §èi víi chi phÝ nh©n viªn: Chi phÝ vÒ tiÒn ¨n tr­a, x¨ng xe cña nh©n viªn qu¶n lý (tr¶ trùc tiÕp b»ng tiÒn mÆt) ®­îc nhËp vµo phiÕu chi trong ph©n hÖ kÕ to¸n “TiÒn mÆt- Ng©n hµng” theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 6421 Cã TK 1111 Chi phÝ tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng cña nh©n viªn ®­îc nhËp vµo PhiÕu kÕ to¸n trong ph©n hÖ kÕ to¸n “Tæng hîp”theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 6421 Cã TK 3343: tiÒn l­¬ng ph¶i tr¶ nh©n viªn khèi qu¶n lý Chi phÝ vËt liÖu, dông cô xuÊt dïng cho qu¶n lý xuÊt xö lý khi hÕt h¹n, kÕ to¸n nhËp vµo phiÕu xuÊt kho trong ph©n hÖ kÕ to¸n hµng tån kho theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 6422 Cã TK 152, 153 §èi víi chi phÝ khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh dïng cho qu¶n lý, kÕ to¸n c¨n cø vµo b¶ng ph©n bæ khÊu hao trong ph©n hÖ kÕ to¸n “Tæng hîp” ®Ó nhËp vµo phiÕu kÕ to¸n theo ®Þnh kho¶n nh­ sau: Nî TK 6424 Cã TK 214 §èi víi kho¶n phÝ, lÖ phÝ chi b»ng tiÒn, kÕ to¸n nhËp vµo phiÕu chi trong ph©n hÖ kÕ to¸n “TiÒn mÆt- Ng©n hµng” theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 6425 Cã TK 1111 §èi víi kho¶n trÝch lËp dù phßng, kÕ to¸n nhËp vµo PhiÕu kÕ to¸n trong ph©n hÖ kÕ to¸n “Tæng hîp” theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 6426 Cã TK 139, 159 §èi víi c¸c kho¶n chi phÝ dÞch vô mua ngoµi hoÆc chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c mµ thanh to¸n b»ng tiÒn th× kÕ to¸n nhËp vµo phiÕu chi trong ph©n hÖ kÕ to¸n “TiÒn mÆt- Ng©n hµng”, cßn nÕu ch­a thanh to¸n th× kÕ to¸n nhËp vµo PhiÕu kÕ to¸n trong ph©n hÖ kÕ to¸n “Tæng hîp”. Nî TK 6427, 6428 Cã TK 1111, 331 §èi víi chi phÝ qu¶n lý ë chi nh¸nh b¸o vÒ, kÕ to¸n t¹i c«ng ty nhËp vµo phiÕu kÕ to¸n theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 642 (6421, 6422, ....) Cã TK 3388 C¸c kho¶n lµm gi¶m chi phÝ qu¶n lý ®­îc h¹ch to¸n vµo c¸c ph©n hÖ kÕ to¸n t­¬ng øng theo ®Þnh kho¶n ng­îc laÞ nh­ sau: Nî TK 1111, 152,... Cã TK 642 (6421, 6422,....) Cuèi kú, kÕt chuyÓn chi phÝ qu¶n lý sang TK 911, kÕ to¸n thùc hiÖn bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng th«ng qua ph©n hÖ kÕ to¸n “Tæng hîp” nh­ sau: Nî TK 911 Cã TK 641 (6411, 6412, ...) C¨n cø vµo c¸c chøng tõ ®­îc nhËp ë c¸c ph©n hÖ nh­ trªn, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng lªn c¸c sæ s¸ch liªn quan nh­ NhËt ký chung, sæ c¸i TK 6421, 6422, 6423, 6424, 6425, 6426, 6427, 6428 BiÓu sè 29. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 6421- CPQLDN: Nh©n viªn Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã ... ... ..... .... .... 12/12 PC112 ¡n tr­a T11/02- Xu©n la 1111 11.388.000 ... ... .... .... ... .... Tæng ph¸t sinh nî: 1.504.258.637 Tæng ph¸t sinh cã: 1.504.258.637 D­ nî cuèi kú : 0 BiÓu sè 30. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 6422- CPQLDN: VËt liÖu Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã ... ... ..... .... .... 01/12 PX 25 112 XuÊt xö lý kem lÎ hÕt h¹n theo lÖnh 14 1522 52.525 ... ... .... .... ... .... Tæng ph¸t sinh nî: 1.428.262.227 Tæng ph¸t sinh cã: 1.428.262.227 D­ nî cuèi kú : 0 BiÓu sè31. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 6423- CPQLDN: Dông cô Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã 03/12 PC 21 Thanh to¸n tiÒn söa ch÷a phô tïng « t« 29I- 5724 1111 2.554.200 ... ... .... .... ... .... 31/12 PKT2921 KC 642 ® 911 6423 ® 911 911 166.650.729 Tæng ph¸t sinh nî: 166.650.729 Tæng ph¸t sinh cã: 166.650.729 D­ nî cuèi kú : 0 BiÓu sè32. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 6424- CPQLDN: KhÊu hao TSC§ Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã 31/12 PKT 283 Bót to¸n ph©n bæ cña th¸ng 12 2141 88.713.485 ... ... .... .... ... .... 31/12 PKT2921 KC 642 ® 911 6424 ® 911 911 88.713.485 Tæng ph¸t sinh nî: 88.713.485 Tæng ph¸t sinh cã: 88.713.485 D­ nî cuèi kú : 0 BiÓu sè33. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 6425- CPQLDN: PhÝ, lÖ phÝ Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã 31/12 PC 442 PhÝ kiÓm nghiÖm mÉu 1111 2.650.000 ... ... .... .... ... .... 31/12 PKT2921 KC 642 ® 911 6425 ® 911 911 12.240.960 Tæng ph¸t sinh nî: 12.240.960 Tæng ph¸t sinh cã: 12.240.960 D­ nî cuèi kú : 0 BiÓu sè 34. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 6426- CPQLDN: Dù phßng Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã 31/12 PKT TLDP TrÝch lËp DP HTK n¨m 2003 1592 614.490.879 ... ... .... .... ... .... 31/12 PKT2921 KC 642 ® 911 6426 ® 911 911 614.490.879 Tæng ph¸t sinh nî: . 614.490.879 Tæng ph¸t sinh cã: . 614.490.879 D­ nî cuèi kú : 0 BiÓu sè 35. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 6427- CPQLDN: DÞch vô mua ngoµi Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã 02/12 PC 13 Thanh to¸n thuª bao ®iÖn tho¹i phßng NC 1111 400000 ... ... .... .... ... .... 31/12 PKT2921 KC 642 ® 911 6427 ® 911 911 26.491.875 Tæng ph¸t sinh nî: 49.520.155 Tæng ph¸t sinh cã: 49.520.155 D­ nî cuèi kú : 0 BiÓu sè36. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 6428- CPQLDN: Chi phÝ b»ng tiÒn kh¸c Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã ... ... ... ... ... ... 31/12 PC 297 TiÕp kh¸ch cho TT Y tÕ lao ®éng 1111 500000 31/12 PKT2921 KC 642 ® 911 6428 ® 911 911 777.685.916 Tæng ph¸t sinh nî: 777.685.916 Tæng ph¸t sinh cã: 777.685.916 D­ nî cuèi kú : 0 BiÓu sè 37. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 642- CPQLDN Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ nî ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã ... ... ... ... ... ... 31/12 PC 442 PhÝ kiÓm nghiÖm mÉu 1111 2.650.000 31/12 PKT2921 KC 642 ® 911 6428 ® 911 911 777.685.916 Tæng ph¸t sinh nî: 4.641.822.988 Tæng ph¸t sinh cã: 4.641.822.988 D­ nî cuèi kú : 0 15. KÕ to¸n x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô 15.1 Tµi kho¶n sö dông TK 911 “X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh”: Tµi kho¶n nµy ®­îc sö dông ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ cña c¸c ho¹t ®éng kinh doanh, nã kh«ng ®­îc chi tiÕt cho tõng mÆt hµng. TK 421 “Lîi nhuËn ch­a ph©n phèi”: §Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh lµ lç hay l·i. 15.2 Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n Cuèi th¸ng kÕ to¸n tiÕn hµnh thùc hiÖn c¸c bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng ®Ó x¸c ®Þnh kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh. KÕ to¸n chØ viÖc tiÕn hµnh nh­ sau: Vµo ph©n hÖ kÕ to¸n “Tæng hîp”, chän thùc ®¬n “Bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng”. Trong danh môc bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng ®· ®­îc khai b¸o s½n, ®¸nh dÊu c¸c bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng b»ng c¸ch Ên phÝm c¸ch- Space Bar, nh÷ng bót to¸n ®­îc ®¸nh dÊu sÏ cã dÊu ? ë ®Çu dßng. BÊm F4 ®Ó khai b¸o th¸ng ®­îc kÕt chuyÓn sè liÖu . Ên nót “NhËn” ®Ó chÊp nhËn c¸c th¸ng ®· khai b¸o. Sau ®ã ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng thùc hiÖn c¸c bót to¸n kÕt chuyÓn cuèi kú bao gåm: KÕt chuyÓn kho¶n gi¶m gi¸ hµng b¸n: Nî TK 511 (5111, 5112) Cã TK 532 (5321, 5322) KÕt chuyÓn kho¶n hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i Nî TK 511 (5111, 5112) Cã TK 531 (5311, 5312) KÕt chuyÓn gi¸ vèn hµng b¸n Nî TK 911 Cã TK 632 (6321, 6322) KÕt chuyÓn doanh thu tiªu thô Nî TK 511 (5111, 5112) Cã TK 911 KÕt chuyÓn doanh thu tiªu thô néi bé Nî TK 512 (5121, 5122) Cã TK 911 KÕt chuyÓn chi phÝ b¸n hµng Nî TK 911 Cã TK 641 (6411, 6412, 6413, 6414, 6415, 6416, 6417, 6418) KÕt chuyÓn chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp Nî TK 911 Cã TK 642 (6421, 6422, 6423, 6424, 6425, 6426, 6427, 6428) KÕt chuyÓn l·i ho¹t ®éng tiªu thô Nî TK 911: Cã TK 421: KÕt chuyÓn lç ho¹t ®éng tiªu thô Nî TK 421 Cã TK 911 Sau khi thùc hiÖn c¸c bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng h¹ch to¸n vµo c¸c sæ s¸ch vµ lªn c¸c b¸o c¸o liªn quan nh­ sæ NhËt ký chung, sæ c¸i c¸c tµi kho¶n 5311, 5312, 5321, 5322, 5111, 5112, 911, 6321, 6322, 6411, 6412, 6413, ...., 6417, 6418, 6421, 6422, ..., 6428, 421, 5121, 5122 BiÓu sè 38. Sæ c¸i tµi kho¶n TK 911- X§KQKD Tõ ngµy 01/12/2002 ®Õn ngµy 31/12/2002 D­ ®Çu kú: 0 Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Ngµy Sè PS nî PS cã ... ... ..... .... .... 31/12 PKT 2899 KC 632 ® 911 6321 ® 911 6321 1.090.152.762 31/12 PKT 2900 KC 511 ® 911 5111 ® 911 5111 1.151.336.257 31/12 PKT 2915 KC 641 ® 911 6418 ® 911 6418 997.448.915 31/12 PKT 2920 KC 911 lç ® 4212 4212 1.364.681.399 Tæng ph¸t sinh nî: 15.077.354.592 Tæng ph¸t sinh cã: 15.077.354.592 D­ cuèi kú : 0 PhÇn II Mét sè ý kiÕn ®ãng gãp nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô trong ®iÒu kiÖn øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n m¸y t¹i c«ng ty cæ phÇn d­îc TRAPHACO 1. §¸nh gi¸ kh¸i qu¸t vÒ nh÷ng thµnh tùu cña c«ng ty Traphaco Tõ mét x­ëng d­îc nhá bÐ ®­îc thµnh lËp n¨m 1972, víi trang thiÕt bÞ ®¬n s¬, c«ng ty d­îc TRAPHACO ®· liªn tôc ph¸t triÓn, tr­ëng thµnh vµ lín m¹nh kh«ng ngõng. Sù l¬n m¹nh cña c«ng ty kh«ng nh÷ng thÓ hiÖn qua c¬ së vËt chÊtkü thuËt mµ cßn thÓ hiÖn ë tr×nh ®écans bé c«ng nh©n viªn ngµy cµng ®­îc n©ng cao ®Ó ®¸p øng yªu cÇu thùc tÕ ®Æt ra. Qua gÇn 30 n¨m ho¹t ®éng, song song víi sù ph¸t triÓn kh«ng ngõng cña c«ng ty, bé m¸y kÕ to¸n còng ngµy cµng lín m¹nh c¶ vÒ bÒ réng lÉn chiÒu s©u, ®ãng vai trß lµ mét c«ng cô qu¶n lý h÷u hiÖu. HiÖn nay, phßng Tµi chÝnh- KÕ to¸n cña c«ng ty cã 14 ng­êi. Víi c¸ch bè trÝ hiÖn t¹i, c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô nãi ruªng ®· ho¹t ®éng hiÖu qu¶ vµ chøng tá ®­îc nh÷ng ­u thÕ nhÊt ®Þnh cña m×nh. Thø nhÊt, vÒ tæ chøc øng dông c«ng nghÖ lµm kÕ to¸n Lµ mét bé phËn cña bé m¸y kÕ to¸n, c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô còng ®­îc thùc hiÖn b»ng kÕ to¸n m¸y nh­ c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n kh¸c. Cã thÓ nãi ®©y lµ mét ®iÓm chøng tá sù nhanh nhËy trong qu¶n lý cña c«ng ty, chøng tá sù theo kÞp thêi ®¹i trong øng dông c«ng nghÖ, tiÕn bé khoa häc kü thuËt. Trong thêi ®¹i ngµy nay, khi mµ khoa häc c«ng nghÖ mµ ®Æc biÖt lµ c«ng nghÖ th«ng tin kh«ng ngõng ph¸t triÓn th× ®· t¹o ra mét sù c¹nh tranh míi gi÷a c¸c doanh nghiÖp ®ã lµ c¹nh tranh vÒ c«ng nghÖ lµm kÕ to¸n. Doanh nghiÖp nµo cã c«ng nghÖ lµm kÕ to¸n hiÖn ®¹i sÏ cã søc c¹nh tranh m¹nh h¬n. C«ng ty TRAPHACO ®· m¹nh d¹n thùc hiÖn mét b­íc ®æi míi nµy lµ mét ­u ®iÓm lín. Trªn thùc tÕ, khi c«ng ty øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n m¸y®· t¹o ra nhiÒu ®iÒu kiÖn thuËn lîi vµ thÓ hiÖn nhiÒu ­u ®iÓm do ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm mang l¹i. Víi sè l­îng s¶n phÈm tiªu thô lín ®Æc biÖt l¹i gåm nhiÒu chñng lo¹i rÊt thuËn tiÖn, ®¶m b¶o gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc lín cho c¸c nh©n viªn kÕ to¸n t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng kÕ to¸n so víi kÕ to¸n thñ c«ng, mÆt kh¸c cßn ®¶m b¶o ®é chÝnh x¸c cao, gi¶i quyÕt ®­îc khã kh¨n trong tÝnh to¸n sè liÖu lín, dÔ sai sãt. Ngoµi ra, sö dông kÕ to¸n m¸y cßn ®¶m b¶o viÖc sö lý th«ng tin nhanh chãng dÉn ®Õn ®¸p øng cung cÊp th«ng tin kÞp thêi vÒ t×nh h×nh tiªu thô, gióp cho c¸c nhµ qu¶n lý sím cã biÖn ph¸p, kÕ ho¹ch ®èi víi kh©u tiªu thô. Thø hai, vÒ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n C«ng ty ®· x©y dùng mét bé m¸y kÕ to¸n gän nhÑ, t­¬ng ®èi hoµn chØnh vµ phï hîp víi ®iÒu kiÖn øng dông kÕ to¸n m¸y víi ®Çy ®ñ nh÷ng phÇn hµnh kÕ to¸n cÇn thiÕt vµ ®éi ngò nh©n viªn kÕ to¸n cã tr×nh ®é nghiÖp vô chuyªn m«n v÷ng vµng, ®­îc ph©n c«ng nhiÖm vô râ rµng, tu©n thñ nguyªn t¾c bÊt kiªm nhiÖm. Mçi nh©n viªn ®¶m nhiÖm mét hoÆc mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n phï hîp, t¹o ra mét sù chuyªn m«n ho¸ cao rrong c«ng t¸c kÕ to¸n, tõ ®ã n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c kÕ to¸n còng nh­ c«ng t¸c qu¶n lý tµi chÝnh cña c«ng ty. Thø ba, vÒ tæ chøc hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n C«ng ty tæ chøc chi tiÕt tµi kho¶n tuú theo b¶n chÊt vµ chøc n¨ng cña tõng lo¹i tµi kho¶n t¹o ra mét sù linh ho¹t trong c¸ch tæ chøc chi tiÕt tµi kho¶n, mÆt kh¸c l¹i ®¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt víi c¸c nguyªn t¾c, ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n trong tõng phÇn hµnh kÕ to¸n t­¬ng øng. Trong phÇn hµnh kÕ to¸n b¸n hµng, tµi kho¶n ph¶n ¸nh gi¸ vèn hµng b¸n , tµi kho¶n ph¶n ¸nh doanh thu tiªu thô vµ tµi kho¶n ph¶n ¸nh c¸c kho¶n gi¶m trõ doanh thu ®­îc chi tiÕt theo lo¹i h×nh (tµi kho¶n 6321- gi¸ vèn hµng b¸n: hµng ho¸, tµi kho¶n 6322- gi¸ vèn hµng b¸n: thµnh phÈm, tµi kho¶n 5111- doanh thu b¸n hµng ho¸, tµi kho¶n 5112- doanh thu b¸n thµnh phÈm ...). ViÖc chi tiÕt theo kiÓu nµy gióp cho doanh nghiÖp tÝnh riªng ®­îc l·i gép vÒ tiªu thô hµng ho¸ víi thµnh phÈm do chÝnh c«ng ty s¶n xuÊt ra. Tõ ®ã c«ng ty sÏ cã ph­¬ng ¸n ®Çu t­ kinh doanh phï hîp víi t×nh h×nh. Nh­ vËy, cã thÓ thÊy viÖc tæ chøc chi tiÕt tµi kho¶n kÕ to¸n mét c¸ch khoa häc ®· gióp Ých rÊt nhiÒu cho c«ng t¸c qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp, gãp phÇn lµm lªn nh÷ng thµnh c«ng cña c«ng ty. Thø t­, vÒ c«ng t¸c tæ chøc sæ s¸ch kÕ to¸n Trong ®iÒu kiÖn øng dông kÕ to¸n m¸y, c«ng ty ¸p dông h×nh thøc sæ NhËt ký chung lµ hoµn toµn hîp lý, v× h×nh thøc nµy ®¬n gi¶n, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc ph©n c«ng lao ®éng kÕ to¸n. MÆt kh¸c, h×nh thøc sæ nµy cã c¸c mÉu sæ ®¬n gi¶n nªn dÔ dµng trong viÖc thiÕt kÕ trang in còng nh­ trong viÖc in Ên. Thø n¨m, trong c«ng t¸c tæ chøc b¸o c¸o kÕ to¸n C«ng ty ®· tæ chøc ®Çy ®ñ c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh theo chÕ ®é, ngoµi ra cßn tæ chøc mét sè b¸o c¸o qu¶n trÞ gióp Ých cho c«ng t¸c qu¶n trÞ néi bé. Còng nh­ c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n kh¸c, trong phÇn hµnh kÕ to¸n tiªu thô, kÕ to¸n còng ph¶i lËp b¸o c¸o tæng hîp cña c«ng t¸c trong phÇn hµnh m×nh nh­: B¶ng kª ho¸ ®¬n b¸n hµng, B¸o c¸o b¸n hµng chi tiÕt theo mÆt hµng . Nhê viÖc c«ng ty nèi m¹ng LAN nªn c¸c b¸o c¸o nµy gióp cho nhµ qu¶n lý lu«n n¾m b¾t ®­îc th«ng tin tæng hîp vµ chi tiÕt vÒ t×nh h×nh tiªu thô còng nh­ c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh kh¸c, ®¶m b¶o c«ng t¸c qu¶n lý ®­îc thùc hiÖn chÆt chÏ. Ngoµi ra kÕ to¸n tæng hîp cßn ph¶i lËp c¸c b¶ng ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh doanh nghiÖp, gióp cho c«ng t¸c x©y dùng, ®iÒu chØnh chiÕn l­îc, ph­¬ng h­íng s¶n xuÊt, kinh doanh cña doanh nghiÖp ®­îc chÝnh x¸c, kÞp thêi. Thø s¸u, vÒ ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ thµnh phÈm, hµng ho¸ xuÊt kho C«ng ty ¸p dông ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ hµng xuÊt kho lµ ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷. §iÒu nµy lµ phï hîp víi ®iÒu kiÖn cña c«ng ty, v×: c«ng ty cã sè l­îng chñng lo¹i thµnh phÈm, hµng ho¸ nhiÒu, ®¬n gi¸ kh«ng qu¸ cao, tÇn suÊt nghiÖp vô nhËp xuÊt nhiÒu vµ yªu cÇu cung cÊp th«ng tin vÒ nhËp- xuÊt- tån vµ thêi h¹n b¶o qu¶n kh«ng ®ßi hái liªn tôc hµng ngµy, mÆt kh¸c c«ng ty øng dông kÕ to¸n m¸y nªn viÖc tÝnh gi¸ trung b×nh hoµn toµn ®¬n gi¶n, mÆc dï c«ng t¸c h¹ch to¸n dån vµo cuèi kú nh­ng víi tèc ®é xö lý cña m¸y tÝnh th× c«ng viÖc vÉn ®¶m b¶o ®­îc thùc hiÖn ®óng tiÕn ®é. H¬n n÷a, ch­¬ng tr×nh cho phÐp thùc hiÖn bót to¸n ®iÒu chØnh chªnh lÖch trÞ gi¸ hµng tån kho vµ doanh nghiÖp còng cã thÓ in chªnh lÖch ®Ó ®iªï chØnh. Thø b¶y, vÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n tiªu thô MÆc dï phÇn hµnh kÕ to¸n nµy bao gåm nhiÒu kh©u c«ng viÖc víi khèi l­îng lín nh­ng c¸c nh©n viªn kÕ to¸n liªn quan ®· thÓ hiÖn tr×nh ®é nghiÖp vô t­¬ng ®èi v÷ng vµng còng nh­ tr¸ch nhiÖm cao trong c«ng viÖc. Cô thÓ: §¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt vÒ ph¹m vi vµ ph­¬ng ph¸p tÝnh to¸n c¸c chØ tiªu kinh tÕ, c¸c sè liÖu kÕ to¸n ph¶n ¸nh trung thùc, kÞp thêi. C«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô ®­îc tiÕn hµnh dùa trªn c¬ së t×nh h×nh thùc tÕ cña c«ng ty vµ cã sù vËn dông nh­ng vÉn ®¶m b¶o tu©n thñ kh¸ nghiªm ngÆt c¸c nguyªn t¾c tµi chÝnh do nhµ n­íc ban hµnh. Mèi quan hÖ ®èi chiÕu, trao ®æi gi÷a kÕ to¸n tiªu thô víi c¸c phÇn hµnh kh¸c liªn quan nh­ kÕ to¸n tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng, vµ víi thñ kho ®­îc cËp nhËt th­ìng xuyªn ®Ó ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña sè liÖu. NÕu tån t¹i sai sãt th× kÞp thêi ph¸t hiÖn vµ cã biÖn ph¸p xö lý. Ho¹t ®éng tiªu thô cña c«ng ty diÔn ra th­êng xuyªn liªn tôc hµng ngµy víi ph­¬ng ch©m ®a d¹ng ho¸ s¶n phÈm, hµng ho¸, ®a ph­¬ng ho¸ ph­¬ng thøc tiªu thô, thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch chÕ ®é thu hót kh¸ch hµng. Tuy vËy, kÕ to¸n tiªu thô víi sù trî gióp cña m¸y vi tÝnh vÉn ®¶m b¶o gi¸m s¸t t×nh h×nh tiªu thô riªng cho thµnh phÈm, hµng ho¸, theo tõng kh¸ch hµng, hîp ®ång vµ t×nh h×nh thanh to¸n cña c¸c kh¸ch hµng,... ®¸p øng kh¸ tèt yªu cÇu cña nhµ qu¶n lý. C¸c nghiÖp vô tiªu thô ph¸t sinh ®­îc cËp nhËt ®Çy ®ñ ®¶m b¶o cho m¸y tÝnh x¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh mét c¸ch chÝnh x¸c. 2. Nh÷ng h¹n chÕ Ngoµi nh÷ng ­u ®iÓm ®­îc tr×nh bµy trªn ®©y th× c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n tiªu thô t¹i c«ng ty vÉn cßn tån t¹i mét sè nh­îc ®iÓm cÇn ®­îc kh¾c phôc. Thø nhÊt, vÒ viÖc lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ: PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé do phßng KÕ ho¹ch- Kinh doanh lËp thµnh 03 liªn: 01 liªn l­u, 01 liªn giao cho thñ kho lµm c¨n cø xuÊt hµng vµ ghi thÎ kho, 01 liªn giao cho kÕ to¸n ghi sæ. Cuèi th¸ng, sau khi kÕ to¸n ®· thùc hiÖn tÝnh gi¸ trung b×nh cho tõng thµnh phÈm, hµng ho¸ th× míi tiÕn hµnh in phiÕu xuÊt kho vµ xin ch÷ ký cña nh÷ng ng­êi liªn quan nh­ thñ kho, phßng kÕ ho¹ch,... Nh­ vËy, PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé mµ kÕ to¸n dïng lµm c¨n cø h¹ch to¸n ch­a cã gi¸ trÞ ph¸p lý bëi nã ch­a cã ch÷ ký cña thñ kho vµ ng­êi nhËn hµng. Ngoµi ra, khi b¸n hµng trùc tiÕp t¹i c«ng ty, c«ng ty kh«ng lËp phiÕu xuÊt kho mµ thñ kho chØ c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT ®Ó xuÊt hµng cho kh¸ch, nh­ng ë cét sè l­îng trong ho¸ ®¬n GTGT kh«ng ph©n biÖt sè l­îng yªu cÇu vµ sè l­îng thùc xuÊt. Khi gÆp tr­êng hîp PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé, Ho¸ ®¬n GTGT ®· ®­îc lËp, sè hµng ho¸ trong kho l¹i kh«ng ®ñ ®Ó xuÊt hoÆc do mét lý do nµo ®ã mµ l­îng hµng xuÊt kh«ng ®óng theo phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé hay ho¸ ®¬n GTGT , nh­ng kÕ to¸n ®· tiÕn hµnh h¹ch to¸n do vËy sÏ x¶y ra bót to¸n khèng. Cuèi th¸ng, mÆc dï kÕ to¸n in phiÕu xuÊt kho theo mÉu trong m¸y tÝnh vµ ®Ò nghÞ nh÷ng ng­êi liªn quan ký x¸c nhËn th× cã thÓ ®èi chiÕu gi÷a thñ kho vµ kÕ to¸n song viÖc söa ch÷a sè liÖu sÏ rÊt vÊt v¶ nÕu cã chªnh lÖch. HoÆc khi xuÊt hµng kh«ng ®óng theo ho¸ ®¬n GTGT hay PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé, thñ kho cã ®Ò nghÞ phßng kÕ to¸n ®iÒu chØnh th× viÖc ®iÒu chØnh nµy còng g©y mÊt thêi gian. Thø hai, vÒ viÖc tæ chøc vËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n: Tµi kho¶n ph¶n ¸nh doanh thu vµ míi chØ ®­îc c«ng ty theo dâi chi tiÕt thµnh doanh thu tiªu thô, gi¸ vèn theo thµnh phÈm vµ theo hµng ho¸ mµ ch­a theo dâi chi tiÕt cho tõng danh ®iÓm thµnh phÈm, hµng ho¸ còng nh­ cho tõng bé phËn (t¹i c«ng ty hay t¹i cöa hµng). §iÒu ®ã lµm cho t¸c dông cña th«ng tin kÕ to¸n cung cÊp bÞ h¹n chÕ, ban l·nh ®¹o sÏ kh«ng biÕt ®­îc viÖc tiªu thô thµnh phÈm, hµng ho¸ nµo, bé phËn kinh doanh nµo bÞ lç, viÖc tiªu thô thµnh phÈm, hµng ho¸ nµo, bé phËn kinh doanh nµo l·i, tõ ®ã cã thÓ ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh sai lÇm. Thø ba, vÒ c«ng t¸c tæ chøc vËn dông sæ kÕ to¸n: Lµ mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt vµ cã khèi l­îng tiªu thô thµnh phÈm lín mµ c«ng ty l¹i kh«ng tæ chøc sæ chi tiÕt b¸n hµng. C«ng ty chØ theo dâi b¸n hµng trªn c¸c b¸o c¸o b¸n hµng chi tiÕt theo mÆt hµng vµ c¸c b¶ng kª ho¸ ®¬n b¸n hµng. Song khi in ra ®Ó l­u tr÷ c¸c b¸o c¸o b¸n hµng chi tiÕt chØ theo dâi sè l­îng vµ doanh thu hµng tiªu thô, tøc lµ chØ mang tÝnh chÊt liÖt kª hµng tiªu thô mµ kh«ng cã tÝnh h¹ch to¸n, cßn c¸c b¶ng kª ho¸ ®¬n b¸n hµng l¹i chØ theo dâi trªn chØ tiªu doanh thu mµ kh«ng theo dâi sè l­îng. §Ó cã thÓ theo dâi chi tiÕt trªn ®Çy ®ñ c¸c chØ tiªu ng­êi sö dông th«ng tin ph¶i xem trùc tiÕp tõng ho¸ ®¬n b¸n hµng trong m¸y. Nh­ vËy, khi in c¸c lo¹i sæ s¸ch, b¸o c¸o ®Ó l­u tr÷ ®¶m b¶o tr¸nh rñi ro vÒ sù cè m¸y tÝnh th× doanh nghiÖp chØ cã thÓ theo dâi chi tiÕt theo mét chØ tiªu, kh«ng cã sù theo dâi kÕt hîp trªn nhiÒu chØ tiªu kh¸c nhau, dÉn ®Õn khã cã mét sù nh×n nhËn toµn diÖn vÒ ho¹t ®éng tiªu thô. Thø t­, vÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n tiªu thô VÒ viÖc h¹ch to¸n hµng huû V× thµnh phÈm, hµng ho¸ cña c«ng ty lµ thuèc ch÷a bÖnh, ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn søc khoÎ ng­êi tiªu dïng, nªn nÕu thµnh phÈm, hµng ho¸ kh«ng ®¶m b¶o chÊt l­îng, kh¸ch hµng tr¶ l¹i, mµ hµng qu¸ ®¸t, kh«ng thÓ t¸i chÕ ®­îc ho¨c hµng trong kho ®· qu¸ h¹n mµ ch­a tiªu thô ®­îc th× c«ng ty tiÕn hµnh huû. HiÖn nay, c«ng ty ®ang h¹ch to¸n hµng huû nh­ sau: Ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hµng mang ®i huû: Nî TK 642 Cã TK 155, 156 H¹ch to¸n gi¸ vèn hµng mang ®i huû nh­ vËy lµ ch­a hîp lý vµ kh«ng ®óng chÕ ®é hiÖn hµnh. VÒ viÖc xuÊt thµnh phÈm, hµng ho¸ tõ c«ng ty ®Õn c¸c cöa hµng Trong nghiÖp vô xuÊt hµng tõ c«ng ty ®Õn c¸c cöa hµng phô thuéc, c«ng ty sö dông phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé cã kÌm theo lÖnh ®iÒu ®éng néi bé. Nh­ng khi xuÊt hµng c«ng ty l¹i h¹ch to¸n gièng nh­ tiªu thô trùc tiÕp: Khi xuÊt hµng cho cöa hµng, kÕ to¸n ph¶n ¸nh gi¸ vèn nh­ sau: Nî TK 632 Cã TK 155, 156 Khi cã b¸o c¸o b¸n hµng cña cöa hµng göi lªn, c«ng ty ph¶n ¸nh theo bót to¸n: Nî TK 111, 131 Cã TK 511 Cã TK 33311 Ph¶n ¸nh nghiÖp vô nµy nh­ vËy lµ ch­a ®óng chÕ ®é hiÖn hµnh. VÒ chiÕt khÊu th­¬ng m¹i vµ chiÕt khÊu thanh to¸n: VÒ b¶n chÊt, chiÕt khÊu th­¬ng m¹i vµ chiÕt khÊu thanh to¸n ®­îc sö dông ®Ó kÝch thÝch kh¸ch hµng mua hµng víi sè l­îng lín hoÆc th¸n to¸n nhanh, v× vËy cã nh÷ng møc tû lÖ chiÕt khÊu hîp lý cã ý nghÜa rÊt lín trong viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh cña c«ng ty. HiÖn nay c«ng ty kh«ng ph©n biÖt hai lo¹i chiÕt khÊu nµy vµ gäi chung lµ chiÕt khÊu b¸n hµng vµ ¸p dông hai møc tû lÖ chiÕt khÊu lµ: møc 5% ®èi víi kh¸ch hµng quen, mua víi sè l­îng lín, vµ møc 3% ®èi víi c¸c kh¸ch hµng kh¸c (trõ kh¸ch mua lÎ), mµ kh«ng tÝnh ®Õn h×nh thøc còng nh­ thêi h¹n thanh to¸n cña kh¸ch hµng vµ ®Æc biÖt lµ tÊt c¶ c¸c kh¸ch hµng ®Òu ®­îc h­ëng chiÕt khÊu. Nh­ vËy vÒ thùc chÊt, c«ng ty míi chØ thùc hiÖn chiÕt khÊu th­¬ng m¹i tøc lµ khuyÕn kh¸ch kh¸ch hµng mua hµng cña c«ng ty (tû lÖ chiÕt khÊu cña c«ng ty chØ ®­îc thùc hiÖn khi kh¸ch hµng ®Õn ký kÕt hîp ®ång víi c«ng ty vµ tû lÖ nµy ®­îc x¸c ®Þnh trªn doanh sè mua hµng cña kh¸ch) mµ kh«ng khuyÕn khÝch kh¸ch hµng thanh to¸n nhanh, tøc lµ h×nh thøc chiÕt khÊu thanh to¸n ch­a ®­îc thùc hiÖn ë c«ng ty. ThËm chÝ viÖc tÊt c¶ c¸c kh¸ch hµng cña c«ng ty (trõ kh¸ch mua lÎ) ®­îc h­ëng chiÕt khÊu b¸n hµng còng phÇn nµo lµm gi¶m ®i ý nghÜa cña chiÕt khÊu nµy. MÆt kh¸c kho¶n chiÕt khÊu nµy c«ng ty l¹i h¹ch to¸n vµo chi phÝ b¸n hµng mµ cô thÓ lµ kho¶n chi phÝ b¸n hµng b»ng tiÒn kh¸c (TK 6418). Viªc h¹ch to¸n nh­ vËy kh«ng nh÷ng kh«ng ®óng chÕ ®é hiÖn hµnh (ngay c¶ víi chÕ ®é kÕ to¸n tr­íc khi cã chuÈn mùc kÕ to¸n sè 14 ®­îc ban hµnh) mµ cßn lµm cho mét sè chØ tiªu ph¶n ¸nh kÕt qu¶ kinh doanh bÞ x¸c ®Þnh sai. Thø n¨m, vÒ viÖc h¹ch to¸n chi phÝ mua hµng MÆc dï viÖc thu mua hµng ho¸ ®­îc thùc hiÖn bëi bé phËn b¸n hµng song c«ng ty tiÕn hµnh h¹ch to¸n chi phÝ mua hµng vµo chi phÝ b¸n hµng theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 6418 Cã TK 1111, 1121,... lµ sai chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. Thø s¸u, vÒ viÖc øng dông kÕ to¸n m¸y trong c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô. Trong kh©u cËp nhËt c¸c chøng tõ b¸n hµng vµo trong m¸y tÝnh, kÕ to¸n thùc hiÖn nh­ sau: Khi cËp nhËt ho¸ ®¬n b¸n hµng, dï kh¸ch hµng thanh to¸n b»ng tiÒn ngay hoÆc tr¶ chËm th× kÕ to¸n ®Òu thùc hiÖn nh­ khi kh¸ch hµng thanh to¸n theo ph­¬ng thøc tr¶ chËm, trong tr­êng hîp kh¸ch thanh to¸n ngay b»ng tiÒn mÆt hoÆc tiÒn göi ng©n hµng kÕ to¸n nhËp thªm mét chøng tõ n÷a ®ã lµ phiÕu thu hoÆc giÊy b¸o cã cña ng©n hµng theo ®Þnh kho¶n: Nî TK 111, 112 Cã TK 131 Nh­ vËy kÕ to¸n võa ph¶i cËp nhËt nhiÒu chøng tõ, lµm t¨ng khèi l­îng c«ng viÖc mµ l¹i kh«ng ph©n biÖt ®­îc nghiÖp vô b¸n hµng nµy lµ thanh to¸n ngay hay tr¶ chËm do ®ã lµm ¶nh h­ëng lín ®Õn c«ng t¸c ph©n tÝch tµi chÝnh vµ kh«ng tèt cho viÖc ra c¸c quyÕt ®Þnh cña c¸c nhµ qu¶n lý. Ngoµi ra, c«ng ty chØ in ra vµ l­u tr÷ mét sæ kÕ to¸n nh­ sæ c¸i c¸c tµi kho¶n 155, 156, 6321, 6321, 6411, 6421, 911, ...vµ c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt cña c¸c tµi kho¶n tiÒn vµ tµi kho¶n thanh to¸n. Nh­ vËy khi x¶y ra sù cè m¸y tÝnh th× c«ng ty sÏ kh«ng kh«i phôc ®­îc d÷ liÖu l­u tr÷ trong m¸y, g©y tæn h¹i lín ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. 3. Mét sè ý kiÕn ®ãng gãp nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô trong ®iÒu kiÖn øng dông kÕ to¸n m¸y t¹i c«ng ty Traphaco. Sau qu¸ tr×nh t×m hiÓu ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh t¹i c«ng ty cæ phÇn d­îc TRAPHACO, ®­îc ®i s©u nghiªn cøu t×nh h×nh thùc tÕ tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô, kÕt hîp víi nh÷ng lý luËn ®· ®­îc häc vµ nghiªn cøu, d­íi gãc ®é lÇ mét sinh viªn nghiªn cøu em xin m¹nh d¹n ®Ò xuÊt mét sè gi¶i ph¸p víi mong muèn ®ù¬c ®ãng gãp mét pÇn nhá c«ng søc cña m×nh vµo viÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý còng nh­ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô nãi riªng. §Ó tõ ®ã lµm cho kÕ to¸n kh«ng ngõng n©ng cao tÇm quan träng cña m×nh trong qu¶n lý kinh doanh vµ thùc sù trë thµnh c«ng cô qu¶n lý kinh tÕ cã hiÖu lùc nhÊt. VÒ tæ chøc vËn dông hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n. §Ó ®¶m b¶o tÝnh hîp ph¸p cña phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé dïng lµm c¨n cø h¹ch to¸n kÕ to¸n, c«ng ty nªn thùc hiÖn lËp phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé thµnh 2 liªn vµ chuyÓn nh­ sau: 01 liªn l­u t¹i phßng kinh doanh, 01 liªn giao cho thñ kho lµm c¨n cø xuÊt kho vµ ghi thÎ kho, sau khi ký nhËn th× chuyÓn cho kÕ to¸n lµm c¨n cø nhËp liÖu vµo m¸y tÝnh. VÒ tæ chøc vËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n Trong ®iÒu kiÖn øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n m¸y, viÖc m· ho¸ cho tõng s¶n phÈm, hµng ho¸ lµ hoµn toµn cã thÓ thùc hiÖn ®­îc. V× vËy c«ng ty cã thÓ theo dâi chi tiÕt doanh thu cho tõng danh ®iÓm thµnh phÈm, hµng ho¸. Nh­ thÕ c¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ n¾m b¾t ®­îc t×nh h×nh tiªu thô cña tõng lo¹i thµnh phÈm, hµng ho¸, biÕt ®­îc thµnh phÈm, hµng ho¸ nµo cã l·i, lo¹i nµo bÞ lç, tõ ®ã cã nh÷ng quyÕt ®Þnh kinh doanh vµ lËp kÕ ho¹ch tiªu thô cho tõng lo¹i hµng sao cho hiÖu qu¶ nhÊt. VÒ tæ chøc vËn dông hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n §Ó phôc c«ng t¸c kiÓm tra, ®Ó nh÷ng ng­êi sö dông th«ng tin cã thÓ theo dâi chi tiÕt h¬n vÒ ho¹t ®éng b¸n hµng trªn ®Çy ®ñ c¸c chØ tiªu, c«ng ty nªn tæ chøc më sæ chi tiÕt b¸n hµng (c«ng ty cã thÓ tiÕn hµnh b»ng c¸ch ®Æt c«ng ty phÇn mÒm thiÕt kÕ bæ sung). MÉu sæ chi tiÕt b¸n hµng cña BéTµi chÝnh nh­ sau: BiÓu sè39. Sæ chi tiÕt b¸n hµng Tªn hµng ho¸: N¨m: QuyÓn sè: §¬n vÞ tÝnh: NTGS Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Doanh thu C¸c kho¶n gi¶m trõ SH NT SL §G TT ThuÕ Kh¸c TK531 Nh×n vµo sæ chi tiÕt b¸n hµng (theo mÉu cña Bé Tµi chÝnh) ta cã thÓ xem xÐt ho¹t ®éng b¸n hµng võa chi tiÕt l¹i võa toµn diÖn trªn tÊt c¶ c¸c chØ tiªu (thêi gian, kh¸ch hµng, mÆt hµng, sè l­îng, ®¬n gi¸, doanh thu vµ c¸c kho¶n gi¶m trõ)- ®iÒu mµ kh«ng thÓ theo dâi trªn b¶ng kª ho¸ ®¬n b¸n hµng ®­îc in ra. Ngoµi ra, c«ng ty cã thÓ theo dâi chi tiÕt b¸n hµng theo tõng s¶n phÈm, hµng ho¸ n©ng cao tÝnh chÆt chÏ trong c«ng t¸c qu¶n lý tiªu thô. VÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n tiªu thô VÒ viÖc h¹ch to¸n hµng huû §Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn ®óng chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh vµ ®¶m b¶o sù phï hîp vÒ mÆt ý nghÜa, b¶n chÊt nghiÖp vô kinh tÕ, c«ng ty nªn tiÕn hµnh h¹ch to¸n hµng huû nh­ sau: Bót to¸n ph¶n ¸nh doanh thu hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i: Nî TK 531 Nî TK 3331 Cã TK 111, 112, 131 Bót to¸n ph¶n ¸nh gi¸ vèn hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, nhËp kho: Nî TK 155, 156 Cã TK 6321, 6322 Trong khi chê quyÕt ®Þnh cña cÊp trªn vÒ hµng qu¸ h¹n, ghi: Nî TK 1381 Cã TK 155, 156 Khi cã quyÕt ®Þnh huû, ph¶n ¸nh gi¸ vèn hµng huû: Nî TK 6321, 6322 Cã TK 1381 VÒ viÖc h¹ch to¸n hµng xuÊt cho cöa hµng phô thuéc C«ng ty sö dông PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé khi xuÊt hµng c«ng ty cho c¸c cöa hµng b¸n lÎ, ®Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn ®óng chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh ®èi víi tr­êng hîp nµy c«ng ty nªn tiÕn hµnh h¹ch to¸n nh­ sau: Khi xuÊt hµng cho c¸c cöa hµng: Nî TK 155, 156 (chi tiÕt kho cöa hµng) Cã TK 155, 156 Khi nhËn ®­îc b¶ng kª b¸n hµng tõ chi nh¸nh, cöa hµng, lËp ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng cho sè hµng ®· b¸n, ®ång thêi ghi nhËn bót to¸n : Nî TK 6321, 6322 Cã TK 155, 156 (chi tiÕt kho cöa hµng) Ph¶n ¸nh tæng gi¸ thanh to¸n cña hµng tiªu thô néi bé: Nî TK 111, 112, 131 Cã TK 5121, 5122 Cã TK 3331 VÒ c¸c kho¶n chiÕt khÊu §Ó c«ng cô chiÕt khÊu mang l¹i hiÖu qu¶ cao, kh«ng nh÷ng kÝch thÝch kh¸ch hµng mua hµng cña c«ng ty víi sè l­îng lín mµ cßn thanh to¸n nhanh, c«ng ty nªn cã sù ph©n biÖt râ rµng gi÷a hai h×nh thøc chiÕt khÊu lµ chiÕt khÊu th­¬ng m¹i vµ chiÕt khÊu thanh to¸n. ChiÕt khÊu th­¬ng m¹i lµ kho¶n c«ng ty gi¶m gi¸ niªm yÕt cho kh¸ch hµng mua víi sè l­îng lín. Kho¶n chiÕt khÊu th­¬ng m¹i nµy doanh nghiÖp nªn ¸p dông mét c¸ch linh ®éng v× ®èi víi s¶n phÈm míi th× viÖc sö dông chiÕt khÊu th­¬ng m¹i cßn cã ý nghÜa nh­ qu¶ng c¸o. §èi víi c¸c s¶n phÈm s¾p lçi thêi (ch¼ng h¹n s¾p cã s¶n phÈm míi thay thÕ) th× viÖc sö dông chiÕt khÊu nµy cã thÓ lµm gi¶m bít ®­îc l­îng hµng tån ®äng. ChiÕt khÊu thanh to¸n lµ kho¶n tiÒn c«ng ty gi¶m trõ cho kh¸ch hµng do kh¸ch hµng thanh to¸n tiÒn hµng tr­íc h¹n theo hîp ®ång. §Ó khuyÕn khÝch kh¸ch hµng thanh to¸n nhanh, tr¸nh t×nh tr¹ng bÞ chiÕm dông vèn kinh doanh trong khi c«ng ty vÉn ph¶i ®i vay ng©n hµng vµ tr¶ l·i còng nh­ ®Ó t¨ng vßng quay cña vèn, c«ng ty nªn x©y dùng møc chiÕt khÊu theo thêi gian thanh to¸n dùa trªn nh÷ng yÕu tè sau: +Tû lÖ l·i vay ng©n hµng hiÖn t¹i +Sè tiÒn l·i c«ng ty ph¶i tr¶ ng©n hµng hµng th¸ng. +Kh¶ n¨ng thanh to¸n cña tõng kh¸ch hµng cã doanh sè mua hµng æn ®Þnh. Dùa trªn c¸c th«ng sè trªn ®Ó ®Ò ra c¸c møc chiÕt khÊu kh¸c nhau sao cho ®¶m b¶o r»ng kho¶n chiÕt khÊu dµnh cho kh¸ch hµng Ýt nhÊt ®­îc bï l¹i b»ng viÖc gi¶m l·i tiÒn vay cña c«ng ty víi ng©n hµng. Tuy nhiªn møc tèi thiÓu cña tû lÖ chiÕt khÊu ph¶i lín h¬n l·i suÊt tiÒn göi ë ng©n hµng ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng kh¸ch hµng b¸n ®­îc hµng nh­ng kh«ng tr¶ tiÒn cho c«ng ty mµ l¹i göi vµo ng©n hµng ®Ó h­ëng l·i suÊt. Ngoµi kho¶n khiÕt khÊu thanh to¸n, c«ng ty còng nªn cã biÖn ph¸p ®èi víi kh¸ch hµng d©y d­a c«ng nî. C«ng ty nªn tÝnh l·i suÊt ®èi víi c¸c kho¶n nî qu¸ h¹n t­¬ng øng víi l·i suÊt ng©n hµng. VÒ h¹ch to¸n c¸c kho¶n chiÕt khÊu cho kh¸ch hµng, ®Ó ®¶m b¶o tu©n thñ chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh vµ ®¶m b¶o ®óng ý nghÜa cña nghiÖp vô kinh tÕ, kÕ to¸n nªn thùc hiÖn nh­ sau: H¹ch to¸n chiÕt khÊu th­¬ng m¹i ®­îc thùc hiÖn nh­ ®èi víi mét kho¶n gi¶m trõ doanh thu tiªu thô : Nî TK 521 Nî TK 3331 Cã TK 111, 112, 131 ChiÕt khÊu thanh to¸n ®­îc h¹ch to¸n nh­ mét kho¶n chi phÝ tµi chÝnh: Nî TK 635 Cã TK 111, 112, 131 VÒ viÖc h¹ch to¸n kho¶n chi phÝ mua hµng §Ó ®¶m b¶o ®óng chÕ ®é, C«ng ty nªn h¹ch to¸n kho¶n chi phÝ mua hµng vµo gi¸ vèn hµng b¸n. Trong ®iÒu kiÖn øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n m¸y Fast Accounting- 2002 hiÖn nay, C«ng ty cã thÓ tiÕn hµnh ph©n bæ chi phÝ nµy cho tõng phiÕu nhËp hµng mua ngay khi cã chøng tõ vÒ chi phÝ thu mua mét c¸ch dÔ dµng mµ kh«ng cÇn ®Ó ®Õn cuèi th¸ng. KÕ to¸n chØ cÇn vµo phiÕu nhËp chi phÝ mua hµng trong ph©n hÖ kÕ to¸n mua hµng, tiÕn hµnh nhËp d÷ liÖu vµ lùa chän phiÕu nhËp ®­îc ph©n bæ. Sau ®ã ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng ph©n bæ chi phÝ mua hµng cho tõng mÆt hµng trong phiÕu nhËp mua hµng ho¸ vµ cuèi kú h¹ch to¸n vµo gi¸ vèn hµng b¸n. (PhiÕu nhËp chi phÝ mua hµng: H×nh 5- Phô lôc) VÒ øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n m¸y Theo quy ®Þnh cña phÇn mÒm Fast Accounting- 2002 vÒ cËp nhËt chøng tõ trïng liªn quan ®Õn b¸n hµng thanh to¸n ngay b»ng tiÒn mÆt hoÆc tiÒn göi ng©n hµng, do chøng tõ tiÒn vµ chøng tõ hµng chøa c¸c th«ng tin kh¸c nhau nªn cã nhiÒu ph­¬ng ¸n kh¸c nhau cho viÖc cËp nhËt c¸c chøng tõ nµy. Ph­¬ng ¸n 1: H¹ch to¸n qua tµi kho¶n c«ng nî. MÆc dï viÖc b¸n hµng ®­îc thanh to¸n ngay, nh­ng h¹ch to¸n nh­ tr­êng hîp b¸n hµng tr¶ chËm. Theo ph­¬ng ¸n nµy, c¶ chøng tõ tiÒn vµ chøng tõ hµng ®Òu ®­îc cËp nhËt. Ph­¬ng ¸n 2: ChØ cËp nhËt chøng tõ hµng mµ kh«ng cËp nhËt chøng tõ thu tiÒn. C«ng ty nªn chuyÓn sang thùc hiÖn theo ph­¬ng ¸n 2 nµy, v× nh­ thÕ ng­êi sö dông th«ng tin cã thÓ nhËn biÕt ®­îc nghiÖp vô b¸n hµng nµo lµ tr¶ chËm vµ nghiÖp vô b¸n hµng nµo lµ thanh to¸n ngay, gióp cho c¸c nhµ qu¶n lý n¾m b¾t ®­îc t×nh h×nh tiªu thô còng nh­ t×nh h×nh tµi chÝnh cña c«ng ty mét c¸ch cô thÓ, râ rµng h¬n, tõ ®ã cã quyÕt ®Þnh kinh doanh phï hîp. Ngoµi ra, ch­¬ng tr×nh cho phÐp theo dâi doanh sè b¸n hµng theo bé phËn hay theo nh©n viªn b¸n hµng. V× vËy c«ng ty nªn tæ chøc theo dâi doanh thu cho tõng cöa hµng, cho chi nh¸nh vµ cho c«ng ty. Nh­ thÕ sÏ cã ph­¬ng ¸n kinh doanh phï hîp ®èi víi tõng bé phËn, t¨ng c­êng ë bé phËn nµo vµ thu hÑp hoÆc huû bá bé phËn nµo. KÕ to¸n lµ c«ng cô qu¶n lý quan träng ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh cña mét doanh nghiÖp. Song c«ng t¸c kÕ to¸n cã ph¸t huy ®­îc t¸c dông cña nã còng cÇn cã sù phèi hîp víi c¸c c«ng cô qu¶n lý kh¸c. §Ó tæ chøc thùc hiÖn hiÖu qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh nãi chung vµ ho¹t ®éng tiªu thô nãi riªng, c«ng ty cÇn ph¶i t¹o ra mét sù kÕt hîp hiÖu qu¶ gi÷a c«ng t¸c kÕ to¸n víi c¸c bé phËn qu¶n lý kh¸c. HiÖn nay c«ng ty ®· vµ ®ang hiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c qu¶n lý víi c¸c trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i, ®Æc biÖt bé phËn kÕ to¸n ®· ®­îc trang bÞ m¸y vi tÝnh ®Çy ®ñ ®¶m b¶o cho mçi nh©n viªn mét m¸y. Tuy nhiªn ë bé phËn kho l¹i ch­a ®­îc trang bÞ m¸y tÝnh trong khi gi÷a bé phËn kÕ to¸n vµ bé phËn kho cã mèi liªn hÖ rÊt chÆt chÏ. C«ng t¸c qu¶n lý chÆt ®ßi hái ph¶i cã sù ®èi chiÕu, so s¸nh th­êng xuyªn gi÷a kÕ to¸n vµ thñ kho ®Ó ®¶m b¶o th«ng tin kinh tÕ ®­îc ph¶n ¸nh chÝnh x¸c, hîp lý vµ hîp ph¸p. V× vËy ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ cña viÖc øng kÕ to¸n m¸y vµo c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô, c«ng ty còng nªn trang bÞ m¸y vi tÝnh cho bé phËn kho vµ nèi m¹ng côc bé gi÷a c¸c bé phËn nµy ®Ó cã ®­îc sù trao ®æi th«ng tin trùc tiÕp trªn m¸y tÝnh. Lµm nh­ vËy lµ c«ng ty ®· t¹o ra mét sù kiÓm tra th«ng tin ngay trong c«ng t¸c h¹ch to¸n. Tuy nhiªn, kh«ng thÓ bá qua c«ng t¸c qu¶n trÞ ng­êi dïng khi øng dông kÕ to¸n m¸y. HiÖn nay, t¹i c«ng ty tuy mçi nh©nviªn kÕ to¸n ®­îc trang bÞ mét m¸y tÝnh nh­ng c¸c nh©n viªn cã thÓ truy cËp vµo phÇn hµnh cña nhau, ®iÒu nµy vÒ mÆt kh¸ch quan mµ nãi lµ c«ng ty ch­a cã nguyªn t¾c qu¶n lý chÆt chÏ trong viÖc sö dông m¸y vi tÝnh. KÕ to¸n tr­ëng vµ thñ tr­ëng ®¬n vÞ nªn ph©n quyÒn sö dông cho c¸c kÕ to¸n viªn còng nh­ nh©n viªn cña c¸c phßng ban liªn quan ®­îc phÐp hay kh«ng ®­îc phÐp trªn gi¸c ®é cËp nhËt, xem, söa, xo¸, in, l­u tr÷ th«ng tin. Mçi kÕ to¸n hay mçi ng­êi sö dông ®Òu ph¶i cã mËt khÈu ch­¬ng tr×nh riªng, vµ kÕ to¸n viªn cã tr¸ch nhiÖm b¶o vÖ mËt khÈu cña m×nh. §©y lµ mét c«ng viÖc quan träng khi tiÕn hµnh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh. Ph¶i lµm tèt vÊn ®Ò nµy th× qu¸ tr×nh tin häc ho¸ c«ng t¸c kÕ to¸n míi ®em l¹i hiÖu qu¶ cao. Mét vÊn ®Ò n÷a khi øng dông m¸y vi tÝnh vµo lµm kÕ to¸n lµ ph¶i hîp t¸c víi c¸c lËp tr×nh viªn ®Ó ®µo t¹o ®éi ngò nh©n viªn, c¸n bé cã sö dông m¸y vi tÝnh am hiÓu vÒ ch­¬ng tr×nh sö dông. §éi ngò c¸n bé kÕ to¸n lµ ®èi t­îng chÝnh ®Ó ®iÒu khiÓn hÖ thèng ch­¬ng tr×nh. Do vËy, ®éi ngò nµy ph¶i giái th× míi cã kh¶ n¨ng khai th¸c hÕt tÝnh n¨ng, t¸c dông cña phÇn mÒm kÕ to¸n vµ cã ý kiÕn ®Ò xuÊt víi c¸c nhµ lËp tr×nh cã nh÷ng thay ®æi theo yªu cÇu cña c«ng ty. Ngoµi ra ®Ó ®¶m b¶o an toµn cho th«ng tin l­u tr÷ th× phßng kÕ to¸n nªn tiÕn hµnh in ra tÊt c¶ c¸c sæ kÕ to¸n cÇn thiÕt ®Ó l­u tr÷ nh»m tr¸nh mÊt hÕt d÷ liÖu trong tr­êng hîp x¶y ra sù cè m¸y tÝnh. KÕt luËn Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng tù do c¹nh tranh, muèn tèi ®a ho¸ lîi nhuËn th× ph¶i qu¶n lý chÆt chÏ c¸c lo¹i tµi s¶n, vËt t­, chi phÝ, qu¶n lý chÆt chÏ qu¸ tr×nh tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô cña doanh nghiÖp. N©ng cao chÊt l­îng th«ng tin kÕ to¸n th«ng qua h¹ch to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô ngµy cµng ®ãng vai trß quan träng trong viÖc n©ng cao søc c¹nh tranh cña s¶n phÈm trªn thÞ tr­êng, thóc ®Èy l­u chuyÓn hµng ho¸ quay vßng nhanh, mang l¹i lîi nhuËn cao cho doanh nghiÖp vµ trë thµnh môc tiªu mµ c¸c doanh nghiÖp ®Òu muèn ®¹t ®­îc. Trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay, khoa häc kü thuËt ngµy cµng ph¸t triÓn m¹nh, kü thuËt ®iÖn to¸n hiÖn ®¹i ®ang ®­îc ¸p dông m¹nh mÏ vµo c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung còng nh­ trong c«ng t¸c kÕ to¸n nãi riªng. Do vËy ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô nãi riªng lµ mét xu thÕ tÊt yÕu. Qua qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i c«ng ty cæ phÇn d­îc Traphaco, ®­îc ®i s©u t×m hiÓu vÒ thùc tÕ c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô t¹i c«ng ty kÕt hîp víi viÖc nghiªn cøu vÒ lý luËn vÒ phÇn hµnh kÕ to¸n nµy em ®· hoµn thiÖn chuyªn ®Ò thùc tËp víi ®Ò tµi “Tæ chøc kÕ to¸n tiªu thô vµ x¸c ®Þnh kÕt qu¶ tiªu thô trong ®iÒu kiÖn øng dông phÇn mÒm kÕ to¸n m¸y t¹i c«ng ty cæ phÇn d­îc Traphaco”. D­íi gãc ®é nh×n nhËn cña mét sinh viªn kÕ to¸n ch­a cã kinh nghiÖm thùc tÕ, mµ gi÷a kiÕn thøc lý luËn vµ kiÕn thøc thùc tÕ l¹i cã kho¶ng c¸ch nªn chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp cña em kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. Em rÊt mong nhËn ®­îc nh÷ng ý kiÕn ®ãng gãp cña c¸c thÇy c« gi¸o, c¸c anh chÞ c¸n bé kÕ to¸n trong c«ng ty cïng tÊt c¶ c¸c b¹n ®Ó chuyªn ®Ò cña em ®­îc hoµn thiÖn h¬n.