Chuyên đề Hoàn thiện công tác tổ chức hoạt động giao nhận vận tải quốc tế tại chi nhánh Công ty CP Kho Vận Miền Nam tại Hà Nội

trí hoa tiêu. Đối với hàng xuất: - Chủ hàng phải cung cấp các chứng từ như lược khai hàng hoá (24h trước khi tàu về đến vị trí hoa tiêu), sơ đồ xếp hàng( 8h trước khi bốc dỡ hàng xuống). - Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết những vấn đề phát sinh - Lập các chứng từ cần thiết cho quá trình giao nhận để có thể có cơ sỡ khiếu nại cho bên liên quan. - Thanh toán các loại chi phí cho người giao nhận - Ngoài ra quá trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu còn có nhiều bên liên quan tham gia như: Hải quan, đại lý tàu biển, chủ tàu nội bộ... có những chức năng, nhiệm vụ khác nhau... 2. Quy trình quản lý và luân chuyển chứng từ 2.1. Quy trình hàng nhập khẩu - Nhận yêu cầu của khách về hàng nhập khẩu, kiểm tra tính hợp pháp, khả thi phù hợp với khả năng của bộ phận giao nhận.(công việc A) - Chào giá, thương thảo và ký kết hợp đồng.(Công việc B) - Lựa chọn các nhà cung cấp, thương thảo và ký kết hợp đồng với các nhà thầu phụ như: Cảng xếp dỡ, công ty bảo hiểm, đơn vị vận chuyển, cơ quan giám định...(Công việc C) - Nhận hồ sơ nhập khẩu từ người bán gửi, kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ thông qua khách hàng hay ngân hàng chỉ định.(Công việc D) - Liên hệ với đại lý hãng tàu để xác định thời gian tàu cập cảng( nghiên cứu tính chất, đặc điểm của từng loại hàng và sơ đồ hầm tàu, phiếu đóng gói...) để có phương án sắp xếp phù hợp, an toàn tuân thủ các quy định trong vận chuyển. Nếu nhiều chủ hàng để thống nhất cơ sỡ phân chia tổn thất(nếu có).(Công việc E) - Yêu cầu khách hàng thông báo thời gian, địa điểm giao hàng gửi các chứng từ, hồ sơ để khai hải quan: Hợp đồng ngoại thương, vận đơn, hoá đơn, phiếu đóng gói, giấy phép nhập khẩu, giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế, giấy uỷ quyền nhận hàng, hoá đơn cước, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận hun trùng, kiểm dịch, giấy phân tích, giấy ưu đãi đầu tư, giấy phép tạm nhập tái xuất, bảng định mức nguyên phụ liệu, giấy chứng nhận trọng lượng, bảng chi tiết đóng hàng, bảng vẽ kỹ thuật, chứng từ nộp thuế...(Công việc F) - Nhận, kiểm tra chứng từ, hồ sơ mở tờ khai nhập khẩu và thực hiện các bước theo thủ tục hải quan. Thông báo thuế (nếu có) cho khách hàng khi trả tiền ngay và hoàn tất thủ tục hải quan.(Công việc G) - Kiểm tra quá trình bốc dỡ hàng, giao nhận hàng tại cảng vận chuyển hàng tới địa điểm giao hàng theo các phương tiện, theo từng loại hàng mà đơn vị đã thoả thuận với các đơn vị bốc dỡ. Những trường hợp hàng hoá đặc biệt phải có những quy định riêng, phù hợp.(Công việc H) - Lập biên bản giao nhận hàng hoá.(Công việc I) - Tập hợp hồ sơ chứng từ, lập bảng kê thanh toán và ký xác nhận với khách hàng về tình hình thực hiện lô hàng tiến hành thanh lý hợp đồng.(Công việc K) - Trên cơ sỡ thanh lý hợp đồng, bảng kê thanh toán kế toán phát hành hoá đơn thu tiền của khách hàng và thanh toán với các nhà thầu phụ ( nếu có).(Công việc L) Quá trình trên được chi tiết cụ thể như sau: Bảng 15: Thời gian thực hiện các công việc trong hàng nhập khẩu Công việc Công việc hoàn thành trước Thời gian thực hiện(giờ) A - 1 B A 4 C B 5 D B 2 E D 4 F D 2 G F 7 H G 3 I H 1 K I 2 L K 1 (Nguồn: phòng kinh doanh chi nhánh Sotrans Hà nội) Quy trình thực hiện hàng nhập khẩu được biểu diễn qua sơ đồ ngang – Sơ đồ Gant Sơ đồ 3: Gant cho hàng nhập khẩu 1h 4h 5h 2h 4h 2h 7h 3h 1hhhh 2h 1h B A C D E F G H IA K L 23 Giờ Nhận xét: - Tổng thời gian hoàn thành một quy trình hàng nhập khẩu là 23 giờ( tương đương với 4 ngày). - Công việc được coi là quan trọng là ở công việc A, B, D, F, G, H, K, L Do vậy các công việc này ảnh hưởng trực tiếp và mạnh mẽ trong việc hoàn thành một quy trình nhập khẩu. Nếu các bước này không được thực hiện nhanh chóng, triệt để thì sẽ kéo theo cả quy trình chậm tiến độ, gây tổn thất cho doanh nghiệp về mặt chi phí cũng như thời gian. - Tổng thời gian dự trữ 6 giờ trong đó Công việc C có thời gian dự trữ là 1 giờ, công việc E có thời gian dự trữ là 5 giờ. Công việc C và E có thể được làm chậm lại không nhất thiết phải thực hiện ngay, ví dụ như công việc C có thể được làm chậm lại khoảng 1giờ, công việc E làm chậm được 5 giờ. Việc làm chậm này không hề ảnh hưởng đến tiến độ của cả quy trình. Do đó có thể tranh thủ được những thời gian đó đi làm việc khác mà không cần gấp rút. Để cho quy trình hàng nhập khẩu có thể diễn ra nhanh hơn nữa, tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc thì ta cần rút ngắn ở các công việc A, B, D, F, G, H, I, K, L. Rút ngắn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng của công việc. 2.2. Quy trình hàng xuất - Nhận yêu cầu của khách hàng về hàng xuất hàng, kiểm tra tính hợp pháp, khả thi phù hợp với khả năng của bộ phận giao nhận. - Chào giá, thương thảo và ký kết hợp đồng. - Lựa chọn các nhà cung cấp, thương thảo và ký kết hợp đồng với các nhà thầu phụ như: cảng xếp dỡ, công ty bảo hiểm, đơn vị vận chuyển, cơ quan giám đinh... - Nhận hồ sơ xuất khẩu từ người mua gửi, kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ thông qua khách hàng hay ngân hàng chỉ định. - Liên hệ với đại lý hãng tàu để xác định thời gian tàu cập cảng( nghiên cứu tính chất, đặc điểm của từng loại hàng và sơ đồ hầm tàu. phiếu đóng gói...) để có phương án sắp xếp phù hợp, an toàn tuân thủ cá quy định trong vận chuyển. Nếu nhiều khách hàng xuất cùng tham gia 1 chuyến tàu phải phối hợp với cảng, đại lý tàu và các chủ hàng để thống nhất cơ sỡ phân chia tổn thất( nếu có). - Yêu cầu khách hàng thông báo thời gian, địa điểm giao hàng, gửi các chứng từ, hồ sơ để khai hải quan: Hợp đồng ngoại thương, vận đơn, hoá đơn, phiếu đóng gói, giấy phép xuất khẩu, giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế, giấy uỷ quyền xuất hàng, hoá đơn cước, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận hun trùng, kiểm dịch, giấy phân tích, giấy chứng nhận trọng lượng, bảng chi tiết đóng hàng, bảng vẽ kỹ thuật, chứng từ nộp thuế... - Nhận, kiểm tra chứng từ, hồ sơ mở tờ khai xuất khẩu và thực hiện các bước theo thủ tục hải quan. Thông báo thuế( nếu có) cho khách hàng khi trả tiền ngay và hoàn tất thủ tục hải quan. - Kiểm tra quá trình bốc dỡ hàng, giao nhận hàng tại cảng, địa điểm giao hàng, vận chuyển hàng theo các phương tiên, theo từng loại hàng mà đơn vị đã thoả thuận với cá đơn vị bốc dỡ. Những trường hợp hàng hoá đặc biệt phải có những quy định riêng, phù hợp. - Lập biên bản giao nhận hàng hoá. - Tập hợp hồ sơ chứng từ, lập bảng kê thanh toán và ký xác nhận với khách hàng về tình hình thực hiện lô hàng tiến hành thanh lý hợp đồng. - Trên cơ sỡ thanh lý hợp đồng, bảng kê thanh toán kế toán phát hành hoá đơn thu tiền của khách hàng và thanh toán với các nhà thầu phụ ( nếu có). 2.2.1. Quy trình làm hàng xuất biển 2.1.1.1. Hàng chỉ định Nguồn thông tin: Đối với một lô hàng xuất chỉ định, ta sẽ có hai nguồn thông tin: Thông tin từ đại lý Thông tin từ khách hàng( người xuất hàng) Sau khi nhận được thông tin về lô hàng xuất, mở File hàng sea xuất, lấy số file. Xử lý thông tin: Thông tin nhận được từ đại lý: Nhận được thông tin của đại lý, liên hệ với khách hàng để biểt lịch xếp hàng, ngày xuất, chi tiết cụ thể của hàng hoá( lượng hàng: số PCS/PRS, P.O Number, order number) rồi thông báo lại cho đại lý. Thông tin nhận được từ khách hàng: Khi nhận được thông báo về lô hàng từ khách hàng, làm điện thông báo cho đại lý chi tiết lô hàng( tên consignee/ ngày xong hàng/ cảng đi- cảng đến/ PCS/PRS/KGS/CBM/P.O No./ Order No.) và xin chỉ định hướng dẫn thực hiện xuất theo đúng yêu cầu của khách hàng nước ngoài: - Chỉ dẫn đóng hàng: LCL/FLC/Consol - Hãng tàu(đối với hàng FCL);hãng consol( với hàng LCL) - Cảng đích( port of dischange: port of delivery thể hiện trên Ob/l:Hb/l - Tên, địa chỉ đại lý ở cảng đích sẽ phải thể hiện trên vận đơn Chú ý: Tiêu đề của bức điện gửi đại lý phải là tên của Consignee. Tất cả điện giao dịch với đại lý phải được lưu trong hệ thống máy tính. In điện chỉ định của đại lý kẹp vào hồ sơ. Các bước thực hiện một lô hàng: Khi có chỉ dẫn từ phía đại lý, ta tiến hành tiếp các bước tiếp sau: Book chỗ với hãng tàu theo chỉ định của đại lý, thông báo với đại lý lịch trình của chuyến tàu( ngày đi từ Việt Nam, tên tàu mẹ, ngày đến...) Trong trường hợp hãng tàu được chỉ định không đáp ứng được yêu cầu về thiết bị, chỗ trên tàu mẹ, thời gian chuyển tải.. thì phải phản hối lại cho đại lý xin chỉ định mới.( Công việc A) Fax booking, lệnh đóng hàng cho khách. - Nếu là một lô hàng nguyên container do khách hàng tự đóng: Fax trực tiếp booking nhận được từ hãng tàu cho khách hàng. Lưu ý booking phải thể hiện rõ số lượng, container, loại containern nơi cấp vỏ container, nơi hạ bãi, closing time, ngày tàu chạy, tên tàu.(công việc B) - Nếu là một lô hàng lẻ: Fax trực tiếp booking nhận được từ coloader cho khách hàng. Booking phải thể hiện rõ nơi giao hàng, người liên lạc, hạn giao hàng, ngày tàu chạy, tên tàu, lượng hàng. - Nếu là một lô hàng lẻ cho khách bằng Form của Sotrans, đề nghị khách giao hàng cho Sotrans Hải Phòng. Booking phải thể hiện rõ P.O Number, Order number, Số PCS/PRS, KGS, CBM, hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, người liên lạc, Tel, phí CFS. Fax kế hoạch đóng hàng cho Sotrans Hải phòng. Nếu có bất kỳ sự thay đổi nào phải báo ngay với bộ phận Hải Phòng và khách hàng. Yêu cầu bộ phận Hải Phòng cung cấp hồ sơ đóng hàng để lấy chi tiết vận đơn. Lập HB/L Nhận chi tiết về hàng hoá từ khách hàng, lập HB/L, fax cho khách hàng kiểm tra và confirm vận đơn sau đó in bill gốc gồm 03 bản gốc và 03 bản copy.(Công việc C) Lập OB/L Gửi Faxbill sang hãng tàu, hãng coloader, kiểm tra chi tiết OB/L và tính phù hợp với HB/L. Yêu cầu hãng tàu làm Seaway bill với những lô hàng cước Collect. Nếu là cước Prepaid yêu cầu kế toán làm thủ tục chuyển tiền cho hãng tàu để lấy điện giao hàng và vận đơn Surrendered trước khi hàng tới cảng đích.(Công việc D) Lập Invoice thu đại lý.(Công việc E) Gửi Pre-alert:(Công việc F) Scan vận đơn OB/L, HB/L. Đặt tên File theo 4 số cuối của vận đơn. Gửi pre-alert cho đại lý có đủ những thông tin. Gửi pre-alert cho đại lý trong vòng 3 ngày kể từ khi tàu đi. Vào sổ lưu hồ sơ( Công việc G) Yêu cầu điền đầy đủ thông tin vào sổ Export sea report Chuyển hồ sơ đầy đủ thông tin về lô hàng cho kế toán để kế toán lên doanh thu(Công việc H) Nhận bản doanh thu từ kế toán để quyết toán lô hàng.(Công việc I) Theo dõi lịch trình, nếu là hàng Nominated, theo dõi hàng đến khi hàng lên tàu mẹ. Nếu là hàng lẻ phải lấy được từ coloader. Gửi loading confirm cho khách hàng và đại lý.(Công việc K). Bảng 16: Thời gian thực hiện hàng xuất biển – hàng chỉ định Công việc Công việc hoàn thành trước Thời gian thực hiện (giờ) A - 1 B A 2 C B 3 D B 4 E A 3 F D 3 G E 2 H G 1 I H 3 K H 8 (Nguồn: Phòng kinh doanh chi nhánh Sotrans Hà nội) Sơ đồ 4: Gant thể hiện thời gian làm hàng xuất biển – hàng chỉ định 1h 2h 3h 4h 3h 3h 2h 1h 3h 8h K I H G F D E C B A E 18 Giờ Nhận xét: - Tổng thời gian hoàn thành một quy trình xuất biển hàng chi định là 18 giờ tương đương với 2 ngày và 2 giờ. Có thể nói đây cũng chưa phải là một lượng thời gian hợp lý.Do đó doanh nghiệp cần phải thay đổi thời gian để nhằm tăng tính kịp thời, đồng thời làm tăng hiệu quả giao nhận cho doanh nghiệp. - Các công việc quan trọng là A, B, D, H, I, K. Nếu các công việc này mà làm không kịp thời, nhanh chóng, cứ trì hoãn kéo dài thì sẽ gây ảnh hường đến cả quá trình, làm tăng thời gian và chi phí của công ty. - Tổng thời gian dự trữ là 4 trong đó: Công việc C là 1 giờ, công việc E là 3 giờ. Có thể làm chậm những công việc này mà không ảnh hưởng đến cả qúa trình. Nhưng chỉ có thể làm lui lại công việc C trong khoảng thời gian là 1 giờ và công việc E là 3 giờ. Để cho quy trình trên diễn ra nhanh hơn, giảm thiểu được thời gian và chi phí, thì ta có thể giảm thời gian của những công việc như A, B, D, H, I, K. 2.1.1.2. Hàng kinh doanh - Ký booking với khách hàng trong đó thể hiện rõ số tiền, thời hạn thanh toán. - Sau khi khách hàng xác nhận đồng ý báo giá mà chúng ta chào và quyết định ngày giao hàng, các bước cần thực hiện tương tự như đối với một lô hàng chỉ định: Fax lịch tàu cho khách hàng để họ sắp xếp ngày đóng hàng. Trong trường hợp khách yêu cầu làm nội địa yêu cầu khách hàng thông báo rõ ngày giờ và địa điểm đóng hàng, người liên lạc, Tel, Fax. Liên lạc với hãng tàu để lấy booking và đồng thời cũng fax booking cho khách hàng để rõ lấy vỏ của hãng nào, tên và số điện thoại để liên lạc và sau khi đóng hàng xong thì hạ bãi nào. Nếu là hàng lẻ thì giao cho ai, tên người và số điện thoại để liên lạc. Lập vận đơn HB/L theo chỉ dẫn của khách hàng, Fax nháp trước cho khách hàng kiểm tra sau đó in bill gốc gồm 03 bản gốc và 03 bản copy, 01 bản trong trường hợp bill surredered. Giao bill cho khách, thu tiền, ký nhận và lưu hồ sơ. Lập chi tiết làm M.B/L fax cho hãng tàu. Gửi pre-alert Vào sổ lưu hồ sơ Lập Invoice thu khách hàng Đôn đốc với hãng tàu phải xếp hàng theo đúng lịch trình và thời gian dự kiến. Làm loading confirm fax cho khách hàng sau khi hàng chắc chắn đã được xếp lên tàu mẹ tại cảng chuyển tải Chuyển hồ sơ đầy đủ thông tin về lô hàng cho kế toán để kế toán lên doanh thu. Nhận bản doanh thu từ kế toán để quyết toán lô hàng. Bảng 17: Thời gian thực hiện hàng xuất biển - hàng kinh doanh Công việc Công việc hoàn thành trước Thời gian thực hiện(giờ) A - 1 B - 1 C B 2 D B 3 E D 4 F D 3 G F 1 H F 1 I H 2 K I 1 L I 2 M L 1 N M 1 (Nguồn: phòng kinh doanh chi nhánh Sotrans Hà nội) 1h 1h 2h 3h 4h 3h 1h 1h 2h 1h 2h 1h 1h A B C D E F G H I K 1h 1h 2h 3h 4h 3h 1h 1h 2h 1h 2h 1h 1h 1h 1h 2h 3h 4h 3h 1h 1h 2h 1h 2h 1h 1h LL M N Sơ đồ 5: Gant- thời gian thực hiện hàng xuất biển- hàng kinh doanh 13 Giờ Nhận xét: - Tổng thời gian hoàn thành một quy trình xuất biển – hàng kinh doanh là 13 giờ. Tương đương với gần 2 ngày, do là hàng kinh doanh nên đòi hỏi về lượng thời gian là rất cao, hoạt động giao nhận cần phải xảy ra nhanh chóng đúng tiến độ, để kịp thời cung cấp cho khách hàng. - Các công việc quan trọng như là B, D, F, H, I, K, L, N. Những công việc liên quan trực tiếp đến thời gian giao hàng nhanh hay chậm. Do đó, để giảm thời gian giao nhận ta sẽ giảm thời gian của các công việc này, làm tăng tính kịp thời, giảm chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng. Tổng thời gian dự trữ là 6 giờ, trong đó: công việc A là 3 giờ, công việc C là 1 giờ, công việc G là 2 giờ. Những thời gian này có thể không cần phải tiến hành ngay mà được luỳ lại với số lượng thời gian dự trữ của nó, mà vẫn không ảnh hưởng tới quá trình giao nhận. 2.2.2. Quy trình làm thủ tục hàng không xuất 2.2.2.1. Xuất hàng không Hàng nominate Nhận chỉ định của đại lý Liên hệ với khách hàng lấy chi tiết, lượng, ngày xong hàng Báo cáo cho đại lý biêt tình hình lô hàng, đưa ra những lựa chọn: giá mua, airline, transit time, ngày đi ngày đến. Yêu cầu đại lý confirm đi hãng nào. Book chỗ lấy booking confirm Fax lệnh giao hàng liên hệ với khách hàng thu xếp ngày giờ giao hàng. Chuẩn bị hồ sơ Sau khi cân xong trên sân bay, tính toán số cân C. W để đánh vận đơn. Fax và gửi vận đơn cho khách hàng. Gửi pre-alert, debit note cho đại lý, đề nghị confirm. Tra mạng theo dõi lịch trình bay hàng ngày cho đến khi hàng cập sân bay đích. Vào sổ cập nhật thông tin trên bảng theo dõi. Kiểm tra Debit Note của hang hàng không, đề nghị thanh toán, hoàn tất phương án kinh doanh. Quyết toán sau khi có đầy đủ chứng từ hoặc số liệu, chuyển kế toán hạch toán. Lập bảng theo dõi doanh thu hàng không xuất. Ngày 25 hàng tháng nộp báo cáo hàng không xuất Hàng Freehand Nhận yêu cầu của khách hàng. Kiểm tra tình hình giá cả chỗ, báo giá cho khách hàng Book chỗ. Chọn đại lý. Chuẩn bị hồ sơ. Fax yêu cầu giao hàng, liên hệ với khác hàng thu xếp ngày giờ giao hàng trên sân bay, nếu làm EXW thì thu xếp ngày giờ giao tại nhà máy. Sau khi cân xong trên máy bay tính toán số cân C. W để đánh đơn. Fax và gửi vận đơn, invoice cho khách hàng. Gửi pre-alert, debit note hoặc invoice cho đại lý. Tra mạng theo dõi đến khi hàng đến nơi. Fax cho khách hàng thông báo ngày đến thực tế. Vào sổ, cập nhật thông tin trên bảng theo dõi. Kiểm tra Debit, note của hang hàng không, đề nghị thanh toán, hoàn tất phương án kinh doanh. Quyết toán: sau khi đầy đủ chứng từ hoặc số liệu, chuyển kế toán hạch toán. Lập bảng theo dõi doanh thu hàng không xuất. Ngày 25 hàng tháng nộp báo cáo hàng không xuất. Bảng 18: Thời gian Xuất hàng Freehand Công việc Cv hoàn thành trước Thời gian hoàn thành(giờ) A - 1 B - 2 C B 3 D C 2 E C 1 F D 1 G F 3 H E 1 I G 2 K G 6 L I 1 M I 2 N L 1 p L 1 Q N 2 (Nguồn: Phòng kinh doanh Sotrans Hà nội) A 1 2h 3h 2h 1 1 3h 1h 2h 1h 2h 1 1 2h I B C E F G H 6h K D L M N P Q 2h Sơ đồ 6: Gant- thời gian thực hiện hàng xuất Freehand 19 Giờ Nhận xét: - Tổng thời gian hoàn thành quy trình này là 19 giờ. - Các công việc quan trọng là B, C, E, F, G, I, K. Những công việc liên quan trực tiếp đến thời gian hoàn thành công việc, nếu không tiến hành nhanh chóng kịp thời, cẩn thận sẽ ảnh hưởng đến cả quy trình. Do đó, để làm giảm thời gian xuất hàng thì cần giảm thời gian thực hiện những công việc này. - Tổng thời gian dự trữ là: 8 tiếng với những công việc A (1 giờ), D(4 giờ), H(1 giờ), L(1 giờ), N( 1 giờ). Những công việc có thể được làm chậm lại mà không ảnh hưởng đến cả quy trình. Nhưng chỉ được làm chậm trong khoản thời gian dự trữ của công việc đó. 2.2.2.2. Xuất hàng Sea-air Hàng nominate Nhận chỉ định của đại lý Liên hệ với khách hàng lấy chi tiết ngày xong hàng. Báo cáo cho đại lý biết tình hình lô hàng, đưa ra những lựa chọn đi đường biển: giá mua tránit time, ngày đi, ngày đến. yêu cầu đại lý confirm đi hang nào, loại cont, ngày đi. Book container: kiểm tra closing time, giờ tàu ra báo cho khách hàng và Sotrans Hải Phòng đóng cont. Lưu ý Sotrans Hải phòng khi đo kích thước hàng, dán sticker: HAWB, déstination, PCS. Fax vận đơn cho khách hàng Fax chi tiết cho hãng tầu Gửi pre-alert, invoiceư cho đại lý(đại lý ở cảng chuyển tải và đại lý tại destination). Yêu cầu đại lý ở nơi chuyển tải gửi chi tiết chuyến máy bay, ngày bay và số MAWB. Fax và gửi HAWB cho khách hàng. Tra mạng đến khi hàng đến nơi Vào sổ. Thanh quyết toán. Phương thức thanh quyết toán giống như hàng hoá không xuất. Bảng 19: Thời gian xuất hàng Sea-air- hàng nominate Công việc CV hoàn thành trước Thời gian(giờ) A - 1 B A 2 C A 3 D C 2 E B 2 F D 1 G F 1 H F 2 I H 2 K I 1 L K 6 M K 1 N K 2 (Nguồn: Phòng kinh doanh Sotrans Hà nội) Sơ đồ 7: Gant thể hiện hàng Sea-air xuất- hàng nominate 1h 2h 3h 2h 2h 1h 1h 2h 6h 1h 2h I H 2h 1h G F D E B C K N M L A 18 Giờ Nhận xét: - Tổng thời gian hoàn thành là 18 Giờ - Các công việc quan trọng là A, C, D, F, H, I, K, L những công việc này nếu làm chậm sẽ ảnh hưởng đến cả quy trình. Do đó, để giảm thiểu thời gian xuất hàng cần có biện pháp làm giảm thời gian của các công việc này. - Tổng thời gian dự trữ là: 9 giờ, các công việc có thể được tiến hành chậm lại là: B(1 giờ), E( 2 giờ), G(1 giờ), M( 5 giờ), những công việc này dù làm nhanh hay chậm( trong thời gian dự trữ cho phép) cũng không ảnh hưởng đến thời gian của cả quy trình. Hàng Freehand Nhận yêu cầu của khách hàng Hỏi giá đại lý(nếu có) Báo giá, lịch trình cho khách hàng. Sau khi khách hàng đồng ý, confirm giá, book container. Kiểm tra closing time, giờ tàu ra báo cho khách hàng và Sotrans Hải phòng để đóng cont. Thông báo với đại lý đầu chuyển tải để đại lý có kế hoạch book chỗ hàng không. Dán sticker: HAWM,destination, PCS. Fax chi tiết cho hang tàu, lấy vận đơn surrenđere Gửi pre-alert cho đại lý: đại lý ở cảng chuyến tải và đại lý tại destination. Yêu cầu đại lý nơi chuyển tải gửi chi tiết máy bay, ngày bay và số MAWB, số dim,C. W Fax và gửi HAWB cho khách hàng có số C. W Gửi invoice hoặc debit note cho đại lý. Tra mạng kiểm tra đến khi hàng đến nơi. Vào sổ Thanh quyết toán. Phương thức thanh quyết toán giống như hàng không xuất Bảng 20: Thời gian xuất hàng Sea-air- Freehand Công việc CV hoàn thành trước Thời gian(Giờ) A - 1 B A 1 C B 2 D C 2 E C 3 F D 2 G F 1 H F 2 I H 1 K I 1 L K 1 M L 6 N L 1 P N 1 (Nguồn: phòng kinh doanh Sotrans Hà nội) Sơ đồ 8: Gant – Thơi gian xuất hàng Sea-air-Freehand 6h 1h 1h 2h 2h 3h 2h 1h 2h 1h 1h 1h 1h P N M 1h L K I H G F E D C BBbBBB A 19 Giờ Nhận xét: - Thời gian của cả quy trình là 19 giờ - Công việc quan trọng là: A, B, C, F, G, H, I, L, K, M những công việc này cần phải tiến hành cẩn thận, khẩn trương. Vì nó ảnh hưởng đến thời gian của quy trình. Muốn rút ngắn thời gian của cả quy trình ta cần giảm lượng thời gian thực hiện các công việc này. - Tổng thời gian dự trữ là 7 giờ gồm những công việc: D( 1 giờ), E( 1 giờ), N( 5 giờ). Do đó các công việc này có thể làm chậm lại không cần thiết phải tiến hành ngay( Phải trong giới hạn thời gian dự trữ của công việc đó) mà vẫn không ảnh hưởng đến cả quy trình. III. ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HÀNG HOÁ QUỐC TẾ TẠI SOTRANS HÀ NỘI 1.Thành tựu - Chi nhánh công ty kho vận miền nam có một đội ngũ nhân viên rất trẻ năng động, sáng tạo và đầy nhiệt huyết với công việc. Điều đó được thể hiện ở kết quả số lượng hàng hoá mà Chi nhánh đã giao nhận được từ trước đến nay: Gần 1000 nghìn tấn hàng hoá trong đó gần 600 nghìn tấn hàng nhập và hơn 300 nghìn tấn hàng xuất. - Chi nhánh đã xây dựng được mạng lưới văn phòng đại diện ở hầu hết các mối giao thông quan trọng trong cả nước. Đặt quan hệ bạn trên khắp thế giới đảm bảo hàng hoá Việt Nam được đưa tới bất kỳ nơi đâu trên thế giới và ngược lại một cách nhanh chóng an toàn và thuận lợi nhất. Một thành công đó là Sotrans Hà nội xây dựng được Trạm giao nhận Hải Phòng. Đó là bộ phận đắc lực của Sotrans Hà nội trong việc giao nhận hàng hoá. Năm 2004 Chi nhánh đã mở rộng được thị trường mới tại Đà Nẵng với trọng tâm là tuyến Đà Nẵng đi Pusan và một số hàng dệt may Hà Nội, Hà Nam.. đi Korea. Và đến nay mảng này thật sự mạng lại lợi nhuận cho chi nhánh. - Việt nam có hơn 3000 km đường bờ biển là một lợi thế và bán đảo nằm ngay ở khu vực có hai đường giao thông trên bờ biển lớn nhất thế giới đi qua, đó là Hoàng Hải Á Âu và đường Hoàng hải Nam Thái Bình Dương. Điều đó đã trực tiếp mang lại lợi nhuận rất lớn cho công ty kho vận miền nam nói chung và Sotrans Hà Nội nói riêng cũng như với ngành giao thông Việt Nam. - Từ khi hiệp định thương mại Việt - Mỹ được phê chuẩn và có hiệu lực thì hoạt động ngoại thương của Việt Nam có điều kiện tăng trưởng nhanh chóng cả quy mô lẫn hoạt động kinh doanh. Đó là cơ hội phát triển cho các doanh nghiệp hoạt động trong nghành giao nhận vận tải hàng hoá. - Sau nhiều năm hình thành và phát trtiển Sotrans Hà nội đã có bước chuyển mình lớn. Đó là chuyển dần từ một đơn vị thuần làm đại lý thực hiện các lô hàng chỉ định sang một đơn vị giao nhận có uy tín và được nhiều bạn hàng tín nhiệm. Nhiều mảng kinh doanh mới được triển khai và mang lại hiệu quả kinh doanh cao đặc biệt là các hàng dự án, hàng siêu trường siêu trọng… Khai thác hàng nhập về Việt Nam vẫn là một mảng kinh doanh có hiệu quả, việc tiếp tục duy trì mảng kinh doanh này trong thời gian tới vẫn là trọng tâm hướng tới của Bộ phận đại lý, nghiệp vụ kinh doanh, vì chi nhánh đã có nhiều kinh nhiệm trong việc thực hiện các lô hàng này, uy tín của Sotrans Hà nội trong hệ thống đại lý cũng được nâng cao nhiều, ưu thế về giá cả và chất lượng dịch vụ vẫn được chi nhánh tiếp tục khai thác triệt để. 2.Tồn tại và nguyên nhân 2.1. Tồn tại - Một điều đáng buồn là Sotrans Hà nội chưa phát huy được hết các vai trò của người giao nhận, còn tập trung vào hoạt động với vai trò đại lý. Mặc dù chi nhánh kinh doanh giao nhận với đầy đủ các vai trò của người giao nhận nhưng hoạt động của chi nhánh không đồng đều giữa các loại dịch vụ. Chi nhánh hoạt động chủ yếu với vai trò đại lý, người gom hàng, còn các vai trò khác như người kinh doanh VTĐPT, đặc biệt vai trò người chuyên chở còn rất hạn chế. Một thực tế cho thấy ngày nay để giảm chi phí cũng như thời gian giao nhận thì một phương pháp được coi là hiệu quả nhất đó là VTĐPT. - Trong ngoại thương các nhà kinh doanh XNK của Việt Nam thường giao nhận theo điều kiện xuất FOB nhập CIF, do đó xí nghiệp của VIệt Nam thường thuộc quyền lựa chọn của nhà kinh doanh xuất nhập khẩu nước ngoài. Họ thường lựa chọn các hãng vận tải của nước họ, nghiệp vụ giao nhận thường được các hãng vận tải đó kiêm thực hiện luôn. Do đó trong hoạt động giao nhận vận tải quốc tế Sotrans Hà Nội thường đóng vai trò là đại lý cho các hãng vận tải, thu hoa hồng và các chi phí phát sinh như: phí giao dịch, phí kho bãi, phí dịch vụ ở cảng, phí giao nhận nội địa… còn được vận tải hầu hết các công ty giao nhận vận tải nước ngoài thu. - Thị trường giao nhận vẫn còn mang tính tập trung Sotrans Hà nội mới chỉ tập trung vào một số thị trường truyền thống như Mỹ, EU, ASEAN…Chi nhánh vẫn chưa khai thác được một số thị trường khác như Châu Phi, các nước Nam Mỹ. Thời kỳ hội nhập đòi hỏi Chi nhánh phải mở rộng hơn nữa mạng lưới kinh doanh của mình. Như thế mới đáp ứng được yêu cầu của hội nhập. 2.2. Nguyên nhân 2.2.1. Nguyên nhân chủ quan - Vấn đề muôn thuở luôn được nhắc đến từ trước đến nay đó là: Cơ sỡ vật chất luôn trong tình trạng kém chất lượng, mặc dù được nâng cấp trang bị thường xuyên song vẫn không đáp ứng với nhu cầu phát triển của chi nhánh. Phương tiện quản lý, hệ thống thông tin liên lạc khá đầy đủ và hiện đại, song các phương tiện và thiết bị phục vụ trực tiếp cho quá trình nghiệp vụ gần như không có. Chi nhánh không sỡ hữu đội tàu xe hay phương tiện bốc dỡ, khi cần thiết đều sử dụng dịch vụ cho thuê của các công ty khác do đó còn chịu sự phụ thuộc về giá cả, đặc biệt trong thời gian cao điểm thì chi phí thuê mướn thường tăng cao ảnh hưởng đến giá thành dịch vụ của chi nhánh. Sỡ dĩ những điều trên xảy ra bởi lẽ Sotrans Hà nội vẫn chưa huy động vốn đầu tư vào đó, có chăng chỉ là thay đổi cho là có còn không cần biết chất lượng của nó sẽ ra sao. - Bên cạnh đó hệ thống kho bãi của Sotrans Hà Nội cũng rất hạn chế. Chi nhánh có nhà kho tại hầu hết các ga cảng như kho Gia Lâm, kho Hải Phòng để phục vụ cho lưu kho bãi chờ hoàn tất thủ tục, song diện tích còn hạn hẹp, chất lượng kho còn kém, không bảo quản được những hàng hóa có tính chất đặc biệt đòi hỏi khâu bảo quản cẩn thận. Do đó, mỗi khi có lượng hàng lớn, hàng có chất lượng cao, thì đều phải thuê kho bên ngoài. Dẫn đến làm tăng chi phí cho quá trình giao nhận. - Trình độ nghiệp vụ của nhân viên chưa thật chuyên nghiệp. Chi nhánh vẫn luôn có kế hoạch nâng cao và đào tạo trình độ cán bộ công nhân viên. Tuy nhiên hoạt động này chưa thực hiện một cách triệt để nên Chi nhánh vẫn tốn chi phí mà kết quả mang lại không được như mong đợi. Cán bộ công nhân viên vẫn chưa nắm được các kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, hiểu biết về luật lệ buôn bán, tập quán trong nước và quốc tế còn hạn chế … nến rất dễ gây ra nhầm lẫn sai sót ảnh hưởng đến chất lượng cũng như uy tín của Chi nhánh. - Chưa tổ chức tốt công tác bán hàng. Đối với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải như Sotrans Hà Nội thì công tác bán hàng thật sự quan trọng. Không chỉ khách hàng tìm đến với Sotrans mà chính chi nhánh phải tìm kiếm và phát triển nguồn hàng cho mình. Điều này phụ thuộc rất lớn vào đội ngũ nhân viên bán hàng. Tuy nhiên theo thống kê hiện nay đội ngũ nhân viên đảm nhận vai trò này của chi nhánh rất mỏng, chỉ khoảng 15% quá ít so với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải nói chung và một doanh nghiệp có quy mô, phạm vi hoạt động rộng như Sotrans Hà Nội nói riêng. Bên cạnh đó, trình độ nghiệp vụ của nhân viên sales- marketing chưa cao, tính nhanh nhậy với công việc chính xác còn kém, chưa có kinh nghiệm, nguồn kinh phí dành cho công tác bán hàng còn hạn hẹp. Mặc dù công tác bán hàng đã được chi nhánh quan tâm song chưa đúng lúc, đúng mức, chưa đạt hiệt quả như mong muốn. Để chiếm lĩnh thị trường, để phát triển được thương hiệu Sotrans, thì cần phải quảng bá sâu rộng hơn nữa, cần nghiên cứu và phân khúc thị trường, tìm hiểu thị hiếu, tâm lý các khách hàng trong và ngoài nước để từ đó có biện pháp nâng cao hoạt động giao nhận. 2.2.2. Nguyên nhân khách quan - Gặp phải sự cạnh tranh gay gắt Xu thế hội nhập sẽ tạo ra một sân chơi bình đẳng hơn. Một sân chơi sẽ cạnh tranh gay gắt hơn. Để chiếm lĩnh được thị trường đòi hỏi doanh nghiệp đó phải có chiến lược đúng đắn, cần phải có những đánh giá về đối thủ cạnh tranh trên các phương diện như: Mục đích tương lai, chiến lược hiện tại, tiềm năng của đối thủ cạnh tranh là gì?... đế năm bắt được những điểm mạnh điểm yêú của họ mà đưa ra chiến lược phù hợp.Với đà phát triển này các dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá xuất nhập khẩu cũng không ngừng phát triển. Chính vì thế mà ngày càng có nhiều công ty đổ xô vào kinh doanh lĩnh vực này làm cho tính cạnh tranh trên thị trường giao nhận hàng hoá quốc tế của Việt Nam ngày càng khốc liệt hơn. Hiện nay trên thị trường Việt Nam có hơn 300 doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế. - Thiếu sự nhất quán trong hệ thống chính sách, pháp luật Nhà nước Bộ luật hàng hải Việt Nam ra đời từ năm 1990, do được xây dựng trong điều kiện cơ chế quản lý đang chuyển từ kế hoạch hoá sang cơ chế thị trường.Do đó còn tồn tại nhiều quan điểm mang nặng tính quản lý tập trung bao cấp, chưa lượng hoá được hết những phạm vi trong lĩnh vực hàng hải và giao nhận hiện nay. Luật hải quan đã có những tác động tích cực song vẫn còn những bất cập như: hệ thống biểu thuế, thủ tục hải quan còn rườm rà, chi phí ngoài hoá đơn còn nhiều…do đó làm tăng chi phí giao nhận, gây tốn thời gian và làm giảm hiệu quả kinh doanh. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN VẬN TẢI QUỐC TẾ TẠI SOTRANS HÀ NỘI I. DỰ BÁO VỀ THỊ TRƯỜNG GIAO NHẬN VẬN TẢI VIỆT NAM ĐẾN NĂM 2015 Một điều đáng mừng là hoạt động giao nhận vận tải quốc tế tại Việt nam đang có sự phát triển mạnh mẽ. Khối lượng hàng hoá giao nhận ngày càng tăng nhanh. Số doanh nghiệp tham gia thị trường giao nhận ngày càng nhiều. Trong thời gian tới cùng với sự phát triển của nền kinh tế Việt nam, thị trường giao nhận hàng hoá tiếp tục phát triển mạnh. Theo dự báo của các chuyên gia, đến năm 2015 khối lượng hàng hoá giao nhận sẽ đạt khoảng 540 triệu tấn. Bảng 21: Chỉ tiêu phát triển giao nhận vận tải đến năm 2015 Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2005 Năm 2015 GDP Tỷ USD 70,15 101 Khối lượng hàng hoá giao nhận Triệu tấn 350 540 Đường sắt Triệu tấn 17,9 19,9 Đường bộ Triệu tấn 217,1 280 Đường không Triệu tấn 75 103 Đường biển Triệu tấn 40 137,1 (Nguồn: Việt nam Pubishis Ambition Port Plans) Điều vui mừng hơn nữa, kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt nam ngày càng tăng, lượng thu hút FDI ngày càng nhiều, dẫn đến lĩnh vực giao nhận hàng hoá quốc tế ngày càng phát triển mạnh ở Việt nam. Bên cạnh đó, sự kiện 7-11-2006 Việt nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của WTO dẫn đến áp lực phải đổi mới cơ chế hành chính. Điều này giúp cho hoạt động giao nhận vận tải diễn ra thuận lợi hơn. Bảng 22: Dự báo giá trị sản lượng của ngành giao nhận vận tải quốc tế của Việt nam từ năm 2005 đến 2020 (Tốc độ tăng trưởng bình quân 10%/năm) ĐV: Tỷ USD Năm 2005 2010 2015 2020 Giá trị sản lượng 2.95 4.50 6.98 9.35 Có thể nói càng ngày quy mô thị trường càng lớn, hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng trở nên sôi động hơn. Điều này đã tạo điều kiện trong việc thu hút các doanh nghiệp mới tham gia vào thị trường giao nhận hàng hoá quốc tế. Dự báo đến năm 2020 có khoảng hơn 1000 doanh nghiệp doanh nghiệp tham gia hoạt động trong lĩnh vực này, con số đó hiện nay là 600 doanh nghiệp. Đến lúc đó chắc chắn rằng cạnh tranh sẽ diễn ra khắc nghiệt hơn. Buộc các doanh nghiệp muốn tồn tại được phải có chiến lược hợp lý hơn. Một điều vô cùng thuận lợi của Việt Nam để phát triển ngành giao nhận hàng hoá quốc tế đó là: có đường bờ biển dài hơn 3.200 km, với 71 cảng và 56 bến tàu. Việt nam nằm trên khu vực có 2 đường giao thông trên biển lớn nhất thế giới đi qua. Đó là đường Hàng hải Á châu và đường Hàng hải Nam Thái bình dương. Và đặc biệt là mạng lưới đường bộ, đường sông, đường sắt, đường hàng không luôn được xây mới, cải tạo và nâng cấp. II. PHƯƠNG HƯỚNG NHIỆM VỤ CỦA NHỮNG NĂM TỚI - Uy tín với khách hàng là nhân tố quyết định sự thành công của chi nhánh . - Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường, định hướng nguồn hàng. - Tiếp tục xác định thị trường Mĩ là thị trường mục tiêu với đối tượng mục tiêu là các doanh nghiệp Mĩ hoạt động trong lĩnh vực may mặc và các văn phòng, khu công nghiệp. Bên cạnh đó Việt nam gia nhập WTO với cam kết giảm dần thuế nhập khẩu từ các mặt hàng thì các mặt hàng nhập khẩu từ các công ty nước ngoài cũng là mục tiêu của Sotrans Hà Nội. - Xác định thị trường Italia là thị trường chính, mặc dù không tiềm năng nhưng phải quan tâm và phát triển vì mối quan hệ ngoại giao. - Tiếp tục mở rộng thị trường Úc, củng cố quan hệ với các hãng Tàu, hãng hàng không, từng bước hoàn thiện và phát triển bộ máy quản lý nhằm mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh trên lĩnh vực chủ yếu là dịch vụ đại lý, giao nhận vận tải(quốc tế và trong nước, kho bãi, dịch vụ hậu cần). - Chú trọng công tác đào tạo phát triển trình độ kỹ năng nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên, nâng cao trình độ ngaọi ngữ, vi tính, duy trì việc đào tạo tại chỗ, đào tạo ngắn hạn và dài hạn. Đồng thời làm tăng doanh thu của chi nhánh bằng cách ký thêm các hợp đồng vận chuyển, cho thuê kho bãi và đẩy mạnh dịch vụ đại lý, giao nhận. - Nghiên cứu đề xuất bộ máy quản lý gọn. nhẹ, phù hợp với điều kiện kinh doanh nhằm làm giảm chi phí dư thừa lao động. Bố trí lao động hợp lý với trình độ chuyên môn để giải quyết công việc đạt chất lượng và hiệu quả cao nhất. Khuyến khích toàn thể cán bộ, nhân viên đề xuất những ý kiến với Giám đốc chi nhánh trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh. - Củng cố tổ chức và tiếp tục hoàn thiện công tác Quản trị nhân sự. Hoàn thiện và củng cố quan hệ mạng lưới giữa các phòng trạm với nhau. - Ổn định việc làm và thu nhập cho cán bộ, nhân viên. Quan tâm đến đời sống tinh thần, xây dựng môi trường làm việc kỷ luật, an toàn và năng động, thân thiện, hiệu quả và chuyên nghiệp. - Thực hiện kế hoạch chấm điểm thi đua giữa các phòng và cho từng cán bộ, nhân viên theo các tiêu chuẩn đã đề ra. Có chế độ thưởng, phạt đối với cá nhân có thành tích tốt hoặc đối với cá nhân không hoàn thành nhiệm vụ. III. CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kiến nghị đối với Nhà nước và các cơ quan hữu quan 1.1. Tạo hành lang pháp lý cho hoạt động giao nhận quốc tế của Việt Nam Đã có rất nhiều bộ luật ra đời như: Bộ luật hàng hải Việt Nam, Luật thương mại Việt Nam, Luật hàng không dân dụng Việt Nam và Nghị định số 10 năm 2001 về kinh doanh dịch vụ hàng hải, Nghị định 125 năm 2003 về kinh doanh VTĐPT. Mặt khác hoạt động giao nhận kho vận rất rộng nên các văn bản này chưa quy định hết chức năng kinh doanh của dịch vụ này. Vì vậy để cho hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế có cơ hội phát triển, đòi hỏi Nhà nước và các nhà làm luật cần có sự quan tâm hơn nữa để tạo một hành lang pháp lý thuận lợi cho hoạt động giao nhận được phát triển hơn. Tổng cục hải quan, Bộ tài chính phải thường xuyên công khai hoá kịp thời các văn bản, chế độ chính sách mới có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu. Các bộ ban ngành khi ban hành các văn bản hướng dẫn về chế độ, chính sách có liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu cần có quy định cụ thể về thời hạn có hiệu lực thi hành để cho hải quan và doanh nghiệp có thời gian nghiên cứu trước khi thực hiện. Chính phủ và bộ tài chính cần hoàn thiện các văn bản luật cho thật hoàn chỉnh. Nhằm làm giảm các thủ tục hải quan rườm rà. Hơn thế nữa nhà nước cần phải có một chiến lược thích hợp để phát triển ngành giao nhận vận tải. Chiến lược của ngành là một hệ thống các quan điểm cơ bản, các mục tiêu lớn cần đạt được và các quan điểm, chính sách phải hoàn thiện. Có một chính sách phù hợp sẽ thu hút mọi nhân viên cho phát triển giao nhận vận tải. Để thực hiện được các mục tiêu chiến lược phát triển giao nhận vận tải thì nhà nước phải đầu tư cho giao nhận vận tải, đặc biệt chú trọng phát triển hiện đại và đồng bộ hoá ngành hàng hải để có đủ sức cạnh tranh và hoà nhập vào thị trường thế giới và khu vực. 1.2. Nâng cao kết cấu cơ sở hạ tầng Đồng hành cùng sự phát triển của hoạt động giao nhận vận tải quốc tế là sự phát triển của hệ thống kết cấu hạ tầng cơ sở, đặc biệt là các công trình kết cấu hạ tầng trực tiếp phục vụ cho giao nhận vận tải như: hệ thống thông tin liên lạc, kho bãi, bến cảng, sân bay, hệ thống đường giao thông...Kết cấu hạ tầng cơ sở có phát triển, có hiện đại thì mới tạo nền tảng cho việc đảm bảo sự phát triển của hoạt động giao nhận vận tải, đảm bảo cho hoạt động diễn ra một cách an toàn, nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả. Nếu không được đầu tư vào cơ sỡ hạ tầng đúng mức đúng lức thì sẽ dẫn đến lạc hậu và yếu kém kéo theo hiệu quả của hoạt động giao nhận thấp, sức cạnh tranh kém. Do vậy cần phải đầu tư hợp lý. 1.3. Đơn giản hoá các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hoá Là thành viên của các tổ chức như: APEC, ASEAN, WTO...Việt nam đã và đang tham gia các công ước hiệp định quốc tế của các tổ chức, tham gia ký kết các hiệp định đa phương và song phương... Do vậy yêu cầu cấp thiết hiện nay là phải đơn giản hoá các thủ tục hải quan, cải tiến thủ tục quản lý hàng hoá xuất nhập khẩu phù hợp với thông lệ và các công ước quốc tế. Để có thể hoà nhập với nền kinh tế thế giới một cách dễ dàng, không còn bỡ ngỡ trước thềm hội nhập. Nhà nước cần tiếp tục hoàn thiện và không ngừng đổi mới các công cụ như thuế xuất nhập khẩu thủ tục hải quan, hạn ghạch xuất nhập khẩu, quản lý ngoại tệ, chính sách tỷ giá hối đoái... có như vậy mới rút ngắn thời gian làm thủ tục, tạo điều kiện cho lưu thông hàng hoá quốc tế diễn ra được dễ dàng, thúc đẩy quá trình giao nhận hàng hoá ra và vào Việt nam. Tạo tiền đề cho Việt nam hoà nhập vào thị trường quốc tế. 2. Giải pháp từ phía Sotrans Hà nội 2.1. Đầu tư thêm các trang thiết bị phục vụ cho công tác giao nhận vận tải Cơ sở trang thiết bị có hiện đại mới đảm bảo được chất lượng dịch vụ giao nhận tốt, an toàn, nhanh chóng, tiết kiệm chi phí cũng như thời gian. Cơ sở trang thiết bị càng hiện đại thì công việc diễn ra cành nhanh và càng đạt hiệu quả cao. Thực tế chứng minh rằng doanh thu của hoạt động giao nhận sẽ do chất lượng trang thiết bị chiếm tới 30%. Do đó doanh nghiệp cần phải đầu tư thêm vốn, nâng cấp đổi mới trang thiết bị hiện đại hơn, để phục vụ việc giao nhận tốt hơn. Cụ thể là cần xây dựng một kho chứa hàng, đầu tư mua sắm thêm phương tiện vận tải để đáp ứng nhu cầu vận chuyển hàng hoá quốc tế. Có được kho chứa hàng chất lượng tốt sẽ giúp công ty bảo quản hàng hoá tốt hơn, làm giảm tỷ lệ hàng hoá bị hư hỏng tạo ấn tương và củng cố lòng tin ở nơi khách hàng. 2.2. Bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cũng như trình độ quản lý cho đội ngũ cán bộ nhân viên toàn Chi nhánh Con người chính là nhân tố quan trọng nhất đối với bất kỳ một công ty nào, là tài sản quý nhất của doanh nghiệp. Hoạt động giao nhận vận tải mang tính rất phức tạp nó đòi hỏi rất cao về chuyên môn nghiệp vụ, mỗi một lỗi nhỏ mà sai cũng có thể dẫn đến tổn thất rất lớn. Vì vậy đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên là rất quan trọng. Và phải luôn luôn được trao dồi thường xuyên trong suốt quá trình hoạt động. Chất lượng nguồn nhân lực cao là một yếu tố quan trọng để thu hút đầu tư nước ngoài là tiền đề cho sự phát triển kinh tế. Chất lượng được thể hiện ở 2 khía cạnh: Trình độ quản lý của các nhà cấp cao và trình độ tay nghề của người lao động. Nhà quản lý có trình độ, có khả năng lãnh đạo tốt có tầm nhìn xa trông rộng sẽ cho ra được các chiến lược hợp lý và có hiệu quả. Còn trình độ tay nghề người lao động lại ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và chất lượng của hoạt động. Vì thế mà nâng cao trình độ cho cán bộ, công nhân viên là một khâu không thể thiếu được đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Để nâng cao trình độ bồi dưỡng tay nghề của cán bộ công nhân viên cần: - Tuyển dụng, tuyển chọn thêm nhân viên nghiệp vụ giao nhận hàng hoá quốc tế một cách thật kỹ lưỡng, chọn đúng được những người thật sự tài giỏi để phục vụ cho doanh nghiệp. - Thường xuyên cập nhập thêm các kiến thức mới về lĩnh vực giao nhận vận tải. - Mở các lớp đào tạo và trao đổi nghiệp vụ cho nhân viên. Đồng thời khuyến khích nhân viên đi học các khoá học để bổ trợ cho chuyên ngành của mình. - Có chính sách thưởng phạt rõ ràng, ai làm hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao cần phải có thưởng. Và hàng năm cần phải sát hạch lại, kiểm tra lại trình độ nghiệp vụ của cán bộ công nhân viên, để kịp thời tìm hướng khắc phục. - Cần phải chăm lo đời sống về tinh thần cũng như vật chất cho công nhân viên trong doanh nghiệp. Nâng cao các hoạt động mang tính tập thể. Tạo bầu không khí làm việc hăng say, cống hiến hết mình của công nhân viên. 2.3. Giảm chi phí xuất nhập khẩu Niêm yết chi phí kiểm tra hàng tại nhà máy nơi hàng hoá đóng gói và niêm phong. Hoạt động này nhằm đảm bảo công khai các hàng hoá xuất nhập khẩu được kê khai và hạn chế việc đòi hỏi kiểm tra thêm. Nếu tránh được những chi phí cho hàng hoá chưa được đóng gói hay đóng gói lại, thì những mất mát khi vận chuyển hay lưu kho có thể được kiểm tra một cách cơ bản, tiết kiệm được thời gian và chi phí. Kiểm tra ngẫu nhiên hàng hoá xuất nhập khẩu và quản lý chất lượng nhằm giảm chi phí và thời gian mà vẫn đảm bảo quy tắc của nó. Vi tính hoá thủ tục kê khai hải quan nhằm giảm sự chồng chéo giữa các cơ quan xuất nhập khẩu chuyển tiếp hàng hoá và cơ quan nhà nước. Hơn nữa vi tính hoá nhằm giảm thủ tục hành chính và số lượng các bước trong thủ tục hành chính. 2.4. Phát triển mở rộng thị trường Mở rộng phạm vi kinh doanh luôn là mục tiêu hoạt động của Chi nhánh. Mở rộng thị trường để khai thác những thị trường tiềm năng mới, đa dạng hóa thị trường, mở rộng phạm vi kinh doanh. Mở rộng thị trường diễn ra theo hai chiều hướng: Mở rộng theo chiều sâu và theo chiều rộng. Mở rộng thị trường theo chiều rộng là mở rộng thị trường theo phạm vi địa lý: Mặc dù Chi nhánh đã có mối quan hệ làm ăn với nhiều thị trường nhưng vẫn còn hạn chế rất nhiều, cụ thể như ở Châu Phi, Nam Mỹ...trong khi đó những thị trường này được đánh giá là thị trường tiềm năng. Mục tiêu của Sotrans Hà nội được đề ra trong những năm tới là nhằm phát triển rộng khắp mạng lưới giao nhận trên toàn thế giới. Hơn thế nữa xu hướng hội nhập, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải tạo thêm nhiều mối quan hệ làm ăn, nhiều ban hàng, cạnh tranh một cách công bằng minh bạch. Có như thế mới đứng vững trên thị trường cạnh tranh khắc nghiệt này. Mở rộng thị trường theo chiều sâu vẫn là mở rộng theo môi trường địa lý nhưng đa dạng hoá phạm vi dịch vụ của Chi nhánh để thu hút khách hàng, tăng doanh thu, thị phần và khai thác triệt để thị trường hiện có, giảm bớt rủi ro trong kinh doanh. Cụ thể như: chú trọng hơn nữa vào dịch vụ gom hàng lẻ, gắn giao nhận hàng hoá quốc tế với giao nhận vận tải nội địa, chú trọng vào dịch vụ giao nhận từ cửa tới cửa. Đồng thời phải đi kèm với chất lưọng dịch vụ. Dịch vụ tốt bao nhiêu sẽ thu hút được nhiều lượng khách hàng bấy nhiêu, tương đương với tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp. 2.5. Đầu tư vào lĩnh vực kho bãi tạo hướng kinh doanh mới Trong hoạt động giao nhận thì việc lưu kho hàng hoá để chờ hoàn thành các thủ tục chứng từ là điều rất cần thiết. Với tình hình kho bãi hiện nay thì đầu tư mở rộng nâng cao chất lượng kho bãi là mục tiêu đúng đắn của Sotrans Hà nội. Kho ngoại quan là kho lưu giữ hàng hoá đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu, hàng hoá từ nước ngoài đưa vào gửi để chờ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam theo quy định của pháp luật. Hàng hoá xuất nhập khẩu phải lưu kho ngoại quan để làm những thủ tục cần thiết như: Tập kết hàng thành lô, chuyến theo hợp đồng xuất nhập khẩu. Lưu kho, lưu bãi để chờ xuất hoặc nhập khẩu. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát hàng hoá của hải quan. Kiểm định chất lượng hàng hoá, kiểm tra y tế, làm đồng bộ, bao gói, phân loại. Với chức năng là lưu giữ, bảo quản hàng hoá, kho ngoại quan phải có thiết kế, trang thiết bị phù hợp với đặc điểm bảo quản của từng loại hàng hoá, nhằm bảo đảm giữ nguyên chất lượng, trạng thái ban đầu của hàng hoá hoặc hạn chế những thiệt hại do việc vận chuyển xếp dỡ hàng hoá gây ra. Hội nhập kinh tế quốc tế, yêu cầu về chất lượng kho lưu giữ càng cao, do đó phải có sự mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng phục vụ kho ngoại quan, để cho hoạt động giao nhận nâng tầm cao hơn nữa. KẾT LUẬN Là thành viên của WTO, nước ta đang dần hoà nhập vào một sân chơi mới, một sân chơi mà cạnh tranh diễn ra khốc liệt hơn, gay gắt hơn. Cuốn theo dòng chảy kinh tế thời kỳ hội nhập đó, Sotrans Hà nội cũng đang phải vươn mình để đọ sức cùng các “ đại gia” trên thị trường quốc tế. Để có thể đứng vững trên thị trường, để có thể giành được lợi thế cạnh tranh, buộc Sotrans Hà nội phải vạch ra một chiến lược cụ thể nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp mình. Việc nghiên cứu qui trình giao nhận vận tải quốc tế đã giúp em hiểu biết thêm nhiều điều thực tế mà em không nhìn thấy được qua sách vở. Từ việc phân tích tình hình giao nhận hàng hoá quốc tế tại Sotrans Hà nội em đã thấy được những mặt được, những mặt còn tồn đọng. Trên cơ sỡ đó em mạnh dạn đưa ra một số giải pháp cơ bản để khắc phục phần nào những hạn chế của công ty. Tuy nhiên đây chỉ là những giải pháp mang tính cá nhân, để hoàn thiện tốt hơn nữa công tác tổ chức hoạt động giao nhận cần có sự nỗ lực rất lớn của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Do hiểu biết còn hạn chế, thời gian tìm hiểu không thể nói là quá dài nên đề tài không tránh khỏi thiếu sót, những đánh giá còn mang tính lý thuyết nhưng em hy vọng rằng đây cũng phần nào tạo ra cơ sỡ để mở ra những hướng nghiên cứu sâu hơn của công ty về lĩnh vực này. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Mạnh Quân đã giúp em về mặt định hướng cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các cô, các chú, các anh, các chị trong Sotrans Hà nội đã giúp em tận tình trong quá trình thực tập để hoàn thành bài viết này. Sinh viên thực hiện Hoàng Thị Ánh TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Nguyễn Thành Độ - TS. Nguyễn Ngọc Huyền (2004), “ Giáo trình Quản Trị Kinh Doanh”. Nhà xuất bản Lao động – Xã hội. PGS.TS Lê Công Hoa ( Tháng 11 năm 2004), “ Giáo trình Quản lý hậu cần kinh doanh”. Phạm Mạnh Hiền (2003), “Nghiệp vụ giao nhận vận tải quốc tế”. Thông tin xuất bản: Tp. HCM Khoa quản trị kinh doanh xuất nhập khẩu. PGS.TS Trần Chí Thanh ( 2000), “ Quản trị kinh doanh xuất nhập khẩu”. Nhà xuất bản thống kê. Báo cáo tài chính năm 2003 – 2007 của Sotrans Hà nội Báo cáo về quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản. Tài liệu về quy trình hàng giao nhận vận tải quốc tế.(nguồn phòng kinh doanh). Trang Web: www.diendandoanhnghiep.com Trang Web: www.Google.com Trang Web: www.thoibaokinhtevietnam.com MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU Bảng 1 : Tình hình nhân sự của Chi nhánh 13 Bảng 2: Doanh thu của Công ty từ năm 2005- 2007 14 Bảng 3 : Các khoản chi phí của công ty năm 2005 – 2007 14 Bảng 4: Kết quả kinh doanh giai đoạn 2003-2007 16 Bảng 5: Thu nhập bình quân của cán bộ nhân viên trong 5 năm gần đây 18 Bảng 6: Khối lượng hàng nhập – hàng xuất trong vòng 5 năm 23 Bảng 7 : Tình hình giao nhận theo cơ cấu mặt hàng ( Hàng XK) 24 Bảng 8: Tình hình giao nhận theo cơ cấu mặt hàng ( Hàng NK) 25 Bảng 9: Khối lượng hàng hoá giao nhận theo phương thức vận tải 27 Bảng 10: Kết quả giao nhận theo phương thức vận tải 28 Bảng 11: Kết quả giao nhận với vai trò đại lý 31 Bảng 12: Khối lượng hàng hoá giao nhận với vai trò người gom hàng 32 Bảng 13: Doanh thu hoạt động giao nhận hàng hoá quốc tế theo khách hàng 34 Bảng 14: Kết quả kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế 40 Bảng 15: Thời gian thực hiện các công việc trong hàng nhập khẩu 43 Bảng 16: Thời gian thực hiện hàng xuất biển – hàng chỉ định 49 Bảng 17: Thời gian thực hiện hàng xuất biển - hàng kinh doanh 52 Bảng 18: Thời gian Xuất hàng Freehand 55 Bảng 19: Thời gian xuất hàng Sea-air- hàng nominate 57 Bảng 20: Thời gian xuất hàng Sea-air- Freehand 59 Bảng 21: Chỉ tiêu phát triển giao nhận vận tải đến năm 2015 66 Bảng 22: Dự báo giá trị sản lượng của ngành giao nhận vận tải quốc tế của Việt nam từ năm 2005 đến 2020 67 Biểu đồ 1: Khối lượng hàng nhập – hàng xuất trong 5 năm 23 Biểu đồ 2: Khối lượng hàng hoá giao nhận của phương thức hàng không 29 Biểu đồ 3: Doanh thu hoạt động giao nhận với vai trò đại lý 31 Biểu đồ 4: Tỉ trọng khối lượng hàng hóa giao nhận theo thị trường 37 Biểu đồ 5: Tỉ suất lợi nhuận/ doanh thu của hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá quốc tế 40 Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Công ty 7 Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của chi nhánh 12 Sơ đồ 3: Gant cho hàng nhập khẩu 44 Sơ đồ 4: Gant thể hiện thời gian làm hàng xuất biển – hàng chỉ định 50 Sơ đồ 5: Gant- thời gian thực hiện hàng xuất biển- hàng kinh doanh 53 Sơ đồ 6: Gant- thời gian thực hiện hàng xuất Freehand 56 Sơ đồ 7: Gant thể hiện hàng Sea-air xuất- hàng nominate 58 Sơ đồ 8: Gant – Thơi gian xuất hàng Sea-air-Freehand 60 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT FOB Free on board Giao lên tàu CIF Cost insurance and freight Tiền hàng, phí bảo hiểm, cước phí L/C Letter of Credit Thư tín dụng FCL Full container loader Giao hàng đầy Container LCL Less container loader Giao hàng không đầy container B/L Bill of Lading Vận đơn C/O Certificate of origin Giấy chứng nhận xuất xứ D/O Delivery Order Lệnh giao hàng WTO World Trade organization Tổ chức thương mại thế giới APEC Asia Pacific economic cooperation Diễn đàn hợp tác kinh tế châu Á – Thái binh dương EU The European union Liên minh châu Âu ASEAN Association of Southeast Asian Nations Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á CP Cổ phần VTĐPT Vận tải đa phương thức XNK Xuất nhập khẩu