Chuyên đề Hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại Công ty quan hệ quốc tế và đầu tư sản xuất - CIRI

h hiệu chiến sỹ thi đua cấp Tổng công ty cho 7 đồng chí. Đề nghị Tổng công ty công nhận danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc cấp Tổng công ty cho 4 Tập thể. 25 đồng chí được khen thưởng danh hiệu chiến sỹ thi đua cấp cơ sở. 55 đồng chí được khen thưởng danh hiệu cá nhân lao động giỏi. 1 Tập thể đạt danh hiệu Tập thể lao động xuất sắc cấp cơ sở. 2 Tập thể đạt danh hiệu Tập thể lao động giỏi cấp cơ sở. Cùng với những bằng khen là các phần thưởng vật chất xứng đáng kèm theo. Sự giúp đỡ nhiệt tình của Tổng công ty CIENCO8, các cơ quan chức năng như Bộ thương mại, Bộ giao thông vận tải... Nhờ đó công ty có thể dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm bạn hàng và thị trường và có thể nắm được định hướng xuất nhập khẩu của từng năm để từ đó có kế hoạch cho hoạt động của mình. Do đã làm công tác xuất nhập khẩu lâu năm nên công ty có mối quan hệ với các bạn hàng, đặc biệt là bạn hàng trong nước. Cũng nhờ hoạt động lâu năm nên công ty đã tạo được lòng tin đối với hầu hết khách hàng đã từng làm ăn với công ty (Bạn hàng đã làm ăn từ trước với Tổng công ty CIENCO8 khi công ty CIRI chưa tách khỏi Tổng công ty). Nhờ đó việc đàm phán, ký kết hợp đồng đơn giản đi rất nhiều, giảm đi được những chi phí cũng như thời gian đáng lẽ ra phải mất vì công việc này. Sự tin tưởng của bạn hàng giúp cho việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu thuận lợi hơn, nhanh chóng hơn, đem lại lợi ích cho công ty và bạn hàng nhiều hơn. 2. Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu: Sau khi ký kết hợp đồng công ty tiến hành thực hiện hợp đồng.Đây là giai đoạn mà công ty phải có những kế hoạch cụ thể để thực hiện hợp đồng.Đồng thời xử lý các tình huống xảy ra để đảm bảo đúng tiến độ hợp đồng và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Về tốc độ thực hiện hợp đồng thì công ty luôn đảm bảo nhanh chóng các công việc để đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng và xử lý các sự cố xảy ra. Nhìn chung tiến độ thực hiện hợp đồng là tốt, không có vấn đề lớn nào phát sinh làm tổn hại đến quá trình thực hiện hợp đồng. Có được điều này là do công ty đã tạo được mối quan hệ làm ăn thân tín với các bạn hàng. Tuy nhiên có một vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế nào cũng gặp phải. Đó là sự vi phạm thời gian giao hàng của nhà xuất khẩu. Nó ảnh hưởng đến tốc độ thực hiện hợp đồng của các doanh nghiệp. Nhưng đối với CIRI từ khi thành lập đến nay trong quá trình hoạt động xuất nhập khẩu của mình việc vi phạm này không gây ra những tổn thất đáng kể cho công ty mà vẫn nằm trong giới hạn cho phép. Do đó không có hợp đồng nào bị huỷ bỏ vì lý do chậm hàng. Về công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu thì nhìn chung việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty cũng không nằm ngoài sơ đồ quy trình thực hiện nhập khẩu ở biểu 4 đã nói ở trên. Nhưng đôi khi cũng có một số thay đổi nhỏ tuỳ thuộc vào hoàn cảnh và điều kiện thực hiện hợp đồng để làm sao thuận tiện nhất cho 2 bên. Ví dụ: Trong khâu làm thủ tục thanh toán, nếu công ty và đối tác nước ngoài đã có một mức độ tin cậy sâu sắc thì 2 bên có thể thanh toán bằng phương thức điện chuyển tiền (T/T) với một mức trả trước là 10-20% giá trị của hợp đồng và sau khi nhận được bộ chứng từ sẽ trả nốt phần còn lại. Như vậy, nói chung quá trình tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của CIRI là không có gì nằm ngoài biểu đồ đã trình bày ở trên. 3. Những tồn tại và nguyên nhân: Trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu có thể phát sinh những tình huống sai phạm do các bên không thực hiện tốt nghĩa vụ của mình, nhưng cũng có thể các bên đã thực hiện nghĩa vụ của mình mà tình huống vẫn xảy ra bởi do trước khi các bên ký kết hợp đồng họ không lường trước được tình huống có thể xảy ra. Các sai sót có thể là do nguyên nhân khách quan và cũng có thể là do nguyên nhân chủ quan của doanh nghiệp tạo nên. Cụ thể đó là các lỗi về: Về thủ tục hải quan: Ở Việt Nam thủ tục hải quan còn rườm rà, phải qua nhiều khâu trung gian. Đây cũng là một trong những nguyên nhân làm chậm tiến độ thực hiện hợp đồng dẫn tới ảnh hưởng đến uy tín của công ty đối với khách hàng. Trong trường hợp hàng hoá không đúng quy cách, chủng loại mã số tính thuế. Điều này một phần là do khả năng hiểu biết của cán bộ nhập khẩu về những đặc điểm của hàng hoá còn hạn chế, phần khác là do mức thuế nhập khẩu đánh vào một hàng hoá nhưng công dụng, đặc tính, kiểu dáng khác nhau là khác nhau. Điều này gây khó khăn cho quá trình kê khai tính thuế đúng quy định của Nhà nước. Về nhận hàng: Đôi khi hàng đã về đến cảng nhưng bộ chứng từ nhận hàng từ phía nước ngoài đến chậm (Mặc dù công ty đã ký chấp nhận trả tiền) nên công ty sẽ không nhận được lệnh giao hàng (D/O) do đại lý vận tải cung cấp để hoàn thành quá trình nhận hàng. Điều này sẽ gây nên việc phải để hàng lưu kho bãi ở cảng. Nếu để đến ngày thứ tư trở đi thì sẽ bị phạt 5 USD/ngày, nếu là 10 ngày trở đi thì sẽ bị phạt 10 USD/ngày. Về L/C: Trong hợp đồng thanh toán bằng L/C, khi mở L/C nhiều khi không tránh khỏi những sai sót của cán bộ nghiệp vụ ngoại thương có thể viết nhầm, sai từ ngữ... Dẫn đến phải tu sửa lỗi sai và phải mất với mức phí là 20 USD/lỗi. Mặt khác, trong quá trình đàm phán nhiều khi công ty không thể đàm phán nhất trí với bên đối tác nước ngoài về việc mở L/C ở ngân hàng nào. Bởi họ yêu cầu công ty mở L/C ở ngân hàng mà công ty không có tài khoản, không giao dịch. Nó gây khó khăn cho công ty nếu không thoả thuận được rất có thể công ty bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Về chất lượng, số lượng: Thường là lỗi về số lượng bởi những bộ linh kiện mà công ty nhập khẩu đều là hàng mới 100% và được cấp chứng chỉ chất lượng tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ở nước xuất khẩu. Cho nên lỗi về chất lượng thường là không xảy ra và lỗi về số lượng là nguyên nhân khách quan do bên xuất khẩu giao thiếu. Tuy nhiên, nó cũng làm mất thời gian của công ty. Vì công ty lại phải điện hoặc Fax lại cho đối tác yêu cầu giao thêm số hàng thiếu. Dưới đây là số hợp đồng có sai sót năm 2002 để minh hoạ cho dẫn chứng trên: Bảng 5: Số hợp đồng có sai sót năm 2002. Hợp đồng số Đơn vị giao dịch Nội dung sai sót Nguyên nhân Giải quyết 07-2002/ CIRI-ZXZY Chongqing zongshen Group I/E CORP. Số lượng. Thiếu hàng. Lập thư dự kháng và yêu cầu bên đối tác gửi tiếp số hàng thiếu. 10-2002/ CIRI-ZXZY HYUNDAI MOBIS. Thủ tục hải quan. Khai nhầm thuế. Công ty phải tính lại số thuế phải nộp. (Nguồn: Bảng theo dõi việc thực hiện hợp đồng). Ngoài những tồn tại nêu trên trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu, công ty còn một số khó khăn: Chính sách của Nhà nước: Các doanh nghiệp (Trong và ngoài nước) đều gặp phải rất nhiều khó khăn do chính sách của Nhà nước không thống nhất, thường xuyên thay đổi khiến cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bị ảnh hưởng không nhỏ. Dù đã có nhiều thay đổi nhưng thủ tục hành chính còn rườm rà khiến nhiều khách hàng ngoại không muốn làm ăn với công ty. Thị trường trong nước dần trở nên bão hoà dẫn đến lượng hàng tiêu thụ chậm ảnh hưởng đến việc quay vòng vốn và thanh toán vốn với ngân hàng. Đồng thời trên thị trường cũng có một phần không nhỏ hàng nhập lậu. Công ty là một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu nên thường gặp không ít rủi ro trong quá trình mua từ nước ngoài về và tiêu thụ trong nước. Nhiều khi bên mua chưa thanh toán làm cho vốn lưu động của công ty quay vòng chậm, công nợ tồn đọng. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc nhập khẩu . Hiện nay công ty chưa có phòng Marketing theo đúng nghĩa của nó mà hiện tại chỉ có phòng nghiên cứu thị trường. Nên chưa có sự nghiên cứu sâu sắc về thị trường và thị hiếu tiêu dùng, đồng thời không khuyếch trương được rộng rãi những ưu điểm của công ty đến tất cả các bạn hàng. Cũng giống như hầu hết các đơn vị nhập khẩu khác, trình độ hiểu biết về thuê tàu của công ty còn rất hạn chế nên trong quá trình thực hiện hợp đồng, công ty thường phải nhờ bạn hàng thuê tàu. Trên đây là một số tồn tại cần được khắc phục để nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chương III Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại công ty CIRI . Phương hướng và mục tiêu hoạt động của công ty. 1. Phương hướng hoạt động của công ty CIRI trong thời gian tới (Cụ thể là giai đoạn 2003-2005). Hoà chung vào quá trình đổi mới và phát triển Tổng công ty theo xu hướng trở thành tập đoàn kinh tế mạnh, bước vào thế kỷ XXI và chuẩn bị cho quá trình hội nhập và hợp tác quốc tế - đây là thử thách lớn cho sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp. Triển khai tốt Nghị quyết số 05 - NQ/TW ngày 24/09/2001 tại Hội nghị lần thứ 3 Ban chấp hành trung ương Đảng khoá IX về tiếp tục sắp xếp, đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp Nhà nước, Tiếp tục thực hiện 7 chương trình công tác lớn của Đảng bộ Tổng công ty khoá VIII. Xây dựng định hướng chiến lược phát triển giai đoạn 2003 - 2005 gồm các nội dung chủ yếu sau: Về đời sống việc làm, phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiếp tục kinh doanh xe máy phù hợp với biến động thị trường xã hội: Liên tục gia tăng tỷ lệ nội địa hoá linh kiện sản xuất trong nước theo hướng tối ưu, đặc biệt là dự án sản xuất động cơ xe gắn máy hai bánh. Đáp ứng tốt các nhu cầu về vật tư thiết bị trong Tổng công ty và cho các đơn vị khác. Triển khai khẩn trương các dự án sản xuất lắp ráp ô tô, máy tính, thiết bị điện tử... Tập trung hoạt động xây dựng các công trình công nghiệp, nông nghiệp và dân dụng: Nhà chung cư, văn phòng làm việc, căn hộ cho thuê... và tiếp tục tìm kiếm khai thác một số dự án khả thi. Đảm bảo đời sống việc làm và chế độ chính sách cho người lao động. Tập trung đầu tư bộ máy quản lý, xây dựng cơ chế quản lý phù hợp để mở rộng thị trường xuất khẩu lao động. Đặc biệt công nhân trong nhà máy, công nhân lắp ráp máy tính, điện tử. Phấn đấu trong năm 2003 phải đưa được từ 500 - 1000 lao động sang nước ngoài (đề xuất Tổng công ty cho phép thành lập 2 trung tâm xuất khẩu lao động hạch toán phụ thuộc công ty). Tiếp tục đầu tư chiều sâu trang thiết bị dây chuyền công nghệ để tham gia vào hoạt động sản xuất lắp ráp các sản phẩm cơ khí, điện tử, xây dựng... Xây dựng và áp dụng quy chế khoán đối với tất cả các bộ phận quản lý, sản xuất , kinh doanh. Cải cách chính sách trả lương - thu nhập, gắn liền quyền lợi với nghĩa vụ. Nâng cao kỷ luật lao động, tiếp tục hoàn thiện và áp dụng thống nhất quy chế quản lý, hoạt động của các phòng, bộ phận, đội, xưởng. Đặc biệt chú ý tiết kiệm chi phí trong quản lý, sản xuất nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đời sống người lao động, thu hút hiền tài... Ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh. Tập trung đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ khoa học kỹ thuật, làm tốt công tác quy hoạch cán bộ, xây dựng lực lượng cán bộ cốt cán phục vụ chiến lược phát triển của công ty. Tiếp tục xây dựng và phát triển đề án sắp xếp đổi mới phát triển doanh nghiệp Nhà nước theo chỉ đạo của Tổng công ty. Ngày càng khẳng định vai trò chủ đạo của doanh nghiệp Nhà nước trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Thúc đẩy tiến độ tham gia cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nước mà đơn vị đã có thời gian nghiên cứu và lựa chọn trong năm 2002. Tích cực vận dụng mô hình đa sở hữu, đa dạng hoá loại hình liên doanh liên kết để tận dụng sức mạnh tổng hợp của các đơn vị vào mục tiêu chung. Làm tốt công tác củng cố và xây dựng Đảng, tăng cường công tác giáo dục chính trị tư tưởng đối với cán bộ Đảng viên để mọi cán bộ, Đảng viên, người lao động đoàn kết, tin tưởng vào công cuộc đổi mới do Đảng lãnh đạo. Củng cố tổ chức cơ sở Đảng để thực hiện chức năng là hạt nhân lãnh đạo tại cơ sở. Bồi dưỡng và đề nghị Đảng uỷ Tổng công ty kết nạp từ 7 - 10 quần chúng ưu tú vào Đảng. 2. Mục tiêu hoạt động của công ty. Kinh doanh trong cơ chế thị trường đầy cam go, phức tạp và rủi ro cùng với sự biến đổi to lớn của nền kinh tế thế giới đã một mặt tạo ra những điều kiện, cơ hội thuận lợi cho các nước đang trên đà phát triển có thể nắm bắt, vươn tới nhằm đạt được những mục tiêu phát triển, mặt khác nó cũng tạo ra những thách thức khó khăn nhất định mà mỗi quốc gia phải đối phó giải quyết. Trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình, tuỳ từng thời điểm cụ thể mà mục tiêu của công ty có thể thay đổi. Điều quan trọng là công ty phải xác định được mục tiêu nào là phù hợp với tiềm năng của công ty ở thời điểm hiện tại và tương lai. Do đó việc định ra các mục tiêu cụ thể là rất cần thiết, căn cứ vào đó công ty có thể lập ra các chiến lược, kế hoạch thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Điều này sẽ có ý nghĩa quan trọng trong việc điều hành và quản lý công ty một cách có hiệu quả. Công ty quan hệ quốc tế và đầu tư sản xuất (CIRI) là một doanh nghiệp kinh doanh quốc tế. Vì vậy, hiệu quả cao trong hoạt động kinh doanh là mục tiêu số một của công ty. Công ty luôn phấn đấu nâng cao mức doanh thu, tiết kiệm hợp lý các chi phí trong kinh doanh, đẩy nhanh tốc độ quay vòng vốn, sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Bên cạnh đó công ty cũng không ngừng mở rộng quy mô nhập khẩu về cả khối lượng và cơ cấu, mở rộng các mặt hàng và thâm nhập sâu vào thị trường thế giới, phát triển và củng cố thị trường truyền thống và xâm nhập vào thị trường mới. Bên cạnh những mục tiêu trên, công ty còn có những mục tiêu khác như: An ninh quốc phòng, chủ quyền quốc gia, bảo đảm công ăn việc làm cho người lao động, bảo vệ môi trường... Công ty cũng đã kết hợp chặt chẽ giữa các mục tiêu riêng của mình và mục tiêu chung của xã hội nhằm phát triển bền vững hoạt động kinh doanh của mình. Mục tiêu chiến lược dài hạn của công ty là mở rộng quy mô kinh doanh, thực hiện loại hình kinh doanh đa dạng hoá, tiến hành liên doanh, liên kết kinh tế, thiết lập các mối quan hệ kinh tế khăng khít với các đơn vị kinh tế trong nước và ngoài nước, nâng cao vị thế vai trò của công ty thành một nhà cung cấp cũng như nhà tiêu thụ quan trong của thị trường trong nước. Các chỉ tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2003 như sau: STT Các chỉ tiêu Đơn vị tính Kế hoạch 1 Tổng giá trị sản lượng Triệu đồng 291.000 2 Tổng doanh thu Triệu đồng 230.000 3 Nộp ngân sách Triệu đồng 20.000 4 Lợi nhuận thu được Triệu đồng 3.700 5 Thu nhập bình quân Đồng/người/tháng 1.900.000 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại công ty CIRI. 1. Đối với công ty: Hoàn thiện các nghiệp vụ: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của công ty là tiến hành thực hiện tốt các công việc đã thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các trách nhiệm trong hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn nâng cao uy tín của công ty đối với khách hàng tạo điều kiện để khách hàng thực hiện tốt nghĩa vụ của mình trong hợp đồng. Qua việc phân tích ở chương II em thấy công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại CIRI vẫn còn những tồn tại tuy là không lớn nhưng nó cũng ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty. Để công ty hoạt động theo đúng nghĩa những mục tiêu và phương hướng đề ra một cách có hiệu quả thì đòi hỏi công ty phải có những biện pháp thích hợp. Công ty cần thực hiện tốt các công việc sau: Về việc mở L/C: Như đã trình bày ở phần trên thì một lỗi nhỏ như viết sai, viết nhầm do lỗi chính tả cũng sẽ bị phạt 20 USD/lỗi. Bởi vậy, trong công tác mở L/C công ty cần phải có một người hiểu biết, thông thạo về việc mở L/C để tránh khỏi những lỗi không đáng có. Để cho cẩn thận và an toàn thì trước khi mở L/C công ty nên mở trước một L/C mẫu để Fax cho bên đối tác nước ngoài (người xuất khẩu) đối chiếu L/C với hợp đồng. Nếu đồng ý các điều khoản trong L/C thì công ty tiến hành mở L/C. Nếu nhà cung ứng cảm thấy chưa phù hợp thì cần báo ngay cho CIRI biết và cán bộ CIRI sẽ khắc phục những chỗ chưa phù hợp đó rồi mới mở L/C làm được như vậy công ty mới đỡ tốn kém về chi phí sửa đổi. Trong quá trình mở L/C thì công ty cũng không nên mở sớm quá và cũng không nên mở muộn quá. Bởi vì, nếu mở sớm quá thì công ty sẽ bị đọng vốn còn nếu như mở muộn quá thì sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng của bên đối tác từ đó ảnh hưởng đến quá trình nhập hàng của công ty. Tốt nhất công ty nên mở L/C vào thời điểm mà bên kia cùng lúc giao hàng. Có như vậy nó sẽ đảm bảo được quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Đôi khi có những lúc bên đối tác nước ngoài lại yêu cầu công ty mở L/C tại ngân hàng mà công ty không có tài khoản. Khi này công ty cần phải có chính sách mềm dẻo để thương lượng với đối tác chuyển sang mở tại ngân hàng mà công ty có tài khoản. Còn nếu đối tác không chấp nhận thì công ty phải thoả thuận với ngân hàng đó để công ty có thể vay vốn của họ thông qua việc trình bày cho họ bản phương hướng kinh doanh và hứa sẽ trả cho họ số tiền và cả lãi vay đúng thời hạn. Cần chủ động và linh hoạt trong vấn đề thuê phương tiện vận chuyển hàng nhập khẩu. Đây có thể là điểm yếu chung cho tất cả các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu của Việt Nam và CIRI nói riêng. Do các cán bộ nghiệp vụ chưa có nhiều kinh nghiệm và chưa tinh thông các điều kiện thuê tàu nên công ty thường ký hợp đồng theo giá CIF tức trách nhiệm thuê phương tiện vận tải (cụ thể là thuê tàu biển) là do người bán đảm nhận. Mà chúng ta đã biết cơ cấu giá thành của hàng hoá nhập khẩu sẽ bằng: Giá gốc + Chi phí vận chuyển + Các chi phí khác (bảo hiểm, thuế...). Như vậy nếu giảm được chi phí vận chuyển thì sẽ giảm được chi phí lưu thông góp phần nâng cao lợi nhuận của công ty. Do vậy, tuỳ theo từng điều kiện cụ thể của từng chuyến hàng như khối lượng, giá trị mua... mà công ty có sự lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng thích hợp. Do vậy để khắc phục hạn chế này công ty nên có kế hoạch nâng cao trình độ nghiệp vụ thuê phương tiện vận tải cho đội ngũ cán bộ chuyên trách công việc này của công ty thông qua các hình thức đào tạo nâng cao nghiệp vụ. Để có thể hoàn thành tốt trách nhiệm thuê phương tiện vận tải (nếu trong hợp đồng quy định) thì công ty cần phải chú ý nghiên cứu kỹ thị trường chuyên chở sao cho có được cước phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo cho hàng hoá chuyên chở. Việc này có thể thông qua người môi giới trong lĩnh vực chuyên chở bởi vì họ là người rất am hiểu và có kinh nghiệm ký kết hợp đồng chuyên chở vận chuyên một cách chặt chẽ, đảm bảo an toàn khi có khiếu nại xảy ra và hạn chế được rủi ro. Ngoài ra, công ty có thể uỷ thác việc thuê tàu cho một số công ty vận tải thuê tàu trong nước như: Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (Vietfracht), công ty đại lý tàu biển (VOSA)... Trong hợp đồng thuê tàu biển công ty đặc biệt chú ý tới một số điều quan trọng trong hợp đồng thuê tàu như: Số lượng; Giá cước; Các cảng bốc dỡ; Ngày bốc dỡ; Thanh toán. Ngoài việc nâng cao trình độ nghiệp vụ thuê tàu biển thì công ty cần phải khai thác những mặt lợi của các phương tiện khác để nhằm tìm ra một phương tiện vận tải hữu hiệu nhất phù hợp với từng điều kiện hoàn cảnh nhất định. Ví dụ: Vận chuyển bằng đường hàng không là biện pháp vận chuyển đang mở rộng nhưng vẫn còn hạn chế vì đắt. Tuy nhiên không nên đánh giá nó chỉ vì điều đó vì những mặt lợi sau đây cho phép tiết kiệm một cách đáng kể: Ít phí tổn hơn về bao bì (3-4 lần so với đường biển). Phí bảo hiểm rất thấp. Giao hàng được nhiều chuyến hơn. Chuyển hàng nhanh hơn. Do vậy những mặt hàng nào của công ty cần phải nhận hàng nhanh hoặc có giá trị cao thì nên dùng phương tiện vận tải này. Thủ tục hải quan: Hải quan luôn là khâu phức tạp nhất đối với các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và ở Việt Nam nói riêng. Điều này là do thủ tục hải quan còn nhiều bước, nhiều nấc trung gian và nếu có bất cứ sai phạm nào về hàng hoá, về giấy tờ thì phải trả giá bằng thời gian và tiền của. Việc khai báo hải quan nhằm mục đích là để cơ quan hải quan kiểm tra tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, hàng hoá xuất nhập khẩu và làm cơ sở tính thuế và miễn giảm thuế. Bởi vậy, doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu phải khai báo chi tiết về hàng hoá lên tờ khai hải quan bao gồm các nội dung: Tên hàng, phẩm chất số lượng, ký mã hiệu hoặc mã số, khối lượng, đơn giá,...và nộp các chứng từ khác có liên quan như vận đơn, hoá đơn thương mại, hợp đồng nhập khẩu, bảng kê khai hàng hoá... Và bộ chứng từ phải hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật Việt Nam. Khi xuất trình hàng hoá thì hàng hoá sẽ được đối chứng với chứng từ và bất cứ sự không ăn khớp nào trong bộ chứng từ hoặc giữa hàng hoá và bộ chứng từ công ty sẽ gặp rất nhiều khó khăn như mất thời gian và chi phí để hoàn thành lại thủ tục hải quan. Do vậy để giảm bớt những rắc rối có thể xảy ra trong khâu này công ty cần lưu ý những điểm sau đây: Lập hồ sơ đúng với quy định hải quan về số lượng, số loại chứng từ cần thiết. Kê khai nội dung trên chứng từ phải đúng, cần tham khảo cách viết cho đúng tránh tính trạng kê khai nhầm dẫn đến không ăn khớp với các chứng từ hoặc không giống với tình trạng thực tế hàng hoá. Cần phải có người chuyên trách trong khâu tính thuế nếu không sẽ rất dẫn đến khai nhầm thuế làm mất thời gian tính lại. Và khi có thông báo nộp thuế thì phải chấp hành nghiêm chỉnh vì không nộp thuế đầy đủ thì các bước tiếp theo của quy trình nhận hàng sẽ không thực hiện được. Nhận hàng: Khi công ty nhận được thông báo hàng đến thì công ty cần phải sắp xếp các công việc chuẩn bị nhận hàng cho chính xác, đầy đủ và kịp thời như: Trong việc uỷ thác cho cơ quan ga cảng về việc giao nhận hàng hoá thì công ty cần phải cung cấp cho cơ quan ga cảng những thông tin chính xác về chuyến hàng của công ty cụ thể như: Ngày đến, tên hàng, số lượng, tên con tàu... để tránh những nhầm lẫn đáng tiếc xảy ra bởi vì trong một ngày thì có rất nhiều tàu cập cảng. Nếu không ghi chính xác tên, mã hiệu... của con tàu đó thì sẽ dẫn đến nhận lầm hàng. Ngoài ra trong một con tàu lại chở rất nhiều hàng hoá khác nhau. Bởi vậy mà cần phải thông tin đúng tên hàng, số lượng... của hàng hoá. Cán bộ đi làm thủ tục hải quan cần phải chuẩn bị đầy đủ giấy tờ để tránh mất thời gian, đi lại nhiều lần làm chậm tiến độ giao hàng trong khi làm thủ tục thông quan cho hàng hoá. Khi nhận chứng từ của bên nước ngoài thì cần đối chiếu chứng từ mua hàng phải phù hợp với chứng từ mà hai bên đã nhận. Trong quá trình tiếp nhận hàng công ty phải thường xuyên giám sát hàng hoá về mặt chất lượng cũng như số lượng. Tuy nhiên, trong công tác nhận hàng nhiều khi hàng về đến cảng nhưng công ty vẫn chưa có đủ bộ chứng từ đi nhận hàng vì bộ chứng từ do phía nước ngoài đến chậm hay do thiếu. Vì vậy công ty nên kết hợp với nhiều bộ phận khác để giám sát điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu sao cho có hiệu quả nhất. Hoạt động giám sát của công ty nên tập trung một số vấn đề sau: Giám sát ngày hàng dời cảng xếp hàng, thời gian vận chuyển, ngày hàng về đến cảng dỡ hàng thông qua thông báo gửi hàng của nhà xuất khẩu, thông báo ngày hàng nhập cảng. Giám sát việc làm thủ tục hải quan, làm thủ tục thanh toán, nhận hàng. Để giám sát được các hoạt động này công ty cần phải lập bộ hồ sơ theo dõi hợp đồng và trên bộ hồ sơ theo dõi gồm các thông tin như tên nhà sản xuất, tên hàng, đơn giá, giá trị, số lượng, ngày xếp hàng. Bộ hồ sơ theo dõi gồm có 4 cột: Cột 1 là liệt kê tất cả các chứng từ có liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng. Cột 2 là để theo dõi những chứng từ nào đã có và những chứng từ nào chưa có. Nếu có thì đánh dấu (*), không có thì không đánh dấu. Cột 3 là để xem mức độ quan trọng của chứng từ. Nó cho biết những việc nào cần làm trước, việc nào cần làm sau và cột thứ 4 dùng để ghi chú ngày nhận chứng từ và có những sửa đổi chứng từ hay không. Thông qua hồ sơ theo dõi hợp đồng này các nhân viên chuyên trách luôn biết hoạt động giám sát nào cần làm trước, hoạt động nào cần làm sau thông qua mức độ quan trọng của từng chứng từ. Bộ phận giám sát nhập khẩu phải cố gắng giữ liên lạc thường xuyên với các bộ phận khác của công ty để đảm bảo mọi thông tin chính xác đến từng bộ phận, cùng nhau giải quyết những bất trắc có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều sử dụng điều kiện giao hàng CIF (đường biển). Vì vậy, nó đã rút ngắn các công việc mà công ty cần phải làm ở phạm vi ngoài lãnh thổ như thuê tàu, mua bảo hiểm. Điều này cũng có nghĩa là công ty khó khăn trong việc theo dõi quan sát được các công việc như việc như việc chuẩn bị hàng hoá, việc thuê tàu xếp hàng lên tàu, cũng như hàng hoá trên đường vận chuyển. Việc giám sát hợp đồng đòi hỏi có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban để đưa ra các báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng cho ban giám đốc. Từ đó, ban giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất cùng các phòng ban đưa ra các giải pháp tối ưu để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng. Như vậy, giám sát hợp đồng là để đảm bảo thực hiện hợp đồng một cách trôi chảy và đúng tiến độ, nâng cao hiệu quả của những hợp đồng đã thực hiện. Kiểm tra hàng hoá: Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần phải kiểm tra kỹ càng. Mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó. Mục đích của quá trình kiểm tra hàng hoá nhập khẩu là bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người mua và là cơ sở khiếu nại. Nội dung cần kiểm tra là: Kiểm tra về số lượng: Số lượng hàng thiếu, số lượng hàng đổ vỡ và nguyên nhân. Kiểm tra về chất lượng. Kiểm tra về chủng loại, kích thước, màu sắc, nhãn hiệu, quy cách. Kiểm tra sự suy giảm về chất lượng, mức độ suy giảm, nguyên nhân. Khi nhận hàng hoá nếu có sai sót về số lượng và chất lượng thì cần mời đại diện của cơ quan bảo hiểm, cảng, hãng vận tải, đại diện của người bán kịp thời làm thủ tục khiếu nại. Công ty CIRI đã tuân thủ nghiêm chỉnh quy định đó của nhà nước và đôi lúc phát hiện có những sai sót về mặt số lượng tức bên bán giao không đúng hợp đồng cụ thể là giao hàng thiếu so với quy định do một lý do nào đó. Vậy để tránh tình trạng này công ty cần thoả thuận với bên bán và yêu cầu bên bán giám định hàng hoá cả về số lượng và chất lượng trước khi giao hàng đảm bảo giao hàng đủ số lượng và đúng chất lượng. Và khi nhận được bản Fax giám định hàng hoá là đúng trong hợp đồng thì công ty mới tiến hành mở L/C cùng lúc với bên bán giao hàng. Làm được như vậy công ty mới đảm bảo có được đúng số lượng trong chỉ một lần giao hàng. Còn về mặt chất lượng thì chưa có lỗi gì xảy ra cho công ty. Nhưng không phải vì thế mà không quan tâm đến việc này. Đối với điều kiện chất lượng thì công ty cần nêu rõ cụ thể rõ ràng. Để tiện cho việc kiểm nghiệm và xác định trách nhiệm khi quy định điều kiện chất lượng cần đòi hỏi rõ ràng, cụ thể không nên sử dụng những từ ngữ mơ hồ như “ước khoảng”, “trên dưới”... đối với mặt hàng bộ linh kiện xe máy của công ty, để tránh dẫn đến những tranh chấp do chất lượng hàng hoá giao thì khi hàng về đến cảng phải đưa về nhập kho ngay nếu có thể. Vì nếu chậm trễ trong việc tiếp nhận hàng hoá có thể làm phát sinh chi phí lưu kho bãi và gây tác động xấu cho chất lượng hàng hoá. Làm được như vậy thì quá trình thực hiện hợp đồng mới đảm bảo an toàn và không gây nên những sự hiểu lầm do sự khác biệt về ngôn ngữ cũng như khoảng cách gây ra. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Kinh doanh hàng hoá nhập khẩu là một hoạt động phức tạp và nó chứa đựng nhiều rủi ro bởi vì trong kinh doanh thương mại quốc tế giữa các nước với nhau thì luôn có sự khác nhau về ngôn ngữ, chính trị, luật pháp, tôn giáo, tập quán... dẫn đến có sự hiểu lầm về những thuật ngữ đã thống nhất trong hợp đồng. Điều này sẽ dẫn đến xảy ra các vụ tranh chấp. Tranh chấp là điều mà cả hai bên không muốn xảy ra bởi vì nó không chỉ gây tốn kém thời gian và tiền bạc mà còn ảnh hưởng tới mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Muốn kinh doanh nhập khẩu an toàn và tránh tranh chấp xảy ra thì trước khi ký kết hợp đồng hoặc soạn thảo hợp đồng công ty nên tham khảo ý kiến của công ty tư vấn luật và các công ty dịch thuật. Các công ty này sẽ chỉ ra những chỗ chưa được rõ ràng trong ngôn ngữ của hợp đồng và sửa lại theo đúng ý đồ của 2 bên làm hợp đồng mà vẫn đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho cả hai bên. Nếu như tranh chấp vẫn xảy ra thì nguyên tắc mà thương lượng thành công khi giải quyết tranh chấp là: Hãy tập trung vào vấn đề cần thương lượng, vào vấn đề lợi ích chứ không phải vào quan điểm để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi , kiên trì với mục tiêu trên phương châm: “Cách lựa chọn tốt nhất là đạt được sự thoả thuận”. Có được như vậy đòi hỏi người tham gia thương lượng phải có tính kiên trì, khéo léo, có những ứng xử lập luận vững vàng, hợp tình hợp lý và tốt nhất phải có kinh nghiệm học hỏi các nghiệp vụ giải quyết thành công của các công ty khác, nhằm vận dụng linh hoạt thì chắc chắn mọi việc sẽ được giải quyết êm đẹp, nhanh chóng mà không cần nhờ đến cơ quan trọng tài hay toà án. Tổ chức huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Vốn là yếu tố hết sức quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay. Nó cũng như là máu đối với cơ thể con người vậy. Nếu thiếu máu thì cơ thể con người sẽ bị suy nhược dẫn đến tử vong. Vì vậy nếu thiếu vốn doanh nghiệp sẽ trở nên khốn đốn trì trệ không phát triển được thậm chí còn bị phá sản do không có vốn để tiếp tục kinh doanh. Vốn ảnh hưởng tới quy mô của doanh nghiệp, tới mỗi lô hàng nhập của doanh nghiệp và nó ảnh hưởng đến cả thị trường mà doanh nghiệp tham gia. Vì vậy vấn đề huy động vốn và sử dụng hiệu quả nguồn vốn kinh doanh là việc hết sức cần thiết trong hoạt động của công ty. Để huy động thêm vào nguồn vốn kinh doanh của mình trong những năm tới công ty CIRI có thể thực hiện việc huy động vốn bằng các nguồn sau: Công ty huy động vốn bằng chính lợi nhận tích luỹ được. Vốn vay từ ngân hàng: Mặc dù có rất nhiều khó khăn để tiếp cận với nguồn vốn này nhưng công ty vẫn phải coi đây là nguồn vốn quan trọng nhất cần khai thác. Công ty cần có những phương hướng và biện pháp cụ thể để huy động nguồn tiền nhàn rỗi của công nhân viên trong công ty. Tận dụng được nguồn vốn này thì mặc dù công ty phải trả lãi suất cao nhưng lại thu được lợi nhiều mặt như: Thời gian thanh toán cho cán bộ công nhân viên sẽ không bị khắt khe như ở ngân hàng và nhất là thời hạn thanh toán. Thứ hai là khi cán bộ công nhân viên bỏ vốn ra cho công ty vay thì họ sẽ nâng cao tinh thần trách nhiệm của mình trong công việc hơn vì khi công ty làm ăn có lãi thì họ sẽ nhận được tiền lãi cao và đúng hạn. Nguồn vốn chiếm dụng của bạn hàng: Tức là tận dụng nguồn vốn của bạn hàng thông qua thanh toán trả chậm khi nhập hàng. Nguồn vốn từ liên doanh liên kết: Liên doanh hợp tác với các công ty nước ngoài và các công ty trong nước cùng chia sẻ lợi nhuận thu được. Đồng thời công ty phải tìm kiếm các cơ hội kinh doanh trong mọi lĩnh vực để có được nhiều dự án đầu tư nhằm mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh và quy mô hoạt động của công ty. Do đặc điểm của kinh doanh nhập khẩu là tính theo giá quốc tế và dùng ngoại tệ để thanh toán. Do vậy, các hợp đồng đều phải dựa trên các lợi ích và hiệu quả kinh tế để quyết định có nên thực hiện hợp đồng hay không. Vậy muốn có hiệu quả kinh tế thì đòi hỏi công ty phải sử dụng vốn có hiệu quả. Đây là yêu cầu rất cần thiết trong điều kiện hiện nay đối với một công ty kinh doanh xuất nhập khẩu như CIRI. Vậy để đạt được hiệu quả vốn cao thì công ty cần phải làm tốt công tác quản lý vốn bao gồm các công việc sau: Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động bằng cách: Tăng tốc độ lưu chuyển hàng hoá để không cần tăng lượng vốn lưu động mà hiệu quả sử dụng lại tăng lên. Cần lựa chọn phương thức thanh toán thuận lợi, an toàn tránh tình trạng ứ đọng vốn hay dây dưa công nợ trong thanh toán tiền hàng. Đẩy mạnh xuất khẩu lao động để tăng vốn lưu động phục vụ nhập khẩu. Giảm tối thiểu các khoản nợ khó đòi để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn quá nhiều làm giảm vòng quay của vốn. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định. Như chúng ta biết đặc điểm của vốn cố định là tham gia nhiều lần vào quá trình sản xuất, kinh doanh và nó được chuyển dần vào giá trị của sản phẩm. Bởi vậy công ty cần: Tăng mức lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu vì như vậy sẽ khai thác được hết công suất của tài sản cố định và giảm chi phí tài sản cố định trên một đơn vị hàng hoá kinh doanh. Tăng tỷ trọng tài sản cố định trong kinh doanh, giảm tỷ trọng cố định chờ thanh lý. Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến sử dụng vốn để kịp thời đề ra các phương án đối phó thích hợp. Thực hiện chế độ trách nhiệm vật chất đối với quá trình sử dụng vốn. Ngoài ra công ty cần phải nghiêm chỉnh chấp hành chế độ quản lý tài chính, tín dụng của nhà nước mà trước tiên là hoàn thành các khoản thuế phải nộp. Đồng thời tính toán các khả năng lỗ, lãi, thời gian thu hồi vốn trong kinh doanh cũng như dự tính trước những rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp phòng ngừa. Đào tạo và nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương cho các cán bộ công nhân viên trong công ty. Trong cơ chế thị trường để đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả cao thì vai trò của con người càng trở nên quan trọng. Còn đối với hoạt động kinh doanh quốc tế với những thay đổi liên tục các tập quán, các thông lệ quốc tế, các điều khoản giao dịch... đã khiến vai trò của con người trở thành vị trí trung tâm và quan trọng bậc nhất đối với mọi doanh nghiệp. Do đó, yêu cầu đối với đội ngũ cán bộ ngày càng cao, ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ mỗi cán bộ nhân viên còn phải tự trau dồi cho mình những kiến thức khác như: Ngoại ngữ, tin học, am hiểu pháp luật, các chính sách của nhà nước đối với công việc đang thực hiện. Sự thành công của công ty ở hiện tại cũng như sau này phụ thuộc rất lớn vào họ. Vì vậy công ty cần có một chiến lược về con người cho phù hợp để thu hút được nhiều cán bộ có năng lực làm việc, công ty cần có những biện pháp sau: Có chính sách đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, nhân viên về nghiệp vụ, kiến thức hiểu biết về chính sách, pháp luật có liên quan đến hoạt động nhập khẩu. Đây chính là việc tiêu chuẩn hoá đội ngũ cán bộ trong công ty. Tạo động lực làm việc: Đây là công việc hết sức quan trọng. Đòi hỏi người lãnh đạo của công ty CIRI phải nắm bắt và hiểu rõ được mục đích, nguyên nhân làm việc của từng cá nhân vì mỗi một cá nhân thì động cơ làm việc và hiệu quả công việc là khác nhau. Do vậy, lãnh đạo phải hiểu được nhân viên, biết được mặt mạnh và mặt yếu của họ từ đó có thể giao đúng việc cho đúng người. Công ty phải có những quy chế phù hợp trong kinh doanh sao cho có thể gắn bó trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn và lợi ích của cán bộ kinh doanh. Đó là mấu chốt để khơi dậy tinh thần sáng tạo, tích cực trong công việc của mỗi cá nhân. Công ty cần thực hiện quy chế khoán một cách triệt để. Từ đó mỗi phòng, mỗi cá nhân có mục tiêu phấn đấu rõ ràng, có cơ sở để đánh giá hoạt động kinh doanh cũng như căn cứ để thưởng phạt công minh. Tạo môi trường làm việc tốt: Công ty cần tạo điều kiện làm việc thuận lợi, tạo không khí phấn khởi, thoải mái tại cơ quan. Tạo ra bầu không khí dân chủ, tương trợ, thân ái và hợp tác trong cơ quan. Xây dựng mối quan hệ thân thiện giữa ban lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhau để ai cũng có thể phát huy hết mọi khả năng đóng góp cho công việc chung Trả lương xứng đáng với công sức lao động của từng người. Đây là yếu tố rất quan trọng để tạo nên động cơ làm việc của từng cá nhân. Mức lương cao, thưởng đúng người đúng việc thì sẽ thu hút và tạo ra sự hứng thú, say mê trong công việc, thúc đẩy họ làm việc tốt hơn. 2. Một số kiến nghị. Đối với nhà nước: Chính sách về thuế: Như chúng ta đã biết công cụ thuế là một công cụ quan trọng đóng góp vào nguồn thu ngân sách của nhà nước và một trong số đó là thuế nhập khẩu. Thuế nhập khẩu không chỉ là nguồn thu cho ngân sách mà nó còn là một công cụ để bảo vệ sản xuất trong nước. Tuy nhiên ở Việt Nam chính sách nhập khẩu hiện nay vẫn còn bất hợp lý trong việc đánh thuế nhập khẩu. Để khắc phục những bất hợp lý này nhà nước cần phải quy định cụ thể, chính xác tên hàng, mức thuế, nhà nước quản lý bằng hạn ngạch hay bằng giấy phép để công ty làm cơ sở ký kết hợp đồng và khai báo hải quan, tính thuế. Đồng thời nhà nước nên có chính sách ưu tiên về thuế, đầu tư định hướng phát triển đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng và yêu cầu mới của đất nước trong hiện tại và trong tương lai. Còn đối với thuế giá trị gia tăng nhà nước cần có những hướng dẫn cụ thể và giám sát việc thực hiện một cách chặt chẽ. Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp mức thuế suất còn quá cao. Do vậy nhà nước cần có biện pháp giảm mức thuế xuống để tạo điều kiện cho tất cả các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế nói riêng có thêm vốn đầu tư để phát triển theo chiều sâu hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Quản lý ngoại tệ và các chính sách về tỷ giá: Khi tham gia vào hoạt động xuất nhập khẩu thì bất kỳ doanh nghiệp xuất nhập khẩu nào cũng phải mua bán ngoại tệ. Và chính sách hối đoái của nhà nước có quan hệ trực tiếp đấn việc tăng hay giảm lượng nhập khẩu của công ty. Công ty khi tiến hành hoạt động xuất nhập khẩu nếu bán ngoại tệ cho ngân hàng thì sẽ bị thiệt do tỷ giá mua vào của các ngân hàng thường thấp hơn giá thị trường. Còn nếu công ty muốn mua ngoại tệ thì lại phải mua ở mức giá cao hơn mức giá thị trường . Do đó nhiều doanh nghiệp đã bán ngoại tệ cho các doanh nghiệp khác có nhu cầu mà không qua ngân hàng trung gian làm cho việc quản lý ngoại tệ của nhà nước gặp nhiều khó khăn Để khắc phục tình trạng này nhà nước cần có sự quản lý ngoại tệ phù hợp với một tỷ giá ngoại hối tương đối sát với thị trường và khoảng cách chênh lệch giữa mua và giá bán là tối thiểu nhất. Đồng thời nhà nước cần dành một số ngoại tệ cho ngân hàng ngoại thương vay để làm vốn kinh doanh và điều chỉnh tỷ giá thị trường ổn định. Có như vậy thì các doanh nghiệp mới thường xuyên thanh toán qua ngân hàng và hạn chế được tình trạng mua bán ngoại tệ với nhau. Cải cách thủ tục hành chính và ban hành các chính sách văn bản hợp lý: Thủ tục hành chính của Việt Nam hiện nay ở Việt Nam vẫn còn hạn chế đặc biệt là thủ tục về xuất nhập khẩu. Ví dụ như thủ tục hải quan: Công tác kiểm tra hồ sơ hải quan còn rườm rà do phải qua nhiều thủ tục kiểm tra giấy tờ cũng như kiểm tra hàng hoá. Cho nên nhà nước cần nghiên cứu giảm các thủ tục khi nhập khẩu để tránh phiền hà, tạo sự thông thoáng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giảm thiểu thời gian và chi phí không cần thiết. Để làm được điều này, trước hết phải đẩy mạnh công tác giáo dục cán bộ công chức hành chính nhà nước trong lĩnh vực xuất nhập khẩu về tinh thần, trách nhiệm trong công việc, về đạo đức và chuyên môn nghiệp vụ bởi thái độ cửa quyền gây khó khăn cho người làm công tác xuất nhập khẩu. Đồng thời nhà nước nên ban hành các chính sách văn bản pháp luật một cách nhất quán để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước hợp tác ký kết hợp đồng kinh doanh. Tăng cường việc cung cấp thông tin thị trường cho các doanh nghiệp: Đa số các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang gặp rất nhiều khó khăn trong vấn đề tìm kiếm và lựa chọn thông tin về thị trường, về bạn hàng. Mà đối với các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế thì việc này lại càng quan trọng hơn. Một trong những nguồn thông tin được các doanh nghiệp đặc biệt chú ý bởi nó có độ tin cậy cao đó chính là nguồn thông tin từ lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài. Tuy nhiên nguồn thông tin này không phải ai cũng xin được và thường mất thời gian. Ngoài ra còn có một số nguồn thông tin khác như thông tin trên mạng Internet. Tuy nguồn này cũng có độ tin cậy cao nhưng chi phí cho nó không phải là nhỏ và không phải doanh nghiệp nào cũng có thể chấp nhận được. Các nguồn thông tin thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như đài, tivi, sách, báo... thì thường không cập nhật và nó sẽ bị chậm so với tình hình đang diễn ra dẫn đến việc dự đoán khó chính xác. Bởi vậy, nhà nước cần có sự hỗ trợ các doanh nghiệp về thông tin thị trường thông qua các tổ chức lãnh sự quán, các tổ chức xúc tiến thương mại từ nước ngoài hoặc bằng cách giảm cước thuê bao dịch vụ Internet... Đối với bộ ngành chủ quản (Bộ giao thông vận tải): Bộ giao thông vận tải cần tạo ra một hành lang pháp lý lành mạnh thông thoáng để tạo ra môi trường làm ăn bình đẳng cho các doanh nghiệp giao thông vận tải nói chung và Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 nói riêng. Và chính sự hoạt động mạnh mẽ của Tổng công ty cũng chính là tiền đề để cho CIRI phát triển hơn nữa. Trong thời gian tới Bộ giao thông vận tải cần có những hỗ trợ về mọi mặt như về tài chính, đào tạo... để Tổng công ty có điều kiện vươn lên trở thành một tập đoàn kinh tế có sức mạnh cạnh tranh cao không chỉ ở trong nước mà còn ở cả ngoài nước. Từ đó các đơn vị thành viên của Tổng công ty trong đó có Công ty quan hệ quốc tế và đầu tư sản xuất (CIRI) sẽ có điều kiện phát triển và nâng cao uy tín của mình trên thị trường quốc tế hơn nữa. Kết luận Hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá có vai trò hết sức to lớn trong nền kinh tế quốc dân. Bởi nó cho phép tận dụng được tối đa nguồn lực trong nước và tham gia tích cực vào quá trình chuyên môn hoá và phân công lao động quốc tế. Trong đó nhập khẩu mang một ý nghĩa quan trọng riêng. Thông qua hoạt động này chúng ta có thể tiếp cận được công nghệ khoa học kỹ thuật tiên tiến, phát triển hệ thống hạ tầng công nghiệp nâng cao chất lượng hàng hoá, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao tính cạnh tranh của hàng hoá trong nước và thúc đẩy xuất khẩu.Từ đó đẩy nhanh được quá trình công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước tiến nhanh tới quá trình hội nhập giữa nước ta với các nước trên khu vực và trên thế giới. Hoà mình vào xu thế đó, Công ty quan hệ quốc tế và đầu tư sản xuất (CIRI) đã không ngừng cố gắng nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu hàng hoá. Trong thời gian thực tập tại công ty em đã đi sâu vào nghiên cứu công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty. Với những kiến thức đã được học ở trường cùng với sự nghiên cứu tình hình thực tế, với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị cán bộ công nhân viên trong công ty cùng với sự hướng dẫn chỉ bảo sát sao của thầy giáo BÙI ĐỨC DŨNG. Em đã rút ra được những kết quả những tồn tại và khó khăn từ đó xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm góp một phần nhỏ bé vào việc hoàn thiện công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty. Tuy nhiên do thời gian có hạn, với vốn kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ đạo, góp ý của các thầy cô giáo các bạn và những người quan tâm đến vấn đề này nhằm hoàn thiện hơn nữa. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy giáo BÙI ĐỨC DŨNG, người đã trực tiếp hướng dẫn em thực hiện tốt đề tài này và cùng toàn thể các cán bộ công nhân viên trong công ty đã tận tình tạo điều kiện và giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại công ty để hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Hà Nội : Tháng 5 năm 2002. Sinh viên : Đặng Hoàng Nam. Mục lục Lời nói đầu........................................................................................... 1 Chương I: Lý luận chung về hoạt động nhập khẩu và thực hiện hợp đồng nhập khẩu......................................................................... ..4 I. Nhập khẩu và vai trò của hoạt động nhập khẩu........................................4 1. Khái niệm về nhập khẩu...........................................................................4 2. Các hình thức nhập khẩu..........................................................................4 3. Vai trò của hoạt động nhập khẩu..............................................................5 a) Đối với nền kinh tế quốc dân................................................................5 b) Đối với các doanh nghiệp.....................................................................6 II. Khái quát chung về hợp đồng xuất nhập khẩu.........................................6 1. Khái niệm.................................................................................................6 2. Điều kiện hiệu lực của hợp đồng xuất nhập khẩu....................................7 3. Nội dung chủ yếu của hợp đồng xuất nhập khẩu.....................................8 4. Luật điều chỉnh hợp đồng nhập khẩu.....................................................15 III. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu................................................17 1. Quy trình thực hiện hợp đồng.................................................................17 1.1. Xin giấy phép nhập khẩu................................................................18 1.2. Thuê phương tiện vận tải.......................................................... .....18 1.3. Mua bảo hiểm........................................................................... .....19 1.4. Làm thủ tục hải quan......................................................................20 1.5. Nhận hàng nhập khẩu.....................................................................21 1.6. Kiểm tra hàng.................................................................................22 1.7. Làm thủ tục thanh toán...................................................................23 1.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có).....................................24 2. ý nghĩa của việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.......................25 Chương II: Thực trạng của công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại Công ty quan hệ quốc tế và đầu tư sản xuất (CIRI)...............................................................................26 I. Khái quát về công ty...................................................................................26 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty CIRI.............................26 2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty. .....................................................27 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty........................................................27 4. Khái quát tình hình kinh doanh của công ty..........................................29 4.1. Các nguồn lực của công ty.............................................................29 4.2. Kết quả hoạt động kinh doanh chung của toàn công ty CIRI........31 4.3. Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty.......................33 II. Phân tích thực trạng công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại CIRI.....................................................................36 1. Xin giấy phép nhập khẩu........................................................................37 2. Mở thư tín dụng (L/C)............................................................................37 3. Đôn đốc bên bán giao hàng....................................................................39 4. Mua bảo hiểm hàng hoá.........................................................................39 5. Làm thủ tục thanh toán...........................................................................41 6. Làm thủ tục hải quan..............................................................................41 7. Nhận hàng..............................................................................................43 8. Kiểm tra hàng nhập khẩu.......................................................................44 9. Khiếu nại và tiến hành giải quyết khiếu nại...........................................45 III. Những đánh giá chung về công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy của công ty CIRI............................................46 1. Đánh giá chung về kết quả đạt được. ....................................................46 2. Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu...............................................48 Những tồn tại và nguyên nhân...............................................................49 Chương III: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CIRI...........53 I. Phương hướng và mục tiêu hoạt động của công ty..................................53 1. Phương hướng hoạt động của công ty CIRI trong thời gian tới (Cụ thể là giai đoạn 2003-2005).............................................................................53 2. Mục tiêu hoạt động của công ty. ...........................................................55 II. Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và thực hiện hợp đồng nhập khẩu bộ linh kiện xe máy tại công ty CIRI....................................56 1. Đối với công ty.......................................................................................57 a) Hoàn thiện các nghiệp vụ. ................................................................57 b) Tổ chức huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn...............................................................................64 c) Đào tạo và nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương cho cán bộ công nhân viên trong công ty...........................................................67 2. Một số kiến nghị.....................................................................................68 a) Đối với nhà nước...............................................................................68 Đối với bộ ngành chủ quản (Bộ giao thông vận tải).........................71 Kết luận............................................................................................................72 Tài liệu tham khảo Giáo trình “Kỹ thuật thương mại quốc tế” do TS. Đào Thị Bích Hoà, TS. Doãn Kế Bôn, TS. Nguyễn Thị Mão, TS. Nguyễn Quốc Thịnh biên soạn - Trường Đại học Thương Mại. Giáo trình “Thanh toán quốc tế trong ngoại thương” do PGS. Đinh Xuân Trình- Trường Đại học ngoại thương biên soạn. SYLVIE GRAUMANN: “Hướng dẫn thực hành thương mại quốc tế xuất khẩu - nhập khẩu”, Nhà xuất bản thành phố Hồ Chí Minh. Trần Quan Linh - Lê Thế Thọ: Kỹ thuật soạn thảo hợp đồng kinh tế, Nhà xuất bản thống kê. PGS.TS Nguyễn Duy Bột: Thương mại quốc tế, Nhà xuất bản Giáo dục và trường Đại học kinh tế quốc dân. Các tạp chí thương mại, ngoại thương 2000-2002. Báo cáo tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh 2000-2002 của Công ty quan hệ quốc tế và đầu tư sản xuất (CIRI). Báo cáo tài chính kế toán 2001-2002 của Công ty quan hệ quốc tế và đầu tư sản xuất (CIRI).