Chuyên đề Hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực tại công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco

0 phút, gồm 2 phần: bài thi trắc nghiệm (10 câu) và bài dịch Anh - Việt kỹ thuật (8 câu) cho phép các ứng viên được sử dụng từ điển trong quá trình làm bài. Bài thi chuyên môn (tiếng Việt): các ứng viên sẽ phải làm bài liên quan đến các chuyên môn về mạng điện thoại di động (19 câu), nguồn (10 câu), truyền dẫn (10 câu), vô tuyến (15 câu), điện tử (25 câu). Phỏng vấn: Các ứng viên khi được mời phỏng vấn sẽ được đánh giá toàn diện dựa theo các tiêu thức sau: Hình thức: Quan sát ứng viên mặt mũi sáng sủa, dáng vóc cân đối, không khuyết tật, ăn nói lưu loát, không nói ngọng, nói lắp. Tính cách: Tác phong nhanh nhẹn, hoạt bát, khi phỏng vấn luôn nhìn thẳng, không nhìn lấm lét, trả lời ngay không phải suy nghĩ lâu. Nội dung phỏng vấn: Các phỏng vấn viên có thể hỏi các ứng viên nhiều câu hỏi khác nhau trong đó có những nội dung như: + Giới thiệu bản thân, gia đình. + Bạn đã xin việc ở đâu chưa? Tại sao họ không tuyển bạn? + Bạn có hiểu biết gì về công ty, về công việc sắp làm? Nếu được tuyển dụng bạn có đóng góp gì cho sự phát triển của công ty? + Mức lương yêu cầu, đòi hỏi mức lương đó dựa trên cơ sở nào? Đặt tình huống khi có công ty khác tuyển bạn với mức lương hấp dẫn hơn bạn giải quyết thế nào? Vì sao? + Bạn có hay đi du lịch không? Nếu thường xuyên đi công tác xa gia đình thì cảm thấy thế nào? + Hỏi các câu về chuyên môn, đưa ra vài tình huống thức tế phải giải quyết Thông qua buổi phỏng vấn các phỏng vấn viên có thể có đánh giá một cách toàn diện về các ứng viên: điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên, về xã giao, tính cách, ngoại hình, hoàn cảnh, quyết tâm, hiểu biết xã hội, mục tiêu, kế hoạch trước mắt và lâu dài của ứng viên. 2.2.2.2. Quy trình tuyển chọn Sơ đồ 2.3: Quy trình tuyển chọn nhân lực tại công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco Thu nhận, phân loại, sàng lọc hồ sơ Thi viết Phỏng vấn Duyệt hồ sơ Gọi thử việc Tiếp nhận ứng viên mới và lưu hồ sơ ( Nguồn sinh viên tự xây dựng) Bước 1: Thu nhận, phân loại, sàng lọc hồ sơ. Các hồ sơ xin việc của ứng viên được gửi đến phòng hành chính quản trị để xem xét tính hợp lệ của hồ sơ. Người đại diện nhận hồ sơ thực hiện kiểm tra ngay hồ sơ khi tiếp nhận nhằm đề nghị các ứng viên bổ sung thông tin hoặc hoàn tất hồ sơ còn thiếu theo yêu cầu. Tổ chức chỉ tiếp nhận những hồ sơ có các nội dung đạt tiêu chuẩn, yêu cầu như thông báo tuyển dụng, việc nhận hồ sơ sẽ được ghi vào “Sổ tiếp nhận hồ sơ”. Trong thời gian 05 ngày kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ, Phòng Hành chính quản trị sẽ tiến hành xem xét, nghiên cứu hồ sơ dự tuyển và lập danh sách ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên để trình Hội đồng tuyển dụng sơ tuyển. Sau khi xem xét hồ sơ, Hội đồng tuyển dụng nhận thấy ứng viên không đáp ứng được các yêu cầu thì loại bỏ. Đối với nguồn ứng viên bên ngoài thì các hồ sơ không đạt yêu cầu sẽ bị loại bỏ mà không gửi trả lại các ứng viên, nếu ứng viên nội bộ dự tuyển nhưng không đạt thì sẽ được trả lời và giải thích lý do đồng thời các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm nhận lại cán bộ công nhân viên xin ứng cử mà không có sự đối sử, phân biệt nào. Cán bộ nhân sự lập danh sách các ứng viên đạt yêu cầu để tiến hành thi tuyển, lịch thi sẽ được thông báo cụ thể tới từng ứng viên. Ta có thể thấy việc thu nhận, phân loại và sàng lọc hồ sơ của ứng viên được tiến hành công khai, nghiêm túc đảm bảo cơ hội công bằng cho tất cả các ứng viên nộp hồ sơ xin việc vào công ty. Bước 2: Thi viết: Phòng hành chính quản trị phối hợp với các phòng ban đơn vị có liên quan tiến hành xây dựng bộ đề thi, đáp án, barem điểm cụ thể cho các vị trí chức danh cần tuyển trong toàn công ty rồi trình Tổng Giám đốc phê duyệt để làm cơ sở cho việc tuyển dụng. Bộ đề thi cho mỗi vị trí tuyển dụng do Phòng Hành chính quản trị lựa chọn trên cơ sở từ ngân hàng đề thi của công ty và thực hiện liêm phong gửi Hội đồng tuyển dụng trước ngày tổ chức thi tuyển. Hội đồng tuyển dụng tổ chức thi viết vào buổi sáng cho các ứng viên đạt yêu cầu theo danh sách, các thí sinh dự thi sẽ được chia làm 2 phòng để thi. 8h00 bắt đầu gọi các thí sinh vào và kiểm tra giấy tờ tuỳ thân, các thí sinh phải ngồi theo đúng số thứ tự đã đánh trên bàn. Sau khi ổn định chỗ ngồi cán bộ coi thi sẽ thông báo cho các ứng viên nội dung thi. Đầu tiên các ứng viên được yêu cầu điền đầy đủ thông tin vào “Hồ sơ năng lực” với thời gian từ 8h30 đến 8h45, và bắt đầu làm bài thi IQ từ 8h45 đến 9h15. Sau đó các cán bộ coi thi sẽ tiến hành thu hồi hồ sơ năng lực ứng viên và bài thi IQ, phát tiếp đề thi Anh văn làm với thời gian từ 9h20 đến 9h50. Các ứng viên sẽ được nghỉ giải lao tại chỗ 10 phút và sau đó sẽ tiếp tục làm bài thi chuyên môn từ 10h đến 11h30. Kết thúc thi viết, tập hợp các bài thi của 2 phòng được đưa về phòng hành chính quản tri để dọc phách. Sau khi dọc phách, phòng hành chính quản trị gửi lại bài thi kèm đáp án để hội đồng tuyển dụng thực hiện chấm thi. Thời gian chấm bài thi viết hết 4 ngày, các ứng viên đạt yêu cầu kiểm tra phải có điểm từ trung bình trở lên. Hội đồng tuyển dụng sẽ chọn khoảng 30 người có số điểm tổng cao nhất, lập báo cáo kết quả kiểm tra và danh sách các ứng viên vào vòng phỏng vấn. Ta thấy thi viết được công ty tổ chức rất quy củ, chặt chẽ theo đúng nội qui của phòng thi. Các bài thi đảm bảo liêm phong cẩn thận, không có sự gian trá tiết lộ thông tin về nội dung bài thi do đó đảm bảo thi được tổ chức công khai, nghiêm túc. Tuy nhiên, bài thi IQ còn đơn giản, nhiều câu tương tự nhau do đó chưa thể đánh giá hết khả năng hiểu biết, sự thông minh của các ứng viên. Bài thi tiếng Anh còn sử dụng từ điển nên chưa phản ánh hết được năng lực ngoại ngữ của ứng viên và thực tế thì tất cả các ứng viên tham gia thi đều không được biết rằng sẽ được phép sử dụng từ điển làm bài thi tiếng Anh do đó họ không có sự chuẩn bị gì, và chỉ có một số ứng viên sử dụng điện thoại làm “từ điển” như vậy dẫn đến sự không công bằng đối với tất cả các ứng viên tham gia thi tuyển. Bài thi chuyên môn có nhiều câu mang tính lý thuyết chung chung, chưa đi sâu vào hỏi chuyên môn thực tế. Các bài thi được lựa chọn từ ngân hàng đề thi của công ty và thường không thay đổi qua các năm do đó chất lượng của bài thi không cao. Các ứng viên khi tham gia thi tuyển vào bất cứ vị trí nào đều trải qua nội dung thi gần như nhau trong khi đó nội dung bài thi không phải đúng với tất cả các vị trí tuyển dụng vì vậy có thể dẫn đến tình trạng đánh giá không đúng hết năng lực chuyên môn của ứng viên. Như vậy có thể nhận thấy các cán bộ tuyển dụng không hề có sự đổi mới trong công tác tổ chức thi tuyển qua các năm, bộ đề thi giống nhau qua các năm mà không hề được đề cập đến những nội dung mới phù hợp với từng vị trí công việc và theo thời gian thì một số thông tin trong bài thi đã quá cũ, cần phải thường xuyên cập nhật các thông tin mới nhằm hoàn chỉnh bộ đề thi. Bước 3: Phỏng vấn. Hội đồng phỏng vấn sẽ tiến hành phỏng vấn từng cá nhân riêng biệt theo nội dung đã phân tích cụ thể ở mục 2.2.2.1. Ban đầu phỏng vấn viên sẽ hỏi một vài câu chào hỏi ban đầu đơn giản nhằm giúp cho các ứng viên lấy lại bình tĩnh, tạo không khí thoải mái, thân thiện giữa ứng viên và người phỏng vẫn. Sau đó, các phỏng vấn viên sẽ hỏi các ứng viên về chuyên môn của họ. Các phỏng vấn viên sẽ căn cứ vào bài thi viết chuyên môn của các ứng viên để biết điểm mạnh, điểm yếu của họ về chuyên môn để hỏi các ứng viên và thông thường, phỏng vấn viên sẽ chỉ hỏi về những điểm mạnh của các ứng viên. Các phỏng vấn viên sẽ đưa ra các tình huống cụ thể sau đó yêu cầu ứng viên nêu lên cách giải quyết vấn đề để qua đó đánh giá về khả năng làm việc thực tế, sự sáng tạo của ứng viên. Thời gian phỏng vấn có thể kéo dài khoảng 15 – 20 phút tuỳ vào từng cá nhân ứng viên tham gia phỏng vấn. Kết thúc phỏng vấn hội đồng tuyển dụng tiến hành tổng hợp báo cáo kết quả của các ứng viên. Nhận xét: Thông qua bước phỏng vấn mà tổ chức có thể đánh giá chính xác hơn các ứng viên mà chỉ qua thi viết không thể đưa ra quyết định cuối cùng. Phỏng vấn được diễn ra trong một môi trường thoải mái, các ứng viên và phỏng vấn viên không có sự xa cách, đôi bên trao đổi một cách vô tư với nhau như một buổi nói chuyện do đó tạo tâm lý tốt cho các ứng viên. Tuy nhiên, phỏng vấn mới chỉ chú trọng phỏng vấn về chuyên môn, cần kết hợp đưa ra các tình huống thực tế nhằm đánh giá năng lực thực sự của ứng viên đồng thời trong quá trình phỏng vấn cần kết hợp cả phỏng vấn tiếng Anh nhằm đánh giá khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ của ứng viên. Bước 4: Duyệt hồ sơ. Sau khi có tổng hợp kết quả tuyển dụng, Hội đồng tuyển dụng đề nghị phòng hành chính quản trị xét duyệt hồ sơ đối với các ứng viên đạt yêu cầu được dự định đề nghị gọi thử việc. Phòng Hành chính quản trị xét duyệt hồ sơ và có đánh giá vào “Danh sách hồ sơ tuyển dụng”. Bước 5: Gọi thử việc. Trên cơ sở báo cáo tổng hợp kết quả tuyển dụng và danh sách xét duyệt hồ sơ, phòng Hành chính quản trị sẽ lập danh sách gọi thử việc để trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Tổng Giám đốc sẽ xem xét báo cáo kết quả tuyển dụng và danh sách đề nghị tiếp nhận thử việc do phòng Hành chính quản trị trình lên để phê duyệt. Nếu có chỉnh sửa gì sẽ thực hiện theo chỉ thị của Giám đốc, nếu không có vấn đề gì cần chỉnh sửa thì Giám đốc sẽ ký duyệt danh sách đề xuất tiếp nhận thử việc và giấy gọi thử việc. Thủ trưởng đơn vị ký duyệt giấy gọi thử việc theo danh sách đề xuất tiếp nhận thử việc đã được phòng Hành chính quản trị thông qua. Các ứng viên được tuyển chọn sẽ kí kết hợp đồng thử việc kéo dài 2 tháng. Sau khi hết hạn thử việc các ứng viên đạt yêu cầu sẽ được hội đồng đánh giá lập danh sách để ký kết hợp đồng chính thức với công ty. Các ứng viên đã trải qua các bước trên sẽ được gọi thử việc tại công ty nhằm đánh giá năng lực, trình độ chuyên môn, khả năng làm việc thực tế của ứng viên đồng thời giúp các ứng viên phần nào làm quen với môi trường làm việc của tổ chức, tạo điều kiện đánh giá đúng đắn nhất về ứng viên và nếu các ứng viên cảm thấy không thích hợp với mội trường làm việc của tổ chức thì họ có thể nghỉ việc mà không có bất kỳ ràng buộc nào từ đó nâng cao chất lượng tuyển chọn đồng thời tránh được những chi phí không đáng có cho doanh nghiệp khi lại phải tuyển chọn lao động khác cho vị trí công việc trống. Bước 6: Tiếp nhận ứng viên mới và lưu hồ sơ. Sau thời gian thử việc, cán bộ công nhân viên đạt kết quả sẽ được thông báo để chuẩn bị ký kết hợp đồng lao động. Cá nhân sẽ phải làm “Đơn đề nghị ký hợp đồng lao động” gửi phòng Hành chính quản trị của công ty. Phòng Hành chính quản trị trình Tổng Giám đốc về việc ký kết hợp đồng lao động và bố trí công việc chính thức cho cán bộ công nhân viên được tuyển. Phòng hành chính quản trị tiến hành hoàn tất hồ sơ và lưu hồ sơ ứng viên được tuyển theo đúng quy định. Tóm lại: Qui trình tuyển chọn của công ty được thực hiện qua các bước cụ thể đảm bảo sự phân công hiệp tác chặt chẽ giữa các phòng ban, đơn vị có liên quan. Tuyển chọn được tiến hành công khai và công bằng, góp phần nâng cao hiệu quả tuyển dụng, tiết kiệm chi phí cho tổ chức cả về thời gian và tài chính. Quy trình tuyển chọn nhân lực của công ty bỏ qua khâu khám sức khoẻ bởi hội đồng y tế do đó dễ gặp phải rủi ro về đòi hỏi đền bù cho người lao động về vấn đề sức khoẻ mà không phải do công ty gây ra. Bỏ qua khâu kiểm tra về tiểu sử, trình độ làm việc vì vậy không kiểm tra được tính chính xác trong thông tin mà ứng viên đã khai. Có những hạn chế nêu trên một phần là do các cán bộ nhân sự của công ty còn có ít kinh nghiệm trong việc tổ chức tuyển chọn nhân lực cho công ty. Nếu như trước khi cổ phần hóa thì hoạt động này được thực hiện theo lối bao cấp xưa, chỉ từ khi thực hiện cổ phần hóa công ty mới tiến hành thông báo tuyển mộ ra bên ngoài do đó việc thực hiện tuyển mộ, tuyển chọn còn nhiều thiếu sót. Vì vậy tổ chức cần không ngừng bồi dưỡng, nâng cao hơn nữa trình độ của các cán bộ nhân sự nhằm đảm bảo tuyển chọn được đúng người phù hợp với các công việc. Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực tại công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco 3.1. Phương hướng phát triển của công ty 3.1.1. Mục tiêu chiến lược của công ty Trong tương lai, mục tiêu chiến lược công ty đặt ra là trở thành nhà nghiên cứu sản xuất và cung cấp các sản phẩm kỹ thuật điện tử, tin học viễn thông hàng đầu. 3.1.2. Định hướng phát triển của công ty Công ty tiếp tục củng cố và đẩy mạnh các hoạt động của các đơn vị hiện nay không ngừng phát triển hơn nữa. Công ty cần tập trung vào đầu tư, nghiên cứu các sản phẩm mới nhằm mở rộng thị trường không chỉ trong nước mà cả thị trường thế giới. Công ty cần tập trung tìm kiếm các cơ hội, triển khai các dự án đầu tư tài chính khi có cơ hội. 3.1.3. Kế hoạch phát trỉển của công ty - Sản xuất thiết bị truy nhập quang, thiết bị nguồn, thiết bị cảnh báo chống sét. - Tìm đối tác chiến lược để đầu tư xây dựmg trụ sở văn phòng cho thuê. - Tăng cường hợp tác với các công ty cổ phần khác - Nâng cao chất lượng phủ sóng trong tòa nhà, đầu tư xây dựng vỏ trạm, hạ tầng phục vụ cho lắp đặt BTS. - Thành lập trung tâm sửa chữa thiết bị GSM. - Đẩy mạnh hoạt động Marketing, mở rộng thị trường, gắn kết chặt chẽ với các khách hàng lớn. - Nâng cao chất lượng lao động. 3.1.4. Biện pháp thực hiện Tăng cường đào tạo nâng cao chất lượng nhân lực trong công ty. Tiếp tục cải thiện tình hình quản trị công ty, tiến tới áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000. Tăng cường kiểm tra, giám sát, đảm bảo minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính và các hoạt động sản xuất của công ty. Đẩy mạnh hoạt động thương mại các sản phẩm mới dựa trên các lợi thế của công ty. Tăng cường sự hợp tác, quan hệ với các hãng nước ngoài, mở rộng thị trường Đẩy mạnh đầu tư cho bộ phận nghiên cứu 3.2. Giải pháp, kiến nghị hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực tại công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco 3.2.1. Đa dạng hoá các nguồn tuyển mộ Nguồn tuyển mộ của công ty còn ít do đó số lượng các ứng viên tham gia nộp đơn ứng cử không nhiều. Công ty cần đa dạng hoá các nguồn tuyển mộ nhằm thu hút được số lượng lớn các ứng viên từ đó làm nâng cao chất lượng của công tác tuyển chọn trong tổ chức. Công ty có thể sử dụng nhiều nguồn tuyển mộ khác nhau như: Thứ nhất: Sử dụng sự giới thiệu của cán bộ công nhân viên trong công ty thông qua hình thức bỏ phiếu tín nhiệm. Muốn thực hiện được biện pháp này thật tốt thì đòi hỏi tổ chức phải đảm bảo văn hoá tổ chức tốt, lành mạnh, cần phải thiết kế một phiếu thăng chức cụ thể nhằm đảm bảo thực hiện một cách công khai và chất lượng. Tổ chức có thể thiết kế mẫu phiếu thăng chức như sau: Sơ đồ 3.1: Phiếu thăng chức. Nguyễn Quốc Bình Chức vụ: Trưởng phòng Hành chính quản trị Tuổi: 50 Dự đoán thời gian cần thay thế: 1 năm Trình độ: Tốt nghiệp Đại học thông tin liên lạc Kinh nghiệm: 20 năm trong lĩnh vực tổ chức lao động Những người có thể thay thế: Nguyễn Ly Ly Hoàng Tuấn Anh Khả năng: Cao Cao Nguyễn Ly Ly Chức vụ: Phụ trách lao động tiền lương. Tuổi: 40 Dự đoán thời gian cần thay thế: 1 năm Trình độ: Tốt nghiệp Đại học kinh tế Kinh nghiệm: 13 năm trong lĩnh vực lao động tiền lương. Những người có thể thay thế: Đỗ Dũng Vũ Đình Khả năng: Cao Thấp Thời gian: 1 năm 1 năm Hoàng Tuấn Anh Chức vụ: Phụ trách hành chính. Tuổi: 42 Dự đoán thời gian cần thay thế: 15 tháng. Trình độ: Tốt nghiệp Đại học Mở Kinh nghiệm: 08 năm trong lĩnh vực tương đương. Những người có thể thay thế: Phạm Tuấn Nguyễn Thi Khả năng: Cao Cao Thời gian: 1 năm 1,5 năm Thứ hai: Tăng cường thu hút các ứng viên thông qua nguồn giới thiệu của cán bộ công nhân viên trong công ty. Tuy nhiên thực hiện tuyển mộ lao động theo phương pháp này cần đảm bảo các nhà quản trị nhân sự phải thực hiện công bằng, nghiêm túc tránh tình trạng thiên vị, cả nể của các nhà tuyển dụng đối với những trường hợp thân quen hay “con ông cháu cha” dẫn đến chất lượng tuyển mộ thấp. Thứ ba: Tuyển mộ các sinh viên thực tập. Hàng năm công ty có tiếp nhận một số lượng lớn các sinh viên thực tập do đó đây có thể coi là nguồn tuyển mộ rất lớn cho tổ chức. Trong thời gian thực tập tại công ty, tổ chức cần tạo điều kiện cho các sinh viên tham gia làm việc thực tế tại công ty giúp cho các sinh viên có sự cọ sát trực tiếp với công việc mà thực tế khi học họ chỉ được biết về lý thuyết không có điều kiện thực hành. Thông qua việc thực tập tại công ty mà tổ chức có thể đánh giá được các sinh viên có thể đáp ứng được các yêu cầu công việc hay không, từ đó đưa ra quyết định có tuyển chọn các sinh viên này hay không. Các sinh viên đều là những thế hệ trẻ, có kiến thức, nhiệt tình, ham học hỏi, sáng tạo sẽ tạo được “không khí mới” cho tổ chức đồng thời qua thời gian thực tập gần 4 tháng tại công ty đã phần nào giúp các sinh viên làm quen, hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp do đó nhanh chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới và biết cách tìm ra cách thức để đạt được mục tiêu đó. Thứ tư: Tuyển mộ trực tiếp tại các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề. Hàng năm công ty có thể tuyển mộ lao động từ nhiều nguồn khác nhau,ngoài những lao động có kinh nghiệm trên thị trường thì tổ chức cũng cần quan tâm đến nguồn tuyển mộ tại các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề. Các sinh viên có thể còn thiếu, yếu về kinh nghiệm làm việc nhưng ngược lại họ có kiến thức, có khả năng tu duy, sáng tạo cao, tổ chức có thể phải mất chi phí để đào tạo các sinh viên này nhưng cái tổ chức có thể thu được sẽ là những lao động chất lượng, nhiệt tình tạo sự phát triển mới mẻ cho tổ chức. Tổ chức có thể tuyển các sinh viên có chất lượng thông qua các trung tâm việc làm của các trường, nhà trường sẽ giới thiệu cho công ty các sinh viên xuất sắc của trường giúp đảm bảo uy tín và chất lượng cho cả nhà trường và công ty. Ngoài ra, các cán bộ nhân sự cũng có thể tuyển các sinh viên tại các trường bằng cách dán các bản thông báo tuyển mộ tại các bảng tin của các trường nhằm thu hút các ứng viên quan tâm đến công ty có thể nộp đơn xin việc. Thứ năm: Tuyển mộ qua hội chợ việc làm. Ngày nay một trong những biện pháp thu hút đông đảo các ứng viên tham gia nộp đơn xin việc phải kể đến là “Hội chợ việc làm”. Thông qua hội chợ việc làm, người lao động và các nhà tuyển dụng có cơ hội tiếp xúc trực tiếp với nhau, có sự hiểu biết sơ bộ về nhau đồng thời qua đó còn quảng cáo được hình ảnh của công ty đối với đông đảo người lao động. Các hội chợ việc làm có thể tổ chức tại các trường đại học, cao đẳng hàng năm hoặc bây giờ vào ngày 20 hàng tháng tại Trung Kính - Cầu Giấy do Bộ lao động thương binh xã hội tổ chức tuyển dụng… thu hút số lượng lớn các lao động trên thị trường đến tham gia. Vì vậy công ty có thể thông qua các hội chợ việc làm này để tuyển mộ các ứng viên quan tâm đến công ty, tuy nhiên công ty cũng cần chú ý đến chi phí cho việc tham gia để tiết kiệm cho doanh nghiệp đồng thời đảm bảo chất lượng tuyển mộ tốt. 3.2.2. Nâng cao chất lượng các quảng cáo tuyển mộ Công ty cần mở rộng các kênh quảng cáo về thông tin tuyển mộ trên nhiều phương tiện thông tin đại chúng khác nhau như: trên các báo lao động, tuổi trẻ; trên internet qua các trang web như: wwww.vietnamworks.com, www.vnexpress.com, www.tuyendung.com, www.jobviet.com... Tuy nhiên, việc quảng cáo nhiều xuất hiện nhiều lần trên các phương tiện thông tin không đồng nghĩa với việc tổ chức sẽ thu hút được số lượng đông các ứng viên tham gia nộp đơn ứng tuyển, điều quan trọng thu hút ứng viên đó chính là thiết kế, nội dung quảng cáo có gây ấn tượng đối với họ hay không? Vì vậy tổ chức cần nâng cao chất lượng quảng cáo tuyển mộ thể hiện qua những nội dung: - Thiết kế quảng cáo cần: hấp dẫn, ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin. - Nội dung quảng cáo: + Nhấn mạnh vào yêu cầu của công việc và tiêu chuẩn nghề nghiệp. + Đưa thêm thông tin về mức lương khởi điểm + Có những câu khuyến khích các ứng viên khẩn trương nộp hồ sơ như : “ Ưu tiên các bạn nộp hồ sơ sớm”… Và đặc biệt một vấn đề luôn được đặt ra đối với công ty là cần xác định chi phí cho quảng cáo phù hợp. Tuỳ vào tình hình tài chính của công ty hay chính là chi phí công ty chi cho quảng cáo là nhiều hay ít mà ta có thể lựa chọn kênh quảng cáo, thiết kế nội dung, số lần xuất hiện tương ứng. Một bài quảng cáo thành công là ngắn gọn, súc tích nhưng đầy đủ thông tin, hấp dẫn các ứng viên đồng thời phải tốn chi phí ít nhất và đem lại hiệu quả cao nhất. 3.2.3. Xác định tỷ lệ sàng lọc hợp lý Việc xác định tỷ lệ sàng lọc có ảnh hưởng tới chi phí tài chính, tâm lý và kỳ vọng của các ứng viên dự tuyển. Thông thường tỷ lệ sàng lọc được xác định theo ý chủ quan của các cán bộ lập kế hoạch tuyển mộ, do đó đối với mỗi công ty sẽ có một tỷ lệ sàng lọc khác nhau. Tuy nhiên, khi xác định tỷ lệ sàng lọc cho công ty mình thì các nhà quản trị nói chung đều dựa trên những yếu tố chủ yếu sau: Căn cứ vào cung - cầu lao động trên thị trường. Căn cứ vào chất lượng nguồn lao động. Căn cứ vào tâm lý chọn nghề của người lao động. Căn cứ vào mức độ phức tạp của công việc cần bổ sung lao động. Căn cứ vào kinh nghiệm của tổ chức trong công tác tuyển mộ hàng năm. 3.2.4. Tăng cường khai thác nguồn nội bộ bằng cách đào tạo chính đội ngũ lao động hiện có của tổ chức Trong một tổ chức khi thiếu lao động thì nguồn đầu tiên và quan trọng nhất nhằm đem lại hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp chính là nguồn nội bộ trong doanh nghiệp. Vì vậy, để có thể tuyển chọn được những lao động giỏi, phù hợp với yêu cầu công việc đồng thời góp phần phát triển doanh nghiệp thì tổ chức cần không ngừng nâng cao chất lượng lao động hiện có của mình. Đối với các nhân viên có thể sử dụng các biện pháp như: kèm cặp, đào tạo nghề, sử dụng các dụng cụ mô phỏng hoặc cho nhân viên đi đào tạo ở nước ngoài… Đối với các nhà quản trị thì tổ chức có thể sử dụng các biện pháp như: các trò chơi kinh doanh, nghiên cứu tình huống, mô hình ứng xử, nhập vai… 3.2.5. Nâng cao chất lượng bài thi tuyển và phỏng vấn Đối với bài kiểm tra trắc nghiệm: Bài thi IQ: Trong bài thi IQ có nhiều nội dung trùng lặp nhau, cấu trúc của bài IQ không hợp lý vì có 15 câu về hình học, 15 câu về toán, 10 câu về sắp xếp từ, đố chữ và chỉ có 4 câu về kiến thức xã hội. Công ty có thể thiết kế bộ đề thi IQ với nhiều nội dung hơn, tránh sự lặp lại của cùng một kiều câu hỏi bằng cách giảm số câu hỏi về hình học xuống còn khoảng 7 câu, tăng thêm nhiều câu hỏi về kiến thức chung về kinh tế xã hội nhằm đánh giá khả năng hiểu biết toàn diện của các ứng viên, ví dụ như: Năm 2007 Việt Nam đứng thứ mấy về xuất khẩu gạo? * Thứ nhất * Thứ hai * Thứ ba * Thứ tư ITU là tên viết tắt của tổ chức nào? * Tổ chức hàng hải quốc tế * Liên minh bưu chính thế giới * Liên minh viễn thông quốc tế * Tổ chức lao động quốc tế Người phụ nữ đầu tiên trên thế giới được phong hàm Phó giáo sư là? * Maria Curie * Sophia Vasilievna Kovalevskaia * Clara Zetkin * Mageret Thatcher Hành tinh lớn nhất trong hệ mặt trời là? * Sao Kim * Sao Thuỷ * Sao Mộc * Sao Thổ Châu lục nhỏ nhất là? * Châu Âu * Châu Á * Châu Phi * Châu Mỹ Alexander Goalam Bell – nhà bác học người Mỹ đã phát minh ra: * Động cơ điện * Máy gia tốc * Bóng đèn điện * Máy điện thoại giản đơn Ai là người đầu tiên phát hiện ra Trái đất quay xung quanh mặt trời? * Galie * Gauss * Nicolous Copernicus * Louis Paster Bài thi Tiếng Anh: công ty lên bỏ việc sử dụng từ điển trong khi thi tiếng Anh nhằm đảm bảo công bằng và tính chính xác trong khi thi tuyển đối với tất cả các ứng viên. Bài thi chuyên môn: nên có những câu hỏi sâu về chuyên môn nhằm đánh giá một cách chính xác về khả năng chuyên môn thực sự của ứng viên Hội đồng tuyển dụng nên thường xuyên thay đổi nội dung câu hỏi đồng thời cần có bộ đề thi riêng cho từng vị trí tuyển dụng, vì thực tế nếu công ty cần tuyển một nhân viên nhân sự thi bài thi chuyên môn sẽ không thể chỉ bao gồm những nội dung về vô tuyến điện, nguồn, truyền dẫn, điện tử…mà quan trọng là các chuyên môn liên quan đến lao động, tiền lương, tuyển dụng, đào tạo… Đối với bài thi phỏng vấn: Thực tế cho thấy trong các buổi phỏng vấn của công ty Viteco các phỏng vấn viên chủ yếu sử dụng các “câu hỏi đóng” (tức là câu hỏi chỉ có một phương án trả lời), ví dụ như: “Bạn đã đi xin việc ở đâu chưa” hay “Bạn có hay đi du lịch không”… do đó phỏng vấn mang tính chất đơn điệu, nhàm chán, làm hạn chế việc thu thập các thông tin về ứng viên. Như vậy làm thế nào để đạt được mục tiêu của buổi phỏng vấn tốt nhất? Để làm được điều đó thì các phỏng vấn viên cần dùng những “câu hỏi mở” (tức là câu hỏi có nhiều phương án trả lời) để khuyến khích, cổ vũ người được phỏng vấn cung cấp thêm thông tin mà trong khi thi viết không thể biết hết, ví dụ như “Điều đó thú vị đó, anh (chị) hãy tiếp tục đi…” hay “Anh cảm thấy thế nào nếu khi được nhận vào làm việc cho công ty mà phải thường xuyên đi công tác xa”… Trong bài phỏng vấn hội đồng tuyển dụng lên bổ sung thêm phỏng vấn bằng tiếng Anh nhằm đánh giá khả năng giao tiếp cũng như để đánh giá chính xác hơn trình độ ngoại ngữ của các ứng viên. Trong phỏng vấn, các phỏng vấn viên mới chỉ sử dụng các câu hỏi phỏng vấn tình huống do đó cần phải kết hợp giữa phỏng vấn hành vi và phỏng vấn tình huống, nếu không người được tuyển chọn sẽ chỉ là những người chỉ giỏi về lý thuyết mà không biết thực hành. Mục đích của câu hỏi hành vi nhằm đánh giá hành vi, kinh nghiệm, cách giải quyết vấn đề của ứng viên và thông qua các câu hỏi tình huống sẽ đánh giá được tình huống, khả năng giải quyết vấn đề liên quan trong công việc, khả năng phản ứng trong các tình huống bất ngờ. Việc kết hợp cả phỏng vấn hành vi và phỏng vấn tình huống sẽ giúp nhà tuyển dụng có được đánh giá hoàn chỉnh nhất về ứng viên mà họ muốn tuyển. Xét một ví dụ cụ thể như: Công ty Viteco đang cần tuyển nhân viên cho vị trí cán bộ kinh doanh. Trong buổi thi phỏng vấn các phỏng vấn viên có thể hỏi các ứng viên: - Về câu hỏi hành vi: 1. Hãy kể về một quyết định lớn nhất mà bạn đã làm. Tại sao bạn lại quyết định như vậy? 2. Bài học quan trọng nhất mà bạn đã rút ra được cho bản thân mình đến nay là gì? 3. Bạn hãy mô tả một lần hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao? - Về câu hỏi tình huống: 1. Giả sử bạn là Giám đốc kinh doanh, bạn sẽ làm gì khi doanh số bán hàng trong quý giảm đột ngột? 2. Bạn sẽ làm gì để tiếp cận một khách hàng khó tính? Nói tóm lại, các câu hỏi của các phỏng vấn viên nên xoay quanh việc tìm hiểu xem các ứng viên có thể làm được gì và họ mong muốn được làm gì cho công ty mình. 3.2.6. Nâng cao kỹ năng của người phỏng vấn Đa số các nhà phỏng vấn thường nói quá nhiều, hỏi nhiều câu hỏi quá phức tạp mà câu trả lời chỉ là “có” hay “không” và họ thường chú ý vào quan điểm, ý nghĩ của riêng mình hơn là đối tượng phỏng vấn. Kết quả là những cuộc phỏng vấn tồi chỉ cung cấp những thông tin tối thiểu và rất nhiều khả năng là một quyết định sai lầm sẽ được đưa ra. Do đó, để trở thành một nhà phỏng vấn giỏi, để có thể đưa ra những quyết định tuyển dụng chính xác thì cần phải có kỹ năng phỏng vấn. Đối với người phỏng vấn, một kỹ năng quan trọng cần phát triển là kỹ năng chủ động lắng nghe. Nhưng rất tiếc là phần lớn người phỏng vấn đều nghĩ kỹ năng quan trọng nhất là đặt câu hỏi chứ không phải là lắng nghe câu trả lời kết quả là chúng ta nói quá nhiều còn người được phỏng vấn lại có rất ít cơ hội để cung cấp thông tin. Là một nhà tuyển dụng bạn phải hiểu được một nguyên tắc 70/30 có nghĩa là bạn hãy dành 70% lắng nghe và 30% để nói, như vậy mục tiêu của buổi phỏng vấn là để cho người được phỏng vấn nói 70% trong toàn bộ thời gian phỏng vấn. Khi các ứng viên trả lời thì phỏng vấn viên cần tập trung lắng nghe 100% vì ta biết rằng các nhà tuyển dụng chỉ có một khoảng thời gian ngắn để tìm hiểu càng nhiều càng tốt về các ứng viên. Một ứng viên có thể có một kế hoạch kinh doanh đẹp điều đó không đồng nghĩa với một hoạt động kinh doanh tuyệt vời nếu nó không được điều hành bởi một doanh nhân giỏi. Các nhà tuyển dụng cần phải biết quan sát, lắng nghe điều họ nói, cách họ nói, và các thông điệp mà ngôn ngữ cơ thể có thể mách bảo qua đó có thể thu thập được nhiều thông tin quan trọng từ đó đưa ra quyết định tuyển chọn chính xác mà nếu không chú ý ta sẽ dễ dàng bỏ qua. Tuy nhiên, trong phỏng vấn không phải chỉ có hỏi và trả lời của hai bên mà im lặng có thể là một kỹ thuật đặt câu hỏi hiệu quả. Khi các phỏng vấn viên để thời gian im lặng 05 giây sẽ giúp cho người được phỏng vấn có thời gian tập hợp, sắp xếp các suy nghĩ trước khi trả lời; nếu từ 05-20 giây sẽ khuyến khích người được phỏng vấn chia sẻ những thông tin họ có thể muốn giữ riêng cho mình; còn khi thời gian im lặng lớn hơn 20 giây thì sẽ có tác dụng gây sức ép cho người được phỏng vấn thừa nhận vấn đề. Nói tóm lại, phỏng vấn là một nghệ thuật và người phỏng vấn cần phải có kỹ năng phỏng vấn thật tốt để có thể tuyển chọn được các ứng viên xuất sắc nhất, phù hợp với công việc của tổ chức. 3.2.7. Hoàn thiện quy trình tuyển mộ, tuyển chọn tại nhân lực tại công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco Việc hoàn thiện quy trình tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực tại công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco có thể thực hiện theo 9 bước sau: Sơ đồ 3.2: Quy trình tuyển mộ, tuyển chọn tại công ty Định danh các yếu tố công việc Thông báo tuyển mộ Thi trắc nghiệm Phỏng vấn Thẩm tra về tiểu sử, trình độ làm việc Kiểm tra sức khoẻ Tham quan cụ thể công việc và gọi thử việc Kí hợp đồng lao động và lưu hồ sơ Phỏng vấn bởi người quản lý trực tiếp Bước 1: Định danh các yếu tố công việc Thực chất của việc định danh các yếu tố công việc chính là việc thực hiện 2 nhiệm vụ sau: Thứ nhất: Tổ chức cần xác định nhu cầu về nhân sự: + Số lượng lao động cần tuyển là bao nhiêu? + Công việc cần tuyển là lâu dài hay thời vụ? + Công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn như thế nào? + Người lao động có chức trách, nhiệm vụ gì? + Mối quan hệ với các bộ phận khác trong tổ chức như thế nào? Thứ hai: Cần xây dựng bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Bản mô tả công việc là một văn bản chính thức nhằm viết và giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc thuộc một công việc cụ thể. Trong bản mô tả công việc gồm có 3 nhóm nội dung chính là: Phần xác định công việc: chức danh, người quản lý trực tiếp, số người quản lý dưới quyền, người xây dựng, ngày xây dựng, xếp hạng công việc… Phần tóm tắt công việc: là phần tường thuật một cách tóm tắt, chính xác về các trách nhiệm, nhiệm vụ của công việc, các quan hệ trong thực hiện công viêc. Phần các điều kiện làm việc: các điều kiện liên quan đến môi trường vật chất, thời gian làm việc, máy móc thiết bị phục vụ cho quá trình làm việc, điều kiện vệ sinh và an toàn làm việc, các phương tiện phục vụ cho quá trình đi lại… Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: Là một văn bản chính thức nhằm liệt kê các yêu cầu cần phải có của công việc đối với người thực hiện về các mặt thể lực và trí lực. Bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện sẽ là căn cứ để các ứng viên biết các thông tin về vị trí công việc cần tuyển và qua đó họ sẽ quyết định xem mình có phù hợp để nộp đơn xin việc vào công ty hay không. Vì vậy, có thể nói việc xây dựng hai bản này rất quan trọng, đó là việc làm không thể thiếu đối với bất kỳ vị trí công việc nào khi cần thông báo tuyển mộ. Bước 2: Thông báo tuyển mộ Để đảm bảo thu hút được các ứng viên tiềm năng nộp đơn xin việc thì tổ chức cần phải thiết kế một bản thông báo tuyển mộ thật ấn tượng. Tổ chức có thể thiết kế mẫu thông báo tuyển mộ như sau: THÔNG BÁO TUYỂN MỘ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỄN THÔNG VITECO Sơ lược về công ty: Công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco (Thuộc tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam). Công ty chuyên lắp đặt, bảo dưỡng, nghiên cứu, sản xuất, lắp ráp, tư vấn thiết kế các thiết bị viễn thông, điện tử, tin học. Quy mô công ty: 151 nhân viên. Để đáp ứng yêu cầu phát triển sản xuất kinh doanh của công ty, trong thời gian tới công ty cần tuyển dụng các vị trí sau: 1. KẾ TOÁN TỔNG HỢP. Số lượng: 01 làm việc tại Hà Nội Mô tả công việc Yêu cầu chung Phụ trách công việc kế toán tổng hợp. Hạch toán, ghi chép, tổng hợp số liệu. Lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính. Thực hiện các công việc khác khi được yêu cầu. Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Tài chính - kế toán. Có khả năng làm việc độc lập, ham học hỏi, siêng năng, tính cẩn thận, trung thực. Có kinh nghiệm thực tế về công tác kế toán ít nhất 1 năm. Thông thạo Excel, phần mềm kế toán. Trình độ tiếng Anh đạt các yêu cầu chuyên môn. 2. NHÂN VIÊN QUẢN LÝ KINH DOANH Số lượng: 02 nam làm việc tại Hà Nội. 02 nam làm việc tại TP.Hồ Chí Minh. Mô tả công việc Yêu cầu chung Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh, chia định mức doanh số của phòng. Thực hiện việc nghiên cứu thị trường và tìm hiểu nhu cầu khách hàng. Đảm nhận các công việc hành chính kinh doanh khác. Tốt nghiệp Đại học chính qui các trường Kinh tế, Ngoại thương, Thương mại. Có khả năng quản lý, thuyết phục khách hàng, có hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực điện tử, viễn thông. Anh văn lưu loát, thành thạo vi tính văn phòng. Có khả năng làm việc độc lập. Ưu tiên những người có kinh nghiệm QUYỀN LỢI Lương hấp dẫn, thoả thuận dựa trên năng lực của ứng viên. Cơ hội thăng tiến, môi trường làm việc năng động. Tăng lương định kỳ hàng năm theo năng lực. Thưởng các ngày lễ, tết, ngày truyền thống của công ty theo quy đinh Được hưởng đầy đủ các chế độ chính sách theo quy định của Luật lao động Hồ sơ tuyển chọn lao động gồm: Đơn xin việc ghi rõ vị trí tuyển dụng. Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú. Giấy khám sức khoẻ. Các loại văn bằng, chứng chỉ (bản sao có công chứng). 02 ảnh cỡ 3x4 chụp gần đây nhất. 02 phong bì dán tem, ghi rõ địa chỉ cần liên hệ. Thời gian nhận hồ sơ: Từ ngày 04/07/2007 đến 14/07/2007. Lưu ý: Ưu tiên các ứng viên nộp hồ sơ sớm. Địa điểm nhận hồ sơ: - Tại Hà Nội: Phòng Hành chính - quản trị công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco. Số 35, ngõ 61 Lạc Trung – Hai Bà Trưng – Hà Nội. - Tại TP.HCM: Chi nhánh phía Nam công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco. Số 45 Phan Bá Phiến - Phường 12 - Quận Thanh Bình – TP.Hồ Chí Minh. (Hãy thường xuyên truy cập vào website: www.viteco.vn để cập nhật những thông tin tuyển dụng của công ty) Một bản thông báo tuyển mộ hay, hấp dẫn sẽ thu hút số lượng lớn các ứng viên nộp đơn xin tuyển. Tuy nhiên không phải mọi hồ sơ của các ứng viên đều được chấp nhận mà cán bộ nhân sự cần xác định một tỷ lệ sàng lọc hợp lý, lựa chọn những hồ sơ phù hợp nhất với yêu cầu công việc. Đối với những hồ sơ không đạt yêu cầu, tổ chức có thể gửi email cho các ứng viên với lời nhắn ngắn gọn như “Cảm ơn bạn đã quan tâm đến công ty nhưng rất tiếc hồ sơ của bạn chưa hội tụ đủ các yêu cầu của chúng tôi, trong một tương lai không xa mong được hợp tác với bạn”. Bước 5: Thẩm tra về tiểu sử, trình độ làm việc Thực chất của bước công việc này là xác minh, điều tra nhằm làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối với những ứng viên có triển vọng tốt. Việc xác minh, điều tra này hết sức cần thiết khi tổ chức cần tuyển những lao động vào làm các vị trí quan trọng hay những công việc đòi hỏi tính an ninh cao như: thủ quỹ, cố vấn…Tổ chức có thể tiếp xúc với đồng nghiệp cũ, bạn bè, thầy cô giáo hoặc với những người hàng xóm…của ứng viên để biết thêm về trình độ, kinh nghiệm, tích cách hoặc về nguồn gốc, lý lịch gia đình…của ứng viên. Bước 6: Kiểm tra về sức khoẻ Không phải ngẫu nhiên mà ông cha ta có câu “có sức khoẻ là có tất cả”, một ứng viên dù có đáp ứng đầy đủ các yếu tố về trình độ học vấn, thông minh, có kinh nghiệm làm việc, tư cách tốt nhưng nếu sức khoẻ không đảm bảo thì tổ chức cũng không nên tuyển dụng. Bởi vì nếu tổ chức tuyển dụng họ vào làm việc sẽ đưa lại rủi ro rất cao cho doanh nghiệp, việc nhận một bệnh nhân vào làm việc không những không đảm bảo chất lượng thực hiện công việc và hiệu quả kinh tế mà còn gây ra những phiền phức về mặt pháp lý cho doanh nghiệp. Chính vì vậy để tránh những rủi ro không đáng có cho tổ chức đồng thời bố trí lao động phù hợp với sức khoẻ và loại bỏ những ứng viên không phù hợp với yêu cầu công việc thì cần thiết phải tiến hành khám sức khoẻ cho người lao động một cách cẩn thận bởi một hội đồng y khoa của doanh nghiệp. Bước 7: Phỏng vấn bởi người quản lý trực tiếp Trong thực tế các công ty hay bỏ qua bước này vì họ cho rằng không cần thiết hoặc một số tổ chức thì tiến hành kết hợp phỏng vấn bởi hội đồng tuyển dụng và phỏng vấn bởi người quản lý trực tiếp làm một để tiết kiệm thời gian và tài chính cho tổ chức. Tuy nhiên, việc thực hiện như vậy không hoàn toàn có thể đánh giá chính xác được chuyên môn thực sự của ứng viên đồng thời các ứng viên và người quản lý trực tiếp sẽ có khoảng cách, không gần gũi. Vì vậy để người lao động trong tương lai và người quản lý trực tiếp có sự hiểu biết lẫn nhau, tạo hiệu quả cao trong thực hiện công việc thì tổ chức cần thực hiện phỏng vấn bởi người quản lý trực tiếp. Bước 8: Tham quan cụ thể công việc và gọi thử việc Ta biết rằng không phải tất cả các ứng viên đã đáp ứng yêu cầu tuyển chọn của doanh nghiệp trong các bước trên đều sẽ ký kết hợp đồng làm việc cho doanh nghiệp. Các ứng viên có thể thay đổi ý định vì có thể đã có công việc mới lương cao hơn, gần nhà hơn…hoặc nếu môi trường làm việc của công ty không giống như họ tưởng tưởng vì thường mong ước thực tế của họ thường cao hơn so với những điểm thuận lợi trong công việc do đó họ có thể bị “sốc” về công việc mới thì họ cũng sẽ không đi làm cho tổ chức. Vì vậy, khi nhận vào làm việc cho tổ chức các nhân viên mới cần được giới thiệu với người phụ trách trực tiếp, các đồng nghiệp khác. Doanh nghiệp cần giới thiệu về lịch sử hình thành, quá trình phát triển, các yếu tố về điều kiện làm việc, chế độ khen thưởng, kỷ luật lao động…nhằm giúp cho nhân viên mới mau chóng quen với công việc đồng thời kích thích nhân viên mới lòng tự hào về doanh nghiệp. Sau thời gian 2 tháng thử việc khi đó cả tổ chức và nhân viên mới sẽ có một quyết định hoàn toàn đúng đắn vì thực tế cho thấy, để đưa ra một quyết định chính xác ngay từ lần đầu tiên là một lựa chọn tốt nhất cho cả hai bên ứng viên và bên công ty tuyển dụng, không bên nào muốn kết thúc công cuộc tìm việc của mình bằng một chỗ làm “ không ra gì ”. Các ứng viên đạt yêu cầu có tâm huyết mong muốn làm việc cho doanh nghiệp sẽ ký kết hợp đồng chính thức với doanh nghiệp còn những ứng viên không đạt yêu cầu hoặc không thích nghi được với môi trường làm việc mới của tổ chức thì các nhà tuyển dụng có thể loại bỏ nhằm lựa chọn được các nhân viên tốt nhất cho doanh nghiệp. 3.2.8. Các giải pháp khác 3.2.8.1.Hoàn thiện công tác phân tích công việc Phân tích công việc là “quá trình thu thập các tư liệu và đánh gía có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc”. Các thông tin thu được trong phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng trong công tác tuyển mộ, tuyển chọn vì đó là những căn cứ để quảng cáo, thông báo tuyển mộ, là cơ sở để ra quyết định lựa chọn ứng viên. Do đó tổ chức cần tiến hành phân tích công việc một cách chính xác nhằm thu thập được thông tin một cách chính xác, đầy đủ. Các bước tiến hành phân tích công việc: Bước 1: Xác định công việc cần phân tích Công việc cần phân tích ở đây là công việc đang cần tuyển ứng viên. Bước 2: Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin Tuỳ theo mục đích phân tích công việc mà ta có thể lựa chọn các phương pháp phù hợp như: quan sát, ghi chép các sự kiện quan trọng, phỏng vấn, phiếu điều tra, nhật ký công việc. Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin và kiểm tra xác minh tính chính xác của thông tin Bước 4: Xây dựng kết quả của phân tích công việc - Viết bản thảo lần 1: Phòng nhân sự viết bản mô tả công việc và bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện. - Họp góp ý hội thảo - Tập hợp thông tin và sửa chữa. - Tiến hành hội thảo lần 2 và lấy ý kiến góp ý. - Sửa chữa, viết bản chính thức gửi lên Giám đốc chờ phê chuẩn. - In thành nhiều bản gửi tới các bộ phận liên quan và lưu ở phòng nhân sự của công ty. 3.2.8.2. Tạo mối quan hệ và hỗ trợ các cơ sở đào tạo Tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là điện, điện tử viễn thông do đó nguồn tuyển mộ chủ yếu của công ty là những lao động tốt nghiệp chuyên ngành tương ứng từ các trường như: Đại học Bách khoa, Đại học Giao thông vận tải, Học viện Bưu chính viễn thông, Đại học kinh tế…vì vậy công ty nên hỗ trợ các khoa này trong việc dạy và học bằng nhiều biện pháp như: tài trợ học bổng cho các sinh viên xuất sắc, tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tế công việc, tiếp nhận các sinh viên thực tập tại công ty giúp các sinh viên làm quen với công việc…qua đó có thể thu hút được những sinh viên giỏi vào làm việc cho công ty. Kết luận Sống khó, khó sống. Đặc biệt trong thời đại “ người khôn của khó”, cạnh tranh khốc liệt như bây giờ, thương trường là chiến trường, kẻ mạnh được kẻ yếu thua, thì một doanh nghiệp muốn thành công và đứng vững trên thị trường thì đều phải dựa vào một trong những nguồn lực quan trọng nhất của mình đó chính là nguồn nhân lực. Tài năng của con người trong một công ty chính là vốn quý nhất, công ty càng có nhiều nhân viên năng động, sáng tạo, giàu kinh nghiệm, trình độ cao bao nhiêu thì càng lớn mạnh và phát triển nhanh chóng bấy nhiêu. Tuy nhiên, “ Làm thế nào để thu hút được những người giỏi ? ” thì luôn là một câu hỏi không hề đơn giản được đặt ra đối với nhiều doanh nghiệp. Alfred Sloan - người sáng lập tập đoàn General Motors đã từng nói: “ Nếu chúng ta không dành 4 tiếng để tìm một người phù hợp và đặt anh ta vào đúng chỗ, sẽ phải mất 400 tiếng để thu dọn những sai lầm của chúng ta ”. Và thực tế quan điểm trên hoàn toàn đúng đắn, tuyển một nhân viên không chỉ tốn thời gian, công sức mà còn tốn cả nguồn tài chính không nhỏ của doanh nghiệp nhưng tuyển một nhân viên không phù hợp thì sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng xấu trên nhiều phương diện khác nữa cho doanh nghiệp. Do đó có thể nói vai trò của công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực trong một tổ chức là rất quan trọng. Trong chuyên đề đã nêu được những vấn đề cơ bản về công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực trong một tổ chức nói chung như khái niệm về tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực, nguồn và phương pháp tuyển mộ, tuyển chọn, quy trình tuyển mộ, tuyển chọn…Trên cơ sở lý thuyết đó, em áp dụng vào phân tích thực trạng của công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco. Qui trình tuyển chọn của công ty được thực hiện qua các bước: thu thập và sàng lọc hồ sơ, thi viết, phỏng vấn, duyệt hồ sơ, gọi thử việc, tiếp nhận ứng viên mới và lưu hồ sơ. Mặc dù công ty đã thực hiện tuyển mộ được nhiều ứng viên nộp đơn ứng tuyển vào các vị trí trống trong công ty, đảm bảo đáp ứng số lượng lao động cần thiết cho công việc nhưng việc thực hiện còn sơ sài, chất lượng tuyển mộ, tuyển chọn không cao…Từ những hạn chế trong công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại công ty, em đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực tại công ty như: nâng cao chất lượng quảng cáo tuyển mộ, đa dạng hoá các nguồn tuyển mộ, nâng cao chất lượng bài thi tuyển, phỏng vấn, tăng cường khai thác nguồn nội bộ bằng cách đào tạo chính đội ngũ lao động hiện có của doanh nghiệp và một số giải pháp khác như hoàn thiện công tác phân tích công việc, tạo mối quan hệ và hỗ trợ các cơ sở đào tạo…Và em xin đề xuất một qui trình tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực hoàn chỉnh cho công ty theo 9 bước sau: định danh các yếu tố công việc, thông báo tuyển mộ, thi trắc nghiệm, phỏng vấn, thẩm tra về tiểu sử và trình độ làm việc, kiểm tra về sức khoẻ, tham quan cụ thể công việc và gọi thử việc, kí hợp đồng lao động và lưu hồ sơ. Cuối cùng em xin cảm ơn TS.Nguyễn Vĩnh Giang cùng toàn thể các anh chị trong công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Một lần nữa, em xin cảm ơn ! Danh mục tài liệu tham khảo Công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco, Báo cáo tài chính năm 2004. 2005, 2006. Công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco, Điều lệ tổ chức và hoạt động. Công ty cổ phần công nghệ viễn thông, Quy chế về tuyển dụng và đào tạo lao động. Lê Anh Cường, Nguyễn Thị Mai (2004), Nguyễn Thị Lệ Huyền, Phương pháp và kỹ năng quản lý nhân sự, Nxb Lao động xã hội. TS.Trần Kim Dung, Quản lý nhân sự chuyên nghiệp-Viện quản lý Châu Á ThS.Nguyễn Vân Điềm, TS.Nguyễn Ngọc Quân (2004), Giáo trình quản trị nhân lực, Nxb Lao động xã hội. Lam Hồ (2003), Giúp bạn trở thành cao thủ dùng người, Nxb Văn hoá thông tin. Nguyễn Thị Thiên Hương (2004), Nghệ thuật tuyển dụng nhân sự, Nxb Văn hoá thông tin. Trọng Kiên (2001), Những biện pháp lưu giữ nhân tài, Nxb Lao động xã hội. Luận văn các khoá trước. Nhà xuất bản Trẻ (2004), Tuyển dụng đúng người - dụng nhân ngay từ khâu tuyển dụng. Website: www.tamviet.edu.vn www.vietnamworks.com www.viteco.vn Phụ lục 01 Công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco (Đơn vị) ---***--- TỔNG GIÁM ĐỐC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---***--- Hà Nội, ngày…tháng…năm… TỜ TRÌNH V/v: Kính gửi: - TỔNG GIÁM ĐỐC - PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của……….(Tên đơn vị). Căn cứ vào nhu cầu nhân viên………….và trên cơ sở cân đối lực lượng nhân sự hiện có của …………(Tên đơn vị). Căn cứ vào yêu cầu thực tế công việc…………………………… (Diễn giải nhu cầu) STT Bộ phận Nhân lực Tiêu chuẩn Nhu cầu Đã có Cần bổ sung Giới tính Trình độ Ghi chú Tổng cộng Thời gian đề nghị bổ sung: Đơn vị…………………………….và phòng Hành chính quản trị sẽ căn cứ vào quy chế, quy trình tuyển dụng và các quy định liên quan để lập kế hoạch tuyển dụng trình Tổng Giám đốc phê duyệt. Kính đề nghị Giám đốc và các cơ quan phê duyệt giúp Đơn vị hoàn thành nhiệm vụ. PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ ĐƠN VỊ Phụ lục 02 Phụ lục 03 Phụ lục 04 Công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco (Đơn vị) SỔ TIẾP NHẬN HỒ SƠ STT NGÀY NHẬN HỒ SƠ HỌ VÀ TÊN NĂM SINH CHUYÊN MÔN ĐÀO TẠO LOẠI TỐT NGHIỆP ĐIỆN THOẠI LIÊN LẠC HỒ SƠ CẦN BỔ SUNG Phụ lục 05 Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam Công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco Danh sách thí sinh thi tuyển dụng STT Họ và tên Ngày, tháng, năm sinh Trình độ chuyên môn Trường đào tạo Phụ lục 06 Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam Công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco Danh sách thí sinh thi tuyển được mời phỏng vấn. STT Họ và tên Ngày, tháng, năm sinh Thời gian dự kiến phỏng vấn Ghi chú Phụ lục 07 Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam Công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco Kết quả thi tuyển lao động Vị trí đăng ký dự tuyển: TT Họ tên Ngày, tháng, năm sinh IQ TA Chuyên môn Phỏng vấn Ngoại hình Đánh giá Điện thoại cố định Nguồn Vô tuyến Điện tử Chuyên môn Luận văn Kinh nghiệm Xử lý Phụ lục 08 Công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco (Đơn vị) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc DANH SÁCH XÉT DUYỆT HỒ SƠ Căn cứ kế hoạch tuyển dụng được phê duyệt ngày…/…/… và báo cáo tổng hợp kết quả tuyển dụng ngày…/…/… Cắn cứ vào báo cáo tổng hợp kết quả tuyển dụng ngày…/…/…của Hội đồng tuyển dụng. Phòng Hành chính quản trị đã xét duyệt hồ sơ của những đối tượng được đề nghị trong báo cáo với kết quả cụ thể như sau: STT HỌ VÀ TÊN NĂM SINH CHỨC DANH THỬ VIỆC THỜI GIAN THỬ VIỆC CHUYÊN MÔN NƠI Ở QUAN HỆ GIA ĐÌNH ĐÁNH GIÁ NGƯỜI LẬP CÁN BỘ DUYỆT TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ Phụ lục 09 Công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco (Đơn vị) TỔNG GIÁM ĐỐC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc DANH SÁCH ĐỀ NGHỊ GỌI THỬ VIỆC NHÂN VIÊN Kính gửi: BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY Căn cứ vào nhu cầu tổ chức lực lượng và biên chế năm…của Công ty; Căn cứ kế hoạch tuyển dụng được phê duyệt ngày…/…/…và báo cáo tổng hợp kết quả tuyển dụng ngày…/…/… (Đơn vị) Phòng Hành chính quản trị đề nghị Ban Giám đốc công ty xét các đồng chí có tên sau vào thử việc tại công ty từ ngày…/…/… STT HỌ VÀ TÊN NĂM SINH GIỚI TÍNH NƠI ĐÀO TẠO NƠI Ở HOÀN CẢNH GIA ĐÌNH ĐIỂM DỰ KIẾN BỐ TRÍ ĐƠN VỊ PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ Phụ lục 10 CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------------- ĐƠN ĐỀ NGHỊ KÝ HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG Kính gửi: BAN LÃNH ĐẠO CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VIỄN THÔNG VITECO. Họ và tên: Ngày, tháng, năm sinh: Nơi sinh: Hộ khẩu thường trú: Địa chỉ đang ở: Số CMT: Cấp ngày: Tại: Nghề nghiệp: Văn bằng chuyên môn: Đang làm việc tại: Đã ký hợp đồng lao động số: Với thời hạn: Từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm Nay, Hợp đồng lao động đã hết hạn. Tôi đề nghị Ban lãnh đạo công ty cho tôi được ký tiếp: - Hợp đồng lao động với thời hạn: - Mức lương cơ bản hệ số: Tôi xin tuân thủ mọi sự phân công công tác của cấp trên. Tôi xin hứa hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, chấp hành tốt các qui định và nội qui lao động của công ty. Tôi xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày…tháng…năm… NGƯỜI VIẾT ĐƠN ( Ký và ghi rõ họ tên) Ý KIẾN LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ Đề nghị ký tiếp HĐLĐ với thời hạn: Đề nghị mức lương cơ bản hệ số: Ký tên Ý KIẾN NGƯỜI TRỰC TIẾP GIAO NHIỆM VỤ BAN LÃNH ĐẠO CÔNG TY DUYỆT Phụ lục 11 HỒ SƠ NĂNG LỰC ỨNG VIẾN Họ và tên Ngày sinh Địa chỉ Số điện thoại Số di động Học vấn Bằng cấp Khả năng ngoại ngữ Kỹ năng Kinh nghiệm làm việc Số năm kinh nghiệm Mức lương mong muốn Việc làm gần nhất MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ qua lại giữa tuyển mộ và các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực. 6 Sơ đồ 1.2: Qui trình tuyển chọn nhân lực trong một tổ chức 17 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty 28 Sơ đồ 2.2: Qui trình tuyển mộ nhân lực tại công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco 38 Sơ đồ 2.3: Quy trình tuyển chọn nhân lực tại công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco 43 Sơ đồ 3.1: Phiếu thăng chức. 52 Sơ đồ 3.2: Quy trình tuyển mộ, tuyển chọn tại công ty 62 BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Cơ cấu lao động theo trình độ văn hoá 31 Bảng 2.2: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 32 Bảng 2.3: Số lao động đăng ký dự tuyển vào làm việc tại công ty cổ phần công nghệ viễn thông Viteco 40 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Hà Nội, ngày…. tháng….. năm 2008