Chuyên đề Hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1

sự Từ bảng trên ta tính được tỷ lệ số đơn được chấp nhận như sau: Bảng 2.5. Tỷ lệ tuyển mộ Năm Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Tỷ lệ số đơn được chấp nhận 86.3% 85.8% 89% - Nguồn bên ngoài 83.3% 83.6% 90.8% - Nguồn bên trong 88.1% 97.8% 80.9% Nguồn: sinh viên tự tổng hợp Trong đó: Tỷ lệ được chấp nhận = (Tổng số đơn được chấp nhận/ Tổng số đơn xin việc)*100% Qua bảng số liệu trên ta thấy số lượng tuyển mộ tăng liên tục qua các năm, cụ thể năm 2006 số lượng người đến xin việc tăng so với năm 2005 là 213 người tương ứng với tốc độ tăng là 58.36%, năm 2007 tăng thêm 559 người so với năm 2006 và ứng với tốc độ tăng là 96.7%. Qua đây cho thấy tốc độ tăng của tổng số đơn xin việc là khá nhanh do Công ty tiến hành mở rộng quy mô sản xuất, xây dựng thêm các nhà xưởng nên nhu cầu lao động tăng lên. Nguồn tuyển mộ chủ yếu là nguồn bên ngoài luôn chiếm trên 80% tổng số đơn xin việc. Cụ thể, năm 2005 nguồn bên ngoài là 306 người chiếm tỷ trọng 83.85, năm 2006 là 488 người chiếm 84.25 và năm 2007 là 932 người chiếm 82%. Vì du nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh nên cần thêm lao động mới, còn nguồn bên trong chủ yếu là thuyên chuyển từ công việc này sang công việc khác hay đề bạt thăng tiến cho người lao động. Tỷ lệ tổng số đơn xin việc của nguồn bên trong tăng lên, năm 2005 là 16.2% đến năm 2007 tỷ lệ này là 18% chứng tỏ công tác thu hút ứng viên từ nguồn nội bộ đã được thực hiện tốt hơn. Thông tin tuyển mộ được gửi một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác đến từng bộ phận phòng ban giúp cho họ thấy được cơ hội thăng tiến trong công việc. Nhìn vào bảng tỷ lệ tuyển mộ ta thấy tỷ lệ số đơn được chấp nhận cũng khá cao luôn chiếm trên 85% tức là cứ 100 người đến xin việc thì có 85 số đơn được chấp nhân, cụ thể năm 2005 là 86.3%, năm 2006 là 85.8% và năm 2007 là 89% chứng tỏ hiệu quả công tác tuyển mộ đã tăng lên, thông tin tuyển mộ thu hút được nhiều ứng viên đáp ứng yêu cầu hơn. Tỷ lệ được chấp nhận của nguồn nội bộ có sự biến động năm 2005 là 88.1%, năm 2006 tăng lên 97.8% đến năm 2007 giảm xuống còn 80.9%. Nguyên nhân do năm 2006 nhu cầu tuyển thêm ít 459 người nên Công ty ưu tiên nguồn nội bộ vì nguồn này có thể đáp ứng yêu cầu công việc ngay. Đến năm 2007 do mở rộng quy mô sản xuất, số lượng cần tuyển thêm lớn 823 người nên tỷ lệ được chấp nhận của nguồn bên ngoài tăng lên tới 90.8% và nguồn nội bộ thì giảm đi Như vậy, trong 3 năm gần đây công tác tuyển mộ của Công ty đã thu hút được số lượng ứng viên tham gia khá lớn và liên tục tăng qua các năm thể hiện sự tăng lên của chất lượng công tác tuyển mộ. - Theo kết quả điều tra từ phiếu điều tra từ những người đã tham gia dự tuyển và những người đang làm việc tại Công ty về việc họ biết được thông tin tuyển mộ từ đâu ta thu được kết quả như sau: Biểu đồ 2.1: Thể hiện nguồn thông tin tuyển mộ nhận được Nguồn: sinh viên tự tổng hợp Theo kết quả điều tra, ta thấy nguồn thông tin mà ứng cử viên nhận được chủ yếu thông qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông chiếm 28.5% và nhiều nhất qua sự giới thiệu của bạn bè, người thân đang làm việc tại Công ty với tỷ lệ là 37.9%. Qua đó, cho ta thấy rằng thông tin tuyển mộ qua quảng cáo cũng chưa được tốt, phạm vi truyền tin chưa rộng và cách thức truyền tin chưa đa dạng do đó nhiều người chưa biết đến. Nguyên nhân cũng là do chính sách tuyển dụng của Công ty là ưu tiên lao động trong tỉnh và những người được giới thiệu sẽ có lợi thế hơn những người mà không được giới thiệu. Trong tương lai Công ty cần đầu tư hơn nữa cho các quảng cáo tuyển mộ để có thể thu hút được nhiều ứng viên hơn đặc biệt là những ứng cử viên giỏi. - Nội dung của thông báo tuyên mộ cũng rất quan trọng trong việc cung cấp các thông tin tuyển mộ cho các ứng cử viên biết và thu hút sự chú ý của người xin việc.Thông báo tuyển mộ phải cho ứng viên biết được vị trí công việc công việc cần tuyển, số lượng, nhiệm vụ, quyền hạn và các yêu cầu đối với người xin việc. Theo phiếu khảo sát về sự đánh giá thông tin tuyển mộ từ người lao động trong Công ty ta thu được kết quả như sau: Biểu đồ 2.2: Thông tin tuyển mộ thu nhận được theo đánh giá của nhân viên Nguồn: sinh viên tự tổng hợp Qua số liệu điều tra được từ phiếu điều tra, ta thấy tỷ lệ người lao động cho rằng thông tin tuyển mộ là đầy đủ và tương đối đầy đủ chiếm 76.9% cũng chưa phải là cao, vẫn còn 23.1% cho rằng thông tin không được đầy đủ. Nguyên nhân của việc biết được thông tin không đầy đủ là do những người này biết được thông tin đó qua bạn bè, người thân- các nhân viên đang làm việc trong Công ty. Những nhân viên này họ chỉ chú ý đến công việc cần tuyển, một số yêu cầu và thời hạn nộp hồ sơ mà không quan tâm tới chức năng nhiệm vụ của từng công việc để cung cấp cho bạn bè, người thân của họ. Vì vậy, thông tin ứng viên đó nhận được không đầy đủ và đôi khi còn thiếu chính xác. 2.5.1.3. Các giải pháp thay thế. Trước khi tiến hành tuyển mộ thì Công ty tìm các giải pháp tạm thời như làm làm thêm giờ, thuê lao động thời vụ nhưng do nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh nên Công ty chủ yếu phải tuyển lao động mới. Bảng 2.6: Tỷ lệ làm thêm giờ qua 5 tháng cuối năm 2007 Tháng Chỉ tiêu 08 09 10 11 12 Tổng số giờ làm việc (8h/ngày) 329.440 323.544 345.984 365.116 360.180 Tổng số giờ tăng ca (giờ) 45.648 37.782 94.243 70.711 64.542 % tăng ca 13% 11% 21% 15% 14% (Nguồn phòng nhân sự) Tỷ lệ số giờ tăng ca trong Công ty khá lớn luôn chiếm trên 10% trong tổng số giờ làm việc thực tế, nguyên nhân là do Công ty vẫn còn thiếu lao động, mấy năm vừa qua số lao động tuyển thêm được vẫn chưa đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực. Đối với những lao động làm thêm ca Công ty trả thù lao đúng theo quy định của luật lao động, bên cạnh đó Công ty còn phụ cấp thêm tiền ăn giữa ca, do đó mà người lao động cũng rất tích cực làm việc. Giải pháp này có thể tiếp kiệm được chi phí tuyển thêm người nhưng chỉ áp dụng trong thời gian ngắn hay trong thời kỳ mà khối lượng công việc lớn. 2.5.2. Quá trình tuyển chọn Nguyên tắc tuyển chọn của Công ty là đảm bảo sự công bằng cho tất cả ứng cử viên đến xin việc, không thu bất cứ một chi phí tuyển dụng nào từ phía người xin việc và tuyển chọn trực tiếp không qua bất cứ một trung gian nào. Sơ đồ 2.3: Quy trình tuyển chọn tại Công ty VPIC1 Thành lập HĐ tuyển chọn Phỏng vấn sơ bộ Nhận hồ sơ và phỏng vấn sâu Thi tuyển Hợp đồng thử việc Đạt Không đạt Ký hợp đồng Chấm dứt hợp đồng Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp - Bước 1: Thành lập hội đồng tuyển chọn Chủ yếu gồm hai thành viên là giám đốc quản lý (Ông Neo) và cán bộ phụ trách tuyển dụng chị Nguyễn Thị Hoa. Chị Hoa sẽ chịu trách nhiệm lên kế hoạch tuyển dụng, sắp xếp thời gian, địa điểm báo cho giám đốc đến phỏng vấn và đưa người xuống các bộ phận nhận tuyển - Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ Ứng cử viên đến tham gia dự tuyển phải đứng ở ngoài Công ty và đợi nhân viên tuyển dụng cho mời vào. Tất cả mọi ứng viên hôm đó đến tham dự sẽ được đưa vào hội trường và được nghe hướng dẫn về quy trình tuyển chọn của Công ty. Mỗi ứng cử viên sẽ được phát một tờ thông báo tuyển dụng (phụ lục 1) và phiếu thẩm định phỏng vấn (phụ lục 2) mang về nhà và điền đầy đủ các thông tin cá nhân vào đó để nộp vào đợt phỏng vấn lần sau. Tại vòng sơ tuyển lần thứ nhất, ứng cử viên nếu có đầy đủ các yêu cầu theo thông báo tuyển dụng và có nguyện vọng làm việc tại Công ty chưa cần phải nộp hồ sơ xin việc. Khi đến sơ tuyển ứng cử viên chỉ cần mang theo giấy Chứng minh thư nhân dân pho to của mình để nộp lại cho bộ phận nhân sự kiểm tra đối chiếu. Trong lần sơ tuyển này ứng cử viên sẽ được nghe giới thiệu qua về Công ty và các thông tin có liên quan đến vấn đến vấn đề tuyển dụng. Trong lần phỏng vấn này, Công ty có thể loại ngay được những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu như: Về giới tính, có những công việc nặng nhọc và độc hại Công ty không tuyển nữ, nếu ứng viên nữ nào đăng ký vào công việc này thì sẽ không được chấp nhận. Về độ tuổi, Công ty chỉ nhận hồ sơ của những ứng cử viên sinh năm 1983 trở lại đây (tức là dưới 25 tuổi), việc hạn chế độ tuổi này cho thấy Công ty có đội ngũ lao động trẻ tuy nhiên có thể Công ty sẽ bỏ qua mất cơ hội để lựa chọn được những người có kinh nghiệm, có tay nghề cao nhưng độ tuổi không thích hợp. Sau đợt phỏng vấn lần một những ứng viên vào đáp ứng yêu cầu tối thiểu đó và có nguyện vọng vào làm việc tại Công ty sẽ được vào phỏng vấn lần 2 - Bước 3: Nộp hồ sơ và phỏng vấn sâu Tại vòng phỏng vấn lần hai có hội đồng tuyển chọn gồm hai người, một nhân viên tuyển dụng làm công việc nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ của ứng viên, xem xét hồ sơ của ứng viên có đầy đủ hay không để ghi vào phiếu thẩm định phỏng vấn để đánh giá điểm cho ứng cử viên Ở vòng sơ tuyển lần 2 ứng cử viên sẽ phải nộp hồ sơ xin việc với đầy đủ các giấy tờ theo quy định. Hồ sơ xin việc bao gồm: Bản gốc: Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, giấy khám sức khoẻ, giấy xác nhận nhân sự, bản sao giấy khai sinh. Bản sao có công chứng: bằng tốt nghiệp, bằng nghề, CMTND, hộ khẩu và 8 ảnh 4x6. Tại vòng này giám đốc tài vụ sẽ trực tiếp tham gia phỏng vấn, các câu hỏi phỏng vấn dựa vào hồ sơ xin việc, kiểm tra các yêu cầu liên quan đến điều kiện tuyển dụng. Các câu hỏi giám đốc đưa ra chỉ xoay quanh câu hỏi về chuyên môn, trình độ đào tạo, học vấn của ứng cử viên mà chưa có câu hỏi ngoài về sở thích cũng như mong muốn của ứng viên. Tạo cho họ cảm giác buổi phỏng vấn có vẻ căng thẳng ứng cử viên chỉ là người trả lời mà không được bộc lộ quan điểm của mình. Bên cạnh đó việc tiếp tục chấp nhận những ứng viên có giấy giới thiệu của người trong Công ty vào vòng tiếp theo sẽ tạo ra sự mất cân bằng trong thi tuyển, giấy giới thiệu phải có tên người giới thiệu và có chữ ký cùng con dấu của chủ quản người đài loan (phụ lục 3). Việc làm này cũng có thể xảy ra hiện tượng tiêu cực, có những nhân viên trong Công ty hay những nhân viên từ phía khách hàng đã nhận tiền của người xin việc để họ được giới thiệu vào Công ty. Theo kết quả điều tra về đánh giá của nhân viên trong buổi phỏng vấn ta thu được kết quả sau: Biểu đồ 2.3: Đánh giá của người lao động về buổi phỏng vấn. Nguồn: sinh viên tự tổng hợp Bất cứ một ứng viên nào khi bước vào phòng thi cũng cảm thấy hồi hộp và có chút lo lắng. Do vậy, phải tạo ra một cuộc phỏng vấn thoải mái là hết sức cần thiết để tạo nên sự thành công của buổi phỏng vấn. Theo số liệu điều tra thì có 12.4% nhân viên cho rằng buổi phỏng vấn rất thoải mái, 25,1% cho rằng không khí phỏng vấn thoải mái, 30.25 cho rằng là bình thường. Vẫn còn 32.3% ứng viên cho rằng họ thấy không thoải mái khi phỏng vấn, thấy rất căng thẳng đây có thể là cuộc phỏng vấn lựa chọn ứng viên vào những vị trí quan trọng hoặc do cán bộ phỏng vấn đặt ra nhiều câu hỏi mang tính tư duy buộc ứng viên phải suy nghĩ trước khi trả lời. - Bước 4: Thi tuyển Ứng cử viên sau khi đã qua 2 vòng phỏng vấn sẽ được cán bộ nhân sự đưa xuống các bộ phận để kiểm tra tay nghề, trình độ chuyên môn hoặc khả năng làm việc tuỳ vào từng vị trí công vịêc cần tuyển. Đối với lao động gián tiếp thì công ty tiến hành kiểm tra trình độ vi tính. Đối với lao động trực tiếp kiểm tra các bài thể dục để tìm kiếm những người lao động có sức khoẻ tốt, sức dẻo dai và bền bỉ như: chống đẩy, đứng lên ngồi xuống nhiều lần, quay phải quay trái... Nhìn chung hình thức thi tuyển của Công ty chưa thực sự phù hợp với các vị trí công việc cần tuyển. Ví dụ khi tuyển nhân viên kế toán thì bài thi chỉ là cho một bảng số liệu và bắt ứng viên vẽ biểu đồ thích hợp, như vậy bài thi không mang tính kiểm tra kiến thức chuyên môn, do vậy mà những người không học kế toán mà bất cứ ứng viên nào sử dụng được vi tính văn phòng cũng có thể làm tốt được. Nguyên nhân do cán bộ quản lý trực tiếp ra đề thi không chú trọng đến công tác tuyển chọn, họ ra đề thi không dựa vào bảng mô tả công việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện chính vì vậy mà đề thi ra không hợp lý. Theo kết quả điều tra về độ khó của đề thi ta có: Biểu đồ 2.4: đánh giá về mức độ của đề thi Nguồn: sinh viên tự tổng hợp Qua số liệu thu thập được ta thấy có 58.7% ứng viên cho rằng đề thi là dễ, 30,5% cho là bình thường, chỉ có rất ít 2.5% ứng viên cho rằng đề thi là rất khó, đề thi có chủ yếu là để tuyển người vào những vị trí cao, chủ chốt trong Công ty như tuyển người lãnh đạo, các nhà quản trị do đó bài thi phải mang tính chuyên môn cao và sự hiểu biết rộng mới đảm bảo tuyển được những nhà lãnh đạo giỏi. - Bước 5: Tiếp nhận nhân viên mới và thử việc Sau khi đã qua hai vòng phỏng vấn và một vòng làm bài thi, cán bộ tuyển dụng sẽ tổng hợp số điểm của các ứng viên lại. THẨM ĐỊNH PHỎNG VẤN Hạng mục kiểm tra PP kiểm tra Điểm Người Ktra Xác nhận Kiểm tra hồ sơ thẩm vấn lý lịch (20 điểm) Kiểm tra nhận thức (20 điểm) Kiểm tra chuyên môn, tay nghề (60 điểm) Tổng điểm Lưu ý: ứng viên trúng tuyển căn cứ vào số điểm đạt được, số điểm của ứng viên sẽ được chọn dần từ cao xuống thấp cho đến khi lấy đủ số lượng theo yêu cầu. Tuy nhiên, điểm tổng cộng thấp nhất mà ứng viên cần phải đạt là 50 điểm. Nếu tổng điểm dưới 50 điểm ứng cử viên đó không đạt yêu cầu và bị loại Những ứng cử viên trúng tuyển sẽ được thông báo trực tiếp qua điện thoại hẹn ngày đến nhận việc và kết quả tuyển chọn sẽ được dán ở cổng Công ty . Ngày đầu tiên đến nhận việc tất cả nhân viên phải đến hội trường để học nội quy người lao động do chị Nguyễn Minh Tâm nhân viên phòng nhân sự giảng. Buổi học nhằm mục đích giúp cho nhân viên mới biết được giờ làm việc, các quy định, nội quy của Công ty để cho nhân viên tránh mắc phải sau này và được học về an toàn lao động và bảo hộ lao động để tránh xảy ra rủi ro, tai nạn lao động đáng buồn. Buổi học diễn ra khoảng 60 phút, trong buổi học mỗi nhân viên sẽ được phát cuốn “sổ tay người lao động” của Công ty. Kết thúc buổi học nhân viên mới sẽ phải làm một bài kiểm tra nhỏ về nội dung đã học để xem mức độ tiếp thu bài của nhân viên đến đâu. Nếu nhân viên không đạt yêu cầu sẽ phải học lại và nếu học lại vẫn không đạt có thể xem xét lại về quyết định tuyển dụng nhân viên đó. Sau buổi học nhân viên mới sẽ được đưa đến bộ phận tiếp nhận mình và được cán bộ quản lý trực tiếp ở đó hướng dẫn cho họ. Khi đã có quyết định tuyển dụng thì nhân viên phụ trách tuyển dụng tiến hành vào hồ sơ nhân sự cho nhân viên mới và làm hợp đồng lao động thử việc (phụ lục 4). Đối với công nhân sản xuất trực tiếp là 30 ngày, đối với lao động gián tiếp là 60 ngày. Trong thời gian này ứng cử viên sẽ được giám định lại sức khỏe, chi phí khám sức khỏe do nhân viên tự chi trả theo quy định. Sau thời gian thử việc sẽ có một bảng đánh giá ra hạn hợp đồng (phụ lục 5) nếu kết quả thực hiện công việc tốt ứng cử viên sẽ được ký hợp đồng 6 tháng. Công ty đã xây dựng được bảng phiếu học việc để đánh giá nhân viên mới một cách khá chi tiết tạo điều kiện cho cán bộ quản lý trực tiếp đánh giá nhân viên một cách dễ dàng và chính xác hơn. Đánh giá kết quả tuyển chọn - Về việc thực hiện kế hoạch Bảng 2.7: Xác định tỷ lệ hoàn thành kế hoạch tuyển chọn Đơn vị: người Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Tổng số lao động 1000 1320 1735 Số người tuyển được 130 378 770 Số người cần tuyển 169 459 823 Tỷ lệ đạt được 77% 82.4% 93.6% (Nguồn: phòng nhân sự) Qua bảng số liệu ta thấy nhu cầu tuyển lao động của Công ty liên tục tăng qua các năm, năm 2005 số người cần tuyển là 169 người, năm 2006 tăng lên 459 người và năm 2007 lên tới 823 người. Tuy nhiên kết quả thực tế lại không hoàn thành được kế hoạch tuyển mộ, năm 2005 mới chỉ đạt 77% tỷ lệ này quá thấp, đến năm2006 tăng lên 82.4% và năm 2007 tăng lên 93.6%. Điều này chứng tỏ công tác tuyển mộ, tuyển chọn của Công ty còn nhiều hạn chế. Nguyên nhân có thể do tiêu chuẩn tuyển chọn của Công ty khắt khe về độ tuổi hoặc do chất lượng của ứng viên thấp không đạt yêu cầu đối với công việc. - Qua các số liệu tổng hợp được ta xác định được tỷ lệ tuyển chọn như sau Bảng 2.8: Tỷ lệ tuyển chọn thời kỳ (2005 – 2007) Năm Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Tổng số đơn được chấp nhận 315 496 1012 Số người trúng tuyển 130 378 770 Tỷ lệ trúng tuyển 40% 76% 76% Nguồn: sinh viên tự tổng hợp Tỷ lệ trúng tuyển = (số người trúng tuyển/ tổng số đơn được chấp nhận)*100% Tỷ lệ trúng tuyển của Công ty năm 2005 là 40% tức là trong 100 đơn xin việc được chấp nhận có 40 người được nhận vào làm việc và tỷ lệ này tăng lên đáng kể vào năm 2006 và 2007 với tỷ lệ là 76%. Chứng tỏ chất lượng người lao động đến xin việc đã tăng lên có thể đáp ứng được yêu cầu công việc. - Về cơ cấu lao động tuyển thêm Bảng 2.9: Cơ cấu theo động tuyển thêm theo một số chỉ tiêu Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Người % Người % Người % Tổng số lĐ 130 100 378 100 770 100 1.Giới tính - Nam 102 78 298 79 578 75 - Nữ 28 22 80 21 192 25 2.Nguồn - Bên ngoài 114 87 312 82.5 645 83.7 - Bên trong 18 13 66 17.5 125 16.3 3.Khu vực - Trong tỉnh 118 90.8 334 88.4 652 84.7 - Ngoại tỉnh 12 9.2 44 11.6 118 15.3 4.Trình độ - CĐ trở lên 6 4.6 19 5.1 54 7.0 - Trung cấp 11 8.5 35 9.2 93 12.1 - Bằng nghề 28 21.5 97 25.7 261 33.8 - LĐPT 85 65.4 227 60 362 47.1 (Nguồn: phòng nhân sự) Qua bảng số liệu ta thấy số lao động được tuyển thêm tăng liên tục qua các năm, năm 2006 tăng so với năm 2005 là 248 người tương đương với tốc độ tăng 190.7%, năm 2007 tăng so với năm 2006 là 392 người tương ứng với tốc độ tăng là 103.7%. Do quy mô sản xuất của Công ty được mở rộng và để bù đắp cho sự giảm lao động do hết hợp đồng lao động, lao động tự xin nghỉ để đi học, chuyển công tác, lao động bị sa thải. Do lĩnh vực sản xuất kinh doanh mà lao động nam chíêm tỷ trọng lớn trong tổng số lao động chiếm trên 75% trong đó tỷ lệ nữ chỉ chiếm trên 20% điều này là hợp lý. Tuy nhiên tỷ lệ lao động nữ có xu hướng tăng lên năm 2006 là 21% đến năm 2007 là 25%. Nguồn tuyển được chủ yếu là nguồn bên ngoài luôn chiếm trên 80%, cụ thể năm 2005 là 87%, năm 2006 là 82.5% và năm 2007 là 83.7% đây là một điều đương nhiên do nhu cầu mở rộng sản xuất kinh doanh của Công ty mà Công ty cần phải tuyển thêm lao động mới, sự trúng tuyển của nguồn bên trong chủ yếu là do thuyên chuyển hoặc thăng tiến cho người lao động nhằm khuyến khích động viên người lao động tích cực làm việc và trung thành với Công ty. Số ứng viên trúng tuyển chủ yếu là trong tỉnh do phạm vi tuyển mộ hẹp và chính sách ưu tiên lao động trong tỉnh. Cụ thể năm 2005 lao động trong tỉnh chiếm 90.8% tổng số lao động trúng tuyển nhưng tỷ trọng này giảm dần qua các năm, năm 2006 là 88.4%, năm 2007 còn 84.7% chứng tỏ phạm vi tuyển mộ cũng đã được mở rộng và thu hút được nhiều lao động ngoại tỉnh hơn đây là một điều đáng mừng Công ty nên tiếp tục phát huy trong tương lai để đảm bảo tuyển được đủ nhân lực với chất lượng ngày càng cao. Trình độ của những ứng viên trúng tuyển cũng tăng lên, năm 2005 tỷ trọng lao động cao đẳng trở nên chiếm 4.6% trong tổng số ứng viên trúng tuyển, đến năm 2006 tăng lên 5.1% và năm 2007 là 7%. Tương tự lao động có trình độ trung cấp và bằng nghề cũng tăng lên, đối với lao động trung cấp tăng từ 8.5% năm 2005 lên 12.1% năm 2007 và lao động có bằng nghề tăng từ 21.5% năm 2005 lên 33.8% năm 2007. Đây là một dấu hiệu tốt đảm bảo cho Công ty có được đội ngũ lao động có trình độ đáp ứng yêu cầu phát triển của khoa học công nghệ và trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Lao động phổ thông luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số lao động trúng tuyển trên 50% nhưng tỷ trọng này giảm dần, năm 2005 là 65.4%, năm 2006 là 60% đến năm 2007 chỉ còn 47.1%. Kết luận: Công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại Công ty VPIC1 cũng có nhiều ưu điểm cần phát huy: Quy trình tuyển chọn khá đầy đủ gồm 5 bước được tiến hành một cách có hệ thống. Việc tổ chức thực hiện luôn đảm bảo thời gian và tiến độ, việc tuyển chọn của Công ty diễn ra nhanh chóng và kết quả trúng tuyển cũng được biết ngay, ứng cử viên không cần phải chờ lâu. Thông báo tuyển dụng khá chi tiết và đầy đủ thông tin liên quan đến việc tuyển dụng của Công ty và yêu cầu về vị trí công việc cần tuyển. Cán bộ tuyển dụng rất nhiệt tình và cởi mở với các ứng cử viên Hoạt động tuyển dụng được thực hiện theo nguyên tắc công bằng, công khai, ứng cử viên không mất bất cứ khoản lệ phí nào khi tham gia thi tuyển. Công tác chấm thi và lên danh sách phỏng vấn nhanh, ứng cử viên trúng tuyển sẽ được thông báo ngay qua điện thoại hoặc chuyển phát nhanh Bên cạnh đó vẫn còn những hạn chế cần khác phục: Công tác phân tích công việc làm cơ sở cho công tác tuyển dụng chưa được chú trọng, còn gộp các bản lại làm một. Khi thông báo tuyển dụng trên bản thông báo không nêu rõ chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí công việc cần tuyển. Do đó, các ứng viên thường có tâm lý khó hiểu về công việc mà mình thi tuyển cho nên có tình trạng ứng viên nộp đơn xin việc vào vị trí công việc không phù hợp với trình độ đào tạo cuat mình. Nguồn tuyển mộ còn hẹp, chưa phát huy hết các kênh tuyển mộ Các thông tin về tuyển dụng chưa gây hấp dẫn cho người xin việc Chính sách của Công ty ưu tiên lao động trong tỉnh gây khó khăn cho việc tuyển mộ và cơ hội tuyển chọn bị giới hạn. Công tác kế hoạch hoá NNL chưa có hệ thống và kế hoạch cụ thể. Việc ưu tiên ứng cử viên có người giới thiệu có thể xảy ra tiêu cực trong thi tuyển. Các câu hỏi phỏng vấn đưa ra chỉ liên quan đến hồ sơ xin việc mà chưa có các câu hỏi liên quan đến sở thích và nguyện vọng của ứng cử viên. Việc ra đề thi chưa thực sự chính xác với công việc cần tuyển. Việc tuyển người còn chưa đúng với ngành nghề của ứng cử viên. CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TUYỂN MỘ, TUYỂN CHỌN TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHIỆP CHÍNH XÁC VIỆT NAM 1 3.1. Phương hướng phát triển của Công ty - Công ty không ngừng mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh,cụ thể công ty sẽ mở thêm chi nhánh ở một số vùng lân cận như: Hà tây, Hà Nội. Công ty áp dụng HTQLCL ISO 16949:2002 cho các lĩnh vực : Kaifa, chế tạo khuôn mẫu, kinh doanh, nhân sự, thu mua, máy móc thiết bị và các bộ phận sản xuất như: cắt, dập, hàn, sơn, mạ, đúc, các linh kiện ô tô và các linh kiện đúc chính xác. Thông qua việc áp dụng có hiệu lực của hệ thống, các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu chế định thích hợp sẽ được áp ứng, tạo niềm tin đối với khách hàng sử dụng sản phẩm của công ty. - Mục tiêu kinh doanh của công ty năm 2008 như sau: + 3 mục tiêu lớn: . Thoả mãn khách hàng . Cổ đông hài lòng . Nhân viên hài lòng + 3 trọng điểm lớn về công việc: Thực hiện tốt HTQLCL ISO 16949:2002 & HTQL môi trường ISO 14001:2004 Giảm giá thành Vi tính hoá ( tháng 7 nhập vào hệ thống ERP) + Khách hàng hài lòng Tỷ lệ giao hàng đạt 100% Tỷ lệ khách hàng trả về <= 0.24% Phục vụ khách hàng nhanh chóng, chính xác + Nhân viên hài lòng Nâng cao năng lực ( quản lý và kỹ thuật) Nâng cao năng suất + Hai phương châm kinh doanh lớn Mục tiêu rõ ràng Đánh giá năng suất công bằng, công chính. + 3 trọng điểm lớn về quản lý hiện trường. Nhân viên an toàn sửa chữa máy móc 5S/ 3 định: định sọt, định lượng, định vị. Tiêu chuẩn hoá/ cải thiện công đoạn + Cổ đông hài lòng: Mục tiêu doanh thu đạt 54 triệu USD + Nguyên tắc hoạt động: đồng tâm, hiệp lực đạt được chứng nhận Q1. - Chiến lược về nguồn nhân lực: Công ty đặt ra mục tiêu tuyển đúng, tuyển đủ lao động trong thời gian tới do việc mở rộng sản xuất kinh doanh nên nhu cầu về nhân lực là khá lớn. Hiện nay lao động gián tiếp trong Công ty vẫn còn chiếm tỷ trọng rất lớn 42%, mục tiêu đặt ra trong năm tới của Công ty là giảm lao động gián tiếp xuống còn 25% để đảm bảo tăng hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực góp phần tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh hay tăng lợi nhuận cho Công ty 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại VPIC1. 3.2.1.Đa dạng hóa các kênh tuyển mộ - Công ty cần khuyến khích cán bộ công nhân viên trong công ty giới thiệu bạn bè người thân của họ đến xin việc bởi những người này họ đã làm việc trong Công ty, am hiểu về Công ty có khả năng giới thiệu được những người thích hợp làm việc lâu dài cho Công ty. Mặt khác những người này họ sẽ giúp quảng cáo hình ảnh của Công ty đến những người đó vì vậy trước khi nộp đơn xin việc người lao động đã hiểu sơ qua về Công ty và họ cũng đã xem xét nội quy, quy chế, lương, thưởng cũng như các đãi ngộ của Công ty rồi họ mới quyết định nộp đơn xin việc vào Công ty. Vì thế có thể nói nguồn này sẽ trung thành gắn bó với Công ty hơn. Công ty nên khuyến khích nếu cứ giới thiệu được người vào Công ty mà họ được nhận vào làm việc thì sẽ được hưởng một khoản tiền nho nhỏ để động viên tinh thần vì Công ty của họ. Tuy nhiên do Công ty liên tục tuyển người với số lượng lớn nên tiền thưởng phải được tính toán hợp lý không sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty Bên cạnh đó Công ty cũng cần phải kiên quyết xử lý kỷ luật đối với những trường hợp nhận tiền của người xin việc để họ được giới thiệu vào Công ty - Tuyển người thông qua hội chợ việc làm: Công ty chưa thực hiện tuyển mộ thông qua hội chợ việc làm. Hiện nay hình thức hội chợ việc làm đang phát triển nhưng chủ yếu diễn ra ở các thành phố, khu đô thị nơi có nhiều lao động có trình độ cao. Công ty có thể đến đây tìm những người có trình độ, kinh nghiệm về làm các chức vụ quản trị. Ở đây Công ty không những được tiếp xúc trực tiếp với nhiều ứng cử viên đặc biệt là những sinh viên sắp tốt nghiệp ra trường cần tìm hiểu về các Công ty để lựa chọn nơi xin việc mà còn quảng bá hình ảnh của Công ty mình được rộng rãi hơn. - Công ty có thể liên hệ với các trung tâm giới thiệu việc làm để họ tìm giúp. Bởi vì có rất nhiều người xin việc đặc biệt là lao động phổ thông kiến thức của họ có hạn họ không truy cập được vào các trang web tìm việc làm mà họ chỉ tự tìm hoặc qua sự giới thiệu của bạn bè hay đến các trung tâm giới thiệu việc làm mà họ thấy - Khi cần tìm những lao động quản lý giỏi Công ty nên đến các trường đại học, cao đẳng để tuyển trực tiếp. Đây là nguồn lao động có chất lượng cao tuy nhiên họ mới ở dạng tiềm năng bởi vì họ chưa được làm việc kinh nghiệm chưa có nhưng sau một khoảng thời gian làm việc chắc chắn kết quả làm việc của họ sẽ cao nhờ vào kíên thức họ đã học được trong trường một cách có hệ thống và tổng quát. Ngoài ra, Công ty nên mở rộng phạm vi tuyển mộ. Hiện nay thông tin tuyển mộ của Công ty rất hạn hẹp, chủ yếu trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc và khu vực lân cận. Công ty lại có chính sách ưu tiên lao động trong tỉnh do vậy mà kế hoạch tuyển dụng thường không hoàn thành. Trong tương lai, Công ty nên mở rộng phạm vi tuyển mộ ra các tỉnh xung quanh để đáp ứng được nhu cầu nhân lực trong thời gian tới. 3.2.2. Nâng cao chất lượng của các quảng cáo tuyển mộ Để thu hút được người xin việc chú ý vào các thông tin quảng cáo tuyển mộ thì Công ty nên thiết kế các quảng cáo tuyển mộ một cách hấp dẫn để thu hút sự chú ý của người lao động Hiện nay có rất nhiều trang web tuyển dụng đang được nhiều người lao động tìm kiếm trên đó trong khi họ có nhu cầu tìm việc. Khi đưa thông tin tuyển dụng lên các trang web Công ty cần đưa thêm vào đó các thông tin khác như: mức lương khởi điểm, thời gian thử việc, cơ hội thăng tiến để người lao động có định hướng trong tương lai. Nội dung của thông báo cung cấp phải rõ ràng, đầy đủ, không quá ít thông tin và thông tin cũng không nên quá rườm rà, khó hiểu. Các vị trí công việc cần tuyển phải được thông báo rõ ràng, số lượng người cần tuyển là bao nhiêu, tiêu chuẩn như thế nào, đối tượng ưu tiên, thời hạn nộp hồ sơ, địa điểm nộp hồ sơ, nội dung hồ sơ bao gồm những gì. Nội dung của thông báo tuyển dụng có thể được thiết kế như sau: THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG Vị trí công việc Số lượng Nhiêm vụ, quyền hạn Yêu cầu công việc Điều kiện làm việc Mức lương khởi điểm Hồ sơ bao gồm: Địa điểm nộp hồ sơ Thời gian nhận hồ sơ 3.2.3. Hoàn thiện quá trình tuyển chọn Quy trình tuyển chọn của Công ty khá đầy đủ tuy nhiên chưa hoàn chỉnh, để nâng cao hiệu quả của quá trình này em đã có sửa đổi quy trình tuyển chọn như sau. Sơ đồ 3.4: Quy trình tuyển chọn tại VPIC1 Thành lập HĐ tuyển chọn Phỏng vấn sơ bộ Nhận hồ sơ và phỏng vấn sâu Trắc nghiệm Thẩm tra Thi tuyển Kiểm tra sức khỏe Hợp đồng thử việc Đạt Không đạt Ký hợp đồng Chấm dứt hợp đồng - Ở bước 3: Sửa đổi cách thức phỏng vấn Tại Công ty thì phương pháp phỏng vấn đã được tiến hành, tuy nhiên sự thực hiện còn hạn chế, chưa khai thác được hết các thông tin cần thiết. Giám đốc tài vụ trực tiếp phỏng vấn tuy nhiên các câu hỏi chỉ xoay quanh các kiến thức về chuyên môn như vậy sẽ rất nhàm chán, đơn điệu. Vì vậy, bên cạnh những câu hỏi về kiến thức chuyên môn cần đặt những câu hỏi khác thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như những hiểu biết về xã hội, các đặc tính tâm lý, sở thích của cá nhân. Không khí buổi phỏng vấn đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng tới sự thành công trong buổi phỏng vấn. Vì vậy ta cần tạo ra không khí phỏng vấn thoải mái, dễ chịu để ứng viên không bị áp lực dễ dàng nói lên tâm tư nguyện vọng của mình.Ở bước này ta có thể thiết kế câu hỏi sẵn trong bảng hỏi đồng thời có những câu hỏi ngoài để thu thập thêm thông tin cần thiết khác. Một số câu hỏi có thể đưa ra trong buổi phỏng vấn: 1. Anh (chị) hãy giới thiệu qua về bản thân (tên, tuổi, trình độ giáo dục…) 2. Tại sao anh (chị) biết công ty chúng tôi đang cần tuyển người? 3. Anh (chị) đã biết được những gì về Công ty ? 4. Tại sao anh (chị) lại chọn Công ty chúng tôi? Điều gì đã hấp dẫn anh (chị) (lương, thưởng, phúc lợi, cơ hội thăng tiến…)? 5. Vị trí công việc mà anh (chị) muốn làm? 6. Anh (chị) trước đây đã từng làm việc ở đâu chưa (nếu có) tại sao anh (chị) lại rời nơi đó? 7. Khả năng, sở trường của anh (chị) là gì? 8. Tại sao anh (chị) nghĩ mình thích hợp với công việc này? 9. Anh (chị) có chắc chắn mình sẽ làm tốt công việc này không? 10. Anh (chị) có thể cho chúng tôi biết sở thích hay ước mơ, hoài bão của anh (chị) được không? 11. Mức lương mà anh (chị) mong muốn được nhận? 12. Tại sao anh (chị) nghĩ mình xứng đáng với mức lương đó? 13. Anh (chị) có yêu cầu gì đối với Công ty không? - Để cuộc phỏng vấn thực hiện có hiệu quả thì cả bên phỏng vấn và bên dự tuyển phải chuẩn bị kỹ: Đối với người phỏng vấn Xác định rõ mục đích của cuộc phỏng vấn: nhằm thu thập các thông tin có liên quan đến các ứng cử viên về trình độ, kỹ năng kinh nghiệm và các đặc tính tâm lý cá nhân. Đánh giá một cách chính xác các ứng viên đồng thời mô tả một cách chi tiết công việc cho ứng viên biết. Xem xét nghiên cứu vị trí của các công việc cần tuyển về điều kiện làm việc, các yêu cầu công vịêc đối với người thực hiện, tầm quan trọng của công việc. Xem xét đơn xin việc của các ứng viên để thu thập thông tin cần thiết và yêu cầu họ bổ sung những thông tin còn thiếu hoặc giải thích những thông tin mà phỏng vấn viên cảm thấy nghi ngờ, khó hiểu. Chuẩn bị nội dung câu hỏi và lựa chọn hình thức phỏng vấn cho phù hợp, đồng thời chuẩn bị đầy đủ các thiết bị, dụng cụ, tài liệu dùng trong phỏng vấn. Đối với ứng cử viên: Cần ăn mặc chỉnh tề, mang theo đầy đủ các giấy tờ cần thiết. - Tiến hành phỏng vấn Mở đầu cuộc phỏng vấn: chào hỏi ứng cử viên, mời họ ngồi xuống để tạo cảm giác thoải mái cho các ứng cử viên quan sát tư thế, thái độ của ứng viên. Đặt câu hỏi cho các ứng viên, các câu hỏi đưa ra cần ngắn gọn, chính xác và dễ hiểu không mang tính đánh đố bảo đảm thông tin không bị sai lệch. Đồng thời người phỏng vấn cũng tạo cơ hội cho ứng viên tìm hiểu về Công ty, công việc mình xin vào và được trình bày quan điểm, ý kiến của mình. Phỏng vấn viên ghi lại những thông tin cần thiết thu thập được từ các ứng cử viên trong cuộc phỏng vấn và đánh giá các câu trả lời. Kết thúc buổi phỏng vấn mời ứng viên đặt một số câu hỏi Cám ơn và chào tạm biệt. Kết thúc quá trình phỏng vấn, các nhà tuyển dụng cần đánh giá lại kết quả của cuộc phỏng vấn đối với từng ứng cử viên theo mẫu sau: Mẫu đánh giá người dự tuyển Tên ứng viên: Vị trí công việc: Phòng ban: Đánh giá so với yêu cầu công việc (khoanh tròn vào ô có điểm đánh giá phù hợp) Chỉ tiêu Điểm Kiến thức cơ bản được đào tạo 5 4 3 2 1 0 Kinh nghiệm công tác 5 4 3 2 1 0 Các kỹ năng, kỹ thuật và sự thành thạo 5 4 3 2 1 0 Các kỹ năng cá nhân 5 4 3 2 1 0 Có thể chịu được sự căng thẳng 5 4 3 2 1 0 Khả năng học tập 5 4 3 2 1 0 Khả năng ngoại ngữ 5 4 3 2 1 0 Khả năng sử dụng vi tính 5 4 3 2 1 0 Khả năng giao tiếp 5 4 3 2 1 0 Các đặc tính cá nhân 5 4 3 2 1 0 …….. 5 4 3 2 1 0 Tổng số điểm đạt được: Các mức điểm: 5: Rất tốt 4: Tốt hơn tiêu chuẩn 3: Đạt tiêu chuẩn theo quy định 2: Thấp hơn mức tiêu chuẩn một chút 1: Rất thấp 0: Không thể chấp nhận Sau đó tổng hợp kết quả lại và đưa ra đánh giá khái quát như sau: o Rất có khả năng o Có khả năng tốt o Có khả năng o Khả năng còn yếu o Khả năng rất yếu - Thêm bước trắc nghiệm sau bước 3 Sau khi phỏng vấn sâu bởi giám đốc tài vụ Công ty nên tiến hành một bài kiểm tra trắc nghiệm. Bài trắc nghịêm này có thể cho chúng ta biết được đặc tính tâm lý của ứng cử viên như: tính nóng hay trầm, hướng nội hay hướng ngoại,… để biết được mức độ phù hợp với công việc. Có rất nhiều loại trắc nghiệm như: Trắc nghiệm trí thông minh, trắc nghiệm năng khiếu, khả năng chuyên môn, trắc nghiệm tâm lý…nhưng tuỳ từng công việc và đối tượng cụ thể mà xác định những câu hỏi trắc nghiệm hợp lý và mang lại hiệu quả cao. Có thể ra một bài thi trắc nghiệm IQ khoảng 50 câu và làm trong thời gian 30 phút mỗi câu trả lời đúng sẽ được 2 điểm. Phần thi trắc nghiệm này có thể tính 15% tổng số điểm. Ví dụ một số câu hỏi trắc nghiệm IQ như sau: 1. Số nào không thuộc dãy số sau 2-3-6-7-8-14-15-30 a. 15 b. 8 c. 7 d. 30 2. Từ nào ít giống với những từ còn lại nhất a. Hổ b. Gấu c. Rắn d. Lợn e. Chó 3. Cái nào sau đây ít giống nhất với 4 cái còn lại a. Cười toe toét b. Nhíu mày c. Coi thường d. Trợn mắt 3. Số nào còn thiếu trong dấu (?) 247, 339, 25(?) a. 3 b. 7 c. 9 d. 5 e. 6 4. Số tiếp theo của dãy số 19, 28, 37, 46, 55, … a. 61 b. 70 c. 64 d. 78 e. 85 5. Chữ cái tiếp theo của dãy A, D, G, J,… là a. B b. K c. L d. M e. P Bước này đòi hỏi người ra bài thi phải có trình độ hiểu biết sâu có thể đưa ra được những câu hỏi liên quan đến công việc và đặc biệt phải đánh giá những câu trả lời của ứng cử viên. - Thêm bước thẩm tra vào trước bước thi tuyển Bước này để kiểm tra lại tiểu sử, trình độ mà các ứng cử viên đã cung cấp cho Công ty. Bước này hết sức cần thiết để biết được những thông tin đó có chính xác hay chưa từ đó biết được mức độ thành thực của ứng cử viên. Nếu sai ta sẽ hỏi nguyên nhân và giải quyết ngay, nếu họ nói dối ta sẽ loại ngay vì những người này không đủ tư cách để vào làm việc tại Công ty điều này tiết kiệm thời gian và chi phí cho bước thi tuyển. - Tách khám sức khỏe ra một bước riêng cho vào trước giai đoạn thử việc. Bởi vì nếu gộp chung vào bước thử việc thì rất lãng phí, trong thời gian thử việc mới khám thì nếu người đó sức khỏe không đủ để tiếp tục làm việc ta sẽ phải loại ra như vậy đã mất thời gian và chi phí đào tạo họ. Do vây, ta nên khám sức khoẻ cho họ trước, nếu ứng viên nào sức khoẻ không đạt thì có thể loại ngay mà không cho thử việc để tiết kịêm thời gian và chi phí cũng như tăng hiệu quả của công tác tuyển chọn. 3.2.4. Một số giải pháp khác 3.2.4.1.Lập kế hoạch nguồn nhân lực Đây là một hoạt động quản trị nhân lực hết sức cần thiết mà bất cứ một tổ chức, doanh nghiệp nào cũng phải tiến hành. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là cơ sở cho tuyển mộ, tuyển chọn giúp cho tổ chưcs đạt được mục tiêu trong công việc và mục tiêu về nhân lực. Do quy mô sản xuất của Công ty liên tục mở rộng do vậy việc lập kế hoạch nguồn nhân lực nên tiến hành 6 tháng một lần đảm bảo cung cấp đủ số lượng cũng như chất lượng lao động cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Khi lập kế hoạch về nhân lực Công ty sẽ dự tính được số lượng nhân viên được đề bạt, thuyên chuyển, thăng tiến hay thôi việc từ đó biết được số lượng lao động giảm hay những vị trí công việc còn thiếu, tính toán cần bao lao động trong thời gian tới. Việc lập kế hoạch nguồn nhân lực dựa vào nhu cầu về nhân lực từ các bộ phận, phòng ban gửi lên, phòng nhân sự tổng hợp lại và tiến hành xây dựng kế hoạch tuyển dụng. Bảng tổng hợp nhu cầu nhân lực cần tuyển thêm Phòng ban Vị trí công việc Số lao động hiện tại Số lao động cần tuyển thêm Tổng Kế hoạch hoá nguồn nhân lực phải đúng đắn và sát với thực tế thì mới đưa ra được các giải pháp phù hợp để cân đối cung cầu nhân lực trong Công ty làm cơ sở cho việc lập kế hoạch tuyển dụng tránh lãng phí. 3.2.4.2. Hoàn thiện công tác phân tích công việc. Công ty cần thiết kế riêng và chi tiết cả ba bản: mô tả công vịêc, bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công viêc. Hiện tại Công ty mới có bản mô tả công việc và yêu cầu công việc đối với người thực hiện gộp chung vào một bản. Vì vậy Công ty cần hoàn thiện hai bản trên và thiết kế thêm bản tiêu chuẩn thực hiện công việc tạo điều kiện cho việc đánh giá thực hiện công việc được tiến hành dễ dàng, công bằng và chính xác hơn.Ví dụ một bản mô tả công việc Vị trí công việc: Nhân viên phụ trách tuyển dụng Mã số công việc: NS-CV- 03 Bộ phận: Nhân sự Nhiệm vụ: - Phụ trách công tác tuyển dụng nhân sự theo kế hoạch tuyển dụng - Khai thác, bổ sung các nguồn tuyển dụng nhân lực - Theo dõi thực hiện các thủ tục liên quan đến hợp đồng lao động của nhân viên. - Đào tạo nội quy lao động cho nhân viên mới được tiếp nhận. - Kiểm soát và lưu giữ các giấy tờ, hồ sơ phát sinh từ yêu cầu của công việc mình phụ trách. - Phối hợp với các nhân viên trong bộ phận giải quyết các công việc khác theo yêu cầu. - Thực hiện các yêu cầu khác theo sự phân công của chủ quản bộ phận - Tích cực chủ động trong quá trình giải quyết công việc - Thực hiện các báo cáo định kỳ hàng tháng hoặc báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của chủ quản bộ phận. - Tuân thủ các quy định về vệ sinh an toàn lao động, nội quy Công ty và quy định của bộ phận. Quyền hạn: - Đề nghị chủ quản bộ phận giúp đỡ giải quyết công việc. - Đề nghị các bộ phận liên quan cung cấp các số liệu để đảm bảo thực hiện công việc. - Đề xuất ý kiến cải tiến công việc. - Xin cấp và nhận các trang thiết bị là phương tiện cần thiết để thực hiện công việc. - Đề nghị xử lý các trường hợp vi phạm trong phạm vi của mình. Các yêu cầu: Giới tính: Nam hoặc Nữ Độ tuổi: Từ 22 đến dưới 30 tuổi Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp từ trung cấp trở nên Ngoại ngữ: Trung văn/ Anh văn Tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng Kinh nghiệm: Ưu tiên người có kinh nghiệm Yêu cầu khác: Có khả năng làm việc độc lập và tự chịu trách nhiệm cao. Nơi lưu: Bộ phận nhân sự bản gốc, bộ phận thực hiện bản sao Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc phải đưa ra được các tiêu chí, chỉ tiêu đánh giá sự hoàn thành công việc để người lao động biết được định hướng cho công việc của mình và tìm phương pháp làm việc sao cho đạt hiệu quả cao nhất. 3.2.4.3. Tạo mối quan hệ và hỗ trợ các cơ sở đào tạo. Công ty có thể liên kết với các trường bằng cách hỗ trợ cho trường một số trang thiết bị dạy và học sau đó nhờ trường giới thiệu học viên cho Công ty. Đây là giải pháp mang tính lâu dài và có lợi, một mặt Công ty sẽ tuyển được những người đúng ngành đào tạo, mặt khác sinh viên ra trường có thể tìm ngay được việc làm mà không mất khoảng thời gian đi tìm việc. Công ty có thể đăng kí với nhà trường nhận sinh viên về thực tập và Công ty sẽ tạo điều kiện cho sinh viên đó làm việc như một nhân viên thực sự và sau đó nếu họ làm việc tốt có thể nhận vào làm việc chính thức cho Công ty điều này có thể tiết kiệm được chi phí và thời gian học việc. 3.2.4.4. Tổ chức đánh giá công tác tuyển mộ, tuyển chọn Công ty mới chỉ lập báo cáo tuyển dụng mà chưa tiến hành tổ chức đánh giá xem điểm được và chưa được của quá trình tuyển mộ, tuyển chọn Công ty có thể đánh giá trên các mặt như: công tác tuyển mộ thực sự đã hiệu quả chưa, đã thu hút các ứng cử viên chú ý và tham gia chưa? Quá trình tuyển chọn như vậy đã đầy đủ chưa, các ứng cử viên trúng tuyển có thực sự dựa trên cơ sở khách quan và công bằng không? Tỷ lệ và số người trúng tuyển đã đáp ứng được nhu cầu lao động của Công ty chưa? Chi phí cho công tác tuyển dụng có hợp lý và cân đối với nguồn tài chính của Công ty không? Những người làm công tác tuyển dụng có gặp khó khăn gì trong quá trình thực hiện…? Dựa vào đây ta tìm ra những nguyên nhân của vấn đề đang tồn tại đề ra giải pháp giải quyết chúng làm tăng hiệu quả của công tác tuyển dụng trong những lần sau. 3.2.4.5. Lựa chọn và đào tạo cán bộ làm công tác tuyển dụng Việc tuyển mộ, tuyển chọn có thể tuyển được những ứng viên giỏi có trình độ hay không phụ thuộc vào những người làm công tác tuyển dụng. Vì vậy, cần phải lựa chọn những người làm công tác tuyển dụng phải là người am hiểu chuyên môn, có khả năng giao tiếp, khả năng phán đoán và có những kiến thức về tâm lý xã hội học lao động, xã hội học, tuyển được những người có phẩm chất đạo đức tốt, nhiệt tình và cởi mở với các ứng cử viên. Do đó, đòi hỏi cán bộ tuyển dụng phải không ngừng học tập, bồi dưỡng kiến thức nhằm thực hiện tốt hơn nhiệm vụ, trách nhiệm được giao thông qua việc tham gia vào các lớp học bồi dưỡng nghiệp vụ do các trường đại học tổ chức. Sau khi lựa chọn xong cần đào tạo cho họ về mục đích và quy trình tuyển dụng. 3.2.4.6. Viết thư từ chối cho các ứng cử viên không trúng tuyển. Hầu như không hoặc có rất ít doanh nghiệp nào ở nước ta sử dụng hình thức này nhưng ở những nước phát triển hình thức này được sử dụng khá phổ biến. Việc gửi thư từ chối là một hình thức khá hay thể hiện sự quan tâm, tình cảm của Công ty đối với ứng cử viên. Điều này, góp phần gây dựng uy tín, hình ảnh của Công ty đối với các ứng viên và giúp cho các ứng cử viên càng mong muốn được vào làm việc tại Công ty hơn. Thư từ chối phải dùng lời lẽ tình cảm, lịch sự và thể hiện sự mong muốn được cộng tác với ứng viên đó và cho họ cảm thấy mình được tôn trọng. Một mẫu thư từ chối gồm các nội dung sau: Lời cảm ơn Đưa ra lời từ chối Đưa ra lý do từ chối Bày tỏ mong muốn được hợp tác với ứng viên trong tương lai. Ví dụ: Thư từ chối ứng viên không trúng tuyển Công ty TNHH công nghiệp chính xác Việt Nam 1 KCN Khai Quang- Thành phố Vĩnh Yên- Tỉnh Vĩnh Phúc Thân gửi anh Thành! Công ty chúng tôi rất cám ơn anh vì đã tham gia dự tuyển vào Công ty của chúng tôi vào ngày 28 tháng 3 năm 2008 cho vị trí công việc nhân viên phụ trách an toàn lao động. Chúng tôi lấy làm tiếc là không thể tuyển anh vào vị trí công việc này được. Chúng tôi cũng đã nhận được một số đơn xin việc vào vị trí này trong đó cũng có một số ứng cử viên tài giỏi mà anh cũng là một trong số đó. Mặc dù khả năng vi tính của anh được đánh giá cao nhưng thật đáng tiếc là kiến thức và năng lực chuyên môn của anh còn hạn chế chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu công việc. Nếu anh cho phép, chúng tôi sẽ lưu giữ hồ sơ của anh lại đây và mong muốn được gặp lại anh vào đợt tuyển dụng lần sau và mong rằng anh sẽ trúng tuyển. Trưởng phòng nhân sự KẾT LUẬN Sau thời gian thực tập, nghiên cứu về công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 kết hợp với lý thuyết đã được học, em đã có cơ hội tìm hiểu kỹ hơn về các hoạt động nhân sự trong công ty đặc biệt là công tác tuyển mộ, tuyển chọn. Trong chuyên đề này em đã nêu ra một số vấn đề lý luận về công tác tuyển mộ, tuyển chọn và tầm quan trọng của công tác này trong một tổ chức. Trên cơ sở đó đi sâu nghiên cứu tìm hiểu về thực tiễn công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại Công ty TNHH Công nghiệp chính xác Việt Nam 1 phát hiện ra được những ưu điểm lẫn hạn chế đang còn tồn tại trong Công ty. Từ đó, em đưa ra được các giải pháp, hy vọng với những giải pháp đó có thể giúp công ty hoàn thành công tác tuyển mộ, tuyển chọn của mình để có thể tuyển được đúng người, đúng việc và tuyển được đủ số lượng theo kế hoạch. Đi sâu vào tìm hiểu thực tế công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại Công ty đã giúp cho em có cái nhìn rõ hơn về tầm quan trọng của nguồn nhân lực, cách thức lựa chọn, bố trí đúng người, đúng việc nhằm mang lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động của tổ chức. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của thầy giáo – TS Nguyễn Vĩnh Giang cùng toàn thể anh chị trong phòng Nhân sự của Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ em trong thời gian thực tập vừa qua để hoàn thành chuyên đề này. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Ths. Nguyễn Vân Điềm và PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (2004) Giáo trình quản trị nhân lực, Nhà xuất bản Lao động- Xã hội. 2. Trần Kim Dung (Quý II/2005) Giáo trình quản trị nhân sự, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội. 3. Nguyễn Hữu Thân (Quý IV/2003) Giáo trình quản trị nhân sự, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội. 4. Ths. Nguyễn Tấn Thịnh, Giáo trình quản lý nhân lực trong Doanh nghiệp, Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật. 5. Sổ tay người lao động của Công ty. 6. Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng ISO 19496:2002 7. Trang Web của Công ty: www.erocharm.com.tw MỤC LỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU 1. Sơ đồ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức 23 Sơ đồ 2.2: Quy trình công nghệ và kiểm soát chất lượng 32 Sơ đồ 2.3: Quy trình tuyển chọn tại Công ty VPIC1 50 Sơ đồ 3.4: Quy trình tuyển chọn tại Công ty VPIC1 66 2. Bảng số liệu Bảng 2.1: Các chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm (2006-2007) 30 Bảng 2.2: Số lượng lao động từ (8/2007- 12/2007) 33 Bảng 2.3: Chất lượng lao động từ (8/2007- 12/2007) 34 Bảng 2.4: Kết quả tuyển mộ 45 Bảng 2.5: Tỷ lệ tuyển mộ 45 Bảng 2.6: Tỷ lệ làm thêm giờ qua 5 tháng cuối năm 2007 49 Bảng 2.7: Xác định tỷ lệ hoàn thành kế hoạch tuyển chọn 56 Bảng 2.8: Tỷ lệ tuyển chọn thời kỳ (2005-2007) 57 Bảng 2.9: Cơ cấu lao động tuyển thêm theo một số chỉ tiêu 58 3. Biểu đồ Biểu đồ 2.1: Thể hiện nguồn thông tin tuyển mộ nhận được 47 Biểu đồ 2.2: Thông tin tuyển mộ thu nhận được theo đánh giá của nhân viên 48 Biểu đồ 2.3: Đánh giá của người lao động về buổi phỏng vấn 53 Biểu đồ 2.4: Đánh giá mức độ của đề thi 54 MỤC LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHIỀU KHẢO SÁT Để đánh giá hiệu quả của công tác tuyển mộ, tuyển chọn của Công ty VPIC1, xin anh (chị) vui lòng cho ý kiến và cung cấp cho chúng tôi một số thông tin sau đây. Ý kiến của anh (chị) là cơ sở để chúng tôi tổng hợp thông tin nhằm hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn cuả Công ty chứng ta. Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của anh chị. I. Thông tin cá nhân Họ tên:.......................................... Giới tính: Tuổi:............................................. Đơn vị: ........................................ Trình độ: ...................................... II. Nội dung khảo sát 1. Anh (chị) làm việc ở đây được bao lâu? < 1 năm 2-5 năm 1-2 năm Trên 5 năm 2. Anh chị có hài lòng về vị trí công việc hiện tại của mình không? Rất hài lòng Bình thường Hài lòng Không hài lòng 3. Anh chị biết thông tin tuyển dụng của Công ty theo hình thức nào? Quảng cáo Từ trường học Bạn bè, người thân trong Công ty Qua thời gian thực tập Trực tiếp tại cơ quan 4. Thông tin tuyển dụng có được cung cấp đầy đủ tới anh chị hay không? Đầy đủ Không đầy đủ Tương đối đầy đủ 5. Trình độ chuyên môn của anh chị khi tuyển? Đại học và trên đại học Trung cấp hoặc bằng nghề Cao đẳng Lao động phổ thông 6. Anh chị có cảm thấy thoải mái khi tham gia phỏng vấn không? Rất thoải mái Căng thẳng Thoải mái Rất căng thẳng Bình thường 7. Đề thi có khó so với trình độ của anh chị không? Rất khó Bình thường Khó Dễ 8. Sau khi đã trúng tuyển anh chị có được khám sức khoẻ không? Có Không 9. Sau khi trúng tuyển anh chị có được làm việc đúng chuyên môn không? Đúng Chưa đúng lắm Không đúng 10. Anh chị có hài lòng với mức lương thử việc không? Rất hài lòng Bình thường Hài lòng Không hài lòng 11. Anh chị thấy cơ hội thăng tiến của mình trong Công ty như thế nào? Cao Thấp Bình thường Rất thấp 12. Anh chị có dự định làm việc lâu dài tại Công ty không? Có Không 13. Theo anh chị công tác tuyển dụng của Công ty đã hợp lý chưa? Hợp lý Không hợp lý lắm Chưa hợp lý 14. Nếu chưa hợp lý thì theo anh chị do những nguyên nhân nào? Công tác lập kế hoạch nguồn nhân lực chưa tốt Nguồn tuyển mộ không phong phú Phương thức tuyển mộ chưa đa dạng Quy trình tuyển chọn chưa hợp lý 15.Anh chị có đề xuất gì đối với quá trình tuyển mộ, tuyển chọn tại Công ty mình không? nếu có xin anh chị cho biết ý kiến của mình. Xin chân thành cám ơn sự hợp tác của anh chị! BẢNG: KẾT QUẢ THU ĐƯỢC TỪ PHIẾU ĐIỀU TRA. Chỉ tiêu Số lượng (người) Tỷ lệ (%) 1.Thời gian làm việc tại Công ty <1 năm 12 25 1-2 năm 27 56.2 2-5 năm 7 14.6 > 5 năm 2 4.2 2.Sự hài lòng về vị trí công việc hiện tại - Rất hài lòng 9 18.75 - Hài lòng 14 29.2 - Bình thường 17 35.4 - Không hài lòng 8 16.65 3. Nguồn cung cấp thông tin tuyển mộ - Quảng cáo 13 28.5 - Bạn bè, người thân trong công ty 18 37.9 - Trực tiếp tại công ty 6 12.4 - Từ trường học 7 14.4 - Qua thời gian thực tập 4 7.8 4. Mức độ đầy đủ của thông tin - Đầy đủ 10 20.7 - Tương đối đầy đủ 27 56.2 - Không đầy đủ 11 23.1 5. Trình độ chuyên môn khi dự tuyển - ĐH và trên ĐH 3 6.2 - Cao đẳng 5 10.4 - Trung cấp hoặc bằng nghề 21 43.8 - Lao động phổ thông 19 39.6 6. Đánh giá buổi phỏng vấn - Rất thoải mái 7 12.4 - Thoải mái 12 25.1 - Bình thường 14 30.2 - Căng thẳng 11 23.6 - Rất căng thẳng 4 8.7 7. Mức độ của đề thi - Rất khó 1 2.5 - khó 4 8.3 - Bình thường 15 30.5 - Dễ 28 58.7 8. Trong tuyển dụng có được khám sức khoẻ - Có 45 93.75 - Không 3 6.25 9. Làm việc có đúng chuyên môn không - Đúng 11 22.9 - Không đúng 12 25 - Chưa đúng lắm 25 52.1 10. Độ hài lòng với mức lương thử việc - Rất hài lòng 2 4.17 - Hài lòng 14 29.17 - Bình thường 23 47.9 - Không hài lòng 9 18.76 11. Cơ hội thăng tiến - Cao 3 6.25 - Bình thường 18 37.5 - Thấp 21 43.75 - Rất thấp 6 12.5 12. Dự định làm việc lâu dài tại công ty - Có 31 64.6 - Không 17 35.4 13. Đánh giá mức hợp lý của công tác tuyển dụng - Hợp lý 15 31.25 - Không hợp lý lắm 19 39.6 - Chưa hợp lý 14 29.15 14. Nguyên nhân không hợp lý - Kế hoạch NNL chưa tốt 7 14.6 - Phạm vi tuyển mộ hẹp 17 35.4 - phương thức tuyển chưa đa dạng 11 29.9 - Quy trình tuyển chọn chưa hợp lý 13 27.1