Chuyên đề Hoàn thiện công tác tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực tại công ty cổ phần Sông Đà 11

tiến hành tuyển mộ kịp thời đáp ứng nhanh về nhu cầu cán bộ của mình. Kết quả đó được phản ánh qua bảng sau: Bảng II – 4. Kết quả tuyển mộ năm 2006 và năm 2007 (đơn vị: người) Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Nhu cầu tuyển dụng Số lượng hồ sơ xin việc Nhu cầu tuyển dụng Số lượng hồ sơ xin việc KH TH KH TH Quý I 6 240 153 10 300 324 Quý II 3 90 62 15 450 433 Quý III 7 280 255 12 350 318 Quý IV 4 120 84 6 140 192 Tổng 20 730 524 43 1240 1267 (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) Nhìn vào kết quả của quá trình tuyển mộ tại công ty trong hai năm gần đây ta có thể thấy nhu cầu về nhân lực cũng như số lượng lao động nộp đơn xin việc tại công ty tăng lên đáng kể. Đây là điều cho thấy trong năm 2007 công ty đã phát triển quy mô của tuyển mộ nhằm mục tiêu đáp ứng yêu cầu thu hút đông đảo lực lượng lao động nộp đơn xin việc cũng như yêu cầu về nguồn ứng viên đủ lớn để tiến hành hoạt động tuyển chọn có chất lượng. Như vậy, số lượng nhu cầu tuyển dụng của năm 2007 đã tăng thêm 23 so với năm 2006 tương ứng với tốc độ tăng là 215%. Còn số lượng hồ sơ xin việc công ty nhận được năm 2007 tăng 743 so với năm 2006, tương ứng với tốc độ tăng là 241%. Vậy là tốc độ tăng của số lượng hồ sơ xin việc đã tăng nhanh hơn nhiều so với tốc độ tăng của nhu cầu tuyển dụng. Việc này chứng tỏ năm 2007, hoạt động tuyển mộ của công ty đã đạt hiệu quả hơn rất nhiều so với năm 2006. Điều này có được là nhờ trong năm 2007, công ty đã tiến hành quảng bá thương hiệu của công ty một cách bài bản, thực hiện nhiều biện pháp thu hút ứng viên hơn so với năm 2006. Có thể điểm qua một vài hình thức thu hút có hiệu quả mà công ty công ty cô phần Sông Đà 11 đã thực hiện đó là: đăng bản tin thông báo tuyển mộ trên đài truyền hình Hà Tây (địa bàn hoạt động của công ty, đây cũng là nơi tập trung rất đông lực lượng lao động. Hơn nữa, sóng của đài Hà Tây được phát đi tới rất nhiều tỉnh thành lân cận như Hà Nội, Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Hòa Bình… nên lượng ứng viên được thu hút qua kênh tuyển mộ này là rất lớn.); mục tuyển dụng trong trang web của công ty cũng được update thường xuyên hơn. Người tìm việc vào trang web của công ty vừa có thông tin chi tiết về công ty, lại vừa dễ dàng có được thông báo tuyển dụng, nên kênh tuyển mộ này cũng thu hút khá đông ứng viên nộp đơn xin việc vào tổ chức… Chính nhờ những phương pháp tuyển mộ có chất lượng như vậy mà hoạt động tuyển mộ của năm 2007 đã vượt kế hoạch đề ra. 2.3.3 Nhận xét về công tác tuyển mộ của công ty Việc thực hiện công tác tuyển mộ được công ty tiến hành một cách có hệ thống và đã quy định thành văn bản rõ ràng các bộ phận có quyền hạn và trách nhiệm cụ thể. Trong đó, chủ chốt là phòng Tổ chức có nhiệm vụ thống kê, lập kế hoạch cũng như chiến lược tuyển mộ một cách chi tiết về thời gian, địa điểm, số lượng tuyển mộ trong kế hoạch cũng như kinh phí dự kiến. Những chuẩn bị trước đó giúp công ty có thể chuẩn bị một cách chủ động hơn, đáp ứng tốt nhất, kịp thời nhất yêu cầu về nhân sự của công ty. Qua thực tế công tác tuyển mộ tại công ty trong thời gian vừa rồi ta có thể thấy công ty đã khai thách rất tốt các nguồn ứng viên như đến các cơ sở đào tạo có uy tín, phù hợp để tìm kiếm ứng viên; nguồn ứng viên trong nội bộ công ty cũng như trong Tổng công ty; nguồn ứng viên từ bên ngoài do hoạt động quảng cáo trên các phương tiên thông tin đại chúng mang lại… Như vậy, công ty đã kết hợp khai thác cả hai nguồn ứng viên từ bên trong cũng như bên ngoài. Tùy từng trường hợp cụ thể mà phong Tổ chức tiến hành tuyển mộ theo các phương thức khác nhau. Phương pháp tuyển mộ từ nguồn nội bộ công ty đã được thực hiện rất có hiệu quả. Tuy nhiên, công ty đã máy móc khi tuyển dụng những vị trí chủ chốt, vì với những vị trí này, công ty không tuyển mộ nguồn từ bên ngoài mà chỉ tiến hành tuyển mộ từ bên trong với những tiêu thức đề ra trước đó. Phương pháp này cũng có những ưu điểm của nó như những cán bộ này đã được làm quen với công việc trong tổ chức, đã được thử thách rất nhiều trong công việc, có thâm niên nhất định trong nghành… chính vì vậy đã hạn chế một cách tối đa các quyết định sai trái trong tuyển dụng. Hơn nữa, kinh phí cũng như thời gian tiến hành thu hút được lượng ưng viên này cũng đỡ tốn kém hơn rất nhiều so với việc tiến hành tuyển mộ ở bên ngoài. Nhưng nếu chỉ tiến hành tuyển mộ ở bên trong tổ chức thì sẽ làm mất đi tính đa dạng của nguồn ứng viên, bên cạnh đó công ty cũng không thể có được những cách làm việc mới, sáng tạo hơn và có hiệu quả hơn. Đối với nguồn tuyển mộ từ bên ngoài, khi có nhu cầu tuyển dụng nhân viên với số lượng lớn, công ty đã tiến hành tổ chức thông báo nhu cầu tuyển dụng bằng các phương tiện truyền thông như sử dụng đăng tin trên đài truyền hình, sử dụng trang web của công ty. Việc tiến hành theo cách thức như vậy đã thu hút được số lượng lớn các ứng viên tham gia nộp hồ sơ xin việc. Ngoài ra công ty còn tiến hành cử cán bộ đến các trường đại học để tiến hành tuyển mộ chứng tỏ việc lựa chọn địa điểm tuyển mộ và nguồn tuyển mộ của công ty đã được tính toán và lựa chọn rất đúng đắn. Tuy việc tiến hành tuyển mộ bằng phương pháp này có phần tốn kém chi phi nhưng bù lại, số lượng ứng viên được thu hút tham gia xin việc lại rất cao. Có thể thấy tỷ lệ ứng viên tham gia nộp hồ sơ xin việc với số lượng cần tuyển ở Quý II năm 2007 là 29/1, tức là cứ mỗi vị trí cần tuyển thì có 29 người tham gia nộp hồ sơ. Có được kết quả như vậy là công ty đã nhờ đến phương pháp tuyển mộ qua đài truyền hình Hà Tây. Nhưng trong thực tế công tác tuyển mộ của công ty vẫn còn những hạn chế nhất định: Thứ nhất là chất lượng của hồ sơ xin việc gửi về công ty còn rất thấp. Việc này là do hình thức thu hút qua thông báo tuyển mộ của công ty tuy nhiều về phương pháp nhưng cách thực hiện còn quá sơ sài. Trong bản thông báo tuyển dụng chưa nêu ra được nhiều mặt tích cực, những ưu đãi nhân sự hơn với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường; Chưa đưa ra được hình ảnh ấn tượng của công ty đối với người đọc, vì vậy không kích thích được họ nộp ngay hồ sơ xin việc vào công ty. Hơn nữa những chính sách thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao còn rất hạn chế, nên những cử nhân, kỹ sư có trình độ chuyên môn cao khó lòng được thu hút nộp hồ sơ về xin việc tại công ty, làm giảm chất lượng của nguồn ứng viên. Thứ hai là tỷ lệ sàng lọc chung cho cả quá trình tuyển mộ của công ty vẫn chưa hẳn là cao so với kinh phí mà công ty đã bỏ ra (năm 2007 công ty chi hơn 80 triệu đồng để tiến hành hoạt động tuyển mộ trên các phương tiện truyền thông đại chúng). Tỷ lệ sàng lọc của công ty thường duy trì ở mức 30/1. Nếu trong thời gian tới có thể tăng tỷ lệ sàng lọc này lên khoảng 50/1 thì việc tuyển chọn sẽ có nhiều lựa chọn hơn, cơ hội tìm kiếm được ứng viên phù hợp với tổ chức sẽ cao hơn. Thứ ba là phương pháp tuyển mộ của công ty chưa được khai thác hết. Ngày nay, việc khai thác tài nguyên mạng đang được rất nhiều lĩnh vực khai thác triệt để, tuyển dụng cũng không nằm ngoài số đó. Việc đang thông báo tuyển dụng lên các webside tuyển dụng lớn ở Việt Nam là một trong những phương pháp rất hiệu quả và ít tốn kém. Thông tin hiển thị cũng được đầy đủ và chi tiết hơn. Hơn nữa, từ những trang web này ta cũng có thể link sang web của công ty để ứng viên tìm hiểu rõ hơn về tình hình tài chính, các chính sách nhân sự, văn hóa tổ chức, thông tin chi tiết về vị trí tuyển dụng… nhờ vậy mà loại bỏ được những ứng viên không phù hợp với vị trí cần người, làm giảm áp lực lên khâu tuyển chọn của công ty. Tuy nhiên tại công ty cô phần Sông Đà 11, phương pháp này chưa được khai thác một cách hiệu quả. Thứ tư là trong bản thông báo tuyển mộ, công ty thường không nêu ra chi tiết bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người lao động. Như vậy dễ dẫn đến việc hiểu nhầm, nộp hồ sơ một cách vu vơ, tuy có làm tăng số lượng ứng viên lên nhưng chất lượng nguồn ứng viên thì không được đảm bảo. Việc này gây áp lực lớn lên khâu tuyển chọn. Các “Bản mô tả công việc” và “Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện” có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình tuyển mộ. Vì “Bản mô tả công việc” và “Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện” chính là căn cứ để làm quảng cáo, thông báo tuyển mộ, để xác định các kỹ năng, kỹ xảo cần thiết mà người xin việc cần phải có nếu như họ muốn làm việc tại các vị trí cần tuyển mộ. “Bản xác định yêu cầu của công việc đối với người thực hiện” giúp cho người xin việc quyết định xem họ có nên nộp đơn hay không. Như vây, trong công tác tuyển mộ của công ty có những mặt tích cực nhất đinh, song vẫn còn tồn tại một số vấn đề cần được điều chỉnh trong những năm tiếp theo để hoạt động này diễn ra một cách hiệu quả hơn. 2.4 Công tác tuyển chọn tại công ty Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng trong việc hình thành một đội ngũ cán bộ khoa học nghiệp vụ của công ty. Nhận thức được điều đó công ty cô phần Sông Đà 11 đã tiến hành thực hiện tuyển chọn một cách khoa học và theo đúng trình tự mà công ty đã đề ra. Việc thực hiện tuyển chọn được công ty tiến hành dựa theo nguyên tắc và tiêu chuẩn nhất định. Tiêu chuẩn và nguyên tắc đó được thể hiện như sau: 2.4.1 Nguyên tắc và tiêu chuẩn tuyển chọn Việc tuyển dụng CBCNV được công ty căn cứ vào nhu cầu công việc và định hướng phát triển nguồn nhân lực của mình. Những người được tuyển dụng phải đáp ứng được tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp của nghề cần tuyển và các điều kiện quy định của từng đơn vị. Công ty đã đưa ra một số tiêu chuẩn cơ bản của những ứng viên như sau: - Có đủ sức khỏe để đảm nhận công việc và có nguyện vọng phục vụ lâu dài, găn bó với công ty, với đơn vị. - Có tuổi đời từ 18 đến 40 tuổi đối với nam, nữ từ 18 đến 35 tuổi đố với nữ.Trường hợp đã là viên chức trong doanh nghiệp Nhà nước khác thì tuổi đời có thể đến 45 tuổi. - Không trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành án phạt tù, cải tạo không giam giữ, quản chế, đang bị áp dụng biện pháp giáo dục tại xã, phường, thị trấn hoặc đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục. - Người tình nguyện phục vụ ở vừng sâu, vùng xa, con liệt sỹ, những người tốt nghiệp ở các bậc đào tạo chuyên môn đạt loại giỏi được ưu tiên tuyển dụng. - Có hồ sơ xin dự tuyển hợp lệ gồm: + Đơn xin việc (theo mẫu của Công ty) + Sơ yếu lý lịch (có dán ảnh; có xác nhận của cơ quan hoặc chính quyền địa phương). + Giấy khai sinh (bản sao). + Bản sao công chứng các văn bằng chứng chỉ. + Bản kiểm điểm quá trình công tác và ý kiến nhận xét của cơ quan đang quản lý (nếu tuyển từ đơn vị khác đến). + Sổ lao động, sổ BHXH… (nếu có). Công ty cổ phần Sông Đà 11. QĐ tuyển dụng CBCNV. QĐ – TCHC – 008. Tr. 2 2.4.2 Quy trình tuyển chọn tại công ty Với mỗi công ty, quy trình tuyển chọn là hoàn toàn khác nhau, nó phụ thuộc vào đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như đặc điểm của đội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức. Sau khi đã thu hút được một lượng ứng viên nhất định trong quá trình tuyển mộ thì bước tiếp theo của quá trình tuyển dụng của công ty là bước tuyển chọn. Việc tuyển chọn hiện nay của công ty cô phần Sông Đà 11 đang được thực hiện theo các bước sau đây: Bước 1: Tổ chức tiếp nhận và sơ tuyển hồ sơ Việc tiếp nhận hồ sơ do phòng Tổ chức tiến hành, cán bộ phụ trách công tác này sẽ kiểm tra trực tiếp các hồ sơ xin việc xem đã đúng và đủ các thủ tục cần thiết chưa? Nếu chứa đúng hoặc đủ thì yêu cầu ứng viên sửa lại và bổ sung hoàn chỉnh các thủ tục còn thiếu. Một bộ hồ sơ hợp lệ là phải có đầy đủ đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, bản sao công chứng các văn bằng chứng chỉ, và tùy vào từng vị trí chức danh cần tuyển mà công ty sẽ yêu cầu bổ xung những loại tài liệu cần thiết khác trong bộ hồ sơ. Khi đã tập hợp được những bộ hồ sơ hoàn chỉnh, hội đồng tuyển chọn đã được thành lập sẽ tiến hành sơ tuyển hồ sơ. Công việc sơ tuyển hồ sơ này thường được tiến hành trong thời hạn tối đa là một tuần kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ và việc sơ tuyển này thường được Hội đồng tuyển chọn ủy quyền cho 01 thành viên là Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính kiểm tra. Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính sẽ tiến hành thực hiện chỉ huy công tác sơ tuyển hồ sơ. Dựa vào những thông tin có trong hồ sơ của ứng viên xin việc, nhân viên sơ tuyển hồ sơ tiến hành đối chiếu với yêu cầu về trình độ, kỹ năng, các thông tin về cá nhân khác mà vị trí của công việc yêu cầu. Từ đó sẽ xác định được những ai không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu của vị trí việc làm để chấm dứt quá trình tuyển chọn, ai là người đáp ứng được các yêu cầu đó và tiến hành các bước sàng lọc tiếp theo của quá trình tuyển chọn. Sau khi có được kết quả của bước sàng lọc, sơ tuyển hồ sơ ban đầu thì phòng Tổ chức tiến hành ra thông báo mời thi tuyển đối với những ứng viên đã lọt qua vòng sơ tuyển hồ sơ. Việc mời thi tuyển này có thể được thực hiện bằng nhiều cách khác nhau như: gửi thư qua đường bưu điện, email, nhắn tin, điện thoại… chậm nhất là 2 ngày trước khi tiến hành thi tuyển. Trong thư mời ứng viên đến dự thi tuyển, công ty thông báo chi tiết cho ứng viên về địa điểm, thời gian và phương thức tiến hành thi để ứng viên xin việc có thể chuẩn bị trước. Công việc tiến hành sàng lọc hồ sơ của công ty thường loại được 1/3 tổng số hồ sơ nhận được, số thường bị loại do có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm nghề nghiệp, tuổi tác… không phù hợp với vị trí việc làm yêu cầu. Ví dụ như trong Quý II năm 2007, trong tổng số 433 hồ sơ gửi về xin việc thì qua đợt sơ tuyển hồ sơ, số hồ sơ bị loại là 135 hồ sơ, số được lọt vào vòng tiếp theo là 298 hồ sơ. Bước 2:Thi thông qua hình thức trắc nghiệm Các ứng viên được gửi giấy mời đến dự thi tập hợp tại địa điểm mà phòng Tổ chức đã hẹn trước, địa điểm thường được chọn là thi ở phòng hội nghị của Tổng công ty Sông Đà. Tất cả các ứng viên trong và ngoài công ty đều phải tham gia kỳ thi này để đảm bảo tính công bằng chung cho mọi người. Hội đồng tuyển chọn ủy quyền lập đề thi và chịu trách nghiệm lập đề thi cho Trưởng phòng Tổ chức và phòng ban, đơn vị có yêu cầu tuyển dụng. Việc này đảm bảo sự tổng quát về trình độ, kiến thức được phản ánh qua bài thi của ứng viên (phản ánh được cả kiến thức xã hội cũng như kiến thức chuyên ngành). Các bài thi dưới hình thức thi trắc nghiệm mà mỗi ứng viên phải lần lượt vượt qua bao gồm: Bài thi trắc nghiệm chung Bài thi trắc nghiệm chung này do phòng Tổ chức soạn thảo từ ngân hàng câu hỏi của công ty, bao gồm các phần sau: - Thi Trắc nghiệm IQ: Chỉ số IQ thường được cho là liên quan đến sự thành công trong học tập và liên quan đến hiệu suất công việc, quan hệ xã hội. Bài thi gồm 15 câu hỏi lựa chọn. Các câu hỏi được tiến hành trong vòng 30 phút. Các câu hỏi có những đáp án và ứng viên tiến hành lựa chọn một trong những đáp án đó làm câu trả lời dựa vào cách tư duy logic của bản thân. Có thể lấy một số ví dụ về câu hỏi trắc nghiệm IQ như sau: + Tìm số xuất hiện tiếp theo của dãy sao cho phù hợp với logic : 0; 3; 9; 21; ? a. 29 b. 36 c. 45 d. 51 + Tìm hình khác loại? a. Hình A b. Hình B c. Hình C d. Hình D e. Hình E f. Hình F g. Hình G - Trắc nghiệm tâm lý: là bài thi nhằm xác định tính cách, tâm lý của ứng viên để xem họ có phù hợp với đặc thù của công việc hay không, có chịu được áp lực của công việc hay không. Bài thi viết, trắc nghiệm về kiến thức chuyên môn Các bài trắc nghiệm nhằm đánh giá khả năng chuyên môn của ứng viên khi làm việc độc lập cũng như làm việc theo nhóm. Các bài thi này tùy thuộc vào vị trí tuyển người mà sẽ có nội dung phù hợp với lĩnh vực đó. Có thể lấy một ví dụ về bài thi trắc nghiệm chuyên môn của ứng viên đăng ký vào vị trí kế toán của công ty như sau: Có mấy phương pháp hoạch toán thuế giá trị gia tăng? a. 1 b. 2 c. 3 d. 4 Bài thi viết có thể cho ứng viên những số liêu và các nghiệp vụ phát sinh trong một kỳ kế toán và yêu cầu ứng viên lập bảng cân đối kế toán, bản báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh… Bài thi kiểm tra trình độ tiếng Anh Bài thi kiểm tra trình độ tiếng Anh có rất nhiều hình thức thi khác nhau, tùy theo từng vị trí tuyển dụng mà độ khó dễ cũng như hình thức thi có thể là khác nhau. Có thể thấy một số ví dụ về câu hỏi của bài thi tiếng Anh như sau: - Đọc, hiểu, điền từ vào chỗ trống: Most ghost stories are (1) in mysterious, old houses or castles. The ghosts themselves whose (2) wander the earth at night, are usually the victims of some horrible crimes. This is not always the case as the following story (3) . When my friend, Paul, was a schoolboy, he often used to chat to Mr. Scott, an elderly gentlemen living on his own. Mr. Scott was a keen gardener. He would always be looking after his lawn or his flowers and Paul was (4) the habit of saying a few words to him over the fence. Tùy theo từng vị trí công việc mà những phần trắc nghiệm có đặc điểm, tỷ trọng của các phần cũng như thời gian hoàn thành chúng là khác nhau. Ví dụ như tuyển nhân viên trong phòng kế toán thì bài thi trắc nghiệm bao gồm thi trắc nghiệm IQ, trắc nghiệm ngoại ngữ và bài thi nghiệp vụ trong vòng 60 phút…Mục đích của phần thi này là đánh giá mức độ thông minh, cá tính, năng khiếu, khả năng nhận thức, khả năng vận dụng phối hợp, sở thích nghề nghiệp… Hội đồng tuyển chọn tiến hành thành lập ban tổ chức kỳ thi, có nhiệm vụ bố trí sắp xếp những ứng viên này vào phòng thi, phát đề thi, giám sát quá trình thi của ứng viên và thu bài. Sau khi thu được những bài thi này, bộ phận nào ra đề thi sẽ tiến hành chấm thi những bài đó. Các bài thi viết kiểm tra trình độ chuyên môn nghiệp vụ trực tiếp do chuyên gia của phòng có nhu cầu tuyển dụng tiến hành chấm điểm. Các bài thi tùy thuộc vào từng loại mà có kết quả thấp nhất được chấp nhận là khác nhau, tùy thuộc vào tỷ lệ sàng lọc ở vòng này do Hội đồng tuyển chọn quyết định. Thông thường tỷ lệ này được lấy là 3/1, tức là cứ 3 người lọt vào vòng thi trắc nghiệm thì có 1 người được tiến vào vòng trong (vòng phỏng vấn). Phương pháp chọn lọc số lượng ứng viên đạt yêu cầu của vòng này là lấy tổng số điểm theo hình thức lấy từ trên xuống dưới, khi nào đủ số lượng thì thôi. Sau khi giai đoạn chấm bài kết thúc, phòng Tổ chức tiến hành tổng hợp kết quả chấm thi và thông báo công khai kết quả những người đủ điểm lọt vào vòng trong trên bảng thông báo tại công ty. Ngoài thông tin về các ứng viên lọt vào vòng trong, công ty còn cung cấp thông tin về thời gian cũng như địa điểm của vòng phỏng vấn tiếp theo. Bước 3: Kiểm tra bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp Mục đích của quá trình phỏng vấn là đi sâu vào tìm hiểu chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng, kinh nghiệm của ứng viên mà các vòng trước không nắm được. Trong quá trình phỏng vấn, một mặt cung cấp cho ứng viên thông tin đầy đủ về công ty cũng như về vị trí việc làm. Khi tiến hành phỏng vấn, hội đồng của công ty bao gồm hai thành viên: một người thuộc phòng Tổ chức chịu trách nhiệm về mảng nhân sự, một người là chuyên viên từ phòng ban, đơn vị có nhu cầu tuyển dụng cử xuống. Thời gian tiến hành phỏng vấn thường từ 15 – 20 phút, thường thì hội đồng phỏng vấn bao gồm 2 người này tiến hành phỏng vấn từng ứng viên một và kết hợp cả hai phương pháp phỏng vấn theo mẫu và phỏng vấn không có hướng dẫn. Hội đồng phỏng vấn đánh giá trực tiếp sắc thái bên ngoài, khả năng diễn đạt lưu loát, ý chí, nghị lực, khả năng thích nghi, phán đoán, suy luận… của ứng viên thông qua việc trò chuyện và các câu hỏi được đặt ra. Việc phỏng vấn kết hợp những câu hỏi chung mang tính chất tổng thể như: quá trình làm việc, mối quan hệ, các kỹ năng, trình độ… vừa đưa ra những câu hỏi về chuyên môn để tìm ra được ứng viên phù hợp nhất so với yêu cầu tuyển dụng của vị trí việc làm. Có thể thấy một số câu hỏi thường được đặt ra trong vòng phỏng vấn của công ty như sau: - Tại sao bạn lại đăng ký xin việc tại công ty? - Trước đây bạn đã từng làm công việc này chưa? - Tại sao bạn lại bỏ công việc trước đó? …. Nếu như công việc đòi hỏi ứng viên phải có trình độ tiếng Anh thì người phỏng vấn sẽ sử dụng tiếng Anh để hỏi trong quá trình phỏng vấn. Sau khi kết thúc quá trình phỏng vấn, hai cán bộ thực hiện phỏng vấn sẽ tiến hành thảo luận, thống nhất để lựa chọn ra những ứng viên có thể đáp ứng tốt các yêu cầu của vị trí việc làm. Những trường hợp đủ tiêu chuẩn tuyển chọn thì phòng Tổ chức báo cáo Tổng giám đốc kí hợp đồng thử việc. Bước 4: Ký quyết định tiếp nhận thử việc Trên cơ sở kết quả của tất cả các vòng thi, cán bộ tuyển dụng sẽ lựa chọn ra được những ứng viên xuất sắc, phù hợp với tổ chức nhất để tiến hành thương lượng, ký kết hợp đồng thử việc, thời gian thử việc đúng theo quy định của bộ luật lao động hiện hành (1 tháng). Trong quá trình đàm phán, thương lượng đó, cán bộ tuyển dụng sẽ thống nhất với ứng viên này về điều kiện làm việc, các nội quy, quy định khi làm việc tại công ty, mức lương thử việc dựa trên hệ thống thang bảng lương quy định của công ty và chức danh mà ứng viên đảm nhận. Thời gian thử việc này chính là khoảng thời gian quan trọng nhất để ứng viên thể hiện mình tại vị trí làm việc cũng như với cán bộ tuyển dụng. Đây chính là khâu thể hiện rõ nhất năng lực thực sự của ứng viên. Hết thời gian thử việc, cá nhân phải viết bản kiểm điểm quá trình thử việc, nội dung gồm: Tinh thần, thái độ, trách nhiệm trong công việc; trình độ chuyên môn; kết quả hoàn thành nhiệm vụ được giao… Đồng thời, cán bộ phụ trách đối với người thử việc về các mặt ý thức tổ chức kỷ luật; chấp hành nội quy, quy định của cơ quan; kết quả hoàn thành nhiệm vụ; trình độ chuyên môn nghiệp vụ… và đưa ra kết luận có được tiếp tục làm việc hay không. Trường hợp không đủ tiêu chuẩn tiếp tục làm việc thì trả lời cho người thử việc biết bằng văn bản và thông báo cho các phòng ban chức năng liên quan giải quyết thanh toán tiền công, tiền lương cho người thử việc theo chế độ hiện hành. Trường hợp đạt yêu cầu, Phòng Tổ chức tiến hành làm các thủ tục; hợp đồng lao động Bước 5: Ra quyết định tuyển chọn, tổng hợp hồ sơ và báo cáo Những ứng viên được tiếp nhận ký hợp đồng thử việc và đạt yêu cầu của bước này sẽ được tiến hành nhận vào làm trong công ty, kết thúc quá trình tuyển dụng. Nhân viên mới này đến Phòng Tổ chức - Hành chính làm các thủ tục nhân sự cần thiết. Sau mỗi đợt tuyển dụng theo kế hoạch hàng quý, phòng Tổ chức tiến hành tổng hợp hồ sơ, lập báo cáo về kết quả quá trình tuyển dụng gửi lãnh đạo và các bộ phận liên quan. Nội dung trong báo cáo thể hiện rõ kết quả tuyển dụng, những mặt làm được và những mặt chưa làm được, các yêu tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng tới công tác tuyển dụng, phân tích nguyên nhân và đề ra phương hướng thực hiện trong lần tới. 2.4.3 Kế quả tuyển mộ tại công ty cô phần Sông Đà 11 trong những năm gần đây Trong 2 năm gần đây, do nhu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh thay đổi, đồng thời đáp ứng những trường hợp biến động về nhân lực như: Thuyên chuyển, chấm dứt hợp đồng lao động, cán bộ nghỉ chế độ… Phòng Tổ chức - Hành chính đã tiến hành hoạt động tuyển chọn và thu được những kết quả nhất định. Công tác tuyển chọn của hai năm 2006 và 2007 được thể hiện rất rõ qua bảng báo cáo sau đây: Bảng II – 5. Thống kê công tác tuyển chọn năm 2006 – 2007 (đơn vị: người) Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Nhu cầu tuyển dụng Số hồ sơ xin việc Số ứng viên thử việc Số ứng viên đỗ tuyển Nhu cầu tuyển dụng Số hồ sơ xin việc Số ứng viên thử việc Số ứng viên đỗ tuyển Quý I 6 153 8 5 10 324 15 10 Quý II 3 62 5 3 15 433 19 13 Quý II 7 255 10 5 12 318 16 11 Quý IV 4 84 6 4 6 192 9 7 Tổng 20 524 29 17 43 1267 59 41 (Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) Nhìn vào kết quả công tác tuyển chọn năm 2006 – 2007 ta có thể nhận thấy quy mô của công tác tuyển chọn tại công ty cô phần Sông Đà 11 là tương đối lớn và được thực hiện một cách thường xuyên theo từng Quý. Số lượng ứng viên tham gia thử việc năm 2006 từ 29 ứng viên đã tăng lên 59 ứng viên trong năm 2007 tương ứng với tốc độ tăng là 34%. Tổng số ứng viên thử việc so với tổng số hồ sơ xin việc năm 2006 là 6%, đến năm 2007 tỷ số này là 5% chứng tỏ chất lượng của hồ sơ đăng tuyển cũng đã tăng lên. Đồng thời, số ứng viên được tuyển dụng năm 2006 là 17 đến năm 2007 đã tăng lên là 41 người, chứng tỏ quy mô của công tác tuyển dụng được tăng lên rất lớn, gấp 2.41 lần. Tỷ lệ phần trăm hoàn thành kế hoạch tuyển dụng của năm 2006 là 85% nhưng đến năm 2007 đã tăng lên là 95%, chứng tỏ chất lượng của quá trình tuyển chọn của năm 2007 đã được cải thiện rất nhiều, có được điều này là do chương trình tuyển chọn đã có nhiều sự thay đổi tích cực, công tác tuyển chọn được tiến hành một cách khoa học, có kế hoạch cụ thể và thực hiện nghiêm túc. 2.4.4 Nhận xét về công tác tuyển chọn tại công ty Những ưu điểm của công tác tuyển chọn Nhìn chung công tác tuyển chọn của công ty diễn ra khá bài bản, theo một quy trình chuẩn đã được nghiên cứu từ trước và có kết hoạch thực hiện bài bản. Ở mỗi bước tiến hành có sự tham gia hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan và được quan tâm đúng mực bởi ban giám đốc công ty. Hơn nữa, ở mỗi bước có sự phân công hiệp tác giữa các bộ phận làm cho hoạt động tuyển chọn có được chất lượng cao hơn, đánh giá được ứng viên một cách tổng quát hơn. Việc tiếp đón ban đầu, tổ chức thi tuyển được thực hiện một cách khá bài bản giúp mang lại những hình ảnh tốt đẹp về công ty cũng như thể hiện cho những ứng viên thấy quá trình tuyển dụng của công ty diễn ra một cách chuyên nghiệp. Trong mỗi đợt tuyển chọn, danh sách các ứng viên được tiến hành lưu trữ vào phần mềm nhân lực của phong Tổ chức và được quản lý một cách có hiệu quả, dễ dàng tìm kiếm và liên hệ với ứng viên mỗi khi cần. Các bước trong quá trình tuyển chọn được tiến hành theo đúng tiến độ thời gian giúp tiếc kiệm kinh phí cho quá trình tuyển dụng cũng như tránh được tình trạng ứng viên đợi qua lâu đã xin việc làm ở tổ chức khác. Công ty cũng đã áp dụng những phương pháp tuyển chọn hiện đại như trắc nghiệm IQ, phỏng vấn tuyển chọn… giúp đánh giá một cách toàn diện nhất ứng viên xin việc, nhờ đó nâng cao được chất lượng nguồn nhân lực được tuyển dụng vào công ty. Việc thông báo kết quả tuyển chọn được công khai trên bản tin của công ty, nhờ vậy mà tránh được tình trạng nghi nghờ về kết quả, đảm bảo tình công bằng giữa những ứng viên tham gia xin việc, tăng thêm uy tín của công ty. Bên cạnh những ưu điểm này thì trong quá trình tuyển chọn của công ty vẫn còn những tồn tại nhất định. Những nhược điểm của công tác tuyển chọn Bước đầu tiên của quá trình tuyển chọn của công ty chính là bước tổ chức tiếp nhận và sơ tuyển hồ sơ. Có thể nói đây là bước rất quan trọng để có thể loại bỏ sớm được những ứng viên không phù hợp ngay từ ban đầu để tránh khỏi những tốn kém trong quá trình tuyển chọn về sau. Nhưng hiện tại công tác tiếp đón và sơ tuyển hồ sơ tại công ty chưa được chú trọng tới. Nếu như cán bộ phụ trách mảng này quan tâm hơn tới việc nhận xét hồ sơ và kết hợp phỏng vấn sơ bộ thì chắc chắn số lượng ứng viên không phù hợp lọt vào vòng kiểm tra trắc nghiệm sẽ còn giảm hơn nữa, góp phần giảm áp lực trong quá trình kiểm tra, thi tuyển vòng sau. Nguyên nhân của việc này một phần rất lớn là do quy định về hồ sơ xin việc của công ty là viết đơn xin việc theo một mẫu nhất đinh (xem phụ lục), mà mẫu đơn này là chưa thể hiện chi tiết về ứng viên, nên việc sơ tuyển qua hồ sơ là rất khó. Hơn nữa, số nhân viên đảm nhận công tác sơ tuyển hồ sơ còn quá mỏng, chỉ có 02 nhân viên thuộc phòng Tổ chức - Hành chính đảm nhận, trong khi lượng hồ sơ xin việc là tương đối lớn, vì vậy không thể có được chất lượng tốt trong quá trình sàng lọc này được. Trong quá trình tiếp đón ban đầu, nhân viên của công ty vẫn chỉ đơn thuần là thu nhận hồ sơ chứ chưa chú trọng vào khai thác thêm thông tin về ứng viên ngay từ ban đâu để xem ứng viên đó có phù hợp với vị trí cần tuyển không. Chính điều này đã làm cho rất nhiều những ứng viên có thể không phù hợp với vị trí cần người mà vẫn lọt vào vòng trong của quá trình tuyển chọn, gây lãng phí về cả thời gian lẫn kinh phi cho công ty và ứng viên xin việc. Công ty đã thực hiện phương thức sàng lọc ứng viên qua kỳ thi trắc nghiệm, thể hiện sự ứng dụng khoa học nghiên cứu vào trong quá trình tuyển chọn. Tuy nhiên nội dung kỳ thì còn nghèo nàn, chậm cập nhật, có những đề thi được sử dụng lặp đi lặp lại nhiều lần không thay đổi làm giảm chất lượng kỳ thi do ứng viên rất có thể đã ôn luyện những câu hỏi đó từ trước. Hơn nữa, trong quá trình tổ chức thi trắc nghiệm, công tác giám sát ứng viên làm bài còn chưa nghiêm túc, nên có hiện tượng ứng viên sử dụng tài liệu hoặc trao đổi trong quá trình làm bài thi. Khi tiến hành thực hiện phỏng vấn tuyển chọn, cán bộ phụ trách tuyển dụng do chưa được đào tạo sâu về phương pháp khoa học nên chủ yếu là thực hiện phỏng vấn theo mẫu, gây nên sự nhàm chán cho cuộc trò chuyện. Hơn nữa, câu hỏi phỏng vấn còn chung chung, chưa đi sâu vào khai thác hết những thông tin chính xác của ứng viên làm cho chất lượng cuộc phỏng vấn không cao. Trong cuộc phỏng vấn chưa có sự trao đổi thoải mái giữa hai bên để có thể khai thác xem ứng viên mong muốn điều gì ở công ty cũng như giải đáp được những thắc mắc của ứng viên về vị trí việc làm. Các phương pháp tuyển chọn tuy đã được thực hiện có bài bản nhưng còn thiếu bước kiểm tra sức khỏe và đánh giá thể lực của ứng viên. Bởi vì để có một nhân viên có thể cống hiến lâu dài cho tổ chức thì họ phải có một thể trạng nhất đinh, có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc. Bước này nên thực hiện sau cuộc phỏng vấn tuyển chọn vì chỉ có chuyên gia về y tế mới có thể đưa ra được kết luận chính xác nhất về thể trạng của ứng viên. Sau khi kết thúc quá trình tuyển chọn, kết quả của ứng viên được dán công khai trên bảng tin của công ty làm, như vậy sẽ làm mất thời gian của ứng viên đến xem kết quả. Thông tin này nên được đưa vào web của công ty để ứng viên đỡ mất thời gian đi lại, giảm thời gian quá trình tuyển dụng xuống. Công ty cô phần Sông Đà 11 là tuyển chọn hoạt động trong lĩnh vực xây dựng kỹ thuật cao nên nhu cầu tuyển dụng được những nhân viên, cán bộ, kỹ sư có trình độ chuyên môn cao là rất cần thiết. Song trong điều kiện cạnh tranh gay gắt về nguồn nhân lực chất lượng cao như hiên nay, để có thể thu hút về công ty lượng nhân viên, cán bộ, kỹ sư có trình độ chuyên môn cao thì một trong những biện pháp cần thực hiện trước tiên là cần phải có những phương hướng khắc phục được những hạn chế của quá trình tuyển mộ, tuyển chọn hiện nay của công ty, tăng chất lượng đầu vào của nguồn nhân lực – yếu tố quyết định đến sự thành công của bất kỳ tổ chức nào. CHƯƠNG III:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TUYỂN MỘ, TUYỂN CHỌN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG ĐÀ 11 Với định hướng và mục tiêu phát triển trong giai đoạn tới của Công ty là xây dựng và phát triển Công ty thành một đơn vị mạnh, phát huy ngành nghề truyền thống của công ty, tích cực đổi mới, thực hiện đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa sản phẩm. Xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn, kỹ thuật cao. Công ty cô phần Sông Đà 11 luôn đề cao vai trò của đội ngũ cán bộ nhân viên và coi công tác thu hút và gìn giữ được đội ngũ nhân viên giỏi là vấn đề cấp bách. Để thực hiện tốt công tác này, trong những kỳ tới công ty cần phải thực hiện một số những giải pháp chủ yếu sau đây: 1. Các giải pháp chung nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty Như ta đã biết, hoạt động tuyển dụng không tồn tại một cách độc lập mà nó có liên hệ mật thiết với các hoạt động khác trong một tổ chức, đặc biệt là những hoạt động của quản trị nhân sự như kế hoạch hóa nguồn nhân lực, phân tích công việc, đánh giá thực hiện công việc… Để làm tốt công tác tuyển dụng thì cần có sự chuẩn bị chu đáo từ trước. Cụ thể là nếu muốn tuyển dụng có hiệu quả thì phải xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và có kế hoạch cụ thể. Muốn có được những cơ sở đó, trước hết phòng Tổ chức phải kết hợp thật chặt chẽ với các phòng ban, đơn vị để thực hiện công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực, phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc một cách chính xác. Dựa vào kế hoạch nhân lực để biết được có cần thực hiện tuyển dụng không? Nếu có thì tuyển bao nhiêu và vào khi nào? Phân tích công việc để có thể đưa ra “Bản mô tả công việc” và “Bản yêu cầu thực hiện công việc”. Đây chính là công cụ, tiêu thức để tiến hành các hoạt động tuyển mộ và tuyển chọn ứng viên. Đánh giá thực hiện công việc giúp nhà quản lý biết được nhân viên hiện tại còn thiếu những kỹ năng, kinh nghiệm gì, từ đó hoạch định chiến lược tuyển dụng phải thu hút được những ứng viên có phẩm chất ra sao; đối với nhân viên mới thì đánh giá thực hiện công việc sẽ cho thấy nhân viên mới có đáp ứng được yêu cầu của vị trí mới này không, từ đó có thể đưa ra được quyết định tuyển dụng cuối cùng. Trong những năm tới, công ty nên tiếp tục công tác tái cơ cấu lại các bộ phận, phòng ban. Tránh tình trạng bộ máy quản lý cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả. Bộ phận nhân sự (Phòng Tổ chức - Hành chính) cần được bổ xung lực lượng để có thể thực hiện công tác nhân sự một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn, vì nếu lực lượng quá mỏng thì không thể đáp ứng được khối lượng công việc lớn như công tác tuyển dụng của cả công ty đươc (Phòng Tổ chức - Hành chính mới chỉ có 02 nhân viên chuyên trách về quản lý nhân sự). Công ty cân có những chính sách khuyến khích, đãi ngộ những người tài, có năng lực thật sự để có thể giữ chân họ ở lại với tổ chức, vì có như vậy, số lượng nhân viên, kỹ sư có trình độ cao thôi việc, xin chuyển công tác mới giảm xuống, làm giảm khối lượng công tác tuyển dụng mà chất lượng đội ngũ cán bộ nhân viên vẫn được đảm bảo một cách bền vững. Tận dụng nhũng cán bộ đã có kinh nghiệm và nhiều năm gắn bó với công ty đào tạo ngắn hạn hoặc đào tạo thêm về nghiệp vụ quản lý đội trưởng vị số này họ đã có kinh nghiệm thi công, nguyện vọng gắn bó lâu dài với công ty. Một số lực lượng gián tiếp là kỹ Bên cạnh những giải pháp chung nhất đó, công ty cần có những thay đổi trong quá trình thực hiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn như sau: 2. Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển mộ Cung cấp thông tin tuyển dụng và quảng bá những thông tin này một cách rộng rãi Để thu hút được một lượng ứng viên lớn và có chất lượng trong quá trình tuyển mộ thì phải làm cho càng nhiều người biết thông tin tuyển dụng càng tốt. Nhân viên chuyên trách về nhân sự có thể sử dụng rất nhiều kênh thông tin để có thể quảng bá được thông báo tuyển dụng của công ty. Tuy công ty cô phần Sông Đà 11 đã có được bản thông báo tuyển dụng nhưng kênh truyền tin vẫn chỉ dừng lại ở một số phương pháp như: đăng tin lên đài truyền hình, thông báo về các đơn vị, phòng ban chức năng, cử cán bộ đến cớ sở đào tạo, đăng tin lên webside của công ty mà chưa chú trọng đến một số hình thức quảng bá thông tin tuyển dụng vừa có hiệu quả lại vừa tiếc kiệm chi phí như: đăng tin tuyển dụng lên các webside tuyển dụng trực tuyến nổi tiếng hiện nay như: vietnamworks.com; vinahotjobs.com; hrvietnam.com; mangtuyendung.com; vieclam.thanhnien.com.vn... Những thuận lợi mang lại từ các webside này là không tốn chi phí đăng tin; hiệu quả lớn vì số người tìm việc qua những webside tuyển dụng hiện nay là rất lớn, đặc biệt là đối với những ứng viên còn trẻ, có năng lực cũng như trình độ cao; hơn nữa phương thức tìm tin ở những web này là rất nhanh chóng, chính xác, đưa những người lao động cần tìm đến đăng ký xin việc tại công ty. Nội dung của thông tin tuyển mộ cần được hấp dẫn và chi tiết hơn Các thông báo tuyển dụng của công ty hiện nay tuy đã đưa ra được những thông tin cần thiết như: Đối tượng tuyển dụng; số lượng cần tuyển; tiêu chuẩn; chế độ - quyền lợi; địa điểm làm việc; thời hạn nhận hồ sơ. Tuy nhiên để hấp dẫn được những người lao động có trình độ cao trong thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay thì công ty cần thiết phải đưa ra được những hình thức kích thích hấp dẫn để tuyển được những người phù hợp với yêu cầu của công việc với mục tiêu là tuyển được người tài và đảm bảo họ sẽ làm việc lâu dài trong tổ chức. Thực tế cho thấy, người nộp đơn xin việc thường bị thu hút bởi mức lương và mức tiền thưởng cao. Nên để thu hút được những ứng viên giỏi, công ty nên đưa ra bản thông báo mức lương của vị trí việc làm, mức lương này ít nhất phải bằng hoặc lớn hơn mức lương ở vị trí tương tự của những công ty cạnh tranh cùng nghành trên thị trường. Hơn nữa, trong bản thông báo tuyển dụng của công ty cần nêu chi tiết hơn nữa nội dung của công việc dựa vào bản mô tả công việc cần tuyển người cũng như bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Hiện nay, công ty mới chỉ đưa ra tên của một vài chi tiết như đối tượng tuyển dụng (ví dụ: kỹ sư tốt nghiệp các trường Đại học chính quy; tiêu chuẩn: nam giới, cao trên 1.62m, nặng 50kg trở lên, tuổi đời dưới 30, sức khỏe loại 1; số lượng cần tuyển là kỹ sư xây dựng, kỹ sư thủy lợi: 04 người), chứ chưa đưa ra chi tiết tên công việc là công việc gì? Thực hiện công việc đó như thế nào?... như vậy sẽ gây ra sự mơ hồ cho người tìm việc, dẫn đến tình trạng nộp hồ sơ không chính xác, gây áp lực cho khâu tuyển chọn của công ty. Vì vậy, trong bản thông báo tuyển mộ này cần nêu ra được thêm chi tiết về các yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm, bằng cấp. Các yêu cầu cần phải rõ ràng vì đây chính là cơ sở cho việc thực hiện sàng lọc ứng viên trong vong sơ tuyển hồ sơ và cũng là căn cứ để những người không đủ tiêu chuẩn không nộp đơn xin việc vào công ty, tránh tình trạng hồ sơ xin việc thì nhiều nhưng số người đáp ứng được yêu cầu của công việc lại không đủ. Thông báo tuyển dụng cần được trình bày đầy đủ, ngắn gọn, độc đáo để tăng hiệu quả trong quá trình tiếp nhân tin của những người tìm việc Khai thác nguồn ứng viên một cách công bằng cả trong và ngoài công ty Hiện nay công ty sử dụng cả nguồn bên trong và bên ngoài trong quá trình thu hút ứng viên, tuy nhiên việc này mới chỉ dừng lại khi tuyển cán bộ nhân viên chứ chưa áp dụng khi có nhu cầu tuyển dụng các vị trí cán bộ chủ chốt như: Tổng giám đốc, các Phó tổng giám đốc, Trưởng phòng, Giám đốc các đơn vị trực thuộc… điều này không tốt vì chất lượng nguồn nhân lực của công ty không được thay đổi, vì những người này đã quá quen với cách làm việc của công ty, không tạo ra được những thay đổi tích cực, cách nhìn mới cực cho công ty. Tùy theo từng phương thức tiến hành thông báo tuyển mộ mà mức độ chi tiết của bản thông báo được điều chỉnh cho phù hợp. 3. Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển chọn Thực hiện kết hợp tiếp nhận hồ, phỏng vấn sơ bộ để sàng lọc hồ sơ một cách hiệu quả Việc tiếp nhận hồ sơ và phỏng vấn sơ bộ nên được thực hiện tốt ngay từ khâu ban đầu để loại bỏ được những ứng viên không phù hợp với vị trí tuyển dụng. Điều này giúp công ty tiếc kiệm được về cả mặt thời gian cũng như chi phí trong quá trình tuyển chọn. Để thực hiện tốt được ngay từ ban đâu công tác này, thì bộ phận tuyển dụng của công ty cần phải yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin một cách đầy đủ và chi tiết về bản thân bên trong hồ sơ xin viêc. Hiện tại, trong hồ sơ xin việc của ứng viên vào công ty có những phần sau: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khai sinh, bản sao công chứng các văn bằng chứng chỉ. Nhưng mẫu đơn xin việc của công ty đưa ra chưa khai thác hết được các thông tin quan trong về ứng viên như các mặt năng khiếu, kinh nghiệm trong thực hiện công việc, quá trình làm việc trong những năm gần đây… những thông tin này nếu khai thác được ngay từ ban đầu thì quá trình tuyển chọn sẽ giảm được khối lượng công việc rất lớn nhờ vào việc sàng lọc hồ sơ ngay từ ban đầu. Việc sàng lọc hồ sơ ngay từ khâu ban đầu đòi hỏi nhân viên tuyển dụng của công ty phải đưa ra được các tiêu thức sàng lọc ứng viên một cách cụ thể, rõ ràng, đảm báo tính khách quan, công bằng trong tuyển chọn. Tùy thuộc vào từng loại công việc cụ thể mà các tiêu thức được đặt ra cũng khác nhau. Công ty nên xây dựng bản mô tả công việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc để làm cơ sở cho các tiêu thức sàng lọc ứng viên ban đầu (tiến hành hoạt động phân tích công việc). Các tiêu thức sàng lọc cơ bản có thể sử dụng như: trình độ chuyên môn, kinh nghiệm thực hiện công việc, yêu cầu về tính cách, khả năng giải quyết công việc. Công tác chuẩn bị thực hiện thi trắc nghiêm, phỏng vấn tuyển chọn phải được tiến hành chu đáo Trước hết, công tác chuẩn bị địa điểm thi cũng như trang thiết bị tiến hành thi cần được đảm bảo chu đáo, đầy đủ và tiến hành theo đúng thời gian đã định. Khâu ra đề thi cần được đảm bảo về mặt nội dung cũng nhu về tính bí mật. Đề thi trắc nghiệm ra không nên dễ quá mà cũng không mang tính đánh đố với ứng viên, nên chọn những bài thi trăc nghiệm nổi tiếng trên thế giới vì chúng đã được nghiên cứu dựa trên cơ sở khoa học. Nội dung đề thi cần đáp ứng được mục đích của cuộc thi tuyển, tập trung vào những nội dung mà nhà tuyển dụng muốn kiểm tra, nghĩa là khi kết thúc bài thi, cán bộ tuyển dụng sẽ biết được những thông tin cần tìm hiểu về ứng viên đó như: chỉ số thông minh ra sao (IQ), trình độ chuyên môn thế nào? Đặc điểm tâm lý của ứng viên có phù hợp với vị trí tuyển chọn hay không? Trình độ ngoại ngữ có đáp ứng được yêu cầu của công việc hay không... Trong quá trình thi tuyển phải thực hiện kỷ luật phòng thi một cách chặt chẽ, không để xảy ra hiện tượng ứng viên trao đổi, quay cóp, sủ dụng tài liệu; đảm bảo không có sự ưu ái giữa cán bộ giám thị với ứng viên trong lúc thi, tạo cho các ứng viên dự thi cảm thầy mình được đối sử công bằng và chắc chắn đề thi của mình sẽ được đánh giá chính xác. Thực hiện bước phỏng vấn tuyển chọn một cách chuyên nghiệp Phỏng vấn là bước quan trog trong quá trình tuyển chọn, giúp cho nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quan về ứng viên xin việc. Tùy từng vị trí tuyển dụng mà thành viên hội đồng phỏng vấn là khác nhau: - Tổng giám đốc công ty: tiến hành phỏng vấn các chức vụ quan trọng trong công ty như các Phó tổng giám đốc, kế toán trưởng Công ty… vì những người này sau này sẽ làm việc trực tiếp với Tổng giám đốc - Trưởng phòng Tổ chức; phỏng vấn những ứng viên vào vị trí khá cao, vì Trưởng phòng Tổ chức là người am hiểu về công ty, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao trong các hoạt động nhân sự (bao gồm hoạt động tuyển dụng), có kinh nghiệm phỏng vấn, đánh giá ứng viên tốt nhất. - Chuyên viên các bộ phận cần người: phỏng vấn những ứng viên xin việc vào phòng ban của mình, bởi vì họ là người hiểu rõ nhất vị trí đó cần người như thế nào? Có hợp với bộ phận làm việc mới này hay không. - Chuyên viên phỏng vấn phòng Tổ chức: được công ty đào tạo một cách bài bản và chuyên nghiệp sẽ đánh giá ứng viên xin việc một cách tổng quát nhất, nắm bắt được mọi mặt của ứng viến, cùng với chuyên viên bộ phận cần người ra quyết định tuyển chọn. Cuộc phỏng vấn nên diễn ra trong bầu không khí thoải mái, hai chiều, ứng viên có thể vừa trả lời phương pháp viên vừa có thể đặt ra những thắc mắc chưa rõ của mình về công ty, về vị trí tuyển dụng. qua đó phỏng vấn viên đề cao công ty với người xin việc, đồng thời thu thập được những thông tin cần thiết của họ, từ đó tạo được hình ảnh tốt cho công ty đối với người xin viêc. Trong quá trình phỏng vấn cần đắt câu hỏi một cách ngắn gọn, dễ hiểu, tạo điều kiện cho ứng viên có cơ hội trình bày, dẫn dắt ứng viên vào những điểm chính của cuộc nói chuyện, tránh tình trạng ứng viên né tránh câu hỏi. Câu hỏi phỏng vấn phải được tập trung vào những điểm chính sau đây: - Công việc: các công việc trước đây ứng viên đã từng làm? Kinh nghiệm làm việc của ứng viên qua những công việc đó? Tại sao ứng viên lại từ bỏ những công việc đó… - Trình độ học vấn: có khả năng trong lĩnh vực nào? Các thành tích đạt được trong quá trình học? Có năng khiếu trong những môn nào? Đã từng giữ những chức vụ gì khi còn đi học… - Các yếu tố thuộc về bản thân: ứng viên có khả năng kiềm chế được bản thần không? Những gì khiến họ cảm thấy thích thú, sợ hãi, tò mò… nhất? Có khả năng đánh giá được người khác qua bề ngoài không? Nếu có thì dựa vào đâu... Thời gian của cuộc phỏng vấn nên linh hoạt giữa các ứng viên. Nếu nhận thấy ứng viên là người phù hợp thì tăng thêm thời gian phỏng vấn, còn nếu ứng viên quá kém thì có thể dừng khéo léo cuộc phỏng vấn trong thời gian ngắn nhất có thể. Thực hiện thêm khâu khám sức khỏe cho ứng viên sau bước phỏng vấn Hiện tại, công ty chưa tiến hành thực hiện khám sức khỏe cho ứng viên, điều này không đảm bảo cho công ty có một nhân viên mới có đủ thể chất để đáp ứng yêu cầu của công viêc, cống hiến lâu dài với công ty. Không nên kéo dài thời gian của quá trình tuyển chọn Tiến hành thực hiện công tác tuyển chọn một cách nhanh nhất có thể, tránh tình trạng kéo dài thời gian vì có thể trong thời gian chờ đợi kết quả quá lâu đó, ứng viên đã kịp ứng tuyển vào công ty khác. Hơn nữa, việc giảm thời gian công tác tuyển chọn cũng tiếc kiệm thời gian và kinh phí của quá trình tuyển dụng. Kết quả tuyển dụng nên được công bố trên webside của công ty Phương thức này vừa có thể nhanh chóng đến với ứng viên thi tuyển, vừa tiếc kiệm chi phi cho hoạt động liên lạc với ứng viên để thông báo kết quả. Khi kết quả quá trình tuyển chọn được đăng công khai như vậy cũng giúp cho ứng viên yên tâm về tính minh bạch của kỳ thi. Tiến hành bước thử việc và giám sát bước này một cách nghiêm túc Đây chính là giai đoạn quan trọng nhất của công tác tuyển chọn vì nó quyết định ứng viên có được nhận làm tại công ty hay không. Qua quá trình này, năng lực thật sự của ứng viên sẽ thể hiện ra ngoài thực tế, được phản ánh bằng tốc độ. Trên đây là một số những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển mộ, tuyển chọn tại công ty cô phần Sông Đà 11, giúp công ty có thể thu hút được có được đội ngũ cán bộ nhân viên chất lượng cao, đảm bảo yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. KẾT LUẬN Trong giai đoạn cạnh tranh gay gắt về nguồn nhân lực hiện nay, công ty cô phần Sông Đà 11 cũng như bao doanh nghiệp khác trên thị trường đang phải đối đầu với bài toán nhân lực: làm thế nào để có thể thu hút và gìn giữ một đội ngũ cán bộ nhân viên nhiệt huyết và có trình độ chuyên môn cao? Tuy có lợi thế là một công ty có truyền thống từ lâu, tình hình tài chính luôn ổn định, mức thu nhập bình quân đầu người cao góp phần thu hút lực lượng lao động đến với công ty. Nhưng chỉ có như vậy thì chưa đủ, để có thể phát huy được hết tiềm năng đó, công ty cô phần Sông Đà 11 cần phải có một chính sách nhân sự đúng đắn, được quan tâm đúng mức, trước tiên là phải hoàn thiện công tác tuyển dụng của công ty để hoạt động này được diễn ra một cách chuyên nghiệp và có hiệu quả hơn. Trong thời gian qua, công tác tuyển mộ, tuyển chọn của công ty cô phần Sông Đà 11 đã có rất nhiều những thay đổi cho phù hợp với tình hình chung, nhưng vân còn gặp phải những hạn chế nhất định. Thực tế công tác tuyển mộ, tuyển chọn của công ty còn gặp phải một số khó khăn. Đó là: việc thu hút được những cán bộ nhân viên có trình độ cao còn nhiều hạn chế;các phương pháp thu hút ứng viên chưa đa dạng, chưa khai thác hết những phương pháp tiềm năng khác; việc thực hiện thông báo tuyển mộ còn sơ sài nên chưa có tác dụng cho quá trình tuyển chọn cũng như không thu hút được những ứng viên có chất lượng cao; công tác tuyển chọn được thực hiện chưa thật chuyên nghiệp, chưa được chuẩn bị chu đáo… Bản thao của tôi đã nêu ra được những ưu điểm và những mặt hạn chế của công tác tuyển mộ và tuyển chọn của công ty cổ phần Sông Đà 11, qua đó tôi đã đề suất những kiến nghị và biện pháp để giúp công tác tuyển mộ và tuyển chọn của công ty được thực hiện có hiệu quả hơn, thu hút được nhiều người tài hơn về làm việc với công ty. Tuy nhiên, do những hạn chế về hiểu biết của cá nhân và khả năng có hạn nên bản chuyên đề của tôi còn rất nhiều thiếu sót. Những giải pháp trên mới chỉ dừng lại ở những gợi ý chung, để thực hiện chúng cần phải có thời gian nghiên cứu, tìm hiểu kỹ hơn để xây dựng thành chương trình hành động cụ thể phù hợp với công ty cổ phần Sông Đà 11. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Th.S Nguyễn Vân Điềm & PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân (Đồng chủ biên) (2004), “Tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực”, Giáo trình Quản trị Nhân lực, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội – 2004, tr. 95 – 120. 2. Th.S Nguyễn Đức Kiên (2008). Bài giảng môn Quản trị nhân lực. 3. Phòng Tổ chức – Hành chính (2007), Quy định tuyển dụng CBCNV.cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự. 4. Phòng Tổ chức – Hành chính (2007), Sơ đồ tổ chức, CNNV của cán bộ chủ chốt. 5. Phòng Tổ chức – Hành chính (2007), Sơ đồ tổ chức, CNNV của cán bộ nhân viên các phòng ban trong Công ty. 6. Phòng Tổ chức – Hành chính (2007), Báo cáo nhân lực năm 2008. 7. Phòng tài chính kế toán (2008), Báo cáo tài chính. 8. Các trang Web: songda11.com.vn; ssi.com.vn… DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Hình I – 1. Mối quan hệ qua lại giữa tuyển mộ và các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực Sơ đồ II – 1. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Sông Đà Bảng II – 1. Cơ cấu cán bộ khoa học nghiệp vụ đến ngày 31/12/2007 Bảng II – 2. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2005, 2006 và 2007 Sơ đồ II – 2. Lưu đồ tuyển dụng tại công ty cổ phần Sông Đà 11 Bảng II – 3. Báo cáo nhân lực năm 2006, 2007, 2008 Bảng II – 4. Kết quả tuyển mộ năm 2006 và năm 2007 Bảng II – 5. Thống kê công tác tuyển chọn năm 2006 – 2007 LỜI CAM ĐOAN Họ và tên : Quách Thái Sơn Mã số sinh viên : CQ462349 Lớp : Quản trị nhân lực 46A Khoa : Kinh tế và Quản lý nguồn nhân lực Tôi xin cam đoan: bản chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tôi với đề tài là “Hoàn thiện công tác tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực tại công ty cổ phần Sông Đà 11” là sản phẩm nghiên cứu của chính bản thân tôi, không có sự sao chép của bất kỳ ai. Nếu có sự sao chép, tôi xin chịu mọi hình thức kỷ luật của Trường Đại học Kinh tế quốc dân đã đề ra. Sinh viên Quách Thái Sơn LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bản chuyên đề thực tập tốt nghiệp này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của Th.S Nguyễn Đức Kiên và các cán bộ, nhân viên của phòng Tổ chức – Hành chính nói riêng cũng như ban lãnh đạo công ty cổ phần Sông Đà 11 nói chung. Tôi xin chân thành cảm ơn thầy Th.S Nguyễn Đức Kiên và các anh chị trong công ty đã giúp tôi hoàn thành bản chuyên đề thực tập này Do điều kiện thời gian cũng như khả năng có hạn nên chuyên đề của tôi không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo để chuyên đề của tôi được hoàn thiện hơn. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, ngáy tháng năm 2008 Sinh viên Quách Thái Sơn MỤC LỤC