Chuyên đề Hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng Tổng công ty Đường sắt Việt Nam

+ 1 trường kĩ thuật nghiệp vụ ( đào tạo công nhân tại Di An-Bình Dương) Số ban quán lí dự án + 01 Đơn vị sự nghiệp kinh tế ( Ban quản lí cơ sở hạ tầng đường sắt ) do bộ giao thông vận tải ra quyết định. 4. Hoạt động của Tổng công ty Đường sắt Việt nam a. Các lĩnh vực hoạt động Theo quyết định của Thủ tướng chính phủ, Tổng công ty Đường sắt Việt Nam là tổ chức sản xuất có tính tập trung và thống nhất cao, vận tải là trung tâm, giao thông vận tải gắn kết chặt chẽ với nhau, các hoạt động sửa chữa công nghiệp, cơ khí xây dựng, cung ứng vật tư, dịch vụ… là vệ tinh, là hậu cần cho vận tải. Sản phẩm vận tải hàng hoá và hành khách. + Là sản phẩm đặc biệt, không có sản phẩm dự trữ. + Quá trình sản xuất đồng thời là quá trình tiêu thụ. + Gắn bó mật thiết và hiệu quả phụ thuộc rất lớn vào hệ thống cơ sở hạ tầng đường sắt. Sản phẩm công ích: Cũng là loại sản phẩm đặc biệt, không có sản phẩm dự trữ, chỉ dự trữ năng lượng. Độc quyền người tiêu thụ duy nhất là doanh nghiệp vận tải . Tổng công ty Đường sắt Việt Nam chuyên thực hiện các nhiệm vụ: - Kinh doanh vận tải đường sắt, vận tải đa phương thức trong nước và liên vận quốc tế. -Đại lý và dịch vụ vận tải. - Quản lý, khai thác và bảo dưỡng hệ thống kết cấu hạ tầng đường sắt quốc gia. -Tư vấn, khảo sát thiết kế, chế tạo, đóng mới và sửa chữa các phương tiện, thiết bị phụ tùng chuyên ngành đường sắt và câc sản phẩm cơ khí. - Tư vấn, khảo sát thiết kế, xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp và dân dụng. - Sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, hàng tiêu dùng, thực phẩm, kinh doanh bất động sản, du lịch, khách sạn, xuất nhập khẩu hàng hoá, dịch vụ viễn thông và tin học, in ấn. - Xuất khẩu lao động, hợp tác liên doanh, liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước trong hoạt động đường sắt và tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo pháp luật. - Nhận và sử dụng có hiệu quả vốn, tài nguyên, đất đai và các nguồn lực khác do Nhà nước giao để thực hiện nhiệm vụ phát triển sản xuất kinh doanh. -Tổ chức nghiên cứu các ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công nhân đáp ứng nhu cầu phát triển ngành. b. Phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam. Trong 3 năm 1999 - 2001 sản lượng và doanh thu của toàn ngành đều có mức tăng trưởng cao. Năm 2001 doanh thu toàn ngành đạt 35 tỷ đồng bằng 122,6% so với năm 2000, trong đó doanh thu vận tải đạt 1.597 tỷ với mức tăng trưởng 7%. Sản lượng km-tính đổi tăng bình quân 6,5%/năm, doanh thu tăng bình quân 16,03%/năm và là năm đạt mức tăng trưởng và doanh thu cao nhất trong những năm đổi mới. Đây là kết quả rất quan trọng, thể hiện ý chí vươn lên quyết tâm đổi mới của ngành Đường sắt. Để đạt được kết quả nêu trên ngành Đường sắt đã nỗi lực phấn đấu tinh thần chủ động sáng tạo, đẩy mạnh nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, quyết tâm phát huy nội lực toàn ngành, áp dụng đồng bộ nhiều biện pháp. Chủ động đầu tư phát triển, coi đó là nhiệm vụ quan trọng có tính quyết định đến kết quả sản xuất kinh doanh, trong giai đoạn vừa qua đã khơi thông nhiều kênh tạo vốn đầu tư, hầu hết các nguồn vốn đầu tư cho ngành Đường sắt tăng so với các năm trước. + Năm 2001, vốn SNKT là 599,6 tỷ đồng tăng 45,18% so với năm 2000. Vốn đầu tư XDCB, vốn ODA là 418 tỷ đồng tăng 27,9% so với năm 2000. + Huy động nguồn vốn tín dụng đầu tư trung và dài hạn của Quỹ hỗ trợ đầu tư của Ngân hàng ĐTPT, đầu tư đóng mới toa xe khách chất lượng cao, khôi phục, mua sắm đầu máy nhằm cải thiện, nâng cao chất lượng sức kéo, phương tiện, thiết bị vận tải. Trong 2 năm 2000 và 2001 đã đầu tư mua sắm và đóng mới từ nguồn tín dụng: 10 đầu máy đổi mới của Trung Quốc với giá trị khoảng 112 tỷ đồng. 100 toa xe hàng, 148 toa xe khách chất lượng cao. + Nguồn vốn khấu hao khối vận tải năm 2000, 2001 cũng tăng so với các năm trước. Năm 2001 là năm đầu tiên sau nhiều thập kỷ, khối vận tải trích đủ mức khấu hao theo quy định của chế độ, do doanh thu vận tải tăng. Nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm, đặc biệt là sản phẩm nội ngành, khuyến khích và tạo sự cạnh tranh lành mạnh giữa các đơn vị thông qua chất lượng, giá thành. Phát triển thị trường, mở rộng thị phần, đặc biệt là thị phần vận tải Đây là bước đi đúng hướng quyết định tương lai của ngành đường sắt. đầu tư đúng mức cho việc tổ chức kinh doanh, tiếp thị cơ sở vật chất kỹ thuật để thu hút các nguồn hàng mới hoặc các nguồn hàng có khối lượng lớn. Tăng cưòng mối quan hệ với các cơ quan chức năng Nhà nước nên đã tranh thủ được sự đồng tình ủng hộ, hỗ trợ cho việc đầu tư, phát triển sản xuất. Lành mạnh hoá tài chính, khắc phục và chấn chỉnh các yếu kém về công tác quản lý kế hoạch tài chính. Do vậy đã nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, lao động. Áp dụng nhiều biện pháp nhằm đẩy mạnh vận chuyển hàng hoá, đặc biệt là vận chuyển container Hiện đã đầu tư, cải tạo và đưa vào hoạt động gần 500 toa xe có thể chở được container tăng gần gấp đôi so với năm trước( chỉ tính riêng năm 2000 đã có hơn 100 toa xe chở container được đưa vào sử dụng). Đã áp dụng cơ chế giá ưu đãi vận chuyển với các chủ hàng, khuyến khích các doanh nghiệp trong ngành Đường sắt đầu tư mua container vận tải trên biển. * Sau đây là một số bảng thống kê + Bảng thống kê tổng doanh thu hàng năm Đơn vị: tỷ đồng Chỉ tiêu 1999 2000 2001 2000/1999 2001/1999 Tổng số toàn ngành 2.098,320 2.783,628 3.534,711 1,33 1,68 1 Khối vận tải 1.116,049 1.454,485 1.597,555 1,30 1,43 2 Khối cơ sở hạ tầng 309,470 385,403 557,869 1,24 1,80 3 Khối công nghiệp 145,005 279,593 366,667 1,93 2,53 4 Khối xây dựng 219,779 275,577 480,261 1,25 2,19 5 Khối dịch vụ, vận tải, du lịch 307,747 388,570 532,359 1,26 1,73 + Bảng thống kê lợi nhuận trước thuế. Đơn vị: tỷ đồng TT Chỉ tiêu 1999 2000 2001 2000/1999 2001/1999 I Tổng số toàn ngành 14.932 28.089 53.474 1,88 3,58 1 Khối vận tải 4.458 7.030 15.224 1,58 3,41 2 Khối cơ sở hạ tầng 2.075 4.297 4.184 2,07 2,02 3 Khối công nhgiệp 1.938 4.552 19.142 2,35 9,88 4 Khối xây lắp 6.615 9.134 13.379 1,38 2,02 5 Khối dịch vụ, vật tư du lịch 0.154 3.076 1.545 1,.97 10,03 Thống kê lao động + Tổng lao động hiện có 44.237 người + Số lao động có việc làm thường xuyên 44.237 người + Số lao động không có việc làm 0 người Bảng thống kê thực hiện nộp ngân sách Đơn vị: tỷ đồng Chỉ tiêu 1999 2000 2001 2000/1999 2001/1999 Tổng số toàn ngành 181.998 184.838 218.270 1,02 1,19 1 Khối vận tải 136.919 135.986 152.222 0,99 1,11 2 Khối cơ sở hạ tầng 2.119 2.831 16.694 1,34 7,88 3 Khối công nghiệp 6.647 9.125 13.891 1,37 2,09 4 Khối xây lắp 17.102 16.085 15.418 0,94 0,90 5 Khối dịch vụ, vẩn tải du lịch 19.211 20.811 20.045 1,08 1,04 Tổng số toàn ngành năm 1999 là 181.998 tỷ đồng đến năm2001 tổng số toàn ngành đạt 218.270. Mức tăng bình quân trong năm là 1,19 % năm. II. NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TỔNG CÔNG TY ĐƯỜNG SẮT VIỆT NAM. Chức năng: Văn phòng Tổng công ty Đường Sắt Việt Nam( gọi tắt là Văn phòng Tổng công ty) là cơ quan tham mưu tổng hợp cho Tổng giám đốc quản lý, điều hành các hoạt động tại cơ quan Tổng công ty Đường sắt Việt Nam. Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác thi đua tuyên truyền trong toàn công ty. Là cơ quan phát ngôn của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam. Quản lý công tác hành chính, quản trị. Nhiệm vụ: Tổng hợp, lập chương trình công tác hàng tháng, quý của cơ quan Tổng công ty. Lên chương trình công tác lãnh đạo của Tổng công ty. Soạn thảo hoặc phối hợp soạn thảo: các quyết định, chỉ thị của Tổng giám đốc, báo cáo giao ban, thông báo kết luận các cuộc họp do lãnh đạo Tổng công ty chủ trì, quy chế làm việc và các quy chế khác và các quy chế khác đảm bảo hoạt động của cơ quan Tổng công ty. Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp thông tin việc triển khai thực hiện các quy chế, quyết định, chỉ thị của Tổng giám đốc trong toàn Tổng công ty. Chủ trì hoặc phối hợp với các bộ phận liên quan xây dung chương trình, chuẩn bị nội dung và các điều kiện khác để tổ chức các hoạt độnh lễ tân và các hội nghị của Tổng công ty, tổ chức thực hiện các chuyến công tác của lãnh đạo Tổng công ty. Nghiên cứu chính sách, chế độ thi đua khen thưởng để vận dụng triển khai thực hiện vào điều kiện cụ thể của Tổng công ty, phối hợp với các đoàn thể trong công tác thi đua khen thưởng, tổ chức các phong trào thi đua ngắn hạn, dài hạn, chỉ đạo về nghiệp vụ thi đua khen thưởng, nhân điển hình trong toàn ngành. Là thường trực thi đua của cơ quan Tổng công ty. Thường trực giúp lãnh đạo Tổng công ty trong các công tác tuyên truyền, liên hệ với các cơ quan báo chí, thông tin trong và ngoài ngành, tổ chức các cuộc tiếp xúc với báo chí để đưa tiếng nói của ngành đến với công chúng. Tổ chức thực hiện các công tác văn thư - lưu trữ: soạn thảo hoặc chủ trì phối hợp soạn thảo những văn bản quy định về công tác văn thư – lưu trữ, hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện đối với cơ quan và các đơn vị thuộc Tổng công ty, thu thập tài liệu lưu trữ, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác có hiệu quả. Rà soát phát hiện sai sót đảm bảo về thủ tục hành chính của các văn bản trước khi trình lãnh đạo Tổng công ty ký. Thu thập tài liệu và những hiện vật lịch sử liên quan đến truyền thống ngành đường sắt, bảo quản và phục vụ khai thác có hiệu quả. Quản lý công tác kế toán tài chính ( vốn, tài sản, các nguồn kinh phí khác được Tổng côngty giao để đảm bảo các hoạt động của cơ quan Tổng công ty. Xây dung kế hoạch chi tiêu thường xuyên và bổ sung kế hoạch kịp thời đáp ứng nhu cầu về chi quỹ quản lý hàng năm phục vụ cán bộ viên chức khối cơ quan, lập kế hoạch đầu tư mua sắm, cải tạo xây lắp cơ quan và tổ chức thực hiện kế hoạch đó, chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật và các quy định về chế độ tài chính kế toán của Nhà nước và Tổng công ty. Duy trì hoạt động các trang thiết bị phục vụ cơ quan, đảm bảo cảnh quan môi trường xanh, sạch, đẹp. Tổ chức bảo vệ an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ cơ quan Tổng công ty. Quản lý, sử dụng, khai thác có hiệu quả phương tiện đi lại, đáp ứng yêu cầu công tác của cơ quan Tổng công ty. Chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho cán bộ viên chức khối cơ quan Tổng công ty. Thực hiện các nhiệm vụ khác được lãnh đạo Tổng công ty giao. 1. Cơ cấu tổ chức hành chính văn phòng của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam Sơ đồ bộ máy Chánh văn phòng Các phó văn phòng PHÒNG THI ĐUA TUYÊN TRUYỀN PHÒNG TỔNG HỢP PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG TÀI VỤ PHÒNG QUẢN TRỊ ĐỘI XE ĐỘI BẢO VỆ Văn phòng Tổng công ty Đường sắt Việt Nam bao gồm các phòng ban sau: - Phòng Thi đua tuyên truyền 1 người - Phòng Tổng hợp 4 người - Phòng Hành chính 6 người - Phòng Tài vụ 3 người - Phòng Quản trị 11 người - Đội xe 11người - Đội bảo vệ 14 người 2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng của Tổng công ty. Văn phòng Tổng công ty do Chánh văn phòng phụ trách, một số Phó văn phòng giúp việc điều hành một số lĩnh vực công tác do Chánh văn phòng phân công. * Chánh văn phòng được Tổng giám đốc uỷ quyền là chủ tài khoản: - Tiền gửi ngân hàng - Tiền gửi hạn mức kinh phí ngân sách cấp về. - Khoa học công nghệ, an toàn giao thông. - Thu phí về lệ phí thẩm định dụ án đầu tư xây dụng cơ bản và một số tài khoản dự phòng khác. Được duyêt chi theo kế hoạch Tổng giám đốc. Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước cơ quan về kết quả hoạt động của Tổng công ty và trực tiếp phụ trách các hoạt động công tác: Tham mưu, tổng hợp trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Tổng công ty, Chánh văn phòng có trách nhiệm: Bố trí sắp xếp đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức trong văn phòng công ty có đủ năng lực trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác điều hành. Chỉ đạo công tác của văn phòng theo những kê hoạch đã lập, chương trình công tác của công ty. Chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên và đột xuất của công ty. Xếp lịch công tác và lịch làm việc của Tổng giám đốc, các Phó Tổng giám đốc. Theo dõi tổng hợp và phối hợp cùng các phòng ban để đề xuất kịp thời với Tổng giám đốc các biện pháp đẩy mạnh công tác tài chính. * Các Phó văn phòng. Là ngừơi giúp việc cho Chánh văn phòng công ty thay quyền quản lý và điều hành cơ quan văn phòng khi Chánh văn phòng đi công tác, được Chánh văn phòng giao uỷ quyền, được giải quyết mọi công việc và được kí thay một số loại văn bản mà được sự uỷ nhiệm của Chánh văn phòng. *Phòng Thi đua tuyên truyền. Tuy chỉ có một người nhưng với sự năng động của mình phòng Thi đua tuyên truyền đã hoàn thành công việc của Tổng công ty giao cho. Vào dịp cuối năm phòng đã tổng kết các hoạt động thi đua, lập danh sách khen thưởng các phòng ban, các nhân viên thực hiện vượt mức kế hoạch đề ra của Tổng công ty. Bên cạnh đó phòng còn có nhiệm vụ tuyên truyền đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước. * Phòng Tổng hợp. Là các chuyên viên được Chánh văn phòng phân công theo dõi, giúp việc cho Giám đốc và các Phó giám đốc của công ty trên tất cả lĩnh vực công tác của công ty: Tổng hợp các chế độ thi đua khen thưởng và các vấn đề kinh tế của công ty. Luôn phải theo dõi nắm bắt mọi tình hình hoạt động của các ngành, các đơn vị trực thuộc sự quản lý Tổng công ty. Đưa ra những ý kiến, những nội dung chíng xác cho chương trình làm việc, chuẩn bị các dự án, các báo cáo cho Tổng giám đốc chỉng đổi sửa chữa các nội dung dự thảo của văn bản theo chỉ đạo của Chánh văn phòng phải đảm bảo tính pháp lý của các văn bản. * Phòng Tài vụ. Tài vụ có trách nhiệm cấp phát chi tiêu tài chính của Tổng công ty, các phòng ban ngành thuộc quỹ lương văn phòng Tổng công ty. Hướng dẫn các đơn vị làm các thủ tục hoàn ứng và thanh toán theo quy định hiện hành của Nhà nước. Giúp Chánh văn phòng trong việc thanh quyết toán tài chính khi thực hiện dự án việc mua sắm, sửa chữa các trang thiết bị . * Phòng Quản trị . Đảm bảo phục tốt các hoạt động của Tổng công ty: về phương tiện, cơ sở vật chất( phục vụ các cuộc họp, hội nghị, đón tiếp khách đi công tác… Quản lý và lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị, dụng cụ cần thiết phục vụ cho hoạt động của Tổng công ty và các phòng ban của Tổng công ty. Tổ chức thực hiện công tác lễ tân của Tổng công ty và các đơn vị thành viên, tổ chức tốt công tác y tế cơ quan, chăm lo đời sống vật chất của cán bộ công nhân viên của công ty, bảo vệ cơ quan, phòng cháy chữa cháy, thông tin liên lạc, vệ sinh cơ quan… Định kỳ kiểm tra tài sản, báo cáo đề xuất sửa chữa, thanh lý những tài sản đẫ được trang bị nhưng bị hư hỏng, không còn giá trị sử dụng. Lưu chuyển công văn, giấy tờ của Tổng công ty và các đơn vị thành viên đảm bảo kịp thời, an toàn, bảo quản và giữ bí mật nội dung các văn bản. * Phòng Hành chính. Trưởng phòng hành chính Trưởng phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về điều hành, quản lí, phân công, giao nhiệm vụ hàng ngày cho các bộ phận trong phòng. Tổng hợp các tình hình chung của Tổng Công ty để báo cáo lãnh đạo, tổ chức các cuộc hội nghị sơ, tổng kết, tham gia các cuộc họp mà công ty tổ chức, ghi chép biên bản các cuộc hội nghị ra các thông báo mời họp, hội nghị, thông báo các quyết định của cuộc họp, tổ chức các cuộc triển lãm. Xây dựng kế hoạch trung và dài hạn, các văn bản về chính sách về chế độ quản lí và hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực chuyên môn mà mình phụ trách trên cơ sở chủ trương chính sách của Nhà nước và của ngành. Xây dựng lịch làm việc cho lãnh đạo, tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty xây dựng cơ chế quản lí sản xuất kinh doanh theo lĩnh vực hoạt động được giao, giúp lãnh đạo phối hợp hoạt động với đảng uỷ, công đoàn, đoàn thanh niên, tổ chức soạn thảo các văn bản, tài liệu hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ của ngành. Làm công tác đối nội, đối ngoại, quan hệ với khách mời, dự các cuộc họp, hội nghị của Liên hiệp, tổ chức khai thác thông tin phục vụ cho chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh của liên hiệp, thống nhất quản lí khai thác sử dụng mạng lưới thông tin, công tác văn thư lưu trữ, đánh máy, tổ xe, ký các văn bản, giấy tờ mời họp, giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công nhân viên trong cơ quan đồng thời phụ trách vấn đề nối mạng, cung cấp tin tức, tài liệu trên mạng Internet cho lãnh đạo và các phòng, cập nhật, lưu trữ số liệu thực hiện kế hoạch hàng năm. Cán bộ văn thư, lưu trữ: Đây là một công tác khá quan trọng, có một vai trò lớn trong việc đảm bảo thông tin cho các họat động của cơ quan. Công tác văn thư, lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thư, lưu trữ là nội dung quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy công tác văn thư lưu trữ gắn liền với mỗi hoạt động của các cơ quan, đơn vị, là một công việc không thể thiếu, một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan. Đối với Tổng công ty Đường sắt Việt Nam là cơ quan doanh nghiệp Nhà nước hoạch toán độc lập có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp cơ quan phát triển các thế mạnh của liên hiệp đồng thời đề ra các chủ trương, biện pháp quản lý đầu tư trực tiếp của nước ngoài vào công ty. Do đó việc tiếp nhận, ban hành các công văn, giấy tờ chiếm một lượng khá lớn, đòi hỏi phải có 2 người làm công tác này: một người phụ trách văn thư, một người phụ trách lưu trữ. Nhưng do tình hình cơ quan còn thiếu người nên các công việc về văn thư, lưu trữ, thủ quỹ cơ quan, đánh máy in ấn tài liệu do một nhân viên phụ trách. Hiện nay, văn phòng có trang bị máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy Fax cho công tác văn thư lưu trữ để cho công tác này phục vụ có hiệu quả, kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan. Cán bộ văn thư – lưu trữ có nhiệm vụ tiếp nhận công văn, giấy tờ đi, giấy tờ đến và vào sổ theo dõi (vào 2 sổ riêng biệt), đóng dấu cẩn thận, chuyển giao nhanh chóng. Cán bộ văn thư – lưu trữ phải đảm bảo không để lẫn, thất lạc công văn, giấy tờ, tài liệu, phải thường xuyên sắp xếp quản lý, phân loại tài liệu để khi cần thiết có thể dễ tìm, dễ thấy phục vụ kịp thời cho cơ quan. Ngoài ra, người làm công tác văn thư lưu trữ sẽ thực hiện một số công việc được phân công đột xuất. Còn việc xử lý công văn, văn bản thì công văn đến phải được vào sổ và đóng dấu công văn đến theo quy định, sau đó chuyển đến lãnh đạo duyệt. Sau khi xử lý xong công văn được chuyển đến phòng hành chính theo dõi và nắm bắt các vấn đề có liên quan. Công văn khi chuyển đến lãnh đạo hay các phòng phải được ký nhận. Trưởng phòng chịu trách nhiệm nghiên cứu văn bản trước khi chuyển đến các cán bộ nhân viên thực hiện. Riêng các công văn khẩn, công văn cần xử lý gấp cán bộ văn thư cần trình ngay cho lãnh đạo để xử lý kịp thời. Các văn bản khi soạn thảo phải đảm bảo tính quy phạm, thể thức văn bản theo quy định và đảm bảo về nội dung, văn phong hành chính. Tất cả các công văn đi đều phải được vào sổ công văn và lưu ở văn thư cơ quan và các cán bộ chuyên quản. Cán bộ văn thư còn là người vừa kiêm nhiệm thủ quỹ cơ quan, luôn đối chiếu với sổ thu chi của kế toán để giúp kế toán cân đối sổ sách chi tiêu rõ ràng, sạch sẽ, cấp phát tiền lưong cho cán bộ cơ quan theo đúng quy định. * Đội xe. Ngưòi lái xe có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh quy chế và sử dụng xe của cơ quan, thực hiện đầy đủ và đúng các quy định của Nhà nước luôn thực hiện theo sự điều hành của quản lý. Lái xe cơ quan phải luôn sẵn sàng để đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, phải luôn chuẩn bị tốt mọi công việc phục vụ cho chuyến công tác dài của lãnh đạo cơ quan, chỉ có lãnh đạo và Chánh văn phòng mới được phép điều xe. Hàng tuần văn phòng tổng hợp xây dựng kế hoạch điều động xe để lái xe có sự chủ động trong công việc. Để đáp ứng yêu cầu của công việc một cách thuận lợi đòi hỏi lái xe cơ quan phải có trách nhiệm chăm sóc bảo dưỡng xe cẩn thận, luôn đảm bảo an toàn tuyệt đối cho cả người và xe, khi có sự cố hư hỏng lái xe có trách nhiệm báo cáo với phụ trách hành chính để theo dõi và đề xuất sửa chữa. Lái xe cơ quan cũng phải xác định được thái độ phục vụ chu đáo, tận tình, vui vẻ khi được phân công. * Đội bảo vệ. Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ cơ quan 24/24 giờ trong ngày. Bảo vệ có nhiệm vụ đảm bảo an toàn, an ninh trật tự cho cơ quan. Công tác bảo vệ đòi hỏi phải có sự kiên trì, lòng dũng cảm, tinh thần trách nhiệm cao và có phẩm chất đạo đức tốt. Việc phân chia công tác cho từng người, từng bộ phận nhằm nâng cao trách nhiệm của mỗi người trong công việc. Điều đó đòi hỏi người lãnh đạo phải biết bố trí, sắp xếp người hợp lý, đúng chuyên môn, đúng trình độ nghiệp vụ mà người đó được đào tạo. Hơn nữa, để cho công tác này được thực hiện tốt dưới sự điều hành của lãnh đạo cơ quan thì văn phòng phải có nhiệm vụ theo dõi kiểm tra, giám sát các hoạt động, thu nhận các báo cáo, tổ chức học tập rút kinh nghiệm để báo cáo lên lãnh đạo cơ quan, từ đó có hướng điều chỉnh điều hành sao cho phù hợp và tốt hơn nữa. 3. Tình hình hoạt động của văn phòng Tổng công ty Trong những năm qua, công tác tổ chức văn phòng cơ quan đã có những đóng góp khá lớn với sự nỗi lực của mọi người nên công tác hành chính quản trị đã đi vào nề nếp, hoạt động nhịp nhàng, tạo đà phát triển cho những năm sau. Về văn thư lưu trữ: Công tác quản lý công văn được chặt chẽ hơn, tất cả các công văn đi đến đều tập trung quản lý về một mối ở văn thư nên đã trách được sự lộn xộn, tuỳ tiện. Việc tiếp nhận công văn đến đều phải được vào sổ theo dõi, đóng dấu cẩn thận, chuyển giao tài liệu trong nội bộ phải ký nhận rõ ràng, vì vậy trong năm qua không có hiện tượng thất lạc công văn đi và đến. + Các công văn đi và đến đều xử lý theo đúng quy định, chấp hành văn bản đúng thể thức, đảm bảo quy trình pháp lý, chính xác về nội dung, đẹp về hình thức. + Công tác đánh máy, in ấn được thực hiện tốt, lượng văn bản được đánh máy và in ấn trong năm khá lớn, tuy vậy các văn bản được đánh máy và in ấn phục vụ kịp thời cho lãnh đạo và các cuộc hội nghị, hội thảo, bàn giao kế hoạch hàng năm. Công tác thủ quỹ thực hiện tốt, sổ sách ghi chép rõ ràng, cập nhật cẩn thận, quản lý tiền bạc chặt chẽ, vì vậy trong năm không để thiếu hụt, mất mát xảy ra. + Công tác quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị của cơ quan được coi trọng, chặt chẽ không để có hiện tượng mất mát xảy ra. Các thiết bị , tài sản, máy vi tính, máy photocopy đặt ở phòng nào thì phòng đó có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, khi có hiện tượng hư hỏng phải báo cáo kịp thời để có biện pháp xử lý, khi điều động đi phòng khác phải được sự nhất trí của lãnh đạo và báo cho phụ trách hành chính biết. Hàng năm văn phòng có trách nhiệm kiểm tra, kiểm kê, đánh giá lại tài sản, lên kế hoạch mua sắm trang bị lại các phòng ban khi cần thiết. Hàng tháng các phòng lập nhu cầu văn phòng phẩm, các vật tư gửi cho văn phòng để trình lãnh đạo duyệt. Tất cả các vật tư, văn phòng phẩm khi mua về phải được nhập kho, khi xuất phải có phiếu xuất kho và cơ sở ký nhận. + Xe cơ quan được giữ gìn, bảo quản tốt, trong năm không có hiện tượng hư hỏng lớn, các sự cố xe được xử lý kịp thời, lái xe đưa lãnh đạo đi về được an toàn, thái độ lái xe phục vụ tốt đảm bảo túc trực thường xuyên để khi cần là có mặt. Hàng tuần văn phòng của Tổng công ty xây dựng kế hoạch điều động xe để lái xe có sự chủ động trong công việc. + Công tác tài chính kế hoạch và sử dụng ngân sách đều làm tốt, đi vào nề nếp, quản lý kinh phí theo đúng nguyên tắc chế độ quy định, giải quyết kịp thời lương và các chế độ khác cho mọi người. Về chính trị tư tưởng + Chuyên viên và cán bộ văn phòng chấp hành tốt chủ trương chính sách của Đảng, Nhà nước, các quyết định của cơ quan, luôn nắm vững các nghị quyết, chỉ thị của Nhà nước để thực hiện và vận dụng tốt nhiệm vụ chuyên môn được giao. + Tư tưởng của chuyên viên và cán bộ văn phòng luôn vững vàng, không có biểu hiện dao động trước mọi thử thách của cơ chế thị trường, không có biểu hiện tư tưởng lệch lạc, không có biểu hiện tiêu cực trong công việc được giao. Mọi người đều có tinh thần kỷ luật tổ chức, kỷ luật lao động, có ý thức rèn luyện phấn đấu vươn lên về mọi mặt, không có đạo đức xấu trong tác phong, luôn sống lành mạnh, luôn có tinh thần đoàn kết giúp đỡ nhau trong công tác sinh hoạt. Mọi người đều có ý thức xây dựng cơ quan vững mạnh, tham gia đầy đủ các đội sinh hoạt chính trị, Nghị quyết của Đảng. Về chuyên môn nghiệp vụ. Mặc dù công việc tổng hợp bận rộn, vất vả xong mọi ngưòi vẫn phải tranh thủ thời gian kể cả ngày lễ chủ nhật để hoàn thành mọi công việc được giao với tinh thần trách nhiệm cao, đúng tiến độ thời gian. Tất cả nhân viên trong văn phòng cố gắng nắm bắt tình hình công việc, tự tìm tòi nghiên cứu để hoàn thành công việc được giao, đáp ứng tài liệu, văn bản kịp thời cho lãnh đạo. + Tổng hợp tài liệu số liệu văn bản, kế hoạch năm để báo cáo cho lãnh đạo cơ quan. + Rà soát số liệu văn bản của các phòng ban trong cơ quan để giao kế hoạch kịp thời cho các phòng ban, kịp thời triển khai từ đầu năm. + Chủ động tổ chức các hội thảo góp ý cho chiến lược phát triển của toàn công ty cho những năm tiếp sau. Trên cơ sở đó chỉnh lí văn bản và trình lên lãnh đạo phê duyệt. + Đôn đốc các phòng ban hoàn thành chiến lược phát triển tổng thể cho các năm sau. Đã đầu tư nghiên cứu văn bản chiến lược phát triển, có góp ý cụ thể và trở thành ý kiến chính thức của công ty trong hội nghị thẩm định chiến lược phát triển. Trên cơ sở đó đã soạn thảo quyết định phê duyệt kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh. Về kế hoạch năm 2004 + Toàn ngành đã phấn đấu thực hiện thắng lợi mục tiêu tổng quát của năm 2004 là “Ổn định, đổi mới công nghệ, an toàn và phát triển” tập trung mọi khả năng, huy động tối đa nội lực của ngành gắn với sử dụng có hiệu quả nguồn lực bên ngoài nhằm phấn đấu đạt mức tăng trưởng về doanh thu toàn ngành là 8% trở lên, trong đó doanh thu vận tải là 10% trở lên so với năm 2003, bảo đảm đủ việc làm, thu nhập bình quân toàn ngành tăng 5% trở lên. + Đặt công tác đảm bảo an toàn vận tải là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu ở mọi lúc, mọi nơi; phấn đấu không có tai nạn nặng, nghiêm trọng do chủ quan gây ra, giảm tai nạn nhẹ và vi phạm trở ngại chạy tàu 10% so với năm 2003; nâng cao tỷ lệ tàu đi đến đúng giờ; tiếp tục giữ vững an ninh trật tự, tổ chức thực hiện tốt Nghị định 39/ CP, Nghị quyết số 13/2002 của Chính phủ, chỉ thị của Bộ trưởng Bộ GTVT để đảm bảo an toàn giao thông. + Tiếp tục thực hiện tốt Quyết định 34/2003/TTg của Thủ tướng Chính phủ về thành lập Tổng công ty và Quyết định 216/2003/QĐ-TTg phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam: ổn định tổ chức và hoạt động, xác lập đầy đủ và toàn diện hệ thống cơ chế và quy chế quản lý, đổi mới mọi hoạt động của Tổng công ty và các đơn vị thành viên. + Đẩy mạnh công tác đổi mới mọi công nghệ ở mọi lĩnh vực, ngành nghề, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ về thông tin trong quản lý kỹ thuật, sản xuất kinh doanh; tăng cường chỉ đạo và điều hành vận tải một cách khoa học, chú trọng đầu tư đổi mới sức kéo, sức chở, tiếp tục nâng cao chất lượng đầu máy toa xe, đảm bảo đủ xe, máy cho vận tải, phục vụ tốt cho vận chuyển khách vào các dịp lễ tết, mùa hè, ổn định tiếp tục mở rộng hệ thống bán vé điện toán, tổ chức lại công tác dịch vụ vận tải hàng hoá, tăng cường công tác tiếp thị , quảng cáo cho thương hiệu ĐSVN, tăng thị phần vận tải của đường sắt, tiếp tục nâng cao chất lượng phục vụ hành khách. + Củng cố hơn nữa cơ sở hạ tầng nhằm đảm bảo an toàn và đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khai thác vận tải. Đầu tư có trọng điểm cầu, đường, giữ chất lượng các tuyến. + Tập trung chuẩn bị dự án đường gom, đường ngang, dự án xây dựng giải phân cách giữa đường bộ đường sắt tại các khu vực trọng điểm. + Chủ động đẩy mạnh tiến độ việc cụ thể hoá Quyết định 06/2002/TTg của Thủ tướng Chính phủ về quy hoạch tổng thể phát triển ngành đường sắt. Đẩy mạnh công tác chuẩn bị đầu tư, chuẩn bị xây dựng, huy động nguồn vốn đầu tư cho phát triển cơ sở hạ tầng. + Tích cực tham gia đẩy mạnh quá trình để Quốc hội thông qua luật Đường sắt Việt Nam. + Tích cực chuẩn bị dự án rút ngắn hành trình tàu thống nhất 28 giờ. + Tiếp tục tổ chức cho cán bộ Đảng viên, công nhân viên học tập, quán triệt, thực hiện tốt các chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước, các nghị quyết của Ban chấp hành, Ban thường vụ Đảng ủy Đừơng sắt Việt Nam và hội đồng quản trị, các quyết định của ban lãnh đạo Tổng công ty đường sắt Việt Nam đặc biệt là chú trọng hiệu quả kinh tế trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. +Tổ chức thực hiện thắng lợi những nội dung phối hợp hoạt động năm 2004 được Tổng giám đốc Tổng công ty và các ban thường vụ công đoàn, đoàn thanh niên cộng sản cam kết. 4. Nhận xét về hoạt động văn phòng Qua học tập lý thuyết về chức năng nhiệm vụ của một văn phòng , em nhận thấy rằng văn phòng của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam đang thực hiện 3 chức năng. + Chức năng tổng hợp . + Chức năng tham mưu. + Chức năng hậu cần. Văn phòng tổng công ty thực hiện đầy đủ 3 chức năng trên và coi trọng cả 3 chức năng này. Văn phòng Tổng công ty luôn có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng ban trong công ty tạo thành hệ thống hoạt động thống nhất đem lại kết quả cao cho công ty. Trang thiết bị của văn phòng tương đối đủ nên đã áp dụng được các tiến bộ khoa học công nghệ vào công tác văn phòng đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ. Đối với chức năng hậu cần thì văn phòng của công ty thực hiện rất tốt từ việc tiếp, đón khách, đối nội, đối ngoại, đến việc tổ chức các cuộc họp, hội thảo, chuẩn bị các điều kiện để lãnh đạo đi công tác. Ngoài ra văn phòng còn chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị cho các phòng ban làm việc. Bên cạnh đó hoạt động văn phòng vẫn còn tồn tại cần khắc phục Công tác văn phòng chưa được xác định rõ ràng, cán bộ nhân viên văn phòng chưa được đào tạo đầy đủ để một người có thể kiêm nhiệm một số công việc trong văn phòng như cán bộ văn thư, lưu trữ phải biết thêm nhiệm vụ lễ tân. Qua báo cáo thực tập này, em xin đưa ra ý kiến đóng góp của mình là văn phòng của Tổng công ty cần phải tăng cường chức năng tổng hợp và đặc biệt là tăng cường chức năng tham mưu. Vì chỉ có văn phòng là đơn vị trung tâm của tổng công ty nắm giữ nhiều thông tin đầu vào, đầu ra và thông tin nội bộ mới có khả năng tổng hợp và tham mưu cho cấp lãnh đạo các ý kiến chính xác và kịp thời có hiệu quả nhất. Để ngày càng khẳng định tầm quan trọng vị trí của mình thì văn phòng phải không ngừng phát huy khả năng hoạt động hơn nữa trong công tác tham mưu, tổng hợp. III. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ. 1. Công tác văn thư. Văn phòng Tổng công ty Đường sắt Việt Nam đã bố trí một văn thư chuyên trách toàn bộ công tác văn thư của Tổng công ty, có nhiệm vụ và quyền hạn sau: Tiếp nhận, chuyển giao và xử lý văn bản đến, là đầu mối tiếp nhận tất cả các văn bản đến Tổng công ty. Quản lý và phát hành văn bản đi: Chịu trách nhiệm kiểm tra và làm các thủ tục theo đúng quy định của Nhà nước trước khi phát hành văn bản(vào sổ công văn đi, ghi sổ thứ tự, ngày, tháng, năm đóng dấu) Có nhiệm vụ quản lý các loại con dấu của Tổng công ty theo đúng quy định của Nhà nước. Đảm bảo tốt các chế độ bảo mật về công văn giấy tờ của Tổng công ty. a. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản Chuyên viên trong văn phòng Tổng công ty có trách nhiệm soạn thảo những văn bản thuộc lĩnh vực mình phụ trách. Ở Tổng công ty có sự phân công soạn thảo văn bản đến tong bộ phận, chuyên viên phụ trách lĩnh vực nào thì soạn thảo lĩnh vực ấy. Về thể thức văn bản do cơ quan ban hành theo đúng quy định của Nhà nước. Nội dung, thẩm quyền ban hành văn bản đúng quy định phân công không sự chồng chéo. Các thủ tục duyệt, ký, đóng dấu văn bản không có gì thiếu sót, tiến hành chặt chẽ, chính xác, đúng thẩm quyền quy định. Nói tóm lại, các văn bản do Văn phòng Tổng công ty ban hành đều được làm các thủ tục theo đúng quy định của Nhà nước. Văn phòng Tổng công ty được ban hành các loại văn bản sau: + Quyết định. + Thông báo. + Báo cáo. + Tờ trình Số liệu văn bản ban hành trong 3 năm thống kê như sau Năm Tên 2001 2002 2003 Quyết định 28 34 26 Thông báo 61 48 50 Tờ trình 18 25 14 Báo cáo 52 56 36 b. Quản lý văn bản đi. Tất cả mọi công văn, giấy tờ của Tổng công ty gửi đi hoặc gửi trong nội bộ cơ quan nhất thiết phải qua bộ phận văn thư để đăng ký và làm thủ tục gửi đi. Người văn thư khi đóng dấu vào công văn đi phải kiểm tra số, chữ, ký của người ký có đúng thẩm quyền hay không, dấu đóng đã đúng thể thức quy định hay chưa, nếu sai sót yêu cầu đơn vị đó sửa lại hoặc làm lại. Khi đóng dấu tên cần chú ý đóng dấu đúng tên họ, chức danh của người ký. Đối với công văn đi, văn thư lập 3 quyển sổ để tiên theo dõi và tìm tài liệu. Sổ đăng ký công văn đi như sau Ngày tháng của văn bản Số và ký hiệu Tên loại và trích yếu nội dung Người ký Nơi nhận ĐV hoặc người lưu Số lượng bản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 Trên đây là mẫu sổ văn bản đi, nếu là văn bản mật thì có thêm cột 9 “ Mức độ mật” và có một sổ theo dõi, quản lý riêng.Những tài liệu mật đó được quản lý và có chế độ bảo mật theo đúng quy định của Nhà nước. Sau khi hoàn tất, văn thư làm thủ tục gửi văn thư, bao gồm: + Phân nhóm. + Ghi địa chỉ. + Dán bì và chuyển đi bưu điện. Sổ đăng ký công văn đi bao gồm các loại sau: + Quyết định. + Chỉ thị. + Báo cáo. + Thông báo. + Công văn. + Tổng hợp, nội dung các cuộc họp văn phòng, thi đua khen thưởng, công điện. c. Quản lý văn bản đến. Văn thư là đầu mối tiếp nhận tất cả các loại văn bản đến của Tổng công ty – Văn phòng Tổng công ty và các cán bộ công chức khác trong công ty. Văn bản đến là loại văn bản Tổng Công ty nhận được từ nơi khác gửei đến gồm: Các loại văn bản, giấy mời họp, đơn thư…của các cơ quan Nhà nước, đoàn thể và của cá nhân, tài liệu nghiên cứu, tham khảo, tối mật, tuyệt mật, văn bản của các cơ quan khác. Hàng ngày, Phòng hành chính lưu trữ tập hợp các loại văn bản đến, báo cáo Chánh văn phòng về dự kiến chuyển giao (trừ các thư riêng, bì ghi tên cụ thể người nhận) theo hướng: Các văn bản có nội dung quan trọng, khẩn cấp được chuyển thẳng đến Trưởng phòng (qua thư ký giúp việc), Phó trưởng phòng, (như tài liệu các cuộc họp của Tổng công ty các cấp lãnh đạo). Loại văn bản trả lại nơi gửi: gồm văn bản không đúng thủ tục hành chính(thiếu dấu, chữ ký…); văn bản chưa được xử lý liên ban, ngành, văn bản nhàu nát, khó đọc… hoặc không đúng chức năng và thẩm quyền giải quyết. Trước khi chuyển giao văn bản, cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến. Đóng dấu đến vào văn bản đến nhằm xác nhận văn bản qua văn thư và biết được ngày đến. Đóng dấu đến vào khoảng trống bên lề công văn, dưới số và ký hiệu, trích yếu của văn bản hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề của văn bản. Nếu là văn bản mật thì đóng dấu lên bì thư. Sau khi đã đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến, văn bản được văn thư vào sổ đăng ký. Đây là khâu quan trọng vì giúp lãnh đạo nắm được số lượng văn bản đến trong ngày, nội dung của văn bản và có hướng theo dõi giảI quyết sau này. Khi đăng ký, cán bộ văn thư đảm bảo các nguyên tắc: không trùng lặp, bỏ sót, mỗi văn bản chỉ đăng ký một lần. Các tiêu chí trong các sổ đăng ký công văn đến được trình bầy như sau Ngày đến Số đến Tác giả Số và ký hiệu Ngày, tháng của văn bản Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Ngoài ra Tổng công ty còn quy định thời gian xử lý văn bản hàng ngày như sau: Văn thư sau khi nhận văn bản từ lãnh đạo phân phối xử lý trước 14 giờ cùng ngày. Lãnh đạo văn phòng sau khi nhận được tài liệu văn bản thì tiến hành xem xét, phân phối, xử lý ngay và chuyển lại cho văn thư trong vòng 1 giờ để văn thư vào sổ và tiếp tục chuyển giao đến cán bộ công chức có trách nhiệm xử lý ngay. Đối với những văn bản có vấn đề phức tạp cần thời gian để thẩm tra xác minh dài hơn thì cán bộ công chức phải báo cáo với lãnh đạo văn phòng nhưng không được kéo dài quá 3 ngày. Quy trình công văn đến của Tổng công ty. Người tham gia Công việc Văn thư Văn phòng Lãnh đạo Đánh máy Người giảI quyết Lưu trữ Nhận, bóc bì Phân loại Duyệt Nhân bản Phương pháp Lưu d. Quản lý và sử dụng con dấu của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam - Cơ quan có sử dụng cả dấu có hình quốc huy và các dấu khác + Dấu có hình quốc huy gồm dấu của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam + Các loại dấu khác gồm: Dấu các phòng ban, dấu chức danh các đồng chí lãnh đạo, dấu công văn đến. Những quy định về quản lý con dấu của Tổng công ty Đường sắt Việt Nam: văn thư chuyên trách của Tổng công ty có nhiệm vụ quản lý các loại con dấu, chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc bảo quản và sử dụng con dấu theo đúng quy định của Nhà nước. Đối với các loại dấu có hình quốc huy, văn thư có trách nhiệm giữ gìn và để riêng trong tủ, có khoá bảo vệ. Trước khi đóng dấu vào văn bản, cán bộ văn thư tiến hành kiểm tra văn bản. Văn thư chỉ đóng dấu vào văn bản đúng thể thức, yêu cầu và có chữ ký của cán bộ có thẩm quyền, Văn thư tự tay đóng dấu vào văn bản, dấu được đóng trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về bên trái. e. Công tác lập hồ sơ. Về cơ bản, các cơ quan hành chính Nhà nước đều có các loại tài liệu giống nhau, văn thư phải chủ động tham mưu, đề xuất để thủ trưởng đơn vị phân công nhiệm vụ cụ thể cho các cán bộ, thành viên có liên quan phối hợp thực hiện các nội dung theo nghiệp vụ chuyên môn. Cácd loại hồ sơ bao gồm: - Hồ sơ vụ việc. - Hồ sơ các cuộc họp. - Các loại báo cáo. - Tài liệu của các lãnh đạo Công ty. Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp các văn bản, tàI liệu thành các hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp nhất định. Công tác lập hồ sơ của Văn phòng Tổng công ty Đường sắt Việt Nam - Lập danh mục hồ sơ. - Mở hồ sơ. - Phân loại văn bản giấy tờ đưa vào hồ sơ. - Sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ. 2. Công tác lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong các phông lưu trữ. Trong quá trình hoạt động của Tổng công ty, cho đến nay phòng văn thư – lưu trữ Tổng công ty đã lưu trữ được rất nhiều tài liệu. Tài liệu lưu trữ được chia thành các nhóm bao gồm: Nhóm 1: Tài liệu của Chính phủ. Nhóm 2: Tài liệu của cấp Bộ. Nhóm 3: Tài liệu của Tổng công ty. Nhóm 4: Tài liệu lưu hành của các đơn vị trực thuộc. Đối với việc đánh giá tài liệu lưu trữ thì cán bộ lưu trữ tuỳ theo mức độ tài liệu sử dụng mà quy định thời gian lưu trữ là 5năm, 10 năm hoặc lâu dài. Khi xét tài liệu không còn cần thiết hoặc đã đủ thời gian lưu trữ theo quy định thì cán bộ lưu trữ làm tờ trình báo cáo xin ý kiến cấp trên và cơ quan chuyên môn nghiệp vụ để xin huỷ tài liệu. Trong quá trình hoạt động, cán bộ lưu trữ phải tìm nguồn tài liệu bổ sung vào tài liệu lưu trữ của công ty như các phòng thu tài liệu hoặc thu thập thêm tài liệu liên quan đến công ty để tài liệu lưu trữ phong phú hơn phục vụ công việc chung của công ty. Thống kê lưu trữ: là việc áp dụng các phương pháp chuyên môn nghiệp vụ khoa học nhằm nắm được một cách rõ ràng chính xác, kịp thời nội dung, thành phần, số lượng chất lượng tài liệu lưu trữ và cơ sở vật chất kỹ thuật khác trong phòng, kho lưu trữ. Công tác thống kê giữ một vị trí quan trọng trong công tác lưu trữ và trong việc quản lý công tác lưu trữ. Trên cơ sở những số liệu thống kê đã nắm được, các phòng, kho lưu trữ có thể xây dựng các kế hoạch công tác cho các khâu nghiệp vụ khác một cách đúng đắn thích hợp, từ khâu thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị cho đến khâu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Chế độ bảo quản tài liệu: Phải có tủ, giá thùng, cặp đựng tài liệu, bố trí kho, nơi để tà liệu khô ráo, thoáng, không ẩm ướt, đề phòng mối, chuột… Có quy định cụ thể về khai thác sử dụng tài liệu để tránh thất lạc, mất mát hoặc rách nát tài liệu. Hiện nay kho lưu trữ của công ty đã có những thiết bị như dụng cụ đo nhiệt độ, giá tủ sắp xếp tài liệu, thiết bị điều hoà nhiệt độ và độ ẩm, có nội quy phòng và chữa cháy nghiêm ngặt. Về công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Thực hiện những phương pháp, biện pháp, cách thức để sử dụng một cách khoa học hợp lý tài liệu lưu trữ, phát huy tác dụng và hiệu quả tài liệu lưu trữ trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị, khoa học, kỹ thuật phục vụ nhu cầu công tác thực tiiễn của cơ quan, cán bộ nhân viên nhà nước. Hàng năm nhân viên lưu trữ cung cấp khoảng trên 90 văn bản ở kho lưu trữ cho các cán bộ lãnh đạo công ty về các tài liệu như quyết định của cấp trên, thông báo, báo cáo, các số liệu thống kê…nhằm phục vụ cho việc giải quyết những việc có liên quan. Tại đây mở ra một phòng đọc nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu và tra cứu của lãnh đạo khi cần thiết. Sử dụng tài liệu lưu trữ ở công ty được tổ chức dưới dạng phòng đọc, tại đây cán bộ lưu trữ để bảng hướng dẫn tra tìm tài liệu. Đối với những tài liệu quý hiếm thì chỉ được chụp lại hoặc cấp bản sao tài liệu cho cán bộ có nhu cầu. PHẦN III NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY Tổng công ty Đường sắt Việt Nam được thành lập từ khi bao cấp, được quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tố chức bộ máy từ Tổng công ty đến các đơn vị trực thuộc và được bổ sung sửa đổi ngày càng phù hợp với tình hình thực tế của đất nước. Tổng công ty đã vận dụng được những thế mạnh và khả năng tiềm tàng vốn có của Tổng công ty để vượt qua được những thử thách của thị trường, khẳng định được vị trí là công ty chuyên cung cấp các dịch vụ vận tải đường sắt. Tuy nhiên do được thành lập sớm nên Tổng công ty không thể không có những ưu điểm và tồn tại. 1. Ưu điểm: Do có những quy định cụ thể chi tiết về công tác công văn giấy tờ cho nên công việc đã thuận lợi, giảm bớt ách tắc. Số lượng văn bản ban hành sai, ký sai thẩm quyền, quản lý không tốt để thất lạc đã giảm bớt. Đối với Tổng công ty Đường sắt Việt Nam số lượng công văn giấy tờ nội bộ cũng như ở bên ngoài gửi đến khá lớn, trước đây đã có tình trạng phòng, ban, đơn vị ban hành văn bản sai, tự thảo, tự ký, tự phát hành ban lãnh đạo không biết. Văn bản thất lạc muốn khai thác phải tra tìm mất nhiều thời gian. Từ khi có quy định về công tác công văn giấy tờ và lưu trữ của công ty thì tình trạng trên dần được khắc phục và ngày càng đi vào nề nếp. Điều này thể hiện qua việc đã bố trí những người có trình độ nghiệp vụ chuyên môn làm văn thư lưu trữ. Thực hiện chủ trương rà soát lại các văn bản đã ban hành có tác dụng rất tích cực, giúp loại bớt những văn bản ban hành sai quy định, những văn bản hết hiệu lực, văn bản cần sửa đổi bổ sung, văn bản còn hiệu lực thi hành… Qua công tác rà soát đã giúp hệ thống hoá các văn bản đã ban hành từ trước đến nay đã đưa vào lưu trữ. Các phòng, ban, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp lại văn bản, tong bước thực hiện quy chế bảo quản, thu nộp tài liệu lưu trữ theo đúng quy định. Công ty đã có tập huấn nghiệp vụ soạn thảo văn bản cho các trưởng phó phòng. Do đó, cán bộ đã nắm được một cách cơ bản về các quy định ban hành văn bản, quy trình ra văn bản, kỹ thuật soạn thảo văn bản, thể thức từng loại văn bản. Từ đó các phòng ban đã xây dựng được văn bản theo lĩnh vực chuyên môn của mình. Công tác văn thư đã tiến hành các bước đồng bộ nhịp nhàng, nhận, chuyển giao các văn bản đi, đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao kịp thời. Cán bộ nhân viên trong văn phòng đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đảm bảo các quy định về công tác công văn giấy tờ. Về cơ sở vật chất trang thiết bị trong văn phòng: Do những yêu cầu đặt ra trong quá trình tiếp nhận, xử lý, ban hành, lập hồ sơ lưu trữ đòi hỏi cơ sở vật chất, trang thiết bị phải đầy đủ. Tại văn phòng, nhất là ở phòng hành chính đã trang bị được máy photocopy, máy in, máy vi tính, fax. Nhìn chung các trang thiết bị đã tương đối đầy đủ để đảm bảo thực hiện tốt công việc được giao. 2. Tồn tại Tuy đã đạt được một số kết quả quan trọng trong việc thực hiện quy trình tiếp nhận, xử lý công văn giấy tờ, nhưng đến nay vẫn còn những tồn tại sau: Việc quản lý công văn giấy tờ, quy định thu nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phòng ban thực hiện chưa tốt. Do đó văn bản nằm rải rác ở phòng ban nghiệp vụ khi cần tìm không có hoặc mất nhiều thời gian. Riêng ở từng cán bộ, công nhân viên chức, nhiều người quản lý hồ sơ còn luộm thuộm, thất thoát ảnh hưởng đến năng suất làm việc của cá nhân của toàn công ty. Công tác lập hồ sơ của từng phòng, ban cũng chưa thực hiện đúng theo quy chế ban hành. Trong việc lưu trữ công văn giấy tờ thì cán bộ lưu trữ sắp xếp chưa khoa học, không phân loại nên khi tìm kiếm, phục vụ cho việc khai thác hồ sơ tài liệu còn mất nhiều thời gian. 2. Một số biện pháp khắc phục và kiến nghị - Để hướng tới xây dung một công ty hiện đại, theo kịp chủ trương công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, qua quá trình tìm hiểu, phân tích đánh giá công tác văn thư- lưu trữ cũng như ý nghĩa quan trọng của nó nhằm đảm bảo là cung cấp nguồn thông tin phục vụ công tác hàng ngày cho cán bộ lãnh đạo, cán bộ chuyên môn. Để giải quyết một số vấn đề còn tồn tại, tôi xin đưa ra một số kiến nghị như sau: - Do ảnh hưởng của cơ chế tập trung, quan liêu, bao cấp, đội ngũ cán bộ mặc dù đã được đào tạo về nghiệp vụ nhưng sự kém nhạy bén trong công việc cũng như không nắm bắt được một cách nhanh nhất các thông tin là điều tất yếu. Vì vậy để khắc phục tình trạng này công ty nên tăng cường hơn nữa việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên văn phòng như quản lý, soạn thảo văn bản, hành chính, đánh máy lưu trữ văn bản. Thường xuyên phổ biến và cập nhật hoá các quy định của Nhà nước về công tác công văn giấy tờ cũng như các kiến thức khác có liên quan đến nhiệm vụ của công tác văn phòng sao cho mỗi cán bộ nhân viên văn phòng có ý thức trách nhiệm cao hơn, có năng lực cao hơn trong công việc của mình. - Để nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng, lãnh đạo công ty cần chỉ đạo các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc nhanh chóng xây dung các quy chế làm việc cũng như các quy định khác về công tác công văn giấy tờ. Đồng thời qua từng thời kỳ cần xem xét bổ sung, sửa đổi quy chế cho phù hợp với tình hình thực tế. - Hiện nay phòng văn thư qua tìm hiểu , tôi nhận thấy nhân viên văn thư còn kiêm nhiệm nhiều công việc. Ngoài công việc nhận công văn đến, photo các tài liệu còn đảm nhận cả việc mua sắm các văn phòng phẩm cho văn phòng và cho các phòng ban khác. Vì vậy nên bố trí thêm người hoặc phân bổ đều công việc cho các nhân viên khác. - Tiếp tục hoàn chỉnh tổ chức công tác văn thư – lưu trữ. Tổ chức thực hiện tốt các đợt kiểm tra rà soát văn bản theo chủ trương chung. Thực hiện nghiêm túc quy chế công tác công văn giấy tờ và lưu trữ. Bố trí thêm cán bộ có trình độ chuyên môn vào bộ phận này. Để cập nhật hoá hồ sơ vào hệ thống máy tính đòi hỏi phải có nhân viên giỏi về lĩnh vực máy tính. - Phát huy hiệu quả của trang thiết bị văn phòng, nhất là máy tính. Máy tính không chỉ là phương tiện soạn thảo văn bản mà còn có nhiều tác dụng khác. Hiện nay tin học đã được ứng dụng vào công tác văn thư trong việc; soạn thảo và in ấn văn bản, quản lý văn bản, chuyển giao và tra tìm văn bản phục vụ cho việc sử dụng. Vì vậy việc khai thác ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ tốt hơn cho việc tra cứu tài liệu tiết kiệm thời gian. - Để góp phần làm tốt công tác văn thư và không ngừng đưa công tác văn thư vào nề nếp, ngoài việc tổ chức tốt các khâu nghiệp vụ còn phải tổ chức hợp lý, khoa học nơi làm việc. - Phòng làm việc của nhân viên văn thư là nơi thường xuyên giao dịch, trao đổi, liên hệ công tác cho nên được coi như là bộ mặt của một cơ quan. Vì thế cần sắp xếp các phương tiện và dụng cụ làm việc trật tự, ngăn nắp, khoa học thuận lợi cho công tác. - Cần chú ý đến môi trường làm việc, ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc. Văn phòng là nơi tiếp nhận thông tin, lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan trọng của công ty. Do đó cần bố trí thuận tiện cho việc giao dịch, phù hợp với tính chất của công việc cũng như bảo quản được tài liệu mật không để thông tin tiến lộ ra bên ngoài. KẾT LUẬN Tổng công ty Đường sắt Việt Nam đã và đang còn gặp nhiều khó khăn và thử thách khi bước sang cơ chế thị trường. Việc phát huy các nguồn lực một cách có hiệu quả nhằm thúc đẩy các hoạt động của công ty phát triển nhanh, việc điều hành kế hoạch trung dài hạn, ngắn hạn hàng năm càng phải đảm bảo tính hiệu quả trong kinh doanh. Các mục tiêu, đối tượng đầu tư phải đảm bảo các nhu cầu cần thiết, có hiệu quả và có tích luỹ nhanh, phù hợp với cơ chế thị trường trong và ngoài nước. Để đáp ứng được điều đó một trong những biện pháp hàng đầu là củng cố kiện toàn bộ máy tổ chức của toàn ngành để điều hành mọi hoạt động của công ty phát triển vững chắc và có hiệu quả. Cần phải chỉnh cơ cấu phòng ban, tăng cường tính hiệu quả kinh tế trong hoạt động của mỗi cá nhân, khuyến khích sự năng động nhằm đạt hiệu quả cao của toàn công ty. Cần thiết phải xây dựng cơ chế thích hợp để kiểm soát các công việc nhằm đưa ra giải pháp hữu hiệu. Bên cạnh đó công tác văn thư- lưu trữ được tổ chức tốt cũng góp phần tạo nên sự thành công của đơn vị bởi nó thật sự cần thiết, không thể thiếu được. Với chức năng thu thập, tổng hợp thông tin về mọi lĩnh vực công tác văn thư lưu trữ nhằm cung cấp thông tin cho lãnh đạo đưa ra được các quyết định đúng đắn, kịp thời. Quá trình thực tập vừa qua, được sự góp ý của Thầy giáo hướng dẫn và sự chỉ bảo của cán bộ công nhân viên của công ty và nhất là nhân viên phòng Hành chính cùng với lý luận đã được học trong trường và thực tế trong đợt thực tập này đã giúp em thấy được rõ hơn tầm quan trọng của văn phòng, nâng cao nhận thức cho bản thân. Không những thế em còn hiểu được chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, những công việc mà một nhân viên văn phòng tương lai như chung em phải làm trong khi nếu chỉ nghiên cứu lý luận chúng em còn bỡ ngỡ chưa hiểu được một cách sâu sắc. Tuy nhiên, do giới hạn về bài viết, thời gian và hiểu biết về lý luận cũng như thực tiễn còn hạn chế nên báo cáo thực tập chuyên đề chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong muốn nhận được sự góp ý của các thầy, các cô để bản báo cáo của em được tốt hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn cùng ban lãnh đạo và cán bộ phòng hành chính của Tổng công ty Đường sắt Việt nam đã giúp em hoàn thành báo cáo thực tập chuyên đề này.