Chuyên đề Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch sản xuất tại Nhà máy số 2 – Công ty cổ phần thiết bị bưu điện

xác định các yếu tố chủ đạo là nguồn cung cấp thông tin, nội dung của thông tin, mối quan hệ giữa các bộ phận trong hệ thống. Hệ thống thông tin phục vụ cho công tác xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy thể hiện qua sơ đồ 1.4 Sơ đồ 2.1: Hệ thống thông tin trong công tác xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy số 2 P. Kinh doanh P. TC – LĐ - TL P. Vật tư Bộ phận kho P. Kế hoạch điều độ ( Bộ phận lập kế hoạch ) P. Công nghệ Phân xưởng Thông tin đi tới: Thông tin phản hồi: Sơ đồ trên phản ánh mối liên hệ thông tin giữa các phòng ban trong quá trình lập kế hoạch, các nguồn thông tin và nội dung các thông tin phục vụ cho công tác lập kế hoạch của Nhà máy là: + Phòng Kinh doanh cung cấp các thông tin về thị trường, tình hình tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch tiêu thụ của các chi nhánh bán hàng và của Nhà máy. + Phòng Vật tư cung cấp thông tin về tình hình nguyên vật liệu, định mức sử dụng vật liệu. + Phòng Công nghệ cung cấp thông tin về tình hình máy móc thiết bị, quy trình công nghệ, định mức sử dụng máy móc thiết bị. + Phòng Tổ chức – Lao động – Tiền lương cung cấp thông tin về tình hình lao động của Nhà máy, số lao động của phân xưởng, thời gian lao động, .. + Bộ phận kho thành phẩm cung cấp thông tin về tình hình tồn kho sản phẩm hàng thàng, năm . + Các phân xưởng báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản lượng tháng của phân xưởng. Sơ đồ hệ thống thông tin trong xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy là khá hoàn thiện, có sự tương tác hai chiều giữa các phòng ban trong xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất. Để hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả thì cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban của Nhà máy . Nhiệm vụ xây dựng kế hoạch là của Phòng Kế hoạch điều độ nhưng để thực hiện được công việc của mình Phòng Kế hoạch điều độ cần có sự phối hợp của các phòng ban khác để hoạt động thu thập dữ liệu thuận lợi làm cơ sở xây dựng kế hoạch . Trách nhiệm của các phòng ban đã được quy định tuy nhiên trên thực tế không phải lúc nào giữa Phòng Kế hoạch điều độ và các phòng khác cũng có sự phối hợp nhịp nhàng . Nhiều trường hợp tình hình số lượng lao động của phân xưởng không được cung cấp kịp thời . Trên thực tế chỉ khi nào Phòng Kế hoạch yêu cầu thì các phòng ban mới cung cấp các dữ liệu . Thái độ làm việc của các phòng ban trong nhiều trường hợp không cao biểu hiện là việc chỉ trú trọng làm tốt phần việc của mình mà thiếu sự hợp tác với bộ phận khác trong thực hiện nhiệm vụ . Những hạn chế này đã làm giảm hiệu quả của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy . 2.3 Trình độ chuyên môn của nhân viên phụ trách công tác kế hoạch sản xuất và quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất Chất lượng của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất phụ thuộc nhiều vào trình độ chuyên môn của các nhân viên thực hiện công việc này. Nhân viên có trình độ chuyên môn cao, nhiều kinh nghiệm, kĩ năng lập kế hoạch sẽ thực hiện việc xây dựng kế hoạch tốt và ngược lại sự hạn chế vền năng lực, kiến thức thì việc phân tích các dữ liệu sẽ không chính xác, tốc độ xử lí thông tin sẽ chậm làm cho chất lượng của kế hoạch sản xuất bị giảm đi . Ở Nhà máy số 2 Phòng Kế hoạch điều độ thực hiện việc xây dựng kế hoạch sản xuất . tình hình lao động và phân công công việc như sau: + Số lao động: 4 người gồm một trưởng phòng và 3 nhân viên . + Trong bốn nhân viên thì một người làm nhiệm vụ trông coi, quản lí kho bán thành phẩm nên số nhân viên thực hiện việc quản lí, điều độ sản xuất là 3 nhân viên . + Nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất: Trong 3 nhân viên làm việc trên phòng thì kế hoạch sản xuấtdo ba người cùng xây dựng trong đó chủ yếu là do một nhân viên có trình độ cao nhất đảm nhiệm . + Trình độ chuyên môn và năng lực của các nhân viên: Trong bốn nhân viên thì một người có trình độ đại học, một người có trình độ trung cấp, 2 dới trung cấp (Là các công nhân làm việc dưới phân xưởng sau đó được đào tạo thêm và điều lên Phòng Kế hoạch điều độ làm việc ) . Do chỉ có một người có đủ kiến thức nên phần lớn các kế hoạch là do nhân viên này đảm nhiệm tuy nhiên do Nhà máy sản xuất nhiều sản phẩm khác nhau và có tới 10 phân xưởng nên khối lượng công việc tính toán là rất nhiều, do đó nên nhiều khi dẫn tới sự quá tải trong công việc . Nhiều chỉ tiêu kế hoạch đưa ra dựa trên kinh nghiệm chứ không phải các tính toán khoa học . Do trình độ chuyên môn của nhân viên còn hạn nên đã làm giảm hiệu quả xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy. Bên cạnh năng lực của nhân viên thì công tác xây dựng kế hoạch sản xuất còn phụ thuộc vào quy trình xây dựng kế hoạch, phương pháp xây dưng kế hoạch. Một quy trình hợp lí, khoa học sẽ nâng cao hiệu quả xây dựng kế hoạch và ngược lại . Hiện tại quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy gồm các bước sau: - Xác định căn cứ xây dựng kế hoạch sản xuất: Các căn cứ bao gồm + Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất qua các giai đoạn trước . + Kế hoạch tiêu thụ của Nhà máy . + Các đơn hàng của khách hàng . + Các chỉ tiêu nhiệm vụ sản xuất Công ty giao cho Nhà máy . + Tình hình tồn kho sản phẩm . -Phân tích dữ liệu: Sau khi thu thập các dữ liệu làm căn cứ bộ phận xây dựng kế hoạch sẽ phân tích các dữ liệu này và xác định các chỉ tiêu hiện vật của kế hoạch sản xuất . Các kế hoạch được xây dựng là: Kế hoạch sản xuất năm của Nhà máy, kế hoạch sản xuất tháng của Nhà máy và kế hoạch sản xuất tháng của các phân xưởng . Một công việc quan trọng ở bước này là thư hiện các dự báo để xây dựng kế hoạch tuy nhiên việc làm này chưa được thực hiện tốt do khả năng làm dự báo của nhân viên còn yếu và số liệu về kết quả thực hiện kế hoạch trong quá khứ được lưu lại quá ngắn, chỉ trong vòng 2 năm, nhiều sản phẩm nhân viên thường dựa vào kinh nghiệm của mình để xác định kế hoạch sản xuất. - Phê duyệt kế hoạch sản xuất: Sau khi xây dựng xong kế hoạch sản xuất sẽ được trình phê duyệt theo quy định của Công ty và Nhà máy, theo đó kế hoạch sản xuất năm do lãnh đạo công ty phê duyệt, kế hoạch sản xuất tháng do Giám đốc Nhà máy phê duyệt . 2.4 Các bộ phận cấu thành kế hoạch sản xuất của Nhà máy số 2 2.4.1 Kế hoạch sản xuất năm Kế hoạch sản xuất năm còn được gọi là kế hoạch sản xuất tổng thể. Kế hoạch này được xây dựng cho Nhà máy trong khoảng thời gian một năm. Xét về mặt thời gian thì đây là kế hoạch dài nhất của Nhà máy . - Bộ phận xây dựng kế hoạch: Kế hoạch sản xuất năm do Phòng Kế hoạch điều độ xây dựng - Thời gian xây dựng kế hoạch: Kế hoạch sản xuất năm cảu năm tiếp theo được lập vào tháng 12 của năm hiện tại . Ví dụ kế hoạch sản xuất năm 2008 sẽ được lập vào tháng 12 năm 2007. Sau khi xây dựng xong kế hoạch được trình Giám đốc Nhà máy xem xét sau đó trình lãnh đạo Công ty phê duyệt. Nội dung của kế hoạch sản xuất năm thể hiện ở bảng 2.1 Bảng 2.1: Kế hoạch sản xuất năm của Nhà máy số 2 Stt Tên sản phẩm Đơn vị tính Đơn giá ( Đồng ) Dự kiến sản lượng thực hiện năm 2007 Kế hoạch sản xuất năm 2008 Số lượng Giá trị ( Đồng ) Số lượng Giá trị  (Đồng ) 1 Kìm bưu chính Cái 172,000 2,276 391,472,000 2,000 344,000,000 2 Dấu nhật ấn Cái 194,000 9,500 1,843,000,000 5,000 970,000,000 3 Dấu ngang các loại Cái 60,000 4,704 282,240,000 3,500 210,000,000 4 Dấu máy các loại Cái 500,000 252 126,000,000 200 100,000,000 5 Ô chia thư Cái 2,500,000 15 37,500,000 10 25,000,000 6 Thùng thư to k2000- 1 mặt Cái 1,100,000 100 110,000,000 200 220,000,000 7 Thùng thư to k2000- 2 mặt Cái 1,200,000 25 30,000,000 29 34,800,000 8 Thùng thư nhỏ Cái 220,000 450 99,000,000 800 176,000,000 9 Xe nâng bưu chính Cái 35,000,000 1 35,000,000 1 35,000,000 10 Xe nâng ghép băng tải Cái 30,000,000 1 30,000,000 1 30,000,000 11 Rệp Uy2 Cái 250 5,540,000 1,385,000,000 2,000,000 500,000,000 12 Cáp quang km 4,560,000 - - 50 228,000,000 13 Bảo an STC 5- 3c Cái 50,000 10,000 500,000,000 15,000 750,000,000 14 Bảo an S5000- P Cái 300,000 3,323 996,900,000 2,000 600,000,000 15 Phiến postef 10 - cat 5 Cái 30,000 22,500 675,000,000 20,000 600,000,000 ….. Giá trịsản lượng ……………….. …………… “ Nguồn: Phòng Kế hoạch điều độ” Bảng trên là kế hoạch sản xuất năm 2008 của một số sản phẩm của Nhà máy, ta thấy các chỉ tiêu của kế hoạch sản xuất năm gồm hai chỉ tiêu cơ bản là số lượng sản phẩm từng loại và giá trị sản lượng tương ứng của chúng . - Ý nghĩa của các chỉ tiêu: + Tên sản phẩm: Là tên gọi hay kí hiệu của các sản phẩm. + Đơn giá: Là giá thành sản xuất . + Dự kiến sản lượng thực hiện năm 2007: Là ước tính về số lượng sản phẩm sẽ thực hiện được trong năm 2007 và giá trị của chúng . Là con số ước tính vì khi xây dựng kế hoạch thì năm 2007 chưa kết thúc. + Kế hoạch sản xuất năm 2008: thể hiên về mặt số lượng và giá trị sản lượng của từng sản phẩm ma Nhà máy dự định sản xuất trong năm 2008. 2.4.2 Kế hoạch sản xuất tháng Kế hoạch sản xuất tháng của Nhà máy là sự cụ thể hóa kế hoạch sản xuất năm cho từng tháng nhất định . Bộ phận xây dựng kế hoạch: kế hoạch này do Phòng Kếhoạch điều độ chịu trách nhiệm xây dựng . Thời gian xây dựng kế hoạch: kế hoạch sản xuất tháng của tháng tiếp theo được xây dựng xong vào khoảng ngày 25 của tháng hiện tại. Ví dụ kế hoạch sản xuất tháng 10 năm 2007 sẽ được lập vào ngày 26 tháng 9 năm 2007. Nội dung của kế hoạch sản xuất tháng về cơ bản giống nội dung của kế hoạch sản xuất năm, gồm hai chỉ tiêu chính là số lượng sản phẩm từng loại và giá trị sản lượng tương ứng của chúng cũng như giá trị sản lượng của tất cả các sản phẩm trong tháng . Nội dung của kế hoạch sản xuất tháng của Nhà máy thể hiên ở bảng 2.2 Bảng 2.2: Kế hoạch sản xuất tháng (Tháng 4 năm 2007 ) Stt Tên sản phẩm Đơn vị tính Đơn giá ( Đồng ) Tồn đầu kì Nhu cầu tiêu thụ Kế hoạch sản xuất Số lượng Giá trị I Sản phẩm đấu nối 2,707,200,000 1 Vỏ hộp HC2 Cái 90,000 3,571 3,100 3,000 270,000,000 2 Măng xông cáp 4- 6 Cái 1,100,000 144 70 500 550,000,000 3 Măng xông cáp PMO Cái 1,336,000 110 200 267,200,000 4 Giá phiến inox Cái 3,500 3,260 15,750 20,000 70,000,000 5 Rệp UY2 Cái 250 390,000 1,000,000 250,000,000 6 Bảo an STC5 3c Cái 65,000 10,000 650,000,000 7 Bảo an TDX 3c Cái 65,000 8,360 10,000 650,000,000 II Sản phẩm nội đài 75,000,000 1 Ghi nguồn cáp Cái 15,000,000 4 5 75,000,000 III Sản phẩm bưu chính 280,600,000 1 Kìm bưu chính Cái 172,000 35 150 25,800,000 2 Dấu nhật ấn Cái 194,000 80 200 38,800,000 3 Dấu ngang Cái 60,000 300 18,000,000 4 Dấu máy Cái 500,000 10 5,000,000 5 Chân đế thùng thư Cái 200,000 15 30 40 8,000,000 6 Xe nâng BC Cái 35,000,000 1 35,000,000 7 Dây thí bưu chính Màu trắng Cái 600 64,000 100,000 60,000,000 Màu đỏ Cái 600 59,390 100,000 60,000,000 Màu vàng Cái 600 50,000 30,000,000 …………….. …. ……. … ……. …….. ………. Giá trị sản lượng ….. ……. …. …..... …….. ………. “Nguồn: Phòng Kế hoạch điều độ”) 2.4.3 Kế hoạch sản xuất tháng từng phân xưởng Kế hoạch sản xuất tháng từng phân xưởng là một kế hoạch tác nghiệp quan trọng của Nhà máy, đây là sự phân chia kế hoạch sản xuất tháng cuả toàn Nhà máy cho từng phân xưởng cụ thể . Trong kế hoạch sản xuất tháng của phân xưởng sẽ xác định các chỉ tiêu nhiệm vụ cụ thể cho từng phân xưởng . Bộ phận xây dựng kế hoạch: Kế hoạch sản xuất tháng của từng phân xưởng do Phòng Kế hoạch điều độ xây dựng. Thời gian xây dựng: kế hoạch sản xuất tháng của tháng tiếp theo được lập vào khoảng ngày 28 của tháng hiện tại . Ví dụ kế hoạch sản xuất tháng 10 năm 2007 sẽ được lập vào ngày 28 tháng 9 năm 2007 . - Nội dung của kế hoạch sản xuất tháng của phân xưởng gồm các chỉ tiêu cơ bản là: số lượng sản phẩm từng loại, thời gian cần hoàn thành . Việc xác định sản phẩm mà phân xưởng sản xuất căn cứ váo chức năng của mỗi phân xưởng như phân xưởng 8 là phân xưởng lắp ráp sẽ thực hiện việc lắp ráp hoàn thiện các sản phẩm loa, bảo an, …Nội dung của kế hoạch sản xuất tháng của phân xưởng thể hiện ở bảng 2.3 Bảng 2.3: Kế hoạch sản xuất tháng phân xưởng ( Phân xưởng 8 - Tháng 5 / 2007 ) Stt Tên sản phẩm / Chi tiết Đơn vị tính Số lượng Thời gian hoàn thành 1 Loa 25W cái 2000 20 /5 /2007 2 Loa 30W có BA Cái 500 10/5/2007 3 Loa 30W không có BA Cái 500 25/5/2007 4 Biến áp loa 25W Cái 1000 15/5/2007 5 Hộp HC2 Cái 3000 20/5/2007 6 Hộp thông thoại Cái 15000 25/5/2007 7 Rệp UY2 Cái 1000000 30/5/2007 8 Bảo an TDX 3c Cái 6500 30/5/2007 9 Bảo an STC5- 3c Cái 10000 30/5/2007 “ Nguồn: Phòng Kế hoạch điều độ”) 2.5 Một số kết quả xây dựng, thực hiện kế hoạch sản xuất của Nhà máy số 2 trong thời gian qua Những kết quả đạt được Trước đây khi nền kinh tế nước ta chưa chuyển sang cơ chế thị trường, các kế hoạch nói chung và kế hoạch sản xuất nói riêng của Nhà máy là những chỉ tiêu, con số pháp lệnh do Nhà nước giao cho . Công tác xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy chưa được coi trọng đúng mức do đó mà kế hoạch sản xuất đề ra chưa gắn với thực tế của Nhà máy nên chất lượng của kế hoạch còn thấp, kết quả thực hiện kế hoạch chưa cao. Sau khi đất nước đổi mới, áp lực của nền kinh tế thị trường đồi hỏi Công ty và Nhà máy phải phải có cái nhìn mới về công tác xây dựng kế hoạch trong đố có kế hoạch sản xuất. Ban lãnh đạo Nhà máy đã xác định kế hoạch sản xuất là kế hoạch có vai trò trung tâm trong việc thực hiện mục tiêu sản xuất kinh doanh của Nhà máy nên đã giành sự đầu tư đúng mức cho công tác xây dựng kế hoạch sản xuất . Nhờ đó mà chất lượng của kế hoạch được nâng lên, kết quả thực hiện kế hoạch cao hơn . Chất lượng của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất được phản ánh một phần qua các kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất .Những kết quả cụ thể về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất của Nhà máy thể hiện trên những khía cạnh sau: * Về giá trị sản lượng kế hoạch và giá trị sản lượng thực hiện: Trong thời gian qua việc thực hiện kế hoạch sản xất sản của Nhà máy đã đạt được những kết quả khá tốt, kết quả này thể hiện ở bảng 2.4 và biểu đồ 2.10 Bảng 2.4: Giá trị sản lượng sản xuất của Nhà máy số 2 Năm/Chỉtiêu Giá trị sản lượng (Ngàn đồng ) Chênh lệch tuyệt đối(Ngàn đồng ) % hoàn thành kế hoạch Kế hoạch Thực hiện 2006 59,564,085.46 58,356,850 - 1,207,235.46 97.97 2007 61,730,505 66,887,334.5 5,126,829.5 108.35 2008 65,067,700 “ Nguồn: Tác giả tổng hợp” Biểu đồ 2.1 – Biểu đồ giá trị sản lượng cuả Nhà máy số 2 Ta thấy rằng trong thời gian qua kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất của Nhà máy là ở mức rất cao . Năm 2006 Nhà máy đã thực hiện được gần 98% Kế hoạch sản xuất đề ra còn năm 2007 Nhà máy đã thực hiện vượt kế hoạch 8.35% làm cho giá trị sản lượng sản xuất tăng lên trên 5 tỷ đồng. Giá trị sản lượng thực hiện của Nhà máy năm sau cao hơn năm trước từ 58,356,850,000 đồng năm 2006 lên 66,887,334,500 đồng năm 2007 Như vậy là năm 2007 giá trị sản lượng thực hiện so với năm 2006 đã tăng gấp 1,15 lần tương ứng là 8,530,484,500 đồng .Trong khi đó giá trị sản lượng kế hoạch năm 2007 so với năm 2006 chỉ tăng 2,166,419,540 đồng. . Tốc độ tăng của giá trị sản lượng thực hiện cao hơn tốc độ tăng của giá trị sản lượng kế hoạch cụ thể là năm 2007 giá trị sản lượng thực hiện tăng 14,64% so với năm 2007 trong khi tốc độ tăng của giá trị sản lượng kế hoạch là 3,64%. Như vậy là mức độ tăng của giá trị sản lượng thực hiện tăng gấp 4 lần mức độ tăng của giá trị sản lượng kế hoạch. * Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất của một số nhóm sản phẩm chủ yếu: được thể hiện qua bảng 2.5 : Bảng 2.5: Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất theo nhóm sản phẩm của Nhà máy số 2 Stt Nhóm sản phẩm 2006 2007 Kế hoạch 2008( Ngàn đồng) Kế hoạch ( Ngàn đồng ) Thực hiện ( Ngàn đồng ) % hoàn thành Kế hoạch (Ngàn đồng ) Thực hiện (Ngàn đồng ) % hoàn thành 1 Cáp và thiết bị quang 290,405.46 260,300.00 89.63 1,649,545.50 333,000.00 20.19 3,697,000.00 2 Sản phẩm đấu nối 16,008,780.00 20,960,171.00 130.93 22,842,000.00 19,881,880.00 87.04 18,609,000.00 3 Sản phẩm nội đài 1,977,620.00 1,735,400.00 87.75 2,021,000.00 2,409,850.00 119.24 7,455,000.00 4 Phụ kiện mạng cáp 2,803,670.00 1,279,650.00 45.64 1,783,200.00 4,947,524.00 277.45 3,197,700.00 5 Sản phẩm bưu chính 5,849,930.00 4,911,630.00 83.96 5,814,000.00 4,462,932.00 76.76 3,937,000.00 6 Sản phẩm gia công và sản phẩm công nghiệp 20,046,968.00 17,601,658.00 87.80 21,620,759.50 19,709,026.00 91.16 16,172,000.00 7 Sản phẩm và bán thành phẩm cung cấp cho các Nhà máy 12,586,712.00 11,608,041.00 92.22 6,000,000.00 15,143,122.50 252.39 12,000,000.00 “Nguồn: Tác giả tổng hợp” - Trong năm 2006 Nhà máy đã hoàn thành 98% kế hoạch sản xuất đề ra trong đó hầu hết các nhóm sản phẩm chủ lực đều thực hiện khá tốt Như sản phẩm cáp và hiết bị quang đạt 89.63% kế hoạch, sản phẩm và bán thành phẩm cung cấp cho các Nhà máy đạt 92,22% kế hoạch, đặc biệt là nhóm sản phẩm đấu nối đã vượt kế hoạch tới 30.93%. - Trong năm 2007 toàn Nhà máy đã thực hiện vượt kế hoạch 8.35% trong đó nhóm sản phẩm gia công và sanr phẩm công nghiệp đạt 91.16%, đáng chú ý là trong năm 2007 đã có tới 3 nhóm sản phẩm thưc hiện vượt kế hoạch với tỉ lệ rất cao. * Về việc thực hiện kế hoạch sản xuất hàng tháng Kết quả thực hiện kế hoạch tháng của Nhà máy thể hiện qua bảng 2.6 Bảng 2.6: Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất tháng của Nhà máy Tháng 7/2007 8/2007 9/2007 10/207 11/2007 12/2007 Kế hoạch(Ngàn đồng ) 5,698,350 6,335,550 5,529,350 6,004,300 6,599,100 4,432,400 Thực hiện(Ngàn đồng ) 5,765,389 5,384,481 5,668,336.5 6,540,708 6,841,315 5,455,789 Chêng lệch(Ngàn đồng ) 67,039 - 951,069 138,986.5 536,408 6,182,215 1,023,389 % hoàn thành kế hoạch 101.18 84.99 102.51 108.93 103.98 123.09 “ Nguồn: Tác giả tổng hợp”) Có thể thấy rằng việc thực hiện kế hoạch sản xuất tháng của Nhà máy là rất tốt .Trong 6 tháng cuối năm 2007 thì có tới 5 tháng Nhà máy thực hiện vượt kế hoạch đề ra. Những kết quả chưa đạt được * Mặc dù kế hoạch năm của Nhà máy được thực hiện khá tốt, tuy nhiên nếu xét riêng cho từng nhóm sản phẩm thì việc thực hiện kế hoạch vẫn chưa đạt được kết quả như mong muốn cụ thể là: - Trong năm 2006 trong 7 nhóm sản phẩm của Nhà máy thì có tới 6 nhóm sản phẩm không đạt được kế hoạch đề ra bao gồm: Sản phẩm cáp và thiết bị quang chỉ đạt 89.63% kế hoạch, sản phẩm nội đài chỉ đạt 87.75% kế hoạch, phụ kiện mạng cáp chỉ đạt 45.64% kế hoạch, sản phẩm bưu chính chỉ đạt 83.96% kế hoạch, sản phẩm gia công và sản phẩm công nghiệp chỉ đạt 87.8% kế hoạch và sản phẩm cung cấp cho các Nhà máy chỉ đạt 92.22% kế hoạch . Như vậy xét về mặt hiện vật và giá trị sản lượng thì Nhà máy đã không hoàn thành kế hoạch đề ra. Giả sử các nhóm sản phẩm không hoàn thành kế hoạch trong năm 2006 đều thực hiện được kế hoạch thì giá trị sản lượng thực hiện của Nhà máy sẽ tăng lên là: + Sản phẩm cáp và thiết bị quang: 290405.46 – 260300 = 30105.46 ngàn đồng + Sản phẩm nội đài: 197620 – 1735400 = 242220 ngàn đồng + Phụ kiện mạng cáp: 2803670 - 1278650 = 1524020 ngàn đồng + Sản phẩm bưu chính: 5849930 – 4911630 = 938300 ngàn đồng + Sản phẩm gia công và sản phẩm công nghiệp: 20406968 – 17610658 = 2455310 ngàn đồng + Sản phẩm và bán thành phẩm cung cấp cho cá Nhà máy: 12586712 – 11608041 = 978671 ngàn đồng Giá trị sản lượng thực hiện tăng thêm là: 6158626.46 ngàn đồng Tổng giá trị sản lượng thực hiên năm 2006 sẽ là: 64515476.46 ngàn đồng % hoàn thành kế hoạch săn xuất năm 2006 sẽ là: 108.31 % - Năm 2007 trong 7 nhóm sản phẩm của Nhà máy thì có 4 nhóm sản phẩm là không hoàn thành kế hoạch sản xuất cụ thể là: sản phẩm cáp và thiết bị quang chỉ đạt 20.19% kế hoạch, sản phẩm đấu nối chỉ đạt 87.04% kế hoạch, sản phẩm bưu chính chỉ đạt 76.76% kế hoạch, sản phẩm gia công và sản phẩm công nghiệp chỉ đạt 91.16% kế hoạch. Về giá trị thì Nhà máy đã vượt kế hoạch đề ra nhưng xét về mặt hiện vật thì Nhà máy đã không hoàn thành kế hoạch đề ra do vẫn còn 4 nhóm sản phẩm không hoàn thành kế hoạch. Giả sử các nhóm sản phẩm không đạt kế hoạch năm 2007 hoàn thành kế hoạch thì giá trị sản lượng thực hiện năm 2007 sẽ tăng lên là: + Sản phẩm cáp và thiết bị quang: 1649545.5 – 330000 = 1316545.5 ngàn đồng + Sản phẩm đấu nối: 22842000 – 19881880 = 2960120 ngàn đồng + Sản phẩm bưu chính: 5814000 – 4462932 = 1351068 ngàn đồng + Sản phẩm gia công và sản phẩm công nghiệp: 21620759.5 – 19709026 = 1911733.5 ngàn đồng Giá trị sản lượng thực hiên tăng thêm là: 7539467 ngàn đồng Giá trị sản lượng thực hiện năm 2007 sẽ là: 74426801.5 ngàn đồng % hoàn thành kế hoạch sản xuất năm 2007 sẽ là: 120.57% . *Việc thực hiện kế hoạch tác nghiệp cuả phân xưởng chưa đạt kết quả như mong muốn: Kế hoạch tác nghiệp quan trọng của Nhà máy là kế hoạch sản xuất tháng của phân xưởng. Trong thời gian qua việc thực hiện kế hoạch này vẫn còn một số tồn tại dẫn tới tình trạng hầu như tháng nào Nhà máy cũng có phân xưởng không hoàn thành kế hoạch, điều này thể hiện ở bảng 2.7 Bảng 2.7: Tình hình không hoàn thành kế hoạch sản xuất cuả phân xưởng ( 6 tháng cuối năm 2007 ) Tháng Tên phân xưởng 12/2007 - Phân xưởng 4: Tủ kp2000- pcs ( 320/500 ) - Phân xưởng 6: Chi tiết phích F250 ( 7000/20000), Vỏ điện thoại wl501 ( 8000/10000) 11/2007 - Tổ cơ khí điện tử: kẹp phiến Fs ( 0/400), Thân MSC ( 0/500 ) 10/2007 Phân xưởng 8: Phiến cat 5- 10 đôi (16500/20000) - Tổ cơ khí điện tử: Thân MSC 4- 6 ( 0/500). 9/2007 - Phân xưởng 8: loa 30w có BA ( 0/500 ), Bảo an S5000- P2c (3323/3500 ) 8/2007 - Phân xưởng bưu chính: Tủ Kp6000pcs ( 0/100) Tủ Kp300pcs ( 0/300 ) 7/2007 - Phân xưởng 10: Khuôn bánh xe dấu nhật ấn ( 700/ 3000) ( Nguồn: Tác giả tổng hợp ) Qua bảng trên có thể nhận thấy rằng các phân xưởng đã không hoàn thành kế hoạch sản xuất được giao điều này làm giảm kết quả thực hiện kế hoạch chung của toàn Nhà máy trong tháng. 2.6 Đánh giá công tác xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy số 2 Ưu điểm Qua phân tích thực trạng công tác kế hoạch sản xuất của Nhà máy số 2 só thể rút ra một ưu điểm là: - Vai trò của công tác xây dựng kế hoạch sản xuất đã được Nhà máy xác định đúng mức nên có sự quan tâm đầu tư vật chất và nhân lực cho hoạt động này . - Quá trình xây dựng kế hoạch sản xuất có sự phân công trách nhiệm rõ ràng và sự phối hợp giữa các phòng ban thông qua một hệ thống thông tin hợp lí. - Kế hoạch sản xuất được xây dựng theo quy trình có tính khoa học . - Các bộ phận trong kế hoạch sản xuất có sự cân đối giữa kế hoạch sản xuất năm với kế hoạch sản xuất tháng và kế hoạch sản xuất của phân xưởng . - Nội dung của bản kế hoạch sản xuất là khá đầy đủ phản ánh các chỉ tiêu về mặt hiện vật và giá trị sản lượng sản xuất. - Thời gian xây dựng kế hoạch là hợp lí . Kế hoạch sản xuất luôn được xây dựng xong trước kì sản xuất mới . Hạn chế và nguyên nhân Bên cạnh các ưu điểm trên thì công tác xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy số 2 vẫn còn một số mặt chưa tốt là: - Quy trình xây dựng kế hoạch chưa thực sự hoàn thiện . Một số công việc trong quy trình như tổng hợp, phân tích dữ liệu chưa thực hiện tốt . - Sự phối hợp giữa các phòng ban trong xây dựng và thực hiện kế hoạch còn chưa thật sự tốt làm giảm hiệu quả xây dựng kế hoạch sản xuất. - Chất lượng kế hoạch sản xuất của phân xưởng chưa thực sự cao do quá trình xây dựng kế hoạch chưa có sự cân đối giữa nhu cầu sản xuất và năng lực sản xuất của phân xưởng. - Trình độ chuyên môn của các nhân viên phụ trách công tác kế hoạch sản xuất còn hạn chế nên làm giảm hiệu quả xây dựng, thực hiện kế hoạch sản xuất . - Chưa có hệ thống chỉ tiêu phản ánh hiệu quá của công tác kế hoạch sản xuất . - Nội dung bản kế hoạch sản xuất tháng của phân xưởng chưa hoàn thiện, mới chỉ phản ánh về mặt hiện vật chưa phản ánh về mặt giá trị sản lượng. Chương 3 Giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy số 2 3.1 Hoàn thiện quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất Tổ chức tốt xây dựng kế hoạch nói chung và kế hoạch sản xuất nói riêng là một việc làm quan trọng để nâng cao chất lượng của kế hoạch sản xuất và kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất. Xây dựng kế hoạch sản xuất có độ chính xác cao, bám sát với tình hình của thị trường và năng lực của Nhà máy thì việc hoàn thiện quy trình xây dựng kế hoạch là cần thiết. Hiện tại kế hoạch sản xuất của Nhà máy đã được xây dựng theo một quy trình nhưng nhìn chung là quy trình đó còn chưa hoàn thiện, một số bước trong quy trình còn chưa thực hiện tốt như phân tích, dự báo, … Vì vậy cần hoàn thiện quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất để nâng cao chất lượng của kế hoạch . Một quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất hoàn thiện gồm có các bước như trong sơ đồ 3.1 Bước 1 Xác định mục tiếu, nhiệm vụcủa KHSX Phân công công việc Xác định căn cứ và thu thập dữ liệu Tổng hợp, phân tích dữ liệu Xây dựng kế hoạch Phê duyệt kế hoạch Sơ đồ 3.1 – Quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất Bước 2 Bước 3 *Bước 1: Chuẩn bị xây dựng kế hoạch, ở đây cần làm các công việc sau: - Xác định mục tiêu, nhiệm vụ của kế hoạch sản xuất: Tùy theo điều kiện cụ thể của từng giai đoạn mà đề ra các mục tiêu của kế hoạch sản xuất . Các mục tiêu cơ bản của một kế hoạch sản xuất là: Các chỉ tiêu trong kế hoạch phải mang tính khả thi phù hợp với năng lực của Nhà máy, kế hoạch sản xuất phải đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trường về sản phẩm của Nhà máy, kế hoạch sản xuất phải đảm bảo các nhiệm vụ mà công ty giao cho Nhà máy, kế hoạch sản xuất phải thực hiện được mục tiêu tài chính đề ra tức là phải đem lại lợi nhuận . - Phân giao nhiệm vụ: Việc phân công trách nhiệm trong xây dựng kế hoạch sản xuất ở Nhà máy nhìn chung là hợp lí . Phòng Kế hoạch điều độ thực hiện việc xây dựng kế hoạch sản xuất năm, kế hoạch sản xuất tháng của cacr Nhà máy và từng phân xưởng . ban lãnh đạo Nhà máy theo dõi, giám sát, chỉ đạo xây dựng kế hoạch sản xuất. Các phòng ban chức năng và các bộ phận liên quan có nhiệm vụ hỗ trợ, hợp tác với Phòng Kế hoạch điều độ trong xây dựng kế hoạch sản xuất. - Xác định các căn cứ xây dựng kế hoạch: Đây là việc làm hết sức quan trọng bởi các căn cứ là cơ sở để có một kế hoạch tốt. Các căn cứ cần xem xét khi xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy là: Kế hoạch sản xuất hàng năm của toàn Công ty . Kế hoạch tiêu thụ năm, tháng của các chi nhánh tiêu thụ của công ty. Kế hoạch tiêu thụ của Nhà máy. Kết quả thực hiện các kế hoạch trong quá khứ của Nhà máy. * Bước 2: Xây dựng kế hoạch, ở đây càn làm các công việc sau: - Thực hiện phân tích và dự báo: Dựa trên các tài liệu làm căn cứ xây dựng kế hoạch thì phải phân tích, dự báo để các con số đưa ra trong kế hoạch có độ tin cậy . Tùy theo từng sản phẩm mà các phương pháp dự báo có thể áp dụng là khác nhau như bình quân di động, san bằng mũ giản đơn, phân tích hồi quy, phép hoạch định xu hướng, …Trong thời gian qua việc tiến hành các dự báo của Nhà máy chưa được thực hiện tốt do các số liệu về kết quả sản xuất Nhà máy chỉ lưu lại trong vòng một năm mà để dự báo cần có số liệu về một thời gian dài trong quá khứ, số loại sản phẩm Nhà máy sản xuất là rất nhiều nên khối lượng tính toán lớn, để dự báo đòi hỏi nhân viên có kinh nghiệm và trình độ cao tuy nhiên số nhân viên trong Phòng Kế hoạch điều độ chỉ có 4 người trong đó một người làm việc ở kho thành phẩm nên số nhân viên còn lại chỉ là 3 người nên nhiều khi bị quá tải trong công việc . Để khắc phục những hạn chế này có thể tiến hành phân loại sản phẩm và việc dự báo sẽ được thực hiên với các sản phẩm quan trọng, có giá trị sản lượng cao. - Xây dựng kế hoạch: Sau khi phân tích và dự báo kế hoạch sản xuất được xây dựng trong đó xác định rõ số lượng sản phẩm từng loại, giá trị sản lượng của từng sản phẩm giá trị sản lượng toàn Nhà máy. * Bước 3: Phê duyệt và truyền đạt kế hoạch sản xuất Sau khi xây dựng xong ké hoạch sản xuất sẽ được trình phê duyệt theo quy định của Công ty và Nhà máy theo đó kế hoạch sản xuất năm do lãnh đạo công ty phê duyệt, kế hoạch sản xuất tháng do Giám đốc Nhà máy phê duyệt . Kế hoạch sau khi được duyệt được phổ biến bằng văn bản cho các phòng ban để chủ động thực hiện nhiệm vụ của mình. Để thực hiện gải pháp này cần làm một số công việc mang tính chất phụ trợ là: Trước hết các tài liệu làm căn cứ cho việc dự báo phải đầy đủ và chính xác . Kế hoạch sản xuất của Công ty và kế hoạch tiêu thụ của Các chi nhánh phải được chuyển về Nhà máy kịp thời . Các số liệu về kết quả sản xuất cần được lưu trữ lâu hơn . Ngoài ra cần nâng cao trình độ cảu nhân viên phụ trách công tác kế hoạch sản xuất để họ làm các dự báo nhanh chóng và chính xác. Nâng cao trình độ sử dụng tin học cho các nhân viên . Khi xây dựng kế hoạch sản xuất theo một quy trình hoàn thiện thì kế hoạch được đưa ra dựa trên những thông tin tin cậy, chính xác. Tốc độ xử lí thông tin nhanh hơn nên thời gian xây dựng kế hoạch nhanh hơn. Từ việc tổ chức thu thập thông tin tới xử lí thông tin được thực hiện theo một quy trình khoa học, chuẩn mực . Như vậy là các chỉ tiêu đề ra sẽ chính xác, phù hợp với tình hình cụ thể của kì kinh doanh . Ngoài ra việc tổ chức thực hiện và đánh giá kết quả sản xuất cũng được tiến hành dễ dàng hơn. 3.2 Nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên phụ trách công tác kế hoạch sản xuất Có nhiều nhân tố ảnh hưởng tới công tác xây dựng kế hoạch sản xuất, kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất mà một trong số đó là trình độ chuyên môn của các nhân viên thực hiện công tác kế hoạch sản xuất . Ở Nhà máy các nhân viên Phòng Kế hoạch điều độ khôg trực tiếp sản xuất sản phẩm nhưng vai trò của họ là rất quan rọng bởi họ là người đảm nhận việc xây dựng kế hoạch sản xuất và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất, điều độ sản xuất, tổ chức việc bảo dưỡng sửa chữa máy móc thiết bị . Tuy nhiên số nhân viên được đào tạo chính quy về chuyên ngành quản trị sản xuất còn ít, nhiều khi họ làm việc dựa trên kinh nghiệm chủ quan. Do trình độ, năng lực vẫn còn hạn chế nên gây ra không ít khó khăn khi thực hiện công việc . Ngoài ra cũng thấy rằng các quản đốc phân xưởng cũng có vai trò quan trọng trọng việc thực hiện kế hoạch sản xuất, họ là các quản trị viên cơ sở, là người triển khai và quản lí hoạt động sản xuất tại phân xưởng . Vì vậy việc nâng cao trình độ chuyên môn của các nhân viên và các quản đốc phân xưởng là điều cần thiết. Với Nhà máy thì việc nâng cao trình độ của các nhân viên cần tiến hành trên hai khía cạnh là nâng cao trình độ chyên môn và trình độ sử dụng tin học. - Đầu tiên cần xác định những ai cần phải được đào tạo nâng cao trình độ, có thể căn cứ vào trình độ học vấn và kết quả làm việc thực tế. - Cần xác định phương án kinh phí cho việc đào tạo là của Nhà máy hay của nhân viên bỏ ra hay Nhà máy và nhân viên cần chia sẻ. Nhà máy nên để nhân viên đi học bằng kinh phí của bản thân họ còn Nhà máy tạo điều kiện về mặt thời gian . - Cho nhân viên đi học các khóa học ngắn hạn về chuyên ngành quản trị sản xuất trong các trường đại học, cao đẳng . - Cho nhân viên theo học các lớp học tại chức, hệ vừa học vừa làm chuyên ngành quản trị sản xuất tại các trường đại học, cao đẳng. - Gửi nhân viên theo học các lớp đào tạo do Công ty tổ chức . - Để nâng cao trình độ tin học của nhân viên thì có thể cho nhân viên học các khóa học tin học văn phòng trong các trường hay tại các trung tâm tin học. - Trong tương lai Nhà máy cũng cần xem xét vệc tuyển dụng lao động của mình . Xác định các yêu cầu cần thiết về kiến thức, kĩ năng cho công việc để tuyển các nhân viên có đủ khả năng, kinh nghiệm vì việc đào tạo nhân viên sẽ làm tốn kém về thời gian và chi phí cho Nhà máy . Thực hiện giải pháp này thì vấn đề quan trọng là thời gian và chi phí cho việc đị học của nhân viên ngoài ra Nhà máy cần có một chính sách hợp lí tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên đi học . Nếu kinh phí cho nhân viên đi học là do Nhà máy bỏ ra thì khi đó cần một khoản tiền là: - Một khóa học tin học văn phòng cơ bản khoảng 300 ngàn đồng tới 400 ngàn đồng một người . - Một khoá học tin học văn phòng nâng cao từ 350 ngàn đồng tới 500 ngàn đồng một người. - Một khóa học nghiệp vụ ngắn hoạn khoảng 1 triệu đồng một người. Ngoài ra cần bố trí thời gian làm việc linh động cho các nhân viên đi học, có thể là cho họ nghỉ sớm vào buổi chiều để đi ghọc vào buổi tối. Bên cạnh đó cũng cân có một chính sách đãi ngộ và sự ràng buộc thỏa đáng tránh trường hợp sau khi được tạo điều kiện học tập về thì nhân viên lại nghỉ việc để tìm việc hấp dẫn hơn. Khi trình độ chuyên môn của nhân viên được nâng lên thì hiệu quả thực hiện công việc của họ sẽ cao hơn . Việc phân tích, xử lí các thông tin được thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn, công tác kế hoạch có hiệu quả cao hơn, kế hoạch đưa ra có chất lượng tố hơn. Việc tổ chức thực hiện kế hoạch được thực hiện hiệu quả hơn. Ngoài ra việc tạo điều kiệ để nhân viên học tập nâng cao trình độ cũng là một biện pháp quan trọng tạo động lực cho người lao động để họ gắn bó với Nhà máy hơn. 3.3 Xây dựng các chỉ tiêu đánh gía hiệu công tác kế hoạch sản xuất Công tác kế hoạch sản xuất nói chung và xây dựng kế hoạch sản xuất nói riêng là một quá trình . Để biết quá trình này được thực hiện thực hiện như thế nào thì phải có các chỉ tiêu làm căn cứ đánh giá . Việc đánh giá hiệu quả của quá trình này có thể thực hiện qua các chỉ tiêu phản ánh kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất đề ra. Các chỉ tiêu này sẽ cho biết mức độ hoàn thành kế hoạch trên cả hai khía cạnh là hiện vật và giá trị sản lượng . Hiện tại Nhà máy đã có những tính toán các chỉ tiêu phản ánh kết quả thực hiện kế hoạch nhưng nhìn chung là các chỉ tiêu còn chưa thể hiện đầy đủ mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất. Nội dung của giải pháp như sau: * Đối với từng sản phẩm: Các chỉ tiêu là - Mức chênh lệch số lượng = Q1i – Q0i Trong đó Q0i, Q1i là số lượng sản phẩm i kế hoạch và thực hiện. Ý nghĩa: Chỉ tiêu này cho biết số lượng sản phẩm i đã thực hiện vượt kế hoạch hay còn thiếu so với kế hoạch bao nhiêu sản phẩm . - % hoàn thành kế hoạch = ( Q1i / Q0i )*100 Ý nghĩa: Chỉ tiêu này cho biết sản phẩm i đã thực hiện được bao nhiêu % kế hoạch đặt ra. - Mức chênh lệch giá trị = ( Q1i – Q0i )*Gi Trong đó G là giá thành sản xuất sản phẩm Ý nghĩa: Chỉ tiêu này cho biết phần giá trị sản lượng tăng thêm hay mất đi do sản phẩm i thực hiện vượt kế hoạch hay do không hoàn thành kế hoạch. Ví dụ: rong năm 2007 kế hoạch sản xuất Kìm bưu chính là 2750 cái, số sản phẩm thực hiện là 2528 cái . Giá thành sản xuất của sản phẩm này là 174000đ/ cái . Ta có kết quả tính toán như sau: Mức chênh lệch số lượng = 2528 – 2750 = - 222 ( cái ) % hoàn thành kế hoạch = 2528/2750*100 =91.93 % Mức chênh lệch giá trị = ( 2528 – 2750 )* 174000 = 38,628,000đ Kết luận: trong năm 2007 sản phẩm Kìm bưu chính đã không hoàn thành kế hoạch sản xuất . Tỉ lệ hoàn thành kế haochj là 91.93%, số sản phẩm còn thiếu là 222 sản phẩm, việc sản phẩm kìm bưu chính không hoàn thành kế hoạch đã làm mất đi của Nhà máy 38,628,000đ. * Đối với tất cả các sản phẩm - % hoàn thành kế hoạch sản xuất = (∑( Q1i*Gi)/∑(Q0i*Gi))*100 Ý nghĩa: chỉ tiêu này cho biết trong kì Nhà máy thực hiện được bao nhiêu % kế hoạch sản xuất đặt ra. - Mức chênh lệc giá trị = ∑(Q1i * Gi ) –∑( Q0i *Gi) Ý nghĩa: Chỉ tiêu này cho biết phần giá trị sản lượng tăng thêm hay mất đi do thực hiện vượt kế hoạch hay không hoàn thành kế hoạch . Ví dụ: Năm 2007 giá trị sản lượng kế hoạch của Nhà máy là 61,730,505,000đ, giá trị sản lượng kế hoạch thực hiện là 66,887,334,500đ Ta tính được các chỉ tiêu như sau: %hoàn thành kế hoạch = (66887334500/61730505000)*100 = 108.35% Mức chênh lệch tuyệt đối = 66887334500 – 61730505000 =5126829500đ Kết luận: Năm 2007 Nhà máy đã thự hiện vượt kế hoạch 8.35%, giá trị sản lượng tăng lên là 5,126,829,500đ. Giả sử năm 2007 sản phẩm Kìm bưu chính thực hiện được kế hoạch đề ra thì Giá trị sản lượng thực hiện năm 2007 của Nhà máy là: 66887334500 + 38628000 = 66,925,962,000đ . % Hoàn thành kế hoạch năm 2007 sẽ tăng lên là 108.42%. Phạm vi ứng dụng của các chỉ tiêu: các chỉ tiêu trên được tính toán để đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch năm, tháng của Nhà máy, phân xưởng. Các chỉ tiêu trên một mặt phản ánh kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất của Nhà máy mặt khác cũng đo lường được phần giá trị tăng thêm hay mất đi do việc thực hiện kế hoạch mang lại . Để đánh giá công tác xây dựng kế hoạch sản xuất thực hiện tốt hay chưa thì việc quan trọng là phải xác định nguyên nhân không hoàn thành kế hoạch là do đâu, các nguyên nhân này có thể là do quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch không tốt, máy móc bị hỏng hóc, tinh thần làm việc của người lao động không cao, vật tư không cung cấp kịp thời, kế hoạch sản xuất xây dựng không phù hợp, … xác định đúng nguyên nhân một mặt sẽ đưa ra biện pháp xử lí thích hợp mặt khác cũng đánh giá được công tác xây dựng kế hoạch sản xuất thực hiện như thế nào, tốt hay không tốt. Để thực hiện giải pháp này đòi hỏi các số liệu về kết quả sản xuất phải được cập nhật chính xác và đầy đủ . Các phân xưởng phải ghi chép đầy đủ kết quả sản xuất của phân xưởng mình và chuyển báo cáo cho Phòng Kế hoạch điều độ . Do Nhà máy sản xuất nhiều sản phẩm nên việc tính toán các chỉ tiêu phải thực hiện cẩn thận đảm báo tính chính xác . Qua việc tính toán các chỉ tiêu trên sẽ cho thấy một cái nhìn toàn diện, tổng quát về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất của Nhà máy . việc đo lường được mức độ ảnh hưởng của từng sản phẩm đối với kết quả chung của cả Nhà máy sẽ giúp ban lãnh đạo Nhà máy và Phòng Kế hoạch điều độ xác định được các sản phẩm nào không hoàn thành kế hoạch và chúng gây thiệt hại do chúng gây ra là bao nhiêu từ đó tìm ra nguyên nhân và hướng sự tập trung nguồn lự vào thực hiện các sản phẩm trọng yếu. Ngoài ra các chỉ tiêu này được tính toán cho các phân xưởng để làm căn cứ đán giá, xếp loại lao động và động viên khen thưởng lao động. 3.4 Vận dụng phương pháp cân đối trong xây dựng kế hoạch sản xuất Trong công tác kế hoạch sản xuất thì đảm bảo nguyên tắc cân đối là điều rất quan trọng để đảm bảo cho hoạt động sản xuất diễn ra nhịp nhàng, liên tục . Bên cạnh đó để thực hiện kế hoạch sản xuất của phân xưởng đạt kết quả cao, kế hoạch sản xuất của phân xưởng cũng cần phải có sự cân đối giữa nhu cầu nguồn lực cần thiết cho sản xuất và khả năng đảm bảo nguồn lực của phân xưởng từ đó có biện pháp xử lí khi nhu cầu và khả năng mất cân đối. Trước hết là cân đối giữa kế hoạch sản xuất năm và tháng, kế hoạch sản xuất giữa các tháng, kế hoạch sản xuất giữa các phân xưởng: Kết quả sản xuất năm của Nhà máy là sự tổng hợp kết quả thực hiện hàng tháng của Nhà máy, kế hoạch thàng này lại là kết quả sản xuất của phân xưởng trong tháng . Do đó kế hoạch sản xuất năm phải có sự cân đối cho từng tháng và kế hoạch sản xuất tháng phải cân đối cho từng phân xưởng. Tránh tình trạng có tháng sản xuất quá tải có tháng lại sản xuất ở mức thấp . Ngoài ra giữa các phân xưởng cũng cần có sự cân đối với nhau, từ kế hoạch sản xuất của phân xưởng lắp ráp sản phẩm hoàn chỉnh để xác định kế hoạch sản xuất của các phân xưởng sản xuất bán thành phẩm . Thứ hai là cân đối giữa nhu cầu và năng lực sản xuất của phân xưởng: Nội dung của sự cân đối này là: Bước 1: Xác định nhu cầu các nguồn lực cần cho hoạt động sản xuất của phân xưởng . - Các nhu cầu nguồn lực bao gồm: + Nhu cầu lao động thể hiện bằng số giờ công hay ngày công cần để sản xuất từng sản phẩm và cho cả phân xưởng trong tháng. + Nhu cầu máy móc thiết bị được tính bằng số giờ máy của từng máy cần để sản xuất từng sản phẩm và tổng số giờ máy cần trong tháng. + Nhu cầu nguyên vật liệu từng loại cần cho sản xuất. - Căn cứ xác định nhu cầu: + Kế hoạch sản xuất tính bằng hiện vật của phân xưởng . + Định mức sử dụng lao động, định mức sử dụng máy móc thiết bị, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu. - Phương pháp tính toán: Lấy số lượng sản phẩm nhân với định mức tương ứng của sản phẩm đó ví dụ Số giờ công cần của sản phẩm i = Số sản phẩm i * Định mức lao động của sản phẩm i Tổng số giờ công = ∑Giờ công cần của sản phẩm i Với máy móc và nguyên vật liệu cách tính cũng tương tự. Bước 2: Xác định khả năng bảo đảm nguồn lực - Tương ứng với mỗi loại nhu cầu cần xác định khả năng cung cấp nhu cầu đó thể hiện bằng số giờ công có thể huy động, số giờ máy có hể huy động, lượng vật liệu có thể huy động. - Căn cứ xác định khả năng: + Về lao động: Dựa vào số lao động trong tháng của phân xưởng, số ngày làm việc trong tháng, số giờ làm việc một ngày. + Về máy móc : Dựa vào số máy của phân xưởng, số ngày làm việc trong tháng, số giờ làm việc một ngày, hiệu suất sử dụng máy, số giờ ngừng máy để sửa chữa theo kế hoạch . + Về nguyên vậl liệu căn cứ vào kế hoạch mua cung ứng vật liệu của phòng vật tư . Hoạt động này nhìn chung là đã được thực hiện khá tốt. Bước 3: Cân đối giữa nhu cầu và khả năng Từ các tính toán trên sẽ so sánh giữa nhu cầu nguồn lực và khả năng đảm bảo nguồn lực của phân xưởng, có các trường hợp xảy ra là: + Nhu cầu > Khả năng: lúc này có sự thiếu hụt nguồn lực cho sản xuất. + Nhu cầu < Khả năng: lúc này có sự dư thừa năng lực sản xuất. + Nhu cầu = Khả năng: trường hợp này là tốt, có sự cân bằng giẵ nhu cầu và khả năng . Bước 4: Đề xuất biện pháp giải qyết Khi nhu cầu và khả năng không cân đối nhau thì phải có những biện pháp xử lí như thuên chuyển lao động từ phân xưởng thừa sang phân xưởng thiếu, chuyển các công đoạn gia công trên máy từ phân xưởng thiếu máy sang phân xưởng thừa giờ máy, thuê gia công bên ngoài, huy động công nhân làm thêm giờ, trong tường hợp những giải pháp đó vẫn không giải quyết được việc mất cân đối thì phải điều chỉnh kế hoạch, giảm bớt hcir tiêu kế hoạch cho phù hợp với năng lực sản xuất của phân xưởng. Để thực hiện giải pháp này đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa Phòng Kế hoạch điều độ với các phòng ban trong Nhà máy như Phòng Lao động, Vật tư, Công nghệ . Các thông tin về lao động, vật tư, máy móc cũng như kế hoạch sản xuất cần có sự lưu thông nhanh chóng giữa các phòng ban .Cần có sự chia sẻ trách nhiệm giữa các phòng ban có nghĩa là Phòng Kế hoạch điều độ sẽ xây dựng dự thảo kế hoạch sản xuất tháng của phân xưởng sau đó chuyển dự thảo này cho các phòng khác tính toán các chỉ tiêu như cầu nguồn lực như Phòng Lao động sẽ đảm nhiệm việc tính toán nhu cầu và khả năng cung ứng lao động, Phòng Vật tư sẽ thực hiện việc tính toán nhu cầu và khả năng cung cấp nguyên vật liệu, phòng Công nghệ sẽ thực hiện tính toán nhu cầu và khả năng về máy móc . Sau đó sẽ chuyển kết quả tính toán về Phòng Kế hoạch điều độ, từ đây Phòng Kế hoạch điều độ sẽ tổng hợp lại và xây dựng kế hoạch sản xuất chính thức của phân xưởng. Hiện ở Nhà máy thì việc tính toán các nhu cầu và khả năng là do phân xưởng thực hiện thông qua biểu cân đối kế hoạch sản xuất tuy nhiên các phân xưởng thường chỉ báo cáo là có khả năng hay không đủ khả năng đáp ứng được kế hoạch . Các nhu cầu và khả năng phải được tính toán chính xác và phải chỉ rõ số giờ công thừa hoặc thiếu là bao nhiêu tương ứng là bao nhiêu lao động, số giờ máy thừa hoặc thiếu là bao nhiêu giờ máy, …Các biểu cân đối kế hoạch sản xuất hiện tại của Nhà máy chưa làm được điều này. Giải pháp này trước hết tạo ra một sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, giúp Nhà máy có sự cân đối trong sản xuất. Ngoài ra còn giúp cho việc thực hiện kế hoạch đạt kết quả cao có thể loại bỏ được những nguyên nhân không chính xác của việc không hoàn thành kế hoạch vì do khối lượng công việc của Phòng Kế hoạch điều độ nhiều nên việc tính toán nhu cầu và năng lực sản xuất do các phân xưởng tiến hành các biểu cân đối kế hoạch sản xuất của phân xưởng lập mang tính một chiều, Phòng Kế hoạch điều độ chưa kiểm soát được vì không được vì không thường xuyên cập nhật thông tin về định mức lao động, định mức tiêu dung nguyên vật liệu, ...Nhiều trường hợp phân xưởng ghi là không đủ thời gian hoàn thành kế hoạch để làm thêm giờ . Việc chuyển nhiệm vụ tính toán nhu cầu và khẳ năng sản xuất từ phân xưởng sang các phòng ban sẽ giải quyết được tình trạng đó mặt khác giải pháp này cũng giúp cho các phòng ban như lao động, vật tư chủ động hơn trong công việc của mình . 3.5 Đẩy mạnh hợp tác, phối hợp giữa các phòng ban Nhà máy Công tác kế hoạch sản xuất nói chung trong đó có xây dựng kế hoạch sản xuất là nhiệm vụ của Phòng Kế hoạch điều độ . Trong thời gian qua các nhân viên trong phòng đã có nhiều cố gắng thực hiện công việc của mình tuy nhiên vẫn cần có sự hợp tác của các phòng ban Nhà máy để Phòng Kế hoạch điều độ thực hiện tốt hơn công việc của mình . Riêng trong khâu xây dựng kế hoạch sản xuất thì việc phối hợp của các phòng chức năng sẽ giúp cho quá trình thu thập dữ liệu nhanh chonhs và thuận lợi hơn qua đó sẽ giúp cho việc xây dựng kế hoạch được tốt hơn. - Phòng Kế hoạch điều độ phải xác định các thông tin cần thiết phục vụ cho công việc của mình, các thông tin đó là: + Thông tin về sản phẩm, thị trường, tình hình tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch tiêu thụ của các Chi nhánh . + Tình hình lao động của Nhà máy, số lượng lao động thực tế hàng tháng của phân xưởng, thời gian lao động, định mức lao động. + Tình hình máy móc thiết bị, công nghệ sản xuất trong các phân xưởng, định mức sử dụng máy móc . + Các báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất của phân xưởng . + Tình hình cung ứng vật tư cho sản xuất . - Xác định các nguồn cung cấp thông tin, phòng ban nào quản lí các thông tin đó. - Xác định thời gian cần có các thông tin là khi nào . Khi xây dựng kế hoạch thì sẽ cử nhân viên sang các phòng khác thu thập hoặc đề nghị các phòng đó định kì gửi cho Phòng Kế hoạch. Sau mỗi kì sản xuất cùng với việc tổng kết việc thực hện kế hoạch Phòng Kế hoạch cũng cần đánh giá mức độ hợp tác phối hợp của các phòng ban . Định kì trong các buổi họp gio ban của Nhà máy nên giành thời gian để các phòng thảo luận về mức độ hợp tác, phối hợp trong nội bộ Nhà máy . Khi thực hiện giải pháp này trước hết sẽ làm thay đổi nhận thức của nhân viên các phòng ban trong công việc . Ngoài việc trú trọng thực iện tốt công việc của mình còn phối hợp tạo điều kiện với nhau để thực hiện mục tiêu sản xuất kinh doanh của Nhà máy . Tạo ra một bầu không khí thân thiện, cởi mở giữa các phòng ban . Đối với công tác xây dựng kế hoạch sản xuất giải pháp này sẽ giúp việc thu thập thông tin, tài liệu thuận lợi hơn, chính xác và đầy đủ hơn do đó hiệu quả xây dựng kế hoạch cao hơn. Trong quá trình thực hiện kế hoạch nếu có các sự cố phát sinh như tai nạn lao động, máy móc hỏng đột xuất thì việc giải quyết, xử lí sẽ nhanh chóng do các thông tin liên tục được cập nhật và cơ chế phối hợp linh hoạt, chặt chẽ giữa các phòng ban. Kết luận Đề tài xây dựng kế hoạch sản xuất không phải là một đề tài mới tuy nhiên với mỗi doanh nghiệp thì công tác này lại có những đặc điểm khác nhau. Công tác kế hoạch sản xuất luôn là một nội dung quan trọng trong hoạt động quản trị sản xuất của doanh nghiệp trong đó xây dựng kế hoạch là bước đầu tiên có ý nghĩa quan trọng quyết định tơi kết quả chung của cả quá trình. Thực hiện tốt khâu mở đầu này sẽ giúp cho các khâu tiếp theo được thực hiện dễ dàng hơn qua đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần qua tâm đầu tư đúng mức cho công tác này. Trong những năm qua hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà máy số 2- Công ty cổ phần thiết bị bưu điện ngày càng phát triển, số lượng và chủng loại sản phẩm sản xuất ngày một tăng lên, khách hàng đến với Nhà máy nhiều hơn qua từng năm tuy nhiên sự cạnh tranh của các doanh nghiệp khác cũng ngày càng gay gắt do đó mà công tác xây dựng kế hoạch sản xuất đối với Nhà máy càng quan trọng . Chuyên đề nghiên cứu đã phân tích thực trạng công tác xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy và đưa ra một số giải pháp cơ bản nhằm hoàn thiện hơ nữa công tác này qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất của Nhà máy . Tài liệu tham khảo Phạm Hữu Huy (1998), “Kinh tế và tổ chức sản xuất trong doanh nghiệp”, Nxb Giáo dục. Trương Đoàn Thể (2004), “ Quản trị sản xuất và tác nghiệp”, Nxb Lao động – Xã hội. Nguyễn Thanh Liêm (2006 ), “ Quản trị sản xuất”, Nxb Tài chính. Lê Văn Tâm, Ngô Kim Thanh (2004), “Quản trị doanh nghiệp”, Nxb Lao động – Xã hội Website www.postef.com. Các tài liệu, báo cáo tại Phòng Kế hoạch điều độ Nhà máy số 2- Công ty cổ phần thiết bị bưu điện: + Bản kế hoạch sản xuất của Nhà máy + Bản báo cáo thực hiện kế hoạch sản lượng của Nhà máy Mục lục Danh mục bảng - Sơ đồ - Biểu đồ Sơ đồ 1.1 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Ô chia thư 14 Sơ đồ 1.2 Sơ đồ tổ chức của Nhà máy số 2. 15 Sơ đồ 1.3 Sơ đồ cơ cấu sản xuất của Nhà máy số 2 19 Sơ đồ 2.1 Hệ thống thông tin trong công tác xây dựng kế hoạch sản xuất của Nhà máy số 2 29 Sơ đồ 3.1 Quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất 44 Bảng 1.1 Các nhóm sản phẩm chủ yếu của Nhà máy số 2 7 Bảng 1.2 Thống kê lao động của Nhà máy số 2 10 Bảng 1.3 Thống kê thu nhập của người lao động 11 Bảng 1.4 Một số máy móc của Nhà máy số 2 13 Bảng 1.5 Một số dây chuyền công nghệ của Nhà máysố 2 13 Bảng 1.6 Báo cáo kết quả kinh doanh của Nhà máy số 2 20 Bảng 1.7 Thu nhập của người lao động Nhà máy số 2 23 Bảng 1.8 Một số chỉ tiêu đánh giá kết quả hoạt động của Nhà máy số 2 25 Bảng 2.1 Kế hoạch sản xuất năm của Nhà máy số 2 33 Bảng 2.2 Kế hoạch sản xuất tháng (Tháng 4 năm 2007 ) 35 Bảng 2.3 Kế hoạch sản xuất tháng phân xưởng 36 Bảng 2.4 Giá trị sản lượng sản xuất của Nhà máy số 2 38 Bảng 2.5 Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất theo nhóm sản phẩm của Nhà máy số 2 40 Bảng 2.6 Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất tháng của Nhà máy 41 Bảng 2.7 Tình hình không hoàn thành kế hoạch sản xuất cuả phân xưởng 44 Biểu đồ 1.1 Biểu đồ doanh thu và lợi nhuận trước thuế của Nhà máy số 2 21 Biểu đồ 1.2 Biểu đồ lợi nhuận sau thuế của Nhà máy số 2 22 Biểu đồ 1.3 Thuế thu nhập doanh nghiệp của Nhà máy số 2 22 Biểu đồ 1.4 Thu nhập bình quân của người lao động 24 Biểu đồ 2.1 Biểu đồ giá trị sản lượng cuả Nhà máy số 2 38 Lời cảm ơn Em xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Trương Đức Lực, Thạc sĩ Nguyễn Kế Nghĩa giảng viên bộ môn Kinh tế công nghiệp khoa Quản trị kinh doanh trường ĐH Kinh tế quốc dân đã hướng dẫn, giúp đỡ em thực hiện chuyên đề này. Em xin cảm ơn ban lãnh đạo Nhà máy số 2 – Công ty cổ phần thiết bị bưu điện, các chú bác, anh chị tại Nhà máy đặc biệt là các bác, các anh Phòng Kế hoạch điều độ đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại Nhà máy và thực hiện chyên đề này.