Chuyên đề Hoàn thiên hạch toán chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp tại Công ty Xây dựng số 1

Lời mở đầu Hiện nay trong nền kinh tế thị trường, kế toán là một công cụ không thể thiếu được trong công tác quản lý. Nó cung cấp bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính cũng như tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị dưới dạng các báo cáo kế toán ( Báo cáo tài chính và boá cáo quản trị) cho các cấp lãnh đạo, các bộ phận trong đơn vị và các đối tượng ngoài đơn vị. Về phía đơn vị, thông qua các báo cáo kế toán để biết được tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị mình có hiệu quả hay không,người quản lýcũng có thể nắm bắt được tình hình tàichính của đơn vị. Từ đó, đưa ra những biện pháp đúng đắn, kịp thoì làm lành mạnh hoá tình hình tài chính của đơn vị và nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Để thu được lợi nhuận cao tư hoạt động sản xuất kinh doanh thì con đường cơ bản lâu dài là phải hạ thấp giá thành sản phẩm. Muốn hạ thấp giá thành sản phẩm thì đơn vị phải có những biện pháp hạ thấp chi phí sản xuất thôngqua việc sử dụng tiết kiệm nguyên nhiên vật liệu, sử dụng tốiđa công suất máy móc, trang bị và không ngừng nâng cao năng suất lao động. Đây là nguyên tắc cơ bản trong quá trình tổ chức công tác tài chính. Chính vì xét thấy tầm quan trọng của quá trình kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty Xây dựng số 1 với đề tài:" Hoàn thiên hạch toán chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp tại Công ty Xây dựng số 1" Kết cấu của chuyên đề gồm 3 phần: PhầnI: Lý luận chung về hạch toán chi phí nguyên, vật liệu trựctiếp ở các doanh nghiệp xây dựng trong điều kiện hiện nay. PhầnII: trực trạng về hạch toán chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp tại Công ty Xây dựng số 1. PhầnIII: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí nguyên, vật liệu trựctiếp tại Công ty Xây dựng số 1. Mặc dù trong quá trình nghiên cứu về lý luận và thực tiễn để hoàn thành đề tài này em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn, kết hợp với sự nỗ lực của bản thân nhưng do nhận biết và trình độ có hạn nên chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong thầy cô giáo đóng góp ý kiến để em có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức cuả mình nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác thực tế sau này. Xin chân trọng cảm ơn! PhầnI Lý luận chung về hạch toán chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp ở các doanh nghiệp xây dựng trong điều kiện hiện nay I. Đặc điểm sản xuất xây lắp tác động đến hạch toán nguyên, vật liệu trực tiếp: 1. Đặc điểm của nghành xây dựng cơ bản và chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp xây lắp: Xây dựng cơ bản, ( XDCB) là một nghành sản xuất độc lấp cóchức năng tái sản xuất tài sản cố định trong tất cả các nghành trong nền kinh tế quốc dân. XDCB tạo nên cơ sở vật chất kỹ thuật cho xã hội một đất nước có cơ sở hạ tầng vật chất hạ tầng bao giờ cũng phải tiến hành trước một bước so với các nghành khác. Chi phí nguyên, vật liệu xây dựng bao gồm giá trị nguyên, vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu... được xuất dùng trực tiếp cho các công trình sản xuất, hạng mục công trình, công trình dân dụng, văn hoá có đủ điều kiện đưa vào sử dụng và phát huy tác dụng. Sản phẩm của nghnàh xây dựng luôn gắn liền với một địa điểm nhất định như đất liền, mặt biển... Vì vậy, nghành XDCB khác hẳn so với các nghành sản xuất khác, do đặc điểm kinh tế kỹ thuật đặc trưng được thể hiện rất rõ sản phẩm xây lắp và quá trình tạo ra sản phẩm của nghành. - Có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu dài và có giá trị lơn. - Mang tínhcố định, nơi sản xuất ra sản phẩm cũng là nơi sản phẩm hoàn thành đưa vào sử dụng và phát huy tác dụng. - Điều kiện thi công khôngcó tính ổn định, luôn biến động theo địa điểm xây dựng, thời tiết và theo từng giai đoạn thi công công trình. - Các công trình được ký kết tiến hành thi công đều tiến hành thi công đều dựa trên đơn đặt hàng và hợp đồng cụ thể của bên giao thầu xây lắp. 2. ý nghĩa và nhiệm vụ của công tác kế toán chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng: Công tác kế toán chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng giúp cho việc quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả nguồn đâù tư của Nhà nước, đáp ứng được yêu cầu của quản lý thông qua việc thông qua việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác, các thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Do vậy, việc xác định đúng đối tượng hạch toán chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp ũng như phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời toàn bộ chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp phát sinh là nhiệm vụ quan trọng của côngtác hạch toán chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp xây lắp. II: Những lý luận cơ bản về kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng: 1. Khái niệm và phân loại chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xât lắp trong doanh nghiệp xây dựng: 1.1. Khái niệm chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm giá trị nguyên, vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu ... được xuất dùng trực tiếp cho việc hế tạo sản phẩm. Đối với những vật liệu khi xuất dùng có liên quan trực tiếp đến từng đối tượng đó. Trường hợp vật liệu xuất dùng có liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí, không thể tổ chức hạch toán riêng được thì phải áp dụng phương pháp phân bổ chi phí cho các đối tượng có liên quan. Giá trị của sản phẩm xây lắp đựơc biểu hiện bằng công thức sau: Gxl = c + v + m Trong đó: Gxl - Giá trị sản phẩm xây lắp c- Toàn bộ giá trị về tư liệu sản xuất đã tiêu hao trong quá trình tạo ra sản phẩm xây lắp ( Khấu hao TSCĐ, chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công ...) v - Chi phí tiền lương, tiền công phải trả cho người lao động tham gia vào quá trình tạo ra sản phẩm xây lắp. m - Giá trị mới do lao động sống tạo ra trong quá trình tạo ra sản phẩm xây lắp. 1.2. Phân loại chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp; Trong doanh nghiệp xây dựng, chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp là toàn bộ chi phí về các đối tượng lao động. * Phân loại chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp sản xuất theo mục đích, công dụng của chi phí . Căn cứ vào mục đích, công dụng của chi phí trong quá trình sản xuất xây lắp, toàn bộ chi phí được chia thành: - Chi phí trực tiếp: là những chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất chế tạo ra sản phẩm như chi phí nguyên, vật liệu chi phí nhân công ... - Chi phí quản lý doanh nghiệp: là toàn bộ các chi phí phục vụ và quản lý chung các hoạt động sản xuất kinh doanh. - Chi phí hoạt động khác: bao gồm chi phí hoạt động tài chính và chi phí hoạt động bất thường. - Ngoài ra, còn có nhiều cách phân loại khác nhau nhưng hai cách trên được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp xây dựng. 2. Đối tượng hạch toán chi phí nguyên, vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng: Đối với các doanh nghiệp xây dựng, đối tượng hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp là căn cứ để mở tài khoản, sổ chi tiết là căn cứ để mở tài khoản, sổ chi tiết theo từng hạng mục công trình. 3. Phương pháp hạch toán nguyên, vật liệu trực tiếp các doanh nghiệp xây dựng: Hiện nay, các doanh nghiệp xây dựng có thể áp dụng một trong hai phương pháp tập hợp chi phí sản xuất theo phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai theờng xuyên hoặc theo phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 3.1. Tài khoản sử dụng: * TK 641: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tài khoản này dùng để theo dõi và hạch toán các khoản chi phí nguyên liệu trực tiếp, được mở chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí. Kết cấu: - Bên nợ: Giá trị mua vật liệu trực tiếp cho chế tạo sản phẩm - Bên có: Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 3.2. phương pháp kê khai thường xuyên: Các vật liệu xuất dùng có liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí, không thể tổ chức hạch toán riêng được thì phải áp dụng phương pháp phân bổ gián tiếp để phân bổ chi phí cho các đối tượng liên quan ... Tiêu thức phân bổ theo định mức tiêu hao, theo hệ số, theo trọng lượng, số lượng sản phẩm. Công thức phân bổ như sau: Chi phí vật liệu phân bổ cho từng đối tượng = Tiêu thức phân bổ từng đối tượng x Tỉ lệ( hệ số) phân bổ Hệ số = Tổng chi phí nguyên vật liệu cần phân bổ Phân bổ Tổng tiêu thức phân bổ 3.3. Phương pháp kiểm kê định kỳ: Do đặc điểm của phương pháp kiểm kê điịnh kỳnên chi phí vật liệu xuất dùng rất khó khăn phân định được xuất cho mục đích xây dựng. Để phản ánhcác chi phí vật liệu đã xuất dùng nguyên, vật liệu, dụng cụ tồn kho và hàng đi mua trên đường. Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ( theo phương pháp kê khai thường xuyên) 151, 152, 331 111,112,311 621 154 (2) (1) 152 (3) (1) Vật liệu dùng trực tiếp chế tạo sản phẩm. (2) Kết chuyển chi phí vật liệu trực tiếp. (3) Vật liệu dùng không hết nhập kho Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí vật liệu ( Theo phương pháp kiểm kê định kỳ) 331,111 611 ( 6111) 621 631 (1) (2) (3) 151, 152 (4) (5) (1). Giá trị vật liệu nhập trong kỳ (2). Giá trị vật liệu xuất dùng cho sản xuất (3). Kết chuyển chi phí vật liệu, dụng cụ vào giá thành sản phẩm (4). Giá trị vật liệu tồn kho và đi đường tồn cuối kỳ (5). Giá trị vật liệu tồn kho và đang đi đường đầu kỳ 4. Đánh giá sản phẩm dở dang trong doanh nghiệp xây dựng Sản phẩm dở dang ở doanh nghiệp xây dựng là các công trình, hạng mục công trình dở dang chưa hoàn thành, chưa được nghiệm thu và thanh toán. Khi đánh giá sản phẩm làm dở, kế toán cần kết hợp chặt chẽ các bộ phận kỹ thuật, bộ phận tổ chức lao động để đánh giá sản phẩm làm dở một cách chính xác. Có 3 phương pháp đánh giá sản phẩm làm dở: - Phương pháp đánh giá theo chi phí dự toán - Phương pháp đánh giá theo tỷ lệ hoàn thành tương đương - Phương pháp đánh giá theo dự toán Trong đó phương pháp đánh giá theo chi phí dự toán được xác định (Phương pháp này được áp dụng ở Công ty xây dựng số 1 mà em sẽ nghiên cứu ở phần thực tế). CP thực tế của CP thực tế của KL XLDD = CP thực tế của CP KLXL KL XL DD đầu kỳ KL XLDD trong kỳ CP KL XL bàn CP KL XLDD bàn giao cuối kỳ giao trong kỳ x Bàn giao dự toán Phần II Thực trạng về hạch toán chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp tại Công ty xây dựng số 1 I. Vài nét về Công ty xây dựng số 1 Công ty xây dựng số 1 (gọi tắt là CX1) đã trải qua gần 40 năm xây dựng và trưởng thành. Lịch sử phát triển của Công ty luôn gắn liền với những bước phát triển về kinh tế, văn hoá xã hội của thủ đô Hà Nội. Công ty xây dựng số 1 luôn trúng thầu xây dựng những công trình lớn, đòi hỏi kỹ thuật cao như công trình Cung văn hoá hữu nghị Việt - Xô, khách sạn Sheraton Hồ Tây, Nhà mát đèn Hanel - Sài đồng.... Nhiệm vụ kinh doanh chính của CX 1 là thi công, xây dựng, sửa chữa và nâng cấp các công trình văn hoá, dân dụng và công nghiệp. Công ty CX 1 có một đội ngũ cán bộ nhiều kinh nghiệm nhiệt tình, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo quy mô trực tiếp, đứng đầu là Giám đốc Công ty, các phó giám đốc, các phòng ban, xí nghiệp xây dựng và các đội xây dựng. Cùng với mô hình này, Công ty còn tổ chức bộ máy kế toán gồm: 01 kế toán trưởng, 01 phó phòng kế toán, 07 kế toán nghiệp vụ (kế toán tổng hợp, kế toán thống kê thu hồi vốn, kế toán thanh toán, kế toán tiền lương....). Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo bộ máy tập trung, các Xí nghiệp trực thuộc Công ty đều có phòng kế toán riêng biệt. Tuy nhiên chúng vẫn có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Kế toán XN có chức năng thu nhập chứng từ các đội xây dựng, lập bảng tổng hợp chứng từ rồi đưa lên phòng kế toán Công ty. Kế toán Công ty có trách nhiệm thực hiện việc ghi sổ và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở chứng từ do kế toán XN đưa lên, đồng thời lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị phục vụ cho việc ra các quyết định kinh doanh. Công ty áp dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định 1141/TC/ CĐKT ngày 01/11/1995. Tuy nhiên do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh diễn ra ở Công ty hết sức phức tapợ nên hầu hết các tài khoản đều được chi tiết nhỏ (có những tài khoản cho tiết đến cấp 3, cấp 4). Hình thức kế toán nhật ký chung đã biểu hiện những ưu điểm trong công tác kế toán áp dụng trên maý vi tính của Công ty. Các loại sổ kế toán chủ yếu được sử dụng là: - Sổ nhật ký chung: dùng để ghi chép các nghiệpu vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. - Sổ cái: Dùng để tổng hợp và hệ thống hhoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản kế toán. - Số liệu sổ cái được dùng để ghi vào bảng cân đối tài sản và các báo cáo kế toán khác. Vì sổ cái tại CX 1 theo dõi tất cả các công trình trong tháng mà phạm vi bài viết này chỉ đề cập đến 1 công trình nên em sẽ không trích sổ cái của các tài khoản. Sổ chi tiết: Dùng để ghi chi tiết các nghiệp vụ trên sổ và báo cáo tổng hợp nhằm phục vụ yêu cầu của công tác quản lý. II. Đối tượng và phương pháp hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xây lắp tại công trình xây dựng số 1: Do đặc điểm riêng biệt của hoạt động xây lắp: quy trình sản xuất phức tạp, thời gian xây dựng dài, có quy mô lớn.... cho nên đối tượng hạch toán chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp của CX 1 được xác định theo từng công trình, hạng mục công trình. Mỗi công trình, hạng mục công trình từ khi khởi công xây dựng cho đến khi hoàn thành bàn giao đều được mở riêng một sổ chi tiết chi phí tập hợp chi phí sản xuất phát sinh cho công trình, hạng mục công trình đó. Đối tượng tính giá thành của CX 1 là khối lượng công việc có tính dự toán riêng đã hoàn thành, nghĩa là khối lượng công việc đó có sự xác nhận của chủ đầu tư trong biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp. Chi phí phát sinh ở công trình bào thì hạch toán trực tiếp ở công trình đó, chi phí chung được tập hợp và tiến hành phân bổ theo tiêu thức thích hợp cho từng giai đoạn quyết toán công trình. Việc xác định đối tượng hạch toán nguyên vật liệu trực thường được xác định theo từng công trình hay từng đơn đặt hàng. III. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty xây dựng số 1. Chi phí nguyên vật liệu là loại chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình xây dựng. Do đó, việc hạch toán chính xác và đẩy đủ chi phí này có tầm quan trọng đặc biệt. Từ các chứng từ gốc, kế toán tập hợp và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ý chung theo từng tháng. Đối với các chứng từ xuất, nhập vật liệu, do các nghiệp vụ phát sinh quá nhiều trong một tháng, nên để làm ngắn gọn sổ nhật ký chung, thường đến kế toán Công ty mới vào sổ một lần trên cơ sở bảng tổng hợp nhật xuất vật tư do kế toán Xí nghiệp gửi lên. Để thuận tiện cho việc theo dõi bảng biểu một cách có hệ thống trong bài viết này, em chỉ xin cách trình bày hạch toán chi phí nguyên, lật liệu trực tiếp tại công trình 82 Tây Sơn do XN 105 đảm nhận. Mặt khác các số liệu của công trình này sẽ được lấy ở tháng 09 năm 2002 trong suốt quá trình nghiên cứu. Nguyên vật liệu của CX 1 bao gồm: nguyên vật liệu chính (sắt, thép, gạch, xi măng....) và các loại vật liệu sử dụng luân chuyển (ván, khuôn, giàn giáo, cốp pha...) Để thuận lợi cho xây dựng công trình và giảm bớt chi phí vận chuyển vật liệu tới chân công trình, CX 1 đã tổ chức kho vật liệu ở ngay tại công trình. Mỗi công trình có một kho và thủ kho riêng, việc nhập xuất nguyên vật liệu dùng cho thi công công trình diễn ra ngay tại đó. Việc định khoản kế toán được định khoản như sau: Ngày 30 tháng 09, xuất kho 3.000kg xi măng P400 cho công trình 82 Tây Sơn trị giá 2.640.000 đồng kế toán ghi: Nợ TK 621: 2.640.000 Có TK 621: 2.640.000 Hầu hết vật liệu của Công ty mua về đều phải nhập kho rồi mới xuất cho các công trình. Do đó không xảy ra trường hợp vật liệu mua về không nhập kho mà xuấg ngay cho các công trình. Đối với vật liệu luân chuyển, khi xuất dùng cho thi công công trình, kế toán phản ánh toàn bộ giá trị luân chuyển vào TK 1421 - Chi phí trả trước. Nợ TK 621 Có TK 152 Đồng thời căn cứ vào kế hoạch phân bổ trước tính cho từng công trình, kế toán ghi: Nợ TK 621 Có TK 1421 (Số liệu T9/2002 CT 82 Tây Sơn không có loại vật liệu này) Cuối kỳ kết chuyển chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Nợ TK 154: 21.439.775 Có TK 152: 21.439.775 Khi xuất kho nguyên vật liệu, kế toán căn cứ vào giấy đề nghị được duyệt hợp lý, hợp lệ để viết phiếu xuất kho cho người giao nhận. Khi người nhận xong, ký vào phiếu và giao lại cho thủ kho. Thủ kho sẽ vào thẻ kho cho từng loại vật liệu, cuối tháng gửi về phòng kế toán để thực hiện việc kiểm tra đối chiếu giữa số liệu và giá trị do kế toán ghi ( Công ty hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư). Chênh lệch giữa kế toán và thủ kho (nếu có) phải được xử lý (xác định nguyên nhân gây chênh lệch và cách giải quyết chênh lệch này). Phiếu xuất kho Ngày 30 tháng 09 năm 2002 Nợ TK: 621 Có TK: 152 Họ và tên người nhận hàng: Đội ông Khoa Địa chỉ (Bộ phận): XN 105 Lý do xuất kho: xây, trát, láng công trình 82 Tây Sơn Xuất tại kho: 82 Tây Sơn STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, sản phẩm vật tư (sản phẩm, hàng hoá ) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1. Xi măng P400 Kg 3000,0 3000,0 880 2.640.000 3000,0 3000,0 880 2.640.000 Thủ trưởng đơn vị (ký) Kế toán trưởng (ký) Phụ trách cung tiêu (ký) Người nhận (ký) Thủ kho (ký) Nhật ký chung T09/2002 (Trích) Số CT Ngày CT Nội dung (Diễn giải) TK đối ứng Nợ Có ... .... ... .... .... ... 05 5 XN 105 xuất vật tư cho CT 82 TS 6272 152 123.700 123.700 07 10 Chi phí thuê cầu - CT 82 TS 6277 1111 3.600.000 3.600.000 21 17 Trang bị BHLĐ - CT 82 TS 6278 1111 2.444.000 2.444.000 10 30 XN 105 xuất vật tư cho CT 82 TS 621 152 2.640.000 2.640.000 11 30 XN 105 xuất công cụ cho CT 82 TS 6273 153 90.000 90.000 05 30 XN 105 phân bổ nhân công gián tiếp - CT 82TS 622 334 71.631.000 71.631.000 05 30 XN 105 phân bổ nhân công gián tiếp - CT82 TS 6271 334 11.301.000 11.301.000 06 30 Tính khấu hao máy uốn sắt phi 40 QT 6274 2141 409.5 409.5 06 30 XN 105 trích 2% KPCĐ - CT82 TS 622 3382 1.432.000 1.432.000 06 30 XN 105 trích 15% BHXH - CT 82 TS 622 3382 2.188.000 2.188.000 06 30 XN 105 trích 2% BHYT - CT82TS 622 3384 292.000 292.000 KC T9 30 K/c chi phí NVL trực tiếp - CT82 TS 154 621 21.439.775 21.439.775 KCT9 30 K/c chi phí NC trực tiếp - CT 82TS 154 622 75.543.000 75.540.000 KCT9 30 K/c chi phí SXC - CT 82 TS 154 622 12.055.000 12.055.000 KCT9 30 K/c chi phí SXC - CT 82 TS 154 622 4.203.000 4.203.000 KC T9 30 K/c chi phí SXC - CT 82 TS 154 622 90.000 90.000 Đối với các loại vật liệu được phép hao hụt như vôi tôi, cát, sỏi thì số lượng vật liệu cuối kỳ sẽ là: Mcuối kỳ = (M1 + M2) - (M3 + t) Trong đó: Mcuối kỳ: Khối lượng vật liệu còn cuối kỳ M1 : Khối lượng vật liệu tồn đầu kỳ M2 : Khối lượng vật liệu nhập trong kỳ M3 : Khối lượng vật liệu xuất trong kỳ t : Hao hụt định mức Đối với các vật liệu có thể đo đếm chính xác được như xi măng, sắt, thép, gạch ống.... thì khối lượng vật liệu cuối kỳ sẽ là: Tcuối kỳ = T1 + T2 + T3 Trong đó: T cuối kỳ: Khối lượng vật liệu tồn cuối kỳ T1: Khối lượng vật liệu tồn đầu kỳ T2: Khối lượng vật liệu nhập trong kỳ T3: Khối lượng vật liệu xuất trong kỳ Sau khi hoàn thành kiểm kê kho vật tư, các bên liên quan phải tiến hành lập biên bản kiểm kê kho vật tư làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán. Tổng Công ty xây dựng Hà Nội Công ty xây dựng số 1 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Biên bản kiểm kê kho vật tư Tháng 09 năm 2002 Ngày 30/09/2002 tại công trình 82 Tây Sơn đã tiến hành kiểm kê kho. Biên bản kiểm kê kho bao gồm: 1. Bà Trần Thị Vân - Kỹ thuật công trình 2. Bà Nguyễn Thị Nga - Thủ Kho 3. Bà Dương Thị Dung - Kế toán Xí nghiệp Cùng nhau tiến hành kiểm kê vật tư tại công trình 82 Tây Sơn bao gồm các loại vật tư sau: STT Nội dung ĐVT Đơn giá Số trên sổ Sổ kiểm kê Thừa Thiếu SL ST SL ST SL ST SL ST 1 Xi măng P400 Kg 850 100 85,000 100 85,000 2 Xi măng trắng Kg 1,350 250 337,500 250 337,500 3 ống nhựa phi 200 130 2 260,000 2 260,000 Cộng 682,500 682,500 Kỹ thuật Thủ kho Kế toán Tờ khai chi tiết xuất vật tư Kho 82 Tây Sơn Số CT Cộng Đối tượng sử dụng 621 6,237 142 TK 152 1 520,000 520,000 2 745,000 745,000 .... ..... 5 156,615 156,615 .... .... 7 4,868,000 4,868,000 .... .... 10 2,640,000 2,640,000 TK 153 11 90,000 90,000 Cộng 90,000 90,000 Bảng tổng hợp xuất vật tư tháng 9/2002 Xí nghiệp 105 Kho Đối tượng sử dụng Cộng 621 6273 TK 152 32,798,775 32,798,775 - Sân bay nội bài 11,859,000 11,859,000 - 82 Tây sơn 21,439,775 21,439,775 TK 153 136,000 136,000 - Sân bay nội bài 46,000 46,000 - 82 Tây Sơn 90,000 90,000 Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - tồn tháng 09/2002 Kho 82 Tây Sơn TK Nội dung Dư đầu kỳ Nhập Xuất Dư cuối kỳ 152 Nguyên vật liệu 1,163,385 21,283,160 21,439,775 1,006,770 153 Công cụ dụng cụ 7,913,760 90,000 90,000 7,913,760 Giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng của Công trình 82 Tây Sơn được xác định như sau: - Tồn kho đầu tháng 1.163.385 (Số liệu kiểm kê cuối tháng trước) - Mua vào trong tháng 21.283.160 (Tổng hợp số liệu ở sổ tổng hợp nhập vật tư công trình) - Tồn kho cuối tháng 1.006.770 (Số liệu kiểm kê kho cuối tháng này) 21.439.775 Các công trình khác cũng được thực hiện tương tự: Như vậy, cuối mỗi tháng kế toán Xí nghiệp tổng hợp tất cả các phiếu xuất kho vật tư trong tháng vào bảng kê chi tiết xuất vật tư trong tháng vào bảng kê chi tiết xuất vật tư theo từng công trình và bảng kê tổng hợp xuất vật tư của toàn Xí nghiệp. Trên cơ sở tổng hợp tất cả các số liệu về nhập, xuất, tồn kho vật tư của công trình trong tháng, kê toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư của tháng đó. Đồng thời, kế toán Xí nghiệp vào sổ chi tiết chi phí sản xuất của công trình rồi chuyển toàn bộ lên phòng kế toán Công ty để vào sổ nhật ký chung và các sổ cái tài khoản liên quan. IV: Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty xây dựng số 1 Tại Công ty xây dựng số 1, loại chi phí này bao gồm các phần sau: - Chi phí vật liệu phụ - Chi phí dụng cụ sản xuất 1. Chi phí vật liệu phụ: Chi phí này bao gồm các khoản chi phí về vật liệu sản xuất dùng chung cho Xí nghiệp như sản xuất, sửa chữa máy móc thiết bị, nhà cửa, các chi phí vật liệu cho quản lý văn phòng phẩm.... và chi tiết cho quản lý công trình. Ngày 5/9, XN 105 xuất vật tư phụ cho công trình 82 Tây Sơn, trị giá 123.700 đồng. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho số 05 để định khoản và phản ánh vào sổ chi tiết chi phí công trình 82 Tây Sơn. Nợ TK 6271: 123.700 Có TK 152: 123.700 2. Chi phí dụng cụ sản xuất Đây là những chi phí về công cụ, dụng cụ sản xuất được dùng trong XN và phục vụ các công trình. Ngày 30/9, XN 105 xuất công cụ vào công trình 82 Tây Sơn, trị giá 90.000đ. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho số 11 để định khoản và phản ánh vào sổ chi tiết chi phí công trình 82 Tây Sơn. Nợ TK 6271: 90.000 Có TK 338: 90.000 Có TK: 136.500 V. Đánh giá sản phẩm dở dang tại công trình xây dựng số 1 Do đặc điểm của các công trình xây dựng có khối lượng giá trị lớn, kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, đồng thời để phù hợp với yêu cầu quản lý, phù hợp với kỳ hạch toán nên kỳ tính giá thành của Công ty được xác định là hàng quý, vào thời điểm cuối quý. Cuối mỗi quý, đại diện phòng kế hoạch - tiếp thị và quản lý khối lượng cùng với kỹ thuật viên công trình kiểm kê xác định khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ từ phòng kế hoạch - tiếp thị và quản lý khối lượng sẽ lắp những đơn ía dự toán của từng khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ cho từng công trình tương ứng. Phòng kế toán sau khi nhận được bảng kê khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ từ phòng kế hoạch - tiếp thị và quản lý khối lượng chuyển sang, tiến hành xác nhận chi phí thực tế của khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ theo từng công thức sau: Chi phí thực tế của KLXLDD cuối kỳ = CP thực tế của KLXLDD đầu kỳ Giá trị dự toán của KLXD hoàn thành bàn giao trong kỳ + CP thực tế của KLXL DD trong kỳ Giá trị dự toán của KL XLDD cuối kỳ x Giá trị dự toán KL XLDD cuối kỳ Với số liệu ở bảng kiểm kê khối lượng xây lắp dở dang và các số liệu kế toán khác liên quan, kế toán tiến hành đánh giá chi phí thực tế của khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ của từng công trình. Tổng hợp chi phí thực tế khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ của tất cả các công trinỳh của từng Xí nghiệp thực hiện trong kỳ, kế toán lấy số liệu ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ cái các tài khoản liên quan. Phần III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí nguyên, vật liệu trự c tiếp tại công ty xây dựng số i 1. Những ưu điểm và tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện Từ những ngày đầu bước vào sản xuất kinh doanh, với sự lỗ lực phấn đấu của Ban lãnh đạo và đội ngũ cán bộ công nhân viên toàn công ty, sự quan tâm của tổng công ty, công ty xây dựng số I là một trong những đơn vị dứng đầu trong cả nước về xây dựng. Công ty đã và đang xây dựng nhiều công trình có tầm quan trọng trong nền kinh tế. Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cảu công ty đã đạt được kết quả đáng khích lệ với hoạt động chủ yếu về xây dựng. Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả bề rộng lẫn chiều sâu, để đạt được trình độ quản lý như hiện nay và những kết quả sản xuất kinh doanh vừa qua. Đó là cả một quá trình phấn đấu liên tục của ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên trong công ty. Nó trở thành đòn bẩy mạnh mẽ thúc đẩy trong quá trình phát triển công ty. Nó vận dụng sáng tạo các quy luật kinh tế thị trường đồng thời thực hiện chủ trương cải tiến quản lý kinh tế và các chính sách kinh tế của nhà nước, công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể. Hoàn thành nghĩa vụ đóng góp đối với ngân sách nhà nước, không ngừng nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên. Qua thực tế tại công ty xây dựng số I với việc nghiên cứu đề tài hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại công ty xây dựng số I, em xin đưa ra một số nhận xét cụ thể như sau Trước hết công ty đã xây dựng một mô hình quả lý và hạch toán khoa học. Phù hợp với nền kinh tế thị trường, chủ động trong sản xuất kinh doanh. Từ công việc hạch toán ban đầu, việc kiểm tra tính thích hợp , hợp lệ của chứng từ được tiến hành khá cẩn thận đảm bảo số liệu hạch toán có căn cứ pháp lý, tránh được sự phản ánh sai lệch nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc lập và luân chuyển chứng từ theo đúng chế độ hiện hành, cung cấp khá kịp thời số liệu cho kế toán nhật ký chung làm nhiệm vụ cập nhật. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng phục vụ hiệu quả cho lãnh đạo công ty trong việc giám sát sản xuất thi công, quản lý kinh tế, công tác tổ chức sản xuất, tổ chức hạch toán được tiến hành hợp lý, phù hợp với khoa học hiện nay đặc biệt phân công chức năng nhiệm vụ từng người rất rõ ràng cụ thể, cộng với trình độ năng lực, nhiệt tình, trung thực của cán bộ phòng kế toán rất cao đã góp phần đắc lực vào công tác hạch toán và quản lý kinh tế của công ty. Mặt khác phòng kế toán của công ty đã xây dựng được hệ thống sổ kế toán cách thức ghi chép, phương pháp hạch toán một cách hợp lý, khoa học, phù hợp với yêu cầu mục đích của chế độ kế toán mới, tổ chức công tác quản trị, kế toán tài chính rõ ràng khoa học ..... giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ kế toán, đáp ứng thông tin hữu dụng đối với từng yêu cầu quản lý của xí nghiệp và các đối tượng liên quan khác cụ thể là: + Công ty đã mở những sổ kế toán phản ánh cho từng công trình, hạng mục công trình , từng đơn vị đảm bảo cho việc theo dõi khá sát sao cho từng hạng mục công trình và đơn vị thi công đó. + Do việc lập các sổ chi tiết nên đã tạo thuận lợi cho kế toán trưởng cùng lãnh đạo công ty trong việc phân tích hoạt động kinh tế. Công tác này được tiến hành khá tốt nên đã đưa ra quyết định kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của toàn công ty. + Về công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán công ty đã hạch toán chi phí cho từng công trình, hạng mục công trình cho từng tháng, từng quý một cách rõ ràng đơn giản, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý chi phí sản xuất, quản lý và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Công tác kiểm kê khối lượng, công tác dở dang được tổ chức một các khoa học, cung cấp số liệu chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác kế toán. - Về việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán nói chung và tập hợp chi phí giá thành nói riêng cũng góp phần không nhỏ giảm được các chi phí không cần thiết và nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. + Đã lập đựơc trương trình trên máy vi tính theo hình thức kế toán nhật ký chung + Một phần lớn đã áp dụng được kế toán quản trị bằng cách lập các sổ kế toán chi tiết để theo dõi chi tiết. + Có thể đưa ra các báo cáo kế toán bất cứ thời điểm nào + Cung cấp đầy đủ các số liệu kế toán cho Ban lãnh đạo, phục vụ cho công tác quản lý. Với những ưu điểm về quản lý tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp việc hạch toán kế toán tại công ty đã có tác dụng tích cực đến việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu sản xuất, hạ giá thành sản phẩm xây lắp và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Bên cạnh những ưu điẻm nổi bật trên. Công ty vẫn còn một số những tồn tại nhất định nhất là trong việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản phẩm xây lắp. Đây cũng là những tồn tại không chỉ riêng công ty xây dựng số I mà cả các công ty thuộc ngành xây dựng nói chung đều mắc phải. II. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ở công ty xây dựng số I trong điều kiện hiện nay 1. Khoản mục chi phí sử dụng máy (vật liệu phụ) ở công ty chi phí này được hạch toán vào tài khoản 6277 "chi phí dịch vụ mua ngoài " Ví dụ : Ngày 10/9, thuê cần cẩu phục vụ cho thi công công trình 82 Tây sơn với trị giá : 3.600.000đ (kèm theo công nhân điều khiển). Căn cứ vào chứng từ số 7, kế toán ghi: Nợ TK 6277: 3.600.000 Có TK: 3.600.000 Việc hạch toán như vậy về mục đích sử dụng là không sai. Bởi vì máy cẩu đó là do công ty thuê ngoài nhằm phục vụ cho thi công công trình nên trong hệ thống tài khoản kế toán mới ban hành đối với doanh nghiệp sản xuất thì nó phản ánh vào tài khoản 6277 "chi phí dịch vụ mua ngoài " Tuy nhiên, do đặc điểm của ngành xây dựng có nhiều công ty chuyên đi thuê máy để sử dụng (có thể là thuê máy có công nhân điều khiển hoặc thuê máy không có công nhân diều khiển). Vì thế họ phải tính chi phí sử dụng máy. Như vậy họ nên phản ánh vào các khoản mục nào cho phù hợp. Để nhằm giải quyết khó khăn, đáp ứng được tính chất phức tạp của ngành xây dựng thì sau này Bộ tài chính cũng nên mở thêm tài khoả cấp II hặc cấp III cho riêng ngành xây dựng. Có thể nên thêm: TK 627 (Chi tiết chi phí sử dụng máy )hoặc TK62771 "Chi phí sử dụng máy đi thuê" TK62772 "Chi phí dịch vụ mua ngoài " Và phần chi phí sử dụng máy đi thuê này phản ánh vào các khoản mục chi phí sử dụng máy chứ không phản ánh vào khoản mục chi phí chung nhằm phân biệt rõ khoản mục chi phí sử dụng máy, khoản mục chi phí chung bao gồm những khoản gì. Với các loại hợp đồng như trên thì công ty nên áp dụng phương pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng được quản lý một cách chặt chẽ, mặt khác phương pháp tính đơn giản, nhanh tróng khi hoàn thành hợp đồng là ta có thể tính toán, xác định ngay được giá thành xây lắp của các đơn đặt hàng mà không phải đợi đến kỳ hạch toán đáp ứng kịp thời số liệu cần thiết cho các công ty quản lý. Theo phương pháp này, đối tượng hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xác định là từng đơn đặt hàng. Trình tự thực hiện: Khi bắt đầu khởi công thi công công trình (thực hiện đơn đặt hàng ) thì mỗi công trình đơn đặt hàng được mở riêng một bản tính chi phí nguyên vật liệu. Hàng tháng căn cứ vào số liệu đã được phản ánh trên các sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu của các đơn đặt hàng kế toán lập bảng tổng hợpchi phí cho tất cả các đơn đặt hàng. Số liệu từng bảng tổng hợp này sẽ được ghi chuyển vào bảng tính chi phí nguyên vật liệu của đơn đạt hàng tương ứng. Khi đơn đặt hàng hoàn thành đựơc bên chủ đầu tư nghiệp thu chấp nhận thanh toán thì toàn bộ chi phí nguyên vật liệu của đơn đặt hàng đó chính là chi phí của nó. Khi nhận được chứng từ xác nhận đơn đặt hàng đã hoàn thành, kế toán cộng dồn chi phí nguyên vật liệu đã tập hợp được trên bảng tính chi phí nguyên vật liệu của đơn vị đặt hàng đó sẽ tính được giá thành thực tế của nó. Căn cứ vào bảng tính chi phí nguyên vật liệu và trị giá dự toán của đơn đặt hàng. kế toán có thể tiến hành phân tích giá thành và các khoản mục chi phí trong giá thành tìm ra nguyên nhân, từ đó tìm ra các biện pháp tiết kiệm chi phí và hạ giá thành nguyên vật liệu công tác xây lắp trong tương lai Bảng tính đơn giá đặt hàng Đơn đặt hàng số: Tên công trình: STT Chi phí tháng Cộng Chi phí vật liệu Chi phí nhân công Chi phí sử dụng máy Chi phí khác Cộng Bảng Tổng hợp chi phí sản xuất theo đơn đặt hàng Tháng....năm..... STT Chi phí ĐĐH Cộng Chi phí vật liệu Chi phí nhân công Chi phí sử dụng máy Chi phí khác Cộng Ngoài một số sửa đổi trên, Công ty nên lập thêm sổ Cái các tài khoản cho từng công trình. Đặc biệt là sổ Cái các tài khoản chi phí nhằm tạo điều kiện cho hạch toán và quản lý. Kết luận Qua quá trình nghiên cứu thực tế tại Công ty xây dựng số 1, tôi nhận thấy nếu chỉ dựa vào kiến thức đã được học ở trường là chưa đủ (đó mới là điều kiện cần) mà còn phải đi sâu vào thực tế ( đây mới là điều kiện đủ) để hiểu rõ và có được những kỹ năng cần thiết của một người kế toán. Đây cũng là một dịp rất tốt để tôi có cơ hội xem xét các vấn đề đã được học trên môi trường và thực tế nhờ đó bổ sung và hoàn thiện kiến thức cho mình trong lĩnh vực kế toán, và nhất là trong phạm vi công việc chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (áp dụng kế toán mới) ở nước ta. Được sự tận tình giúp đỡ, chỉ bảo của các thầy cô trong Khoa và các cán bộ kế toán ở Công ty xây dựng số 1, tôi đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp với đề tài hoàn thành " Hoàn thiện hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty Xây dựng số 1". Trong chuyên đề này, tôi xin mạnh dạn trình bày một số ý kiến nhỏ với nguyện vọng để Công ty tham khảo nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.