Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty xây dựng và vật tư vận tải - Tổng công ty xây dựng Bạch Đằng Hải Phòng

các TK 621, 622, 623, 627, 154. Sau đó sẽ tiến hành đối chiếu sự khớp đúng số giữa Nhật ký chứng từ số 7, sổ cái các tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản. Hàng tháng khi có một công trình, hạng mục công trình hoàn thành, Công ty cùng với chủ đầu tư kiểm nghiệm, đánh giá và tiến hành bàn giao công trình, hạng mục công trình. Trong đó giá thành sản xuất sản phẩm là tổng chi phí sản xuất bỏ ra để hoàn thành công trình, hạng mục công trình đó. Và giá trị này được thể hiện trên sổ chi tiết giá thành từng công trình. Đối với những công trình hoàn thành trong tháng, kế toán sẽ tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết giá thành của các công trình này để lập bảng tổng hợp giá thành công trình xây lắp hoàn thành. Chẳng hạn, đối với công trình Nút Giao thông Nam Cầu Bính: + Bắt đầu thi công vào tháng 9 năm 2003 + Thời điểm hoàn thành vào tháng 12 năm 2004. + Số liệu ngày 31/ 12/2004 như sau: Số luỹ kế đến ngày 30/11/2004: 4.283.976.484 đồng. Chi phí phát sinh trong kỳ: 184.809.358 đồng. Giá thành công trình bàn giao là: 4.283.976.484 + 184.809.358 = 4.468.785.842 đồng. Bảng 2.26: Trích Sổ chi tiết giá thành Công trình: Nút Giao thông Nam Cầu Bính Ngày thi công: 6/9/2003 Khoản mục chi phí. Tháng, năm Chi phí NVLTT Chi phí NCTT Chi phí SDMTC Chi phí SXC Cộng Số luỹ kế 9/ 2001 28.643.720 12.481.700 13.056.700 9.987.320 64.169.440 64.169.440 10/ 2001 187.028.700 29.083.400 16.732.410 17.388.160 250.232.670 314.402.110 …. …. …. …. …. …. …… 12/ 2002 119.884.200 32.837.300 7.673.428 24.414.430 184.809.358 4.283976484 Cộng 3.212.30.400 826.614.160 202.460.392 227.407890 4.468787842 4.468785842 Ngày hoàn thành bàn giao: 31/ 12. 2004 Bảng 2.27: Trích Bảng tổng hợp chi tiết TK 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Tháng 12 năm 2004 STT Tên công trình Ghi Nợ TK 154, ghi Có các TK Cộng 621 622 623 627 1 Nhà xe Hải Quân 276.317.756 57.980.700 9.286.300 49.112.525 392.697.281 2 Văn phòng Công ty Cửu Long 39.109.659 16.496.200 928.032 6.540.347 63.074.238 …. …. …. …. …. …. …. 7 Đường Nam Sách - Hải Dương 6.791.495 2.987.400 621.385 1.42.650 11.829.930 8 Nút Giao thông Nam Cầu Bính 119.884.200 32.837.300 7.673.428 24.414.430 184.809.358 Cộng 733.137.700 205.487.000 29.089.910 134.440.620 1.102.155.230 Bảng 2.28: Sổ Cái TK 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Năm 2004 Số dư đầu năm Nợ Có 2.399.521.274 Ghi Nợ TK 154 Ghi Có các TK Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 621 733.137.700 TK 622 205.487.000 TK 623 29.089.910 TK 627 134.440.620 Cộng PS Nợ 1.102.155.230 Cộng PS Có 4.688.419.280 Dư cuối kỳ Nợ 4.989.485.970 1.403.221.920 Có Bảng 2.29: Trích Bảng kê số 4 Tháng 12 năm 2004 Ghi CóTK. Ghi Nợ TK 141 142 152 153 214 334 621 622 623 627 NKCT 1 NKCT 5 Tổng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1. TK 154 733.137.700 205.487.000 29.089.910 134.440.620 1.102.155.230 + Nhà xe Hải Quân 276.317.756 57.980.700 9.286.300 49.112.525 392.697.281 + Văn phòng Công ty Cửu Long 39.109.659 16.496.200 928.032 6.540.347 63.074.238 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. + Đường Nam Sách - Hải Dương 6.791.495 2.987.400 621.385 1.429.650 11.829.930 + Nút Giao thông Nam Cầu Bính 119.884.200 32.837.300 7.673.428 24.414.430 184.890.358 2. TK 621 49873950 597.306400 9.928.500 76.028.850 733.137.700 + Nhà xe Hải Quân 264.893680 11.424.068 276.317.756 + Văn phòng Công ty Cửu Long 39.109.659 39.109.659 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. + Đường Nam Sách - Hải Dương 4.176.995 2.614.500 6.791.495 + Nút Giao thông Nam Cầu Bính 22.688200 97.570.000 9.626.000 119.884.200 3. TK 622 12.082900 213.404100 205.487.000 + Nhà xe Hải Quân 4.280.700 53.700.000 57.980.700 + Văn phòng Công ty Cửu Long 16.496.200 16.496.200 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. + Đường Nam Sách - Hải Dương 2.987.400 2.987.400 + Nút Giao thông Nam Cầu Bính 3.148.300 23.689.000 32.837.300 4. TK 623 3.485.680 1074600 13821500 6.027.000 2.741.400 1.932.700 29.089.910 + Nhà xe Hải Quân 9.286.300 + Văn phòng Công ty Cửu Long 928.032 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. + Đường Nam Sách - Hải Dương 621.385 + Nút Giao thông Nam Cầu Bính 7.673.428 5. TK 627 6.705.600 4124000 10.886.780 9218320 455.030 63.504.250 4.371.220 35.175.420 134.440.620 + Nhà xe Hải Quân 924.862 _ 3.099.800 2395133 321.030 25.638.000 1.196.850 14.523.400 49.112.525 + Văn phòng Công ty Cửu Long 161.589 _ _ 163.390 _ 5.118.600 209.110 6.540.347 ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. ….. + Đường Nam Sách - Hải Dương _ _ _ _ _ 1.073.400 356.250 1.429.650 + Nút Giao thông Nam Cầu Bính 1.450.400 _ _ 3254400 _ 13.458.100 982.770 5.268.760 24.414.430 Cộng 68552.450 4124000 747.510160 10292920 34251810 282935350 733.137.700 205.487.000 29.089.910 134.440.620 8.041.120 110.136970 2.204.310.460 Bảng 2.30: Nhật ký chứng từ số 7 Tháng 12 năm 2004 STT Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ 141 142 152 153 214 334 338 621 622 623 627 NKCT 1 NKCT 5 59 Cộng 1 TK 154 733137700 205.487000 29089910 134440620 1.102.155.230 2 TK 141 49873950 12.082900 6.705.600 68552.450 3 TK 142 4124000 4124000 4 TK 621 49873950 597.306400 9.928.500 76028850 733137700 5 TK 622 12082900 213.404100 205.487.000 6 TK 623 3.485.680 1074600 3821500 6.027.000 2.741.400 1.932.700 29.089.910 7 TK 627 6.705600 4124000 10.886.780 9218320 455.030 63.504.250 4.371.220 35175420 134.440.620 8 TK 642 2382400 19675280 88.564.500 44.788.313 21139616 48799288 220349397 Cộng 68552450 4124000 747.510160 12675320 35251810 371.499850 44.788.313 733137700 205487000 29089910 134440620 29180736 161.936258 2276986910 2. Chi phí quản lý doanh nghiệp và tính giá thành toàn bộ công trình xây lắp hoàn thành. Là một doanh nghiệp kinh doanh trên lĩnh vực xây lắp nên tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải giá thành sản phẩm xây lắp được chia ra thành giá thành sản xuất (giá vốn) và giá thành toàn bộ. Tổng của 4 khoản mục chi phí: chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SDMTC, chi phí SXC mới chỉ là giá vốn công trình. Còn để tính giá thành toàn bộ công trình thì kế toán phải cộng thêm chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý; các loại văn phòng phẩm xuất dùng cho công tác quản lý; khấu hao máy móc, thiết bị quản lý; chi phí khác bằng tiền và chi phí dịch vụ mua ngoài (bao gồm cả các khoản trích theo lương của công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên quản lý đội và nhân viên quản lý doanh nghiệp). Hiện nay, tại Công ty BHXH được trích 20% lương cơ bản trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất, 5% do công nhân viên nộp (trừ vào lương), BHYT trích 3% lương cơ bản trong đó 2% tính vào chi phí và 1% do công nhân viên nộp, KPCĐ trích 2% trên tổng thu nhập của công nhân viên và tính hết vào chi phí. Các khoản trích này chỉ được thực hiện đối với công nhân viên trong biên chế. Về phương pháp hạch toán khoản mục chi phí này tương tự như khoản mục chi phí sản xuất chung. Hàng tháng kế toán tiến hành tổng hợp các chi phí quản lý vào TK 642” chi phí quản lý doanh nghiệp”. Cuối tháng kế toán tiến hành phân bổ khoản mục chi phí này cho các công trình, HMCT hoàn thành trong tháng theo tiêu thức giá vốn tiêu thụ của từng công trình, HMCT. Công thức phân bổ như sau: Chi phí QLDN phân bổ cho công trình A = Tổng chi phí QLDN x Giá vốn tiêu thụ của công trình A Tổng giá vốn tiêu thụ = Hệ số phân bổ x Giá vốn tiêu thụ công trình A Ví dụ: Số liệu lấy từ sổ cái TK 642 tháng 12 năm 2004, có tổng chi phí QLDN phát sinh trong tháng 12/2004 là: 220.349.397 đồng. Tổng giá vốn công trình hoàn thành trong tháng là: 4.685.164.880 đồng. Do đó hệ số phân bổ = 220.349.397 = 0,047 4.688.419.280 Chi phí quản lý phân bổ cho công trình Nút Giao thông Nam Cầu Bính là: 4.468.785.842 x 0,047 = 210.032.934 đồng Đối với các công trình khác tiến hành phân bổ tương tự. Sau khi phân bổ song kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp giá thành công trình xây lắp hoàn thành. Bảng này được thành lập trên cơ sở sổ chi tiết giá thành của các công trình hoàn thành trong kỳ và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho các công trình. Bảng 2.31: Bảng tổng hợp giá thành công trình xây lắp Tháng 12 năm 2004 STT Tên công trình Giá thành sản xuất trong đó Chi phí QLDN phân bổ Giá thành toàn bộ Chi phí NCTT Chi phí NVLTT Chi phí SDMTC Chi phí SXC S Giá thành sản xuất 1 2 3 4 5 6 7= (3) +(4) + (5) + (6) 8 9 = (7) + (8) 1 Nhà xe Hải Quân 83.629.406 41.607.250 6.380.706 8.840.446 140.457.808 6.601.517 147.059.325 2 Đường Nam Sách - Hải Dương 45.406.610 21.794.960 5.588.975 6.385.085 79.175.630 3.714.946 82.890.576 3 Nút Giao thông Nam Cầu Bính 3.212.303.400 826.614.160 202.460.392 227.407.890 4.468.785.842 210.032.934 4.678.818.776 Cộng 3.341.339.416 890.016.370 214.430.073 242.633.421 4.688.419.280 220.349.397 4.908.768.677 IV. Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành theo khoản mục. Để theo dõi chi phí sản xuất không chỉ dựa vào số tổng cộng toàn công ty mà người quản lý cần nắm bắt số liệu từng công trình. Hạch toán chi phí theo khoản mục có tác dụng to lớn trong việc so sánh gữa giá thành thực tế và giá thành dự toán. Đối với mọi doanh nghiệp kinh doanh xây lắp, việc lập dự toán chi phí và giá thành công trình, HMCT là công việc cần thiết và được lập trước khi tiến hành sản xuất thi công. Vì vậy, khi phân tích ta có thể so sánh giữa giá thành thực tế và giá thành dự toán. Thông qua việc phân tích sự biến động trong giá thành, các khoản mục chi phí giữa thực tế với dự toán, công ty có thể tìm ra nguyên nhân gây ra lãng phí, thất thoát để hạn chế và phát huy những biện pháp tiết kiệm làm giảm giá phí. Dựa vào bảng tổng hợp chi phí đối chiếu với giá dự toán của từng công trình, ta có thể so sánh từng khoản mục chi phí công trình và so sánh giá thành thực tế với giá thành dự toán. Ta có bảng phân tích sau: Bảng 2.32: Bảng phân tích giá thành Công trình: Nút Giao thông Nam Cầu Bính STT Khoản mục chi phí Dự toán Thực tế Chênh lệch Mức Tỷ lệ (%) 1 Vật liệu 3.205.305.800 3.212.303.400 + 6.997.600 + 0,22 2 Nhân công 837.582.040 826.614.160 - 10.967.880 - 1,3 3 Sử dụng máy 216.095.892 202.460.392 - 13.635.500 - 6,31 4 Chi phí chung 213.641.642 227.407.890 + 13.766.248 + 6,41 Cộng 4.472.625.374 4.468.785.842 - 3.839.532 x Từ bảng phân tích trên ta thấy giá thành thực tế đã giảm so với giá thành dự toán – 0,085% hay công ty đã tiết kiệm một khoản chi phí là: - 3.839.532 đồng. Điều này sơ bộ cho thấy công tác quản lý chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty có hiệu quả. Tuy nhiên, để có thể tối đa hoá lợi nhuận chúng ta cần phải đi sâu tìm hiểu những nguyên nhân ảnh hưởng để có thể cố gắng duy trì hay có các biện pháp khắc phục kịp thời. Các nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động của giá thành là: * Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: So với dự toán chi phí NVLTT đã tăng + 0,22% hay nói cách khác công ty đã sử dụng lãng phí + 6.997.600 đồng chi phí nguyên vật liệu. Nguyên nhân gây ra sự lãng phí này là. + Do công ty tiến hành thu mua nguyên vật liệu theo tiến độ thi công nên phải chịu sự biến động của giá cả thị trường và trong khâu lập dự toán công ty đã không tính trước được sự tăng đột ngột của giá vật tư. + Do công tác bảo quản, quản lý vật liệu không được chặt chẽ nên gây nên hiện tượng nguyên vật liệu bị thất thoát, hư hỏng nhiều. * Chi phí nhân công trực tiếp. Khoản mục chi phí này so với dự toán đã giảm – 10.967.880 đồng. Nguyên nhân chủ yếu là công ty đã áp dụng nhiều biện pháp để giảm chi phí nhân công trực tiếp: + Nâng cao ý thức lao động của công nhân bằng hình thức khoán từng công trình, hạng mục công trình. + Công ty đã chủ động thuê công nhân ở ngoài để thực hiện một số công việc điều này đã góp phần làm giảm các chi phí sinh hoạt, đi lại…của công nhân khi di chuyển đến thi công ở các địa điểm khác nhau đặc biệt là các địa điểm ở xa. + Tổ chức quản lý lao động tốt. * Chi phí sử dụng máy thi công. Tổng chi phí sử dụng máy thi công giảm nhiều so với dự toán. Đạt được kết quả như trên là do công ty đã cố gắng: + Nâng cao năng suất sử dụng máy, sử dụng một cách triệt để máy móc hiện có. + Do thuê máy làm giảm chi phí vận chuyển máy móc thiết bị. * Chi phí sản xuất chung Từ bảng phân tích trên ta thấy khoản mục chi phí chung đã tăng so với dự toán là + 13.766.248 đồng. Chi phí chung tăng lên là do: + Các chi phí như thu dọn mặt bằng, chi phí bàn giao công trình, các chi phí giao dịch, tiếp khách …còn nhiều tốn kém, lãng phí. + Do thực tế số lượng máy thi công của công ty chưa thể đáp ứng được yêu cầu thực tế đòi hỏi nên chi phí máy thi công thuê ngoài còn lớn. Theo phân tích tình hình biến động các khoản mục chi phí của công ty thì công ty đã tiết kiệm được hai khoản mục chi phí là: chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sử dụng máy thi công nhờ đó đã làm cho giá thành công trình giảm so với dự toán là - 24.603.380 đồng. Điều này thể trình độ tổ chức, bố trí lao động hợp lý và việc tận dụng có hiệu quả máy móc thiết bị hiện có tại công ty. Tuy nhiên, công ty đang còn rất nhiều hạn chế trong việc quản lý nguyên vật liệu. Việc quản lý, bảo quản, sử dụng không hợp lý nhân tố này đã làm giá thành công trình tăng lên một khoản là: + 6.997.600 đồng. Nguyên vật liệu là một khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành sản phẩm, một sự thay đổi nhỏ trong chi phí này cũng dẫn đến sự thay đổi khá lớn trong giá thành. Vì vậy, để có thể thực hiện được mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận của mình thì đòi hỏi công ty phải có các biện pháp thật hữu hiệu trong quản lý, sử dụng vật tư để có thể giảm khoản mục chi phí này xuống mức tối thiểu. Tóm lại, công ty đã đạt được kế hoạch giảm chi phí sản xuất nhưng mức giảm này chưa nhiều. Trên thực tế công ty có thể tiết kiệm được hơn nữa chi phí sản xuất nếu như trong việc lập dự toán, quản lý, sử dụng yếu tố vật tư được thực hiện có hiệu quả và công ty có thể hạn chế được một số chi phí về giao dịch, tiếp khách… Phần III Hoàn thiện công tác hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải I. Sự cần thiết phải hạch toán chính xác chi phí sản xuất và tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm. Cùng với xu thế phát triển của nền kinh tế nước ta trong những năm gần đây hàng loạt các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh dưới nhiều hình thức khác nhau được thành lập . Điều này đã làm cho làm cho sự cạnh tranh trên thị trường ngày càng khốc liệt. Vì vậy để có thể tồn tại và đứng vững trên thị trường thì đòi hỏi sản phẩm làm ra của doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ về mặt chất lượng, kỹ thuật thoả mãn được nhu cầu của người tiêu dùng và cũng phải đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp, mục tiêu lớn nhất của bất cứ một doanh nghiệp nào. Vấn đề đặt ra là với một lượng yếu tố đầu vào nhất định doanh nghiệp phải tạo ra được kết quả đầu ra tối đa, do vậy hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm ngày càng trở nên quan trọng đối với công tác kế toán của một doanh nghiệp. Tập hợp chi phí chính xác, tính đúng, tính đủ giá thành sẽ góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho quản trị doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn, chính xác nhằm thu được hiệu quả cao nhất. Tập hợp chi phí sản xuất chính xác không chỉ là việc tổ chức ghi chép, phản ánh theo đúng gía trị thực tế của chi phí ở thời điểm phát sinh mà còn phải tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh từng loại chi phí sản xuất theo đúng địa điểm phát sinh và đối tượng chịu chi phí. Tính đúng là tính toán chính xác và hạch toán đúng nội dung kinh tế của hao phí để sản xuất ra sản phẩm. Vì vậy, phải xác định được đúng đối tượng tính giá thành, vận dụng phương pháp tính giá hợp lý và giá thành phải tính trên cơ sở tập hợp đúng, đủ chi phí sản xuất. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo sự phản ánh trung thực tình hình tài chính cảu thông tin kế toán tránh hiện tượng lãi giả, lỗ thật. Chính vì những ý nghĩa, vai trò trên mà việc hạch toán chính xác chi phí và giá thành sản phẩm là mục tiêu quan trọng của công tác kế toán và là một công cụ đắc lực cho việc tăng cường quản trị trong công cuộc cạnh tranh, chiếm lĩnh thị trường. II. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải. 1. Những thành tựu đạt được. Công ty Xây dựng Vật tư Vận những ngày đầu mới thành lập công ty gặp rất nhiều khó khăn. Nhưng với chủ trương, đường lối đúng đắn cùng với sự cố gắng nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, công ty đã vượt qua được khó khăn ban đầu, từng bước phát triển và ngày càng đứng vững trên thị trường: Doanh thu năm sau cao hơn năm trước, thu nhập của người lao động được tăng lên, đời sống cán bộ công nhân viên không ngừng được cải thiện, chất lượng lao động ngày càng cao. Cùng với sự trưởng thành và phát triển của công ty, bộ máy kế toán cũng đã đạt được những thành tựu đáng kể: Bộ máy kế toán được tổ chức rất phù hợp với bộ máy quản lý. Mặc dù cơ cấu tổ chức của công ty tương đối phức tạp: Gồm nhiều phòng ban và nhiều đơn vị thành viên, mỗi đơn vị lại làm nhiệm vụ sản xuất kinh doanh khác nhau và công ty lại kinh doanh trên nhiều ngành nghề (vừa sản xuất, vừa xây lắp, vừa cung cấp dịch vụ) nhưng bộ máy kế toán của công ty được tổ chức tương đối gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu thực tế của công ty, phù hợp với yêu cầu công việc và trình độ khả năng chuyên môn của từng người. Do đó, bộ máy kế toán của công ty đã trở thành bộ máy giúp việc đắc lực cho lãnh đạo công ty trong các quyết định, đường lối, chính sách tổ chức sản xuất kinh doanh. Có thể nói, trong sự đổi mới và phát triển của công ty cho đến ngày nay có một sự đóng góp không nhỏ của bộ máy kế toán. Trình độ của các kế toán viên trong công ty tương đối cao (84% kế toán viên có trình độ đại học). Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho cho việc tìm hiểu, nắm vững và vận dụng các văn bản, quy định mới về hạch toán kế toán của Bộ tài chính vào công tác kế toán trong công ty (hiện nay công ty đã triển khai áp dụng thông tư 89/ 2002 / TT – BTC). Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, công việc và trách nhiệm được phân công rõ ràng. Điều này giúp mọi người hiểu rõ được nhiệm vụ cũng như trách nhiệm của mình góp phần nâng cao được tính tự giác và thúc đẩy mọi người hoàn thành tốt, kịp thời, đầy đủ mọi nhiệm vụ được giao. Hiện nay công ty đã áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán (phần mềm chuyên dụng do công ty thuê viết cho phù hợp với điều kiện thực tế của công ty). Việc áp dụng kế toán máy đã góp phần làm giảm bớt công việc cho các phần hành, công việc kế toán trở nên đơn giản hơn và được tiến hành một cách nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian. Phương thức tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu trực tuyến nghĩa là tất cả các nhân viên kế toán kể cả nhân viên trong phòng và các nhân viên kế toán ở các Đội, xí nghiệp đều dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng nên công tác kế toán được tiến hành một cách thống nhất, chất lượng công tác của từng nhân viên đều do Kế toán trưởng đánh giá, quyết định nên tránh được hiện tượng bao che lẫn nhau. Đối với việc ghi chép sổ sách: Hệ thống sổ sách của Công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ và đầy đủ. Kế toán đã ghi chép vào sổ sách rõ ràng, chính xác đảm bảo tính khớp đúng của số liệu và Công ty thực hiện đầy đủ thủ tục chứng từ làm cơ sở cho việc hạch toán. Các loại chứng từ kế toán đều được lập đầy đủ số liệu theo quy định, đảm bảo yêu cầu của công tác quản lý. Việc bảo quản chứng từ cũng được thực hiện rất tốt do cơ sở vật chất đảm bảo. Nằm trong những thành tựu chung của công tác kế toán, phần hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cũng đã có những ưu điểm nhất định: Công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Công ty tương đối chặt chẽ. Trước hết, đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành là công trình, hạng mục công trình nên kế toán hạch toán chi phí sản xuất cho từng công trình, hạng mục công trình trong từng tháng, quý một cách rõ ràng, đơn giản, phục vụ tốt yêu cầu quản lý và phân tích hoạt động kinh doanh của Công ty. Bên cạnh đó, phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm trực tiếp vào từng công trình, hạng mục công trình là phù hợp với đặc điểm của đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành. Nhìn chung công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đã đáp ứng được yêu cầu quản lý đặt ra về thời gian và tính chính xác. 2. Những tồn tại, hạn chế. Bên cạnh những ưu điểm trên công tác kế toán của Công ty nói chung và công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm vẫn còn những hạn chế nhất định. Cụ thể là: Thứ nhất: Việc tổ chức quản lý chi phí chưa được chặt chẽ, toàn diện vì thế giá thành chưa phản ánh đúng bản chất của nó. Trong giá thành xây lắp, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm một tỷ trọng lớn vì thế tiết kiệm nguyên vật liệu đóng một vai trò quan trọng trong việc hạ giá thành. Tuy nhiên, việc quản lý nguyên vật liệu ở Công ty vẫn còn một số vướng mắc do các Đội tự mua một phần nguyên vật liệu. Thứ hai: Khi hạch toán tạm ứng cho công nhân trực tiếp, nhân viên quản lý kế toán hạch toán trực tiếp vào các TK 622, 6231, 6271… và Công ty trích BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân trong danh sách quỹ lương của Công ty vào TK 642”chi phí quản lý doanh nghiệp” là không đúng. Thứ ba:Toàn bộ chi phí sử dụng máy thi công ở công ty được tập hợp vào bên Nợ TK623 “Chi phí sử dụng máy thi công” nhưng khoản chi phí máy thi công thuê ngoài lại được tập hợp vào TK 627( 6277 – chi phí dịch vụ mua ngoài). Đây cũng là một điều bất cập trong việc tập hợp chi phí sản xuất tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải. Bên cạnh đó, Công ty tiến hành phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho từng công trình theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp là không phù hợp. Thứ tư: Công tác trả lương cho công nhân trực tiếp sản xuất ở các đội xây dựng hoặc tại các xí nghiệp chưa thật sự hợp lý. Cách tính lương này không khuyến khích những lao động có tay nghề cao làm việc đạt hiệu quả cao nhất. Thứ năm: Việc luân chuyển chứng từ còn chậm dẫn đến tình trạng công việc dồn vào cuối kỳ gây khó khăn cho công tác kế toán. Ngoài những tồn tại nêu trên công ty vẫn còn một số vấn đề vướng mắc khác sẽ được trình bày trong phần hoàn thiện. III. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải. 1. Hoàn thiện việc hạch toán yếu tố nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. * Về việc thu mua vật liệu. Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải, nguồn cung ứng vật liệu chủ yếu là mua ngoài, Công ty cho phép các đội chủ động mua nguyên vật liệu để phục vụ tiến độ thi công dựa trên các định mức đã đề ra. Việc tiến hành mua nguyên vật liệu theo tiến độ thi công cũng đồng nghĩa với việc chấp nhận sự biến động của giá cả trên thị trường. Trong nhiều trường hợp sự chênh lệch giá cả nguyên vật liệu trên thị trường ở những thời điểm khác nhau là rất cao. Vì vậy việc mua vật tư phải được lập kế hoạch chặt chẽ để đảm bảo vật tư cung cấp cho sản xuất kịp thời, tránh bị thiếu hụt gây gián đoạn cho quá trình thi công hoặc mua dư thừa gây lãng phí làm tăng chi phí vật tư trong khoản mục giá thành. Việc công ty giao cho các đội chủ động mua vật tư và xuất trực tiếp cho công trình mà không thông qua việc kiểm tra, kiểm nghiệm sẽ không thể đảm bảo được chất lượng của vật tư mua về, hơn nữa việc không kiểm nghiệm chất lượng vật tư cũng tạo điều kiện diễn ra các vi phạm trong quá trình thu mua vầ bảo quản vật tư. Vì vậy, để giúp cho việc quản lý vật tư được chặt chẽ, giám đốc Công ty cùng với phòng Kinh tế - kế hoạch, Phòng Tài chính Kế toán cần bố trí thêm nhân viên thường xuyên theo dõi chi phí vật tư tại các công trình. Với những vật liệu chính, có giá trị lớn Công ty nên cử cán bộ cung ứng đi liên hệ, giao dịch và ký hợp đồng với các nhà cung cấp có tín nhiệm, đảm bảo cung cấp đủ về số lượng, đúng về chất lượng cho Công ty khi cần thiết ở mọi lúc, mọi nơi. * Về các thủ tục nhập xuất kho vật tư: Hiện nay ở Công ty, với mọi trường hợp nhập, xuất kho vật tư tại công ty hay khi đội sản xuất tự mua nguyên vật liệu nhập kho tại công trình đều áp dụng những thủ tục nhập, xuất như nhau. Trong trường hợp mua vật tư xuất thẳng ra công trình, kế toán đội thường viết phiếu nhập kho rồi sau đó viết luôn phiếu xuất kho. Như vậy, việc thực hiện các thủ tục nhập, xuất chỉ mang tính hình thức, phục vụ cho nhu cầu quản lý. Cách làm như trên của Công ty sẽ dẫn đến hao phí về lao động kế toán, hơn nữa vật liệu mua về không nhập kho mà Đội vẫn lập phiếu nhập kho, như vậy chưa phản ánh đúng nội dung kinh tế của TK152. Vì vậy, Công ty nên xem xét để xoá bỏ hình thức trên. Để xác định toàn bộ chứng từ gốc làm căn cứ ghi Nợ TK 621, Công ty có thể sử dụng toàn bộ hoá đơn mua hàng, biên bản giao nhận giữa bộ phận cung ứng và bộ phận sản xuất. Biên bản giao nhận được lập như sau: Bảng 3.1: Biên bản giao nhận vật tư Ngày.... tháng... năm... Chúng tôi gồm: Ông (bà): (người cung ứng vật tư) Ông (bà): (người nhận vật tư) Đã tiến hành bàn giao số lượng vật tư sau đây: STT Tên, quy cách chủng loại vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú Cộng Đại diện bên cung ứng Đại diện bên nhận ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) Biên bản được lập tại chỗ, sau đó chuyển hoá đơn và biên bản lên phòng kế toán làm căn cứ để ghi sổ kế toán. Cách làm như trên góp phần làm giảm bớt các thủ tục mang tính hành chính mà vẫn đảm bảo ghi chép, phản ánh được đầy đủ chi phí vật liệu cho thi công mà không cần các phiếu nhập kho, xuất kho. *Về việc tính giá vật tư. Theo quy định hiện nay, trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được tính theo công thức: Giá thực tế vật tư = Giá mua (không có VAT) + Chi phí thu mua _ Chiết khấu, giảm giá (nếu có) Tuy nhiên, trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty, giá trị nguyên vật liệu mua ngoài không bao gồm chi phí thu mua (chi phí vận chuyển, bốc dỡ...) mà chi phí thu mua lại được hạch toán vào TK6277 – chi phí dịch vụ mua ngoài. Việc hạch toán như trên sẽ không phản ánh đúng giá trị thực tế vật tư mua vào do đó trị giá vật tư xuất dùng trong kỳ, tồn đầu kỳ, tồn cuối kỳ cũng sai lệch theo. Chi phí vật tư sẽ giảm đi và sẽ gây nên sự thiếu chính xác trong việc tính giá thành cũng như việc phân tích các khoản mục chi phí phục vụ cho công tác quản trị. Vì vậy, để có thể cung cấp số liệu chính xác hơn cho công tác kế toán của Công ty thì khi hạch toán nguyên vật liệu mua vào, kế toán phải tính cả chi phí thu mua vào giá thực tế của nguyên vật liệu. * Về việc hạch toán công cụ dụng cụ Theo quy định hiện hành, các công cụ dụng cụ có giá trị lớn sử dụng cho quá trình thi công cần được phân bổ hợp lý vào chi phí sản xuất. Tuy nhiên, tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải, kế toán tiến hành phân bổ luôn chi phí công cụ dụng cụ một lần vào chi phí sản xuất chung tại kỳ có nghiệp vụ phát sinh mà không quan tâm CCDC có giá trị lớn hay nhỏ. Cách thức hạch toán như vậy là chưa hợp lý, khiến cho chi phí trong kỳ hạch toán có sự biến động bất thường nếu công cụ dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn. Bên cạnh đó, việc hạch toán như vậy đã tạo ra sự quản lý lỏng lẻo trong việc bảo quản, sử dụng công cụ dụng cụ. Khi công trình hoàn thành, do các công cụ dụng cụ đã phân bổ hết nên kế toán thường không tiến hành thu hồi mặc dù các công cụ đó vẫn còn sử dụng được, điều này đã gây ra một sự lãng phí lớn nhất là đối với các công cụ dụng cụ có giá trị lớn. Vì vậy, để phù hợp với quy dịnh hiện hành và đảm bảo việc quản lý chặt chẽ, sử dụng, tiết kiệm, hiệu quả công cụ dụng cụ thì đối với các công cụ dụng cụ có giá trị lớn như máy hàn, máy tời, máy khoan, máy bơm nước...công ty nên tiến hành phân bổ cho nhiều kỳ. Số lần phân bổ tuỳ thuộc vào mục đích và thời gian sử dụng. 2. Hoàn thiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. * Về cách tính lương trả cho công nhân trực tiếp sản xuất. Hiện nay Công ty đang áp dụng phương thức trả lương theo sản phẩm khoán đối với công nhân trực tiếp sản xuất và tiến hành chia lương cho từng công nhân theo công thức. Đơn giá tiền công = Tổng số tiền được thanh toán Tổng số công thực hiện Việc tính lương cho từng công nhân theo phương pháp này không tính đến bậc thợ và trình độ tay nghề của người lao động. Điều này sẽ dẫn đến những người lao động giỏi, tay nghề cao chưa được trả lương thích đáng với tay nghề của mình và không khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động. Vì vậy, công ty nên thay đổi cách tính lương cho người lao động tại các tổ, đội, cách tính như sau: Việc tính lương cho từng công nhân không chỉ căn cứ vào số ngày làm việc trong tháng mà hàng tháng, căn cứ vào tinh thần, thái độ làm việc và hiệu quả công việc, Công ty tiến hành phân loại lao động thành các loại A, B, C với hệ số phân loại A = 1,2; B = 1; C = 0,8 và dựa vào hệ số này cùng với số công thực hiện trong tháng và hệ số cấp bậc của từng người để tính lương. Theo cách này tiền công được tính theo công thức sau: li= ĐG x Ci x Ki x Pi Trong đó: ĐG: Đơn giá tiền công L: tổng số tiền được thanh toán trong kỳ Ci: Số công làm việc của công nhân thứ i Ki: Hệ số xếp loại của công nhân thứ i Pi: Hệ số cấp bậc của công nhân thứ i li: Tiền công của công nhân thứ i Phân phối lương theo cách này sẽ khuyến khích người lao động nhiệt tình hơn trong công việc và làm việc có hiệu quả hơn góp phần nâng cao năng suất lao động. * Về việc hạch toán tiền lương tạm ứng cho công nhân viên. Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành thì tất cả những nghiệp vụ liên quan đến việc tăng, giảm khoản phải trả cho công nhân viên đều phải thực hiện thông qua TK 334”phải trả công nhân viên”. Nhưng tại Công ty khi quyết toán tạm ứng lương cho người lao động thì kế toán định khoản trực tiếp vào tài khoản chi phí nhân công. Hạch toán như vậy vừa không phù hợp với quy định hiện hành vừa gây khó khăn trong việc theo dõi quỹ lương của công ty và khó khăn trong trong việc tính các khoản trích theo lương vì các khoản này được trích trên tiền lương phải trả công nhân viên. Vì vậy, khi hạch toán khoản mục này kế toán nên hạch toán qua TK 334. * Về việc hạch toán các khoản trích theo lương. Theo Quyết định 1864/1998/ QĐ - BTC, các khoản trích theo lương của công nhân được hạch toán vào TK 627. Việc trích BHXH, BHYT, KPCĐ có ý nghĩa quan trọng đối với người lao động. Thực hiên tốt việc trích các khoản này sẽ đảm bảo được quyền lợi của công nhân viên trong công ty. Tuy nhiên, việc trích các khoản theo lương cần phải trích trên cơ sở tiền lương thực tế mà người lao động nhận được chứ không chỉ trích trên phần tiền lương cơ bản. Ngoài ra, trên thực tế công ty đã hạch toán toàn bộ những khoản trích theo lương vào TK642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”. Việc hạch toán như vậy đã làm cho cơ cấu chi phí thuộc chỉ tiêu giá thành bị sai lệch, giá thành không phản ánh đúng bản chất của nó từ đó sẽ ảnh hưởng đến việc phân tích chi phí sản xuất và độ tin cậy của thông tin đưa ra. Vì vậy, để đảm bảo cho việc tính đúng, tính đủ giá thành và tuôn thủ đúng các quy định chế độ kế toán hiện hành thì các khoản trích BHYT, BHXH, KPCĐ của công nhân xây lắp, nhân viên sử dụng máy và nhân viên quản lý đội phải được hạch toán vào TK627 (6271- chi phí nhân viên quản lý đội). 3. Hoàn thiện việc hạch toán chi phí sử dụng máy thi công. * Chi phí máy thi công thuê ngoài. Có thể nói chi phí máy móc thi công là một bộ phận tài sản không thể thiếu được trong các doanh nghiệp xây lắp. Việc sử dụng máy móc thi công giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm xây lắp, đồng thời đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ thi công các công trình. Theo Quyết định số 1864/1998/QĐ- BTC của Bộ Tài chính thì đối với các doanh nghiệp xây lắp thực hiện thi công theo phương thức hỗn hợp vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy và không có đội máy thi công riêng thì được hạch toán vào TK623 “chi phí sử dụng máy thi công”. Qua khoản mục chi phí sử dụng máy thi công này các nhà quản lý có thể thấy được mối quan hệ giữa chi phí máy thi công với các chi phí khác, với việc nâng cao năng suất lao động và khả năng cơ giới hoá của công ty. Thực tế, tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải chi phí máy thi công thuê ngoài vẫn chiếm một giá trị khá lớn trong giá thành sản phẩm do phần lớn các máy đi thuê thường có công suất cao, giá trị lớn. Tuy nhiên, chi phí máy thi công thuê ngoài không được kế toán công ty hạch toán vào TK 623 mà lại hạch toán vào TK 627 (6277 – chi phí dịch vụ mua ngoài). Điều này dã làm cho các khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm không được phản ánh chính xác, làm thay đổi cơ cấu chi phí trong giá thành sản phẩm và từ đó sẽ dẫn đến sự sai lệch trong việc phân tích chi phí và tìm ra các giải pháp cho quản lý chi phí – giá thành. Vì vậy, để phục vụ tốt hơn cho công tác phân tích chi phí - giá thành và đảm bảo cung cấp những thông tin xác thực cho quản lý, công ty nên hạch toán khoản chi phí này vào TK 623 (6237 – chi phí dịch vụ mua ngoài). * Về việc phân bổ chi phí sử dụng máy thi công. Hiện nay tại Công ty chi phí sử dụng máy thi công được tập hợp chung vào TK 623 (chi tiết cho từng loại máy) rồi sau đó tiến hành phân bổ theo tiêu thức nhân công trực tiếp. Tiêu thức phân bổ mà Công ty sử dụng là chưa hợp lý. Bởi vì có những công trình thi công bằng máy nên chi phí nhân công chiếm một tỷ lệ thấp nhưng cũng có công trình lao động thủ công là chủ yếu. Trong trường hợp này chi phí nhân công lại chiếm một tỷ lệ lớn. Vì thế, nếu phân bổ theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp sẽ dẫn đến hiện trạng là có những công trình sử dụng máy thi công nhiều nhưng chi phí sử dụng máy lại được phân bổ ít và ngược lại. Điều này sẽ làm cho chi phí sử dụng máy thi công trong giá thành từng công trình không được xác định đúng theo chi phí thực tế phát sinh. Vì vậy, để chi phí sử dụng máy thi công phân bổ cho các công trình được chính xác và hợp lý, Công ty nên thay đổi tiêu thức phân bổ, không sử dụng chi phí nhân công trực tiếp mà lấy số số giờ (ca) máy hoạt động làm tiêu thức phân bổ. Trên thực tế, một chiếc máy trong một ca làm việc có thể tham gia 2 đến 3 công trình khác nhau hoặc 2 đến 3 hợp đồng giao khoán nội bộ khác nhau. Chính vì thế, Công ty nên bố trí thêm nhân viên làm nhiệm vụ theo dõi ca (giờ) máy sử dụng và trong phiếu theo dõi lịch trình hoạt động của máy Công ty nên bổ sung thêm cột “số giờ (ca) máy hoạt động” để đảm bảo việc theo dõi và quản lý máy được chặt chẽ hơn. Mẫu phiếu được sửa lại như sau: Bảng 3.2: Công ty XDVTVT Phiếu theo dõi hoạt động máy thi công Tên máy: Tháng.... năm.... Ngày tháng Người điều khiển Địa điểm hoạt động ( công trình) Số giờ (ca) hoạt động Xác nhận Cộng Cuối tháng, kế toán sẽ tổng hợp số giờ máy hoạt động và số giờ máy phục vụ cho từng công trình, sau đó tiến hành phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho các công trình theo số giờ (ca) máy hoạt động. Theo cách này, chi phí sử dụng máy thi công phân bổ cho từng công trình được tính như sau: Chi phí sử dụng máy thi công A phân bổ cho công trình i = Tổng chi phí sử dụng máy thi công A x Số giờ máy thi công A phục vụ công trình i Tổng số giờ máy thi công A hoạt động trong tháng Với cách phân bổ này, công trình nào thì công trình nào sử dụng nhiều ca (giờ) máy thì sẽ phải chịu nhiều chi phí sử dụng máy thi công. Như thế việc phân bổ sẽ hợp lý hơn và phản ánh đúng thực tế chi phí phát sinh. 4. Hoàn thiện hạch toán tài sản cố định. * Về việc trích khấu hao TSCĐ. Hiện nay, Công ty đang thực hiện việc trích khấu hao TSCĐ theo tháng. Việc tính khấu hao TSCĐ theo tháng đã phần nào phản ánh được thực tế vận động của tài sản trong Công ty. Tuy nhiên, tại Công ty việc trích khấu hao TSCĐ tính vào chi phí không phải tháng nào cũng được thực hiện đầy đủ. Cụ thể là trong những tháng mà công việc ít hoặc chi phí phát sinh quá lớn, doanh thu không thể bù đắp thì Công ty thường giảm chi phí bằng cách không trích khấu hao TSCĐ cho tháng đó (trong năm 2002 vừa qua đã có tới 2 tháng công ty không tiến hành trích khấu hao TSCĐ). Cách làm này, trước hết làm ảnh hưởng tới kế hoạch thu hồi vốn đầu tư đối với TSCĐ từ đó ảnh hưởng tới kế hoạch đầu tư, sắm mới TSCĐ. Và đặc biệt, làm như vậy đã làm cho chi phí không được hạch toán chính xác, gây nên hiện tượng lãi giả, lỗ thật, làm cho thông tin kế toán bị sai lệch, không còn phản ánh trung thực tình hình tài chính của công ty. Và từ đây sẽ kéo theo làm sai lệch hàng loạt các quyết định quản trị khác. Vì vậy, hàng tháng Công ty nên tiến hành trích đầy đủ khấu hao TSCĐ cho các đối tượng sử dụng. Một hạn chế trong việc hạch toán khấu hao TSCĐ tại công ty nữa là khi khấu hao TSCĐ, máy thi công công ty không sử dụng TK 009 – nguồn vốn khấu hao, do đó công ty không thể theo dõi một cách chặt chẽ được nguồn hình thành và sử dụng nguồn vốn khấu hao cơ bản để tái sản xuất TSCĐ hay để nộp cấp trên. Vì thế, công ty nên mở thêm TK 009 để theo dõi nguồn vốn khấu hao của công ty khi tiến hành trích khấu hao cho TSCĐ, máy thi công. Kết cấu của TK 009 như sau: Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguồn vốn khấu hao cơ bản. Bên Có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguồn vốn khấu hao cơ bản (nộp cấp trên, cho vay, đầu tư, mua sắm TSCĐ…) Dư Nợ: vốn khấu hao cơ bản hiện còn trong doanh nghiệp. * Trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. Tại công ty máy móc sử dụng thường có dung tích và khối lượng lớn như máy trộn bê tông, máy đầm, máy xúc, cần cẩu…Thế nhưng do đặc điểm của ngành xây dựng là có mặt bằng sản xuất không ổn định, trải rộng và phân tán nên toàn bộ lực lượng lao động, máy móc thiết bị, vật tư kỹ thuật phải di cư theo công trình. Mặt khác, thi công xây dựng là công tác chủ yếu nằm ở ngoài trời, chịu ảnh hưởng trực tiếp của các điều kiện tự nhiên, khí hậu nên rất dễ bị hư hỏng. Vì vậy công ty phải thường xuyên bảo dưỡng, tu sửa và đổi mới trang thiết bị kỹ thuật sao cho đáp ứng kịp thời nhu cầu của sản xuất. Nhưng trên thực tế, công ty không tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh, mà tháng nào có nghiệp vụ phát sinh thì khoản chi phí này được tính luôn vào chi phí sản xuất của tháng đó. Điều này là không hợp lý vì một chi phí bỏ ra có tác dụng trong nhiều kỳ nhưng chi phí chỉ được tính trong một kỳ. Do vậy, Công ty nên có kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo cho chi phí sản xuất không tăng đột biến trong kỳ khi phát sinh khoản chi phí này. Để trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thì cuối mỗi năm công ty cần xem xét tình hình, khả năng hoạt động của TSCĐ hiện có từ đó lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ cho cả năm bằng cách đề ra một tỷ lệ trích đối với từng loại tài sản. Dựa vào kế hoạch chi phí sửa chữa lớn TSCĐ trong năm, kế toán tính và trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo tháng và phân bổ đều cho các công trình. Mức trích trong tháng được tính như sau: Số chi phí sửa chữa lớn TSCĐ trích trong tháng = Nguyên giá TSCĐ x Tỷ lệ trích năm 12 Sau khi đã tính số chi phí sửa chữa lớn trong tháng của từng TSCĐ, kế toán lập bảng trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. Bảng này có mẫu như sau: Bảng 3.3 bảng trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Tháng.... năm.... STT Tên TSCĐ Nguyên giá Tỷ lệ trích Mức trích Trong đó chia ra TK 623 TK 627 – chi tiết cho từng công trình TK 642 Cộng 5. Hoàn thiện hạch toán các khoản thiệt hại trong sản xuất. Do đặc điểm của ngành xây lắp, hoạt động sản xuất phụ thuộc lớn vào nhiều yếu tố ngoại cảnh như thời tiết, các điều kiện về giao thông, cấp thoát nước…Do vậy, các thiệt hại phát sinh trong quá trình sản xuất là điều không thể tránh khỏi. Các thiệt hại phát sinh có thể do những nguyên nhân khách quan như khi trời mưa sẽ phát sinh công việc tát nước, vét bùn khi thi công móng các công trình hoặc cung ứng vật tư không kịp thời khiến công việc phải đình trệ…Và cũng có thể do những nguyên nhân chủ quan như làm sai, làm ẩu phải phá đi làm lại. Khi đó chi phí vật tư, nhân công và sử dụng máy thi công cũng tăng lên so với dự toán. Tuy nhiên. tại công ty các khoản thiệt hại này lại không được theo dõi và phản ánh đầy đủ. Cụ thể, chi phí vật liệu, nhân công, sử dụng máy cho các khoản thiệt hại vẫn được tính vào giá thành công trình. Theo quy định thì những khoản thiệt hại này do xảy ra bất thường, không được chấp nhận nên chi phí của chúng không được cộng vào chi phí sản xuất sản phẩm mà thường xem là khoản phí tổn thời kỳ và tuỳ thuộc vào nguyên nhân gây ra để xử lý. Trường hợp thiệt hại do nguyên nhân khách quan thì những chi phí phải bỏ ra để khắc phục thiệt hại được hạch toán vào TK 811 ”chi phí khác”. Nếu thiệt hại do nguyên nhân chủ quan gây ra thì yêu cầu cá nhân làm sai phải bồi thường vật chất nhằm nâng cao trách nhiệm của cán bộ, công nhân viên tham gia sản xuất. Ngoài ra, cũng giống như các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp khác, Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải hoạt động chủ yếu dựa vào nguồn vay ngắn hạn của ngân hàng với lãi suất 0,7% đến 0,75% một tháng. Trong khi đó, việc chủ đầu tư thanh toán chậm và nợ đọng kéo dài lại thường xuyên diễn ra ( tính đến ngày 31/12/2002 các khoản phải thu của công ty lên đến 29.411.755.073 đồng chiếm tới gần 60% tổng tài sản). Như vậy, tính trung bình mỗi tháng Công ty phải chịu thiệt hại một khoản không nhỏ (200 đến 220 triệu đồng). Bên cạnh đó, việc không thu hồi được nợ còn làm giảm tốc dộ quay của vốn, giảm khả năng thanh toán và giảm hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Để giảm thiệt hại này, công ty nên thành lập một bộ phận chuyên làm nhiệm vụ thu hồi công nợ. Bộ phận này do phòng kế toán thành lập và chỉ đạo, có trách nhiệm hoàn chỉnh hố sơ đòi nợ, hồ sơ quyết toán, thanh lý hợp đồng kinh tế của từng công trình và thường xuyên quan hệ với chủ đầu tư để giải quyết thanh toán. Đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. 6. Hoàn thiện phương thức giao khoán. TK111,112 , 1388 Sơ đồ 3.8 : Hạch toán chi phí sản xuất theo phương thức khoán gọn (tại đơn vị giao khoán). TK152,153, 111,112,33888 TK141 (1413) TK621, 622, 623, 627 TK1331 Tạm ứng vật tư, vốn và bổ sung số thiếu cho đơn vị nhận khoán Quyết toán tạm ứng về giá trị khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao Thuế GTGT được khấu trừ Thu hồi số đã tạm ứng lớn hơn giá trị giao khoán ở Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải hiện nay thực hiện phương thức khoán gọn các công trình, hạng mục công trình cho các xí nghiệp, đội trực thuộc. Công ty chỉ cấp phát số tiền vốn theo tỷ lệ đã quy định, từ số tiền được cấp phát này các đơn vị sẽ chủ động mua vật tư, thanh toán lương, thanh toán các dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền để trang trải cho hoạt động của mình. Tuy nhiên, tại công ty việc hạch toán chi phí sản xuất vẫn chưa được thực hiện theo đúng hình thức khoán gọn. Kế toán công ty vẫn sử dụng các TK1411 và TK1412 để phản ánh các khoản tạm ứng về lương và vật tư mà không sử dụng TK1413. Vì vậy, để phù hợp với quy định hiện hành và giúp cho việc theo dõi việc giao vốn cho các đơn vị nhận khoán được rõ ràng hơn kế toán nên sử dụng TK1413 “tạm ứng chi phí giao khoán nội bộ” để phản ánh quan hệ nội bộ với đơn vị nhận khoán. Tài khoản này phải được mở chi tiết cho từng đơn vị nhận khoán. Khi sử dụng TK1413 thì quy trình hạch toán chi phí sản xuất được thực hiện như sau: 7. Về việc phân tích giá thành. Phân tích giá thành sản phẩm là cách tốt nhất để biết nguyên nhân và nhân tố làm chi phí biến động, ảnh hưởng tới giá thành. Từ đó người sử dụng thông tin sẽ có quyết định quản lý tối ưu hơn. Tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải, với mỗi công trình Công ty đều lập dự toán về các khoản mục chi phí và giá thành. Các công trình thi công thường có quy mô lớn, thời gian thi công kéo dài nhiều năm, có khi do nhiều bộ phận cùng đảm nhiệm. Công ty thường chỉ phân tích chỉ tiêu giá thành sau khi công trình đã hoàn thành. Điều đó làm ảnh hưởng đến yêu cầu quản lý trong việc khắc phục những nhân tố tiêu cực và phát huy những nhân tố tích cực để làm giảm giá thành. Vì vậy, Công ty cần phân tích chỉ tiêu giá thành các công trình, hạng mục công trình một cách thường xuyên theo kỳ bất kể công trình đã hoàn thành hay chưa để có thể nắm bắt được kịp thời giá thành phát sinh ở từng công trình, hạng mục công trình để từ đó có kế hoạch quản lý giá thành hợp lý hơn. 8. Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ. Chứng từ là căn cứ để kế toán quản lý chi phí và ghi sổ kế toán cho nên việc luôn chuyển chứng từ kịp thời là rất cần thiết. Tuy nhiên, tại công ty vì nhiều lý do khách quan và chủ quan mà chứng từ không được tập hợp kịp thời. Việc hoàn chứng từ chậm trước hết là do địa bàn hoạt động rộng, phân tán, có nhiều công trình thi công ở xa, điều kiện đi lại khó khăn, chi phí đi lại tốn kém. Song cũng còn do một số chủ công trình chưa thực sự quan tâm đến sự cần thiết của vấn đề này. Việc hoàn chứng từ chậm dẫn đến công việc dồn vào cuối kỳ và nhiều khi việc hạch toán chưa được chính xác so với thực tế ví dụ như: trên thực tế vật tư đã mua về, xuất dùng cho công trình nhưng các chứng từ chưa được tập hợp về phòng kế toán để ghi sổ sách làm cho chi phí thực tế lớn hơn nhiều so với số liệu tập hợp trên sổ sách. Điều này đã làm ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo và ảnh hưởng phần nào đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Như vậy, để giảm tình trạng luôn chuyển chứng từ chậm và giảm bớt công việc cho kế toán lúc cuối kỳ, công ty có thể đưa ra một số biện pháp như: quy định các đội xây dựng phải hoàn chứng từ lần này thì mới được tạm ứng lần tiếp theo, hay có thể quy định rõ ràng chế độ thưởng phạt đối với việc hoàn nhập chứng từ. Đối với những công trình lớn thì Phòng Tài chính Kế toán có thể trực tiếp cử nhân viên của phòng tới công trình để hỗ trợ trong việc ghi chép, cập nhật sổ sách chi tiết...Có như vậy thì mới có thể tạo điều kiện cho việc hoàn chứng từ được kịp thời, đầy đủ theo đúng thời hạn. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp chỉ có thể tồn tại và đứng vững khi biết sử dụng đúng đắn, hiệu quả các yếu tố đầu vào, đảm bảo chất lượng đầu ra và tự cân đối hạch toán kinh tế. Để đạt được điều này, thông tin kinh tế giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc chi phối quyết định quản trị. . Xét trên góc độ này hạch toán kế toán với chức năng cơ bản là cung cấp thông tin cho quản lý đã khẳng định vai trò không thể thiếu được trong quản lý doanh nghiệp. Trong phần hệ thống thông tin chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kế toán phản ánh toàn bộ các yếu tố chi phí phát sinh thể hiện trên các mặt quy mô và hiệu quả. Những số liệu kế toán này là cơ sở để doanh nghiệp đưa ra các quyết định quản trị. Như vậy, có thể thấy rằng, chất lượng thông tin kế toán có ảnh hưởng rất lớn tới tính chính xác của những phản ứng của doanh nghiệp đối với luồng thông tin này. Hoàn thiện kế toán nói chung và phần hành kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng nhằm cung cấp thông tin chính xác cho quản lý luôn là nhiệm vụ có ý nghĩa chiến lược trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Việc hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm không những cần phải xây dựng phương pháp kế toán thích hợp để tính toán và phản ánh chính xác các khoản chi phí phát sinh và giá thành sản phẩm hoàn thành mà còn cần phải đạt được những yêu cầu, chuẩn mực về chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản và tổ chức hệ thống sổ sách, báo cáo, trình bầy số liệu khoa học đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản lý nhanh chóng, kịp thời và dễ sử dụng. Để làm được điều này doanh nghiệp phải có một đội ngũ kế toán và nhà quản trị nắm vững chế độ, nguyên tắc có chuyên môn, nghiệp vụ, có đạo đức nghề nghiệp, có sự phối kết hợp chặt chẽ thường xuyên của các bộ phận nhằm kiểm tra, giám sát việc thực hiện để công việc đạt hiệu quả cao nhất. Sau 3 tháng thực tập tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú trong phòng kế toán, em đã có cơ hội tiếp cận với thực tế hạch toán tại doanh nghiệp cụ thể, vận dụng những kiến thức đã được trang bị ở nhà trường và hoàn thành chuyên đề với đề tài: “ Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải”. Trong chuyên đề này, em xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do trình độ cũng như nhận thức của bản thân còn hạn chế nên trong bài viết này không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô để luận văn được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy Trần Đức Vinh cùng các cô chú trong Phòng Tài chính Kế toán Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải đã giúp em hoàn thành luận văn này. Tài liệu tham khảo Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính VAT – Chủ biên PGS.TS.Nguyễn Văn Công – Nhà xuất bản Tài chính 2003. Lý thuyết hạch toán kế toán – Chủ biên TS. Nguyễn Thị Đông. Kế toán doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường của trường đại học Kinh tế Quốc dân. Kế toán trong doanh nghiệp sản xuất – Chủ biên PGS.TS.Vương Đình Huệ, TS. Nguyễn Đình Đỗ Trường đại học Tài chính kế toán - Nhà xuất bản Tài chính 2003. Hệ thống kế toán doanh nghiệp xây lắp – Nhà xuất bản Thống kê 1999. Kế toán chi phí (theo hệ thống kế toán Mỹ). Kế toán Pháp. Tạp chí kế toán, tạp chí tài chính, thời báo kinh tế. Các tài liệu của Công ty Xây dựng Vật tư Vận tải.