Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Viện máy và dụng cụ công nghiệp

khấu hao, bảng phân bổ điện, điện thoại, hoá đơn bán hàng,...kế toán ghi sổ chi tiết, vào chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản 627,214,331,...Định kỳ căn cứ vào các chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp lên sổ đăng ký CTGS. Kế toán tại Viện máy & dụng cụ công nghiệp xác định giá trị & tính giá thành theo quí. Cuối quí, kế toán xác định giá trị sản phẩm dở dang để tính giá thành cho từng hợp đồng dựa trên các Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Cũng vào thời điểm này, kế toán tổng hợp tiến hành tính giá thành sản xuất, kết chuyển chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ sang Bên Nợ TK 154. Từ Bảng cân đối số phát sinh và các Sổ chi tiết, kế toán lập Bảng cân đối kế toán & các Báo cáo kế toán khác. Đây chính là căn cứ để ban lãnh đạo xem xét tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ để từ đó, đưa ra các quyết định hợp lý. Sơ đồ 11 Sơ đồ hạch toán chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Viện máy & dụng cụ công nghiệp Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Bảng kê giá trị hợp đồng dở dang, bảng kê giá trị hợp đồng hoàn thành Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái TK 621, 622, 627, 154 Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú : : Ghi trong kỳ : Ghi cuối kỳ : Đối chiếu III. Hạch toán chi phí sản xuất tại Viện máy & dụng cụ công nghiệp 1. Đối tượng & phương pháp hạch toán chi phí sản xuất tại Viện Sản phẩm sản xuất ở Viện có tính đơn chiếc, kích thước lớn, quá trình sản xuất diễn ra trong thời gian dài. Hoạt động sản xuất được thực hiện trên có sở các hợp đồng kinh tế ký kết, các đơn đặt hàng; do đó, đối tượng tập hợp chi phí sản xuất được xác định dựa trên từng hợp đồng kinh tế, từng đơn đặt hàng. Để giành được một hợp đồng kinh tế, Viện phải tham gia đấu thầu với giá thầu do chính Viện dự toán. Nếu trúng thầu, Viện sẽ giao cho một Trung tâm thực hiện hợp đồng đó. Mỗi hợp đồng kinh tế từ khi làm dự toán đến khi thực hiện, bàn giao được theo dõi chi tiết trên Sổ chi phí sản xuất kinh doanh của từng trung tâm. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, các tờ kê khai chi tiết chi phí sản xuất do nhân viên thống kê các trung tâm lập, kế toán ghi Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Cuối quí, sổ này là căn cứ để kế toán chi phí tính giá thành sản phẩm trong quí & lập Bảng kê chi tiết các hợp đồng còn dở dang trong kỳ. Tại Viện, kế toán tiến hành phân loại chi phí sản xuất & tính giá thành hợp đồng theo khoản mục chi phí, đồng thời áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán chi phí sản xuất. Các TK kế toán sử dụng để hạch toán chi phí sản xuất bao gồm: TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK này được chi tiết theo từng hợp đồng & có kết cấu như sau : -Bên Nợ : Tập hợp chi phí vật liệu xuất dùng để thực hiện hợp đồng. -Bên Có : - Trị giá nguyên vật liệu dùng không hết nhập lại kho - Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp về TK 154 TK 621 cuối kỳ không có số dư. TK 622 : Chi phí nhân công trực tiếp (chi tiết theo từng hợp đồng kinh tế). -Bên Nợ : Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp thực hiện hợp đồng. -Bên Có : Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp về TK 154 TK 627 : Chi phí sản xuất chung -Bên Nợ : Tập hợp chi phí dùng thực hiện hợp đồng như : lương nhân viên thống kê, nhân viên vận tải, khấu hao nhà xưởng dùng cho trung tâm, chi phí dịch vụ mua ngoài & chi phí khác bằng tiền mặt . -Bên Có : Kết chuyển sang TK 154 TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. TK này được chi tiết theo từng hợp đồng và có kết cấu như sau : -Bên Nợ : Tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ -Bên Có : Kết chuyển sang TK xác định giá vốn hàng tiêu thụ. Dư Nợ : Giá trị hợp đồng dở dang cuối kỳ 2. Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất tại Viện a/ Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ tổng chi phí để sản xuất ra sản phẩm. Do đó, việc sử dụng tiết kiệm hay lãng phí vật tư có ảnh hưởng đến quy mô giá thành. Trong một niên độ kế toán, số lượng các hợp đồng kinh tế thực hiện tại viện rất lớn với nhiều sản phẩm khác nhau : Hợp đồng chế tạo trạm bê tông, Hợp đồng cung cấp cân ô tô, Hợp đồng cung cấp & lắp đặt đầu đo cân điện tử, ... Vì vậy, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất tại Viện đa dạng, phong phú, gồm nhiều chủng loại khác nhau như : thiết bị tự động hoá, thiết bị điện tử, các loại động cơ khác nhau và có giá trị lớn. Để tạo điều kiện thuận lợi cho quả trình sản xuất được tiến hành liên tục, Viện tổ chức quản lý nguyên vật liệu theo từng Trung tâm. Phương thức quản lý này giúp các Trung tâm chủ động sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất. Theo mô hình sản xuất tại Viện, sau khi ký kết các hợp đồng kinh tế, Viện giao cho một trung tâm cụ thể thực hiện dựa trên tổng chi phí dự toán đã được duyệt. Trung tâm tiến hành nghiên cứu, thiết kế kỹ thuật & sản xuất sản phẩm theo yêu cầu của hợp đồng trên. Khi có nhu cầu nguyên vật liệu đặc chủng như thiết bị đo lực, lò xo cối trộn,... Trung tâm sẽ làm giấy đề nghị cấp vật tư. Căn cứ vào giấy đề nghị đã được phê duyệt, kế toán vật tư lập Phiếu xuất kho thành 2 liên : 1 liên giao cho người lĩnh vật tư, 1 liên giao cho thủ kho thực hiện xuất kho vật tư, sau đó chuyển lên phòng kế toán lưu trữ & ghi sổ. Viện máy & DCCN TT khuôn mẫu CNC Biểu số 2 Giấy đề nghị Kính gửi : Ông Viện trưởng Viện máy & dụng cụ công nghiệp Bà Kế toán trưởng Trung tâm CGCN đề nghị Viện cho xuất nguyên vật liệu, dụng cụ phục vụ cho các hợp đồng sau : Mã hợp đồng Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá VAT Thành tiền HĐ B102/2001 HĐB110/2001 Thiết bị đo lực D500NB Thiết bị tự động hoá Chiếc Chiếc 01 02 7.768.256 6.906.000 5% 5% 8.156.670 14.502.600 22.659.270 Số 94/01 Nợ TK 621 Có TK 152 Viện trưởng Kế toán trưởng Giám đốc trung tâm Biểu số 3 Phiếu xuất kho Ngày 31-12-2001 Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Đức Minh – Bộ phận Trung tâm CGCN Lý do xuất : Theo giấy đề nghị của Trung tâm khuôn mẫu Xuất Tại kho : TT khuôn mẫu CNC STT Tên, nhãn hiệu, qui cách sản phẩm Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (1000đ) TT (1000đ) Yêu cầu Xuất 1 2 HĐ B102 –2001 Thiết bị đo lực D500NB HD B110/2001 Thiết bị tự động hoá ........ Chiếc Chiếc 01 02 ..... 01 02. ..... 7.768,256 6.906 ...... 7.768,256 13.812 ..... Cộng 22.659,27 Khi nhận được chứng từ do Trung tâm gửi lên, phòng kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ. Trên cơ sở đó, kế toán ghi sổ theo dõi tình hình biến động nhập, xuất, tồn kho vật tư chi tiết cho từng Trung tâm trên Sổ vật tư, theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Biểu số 4 Sổ vật tư Trung tâm chuyển giao công nghệ Năm 2001 Mã hoá đơn Danh mục vật tư Tồn quý III- Xuất quý IV Tồn quý IV SL TT SL TT SL TT VNC79/97 Hoàn TƯ -Đầu đo lực B75 – 5000N -Lò xo cối trộn - CPU226 –.......... 01 02 4.793.000 160.000 ....... 01 01 7.768.256(PX 94,B102/2001) 80.000 (PX12 B216/2001) ........ 0 01 0 80.000 ...... Cộng mang sang 77.963.991 40.000.000 3.763.991 Đồng thời, căn cứ vào Phiếu xuất kho, các chứng từ hợp lệ đi kèm, kế toán vào Chứng từ ghi sổ TK 152 như sau : Biểu số 5 TCT 71 Quý IV/2001 Chứng từ ghi sổ Số 01 Ghi nợTK..../cóTK152 Chứng từ Diễn giải Cộng Ghi Nợ TK TK 621 ..... PX 90 Px 91 PX 94 ..... - TT B1 – xuất kho vật tư thép, gá hàn - TT B3 – xuất kho đồng vàng, nhựa HĐ B115/2000 - TT B2 – xuất kho thiết bị HĐ B102/2001, HD B110/2001 ........ 67.942.000 41.863.600 22.659.270 ...... 67.942.000 41.863.600. 22.659.270 ...... Cộng 462.495.030 314.673.353 ........ Chứng từ ghi sổ này chính là căn cứ để kế toán vào Sổ cái các TK liên quan Trường hợp nguyên vật liệu không có trong kho, trung tâm cử người đi mua trực tiếp. Kinh phí đi mua được lấy từ tiền tạm ứng của Viện. Trung tâm phải viết Giấy đề nghị tạm ứng gửi lên ban lãnh đạo Viện xét duyệt. Giấy đề nghị tạm ứng có mẫu như sau : Biểu số 6 Viện máy & DCCN TT CGCN Giấy đề nghị tạm ứng Kính gửi : Viện trưởng Viện máy & dụng cụ công nghiệp Kế toán trưởng Viện Tên tôi là : Nguyễn Văn Minh -Bộ phận : Trung tâm chuyển giao công nghệ Đề nghị viện tạm ứng cho số tiền : 30.000.000 đồng Viết bằng chữ : Ba mươi triệu đồng chẵn Lý do tạm ứng : Mua cánh quạt phục vụ HĐ 102/2001 Người đề nghị tạm ứng Giám đốc Trung tâm Kế toán trưởng Căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng đã được xét duyệt, thủ quĩ xuất tiền theo đúng số tiền ghi trên Phiếu chi. Khi Trung tâm hoàn lại chứng từ, kế toán kiểm tra, đối chiếu Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Hoá đơn GTGT với nhau. Sau đó, kế toán vào Chứng từ ghi sổ TK 141 Số 02 Biểu số 7 TCT 73/ Quý IV / 2001 Chứng từ ghi sổ Ghi Nợ TK .../ Có TK 141 Chứng từ Diễn gíải Cộng Ghi Nợ TK TK 133 TK 621 HĐ 102/2001 HĐ 132/2001 - Minh B2 – thanh toán hoàn tạm ứng mua nguyên vật liệu - Hồng B3 – hoàn tạm ứng mua vật tư HĐ 38/2001 .... 30.000.000 17.750.000 ...... 1.428.572 845.239 ..... 28.571.428 16.904.761 ..... Cộng 55.295.478 ...... 52.662.360 Tương tự, kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của các hợp đồng HD B114/2001; HD 168/2001; HD 31D-XMBS : + HD B114/2001 : CTGS 01-Tập chứng từ (TCT) 64/quý IV/2001 Nợ TK 621 : 14.319. Nợ TK 133 : 442.800 Có TK 331 : 14.762.000 + HD B168/2001: CTGS- TCT 65/Quý IV/2001 Nợ TK 621 : 2.619.000 Có TK 152 : 2.619.000 + HD 31D- XMBS : CTGS-TCT 77/Quý IV/2001 Nợ TK 621 : 75.429.000 Nợ TK 133 : 3.771.000 Có TK 331 : 79.200.000 Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ cái các tài khoản 621,152,141,331...ta lấy mẫu sổ cái tài khoản 621làm ví dụ. Biểu số 8 Sổ cái TK 621 Quý IV/2001 STT Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có TCT 71 TCT 73 TCT 77 ... TCT 110 Xuất NVL Hoàn tạm ứng Mua NVL xuất cho sản xuất ... Kết chuyển về TK 154 152 141 331 ... 911 314.673.353 52.662.360 300.000.000 ... ... 19.386.763.593 Cộng 19.386.763.593 19.386.763.593 Sau đó, kế tóan chi phí sản xuất & giá thành sẽ ghi sổ chi phí sản xuất kinh doanh của từng Trung tâm. Mỗi trang sổ theo dõi một hợp đồng kinh tế. Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh : Biểu số 9 Kế toán căn cứ vào các chứng từ ghi sổ, lên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Biểu số 10 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Quý IV/2001 Chứng từ Số tiền TCT CTGS TCT 71 TCT 73 ... 01 02 01 02 ... 462.495.030 125.495.030 93.350.000 55.295.478 ..... Cộng 46.907.386.000 Việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu chính xác sẽ giúp các nhà quản lý nắm bắt được tình hình sản xuất của Viện, đồng thời đưa ra tổng giá trị hợp đồng dự toán hợp lý, đảm bảo lãi thu được từ các hợp đồng là lớn nhất. b/ Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp Việc hạch toán chi phí nhân công trực tiếp đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định toàn bộ chi phí nhân công tại Viện. Tại Viện, chi phí nhân công trực tiếp được tập hợp cho từng Trung tâm & được chi tiết cho từng hợp đồng cụ thể. Chi phí này ở Viện bao gồm : lương, trích theo lương của công nhân sản xuất, tiền công trả lao động thuê ngoài. Để xác định chính xác, hợp lý năng suất lao động của từng cán bộ công nhân viên, Viện áp dụng hình thức trả lương theo thời gian lao động ( theo giờ công nghệ ) Theo hình thức này, lương công nhân trực tiếp sản xuất được tính như sau : Đơn giá một giờ công nghệ Số giờ công nghệ thực hiện Tiền lương trả công nhân trong tháng = Số giờ công nghệ thực hiện Số ngày làm việc thực tế (tháng) Số giờ làm việc thực tế = K = K Hệ số K được sử dụng như là biện pháp khuyến khích công nhân lao động K = 1 : nếu làm trong giờ quy định K = 1,5 : Nếu làm thêm giờ K = 2 : nếu làm ngày nghỉ, lễ tết Đối với công nhân trong biên chế, Trung tâm trực tiếp theo dõi tình hình lao động từng người trên Bảng chấm công. Căn cứ vào Bảng chấm công do Trung tâm gửi đến, kế toán tiến hành vào Bản tính lương cho từng công nhân. Biểu số 11 Bản tính lương Từ ngày 1/10/2001-15/10/2001 Họ và tên : Tô Ngọc Thanh Đơn vị : Trung tâm hoá nhiệt môi trường Ngày Mã số đề tài Nội dung Số giờ thực hiện Hệ số lương Tổng giờ qui đổi Trong giờ Ngoài giờ B 29/HĐKT/2000 B 64/2000 Theo dõi, chế tạo, lắp đặt Lắp đặt 40 48 2.8 2.8 112 134.4 Tiền lương Chỉ tiêu Số giờ tính lương Đơn giá tiền lương Tổng tìên (đồng) Ghi chú - Theo giờ công nghệ - Theo giờ côngnhật - Nghỉ chế độ - Chờ việc 246,4 2.500 616.000 Phòng kế toán tài chính Người thực hiện Trưởng đơn vị thực hiện Phòng tổng hợp Căn cứ vào Bản tính lương, kế toán tiến hành tính lương theo trung tâm. Sau đó lập Bảng phân bổ tiền lương & các khoản trích theo lương từng trung tâm (Biểu số 12) và bảng tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương cho tùng hợp đồng (Biểu số 13) Các khoản trích theo lương được Viện tính đúng theo tỷ lệ quy định : 15% đối với BHXH, 2% đối với KPCĐ, 3% đối với BHYT trên tổng số lương cơ bản. Cũng như những đơn vị khác, đối với những công việc phục vụ quá trình sản xuất mà công nhân tại Trung tâm không thể đảm nhiệm, thì Trung tâm thuê gia công ngoài Viện. Khi thuê ngoài, Trung tâm lập Hợp đồng giao khoán. Trong hợp đồng này, xác định rõ quyền hạn & trách nhiệm của bên đi thuê & của lao động thuê ngoài. Kết thúc công việc, Trung tâm tiến hành kiểm tra chất lượng, kỹ thuật của công việc thuê ngoài trước khi lập ‘Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành’. Sau đó, Trung tâm thanh toán theo khối lượng & đơn giá mà hai bên đã thoả thuận đồng thời gửi các chứng từ liên quan về phòng kế toán ghi sổ. Hàng tháng, căn cứ vào Bảng phân bổ & các chứng từ có liên quan, kế toán vào Chứng từ ghi sổ Biểu số 14 TCT 100 Quý IV/2001 Chứng từ ghi sổ Số 01 Ghi Nợ TK .../Có TK 334 STT Chứng từ Diễn giải Cộng Ghi Nợ TK 622 .... 1 2 3 .... BPB Lương phải trả kỳ 2 /T 12 -Trung tâm thiết bị công nghiệp - Trung tâm chuyển giao công nghệ - Trung tâm hoá nhiệt môi trường ..... 20.350.106 23.713.890 25.040.123 ...... 17.100.930 18.331.000 12.080.200 ... Cộng 145.691.280 93.125.780 ... Đối với các Trung tâm B7, B8, ta có bút toán ghi trên Chứng từ ghi sổ như sau : - Trung tâm B7 : Nợ TK 622 : 20.075.000 Có TK 334 : 20.075.000 - Trung tâm B8 : Nợ TK 622 : 21.364.000 Có TK 334 : 21.364.000 Đồng thời, kế toán tổng hợp ghi Sổ cái TK 622, 334, 338, .... và vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tương tự như hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Ta lấy mẫu sổ cái TK 622 để minh hoạ. Biểu số 15 Sổ cái TK 622 – Quý IV - 2001 STT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 1 2 .... TCT100 TCT 101 .. TCT 110 .... - Lương phải trả kỳ 2/T12 - Trích BHYT, BHXH, KPCĐ vào giá thành ................. Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp về TK 154 334 338 ....... 154 93.125.780 17.693.898,2 .............. 1.593.720.800 Cộng 1.593.720.800 1.593.720.800 Kế toán chi phí sản xuất & giá thành tiến hành theo dõi chi tiết chi phí nhân công trực tiếp của từng hợp đồng trên Sổ chi phí sản xuất kinh doanh -mục lương( lương được ghi trong mục này bao gồm lương của công nhân trực tiếp sản xuất và lương của bộ phận phục vụ chung cho sản xuất). Số liệu ghi sổ lấy từ bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương cho từng hợp đồng. c/ Hạch toán chi phí sản xuất chung Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp & chi phí nhân công trực tiếp là hai khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí để thực hiện các hợp đồng. Tuy nhiên, để hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi & đạt hiệu quả thì cần tiêu hao một số chi phí khác như : tiền lương phải trả cho công nhân viên không trực tiếp sản xuất tại các Trung tâm, tiền điện, nước phục vụ sản xuất, ... Những khoản chi phí này không trực tiếp tham gia cấu thành sản phẩm, nhưng chúng có vai trò làm cho sản xuất được tiến hành đều đặn : đó là chi phí sản xuất chung. Chi phí sản xuất chung tại Viện máy & dụng cụ công nghiệp bao gồm những yếu tố chi phí sau : chi phí nhân viên, chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài & các chi phí khác bằng tiền. Chi phí sản xuất chung phục vụ hợp đồng nào thì hạch toán trực tiếp cho hợp đồng đó. Những chi phí sản xuất phục vụ cho nhiều hợp đồng được tập hợp theo địa điểm phát sinh chi phí là Trung tâm, sau đó, phân bổ vào các hợp đồng cụ thể. Ta có thể theo dõi hạch toán các yếu tố chi phí sản xuất chung tại Viện như sau : Chi phí nhân viên : Tham gia thực hiện hợp đồng, ngoài lực lượng công nhân sản xuất trực tiếp của Viện, còn một bộ phận cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý, phục vụ sản xuất. Đó là cán bộ quản lý Trung tâm ( Giám đốc, Phó giám đốc Trung tâm) , nhân viên thống kê, thủ quỹ, lái xe. Chi phí nhân viên gồm lương & các khoản trích theo lương của bộ phận này. Lương cơ bản trả cho cán bộ công nhân viên ở Trung tâm được xác định như sau : Trong đó: li : Lương tháng của một cán bộ Li : Lương bình quân Trung tâm i T : Tổng số ngày làm việc trong tháng của Trung tâm i t : Tổng số ngày công của một cán bộ trong tháng k : Hệ số lương ( do Viện quy định, phụ thuộc vào hiệu quả của công việc, chức vụ đảm nhận & số lượng hợp đồng một Trung tâm thực hiện trong tháng ) Các khoản trích theo lương được viện tính đúng theo chế độ quy định tức là trích 19% trên tổng lương cơ bản của cán bộ công nhân viên Hàng tháng, căn cứ vào Bảng phân bổ & trích theo lương, kế toán định khoản như sau : ( Lấy số liệu từ Bảng phân bổ lương & trích theo lương của Trung tâm CGCN làm ví dụ ) Nợ TK 627 :3.177.300 Có TK 334 : 2.670.000 Có TK 3382 : 53.400 Có TK 3383 : 400.500 Có TK 3384 : 53.400 Chi phí nhân viên tại các trung tâm khác được tập hợp và hạch toán tương tự trên CTGS 01 -TCT 75/quý IV /2001 +TT hoá nhiệt môi trường: Nợ TK 627: 1.250.000 Có TK 334: 1.250.000 +TT thiết bị công nghiệp: Nợ TK 627: 1.320.000 Có TK 334: 1.320.000 Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ Chi phí này bao gồm vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng để phục vụ sản xuất như : đá mài, máy bắn vít cầm tay, máy mài cầm tay, quần áo bảo hộ lao động, .... Căn cứ Giấy đề nghị của Trung tâm, phiếu xuất kho, thủ kho xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ theo Phiếu xuất kho. Do việc xuất dùng thường xảy ra ít, giá trị nhỏ nên kế toán tiến hành phân bổ giá trị công cụ dụng cụ xuất dùng một lần vào chi phí sản xuất. Các Phiếu xuất kho là căn cứ lên Chứng từ ghi sổ. Kế toán hạch toán các khoản này bằng bút toán: Nợ TK 627: Có TK 152: giá trị vật liệu xuất dùng Có TK 153: Giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng Chi phí khấu hao TSCĐ Với đặc điểm các sản phẩm bàn giao theo hợp đồng là các sản phẩm kỹ thuật, giá trị lớn, Viện đã đầu tư xây dựng một hệ thống nhà xưởng với các máy móc, thiết bị hiện đại phục vụ sản xuất. Mỗi Trung tâm được giao một số tài sản cố định phục vụ cho hoạt động của mình & chịu trách nhiệm sử dụng hợp lý, bảo toàn về mặt hình thái. Để thu hồi lại được giá trị hao mòn của tài sản này trong quá trình sử dụng, Viện tiến hành trích khấu hao bằng cách chuyển phần hao mòn này vào các sản phẩm làm ra. Mức khấu hao trong tháng Nguyên giá TSCĐ Tỷ lệ khấu hao năm 12 = TSCĐ trong Viện được trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng, nghĩa là : Tỷ lệ trích khấu hao TSCĐ của Viện dựa vào quy định của Bộ tài chính Biểu số 16 Định kỳ, kế toán TSCĐ tính & trích khấu hao TSCĐ tại các Trung tâm vào chi phí sản xuất hàng tháng và lập bảng trích khấu hao TSCĐ. Bảng trích khấu hao tháng 12 Tài sản Nguyên gía (triệu đ) Khấu hao trích trong tháng (1000đ) Tại trung tâm Văn phòng TT TBCN TT CGCN ......... -Nhà xưởng -Máy móc thiết bị ...... 1.560 9.200 ..... 69.350 52.360 ...... 500.000 4.572.0002 ...... 3.670.000 7.680.000 ...... ... ... ... 145.691,28 7.072.000 11.350.000 .... ..... Biểu số 17 Căn cứ vào Bảng trích khấu hao TSCĐ, kế toán ghi CTGS Chứng từ ghi sổ Số 01 TCT65 Quý IV/2001 Ghi Nợ TK..../Có TK 214 Quý IV/2001 STT Chứng từ Diễn giải Cộng Ghi Nợ TK SH NT 627 .... 1 2 3 .... BPB ...... Trích KHTSCĐ -Trung tâm thiết bị công nghiệp - Trung tâm chuyển giao công nghệ - Trung tâm hoá nhiệt môi trường .......... 7.072.000 11.350.000 14.000.000 ............ 7.072.000 11.350.000 14.000.000 ........ Cộng 145.691.280 89.000.000 ........ Đồng thời ghi Nợ TK 009 : 145.691.280 Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí dịch vụ mua ngoài của Viện hiện nay gồm tiền điện, điện thoại ( FAX, Internet, điện thoại nội bộ) phục vụ sản xuất. Chi phí này được theo dõi & hạch toán theo từng tháng, chi tiết cho từng Trung tâm. Cuối tháng, phòng tổng hợp thống kê tình hình sử dụng điện, điện thoại dựa vào Bảng thống kê của nhân viên trực điện, Bảng thống kê chi tiết của Bưu điện. Căn cứ vào các số liệu này, kế toán tập hợp tiền điện, điện thoại, & lập Bảng phân bổ tiền điện, FAX, Internet, điện thoại nội bộ cho từng Trung tâm. Ta theo dõi Bảng phân bổ cứơc sử dụng mạng Internet để thấy rõ hơn điều này : Biểu số 18 Bảng phân bổ cước sử dụng mạng internet Tháng 11/2001 -Căn cứ bảng tổng hợp tiền điện thoại tháng 11/2001 -căn cứ bảng tính cước internet tháng 11/2001 Nay phân bổ như sau: STT Đơn vị sử dụng Cước internet VAT Cộng 1 2 ...... TT tư vấn đầu tư TT chuyển giao công nghệ ............... 117.981 939.265 ......... 11.798 93.927 .......... 129.779 1.033.192 ........ Cộng 1.374.477 137.448 1.511.925 Căn cứ vào các bảng phân bổ trên và các HĐGTGT do nhà cung cấp giao, kế toán vào chứng từ ghi sổ: Số 02 Biểu số 19 TCT 70 Quý IV/2001 Chứng từ ghi sổ Ghi Nợ TK.../Có TK 331 STT Diễn giải TK133 TK 627 1 2 ... 1 2 .. Tiền điện tháng 12 TT thiết bị công nghiệp TT chuyển giao công nghệ. ................. Tiền Internet tháng 12 TT chuyển giao công nghệ TT thiết bị công nghiệp ......... 3.431.208 196.636 ............. 939.265 439.030 .............. 311.928 17.876 ......... 93.927 39.912 ......... 3.119.280 178.760 ........... 1.033.192 399.118 ........ Cộng 22.217.465,6 2.019.769,6 20.197.696 Chi phí khác bằng tiền: Nhưngư chi phí này không thuộc chi phí dịch vụ mua ngoài.Đó là tiền công tác phí, tiền pho to tài liệu, tiền thuê vận chuyển sản phẩm tới khách hàng,...Các chi phí này thường phát sinh theo từng hợp đồng do đó có thể tập hợp trực tiếp cho hợp đồng đó. Có thể thấy rõ qua cách ghi sổ của kế toán đối với một số hợp đồng sau: - HĐ 67D/XMBS-Chứng từ ghi sổ số 01-TCT 77/quý IV/2001 Thuê vận chuyển Trạm trộn bê tông, đã thanh toán bằng tiền mặt Nợ TK 627: 1.560.000 Nợ TK 133: 46.800 Có TK111: 1.606.800 -HĐ 31D/XMBS- Chứng từ ghi sổ số 01_ TCT 77/quý IV/2001 Tiền pho- to tài liệu Nợ TK 627: 56.000 Có TK111: 56.000 -HD B170/2001- Chứng từ ghi sổ số 01-TCT 78/quý IV/2001 Minh B2 thanh toán tiền công tác phí đi Quảng Ninh Nợ TK 627: 98.000 Có TK 111:98.000 Đối với các chi phí phát sinh phục vụ nhiều hợp đồng, kế toán tập hợp và hạch toán tương tự như chi phí dịch vụ mua ngoài. Các chứng từ gốc dùng làm căn cứ ghi sổ là vé xe, vé tàu, hoá đơn bán hàng, hợp đồng thuê vận chuyển,.... Dựa vào các chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp vào sổ cái TK 627,331 và các tài khoản có liên quan, định kỳ lên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Theo dõi sổ cái tài khoản 627 làm ví dụ: Sổ cái TK 627 : Biểu số 20Biểu số 20 Sổ cái TK 627 Ngày ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có ............ TCT 70 TCT 77 TCT 104 TCT 105 TCT 108 ................. Tiền điện , điện thoại tháng 12 Chi trả các khoản khác Lương và các khoản trích theo lương kì2/T12 Trích khấu hao T12 Kết chuyển sang tài khoản 154. ....... 331 111 334 338 214 154 .................. 20.197.6 96 1.880.000 75.650.000 12.871.098 89.000.000 .................. 1.067.442.303 Cộng 1.142.248.625 1.142.248.625 Hàng tháng, kế toán chi phí giá thành căn cứ vào các bảng phân bổ lập bảng kê chi phí sản xuất chung theo từng trung tâm và thực hiện phân bổ chi phí này vào từng hơp đồng cụ thể. Những trung tâm có nhiều đề tài và giá trị mỗi đề tài lớn như TT B1, B2,.., để đảm bảo tính chính xác chi phí cho từng hợp đồng, trung tâm tiến hành tự phân bổ dựa trên sự quan sát, ghi chép, theo dõi của trung tâm. Kế toán kiểm tra tính hợp lý và phân bổ theo giấy đề nghị của trung tâm. Mẫu giấy đề nghị như sau: Biểu số 21 Giấy đề nghị Kính gửi phòng tài chính kế toán TT chuyển giao công nghệ kính đề nghị phòng TCKT phân bổ chi phí sản xuất chung tháng 12/2001 vào các hợp đồng như sau: STt Mã số đề tài Tổng VAT Chi khác Khấu hao 1 2 3 4 . B115/2001 B201/2000 B120/2001 B219/2001 ........ 926.266 48.851 339.290 1.118.178 .......... 4.441 91.430 376.281 .......... 226.266 44.410 182.860 692.897 ............ 700.000 65.000 49.000 .......... Tổng 32.364.177 1.364.916 19.649.261 11.350.000 Trường hợp trung tâm không đề nghị, trước khi lập bảng phân bổ chi phí sản xuất chung kế toán tiến hành phân bổ các chi phí này theo công thức sau: Chi phí sản xuất chung phân bổ cho 1 hợp đồng Tổng chi phí sản xuất chung của trung tâm Tổng CFNCTTcủa trung tâm CFNCTTcủa 1 hợp đồng = CFNCTT của 1 hợp đồng Có thể thấy cách phân bổ này qua cách phân bổ lương công nhân viên quản lý tại trung tâm chuyển giao công nghệ biểu số 13. Dựa vào Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung, kế toán ghi Sổ chi phí sản xuất kinh doanh : Biểu số 22 IV.Đối tượng và phương pháp tính giá thành sản phẩm tại viện máy và dụng cụ công nghiệp 1. Đối tượng tính giá thành sản phẩm tại Viện Kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh tại Viện được xác định bằng giá trị các hợp đồng hoàn thành & bàn giao cho khách hàng. Do đó, đối tượng tập hợp giá thành cuối cùng là từng hợp đồng kinh tế. Do đặc điểm của phương thức sản xuất theo (đơn đặt hàng) từng hợp đồng kinh tế, quá trình thực hiện hợp đồng liên tục, kéo dài, chỉ bàn giao cho khách hàng khi hợp đồng thực hiện xong nên đối tượng tính giá thành là toàn bộ hợp đồng hoàn thành bàn giao. Cuối kỳ để tổng hợp toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ, kế toán tiến hành cộng số liệu của từng hợp đồng trên sổ chi phí sản xuất kinh doanh, sau đó cộng số liệu của tất cả các hợp đồng rồi tổng hợp lên tài khoản 154. 2. Phương pháp tính giá thành tại Viện máy và dụng cụ công nghiệp Giá trị thực tế hợp đồng hoàn thành Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ = + Giá trị thực tế hợp đồng hoàn thành Trên cơ sở số liệu tổng hợp được về các chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ cùng với chi phí thực tế thực hiện hợp đồng dở dang đầu kỳ, kế toán chi phí giá thành sẽ tính giá thành sản xuất thực tế của từng hợp đồng theo công thức sau : Để thấy rõ hơn, ta lấy hợp đồng B115 /2001- Chế tạo lắp ráp Trạm trộng bê tông công suất 20-25 m3 /giờ - Công ty 99 Bộ Quốc phòng- hoàn thành và bàn giao vào quý IV/2001.Hợp dồng này được theo dõi trên sổ chi phí sản xuất kinh doanh của TT Chuyển giao công nghệ (Biểu số 22). Các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quý IV của hợp đồng này được kết chuyển trong bút toán sau : - Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp : Nợ TK 154 :19.272.404 Có TK 621 : 19.272.404 - Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp : Nợ TK 154: 5.034.600 Có TK 622: 5.034.600 - Kết chuyển chi phí sản xuất chung : Nợ TK 154: :24.526.266 Có TK 627 : 24.526.266 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang đầu kỳ của hợp đồng này thông qua số liệu của kì trước tìm được là: 645.000.000 Cuối quý, kế toán tiến hành tính giá thành thực tế hợp đồng hoàn thành: Giá trị thực tế hợp đồng hoàn thành = 645.000.000 + 48.833.270 = 693.833.270 Đối với các hợp đồng chưa hoàn thành, kế toán chi phí sản xuất và giá thành tính giá trị hợp đồng dở dang tương tự như cách tính gía trị các hợp đồng hoàn thành. Cuối quý lập bảng kê chi tiết giá trị hợp đồng dở dang.(Biểu số: 23) Tổng giá trị thực tế hợp đồng này trong quý IV được hạch toán vào tài khoản 632 như sau: Nợ TK632: 693.833.270 CóTK154: 693.833.270 Các bút toán trên được ghi trên sổ cái TK 154 như sau: Biểu số 24 Sổ cái TK 154 quý iv - 2001 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Nợ Có SH NT TCT 110 Số dư đầu kỳ - KC chi phí NVL trực tiếp HD B115/2001 - Kc chi phí NCTTtiếp HD B115/2001 - Kc chi phí sản xuất chung HD B115/2001 - Kc giá thành về TK 632 ........... 621 622 627 632 .... 15.174.573.345 19.272.404 5.034.600 24.526.266 ..... 693.833.270 ........ Số dư cuối kỳ 18.226.645.690 Sau khi tính giá thành sản xuất, kế toán xác định giá trị hợp đồng HĐ31/D/XMBS hoàn thành bàn giao theo công thức sau : Giá trị hợp đồng hoàn thành Giá trị thực tế hợp đồng hoàn thành Lãi vay phân bổ + = = 694.733.270 + 1.000.000 = 694.833.270 Lãi vay phân bổ được hiểu như sau : Ta biết rằng, Viện máy & dụng cụ công nghiệp là một đơn vị nghiên cứu khoa học. Ngân sách Nhà nước cấp chỉ phục vụ cho công tác này. Do đó, để có vốn thực hiện sản xuất kinh doanh, Viện phải tự bù đắp bằng nhiều nguồn : chiếm dụng vốn của khách hàng, vay vốn từ Ngân hàng,...Trong đó, vốn vay Ngân hàng là chủ yếu. Hàng tháng, theo qui định, Viện phải trích một khoản tiền để trả lãi vay. Những hợp đồng có sử dụng vốn vay Ngân hàng cũng phải chịu một phần lãi vay này theo tổng số tiền vay để thực hiện hợp đồng. Lãi vay được theo dõi chi tiết trên sổ lãi vay của từng Trung tâm. Hàng tháng, số lãi vay này được phân bổ cho các hợp đồng cụ thể theo giấy đề nghị của các trung tâm. Thực chất đây là phân bổ một phần chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng hợp đồng. Tương tự, kế toán xác định lãi vay phân bổ cho các hợp đồng HD B95/2001, HD B18/HĐKT như sau: HD B95/2001: 2000.000 HD B18/HĐKT: 4.500.000 HĐ/B20/2001: 6000.000 Với phương thức khoán gọn chi phí, giá trị hợp đồng hoàn thành bàn giao chính là toàn bộ chi phí trực tiếp thực hiện hợp đồng. Viện không tiến hành phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng hợp đồng mà chi phí này được khoán gọn trong 5% CFQLDN mỗi hợp đồng phải nộp lại viện . Theo quy định này, giá thành toàn bộ hợp đồng hoàn thành bàn giao là: Gía trị thực tế hợp đồng hoàn thành bàn giao theo dự toán Gía trị hợp đồng hoàn thành 5% + = Gía trị toàn bộ hợp đồng hoàn thành bàn giao 5% = 694.833.270 + 5% 770.000.000 =733.333.300 Toàn bộ kết quả tính giá trị hợp đồng B115/2001 hoàn thành được kế toán tổng hợp trên bảng kê giá trị hợp đồng hoàn thành. Biểu số 25 Bảng kê giá trị hợp đồng hoàn thành Quý IV năm 2001 STT Nội dung hợp đồng Tổng doanh thu(có VAT) Tổng chi phí sản xuất 1 2 3 4 5 TT CGCN HD B95/2001 HD B 114/2001 HD B115/2001 ........ TT TBCN HD B624/2001 HD B233/2001 ............. 1.125.000.000 1.380.000.000 770.000.000 ......... 950.000.000 690.000.000 ......... 1.037678.630 1.150.360.000 694.833.270 .......... 915.236.000 645.960.000 ............ Cộng 19.980.000.000 17.790.413.414 Phần III : hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm ở Viện máy & dụng cụ công nghiệp I. Đánh giá khái quát tình hình hạch toán chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm ở Viện máy & dụng cụ công nghiệp 1. Những ưu điểm Sự chuyển hướng trong hoạt động - từ một Viện chuyên nghiên cứu, thiết kế sang một đơn vị kết hợp vừa nghiên cứu, vừa sản xuất - đã đưa Viện máy & dụng cụ công nghiệp phát triển lớn mạnh. Trong quá trình sản xuất, Viện không ngừng đẩy mạnh ký kết hợp đồng kinh tế có giá trị lớn, thu hút khách hàng bằng những sản phẩm chất lượng kỹ thuật cao, độc đáo của mình. Cùng với sự mở rộng không ngừng về qui mô sản xuất, công tác kế toán ở Viện ngày càng hoàn thiện & được tổ chức một cách khoa học, góp phần cung cấp thông tin cho các nhà quản lý kịp thời, nhanh chóng, chính xác Viện đã chấp hành đầy đủ các chế độ chính sách của nhà nước, ghi chép đầy đủ và tương đối đúng đắn, hợp lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ sách. Cùng với đó sự phân công công tác trong bộ máy kế toán rõ ràng, tạo điều kiện chuyên môn hoá trong công việc, nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ. Do đặc điểm sản xuất của Viện rất phức tạp với 10 Trung tâm sản xuất khác nhau nên khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc tập hợp chi phí & tính giá thành trong kỳ thường rất lớn.Công tác tập hợp chi phí nhìn chung đã phản ánh đúng thực trạng của viện, đáp ứng tương đối đầy đủ yêu cầu quản lý mà viện đã đề ra, đảm bảo đượpc sự thống nhất về phạm vi và phương pháp hạch toán các chỉ tiêu. Sự phân công trách nhiệm hạch toán phần hành này cho 2 kế toán như hiện nay là tương đối phù hợp. Bên cạnh đó, sự kết hợp chặt chẽ về công tác thống kê, đối chiếu giữa 2 kế toán chi phí giá thành với các nhân viên thống kê của Trung tâm đã đảm bảo hạn chế sự sai sót, nhầm lẫn trong công tác hạch toán chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm. Chính vì vậy, công tác kế toán nói chung cũng như công tác kế toán chi phí giá thành nói riêng đã đáp ứng khá tốt yêu cầu quản lý tại Viện, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh ở viện đạt hiệu quả cao. Một trong những thành tựu quan trọng của viện là đã áp dụng thành công hình thức khoán chi phí đến từng trung tâm thực hiện sản xuất. Phương thức khoán ở đây là khoán gọn nhưng có sự quản lý chặt chẽ của nhà quản lý. Phương thức này đảm bảo các hợp đồng được thực hiện với tiến độ và chất lượng kỹ thuật cao nhất có thể, nâng cao trách nhiệm của từng cán bộ công nhân trong viện, phù hợp với cách thức sản xuất theo phương thức đấu thầu. Hình thức Chứng từ ghi sổ được áp dụng tại Viện rất hợp lý, phù hợp với đặc điểm riêng của Viện, với khối lượng công việc & trình độ nghiệp vụ của các nhân viên kế toán. Hình thức này cũng đáp ứng tốt yêu cầu kiểm tra, đối chiếu số liệu & lập báo cáo tài chính. Viện áp dụng khá linh hoạt, sáng tạo các Sổ chi tiết phục vụ công tác hạch toán bằng cách mở các Bảng kê chi tiết, Bảng phân bổ & các mẫu sổ tổng hợp theo quy định của Bộ tài chính đối với hình thức Chứng từ ghi sổ. Nhìn chung, công tác kế toán tại Viện đã đạt được những thành tựu đáng kể trong việc phục vụ bộ máy quản lý, giúp bộ máy này tổ chức sản xuất kinh doanh theo định hướng phù hợp, theo quy định của pháp luật với mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận & thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. 2. Những tồn tại cần khắc phục Tuy đã đạt được nhũng thành tựu đáng kể nhưng trong quá trình hoạt động sản xuất viện không thể tránh khỏi những tồn tại thiếu sót. Trước tiên phải nói tới phương pháp tính lương áp dụng cho công nhân sản xuất Hiện nay, Viện áp dụng hình thức trả lương theo giờ công nghệ đối với công nhân trực tiếp thực hiện hợp đồng. Theo hình thức này, lương của mỗi công nhân sẽ phụ thuộc vào số giờ công nghệ mà công nhân đó thực hiện trong tháng và hệ số K. Hệ số K được qui định cụ thể trong công ty như sau : K = 1 : : nếu làm trong giờ quy định K = 1,5 : Nếu làm thêm giờ K = 2 : nếu làm ngày nghỉ, lễ tết Cách tính lương này thực chất chỉ khuyến khích người lao động về mặt lượng – tức là thời gian, mà không chú ý đến mặt chất - đó là năng suất, chất lượng, sức sáng tạo của mỗi công nhân. Chính điều này gây lên tình trạng trì trệ trong thực hiện hợp đồng, thời gian tiến hành bị kéo dài quá mức cần thiết gây lãng phí cho Viện một khoản không nhỏ. Bên cạnh đó, còn kéo theo các chi phí khác liên quan đến việc thực hiện hợp đồng làm cho lợi nhuận giảm. Việc quản lý chi phí sản xuất chung hiện nay còn chưa chặt chẽ và thể hiện nhiều dấu hiệu bất hợp lý. Sự không nhất quán trong cách phân bổ chi phí sản xuất chung cần được bàn tới. Về công tác ghi sổ kế toán của viện tuy đã đảm bảo ghi đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh nhưng cách thiết kế một vài mẫu sổ chưa đáp ứng được nhu cầu thông tin của kế toán, khó theo dõi đối chiếu giữa sổ kế toán chi tiết và tổng hợp. Hiện nay, các Trung tâm còn chậm trong việc giao nộp chứng từ cho kế toán. Chính vì vậy, đã gây ra tình trạng tồn đọng chứng từ vào thời điểm cuối kỳ, làm cho công tác kế toán của Viện vào lúc này rất vất vả.Mặc dù vậy viện chưa có các biện pháp tích cực để thúc đẩy nhanh tiến độ giao nộp chứng từ. Đây cũng là nguyên nhân dẫn đến sự dễ nhầm lẫn, sai sót trong công tác theo dõi, tập hợp chi phí cũng như công tác hạch toán ghi sổ. Những hạn chế trên tuy không đáng kể nhưng tác động không nhỏ tới quá trình kinh doanh của công ty, đòi hỏi phải có giải pháp để hoàn thiện. Qua thời gian thực rế tại Viện, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán chi phí & tính giá thành sản phẩm như sau : II. Một số giải pháp hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm tại Viện máy & dụng cụ công nghiệp 1. Hoàn thiện hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nghiên cứu ở phần trước ta thấy, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí lớn nhất để thực hiện hợp đồng.Vấn đề đặt ra trước mắt đối với viện là làm sao giảm bớt chi phí này đến mức thấp nhất có thể. Với đặc điểm sản phẩm sản xuất theo đơn đặt hàng, các sản phẩm mang tính kỹ thuật cao( hầu như sản phẩm của viện đều phải được bảo hành theo yêu cầu của khách hàng,do đó việc giảm bớt chi phí không có nghiã là cắt xén so với quy định. Điều này sẽ dẫn đến chi phí bảo hành tăng, uy tín của viện đối với các khách hàng giảm dẫn đến số lượng các hợp đồng ký kết sẽ giảm theo. Muốn vậy viện phải tích cực tìm kiếm những nhà cung cấp nguyên vật liệu đảm bảo về mặt kỹ thuật nhưng giá thành hạ. Bằng việc theo dõi chi tiết tình hình cung ứng nguyên vật liệu, có thể lựa chọn được nhà cung cấp theo ý muốn. Căn cứ vào từng đợt nhập nguyên vật liệu, kế toán mở sổ theo dõi chi tiết các đợt nhập cho từng trung tâm theo mẫu sau: Biểu số:26 Sổ theo dõi vật tư Trung tâm STT Tên vật tư Đơn gía VAT Thành tiền Nhà cung cấp Nguyên vật liệu sử dụng ở Viện tương đối phong phú, đa dạng về chủng loại. Nhưng theo sự phân chia về mặt kỹ thuật, tác dụng từng loại thì ta có thể chia tất cả các loại nguyên vật liệu theo các nhóm khác nhau.Việc áp dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi phí nguyên vật liệu tương đối hợp lý. Tuy nhiên do việc áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để theo dõi tình hình xuất nguyên vật liệu tại viện nên việc đối chiếu định kỳ giữa các phần hành kế toán liên quan rất phức tạp và khó khăn. Hiện nay ở Viện chỉ có Sổ vật tư theo dõi tình hình biến động, nhập, xuất, tồn kho vật tư. Theo em, như vậy chưa đủ. Kế toán cần lập thêm Sổ danh điểm vật tư & sổ chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình biến động, tăng giảm của vật liệu. Như thế, sẽ theo dõi được đầy đủ, chính xác về cả số lượng lẫn giá trị của từng loại vật liệu cũng như sự biến động của nó. Bên cạnh đó, công tác đối chiếu với thủ kho sẽ đơn giản hơn. Khi nguyên vật liệu nhập kho, kế toán ghi Sổ danh điểm chi tiết cho từng nhóm vật liệu với danh mục & mã số riêng. Sổ danh điểm, theo em, công ty nên mở như sau : Biểu số:27 Sổ danh điểm nguyên vật liệu STT Danh điểm vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Biểu số:28 Sổ chi tiết nguyên vật liệu Số thẻ... Số tờ ... Tên vật tư : Số danh điểm : Đơn vị tính Chứng từ Trích yếu Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Cộng Sổ chi tiết nguyên vật liệu định kỳ sẽ được đối chiếu với Thẻ kho của từng Trung tâm. Đồng thời để kiểm tra tính đúng đắn trong công tác ghi sổ của kế toán chi phí và giá thành, có thể đối chiếu trực tiếp sổ này với sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Như vậy, sẽ giúp kế toán theo dõi chi phí nguyên vật liệu hiệu quả hơn. Mặt khác, kế toán tại viện chưa có sự theo dõi tổng hợp chi phí nguyên vật liệu phục vụ từng hợp đồng. Như ta biết, nguyên vật liệu xuất dùng phục vụ hợp đồng gồm nguyên vật liệu xuất trực tiếp tại kho (được theo dõi trên sổ vật tư) và nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp không qua kho. Số lượng nguyên vật liệu xuất dùng không qua kho tương đối lớn. Vì vậy để theo dõi chính xác chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của từng hợp đồng, kế toán nên lập bảng theo dõi tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Bảng này giúp kế toán trong công tác tổng hợp chi phí sản xuất và có thể đối chiếu với các sổ tổng hợp nhằm phát hiện sai sót trong công tác hạch toán và ghi sổ đối với chi phí này. Có thể thiết kế bảng này như sau: Bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Trung tâm Quý STT Hợp đồng Tổng chi Cộng 2. Hoàn thiện phương pháp tính lương trả cho công nhân trực tiếp sản xuất Nhằm khuyến khích công nhân sản xuất tăng năng suất lao động cũng như sức sáng tạo của mình, nên chăng, viện kết hợp vừa khoán công việc với khoán thời gian lao động cho từng công nhân chứ không nên áp dụng phương thức trả lương theo giờ công nghệ như hiện nay. Bởi trả lương như cũ, sẽ gây ra tình trạng công nhân cố tình kéo dài thời gian lao động làm giảm năng suất lao động, gây lãng phí một khoản chi phí không nhỏ cho viện. Nếu viện khoán cả về thời gian lẫn công việc cho mỗi công nhân có thể tránh được tình trạng đó. Theo phương thức trả lương này, sau khi nhận các hợp đồng Viện giao, các Trung tâm tiến hành lập kế hoạch sản xuất & thực hiện giao khoán cụ thể cho từng công nhân viên theo khối lượng công việc & thời gian hoàn thành ( có xác nhận của công nhân đó ) Ví dụ : Hợp đồng 67D / XMBS – TT B2 Nguyến Văn Minh : + Sơn trang trí, sơn chống rỉ, matít máy tiện 1K62D + Thời gian : 2 tuần Nếu xét làm tốt, có cải tiến về mặt kỹ thuật, có thể khen thưởng. Ngược lại, cũng có biện pháp xử lý thích hợp đối với trường hợp chưa hoàn thành nhiệm vụ được giao. Phương pháp này đòi hỏi cán bộ quản lý Trung tâm phải có trình độ quản lý cao để có thể đưa ra những chỉ tiêu giao khoán hợp lý. 3.Hoàn thiện phương pháp phân bổ chi phí sản xuất chung Cách phân bổ chi phí sản xuất chung hiện nay không thống nhất. Kế toán phân bổ chi phí này vào hợp đồng theo 2 cách đó là theo đề nghị của nhân viên trung tâm và theo tiêu thức chi phí NCTT( nếu trung tâm không đề nghị ). Theo em, việc phân bổ chi phí này nên thống nhất do trung tâm thực hiện. Bởi vì trung tâm có điều kiện theo dõi một cách chính xác nhất tình hình thực hiện từng hợp đồng dựa trên sự quan sát và ghi chép. Nhân viên trung tâm có thể xác định chính xác số giờ máy,số điện,... phục vụ cho một hợp đồng. Căn cứ vào sự theo dõi của mình, trung tâm tập hợp, phân bổ chi phí sản xuất chung. Như vậy, cách phân bổ của trung tâm hợp lý và chính xác hơn so với cách phân bổ của kế toán. Một vấn đề nữa đó là việc kế toán chưa có sự theo dõi tổng hợp chi phí khác bằng tiền. Các chi phí này thường phát sinh cho một hợp đồng nên kế toán tập hợp trực tiếp cho hợp đồng đó. Như vậy kế toán tổng hợp không có thông tin tổng quát về các chi phí này. Mặt khác, các khoản chi khác bằng tiền xảy ra thường xuyên và có giá trị tương đối lớn như chi phí vận chuyển, tiền công tác phí nên ảnh hưởng nhiều đến lãi lỗ của từng hợp đồng. Chính vì vậy, kế toán phải theo dõi thật sát chi phí này để kịp thời phát hiện những chi phí bất hợp lý và khống chế khoản chi phí này đối với một số hợp đồng ở mức độ cho phép mà không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. Để thực hiện điều này, kế toán lập bảng tổng hợp chi phí bằng tiền theo dõi chi phí này ở từng trung tâm như sau: Biểu số 29 Bảng tổng hợp chi phí khác bằng tiền Trung tâm chuyển giao công nghệ STT Chứng từ Tên loại chi phí Số tiền 1 2 Hoá đơn vận chuyển Hoá đơn bán hàng Chi vận chuyển sản phẩm-HD B115/2001 Tiền công tác phí-HD B170/2001 ........... 20.000.000 105.000.000 ............ Cộng 4. Hoàn thiện mẫu Chứng từ ghi sổ Việc tập hợp các chứng từ gốc & vào Chứng từ ghi sổ có chính xác, kịp thời thì kế toán trưởng mới có thể đưa ra các quyết định về tài chính của Viện hợp lý. Căn cứ nhận biết tính kịp thời của Chứng từ ghi sổ chính là thời gian ghi trên Chứng từ ghi sổ đó. Dòng ghi thời gian này đồng thời cũng là phương tiện kiểm soát nội bộ nhằm đối chiếu tính hợp lệ, chính xác về mặt thời gian của các chứng từ gốc với thực tế các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, mẫu Chứng từ ghi sổ hiện nay đang được sử dụng tại Viện không có thông tin này mà chỉ đưa ra một khoảng thời gian chung chung là quý, tháng. Điều này chưa thực sự phát huy được chức năng kiểm soát nội bộ của bộ máy kế toán. Mặt khác viện nên áp dụng một mẫu chứng từ ghi sổ thống nhất chứ không nên áp dụng lộn xộn như hiện nay. Một số mẫu chứng từ ghi sổ không cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết (CTGS số 01-TCT 70 thiếu thông tin về thời gian và số hiệu của chứng từ gốc). Theo em, với số lượng nghiệp vụ phát sinh tương đối lớn, định kỳ 5 ngày kế toán tiến hành ghi sổ một lần theo mẫu chung sau: Biểu số 30 Số hiệu :.... Chứng từ ghi sổ Ngày tháng năm Ghi Nợ TK 152 / Có TK ... STT Chứng từ Diễn giải Cộng Ghi Có TK SH NT 621 ... Phát sinh trong kỳ Cộng 5.Hoàn thiện phương pháp phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định giá trị hợp đồng hoàn thành Giá trị một hợp đồng hoàn thành bao gồm toàn bộ chi phí trực tiếp thực hiện hợp đồng và chi phí gián tiếp thực hiện hợp đồng( chi phí quản lý doanh nghiệp). + Lãi vay phân bổ = CPQLDN phân bổ cho một hợp đồng Giá trị thực tế hợp đồng hoàn thành = Tổng CPNCTT Tổng CPQLDN cần phân bổ CPNCTT của một hợp đồng Theo như quy định tại viện, chi phí quản lý doanh nghiệp được khoán gọn cho mỗi hợp đồng trong 5% CPQL nộp viện. Xét về mặt quản lý, cách khoán chi phí này là thích hợp với phương thức sản xuất theo đấu thầu nhưng xét về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành lại không hợp lý. Phương thức hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp như hiện nay không phản ánh chính xác chi phí quản lý doanh nghiệp phục vụ từng hợp đồng,dẫn đến việc xác định một hợp đồng là lãi hay lỗ chưa chính xác. Để phát huy vai trò của kế toán trong công tác này, kế toán tiến hành phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cụ thể từng hợp đồng. Cuối quý, căn cứ vào số liệu trên tài khoản 642( sau khi xác định chi phí QLDN cho trung tâm thể thao), ta tiến hành phân bổ theo công thức sau: CPQLDN phân bổ cho một hợp đồng Tổng CPQLDN cần phân bổ Tổng CFNCTT CFNCTTcủa 1 hợp đồng = CFNCTT của 1 hợp đồng Giá trị toàn bộ hợp đồng hoàn thành + = Gía trị thực tế hợp đồng hoàn thành Lãi vay phân bổ CPQLDN phân bổ cho một hợp đồng + Như vậy, gía trị toàn bộ hợp đồng hoàn thành tính theo công thức sau: 6. Hoàn thiện mẫu Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Mẫu Sổ chi phí sản xuất kinh doanh hiện áp dụng tại Viện đã phát huy được ưu điểm là giúp kế toán theo dõi được các khoản mục chi phí liên quan đến từng hợp đồng cụ thể. Tuy nhiên cách thiết kế các yếu tố trong sổ như hiện nay chưa hợp lý. Yếu tố “lương “ được theo dõi gộp cả lương của công nhân trực tiếp sản xuất và lương của bộ phận phục vụ chung cho phân xưởng, một số yếu tố không cần thiết có thể lược bỏ để phù hợp với mẫu sổ do bộ tài chính ban hành Để theo dõi chi tiết các yếu tố chi phí, viện cần đưa vào sổ này một số cột khác và bỏ cột VAT đầu ra( cột này không cần thiết). Có thể thiết kế mẫu sổ chi phí sản xuất kinh doanh như sau-Biểu số 31. 7.Hoàn thiện việc sử dụng Bảng tính giá thành hợp đồng Trong một niên độ kế toán, số lượng hợp đồng thực hiện tại Viện tương đối lớn. Kết thúc quá trình sản xuất có những hợp đồng đã hoàn thành, đã bàn giao cho khách hàng nhưng cũng có những hợp đồng còn dở dang chưa thực hiện xong. Nhằm xác định chính xác giá trị hợp đồng còn dở dang, kế toán chi phí giá thành phải lập Bảng kê chi tiết giá trị hợp đồng dở dang. Do đó, để xác định khối lượng các Hợp đồng đã hoàn thành & bàn giao trong kỳ, nên chăng, kế toán sẽ lập Bảng tính giá thành các hợp đồng hoàn thành thay bảng kê hợp đồng hoàn thành như hiện nay. Bảng này vừa là bảng tổng hợp chi phí NVLTT, CPNCTT, CPSXC từng hợp đồng, vừa là căn cứ đối chiếu kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cuối quý. Số liệu trên bảng này sẽ cung cấp thông tin tương đối đầy đủ cho công tác lập dự toán chi phí đối với những hợp đồng kinh tế có sản phẩm tương tự. Các nhà quản trị có thể nhìn nhận một cách khái quát, toàn diện về tình hình sản xuất của Viện trong kỳ dựa trên bảng này. Cuối niên độ , kế lập bảng tính giá thành hợp đồng hoàn thành dựa trên các số liệu của sổ chi phí sản xuất kinh doanh. Bảng tính giá thành hợp đồng : Biểu số:32 Kết luận Chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, kinh doanh trong một môi trường mới, các doanh nghiệp không thể tránh khỏi những bỡ ngỡ đôi khi là sự không thích ứng đi đến chỗ phá sản. Do đó tổ chức tốt phương thức kinh doanh và công cụ quản lý là một điều tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp để tồn tại. Trong công tác điều hành & quản lý doanh nghiệp, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tập hợp chi phí & tính giá thành nói riêng đang là một trong những công cụ hữu ích. Tổ chức hợp lý quá trình hạch toán chi phí sản xuất và tiêu thụ sản phẩm góp phần vào việc hoàn thiện bộ máy kế toán của doanh nghiệp, cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản trị trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh chiến lược Nhận thức được điều này, trong thời gian thực tập tại Viện máy & dụng cụ công nghiệp, em đã cố gắng tìm hiểu, học hỏi & kiểm nghiệm những kiến thức mang tính chất lý thuyết đã học trong nhà trường vào công tác thực tế thông qua nghiên cứu một cách hệ thống phần hành hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm .Qua quá trình tìm hiểu cho thấy công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại viện đã đạt được những thành tựu đáng kể song bên cạnh đó vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định.Để khắc phục những hạn chế đó,em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp. Những ý kiến đó có thể chưa phải là giải pháp ưu việt nhất, nhưng em hy vọng góp một phần nhỏ bé của mình vào hoàn thiện công tác kế toán ở Viện. Em xin chân thành cảm ơn! Tài liệu tham khảo 1. Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – NXB tài chính-T7/2001 TS Nguyễn Thi Loan chủ biên. 2. Lý thuyết hạch toán kế toán-NXB tài chính –1999-TS Nguyễn Thị Đông chủ biên 3.Hướng dẫn thực hiện hach toán kế toán, bài tập và lập báo cáo tài chính (theo kế toán thuế GTGT, thuế TNDN)- NXB thống kê-1999-Nguyễn Văn Nhiệm 4.Kế toán tài chính(áp dụng cho các doanh nghiệp VIệt Nam)-NXBTK-2000-Võ Văn Nhị 5. Kế toán doanh nghiệp Lý thuyết-bài tập và bài giải-NXB tài chính-2000-TS Nguyễn Văn Công 6.Hướng dẫn thực hành, ghi chép chứng từ và các sổ kế toán trong các loại hình doanh nghiệp (theo thuế GTGT, TNDN)-NXB thống kê-1998-Nguyễn Văn Nhiệm 7. Các tạp chí kế toán năm 2000-2001 8. Chuẩn mực kế toán quốc tế 9. Một số luận văn khoá 39-ĐHKTQD Mục lục Trang